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POWERPIVOT

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TEMARIO
1. INTRODUCCIN A POWERPIVOT
2. INTERFACE DE POWERPIVOT
2.1. ACCEDER A POWERPIVOT
2.2. INICIO A POWERPIVOT
2.3. INTERFACE
2.3.1.GUARDADO
2.3.2.INICIO
2.3.3.DISEAR
2.3.4.AVANZADAS
3. MEDIDAS
4. FUNCIONES DAX

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1. INTRODUCCIN A POWERPIVOT
PowerPivot es una herramienta de Microsoft cuya finalidad es la de ayudar a los procesos de
Data Analysis. Como complemento de B.I (Business Intelligence) es indudable su valor,
principalmente porque su usabilidad es muy similar a Excel, y por ser una herramienta gratuita,
al menos en la versin Excel 2010.

analista de informacin, de cualquier departamento: poder relacionar diferentes tablas de


informacin para sacar indicadores y cuadros de mando tiles para la empresa.
Y es que todos sabemos que la informacin en una empresa se encuentra ubicada en mltiples
tablas de datos, bien sean de Excel, de Access o tablas incluidas en bases de datos como
Oracle, DB2, SQL o Infomix. La gran pregunta que siempre nos hemos hecho es:
Cmo puedo analizar la informacin que est repartida en diferentes lugares?
Nos ocurre lo mismo si trabajamos con Excel. En muchas ocasiones tenemos diferentes libros
de Excel con tablas de informacin que estn relacionadas, pero no podemos hacer una tabla
dinmica porque, o bien los datos estn en distintas pestaas, o en distintos libros. Y para
poder realizar una simple tabla dinmica tendramos que unir todos los datos en una nica
pestaa de Excel (algo que no tiene lgica).
Para todos estos inconvenientes nace PowerPivot. Una herramienta capaz de relacionar
diferentes tablas y poder crear tablas dinmicas de ellas.
Comencemos a ver cmo funciona est maravillosa herramienta:

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Lo que realmente se demanda a esta herramienta es cumplir con una necesidad de cualquier

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2. INTERFACE DE POWERPIVOT
1) ACCEDER A POWERPIVOT
Una vez hayamos descargado PowerPivot, podremos disponer de l de la siguiente manera:
1) Opciones de Excel:

2) Complementos:

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3) Complementos COM, y hacer clic en IR

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4) Seleccionar PowerPivot

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Una vez realizados los pasos anteriores, nos aparecer en la barra de opciones una nueva
pestaa: PowerPivot

2) INICIO DE POWERPIVOT
La interface de PowerPivot cambia ligeramente si presionamos la pestaa en un libro en
blanco, o si presionamos la pestaa con un libro que tiene datos. En el primer caso,
prcticamente todas las opciones estn deshabilitadas:
1) Hoja en blanco
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2) Hoja con datos

En ambos casos, PowerPivot no est operativo. An no hemos activado la herramienta,


pero ntese que en el segundo caso (hoja con datos), se activa el botn que nos permite
realizar tablas dinmicas (2). Esto no significa que PowerPivot est activo, pero s que
podemos realizar Tabla dinmica desde esa pestaa.
Las opciones (1) y (3) nos permitirn activar PowerPivot desde diferentes perspectivas:

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La opcin (3) nos permite seleccionar una tabla de Excel e incorporarla


directamente a PowerPivot, de forma manual.

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Cuando aceptamos, se abre automticamente PowerPivot, vinculndose con esa


tabla de informacin que previamente le habamos indicado.

Ahora la tabla est dentro de PowerPivot, para poder realizar las operaciones
oportunas.
Si queremos seguir incluyendo tablas dentro de PowerPivot, pero de una forma
manual, podemos ir copiando datos de otras pestaas u hojas Excel y pegndolas
en PowerPivot:
Por ejemplo, vamos a incluir una nueva tabla de Excel:

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Para hacerlo de una forma muy sencilla, podemos copiar los datos, ir a
PowerPivot, y pegarlos:
1) Copiar datos de Excel

2) Copiados los datos, nos vamos a PowerPivot, donde automticamente nos


aparecer la opcin de pegado:

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3) Al hacer clic en la opcin de pegado, se vincular la nueva tabla con la anterior

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De esta forma, ya podemos empezar a relacionar ambas tablas de informacin y


crear tablas dinmicas.

