EL SIGNIFICADO DE LAS 9S JAPONESAS

INFLUYEN | ESPAOL | JAPONES | | QUE HACER |

Con las cosas. Comience en su sitio de trabajo. | ClasificacinOrganizacin.Limpieza. | SeiriSeiton
seiso | 123 | Mantenga solo lo necesario.Mantenga todo en orden.Mantenga todo limpio. |
Con usted mismo. Cmo est usted? | Bienestar personal.Disciplina.Constancia.Compromiso. |
SeiketsuShitsukeShikarishinsunkoku | 4567 | Cuide su salud fsica y mental.Mantenga su
comportamiento confiable.Persista en los buenos hbitos.Cumpla hasta al final con todas las
tareas. |
En la empresa no lo haga solo. | Coordinacin.Estandarizacin. | Seishooseido | 89 | Trabaje en
equipo con sus compaeros.Unifique por medios de normas. |
SHITSUKOKU
SHINSUNKOKU
SHITSOKOKU
El primero es clasificar y seleccionar no parece tan sencillo como parece. Es necesario tener
criterios de seleccin y clasificacin, los cuales se pueden establecer en trminos de categoras en
las que el artculo en cuestin pueda estar por ejemplo:
ARTICULO

Deteriorado

Poco funcional o innecesarios

Obsoleto

Caducos

Descompuestos, fraccionados, rotos

Mohosos

Peligrosos (txicos, contaminantes)

2.- ORGANIZAR: Es ordenar un conjunto de objetos, partes, elementos, accesorios, dispositivos,
papeles etc.; bajo un principio racional o arreglo que responda a una metodologa de
ordenamientos de partes.
En general, un sencillo procedimiento para organizar es el siguiente:

Defina una nomenclatura para cada clase de los elementos.
Decida sitios deubicacin: cada cosa en su lugar.
Decida cmo va a guardar, teniendo en cuenta lo siguiente:

o Fcil de guardar.
o Fcil de identificar dnde est.
o Fcil de sacar.
o Lo que esta primero es lo que primero sale.
o Fcil de reponer.
o Fcil de volver a su ubicacin original.
Una recomendacin importante al organizar es cumplir con el concepto de que un elemento es lo
mejor.

