EL SOPORTE AL MANTENIMIENTO

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Figura 1 Biblioteca Nacional de Pars

Fuente: Enciclopedia Encarta 2002
Independientemente de la estrategia que un departamento de mantenimiento adopte para la
realizacin de su labor, hay elementos indispensables que hacen que el rea de mantenimiento
pueda desarrollar sus labores con eficacia. Normalmente esos elementos tienen que ver con el
sistema de planeacin, organizacin y registro de la informacin dentro del departamento. Este
captulo tiene por objeto mostrar unos lineamientos bsicos que ayudarn al lector a disear la
estructura y documentacin del departamento de mantenimiento de una empresa.

Es muy comn que el departamento de mantenimiento se ocupe de mltiples actividades. Aparte
de las que tienen que ver con el aseguramiento de la disponibilidad del equipo. Algunos
departamentos de mantenimiento tienen a su cargo labores de apoyo a la manufactura,
construccin de material herramental, control de suministros de vapor, gas, aire comprimido,
rutinas de aseo y salubridad, etc. Para todo ello, el departamento de mantenimiento debe
contemplar la totalidad de las actividades que tiene a su cargo buscando el mejor desempeo,
con la mayor eficacia y a los menores costos. Analizando las exigencias que puede tener el
departamento de mantenimiento, resulta imposible pensar que funcionara solamente como un
apndice del rea productiva; por ello el mantenimiento necesita de una estructura
organizacional funcional y confiable, que soporte las actividades operativas y administrativas que
demanda este sector. De la estructura, la organizacin y la documentacin de soporte se hablar
en este capitulo, incluyendo adems algunas herramientas administrativas.

1.1 ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Para que todo funcione correctamente en cualquier organizacin, existe un orden que ubica a
cada individuo en un lugar especfico. Este orden permite que cada miembro se interrelacione con
los dems de una manera lgica y asegura el flujo correcto de la informacin y la autoridad.
Resultara imposible disear un modelo de organigrama que aplique a todos los departamentos
de mantenimiento de las empresas. Sin embargo s pueden establecerse principios aplicables a
todas las organizaciones que dictaminen la manera de disear el organigrama del rea de
mantenimiento. No obstante, es necesario tener suficiente conocimiento de la empresa para
hacer una estimacin objetiva de las necesidades y la estructura del departamento. Entre esos
principios estn:

Determinar cuales son las necesidades de la empresa para establecer cual es el rol del
departamento de mantenimiento en la satisfaccin de estas necesidades y en el
cumplimiento de los objetivos y metas de la organizacin.

Determinar el personal necesario para el cubrimiento de las necesidades encontradas. El
objetivo de este paso es precisar de una manera cualitativa cual es el personal necesario
para el departamento, como por ejemplo mecnicos, electricistas, soldadores, albailes,
plomeros etc. Posteriormente se hace un bosquejo del organigrama, pensando acomodar
el personal operativo, los mandos medios y los cargos administrativos en una estructura
funcional y eficiente, lo suficientemente distribuida para que el trabajo sea efectuado de
una manera equitativa y acorde a las capacidades de cada individuo.

Establecer las relaciones verticales y horizontales entre todas las personas del rea,
teniendo en cuenta el flujo de informacin, el grado de responsabilidad y el grado de
autoridad de cada miembro.

A manera de ejemplo, se muestran los siguientes organigramas, los fueron elaborados de manera
demostrativa:

Figura 2 Ejemplos de Organigramas para el Departamento de Mantenimiento
























J EFE DE MANTENI MI ENTO
PROGRAMADOR
SUPERVI SOR
ELECTRNI CA
SUPERVI SOR
MECNI CA
SUPERVI SOR
ELECTRI CI DAD
SUPERVI SOR
LOG STI CO
MECNI COS
SOLDADORES
LUBRI CADORES

TCNI COS TCNI COS AYUDANTES










































1.2 ESTRUCTURA, FUNCIONES Y PERFILES DEL REA DE MANTENIMIENTO

Despus de haber elegido un organigrama tentativo para la organizacin, (el cual puede ajustarse
hasta llegar al correcto), es necesario definir completamente cada cargo. El xito de la estructura
elegida para el departamento est estrechamente relacionado con la definicin correcta de cada
cargo y con la eleccin de la persona adecuada. La mejor manera para la definicin de cada
cargo dentro de la estructura, es partir de las labores y responsabilidades del cargo. Es posible,
que en muchas empresas se contrate al Gerente de Mantenimiento, el cual acabar de organizar
el personal de acuerdo a sus necesidades y a las de la empresa, sin embargo, siempre es bueno
manejar un consenso que abarque los mltiples puntos de vista existentes.