La opcin (1) es la opcin normal de visualizado de PowerPivot, desde la que


podemos incorporar las tablas de mltiples formas:

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Al hacer clic en esa opcin, abriremos automticamente PowerPivot con todas sus
herramientas, que veremos a en el tema INTERFACE de Powerpivot. Aunque
siguiendo el ejemplo con el que estamos, mostraremos la forma de incorporar la
misma tabla de datos a PowerPivot:
1) Hacer clic en la zona de eleccin de base de datos general

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2) Seleccionar la base de datos (en nuestro ejemplo es una hoja Excel):

3) Escogemos la tabla Excel que queramos, mediante el botn Examinar,


hacemos clic en la opcin Utilice la primera fila como encabezados y
finalmente hacemos clic en Siguiente:

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4) Nos aparecer una pantalla donde nos muestra todas las tablas del libro
escogido. Esta parte es interesante sobre todo si el libro Excel que hemos
escogido tiene muchas pestaas con datos que queremos relacionar. Con un
solo movimiento lo haramos. En nuestro ejemplo, el archivo slo tiene una
tabla o pestaa con informacin.

5) Ya tenemos la tabla incorporada. Si quisiramos incluir nuevas tablas de datos,


volveramos a hacer el mismo proceso, o el manual explicado anteriormente,
es decir, copiar la tabla y pegarla directamente en PowerPivot.

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INTERFACE DE POWERPIVOT
Debemos conocer todos los componentes y herramientas que nos ofrece PowerPivot, por lo
que explicaremos todo el men de opciones:
1) Pestaa Inicial de guardado: En esta pestaa aparecen las opciones de guardado y la
posibilidad de activar la funcin avanzada de PowerPivot, la cual nos abrir una nueva
pestaa que comentaremos ms adelante.

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2) Pestaa Inicio: En ella encontraremos 6 Bloques de herramientas para usar:
a. Zona de pegado de tablas: Ya vimos en el tema anterior que podemos escoger
tablas de informacin ubicada en archivos Excel y pegarlas directamente en
nuestro archivo PowerPivot. La zona para realizar esos movimientos se
encuentra en Inicio.

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c. Tabla dinmica: Posiblemente la parte ms importante de PowerPivot en la


que podremos realizar nuestras tablas dinmicas de las diferentes tablas
relacionadas. Podemos observar cmo nos proporciona la posibilidad de
realizar una tabla dinmica normal, un grfico dinmico, tabla y grfico e
incluso podemos construir 4 grficos dinmicos al mismo tiempo.

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b. Zona de bsqueda de bases de datos: En esta zona de la pestaa inicio,


tenemos la posibilidad de incluir tablas de informacin de diferentes bases de
datos, desde acces, txt, archivos Excel, tablas que estn en la red o tablas de
datos de otros sistemas como Informix, db2, Oracle, SQL
Posiblemente la zona ms importante de este conjunto se encuentra en el
botn (obtener datos de otros orgenes), en el cual encontramos infinitas
posibilidades de conexin a tablas de informacin:

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Para realizar la tabla dinmica, queda claro que tenemos que tener nuestras tablas
de informacin previamente relacionadas en PowerPivot, y el funcionamiento de
las mismas es similar a la de una tabla dinmica normal de Excel, con una pequea
excepcin:
1) La pantalla de tabla dinmica tiene incluida la opcin de segmentacin, que en
Excel 2010 vena incluida en opciones de tabla dinmica

