Facultad de Ciencias Administrativas E.A.P. Administracin CIUDAD UNIVERSI!ARIA" #UNIO DEL $%&'. !RA(A#O ELA(ORADO POR) *+n,ales C+ntreras" #uan #ara !ara,+na" Carla N+la,c+ Rivas" Al-red+ !+rres Pi,arr+" #uan *ian-ranc+ CASO PRAC!ICO *ES!ION LO*IS!ICA A NIVEL *ERENCIAL" EN UNA EMPRESA MANUFAC!URERA CURSO) *erencia *eneral PROFESOR) Francisc+ Vera V.le, CICLO) GESTION LOGSTICA EN UNA EMPRESA MANUFACTURERA CASO PRCTICO En el mbito actual de los sectores productivos, es cada vez ms comn el buscar mayor competitividad respaldado en los ms bajos costos de produccin sin sacrificar la calidad de los productos. Una de las reas de oportunidad que ha demostrado ser excelente para optimizar procesos y contribuir as al mejor control de costos, son las reas de lo!stica en todos sus entornos "planificacin, compras#aprovisionamiento, almacenes, distribucin$ % continuacin desarrollaremos un caso real que refleja la emblemtica preocupacin de cmo transformar los procesos para aportar valor a los objetivos de la or!anizacin. La situacin de partida &e trata de una empresa manufacturera de !alletas con '( a)os de experiencia en el mercado local de El &alvador, llamadas *alletas +acional, &.%. ,os fundadores de la empresa mantuvieron el manejo or!anizacional en forma familiar hasta que tuvieron que buscar capital, vender una parte de las acciones a un consorcio slido que brindara los recursos y !arantizar el cumplimiento de nuevos contratos, los cuales eran demandados por los clientes que se haban desarrollado durante estos a)os. El fundador de la empresa, pas a ser un miembro de la junta directiva con el -./ de participacin y el consorcio que compro asumi el 0./ restante. 1ara el consorcio inversor, el ne!ocio de manufactura vena a ser un aspecto completamente nuevo, pues sus empresas estaban representadas todas en el sector servicios tales como compa)as de se!uro, petroleras, bancos entre otras. 1or esta razn y como tenedores de la parte mayoritaria, empezaron a requerir cambios trascendentales en las funciones de la empresa, empezando por los hijos y dems parientes que tena el fundador como parte de su staff y que deban ser separados de la fbrica. 1idieron estructurar una nueva or!anizacin y ellos delimitaron las prioridades del ne!ocio. El si!uiente paso fue crear una administracin de soporte que llevara las riendas del ne!ocio de acuerdo a los lineamientos de junta directiva, aspecto que representaba un !ran reto para los miembros mayoritarios, pues estaban acostumbrados a medir sus operaciones de manera financiera y todo lo relacionado a los procesos de produccin queran enfocarlo en la misma forma "bajos niveles de activos, bajo inventarios de materias primas, bajos inventarios de productos terminado, recorte de !astos, etc.$ 2ue as como el equipo directivo decide contratar como posiciones claves iniciales las !erencias de 2inanzas y la !erencia de ,o!stica. Estas 3 reas tendran la ardua labor de trabajar en conjunto de forma que las actividades lo!sticas y operativas de la empresa, arrojaran nmeros 4!anadores5 a los resultados de cada mes, y esto considerando los lineamientos directivos. % continuacin episodios comunes en la or!anizacin que apenas se ima!inaba por todo lo que pasaran6 El jefe de planta 7on 8anuel 9ivera, se encuentra con los reci:n contratados !erentes de lo!stica ";n!. 8ara <orres$ y 2inanzas ",ic. %lessandra 7ou!las$ haciendo un recorrido por la planta. Gerente de Finanzas: =>u: tal 7on 8anuel? @Amo est usted hoyB @&e recuerda de nosotrasB +os presentaron a inicios de esta semana en la reunin de !erencia, vemos las reas de lo!stica y finanzas. Jefe de Planta: &, ,as recuerdo, ustedes son las personas del 4Canco5 que pusieron en las !erencias, entiendo que para ayudarnos a solucionar nuestros problemas. &olo les puedo adelantar que manejar un Canco, no es lo mismo que una fbrica, miren que se los di!o. Gerente Logstica: &, comprendo 7on 8anuel, pero permtame aclararle que aun cuando nuestras contrataciones fueron requerimientos de los directivos del banco, nosotras no estbamos trabajando con ellos hasta este momento. %lessandra por ejemplo ha trabajado tanto en empresas de servicios y fbricas. Do ten!o '( a)os de experiencia en el mbito lo!stico y todos en empresas de manufactura. 