ALMACN ELECTRNI CA
TCNI COS
MECNI COS
TCNI COS
ELCTRI COS
GERENTE MTTO
I NG. EN J EFE

PLANEACI N LOG STI CA
ELECTRI CI DAD MECNI CA
TCNI COS
ELECTRNI COS
ALMACENI STAS
GERENTE MANTENI MI ENTO
PROYECTOS
PLANEACI N I NGENI ER A
ALMACN TCNI COS ASEO Y MEDI O AMBI ENTE
CONTROL
J EFE
OPERATI VO
Cuando se habla de la definicin de cargos, hay elementos que son relativamente fciles de
establecer, como el de los operarios, los cuales son la base de la pirmide. Sin embargo, a
medida que el margen de autoridad y responsabilidad crece, es ms difcil delimitar las
responsabilidades, sobre todo el de los mandos medios, los cuales deben soportar la porcin
justa de carga para el buen funcionamiento del sistema. Partiendo desde la cima, algunas de las
exigencias del cargo del Gerente de Mantenimiento pueden ser:

Encargarse del cumplimiento de los objetivos generales del departamento.

Definir las metas a alcanzar, las cuales han sido previamente acordadas con la alta
gerencia, enmarcadas dentro de los objetivos generales y las polticas de la empresa.

Asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo del rea, los
cuales deben estar definidos para el campo operativo, logstico y administrativo.

Analizar los datos e informes que se presenten durante el da a da y tomar decisiones con
base en la interpretacin de los mismos, las cuales estn relacionadas con la operacin y
directrices del departamento.

Sentar las bases para los planes de entrenamiento y capacitacin de personal del
departamento.

Definir y administrar el presupuesto y los costos de mantenimiento, los recursos fsicos y
humanos, apuntando a cumplir satisfactoriamente las metas fijadas.

Representar el rea frente a la alta gerencia, la empresa y las autoridades competentes.

Las anteriores responsabilidades no son una camisa de fuerza a la hora de definir el cargo, son
mas bien un ejemplo que pretende mostrar la magnitud de el y las habilidades que demanda.
Cabe la posibilidad de que dependiendo de la estructura elegida, el Gerente o J efe de
mantenimiento tenga responsabilidades un tanto diferentes, anotando que dentro de las
anteriormente mencionadas existen algunas que son ineludibles. A partir de las tareas
mencionadas en el prrafo anterior, es fcil concluir que el Gerente de Mantenimiento debe
responder a un perfil de formacin universitaria en ingeniera (preferiblemente mecnica o
industrial), con conocimientos avanzados en administracin y gestin de personal,
complementando su perfil con un buen manejo de los principios relacionados a la higiene y
seguridad industrial. Paralelamente las capacidades acadmicas deben estar complementadas
con aptitudes para dirigir y motivar el recurso humano, es decir, capacidad de liderazgo.

Cuando se comienza a trabajar en la definicin de los cargos de los mandos medios, hay que
tener en cuenta que estos son la conexin entre el cerebro y el cuerpo del departamento. Es
indispensable que stos tengan las herramientas necesarias para la transmisin de las ideas de
los mandos superiores, adems de la capacidad de introducir la incidencia de esas ideas dentro
de las labores diarias. El manejo de al autoridad en este nivel es delicado, pues debido al tipo de
personal que se maneja, se debe tener cierta aptitud para obtener los mejores resultados. Las
recomendaciones generales en cuanto a perfil acadmico es que estos deben tener formacin a
nivel de tecnologa, (elctrica, mecnica, industrial), con capacidades de gestin, de personal,
informacin, archivos, inventarios y redaccin de informes.