Una herramienta, un formato, una mquina, un archivo.
Una hora de reunin, una hora de conferencia.
Un da de actividad, un da de reuniones para negociar.
Una hoja de papel de copia.
Una hoja del documento original.
Finalmente, tenga en cuenta lo siguiente: sistematizar no es slo el acto de establecer estndares;
es necesario actuar permanentemente de conformidad con ello y de esta manera, hacer de los
cambios positivos, una realidad constante.
Si se establecen lugares de ubicacin de algunos elementos, cada usuario deber colocar en su
justo lugar el artculo que tom al terminar de utilizarlo.3.- LIMPIEZA: Es el acto de quitar lo sucio
de algo.En las 9S, este concepto se refiere a eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios,
etc., de pasillos, talleres de trabajo, oficinas, almacenes, escritorios o bancos de trabajo, sillas,
bibliotecas, estantes, ventanas, puertas, equipo, herramientas y dems elementos del sitio de
trabajo; y mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene.Una
interpretacin ms ambiciosa se refiere no slo a eliminar polvo y suciedad, sino a lograr que los
operarios apoyen las tareas de mantenimiento especficode maquinaria, insumos, herramientas o
instrumentos, con una programacin acorde con la mayores exigencias de operacin, de tal
manera que puedan eliminar desperdicios, sobrecargas irrazonables y problemas de variacin que
se hayan observado en sus talleres.Es importante considerar que trabajar en un sitio sucio y
desordenado, adems de ser desagradable es peligroso. Atenta contra ella seguridad fsica y
mental de los trabajadores e incide en la calidad del producto.Un taller manchas de aceite y con
colillas de cigarrillos en el piso, con bancos de trabajo polvorientos y repletos de desperdicios, con
herramientas enmohecidas, no es el ambiente propicio para producir un bien o servicio de
excelente calidad y puede ser la causa de accidentes de trabajo irreparables.Un restaurante con
una cocina sucia, adems de ser desagradable para quien trabaja en ella, puede incubar
enfermedades que afecten tanto a los trabajadores como a los clientes.Una oficina cuyos
escritorios estn llenos de polvo, colillas, papeles, latas, sus cortinas rotas y sucias, los elementos
de trabajo en mal estado u oxidados, los pisos sin barrer, desalienta para el trabajo a quienes
permanecen en ella y producen una psima impresin en quienes la visitan.La limpieza general
delas instalaciones de trabajo es responsbailidad de la empresa, pero gran parte del xito en estos
aspectos reposa sobre la actitud de los empleados: si cada quien se ocupa de mantener limpio su
puesto de trabajo, la suma del esfuerzo de todos, ms el cumplimiento de los deberes del
departamento de aseo, lograrn un ambiente higinico y agradable para laborar.Unprocedimiento
para efectuar una Operacin Limpieza es el siguiente: Saque polvo y suciedad de los sitios
de trabajo: pisos, paredes, techos, ventanas, cajones, estantes y maquinaria que use durante las
operaciones diarias. Asee el taller y el equipo depus de su uso. Limpie con un trapo
cualquier suciedad en las herramientas instrumentos o aparatos, antes y despus de su uso y
verifique su funcionalidad. Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o
desarreglo anormal o condiciones indeseables, identifique las causas principales y establezca
acciones preventivas para evitar su recurrencia. Establezca su propio programa de limpieza,
diario y peridico, con un cuadro de tareas para cada lugar especfico.En consecuencia, es
necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones. Limpiar lo que se va a utilizar
antes de empezar a trabajar. Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se quiere
encontrar el da siguiente: tirar desperdicios como colillas de cigarros, envases, papeles; retirar lo
innecesario del puesto de trabajo para facilitar la limpieza general; colocar cada cosa en su
sitio. Utilizar los sitios y recipientes indicados para tirar desperdicios, envases, colillas,
etc. Hacer de los puntos anteriores un hbito: limpieza en nuestro propio sitio de trabajo, en
la maquinaria o equipo que se est utilizando, en nuestro departamento o seccin y en nuestra
empresa.Como ciudadano, usted tambin puede contribuir en sitios pblicos y en su casa, a
mejorar el medio ambiente.No contribuyan al desaseo y aldeterioro ambiental, tirando basura a
la calle, a las fuentes de agua o haciendo de sus sitios de residencia un basurero!Cada ser humano
merece un sitio limpio para vivir.Si nuestra casa no est limpia, seguramente no nos va a gustar
estar en ella. De la teora .. a la prctica.LIMPIEZA SITUACIN ACTUAL En
relacin con la limpieza en su sitio de trabajo; piense en qu depende de usted y que no. Sea
objetivo.4.- BIENESTAR PERSONAL: El bienestar personal es el estado en el que la persona puede
desarrollar de manera fcil y cmoda todas sus funciones. Consiste en mantener la limpieza
mental y fsica en cada empleado, medidas de sanidad pblica y condiciones de trabajo sin
contaminacin.En el contexto de las 9S, el bienestar personal no requiere de un procedimiento
especial, sino que ms bien es el resultado de aplicar los conceptos anteriores, que si se
desarrollan de manera adecuada, conducen a gozar de un ambiente saludable y cmodo para
quienes laboran en l.Como se puede deducir, el bienestar de las personas hace referencia tanto a
la salud fsica y mental de cada trabajador, como a las facilidades que se le brinden o servicios de
que dispongan para desarrollar sus trabajo de una manera confortable.Una persona enferma o
cansada no puede trabajar; en ocasiones la presentacin personal es inadecuada para realizar el
trabajo o impropia para ello; otras veces, preocupaciones personales o conflictos en el trabajo
impiden la concentracin que requiere el trabajo hay numerosos factores personales que
provocan malestar en las personas.Por otra parte, sitios de trabajo malsanos no contribuyen a
la buenasalud de quienes laboran en l: no hay indicaciones de seguridad; hay charcos de agua o
aceite, instalaciones defectuosas, mquinas o equipos en mal estado, que puedan causar
accidentes; elementos de trabajo sucios, rotos o mal aseados, propicios para diseminar infecciones
o producir cortaduras; existe desaseo, malos olores, exceso de ruido, ventilacin defectuosa, poca
luz, cafeteras, restaurantes y baos en mal estado, desaseados o mal utilizados, en fin, un
ambiente insalubre.Por consiguiente, a ms de desarrollar las acciones propuestas antes para
clasificar organizar y mantener limpios los puestos de trabajo, se puede hacer an mejor el
ambiente de trabajo:En primer lugar, con algunos aspectos orientados hacia las condiciones de los
empleados: Recordar permanentemente la importancia de mantener mente sana y cuerpo
sano. Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada y de cumplir con las
normas de seguridad. Mantener excelentes condiciones de higiene en los servicios sanitarios
de los empleados, como cafeteras, restaurantes, refrigerios o comidas nutirtivas, extensillos,
vestidores, casilleros, reas para descanso.En segundo lugar haciendo nfasis en las 9S mediante
la utilizacin de formas ms avanzadas como establecer procedimientos estndares de operacin
para planear la aplicacin de las 9S bajo condiciones de plena conciencia en cada empleado. En
esta opcin se sugiere que: IDENTIFIQUE | Cules son | Las reas o puntos crticos o importantes
relacionados con las 9S |
| Por qu son | |
| Dnde estn | |
ESTABLEZCA | Criterios de evaluacin para | Locrtico |
| | Lo importante |
| | Lo inseguro o peligroso |
| | Lo que sea poco confortable |
| | Lo que sea pco deseable |
DETERMINE | Cundo se va a reportar |
| Quin va a verificar |
| Qu se va a verificar |
| Cmo se va a verificar |
| Que tipo de herramientas o instrumentos se deben usar |
SI ENCUENTRA ALGO ERRONEO, DETERMINE | Cundo se va a reportar |
| A quin se va a reportar |
| Cmo se va reportar |
| Cmo se va a reportar |
El empleado:Debe esforzarse por mantener buenas condiciones fsicas y mentales, para lo cual
es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: Aseo y arreglo adecuado (bao diario,
afeitada, peinado) |
Ropa limpia y propia para le trabajo |
No abusar del alcohol, del tabaco o de sustancias similares. |
Alimentacin balanceada y en condiciones higinicas |
Posturas adecuadas en el trabajo. |
Descanso adecuado: sueo suficiente, cambio de rutina. |
Actitud positiva hacia el trabajo, haciendo del desempeo laboral un medio de satisfaccin
personal. |
Actitud equilibrada en relacin con los problemas personales y de trabajo |
Visita al mdico cuando se requiera y, de preferencia peridicamente como medida preventiva |
Vida equilibrada con deportes, capacitacin, recreacin, todo aquello que contribuya al bienestar
personal y apoye la superacin fsica y mental |
Utilizacin del equipo de proteccin y seguridad y cumplimiento de las normas respectivas. |
La empresa:Debe cuidar que las condiciones de trabajo para los empleados sean las adecuadas y
mantener los servicios comunes en condiciones tales que propicienun mabiente sano: Limpieza en
las instalaciones comunes: cafetera, baos, casilleros. |
Iluminacin adecuada: ni deslumbrante que lastime los ojos, ni tenue que no permita ver
claramente. |
Control del ruido excesivo y daino: en reas donde sea imposible eliminarlo, proporcionar
tapones o aditamentos que protejan los odos de los empleados. |
Sectorizacin de las reas de ruido obligatorio, por ejemplo, donde se encuentra equipo de
uso momentneo, como el rea de copiadoras, que puede estar funcionando todo el da con
distintos usuarios sin necesidad de molestar a todos. |
Eliminacin de olores indeseables y txicos, as como de humo o polvo en el are. |
Eliminacin de vibraciones indeseables. |
Control de temperatura y de ventilacin para mantener un ambiente de trabajo fresco. |
Servicio mdico dentro de las instalaciones o cercano y de fcil acceso. Desarrollo de
campaas de vacunacin |
Dotacin de si positivos de seguridad y proteccin adecuada al empleado, de acuerdo a sus
labores. |
De la teora .. a la prctica.BIENESTAR PERSONAL SITUACIN ACTUAL En
relacin con: Su salud fsica. Su estado emocional (actitud ante el trabajo, relaciones con
los compaeros, etc.) Condiciones del trabajo que influyan en su bienestar personal y en el de
sus compaeros (baos, cafetera, servicios mdicos, condiciones ambientales, etc.)CCOMO
MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar su salud fsica y mental y que dependera de la
empresa?5.- DISCIPLINA: La disciplina es el apego a un conjuntode leyes o reglamentos que rigen
ya sea a una comunidad, a la empresa o a nuestra propia vida; la disciplina es orden y control
personal que se logra a travs de un entrenamiento de las facultades mentales, fsicas o morales.
Su prctica sostenida desarrolla en la persona disciplinada un comportamiento confiable.En la
metodologa de las 9S, el concepto de disciplina, autodisciplina o autocontrol se refiere al hecho
de que cada empleado mantenga como hbito o costumbre normal, la puesta en prctica de los
procedimientos correctos.En calidad, el concepto de autocontrol es esencial.Muchos ejemplos nos
demuestran que las personas, empresas y sociedades que tienen xito, son aquellas que
demuestran un alto nivel de disciplina.Por el contrario, son tambin numerosos los ejemplos de
fracasos personales, profesionales y empresariales por falta de disciplina: se menosprecian e
incumplen normas y reglamentos; se incumplen recomendaciones sobre aseo y seguridad, se es
impuntual y no se tiene conciencia del tiempo. Citas, planes de trabajo, agendas en reuniones y
programaciones se suelen manejar de una manera caprichosa e irresponsable.En el campo de la
calidad, las mejoras pueden ser ocasionales o resultado de inspiraciones momentneas, hoy lo
hice bien, maana lo olvido; hoy cumpl maana no.La indisciplina implica no slo el simple hecho
de incumplir normas; significa, adems, falta de respeto por los dems y un desconocimiento de
las motivaciones humanas y de lo que significa en el ambiente de lo social y empresarial la
confiabilidad en la persona y en su trabajo.Un ambiente de calidad no puede lograrse
sindisciplina, sta, puede desarrollarse a partir de los siguientes aspectos: Profundizar en lo que
significa un adecuado comportamiento humano. |
Comprender el concepto de empata como la capacidad de imaginarse a uno mismo en la
situacin del otro: cmo me sentira si el otro es impuntual conmigo, si tengo que soportar el
desaseo de otro , si no obtengo el resultado o el producto que estoy esperando, si debo estar en
un ambiente ruidoso o con mucho humo, si no puedo confiar en el comportamiento del otro. |
Aplicar el concepto de satisfaccin del cliente interno, lo que significa entregar de la manera
esperada, los productos que requiere cada una de las partes del proceso. |
Desarrollar compaerismo en el trabajo, ensear, compartir informacin, colaborar, etc. |
Ser, en trminos generales, un ser humano integral. |
Un procedimiento til para promover la disciplina o el autocontrol es el siguiente: Establezca
procedimientos estndares de operacin -POE BPM, los cuales debe seguir todo empleado. |
1. Prepare materiales didcticos o eventos de instruccin, sencillos y prcticos, que se den a
travs de medios masivos escritos o audiovisuales, no necesariamente para una lectura formal
sino de tipo de material que instruye con slo echarle una ojeada. |
2. Llegue a cada empleado involucrado, con la tcnica del aprender haciendo. Mustrele
cmo hacer. Deje que lo haga. Repita hasta que haya comprensin total y se adquiera el
hbito |
3. Facilite las condiciones para que cada empleado ponga en prctica lo aprendido. |
4. Si nose acta correctamente, corrija en el mismo puesto de trabajo mientras explica por qu
no se hace as. |
5. Ensee, fundamentalmente, con su ejemplo. |
En el caso que nos ocupa, cuyo objetivo es mejorar el ambiente de trabajo, no basta con el
entusiasmo de hacerlo por unos das; es indispensable hacer de ello una norma de vida. De la
teora .. a la prctica.DISCIPLINA SITUACIN ACTUAL Tiene usted una actitud
disciplinada o indisciplinada en lo que se propone hacer? Se considera una persona confiable. Es
puntual, cumple con sus tareas o sus planes en el tiempo establecido y dentro de los parmetros
