EL ESTUDIO DEL TRABAJO EN LOS

SISTEMAS DE PROCEDIMIENTO DE
OFICINAS

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Indice
1. Conceptos
2. Diagramas de procedimientos
3. Conceptos generales de diagramas
4. Mtodos para formular diagramas
5. Simbologa Bsica
6. Formatos para captura de informacin
1. Conceptos
El concepto de sistema
Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y mtodos), relacionados entre s, que
contribuyen a realizar una funcin. Un sistema se compone:
Elementos fsicos:
-Formas
-Reportes
-Equipo
-Material
-Papel
Elementos de informacin:
-Datos
-Archivo de datos (memoria)
-Instrucciones, cmo hacerlo?
-Procedimientos, qu hacer y cmo hacerlo? (mtodo)
-Medidas evaluaciones-comparaciones
Elementos humanos:
-Quin
-Acciones tomadas
-Conexiones-interrelaciones
Un sistema es una red de procedimientos relacionados entre s y desarrolla- dos de acuerdo
a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa.
El concepto de procedimiento
Un procedimiento puede considerarse como la sucesin cronolgica y secuencial de
operaciones concatenadas entre s, que se constituyen una unidad, en funcin de la
realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de
aplicacin.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacin de
tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos y la aplicacin de
mtodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las
operaciones.
Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre s por un conjunto
de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de
una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de nmina,
adquisicin de mobiliario, seleccin y contratacin de personal, control de existencias de
medicamentos, etctera.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. El conjunto de procedimientos
tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisicin y
enajenacin de bienes, sistema de mantenimiento, sistema de contabilidad y control
presupuestal, sistema de administracin y desarrollo de personal, etctera.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se
refiere especficamente a cmo un empleado ejecuta una determinada actividad en su
trabajo. Ejemplos: la capacitacin de personal, la desconcentracin de facultades, la
implantacin de un sistema, etctera.
Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad especfica. Una actividad
especfica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplos:
hacer una visita mdica, recibir correspondencia, elaborar pedidos, etctera.
El concepto de simplificacin del trabajo
Es el uso organizado del sentido comn para encontrar formas ms fciles y mejores de
realizar una tarea.
La simplificacin del trabajo posibilita la racionalizacin de las tareas, lo que permite el
abatimiento de costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de
nuestros recursos y de los interesados en la empresa.
La simplificacin del trabajo presupone el mejor mtodo de trabajo" el ms fcil;
proporciona tambin un enfoque organizado que no slo hace que la supe- racin personal
sea ms fcil, sino que adems se ajusta como una modalidad conveniente y continua.
De los ndices parciales, el ms usado es el de la productividad del trabajo, el cual relaciona
la produccin obtenida durante un periodo determinado, respecto a los recursos empleados
para ello. Tambin puede expresarse como el nmero de bienes o servicios producidos por
cada empleado. La unidad de medida en la duracin del trabajo puede ser de una hora, un
da, un mes, un ao, etctera.
2. Diagramas de procedimientos
En la generalidad de las empresas la falta principal es el descuido de la administracin para
aplicar en su totalidad los principios de organizacin a los mecanismos de crecimiento de la
empresa Como hemos asentado en el captulo anterior, los rganos (unidades
administrativas) son responsables de ejercer las atribuciones que de- terminan las
disposiciones legales respectivas, de las cuales se derivan tanto funciones como sistemas y
procedimientos de trabajo.
La multiplicidad de funciones y el crecimiento de las operaciones, tanto en empresas del
sector oficial como del privado, inciden en la proliferacin de procesos funcionales
(crecimientos acelerados) que requien grandes cantidades de recursos humanos, materiales
y financieros que generalmente conducen a zonas de empautamiento para el mejoramiento
de la capacidad de produccin de bienes o servicios frente a los consumidores y los
clientes.
La permanente revisin de los sistemas, estructuras y procedimientos por las unidades
responsables del mejoramiento administrativo permitir conocer de manera integral la
operacin de la institucin o de cualquier unidad administrativa.
La presentacin de procedimientos aislados no permiten conocer de manera integral la
operacin de la empresa o de una de sus partes (unidad administrativa) y el reconocer la
deficiencia en la calidad de los servicios prestados, y la necesidad de identificar problemas
y dificultades administrativas que se presentan en el cotidiano que hacer institucional, en
mucho obedece a la ausencia de procedimientos redactados y a su representacin
(graficacin); de aqu la necesidad de agrupar- los en forma ordenada en un solo documento
denominado "Manual de procedimientos".
