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PRIMERA PARTE

(ORIENTACIONES GENERALES PARA LA ADMINISTRACIN


DE RECURSOS Y BIENES DEL ESTADO)
PRESENTACIN
PRECISANDO LOS ASPECTOS
RELACIONADOS A LA ADMINISTRACIN
Qu es la administracin?
Fases del proceso administrativo
Etapas del proceso administrativo
UNIDADES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO EN INFOCENTRO
Oficina de Planificacin,
Presupuesto y Control
Ordenacin de Pago
Compras
Contabilidad
Tesorera
Bienes Nacionales
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TABLA DE CONTENIDOS
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
VINCULADAS A LOS FACILITADORES
Caja Chica
Formatos de Control de Caja Chica
Rendiciones de Recursos
Resguardo de Bienes Nacionales
GLOSARIO DE TRMINOS
SEGUNDA PARTE
(HERRAMIENTAS CONTABLES PARA APOYAR LOS
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CONSEJOS COMUNALES)
PRESENTACIN
Contabilidad para Consejos Comunales
Importancia de la Contabilidad en
los Consejos Comunales
Qu es un Consejo Comunal?
Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria
Libros contables que se deben utilizar
desde la Unidad Administrativa
y Financiera Comunitaria
Ejercicios ilustrados
GLOSARIO DE TRMINOS
BASAMENTO LEGAL
PRIMERA PARTE
ORIENTACIONES GENERALES PARA LA
ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y BIENES DEL ESTADO
La nueva gestin pblica dentro del socialismo bolivariano
del siglo XXI, debe estar en constante rectificacin,
revisin y reimpulso para lograr una administracin
eficiente y eficaz, es decir, que satisfaga las necesidades
reales de la gente, a fin de promover el desarrollo de
servicios de mejor calidad, para lo cual se requiere de
sistemas de control que otorguen una plena transparencia
de los procesos, planes y resultados que favorezcan la
participacin protagnica de los ciudadanos.
Un componente importante para llevar adelante una
administracin efectiva, debe estar enfocada hacia el
conocimiento de la normativa legal a fin de salvaguardar
el patrimonio pblico.
En este nuevo esfuerzo que ha emprendido la Fundacin
Infocentro de realizar una formacin integral a sus
facilitadores y facilitadoras, se ha considerado conveniente
intercambiar, reflexionar y accionar los procesos que
PRESENTACIN
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se deben realizar en el rea administrativa, de tal
manera que se produzca un reconocimiento e interaccin
entre las actividades llevadas por el nivel central y las
que se desarrollan en los Infocentros.
En este orden de ideas, el papel del facilitador dentro
de sus actividades administrativas esta centrado en
elementos fundamentales como: caja chica, rendicin
de cuentas y resguardo de equipos (bienes nacionales),
para lo cual debe conocer todos los procesos que las
mismas conllevan. En este sentido, se han preparado
un conjunto de indicaciones que facilitan el aprendizaje
para realizar estas tareas.
QU ES LA ADMINISTRACIN?
La Administracin es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar las actividades de los miembros de la
organizacin y el empleo de todos los dems recursos
organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas
establecidas por la organizacin.
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PRECISANDO LOS ASPECTOS
RELACIONADOS A LA ADMINISTRACIN
Caractersticas del Proceso Administrativo
El proceso administrativo implica la interrelacin de una
serie de etapas que se dan en forma continua y dinmica.
Existen diferentes perspectivas de las etapas del proceso
administrativo, sin embargo todas coinciden en ciertos
aspectos fundamentales para el cumplimiento de los
objetivos planteados en una organizacin:
Qu se va hacer?
Cmo se va hacer?
Con qu se va hacer?
Cmo se ha realizado?
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FASES DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
Etapas del Proceso Administrativo
Organizacin: Planificacin:
Estructura Metas
Administracin Objetivos
de Recursos Humanos Estrategias
(actividades y responsabilidades). Planes
Direccin: Control:
Motivacin Normas
Liderazgo Medidas
Comunicacin Estndares para el
Comportamiento individual y de grupo desempeo
Correccin de desviaciones
para garantizar la planeacin
Las unidades que intervienen en los procesos administrativos de la Fundacin Infocentro son:
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UNIDADES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO EN INFOCENTRO
Presupuesto
Ordenacin de Pago
Compras
Tesorera
Contabilidad
Bienes Nacionales
Tiene como funciones principales:
- Apoyar a las unidades de la Fundacin en la elaboracin
del plan operativo anual(presupuesto de la Fundacin).
- Verificar la codificacin y registro oportuno en las
partidas presupuestarias de cada una de las operaciones
de gastos que afecten el presupuesto anual.
