CAPTULO I

INMUEBLE MAQUINARIA Y EQUIPO

La labor del auditor se orienta principalmente a la revisin de los principios de
contabilidad generalmente aceptados aplicados por la empresa en el examen de
inmuebles maquinaria y equipos son los bienes tangibles que tiene por objeto lo siguiente:
1.- El uso de las mismas en beneficio de la entidad.
2.- la produccin de artculos para su venta o para el uso de la propia entidad.
3.- La prestacin de servicios por la entidad o su clientela o al pblico en general.
La adquisicin de estos bienes denota el propsito de utilizarlos y no de venderlos en el
curso normal de las Operaciones de la entidad.
OBJETIVOS DE AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS
El Objetivo es establecer los procedimientos de Auditoria recomendados para el examen
del rubro de Inmuebles, Maquinaria y Equipos, los cuales debern ser diseados por el
auditor en forma especfica en cuanto a su Naturaleza, Oportunidad y Alcance, tomando
en cuenta las condiciones y caractersticas de cada empresa.
Los Objetivos se pueden resumir en los siguientes:
Comprobar que existan y estn en uso.
Verificar que sean propiedad de la empresa.
Verificar su adecuada valuacin.
Comprobar que el cmputo de la depreciacin se haya hecho de acuerdo con
mtodos aceptados y bases razonables.
Comprobar que haya consistencia en el mtodo de valuacin y en el calculo de la
depreciacin.
Determinar los gravmenes que existan.
Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.
CONTROL INTERNO DE INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPOS
Aspectos a considerarse en la revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control
interno sobre los Inmuebles, Maquinaria y Equipos, relativos al proceso electrnico de
datos.
Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisin, estudio y evaluacin de la efectividad
del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipos, en forma enunciativa pero
no limitativa, incluyen los controles claves, los cuales debern dirigirse a:
Autorizacin del mtodo de valuacin seleccionado por la empresa.- En trminos
generales, por su importancia, la direccin de la empresa deber autorizar el
mtodo y polticas de valuacin, incluyendo las relativas a capitalizacin,
actualizacin, depreciacin, etc.
Aprobacin de la administracin para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar
activos.- De existir una autorizacin final para efectuar una inversin, venta, retiro,
etc., de esta clase de activos. Esta autorizacin requiere de un estudio previo o
plan general dentro de la empresa para determinar si la compaa debe hacer el
desembolso, venta, hipoteca, etc. La decisin o autorizacin deber emanar del
rgano de administracin adecuado, pudiendo llegar hasta los accionistas.
Segregacin adecuada de las funciones de adquisicin, custodia y registro.- La
segregacin de funciones evita que un departamento o persona controle varias
fases de una transaccin, o controle los registros contables relativos a sus propias
funciones. Esta segregacin tambin propicia una vigilancia permanente entre los
departamentos personas involucradas en una misma transaccin.
Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado
adecuadamente los bienes adquiridos.- Una vez aprobada la compra de los
Activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan
recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y que los registros
contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus
caractersticas generales.
Existencia de archivos de documentacin.- La documentacin soporte de la
propiedad de los activos se deber conservar en archivos adecuados que faciliten
su localizacin y control.
Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por
conservacin y reparaciones.- Uno de los problemas relacionados con el registro
de los activos fijos radica en distinguir las inversiones de las obras de mera
conservacin. Para evitar cualquier confusin al respecto, es necesario establecer
polticas definidas por la direccin o la gerencia, que consten por escrito.
Revisin peridica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar
oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.- Con objeto de registrar en
su oportunidad las partidas que representen unidades terminadas, debe
establecerse un sistema que permita conocer cuando se terminen las obras y
entren en uso, a fin de iniciar los cargos a resultados por la depreciacin o
amortizacin.
Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores.
Comprobacin peridica de la existencia y condiciones fsicas de los bienes
registrados.- Deben efectuarse inspecciones fsicas de los bienes, peridicamente,
con la finalidad de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso. Las
excepciones debern ser motivo de investigacin y ajuste en la contabilidad.
Informacin oportuna al departamento de contabilidad de las unidades dadas de
baja.
Registro de activos en cuentas que representen grupos homogneos, en atencin
a su naturaleza y tasa de depreciacin.- Esta agrupacin tiene por objeto facilitar
el clculo de la depreciacin y mantener registros contables representativos de las
diversas clases de bienes para fines de presentacin en los estados financieros de
la empresa.
l) Existencia de registros individuales que permitan la identificacin y localizacin de los
bienes, conocer su valor en libros, etc.
m) Conciliacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de
mayor correspondiente.
n) Informacin sistematizada sobre cifras actualizadas.- Es necesario la existencia de
sistemas de informacin para la determinacin y registro de los efectos de la inflacin que
incluyan:
o Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inmuebles,
maquinaria y equipos.
