GESTIN DEL TIEMPO

Administracin del Tiempo en nuestra vida.

Si hubiera un banco que te diera todos los das en la maana 1440 monedas de oro
y en la noche al final del da te quitar las monedas que no has usado, que haras?
Seguro que gastaras en el da hasta la ltima moneda
!ues bien ese banco e"iste y se llama tiem#o, cada da te entrega 1440 minutos y
al final del da te quita los que no has usado, #or lo tanto de#ende de ti como usas
esas #reciosas monedas llamadas tiem#o
$so me lle%a a una #regunta que es el tiem#o? &a res#uesta es que es un recurso
que no se #uede almacenar, no se #uede reem#la'ar o no tiene sustitutos y #or
ltimo no se #uede de(ar de consumir )rente a esta realidad es necesario
administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos administraci*n del
tiem#o
&a administraci*n del tiem#o es determinar como usamos nuestro tiem#o #ara
alcan'ar nuestros ob(eti%os en el menor tiem#o #osible
!ara ello es necesario comen'ar #lantendose ob(eti%os #ara nuestra %ida, y los
tres ob(eti%os bsicos que yo les recomiendo son+ Salud, es#iritualidad, felicidad y
,"ito
$n la medida que dediques el tiem#o a estos tres ob(eti%os logrars un equilibrio en
tu %ida, que te #ermitir crecer como #ersona, siendo un e(em#lo #ara los dems
&a salud es el mantenerse en buen estado fsico, #ara ello es necesario buena
alimentaci*n y reali'ar e(ercicio fsicos que #ermitan traba(ar resistencia, fle"ibilidad
y fuer'a $l ob(eti%o es cuidar el cuer#o que tenemos, logrando que este #ueda
durar ms tiem#o, ya que naturalmente #or efectos del tiem#o el cuer#o en%e(ece y
en ese #roceso se %a deteriorando lle%ndonos a la e"tinci*n de la %ida
&a )elicidad es un estado de nimo decidido #or ti, es una elecci*n que tiene que
%er con tu mundo interno, es decir con aquello que t #uedes controlar como tu
#ersona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu %ida, #or lo
tanto debemos #oner nuestra felicidad en funci*n a nuestro mundo interno, #or que
s*lo as #odremos tomar el control de la felicidad y ser felices &o contrario es #oner
la felicidad en funci*n a tu mundo e"terno, es decir a aquellos que no controlas,
como el estado de animo de tu (efes, agradarle a los dems, buscar que una chica
que nos gusta nos quiera, etc, lo cual #ondra en riesgo tu felicidad, #or que le
daras a otros esa decisi*n que te corres#onde a ti
!ara ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la
medida que hagamos lo que necesitamos #ara lograr nuestros ob(eti%os seremos
felices an cuando no logremos alcan'ar nuestros ob(eti%os &o ms im#ortante al
momento de tener un ob(eti%o es entregar todo #or tratar de alcan'ar el ob(eti%o,
an no alcan'ndolo, mientras hagamos eso seremos felices, #or que sabremos que
estamos en el camino correcto, lo dems es cuesti*n de tiem#o, lo im#ortante en
ese #roceso es entregar todo de si, #erse%erar, a#render de las cadas, ca#acitarnos
y continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, #or que
seremos concientes que estamos en el camino, que no nos hemos des%iado y que
tarde o tem#rano lo lograremos, lo im#ortante es no desmayar y me(orar nuestras
estrategias &a infelicidad nace de la inconsistencia, de las contradicciones en tu
%ida, de los conflictos internos, #or e(em#lo soy gordo quiero adelga'ar #ero en el
da a da me alimento mas de lo que mi cuer#o necesita, soy un fumador quiero
de(ar de fumar, #ero en el da a da fumo bastante, quiero ser un gran #rofesional
#ero en el da a da no estudio, todas esas contradicciones en tu %ida si te lle%arn
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a la infelicidad, #or que no te sentirs bien contigo mismo, #or que sers conciente
de que #udiste dar ms #ero no lo hiciste, te sentirs frustrado, te sentirs mal con
tu mundo interno, con todo aquello que controlas #ero que no utili'aste bien
!or ltimo el ,"ito, significa alcan'ar los ob(eti%os que te tra'as, #ara ello es
