NORMA TCNICA NTC

COLOMBIANA 3369


1997-05-28




DOCUMENTACIN.
ELABORACIN DE SOBRES COMERCIALES










E: DOCUMENTATION. ADDRESSING A BUSINESS ENVELOPE.


CORRESPONDENCIA:


DESCRIPTORES: documento; sobre; documentos de
oficina.


















I.C.S.: 01: 140: 30

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)
Apartado 14237 Bogot, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435

Prohibida su reproduccin Primera actualizacin


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PRLOGO



El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional
de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.
La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica
est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo
caracterizado por la participacin del pblico en general.
La NTC 3369 (Primera actualizacin) fue ratificada por el Consejo Directivo el 97-05-28.
Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travs
de su participacin en el Comit Tcnico 000010 Elaboracin de documentos.
CADES
COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA
ICONTEC
SENA DIRECCIN GENERAL

SENA REGIONAL ANTIOQUIA - CHOC
SENA REGIONAL RISARALDA
SENA REGIONAL VALLE DEL CAUCA


ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.

DIRECCIN DE NORMALIZACIN





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DOCUMENTACIN.
ELABORACIN DE SOBRES COMERCIALES










1. OBJETO
Esta norma establece los requisitos para la elaboracin de sobres comerciales.

2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIN
2.1 DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
2.1.1 Sobre: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envo.
2.1.2 Destinatario: persona a quien va dirigido el contenido del sobre.
2.1.3 Espacio: distancia horizontal de escritura.
2.1.4 Etiqueta: rtulo que se adhiere al sobre.
2.1.5 Interlnea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensin se le denomina rengln.
2.1.6 Logotipo: smbolo que identifica a una empresa.
2.1.7 Membrete: inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurdica.
2.1.8 Modelo: esquema de distribucin de zonas que le permite a la empresa la diagramacin
de su papelera.
2.1.9 Razn social: nombre que identifica a una empresa o a una institucin.
2.1.10 Remitente: persona natural o jurdica que enva el contenido del sobre.
2.1.11 Rengln: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
2.1.12 Tercio: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre, de izquierda a derecha.
2.1.13 Zona: espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o
escritos.

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2.2 CLASIFICACIN
2.2.1 De acuerdo con su aplicacin comercial, se clasifican en:
Sobre oficio (con ventanilla o sin ventanilla)
Sobre para tarjeta
Sobre de manila
2.2.2 De acuerdo con su destino los sobres se clasifican en:
Local
Nacional
Internacional
2.2.3 Modelos
2.2.3.1 Modelo 1. Para efectos de diagramacin tiene tres zonas. En la zonas 1 y 2 se imprimen
los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para uso de la oficina de correo. (Vase la
Figura 1).
2.2.3.2 Modelo 2. Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3
se deja libre para uso de la oficina de correo. (Vase la Figura 2). Si se emplea este modelo, se
deben incluir en la zona 1 todos los datos necesarios para la identificacin del remitente.

3. REQUISITOS
3.1 ZONAS
3.1.1 Zona 1
Espacio destinado para la ubicacin de la razn social sigla o acrnimo, logotipo en caso de
tenerlo y NIT (opcional). Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde izquierdo del sobre y
entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. (Vase la Figura 1).
3.1.2 Zona 2
Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, fax, telfono, tlex, NIT (opcional)
direccin electrnica (E-mail) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales,
ciudad y pas. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente
puede abarcar todo el ancho. (Vase la Figura 1).
3.1.3 Zona 3
Espacio superior derecho que se deja libre para uso del correo. (Vase la Figura 1).

