Manual ISO 14000

O Caminho para a ISO 14001- Evitar as armadilhas
PREFCIO
O objectivo deste documento proporcionar uma introduo simples norma
ISO 14001 (1996) - Sistemas de Gesto Ambiental - Especificaes e linhas
de orientao para a sua utilizao.
No tenciona ser uma explicao completa da norma ou da sua implementao,
pretende antes promover a compreenso e ajudar o leitor a beneficiar da
experincia de terceiros no campo das auditorias e dos problemas encontrados
por outros. Espera-se que esta abordagem simples corte algum "nevoeiro"
e ''conversa de gesto'', que muitas vezes pode complicar algo que seria
razoavelmente linear.
No tem a inteno de substituir a norma e por isso recomenda-se a leitura
atenta desta, se pretende implementar um Sistema de Gesto Ambiental de
acordo com o referencial descrito na norma ISO 14001.
O presente documento contm algumas transcries da prpria ISO 14001
(1996), que se encontram entre aspas e em itlico.
SGS ICS - Servios Internacionais de Certificao, Lda.
Elaborado por: SGS ICS UK
Traduzido e revisto por: Elisabete Martins - SGS ICS PORTUGAL
Reproduo Proibida sem autorizao expressa da SGS ICS
v 1.1, Janeiro de 2003
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e Sade Ocupacional
Certificao do Produto - de acordo com normas nacionais e
internacionais
Certificao do Servio - de acordo com documentos de referncia
Certificao HACCP - Segurana Alimentar
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mdicos
Green Globe - Certificao Ambiental para o sector do Turismo
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indstria Automvel e seus fornecedores
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Social
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pelo IPQ - Instituto Portugus da Qualidade como Organismo de
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Sistemas de Gesto Ambiental, e como Organismo de Certificao de
Produtos.
SGS ICS Portugal - v 1.1 Janeiro 2003 Pgina 5 de 47
O Caminho para a ISO 14001 - Evitar as Armadilhas
NDICE
Introduo ........................................................................................ 6
4.2 Poltica Ambiental ................................................................... 11
4.3.1 Aspectos Ambientais .............................................................. 14
4.3.2 Requisitos Legais e Outros Requisitos ....................................... 19
4.3.3. Objectivos e Metas ................................................................. 21
4.3.4 Programa(s) de Gesto Ambiental ............................................. 24
4.4.1 Estrutura e Responsabilidade .................................................... 25
4.4.2 Formao, Sensibilizao e Competncia ................................... 26
4.4.3 Comunicao ......................................................................... 28
4.4.4 Documentao do Sistema de Gesto Ambiental ........................ 29
4.4.5 Controlo de Documentos ......................................................... 30
4.4.6 Controlo Operacional ............................................................... 32
4.4.7 Preveno e capacidade de Resposta a Emergncias ................... 34
4.5.1 Monitorizao e Medio ......................................................... 36
4.5.2 No Conformidade, Aces Correctiva e Preventiva .................... 38
4.5.3 Registos ................................................................................ 40
4.5.4 Auditoria do Sistema de Gesto Ambiental ................................ 41
4.6 Reviso pela Direco ............................................................. 44
As auditorias de Terceira Parte ............................................................ 46
Introduo
Este documento faz uma breve apresentao da ISO 14001 e aponta algumas
das "armadilhas" e "percalos" na implementao dum Sistema de Gesto
Ambiental (SGA) e na preparao para uma auditoria de terceira parte (auditoria
de certificao).
Os problemas referidos so todos reais, por isso, no existe nenhuma referncia
directa aos locais ou s empresas envolvidas.
A norma internacional ISO 14001 especifica um modelo de sistema de gesto
ambiental (SGA) que pode ser aplicado a qualquer tipo de empresa,
independentemente da sua dimenso. baseado num modelo de implementao:
PLANEAR - IMPLEMENTAR -VERIFICAR - REVER e segue uma sequncia simples
e lgica.
A etapa ''PLANEAR'' do processo comea por tentar compreender os efeitos ou
impactes que as actividades da empresa tm no ambiente, e por identificar
limitaes legais e outras similares a que a empresa se encontra sujeita ou subscreve.
Deve tambm incluir as condies operacionais habituais da empresa e as
situaes de emergncia previsveis.
Uma vez identificados os impactes ambientais e os requisitos legais aplicveis, os
impactes devem ser avaliados, para decidir quais se classificam como
''significativos'' para a empresa e, por conseguinte, precisam de ser geridos. Isto
pode assemelhar-se a um processo de seleco, com a finalidade de seleccionar
o que ''significativo'' e o que ''menos significativo''. Este processo de
avaliao fundamental para o desenvolvimento do SGA, uma vez que o
sistema de gesto vai basear -se nesses resultados.
Aps este processo de avaliao, a Poltica Ambiental da empresa pode ser
delineada, uma vez que est agora baseada nas questes particulares relevantes
para a empresa.
IDENTIFICAR EFEITOS
NO AMBIENTE
4.3.1*
IDENTIFICAR
REQUISITOS LEGAIS E
OUTROS REQUISITOS
4.3.2*
AVALIAR A
SIGNIFICNCI A DOS
IMPACTES
4.3.1*
AVALIAR A
SIGNIFICNCI A DOS
IMPACTES
4.3.1*
POLTICA
4.2*
Seguidamente vem a etapa de "IMPLEMENTAR"' do ciclo. Todos estes impactes
significativos devem agora ser geridos. Para isso, existem as opes: podem ser
agendados como projectos de melhoria e submetidos a Objectivos, Metas e
Programas de Gesto, ou podem ser controlados por procedimentos de Controlo
Operacional (em determinadas situaes, podem - e devem - ser aplicados ambos
os mecanismos).
Adicionalmente, as questes identificadas como potenciais situaes de
emergncia, necessitaro de ser geridas por processos de preveno de
emergncias e, possivelmente, por planos e procedimentos de emergncia
A etapa ''VERIFICAR'' do processo inclui: procedimentos de medio,
monitorizao e calibrao, para garantir que os controlos e os programas esto
a funcionar, como se pretende.
Inclui ainda a verificao do cumprimento da legislao.
Um outro processo da verificao a Auditoria Interna ao SGA onde o sistema
desenvolvido auditado em pormenor, para verificar se est implementado o que
se pretende e se tal continua adequado "realidade ambiental" da organizao.
A seguir auditoria, vem a etapa de ''REVISO'' do processo, em que todo o
sistema revisto, para se garantir que est a funcionar, a fornecer os resultados
que se pretendem e que continua actualizado e adequado empresa.