necesario que le dediques ms tiem#o al traba(o estrat,gico que al traba(o
o#erati%o $l traba(o estrat,gico es aquel traba(o que reali'as #ara decidir que %as a
hacer y el o#erati%o es hacer lo decidido o lle%arlo a la #ractica, si tu te equi%ocas
en el traba(o estrat,gico decidiendo hacer algo que no te generar %alor, el hacerlo
no tendr sentido, s*lo te har #erder tiem#o, #or lo tanto es im#ortante que le
dediques tiem#o al traba(o estrat,gico
$l tener #resente estos tres ob(eti%os, te #ermitir en el da a da #riori'ar, ser ms
estrat,gico que o#erati%o, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiem#o,
hacer lo que sea im#ortante en tu %ida y no #erder tiem#o
!ara saber que estamos utili'ando correctamente el tiem#o, acudiremos a la matri'
del tiem#o en la cual se combina las dimensiones de lo im#ortante y no im#ortante
con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se #uede a#reciar en el
grfico siguiente+
-omo se #uede obser%ar en el grfico ./ 1, la dimensi*n ideal es la que combina lo
im#ortante con lo no urgente 0-uadrante 112, si una #ersona se desen%uel%e en esta
dimensi*n significa que #lanifica su %ida y #riori'a lo que tiene que hacer #ara
alcan'ar sus ob(eti%os, cum#liendo con su #lan
$n la dimensi*n de lo im#ortante y urgente 0-uadrante 12, estn las #ersonas que
#lanifican, #ero no cum#len con su #lan, #or que en el da a da distraen su tiem#o
en otras cosas, faltndoles tiem#o #ara cum#lir con su #lan, haciendo las cosas
contra el tiem#o
$n la dimensi*n de lo no im#ortante y urgente 0-uadrante 1112 estn las #ersonas
que no #lanifican, #or lo tanto no saben que es lo im#ortante y son reacti%os #or
que su %ida esta en funci*n de lo que los dems quieren que haga, quienes lo
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#resionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la #ersona ca#acidad #ara
elegir
!or ltimo en la dimensi*n de lo no im#ortante y no urgente 0cuadrante 132 estn
las #ersonas que deciden ocu#ar su tiem#o en cosas tri%iales, cosas que no le
#ermiten construir nada, s*lo #asar el tiem#o di%irti,ndose
-omo usted #odr obser%ar la base de la administraci*n del tiem#o esta en
#lanificar y cum#lir con el #lan que se tiene &a #lanificaci*n es el #roceso mediante
el cual establecemos que queremos y como lo %amos a alcan'ar, sino #lanificamos
no sabremos hacia donde %amos y #or lo tanto no #odremos #riori'ar
Administracin de Tiempo en una Organizacin
$n el caso de una organi'aci*n, la administraci*n del tiem#o est centrada en como
utili'amos el tiem#o #ara contribuir con la organi'aci*n en la cual traba(amos $n
ese sentido debemos #artir de los ob(eti%os que tiene nuestra organi'aci*n y
elaborar un #lan que contribuya a dichos ob(eti%os 4eniendo los ob(eti%os
claramente definidos y #riori'ados, y lo que tenemos que hacer #ara alcan'ar
dichos ob(eti%os, #odremos utili'ando la matri', desen%ol%ernos en el cuadrante 11
que es la combinaci*n de lo im#ortante y no urgente $l #roblema en una
organi'aci*n son los ladrones del tiem#o, aquellos que te quitan el tiem#o y que no
te #ermiten dedicarte a cum#lir con tu #lan
!ara enfrentar a los ladrones del tiem#o les dar, los siguientes conse(os+
Evitar caer en el perfeccionismo. 5uchas #ersonas #or querer reali'ar un
traba(o #erfecto, no terminan nunca un traba(o, difiri,ndolo
#ermanentemente
Aprender a decir no. 5uchas #ersonas no saben decir no y terminan
haciendo lo que otras #ersonas quieren que hagan, #or que ace#tan ser
interrum#idos #ara ir a una reuni*n, con%ersar o tratar temas que no
contribuyen a su traba(o !or lo tanto es im#ortante a#render a decir no,
#ero de forma amable, sin herir susce#tibilidades, #or e(em#lo+ te agrade'co
mucho la in%itaci*n #ero no #uedo ir
Evitar distracciones. 5uchas #ersonas no saben e%itar las distracciones,
#or que tienen la #oltica de #uertas abiertas, es decir cualquiera #uede
%isitarlo de im#ro%iso, interrum#irlo, llamarlo #or tel,fono, etc !or lo tanto,