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3.2 DISTRIBUCIN DE LOS DATOS EN EL SOBRE
3.2.1 Partes
Para su distribucin el sobre se visualiza en tercios (vase la Figura 3) y se distribuyen de la
siguiente manera:
3.2.1.1 El tercio izquierdo se emplea para anotaciones tales como: CONFIDENCIAL,
PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, CONTIENE CINTA
MAGNTICA, CONTIENE MUESTRAS, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte
inferior del tercio.
3.2.1.2 El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
3.2.1.3 El tercio derecho, es para uso exclusivo de la oficina correo.
3.2.2 Datos del remitente
Se distribuyen segn el modelo seleccionado y constan de: razn social , sigla, o acrnimo,
logotipo en caso de tenerlo, direccin, apartado, fax, telfono, tlex, NIT (opcional) y otras
menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad, pas y direccin electrnica
(E-mail).
3.2.3 Datos del destinatario
Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de
acuerdo con el tamao del sobre, su distribucin debe ser armnica. Se dirige en forma
personalizada; si es imposible obtener el nombre, se enva al cargo del directivo responsable.
Estos datos se escriben a interlineacin sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones, (vase
la Figura 4), de la siguiente forma:
3.2.3.1 Tratamiento o ttulo acadmico, con mayscula inicial.
EJEMPLOS.
Seor
Seora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Economista
Cancillera
3.2.3.2 Nombre. Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida o con mayscula inicial;
de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

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EJEMPLOS.
Seor
LUIS CASTAEDA LONDOO
Seor
Juan Sebastin Rincn Pez

3.2.3.3 Cargo. Se escribe con mayscula inicial.

EJEMPLO.
Gerente General

Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos lneas para guardar
armona con los datos restantes. No se efecta separacin silbica.

EJEMPLO.
Economista
LAURA OBREGN LPEZ
Directora de Servicios
Administrativos y de Seguridad

3.2.3.4 Empresa. Se anota en la lnea siguiente al cargo, con la denominacin ms ampliamente
conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial y respetando las
denominaciones Ltda., S. A. y otras que pueda contener la razn social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn social se escriben en
mayscula sostenida. Con punto o no, segn lo haya registrado la institucin.

EJEMPLO.
A. J. P. (Alberto Jimnez Pino)
BCH (Banco Central Hipotecario)

Los acrnimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razn social
se escriben con mayscula inicial. Si se desean destacar, pueden digitarse en mayscula
sostenida.

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EJEMPLOS.
SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin)
CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano)

3.2.3.5 Direccin o apartado. Se utiliza una de las dos.
La direccin consta de una de las siguientes palabras: calle, carrera, avenida, transversal,
diagonal o circunvalar entre otras, sin abreviar y con su respectivo nmero; a continuacin el
nmero de la puerta. Se dejan dos espacios a mquina o tres en computador entre el nmero de
la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de nmero (No.). Se prescinde
del signo nmero (#).
Los primeros dgitos de la placa de la puerta corresponden a la calle, carrera y dems; los
siguientes se refieren a la distancia en metros de la esquina a la puerta. Estos ltimos se unen
con guin (-).

EJEMPLO.
Seora
Paola Tamayo Palacio
Jefa de Programa
Comercio y Servicios
Informtica Ltda.
Carrera 30 50-20

En la lnea de direccin, cuando sea necesario, se especifican claramente nmeros o letras de
oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros.
Si hay letras dentro de la nomenclatura, stas se escriben en mayscula, unidas al nmero,
puesto que forman un solo componente.

EJEMPLO.
Calle 50A 40S-25

Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Este, Oeste, Bis o nombres, es indispensable escribirla en
forma completa.

EJEMPLOS.
- Calle 12 1-17 Este,. Bloque C, 0ficina 505
- Carrera 26L D75-48
- Manzana 23 Casa 1
Urbanizacin Villa del Prado

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- Carrera 46 A No. 43 Sur-30

Bloque 17, Apartamento 1308

Nota. Para asegurar la entrega del sobre, la direccin debe escribirse clara y completa de acuerdo con la nomenclatura
de cada ciudad, preferiblemente separados con coma ( , )
El apartado se anota como un solo nmero. En este caso no se escribe la direccin. (Vase la
Figura 4).

EJEMPLO.
Ingeniero
Jos Miguel Cantillo Valencia
Jefe de Proyectos
Construcciones Ltda.
Apartado 50943

3.2.3.6 Destino. Puede ser local, nacional o internacional.
Local. Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad, de
preferencia en mayscula sostenida.

