ELABORAO DO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ENANA Referncia OP 0000145 1

ELABORAO DO MANUAL DE
PROCEDIMENTOS DA ENANA
PROPOSTA DE PRESTAO DE SERVIOS
Novembro de 2012
Exmo. Senhor Director de Planificao Estratrgica e Controlo de Gesto,
Estimado Dr. Kafuidiko,
A Consult, na sequncia do convite efectuado, apresenta a sua proposta de servios para efectuar
a Reengenharia de Processos da ENANA.
Este trabalho vai ser da maior importncia para o desenvolvimento da empresa para os
prximos anos, dado que vai permitir iniciar uma nova forma de gesto da organizao, gerir por
processos, a qual vai permitir dar corpo continuidade ao bom desempenho da organizao e aos
resultados atingidos nas anteriores intervenes da Consult. Paralelamente a definio de
metas (KPIs por processo) vai contribuir para o reforo dos objectivos corporativos e
para a avaliao de desempenho, de forma alinhada tambm com o processo de
refundao em curso.
No mbito do projecto vo ser revistos os processos especficos das reas i) financeira, ii)
gesto de recursos humanos, iii) compras e aprovisionamento, iv) comercial e v) TECA
da ENANA. Iro ainda ser identificados e listados os processos operacionais logo no incio do
projecto, embora o seu desenho e colocao no web site fiquem para uma segunda vaga de
implementao.
Apresentamos esta proposta por se tratar de um projecto ambicioso claramente inserido no
mbito da nossa actividade e por estar orientado para a modernizao e optimizao do modelo
de gesto e de organizao dos servios de uma entidade pblica, sector onde detemos vasta
experincia.
Temos experincia e conhecimento do sector dos transportes, no qual trabalhamos desde
a nossa formao enquanto empresa.
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Dr. Jorge Figueira
Presidente do Conselho de Administrao
CONFIDENCIALIDADE
A informao contida nestedocumento confidencial epropriedade intelectual da CONSULT.
As informaes que constam deste documento ficam limitadas utilizao das mesmas no mbito desta
Proposta.
Cpias totais ou parciais no podero ser facultadas a outras entidades para alm da ENANA sem prvia
autorizao da CONSULT.
A CONSULT manter confidencial qualquer informao da ENANA a que tenha acesso, comprometendo-se a no
citar, divulgar ou referir tal informao junto de terceiros.
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INDICE
1. Viso do Projecto
2. Abordagem Metodolgica
3. Cronograma do Trabalho
4. Equipa de Projecto
5. Condies Financeiras
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VISO DO
PROJECTO
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VISO DO PROJECTO
Optimizao do funcionamento interno
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Estratgia
Gesto e Organizao
Processos
Sistemas e Tecnologias
de Informao
Recursos Humanos
Legislao
Legenda:
Outras Dimenses de Interveno
Dimenses de Enquadramento
Focus da Interveno
Contribuindo para:
Monitorizao sistemtica do desempenho
Reforo da cultura/ orientao para a melhoria
Aproveitando o know-how interno
Promovendo o envolvimento dos actuaisactores
AspectosRelevantes na Concretizao do Projecto
A optimizao do funcionamento interno da ENANA apenas possvel coma adopo de uma viso holstica que
contemplaquatro dimensesdeinterveno eintegraoinput deoutrasdimensesfundamentais.
VISO DO PROJECTO
Objectivos e Resultados do Projecto
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Inputs para a optimizao do modelo
organizacional, avaliando a situao da ENANA
em termos de modelo de gesto e mecanismos
de monitorizao.
Objectivos:
Reviso e aperfeioamento dos processos da ENANA, no que concerne
ao nmero, estrutura, fluxos internos, modelo de gesto, etc.
Processos
Estrutura
Organizativa
Inputs relativos aos perfis dos colaboradores
incluindo a anlise da dimenso e competncias
e respectiva identificao de necessidades de
desenvolvimento.
Inputs para a definio da estratgia de
desenvolvimento dos Sistemas e Tecnologias de
Informao (STI) em termos de prioritizaode
necessidades, poltica de afectao, modelo de
gesto, etc.
Recursos Humanos Sistemas de
Informao
input input input
Resultados:
Listagem de processos
Fluxogramas
Descrio dos procedimentos (Manual)
Indicadores de desempenho
Quickwinse outras oportunidades de melhoria
Transferncia de conhecimento
Oprojecto temcomo objectivo aelaborao do manual deprocedimentosdaENANA, numaperspectivademelhoria
dagestodaempresa, acrscimodeeficincia, deaumento daeficciaedeplenasatisfaodosclientes.
