Curso Outlook 2010

CATARINA GIMO
Lisboa
Telf.: 219 201 533
Telm.: 966 168 895
Email: catarinagm@gmail.com

Curso | MS OUTLOOK 2010

Objetivos Especficos:
Depois de completar este curso, os formandos estaro habilitados a:
Personalizar o ambiente de trabalho do MS Outlook, adaptando-o s suas
necessidades
Utilizar o correio eletrnico para comunicao e colaborao
Enviar e responder a mensagens de correio eletrnico com o MS Outlook
Personalizar e configurar o processamento automtico do correio eletrnico
Utilizar as funes de organizao pessoal disponveis no MS Outlook para gesto
de compromissos, de reunies, de tarefas e projetos e manuteno de uma carteira
de contactos
Importar e Exportar informao do Outlook para ficheiros / outros programas e vice-
versa
Saber como partilhar itens do Outlook com outros utilizadores

I nformti ca Sua Medi da |Curso| Outlook Inicial e Intermdio

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NDICE
MDULO 1 | INTRODUO AO MS OUTLOOK 2010 .................................................................................. 4
PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES ................................................................................................................ 4 1.
AMBIENTE DE TRABALHO ......................................................................................................................... 5 2.
CONFIGURAR CONTAS DE CORREIO ELETRNICO ..................................................................................... 8 3.
RESPOSTAS AUTOMTICAS - FORA DO ESCRITRIO [OUT OF OFFICE] ..................................................... 12 4.
MDULO 2 | CORREIO ELETRNICO ........................................................................................................ 14
CRIAR MENSAGENS DE CORREIO ELETRNICO ....................................................................................... 14 1.
ATRIBUIO DE IMPORTNCIA [IMPORTANCE] A UMA MENSAGEM .............................................................. 15 2.
INSERIR ANEXOS (ATTACH FILE) NUMA MENSAGEM ................................................................................. 15 3.
CRIAR ASSINATURAS PERSONALIZADAS .................................................................................................. 16 4.
RECIBOS DE ENTREGA E DE LEITURA (DELIVERY AND READ RECEIPTS) ..................................................... 18 5.
DEFINIR ENDEREO DE CORREIO ELETRNICO PARA RESPOSTAS ............................................................ 19 6.
RECEO E LEITURA DE MENSAGENS DE CORREIO ELETRNICO ............................................................ 20 7.
RESPONDER OU REENCAMINHAR MENSAGENS DE CORREIO ELETRNICO ............................................... 21 8.
ELIMINAR MENSAGENS DE CORREIO ELETRNICO .................................................................................. 21 9.
IMPRIMIR MENSAGENS DE CORREIO ELETRNICO ............................................................................... 22 10.
SINALIZADORES ................................................................................................................................ 23 11.
CATEGORIAS .................................................................................................................................... 25 12.
LOCALIZAR MENSAGENS DE CORREIO ELETRNICO ............................................................................ 26 13.
REGRAS E ALERTAS (RULES AND ALERTS) ......................................................................................... 27 14.
CONVERSAES: MENSAGENS AGRUPADAS ....................................................................................... 29 15.
IGNORAR CONVERSAES ................................................................................................................ 29 16.
REDUZIR O VOLUME DAS MENSAGENS ................................................................................................ 29 17.
MDULO 3 | GESTO DE PASTAS ............................................................................................................. 30
PASTAS PREDEFINIDAS ......................................................................................................................... 30 1.
CRIAR PASTAS ...................................................................................................................................... 31 2.
MUDAR O NOME, MOVER E APAGAR PASTAS.......................................................................................... 31 3.
ORGANIZAR AUTOMATICAMENTE AS MENSAGENS RECEBIDAS ................................................................... 31 4.
CORREIO ELETRNICO NO SOLICITADO [JUNK E-MAIL] .......................................................................... 32 5.
MDULO 4 | CONTACTOS ........................................................................................................................... 34
CRIAR CONTACTOS ............................................................................................................................... 35 1.
LOCALIZAR CONTACTOS ........................................................................................................................ 35 2.
ELIMINAR CONTACTOS .......................................................................................................................... 36 3.
IMPRIMIR CONTACTOS ........................................................................................................................... 36 4.
GRUPO DE CONTACTOS ........................................................................................................................ 36 5.
MDULO 5 | O CALENDRIO ...................................................................................................................... 37
CONFIGURAES GERAIS ...................................................................................................................... 38 1.
COMPROMISSOS ................................................................................................................................... 39 2.
REUNIES ............................................................................................................................................ 40 3.
ABRIR COMPROMISSOS / REUNIES PERIDICOS ................................................................................... 41 4.
RESPONDER A UM CONVITE DE COMPROMISSOS/ REUNIO ..................................................................... 42 5.
PARTILHAR CALENDRIOS POR CORREIO ELETRNICO ............................................................................ 42 6.
IMPRIMIR ITEMS DO CALENDRIO ........................................................................................................... 43 7.
ELIMINAR ITEMS DO CALENDRIO ........................................................................................................... 43 8.
APAGAR CALENDRIOS......................................................................................................................... 43 9.


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MDULO 6 | TAREFAS (TASKS) ................................................................................................................. 44
CRIAR TAREFAS (TASK) ......................................................................................................................... 45 1.
CRIAR TAREFA A PARTIR DE UM ITEM DO OUTLOOK ................................................................................. 46 2.
RESPONDER A UM ENVIO DE TAREFA ...................................................................................................... 46 3.
MARCAR UMA TAREFA COMO CONCLUDA ............................................................................................... 46 4.
ELIMINAR TAREFAS ............................................................................................................................... 46 5.
IMPRIMIR TAREFAS ................................................................................................................................ 46 6.
MDULO 7 | NOTAS (NOTES) ..................................................................................................................... 47
CRIAR NOTAS ....................................................................................................................................... 48 1.
ELIMINAR NOTAS................................................................................................................................... 48 2.
IMPRIMIR NOTAS ................................................................................................................................... 48 3.
MDULO 9 | IMPORTAR E EXPORTAR DADOS ........................................................................................ 49
IMPORTAR ITENS DO OUTLOOK DE UM FICHEIRO DE DADOS DO OUTLOOK (.PST) ...................................... 49 1.
EXPORTAR INFORMAO PARA OUTRO PROGRAMA ................................................................................. 49 2.
MDULO 10 | GERIR ITENS DE OUTRA PESSOA ..................................................................................... 51
PARTILHA DE PASTAS E CALENDRIO ..................................................................................................... 51 1.
ACESSO DELEGADO [DELEGATE ACCESS] .............................................................................................. 51 2.


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MDULO 1 | INTRODUO AO MS OUTLOOK 2010
Principais Funcionalidades 1.
O Microsoft Outlook programa que faz a gesto do correio eletrnico, da agenda de contactos e da
agenda de tarefas (calendrio), fazendo parte do pacote Microsoft Office.
Assim, para alm da vertente de correio eletrnico, tem o poderoso atrativo de ser uma aplicao G.I.P
(Gestor de Informao Pessoal), j que, em vez dos utilizadores terem de recorrer a duas aplicaes, uma
para gesto do correio eletrnico e outra para gesto da agenda, o Outlook apresenta as duas
possibilidades numa s. por isso um programa de gesto de informao que o ajuda a organizar-se, a
partilhar informao e a comunicar com outras pessoas.

Com o lanamento do Outlook 2010, obtm-se um conjunto mais rico de experincias para dar resposta s
necessidades de comunicao com que nos deparamos no trabalho, em casa e na escola. Desde um
aspeto reestruturado a funcionalidades avanadas de organizao do correio eletrnico, pesquisa,
comunicao e redes sociais, o Outlook 2010 fornece uma experincia de elevada qualidade a nvel
mundial no que respeita manuteno da produtividade e contacto com as redes pessoais e de negcios.

As suas principais funes so:
Gerir informaes pessoais e comerciais, como, por exemplo, as suas mensagens de correio
eletrnico, compromissos, contactos, tarefas e ficheiros, e manter um registo de atividades.
Partilhar informaes com um grupo, utilizando o correio eletrnico, agenda de grupo, pastas
pblicas e outros recursos.
Partilhar informaes com outros programas do Office e procurar e localizar ficheiros do Office a
partir do Outlook.
Ligar e partilhar informaes atravs do Word Wide Web (Internet).


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Ambiente de Trabalho 2.
Para iniciar o Microsoft Outlook 2007 poder usar o cone respetivo presente no ambiente de trabalho ou
na barra de tarefas (ao lado do boto Iniciar [Start]):
Ou ento seguindo o seguinte caminho:
Iniciar [Start] > Todos os Programas [All Programs] > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2010

O ambiente de trabalho do Outlook foi desenhado de forma bastante intuitiva e portanto no ser difcil
perceber cada seco.

rea de Trabalho

Nota: O ambiente de trabalho pode ser quase totalmente personalizado pelo utilizador consoante as suas
preferncias e / ou necessidades. Por exemplo, o painel de leitura pode no ser visvel ou pode estar por
baixo da lista de mensagens de correio eletrnico. Para personalizar o seu ambiente de trabalho basta
aceder ao separador Ver [View], grupo Esquema [Layout]:

Barra de Acesso Rpido: composta pelos
botes de uso muito frequente
Friso (separadores e funcionalidades):
cada separador composto por vrios
grupos de funcionalidades especficas
File [Ficheiro]:
acesso ao MS
Office
Backstage para
gesto de
ficheiros e
configurao
das opes do
Outlook
Painel de Navegao [Navigation Pane]: na rea
superior do painel visualizam-se todas as pastas favoritas,
enquanto que na rea central visualizam-se as pastas
ativas. Na rea inferior do painel existem todas as vistas
possveis - Correio [Mail], Calendrio [Calendar], Contatos
[Contacts], e Tarefas [Tasks].
Para cada uma destas vistas, o friso adaptado
apresentando apenas as funcionalidades apropriadas.
Lista de mensagens:
mensagens da pasta
selecionada, com ou
sem filtro de pesquisa
Painel de Leitura [Reading Pane]:
onde exibido o contedo do email
selecionado na lista de emails
Barra de tarefas
(To-Do-Bar]: onde
so exibidos os
compromissos do
calendrio e as
tarefas atuais

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FRISO [RIBBON]
A maior parte das funcionalidades disponveis encontram-se no Friso [Ribbon].
Este constitudo por vrios separadores, permitindo agrupar as ferramentas disponveis:

(nesta imagem visualizamos os separadores da vista de Correio [Mail])

PERSONALIZAO DO FRISO
No MS Office 2010 possvel personalizar o Friso de acordo com a sua preferncia / necessidade,
organizando os comandos de uma forma pessoal.

Pode mudar o nome e alterar a ordem dos separadores e grupos predefinidos incorporados no Microsoft
Office 2010, basta faz-lo de uma de duas formas possveis:
Separador Ficheiro [File] > Opes [Options] > Personalizar Friso [Customize Ribbon];

premir o boto direito do rato em cima do Friso e escolher a opo Personalizar Friso [Customize
Ribbon].