- Controlar la ejecucin fsica y financiera mensual y
trimestral del Plan Operativo Anual.
- Elaboracin de Instructivos e informes (Memoria y Cuenta)
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OFICINA DE PLANIFICACIN,
PRESUPUESTO Y CONTROL
Procesos de la Oficina de Planificacin, Presupuesto y Control
1. Pre-Compromiso:
Consiste en realizar un apartando de un recurso monetario para su
utilizacin posterior.
2. Compromiso:
Es el proceso que se lleva a cabo al verificar partidas presupuestarias,
disponibilidad y aprobar la solicitudes
3. Causado:
Comprende los recursos que fueron aprobados para alguna actividad.
4. Pagado:
Es la asignacin monetaria que se realiza por la unidad de tesorera de
la institucin.
Verificar la codificacin y registro oportuno en las partidas presupuestarias
de cada una de las operaciones de gastos que afecten el presupuesto anual.
La Fundacin Infocentro por ser un organismo adscrito a este ministerio recibe una cuota
presupuestaria, la cual distribuye entre los diversos proyectos de la institucin. Y es garante
del buen uso de los mismos. Al finalizar el ao deber rendir esos recursos asignados.
Entre procesos la oficina, tambin se encuentran:
- Controlar la ejecucin fsica y financiera mensual y trimestral del Plan Operativo Anual.
- Elaboracin de Instructivos e informes (Memoria y Cuenta)
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1. Se trasmite el mensaje la Memoria y cuenta presidencial ante la nacin.
2. En la Asamblea Nacional el presidente de la Repblica, as como los ministros deben presentar su Memoria y Cuenta.
3. La Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) que concentra toda la informacin presupuestaria y la enva a la
Asamblea Nacional.
4. El Ministerio de Ciencia Tecnologa e Innovacin recibe el presupuesto el reporte de la ejecucin de la Fundacin y lo
remite a la ONAPRE.
Es la unidad que se encarga de:
- Recibir las solicitudes (viticos, pagos, etc).
- Revisar que la documentacin este correcta,
es decir, que cumplan con lo establecido en la
normativa legal.
- Realizar retenciones de impuestos en los
casos que corresponda.
- Generar la orden de pago
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ORDENACIN DE PAGO
Procesos de la Unidad de Ordenacin de Pago
Es la unidad que se encarga de procesar los
requerimientos, a fin de adquirir los materiales, bienes y
la contratacin de todas las unidades tanto sustantivas
como de apoyo, para as cumplir con los lineamientos
polticos estratgicos y las metas establecidas en la
Fundacin Infocentro.
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COMPRAS
Procesos de la Jefatura de Compras
Funciones
- Tramitar las requisiciones de compras y servicios.
- Realizar el anlisis de cotizaciones a travs de una
consulta de precios.
- Remitir al Comit de Contrataciones, concursos abiertos
o cerrados.
- Cumplir con las leyes y registros.
- Mantener actualizado el Registro Interno de los Proveedores.
- Realizar la evaluacin de desempeo de los proveedores.
- Suministrar la informacin que sea solicitada por el
Servicio Nacional de Contratistas.
- Gestionar y hacer el seguimiento a los Pagos.
La oficina de Contabilidad se encarga de:
REGISTRAR - CLASIFICAR - RESUMIR
en trminos monetarios las transacciones que realiza la
Fundacin.
Tiene como finalidad suministrar informacin de los
resultados obtenidos durante un perodo de tiempo, que
resulta de gran utilidad para la toma de decisiones, tanto
para el control de la gestin pasada, como para las esti-
maciones de los resultados futuros.
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CONTABILIDAD
Proceso Contable
Esta unidad se encarga de:
- Resguardar Documentos Legales, Efectivo y Otros.
- Rendicin de intereses ante la Oficina Nacional del
Tesoro.
- Aportes Patronales, Liquidaciones, Cestatickets.
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TESORERA
La unidad de bienes nacionales se encarga de:
- Movimiento de activos de un Infocentro a otro, a travs
de las actas de salida y asignacin de equipos.
- Gestionar los requerimientos de activos y materiales de
todas de las dependencias de la Fundacin Infocentro.
- Gestionar todas las solicitudes de equipos y materiales para
las diferentes actividades que surgen dentro de la Fundacin.
- Resguardo de los equipos y materiales.
- Codificar los bienes de la institucin.
- Realizar inventarios peridicos de los bienes pblicos.
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BIENES NACIONALES Movimiento de Activos desde un Infocentro
1. Al momento de requerir el traslado de un bien o solicitarlo en
prstamo, se deben determinar las caractersticas de los bienes
requeridos.