Las anteriores exigencias estn ligadas al tamao y presupuesto de la organizacin, y por
consecuencia, al tamao del rea de mantenimiento. En empresas pequeas el mantenimiento
puede ser manejado por un tecnlogo o mecnico lder quien se encarga de administrar el
recurso humano, fsico y en general de todo el departamento, con un esquema simple y funcional.

En ltima instancia, (o primera, dependiendo por donde se comience el trabajo de definicin de
cargos) el personal operativo debe poseer la capacitacin tcnica bsica, ojal multivalente,
correspondiente a las exigencias de cada empresa en particular. Debe tenerse en cuenta que al
realizar la consolidacin de esta rea, hay incertidumbre sobre muchos factores, en particular
cuanto recurso humano contratar, por lo tanto es recomendable proceder con cautela al respecto.
Algunas sugerencias pertinentes son:

Analizar la distribucin de planta y estimar la posible cantidad personal y sus perfiles de
capacitacin para atender a todos los equipos e instalaciones, de acuerdo a los
requerimientos de produccin y calidad.

Acordar el nivel de respuesta aceptable por produccin para los casos de emergencia.

Establecer las tareas exclusivas del rea de mantenimiento y su respectiva demanda de
personal, en conjuncin con las labores de manutencin al equipo para saber cuanto debe
ser el personal de planta y cual el personal flotante y de emergencia.

Como una conclusin para la seccin, debe tenerse en cuenta que el trabajo de diseo e
implementacin de un departamento de mantenimiento es difcil, largo y que normalmente
responde a un proceso iterativo que se ajusta con la evaluacin continua de los resultados y la
adaptacin a los cambios internos y externos de la organizacin.


1.3 LA DOCUMENTACIN DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Todas las actividades del rea de mantenimiento generan informacin, requieren informacin, y
necesitan un sustento que sea una evidencia objetiva, es decir, documentos que respalden los
asuntos referentes al rea. La documentacin del rea de mantenimiento tiene varios propsitos,
que vale la pena mencionar. Algunos de ellos son:

Los documentos de mantenimiento son la evidencia objetiva de la realizacin de las tareas
de l. Sin estos documentos es imposible comprobar si las tareas se han desarrollado.

Los documentos de mantenimiento son el mecanismo ms eficiente para la recoleccin de
datos en las tareas de mantenimiento. Los documentos de mantenimiento son parte
integral de actividades como el control de calidad, la revisin de objetivos, el control de
personal y la determinacin de estndares.

La mejor manera de conservar el conocimiento adquirido durante la interaccin con la
maquinaria es la cultura escrita. La consignacin y procesamiento de datos es
imprescindible en una estructura de mantenimiento de calidad. La mejor herramienta para
cumplir con el objetivo de conservar y utilizar el conocimiento generado es una
documentacin diseada para ese propsito.

Aparte de la documentacin clsica, diseada para la conservacin y utilizacin de la
informacin, existen elementos que complementan las acciones administrativas, como son
los informes o controles de desempeo y costos. En la mayora de las ocasiones, se
buscan ndices, es decir, relaciones significativas para constituir estos informes. Un
ejemplo de ndice puede ser el de las horas de parada no programadas por equipo a la
semana, costo de mantenimiento por unidad producida, horas hombre mantenimiento por
unidad producida, en fin; todos aquellos que resulten relevantes y tiles para evaluar el
desempeo de la organizacin y el cumplimiento de los objetivos.

1.3.1 Expediente del equipo: Partiendo de lo ms bsico, es menester crear un documento que
rena la informacin ms relevante de cada equipo, como el peso, dimensiones, potencia etc. A
este documento se conoce como Expediente, y es muy importante como gua de consulta rpida
y como elemento de registro de la evolucin cronolgica del equipo. En el momento de hacer un
montaje, una requisicin de material (aceite, refrigerante, etc.), suplir algn suministro, el
expediente es un documento que puede entregar toda la informacin correspondiente. Para la
elaboracin de un expediente adecuado, es necesario ser muy objetivo al momento de incluir los
tems necesarios para que esta sea un documento suficientemente til.