Poder encontrar mais informaes em:
http://office.microsoft.com/pt-pt/excel-help/personalizar-o-friso-HA010355697.aspx?CTT=1

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TECLAS DE ATALHO
Esto parametrizados atalhos de teclado para as funcionalidades presentes no friso por forma a serem
realizadas mais rapidamente e sem necessidade do rato.
As teclas de atalho constituem uma forma de utilizar rapidamente um comando premindo algumas
combinaes de teclas, independentemente do separador onde se encontra dentro da aplicao.

1. Prima e liberte a tecla ALT: surgiro as teclas de atalho para cada separador do friso

2. Prima a letra do separador que pretende visualizar e visualizar as funcionalidades disponveis
desse separador, assim como as respetivas teclas de atalho.

Para cancelar a visualizao das Teclas de Atalho basta premir e libertar a tecla ALT.

PERSONALIZAR O MENU DE ACESSO RPIDO [QUICK ACCESS TOOLBAR]
No MS Office 2010 possvel personalizar o Menu de Acesso Rpido de acordo com a sua preferncia /
necessidade, mantendo os comandos que melhor se adequarem s suas necessidades, basta usar uma
das duas formas possveis:
Separador Ficheiro [File] > Opes [Options] > Personalizar Menu de Acesso Rpido [Customize
Quick Access Toolbar];

Boto esquerdo do rato na seta existente no Menu de Acesso Rpido [Quick Access Toolbar]


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Configurar Contas de Correio Eletrnico 3.
Antes de poder enviar e receber mensagens de correio eletrnico, necessrio adicionar e configurar uma
conta de correio eletrnico.
Se utilizou uma verso anterior do Microsoft Outlook no mesmo computador onde instalou o Outlook 2010,
as definies da conta so importadas automaticamente.
Se no estiver familiarizado com o Outlook ou estiver a instalar o Outlook 2010 num computador novo, a
funcionalidade Configurao da Conta Automtica iniciada automaticamente e ajuda a configurar as
definies das contas de correio eletrnico. Esta configurao requer apenas o seu nome, endereo de
correio eletrnico e palavra-passe. Se no for possvel configurar a conta de correio eletrnico
automaticamente, ter de introduzir as informaes adicionais necessrias manualmente.

TIPOS DE CONTAS DE CORREIO ELETRNICO
O Outlook suporta contas do Microsoft Exchange, POP3 e IMAP:

POP3 (Post Office Protocol) um protocolo utilizado no acesso remoto a uma caixa de correio
eletrnico. O POP3 permite que todas as mensagens contidas numa caixa de correio eletrnico
possam ser transferidas sequencialmente para um computador local, desta forma. o utilizador pode
ler as mensagens recebidas, apag-las, responder-lhes, armazen-las, etc. a qualquer altura,
mesmo sem estar ligado Internet;

IMAP (Internet Message Access Protocol) um protocolo de gesto de correio eletrnico superior
em recursos ao POP3. A ltima verso o IMAP4. O mais interessante que as mensagens ficam
armazenadas no servidor e o utilizador pode ter acesso s suas pastas e mensagens em qualquer
computador, tanto por webmail como por cliente de correio eletrnico;

Microsoft Exchange Server um tipo de servidor muito utilizado em grandes empresas. uma
espcie de colaborador de software da Microsoft que usa solues de infra-estruturas da Microsoft.
Entre outras coisas, o Microsoft Exchange Server controla o correio eletrnico.

Todas as informaes de que necessita para configurar manualmente a conta de correio eletrnico no
Outlook devero ser dadas pelo fornecedor de servios Internet (ISP) ou pelo administrador de correio
eletrnico.

No Outlook, as contas de correio eletrnico esto contidas em perfis. Um perfil constitudo por contas,
ficheiros de dados e definies que contm informaes sobre o local onde armazenado o correio
eletrnico. Um novo perfil criado automaticamente quando executar o Outlook pela primeira vez.


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ADICIONAR UMA CONTA AO INICIAR O OUTLOOK PELA PRIMEIRA VEZ
Ao abrir o Outlook pela primeira vez, iniciado automaticamente a funcionalidade de Configurao da
Conta Automtica [Auto Account Setup] que ajuda na configurar das definies das contas de correio
eletrnico.
1. Inicie o Outlook.
2. Quando lhe for solicitado para configurar uma conta de correio eletrnico, clique em Seguinte [Next].

3. Para adicionar uma conta de correio eletrnico, clique em Sim [Yes] e em Seguinte [Next].
4. Introduza o seu nome, endereo de correio eletrnico e palavra-passe e clique em Seguinte [Next].
Nota:
1. Se introduzir um endereo de correio eletrnico que termine com hotmail.com ou msn.com, tem de
utilizar o Microsoft Outlook Connector para Windows Live Hotmail para adicionar a conta de correio
eletrnico. Para obter mais informaes sobre como adicionar estes tipos de contas de correio
eletrnico, consulte o guia: Utilizar uma conta do Windows Live Hotmail no Outlook
(http://office.microsoft.com/pt-pt/outlook-help/utilizar-uma-conta-do-windows-live-hotmail-no-outlook-
HA010354935.aspx?CTT=5&origin=HA010354414)
2. Se o seu computador estiver ligado a um domnio de rede de uma organizao que utiliza o Microsoft
Exchange Server, a sua informao de correio eletrnico automaticamente inserida. No aparece a caixa de
palavra-passe porque utilizada a sua palavra-passe da rede.
Aparece de seguida um indicador de progresso medida que a sua conta vai sendo configurada. O
processo de configurao pode demorar alguns minutos.

Se a tentativa inicial de configurar a sua conta falhar possvel efetuar uma segunda tentativa
utilizando um ligao no encriptada ao servidor de correio eletrnico. Caso esta mensagem seja
apresentada, clique em Seguinte para continuar.

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Se a ligao no encriptada tambm falhar, a sua conta de correio eletrnico no pode ser configurada
automaticamente.
Clique em Tentar novamente [Retry] ou selecione a caixa de verificao Configurar manualmente as
definies do servidor [Manually configure server settings].

Para mais informaes consulte: Adicionar uma conta de correio eletrnico utilizando as definies
avanadas, em: http://office.microsoft.com/pt-pt/outlook-help/adicionar-uma-conta-de-correio-
electronico-utilizando-as-definicoes-avancadas-HA010371264.aspx?CTT=5&origin=HA010354414

Se tiver adicionado uma conta do Exchange Server, tem de sair e reiniciar o Outlook para que a conta
aparea e possa ser utilizada no Outlook.
Depois de a conta ser adicionada com xito, pode adicionar mais contas clicando em Adicionar outra conta
[Add another account].

ADICIONAR UMA CONTA DEPOIS DE J TER INICIADO O OUTLOOK PELA PRIMEIRA VEZ
Pode adicionar contas ao Outlook a qualquer altura, para tal ter de clicar no separador Ficheiro [File],
depois selecione a opo Informaes [Info] e a seguir Adicionar Conta [Add Account]:

O resto do procedimento igual ao descrito na seco anterior (Adicionar uma conta ao iniciar o Outlook
pela primeira vez).
Existem vrios tipos de servidores: Microsoft Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP.

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REMOVER UMA CONTA DO OUTLOOK
1. Clique no separador Ficheiro [File], depois selecione a opo Informaes [Info] e a seguir
Definies da Conta [Account Settings]:

2. Selecione a conta de correio eletrnico que pretende remover e clique em Remover [Remove].
3. Para confirmar a remoo da conta, clique em Sim [Yes].

Ateno:
A remoo de uma conta POP3, IMAP ou HTTP no elimina os itens que foram enviados e recebidos
utilizando a conta. Se tiver utilizado uma conta POP3, pode ainda utilizar o Ficheiro de Dados do
Outlook (.pst) para trabalhar com os esses itens;
Se estiver a utilizar uma conta do Exchange, os dados sero mantidos no servidor de correio, a menos
que os mova para um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst).


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Respostas Automticas - Fora do Escritrio [Out Of Office] 4.
possvel configurar o Outlook para responder automaticamente s mensagens de correio eletrnico
enviadas quando, por exemplo, est de frias. Assim, as pessoas so informadas de que est fora do
escritrio ou de que poder demorar a responder.
As Respostas Automticas podem incluir informaes detalhadas, tal como um contacto alternativo.

Tenha em conta que esta funcionalidade s est disponvel quando utilizada uma conta do Microsoft
Exchange Server, no sendo compatvel com contas de correio eletrnico POP3 ou IMAP.

Para contas Windows Live Hotmail, Gmail, POP3 ou IMAP, consulte o artigo: Responder automaticamente
a uma mensagem de correio eletrnico sem utilizar uma conta do Exchange Server.
(http://office.microsoft.com/pt-pt/outlook-help/responder-automaticamente-a-mensagens-de-correio-
eletronico-sem-utilizar-uma-conta-do-exchange-server-HA010354932.aspx?CTT=5&origin=HP010354937)

ATIVAR RESPOSTA AUTOMTICA
Para ativar a opo automtica deve clicar no separador Ficheiro [File], depois selecionar a opo
Informaes [Info] e a seguir Respostas Automticas [Automatic Replies]:

1

2

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DESATIVAR RESPOSTA AUTOMTICA
Para desativar a opo automtica basta aceder ao ecr anterior, clicando no separador Ficheiro [File],
selecionar a opo Informaes [Info] e a seguir Respostas Automticas [Automatic Replies], e depois
selecionar a opo No enviar respostas automticas [Do not send automatic replies]:


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MDULO 2 | CORREIO ELETRNICO
O Outlook 2010 permite-lhe comunicar com outras pessoas atravs de um conjunto avanado de
funcionalidades, uma delas o correio eletrnico, comumente chamado de email.

Criar Mensagens de Correio Eletrnico 1.
Para se criar uma mensagem deve-se usar o boto Nova Mensagem de Correio Eletrnico
[New Email] presente no separador Base [Home] do Friso [Ribbon]:

Para [To]: permite a introduo dos destinatrios principais da mensagem; introduzem-se os
endereos de correio eletrnico ou os nomes que constam da agenda de contatos do Outlook; cada
contato deve ser separador por ponto e vrgula;
Cc: permite a introduo de destinatrios secundrios, ou seja, pessoas que devem tomar
conhecimento desta mensagem, como por exemplo: um chefe ou um colega de equipa; os
destinatrios principais vm quais os destinatrios secundrios para quem foi enviada a mensagem;
Bcc: tal como o anterior, tambm permite a introduo de destinatrios secundrios, mas neste caso
os destinatrios principais no vm estes destinatrios secundrios; este campo nem sempre est
visvel, devendo para tal ir ao Separador Opes [Options] e escolher a opo Bcc;
Assunto [Subject]: tema da mensagem (breve resumo) para facilitar a identificao da mensagem;
na ltima caixa escreve-se a mensagem propriamente dita.

