Los Sistemas Integrados de Gestion y Las Organizaciones Ver 6a - Introduccion

LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE
GESTIN Y LAS ORGANIZACIONES

Cra. Beatriz Pereyra
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Junio 2013

Contenido
Introduccin ............................................................................................................................................ 2
Captulo 1 Concepto de sistemas de informacin .................................................................................. 6
Captulo 2 Sistemas Integrados de Gestin SIG ................................................................................... 12
Captulo 3 Formas de integracin de los datos en sistemas de informacin informticos .................. 16
Captulo 4 Requisitos de deseables de los SIG ...................................................................................... 19
Captulo 5 Lecciones aprendidas. Exitos y fracasos en la implementacin de los SIG .......................... 23
Bibliografa ............................................................................................................................................ 26

1
Especialista en Entornos Virtuales de Aprendizaje por OEI (Organizacin de Estados Iberoamericanos),
Contadora Pblica por la Universidad de la Repblica.
LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN Y LAS ORGANIZACIONES

2

Introduccin

Hoy por hoy estamos acostumbrados a utilizar siglas, cada vez ms, en parte para abreviar
tiempo, en parte para manejar cierta privacidad y tambin, hay que decirlo, como una forma
de marketing.
Entonces, la realidad es que con tantas siglas creamos confusin. En general, cada sigla se
presta a mltiples interpretaciones, dependiendo en qu contexto se utilicen. Tambin
ocurre que no hay consenso en su utilizacin y nunca falta quienes le dan a la misma sigla
nuevas interpretaciones.
Las siglas SIG y ERP son parte del manejo corriente y confuso de interpretaciones.
SIG, en el contexto de empresas y organizaciones, puede tener cualquiera de los siguientes
significados:
Sistema Integrado de Gestin
Sistema de Informacin Gerencial
Soluciones Informticas Globales
Sistema de Informacin Geogrfico
Significan lo mismo los tres primeros? Slo el cuarto ejemplo es bien diferente. Los tres
primeros pueden o no ser lo mismo, dependiendo de qu se entienda por cada frase, lo cual
complica ms la adecuada interpretacin.
A su vez, ERP puede tener estos significados:
Enterprise Resource Planning
Planificacin de los recursos Empresariales
Sistema Integrado de Gestin
A veces, las traducciones de un idioma a otro generan ms confusin que el uso de frases
equivalentes.
Por otra parte, qu significa integrado? Segn el Diccionario de la Real Academia
Espaola, proviene de integrar, que es: 1) Dicho de las partes: Constituir un todo, 2)
Completar un todo con las partes que faltaban, y 3) Hacer que alguien o algo pase a formar
parte de un todo.

Los sistemas de informacin no son aislados, independientes. Siempre estn relacionados a
algo, porque por su propia definicin, sirven a un propsito. Por lo tanto, tienen algn grado
de integracin, de ser parte de algo. Por otra parte, todo sistema de informacin est
formado por subsistemas de informacin. Por lo tanto, hay integracin.

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Nosotros utilizamos el trmino de integrado, en sistemas de informacin, cuando estn
vinculados diferentes sistemas informticos que atienden distintas reas de la organizacin,
como ser ventas, contabilidad y recursos humanos.
Por definicin, decimos que estn integrados cuando la misma informacin es ingresada al
sistema una sola vez y se trabaja con una base de datos nica. Por ejemplo, una venta se
registra al hacer la misma y automticamente se genera la factura y se actualiza la
contabilidad, a la vez de acumularse la comisin por ventas de quien hizo la venta,
actualizndose el stock, etc.
Al trabajar con un SIG las transacciones requeridas se procesan al momento y toda la
informacin queda actualizada. No hay desfasajes en el tiempo, no hay que preocuparse
por asegurar que una operacin quede reflejada en las diferentes secciones de la
organizacin. Asimismo, la gerencia puede conocer al momento la situacin de la empresa
y no en forma histrica ni dependiendo de terceros que elaboren la informacin.
De aqu que se usen en forma equivalente sistema integrado de gestin, sistema de
informacin gerencial o solucin informtica global.

Base de datos nica
En la identificacin de qu es un SIG se mencion que trabaja con una base de datos nica.
Hay que tener cuidado con la adecuada interpretacin de lo expresado. Por ejemplo, una
base de datos nica no implica que los datos estn fsicamente en un solo lugar, pues la
base de datos puede ser distribuida. Tampoco implica que est dentro de la organizacin.
Puede estar en un Data Center. Tambin puede estar en la nube (cloud computing).

Interoperabilidad
Hoy en da, manejar todos los datos en una base de datos nica es una complejidad
importante. La cantidad de datos (campos) que se manejan hoy en da es muy grande. Que
un mismo dato est en diferentes bases de datos de la misma o diferentes organizaciones
es una duplicacin innecesaria de datos. Esta duplicacin genera problemas de adecuada
actualizacin. Surge as la interoperabilidad, que se da cuando sistemas heterogneos
comparten datos.
La interoperabilidad resuelve el problema de duplicacin de datos a la vez de permitir que
sistemas de informacin en diferentes plataformas y de diferente tecnologa, se puedan
entender entre s. Lo que se hace es que los sistemas dialoguen entre s, en tiempo real,
solicitando datos y entregndolos.
A modo de ejemplo, la interoperabilidad funciona cuando cargamos datos en un formulario
WEB, donde puede haber datos que se solicitan y se despliegan, donde unos son del propio
sistema y otros son de sistemas externos, como pueden ser BPS, MTSS u otras fuentes, sin
que el usuario lo perciba. Los datos que se intercambian pueden estar en cualquier parte del
mundo.

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Una forma de resolver la interoperabilidad es a travs de web-services, donde se define un
protocolo de pedido y entrega de datos entre diferentes sistemas de informacin, a travs de
Internet, con apropiada seguridad.