Los componentes necesarios para un expediente son los datos estticos, los cuales no cambian
con el tiempo y los datos dinmicos, los cuales son susceptibles de permanente actualizacin.
Los datos estticos van en el encabezado o en la parte preliminar del expediente, estos varan
segn el criterio y las necesidades de quien lo disea, sin embargo, algunos de los tems que
deben tenerse en cuenta son:

Cdigo: es necesario que el expediente tenga un cdigo como tal, ya sea para identificarla
dentro de la documentacin de la empresa, para hacer referencia a un expediente en
especial, para guardarla en el archivo; en fin, el cdigo del documento hace ms funcional
su manejo. La recomendacin al codificar los expedientes es que este cdigo sea
significativo, es decir, que muestre alguna relacin con el documento. Algunos ejemplos
son: EX-25 (expediente y el nmero); EX-TN-05 (expediente torno 05).

Mquina: este es el espacio que responde al nombre de la mquina, aquel que la identifica
genricamente. Ejemplo: torno convencional, fresadora, troqueladora.

Cdigo: en este espacio corresponde colocar la codificacin interna del equipo al que
pertenece al expediente. Resulta muy til la codificacin de la maquinaria de una manera
interna no slo para agilizar la identificacin de los aparatos y evitar confusiones con
mquinas iguales, sino tambin para mejorar la asignacin de registros y guardar la
informacin. El cdigo puede ser asignado desde el inventario general de la compaa, o
por el departamento de mantenimiento.

Modelo: aqu se llena la designacin con la que el fabricante de la mquina la nombra
para distinguirla de otros equipos. El modelo normalmente tiene relacin con la capacidad
o la poca del equipo. Es necesario tener este dato pues resulta vital a la hora de
conseguir repuestos o consultar documentos tcnicos.

N de Serie: este es el nmero o cdigo de codificacin interna del equipo a registrar. Este
nmero lo da el fabricante para identificar en especial este equipo frente a otro igual. Con
este cdigo normalmente se valida la autenticidad del equipo. Este nmero hace parte
esencial de todo documento relacionado con la mquina.

Marca: nombre comercial que el fabricante impone sobre el equipo. Es muy comn que la
marca tenga en mismo nombre del fabricante. Esta casilla es importante porque la marca
normalmente es el distintivo de cualquier equipo, pues no es lo mismo referirse a un
automvil, desde el punto de vista genrico, a referirse a un automvil Renault.

Fabricante: firma encargada de la construccin de la mquina.

Proveedor: es la persona o empresa que vendi o cedi el equipo. Es necesario conocerlo
para el caso de requerir soporte tcnico, insumos, o refacciones. En un gran nmero de
ocasiones, los proveedores son los representantes del fabricante en la localidad.

Potencia: capacidad requerida para el funcionamiento del aparato o capacidad de trabajo
entregado por el equipo. Sus unidades pueden ser: HP, KVA, o KW. Su conocimiento
facilita prever las demandas energticas de la maquinaria, en el caso del clculo de redes
elctricas y dems. Por otra parte este dato refleja la capacidad operativa del equipo.

Color: color de la pintura externa de la mquina a designar. En caso de hacer refacciones
de pintura, conocer el color permite la escogencia adecuada de la pintura, tambin permite
una rpida identificacin visual cuando las caractersticas fsicas de dos o ms mquinas
son muy similares.

Peso: este tem corresponde al peso de la mquina. Cuando es necesario transportar la
maquinaria, este dato permitir la seleccin adecuada de los procedimientos y
requerimientos de trasporte, as como de los anclajes.

Dimensiones: en este espacio figuran las dimensiones de la mquina en las unidades que
sean ms convenientes. Esto ayuda a calcular el espacio ocupado por la misma en caso
de transporte o instalacin. Estas dimensiones normalmente corresponde a las medidas
extremas del aparato.

Servicios: este espacio se llena con los recursos con los que se debe alimentar la
mquina para su normal desempeo. Estos pueden ser: Electricidad; que es el ms
general y comn, aire comprimido, vapor, combustible etc. Aqu tambin se consignan los
requerimientos de estos servicios como pueden ser el voltaje, amperaje, presin, caudal o
en llegado caso temperatura del servicio.