Para enviar a mensagem aos destinatrios basta selecionar o boto Enviar [Send].
A mensagem ser enviada nesse momento se houver ligao de Internet, caso no haja, ela
ficar guardada na pasta A Enviar [Outbox], e ser enviada assim que existir ligao de
Internet, clicando no separador Enviar/ Receber [Send/Receive], opo:

FORMATAO DE UMA MENSAGEM DE CORREIO ELETRNICO
O texto escrito no corpo de uma mensagem eletrnica pode ser formatado com diferentes tipos e tamanhos
de letra, cores de destaque, alinhamentos, etc, tal como feito nas outras aplicaes do MS Office (Word,
Excel, etc).
Basta ento que se selecione o texto a formatar e que se use as opes disponveis no Separador
Messagem [Message]:

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Atribuio de Importncia [Importance] a uma mensagem 2.
Esta opo pode marcar a diferena, pois se uma pessoa que receba cerca de 50 a 100 mensagens de
correio eletrnico por dia, a carga de mensagens tal que ajuda bastante saber quais as que so
realmente importantes e quais as que poder deixar para ler mais tarde.
Assim deve-se atribuir Pouco Importante [Low importance] quelas que tm carcter ldico e atribuir Muito
Importe [High Importance] s que referem assuntos importantes ou urgentes.
Desta forma, o Outlook permite ao remetente de uma mensagem de correio eletrnico definir o seu tipo de
relevncia antes de a enviar, por forma a informar o destinatrio o tipo de seguimento que lhe deve dar.

Nota: Assume-se que a no atribuio de qualquer tipo de importncia, refira as mensagens consideradas
normais em termos de relevncia.

Inserir Anexos (Attach File) numa mensagem 3.
Por vezes necessrio fazer acompanhar uma mensagem de um ou vrios ficheiros, anexando-os
mensagem de correio eletrnico. Para alm disso, outros itens do Outlook, tais como outras mensagens,
contactos ou tarefas podem ser tambm includos.
Para anexar um ficheiro basta que, na janela da mensagem que est a escrever, escolha no separador
Mensagem [Message]:
opo Anexar ficheiro [Attach File]: para anexar qualquer um ficheiro
guardado no seu computador ou disco amovvel;

opo Anexar item [Attach Item] e depois Item do Outlook [Outlook Item]: para anexar um objeto do
Outlook, quer seja uma mensagem de correio eletrnico recebida / enviada / rascunho / etc., um item
do calendrio / tarefa ou um contato:

Mais opes de formatao de texto
Muito Importante
Pouco Importante

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Outra hiptese para anexar um ficheiro, imagem ou item do Outlook usar simplesmente uma das
seguintes tcnicas:
Arrastar&Largar [Drag&Drop]: selecionar o ficheiro ou item e arrast-lo para dentro da mensagem;
Copiar/Colar [Copy/Paste]: selecionar e copiar o ficheiro ou item e col-lo dentro da mensagem.

INSERIR UMA IMAGEM NO CORPO DA MENSAGEM (EM LINHA COM O TEXTO]
Por vezes queremos inserir uma imagem diretamente no corpo, e no como anexo.
Para tal deve-se posicionar no espao do corpo da mensagem de correio eletrnico e escolher no
separador Inserir [Insert] a opo Imagem [Picture] e escolher a imagem que pretende adicionar:

Criar Assinaturas personalizadas 4.
Quando envia uma carta pelo correio, normalmente no final assina-se para identificar quem a escreveu.
Numa grande empresa, uma carta em papel timbrado sem assinatura no identificvel, pois no se
consegue saber a sua provenincia. No correio eletrnico no se pode dizer que seja a mesma coisa, mas
o sentido o mesmo, uma vez que quem recebe uma mensagem de correio eletrnico sabe partida quem
foi o remetente. de procedimento corrente assinarmos uma mensagem no final do texto que a compe.
Assim, conveniente existir uma forma que evite a digitao sistemtica dessas linhas de assinatura em
todas as mensagens criadas, a esta funcionalidade d-se o nome de criao de assinatura personalizada.
Ao ser criada a assinatura, todas as novas mensagens incluiro automaticamente essa mesma assinatura
no fim do corpo da mensagem, poupando tempo e uniformizando a comunicao.

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O tipo de informaes a serem colocadas so muito variveis, podendo ir desde saudaes, informaes
de contato, funo / posio, etc, Tudo depende do fim a que se destinam as mensagens, se para questes
pessoais ou se para questes profissionais. Da tambm ser possvel ter mais de uma assinatura
personalizada para uma mesma conta de correio eletrnico.
Para criar uma assinatura primeiro necessrio abrir uma nova mensagem. Depois, no separador
Mensagem [Message], escolhe-se a opo Assinatura [Signature]:

2
3
1

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ESCOLHER UMA ASSINATURA DIFERENTE DA PREDEFINIDA
Ao criarmos vrias assinaturas, uma delas ter de ser marcada
como a que ser usada por definio aquando da criao de
uma nova mensagem de correio eletrnico ou aquando da
resposta ou reencaminhamento de mensagens previamente
enviadas.
Quando se pretende usar outra assinatura numa situao
especial, deve-se escolher na opo Assinatura [Signature], qual
a assinatura a usar, como no exemplo ao lado:

Recibos de Entrega e de Leitura (delivery and read receipts) 5.
Esta ferramenta muito til na gesto e controlo do correio eletrnico enviado, permitindo:
pedir o envio de um recibo de entrega da mensagem de correio eletrnico enviada [Request a
delivery receipt for this message], permitindo receber a confirmao da entrega da mensagem
enviada;

pedir um recibo de leitura da mensagem de correio eletrnico enviada [request a read receipt for this
message]: permitindo receber a confirmao de que a mensagem enviada foi aberta pelo(s)
destinatrio(s). De referir que o(s) destinatrio(s) pode(m) recusar enviar um recibo de leitura.
Nota: Alguns servidores / programa de gesto de correio eletrnico podem no suportar recibos de leitura.

Estas opes esto no separador Opes [Options]:


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Definir endereo de correio eletrnico para Respostas 6.
Quando escreve uma mensagem de correio eletrnico, pode definir que as respostas a essa mensagem
sejam automaticamente enviadas a outro endereo de correio eletrnico que no o do seu remetente, para
isso, basta que, antes de enviar a mensagem escolha a opo [Direct replies To], presente no separador
Opes [Options], grupo Mais opes [More Options]:


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Receo e Leitura de Mensagens de Correio Eletrnico 7.
Por norma todas as mensagens de correio eletrnico recebidas so guardadas na pasta A receber
[Inbox].
Dependendo do tipo de ligao Internet que tenha, pode ser necessrio atualizar as mensagens
recebidas (e tambm as enviadas), para tal basta clicar no separador Enviar/Receber [Send/Receive],
opo Enviar/Receber Todas as Pastas [Send/Receive All Forlders]:

Para ler uma mensagem de correio eletrnico tem duas opes:
clicar com o boto do rato em cima da mensagem, assim poder l-la no Painel de Leitura (do lado
direito ou por baixo da mensagem dependendo das configuraes)
Caso o painel de Leitura no esteja visvel, basta escolher o separador Ver [View], opo Painel de
Leitura [Reading Pane] e escolher Direita [Right] ou Inferior [Bottom].

fazer duplo clique com o boto do rato em cima dela, abrir-se- uma nova janela com a mensagem.

PR-VISUALIZAR ANEXOS ANTES DE OS ABRIR
Suponha que recebe dois diagramas do MS Visio como anexos, mas apenas pretende aquele que mostra a
nova sala de formao no prdio. Poder decidir rapidamente qual dos ficheiros a abrir ou a guardar no
disco usando a opo de pr-visualizao de anexos. Para tal basta clicar com o boto direito do rato no
respetivo cone do ficheiro no Painel de Leitura e escolher a opo Pr-Visualizar [Preview]:

Poder ento pr-visualizar o documento no Painel de Leitura.


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Responder ou Reencaminhar Mensagens de Correio Eletrnico 8.
Existem trs opes distintas para responder a uma mensagem que lhe foi enviada:
Responder [Reply]: permite responder apenas ao remetente da mensagem, e no a todos aqueles
a quem o remetente enviou a mensagem para alm de si (pode tambm adicionar outros
destinatrios, para ter de os incluir manualmente);
Responder a Todos [Reply All]: permite responder ao remetente da mensagem e a todos aqueles
a quem o remetente enviou a mensagem, quer estejam no campo Para [To], quer estejam no campo
CC (pode tambm adicionar outros destinatrios, para ter de os incluir manualmente);
Reencaminhar [Foward]: permite reencaminhar a mensagem a outras pessoas, includas
manualmente, tal qual esta lhe foi enviada, incluindo os anexos originais (para exclu-los dever faz-
lo manualmente antes de enviar a mensagem).
Se pretender reencaminhar mais de uma mensagem para os mesmos destinatrios, poder faz-lo
usando o CTRL para selecionar as vrias mensagens. Ser ento criada uma nova mensagem com
as mensagens selecionadas como anexo.

Estas opes podem ser acedidas de formas diferentes, consoante a vista usada:
se tiver a visualizar a mensagem na lista de mensagens ou no painel de leitura, aceder s opes
de resposta atravs do separador Base [Home], grupo Responder [Respond];
se tiver a visualizar a mensagem em ecr prprio (aberto atravs do duplo clique do boto esquerdo
do rato), aceder s opes de resposta atravs do separador Mensagem [Message], grupo
Responder [Respond].

Eliminar Mensagens de Correio Eletrnico 9.
Para eliminar uma mensagem, basta selecion-la e depois clicar no boto Eliminar [Delete].
Alternativamente, poder o usar o boto direito do rato em cima da respetiva mensagem e escolher a
opo Eliminar [Delete].


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Imprimir Mensagens de Correio Eletrnico 10.
Pode imprimir itens individuais, tais como mensagens de correio eletrnico, contactos, itens de calendrio,
livros de endereos, listas de contedo das pastas de correio, etc.
O procedimento para imprimir qualquer item do Outlook praticamente o mesmo, bastando selecionar esse
item e depois aceder ao separador Ficheiro [File], opo Imprimir [Print].

Na zona de Definies:
Impressora [Printer]: permite-lhe escolher qual a impressora a usar para impresso, caso haja mais de
uma impressora instalada; permite-lhe tambm adicionar / instalar uma nova impressora;
Opes de Impresso [Print Options]: permite-lhe fazer todas as configuraes da impresso, desde a
escolha da impressora, pginas a imprimir, nmero de cpias, estilo de impresso, definio do
tamanho e orientao da pgina de impresso, impresso dos anexos da mensagem *, etc.;
Definies [Settings]: permite escolher o estilo de impresso pretendido; as opes disponveis
dependem do item do Outlook escolhido.

Na zona de Pr-Visualizao:
Mini-barra de pginas de impresso: permite ver qual a pgina que est a pr-visualizar,
assim como mudar para outra pgina;
Boto Tamanho Real [Atual Size): permite-lhe redimensionar a pr-vizualizao para o tamanho
atual de impresso (Zoom de 100%);
Boto Uma Pgina [One Page): permite-lhe redimensionar a pr-vizualizao para o tamanho
original definido para este ecr, sem barra de deslocamento horizontal;
Boto Mltiplas Pginas [Multiple Pages): permite-lhe visualizar todas as pginas numa nica
janela.