Qu soluciones son SIG?
La integracin puede ser en parte, de dos o ms sistemas de informacin. Abarcar todos los
sistemas que hay en una organizacin suele ser poco frecuente, salvo en organizaciones
tpicas, simples. Esto agrega complejidad a qu es un SIG, pues siempre habr quien diga
que no lo es, porque quedan partes excluidas. Y es uno de los motivos de crtica a los SIG,
de los muchos que tiene.
Por SIG se entiende un conjunto muy amplio de sistemas informticos, que no se limitan a
los que entendemos en este texto. Por ejemplo, SIG son los WF - workflow, los CRM
Customer Relationship Managemente, los Expedientes electrnicos, ... y los BPMS. BPMS
es un SIG porque integra los procesos de negocio de la organizacin.

BPMS y SIG/ERP
BPMS y SIG/ERP son muy diferentes y atienden a enfoques diferentes de una organizacin.
No es uno mejor o peor que otro, uno no es ms o menos costoso que otro y los tiempos de
puesta en marcha tampoco son aspectos diferenciadores. Los promotores de una u otra
solucin argumentarn que una es ms rpida de poner en marcha o ms econmica,
cuando en los hechos no es el factor determinante.
El SIG/ERP es la solucin cuando en la organizacin lo que se busca es resolver el manejo
de los datos de forma integral. En cambio, en organizaciones orientadas a procesos de
negocio, la solucin es BPMS. La eleccin de una u otra solucin depende de la
complejidad, los procesos, la organizacin y su cultura.

Junio 2013, Simn Mario Tenzer.

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Realizadas las precisiones anteriores, en el Captulo 1 presentaremos el concepto de
sistemas de informacin, para en el Captulo 2 abordar el concepto de sistema integrado
de gestin (SIG).

En el Captulo 3 sealaremos las principales formas de integracin de los datos, as
como las principales ventajas y desventajas de cada alternativa.

En el Captulo 4 enunciaremos los requisitos deseables en un SIG a fin de cumplir con las
necesidades bsicas de informacin de las organizaciones.

Finalizaremos con el Captulo 5 Lecciones aprendidas. xitos y fracasos de los SIG.

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Captulo 1 Concepto de sistemas de informacin

Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas entre s que tienen un objetivo en
comn. Encontramos sistemas en la naturaleza (por ejemplo: sistema solar, cuerpo humano)
y sistemas creados por el ser humano (por ejemplo: sistemas sociales, sistemas de
informacin).

Las organizaciones realizan mltiples transacciones que se respaldan con comprobantes.

Abordaremos el concepto de sistema de informacin mediante un ejemplo.

Una tienda compra a diversos fabricantes prendas de vestir de femeninas, masculinas y de
nios para revenderlas con una utilidad a los clientes en las modalidades de ventas al
contado y a crdito. Contrata personal para ventas y administracin del negocio. Maneja
cuentas bancarias para depositar la cobranza de sus clientes y emitir cheques para el pagos
a los proveedores de las prendas de vestir, pagos a DGI por impuestos, aportes a la
seguridad social del BPS, gastos generales, etc.

A continuacin se visualiza una lista de los principales comprobantes que pueden
utilizarse para documentar las transacciones que realiza esta organizacin.

Figura1.1 Comprobantes de respaldo de las transacciones (Elaboracin propia en base a imgenes libres de Internet)

La organizacin del ejemplo dispone fundamentalmente dos opciones para la registracin
de los comprobantes de respaldo de las transacciones:

Compra de productos y servicios

Nota de pedido
Remito
Nota de Dbito del proveedor
Nota de Crdito del proveedor
Factura del proveedor
Recibo
Contratacin de Personal
Contratos de trabajo
Registro de entradas y salidas del personal
Planilla de liquidacin de haberes
Recibos de pago de sueldos
Pago de aportes a la seguridad social
Cuentas bancarias
Cheques
Depsitos
Nota de Dbito
Transferencia bancaria

Venta de productos
Boleta contado de la empresa
Factura crdito de la empresa
Nota Dbito de la empresa
Nota de Crdito de la empresa
Recibo de la empresa

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a) Sistema de Informacin manual
b) Sistema de informacin informtico

a) Sistema de Informacin manual

Cada comprobante dar origen a un asiento contable en libros manuales. Supongamos que
se compra un bien de uso a crdito por 1750 IVA 22% incluido, que se registrara en el Libro
Diario de la siguiente manera:

1434,43
315,57
Bienes de uso
IVA compras (22%)
Acreedores por Compras

1750
Fig.1.2 Asiento manual por compra de bien de uso

b) Sistemas de informacin informtico

Contamos con un sistema de informacin informtico cuando los empleados /funcionarios de
la organizacin utilizan recursos tales como equipamiento informtico (hardware) y
programas (software) para procesar la informacin contable.

En caso que se cuente con un sistema de contabilidad informtico o computarizado (tambin
denominado software o paquete contable), los datos de los comprobantes se ingresan en el
sistema, ste los procesa y emite salidas del sistema tales como libro diario, libro mayor,
balances, estados contables, entre otros informes posibles. Estos informes son utilizados
por los diferentes usuarios internos (empleados) y externos de la organizacin (clientes,
proveedores, bancos, accionistas, inversores, organismos de control tales como DGI, BPS,
MTSS, etc.)


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Figura 1.3 Paquetes contables (Elaboracin propia)

Figura 1.4 Datos, proceso e informacin

El funcionamiento tpico de un sistema de informacin consiste en ingresar datos,
procesarlos y como resultado final obtener informacin. Si bien en el lenguaje coloquial
podemos utilizar datos e informacin como sinnimo, en sentido estricto son conceptos
diferentes. La informacin es el resultado del procesamiento de datos. Informacin son
datos sometidos a un determinado proceso (clculos, ordenamiento, control, dependiendo
del caso).


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El software que se utilizar en el curso, Open ERP es un sistema integrado de gestin libre
que cuenta con varios mdulos.