Trabajo: Aqu se dan las opciones de intensidad de trabajo de la maquinaria segn sus
turnos. Este espacio pretende dar una idea de la carga operativa de la mquina y de la
relevancia de los servicios de mantenimiento para este equipo. Muchas de las mquinas
de las empresas presentan un servicio intermitente, otras un servicio muy intenso, por lo
que priorizan acciones ms fuertes de mantenimiento.

Motores: Los motores son una parte muy importante de la mayora de las mquinas que
se encuentran en la industria; es por ello que se les da un trato especial en la expediente.
Se procura llenar este espacio con los datos de placa del motor. Es normal encontrar que
falte la placa, o est inaccesible, de tal suerte que hay que desarmar la mquina para
poder tener acceso a la informacin. Sea cual sea el medio de obtencin de los datos
referentes a los motores, es muy importante conocer todos los datos necesarios (tipo
voltaje, corriente, rpm, conexin, nmero de serie, marca, tipo etc.), puesto que as se
podr tener informacin para sustentar futuras decisiones de cambio, reparacin o
modificacin.

Dependiendo del tipo de mquina e industria, existen otros datos que pueden integrar la
informacin de la expediente, pero la inclusin de ellos es ms cuestin de criterio y necesidad
que de dogma. A continuacin, se presenta un ejemplo del encabezado de un expediente:


EXPEDIENTE
EX-01

MQUINA:
CENTRO DE MECANIZADO
CDIGO:
CM-01

MODELO:
V-30
N DE SERIE:
L25JI0512
MARCA:
LEADWELL
FABRICANTE:
LEADWELL CNC MACHINES MFG CORP.

POTENCIA:
20 Kva.
COLOR:
GRIS NIEBLA, AZUL CIELO
PESO:
4500 Kg.
PROVEEDOR:
IMOCOM S.A.


UNIDAD DE MANTENIMIENTO NEUMTICO
MARCA:
SMC
MODELO:
AC3010
N DE SERIE:
3225-2256
PRESIN MXIMA:
10 Kg./cm
2
PRESIN MNIMA:
1 Kg./cm
2

CAUDAL MXIMO:
1700 L/min.
CAPACIDAD DEL FILTRO:
5 m
VOLUMEN DEL FILTRO:
20 cm
3

CAPACIDAD DEL LUBRICADOR:
50 cm
3


DIMENSIONES
LARGO:
2250 mm
ANCHO:
2100 mm
ALTO:
2368 mm
SISTEMA DE LUBRICACIN CENTRALIZADA
MARCA:
ISHAN
MODELO:
YESB
N DE SERIE:
2514-32
VOLTAJE:
220 V
POTENCIA:
4 W
CAUDAL :
6 cm
3
/ 15 min.
CAPACIDAD DEL TANQUE:
1.8 L
PRESIN DE SERVICIO:
7 Kg / cm
3



BOMBA DE REFRIGERANTE
MARCA:
GRUNDFOS
MODELO:
CH4-20
CAUDAL:
0.6 m
3
/ h


PRESIN MXIMA:
10 bar.
TEMPERATURA MXIMA DEL
LQUIDO: 90 C
TEMPERATURA DEL MEDIO:
55 C

SISTEMA DE EVACUACIN DE CALOR
VOLTAJE:
220 V
AMPERAJE:
0.6 A
TEMPERATURA DEL MEDIO:
35 C menos
CAPACIDAD DE ENFRIAMIENTO:
25 kJ/ K

1.3.2 Datos Dinmicos: las mquinas de una empresa, as como los seres humanos cambian
diariamente. Es posible que la mayora de los cambios que se generan en la maquinaria estn
estrechamente relacionados con las reparaciones, sin embargo, un equipo industrial est sujeto a
modificaciones o actualizaciones que es necesario registrar. Cada vez que una mquina es
intervenida, se genera una cantidad muy importante de informacin que debe ser conservada de
manera permanente para retroalimenta el sistema. A pesar de que los reportes de trabajo brindan
cierto detalle acerca de los trabajos realizados, es necesario llevar una especie de historia clnica
de cada equipo. El expediente cumple con esta funcin y es aqu donde se consignan todos los
eventos relevantes concernientes a una mquina en especial. Un manejo eficiente, ordenado y
sobre todo responsable de los historiales de la maquinaria es una herramienta invaluable que
puede llegar a evitar o disminuir un sinnmero de costos.