Zona de Definies de Impresso Zona de Pr-Visualizao

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(*) IMPRESSO DE ANEXOS DAS MENSAGENS DE CORREIO ELETRNICO
Para imprimir os anexos de uma mensagem de correio eletrnico basta que, dentro do ecr de impresso,
aceda a Opes de impresso (Print Options) e marque a caixa Imprimir ficheiros anexados [Print attached
files]:

Sinalizadores 11.
Aplicar um sinalizador a uma mensagem permite atribuir-lhe uma marca visual que indicar o tipo de
seguimento que lhe dever ser dado, permitindo alertar para uma determinada ao a realizar.
tambm possvel incluir um lembrete que alerta o utilizador numa hora pr-determinada.
As mensagens sinalizadas so marcadas com o sinalizador escolhido e constaro do Painel de
Tarefas. Ao passar com o rato em cima do sinalizador ter acesso ao detalhe associado sinalizador, tal
como: data de vencimento, tipo de seguimento a dar, e qual o horrio do lembrete.

TIPOS DE SINALIZADORES
SINALIZADOR DATA DE INCIO DATA DE CONCLUSO LEMBRETE
Hoje
[Today]
Data atual Data atual
Uma hora antes da hora de fim
do dia de trabalho de hoje
Amanh
[Tomorrow]
Data atual mais um dia Data atual mais um dia
Hora de incio do dia atual mais
um dia de trabalho
Esta Semana
[This Week]
Data atual mais dois dias, mas
no depois do ltimo dia de
trabalho desta semana
ltimo dia de trabalho desta
semana
Hora de incio do dia atual mais
dois dias de trabalho
Semana
Seguinte
[Next Week]
Primeiro dia de trabalho da
semana seguinte
ltimo dia de trabalho da
semana seguinte
Hora de incio do primeiro dia
de trabalho da semana seguinte
Sem Data
[No Date]
Sem data Sem data Nenhuma
Personalizar
[Custom]
A data atual apresentada,
pode no entanto selecionar a
data que pretender
data que pretender
data que pretender


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INSERIR SINALIZADORES E LEMBRETES
Selecione a(s) mensagem(ns) que pretende sinalizar, depois escolha um sinalizador
na opo Dar seguimento [Follow Up], no separador Base [Home], no grupo
Sinalizadores [Tags].
Alternativamente poder tambm usar o boto direito do rato em cima da(s)
mensagem(ns) selecionada(s).

Depois de inserido um sinalizador, poder adicionar um lembrete associado a esse
sinalizador. Para tal dever clicar novamente na opo Dar seguimento [Follow Up]
e escolher Adicionar Lembrete [Add Reminder].

REMOVER LEMBRETES
Para remover um lembrete associado a um sinalizador, dever aceder ao ecr de adicionar lembrete
(separador Base [Home], grupo Sinalizadores [Tags], Dar seguimento [Follow Up], Adicionar Lembrete
[Add Reminder]), e nesse ecr desmarcar a opo Lembrete [Reminder].

MARCAR COMO CONCLUDA UMA MENSAGEM SINALIZADA
Quando uma tarefa sinalizada for concluda pode d-la como finalizada, bastando faz-lo atravs da opo
Marcar Como Concluda [Mark Complete], existente no separador Base [Home], no grupo Sinalizadores
[Tags], Dar seguimento [Follow Up].
A mensagem de correio eletrnico ser sinalizada da seguinte forma:

REMOVER SINALIZADORES
Para remover um sinalizador basta escolher a opo Limpar Sinalizador [Clear Flag], existente no
separador Base [Home], no grupo Sinalizadores [Tags], Dar seguimento [Follow Up].
Ao remover um sinalizador perde qualquer indicao de que a mensagem foi alguma vez um item
pendente.


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Categorias 12.
As categorias ajudam a identificar e a agrupar itens associados no Outlook, uma vez que o utilizador pode
assim, facilmente atribua uma categoria (com cor) a um grupo de itens relacionados, tais como notas,
contactos, compromissos e mensagens de correio eletrnico, de forma a ser possvel organiz-los e
control-los rapidamente.
possvel atribuir mais de uma categoria a um item.
As cores das categorias so apresentadas de forma proeminente nas vistas de tabela como, por exemplo,
na pasta A Receber [Inbox] e dentro de cada item, quando est aberto.
Existem vrias categorias previamente criadas, no entanto possvel mudar-lhes o nome e a cor
associada, permitindo personaliz-las consoante as necessidades e preferncias do utilizador.

CRIAR E ALTERAR CATEGORIAS
No separador Base [Home], grupo Sinalizadores [Tags], opo Categorizar [Categorize], escolha Todas as
Categorias [All Categories].
Nesta janela pode:
criar Nova [New];
Mudar o Nome [Rename];
Apagar [Delete];
mudar a Cor [Color];
mudar a Tecla de Atalho [Short Cut].

ATRIBUIR UMA CATEGORIA A UM ITEM
Para atribuir uma categoria a um item do Outlook basta escolher uma das categorias atravs da opo
Categorizar [Categorize], presente no separador Base [Home], grupo Sinalizadores [Tags]. Ou ento
clicando com o boto direito do rato em cima do item a marcar, e escolhendo depois a categoria dentro do
grupo Categorizar [Categorize].
Depois de ter atribudo uma categoria a um item, pode pesquis-lo rapidamente procurando apenas o
respetivo rtulo de cor.


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Localizar Mensagens de Correio Eletrnico 13.
A Pesquisa Instantnea ajuda a localizar rapidamente itens no Outlook, estando o respetivo painel sempre
visvel em todas as pastas de mensagens de correio eletrnico, contactos, calendrio e tarefas.

Basta colocar o texto a procurar na caixa de pesquisa e clicar na lupa para que os itens que respeitem o
critrio de seleo da pasta selecionada sejam mostrados na lista de itens em baixo.

SEPARADOR PROCURAR [SEARCH]
Este separador permite filtrar as mensagens por diferentes critrios, como por exemplo: mensagens com
anexos, mensagens por remetente, mensagens com determinado assunto, mensagens por categoria,
mensagens de um determinado perodo temporal, etc

(este separador s visvel quando estamos a efetuar uma pesquisa)
.
HISTRICO DE PESQUISAS
As dez pesquisas mais recentes so guardadas e podem ser reutilizadas, usando a opo Pesquisa
recente [Recent Searches] presente no separador Procurar [Search]:


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Regras e Alertas (Rules and Alerts) 14.
O Assistente de regras do Outlook auxilia o utilizador a gerir as mensagens da sua caixa de correio, uma
vez que permite definir instrues para executar aes sobre mensagens de correio eletrnico, recebidas e
enviadas, baseadas no seu contedo.
Por exemplo, possvel criar regras como as seguintes:
definir uma notificao (caixa de mensagem ou som) para alertar da receo de mensagens
importantes;
mover mensagens para uma determinada pasta consoante o remetente;
marcar mensagens de um determinado remetente;
retardar o envio de mensagens por um perodo de tempo especificado.

O Assistente de Regras [Rules Wizard] inclui regras previamente configuradas para situaes frequentes,
facilitando assim a sua criao. composto por dois tipos de regras:
Continuar Organizado [Stay Organized]:
regras que arquivam e a do seguimento
a mensagens; por exemplo: pode-se criar
uma regra para que todas as mensagens
de um remente e com uma certa palavra
no Assunto, sejam categorizadas de igual
forma, movidas para a mesma pasta e
marcadas com um certo sinalizador;
Continuar Atualizado [Stay Up to Date]:
regras que o notificam de uma certa
forma quando receber certo tipo de
mensagens; por exemplo: pode-se criar
uma regra para enviar automaticamente
um alerta para o telemvel quando se
receber uma mensagem de um familiar.

CRIAR REGRAS A PARTIR DE UM MODELO / TEMPLATE
Para criar uma regra, basta aceder ao Separador Base [Home], grupo Mover [Move], opo Regras [Rules]
e depois clicar em Gerir Regras e Alertas [Manage Rules and Alerts]:


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1. No separador Regras de Mensagens [Email Rules], clique em Nova Regra [New Rule];
2. Dever escolher o modelo no Assistente de Regras [Rules Wizard] e clicar em Seguinte [Next];
3. Continuando o assistente, dever agora:
a. Passo 1: Selecionar as condies
[Step 1: Select Conditions]
Marcar as condies pretendidas;
b. Passo 2: Editar as definies da regra
[Step 2: Edit the rule description]
Clique em cada link (texto a azul e sublinhado)
para escolher as definies da regra, neste
exemplo ter de escolher o(s) remetente(s) [people
ou public group], o nvel de importncia [importance], e
a pasta para onde mover as mensagens [specified
folder];

4. Ao clicar em Seguinte [Next] do ecr anterior passa a outro onde pode selecionar mais Aes
Passo 1: Selecionar Ao(es] [Step 1: Select Action(s)], no fim dever fazer Seguinte [Next] (ou
concluir se no pretender configurar mais nada);
5. No novo ecr pode agora selecionar as excees regra Passo 1: Selecionar Exceo (es] [Step
1: Select Exception(s)], no fim dever fazer Seguinte [Next] (ou concluir se no pretender configurar
mais nada)
6. Finalmente dever:
a. dar um nome regra
b. definir as opes de execuo da
regra, podendo optar por fazer com
que seja executada para mensagens
j recebidas, desde que estejam
na pasta A receber [Inbox];
c. finalmente clique no boto Finalziar [Finish].

CRIAR ALERTAS A PARTIR DE UM MODELO / TEMPLATE
Para criar um alerta, basta aceder ao Separador Base [Home], grupo Mover [Move], opo Regras [Rules]
e depois clicar em Gerir Regras e Alertas [Manage Rules and Alerts]:

No separador Regras de Alertas [Alert Rules], clique em Novo Alerta [New Alert], e depois dever seguir o
assistente passo a passo, como foi exemplificado anteriormente para a criao das regras.

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Conversaes: Mensagens Agrupadas 15.
A opo Ver como Conversao [Show as Conversations], presente no separador Ver [View], grupo
Conversaes [Conversations], permite agrupar todas as mensagens com o mesmo assunto numa nica
entrada, facilitando a sua leitura contextualizada.
Muitas vezes, como a mensagem mais recente contm as mensagens e respostas anteriores, ajuda a
descobrir rapidamente qual o ponto da situao de uma determinada questo, no sendo necessrio ler
todas as mensagens.

Ignorar Conversaes 16.
Todas as pessoas recebem mensagens sobre tpicos que no lhes interessam. Caso se tenha
especializado em fotografia de exterior, por exemplo, poder no se interessar por fotografias de estdio.
A opo Ignorar [Ignore] no separador Base [Home], grupo Eliminar [Delete] pode ajud-lo a ignorar este
tipo de mensagens. Ao utilizar esta opo, o Outlook passa a mover automaticamente todas as mensagens
existentes e futuras de uma conversao para a pasta Itens Eliminados. Dessa forma, as conversaes
que no lhe interessam no enchem a pasta A receber [Inbox].