EJEMPLO.
Licenciado
GUILLERMO GARCA SNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnolgico
Calle 57 No. 43-19
PEREIRA

Nacional. Cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo pas, los nombres de
la ciudad y del departamento se escriben separados por coma (,) y de preferencia, en mayscula
sostenida. (Vase la Figura 5).

EJEMPLOS.
Doctor
FABIO ARIAS CAMPOS
Gerente General
Asesoras Financieras S. A.
Diagonal 44 A 41-74
SINCELEJO, SUCRE

Seora
Agustina Palomino Trejos

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Presidenta
Junta Accin Comunal
Vereda Altagracia
La Virginia, Risaralda
Nota. La capital de Colombia siempre se identifica como Santaf de Bogot D. C.
Internacional. Se tiene en cuenta:
La escritura de los datos, en el idioma oficial del pas de destino o en ingls, a interlineacin
sencilla.
El nombre del destinatario, en mayscula sostenida o con mayscula inicial.
En la direccin se respetan la nomenclatura y los trminos del pas de destino tales como casilla,
cajn, P.O. Box, Postfach, entre otros.
El pas de destino, se anota en el mismo rengln de la ciudad o en el siguiente, dependiendo de
la extensin de los datos, de preferencia, en mayscula sostenida y en espaol para asegurar el
despacho.

EJEMPLO.
Mr. Ralph Geere
General Manager
IBM International
22 Marion Ave. Hartsdale
New York 10530
ESTADOS UNIDOS DE AMRICA
Seora
Erika Neuwald
Obteilungsleister
VOLKSWAGEN
6450 Manau
Grinap St 3 0618
FRANKFURT, ALEMANIA
Nota. Para los sobres con ventanilla se deben seguir las indicaciones de la NTC 3393.
3.3 ASPECTOS GENERALES
3.3.1 Se recomienda que el sobre oficio coincida en color, calidad y diseo con la papelera.
3.3.2 Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.
3.3.3 Para el diseo de sobres grandes, se deben respetar las zonas, con la posibilidad de
aumentar sus medidas horizontales y verticales, en armona con el tamao.
3.3.4 El tamao del sobre, para envo de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces.
3.3.5 Para una mejor distribucin en los sobres de manila, a partir del tamao carta, se
recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida, a interlineacin de uno y
medio.

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3.3.6 La impresin o escritura de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres
de manila, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este ltimo caso se deja la solapa
hacia el lado derecho. (Vase la Figura 6).
3.3.7 En las empresas que manejan el correo centralizado se recomienda escribir en el sobre,
el nombre o cdigo de la dependencia remitente, debajo de los datos de la zona 1.
3.3.8 Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el nmero telefnico del
destinatario en el rengln anterior a la ciudad y el del remitente debajo de los datos de la zona 1.

EJEMPLO.
Doctora
Johana Mosquera
Gerenta General
Solicitudes Ltda.
Avenida Caracas 18-53
Telfono 253 21 38
Santaf de Bogot

3.3.9 Al utilizar etiqueta, sta se adhiere centrada en el segundo tercio del sobre y se
recomienda que tenga el tamao apropiado para escribir los datos completos del destinatario. Si
la extensin de las lneas sobrepasa el tamao de rtulo, los datos se pueden agrupar.

EJEMPLO.
Seor Felipe Solrzano M.
Gerente Inversiones Ltda.
Calle 29 49-21 Oficina 305
Barrancabermeja, Santander

3.3.10 La solapa del sobre se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al
documento que contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metlico alguno.

4. APNDICE
NORMAS QUE SE DEBEN CONSULTAR
NTC 3393: 1996, Documentacin. Elaboracin de cartas comerciales.



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Figura 1. Distribucin de zonas, en sobre oficio. Modelo 1.




Figura 2. Distribucin de zonas, en sobre oficio. Modelo 2.

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Figura 3. Esquema de distribucin de los datos del destinatario en sobre oficio





Figura 4. Esquema de indicaciones para el destinatario en sobre oficio


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Figura 5. Esquema sobre completo tamao oficio




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Figura 6. Ejemplo. Sentido de escritura en el sobre de manila