MONITORIZAO
E MEDIO
4.5.1*
MELHORIA
OBJECTIVOS E METAS
4.3.3 *
CONTROLO
PROCEDIMENTOS
DE CONTROLO
OPERACIONAL
4.4.6 *
PROGRAMA
4.3.4 *
AUDITORIA INTERNA
4.5.4*
GESTO DA
EMERGNCIA
PLANOS DE
EMERGNCIA
4.4.7 *
A apoiar estas etapas principais, esto processos de suporte essenciais que
ajudam a assegurar um controlo permanente e eficaz.
Estes incluem:
4.4.4.*, 4.4.5* Emisso e controlo da documentao do sistema
4.4.2* Formao, consciencializao e competncia das pessoas
envolvidas no SGA
4.4.1* Responsabilidades e autoridades detalhadas
4.5.3* Requisitos para manuteno e reteno de registos
4.4.3* Processos de comunicao interna e externa
4.5.2* No conformidades e aces correctivas e preventivas
*Clusula da ISO 14001 (1996)
Estes elementos, quando adequadamente aplicados, iro dar origem a uma boa
gesto ambiental.
As pginas seguintes tratam do desenvolvimento dos requisitos, pormenores das
"armadilhas" que pode encontrar no caminho para a certificao e uma lista de
verificao que o iro ajudar.
REVISO PELA
DIRECO
4.6*
Fluxograma do Processo de implementao da ISO 14001
PROCESSOS DE APOIO
4.4.5* Controlo de documentos
4.5.3* Registos
4.4.2* Formao, sensibilizao e competncia
4.4.3* Comunicao
4.4.1* Estrutura e Responsabilidades
4.5.2* No conformidade, aces correctiva e preventiva
* Clusula da ISO 14001 (1996)
Avaliar a significncia
dos impactes
4.3.1 *
Monitorizao e Medio
4.5.1 *
GESTO DA
EMERGNCIA
Planos de Emergncia
4.4.7 *
Procedimentos de
Controlo Operacional
4.4.6 *
CONTROLO MELHORIA
Objectivos e Metas
4.3.3 *
Programa
4.3.4 *
Reviso pela Direco
4.6 *
Auditoria Interna
4.5.4 *
Identificar requisitos legais
e outros requisitos
4.3.2 *
Identificar os efeitos e
aspectos ambientais
4.3.1 *
Poltica
4.2 *
Introduo s declaraes da ISO 14001:
Muitas organizaes levaram a cabo revises ou "auditorias" ambientais, para
avaliar o seu desempenho ambiental. No entanto, essas revises e "auditorias"
podero no ser, por si s suficientes para dar a uma organizao a garantia de
que o seu desempenho ambiental no s cumpre como continuar a cumprir os
requisitos legais e os da sua poltica.
Isto resume o propsito da ISO 14001. No s um SGA estabelece e melhora o
controlo ambiental, como tambm implementa e promove um sistema de
melhoria contnua para o desempenho ambiental.
Uma "Auditoria Ambiental" = "Auditoria do Ambiente"
Se auditar simplesmente um local ou um negcio, identificar os seus problemas
ambientais e os resolver, pode voltar a descobrir, um ano mais tarde, que todos
os problemas reapareceram. Isto simplesmente porque no havia um sistema de
gesto a funcionar.
Por outro lado, se instalar um sistema de gesto ambiental e o mantiver a
funcionar e depois auditar esse sistema, vai ficar implementado um controlo real
e uma melhoria contnua efectiva.
Um Sistema de Gesto Ambiental (SGA)
Um SGA de acordo com a ISO 14001 proporciona um sistema de processos
interligados. um simples e eficaz conjunto de mecanismos para gerir questes
ambientais dentro de uma empresa. A norma s prescritiva em termos de
estipular o que deve assegurar, deixando empresa a liberdade de escolher, por
ela prpria, como deve fazer.
Esta abordagem significa que a ISO 14001 pode ser aplicada a qualquer tipo de
organizao em qualquer escala, e isso tambm explica porque que, de tempos
a tempos, h mal-entendidos nas suas intenes e nas suas aplicaes.
Um sistema de gesto de acordo com a ISO 14001 significa que:
So identificados todos os maus (e bons) impactes que a sua empresa tem
sobre o ambiente;
Tem conhecimento do que est a ser feito para gerir e melhorar esses
impactes;
Vai implementar uma boa gesto ambiental em todos os planos futuros e
no seio da sua empresa;
Ter a certeza que identificou e compreendeu todos os requisitos legais
relacionados com o seu negcio e que os vai cumprir.
A anlise que se segue precedida pelo nmero da clusula da ISO 14001
(1996) e apresentada pela ordem em que aparecem na norma.
4.2 Poltica Ambiental
A Poltica Ambiental duma empresa a pedra angular do SGA.
Idealmente, para reflectir verdadeiramente o negcio, dever ser definida depois
de se identificarem os impactes da empresa no ambiente.
Requisitos Chave
A Poltica deve:
estar disponvel ao pblico;
ser adequada;
comprometer a organizao a prevenir a poluio e a estabelecer uma
melhoria contnua;
comprometer a organizao a cumprir os requisitos legais relevantes e
outros requisitos;
fornecer um enquadramento para a definio de objectivos e metas;
estar documentada, implementada, mantida e ser comunicada a todos os
empregados.
Tendo em ateno estes pontos:
Disponvel
Isto pode ser declarado mas s pode ser realmente testado atravs de entrevista
ou obtendo uma cpia.
Ao entrevistar elementos do pessoal da empresa, como por exemplo,
recepcionistas ou vendedores, para verificar o que acontece se algum pedir
uma cpia da Poltica, ao telefonar e perguntar a mesma coisa, comum
verificar que estes primeiros elementos de contacto dentro da empresa no
foram esclarecidos sobre esta questo. Isto significa que, na prtica, a
Poltica no est disponvel.
Adequada
raro encontrar uma Poltica que no seja adequada a uma empresa, no entanto,
uma boa prtica, no incio do texto da Poltica, dar uma breve ideia do sector
de negcios da empresa, de forma a que a Poltica possa ser observada dentro
desse contexto e ver-se reflectida a sua adequao.
Afinal este o nico documento que a ISO 14001 exige que esteja disponvel
para o pblico.
Compromisso de Preveno da Poluio e de Melhoria Contnua
Ocasionalmente estes compromissos esto mais implcitos do que explicitamente
declarados na Poltica. Isto pode levar a confuses, j que a Poltica dever ser
compreensvel e clara. correcto mostrar este compromisso duma forma clara e
perfeitamente aceitvel a utilizao das palavras exactas da norma na sua
Poltica - esta situao fornece uma clara orientao para o Sistema de Gesto
Ambiental (SGA). uma parte das bases da gesto ambiental.
Compromisso de cumprimento dos requisitos legais e outros requisitos
Pode parecer suprfluo para um director geral assinar uma declarao que o
compromete a cumprir a lei - afinal, isto nunca opcional!