Reduzir o volume das mensagens 17.
O Outlook 2010 tem uma funcionalidade que lhe permite limpar uma grande quantidade de mensagens de
correio eletrnico sem perder tempo.
Imagine que tem muitas mensagens sobre o mesmo assunto numa determinada pasta (trocas de
mensagens em que o contedo das mensagens anteriores vo sendo acumuladas), pode usar a opo
Limpar [Clean Up], presente no separador Base [Home], que, de uma forma automtica, avalia o contedo
de cada mensagem numa conversao e verifica se uma mensagem anterior surge por completo numa das
respostas, se sim, ento a mensagem anterior eliminada.
Este tipo de funcionalidade poder reduzir drasticamente o espao ocupado em mensagens repetidas
numa conversao longa.


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MDULO 3 | GESTO DE PASTAS
Algumas pessoas recebem apenas meia dzia de mensagens de correio eletrnico por dia, no entanto, a
maioria das pessoas, principalmente as que pertencem a grupos de contactos, recebem tantas mensagens
de correio eletrnico que se torna difcil manter-se a par de tudo.
Imagine, por exemplo, que pertence a um grupo de fotografia, de jogos ou de ex-alunos com milhares de
membros. Pode receber dezenas de mensagens por dia. Se no tiver tempo para responder a todas de
imediato, em pouco tempo ter centenas de mensagens na sua pasta A receber [Inbox]. Organiz-las a
todas pode parecer impossvel, por isso que to importante aprender algumas sugestes para de como
organizar, gerir e reduzir o volume das suas mensagens de correio eletrnico.
Nesta seo vamos ver como criar pastas para organizar as mensagens de correio eletrnico (movendo
para l as mensagens) e tambm como automatizar o processo usando regras de mensagens, explicado
na seco anterior, e outras funcionalidades teis para a gesto das suas mensagens.

Pastas Predefinidas 1.
Inicialmente, uma conta de correio eletrnico apresenta as seguintes pastas predefinidas:
A Receber [Inbox]: guarda todas as mensagens recebidas, exceto se uma mensagem for identificada
como correio no solicitado ou se tiverem sido criadas regras que encaminhem as mensagens para
outras pastas;
Rascunhos [Drafts]: guarda todas as mensagens iniciadas, mas que ainda no foram finalizadas e
enviadas, essas mensagens so guardadas nesta pasta automaticamente podendo ser mais tarde
alteradas e enviadas;
Itens Enviados [Sent Items]: por predefinio, todas as mensagens enviadas so guardadas nesta
pasta;
Itens Eliminados [Deleted Items]: ao eliminar uma mensagem de qualquer outra pasta (exceto da
pasta de e-mails no solicitados [junk e-mail]), esta ser movida para esta pasta onde guardada at
ser definitivamente eliminada (manualmente ou passado um determinado nmero de dias);
Correio Eletrnico No Solicitado [Junk E-Mail]: guarda todas as mensagens com caractersticas
de mensagens no solicitadas que no so bloqueadas pelo filtro de spam;
A Enviar [Outbox]: onde so guardadas as mensagens a enviar; esta pasta usada quando
enviamos a mensagem, mas esta no pode ainda ser enviada, por exemplos, por no termos ligao
internet.
Podem ser inicialmente visualizadas outras pastas para alm destas, sempre que uma entidade assim o
tenha configurado partida.


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Criar Pastas 2.
Com o decorrer do tempo, vamos ter necessidade de organizar as pastas. Por exemplo, no vamos ter 300
e-mails recebidos todos na mesma pasta A receber [Inbox]. Assim, com a criao de uma pasta (ou vrias)
dentro do A receber [Inbox] podemos encaminhar os e-mails correspondentes para essas pastas de forma
a organizar por temas as mensagens a guardar.
Criar pastas extremamente fcil. Bastando, no separador Pasta [Folder], grupo Novo [New], clicar em
Nova Pasta [New Folder]:

tambm possvel criar pastas no Painel de Navegao, clicando com o boto direito do rato em cima da
pasta onde pretende criara a pasta.

Mudar o nome, Mover e Apagar Pastas 3.
Para mudar o nome a uma pasta basta clicar com o boto direito do rato em cima da pasta pretendida,
escolher a opo Mudar o Nome [Rename] e dar-lhe um novo nome, no fim bastar carregar na tecla Enter.
Tenha em ateno que no poder mudar o nome s patas predefinidas.
Para apagar uma pasta exatamente o mesmo procedimento, escolhendo a opo Eliminar [Delete].
Para mover uma pasta, poder usar tambm o menu de contexto do boto direito do rato, ou pode
simplesmente clicar na pasta e, mantendo o boto esquerdo do rato pressionado, arrast-la para a
localizao pretendida.

Organizar automaticamente as mensagens recebidas 4.
Se receber correio eletrnico regularmente de pessoas, grupos ou tpicos especficos, possvel criar uma
pasta para cada grupo, pessoa ou tpico e uma regra que mova automaticamente todas as mensagens
novas para essa pasta. Dessa forma, se quiser saber rapidamente as novidades do grupo do clube de
fotografia, por exemplo, basta ler essas mensagens.

Para tal basta criar regras para gesto das mensagens da sua caixa de correio. Para mais informaes
dever consultar a seco Regras e Alertas [Rules and Alerts] do Mdulo 2 (Correio Eletrnico).
Escrever o nome da nova pasta
Escolher a pasta dentro da qual pretende criar a nova
pasta.
Nota: se pretender criar uma pasta irm s pastas predefinidas,
dever colocar-se em cima da primeira linha, que ser o seu
endereo de email.

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Correio Eletrnico no Solicitado [Junk E-mail] 5.
Infelizmente o uso de correio eletrnico pode trazer alguns inconvenientes ou perigos, tais como o spam,
vrus ou phishing. Qualquer pessoa que j utilize correio eletrnico h algum tempo est familiarizada com
a quantidade excessiva de mensagens em massa que pode chegar pasta A Receber [Inbox], sendo a
maior parte delas mensagens de correio publicitrio no solicitado.
O Outlook ajuda a mitigar o problema do correio publicitrio no solicitado (spam) atravs de um Filtro de
Correio Eletrnico No Solicitado, que avalia automaticamente cada mensagem com base em vrios
fatores, como o seu contedo, estrutura e hora em que foi enviado, e envia as que considera serem de
correio publicitrio no solicitado para a pasta de Correio Eletrnico No Solicitado [Junk E-mail].

PASTA DE CORREIO ELETRNICO NO SOLICITADO [JUNK E-MAIL]
Como todas as mensagens capturadas pelo filtro so movidas para esta pasta, convm rev-la
periodicamente para verificar se no existem mensagens fidedignas que pretende ler, caso isto acontea
poder mov-las de volta para a Caixa de Entrada [Inbox] marcando a mensagem como no sendo lixo
eletrnico.
Para eliminar as mensagens desta pasta, basta usar a funcionalidade de Esvazir a Pasta [Empty Folder],
usando o boto direito do rato em cima da pasta.

DEFINIES DO FILTRO DE CORREIO ELETRNICO NO SOLICITADO
Esta funcionalidade no impede que o correio eletrnico no solicitado seja entregue, mas desvia-o para a
pasta Correio Eletrnico No Solicitado [Junk E-mail].
Por defeito este filtro est ativado no nvel de proteo Baixo [Low], que permite capturar o spam mais
bvio.
Se pretender, pode tornar o filtro mais agressivo alterando o nvel de proteo e atualiz-lo periodicamente
para proteger contra as tcnicas mais recentes.
Para alterar as definies padro do filtro basta que, no separador Base [Home], grupo Eliminar [Delete],
opo Correio Eletrnico No Solicitado [Junk] e depois em Opes de Correio Eletrnico No Solicitado
[Junk E-mail Options]:
Separador Opes [Options]:
Sem Filtro Automtico [no Automatic Filtering]:
para desativar o filtro, no entanto, o Outlook
ainda avalia as mensagens utilizando os nomes
de domnio e os endereos da lista de
Remetentes Bloqueados [Blocked Senders];
Baixa [Low]: se recebe poucas mensagens de
correio eletrnico no solicitado ou pretende
filtrar apenas as mensagens mais bvias;
Alta [High]: se recebe muitas mensagens de
correio eletrnico no solicitado; deve rever
periodicamente as mensagens movidas, para evitar perder mensagens legtimas;
S Listas Seguras [Safe Lists only]: se s quer receber mensagens enviadas por remetentes da lista de
Remetentes Seguros [Safe Senders] ou da lista de Destinatrios Seguros [Safe Recipients].

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Para alm destas definies, tambm possvel criar listas de endereos de correio eletrnico que
complementam a proteo padro do filtro, estas listas tero de ser criadas pelo utilizador ou pelo
administrador do sistema:
Lista de Remetentes Seguros [Safe Senders]: permite adicionar os endereos de correio eletrnico
dos remetentes que considera seguros e que por isso no sero bloqueados pelo filtro; se utilizar uma
conta do MS Exchange, todos os nomes e endereos na lista de endereos global (GAL) so
automaticamente considerados seguros; pode importar uma lista de endereos previamente guardada;
para adicionar rapidamente um remetente a esta lista, poder clicar com o boto direito do rato numa
mensagem de email desse remetente e escolher Lixo Eletrnico [Junk] e escolher Adicionar Lista de
Remetentes Seguros [Never Block Sender];
Lista de Destinatrios Seguros [Safe Recipients]: se fizer parte de uma lista de correio, poder
adicionar aqui o remetente da lista, assim as mensagens enviadas para estes endereos de correio
eletrnico ou os nomes de domnio nunca sero tratadas como correio no solicitado,
independentemente do respetivo contedo; pode importar uma lista de endereos previamente
guardada;
Lista de Remetentes Bloqueados [Blocked Senders]: permite adicionar os endereos de correio
eletrnico dos remetentes dos quais no pretende receber mensagens, sendo estas bloqueados pelo
filtro e movidas na pasta de correio eletrnico no solicitado [junk e-mail]; pode importar uma lista de
endereos previamente guardada; para adicionar rapidamente um remetente a esta lista, poder clicar
com o boto direito do rato numa mensagem de email desse remetente e escolher Lixo Eletrnico
[Junk] e escolher Adicionar Lista de Remetentes Bloqueados [Block Sender];
Internacional [International]: permite bloquear mensagens indesejadas que chegam de outros pases
ou regies, poder faz-lo de duas formas:
- Lista de Domnios Superiores Bloqueados [Blocked Top-Level Domain List]: permite bloquear
endereos de correio eletrnico que terminem num determinado domnio superior, por exemplo,
ao e selecionar a opo CA [Canad] da lista apresentada, estaria a bloquear mensagens
provenientes de endereos de correio eletrnico que terminassem em .ca;
- Lista de Codificaes Bloqueadas [Blocked Encodings List]: permite bloquear todos os endereos
de correio eletrnico na codificao de idioma (alfabeto) especificada.