En el cuerpo del expediente se registra todo lo que sea posible acerca de la maquina. Lo primero
y ms importante es la fecha de puesta en marcha, pues esta permite determinar la edad, o en su
defecto, cunto tiempo lleva trabajando en la planta. La fecha de puesta en marcha debe
complementarse con que empresa instal la maquinaria, si no fue instalada por los propios
operarios, el tiempo que dur la instalacin, las personas y equipos necesarios y los costos de la
operacin. Posteriormente se debe seguir alimentando esta bitcora con todos los elementos
relacionados a las reparaciones y modificaciones que se hagan sobre el activo. Es importante no
omitir ningn detalle de importancia, pero ser concreto para no extender demasiado el texto. Es
necesario recordar que los detalles de tiempo, costos, hombres y equipos son muy significativos,
aparte de los detalles tcnicos acerca de las fallas y reparaciones, como son las causas, acciones
desarrolladas, piezas remplazadas y condiciones o sntomas inherentes.

1.3.3 Instructivos de Mantenimiento: cuando se habla de mantenimiento se habla de realizar
acciones que requieren cierto grado de preparacin y que en alguna forma, si se desarrollan de
manera equivocada, pueden hacer perder dinero, tiempo y hasta vidas humanas. Para evitar las
equivocaciones, los errores y los accidentes es necesario tener un soporte que muestre cmo
deben desarrollarse las actividades de mantenimiento, de tal manera que cualquier operario que
cumpla los requerimientos mnimos de capacitacin, pueda ejecutar las labores sin riesgo alguno.
Este es el papel de los Instructivos de Mantenimiento, los cuales son instrucciones
suficientemente detalladas para la realizacin de las operaciones. El sistema LEM (Lubricacin,
Electricidad, Mecnica), que ha sido muy utilizado en el pas, tiene la particularidad de ser
bastante juicioso en el aspecto de los instructivos, clasificando los instructivos segn su
actividad, asignando letras para cada una de ellas. Hoy en da, tener grandes cantidades de
instructivos, no resulta del todo funcional, ms cuando estos estn enmarcados dentro de la
documentacin general de la empresa, en su sistema de gestin de calidad. La recomendacin
general es hacer los instructivos necesarios, ni ms ni menos, de tal manera que no se carezca
de informacin necesaria, pero que tampoco se tenga un exceso de documentacin.

Algunas sugerencias importantes en cuanto al contenido de un instructivo de mantenimiento son:

Cdigo: el cdigo del instructivo puede establecerse con relacin a la mquina, al
procedimiento o simplemente un consecutivo. Lo ms importante de este cdigo no es el
cdigo como tal, sino que sea funcional y facilite su utilizacin y manejo. El sistema LEM
relaciona el cdigo con la actividad a realizar; sin embargo, quien disea el instructivo,
puede tomar la opcin que le plazca. Normalmente este tipo de codificacin lo dictamina el
sistema documental de la empresa, segn la norma ISO 9001.

Condiciones generales: en el espacio de las condiciones generales, se mencionan las
caractersticas del personal que desarrolla la accin, los requisitos tcnicos, logsticos, o
las anotaciones que sean pertinentes para un desarrollo correcto de la labor.

Actividad: este espacio corresponde al trabajo que se describe en las instrucciones. La
recomendacin es que debe ser corto explicito y estar acorde con las acciones descritas.
Debe ser lo suficientemente especfico como para evitar cualquier tipo de confusin con
otro trabajo similar.

Herramientas y equipos requeridos: esta parte es muy importante, pues indica al
ejecutor de la actividad, cual es la herramienta que necesita para el desarrollo del trabajo.
La carencia de herramienta de trabajo puede producir prdidas de tiempo, ineficacia en el
trabajo o peor an, el riesgo de la integridad del operario.

Materiales necesarios: este tem se refiere a los materiales que el operario puede llegar
a necesitar para desarrollar el trabajo adecuadamente. Aqu se mencionan los insumos y
repuestos necesarios para el desarrollo de la actividad. Hay que tener cuidado al redactar
estos espacios para poder enumerar todos los materiales y equipos que se necesiten y
evitar eventualidades.