Um compromisso de cumprimento de requisitos legais outra parte fundamental
dum SGA e, como tal, merece um lugar na Poltica.
O assunto de ''outros requisitos relevantes'' pode ser mais difcil. A Poltica deve
indicar quaisquer outros requisitos pertinentes que a empresa subscreve, como
por exemplo, requisitos da sua casa-me. Isto porque a Poltica Ambiental a
nica janela pblica (obrigatria) de acesso ao SGA e quem a l deve entender as
questes chave e as intenes da empresa relativamente ao ambiente.
Fornecer um enquadramento para a definio de objectivos e metas
Isto pode causar alguma dificuldade mas, mais uma vez, sublinha a necessidade
de demonstrar atravs da Poltica que a sua empresa tem Objectivos e Metas e
tambm d uma ideia das reas chave para as quais estes esto definidos.
Podem surgir problemas quando a Poltica escrita com boas intenes ou
com expectativas exageradas relativamente ao que a empresa pode fazer.
Por exemplo, a sua Poltica pode incluir um comprometimento com a
reduo de resduos e o consumo de energia, tendo assim o SGA que
cumprir estas promessas. Estes compromissos tm assim que ser
reflectidos em Objectivos, Metas e Programas.
Quem ler a Poltica da sua organizao, ter uma expectativa legtima de que
esta poltica representa o que a organizao faz e como actua relativamente ao
ambiente.
Documentada, implementada, mantida e comunicada a todos os empregados
O termo ''documentada'' linear;
''implementada'' alude necessidade de efectivar os princpios definidos na
Poltica em pormenor, isto , cumprir as promessas;
''mantida'' estabelece a necessidade de garantir que a Poltica actualizada
e relevante (isto parcialmente coberto pela Reviso pela Direco);
''Comunicada a todos os empregados'' onde residem a maior parte das
dificuldades.
Os auditores da SGS ICS verificam sempre o conhecimento e a compreenso da
Poltica junto de algumas das pessoas entrevistadas durante a auditoria. No
esperam "um cntico decorado" da Poltica! O que eles esperam encontrar o
conhecimento de que existe, uma ideia de onde pode ser encontrada e uma ideia
acerca da importncia do SGA na actividade dos empregados e nas aces da
empresa relativamente gesto ambiental.
Ento, resumindo, a Poltica Ambiental a pedra angular dum SGA. Se faz
promessas e cria expectativas, devem ser cumpridas. a nica parte do seu
sistema que tem que estar disponvel ao pblico, ser conhecida pelos seus
empregados, os quais devem ter conhecimento da sua importncia para eles e
para a empresa.
POLTICA AMBIENTAL ou X Comentrio/Plano
Documentada, datada e aprovada?
Adequada?
Compromete-se com:
- a melhoria contnua?
- preveno da poluio?
- cumprimento da legislao?
- cumprimento de outros requisitos
(caso existam, indicar os que
forem importantes)?
Fornece um enquadramento para a definio
de objectivos e metas?
Comunicada e entendida por todos
os empregados?
Encontra-se disponvel para o pblico?
Est implementada?
Cumpre com o prometido? (ligaes com
aspectos significativos e objectivos)
4.3.1 Aspectos Ambientais
A norma refere-se frequentemente aos ''Aspectos Ambientais'', o que levanta a
questo ''O que um Aspecto?''
A definio da ISO 14001 pode no ser muito clara, mas, talvez o termo seja
melhor compreendido como a causa notada ou medida de uma alterao no
ambiente. Um aspecto normalmente associado a um verbo, ex.: consumir
electricidade (ou consumo de electricidade), eliminar resduos (ou eliminao de
resduos), armazenar qumicos (ou armazenamento de qumicos). Pelo mesmo
ponto de vista, ''electricidade'', ''resduos'', ''cidos'', no podem ser
classificados como ''aspectos''.
Estes aspectos so melhor identificados se compreender os processos do seu
negcio e se identificar os "inputs" (entradas) e "outputs" (sadas).
Requisitos Chave
As caractersticas chave desta clusula so:
Um procedimento para identificar os Aspectos Ambientais e decidir quais
so os que tm impactes significativos;
identificar os aspectos relacionados com questes que podem ser
''controladas'' e aqueles relacionados com questes que s podem ser
''influenciadas'';
utilizar como base para programar objectivos e metas;
manter tudo actualizado (ter em ateno novos produtos, processos,
regulamentos, realidades, etc.).
''A organizao deve estabelecer e manter um ou os procedimento(s) para
identificar os aspectos ambientais das suas actividades, produtos ou servios que
pode controlar e sobre os quais pode ter influncia, por forma a determinar quais
deles tm ou podem ter impactes ambientais significativos."
Isto significa que a sua empresa precisa de documentar um procedimento com
detalhe suficiente, para garantir um processo consistente e reprodutvel. H
tambm a necessidade de manter registos suficientes para demonstrar que os
procedimentos foram aplicados efectivamente.
Deve cobrir as seguintes situaes:
Normal (o que acontece na maioria das vezes)
Anormal (planeado mas menos frequente)
Potenciais acidentes e situaes de emergncia (as situaes negativas que
podem ocorrer)
Historial (legados do negcio ou do local, por ex.: solos contaminados)
Operaes actuais
Alteraes planeadas (a parte de 'manuteno' do requisito)
Aspectos Controlados/Directos (as coisas sobre as quais a empresa pode
exercer controlo)
Aspectos Influenciados/Indirectos (as coisas que so mais difceis de
controlar, cujo controlo no depende da empresa, mas que podem ser
influenciadas, por ex.: clientes e fornecedores)
Aspectos que originam impactes negativos no ambiente - poluio
Aspectos que originam impactes positivos no ambiente - ex.: melhorar
ecossistemas, auxiliar outros a melhorar a sua actuao.
uma grande quantidade de questes, mas, essencial que sejam todas
consideradas, uma vez que todo o sistema de gesto ir concentrar-se nos
resultados deste processo de identificao e avaliao da significncia.
Os auditores iro testar o processo e os seus resultados no que respeita a:
contedo, reprodutibilidade, preciso, registos e, mais tarde, a utilizao destas
concluses na focalizao da direco e dos resultados do sistema de gesto.
Armadilhas e percalos comuns
Nem todas as fontes de aspectos foram consideradas
Ex.: os impactes potenciais dos fornecedores ou a utilizao e eliminao
de produtos por parte do cliente, foram ignorados.
As situaes anormais no foram reconhecidas e, portanto, no foram
avaliadas; ex.: arranque ou paragem do processo, operaes de
manuteno.
Potenciais situaes de emergncia no foram consideradas no que respeita
aos consequentes impactes no ambiente, tendo apenas sido dada ateno
s questes relacionadas com a Higiene, Sade e Segurana; ex.: no so
considerados os efeitos que um potencial incndio pode ter no ambiente.
