Control interno

Control: es una accin que solo as es palpable y por consiguiente por el efecto que produce es medible o evaluable.
Para que el control funcione y se le pueda percibir es necesario:
1. Establecerla en forma sistematizada (ordenada), es decir, que debe seguir un ordenamiento nacional.
2. Dotarlo de los elementos necesarios a su funcionamiento
3. Orientarlo a objetivos especficos, de manera que su efecto por la accin que produce pueda ser evaluable.
4. Por ltimo en control es consustancial a todos los actos y procesos administrativos de una entidad, es decir, que no puede
ni debe concederse separado.
Definicin de control interno: el control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas
adoptadas dentro de una entidad, para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin
contable, fomentar la eficiencia y veracidad de las operaciones y asentar la alusin a la poltica prescrita por la mxima
autoridad.
Principios del control interno:
Los procedimientos de comprobacin y control interno varan en cada compaa, sin embargo los principios cardinales
del control interno pueden exponer en la forma siguiente:
1. Debe fijarse la responsabilidad. Si no existe delimitacin exacta de esta, e control ser ineficiente.
2. La contabilidad y las operaciones deben estar separados. Un empleado no debe ocupar un puesto en que tenga control
de la contabilidad y al mismo tiempo control de las operaciones que ocasiona asientos de contabilidad. Por ejemplo el
que lleva la contabilidad no debe tener acceso a caja o el registro de ventas.
3. Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud, con objeto de tener la seguridad de que las
operaciones y la contabilidad se lleven en forma exacta. Por ejemplo las ventas diarias deben totalizarse y comprobarse
con la suma de las etiqueta de las mercancas entregadas.
4. Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transaccin comercial, cualquier persona
deliberada o inadvertidamente cometer errores, pero es posible que un error se descubra si el manejo de una
transaccin est dividido entre dos o ms personas.
5. Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente al personal de empleados. Un entrenamiento cuidadoso da por resultado
mejor rendimiento, costos reducidos y empleados ms atentos y activos.
6. Debe haber rotacin entre los empleados asignados a cada trabajo, debe imponerse la obligacin de disfrutar de
vacaciones.
7. Las instrucciones para cada puesto deben estar siempre por escrito, los manuales de procedimientos fomentan la
eficiencia y evitan los errores.
8. los empleados deben tener pliza de fianza
9. Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible.
10. Debe hacerse uso del sistema computarizado siempre que este sea factible.
Clasificacin del control interno:
1. Control interno contable.- se denomina al control de los movimientos patrimoniales y de resultados, que modifican las
situacin patrimonial, econmica y financiera de la empresa.
2. Control interno operativo.- es el control que se practica dentro de los distintos reas, depar6amentos y sectores que
componen el ente, sin entrar a determinar si estas son productos o servicios.
3. Control interno preventivo.- se utiliza para realizar una proteccin razonable y adecuada del patrimonio de la
organizacin.
4. Control interno de la informacin.- es utilizado para la obtencin de informacin confiable y eficiente, y a su ve oportuna
para la toma de decisiones
5. Control interno administrativo.- tiende a tratar de optimizar el rendimiento operativo atreves de la eficiencia
6. Control interno continuo.- se practica en todos los casos u operaciones y tiene la caracterstica de ser rutinario o
sistemtico.
7. Control interno espordico.- es un control selectivo por exposicin que se practica irregularmente, es de carcter
potencial ya que su aplicacin est latente.
8. control interno y sistemas.- es cuando el control existe incorporado al que acta , es un elemento sensor en cada paso
o proceso estratgico
9. Control interno externo al sistema.- es el que se realiza por la evaluacin que produce un elemento extrao, al proceso
comparando este con la realidad y aquello que debi haber sucedido
10. Control interno directo deliberado.- es aquel control, que se organiza con el propsito de llevar a cabo una revisin
interna.