Estas segmentaciones nos permiten crear estructuras visibles de segmentacin


de la informacin incluida en la tabla dinmica.
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d. Zona de ordenacin y filtrado de las tablas: en esta parte de la pestaa inicio


podremos ordenar o filtrar la informacin de las tablas, de la misma forma que
lo hace Excel.

e. Creacin de medidas y KPI: en esta zona aparecen dos funcionalidades


interesantes de PowerPivot. La funciones autosuma (suma,promedio,contar)
nos permiten crear las llamadas Medidas que lo que realizan son las
operaciones que le indicamos de una columna en concreto. Esa suma total, o
promedio totaletc aparecer en la pantalla de debajo de la tabla, operacin
que nos servir para las tablas dinmicas posteriores. As mismo, podremos
crear KPI, es decir, darle valores para que nos ponga semforos de color segn
los valores puestos.

Para realizar la operacin debemos hacer lo siguiente:

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1) Nos ubicamos en la zona de medidas (la parte de abajo) justo en la columna donde
queremos hacer la operacin (por ejemplo sumar).

2) Creamos la operacin mediante Autosuma:


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3) Esta medida ya aparecer automticamente en las tablas dinmicas, que podremos


usar:
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4) Podemos crear KPI de esa medida: Para ello debemos hacer clic en la medida y escoger
la opcin (KPI):

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Nos aparecer la siguiente pantalla:


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Vamos a crear unos KPI que nos d semforos segn unos valores escogidos:
Valores por debajo de 150000 en costes que se ponga en verde
De 150000 a 270000 en amarillo
Ms de 2700000 en color rojo
Con esto pretendemos sacar un anlisis de costes generados por vendedor.
1) Colocar el valor absoluto en el que nos movemos (ej. 3000000) y ubicar con el ratn
los lmites:

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Podemos observar que en este caso, los que estn por debajo de 150000 se colorearn de
rojo, y nosotros queremos que lo haga al contrario, por lo que tenemos que cambiar la
estructura de colores:

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Cuando hagamos clic en aceptar, tendremos disponibles esos KPI en nuestra tabla
dinmica.

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f) Vista de datos: lo ms interesante de esta estructura es la opcin Vista de diagrama.


Desde esta estructura podemos relacionar las diferentes tablas que estn ubicadas en
PowerPivot de una forma visual. Por ejemplo, tenemos abierto powerpivot con 4 tablas de
informacin provenientes de varios archivos Excel:

Para realizar las vinculaciones entre tablas, podemos hacer clic en Vista de diagrama y
realizar la operacin de una forma muy visual:

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Para hacer este ejercicio simplemente tenemos que sealar un campo de una tabla y
dirigir la flecha hacia otro campo de otra tabla. IMPORTANTE: no se pueden relacionar
campos que tengan valores duplicados, es decir, uno al menos debe tener valores
absolutos.
Relacionamos ahora las tablas Ventas y familia_producto a travs del campo
Producto.

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Como se puede observar, nos aparecern todas las tablas con la informacin de las
columnas que poseen. Para poder realizar la vinculacin, tendremos que relacionar (con el
ratn) los campos que sean iguales. Por ejemplo vamos a vincular el campo
Cliente_nombre de las tres tablas que lo poseen (hay una que no lo tiene, y por tanto no
se puede vincular desde esa estructura).

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Ya tenemos todas las tablas vinculadas, por lo que podemos realizar nuestras tablas
dinmicas. Para ello, volvemos a la visualizacin normal de PowerPivot, haciendo clic en
Vista de datos, o directamente realizamos la operacin haciendo clic en Tabla dinmica.
La primera opcin me llevar a la visualizacin normal, y la segunda me realizar la tabla
dinmica.

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Como podemos observar, ya tenemos todas las tablas vinculadas, y por tanto podemos
realizar la tabla dinmica escogiendo campos de diferentes tablas. Por ejemplo, vamos a
ver por Pas y tipo de producto, cuntas unidades se han vendido:

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Se puede observar que hemos usado tres campos de tres tablas distintas:
1) Campo pas de la tabla (Cliente)
2) Campo familia de la tabla (familia_producto)
3) Campo unidades de la tabla (Ventas)
Este es el gran valor aadido que nos proporciona PowerPivot.