Os aspectos positivos relevantes foram ignorados, falhando assim a
oportunidade de usar o seu SGA para melhorar os elementos positivos e
minimizar os negativos.
Partes relevantes do negcio no foram consideradas; ex.: a hiptese de
solos contaminados no local; os servios de apoio duma empresa, tais
como gesto de instalaes; extintores de Halon (BFC's) que no foram
reconhecidos como um elemento a avaliar.
As alteraes no processo, produto ou na empresa no foram previstas
para impactes potenciais, ex.: uma fbrica ou um processo novo. Uma boa
ligao entre o SGA e o processo de aprovao da Poltica de Investimentos
podem ser realmente teis nestes casos.
IDENTIFICAO DE ASPECTOS AMBIENTAIS ou X Comentrio/Plano
O processo para a identificao dos aspectos
ambientais est documentado?
O processo inclui:
- Responsabilidades?
- Controlo de documentos?
- Registos?
- Reviso/actualizao?
O processo foi aplicado a todas as reas
relevantes, incluindo:
- Histrico?
- Presente?
- Planeado?
- Normal?
- Anormal?
- Potenciais emergncias?
- Controlo (directo)?
- Influncia (indirecto) relativa a:
- Fornecedores?
- Clientes?
- Empregados?
- Negativo?
- Positivo?
- Examina os aspectos associados
com impactes a:
- Ar
- gua
- Solo
- Flora e fauna
- Sade humana
- Utilizao de recursos naturais
Os registos do processo permitem que
seja auditado?
O processo reprodutvel?
Decidir que aspectos ambientais so 'Significativos'
Aps terem sido identificados todos os aspectos que tm impacte no ambiente, o
processo de avaliao da significncia pode ser executado.
Este processo crucial, juntamente com o conhecimento dos requisitos legais e
outros requisitos que a organizao subscreva, ir proporcionar as bases do SGA.
Os seus resultados devem estar reflectidos na Poltica, uma vez que ir ajudar a
decidir em que reas iro funcionar as melhorias contnuas, ir ligar-se s
necessidades de formao e, de uma forma geral, a todas as partes do SGA.
A importncia deste processo no deve ser subestimada (apesar de ser s
coberta no requisito 4.3.1 da ISO 14001 por dois pargrafos). A ISO 14001
declara ''por forma a determinar quais deles (os aspectos) tm ou podem ter
impactes ambientais significativos".
Se este processo no for compreendido, todo o sistema poder estar em causa.
Por agora, se tudo foi executado conforme planeado, o SGA ter identificado os
Aspectos dos processos que tm impacte no ambiente em condies: normais,
anormais, potenciais situaes de emergncia, questes do passado, do presente
e relacionadas com o futuro, as que podem ser controladas ou influenciadas,
assim como os impactes positivos e os negativos.
Aps esta identificao de aspectos, necessrio um processo para avaliao da
significncia - para identificar os que precisam de ser geridos e aqueles que no
so (ainda) significativos.
Ser til basear-se na definio de ambiente que aparece no ponto 3.2 da norma.
Define o ambiente da seguinte forma: ''envolvente na qual uma organizao
opera, incluindo o ar, a gua, o solo, os recursos naturais, a flora, a fauna, os
seres humanos e as suas inter-relaes.''Assim, se o impacte no for sobre
nenhum destes meios receptores, no pode ser um impacte ambiental e o
aspecto que lhe d origem no um 'Aspecto Ambiental'.
Este processo de decidir a 'significncia ' absolutamente crucial, uma vez que os
'Aspectos Significativos' devem ser todos geridos no SGA ou atravs dum Procedimento
de Controlo Operacional ou atravs dum Objectivo e Meta (para os aspectos escolhidos
como projectos de melhoria),ou ento, pelos dois mecanismosao mesmo tempo.
Indicadores de Significncia
H muitas formas de decidir a significncia, mas h muito poucos indicadores
comuns. Tomemos em considerao alguns critrios simples:
Se a Legislao (ou qualquer outro requisito semelhante) se refere a um aspecto
e ao impacte que ele tem - este deve ser considerado 'significativo'. (Transgredir
a lei seria "significativo"!).
Se lhe faltam dados ou conhecimentos sobre o impacte, necessita de o identificar
como 'significativo', at que tenha dados para decidir de outra forma.
(A abordagem cautelosa).
Se a magnitude do impacte no 'meio ambiente' (ver definio anterior)
suficiente, o aspecto 'significativo'. Nesta situao, so necessrios bons
conhecimentos acerca das interaces do seu processo com o meio ambiente.
Tambm pode escolher incluir outros critrios apropriados ao seu negcio, como
por exemplo:
Custos
Quantidade
Opinio das partes interessadas
Avaliao de risco
Qualquer que seja o mtodo, este deve ser claramente definido com
procedimentos, testado e reprodutvel. Tambm necessrio manter registos do
processo para ajudar em revises futuras e para as auditorias internas.
Quando Auditores da SGS ICS, verificam esta parte do SGA, tm que executar
determinadas tarefas:
Examinam o local e o processo principal da organizao para identificar os
aspectos significativos mais provveis e para garantir que todas a reas e
os processos relevantes foram tomados em considerao.
Examinam o seu processo de identificao de aspectos para testar se o
SGA os identificou como 'significativos'. (No, eles no so infalveis, mas
necessrio haver uma forma de validao dos seus resultados).
Eles testam os seus resultados, confrontando-os com o seu processo de
avaliao para verificar que ambos so concordantes e que nenhum(uns)
aspecto(s) notoriamente significativos escapou (escaparam) lista.
Eles procuram registos de suporte ao seu processo de identificao e
avaliao.
Eles certificam-se de que o processo ser reprodutvel, mesmo quando
executado por pessoal diferente mas com competncias equivalentes.
O sistema falhou na identificao de um aspecto obviamente significativo,
por ex.: grandes probabilidades de contaminao do solo no local foram
ignoradas.
rea do local ou negcio no foram avaliadas, por ex.: Fornecedores,
impactes indirectos no cliente, transporte, gesto das instalaes.
O processo no reprodutvel ou a razo para um aspecto ter sido
considerado significativo no clara.
O sistema de pontuao (se for usado) no tem suficiente fundamento para
ser consistente.
Os impactes no meio ambiente no so realmente compreendidos, portanto,
no so devidamente classificados.
Um bom controlo operacional 'mascarou' o facto de que est a lidar com
um risco para o meio ambiente - assim, um impacte significativo
classificado como 'no significativo'.
Os registos no mostram realmente a forma como os aspectos foram
identificados ou avaliados (classificados).