o Cuando se practique avalo por perito independiente o, excepcionalmente,
cuando sea practicado por personal de la empresa, se debe contar con:
o Expedientes en donde se controlen los avalos internos externos y, en su
caso, archivos de documentacin necesaria para respaldar los internos,
tales como: cotizacin de precios recientes, estudio de costos de
reposicin, etc.
o Documentos que permitan la identificacin de los valores actualizados de
todos los bienes y su depreciacin acumulada y la del periodo segn los
informes de los valuadores, con los datos contenidos en sus respectivos
registros individuales.
o La estimacin de la vida til en funcin al tiempo de servicio en la empresa
y el valor de desecho de los mismos.
o En los casos en que se apliquen ndices generales o especficos de precios,
la empresa deber mantener expedientes en los cuales se documenten los
anlisis de partidas clasificadas por antigedad, clculos y los ndices
utilizados, as como la evidencia de que estos se han obtenido de una
fuente apropiada.
o Separacin de funciones en cuando a la preparacin, supervisin y
aprobacin de la informacin actualizada.
o Verificacin del adecuado y oportuno registro en la contabilidad de las
cifras actualizadas.
Adecuada proteccin de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento.
IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA
El auditor debe considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos activos
en relacin con los estados financieros en su conjunto, as como los riesgos de auditora.
La planeacin de las pruebas de auditora en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipos,
debe incluir el anlisis de los factores o condiciones que pueden influir en la
determinacin del riesgo de auditora. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo
de error inherente, como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien,
que el auditor no los descubra. Ejemplos de estos factores son los siguientes:
o Naturaleza, monto y caractersticas propias de los inmuebles, maquinarias y
equipos, especialmente los que son de fcil realizacin y sustraccin.
o Las polticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser
capitalizadas, as como los cambios importantes en relacin con dichas
polticas.
o Estimaciones que afectan el valor neto en libro de los activos (depreciacin,
avalos, determinacin del valor de uso, etc.).
o Cambios en los mtodos de depreciacin de los activos.
o Existencia de capacidad no utilizada significativa o de activos no utilizados.
o Existencia de gravmenes sobre los activos o limitaciones en cuanto a su
disponibilidad.
o Falta de conteos fsicos de los activos en forma peridica.
o Registros auxiliares poco confiables.
o Falta de control sobre la localizacin fsica de los activos.
o Falta de identificacin fsica de los activos a travs de etiquetas, marbetes,
etc.
o Existencia de obligaciones por contratos para la adquisicin o construccin
de activos.
o Existencia de activos en poder de terceros y recibidos de terceros.
o Activos vendidos y no dados de baja en la contabilidad.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
PLANEACION
En la planeacin el auditor debe obtener informacin sobre las caractersticas de los
inmuebles, maquinaria y equipos, tales como, mtodo de actualizacin, mtodo de
depreciacin, polticas de capitalizacin, reglas particulares de valuacin y presentacin,
incluyendo su aplicacin consistente, etc.
Dichas caractersticas incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones
jurdicas, sistemas de informacin (manual o proceso electrnico de datos PED), poltica
de registro, estructura y calidad de la organizacin segregacin de funciones, definicin de
lneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditora interna, etc., y en su caso,
determinar las posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinin.
REVISION ANALTICA
Comparacin de cifras a costos histricos y actualizados con las de ejercicios anteriores,
tomando como referencia los ndices de inflacin general y/o especficos, fluctuaciones en
precios, cambiaras, etc.,
Anlisis de razones financieras, relativas a inmuebles, maquinaria y equipos, determinadas
sobre cifras tanto histricas como actualizadas, para identificar variaciones y tendencias,
as como para juzgar la razonabilidad de estas con base en el conocimiento general del
negocio y de su entorno.
De ser posible, comparacin de cifras con la informacin disponible de empresas del
ramo.
Obtener explicacin de variaciones importantes e investigar cualquier relacin no usual e
inesperada entre el periodo auditado y el anterior, intraperiodo, contra presupuestos, etc.
ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO
Llevar a cabo el estudio y evaluacin preliminar del control interno contable existente y la
localizacin de controles clave para el manejo del activo fijo y su depreciacin, incluyendo
su actualizacin. Lo anterior incluye la evaluacin de los controles internos en ambientes
de procesos electrnicos de datos, particularmente en aplicaciones importantes donde la
informacin se procesa sin dejar huellas visibles, como clculo de depreciacin, clculo de
actualizacin, etc. En su caso, deber determinarse y documentarse la justificacin del
enfoque de la revisin, sea alrededor o a travs del cmputo.
Habindose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el
sistema de control interno contable a travs del seguimiento y observacin de las
transacciones y de la existencia de los controles claves y, considerando la importancia
relativa y el riesgo de auditora en el rubro de inmuebles, maquinarias y equipos, el
auditor estar en posicin de definir la naturaleza de los procedimientos de auditora,
tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere
necesarios en las circunstancias.