FILTRAGEM DE MENSAGENS DE PHISHING
O Filtro de Correio Eletrnico No Socilitado tambm avalia automaticamente cada mensagem recebida
para descobrir se ela pode ser suspeita, possivelmente fraudulenta ou parte de um ataque de phishing.
Phishing um tipo de fraude eletrnica projetada para roubar informaes valiosas particulares. Num
phishing (tambm conhecido como phishing scam), enviada uma mensagem eletrnica que, utilizando
pretextos falsos, tenta enganar o destinatrio da mensagem e induzi-lo a fornecer informaes privadas
como nmeros de cartes de crdito, senhas, dados de contas bancrias, etc., ou a executar ficheiros que
permitam o roubo futuro de informaes ou o acesso no autorizado ao sistema da vtima.


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MDULO 4 | CONTACTOS
Uma das grandes potencialidades do Outlook so as funcionalidades associadas lista de contactos.
Cada contacto pode conter uma enorme variedade de dados pessoais e profissionais sobre cada pessoa
com quem estabelece qualquer tipo de comunicao, como por exemplo: nome, vrios endereos de
correio eletrnico, vrios endereos postais, vrios nmeros de telefone, data de aniversrio, fotografia /
imagem associada, entre outros.


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Criar Contactos 1.
Para criar um contacto, dever estar na vista de Contactos[Contacts]. Depois basta usar o boto Novo
Contacto [New Contact] presente no separador Base [Home]:
Na janela que surge encontramos uma espcie de formulrio com vrios campos que podem ser
preenchidos, no sendo de preenchimento obrigatrio.

GUARDAR UM CONTACTO A PARTIR DE UM EMAIL RECEBIDO
Quando receber mensagens de correio eletrnico pode
guardar o endereo do remetente ou de outros
destinatrios rapidamente, usando o boto direito do
rato em cima do endereo a guardar, e depois escolher
a opo Adicionar aos Contactos do Outlook [Add to
Outlook Contacts]:

Localizar Contactos 2.
A localizao e contactos feita de forma semelhante localizao de mensagens de correio eletrnico.


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Eliminar Contactos 3.
Para eliminar um contacto basta selecion-lo e depois usar o boto Eliminar [Delete] do separador Base
[Home], ou ento o boto do lado direito do rato.

Imprimir Contactos 4.
A impresso de um contacto e ou de uma lista de contactos processa-se de forma semelhante impresso
de mensagens de correio eletrnico.
Para saber mais sobre este assunto ver a seco Imprimir Mensagens de Correio Eletrnico do Mdulo 2.

Grupo de Contactos 5.
Um Grupo de Contactos, conhecido nas verses anteriores do Outlook como lista de distribuio, um
conjunto de endereos de correio eletrnico ao qual atribudo um nome de grupo e podem assim ser
usados como um nico endereo, ou seja, uma mensagem enviada para um Grupo de Contactos vai para
todos os destinatrios listados no grupo, no entanto, o remetente da mensagem apenas escreveu o nome
do grupo em vez de escrever todos os endereos individuais.
Para alm disso, um grupo de contactos serve para organizar os contactos, ajudando na sua organizao e
procura.
Pode usar grupos de contactos em mensagens, pedidos de tarefa, pedidos de reunio e noutros grupos de
contactos (grupos de grupos).

RIAR UM GRUPO DE CONTACTOS
Para criar um grupo de contactos deve clicar na funcionalidade Novo Grupo de Contactos [New Contact
Group], no separador Base [Home], grupo Novo [New].

Colocar o nome do grupo
Adicionar Membros [Add Members]: permite adicionar
membros a um grupo usando novos endereos ou
usando endereos guardados no Outlook.

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MDULO 5 | O CALENDRIO
O Calendrio o equivalente a uma agenda onde pode marcar as suas atividades como, por exemplo,
compromissos, reunies, eventos ou tarefas.
O calendrio do Outlook 2010 est totalmente integrado com o correio eletrnico e com os contactos sendo
tudo gerido pelo Outlook.
Pode usar esta funcionalidade para:
Criar compromissos e eventos: pode agendar os compromissos, podendo ser-lhe associado um som
ou uma mensagem de alerta a lembrar-lhe certos compromissos, reunies e eventos;
Organizar reunies: pode criar uma reunio e selecionar os participantes; encontrar uma data/hora
em que todos os convidados esto livres (visualizando as suas disponibilidades); enviar o pedido de
reunio por correio eletrnico aos participantes que podero aceitar ou recusar a reunio clicando no
respetivo boto, passando a estar agendada no calendrio de cada um caso a aceitem; cada
participante pode ainda propor uma data/hora alternativa para a reunio; quem organiza a reunio
poder ainda controlar os pedidos aceites, recusados e as novas datas/horas propostas;
Ver agendas de grupo: pode criar calendrios que mostrem em simultneo as agendas de um grupo
de pessoas (por exemplo: todas as pessoas do departamento) ou dos recursos disponveis (por
exemplo: as salas de conferncia do edifico);
Visualizao de calendrios: pode visualizar vrios calendrios lado a lado ou sobrepostos (para
verificar a existncia de conflitos ou obter um calendrio global com todos os compromissos), por
exemplo: manter um calendrio partilhado por outros utilizadores, manter criar um calendrio para os
seus compromissos pessoais e outro para os compromissos profissionais; pode tambm copiar ou
mover compromissos entre os calendrios apresentados;
Hiperligao para calendrios nos sites do Microsoft SharePoint: se tiver acesso a um site do
SharePoint, poder ver as listas de eventos desse site no Calendrio do Outlook; pode fazer
alteraes na lista no Outlook, mesmo que esteja a trabalhar no modo offline, as alteraes sero
automaticamente sincronizadas quando se ligar Internet novamente, para alm disso, pode ver os
calendrios do SharePoint lado a lado com outros calendrios pessoais ou partilhados.
Enviar calendrios para qualquer pessoa por correio eletrnico: pode enviar o seu calendrio para
um destinatrio de correio eletrnico, mantendo o controlo sobre a quantidade de informao que
partilhada; a informao do seu calendrio aparece no corpo da mensagem de correio eletrnico
como um anexo de Calendrio da Internet que o destinatrio pode abrir no Outlook;
Publicar calendrios no Microsoft Office.com: pode publicar calendrios no site do Office Online e
controlar quem os v;
Subscrever Calendrios da Internet: as subscries do Calendrio da Internet so semelhantes aos
Calendrios da Internet, excetuando o facto de o calendrio transferido ser sincronizado
regularmente com o Calendrio da Internet e atualizador;
Gerir o calendrio de outro utilizador: usando a funcionalidade de Acesso Delegado, uma pessoa
pode utilizar a sua prpria cpia do Outlook para gerir facilmente o calendrio de outra pessoa, por
exemplo: um assistente administrativo pode gerir o calendrio de um gerente, podendo criar, mover
ou apagar compromissos e ainda organizar reunies em nome do gerente.


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Configuraes gerais 1.
possvel configurar vrias opes genricas de visualizao de um calendrio que so adotadas por
defeito para todos os calendrios visualizados.
Estas configuraes so feitas atravs da rea de Backstage, nomeadamente em Ficheiro [File] > Opes
[Options] > Calendrio [Calendar].
Nesta rea poder parametrizar, por exemplo:
Horrio de Trabalho [Work Time]: definio da hora de incio e fim de trabalho, dias de trabalho,
primeiro dia da semana, primeira semana do ano;
Opes de Calendrio [Calendar Options]: definio de alertas, adicionar os Feriados [Holidays] de
determinados pases / regies, etc.;
Opes de Visualizao [Displays Options]: definio da cor do calendrio e do tipo de letra, etc.;
Fuso Horrio [Time Zones]: definio do fuso horrio principal e de um segundo fuso horrio, caso
necessrio.

Calendrio: identifica
o intervalo visualiza-
do e do dia de hoje
Vistas: por dia, semana de Trabalho (5 dias), semana (7 dias), ms,
cronograma; definio da escala temporal (intervalo entre horas);
calendrios lado a lado ou sobrepostos; cor do separador de calendrio
Calendrios disponveis: lista de todos
os calendrios associados ao utilizador
Visualizao dos calendrios selecionados
(neste caso, est na vista lado a lado)

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Compromissos 2.
Os compromissos so atividades agendadas no calendrio que no envolvem o envio de convites a outras
pessoas nem a reserva de recursos.

CRIAR COMPROMISSOS
Para criar um compromisso, dever estar na vista de calendrio [Calendar]. Depois basta usar o boto
Novo Compromisso [New Appointment] presente no separador Base [Home]:

Assunto [Subject]: permite escrever a descrio sumria do compromisso;
Local [Location]: permite escrever a localizao (morada, cidades, edifcio, sala, etc.);
Data e Hora de Incio [Start Time]: permite definir o dia e hora a que se inicia o compromisso;
Data e Hora de Fim [End Time]: permite definir o dia e hora previsto para trmino do compromisso;
Dia Completo [All day event]: permite definir a tarefa como sendo de dia completo, em vez de detalhar
horas especficas;
No separador Compromisso [Appointment], grupo Participantes [Attendees]:
- Convidar Participantes [Invite Attendees]: permite convidar participantes no compromisso, estas
pessoas recebero um email com o compromisso e podero aceitar ou recusar;
No separador Compromisso [Appointment], grupo Opes [Options]:
- Mostar Como [Show As]: permite definir a sua disponibilidade durante o perodo em que decorre o
compromisso como Livre, Tentativa, Ocupado ou Fora do escritrio ( til para ajudar a verificar
disponibilidades na marcao de reunies);
- Lembrete [Reminder]: permite definir quando ser lanado o alerta (tempo antes do incio do
compromisso);
- Compromisso Peridico [Recurrence]: permite definir a periodicidade / repetio de um
compromisso (dirio, semanal, mensal, anual, ou personalizado);
No separador Compromisso [Appointment], grupo Sinalizadores [Tags]:
- Categorizar [Categorize]: permite atribuir uma categoria (para mais informaes ver captulo 2,
seco Categorias);
- Privado [Private]: permite definir um compromisso como privado;
- Muito Importante [High Importance]: permite definir um compromisso como muito importante;
- Pouco Importante [Low Importance]: permite definir um compromisso como pouco importante.


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Reunies 3.
Uma reunio um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos, tais como salas de
conferncia.
As respostas aos pedidos de reunio so apresentadas na pasta a Receber [Inbox].

CRIAR REUNIES
Para criar uma reunio, dever estar na vista de calendrio [Calendar]. Depois basta usar o boto Nova
Reunio [New Meeting] presente no separador Base [Home].