4.3.2 Requisitos Legais e Outros Requisitos
Este requisito, quando associado ao dos aspectos ambientais, forma a base do
SGA. A sua inteno identificar todos os requisitos legais, estatutrios e outros
semelhantes (que a organizao subscreva ou aos quais esteja sujeita), aplicveis
s actividades duma empresa, produtos e servios, e utilizar esses dados para
assegurar o seu cumprimento. Neste contexto, 'cumprimento' est relacionado
no s com os requisitos identificados, mas tambm com a prpria Poltica da
empresa.
AVALIAO DA SIGNIFICNCIA ou X Comentrio/Plano
O processo encontra-se descrito com detalhe
suficiente para assegurar que reprodutvel
quando utilizado por diferentes pessoas com
competncias semelhantes?
Os critrios para a significncia so claros,
dando exemplos, se necessrio para auxiliar a
compreenso?Foram aplicados tal como
descrito no procedimento?
Quando existe um requisito legal, requisito da
poltica ou outro semelhante, o aspecto
classificado como significativo?
Quando existem falta de dados ou
conhecimento acerca de um potencial aspecto
significativo, foi adoptada uma abordagem
cautelosa?
A opinio das partes interessadas foi tomada
em considerao?
A utilizao de um processo de avaliao de
risco no "mascarou" a significncia de um
aspecto?
As respostas/ resultados fazem sentido?
As ligaes com controlo operacional,
objectivos e metas, requisitos legais e outros,
so claras?(Boa prtica)
Requisitos Chave
A norma requer que exista um Procedimento para ter acesso a requisitos legais e
outros requisitos correlacionados relevantes. ainda necessrio garantir que
essas informaes sejam comunicadas dentro da empresa e que haja uma
verificao peridica do estado de cumprimento para com a legislao relevante.
(Ver 4.5.1)
Este procedimento deve incluir:
Responsabilidades para a compilao da lista de informaes relevantes
Fontes de dados (ex.: Dirio da Repblica, Bases de dados da Internet, etc.)
Meios que assegurem o acesso s actualizaes
Os tipos de ''outros requisitos" a serem includos, como por exemplo,
Polticas do Grupo, Cdigos de Boa Prtica, acordos sectoriais.
O procedimento no inclui pormenores do processo de manuteno dos
dados - assim, no existe um processo repetitivo nem auditvel.
Os "outros requisitos" no esto identificados nem includos, por ex.:
Polticas do Grupo, Cdigos de Boa Prtica, requisitos relativos a Alugueres
e Seguros, acordos locais ou sectoriais. Ou ento foram identificados mas
no existe forma de os manter actualizados.
No existe acesso legislao base.
A listagem contm muitos dados irrelevantes, no aplicveis organizao
em questo, e no fornece pormenores ou explicaes dos requisitos legais
relevantes. (Por vezes encontra-se uma lista que s isso mesmo e que
no fornece nenhuma informao compreensvel ou til para a gesto).
Idealmente, este processo deve garantir que algum responsvel na sua empresa
tem conhecimento:
Do que a legislao contm.
Do que significa esse contedo para a sua empresa.
Quais os deveres e obrigaes impostos.
Como garantir o seu cumprimento.
Qual o mecanismo utilizado para confirmar o cumprimento dos requisitos
legais e outros.
Tambm deve garantir que os pormenores dos requisitos legais e dos outros
requisitos so constantemente actualizados.
4.3.3. Objectivos e Metas
Os Objectivos e Metas so os catalisadores do processo de melhoria contnua
que garantem que o seu SGA proporciona uma melhoria real no desempenho
ambiental. Eles identificam o que seleccionou para efectivar as melhorias, quanto
pretende melhorar e em que perodo de tempo.
REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS ou X Comentrio/Plano
Encontra-se implementado um procedimento
que descreva como a organizao tem acesso a
estes requisitos, como se mantm um controlo
das alteraes e quem a pessoa responsvel
por esta actividade?
Encontra-se implementada uma metodologia
para registar estes requisitos e garantir que eles
so comunicados e entendidos dentro da
organizao?
Os registos e procedimentos neste mbito so
controlados e revistos quando necessrio?
Existem meios de acesso ao texto original dos
requisitos legais e estatutrios?
O registo ou lista inclui (quando aplicvel):
- Leis, portarias, regulamentos;
- Polticas;
- Cdigos de Boas prticas;
- Sistemas a que a organizao tenha
aderido (Ex.: "Responsible Care", acordos
sectoriais ou regionais, etc.)
- Licenas, autorizaes;
- Recomendaes aquando do processo de
licenciamento, ou semelhantes;
- Marcas "verdes" (ex.: Green Globe):
- Seguros;
- Restries na utilizao do espao (ex.:
condies no aluguer, reclassificao da
zona);
- ...e os meios para aceder s eventuais
alteraes a qualquer uma das leis ou
requisitos relevantes.
O procedimento faz ligao com a metodologia
que garante a monitorizao e medio e
confirma periodicamente o cumprimento dos
requisitos legais identificados?
Requisitos Chave
A norma exige que:
Os objectivos sejam: estabelecidos, mantidos e documentados para cada
funo relevante e para cada nvel dentro da empresa.
Na formulao dos Objectivos, a organizao considere os requisitos legais
e outros requisitos que a organizao subscreva, os aspectos significativos,
as questes financeiras, tcnicas, operacionais e do negcio , assim como
as opinies das parte interessadas.
Um sistema slido para decidir a significncia dos Aspectos, importante para
garantir que muitas destas questes auxiliares so includas no processo de
definio de objectivos e metas.
Normalmente podem ser feitas as seguintes consideraes:
Requisitos Legais e Outros
Deveriam ter feito parte do processo de avaliao da significncia, mas tambm
deve ser garantido as melhorias previstas por diversas situaes, como por
exemplo as exigidas no processo de licenciamento, pela casa-me ou pela sua
prpria Poltica.
Aspectos Significativos
O estabelecimento de Objectivos e Metas deve reflectir os aspectos que so
classificados como 'significativos'.
Isto no significa que, para todos os aspectos significativos deva ser definido um
Objectivo, mas, pelo menos, os aspectos significativos devem ser tomados em
considerao no processo de definio de Objectivos.
Questes Financeiras, Tcnicas, Operacionais e do Negcio
Significa que os Objectivos e as Metas devem ser realistas e adequados ao seu
negcio.
Opinio das Partes Interessadas
Podem j ser uma parte do processo de avaliao significativa mas, podem
tambm ser Poltica da casa-me ou Grupo, cdigos de boas prticas de
determinado sector industrial, comunidade local ou preocupaes ao nvel
internacional, como por exemplo o aquecimento global.
Demasiados Objectivos ou muito poucos. (Devem ser suficientes para que
do SGA possam resultar melhorias reais, mas no tantos que levem a uma
disperso de esforos).