El estudio de procedimientos tiene diferentes matices, tema que es tratado ampliamente en
otro captulo de la obra; sin embargo, es importante destacar que una vez que se ha
recabado, integrado y analizado la informacin materia del estudio, se proceder a la
graficacin de los procedimientos. La representacin de los procedimientos sujetos a
estudio, puede ser ms o menos compleja, segn sea la tcnica de diagramacin y el objeto
o mbito de aplicacin de los mismos.
3. Conceptos generales de diagramas
La representacin por medios grficos es para la profesin de sistemas lo que un sistema
numrico es en el campo de las matemticas; es decir, un lenguaje abreviado que permite
entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos.
La elaboracin de diagramas no es la nica responsabilidad de la funcin de sistemas, sino
la parte integral de la actividad de casi todas las tcnicas profesionales, el recurso en el que
puede confiarse para simplificar y presentar con claridad miles de contextos diferentes.
El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas
que son: estudio, diseo y presentacin.
Estudio de los diagramas
La fase del estudio de sistemas es la investigacin original de los procedimientos actuales.
En esta etapa el examen se refiere a la forma en que se est ejecutando el trabajo. La
informacin que el analista necesita debe ser correcta y completa. Una vez que el analista
ha recopilado toda la informacin, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso
sencillo que transformar la enorme mezcla de detalles sin conexin que ha reunido en un
sencillo mapa-ruta que seala por completo los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, por medio del cual el analista ha conocido el
procedimiento. Una parte muy importante de ese conocimiento es que al ver cmo se
ejecuta el trabajo, se llega a comprender una gran parte del porqu.
Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido
una simple investigacin, ahora empieza a marcar el rumbo; principia a sealar las reas en
que es mayor la posibilidad de mejora.
Estas dos fases, comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del mejor camino
para la accin futura, constituyen el valor ms preciado que se deriva del uso de las
grficas.
Diseo de diagramas de procedimiento
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el punto
crucial de una asignacin de sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos nuevos, el equipo,
las nuevas formas, en una palabra, el sistema nuevo en s mismo. Los diagramas de flujo
que fueron trazados en la fase del examen, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben
seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fue- ron sealados. Los campos en los
que se duplican los esfuerzos, o se gastan sin necesidad aquellos en los que las rutas son
difciles y otros puntos de mejoramiento similar se investigarn minuciosamente.
Los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirn
en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrar la representacin
administrativa.
Presentacin de los diagramas
La fase de presentacin del trabajo se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o
grficas escogidos y ejecutados con el (mico propsito de explicar a la administracin
cmo trabaja el antiguo sistema y por qu y de qu manera debe mejorarse. En este punto
los efectos del anlisis de los sistemas son acumulativos. Todo el esfuerzo que se emple ha
constituido este punto cumbre: la aceptacin o el rechazo del plan que se propone. La
decisin puede basarse en detalles pequeos, por ejemplo, el recurso que se ha dado a una
copia o forma en particular. Si el especialista en sistemas ignora su destino, esta falta de
conocimiento podr ser tomada por la administracin como indicio de que el estudio ha
sido conducido muy deficientemente. Esta conclusin debilitar la confianza en la
presentacin total.
4. Mtodos para formular diagramas
Planeacin y evaluacin
Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados proceden en su iniciacin de una planeacin
cuidadosa y de una valoracin continua conforme adelanta el trabajo. Por lo que se refiere a
los diagramas, la planeacin es la forma de decidir cules se adaptarn mejor a la
asignacin y realizacin de los fines que se desean y qu informacin debern contener
dichos diagramas. Debe determinarse cul es el enfoque ms expedito y menos costoso, que
armonice con la ejecucin de un trabajo comprensible.
La evaluacin es el proceso de la adaptacin y esto debe aplicarse continua y
conscientemente conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operacin
que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepcin, depende en cierto grado y por lo
que se refiere al enfoque, de mtodos de tanteo. El analista continuamente debe valorizar
sus mtodos actuales y sus resultados, comparndolos con los propsitos finales de historia.
Este ser afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.