A continuacin se presenta la pantalla principal de Open ERP, en la que se visualizan los
conos correspondientes a Purchases (Compras), Almacn, Contabilidad y
Configuracin, que son los mdulos que ha instalado el usuario.

Fig. 1.5 Pantalla Principal Open ERP

En el mdulo Purchases (Compras) se ingresa un presupuesto, que se valida y transforma
en pedido y una vez confirmado se genera una factura de proveedor. Cuando el usuario
valida la factura, se registra automticamente en la Contabilidad.

Figura 1.6 Confirmacin de Factura de proveedor

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Figura 1.7 Diario de Comprobantes generado por el sistema

La factura cuando es validada en el mdulo contabilidad se registra en el Diario de
Comprobantes y en el Libro Diario.

Figura 1.8 Libro Diario generado por el sistema


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Una ventaja de los sistemas integrados es que una vez que se ingresa los datos del pedido,
tanto la factura como el recibo surgen automticamente y se origina el Libro Diario, Mayor,
Estado de Situacin Patrimonial, entre otros informes contables y de gestin.

En el ejemplo anterior se visualiz que el sistema procesa datos de entrada (solicitud de
pedido) y obtiene diferentes informes de salida (Balance, Libro Diario, etc.).
En forma similar al pedido de compra, es posible registrar una factura de un cliente en el
mdulo de Ventas, o un pago de salarios en el mdulo de RRHH. Desde estos mdulos se
generan automticamente los asientos en la Contabilidad.

Figura 1.9 Los comprobantes se ingresan en los subsistemas y generan automticamente asientos en la Contabilidad.
(Elaboracin propia)

Contabilidad
Ventas
Compras
RRHH

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Captulo 2 Sistemas Integrados de Gestin SIG

El uso de la informtica para el registro de las transacciones puede dar lugar tanto a
sistemas de informacin integrados como no integrados, tema que abordaremos a
continuacin.

Un tipo particular de sistema informtico son los Sistemas Integrados de Gestin (SIG o
ERP).

Un Sistema Integrado de Gestin (SIG) es un software de aplicacin de uso especfico
que se compone de varios mdulos (tambin llamados sistemas, o subsistemas del sistema
completo) que operan coordinadamente, tales como Ventas, Stock, Compras, Sueldos,
Fondos, Activo Fijo, Presupuesto o Flujo de Fondos, y Contabilidad, entre otros posibles.
Las transacciones tales como ventas, compras, emisin de cheques, etc. se procesan en los
respectivos mdulos y a travs de un procesamiento (automtico o realizado por el usuario,
segn el caso) se integran los asientos respectivos al mdulo de Contabilidad. Se trata de
sistemas que si bien proporcionan informacin contable (libro diario, mayor, estados
contables) tambin aportan informacin para gestin, permitiendo la toma de decisiones en
diferentes niveles de la organizacin (operativo, tctico y gerencial).

Una de las caractersticas de los sistemas es que contienen otros sistemas o subsistemas.
Los paquetes contables son uno de los subsistemas que habitualmente encontramos en los
SIG, junto con otros que aportan informacin para la gestin. Es posible que la organizacin
cuente adems con un subsistema de ventas, compras, recursos humanos, entre otros. En
este caso contabilidad, ventas, compras, recursos humanos, sern subsistemas del sistema
de informacin de la organizacin. Los subsistemas tambin se denomina mdulos o
simplemente software.

Figura 2.1 Sistema de informacin y subsistemas (Elaboracin propia)

Los SIG han sido concebidos tomando en cuenta diversas relaciones que vinculan entre s
a los subsistemas. Por ejemplo para realizan un cobro de las facturas de los clientes en el
Sistema de
Informacin de
la organizacin
Ventas
Contabilidad
Compras
Recursos
Humanos

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Subsistema de Finanzas consultamos las facturas ingresadas en el subsistema de Ventas, a
su vez el recibo de cobro se registrar en el subsistema de Contabilidad. En diferentes
instalaciones, de acuerdo a las necesidades especficas, puede usarse un solo mdulo, en
forma independiente, o varios de ellos juntos, no necesariamente todos los que figuran en el
grfico.

Los mdulos comparten archivos e intercambian datos entre s. Por ejemplo, el archivo de
mercadera recibe las altas del mdulo compras y las bajas del mdulo de ventas.
Ambos mdulos utilizan para las transacciones e informes la misma base de datos. Las
denominaciones de los subsistemas pueden variar entre los diferentes productos
informticos. En la figura se presentan algunos subsistemas a modo de ejemplo, con
algunas de la relaciones posibles, ya sea compartiendo o intercambiando informacin.

Figura 2.2 Relaciones entre los subsistemas de informacin (Elaboracin propia)

A continuacin veremos algunos subsistemas que habitualmente encontramos en los SIG
ventas, compras, stock o produccin, sueldos o remuneraciones, activo fijo, fondos,
contabilidad, presupuesto.

-Ventas permite definir clientes, procesar los pedidos, remitos, facturas crdito, boletas
contado, notas de dbito y notas de crdito de clientes. Se integra con el mdulo de Fondos
en lo referente a la imputacin de los recibos de cobro a deudores y con Compras con
respecto al stock de mercadera. En general, es posible calcular automticamente los
precios de venta de los artculos aplicando un margen de utilidad sobre el precio de costo o
de produccin. El subsistema de Ventas genera informes de salida, tales como cuentas
corrientes de clientes, composicin de saldo o detalle de facturas impagas, listas de precios
(mayoristas, minoristas, etc.), clculo del IVA ventas, entre otros.

-Compras permite definir proveedores, procesar cotizaciones, rdenes de compra, facturas
crdito de proveedores, boletas contado, notas de dbito y notas de crdito de proveedores.
Se integra con el mdulo de Fondos en lo referente a la imputacin de los recibos de pago a
proveedores, con Ventas respecto al stock de mercadera y con el mdulo de Presupuesto
cuando se toman en cuenta las fechas de vencimiento de las facturas crdito, en las
proyecciones de pago.