3) Pestaa Disear: En esta pestaa se encuentran funcionalidades que trabajan directamente


con las tablas de informacin que tenemos incluidas en PowerPivot, cambiando sus
propiedades. Son 6, los bloques principales:
a) Zona de estructura de columnas: En esta zona podemos eliminar columnas, crear
nuevas columnas, inmovilizarlas o aumentar su anchura.

b) Zona de resumen de funciones PowerPivot: aqu podremos encontrar las funciones


incluidas en PowerPivot para operar dentro de las tablas. Muchas de ellas son
similares a las que existen en Excel, pero otras muchas son nuevas.

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c) Conexiones de PowerPivot: Desde esta funcin podemos revisar las conexiones


existentes entre PowerPivot y las bases de datos que la nutren de informacin. As
mismo, podemos crear nuevas conexiones, actualizar las existentes, etc.

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d) Crear relaciones: Ya vimos que en la pestaa inicio tenemos una funcin Vista de
Diagrama, en la que podemos vincular las tablas que tenemos incluidas en
PowerPivot. Tambin lo podemos hacer desde esta funcin, aunque no es tan visual
como la anterior.

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Para realizar la relacin, tenemos que escoger la tabla y columna con la tabla y columna de
bsqueda. Simplemente con desplegar los desplegables en cada campo, podemos realizar
el proceso, aunque queda claro que el modo Vista de diagrama es ms intuitivo y
cmodo para realizar este trabajo.

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e) Propiedades de tabla: esta opcin es importante, puesto que nos va a permitir filtrar
la informacin o eliminar columnas que no queremos que aparezcan en PowerPivot.
Podramos hacerlo desde la propia tabla, pero la informacin estara disponible en las
tablas dinmicas, es decir, importaramos esa informacin a PowerPivot aunque luego
ocultaramos. De esta forma nos aseguramos que la informacin con la que se trabaje y
se vea, sea la que nosotros queremos, es decir, haremos que cierta informacin no se
importe a PowerPivot.

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Marcar como tabla de fechas y rehacer: La primera opcin (Marcar como tabla de
fechas) nos permite marcar columnas que tengan fechas nicas para su posterior
filtrado y la pestaa rehacer, nos permite volver hacia atrs en los pasos realizados.

4) Pestaa Avanzadas: esta pestaa slo ser visible si la activamos desde la pestaa
Inicial,
haciendo
clic
en
Cambiar
a
Modo
avanzado.

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f)

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Una vez hecho este paso, dispondremos en la cinta de opciones de la pestaa


Avanzadas, que principalmente nos proporciona las siguientes herramientas:
a) Perspectivas: esta herramienta est pensada para facilitar el trabajo a usuarios
finales de PowerPivot, es decir, nosotros podemos crear toda la estructura
(vincular tablas, crear relaciones, crear KPI) y dejarlo todo preparado para que un
usuario finalmente simplemente tenga que seleccionar los datos que quiere ver en
una tabla dinmica. Las perspectivas son los campos que a priori van a salir. Por
ejemplo, en nuestro caso, donde tenemos 4 tablas relacionadas, podemos ver que
al realizar la tabla dinmica, nos aparecen todos los campos a escoger.

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Pero ahora imaginemos que queremos facilitarle el trabajo al usuario final, eliminado
campos que sabemos que no va a usar (por ejemplo, que no le aparezcan los campos
ciudad y zona dentro de la tabla Cliente).
Para ello haremos clic en Perspectivas y modificaremos la estructura:
1) Haremos clic en Nueva perspectiva
2) Deseleccionamos aquello que no queremos que aparezca
3) Aceptamos

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Al aceptar, podremos ver en la zona de tablas dinmicas el cambio, ya que nos permite
ver la informacin predeterminada, y la nueva perspectiva:
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b) Medidas implcitas: Simplemente nos dar informacin de cmo est operando de


manera automtica PowerPivot con ciertas columnas, y cmo nos presentar la
informacin cuando la escojamos dentro de la tabla dinmica. Para cambiar la
estructura de medida, deberemos crear nosotros de forma manual medidas
explicitas, que veremos ms adelante.