Medidas de seguridad: as como es necesario mencionar los equipos y los elementos
necesarios para el desarrollo de las actividades, tambin es necesario mencionar de
manera enftica las normas de seguridad a seguir. Un simple descuido, una pequea
omisin, puede acarrear daos irreparables a la integridad humana, o la muerte misma.
Muchos funcionarios de mantenimiento suelen ser laxos o permisivos en la violacin de
las normas de seguridad, desconociendo las consecuencias fsicas y legales que puede
implicar la ocurrencia de un accidente.

Variables de control: en un sinnmero de ocasiones, existen parmetros que es
necesario vigilar o restablecer antes, durante o despus de realizar alguna actividad de
mantenimiento. Estas son las llamadas variables de control, que pueden ir desde la
presin de un fluido hidrulico, hasta el torque de un tornillo. Es indispensable registrar
estas variables cunado apliquen al trabajo realizado, pues, tal como ocurre en la
maquinaria de Control Numrico Computarizado (CNC), si los parmetros de
funcionamiento no son restituidos a reajustados, es imposible obtener una operacin
correcta.

Tiempo de Ejecucin: en este punto hay que ser bastante cuidadoso, para asignar el
tiempo correcto al trabajo. Demasiado tiempo resulta en costos muy elevados por mano
de obra, y prdida de tiempo de produccin; por otro lado, poco tiempo puede hacer que
los trabajos se hagan mediocremente y causen ms inconvenientes que beneficios. Lo
ms recomendable es hacer un estudio de mtodos y tiempos, los ingenieros industriales
son buenos para eso (aunque cualquier ingeniero puede aprender a hacerlos). Otra opcin
es recoger los datos anteriores (si existen) y sacar un estimativo a partir de experiencias
previas. Tambin pude hacerse una estimacin inicial basada en la experiencia de un
operario o supervisor, la cual se ajustar hasta alcanzar un valor estndar.

Instrucciones: Estas componen el cuerpo del documento. Deben ser detalladas,
apoyadas por grficos o fotos y sobre todo ser MUY CLARAS. Instrucciones demasiado
descriptivas, por ejemplo: tome el tornillo A con la arandela B y colquelo en el agujero D
la tapa C en el cuerpo M estn mandadas a recoger. Grficos explcitos con
instrucciones concretas y con el lenguaje adecuado son la mejor opcin para la
elaboracin de los instructivos.

Como nota final, una buena prctica es apoyarse en el personal de experiencia y los usuarios de
los instructivos para su elaboracin. Tambin es necesario que una persona con buenos
conocimientos tcnicos intervenga, de tal suerte que se eviten acciones incorrectas o fuera de
especificaciones. Frases pintorescas son comunes entre los mecnicos empricos, por ello la
correccin del lenguaje es imprescindible. Llegar a hacer los instructivos perfectos es muy difcil,
pues cada operario tiene un punto de vista diferente sobre los mismos. Cada vez que se pueda,
con cada aporte de mejora, los instructivos deben modificarse para hacerlos ms efectivos cada
vez.

1.3.4 Procedimientos: Los instructivos de mantenimiento son documentos que ilustran
actividades especficas, sin embargo existen actividades ms generales, sobre todo en el rea de
administracin de mantenimiento, que necesitan ser documentadas para lograr total claridad. Los
procesos de compras, control y manejo de documentos, programacin, asignacin de personal,
programas de entrenamiento etc., deben estar documentados para que cada miembro de la
estructura conozca cmo debe hacer su trabajo, cmo se relaciona con los otros elementos y
cmo debe ser su desempeo. El xito de un departamento de mantenimiento se atribuye en gran
parte a tener bien estructurados sus procesos y en desarrollar herramientas que le permitan
acceder a una mejora continua.

1.4.5 rdenes de Trabajo: el primer paso del control en mantenimiento es el diseo de un
sistema eficiente de rdenes de trabajo. El propsito principal de la orden de trabajo es brindar
medios para:

Solicitar el trabajo por escrito, ya sea desde mantenimiento o desde cualquier otra rea de
la empresa.