ABORDAGEM
METODOLGICA
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ABORDAGEM METODOLGICA
Metodologia proposta
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A metodologia proposta contempla 6 fases principais que permitemuma anlise profunda da situao actual da
ENANA, adefiniodosobjectivosdemelhoria, bemcomooacompanhamento daimplementao dasmelhorias.
Levantamento
dos Processos
Identificao
de KPIspara
os Processos
Anlise de
Prcticasde
Referncia
Anlise das
QuickWins
Redesenho
dos Processos
Webisizaoe
Transf. de
Conhecim.
Leitura do
Manual;
Identificao
da estrutura de
processos
actual;
Caracterizao
dos fluxos
processuais;
Realizao de
reunies
individuais.
Definio dos
indicadores de
desempenho
mais adequados;
Realizao de
reunies para
validao dos
indicadores.
Identificar
entidades de
referncia;
Identificar
prticas de
referncia;
Recolher e
analisar
informao;
Posicionar a
ENANA quanto
s melhores
prcticas.
Sistematizar
QuickWinse as
oportunidades
de melhoria;
Realizar
workshop para
discusso e
validao das
oportunidades.
Sistematizar os
fluxos
processuais;
Definir nveis de
servio e
objectivos de
desempenho;
Sistematizar as
necessidades de
interveno;
Definir o plano
de
implementao.
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 5 Etapa 4 Etapa 3
Formulao de
proposta de
design de Portal;
Construo do
ferramenta
interactiva de
Processos;
Carregamento de
contedos do
Portal;
Formao dos
utilizadores.
Etapa 6
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 1 Levantamento dos Processos
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Identificao e caracterizao dos principais processos de
trabalho das diversas Direces da ENANA;
Identificao de problemas e constrangimentos.
Objectivos
Ferramentas
Listagem base de
processos;
Fluxogramas de processo
(Verso as is MS Visio);
Matriz de descrio.
Principais Actividadesa Desenvolver
Resultados
Mapeamentos dos
processos actuais (MS
Visio);
Matriz de descrio dos
processos (descrio
detalhada das
actividades, resultados,
intervenientes, etc.);
Matriz de Donos dos
Processo.
Leiturado Manual deProcedimentos de2002daENANA(emvigor),
comobasedepartidaparaaexecuodetodosostrabalhos;
Identificao da estrutura de processos actual da ENANA e
respectivosdonosdeprocesso;
Caracterizao dos fluxos processuais respeitantes aos processos
identificados, atravs da realizao de reunies comcolaboradores
chave da ENANA, por forma a clarificar cada um dos seguintes
elementos:
Objectivodoprocesso, outputs, intervenientes, documentosde
suporte, etc.;
Informao necessria, produzida ou utilizada pelo processo e
Sistemasdeinformaodesuporte;
Actividadesdeinterface;
Principaisproblemaseconstrangimentos;
Mapeamentoedescriodetalhadadosprocessos;
Realizao de reunies individuais comresponsveis por cada um
dosprocessosparaanliseevalidaodosmesmos.
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 1 Levantamento dos Processos
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Identificao e caracterizao dos principais processos de
trabalho das diversas Direces da ENANA, nomeadamente
financeira, gesto de recursos humanos, compras e
aprovisionamento, comercial, operaes e TECA ;
Identificao de problemas e constrangimentos.
Objectivos
Ferramentas
Listagem base de
processos;
Fluxogramas de
processo (Verso as is
MS Visio);
Matriz de descrio.
Principais Actividadesa Desenvolver
Resultados
Mapeamentos dos
processos actuais (MS
Visio);
Matriz de descrio dos
processos (descrio
detalhada das
actividades, resultados,
intervenientes, etc.);
Matriz de Donos dos
Processo.
Leiturado Manual de Procedimentos de2002daENANA(emvigor),
comobasedepartidaparaaexecuodetodosostrabalhos;
Identificao da estrutura de processos actual da ENANA e
respectivosdonosdeprocesso;
Caracterizao dos fluxos processuais respeitantes aos processos
identificados, atravs da realizao de reunies comcolaboradores
chave da ENANA, por forma a clarificar cada um dos seguintes
elementos:
Objectivodoprocesso, outputs, intervenientes, documentosde
suporte, etc.;
Informao necessria, produzida ou utilizada pelo processo e
Sistemasdeinformaodesuporte;
Actividadesdeinterface;
Principaisproblemaseconstrangimentos;
Mapeamentoedescriodetalhadadosprocessos;
Realizao de reunies individuais comresponsveis por cada um
dosprocessosparaanliseevalidaodosmesmos.