establecidos? En relacin con su entorno de trabajo, es un hbito para usted, el cuidado del
ambiente de trabajo? COMO MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar su disciplina en
relacin especialmente con el ambiente de trabajo?6.- CONSTANCIA: La constancia es la capacidad
de permanecer en algo (resoluciones y propsitos) de manera firme e inquebrantable.Tener la
voluntad de hacer las cosas y permanecer en ello, sin cambios de actitud, es una combinacin
excelente para lograr el cumplimiento de las metas propuestas.Ser constante es una actividad o
actitud positiva, desarrolla hbitos beneficiosos, que van mejorando los resultados de cada
persona o de la empresa en general.Desafortunadamente, es muy frecuente ver en nuestras
empresas actitudes emotivas de compromiso inicial con los cambios, que se apagan con el tiempo
o con las dificultades; con perjuicios grandes para la competitividad y el logro de la
calidad. Quienes adquieren el hbito de planear y controlar permanentemente eltrabajo,
obtienen el xito; quienes consideran que los planes y las formas de control son buenos
nicamente en el papel, fracasan. Quienes hacen de la limpieza, el orden y la puntualidad
formas permanentes de vida, cosechan los resultados de esas actitudes. Al contrario, quienes
piensan que slo son modas pasajeras o normas que se cumplen temporalmente y por obligacin,
mantendrn hbitos inadecuados de vida y de trabajo.La inconstancia ocasiona numerosos
perjuicios: Prdida de tiempo, esfuerzos y recursos. |
Prdida de la concentracin. |
Imposibilidad de madurar ideas y de concretar hechos |
Dificultad para la obtencin de resultados satisfactorios. |
Sentimientos de descontento e insatisfaccin |
Un refrn popular nos recuerda que la constancia vence lo que la dicha no alcanza. Esto significa
que insistir una y otra vez en algo, nos conduce a obtener resultados, que de otra forma no nos
fuera posible conseguir. Y esto es valioso para la persona y para la empresa, insistir no suspender.
Y los resultados se vern, el ambiente ser ms agradable y ms sano, tendremos mejores hbitos
de trabajo y de vida, los productos y servicios sern de mejor calidad, la imagen de la empresa
mejorar, los rendimientos sern mayores, la empresa permanecer en el mercado. La constancia
hace que el esfuerzo se convierta en una espiral ascendente e incontenible. De la teora
.. a la prctica. CONSTANCIA SITUACIN ACTUAL En relacin con su constancia
para realizar tareas o actividades en especial en lo relacionado con el ambiente de trabajo.COMO
MEJORAR Qu va ahacer usted para mejorar su constancia en el desarrollo de tareas o
actividades para mejorar el ambiente de trabajo?7.- COMPROMISO: El compromiso es una
obligacin contrada; es una palabra dada o empeada con una idea, con alguna tarea, con alguien
o con algo.La disciplina y la constancia tienen un compaero inseparable: el compromiso. Este
implica la adhesin firme a los propsitos que se han hecho; es una perseverancia que nace del
convecimiento.La persona comprometida demuestra persistencia en el logro de sus fines. Se
puede ser disciplinado y consistente en una tarea y, sin embargo, no estar comprometido con ella,
no estar realmente convencido de sus bondades y de sus necesidad; de este modo, se obtendrn
algunos resultados, pero no existir el entusiasmo evidente ni el ejemplo claro para
imitar. Compromiso es entusiasmo; y ste es el motor de la vida. Dentro de la metodologa de
las 9S, el compromiso se manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible a los
cambios, se simpatiza con ellos y se transmite el empeo firme de hacer bien las cosas. Quien
primero debe comprometerse con la mejora del ambiente de trabajo es la Alta Direccin; de ella
depende decisiones fundamentales, por ejemplo para dotar a las instalaciones con equipos que
contribuyan a la seguridad y bienestar de los empleados y de la comunidad. Despus, viene el
compromiso de los niveles de direccin para la aplicacin y seguimiento de tareas, capacitacin,
promocin y motivacin. En ambos casos, el ejemplo es el mejor educador. Si el desorden, la falta
de limpieza y la indisciplina comienzan por la cabeza, no podrn esperarsecomportamientos
diferentes en los dems niveles de empresa. Si se logra un cambio visible en los niveles de
direccin, el compromiso de los dems empleados con el desarrollo progresivo de las 9S ser
mayor.Por lo tanto, la empresa como los empleados juega papeles importantes para asumir el
compromiso de realizar una mejora continua en el ambiente de trabajo. Cmo? La empresa,
brindando condiciones adecuadas de trabajo, creando espacios de participacin para los
empleados y mostrando una actitud abierta, de confianza y de reconocimiento al trabajo hecho o
a las innovaciones propuestas. |
Los empleados, entendiendo la necesidad delos cambios, participando, innovando y
contribuyendo en la mejora del ambiente, de los mtodos de trabajo y delos bienes o servicios
que la empresa ofrezca a sus clientes. |
No deje proyectos o actividades sin terminar por falta de compromiso con ellas.De la teora
.. a la prctica.COMPROMISO SITUACIN ACTUAL En relacin con la forma
como ha asumido el compromiso de colaborar para mantener un medio ambiente adecuado de
trabajo. COMO MEJORAR Qu va a hacer usted para mejorar su compromiso en relacin con el
propsito de tener un ambiente de trabajo que favorezca la calidad para todos?8.-
COORDINACION: La coordinacin significa realizar las cosas de una manera metdica y ordenada,
de comn acuerdo con los dems involucrados en la misma tarea. Es reunir esfuerzos tendientes al
logro de un objetivo determinado.Para las 9s, la coordinacin se refiere al hecho de que en la
mejora del ambiente de trabajo debemos participar todos, al mismo tiempo, con iguales
propsitos y con elmismo ritmo.Es como si se estuviera cantando al unsono una misma meloda o
si se estuviera en un equipo con la intencin de ganar. Cualquiera que desentone o haga una
jugada personal fuera de lugar puede echar a perder la meloda o provocar la prdida del
partido.Para ello es necesaria la coordinacin. El acuerdo y el trabajo conjunto son factores
decisivos tanto para mejorar el ambiente de trabajo como para lograr la satisfaccin del cliente.Si
una sola persona deja colillas de cigarrillo por doquier, los dems se sentirn impulsados a hacerlo;
si se entrega un producto con calidad deficiente, los dems quizs podran pensar que ese puede
dar; si una empresa contamina con desperdicios al ambiente, a las dems podra parecerles
innecesario el control de las basuras Los indicios de un tipo de conducta poco adecuada tientan,
a quienes son atrados a ello a repetir el comportamiento impropio (nadie tira basura en un sitio
limpio, pero si se lo ve algo sucio, se tiene la tendencia de tirar basura; nadie llega tarde a una
reunin que empieza a la hora propuesta; pero cuando nunca se sabe a que hora comienza o
termina reina el desorden).En este sentido, una forma de transferir el aprendizaje de
comportamientos correctos es a travs del ejemplo. O sea, con la propia conducta se puede
divulgar nuevos hbitos de conducta que favorezcan a las personas, a las empresas y por
consiguiente a toda la sociedad. Nadie puede ensear hbitos de orden y limpieza, tirando
desperdicios en cualquier lugar; o ensear organizacin siendo un modelo de desorden.
Desafortunadamente, son numerosos los casos de empresas en los que no existeun acuerdo
colectivo para cumplir con lo acordado: hay muchas normas que nadie cumple, muchos propsitos
que no se transforman en resultados, muchas intenciones que no se materializan, muchos letreros
que insisten en una seguridad que nadie tiene en cuenta.Por lo anterior, es importante considerar
las siguientes recomendaciones: Ser congruente con lo que se predica, en otras palabras, hacer lo
que se dice. |
Lograr la vinculacin de todo el personal en las tareas de mejoramiento del ambiente de
trabajo desde la alta direccin hasta los niveles de operacin. |
Tener decisin y constancia. |
Trabajar en los cambios con el espritu de equipo que va a triunfar |
De la teora .. a la prctica. COORDINACIN SITUACIN ACTUAL En relacin con
la coordinacin que se est dando en su sitio de trabajo para lograr las condiciones de trabajo:
todos tienen informacin, estn de acuerdo, se comprometen, cumplen con las tareas, nadie
desentona COMO MEJORAR Qu se puede hacer para lograr que haya una adecuada
coordinacin de acciones en el propsito de tener usted para mejorar su compromiso en relacin
con el propsito de tener un ambiente adecuado de trabajo?9.- ESTANDARIZACION: Estandarizar
es regular, normalizar o fijar especificaciones sobre alguna cuestin por medio de procedimientos,
instructivos, reglamentos o polticas.Para conseguir que los esfuerzos por mejorar el ambiente de
trabajo sean sostenibles, es necesario que la accin sea simultnea, que se sincronicen y alineen
los esfuerzos de todos. Esto puede lograrse de manera permanente con la ayuda de
unprocedimiento o norma que institucionalice los cambios que producen una mejora
continua. Muchos de los esfuerzos individuales e ideas excepcionales se pierden por la falta de un
procedimiento causando desengao y desmotivacion en los trabajadores que lo plantearon. Es
vital recoger esas iniciativas y sistematizar su puesta en prctica a travs de un procedimiento que
seale como hacer las cosas bien para mantener un ambiente de trabajo de calidad. adems
permite que las actividades sean realizadas por todos y a un mismo tiempo. Esta es una de las
formas de lograr que no solo se de el cambio, sino que este se mantenga y aliente la presentacin
e implementacin de mejoras. En el reglamento interno debera establecerse mecanismo para
conseguir La participacin de los trabajadores en La prevencin y mejora del ambiente de trabajo,
as como los incentivos o recompensas a que d lugar. Como complemento algo anterior y con el
fin de obtener mejores resultados es conveniente tener en cuenta los siguiente consejos: Es
indispensable que todos los empleados, desde la gerencia general hasta los guardias de seguridad,
fuerza de ventas propia o contratada, proveedores y clientes, estn enterados sobre la
metodologa delas 9S y tengan a disposicin ampla informacin al respecto. Debe existir un
sistema de comunicacin altamente eficaz entre todaslasreas de la empresa,para que el inters
coman, impulse a los trabajadores que an no estn persuadidos. La participacin de todos los
involucrados en el cambio debe darse desde las primeras etapas, con el fin de lograr su
compromiso. Recuerde que primero formamos un equipo del proyectoBPM. DE LA TEORIA
A LA PRACTICA. ESTANDARIZACION. SITUACION ACTUAL: tienen todos, la
misma informacin sobre lo que debe hacerse para mejorar el medio ambiente laboral? Hay
normas, procedimientos, reglamentos, informacin escrita? COMO MEJORAR: Qu se podra
hacer para remediarla escasez o ausencia de informacin o de normas respecto al mantenimiento
de las mejores condiciones de trabajo que favorezcan a la calidad en todos sus aspectos?Aplicar la
metodologa de las 9 S implica seguir un proceso que contempla las siguientes
actividades: Lograr la concientizacin en cada trabajador. Establecer metas. Seleccin y
priorizacin de proyectos. Diagnostico de la situacin actual(hechos y datos) Implementacin
de acciones correctivas. Evaluacin y comparacin con la situacin anterior. Veamos a
continuacin, en que consiste cada una de esas actividades y que procedimientos deberan
seguirse. 1 Concientizacin en cada empleado.En el desarrollo de esta actividad se comunica el
deseo de efectuar un cambio para lograr la calidad del ambiente de trabajo mediante la limpieza
y el orden.El objetivo es lograr despertar conciencia sobre la necesidad del cambio para que la
gente se sienta comprometida con l,. Cada empleado debe aceptar de manera consiente su
participacin en este proceso.Para ello, es conveniente analizar las ventajas y posibles obstculos
conjuntamente con la gente, presentar argumentos y ejemplos en pro del cambio, escuchar y
aceptar sugerencias, y establecer un consenso acerca de lo que se va a hacer. En este punto, se
sugiere lo siguiente. El supervisor o encargado de losgrupos debe ser quien dirija el
proceso Realizar discusiones con la participacin de todos los empleados sobre el tema de
porque es necesario mantener en buen estado el sitio de trabajo Se debe hacer nfasis en el
hecho de que el taller u oficina es una extensin de la casa o un segundo hogar, ya en este sitio
pasamos una gran parte de nuestro tiempo. Se debe insistir en que la buena calidad se
produce solamente en sitios de trabajo en los que haya un buen ambiente: sitios limpios,
ordenados, seguros. En este punto conviene mencionar ejemplos y casos que demuestren esta
aseveracin Lograr, y travs de la observacin fsica el convencimiento acerca de la necesidad
de mejorar el ambiente de los sitios del trabajo. Insistir como el orden y la limpieza estn
estrechamente ligados con la seguridad. Ejemplo: El problema:Los almacenes
BARATILLO ofrecan precios adecuados para los clientes y disponan de productos de primera
necesidad y de proveedores confiables, sin embargo, las ventas disminuyendo y se reciban
frecuentes quejas acerca del desorden e incluso de la falta de aseo que reinaba en cajas y de la
forma como se atendan en estas.La cantidad del servicio era deficiente, porque el ambiente en
las cajas no era en ms apropiado.Qu hacer? Para todos, directivos y empleados, era importante
que la empresa no cerrara.El Gerente de Mercadeo se convirti en el lder de un procedimiento
para mejorar.Lo primero era lograr que todos los empleados que tenan relacin con las cajs
adquirieran conciencia acerca de la necesidad de mejorar.Con estefin, se programaron reuniones
para que todos pudieran expresar su opinin: seles presentaron las quejas de los clientes y se
hizo nfasis en la necesidad de mejorar el orden la limpieza y la atencin en las cajas. Participaron
los cajeros, los empacadores, los vendedores, los supervisores, y los auxiliares. Se mostr como las
cajas en las que se mantena un ambiente agradable eran sobre las que se tenan menos quejas y a
las que se diriga ms la gente, Tambin se mostr una pelcula relacionada con el tema.Al final, los
empleados se convencieron de que su sitio de trabajo lera su segunda casa. Y deban obrar en
consecuencia. |