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c) Resumir por: Mediante esta herramienta, podemos indicarle a PowerPivot como


queremos que nos presente la informacin en la tabla dinmica. Por ejemplo, si el
campo unidades de la tabla Ventas lo resumimos por Promedio, cuando
escojamos ese campo en la tabla dinmica y lo incluyamos en Valores nos
realizar automticamente el promedio.

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Puede ser til si lo que queremos es facilitarle el trabajo a un usuario final que no
conozca la operativa de PowerPivot, ni cmo funcionan las tablas dinmicas.

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As mismo, esa medida, que ya es explicita, quedar registrada en PowerPivot,

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d) Propiedades de informe: estas funciones se utilizan para las herramientas de


informe como PowerView. En este curso no veremos estas herramientas de
informes, ya que son independientes y no todo el mundo dispone de ellas.

3. MEDIDAS
Las medidas en PowerPivot tienen una gran importancia, ya que, a diferencia de Excel,
donde podemos crear campos calculados, en esta herramienta no es posible a no ser que
lo hagamos mediante medidas.
Las medidas son operaciones que hacemos mediante frmulas (las ms complejas) o
mediante auto-clculos (sumar, contar, promediar), dentro de la pestaa de PowerPivot,
o una vez tenemos la tabla dinmica hecha.
Esa medida u operacin se incluir automticamente en los campos de nuestra tabla
dinmica, pudiendo ser usada para nuestros indicadores. Veamos un ejemplo sencillo:
Tenemos en la siguiente tabla informacin sobre unidades vendidas por cliente, precio por
unidad, y coste por unidad. Queremos sacar el margen para utilizarlo en las tablas
dinmicas.

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Para realizar esta operacin simplemente tenemos que indicarle el clculo a PowerPivot en
cada nueva columna:

Hay que recordar que PowerPivot funciona de una menara distinta a como lo hara Excel.
En este caso siempre trabajamos sobre columnas enteras, y por tanto, las referencias
nunca son celdas, sino la columna entera. Adems no es necesario arrastrar la frmula.
PowerPivot lo hace automticamente.
Haciendo clic en el ttulo de la nueva columna, le daremos el nombre que queramos. Por
ejemplo Venta total.
Realizamos el mismo paso con los costes

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Para ello lo primero que haremos ser crearnos dos columnas. En la primera calcularemos
el montante total de venta por cliente (unidades*precio de venta unitario), y en la otra
calcularemos el coste total por cliente (unidades*coste unitario).

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Con estos clculos ya podramos realizar por ejemplo una tabla en la que nos diera
informacin de la columna (Familia de productos) ubicada en la tabla Familia-producto,
con el total ventas, ubicada en la tabla Ventas.

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A partir de aqu, crearemos una medida que ser el clculo del margen de beneficio. Al
hacerlo como medida, podremos incluir KPI. Para realizarlo, haremos los siguientes pasos:
1) Hacer clic en la pestaa PowerPivot y en Nueva Medida
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2) Crear la medida. En nuestro caso queremos calcular el margen de beneficio sobre la
venta total, es decir, 1-(costes/ventas). Para realizar la frmula, no debemos olvidar
que siempre en PowerPivot trabajamos con columnas enteras, y sobre esa columna
debemos especificar alguna operacin de las funciones DAX. En nuestro caso,
queremos dividir la columna costes totales entre ventas totales, pero para que
entienda PowerPivot la operacin, tenemos que decirle algo sobre la columna. En este
caso le diremos que divida la suma de la columna costes entre la suma de la columna
ventas.