Cundo hay que hacer diagramas
Durante la fase de la investigacin de un estudio, el analista deber interesarse
primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un
procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique
el tamao y el nmero de hojas en las que se acomodarn los diagramas, haciendo a un lado
dibujar directo de las informaciones verbales.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye
un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que
la entrevista progrese ms rpidamente, ya que las operaciones pueden describirse en
menor tiempo usando smbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la
entrevista con orden y lgica; finalmente el diagrama-borrador sirve para indicar los puntos
en que se han omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quiz encuentre
til asociar cada smbolo de las grficas con una lista de comparaciones y de preguntas
acerca de la clase de informes que l necesita. Por ejemplo, el smbolo del archivo podr
llevar preguntas como stas: Archivado por quin? Retenido por cunto tiempo? En qu
orden? Cuntos al mes? Qu clase de archivero est usando?
En la prctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas
escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas.
El arte de entrevistar mejora con la prctica y el conocimiento y, con frecuencia, el analista
experto usa, o deja de usar la tcnica de diagrama-borrador, acomodndose a las
circunstancias del momento.
5. Simbologa Bsica
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico inconsistente o no convencional
trasmitir un mensaje deformado o ser ineficaz para la comprensin del proceso que se
pretende estudiar. De ah la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos a los
que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir tambin en
determinadas reglas en cuanto a su aplicacin.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos
convencionales de las grficas (figura 6.1), a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido
esta simbologa, en el trabajo de diagramacin administrativa es limitada, porque no ha
surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologa (figura
6.2) para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrnico de
datos (EDP) con el propsito de representar los flujos de informacin, de la cual se han
adoptado ampliamente algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de flujo
dentro del trabajo de diagramacin administrativa.
Clasificacin De Los Diagramas
La bibliografa de la profesin de sistemas menciona un apreciable nmero confuso de
tipos de diagramas y combinaciones de tipos designados por sus autores para ajustarse a
una gran variedad de asignaciones para hacer diagramas. Sin embargo, pueden clasificarse
los empleos bsicos de los diagramas que, solos o combinados, son la razn fundamental de
los numerosos tipos de diagramas que existen.
a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.
b. Diagramas arquitectnicos, para representar un bosquejo de terrenos fsicos.
c. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquas de autoridad,
responsabilidad y funcin.
d. Diagramas estadsticos, para resumir las relaciones numricas y cronolgicas.
Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razn fundamental de los tipos
mencionados y sus objetivos, se facilita la presentacin de las diversas clases de
diagramas de sistemas, si se verifica en funcin del campo que describe cada tipo.
Las descripciones que siguen pertenecen a tres categoras.
e. Diagrama de flujo. Se refieren, bsicamente, al flujo de operaciones e incluyen
grficas que se relacionan con el manejo de formas, as como diagramas lgicos
relativos a programas de computadoras.
f. Grficas de organizacin. Se refieren a las relaciones del personal.
g. Grficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes
mencionados.

Convencin para trazar los diagramas
a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
b. 1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que prepar el diagrama.
4. Nmero de personas o puestos involucrados.
5. Nmero de pasos.
c. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de
los pasos.
d. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las
formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la claridad,
esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
e. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas
dimensiones.
f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo
negro en la esquina inferior derecha.
g. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente el nombre de la
forma en cada paso que aparezca.
h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usar el nmero
uno; las siguientes copias tendrn numeracin ascendente.
i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
j. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos, El
movimiento se representa por una sola lnea.
k. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de
una lnea para cada forma o grupo de formas.
l. La secuencia se muestra haciendo que las lneas de transportes tengan una ligera
tendencia hacia abajo.
m. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los
rectngulos, de arriba hacia abajo.
n. Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin del
mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin.
o. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la informacin.
Presentacin de las formas en el diagrama
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta donde
sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala. Indicando en la
parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la esquina superior y
al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina superior derecha, el nmero
de la copia en cuestin. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo
tamao, forma o nombre, o ambos, es conveniente usar un nmero para
identificarlas
En caso de tener muchas copias, deben presentarse as.
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
Si se tiene una alternativa, se traza una lnea horizontal y se anota con un lpiz
usando para toda la grfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la
lnea.
En el extremo de la lnea se desarrolla la alternativa, pero usando un lpiz de color
distinto que permita diferenciar los dos caminos; si slo se tuviera un color,
entonces sese lnea de puntos o ms clara.