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 2 Identificao de KPIspara os Processos
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Identificao de KPIspara os processos da ENANA.
Objectivos
Ferramentas
KPI (Key Performance
Indicators) de cada
processo.
Principais Actividadesa Desenvolver
Resultados
Matriz de Indicadores
para os processos.
Definio dos indicadores de desempenho mais adequados por
processo exemplos:
tempodeciclo;
nmerodeinteracesdosnveisdedeciso;
circuito de aprovao/ informao ao cliente quando
aplicvel;
nmeroderecursosenvolvidos;
...
Realizaodereuniesparavalidaodosindicadoresdefinidos.
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 2 Identificao de KPIspara os Processos
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Indicadores de Desempenho dos Processos
Ilustrativo
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 3 Anlise de Prticas de Referncia
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Identificao de problemas e constrangimentos, bem
como de oportunidades de melhoria que optimizem
a eficincia organizacional e operacional.
Objectivos
Ferramentas
Desk research;
Principais Actividadesa Desenvolver
Identificar entidades de referncia (pelo menos 1 europeia e 1
africana)
Identificar prticas de referncia a analisar emtermos de modelo
organizacional eestruturaderecursoshumanos;
Recolher eanalisar ainformaorelativasentidadesseleccionadas;
Identificar melhoresprticaselessonslearned;
Posicionar comparativamente a ENANA relativamente s prticas
identificadas.
Resultados
Guia de melhores
prticas e lies
aprendidas.
Nota:
Independentementedeseconsiderar oportuno/ pertinente arealizao deinteraces
comentidadesexternas, aCONSULTrecorrersuabasede dadosdedesempenho de
processos(construdacombasenosprojectosrealizadosanteriormente), assegurandoa
confidencialidadedaidentidadedosclientesemcausa.
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 4 Anlise das QuickWins
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Avaliao das oportunidades de implementao de
ganhos rpidos (quickwins)
Objectivos
Ferramentas
Matriz de quick wins;
Matriz de prioritizao.
Principais Actividadesa Desenvolver
Sistematizar as quick wins e as oportunidades de melhoria emcada
processo tendo emconta as quatro componentes de interveno
(processos, organizao, recursos humanos e sistemas de
informao), tendo por base o diagnstico realizado,
nomeadamente:
Fluxogramasdeprocesso;
Matrizesdedescrio;
KPIs;
Boasprticas

Realizar workshop para discusso e validao das oportunidades de
melhoria.
Resultados
Listagem de quick
wins.
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 5 Redesenho dos Processos
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Formulao de propostas concretas tendo em vista a
reviso e o aperfeioamento dos actuais processos da
ENANA das reasi) financeira, ii) gesto de recursos
humanos, iii) compras e aprovisionamento, iv)
comercial e v) TECA.
Objectivos
Ferramentas
Estrutura tipo de
manual de
procedimentos
(alinhada com os
requisitos da
qualidade ISO
9001:2000).
Principais Actividadesa Desenvolver
Sistematizar os fluxos processuais, tendo emvista a sua optimizao e
melhoriadaqualidadedoservioprestado, devendoincluir:
Definio dos fluxos, (actividades, intervenientes, documentao e
suportetecnolgico);
Definiodeindicadorespor processo;
Definioderelacionamentosentrereaseaplicaes(workflow).
Validar a situao dos processos de actividade e documentos de suporte
comosresponsveispor cadaprocesso;
Definir osnveisdeservioeobjectivosdedesempenhopor processo;
Elaborar omanual deprocedimentos(versofsica);
Sistematizar as necessidades de interveno ao nvel dos sistemas de
informao;
Definir oplanodeimplementao.
Resultados
Manual de
procedimentos
(verso fsica),
incluindo: Processos;
Indicadores de
desempenho.
Necessidades de
actualizao de
sistemas de
informao.
Plano de
implementao.
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 5 Redesenho dos Processos
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Detalhe das Oportunidades de Melhoria Processos
Ilustrativo
Pressupostos
(Oportunidades de melhoria)
Vantagens Aces de Melhoria
Para cada vector de anlise sero listadas as oportunidades de melhoria identificadas. Posteriormente, sero prioritizadas
deacordocomcritriosadefinir (p.e. maisvaliadecorrentedaimplementaovs. dificuldadedeimplementao).