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Sum(ventas[coste total])
Sum: es el nombre de la funcin que queremos realizar. Todas las funciones etsn
en ingls. Sum es la suma. En este curso os proporcionamos una descripcin de
todas las frmulas DAX.
Ventas: siempre que queramos relizar cualquier operacin DAX, debemos primero
nombrar la tabla de donde estamos sacando los datos
Coste total: es el nombre de la columna con la que queremos operar, dentro de la
tabla ventas

3) La pantalla de confirmacin de la frmula, aparece cuando, una vez terminada la


frmula DAX, hacemos clic en el botn Comprobar frmula. De esta forma
sabemos si est correcta o debemos cambiarla.
3) Una vez hecho lo anterior, dispondremos de esta medida en nuestra tabla dinmica.

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En la pantalla podemos ver tres movimientos hechos:


1) En esta parte escribiremos el ttulo que queremos dar a la medida.
2) En esta parte escribiremos la frmula. El funcionamiento de las frmulas, aunque
lo veremos en el captulo siguiente, tienen una forma caracterstica:

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1) Hacer clic en la medida y seleccionar el botn Crear KPI de PowerPivot

2) Dar los valores de referencia. En nuestro ejemplo, son valores porcentuales, por lo que
el valor mximo es 1.

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Creada la medida, podramos ubicar KPI a los datos. Recordemos que los KPI slo se pueden
ubicar en medidas. Hagamos un ejemplo: queremos poner en color rojo todos los mrgenes
inferiores a 20%, y en color verde todos los mrgenes superiores a 35%. Para hacer esto,
debemos realizar los siguientes pasos:

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Una vez aceptado, tendremos informacin porcentual de margen, y adems, nos


colocar semforos de color segn los datos. Ahora podremos ver el margen por
producto, por pas, por clienteetc.
Margen por familia

Margen por pas

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Margen por cliente

4. FUNCIONES DAX
Las funciones DAX son funciones que aporta PowerPivot y que nos van a permitir realizar
clculos dentro de las tablas de informacin, o medidas para usar ms adelante en las tablas
dinmicas.
Muchas de las funciones son similares a las de Excel, en cuanto a su objetivo, pero difieren en
la nomenclatura (en PowerPivot estn en ingls) y en la forma de uso.
Las funciones DAX a diferencia de las de Excel, se basan en tablas y columnas, no en
referencias a celdas como ocurre en el segundo. Por tanto, cuando realizamos una funcin
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DAX, la realizamos para toda la columna, sin arrastrar la frmula. Este hecho, hace que la
forma de nombrar las celdas para operar sea siempre la misma, y habitualmente se hace
nombrando el nombre de columna, o tabla y nombre de columna, si lo que estamos haciendo
es una medida o una funcin DAX que conecta con otra tabla. Veamos varios ejemplos:
1) Tenemos dos tablas. Una de ella contiene el nombre de nuestros clientes y el pas al
que pertenecen, y la otra el nombre de los clientes, con el vendedor que le
corresponde. Queremos traernos el pas de una a la otra:

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Pas?

2) Si estuviramos en Excel, esta operacin la podramos hacer con buscarv, pero en


PowerPoint lo podemos hacer de una forma ms sencilla: funcin RELATED.
3) Incluimos =related, y nombramos la tabla y la columna con la que se debe relacionar.

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Debemos recordar que el funcionamiento de las funciones DAX es algo diferente a Excel.
En PowerPivot, tenemos que seleccionar siempre tabla y columna, a diferencia de Excel,
que seleccionbamos celdas concretas.
Junto a este manual, aportamos otro con el resumen de las funciones DAX disponibles.
Veamos un ejemplo ms complejo:
1) Queremos incluir dentro de cada cliente la suma total de unidades vendidas, que
tenemos en otra tabla.

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Suma de unidades vendidas?

2) Para traernos el sumatorio de las unidades vendidas por cliente, y por tanto, por
vendedor, usaremos la funcin relatedtable unida a sumx:

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Existen una gran cantidad de posibilidades con las funciones DAX que podrn verse en
los vdeos tutoriales.

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