11. Control interno indirecto y simultneo.- es un procedimiento de revisin que acompaa a la ejecucin misma de los
actos administrativos o tcnicas, y se basa principalmente en la divisin e las tareas. Esencia de todo control interno
eficaz.

Cuando la unidad de trabajo es compleja y esto necesita ser realizado por varias personas o un nuero considerable de
ellos.
Objetivos principales:
1. La consecucin de un balance de las diferentes actividades del ente, organizacin o empresa
2. Obtener la conformidad, seguridad o tranquilidad que los niveles inferiores de la organizacin cumplan con las directrices
provenientes de la gerencia superior direccin superior.
3. Determinar ineficiencias y errores de sistema, operaciones y humanos
4. Determinar mejores normas, mtodos, instrucciones , procedimientos y sistemas
5. Crear mejores sistemas de mtodos de control y/o reforzar las existencias
6. Generar operaciones ms eficientes, seguras y veloces.
7. Determinar y evaluar la mejor utilizacin de recursos humanos, fsicos y tecnolgicos
8. Evaluar la efectividad de una gestin , actuacin o tarea
9. Lograr que los datos informativos se presenten exactos y oportunos
10. Salvaguardar y custodiar los bienes valores y patrimoniales.
11. Acrecentar la eficiencia operativa y facilitar que la norma, procedimientos y sistemas dictados se cumplan.
12. Comparar la exactitud y veracidad de los datos suministrados por la contabilidad
13. Prevenir robos, fraudes y desfalcos, y en el caso en que ocurran que existe la posibilidad de descubrirlos y poder
cuantificarlos.
Objetivos bsicos:
- Proteccin de los activos
- Obtencin de informacin adecuada, confiable , eficiente
- Promocin de la eficiencia operativa
- Estimular la adicin a las polticas de alta duracin
I. Proteccin de los activos:
1. Servicio de vigilancia:
a. Prevenir robos y hurtos
b. Prevenir y controlar incendios
c. Control de entradas y salidas del personal interno, visitas y transporte de mercadera
d. Recorrido por todo los sectores de la empresa observando el funcionamiento de los servicios internos, y que el personal
se encuentra en sus labores habituales
e. Control de carga y su documentacin sustentadora
f. Control de la hermeticidad de los depsitos
2. Sistema de proteccin contra incendios:
a. Determinar la ubicacin geogrfica de la empresa y la cantidad necesaria de mangueras, extintores , etc.
b. Establecer un sistema de alarmas
c. Control del estado de los equipos mediante el correcto funcionamiento de un mantenimiento de los mismos
d. Establecer instrucciones escrito sobre las funciones que debes cumplir los individuos en caso de incendios y cules son
sus responsabilidades sobre los bienes que se puedan salvar o rescatar en caso de producirse un incendio
e. Realizar simulacros
3. Mantenimiento preventivo:
El mantenimiento preventivo tiende a lograr a la proteccin de los bienes afectados a al produccin o a la generacin de
ingresos, que por el transcurso del tiempo o por el uso sufren un agotamiento o tienen una vida limitada.
4. Separacin de funciones y responsabilidades:
Ningn individuo de la organizacin debe realizar al mismo tiempo las funciones de manejo, registro y custodia de
bienes ni siquiera de ellos
5. Polticas de seguro:
La empresa y por lo tanto sus bienes estn sujetos a fortuitos inciertos o imprevisible como perdidas, robos, hurtos,
sustracciones, entre el valor que tiene un seguro y el patrimonio que se quiere proteger y el riesgo o probabilidad que
tiene hechos inciertos se elabora un programa de seguros para protegerlo
6. Comprobantes o formularios pre numerados:
Mediante el pre numeracin se posibilita la accin de controlar el flujo de informacin. La secuencia numrica permite
detectar cuando un comprobante falta, y permite de inmediato realizas la gestin de bsqueda y localizacin. Esta
medida debe estar acompaada de lo siguiente:
a. Formularios o comprobantes anulados.- para no perder el concepto fundamental del pre numeracin, cuando se
anula por un error o equivocacin del usuario se debe colocar en el formulario la palabra anulado o un sello.