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Genera como informes tpicos cuentas corrientes de proveedores, composicin de saldo o
detalle de facturas impagas, listas de precios (mayoristas, minoristas, etc.), listados para el
seguimiento y control del aprovisionamiento, clculo del IVA compras, entre otros.

-Stock o Produccin es fundamental en empresas industriales en donde es necesario
ingresar frmulas para el clculo de los costos de los productos terminados y de los
productos en proceso, de acuerdo con los diferentes sistemas de costeo. El sistema debe
permitir distintos tipos de agrupamientos de productos de acuerdo con las necesidades de la
empresa, altas, bajas y modificaciones o ajustes de los inventarios por prdidas, roturas,
robos, obsolescencia. En general, emite informes sobre costos de los productos terminados,
en proceso e insumos por diversos mtodos, inventario de insumos, productos en proceso, y
terminados, movimientos de productos o fichas de stock (saldo inicial, entradas, salidas,
saldo final), listados stock mnimo y punto de pedido para definir las estrategias de
aprovisionamiento, entre otros.

- Sueldos o Remuneraciones o Nmina administra los datos del personal de la empresa,
la liquidacin y emisin de comprobantes de pago de sueldos y jornales, calculando horas
extras, media hora de descanso, antigedad, aguinaldo, licencia, salario vacacional, aportes
a la Seguridad Social, etc. El sistema debe desplegar datos histricos sobre horas
trabajadas, remuneraciones percibidas y sus respectivos promedios para el clculo de
indemnizaciones por despido, seguro de desempleo, etc. Es necesario que se puedan
definir parmetros tales como tasas de aportes, compensaciones extraordinarias, etc. de
modo que sea posible adaptarse a cambios en el sistema previsional o a modificaciones en
las relaciones laborales. Es deseable que el sistema pueda intercambiar fcilmente datos
con el software del BPS y con las marcas ms comunes de relojes automatizados para el
control de horarios. Se relaciona con los mdulos de Fondos por el pago de sueldos y
jornales y con Presupuesto a travs de las estimaciones del rubro remuneraciones.

- Activo Fijo permite dar altas, bajas y modificaciones de los bienes de uso, discrimina entre
los diferentes rubros (inmuebles, vehculos, maquinaria, muebles y tiles), calcula
amortizaciones de acuerdo a los diferentes mtodos de depreciacin. Emite informes tales
como los cuadros de revaluacin, listado de activo fijo con sus valores de mercado y
contables, entre otros.

- Fondos permite en general la definicin de comprobantes para el pago y cobro de cuentas
y gastos, tales como recibos de deudores, acreedores, vales al personal, retiros de los
socios, vales para gastos, vales bancarios, cheques al cobro, cheques emitidos, y todo otro
relacionado con ingresos o egresos de efectivo. Entre los informes tpicos se cuentan los
listados de vales a cobrar y pagar, la cobranza de clientes, cheques a depositar ordenados
por vencimiento y por banco, estado de cuenta bancarios en diversas monedas,
conciliaciones bancarias, etc.
Se relaciona con el Mdulo Ventas por la cobranza de los deudores, con Compras por el
pago a acreedores, con Remuneraciones por el pago de sueldos y jornales, con
Presupuesto con los ingresos y egresos estimados de caja.

- Contabilidad
Un paquete contable es un software de aplicacin de uso especfico que permite el ingreso
de datos de comprobantes con la finalidad de emitir varios informes tales como el libro
diario, mayor, anlisis de movimiento por cuenta, balances con diferentes niveles (ttulos,
captulos, cuentas, etc), entre otros posibles, que sern analizados por usuarios internos y
externos de la organizacin (proveedores, organismos recaudadores, inversores, bancos,
accionistas).

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Los Estados Contables emitidos por un paquete contable, para que puedan ser vlidos
ante terceros y a la vez resulten comprensibles deben elaborarse y presentarse de acuerdo
con la normativa vigente
.

Los libros de comercio llevados en legal forma son obligatorios para todo comerciante y su
carencia genera importantes consecuencias. En caso de quiebra, sta se presume culpable,
si los libros no son llevados en legal forma (art. 69 del Cdigo de Comercio). En un juicio
por el cobro de una deuda el acreedor debe contar con libros de comercio llevados en legal
forma, en caso contrario stos no se tomarn en cuenta como prueba (art. 67 del Cdigo de
Comercio).

- Presupuesto o Financiero (o Flujo de Fondos o Cash Flow) recibe datos de los otros
subsistemas, al igual que el mdulo contable y a la vez permite el ingreso de datos propios,
que no surgen de la informacin histrica, sino que corresponden a estimaciones
financieras. Es una herramienta de anlisis que permite visualizar en un perodo de tiempo
definido por el usuario (semanas, meses, trimestre, semestre) cmo se suceden los ingresos
y egresos proyectados de fondos.

Otros mdulos que puede integrar un SIG son CRM (Customer Relationship Management),
SCM (Supply Chain Management), BPM (Business Process Management), WF (Workflow).
CRM Son sistemas informticos de apoyo a la gestin de las relaciones con los clientes, a la
venta y al marketing.
SCM Software para la administracin de la cadena de suministro. Comprende la
planificacin, puesta en ejecucin y control de las operaciones de la red de suministro con el
propsito de satisfacer las necesidades del cliente con tanta eficacia como sea posible. La
gerencia de la cadena de suministro atraviesa todo el movimiento y almacenaje de materias
primas, el correspondiente inventario que resulta del proceso, y las mercancas acabadas
desde el punto de origen al punto de consumo. La correcta administracin de la cadena de
suministro debe considerar todos los acontecimientos y factores posibles que puedan causar
una interrupcin.
BPM Gestin o administracin por procesos de negocio es la metodologa corporativa cuyo
objetivo es mejorar el desempeo de la organizacin a travs de la gestin de los procesos
de negocio, que se deben disear, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma
continua.
WF El flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de
trabajo: cmo se estructuran las tareas, cmo se realizan, cul es su orden correlativo, cmo
se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y cmo se le hace
seguimiento al cumplimiento de las tareas. Una aplicacin de flujos de trabajo automatiza la
secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecucin del proceso,
incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportacin de las
herramientas necesarias para gestionarlo


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Captulo 3 Formas de integracin de los datos en sistemas de
informacin informticos

Los sistemas de informacin que utilizan recursos informticos para el procesamiento
pueden ser de tres tipos: no integrados, interfase o sistemas integrados.