1ienso que esto fue lo que la UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Per/" DECANA DE AMERICA - directiva enfoco al buscar las personas que le pudieran ayudar, pues como usted bien indica, esto no es i!ual que manejar un Canco, y ellos estaran bien conscientes de eso. Jefe de Planta: 1ues mire, qu: interesante. <odos en la empresa, incluyendo la planta piensan que ustedes vienen de trabajar en Cancos. 1ero bueno, @qu: les trae por acB Gerente de Finanzas: Estbamos recorriendo la planta y la bode!a de producto terminado y tenamos al!unas inquietudes. @Amo controlan los procesos de fabricacinB @Amo saben cunto fabricarB @Amo se planea la produccinB +os parece que hace falta un poco ms de ordenamiento y actitud del personal, acabamos de encontrar un personal dormido al final de aquel pasillo y parece que nadie se percatara de su ausencia. Gerente de Logstica: @Aada qu: tiempo se hacen inventarios 7on 8anuelB Jefe de Planta: Cueno... &on varias pre!untas a la vez. 1rimero que nada, yo ten!o 0 a)os de trabajar en esta planta y deben creerme que todo me lo ha dado la experiencia. Do veo directamente con los clientes qu: quieren y cunto quierenE ;nterrumpe logstica: @1ero eso no lo hace un responsable de ventasB Jefe de planta: &e supone que debera ser ventas, pero los clientes se sienten ms se!uros hablando conmi!o porque saben que yo puedo cambiar la produccin en el momento que lo necesiten. Aonsi!uen respuestas ms directas conmi!o. +uestros clientes no son fciles. D el personal, bueno all tambi:n hay unos problemillas, creo que ese fulano que encontraron durmiendo se!uro que el supervisor de turno, falto nuevamente hoy y estn a la deriva. Da voy personalmente a verlo. Gerente de Logstica: @Usted tambi:n ve los inventarios de materias primas e insumosB Jefe de planta: =Alaro? =%s es? ,a experiencia me ha demostrado que es mejor tener de todo y en cantidades suficientes. +uestras !alletas llevan muchos insumos surtidos y no vaya a ser que por falta de tan solo ' in!rediente, no podamos producir, y esto nos ha pasado. %s que como soy yo quien tiene que responder al !erente y a los clientes s al!o no se entre!a, la !erencia !eneral me dio luz verde para contar con suficientes inventario en piso. Gerente logstica: @Aunto es su coberturaB Jefe de planta: Cueno, eso depende. En materias primas ten!o ( meses y en producto terminado - meses. Gerente de logstica: <en!o entendido que las materias primas e insumos son de ori!en en tanto local como extranjero, pero @por qu: necesita en piso ( mesesB Jefe de planta: Estimada, usted ya se dar cuenta de nuestros clientes y nuestros mercados. ,os proveedores piden sus insumos al exterior para fabricar nuestros productos y yo me cans: de esos enredos que s el barco se atras, que el tiempo de trnsito F( das. =+o? ,es repito, yo he vuelto a respirar desde que la !erencia !eneral me autorizo a tener stocG suficiente con tal que cumpli:ramos la produccin y sus entre!as. 2cil. Gerente de finanzas: 1ero tambi:n notamos problemas de espacio, @hay limitaciones en los almacenes para manejar estos inventariosB Jefe de planta: &i, ya estoy trabajando eso. <en!o - ofertas de bode!as externas que debo presentar. +o hay baratas en esta zona, pero la necesitamos. 