2 Establecimiento de metas. Cuando cada empleado ya es consciente de la necesidad de un
cambio o de una mejora en su sitio de trabajo, es necesario reunir un grupo de personas que
funcionen como equipo, con capacidad para delegar y decidir por consenso que nacer y hasta
donde llegar, teniendo en cuenta capacidades y limitaciones. Este equipo deber plantear metas
realizables y fechas alcanzables. Las siguientes preguntas facilitan este trabajo. Qu har y
quien lo har? Para qu fecha se debern aplicar las mejoras y cuando deber
terminar? Cul ser la forma de hacerlo? Dnde se har? Cmo se har? Las
metas debern ser: Producto de consenso de los involucrados Factibles, o sea posibles
de realizar Realizables a un costo que no desborde los presupuestos
establecidos Observables o medibles, de tal forma que sea fcil la evaluacin de su
cumplimiento.Ejemplode metas: Disminuir los ndices de ruido
en,hasta. Ordenar el sitio de trabajo todos los das antes de salir Organizar las
herramientas mediante un tablero con figura Solicitar pedidos de elementos en un formato
determinado y un cierto dio |

EJEMPLO, continuacin. Una vez que en los empleados de Tiendas la Rebaja
afectados con el servicio de caja, hubo consenso sobre la necesidad de mejorar el ambiente de
trabajo con el fin de lograre calidad en el servicio al cliente y o para ellos mismos, se fijaron
metas.a) Iniciar, de manera inmediata, un plan piloto en 15 cajasb) Hacer una operacin
Limpieza en las cajas, bajo la responsabilidad de cada cajero, en el transcurso de una semana,
incluyendo en ella la clasificacin y organizacin de los artculos de promocin ubicados al lado de
cada sitio.c) En el trmino mximo de 1 mes, dotar a cada caja delos elementos necesarios para
mejorar la presentacin de las cajas y para poder ofrecer una mejor atencin.d) Nombrar
responsables de reas, quienes tendran a su cargo la supervisin |
3.- Seleccin de metas El Proyecto Normalmente siempre establecemos muchas metas, sin
embargo la realidad nos dice que no todas pueden cumplirse. Por lo que es necesario priorizarlas,
segn criterios previamente definidos (costo, tiempo, importancia, impacto, etc.)[3]Existen
algunos pasos bsicos que permiten plantear las metas del proyecto. Tome fotos del rea que
presenta problemas. Fomente el dialogo y la discusin participativa en torno al tema de la
fotografa. Tome una decisin sobre lo que mas causa desagrado RECUERDE QUE EN
ESTAS ACTIVIDADES, SE DEBE PRIMERO EMPEZAR CON LAS OFICINAS DE LAS
GERENCIAS, JEFATUIRAS Y SUPERVISORES. |