Para [To]: permite convidar participantes para a reunio, estas pessoas recebero um email com a
reunio e podero aceitar ou recusar;
Assunto [Subject]: permite escrever a descrio sumria da reunio;
Local [Location]: permite escrever a localizao (morada, cidades, edifcio, sala, etc.); ao utilizar uma
conta do Microsoft Exchange, e se tiverem sido configuradas as salas disponveis, poder visualizar as
salas disponveis para a data/hora pretendida e escolher a sala, ficando esta marcada como ocupada;
Data e Hora de Incio [Start Time]: permite definir o dia e hora a que se inicia a reunio;
Data e Hora de Fim [End Time]: permite definir o dia e hora previsto para trmino da reunio;
Dia Completo [All day event]: permite definir a reunio como sendo de dia completo, em vez de
detalhar horas especficas;
No separador Reunio [Meeting], grupo Ver [Show]:
- Assistente de Agendamento [Scheduling Assistant],
ajuda a encontrar uma data/hora consoante as
disponibilidades dos participantes (mostra quando
estaro ocupados); a linha vertical verde marca o incio
da reunio, e a linha vertical vermelha marca o fim:
No separador Reunio [Meeting], grupo Participantes [Attendees]:
- Livro de endereos [Address Book] e Verificar Nomes [Check Names: permite aceder aos seus
contactos e escolher participantes;
- Opes de Resposta [Response Options]: permite definir se pedido resposta marcao da
reunio e se se permite a proposta de uma data alternativa para a reunio;

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No separador Reunio [Meeting], grupo Opes [Options]:
- Mostar Como [Show As]: permite definir a sua disponibilidade durante o perodo em que decorre a
reunio como Livre, Tentativa, Ocupado ou Fora do escritrio ( til para ajudar a verificar
disponibilidades na marcao de outras reunies);
- Lembrete [Reminder]: permite definir quando ser lanado o alerta (tempo antes do incio d a
reunio);
- Compromisso Peridico [Recurrence]: permite definir a periodicidade / repetio de uma reunio
(dirio, semanal, mensal, anual, ou personalizado);
No separador Reunio [Meeting], grupo Sinalizadores [Tags]:
- Categorizar [Categorize]: permite atribuir uma categoria (para mais informaes ver captulo 2,
seco Categorias);
- Privado [Private]: permite definir um a reunio como privado;
- Muito Importante [High Importance]: permite definir um a reunio como muito importante;
- Pouco Importante [Low Importance]: permite definir um a reunio como pouco importante.

Abrir Compromissos / Reunies Peridicos 4.
Para abrir uma entrada peridica no calendrio, de modo a poder ver os seus detalhes e alter-la, ter de
fazer duplo clique na entrada. Ao faz-lo ver uma mensagem idntica seguinte, que lhe apresenta duas
opes:

Abrir esta ocorrncia [Open this occurrence]: permite visualizar ou alterar uma ocorrncia e no toda a
srie, por exemplo, num dia especfico poder alterar a hora para meia hora mais tarde, sem alterar a
hora habitual;
Abrir a srie [Open the series]: permite visualizar ou alterar toda a srie (para todos os dias), para tal
ter de clicar em Compromisso Peridico [Recurrence] dentro da janela do compromisso / reunio.

Ao trabalhar com itens peridicos, tenha ateno aos seguintes aspetos:
- no elimine uma entrada peridica, em vez disso altere a data / hora "Termina em", para no perder os
registos anteriores;
- poder ter de criar vrias entradas de calendrio peridicas para conseguir agendar o que no funco
uma nica atividade, por exemplo, se pretender configurar um evento de dia de pagamento que ocorra
no dia 15 e no ltimo dia de cada ms, ter de configurar dois eventos peridicos em vez de um
(porque h meses que terminam em 31 e Fevereiro que termina a 28/29).


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Responder a um convite de Compromissos/ Reunio 5.
Os convites que so enviados a partir de compromissos ou de reunies so, partida, recebidos pelos
destinatrios (participantes) na pasta A receber [Inbox], desde que no tenham sido criadas regras de
organizao de mensagens de correio eletrnico.
Para responder a um item destes ter necessariamente que abrir a mensagem recebida onde encontrar
as seguintes opes:

Atravs dos botes da imagem anterior poder: Aceitar [Accept], Tentativa [Tentative], Recusar [Decline],
ou Propor Nova Data [Propose New Time], Responder [Respond].

Partilhar Calendrios por correio eletrnico 6.
Os calendrios partilhados por correio eletrnico chegam ao destinatrio como anexos de mensagens de
correio eletrnico, com a imagem do Calendrio no corpo da mensagem. Antes de ser enviado, essa
imagem do corpo da mensagem pode ser editada, podendo, por exemplo, alterar os tipos de letra ou
realar dias e/ ou compromissos.
Para enviar um calendrio por correio eletrnico basta que se sigam os seguintes passos:
1. No separador Base [Home], grupo Partilhar [Share Calendar], clique em Calendrio de Correio
Eletrnico [E-mail Calendar]:


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2. Na caixa que surge escolha as opes pretendidas, o calendrio a enviar [Calendar], o perodo de
tempo [Data Range] e o tipo de detalhe [Detail], depois clique em OK.
3. Ser ento criada uma mensagem de correio eletrnico com o calendrio em anexo e tambm um a
imagem do calendrio no corpo da mensagem. O utilizador dever terminar mensagem (escolher os
destinatrios e escrever o que necessitar no corpo da mensagem) e envi-la.

O destinatrio que receba o Calendrio por correio eletrnico ter de abrir a mensagem recebida e se
pretender adicionar ao Outlook ter de clicar em:

O calendrio ser guardado junto dos outros calendrios do Outlook, dentro da pasta Outros Calendrios
[Other Calendars] e poder ser ento visualizado juntamente com os restantes calendrios do destinatrio
usando o modo lado a lado ou modo de sobreposio de calendrios, permitindo desta forma compar-los
entre si.

Imprimir Items do Calendrio 7.
A impresso de um compromisso / reunio ou de uma lista de compromissos / reunies processa-se de
forma semelhante impresso de mensagens de correio eletrnico.

Eliminar Items do calendrio 8.
Para eliminar um item do calendrio, selecione o que pretende eliminar e depois clique no boto no boto
Eliminar [Delete] presente no friso, ou ento, com o boto do lado direito do rato selecione a opo Eliminar
[Delete].

Apagar Calendrios 9.
Para eliminar calendrios basta que clique com o boto direito do rato em cima do calendrio a eliminar e
escolha a opo Apagar Calendrio [Delete Calendar].

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MDULO 6 | TAREFAS (TASKS)
Muitas pessoas mantm uma lista de coisas a fazer, escritas num papel, numa folha de clculo ou
utilizando uma combinao de mtodos em papel e eletrnicos que por vezes se tornam difceis de gerir.
O Outlook permite criar e gerir tarefas, podendo configurar lembretes, enviar uma tarefa via correio
eletrnico a um contacto, assign-la a um a pessoa, controlar o seu progresso de execuo, etc.

Lista de tarefa: visualizao de
todas as tarefas, com ou sem
filtro de pesquisa
Painel de Leitura [Reading Pane]:
onde exibido o contedo da tarefa
selecionada

Barra de tarefas (To-Do-Bar]:
onde so exibidas as tarefas
atuais
Vistas: para visualizao das tarefas segundo um certo critrio, deve-se usar esta barra de ferramentas,
em especial a opo Mudar Vista [Change View] e as opes do grupo Disposio [Arrangement]

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Criar Tarefas (Task) 1.
A criao de uma tarefa muito semelhante criao de um compromisso no calendrio.
Para tal dever estar na vista de Tarefas [Task]. Depois basta usar o boto Nova Tarefa [New Task]
presente no separador Base [Home]:

Assunto [Subject]: permite escrever a descrio sumria da tarefa;
Data e Hora de Incio [Start Time]: permite definir o dia e hora a que se inicia a tarefa;
Data e Hora de Fim [End Time]: permite definir o dia e hora previsto para trmino da tarefa;
Estado [Status]: permite controlar o progresso da execuo da tarefa (este campo est dependente do
campo % de Concluso [% Complete] a alterao de um, gera automaticamente alterao do outro);
Prioridade [Priority]: permite definir qual a importncia de uma tarefa;
% de Concluso [% Complete]: permite controlar o progresso da execuo da tarefa (este campo est
dependente do campo Estado [Status] a alterao de um, gera automaticamente alterao do outro);
Lembrete [Reminder]: permite definir quando ser lanado o alerta (tempo antes do incio da tarefa);
No separador Tarefas [Task], grupo Gerir Tarefas [Manage Task]:
- Marcar como Completa [Mark Complete]: permite marcar a tarefas como estando concluda;
- Atribuir Tarefas [Assign Task]: permite atribuir a tarefa a algum, enviando-a por correio eletrnico;
- Enviar relatrio de Estato [Send Status Report]: permite enviar uma mensagem com um relatrio
de informaes a cerca do estado da tarefa;
No separador Tarefas [Task], grupo Opes [Recurrence]:
- Compromisso Peridico [Recurrence]: permite definir a periodicidade / repetio de uma tarefa
(dirio, semanal, mensal, anual, ou personalizado);
No separador Tarefas [Task], grupo Sinalizadores [Tags]:
- Categorizar [Categorize]: permite atribuir uma categoria tarefa (para mais informaes ver
captulo 2, seco Categorias);
- Dar seguimento [Follow up]: permite atribuir um sinalizador a uma tarefa (para mais informaes
ver captulo 2, seco Sinalizadores);
- Privado [Private]: permite definir uma tarefa como privada;
- Muito Importante [High Importance]: permite definir uma tarefa como muito importante;
- Pouco Importante [Low Importance]: permite definir uma tarefa como pouco importante.

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Criar Tarefa a partir de um item do Outlook 2.
Poder transformar numa tarefa qualquer item do Outlook, mensagem, contacto, item do calendrio ou uma
nota. Para tal, bastar que clique nesse item e o arraste para a parte inferior da Barra de Tarefas Fazer
[To-Do bar]:

Se o fizer para uma mensagem de correio eletrnico, esta ser marcada com um Sinalizador [Follow Up].
Para mais informaes sobre deste assunto ver a seco Sinalizadores do Mdulo 2.

Responder a um envio de Tarefa 3.
As tarefas que so atribudas a algum, so recebidas pelo destinatrio. Para responder a um item destes
ter necessariamente que abrir a mensagem recebida e aceitar ou recusar a tarefa.

Marcar uma Tarefa como concluda 4.
Abra a tarefa que pretende marcar como concluda, e, na caixa % de Concluso [% Complete] introduza
100%, ou ento, na caixa Estado Status] coloque Concluda [Completed].

Eliminar Tarefas 5.
Para eliminar uma tarefa, selecione o que pretende eliminar e depois clique no boto no boto Eliminar
[Delete] presente no friso, ou ento, com o boto do lado direito do rato selecione a opo Eliminar [Delete].

Imprimir Tarefas 6.
A impresso de uma tarefa ou de uma lista de tarefas processa-se de forma semelhante impresso de
mensagens de correio eletrnico.