1or cierto, !racias por recordarme. <ratar: de llevrselas al jefe esta tarde. Ahicas me disculpan, @necesitan al!o msB 8e estn llamando de bode!a que no s: qu: problema paso ahora con un despacho que no sale Jefe de bodega6 8anuel, @hasta cundoB 8e pides desde el viernes pasado que pro!rame los 3 camiones para despachar al interior hoy martes y ahora resulta que no hay producto fabricado ni para H camin. @>u: vamos hacerB @>u: sucediB Jefe de planta: Es cierto, mira. Es que olvide decirte que la mquina &F que est tirando esas !alletas tuvo un problema mecnico serio en el fin de semana y hasta hoy me dicen que debemos esperar la pieza del exterior y tomar un par de das. ,o siento mucho, ver: como le explicamos al cliente. Jefe de bodega: @Explicar msB 8anuel, este es un pedido que lleva 3 semanas de retraso y las entre!as anteriores se cancelaron porque te faltaba no s: cules de los insumos para fabricar y nos toc decirle una mentira al cliente. 1ero la verdad es que no habas pedido insumos al proveedor. Estamos perdiendo clients. Jefe de planta: &, ya entend. 1ero cr:eme, no hay ms nada que pueda hacer, ver: como resuelvo. 7isculpen nuevamente, pero debo atender esto. Gerente de finanzas: Una ltima pre!unta 7on 8anuel, @los repuestos qui:n los pideB Jefe de planta: 1ues yo tambi:n, yo pido los insumos, las materias primas, el material de empaque, yo veo la calidad y sus reclamos, yo veo los planes de mantenimiento de la planta, la infraestructura y se!uridad de las instalaciones. ,o siento, pero debo irme. En otra ocasin se!uimos. >u: ten!an buen da. %dis. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Per/" DECANA DE AMERICA ( Quedan Mara y Alessandra platicando acerca de este episodio y acuerdan detallar los principales problemas que an encontrado en la f!brica" como llu#ias de ideas para organizarse$ %tendremos que re&organizar todos los procesos Mara'" di(o Alessandra$ )*ay que acer todo un proceso de re&ingenieras y organizar este desorden+ Mara: Do conozco equipos consultores especialistas que ayudan a estos cambios or!anizaciones y levantan los procesos, adems de brindar soporte a los dia!nsticos desarrollados. ,os ir: contactando. ,e esta forma" acuerdan #ol#erse a reunir en - das y ambas lle#aran sus reportes" para re#isarlo en con(unto y presentarlo al nue#o ,irector de .peraciones$ /0er Ane1o 23$ Luego de presentar el reporte a la direcci4n de operaciones" Mara y Alessandra igualmente presentan el planteamiento de soluci4n a las !reas de oportunidad detectadas$ A continuaci4n la soluci4n presentada$ RESOLUCIN EL CASO! ,ue!o de revisar las ideas en comn que levantaron 8ara D %lessandra en conjunto, deciden presentar a ,a %lta 7ireccin su plan de trabajo, indicando la necesidad de involucrar altos perfiles en la or!anizacin y el acompa)amiento de un !rupo externo consultor, que se denominar ,I+7%+ Aonsultin! *roup. %s la empresa decide lanzar un proyecto para que Jtras un anlisis !eneral de la empresa tanto a nivel estrat:!ico como operativoJ se analicen, planteen e implanten las soluciones lo!sticas adecuadas para alcanzar nuevas ventajas competitivas alineadas con la estrate!ia. El alcance del proyecto se define en esta primera etapa, aplicada solamente a lo!stica y produccin. Esto ser necesario enfatizarlo, ya que no solamente en estas reas se encontraron oportunidades de mejora, pero el planteamiento ms inmediato se enfoca en primera instancia a la parte operativa de produccin y lo!stica. 1ara ello, se crea un equipo mixto de trabajo entre la consultora externa y personas claves en el rea lo!stica#finanzas#administracin de la empresa que tras realizar un dia!nstico, identifican !randes reas de mejora. &e redefini todo el proceso lo!stico desde el aprovisionamiento hasta la expedicin, eliminando todas las ineficiencias que se producan cuando el proceso KcruzabaK a trav:s de los distintos departamentos e implantando una !estin por procesos en lu!ar de una or!anizacin departamental pura. % partir del proceso lo!stico se redefinieron los si!uientes subprocesos6 *estin de %provisionamientos "incluye compras, inventarios$ *estin de almacenes y stocG. *estin de la produccin Pr"ces"s inadecuad"s # $estin de %a in&"r'acin en e% (rea %"$)stica ,a carencia de una visin !lobal de los procesos lo!sticos por parte de la empresa estaba !enerando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la informacin como los materiales no fluan correctamente. 