Ahora que ya ha establecido y priorizado las metas, es indispensable que desarrolle un sencillo
plan en el que se incluya: QUE VA A HACER, QUIEN VA A HACER, CUANDO, COMO Y CON
QUE. EJERCICIO: Sobre una experiencia real (vivida por usted) de una de las reas de oficinas
(suyas o de otras personas) visualice la realidad y establezca las metas y desarrolle un plan de
accion. 4.- Analisis de la situacin actual. Luego de haber actuado de acuerdo con elpunto 3, es el
momento de conocer mas a fondo losproblemas existentes en esas reas y precisar como y
porque estn sucediendo tales hechos.De igual manera le recomendamos acte de la siguiente
manera: Tome fotografias de la misma rea luego de un tiempo (dos a cuatro semanas) para
realizar una observacion mas en detalle del sector. responda: de donde
apareci? Quin lo hiso? Porque sucedi? Cundo sucedi? Qu se
acumul? Cmo sucedi?. Resumir esta informacin, as como las fotografas y analice
en detalle para poder identificar las causas principales que los provocaron Actuar en base a
hechos y datos Para facilitar la identificacin de las causas principales se sugiere:? Generar
una tormenta de ideas sobre las posibles causas de cada problema.? Utilizar instrumentos
como los diagramas de causa-efecto o relaciones para establecer con mayor precisin si una
supuesta causa de un problema es realmenteel origen fundamental de ste.? Considerar
todos los factores para que ningn elemento clave, por irrelevante que parezca, quede fuera del
anlisis.Una vez descubiertas las causas de raz de los problemas, se puede comenzar a plantear
alternativas de solucin. ContinuacinNuevamente se film: pero esta vez en los sitios o reas en
los que se detectaron los mayores problemas.Observando y discutiendo cuidadosamente se
descubrieron las causas de los problemas: No haba recipientes para basura ni instrumentos
de limpieza al alcance de la mano. No haba forma de ordenar las bolsas por tamao. No
haba normas sobre presentacin de cajeros y no se haba llegado a un acuerdo sobre uniformes
para ellos. No existan sistemas adecuados de bsquedas de precios. El Departamento
de Capacitacin haba descontinuado los cursos sobre relaciones humanas y presentacin
personal. No haba un sitio adecuado para los efectos personales de los empleados. Los
supervisores no mostraban con su ejemplo cmo mantener un ambiente adecuado en los sitios de
trabajo. |