es necesario que uno a#renda a establecer horarios en los cuales #uede
recibir %isitas, ser interrum#ido, #ara #oder dedicarle nuestra total atenci*n
a nuestro traba(o
Hay que aprender a delegar. 5uchas #ersonas #iensan que son las nicas
que #ueden reali'ar todos los traba(os bien, subestimando a los dems y
cargndose todo el traba(o, no #udiendo cum#lir con los mismos #or falta de
tiem#o )rente a ello es necesario a#render a delegar, es decir a #re#arar a
las #ersonas en conocimientos y t,cnicas #ara que #uedan reali'ar los
traba(os, delegndoles los mismos una %e' que se encuentren #re#aradas
Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es #untual, sus com#aeros
de traba(o harn lo mismo con usted y le robarn tiem#o no llegando a
tiem#o, #or lo tanto debe generar una imagen de #untualidad y los dems
res#etarn su tiem#o
Elimine sentimientos intiles. $limine sentimientos que le quitan tiem#o
y no le generan %alor, como son las #reocu#aciones, sentimientos de cul#a,
odio, miedo, ansiedad, etc !or e(em#lo las #reocu#aciones son sentimientos
que no ayudan a nada, #or que nos ocu#a de cosas antes de tiem#o, como
angustiarnos o #onernos ner%iosos #or un e"amen que %endr de ac a dos
semanas, o los sentimientos de cul#a que es sentirnos mal #or algo que ya
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#aso y que no lo #odemos cambiar, des#erdiciando en ambos casos el
tiem#o #or que lo que hacemos no contribuye a nada
Aprender a ir al grano. 5uchas #ersonas no saben ir al grano y #ara
abordar un tema #ierde tiem#o tocando temas relacionados y en un #roceso
lento llegan finalmente al meollo del asunto
Hacer un !uen manejo de reuniones. 5inimice la cantidad de reuniones,
a#renda a filtrar reuniones, si usted #uede tomar una decisi*n s*lo hgalo y
no con%oque a una reuni*n, s*lo con%oque o acuda a una reuni*n si es
%erdaderamente necesario, cuando realice una reuni*n o #artici#e en una de
ellas e"i(a que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiem#o
estimado #ara cada tema y #ara toda la reuni*n, con hora de inicio y de
termino
"aneje ordenadamente el despac#o de papeles. 6enere un sistema
ordenado de archi%o de documentos, ordene su des#acho #or fecha de
ingreso y #riorice r#idamente, una %e' ordenado y #riori'ado resu,l%alos
inmediatamente $llo im#lica que cuando re%ise un documento no lo de(e
hasta terminar, no lo #ostergue, no guarde los #a#eles en su ca(*n #ara una
#r*"ima fecha, no a#ile los documentos #or a#ilar
Evite los conflictos. Se #ierde mucho tiem#o en conflictos innecesarios, es
me(or e%itarlos o no #ersonali'ar las discre#ancias que se tengan con su
com#aeros, es me(or solucionar los #roblemas buscando relaciones de
ganar ganar, s*lo ingresar a conflictos cuando son #or el bien de la
organi'aci*n
Haga un !uen uso de los correos electrnicos. $n la actualidad, re%isar
y res#onder correos electr*nicos quinta mucho tiem#o, es necesario filtrar
los correos, yo recomiendo ser radical, en el traba(o s*lo re%isar y atender
aquellos que son del traba(o, de(ando aquellos que no lo son #ara un tiem#o
fuera del horario de traba(o, e%ite abrir o res#onder a cadenas o los famosos
s#am #or que le quitarn tiem#o y adicionalmente #ueden contener %irus
afectando su com#utadora
$so correcto del tel%fono fijo y celular. 7ay que hacer un correcto uso
del tel,fono, recibiendo y haciendo llamadas que sean s*lo de traba(o,
difiriendo aquellas que no lo son #ara reali'arlos en un horario fuera del
traba(o
$so de tiempos muertos. 7ay que a#render a utili'ar los tiem#os muertos
#ara %ol%erlos #roducti%os, #or e(em#lo un %ia(e de traba(o, siem#re lle%e
una lectura de utilidad en su traba(o #ara a#ro%echar el trayecto
)inalmente, les de(o como mensa(e que de la forma como administren su tiem#o
de#ender el equilibrio en su %ida y la contribuci*n que realicen a sus
organi'aciones
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