2. Gestionar la elaboracin del acta donde quede constancia el
destino del bien y el nuevo responsable del mismo, se deben emitir
tres (3) ejemplares, que sern una para Bienes, una para el nuevo
responsable y otra para la persona o el Infocentro que cede el bien.
3. Se deber elaborar un Acta de Descargo por Reasignacin la
cual ser registrada, firmada y sellada, para dejar constancia del
bien a reasignar.
4. Todo movimiento de bienes debe estar autorizado por el Direc-
tor o Gerente de tecnologa o Infraestructura y debe ser notificado
obligatoriamente al rea de Bienes Nacionales.
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Bases Legales
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Leyes y Reglamentos
Artculo 1. Esta Ley tiene por objeto establecer las normas que regulan el mbito, organizacin, atribuciones y funcionamiento del Sistema
de Bienes Pblicos, como parte integrante del Sistema de Administracin Financiera del Estado.
Ley Orgnica de Bienes Pblicos
Artculo 12. Los rganos y entes que conforman el Sector Pblico debern adoptar las acciones necesarias para la defensa administrativa y
judicial de los Bienes Pblicos de su propiedad y de los que tengan a su cargo.
Artculo 20. Se crea la Superintendencia de Bienes Pblicos, como instituto pblico con personalidad jurdica y patrimonio propio, con
autonoma econmica, presupuestaria, financiera, tcnica y funcional, adscrita al ministerio con competencia en materia de finanzas al slo
efecto de la tutela administrativa, para ejercer la rectora del Sistema de Bienes Pblicos.
Funciones, atribuciones y deberes comunes de los rganos y entes que conforman el Sistema Nacional de Bienes Pblicos
Artculo 23.
1. Realizar el diagnstico de los Bienes Pblicos
2. Requerir informacin a los particulares que ejerzan o hayan ejercido algn derecho sobre Bienes Pblicos.
3. Recibir y atender denuncias y sugerencias de la ciudadana, relacionadas con el manejo y administracin de los Bienes Pblicos, debiendo
mantener la identidad de los denunciantes y el contenido de la denuncia, protegidos por el principio de reserva.
v
Artculo 92. Los funcionarios o funcionarias pblicos respondern
penal, civil, administrativa y disciplinariamente por los delitos, faltas,
hechos ilcitos e irregularidades administrativas cometidas en el ejercicio
de sus funciones con ocasin a la adquisicin, uso, administracin,
mantenimiento, registro, supervisin y disposicin de los Bienes Pblicos.
Esta responsabilidad no excluir la que pudiere corresponderles por
efecto de otras leyes o de su condicin de ciudadanos o ciudadanas.
Artculo 98. Independientemente de la responsabilidad civil,
penal, disciplinaria o administrativa, sern sancionados con
multa de un mil Unidades Tributarias (1.000UT) a cinco mil
Unidades Tributarias (5.000UT), los sujetos que conforman
el Sistema Nacional de Bienes Pblicos, en los siguientes
supuestos:

6. Cuando no informaren oportunamente de la comisin
de hechos considerados como delitos, faltas, ilcitos o
irregularidades administrativas, cometidas con ocasin a la
adquisicin, uso, administracin, mantenimiento, registro,
supervisin y deposicin de los Bienes Pblicos.
CUMPLIENDO CON LA NORMATIVA LEGAL Y
MANTENIENDO UNA COMUNICACIN EFECTIVA,
ES POSIBLE LOGRAR UNA RED DE APOYO E
INFORMACIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.
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v
El papel del facilitador dentro de sus actividades adminis-
trativas est centrado en elementos fundamentales como:
caja chica, rendicin de cuentas y resguardo de equipos
(bienes nacionales).
Los Infocentros generan recursos propios por el servicio
de impresin y copias de documentos, estos ingresos
deben utilizarse como caja chica para el mantenimiento
del Infocentro. Mensualmente los recursos excedentes
deben depositarse en una cuenta corriente perteneciente
a la Fundacin Infocentro para la administracin
Estos recursos depositados deben estar soportados con
el movimiento de ingresos por el servicio de impresin,
copias de documentos y egresos generados para el
mantenimiento del Infocentro con las respectivas facturas.
Los movimientos de ingresos y egresos estarn sustenta-
dos con los formatos que se detallan a continuacin:
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ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
VINCULADAS A FACILITADORES
Caja Chica
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v
Es un formato para llevar una relacin de los gastos realizados donde
se especfica: nmero de factura, fecha y descripcin de la compra).
El vale provisional es un formato utilizado para
sustentar la salida de dinero de caja chica, hasta que
se reciba la factura del gasto efectuado.
Formatos de Control de Caja Chica
v
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Rendiciones de Recursos
Un vitico es un recurso que se le otorga al personal para cubrir gastos de hospedajes, alimentacin y transporte, cuando es movido de su
puesto de trabajo para realizar una actividad especfica.