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 5 Redesenho dos Processos
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Redesenho dos Principais Processos
A reviso e aperfeioamento dos processos contempla a redefinio da estrutura dos processos a adoptar pela ENANA, bem
como a definio de proposta de redesenho concretas para os processos. Estas propostas sero analisas e discutidas com a
ENANA (modelo dinmico de interaco).
Ilustrativo
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 5 Redesenho dos Processos
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Manual de Procedimentos
Os processos redesenhados sero compilado num manual de procedimentos que contempla a informao relevante sobre o
processo estruturada de forma intuitiva e de fcil CONSULTa.
Ilustrativo
Identificao dos processos
levantados, para determinada
rea funcional, e respectivo
cdigo
Fluxograma do
processo: representao
esquemtica da
sequncia de
actividades que
compem o projecto.
Dados identificativos do Processo:
- Designao
- Cdigo
- Dono de Processo
- Data de emisso
- Data de Reviso
Objectivo do Processo
Legislao/ regulamentao
aplicvel
Separador de introduo
para cada um dos processos
identificados
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 6 Webizaoe Transferncia de Conhecimento
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Desenvolvimento do Manual Interactivode Processos
Objectivos
Ferramentas
Joomlaou
Sharepoint, de
acordo com o
licenciamento
disponvel no cliente
Principais Actividades a Desenvolver
Formulao de proposta de design grfico para a verso web do
Manual deProcessos(2propostasalternativas),
Construo do Portal do Conhecimento com um Manual de
Processosinteractivotendopor baseasuaversofsica,
Carregamentodoscontedosdomanual interactivo,
Elaborao eoperacionalizao deumplanodetestes,
Formaodosutilizadoresdeadministraodomanual interactivo,
Elaborao domodelodegestodomanual interactivo.
Resultados
Manual Interactivo
de Processos
ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 6 Webizaoe Transferncia de Conhecimento
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ABORDAGEM METODOLGICA
Fase 6 Webizaoe Transferncia de Conhecimento
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ABORDAGEM METODOLGICA
Metodologia de Gesto
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Ametodologia, organizao egesto(planeamentoecontrolo) serdaresponsabilidadedaCONSULT, embora
deva existir umou mais elementos a designar pelo Cliente para acompanhamento efectivo do projecto e
facilitadoresdosdiversoscontactosaefectuar
Ametodologiadegestoeexecuodivide-seemtrsvertentesfundamentais. Asaber:
GestodeProjectoeControlodeQualidade
Garanteaboaexecuodoprojecto, traduzidapelocumprimentodosobjectivosdoprojecto, cumprimentodeprazosesatisfaodas
expectativasdoCliente.
ConcepoeImplementaodosSistemasdeInformao
Aconcepo e implementao de umSistema de Informao deve seguir regras especficas demodo a que o resultado final obtido
sejaomaiscoincidentepossvel comosobjectivosestabelecidos.
GestodaMudana
imprescindvel introduzir diversosmecanismos quegarantamaendogeneizaodamudanaorganizacional deformaaminimizar os
efeitosdaresistnciamudana.
Metodologia de Gesto
CRONOGRAMA DE
TRABALHO
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CRONOGRAMA DE TRABALHO
Calendarizao das Fases
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Apropriao pelas
equipas da ENANA
Calendarizao Fases 12 semanas
Fase 2 - Identificao de
KPIspara os Processos
Fase 3 - Anlise de
Prticas de referncia
Fase 4 - Anlise das
QuickWins
Faz 1 - Levantamento
dos Processos
1sem
3 semanas
2 semanas
5 semanas
Fase 5 Redesenho dos
Processos
Fase 6 Webizaoe
Transferncia de
Conhecimento
2 semanas
5 semanas
*
Sesses de trabalho
para validao dos
resultados
Workshops para
afinao dos KPIs
Sesses de trabalho
para validao dos
resultados
Sesses de trabalho
para validao dos
resultados 2 semanas
EQUIPA
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EQUIPA
Cronograma da Equipa
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Direco do Projecto
Painel de Especialistas
Gesto do Projecto
ENANA
Direco Geral
CONSULT
Director Geral
ENANA
Coordenador
CONSULT
Gestor de projecto
Organizao do Projecto Responsabilidades
Gesto estratgica do projecto
Gesto operacional do projecto
Validao dos resultados intermdios e finais
Execuo das tarefas de acordo com o
planeamento
Elaborao dos resultados intermdios e finais
Consultores
Especialistas em
Reengenharia de
Processos
Consultores
Especialistas em
Sistemas de Informao
EQUIPA
Cronograma da Equipa
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A equipa de projecto, nos seus diferentes nveis hierrquicos, possui as suas competncias definidas,
constituindoumfactor determinanteparaacorrectaarticulaoeparaodesenvolvimentodoprojecto.