Objectivos e metas no estabelecidos para cada funo e nvel da
organizao. Por exemplo, no abrangeram um determinado sector fabril,
com a justificao de que a melhoria contnua estava a ser assegurada
pelos outros sectores.
Objectivos e Metas sem dimenso suficiente para serem medidos - pelo
menos, deve ser estabelecida uma data limite prevista.
Objectivos que no levam a melhorias - por ex.: uma empresa cujo negcio
ajudar a melhorar o desempenho ambiental dos seus clientes, decide que o
seu principal objectivo ambiental ' ter mais clientes'. Esta inteno
necessita claramente de mais medies, de modo a permitir a monitorizao
das melhorias relevantes - medies relacionadas com as melhorias
realmente atingidas pelos clientes, relativamente ao nmero total de clientes.
OBJECTIVOS E METAS ou X Comentrio/Plano
Existe um processo para seleccionar e
documentar os Objectivos e Metas?Porque
que foram escolhidos estes Objectivos e Metas
em particular?
Os registos mostram como que os Objectivos
e Metas foram escolhidos?
Na definio de Objectivos e Metas existem
ligaes com:
- Aspectos significativos?
- Poltica ambiental?
- Requisitos legais e outros?
- Opinio das partes interessadas?
Os Objectivos e Metas so:
- Especficos?
- Mensurveis?
- Alcanveis?
- Realistas?
- Definidos no tempo?
So sujeitos a actividades de reviso e controlo
de documentos?
So monitorizados de modo a ser conhecido o
seu grau de cumprimento e poder redefinir as
eventuais aces necessrias para a sua
persecuo?
4.3.4 Programa(s) de Gesto Ambiental
Se os Objectivos e Metas so os condutores para uma melhoria contnua, ento
os Programas so os veculos que a executam. Duma forma simplista, so
projectos para atingir Objectivos e Metas. Identificam as pessoas, os recursos, os
marcos e a agenda para a execuo dos objectivos.
Requisitos chave
Sendo Projectos, necessitam de ter claramente definidas as responsabilidades,
como e quando devem ser atingidos os Objectivos nas metas definidas.
A Norma tambm espera v-los relacionados com "novos desenvolvimentos e
com actividades, produtos ou servios novos ou modificados", por outras
palavras, se ocorrerem alteraes significativas no seu negcio, deve utilizar esta
ferramenta da ISO 14001, para garantir que eles so levados em conta no SGA.
portanto claro que, as pessoas que gerem os programas precisam de estar
conscientes dos objectivos, dos aspectos significativos da empresa e, acima de
tudo, serem capazes de planear e executar o projecto. Tambm lhes ser exigido
que o comprovem, tanto nas auditorias internas, como nas externas atravs de
registos e, por vezes, atravs de alteraes fsicas no local.
Para garantir uma gesto de programas consistente, necessrio definir o
processo em termos de responsabilidades, mtodos de planeamento,
monitorizao, registos e a forma de alterar metas e objectivos, caso se torne
evidente que eles no so realistas.
aconselhvel ter um processo de superviso do programa - isto para verificar o
desempenho e identificar qualquer outra alterao permanente necessria no
SGA, tais como novos procedimentos de controlo operacional.
A pessoa nomeada para executar o programa no est consciente das suas
responsabilidades.
Os Programas no fornecem suficientes dados mensurveis, de modo a
demonstrar que existe uma melhoria.
Falta de registos que demonstrem a progresso do programa.
Os recursos so insuficientes para executar um programa e no foram
assinalados como um problema.
Falhar uma meta e no se tomarem quaisquer medidas.
Novos desenvolvimentos em larga escala no detectados pelo processo, por
ex.: nova linha de produo, novos produtos.
'Promessa' feita na Poltica no executada pelos programas, por ex.:
compromisso para reduo do consumo de energia.
Programas associados s questes de implementao de um SGA, por ex.:
formao mais relevante no terminada antes de procurar certificao por
terceiros.
4.4.1 Estrutura e Responsabilidade
Tal como em todos os sistemas de gesto, a ISO 14001 reconhece a
necessidade de assegurar que o pessoal envolvido no SGA est consciente das
suas responsabilidades e autoridade.
Requisitos Chave
Este requisito divide-se em:
A definio de funes, responsabilidades e autoridades.
Proviso de recursos (humanos, tecnolgicos e financeiros).
A nomeao dum Representante da Direco.
A parte da 'definio' normalmente coberta por procedimentos, pela descrio
de funes ou num manual ou organograma da empresa.
A parte dos 'recursos' mais difcil, uma vez que poder tornar-se somente
aparente, quando os recursos no so, de facto, fornecidos!
O 'Representante da Direco' a pessoa (por vezes grupo de pessoas) que
assegura que o SGA est estabelecido, implementado e mantido e tambm
reporta o desempenho do SGA Gesto de topo da empresa.
PROGRAMA(S) DE GESTO AMBIENTAL ou X Comentrio/Plano
que descreva a gesto de programas?
As responsabilidades esto claramente
definidas nos programas e sua gesto?
feito o controlo documental dos
programas?Existe um mtodo para controlar as
alteraes?
Os programas encontram-se ligados aos
objectivos e a eventuais novos
desenvolvimentos?
Os programas definem as alturas em que se
deve verificar o seu cumprimento e reportar os
resultados?
Os registos evidenciam o andamento dos
programas?
Pode no ser sempre claro quem responsvel pelo qu. Esta pode ser uma
falha comum de documentao do sistema que est apenas baseado em
fluxogramas sem definio clara de responsabilidades.
Podem no ter sido disponibilizados os recursos humanos suficientes (por
exemplo, uma situao em que o gestor do SGA foi demitido e a nova
pessoa incumbida no estava adequadamente formada para preencher o
posto, uma situao onde no h recursos humanos suficientes ou capazes
para garantir determinadas monitorizaes ou controlo de operaes, no
haver recursos para a realizao de auditorias internas).
Numa outra ocasio, a 'administrao' decidiu no financiar o programa,
que estava a tratar com o aspecto mais significativo da empresa (um
estudo para estabelecer se o local estava contaminado).
As funes de Representante da Direco so partilhadas por dois
indivduos sem haver uma definio clara das responsabilidades, de modo a
assegurar a cobertura de todas as funes.
As funes de Representante da Direco encontram-se atribudas a uma
pessoa sem os conhecimentos suficientes para a funo e sem autoridade
reconhecida pelos elementos da organizao.
4.4.2 Formao, Sensibilizao e Competncia
De nada serve ter um SGA definido se o pessoal que o devia fazer funcionar no
tem as competncias necessrias, no est treinado ou no est consciente da
poltica da empresa e dos seus procedimentos.
Requisitos Chave
Identificao das necessidades de formao e competncia em relao aos
aspectos significativos.
ESTRUTURA E RESPONSABILIDADE ou X Comentrio/Plano
As responsabilidades no SGA encontram-se
claramente definidas em manuais, descrio de
funes, organogramas, procedimentos, etc.?