Asignar el mejor equipo y a los trabajadores ms calificados para realizarlo.

Reducir el costo de las actividades a travs de la utilizacin apropiada de los recursos.

Mejorar la planeacin y programacin del mantenimiento.

Mantener y controlar el trabajo de mantenimiento.

Controlar la calidad del mantenimiento, a travs de la retroalimentacin de la informacin
del mantenimiento recopilada en las rdenes de trabajo.

La orden de trabajo debe ser diseada con cuidado, teniendo en cuenta dos parmetros: El
primero es la inclusin de toda la informacin necesaria para facilitar una planeacin y
programacin eficaces; el segundo debe ser la claridad y la facilidad de uso del documento. Para
una mayor facilidad de uso y planeacin, pueden utilizarse dos tipos de rdenes de trabajo: Una
correspondiente a los trabajos pequeos y rutinarios, conocida como orden de trabajo
permanente o establecida, la cual se genera cuando el costo del procesamiento de la orden de
trabajo puede exceder al trabajo mismo, pero que sin embargo brinda informacin valiosa a la
hora de evaluar el costo y el impacto de estas tareas. La otra es una orden de trabajo general que
se utiliza para los dems trabajos, los cuales deben ser registrados al detalle.

La orden de trabajo que se disea eficazmente debe cumplir con los siguientes requisitos:

Ser una solicitud escrita de trabajo.

Un documento de planeacin.

Un registro de asignacin de trabajo.

Un registro histrico de los acontecimientos relacionados al mantenimiento.

Una poderosa herramienta de control.

Una notificacin de trabajo completado.

Para que esto pueda ser tangible, es necesario que la orden de trabajo contenga la siguiente
informacin requerida para la planeacin:

Numero de inventario o cdigo de la mquina, descripcin de la unidad y su ubicacin.

Persona, rea o departamento solicitante del trabajo.

Descripcin y nombre del trabajo (cdigo) incluyendo nmero de personas requeridas,
herramientas, equipos, materiales y estndar de tiempo (cuando existe esa informacin). Si
el trabajo fue realizado siguiendo un instructivo, es importante hacer la correspondiente
referencia.

Prioridad del trabajo y fecha en que se requiere.

Habilidades necesarias para desarrollar el trabajo.

Procedimientos y normas de seguridad (por cdigo o nombre)

Informacin tcnica (planos, diagramas, dibujos, especificaciones)

Luego de tener esta informacin, la orden de trabajo debe contener la siguiente informacin
requerida para el control:

Fecha y hora

Tiempo real consumido.

Costos reales de mano de obra, materiales y equipos.

Tiempo muerto total.

Causas y consecuencias de la falla.

Acciones desarrolladas al respecto.

El nmero de copias que se manejan de la orden de trabajo varan dependiendo del tamao de la
empresa, por lo general se imprime un original y dos o tres copias. Utilizando las pautas
anteriores y el criterio propio, es necesario que cada departamento de mantenimiento disee una
orden de trabajo que cumpla con sus requerimientos, dependiendo de su tamao y necesidades.
A continuacin se muestra una orden de trabajo que puede ser usada como referencia:









ORDEN DE TRABAJO
1


No.


FECHA:

MQUINA:

UBICACIN:

CDIGO:


TURNO:
A.
B.
C.
SOLICITANTE: PRIORIDAD:
EMERGENCIA
URGENTE
NORMAL
EL TRABAJO DEBE
COMPLETARSE SIN
INTERRUPCIN:

SI NO
COSTO:
DEPARTAMENTO:
UNIDAD:


MANO DE OBRA MATERIALES
HABILIDADES
TIEMPO DESCRIPCIN DEL
TRABAJO
PARTES PRECIO
EST REAL DESCRIPCIN NMERO UNIDAD TOTAL











APROBACIN DEL TRABAJO: FECHA DE TERMINACIN:
REALIZADO POR: REVISADO POR:




1
Tomada de Sistemas de Mantenimiento Duffuaa, Raouf, Dixon. Pg. 52. Editorial Limusa, Wiley
DESCRIPCIN GENERAL DEL TRABAJO

En este espacio se hace referencia al instructivo pertinente si lo hay.