b. Formularios o comprobantes perdidos, sustrados,etc.- ante la prdida o sustraccin de formularios o
comprobantes que perjudiquen a la empresa se debe realizar la denuncia policial y publicar en los diarios el
hecho para delimitar responsabilidades
c. Formularios o comprobantes inutilitarios o en desuso.- cuando los formularios o comprobantes son suprimidos y
reemplazados por otros , deben practicarse en inventario de los mismos, realizar un acta y destruirlos para evitar
su posterior utilizacin
7. Registro de firmas y rgimen de autorizaciones:
As como existe una escala jerrquica o funcional debe existir un registro de firmas de todas las personas que conforman
o autorizan operaciones relevantes en el funcionamiento de la organizacin.
8. Deposito total de los ingresos monetarios:
Todos los fondos monetarios que ingresan a la empresa deben ser depositados en su totalidad, y en la misma forma que
han sido percibidos dentro de un plazo establecido. Es decir que si ingresa dinero en efectivo este no debe cambiarse
por un cheque de un funcionario de la empresa que necesita de hacerse de dinero en forma inmediata.
9. Emisin de un cheque por cada egreso:
Cada vez que la empresa hace una erogacin monetaria (pago) a misma debe quedar reflejada en un cheque realizado en
forma normativa, salvo aquellos gastos que se hacen por el fondo fijo o caja chica.
10. cheques con ms de 1 firma:
Para establecer un mejor control de los ingresos monetarios, los cheques deben contar con ms de una firma, esto
tambin permite distribuir la responsabilidad de los funcionarios firmantes.
11. Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros:
Cuando la empresa se obliga hacia terceros, ya sea por medio de contratos, documentos comerciales, etc., debe estar
este acto conformado con la firma de ms de uno de los funcionarios responsables del ente.
12. Archivos:
Los archivos registran la historia de la organizacin, por lo tanto la conservacin o cuidado es muy importante , respecto
de hechos que pueden comprometer a la organizacin y los elementos de prueba que se encuentran almacenadas en
ellos.
II. Obtencin de informacin adecuada, confiable y eficiente:
Es necesario contar con un sistema de informacin que tenga las caractersticas de ser confiable y a su vez eficiente.
La informacin confiable y eficiente acompaada de los diferentes aditamentos completa y oportuna, debe ser una
preocupacin de todos los sectores de la organizacin, proporcionando de esta manera material para el anlisis de las
variaciones o desvos que ocurrieran al compararse los resultados previstos o predeterminados y los resultados reales.
Detallaremos a continuacin las situaciones donde trata de cumplir con este objetivo de control interno.
1. Manual de cuentas contables:
El manual de cuentas contables debe reunir las siguientes caractersticas:
a. La codificacin o la parte numrica debe ser abierta, es decir que dentro de ella siempre pueda incorporarse
b. La parte literal debe ser lo suficientemente claro
c. Debe tener la descripcin de los conceptos fundamentales que la cuenta agrupa o rene, es decir un a enumeracin
de los dichos que la misma incorpora para poder tener la seguridad de un mismo hecho siempre estar
contabilizado dentro de una misma cuenta.
2. La sumatoria de la informacin analtica debe ser igual a la sisttica:
Se debe mantener en constante estudio o conciliacin de la informacin analtica de la sistetica.
En la parte operativa podramos decir que el total de horas trabajadas en un sector de la empresa es igual a la sumatoria
de todas las fichas de las operaciones que conforman la plana
3. Instrucciones que determinan concepto de uniformidad:
Para el resto de la informacin no contable a la combinacin de datos contables entre si o con otros datos de
procedencia no contable, el objetivo es lograr datos controlables entre los dems periodos o situaciones. Por lo
tanto, la informacin debe contener la particularidad de ser homognea y consistente en cunto a su preparacin
y presentacin.













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