Un avance es una asignacin monetaria que se concede con el objeto de cubrir algn gasto que cuyo concepto este fuera de la definicin
de los viticos, o cuando estos se hacen insuficientes, igualmente para cubrir cualquier imprevisto que se presente en la actividad asignada.
Dichos gastos van asociados a partidas especficas.
De todo gasto que se genere, debe de existir una justificacin real de la necesidad y el uso respectivo de los recursos, es decir, una rendicin,
la misma debe venir sustentada por los soportes que la validan (facturas, recibos de pago,listas de asistencia, etc) y un respectivo informe de
las actividades que se ejecutaron.
Resguardo de Bienes Nacionales
El facilitador como responsable Patrimonial de uso ser el encargado por parte de la Fundacin Infocentro de velar por el resguardo movi-
miento y custodia de los bienes que se encuentran en cada uno de los Infocentros, para de esta forma cumplir con la normativa expresa en la
Ley Orgnica de Bienes Pblicos y en la normativa dictada por parte de la Fundacin Infocentro.
Bienes Nacionales: Son Bienes Nacionales, los bienes pblicos, de
dominio pblico o privado propiedad de La Repblica, de los institutos
autnomos y de las empresas del Estado, de las dems personas
en que los entes antes mencionados tengan una participacin supe-
rior al 50% del capital social y de las consideradas fundaciones del Estado.
Caja Chica: cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo
que se asigna a un empleado, en caja o en depsitos, disponible
para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el
sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con
este fondo son tan pequeos que no es conveniente pagarlos con cheques.
Cuenta: Conjunto de libros, registros, comprobantes y dems
documentos que demuestren formal y materialmente los actos de
administracin, manejo y custodia de los recursos en un perodo
determinado, as como la informacin sobre la programacin de las
metas y objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecucin.
Cuentadante: funcionario responsable de la administracin y liqui-
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GLOSARIO DE TRMINOS
dacin de ingresos o de la recepcin, custodia y manejo
de fondos o bienes pblicos de los rganos pblicos.
Custodia: Se trata de la accin y efecto de custodiar
(guardar con cuidado y vigilancia)
Disponibilidad Presupuestaria: es la diferencia entre el
total de crditos presupuestarios asignados y los compro-
misos registrados.
Eficacia: es la capacidad de alcanzar el efecto que espera
o se desea tras la realizacin de una accin.
Eficiencia: se refiere al uso racional de los medios para
alcanzar un objetivo predeterminado (cumplir un objetivo
con el mnimo de recursos disponibles y tiempo).
Ejecucin Presupuestaria: comprende el conjunto de
acciones destinadas a la utilizacin de los recursos hu-
manos, materiales y financieros, asignados en el presu-
puesto con el propsito de obtener bienes y servicios en
la cantidad y oportunidad prevista, en concordancia con
las posibilidades financieras.
Factura: es un documento de carcter administrativo que sirve de
comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, adems,
incluye toda la informacin de la operacin.
Inventario: es el registro documental de los bienes y dems objetos
pertenecientes a una persona fsica, a una comunidad y que se
encuentra realizado a partir de mucha precisin y minuciosidad en
la plasmacin de los datos.
Legalidad: es todo lo que se realice dentro del marco de la ley
escrita y que tenga como consecuencia supuesta el respeto por las
pautas de vida y coexistencia de una sociedad dependiendo de lo
que cada una de ellas entienda por tal concepto.
Partida Presupuestaria: constituye el mayor nivel de
desagregacin del grupo de cuentas de egreso determinadas en
el clasificador presupuestario de recursos y egresos, generado por
la oficina nacional de presupuesto.
Partida 401.00.00.00 Gastos de personal: incluye las remunera-
ciones por sueldos, salarios y otras retribuciones, compensaciones,
primas, complementos, aguinaldos, utilidades, bonos vacacionales,
aportes patronales, obvenciones, subvenciones, prestaciones
sociales, indemnizaciones y cualquier otro beneficio correspondiente
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a los trabajadores del sector pblico, de conformidad con
el ordenamiento jurdico y convenciones colectivas de
trabajo.
Partida 402.00.00.00 Materiales, suministros y
mercancas: comprende los materiales de consumo, que
tiene un perodo corto de uso y de durabilidad no mayor
de un ao, cuyo costo unitario es relativamente bajo.
Partida 403.00.00.00 Servicios no personales: com-
prende los servicios prestados por personas jurdicas,
as como las acciones jurdicas, administrativas o de
ndole similar, para mantener los bienes de la institucin
en condiciones normales de funcionamiento. Incluye
alquileres de inmuebles y equipos, servicios bsicos,
servicios profesionales y tcnicos, viticos y pasajes,
reparaciones menores e impuestos indirectos.