5. Desarrollo de acciones correctivasAnte la ocurrencia de un problema pueden darse dos tipos de
soluciones o acciones correctivas: a) Una accin inmediata remedial que acte sobre los
efectos que se ven en un momento determinado. Ejemplo:Limpiar y ordenar el sitio de trabajo
cuando hay un evento especial, guardando momentneamente los elementos sobrantes o sucios
en un depsito: accin temporal.b) Una accin preventiva que busca evitar que el problema se
vuelva a presentar yque en consecuencia acta sobre las causas de raz o
fundamentales. Ejemplo:Mantener como poltica de la empresa el orden y la limpieza en el sitio de
trabajo y como tal, dotar de gavetas, casilleros y recipientes para desperdicios, realizar
seguimiento permanente a la forma como se est cuidando el ambiente de trabajo, hacer
campaas permanentes de motivacin e incentivos entre el personal y ensear con el ejemplo de
los directivos: accin que impide incurrir dos veces en el mismo error. (Continuacin)Identificadas
las causas principales, se realizaron varias reuniones con el personal involucrado y se discuti
sobre la mejor manera de resolver los problemas, hasta cuando se lleg a un consenso y se
realizaron las siguientes acciones: Cuidado permanente de la presentacin personal de cada
cajero, as como limpieza diaria del sitio de trabajo, previa la entrega de los elementos para
ello. Se realizaron sesiones cortas sobre presentacin personal y relaciones humanas. Se
dot de uniforme a todo el personal. Los cajeros seleccionaron, en su sitio de trabajo, lo
indispensable: botaron bolsas deterioradas, listas viejas, cajas, peridicos; algunos solicitaron
pintura y arreglos de carpintera. Se desarroll trimestralmente el concurso la caja amiga
con premios otorgados por algunos proveedores y por la Gerencia. Se dot a todas las cajas
con recipientes de basura y con casilleros para guardar las bolsas por tamaos. Los
supervisores se responsabilizaron de actualizar listas de precios y de hacer un control ms efectivo
sobre las etiquetas de precios delos artculos. Se hizo un entrenamiento especial sobre
empaque de productos hmedos a la seccin respectiva y se dot a las cajas de bolsas adicionales
para este tipo de productos. Se diseo un sistema especial para recepcin y recoleccin de
artculos devueltos. Se escribi el Procedimiento para el desempeo del puesto de trabajo
Cajero. |