1. Sistemas no integrados (o sistemas heredados)

Algunas organizaciones cuentan con sistemas de informacin que no fueron concebidos
para interoperar
2
. Normalmente se trata de sistemas heredados, de diferentes proveedores
y escritos en diversos lenguajes de programacin, que almacenan los datos en distintas
bases de datos lo que dificultan el intercambio fluido de informacin entre los mdulos.

Figura 3.1 Sistemas no integrados o heredados (Elaboracin propia)

Los sistemas no integrados tienen como caracterstica relevante el ingreso duplicado o
mltiple de datos y como consecuencia de lo anterior, se pueden presentan contradicciones
entre los datos.

En los sistemas no integrados se reingresa manualmente la informacin en dos o ms
mdulos del sistema. Con sentido del humor algunos autores dicen que un sistema no
integrado es la mejor forma de perder tres clientes, porque en cada reingreso de los datos
es posible cometer errores.

Si un cliente A pide un producto X se ingresa por primera vez en el mdulo de Ventas, al
reingresarlo en Produccin es posible que por error se ordene fabricar el producto Y para
entregar al cliente B y al volver a ingresarlo en Contabilidad se puede asentar errneamente
en la cuenta del cliente C.

2
La Comisin Europea define interoperabilidad como la habilidad de organizaciones y sistemas dispares y diversos para
interaccionar con objetivos consensuados y comunes y con la finalidad de obtener beneficios mutuos. La interaccin implica
que las organizaciones involucradas compartan informacin y conocimiento a travs de sus procesos de negocio, mediante el
intercambio de datos entre sus respectivos sistemas de tecnologa de la informacin y las comunicaciones.

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La duplicacin de datos es ms costosa que el ingreso nico de datos, demanda ms
tiempo y la informacin no est actualizada en todos los mdulos.

Inconsistencias entre los datos

Es posible que existan contradicciones entre los datos, debido a que cada mdulo codifica
de distinta manera los clientes, productos, etc. y los trata como si se fueran clientes o
productos diferentes.
Por ejemplo, la empresa suiza Nestl encontr que compraban vainilla al mismo proveedor a
29 precios diferentes, porque cada sucursal lo codificaba diferente y no podan establecer
comparaciones.

Una institucin bancaria nacional para un mismo cliente tena varios nmeros segn los
productos con que contara cuenta corriente, caja ahorros, tarjetas de crditos, prstamos.

En figura se visualiza la duplicacin del ingreso de los datos de la factura en el mdulo de
Ventas y en el de Contabilidad, se observa tambin que se guarda en dos bases de datos:
ventas y contabilidad. Hasta que no se reingresa el lote de facturas al mdulo de
Contabilidad no se registra el asiento, por lo que si se emite un balance o un mayor de
ventas o deudores por ventas, no van a incluir las facturas emitidas, que s se han ingresado
en el mdulo de Ventas. Se han utilizando slo dos mdulos a los efectos de simplificar el
esquema.

2. Interfase

En el siguiente ejemplo se visualiza el ingreso de las facturas en el mdulo de Ventas y la
transferencia de los datos de un lote de facturas a la Contabilidad mediante el uso de un
programa de interface. Se observa la duplicacin de los datos en las bases de Ventas y
Contabilidad. Se utilizan slo dos mdulos a los efectos de simplificar el esquema.

Se diferencia con el sistema no integrado en que la interface elimina uno de los ingresos
manuales de los datos (en el ejemplo se elimina el ingreso en Contabilidad). Se asemeja al
ingreso manual en que tambin tiene posibilidades de generar contradiccin entre los datos.
Por ejemplo cuando consideremos un listado en Ventas luego de realizar una venta y dismi-
nuir el stock. Si emitimos un listado en Contabilidad para ver el saldo de los artculos en
stock y no se
ejecut la inter-
face los resulta-
dos sern dife-
rentes. Por lo
tanto, la inter-
face es un
avance si
cuando el pro-
grama funciona
adecuadamente
y se ejecuta con
regularidad an-
tes de obtener
los informes.

Figura 3.2 Interfase (Elaboracin propia)

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3. Sistema integrado de gestin

Figura 3.3 Sistema Integrado de Gestin (Elaboracin propia)

En un sistema integrado de gestin los datos se ingresan una nica vez al sistema y se
guardan en un nico almacenamiento al que acceden todos los mdulos.

En un sistema integrado los mdulos comparten archivos e intercambian datos entre s. El
archivo de mercadera recibe las altas del mdulo compras y las bajas del mdulos de
ventas, ambos utilizan para las transacciones e informes el mismo archivo, que refleja en
todo momento el saldo del stock.

En el ejemplo se visualiz una factura que ingresaba a la base de datos compartida del
Sistema Integrado de Gestin y cmo era posible consultar los datos en tiempo real desde el
mdulo de Contabilidad. Se utilizaron slo dos mdulos a los efectos de simplificar el
esquema, pero una vez ingresada la factura al sistema pueden acceder a esta informacin
otros mdulos, por ejemplo compras para determinar las necesidades de reposicin de la
mercadera o cuentas a cobrar para emitir el estado de cuenta del cliente.