Funo Competncias
Steering
Commitee
Constitui a autoridade mxima do projecto, reunindo periodicamente com a Gesto de Projecto, de acordo
com os pontos de controlo definidos;
Realiza o controlo peridico do projecto e estabelece prioridades, decidindo sobre as questes de maior
importncia que ocorram ao longo do projecto;
Aprova os deliverablesdas vrias fases do projecto.
Gesto do
Projecto
Gesto da equipa de projecto em termos de coordenao dos vrios intervenientes e de execuo dos
trabalhos propostos;
Estabelece as directrizes de conduo do projecto em termos dos seus objectivos;
Intervm em aspectos decisivos.
Qualidade Reviso da qualidade dos contedos do projecto;
Apoio na execuo de actividades crticas do projecto;
Garantia do cumprimento dos prazos de execuo.
Equipa de
Projecto
Recolha e anlise da informao necessria ao desenvolvimento do projecto;
Produo dos contedos do projecto, de acordo com a metodologia de trabalho e cronograma definido.
CONDIES
FINANCEIRAS
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CONDIES FINANCEIRAS
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Paraaexecuoglobal dotrabalhoproposto, emtermosdequalidadeeprazosenvolvidos, osnossoshonorriosperfazemumtotal de USD
251.500 (DuzentoseCincaeUmMil eQuinhentosDlaresAmericanos).
Ovalor apresentadoinclui todososcustosdedeslocaoealojamentodaequipadetrabalhodaCONSULT, desdequerealizadosemLuanda;
Ovalor apresentadojinclui osimpostoslegaisemvigor emAngola;
Por formaaequilibrar oesforoadesenvolver nassemanasiniciaisdoprojecto, propomosaseguinteestruturadepagamentos:
30%dovalor total comaadjudicaodoprojecto;
30%dovalor nofinal doprimeiro msdetrabalho;
40%dovalor total comofinal doprojecto;
Por questesdendolelogsticaecontratualizaodeserviosexternos, aprimeirafacturadoprojectodeverser pagaaprontopagamento
coincidindocomadatadearranquedoprojecto.
Aliquidaodasrestantesfacturasdeverser efectuadanoprazode30diasteisacontar dadatadeemissodasfacturas.
Apropostaapresentadaservlidaduranteoprazode60dias.
APRESENTAO
CONSULT
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APRESENTAO CONSULT
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Definio
Entidade formadora, fundada em 1989,
reconhecida pelo Instituto Nacional de Emprego e
FormaoProfissional.
Competncias
Organizao e execuo das intervenes ou
actividades formativas junto dos seus Centros de
FormaoProfissional estrategicamentelocalizados
emLuanda, Benguela, Lobito, Huambo, Lubango e
Namibe.
Formadores
Grupo pluridisciplinar de especialistas no domnio
damacroeconomiaedapolticaeconmica, gesto
de projectos, sistemas de organizao e gesto de
empresasedeadministraoegestopblica.
APRESENTAO CONSULT
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mbitodostrabalhos
CONSULToria no domnio da Administrao
Pblica e na totalidade dos sectores
econmicos.
Capacidades
Actividade de CONSULToria prestada por uma
rede de colaboradores com elevada
qualificao tcnica e forte experincia
profissional internacional. Intervenestcnicas
no domnio da Auditoria, de forma autnoma
ou associada a empresas de prestgio
internacional.
APRESENTAO CONSULT
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readaGestoPblica
Actuamos a nvel da CONSULToria e da prestao
de servios de assistncia tcnica a entidades do
sector pblicoedosector empresarial doEstado.
Projectos
Planeamento estratgico das respectivas
actividades, desenvolvimento de operaes de
reestruturao e/ou adaptao a novas funes,
em modelos de optimizao de gesto e na
execuo, monitorizaoavaliaodeprogramase
polticaspblicas.
PrestaodeServiosdeOutsourcing
Solues de gesto integral e das funes
financeira e administrativa, onde rene uma
experinciaprivilegiada.
Sede Luanda Delegao Benguela Delegao Huambo
Rua Amilcar Cabral, 25 A Rua Comandante Kassange, 86 Rua Doutor Lacerda, 75 / 76
Luanda Repblica de Angola Benguela - Repblica de Angola Cidade Alta
T. +244 222 335 394 / 395 T. +244 272 234 667 Huambo Repblica de Angola
F. +244 222 335 396 F. +244 272 237 218 T. / Fax+244 241 220 246
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OBRIGADA