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MDULO 7 | NOTAS (NOTES)
As Notas do Outlook so o equivalente eletrnico das notas de papel aderente. Utilize-as para apontar
assuntos, ideias, lembretes, em suma, tudo o que tem por hbito anotar em blocos-notas.

Pode tambm visualizar as notas no Painel de Navegao logo por baixo de tarefas [Tasks], mas para tal
ter de aumentar essa zona clicando e arrastando a barra que separa essa zona, da zona de pasta (em
cima), exemplificando:


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Criar Notas 1.
Para criar uma nota, basta estar na vista de notas [notes] e depois clicar no boto Nova Nota [New Note]
presente no separador Base [Home]:

Escreva o texto da nota e, para a fechar, clique no cone no canto superior direito da janela da Nota.
Pode deixar a nota aberta enquanto trabalha e arrast-la para qualquer localizao no ecr para uma
visualizao mais fcil.
Para copiar uma nota para o ambiente de trabalho, arraste a mesma da pasta Notas para a localizao
pretendida.
Quando no est selecionada o Outlook mostra apenas as primeiras palavras da nota.

FORMATAR NOTAS
As notas podem ter vrias cores, cada uma relacionada com um determinado assunto ou importncia.
Para formatar uma nota, clique com o boto do lado direito do rato em cima da nota que pretende alterar,
escolha a opo Categorizar [Categorize], e selecione a cor pretendida.

OPES PRDEFINIDAS
Aquando da criao e uma nota, esta criada com uma cor, tamanho e tipo de letra pr-definidos.
Se pretender, pode alterar estas formataes por defeito em: Ficheiro [File] > Opes [Options] > Notas e
Dirio [Notes and Journal].
Nesta opo pode ento alterar a cor na opo Cor Predefinido [Default Color]. Alterar o tamanho da nota
em Tamanho Predefinido [Default Size], e o tipo de letra em Tipo de Letra [Font].

Eliminar Notas 2.
Para eliminar uma nota, selecione o que pretende eliminar e depois clique no boto no boto Eliminar
[Delete] presente no friso, ou ento, com o boto do lado direito do rato selecione a opo Eliminar [Delete].

Imprimir Notas 3.
A impresso de uma nota ou de uma lista de notas processa-se de forma semelhante impresso de
mensagens de correio eletrnico.


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MDULO 9 | IMPORTAR E EXPORTAR DADOS
O Assistente de Importao e Exportao [Import and Export Wizard] a forma mais fcil para migrar
mensagens, contactos, itens de calendrio, tarefas e notas do Outlook entre computadores e programas,
ou para restaurar uma cpia de segurana dos seus dados do Outlook.

Importar itens do Outlook de um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) 1.
Para abrir o Assistente de Importao e Exportao [Import and Export Wizard] dever clicar em Ficheiro
[File] > Abrir [Open] > Importar [Import].

1. Escolha a opo Importar de outro programa ou ficheiro [Import from another program or file], e
clique em Seguinte [Next];
2. Escolha o tipo ficheiro que deseja importar e clique em Seguinte [Next];
3. Escolha o ficheiro a importar em Procurar [Find]; a seguir defina as Opes [Options] de importao
(aconselhvel usar: No importar duplicados [Do not import duplicates]), clicar em Seguinte [Next];
4. Se tiver sido atribuda uma palavra-passe ao ficheiro de dados a importar, ser-lhe- solicitado que a
introduza. Em seguida, clique em OK;
5. Defina as opes para importar os vrios itens (mensagens de correio eletrnico, contactos,
compromissos, reunies, tarefas e notas) e clique em Concluir [Finish];

Exportar informao para outro programa 2.
As informaes do Outlook podem ser exportadas para um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst), permitindo
a transferncia de itens para outro computador ou criar uma cpia de segurana. Ao exportar os dados, as
propriedades das pastas, tais como as permisses e as vistas, no so mantidas. Apenas o contedo
exportado.
Abra o Assistente de Importao e Exportao [Import and Export Wizard] atravs do seguinte caminho:
Ficheiro [File] > Opes [Options] > Avanadas [Advanced] > Exportar [Export]:

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1. Escolha a opo Export para um ficheiro [Export to a file], e clique em Seguinte [Next];
2. Escolha o tipo de ficheiro que pretende gerar (depende do programa onde depois ir importar este
dados) e clique em Seguinte [Next];
3. Selecione a conta (uma pasta de nvel superior) que pretende exportar; esta opo permite
exportar todo o correio, calendrios, contactos, tarefas e notas disponveis na conta selecionada
(s pode ser exportada um conta de cada vez); verifique que a caixa de verificao Incluir
Subpastas [Include Subfolders] est selecionada, depois clique em Seguinte [Next];
4. Clique em Procurar [Find] para selecionar o local onde guardar o ficheiro gerado e definir o seu
nome, em seguida clique em OK, e depois em Concluir [Finish].

A exportao inicia-se imediatamente. Para exportar items de outras contas, dever repetir o processo para
cada uma das contas.


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MDULO 10 | GERIR ITENS DE OUTRA PESSOA
Da mesma forma que pode ter um assistente que o ajude a gerir a correspondncia impressa que recebe, o
Outlook oferece funes semelhantes permitindo que outra pessoa tenha acesso sua conta de correio
eletrnico.
Existem duas formas de trabalhar com as pastas do Outlook de outra pessoa: a Partilha de Pastas e o
Acesso Delegado.
Partilha de Pastas: permite a uma pessoa aceder a pastas da outra, por exemplo, enquanto estiver
de frias; contudo, no inclui permisses para agir em nome de outra pessoa, como por exemplo,
uma pessoa que possa aceder s pastas no pode responder a mensagens de correio eletrnico
nem responder a pedidos de reunio por outra pessoa;
Acesso Delegado [Delegate Access]: uma funcionalidade que permite que uma pessoa aja em
nome de outra, por exemplo uma funcionalidade usada habitualmente por um gestor e pelo seu
assistente, em que o assistente pode ser responsvel pela manuteno da agenda do gestor,
incluindo a criao e resposta a pedidos de reunio, assim como monitorizar a sua pasta A Receber
[Inbox].

Nota: esta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange; Muitas contas de correio eletrnico
pessoais e domsticas utilizam um tipo de conta diferente, tal como POP3 ou IMAP, incluindo o Windows
Live Hotmail ou o Google Gmail. Essas contas no permitem o uso desta funcionalidade.

Partilha de pastas e Calendrio 1.
As vrias pastas de correio eletrnico do Outlook podem ser partilhadas com outros utilizadores, para tal,
basta que se definam permisses de acesso a esse(s) utilizador(es).
Esta funcionalidade est disponvel no separador Pasta [Folder], opo Permisses da Pasta [Folder
Permissions] ou ento, clicando com o boto direito do rato em cima da pasta a dar permisses, escolher a
opo Propriedades [Properties] e na janela que aberta escolher Permisses [Permissions].
Para se partilhar o calendrio, dever-se- estar na vista de calendrio [Calendar] e depois no separador
Home [Base] escolher a opo Partilha de Calendrio [Share Calendar].

Acesso Delegado [Delegate Access] 2.
Para alm de simplesmente partilhar pastas do Outlook, esta funcionalidade permite conceder permisses
adicionais, tais como, permitir que um delegado possa criar mensagens de correio eletrnico ou responder
a pedidos de reunio em seu nome.
a pessoa que concede permisso de acesso sua conta que determina o nvel de acesso que o
delegado ter, por exemplo, pode dar uma permisso para ler itens nas pastas ou ento pode dar
permisso para ler, criar, modificar e eliminar itens. O delegado tambm pode organizar reunies e
responder a pedidos de reunio e pedidos de tarefa enviados. Por predefinio, se se conceder a algum o
acesso s suas pastas, essa pessoa ter acesso aos itens existentes nas pastas, exceto os itens marcados
como privados (para estes itens dever conceder permisses adicionais).

Nota: o utilizador e o seu delegado tm de usar a mesma verso do Outlook.


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Para se usar esta funcionalidade necessrio fazer algumas configuraes, quer por parte de quem d
acesso conta de correio eletrnico (ver seco: Gestor Dar Acesso Delegado), quer por parte de quem
recebe permisses de acesso (ver seco: Delegado Adicionar Itens do Gestor Conta pessoal).

GESTOR DAR ACESSO DELEGADO
A. Para dar acesso delegado: clique no separador Ficheiro [File], opo Informaes [Info], opo
Definies de Conta [Account Settings], opo Acesso Delegado [Delegate Access]:

Escreva o nome
do delegado ou
procure-o na
Lista de
Endereos
Global do
Exchange,
clique em
Adicionar [Add]
e depois em
OK.

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As permisses so dadas na caixa de dilogo anterior individualmente para cada item do Outlook,
podendo no ser dada nenhuma permisso, ou ento um dos seguintes nveis de permisso:
Revisor: esta permisso permite ao delegado ler os itens na pasta do gestor;
Autor: esta permisso permite ao delegado ler e criar itens, bem como alterar e eliminar itens
que tenha criado; por exemplo: pode criar pedidos de tarefa e pedidos de reunio diretamente
na pasta de tarefas ou de calendrio do gestor e, em seguida, enviar o item em nome do gestor;
Editor: esta permisso permite ao delegado fazer tudo o que um Autor tem permisso para fazer
e, adicionalmente, pode tambm alterar e eliminar os itens que o gestor criou.
Se o delegado tiver permisso de autor ou de editor, poder enviar itens em nome do gestor. Os
itens enviados sero identificados com o nome do gestor (que surge na caixa Enviado Em Nome
De [Sent On Behalt Of] e com o nome do delegado ( que surge delegado na caixa De [From]).
A qualquer momento o gestor pode alterar as permisses do acesso delegado.

B. O gestor dever ainda tornar a sua conta numa conta visvel, clicando com o boto direito do rato em
cima da conta, no painel de navegao, e escolhendo a opo Permisses da Pasta [Folder Permis-
sions]. Na caixa de dilogo, para Nome [Name] deve ativar a opo Pasta Visvel [Folder Visible].

DELEGADO ADICIONAR ITENS DO GESTOR CONTA PESSOAL
Depois de ter sido dado o acesso por parte do gestor, o delegado ter de alterar a sua conta de correio
eletrnico da seguinte forma: clique no separador Ficheiro [File], opo Informaes [Info], opo
Definies de Conta [Account Settings], opo Definies de Conta [Account Settings]:


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GESTOR: MANTER OS ITENS COMO PRIVADOS
Quando pretende que mais ningum possa ver um item do calendrio ou das tarefas, dever marc-lo
como privado. Assim, as pessoas que tenham direitos de acesso delegado no podem ver os detalhes
desse item.
Para tal dever abrir o item e no friso, grupo Sinalizadores [Tags], dever escolher a opo Privado
[Private]:

Esta opo no lhe permite marcar uma nica ocorrncia de um item peridico, ter sempre de marcar toda
a srie como privada.
Para remover a marca de privacidade, basta voltar a clicar na opo Privado [Private].

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