El sistema integrado permite ahorrar costos en la media que evita el reingreso de los datos
en cada mdulo, asegurando que todos los mdulos manejan los mismos datos. Es clave
que se verifique la calidad de los datos que se ingresan al sistema mediante el uso de
validaciones de los datos.

Entre las desventajas de los SIG se puede destacar que debe estar de acuerdo con la
operativa de la empresa si no puede fracasar. La interconexin de los sistemas de una
empresa genera mayores riesgos, es posible que se diseminen con rapidez los virus, hay
una mayor exposicin a los ataques de hackers y crakers
3
, as como resulta crtico el
resguardo de los datos confidenciales que se ven expuestos al compartir la base de datos.

Prasad Bingi, Maseneesh K. Sharma y Jayanth K. Godla agregan que algunos aspectos
crticos en la implementacin de los sistemas integrados son compromiso de la alta
direccin de la organizacin, la reingeniera de los procesos existentes, integracin con otros
sistemas de informacin de la organizacin, seleccin y coordinacin con los consultores y
empleados, y capacitacin en el uso del nuevo sistema.

3
Hacker normalmente es quien se infiltra en un sistema informtico con el fin de eludir o desactivar las medidas de
seguridad. Cracker es quien se infiltra en el sistema para producir daos al mismo.


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Captulo 4 Requisitos de deseables de los SIG

Los proyectos de seleccin e implementacin de los SIG se componen de varias etapas
que se siguen ordenadamente con el objetivo de lograr una solucin informtica que resulte
adecuada para la organizacin. A continuacin presentamos las etapas de unas de las
metodologas disponibles, la Metodologa TEC.

Figura 4.1 Metodologa TEC para la seleccin de software. Cuadro de elaboracin propia basado en
http://www2.technologyevaluation.com/es/selection-services/methodology/

En la etapa de Seleccin se verifica el cumplimiento de los requisitos que debera
cumplir el SIG para que su utilizacin sea segura, eficiente y los informes que emite
resulten confiables, tanto para los usuarios internos como externos.
Elaborar caso de negocios para lograr la
aprobacin del proyecto de seleccin
Preseleccin

Establecer objetivos y requisitos
Elaborar una lista inicial de vendedores
para comenzar la evaluacin

Investigacin

Elaborar solicitudes de cotizacin
para los proveedores
Preparar una lista corta de
proveedores que se invitarn a las
demostraciones de productos.

Evaluacin
Invitar a los proveedores de la lista
corta para las demostraciones de
productos
Calificar el rendimiento de cada
producto
Elegir la solucin ganadora

Seleccin
Negociar el contrato con el proveedor
ganador
Implementar la solucin ms adecuada
Postseleccin
Optimizar continuamente la
infraestructura de Tecnologa de la
informacin (TI) apoyndose en los
resultados del proyecto de evaluacin.
Gestin del ciclo de
vida de la arquitectura
del software

20

Se destacan, entre otros, los siguientes requisitos funcionales
4
: seguridad en el acceso,
auditora, respaldo y recuperacin de datos, agilidad en el ingreso de datos, validacin de
datos, parametrizacin y flexibilidad, varias alternativas para la emisin de informes, amplia
gama de informes y mltiples ejercicios econmicos.

1. Seguridad en el acceso

La seguridad implica la definicin de usuarios a los que se les asignan claves de acceso y
se les asocia un conjunto de permisos y restricciones para acceder al sistema.

La definicin de usuarios y sus restricciones en el acceso colaboran con el cumplimiento de
las
normas bsicas de control interno en la empresa, tales como la separacin de funciones y la
oposicin de intereses.

El principio de separacin de funciones indica que el registro y control de las operaciones
deben estar separadas de quienes realizan las transacciones. De acuerdo con este principio
quien vende o cobra, no puede realizar los asientos contables.

El principio de oposicin de intereses indica que frente a una operacin es necesario
deslindar responsabilidades. Por ejemplo, quien entrega la mercadera o paga una cuenta
estar interesado en reclamar la firma de quien recibe la mercadera o el dinero, a fin de
poder limitar su responsabilidad frente a un eventual faltante.

Una adecuada definicin de los permisos y restricciones de cada usuario, permite que se
cumplan stos principios bsicos del control interno.

2. Auditora

Los sistemas tienen que contar con la posibilidad de anular comprobantes y asientos,
aunque esta funcionalidad debe estar restringida al personal de confianza para evitar
fraudes. Especialmente las operaciones relacionadas con activos tales como fondos,
mercadera y otros valores, es necesario que se anulen mediante contrasientos, de modo
que el auditor pueda realizar un seguimiento de los mismos. Incluso, el anlisis de datos
histricos aparentemente intrascendentes, tales como los pedidos anulados en determinado
perodo pueden ser de utilidad para modificar polticas de adquisicin de mercadera,
condiciones de venta o de entrega de pedidos que se traduzcan en una mejor atencin al
cliente y en un incremento de las ventas.

Los distintos mdulos deben proveer de inventarios de mercadera, activo fijo, cuentas a
cobrar, cuentas a pagar, vales bancarios, etc. y anlisis de movimiento de stas cuentas,
que permitan auditar los rubros respectivos. En caso que no se disponga de ellos, es
necesario reconstruirlos, debido a que en estas condiciones, las auditoras no emiten
dictamen, ste es negativo o lo emiten con salvedades.

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Los requisitos son de tres tipos: funcionales, no funcionales y empresariales u organizacionales.
Funcionales: son los que el usuario necesita que efecte el software. Ej: el sistema debe emitir un comprobante al
asentar la entrega de mercadera.
No funcionales: son los "recursos" para que trabaje el sistema de informacin (redes, tecnologa). Ej: el soporte de
almacenamiento a usar debe ser MySQL.
Empresariales u Organizacionales: son el marco contextual en el cual se implantar el sistema para conseguir un
objetivo macro. Ej: abaratar costos de expedicin. Fuente www.wikipedia.com


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3. Respaldo y recuperacin de datos
El sistema debe permitir que se respalden y se restauren los datos, a fin de evitar trastornos
innecesarios si se daara o perdiera la informacin almacenada en la, o las, computadoras.