7ebido a la falta de informacin y de procedimientos en la or!anizacin, el departamento de compras no poda tomar decisiones basadas en la informacin sino en las sensaciones, lo que llevaba a una situacin catica con almacenes sobredimensionados y al mismo tiempo con continuas roturas de stocGs. <odas las debilidades anteriormente comentadas provocaban la imposibilidad de realizar anlisis sobre la rotacin de productos tanto para comprar las cantidades correctas como para su disposicin fsica en el almac:n. Pr"*%e'as en %a $estin de apr"+isi"na'ient"s! +o se llevaba una trazabilidad desde los pedidos de los clientes, validando disponibilidad de productos terminados y produccin, era necesario implementar hojas dinmicas con planes de demanda, alimentadas por los pronsticos de los clientes y a su vez !enerando planes de venta. &ecuencialmente esto, llevara a planes de produccin que considerarn lo requerido, con la disponibilidad de materias primas, insumos, mquinas y resto de los recursos. 7e i!ual manera esto ayudara a medir los cumplimientos o no hacia los clientes, ayudando a evaluar niveles de satisfaccin externos. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Per/" DECANA DE AMERICA 0 ;!ualmente, era importante involucrar a las reas de aprovisionamiento relacionadas en materia prima, y que estas informaciones arrojaran la 4lista de materiales5 para evaluar disponibilidad de los insumos, etc. isp"sicin &)sica de% a%'ac,n ,os almacenes tenan un layJout tpico de almacenes peque)os que al ir creciendo y al no haberlos replanteado nunca, muestran al!unas ineficiencias muy habituales. ;ncorrecta distribucin en planta "lay out$ que provocaba ineficiencias en el manejo de los materiales de almac:n. 1lantilla sobredimensionada debido a las ineficiencias provocadas por el layJout, manejo de materiales y la falta de procedimientos. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Per/" DECANA DE AMERICA L Aonsiderando la clasificacin %CA en base a consumo, se determina establecer un plan de distribucin interna para la bode!a de producto terminado, del modo si!uiente6 %dems, se implant el concepto de lder del proceso para que !estionase el proceso a trav:s de todos los departamentos y planteando as una estructura or!anizativa matricial que dotase de ms eficiencia los procesos y subprocesos. 8ediante el proyecto se define la necesidad de estructurar la or!anizacin, con reas de responsabilidad funcionales 4lo!sticas5 que brinden el apoyo a la !erencia de planta. Casado esto en las actividades de la empresa y de acuerdo a sus volmenes, planteando un or!ani!rama su!erido del modo si!uiente6 %dems de la rein!eniera del proceso, tambi:n se form al personal en t:cnicas de mejora continua para conse!uir que los procesos y subprocesos vayan !anando en eficacia y eficiencia a lo lar!o del tiempo en lu!ar de perderla. 1ara ello se emple la si!uiente metodolo!a6 ,a *estin de 8anufactura sera enfocada del modo si!uiente6 UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Per/" DECANA DE AMERICA '' En tanto que la !estin lo!stica se enfocara en6 %l final del ordenamiento e implementacin de estos procesos, se contribuira aportar los resultados esperados en los balances de la empresa, llevando as indicadores de !estin con un adecuado balance score card que permitiera medir el ne!ocio desde el punto de vista financiero rentable. Aabe se)alar que para lo!rar el alcance de estas ideas y obtener cambios permanentes "sostenibles$, la direccin deba ser consciente que tendran que darse ajustes en las posiciones claves, as como inversiones en planes de capacitacin para el personal. Era determinante y convincente que empezaba una nueva empresa, con una nueva cultura y or!anizacinM donde se tendra que dedicar !randes esfuerzos en visin y misin compartidas por todos. ANE-O . MEMORANUM 1ara6 ;n!. ,eonardo &nchez. 