Teniendo en cuenta la anterior distincin, se puede desarrollar el siguiente
procedimiento: ? Discusin, con participacin de los empleados involucrados, sobre qu tipo
de acciones correctivas pueden ser las ms efectivas.? Decisin por consenso sobre la accin
correctiva que se decida realizar.? Puesta en prctica de las medidas acordadas, por parte de
cada uno de los empleados involucrados en el plan. 6. Evaluacin (por comparacin con la
situacin actual) Es conveniente hacer un seguimiento permanente a las reas sobre las cuales se
ha actuado y verificar los resultados obtenidos. La implantacin de un plan para mejorar el
ambiente de trabajo no puede considerarse completo si no existe una evaluacin o verificacin
permanente de resultados, en la cual se recopile y analice informacin; a partir de ello se hacen
nuevas propuestas, para superar dificultades y realizar una mejora continua. Con este fin, se
pueden utilizar listas de verificacin, hacer observaciones, entrevistas (vanse ejemplos de
formatos ms adelante) u otros instrumentos o tcnicas que permitan obtener un diagnstico
sobre la situacin de limpieza, orden y salubridad de cada una de las instalaciones de la empresa, y
de esta manera,verificar los progresos obtenidos con la puesta en prctica de la metodologa de
las 9S. Por ejemplo, se puede observar:? Si siguen sucios los pasillos de acceso, con
desperdicios, latas o colillas.? Si los baos, aunque son aseados diariamente, no tienen un uso
adecuado por parte de los usuarios.? Si en los puestos de trabajo se contina almacenando
ms materia prima de la que puede utilizarse.? Si la ventilacin aun es escaza.? Y dems
aspectos que se encontraron como parte de un ambiente inadecuado de trabajo.EJEMPLO
(Continuacin)Tres meses despus se volvi a filmar en las reas en las cuales se desarroll el plan
propuesto. Adems, se realizaron algunas entrevistas con clientes y con los mismos cajeros que
haban participado en las actividades de mejora.Se observaron grandes mejoras en limpieza, orden
y atencin as como gran entusiasmo en los empleados; sin embargo, aun subsista el problema
con los precios de los artculos que no estaban etiquetados.En consecuencia, se propusieron
nuevas acciones correctivas para este problema.Adicionalmente se dise un sistema de mejora
continua para el resto de las cajas y para mantener lo que ya se haba logrado.Las medidas
tomadas contaron con el compromiso de todos los cajeros, de la Gerencia y de los dems
empleados que tenan relacin con las cajas. |