4. Agilidad en el ingreso de datos
Asientos automticos o asientos tipo y teclas de funcin para ingresar conceptos u otros
datos son algunas de las facilidades que permiten un ingreso de los datos ms gil y seguro.
Ayudas, como por ejemplo, desplegar mediante una tecla de funcin o una combinacin de
teclas, el plan de cuentas o los productos disponibles permiten ahorrar tiempo si no se
recuerda el cdigo de una cuenta.

5. Validacin del ingreso de datos

Los datos que se ingresan al sistema deben validarse, para evitar o al menos detectar, los
errores, voluntarios o involuntarios, que pudieran cometer los usuarios.

La validacin de datos debe hacerse en el mismo momento en que se ingresan los datos al
sistema. En caso de no ser vlidos los datos que se pretenden ingresar, es necesario contar
con adecuados mecanismos de rechazo. Por ejemplo, impedirle al usuario que avance hasta
corregir el error o desplegar un mensaje y dejar el asiento marcado para su posterior
correccin.

Los controles de validacin de datos se discriminan entre los que admiten valores puntuales
o discretos y los que admiten rangos.

Un ejemplo de controles de validacin puntuales o discretos son los que no permiten un
asiento o un movimiento a una cuenta inexistente. Un control de valores puntuales permite
advertir si por error se intentara ingresar una factura a la cuenta de un cliente que no existe,
el sistema impedira cerrar el asiento, por lo que al usuario se le presentan dos alternativas:
si se equivoc al digitar podr ingresar otro nmero de cuenta, en caso contrario podr crear
una nueva cuenta y realizar el asiento.

Otras ayudas, como por ejemplo desplegar el nombre del la cuenta luego de digitar el cdigo
permiten que el usuario sea quien se encargue de verificar la correccin de los datos
ingresados.

Los controles de rangos admiten varios valores posibles. Un ejemplo lo pueden constituir la
validacin de fechas. En el supuesto que el ejercicio econmico comenzara el 1/1/2013 y
finalizara el 31/12/2013 el sistema debiera impedir que se ingresaran movimientos que no
estuvieran comprendidos en ese rango de fechas.

Los controles de validacin en el momento del ingreso de los datos tienen ciertas
limitaciones. Por ejemplo, si en el primer ejemplo se estuviera manejando una cuenta que
existe, pero que corresponde a otro cliente, el sistema seran incapaz de detectar el error.

Es por esta razn que existen controles que se realizan con posterioridad al ingreso de
datos tales como muestreos al azar, anlisis de movimiento de las cuentas, entre otros
procedimientos de auditora, que permiten detectar asientos anormales, errores o fraudes.

Verificar el balanceo de los asientos o que el precio de venta no sea menor al precio compra
de los artculos, son otros ejemplos de controles que deben estar presentes en un sistema.


22

6. Parametrizacin y flexibilidad

El sistema debe ser adaptable a los procesos de negocios de la empresa. La adaptacin se
logra mediante la posibilidad de definir parmetros tales como tasa de IVA, Monedas,
Bonificaciones, Tasas de Inters, etc.

El sistema debe ser flexible, a fin de seguir funcionando, en caso de aparicin de nuevos
impuestos, cambios en las polticas de la empresa, nuevos requerimientos de los usuarios,
etc. Asimismo, es necesario que el proveedor del software tenga respaldo, seriedad y una
trayectoria que permita predecir su permanencia en el mercado en un horizonte temporal
razonable, de modo que el sistema no quede obsoleto frente a la imposibilidad de realizarle
el mantenimiento.

7. Varias alternativas para la emisin de informes

Los sistemas deben permitir que los comprobantes e informes impresos tengan la
posibilidad de configurar diferentes impresoras. En caso de enviarlos a un archivo, las
salidas en general son compatibles con los formatos ms comunes, como XLS, ODS,WK1,
DBF, Xbase, DOC, TXT, de modo que el usuario pueda analizarlos con otras herramientas
informticas de uso comn y/o intercambiar informacin con otros usuarios, por ejemplo
organismos recaudadores, bancos, estudios contables, etc.

Esta funcionalidad si bien es una ventaja interesante para lograr informes sofisticados no
previstos por el sistema, puede ser un obstculo para la confiabilidad de los informes, en la
medida que dichas salidas pueden ser alteradas con suma facilidad.

En la actualidad casi todos los sistemas permiten visualizar la informacin en pantalla, para
que el usuario pueda controlar los datos ingresados sin necesidad de imprimirlos. Asimismo
los comprobantes e informes a emitirse deben cumplir con la normativa vigente (leyes,
decretos, normativa de D.G.I., etc.)

8. Amplia gama de informes

Es necesario disponer de una amplia gama de posibilidades para generar informes que
permitan un mejor aprovechamiento del sistema y una mayor agilidad para ejecutar los
procesos, debido a que los usuarios se evitan el esfuerzo de generar informes con planillas
electrnicas u otros productos para realizar sus tareas.

En las organizaciones, es necesario que adems de los informes tpicos, los sistemas
dispongan de alternativas para que los usuarios puedan generar en forma gil, segura y
autnoma informes a la medida, que respondan a sus necesidades puntuales.

9. Mltiples ejercicios econmicos

Mantener varios ejercicios econmicos accesibles es de utilidad no slo para la gestin de la
empresa, sino para las tareas de auditora, que permiten rastrear datos en un horizonte
temporal ms amplio, realizar muestreos estadsticos, etc. que aportan informacin valiosa.

Cada organizacin definir los requisitos que debe cumplir el SIG, siendo la lista anterior un
ejemplo de algunos de los requisitos usualmente utilizados.