7irector de Iperaciones *alletas +acional &.% 7e6 ;n!. 8ara <orres. *erente de ,o!stica ,ic. %lessandra 7ou!las. *erente de 2inanzas Ibservaciones !enerales en procesos de la fbrica de *alletas +acional, &.%. Nrea de %lmacenes "materias primas, productos terminados y repuestos$ &e visualiza una descuidada or!anizacin de los materiales almacenados, sin rotulaciones ni secuencia establecida para su ordenamiento, problemas de limpieza, orden. &e denotaron materiales i!uales fsicamente con diferentes cdi!os y ubicaciones. El valor del inventario se ha aumentado en los ltimos ( a)os, desde U&7O..., ... hasta hoy da en U&7P-888. ,o cual no se respalda con inversin de nuevas maquinarias durante este periodo. ,a administracin !eneral de los inventarios est en manos del jefe de planta. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Per/" DECANA DE AMERICA '- &e encontr una fuerza laboral dispersa, sin lineamientos claros de lo que deben hacer da con da. &olo indicaron que ellos esperan las indicaciones del jefe para diri!irse a realizarla. +o se realizan inventarios peridicos, por lo que se desconoce el nivel de confiabilidad de los inventarios. 1rocesos de 1lanificacin +o existe un m:todo que evidencie el control de pedidos ni de produccin a la planta. ,os pedidos son recibidos telefnicamente por un representante de facturacin, pero los clientes piden hablar con el jefe de planta. +o hay informacin de pronstico de los clientes D tampoco encadenan o analizan la disponibilidad de producto terminado con los nuevos pedidos. 1roceso de 2abricacin y Iperaciones +o llevan una planificacin diaria de lo que se producir en las 'L mquinas de funcionamiento. En ocasiones se pudo ver ( mquinas inactivas y el personal, sin labores asi!nadas solo indicaba que no tenan car!a de trabajo porque no haban pedidos para funcionar la mquina. +o se encontr un responsable directo del rea de mantenimiento, que respondiera por la condicin de las mquinas ni sus planes de soporte. <ambi:n se encontr ausentismo considerable a nivel de produccin, viendo reportes de turnos nocturnos indicando que no hubo produccin por falta de personal. +o se encontr definido procesos de control de merma, ya que el personal operativo a pie de las mquinas indico que nunca han medido eso, y tampoco le queda tiempo para ello. 1rocesos de 7istribucin 6 ,os pedidos salen sin previa planificacin. +o se sabe a ciencia cierta, la demanda de camiones que se requieren da con da, pues !eneralmente los pedidos a despachar son determinados por el jefe de planta, cuando despachar. ,os problemas de espacio y limitaciones para circular dificultan la debida rotacin de los productos y tampoco se aplican aspectos de %CA en la distribucin del almacenaje. %spectos 2inancieros6 ,as diferencias de inventarios anuales que se realizan son excesivas en cada fin de a)o "alrededor de U&7(..,...$ ,as valores de mermas son reportados en montos aproximados de '88 anuales, que nadie !arantiza sea confiables. &e encontr una alta rotacin de las cuentas por cobrar, con clientes que tienen -. das de cr:dito y llevan vencidos 0( das, sin interrumpir los despachos. 9ecurrentes quejas de proveedores de piezas y suministros que eliminaron condicin de cr:dito y ahora despachan contra pa!o por adelantado. En !eneral, se denotaron costos excesivos de los procesos relacionados con la !estin de compras, produccin y almacenesM debido a las ineficiencias que ha heredado esta or!anizacin. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Per/" DECANA DE AMERICA '(