Partida 404.00.00.00 Activos reales: comprende los
gastos por adquisicin de maquinarias y equipos nuevos
y sus adiciones, reparaciones mayores y construcciones,
adiciones y reparaciones mayores de edificios y obras de
infraestructura del dominio privado y pblico que realiza
el estado con terceros.
Partida 407.00.00.00 Transferencias y donaciones: comprenden
las aportaciones que realizan los organismos del sector pblico a
otros organismos del mismo sector, al sector privado, o al sector
externo, que no supone una contraprestacin de bienes o servicios
y cuyo importe no sern reintegrados por los beneficiarios. Asimis-
mo, se imputan las jubilaciones, pensiones; pagos que se efecta a
ex trabajadores por concepto de vejez, sobrevivencia, jubilacin; en
virtud de haber cumplido el tiempo reglamentario.
Partida 411 Disminucin de pasivos: comprende la cancelacin de
compromisos vlidamente adquiridos en ejercicios anteriores, que
representan deudas u obligaciones del organismo frente a terceros.
Patrimonio Pblico: es el conjunto de bienes, derechos y obligacio-
nes que como un todo unitario se atribuye al Estado.
Plan Operativo Anual: Instrumento de Gestin de apoyo a la accin
pblica, que contiene las directrices a seguir: reas estratgicas,
programas, proyectos, recursos y sus respectivos objetivos y metas,
as como la expresin financiera para acometerlas.
Presupuesto: sistema mediante el cual se elabora, aprueba,
coordina la ejecucin, controla y evala la produccin pblica
(Bien o Servicio) de una institucin, sector o regin, en funcin
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de las polticas de desarrollo previstas en los Planes.
Recursos: comprenden los ingresos, fondos y bienes
pblicos que administra, maneja o custodia el cuentadante.
Rendicin de Cuenta: Obligacin que tiene el cuen-
tadante de demostrar formal y materialmente, a
travs de libros, registros, comprobantes y dems
documentos, la correccin de la administracin,
manejo o custodia de los recursos, as como la
presentacin de los resultados de la planificacin,
programacin y ejecucin vinculados con la cuenta.
Reposicin: es la accin y efecto de reponer o repon-
erse (volver a poner o colocar a algo o alguien en
el lugar o estado que tena antes, reemplazar lo que
falta).
SEGUNDA PARTE
HERRAMIENTAS CONTABLES PARA APOYAR LOS
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CONSEJOS COMUNALES
Partiendo de los mandatos establecidos en la Constitucin
de la Repblica Bolivariana de Venezuela y dems
leyes de la Repblica, en el cual se precisa que todos
los ciudadanos y ciudadanas, tienen el derecho de
participar en la formacin, ejecucin y control de la
gestin pblica, as como el derecho a la informacin
de inters para la comunidad y a generar mecanismos
de participacin ciudadana que contribuyan a evaluar y
vigilar las actividades, los recursos y la administracin
de fondos asignados a las organizaciones sociales que
hacen vida en el entorno de Infocentros, con especial
inters en los consejos comunales. Ante esta realidad
se impone un nuevo marco de relaciones donde figura
la necesidad de establecer el control social en todas
las instancias del poder constituido que responda a
estas necesidades constitucionales.
PRESENTACIN
Dentro de los mecanismos de mayor utilizacin, para
cumplir con estos lineamientos, estn los registros contables,
los cuales establecen parmetros y directrices para el
control de las actividades administrativas y financieras, a
fin de actuar de manera eficaz y eficiente al momento de
la toma de decisiones.
Es por ello que se ha incorporado dentro de la nueva
visin de enseanza y aprendizaje definida para la formacin
de facilitadores y facilitadoras algunas herramientas
contables para apoyar los aspectos administrativos de los
Consejos Comunales, a fin de transmitir conocimientos
bsicos para fortalecer a los mismos en el desempeo de
las tareas que le han sido asignadas en las comunidades.
En este material de apoyo se definirn aspectos como:
- Contabilidad para consejos comunales
- Importancia de la Contabilidad en los
- Consejos Comunales
- Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria
- Libros contables que se deben utilizar desde la
Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria
- Ejercicios ilustrados para mayor comprensin
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En el consejo comunal la contabilidad sirve para presentar
trimestralmente el informe de gestin y la rendicin de
cuenta pblica cuando le sea requerido por la Asamblea
de Ciudadanos y Ciudadanas, por el colectivo de coordi-
nacin comunitaria o por cualquier otro rgano o ente del
Poder Pblico que le haya otorgado recursos.