En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella
que ocurre ms frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por separado para
evitar confusiones y obtener mayor claridad.
Para representar dos o ms alternativas que se originen en un proceso se usar el
smbolo.
c. Si una forma se destruye se representa de este modo.
d. Si las lneas tuvieran que encontrarse entre s, se usar la siguiente convencin
e. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar con
la ms alejada para evitar que se crucen.
f. Toda forma debe mostrar cual fue su origen.
g. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con ello
se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja
o a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el plinto en que se
cort el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
Requisitos para diagramar
Es necesario que todo diagrama rena las siguientes caractersticas:
Sinttica
La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumido en pocas
hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto, dejan de ser
prcticos.
Simbolizada
La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos
evita y los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin. La
razn primordial para el empleo de smbolos es que stos estandarizan las actividades,
"encasillndolas" en grupos compactos de actividades similares.
De forma visible a un sistema o un proceso
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad
de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa
area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar
estos rasgos o detalles principales.
A continuacin se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que estn presentes los
smbolos que con ms frecuencia se utilizan, as como su aplicacin.
La redaccin empleada trata de clasificar al mximo el entendimiento del flujo del proceso;
sin embargo, en la prctica se procurar que las anotaciones sean lo menos extensas
posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada a los problemas que se presentan en la
tcnica de diagramacin, resulta sencillo el desarrollo de un diagramado; as pues, se
recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta tcnica,
llevando a la prctica el diagramado de algn proceso que se conozca; una vez realizado,
debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles.
6. Formatos para captura de informacin
La recopilacin de la informacin para el diseo o mejoramiento de los procedimientos se
realiza generalmente a travs de:
-La investigacin documental.
-La encuesta.
-La observacin.
Para una mayor amplitud de esta etapa, conviene revisar el captulo "Comprensin dcl
sistema actual ".
Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la informacin
deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y
separadas por captulos. Este medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos
econmicos y tiempo; sin embargo, la calidad de la informacin que se obtenga depender
del diseo y la presentacin que se d a los cuestionarios.
Las tcnicas de entrevista, observacin directa, muestreo (tablas de muestreo), tambin son
tratadas con amplitud en la segunda parte de la obra.
Una vez que se ha recabado la informacin de las reas involucradas en el estudio se
procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las
operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las reas que intervienen y los
formatos que se utilizan.
El formato anexo 1, "Recopilacin de informacin del procedimiento".
En este formato, se presenta en forma grfica la secuencia en que se realiza un trabajo, en el
que intervienen varias personas a un grado de detalle que incluye actividades de tercer
nivel.
Se refiere paso a paso al conjunto de actividades que se realizan en una estacin de trabajo.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.
a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
b. El tipo de operacin mediante un smbolo.
1. Operacin.
2. Transporte.
3. Inspeccin
4. Demora
5. Almacenamiento.
a. El tiempo neto en que se realiza la operacin.
b. El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
c. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
d. Iniciacin en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
e. Terminacin en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.
Para cumplir con el contenido de un manual de procedimientos, es necesario contar con
formatos especiales para documentar los objetivos, polticas, donde se transcribirn en
forma clara, sencilla y directa cada uno de estos preceptos, el anexo 2 cumple con el
cometido. Para la descripcin literaria del procedimiento se utilizar el anexo 3, en el cual
se describirn cada una de las operaciones que lo componen, quien ejecuta los traslados de
documentos, las instancias administrativas que deben cubrirse y los productos y salidas que
se generen. Finalmente, para graficar un procedimiento se muestra un formato
convencional que puede ser utilizado para un diagrama de formato horizontal (anexo 4).
La utilizacin de formatos para la captura y / o presentacin de los procedimientos tal y
como estn operando, generalmente es convencional y se adapta a las caractersticas y
naturaleza de las empresas. En el caso, por ejemplo del sector pblico, para documentar un
trmite o servicio la forma puede variar. A manera de ejemplo se presenta un servicio que
otorga el Servicio Postal Mexicano y que se identifica con un trmite que debe seguir el
usuario que requiera un apartado postal". El anexo 5 describe con detalle las operaciones
del procedimiento.





Autor:

Jose Avilez

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