Todos os colaboradores na organizao esto
conscientes da sua responsabilidade?
Foi nomeado um representante da Direco?
o responsvel para reportar os dados
suficientes para a reviso pela direco?
Tem a formao e as competncias
necessrias?
Os recursos definidos so adequados?
Consciencializao do pessoal para as questes ambientais, relacionadas
com o seu trabalho.
Fornecimento da formao e treino necessrios e registos para comprovar
esta situao.
Por vezes uma empresa pode "comprar conhecimento ambiental", isto ,
recorrer a consultoria. Isto perfeitamente aceitvel mas, precisa de ser
reconhecido e mantido pelo SGA, incluindo qualquer formao relevante ou
registo de competncia, relacionados com esse facto. Mais, a empresa
necessita de identificar o que dever ser feito em termos de formao),
quando j no possuir o apoio dos consultores, caso seja essa a opo.
Como se ver posteriormente, necessrio haver um conhecimento da ISO
14001 at como base para as auditorias internas. Esta questo pode no
ser coberta e os auditores internos podem saber muito bem como auditar
por forma a verificar o cumprimento dos procedimentos mas, podem no
ser capazes de verificar se os prprios procedimentos e o sistema esto em
concordncia com a ISO 14001.
Em vrias ocasies, descobre-se que o pessoal no tem conhecimento nem
est treinado para os procedimentos de emergncia relevantes.
O conhecimento e consciencializao dos critrios de no conformidade e
dos procedimentos podem ser insuficientes. Esta circunstncia leva a que
no sejam reportados problemas e, mais tarde, repetio desses mesmos
problemas, em vez da sua preveno.
Ocasionalmente, a avaliao dos Aspectos falha ou no capta questes
importantes, devido falta de formao ou de competncia por parte dos
que executam este processo vital. Por exemplo, no se aperceberam que os
extintores de Halon, contm substncias deplectoras da camada de ozono
(BFC's ).
Para a certificao exigido que todo o pessoal tenha conscincia da
Poltica, dos Objectivos e dos Aspectos Significativos associados s suas
funes. Descobre-se frequentemente que a localizao e o contedo da
Poltica so desconhecidos e as pessoas no tm conscincia de qual os
aspectos e os impactes significativos relacionados com a sua actividade do
dia-a-dia.
4.4.3 Comunicao
A norma reconhece a necessidade da organizao se certificar que a informao
efectivamente comunicada, tanto dentro da empresa, como a entidades
externas, como por exemplo as autoridades competentes, a comunidade local ou
"grupos de presso".
Requisitos Chave
Procedimentos para controlar comunicaes e interfaces internas e
externas.
Decises tomadas e registadas com relao informao a ser divulgada
para o exterior (em adio Poltica).
Por vezes no existe nenhum procedimento documentado que cubra esse
requisito.
As comunicaes internas, juntamente com a formao, so o mecanismo
que garante a consciencializao do pessoal relativamente ao SGA e s
questes ambientais relacionadas com a empresa e com o trabalho
individual de cada um. Os problemas nesta rea manifestam-se muitas
vezes na falta de conhecimento de alteraes da legislao e nas suas
consequncias.
Comunicaes Externas - so testadas por vezes em entrevistas com o
pessoal, normalmente os que representam o primeiro contacto com a
empresa (ex.: recepcionistas, vendedores, pessoal de marketing), para
garantir que eles esto conscientes da necessidade de assegurar que as
FORMAO, SENSIBILIZAO E COMPETNCIA ou X Comentrio/Plano
Encontra-se documentado um procedimento que
inclua:
- Os meios para a identificao das
necessidades de formao?
- Realizao e registo da formao?-
Consciencializao e competncias?
- Ligao com aspectos significativos e
procedimentos de emergncia?
Foram realizadas as aces de treino
necessrias?
Existem registos que evidenciem que foram
realizadas as aces necessrias e que
comprovem as competncias necessrias?
questes ambientais, reclamaes e esclarecimentos so devidamente
tratadas e direccionadas pessoa certa, que ir iniciar desencadear a
eventual aco necessria.
No invulgar estas pessoas no terem conhecimento das suas
responsabilidades no encaminhamento destes esclarecimentos, reclamaes
ou pedidos, para o receptor correcto.
Deciso acerca da disponibilidade de informaes do SGA - muitas vezes
no registada. Umas vezes registada nas minutas da Reviso pela
Direco, outras nos procedimentos da comunicao.
4.4.4 Documentao do Sistema de Gesto Ambiental
Neste requisito a norma pretende que fornea um "roteiro" que esclarea como
que o SGA da sua organizao se encontra relacionado com a ISO 14001 e
como que esse sistema, ou outro sistema de gesto, d resposta aos requisitos
da norma.
Requisitos Chave
Descrio dos elementos fundamentais do sistema
Estabelecer a ligao (ou direccionamento) para a documentao de apoio
relacionada com a gesto ambiental
A Norma no define como devem ser descritos os "elementos fundamentais" do
SGA, nem como deve ser efectuada a ligao com a documentao relacionada.
Tal normalmente assegurado atravs de um simples manual ou de uma matriz
que indica onde os requisitos da ISO 14001 so assegurados, dentro do(s)
sistema(s) de gesto da empresa.
Muitas vezes os elementos do SGA so executados por procedimentos
preexistentes nos sistemas de Gesto da Qualidade e/ou da Sade e Segurana
Ocupacional. Este um procedimento sensato e evita duplicaes. essencial
COMUNICAO ou X Comentrio/Plano
Existe um procedimento para definir os
processos de comunicao interna e externa?
As pessoas na empresa tm conhecimento e
est consciente desse procedimento?Sabem o
que fazer em caso de queixa ou reclamao?
As comunicaes relevantes em caso de
emergncias encontram-se cobertos nos
procedimentos?
Encontram-se registadas as decises tomadas
no que se refere a comunicaes externas
relativas a Aspectos Significativos?
fazer as referncias cruzadas entre estes documentos, uma vez que eles so
ferramentas e formas de controlo vitais e necessitam de ser includos nos
programas das auditorias.
No feita a referncia cruzada com os procedimentos do Sistema da
Qualidade ou de outro sistema de gesto, que executam ou apoiam parte
do SGA (ex.: manuseamento de qumicos, controlo de registos, planos de
emergncia).
Os meios para a realizao de parte dos requisitos da ISO 14001 no so
claros, normalmente, os meios de confirmao dos cumprimentos legais e
comunicaes externas, relacionadas com os Aspectos Significativos.
Procedimento no auditvel - no define como so feitas as coisas.