CONTABILIDAD PARA
CONSEJOS COMUNALES
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La contabilidad proporciona infor-
macin oportuna y veraz de hechos
econmicos, financieros y sociales
suscitados en una unidad; mediante
tcnicas para registrar, clasificar,
resumir de manera significativa y en
trminos de recursos, transacciones
y eventos, de forma continua,
ordenada y sistemtica, de tal manera
que se obtengan los resultados
relacionados a sus metas y
objetivos trazados.
Es por ello, que el proceso contable le permitir a los
voceros y voceras conocer sobre los aportes recibidos
del Ejecutivo Nacional, Regional y Municipal, as como
la ejecucin fsica de esos recursos.
La contabilidad es importante y necesaria en el
Consejo Comunal, debido a que permite agilizar de
forma transparente y efectiva la transferencia
de recursos financieros y los provenientes de la
intermediacin con los fondos generados, asignados,
captados o cualquier otro adquirido en el ejercicio del
Consejo Comunal.
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IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
EN LOS CONSEJOS COMUNALES
De dnde provienen los recursos
asignados a los Consejos Comunales?
El Consejo Comunal es la instancia de participacin,
articulacin e integracin entre las diversas organiza-
ciones comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos
y ciudadanas que permiten al pueblo organizado,
ejercer directamente la gestin de polticas pblicas y
proyectos orientados a responder a las necesidades y
aspiraciones de la comunidad en la CONSTRUCCIN
DE UNA SOCIEDAD DE EQUIDAD Y JUSTICIA SOCIAL.
(Ley de Consejo comunal artculo 2).
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QU ES UN
CONSEJO COMUNAL?
Cmo se encuentra organizado
un Consejo Comunal?
Qu es la Unidad Administrativa
y Financiera Comunitaria?
Es la instancia del consejo comunal que
funciona como un ente de administracin,
ejecucin, inversin, crdito, ahorro e
intermediacin financiera de los recursos y
fondos de los consejos comunales.
Los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria incurrirn en responsabilidad
civil, penal y administrativa, segn sea el caso, por
los actos, hechos u omisiones que alteren el destino
de los recursos del Consejo Comunal. (Art. 32 Ley
orgnica de los Consejos Comunales).
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Responsabilidades de la Unidad
Administrativa y Financiera Comunitaria
Algunas Funciones de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria
1. Ejecutar las decisiones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas
en el rea de su competencia.
2. Elaborar los registros contables con los soportes que demuestren
los ingresos y egresos efectuados.
3. Presentar trimestralmente el informe de gestin y la rendicin de cuenta
pblica cuando le sea solicitado por la asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas, por el colectivo de coordinacin comunitaria o por cualquier
otro rgano o ente del poder pblico que le haya otorgado recursos.
4. Apoyar las polticas de fomento, desarrollo y fortalecimiento de la
economa social, popular y alternativa.
Deben utilizarse tres libros de contabilidad:
Diario - Mayor - Inventario
Adicionalmente, de estos libros debemos preparar los
siguientes estados financieros:
Balance de Comprobacin - Balance General -
Estado de resultado
Estos asientos facilitarn los registros contables que
a su vez mejorar la entrega o rendicin de cuentas
de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria de los
recursos recibidos y administrados durante su gestin.
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Libros contables que se deben utilizar desde
la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria
Es el registro cronolgico donde se registran todas las operaciones
contables, adems de mostrar los nombres de las cuentas,
los cargos y abonos que en ellas se realizan. Tambin es
conocido como libro de primera anotacin. En l se asienta por
primera partida el resultado del inventario con el que cuenta la
entidad al inicio de sus operaciones.
En este libro se registrarn da por da las operaciones que haga
el Consejo Comunal, de modo que cada cuenta utilizada exprese
claramente quin es el acreedor (a quin se le debe) y quin es
el deudor (quin debe), en la transaccin registrada. O se
resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de sus
operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los
documentos que permitan comprobar tales operaciones da por da.
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LIBRO DIARIO
Estructura de Libro Diario
Fecha: En esta columna y el primer trmino se registra el ao, el
cual no se repite a menos que cambiemos de folio; seguidamente
se registra el mes, y por ltimo (a la derecha) se registra el da.
Cuentas y Explicacin: Lo primero que se registra en esta
columna es el nmero de la transaccin o asiento, a la mitad del
espacio disponible, seguidamente y pegados a la lnea donde inicia
la columna se escriben las cuentas que se debitan (Debe); y las
cuentas que se acreditan (Haber) se separan unos 3 centmetros
de la lnea que divide la columna de la anterior. Seguidamente de
la identificacin de las cuentas contables afectadas, se hace una
descripcin de la operacin o transaccin registrada.