SECUENCIA TIPICA DE APLICACIN DE LAS 9SEn el siguiente grfico, se muestra una secuencia
tpica de aplicacin de la metodologa, en 5 etapas: En la primera, se parte de una accin en
la propia persona y en las cosas que hacen parte del ambiente de trabajo:bienestar personal,
clasificacin de los elementos de trabajo, limpieza, organizacin. En la segunda, se destaca la
importancia de actuar conforme a lo propuesto: disciplina. Si en los puestos de trabajo se
continua almacenando mas materia prima de la que se podra utilizar. si la ventilacin es
escasa. Y otros aspectos que se hayan encontrado como parte de un medio ambiente laboral
inadecuado. SECUENCIA DE IMPLEMENTACION |
Usar ropa limpia |
Etapa 1 |
Cuidar la salud fsica y mental |
Mantener un comportamiento equilibrado |
Organizar sitios de trabajo cmodos |
Usar equipo EPP |
Bienestar personal |
Limpieza y aseo |
Clasificacin |
|
Establecer principios para identificar lo que sirve y no sirve. |
IDENTIFICARLO QUE SIRVE O NO SIRVE |
DESCARTAR |
Eliminar suciedad, basura |
Mantener condiciones de limpieza |
ORGANIZACIN |
Establecer un sistema para tener a mano los artculos necesarios |
DISCIPLINA |
Reconocer la necesidad de dar seguimiento a lo especificado. Procedimientos correctos,
conforme a las especificaciones. Tener conciencia permanente de mejoramiento continuo |
|
Etapa 2 |
ETAPA 3 |
CONSTANCIA |
Tener orientacin permanente hacia el mejoramiento con la participacin de los empleados, hasta
alcanzar las metas planteadas |
COMPROMISO |
Disfrutar del desempeo de un trabajo especfico. Buscar sin descanso el
mejoramiento. Luchar de manera permanente paraque no llegue la rutina y el desnimo. |
ETAPA 4 |
COORDINACION |
ESTANDARIZACION |
Cuando se avance en la forma de pensar y actuar, considere en que y como se puede
contribuir a la satisfaccin del cliente a partir de cualquier empleado. Identificar procesos y
productos para mejorarlos |
ETAPA 5 |
Producir, distribuir y vender solo los productos que satisfagan a los clientes, el propsito es tener
clientes fieles, leales, permanentes. Cree alianzas con ellos. (MARKETING SOSTENIBLE RSE) |
BARRERAS EN LA IMPLANTACION Promover cambios no es fcil, as estos sean benficos para la
empresa en su conjunto. Es conveniente, por tanto, comprender y afrontar dificultades que se
presenten en su desarrollo, en vez de eludirlas. Algunas de las barreras que se podran presentar
en la implantacin de la Metodologa de las 9S son los siguientes. Resistencia al cambio,
porque este implica un esfuerzo adicional y por el temor a lo desconocido. Se puede presentar
como escepticismo, rechazo, lentitud, desanimo o actitudes similares , todo lo cual no es extrao
ya que hace parte del llamado sndrome de resistencia al cambio. Falta de compromiso serio
y firme por parte de los directivos. Sin el concurso dela alta direccin, puede llegar a ser difcil o a
veces imposible emprender cambios para mejorar el ambiente de la empresa. Los primeros
convencidos y comprometidos con el cambio deben ser los directivos. La inconstancia , que
puede truncar expectativas y entusiasmo, y generar escepticismo ante futuras propuestas
similares. Apego a artculos inservibles,actitud que hace parte del sentido de posesin que
tienen personas e instituciones y que puede conducir a conservar papeles, equipos, instrumentos,
mobiliario y otros elementos a los cuales no se les da ningn uso til ni seles organiza de manera
que se puedan identificar, clasificar y distribuir. Falta de comunicacin. Problemas
interpersonales y dificultad para el trabajo en equipo. Dificultad para ponerse de acuerdo y
llegar al consenso. Dificultad para ligar la teora con la prctica. Es importante que quien dirija
el proceso de aplicacin progresiva de los elementos claves para ello grado un buen ambiente de
trabajo, este consciente de que estas barreras aparecern en mayor grado y que rehuirlas o no
afrontarlas de una manera inteligente puede echar a perder los esfuerzos que se estn haciendo
por lograr un entorno que permita producir con calidad. Como se trabaja con seres humanos y no
solo con mquinas, no siempre es posible prever como ser el comportamiento de las personas
ante un cambio; lo que si es posible es apelar a los datos y a los hechos a la motivacion y al
trabajo en equipo para lograr paso a paso pero de manera firme, un mejor entorno
laboral. CONTINUIDADComo en cualquier proceso de mejora continua, si todos los cambios
propuestos se estn realizando, ahora solo hay que permanecer en ello, y volver a verificar el
avance de las actividades y logro de las metas propuestas en cada periodo establecido por la
empresa. |
INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE APOYO Aunque la metodologa delas 9S puede funcionar de
manera aislada, es ms afectivo que forme parte de unconjunto de instrumentos y tcnicas
encaminados a lograr el Control Total de Calidad. (BPM + ISO 9001)Tambin es conveniente
disponer de un equipo que divulgue los conceptos de calidad, apoye la mejora continua y designe
facilitadores, es decir personal con la tarea de servir como puente de comunicacin entre el
equipo de calidad y los empleados, y que estn encargados de llevar a cabo encuestas y
seguimiento a la aplicacin de las 9S.Adems para la puesta en prctica de los 9S pueden
emplearse instrumentos diversos, ya sea para informar o promover la metodologa, para recoger y
analizar informacin, o para planear, controlar y divulgar resultados. Estos instrumentos pueden
variar en su forma y contenido segn la empresa y de acuerdo con las necesidades que existan.
Entre ellos pueden mencionarse. Campaas Encuestas Hojas de
verificacin Informes Las campaas son un mecanismo til para promover la concientizacin
de las personas en una actividades determinada y para incentivar el logro de metas en ciertos
aspectos (vacunacin, el taller ms aseado, ambiente ms limpio,la oficina ms
agradable). Las encuestas y los formularios se usan para recoger informacin sobre la
situacin actual. Deben estar diseados de tal manera que la informacin que se obtenga sea
confiable y objetiva. Las hojas de verificacin se emplean para controlar u observar el avance
de los procesos. Los informes muestran el avance de los procesos y presentan
recomendaciones para modificar el rumbo o para realizar nuevas acciones.IMGEN DE LAS 9S
JAPONESAS |
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