23

Captulo 5 Lecciones aprendidas. Exitos y fracasos en la
implementacin de los SIG

5.1 Lecciones aprendidas
El uso de los SIG ha permitido acumular experiencias para definir un conjunto buenas
prcticas en la materia.
1. Defina primero una estrategia que le permita obtener una ventaja competitiva, analice sus
procesos de negocios y cmo stos cumplen con los objetivos organizacionales, y luego
seleccione un SIG e implemntelo. Ninguna herramienta por ms avanzada que sea
puede sustituir una estrategia deficiente o un pobre desempeo de los procesos de
negocios.
2. Para que haya cambios sustanciales deben estrecruzarse las funciones organizacionales,
debe fluir la informacin a travs de la organizacin. Esto no siempre es sencillo lograr.
3. La eleccin del sistema debe basarse en los procesos de negocios ms que en las
funcionalidades del software.
4. Adquiera un sistema flexible para que pueda acompaar los cambios en los negocios.

5. El proyecto lo debe liderar un ejecutivo de alto nivel, capaz de hacer cambios durante la
marcha. Muchas veces se delega en el departamento de informtica o TI la
responsabilidad del proyecto y siendo sta una de las principales causas de fracaso.

5.2 xitos de los ERP
Comentaremos a continuacin algunos casos exitosos en el uso de ERP.
1) Laboratorios Pfizer redujo su ciclo de comercializacin con un ERP que sustituy al de
la FDA (Federal Drug Administration) y ahorr 145 millones de dlares.
2) Autodesk logr enviar el 98% de sus pedidos en pocas horas.
3) IBM redujo el tiempo de remarcado de los precios de 5 das a 5 minutos, el tiempo de
entrega de 22 a 3 das, y el tiempo de completar un cheque de 20 minutos a 3 segundos.
4) Fujitsu Microelectronic redujo el tiempo del ciclo para completar rdenes de 18 das a
1 da y los cierres del mes de 8 - 4 das.
5) Sika, subsidiaria de un holding suizo que fabrica productos qumicos para la
construccin (impermeabilizantes) en 1997 decidi utilizar un ERP y opta por J. D.
Edwards. La fbrica de Santiago es la que maneja las ventas de toda Sudamrica y el
ERP le permiti durante la recesin identificar dnde se obtenan prdidas para lograr
revertir la situacin, aumentar al satisfaccin del clientes, un adecuado manejo de
inventarios, reducir los tiempos para completar una orden, disponer de ms informacin
sobre precios y mrgenes de los productos.

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6) Nestl SA firm un contrato de U$S 200 millones con SAP y U$S 80 por consultora y
mantenimiento para instalar un ERP en esta empresa, que cuenta con 200 compaas y
subsidiarias en 80 pases. El proyecto comenz en 1997 y terminara en el 2003. Se
deciden por un ERP cuando detectan que compran vainilla al mismo proveedor a 29
precios diferentes, porque cada sucursal lo codificaba diferente y no podan establecer
comparaciones.
Antes del 2000 pensaba que el ERP era "slo software, luego de la resistencia del
personal (tiene 16.000 empleados) y problemas varios, se dan cuenta que el ERP es
cambio organizacional. Pero finalmente slo con el SCM
6
se logr reducir el inventario y se
ahorraron U$S 325 millones.
5. 3. Los SIG slo tienen ventajas?
"El 90% de las empresas no tuvo una primera implementacin satisfactoria de su ERP"
(Donovan)
1) Dell Computers lleg a la conclusin que su ERP no concordaba con su
administracin descentralizada y el crecimiento de billones de dlares por semestre.
2) Compaq Computers desarroll sus propias aplicaciones para planificacin y
administracin de las ventas.
4) Hershey Foods Corp. invirti 115 millones de U$S para instalar SAP. Durante tres
aos tuvo 4 equipos distintos de consultores. Se atribuyen los problemas a las fechas del
ao en que se implement y que se instal junto con un software CRM
7
y un paquete de
logstica, eran tres empresas diferentes trabajando lo cual le agreg complicaciones al
proyecto.
5) Dow Chemical le dedic 7 aos y U$S 500 millones a su ERP antes de abandonar el
proyecto.
6) Air Products no pudo justificar los gastos que le insumi su ERP.
7) Fox Meyer Drugs, una empresa farmacutica demand a SAP y Andersen Consulting
por 500 millones de dlares a cada uno, por considerar que tuvieron una participacin
fundamental en la bancarrota de la empresa, solicitada luego que se redujera sus
capacidad de aceptar pedidos al implementar R/3.
Como corolario de los fracasos de los ERP antes mencionados se mencionan las
siguientes razones que aparecen consistentemente en los casos poco exitosos.
5.4 Cinco razones que aparecen consistentemente en los fracasos del ERP
1. Las estrategias no comprendieron el diseo de los procesos de negocios
2. La implementacin fue ms lenta de lo esperado.
3. Los costos de implementacin fueron mayores a lo esperado (costos ocultos)
4. Las actividades previas a la implementacin fueron deficientes

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5. El personal no fue adecuadamente preparado (esto incluye tanto a usuarios de la
organizacin, como al personal de las consultoras o del proveedor informtico que en
ocasiones utilizan empleados inexpertos y los rotan con demasiada frecuencia).

Los casos anteriores nos permiten concluir que algunas organizaciones se han beneficiado
con el uso de los SIG -ERP obteniendo resultados alentadores, mientras que otras
organizaciones no slo no han logrado las metas esperadas en trminos de reduccin de
costos y beneficios, sino que han fracasado en sus proyectos y en algunos casos se ha
comprometido la continuidad de las empresas.
No obstante, estos fracasos en algunas organizaciones son atribuibles a fallas en el proceso
de adquisicin o implementacin, ms que causas provenientes de este tipo de sistemas.

26

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