Referencia (Ref): Es el nmero del folio del libro mayor donde
est registrada la cuenta que se est debitando (DEBE) o acredi-
tando (HABER).
Debe: En esta columna se registran las cantidades de las cuentas
que se debitan.
Haber: En esta columna se registran las cantidades de las cuentas
que se acreditan.
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Comportamiento de las cuentas para el registro en Libro Diario
33
ACTIVIDAD 1
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Con base en el enunciado anterior se presentan los registros contables del Libro Diario:
Sirve para determinar el balance entre derechos y obligaciones de
la organizacin. El inventario es una relacin detallada y valorada
de los distintos elementos que componen el patrimonio.
Todas las organizaciones al comenzar sus operaciones (al mo-
mento de su registro), y al fin de cada ejercicio econmico, har
en el Libro de Inventario una descripcin detallada de todos sus
bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos,
activos y pasivos vinculados o no a su actividad. Adems, este libro
contendr, informacin necesaria para la elaboracin del Estado de
Resultado y Balance General.
El Libro de Inventario y Balances, tiene la misma estructura y
columnas del Libro Diario, pero sin que en ellas se identifique las
palabras DEBE y HABER.
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LIBRO DE INVENTARIO
Estructura de Libro de Inventario
ACTIVIDAD 2
ACTIVIDAD 2
Es el libro ms importante en cualquier contabilidad, ya que en el se
registran cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales,
derechos y crditos que integran el activo; las deudas y obligaciones
que forman el pasivo; el capital y supervit de los gastos, productos,
las ganancias, prdidas y en general todas las operaciones.
Este libro se caracteriza porque todo lo que se registra en el libro
DIARIO debe pasar a l, empezando desde el folio No 2, porque
el Folio No 1 es utilizado por el Sello de la Oficina de Registro que
autoriza los libros. Se debe destinar un folio para cada cuenta cont-
able, el cual contendr la siguiente estructura:
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LIBRO MAYOR
Estructura de Libro Mayor
Fecha: La fecha que tiene asignada el asiento del Libro Diario que
se est registrando en este libro.
Cuenta: En la lnea se escribe el nombre de la cuenta.
Explicacin: Expresa de dnde proviene: Segn Diario Folio
No..., o Segn Asiento de Cierre No.
Referencia (Ref.): Se le denomina, referencia cruzada e indica el nmero
del folio del Libro Diario de donde se toma la cuenta y su monto.
Debe: Se registra el monto de la cuenta que est registrada en el
Libro Diario, teniendo en cuenta que al momento del pase al Libro
mayor, se debe respetar el orden de las cuentas y sus montos del
Libro Diario, si est en el DEBE en ese libro, tambin se escribe en el DEBE.
Haber: Se registra el monto de la cuenta que est registrada en el
Libro Diario en el HABER.
Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Este resultado puede ser
llamado Saldo Deudor o Saldo Acreedor. Resulta en un Saldo Deudor,
cuando la suma del DEBE es mayor a la suma del HABER. Y es un Saldo
Acreedor, cuando la suma del HABER es mayor que la suma del DEBE.
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ACTIVIDAD 3
De la informacin suministrada en el Libro Diario, se elaborarn los pases al Libro Mayor:
Se trata de un documento contable, que nos permite comprobar
que los asientos del Libro Diario han sido pasados correctamente al
Libro Mayor. Adems nos da una idea de la situacin financiera y de
las operaciones realizadas en el perodo.
Se puede decir que el Balance de Comprobacin es una lista de
todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indi-
can en un momento determinado el total de cargos y abonos que
se han registrado. Su presentacin es mensual, o con la frecuencia
que se estime conveniente.
El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asien-
tos descuadrados en la contabilidad.
Es importante tener en cuenta que los saldos obtenidos en las dis-
tintas cuentas registradas en el Libro Mayor, son los que conforman
el Balance de Comprobacin.
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BALANCE DE
COMPROBACIN
Estructura de Libro Mayor
ACTIVIDAD 4
De la informacin suministrada en el Libro Mayor, elaboraremos el balance
de comprobacin correspondiente al primer semestre del ao, junto con una
pequea conciliacin bancaria:
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Tambin elaboraremos el balance de comprobacin correspondiente al segundo semestre del ao, junto con
una pequea conciliacin bancaria:
Este estado financiero est integrado por cuentas nominales o de resultado,
es decir ingresos, costos, egresos y anticipos societarios segn sea el caso.
El principal objetivo de la elaboracin y presentacin de este estado
financiero, es mostrar el excedente o dficit resultante de las operaciones.
Estructura
1.- El encabezado o identificacin del estado financiero: est integrado
por los siguientes elementos:
El nombre de la Cooperativa
El nombre del Estado Financiero
El perodo para el cual se presenta.
