Mission 19 Assurer la transmission des informations au sein du service

Synthse
Communiquer au sein dune entreprise consiste faire circuler linformation. Il peut sagir
dun renseignement ou de directives de travail. Linformation adresse aux membres dun
service peut maner dun suprieur hirarchique (communication descendante) ou dun autre
membre du service (communication latrale). Linformation est dite ascendante lorsquun
membre du personnel sadresse un suprieur hirarchique.
A. Les caractristiques de linformation
our sassurer dune bonne communication! il est essentiel didentifier pour chaque
information "
# son origine " nom et qualit de lmetteur! service $
# son statut " obligatoire ou informatif $
# sa forme " crite! orale! visuelle $
# ses qualits " claire! prcise! exhaustive $
# ses r%les " commander! convaincre! informer! solliciter! recueillir des donnes&
B. Les modes de communication
Les plus couramment utiliss pour informer les membres dun service sont "
# la note de service ou dinstruction " cest un document caract're obligatoire! manant dun
suprieur! a(ant pour but de donner des directives $
# la note dinformation " cest un document caract're informatif destin au personnel $
# Intranet " cest un rseau dinformation interne lentreprise qui permet dchanger des
messages ou dobtenir des informations.
C. Les outils de communication interne
IL existe plusieurs outils de communication interne "
# le tlphone (fixe ou portable) auquel est associe une messagerie vocale! interrogeable
distance $
# la messagerie lectronique $
# lIntranet $
# le )ournal dentreprise $
# le panneau lectronique ou mural $
# les s(mboles visuels& $
# la runion avec utilisation ventuelle doutils informatiques.
.Le choi! de loutil de communication interne
Il faut dterminer quel mode de communication est le mieux adapt la situation. Il est choisi
en fonction de divers crit'res "
# lurgence de linformation $
# le nombre de personnes informer $
# le caract're formel ou non $
# lobligation de cibler des personnes en particulier $
# la ncessit dobtenir une preuve de la rception&
* +achette Livre ,--. / 0ctivits administratives organisationnelles et relationnelles / La photocopie est autorise pour une classe
1ne fois le message transmis! il convient de vrifier son efficacit et son impact. Certains
modes de diffusion permettent den contr%ler la rception (courrier lectronique).
". La mise en valeur dun messa#e visuel
Lentreprise utilise de plus en plus les messages visuels comme mode de communication
(vido! dessins! texte dfilant! plans! schmas&) pour rappeler une information existante!
mettre en avant une mesure importante! accompagner une prsentation. Ces messages laissent
un plus grand impact sur le personnel cibl. Ils peuvent utiliser divers supports (panneau
d(namique! bande dfilante! tlvision! affiches! borne&). Les messages visuels sont mis en
valeur de diverses mani'res "
$. Lactualisation de linformation
La situation peut exiger de modifier linformation qui a d) t donne. lusieurs situations
sont envisager "
# linformation est devenue caduque $
# de nouvelles instructions sa)outent aux prcdentes $
# des prcisions sont indispensables une meilleure comprhension du message.
1ne entreprise doit veiller actualiser son information pour que le personnel soit tou)ours
tenu au courant des mesures prises! quil se conforme aux directives et quil se sente
concern par la vie de lentreprise.
* +achette Livre ,--. / 0ctivits administratives organisationnelles et relationnelles / La photocopie est autorise pour une classe