2.- El cuerpo del estado financiero: est formado por el conjunto de
cuentas nominales con sus respectivos saldos a la fecha de su pre-
sentacin. El cuerpo o la estructura del estado de resultado girar
en torno al objetivo o la actividad realizada por e Consejo Comunal.
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ESTADO DE RESULTADO O
DE GANANCIAS Y PRDIDAS
ACTIVIDAD 5
Con base en los ejercicios realizados previamente desarrollaremos un Estado
de Resultado.
Es un estado financiero que est integrado por cuentas reales, es
decir, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y valoracin del activo;
por lo que la informacin contenida en este estado nos mostrar
la situacin econmica social-contable del Consejo Comunal a una
fecha determinada.
Se presenta de forma detallada; los activos, pasivos y el patrimonio
del Consejo Comunal, a la fecha de su elaboracin. Este estado financiero
se elabora al cierre del ejercicio o perodo contable, o cuando las
circunstancia lo ameriten.
La informacin contable necesaria para la elaboracin del Balance
General se obtiene de los saldos reflejados en el Libro Mayor o del
Balance de Comprobacin.
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BALANCE GENERAL
Estructura del Balance General
1.- El encabezado: Parte superior del folio:
El nombre de la cooperativa.
El nombre del estado financiero.
La fecha de presentacin.
2.- El cuerpo del estado financiero: est integrado por
tres partes:
Los activos.
El pasivo y patrimonio.
Las cuentas de orden.
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ACTIVIDAD 6
Ahora realizaremos el Balance General correspondiente, la informacin ser tomada del balance de Comprobacin que trabajamos anteriormente.
Activo: conjunto de bienes y derechos que posee la empresa
y que se espera produzcan beneficios. Un activo es un recurso
econmico propiedad de la empresa.
Acreedor: para una empresa que compra a crdito, un acreedor
es aquel que vende un servicio o mercaderas la cual se va a
pagar en un tiempo futuro.
Asientos de Diario: proceso de registro de una transaccin en
un diario. El hacer los asientos de diario significa preparar un
asiento en un diario.
Balance General: es la relacin de los activos, pasivos y capital
contable de una empresa en una fecha determinada. Tambin se
le conoce con el nombre de estado patrimonial.
Banco: representa todo el movimiento de dinero que se efecta
en la cuenta corriente que tiene la empresa con un banco.
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GLOSARIO DE TRMINOS
Caja: representa todo el dinero en efectivo que posee
una empresa.
Capital: Es una parte del patrimonio, representa el
o los aportes que han efectuado los socios para la
empresa.
Capital de Trabajo: Activos corrientes menos pasivos
corrientes. Una medida de la capacidad de pago de las
deudas en el corto plazo.
Dficit: Un valor negativo de utilidades retenidas.
Constituye un exceso de pasivos sobre los activos;
lo opuesto de capital o activo neto. En ocasiones, el
trmino se utiliza incorrectamente como sinnimo de
prdida en el sentido de exceso de gastos sobre los
ingresos durante un perodo de tiempo.
Deudor: Es un concepto genrico, que representa a to-
dos los que le deben a la empresa por ventas a crdito.
Haber: Es el lado derecho de una cuenta, en el libro
diario y en el libro mayor.
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Libro Diario: Es donde se registran cronolgicamente todas las
transacciones econmicas y financieras, indicando el carcter y
circunstancia de cada una de estas operaciones.
Saldo Deudor: Se produce cuando el dbito es mayor que el
crdito.
Utilidad Operacional: Es el resultado que se obtiene sumando el
margen bruto y otros operacionales, restando a dicho resultado
todos los egresos operacionales.
Ventas: Representa el total de las ventas netas que ha efectuado
la empresa.
Supervit: Exceso de los ingresos sobre los gastos.
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela:
Artculos: N 5, 6, 62, 70, 141, 182 y 184.
(Gaceta Oficial 36.860 de fecha 30-12-1999)
Proyecto Nacional Simn Bolvar 2007-2013
Ley de los Consejos Comunales:
Artculos: N 1, 2, 3, 30, 31, 32, 47, 48, 49 ,50, 51, 52, 53, 54 y 55
(Gaceta Oficial 5.806 de fecha 10-04-2006)
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BASAMENTO LEGAL
Ley Orgnica de Procedimiento Administrativos:
Artculo: N 72
(Gaceta Oficial 2.818 de fecha 01-07-1981)
Ley Orgnica de Seguridad de la Nacin
Artculo: N 4
Gaceta Oficial 37.594 de fecha 18-12-2002)
Ley del Consejo local de planificacin Pblica.
Artculo: N 112.2)
(Gaceta Oficial 37.463 de fecha 12-06-2002)
NOTAS