4.4.5 Controlo de Documentos
O SGA, quando documentado, ser o guia para a 'melhor prtica' correntemente
conhecida da sua empresa. Pela sua importncia, torna-se assim necessria a sua
aprovao, actualizao e disponibilizao para os que dele necessitam.
Requisitos Chave
Os documentos devem ser controlados de forma a estarem: localizveis,
aprovados, periodicamente revistos.
Os documentos devem ser datados e legveis
Os documentos actualizados devem estar disponveis onde so necessrios
DOCUMENTAO DO SISTEMA DE GESTO ou X Comentrio/Plano
AMBIENTAL
Encontram-se definidos os elementos
fundamentais do SGA? (como um manual,
matriz ou outro tipo)
Documentos do Sistema de Gesto da
Qualidade ou do Sistema de Gesto de Sade e
Segurana Ocupacional relacionados com o
SGA encontram-se referidos, quando aplicvel?
Os documentos encontram-se sujeitos
"disciplina de controlo de documentos?
O problema mais comum encontrado que os documentos e os
procedimentos no esto disponveis nos locais onde so necessrios. Este
por vezes o caso em que os sistemas de gesto tm os documentos
apenas em formato electrnico.
As publicaes mais recentes no esto disponveis para todos os
utilizadores, devido a falta de actualizao e a procedimentos de controlo
Por vezes o mecanismo de aprovao dos procedimentos no claro, nem
existe um plano de reviso dos procedimentos para confirmar se eles ainda
so relevantes e se reflectem com exactido os requisitos dos processos
que descrevem.
CONTROLO DE DOCUMENTOS ou X Comentrio/Plano
que defina o mecanismo para o controlo de
documentos?
O procedimento inclui:
- Autoridade pela aprovao dos
documentos?
- Lista ou mecanismo de distribuio de
documentos de modo a garantir a sua
disponibilidade onde necessrio?
- Lista ou mecanismo equivalente que
mostre o corrente estado de reviso dos
documentos?
- Metodologia para a realizao e registo das
alteraes?
- Remoo de cpias de documentos
obsoletos?
- Reteno de documentos substitudos?
- Reviso dos documentos?
- Requisitos para datar documentos?
Foram realizadas as aces de treino
necessrias?
Existem registos que evidenciem que foram
realizadas as aces necessrias e que
comprovem as competncias necessrias?
4.4.6 Controlo Operacional
Os mecanismos da ISO 14001 para gerir processos que esto relacionados com
os impactes da empresa no meio ambiente so os procedimentos de controlo
operacional. Estes so instrues pormenorizadas para processos como, por
exemplo, gesto de resduos, gesto de consumos energticos (no somente
monitorizao), armazenamento de qumicos.
Os aspectos mais significativos sero sujeitos a gesto atravs de procedimentos
de controlo operacional (muitos destes procedimentos j existem como parte dos
sistemas de gesto da Qualidade ou de gesto da Segurana).
Requisitos Chave
Identificar actividades associadas com os Aspectos Significativos (incluindo
manuteno) e plane-las de modo a garantir que so executadas sob
condies controladas.
Estabelecer e manter procedimentos onde a sua ausncia levaria a desvios
da Poltica, Objectivos e Metas.
Estipular critrios operacionais nos procedimentos.
Estabelecer e manter procedimentos relacionados com Aspectos
Significativos da compra de bens e servios.
Comunicar procedimentos e requisitos relevantes aos fornecedores e
subcontratados.
Deve existir uma ligao clara entre os Aspectos Significativos e os
procedimentos de controlo operacional. De facto, cada aspecto significativo
identificado deve estar ligado a um controlo operacional ou a um objectivo
e meta (s vezes deve estar ligado a ambos).
Por vezes, h Aspectos Significativos que no esto ligados nem a
Objectivos, nem sujeitos a Controlo Operacional, como por exemplo, parte
da gesto de resduos ou o compromisso da Poltica em reduzir o consumo
de energia, que no apoiado por processos para efectivar essa reduo. A
tarefa do auditor no s verificar se os procedimentos so adequados,
como tambm identificar em que processos esto em falta procedimentos
de controlo.
muito comum verificar a falta de detalhe nos procedimentos em casos
relevantes. Por exemplo, num procedimento de gesto de resduos devem
estar includos todos os pormenores necessrios para este processo estar
conforme, o que inclui a verificao da existncia e validade das licenas e
autorizaes necessrias (para as entidades que vo dar destino aos
resduos), a identificao e controlo dos resduos, os documentos a serem
preenchidos e o pessoal responsvel por essas aces. Se isto no estiver
suficientemente pormenorizado, a auditoria interna pode no ser eficaz na
verificao da conformidade da gesto dos resduos.
As bacias de reteno dos tanques so frequentemente uma questo do
SGA, e por vezes comum encontrarem-se bacias que so ineficazes
devido a fugas, buracos, falta de impermeabilizao (se aplicvel) ou
vlvulas abertas. Caso existam estes sistemas, tem lgica existir um
procedimento para verificar que funcionam de acordo com o seu propsito
que , a conteno secundria e preveno da poluio.
Outra rea de controlo operacional que tambm falha frequentemente a
gesto de qumicos lquidos. Normalmente, no existem procedimentos bem
definidos para a sua recepo, armazenamento, distribuio e transporte.
Se forem inflamveis, h outras questes a ter em considerao como, por
exemplo, eventual incndio no processo de armazenamento e distribuio,
medidas de preveno de incndios e procedimentos de emergncia
relevantes.
O armazenamento de depsitos tambm pode ser um problema. Se forem
tanques, os meios de enchimento e os cuidados com o excesso de
enchimento precisam de ser verificados e documentados atravs de
procedimentos. Tambm poder existir a necessidade de calibrao e teste
e possveis ligaes terra, para prevenir electricidade esttica.
Frequentemente as empresas entendem que os procedimentos para simples
monitorizao de consumos (gua, electricidade, gs, etc.), so
procedimentos de controlo operacional, quando afinal s constatam gastos
e no estabelecem condies que, de algum modo, procurem
optimizar/reduzir esses gastos (como por exemplo instrues para a
operao adequada de uma caldeira).
Comunicao com Fornecedores e Subcontratados: Esta uma rea de
problemas comum. Com frequncia, as autorizaes para laborao no
existem, so inadequadas ou pouco implementadas. A empresa deve
garantir que so adequadamente seleccionados os seus fornecedores e
subcontratados e que eles conhecem os procedimentos relevantes da
empresa, relacionados com a actividade que est a ser contratada.
4.4.7 Preveno e capacidade de resposta a emergncias
As condies de emergncia so uma fonte de potenciais impactes ambientais
extremos - o fogo e as suas consequncias, derrames de qumicos, inundaes.
Estes impactes potenciais precisam de ser identificados e deve ser planeada a
forma de lidar com eles, de modo a minimiz-los.
Requisitos Chave
Um procedimento para identificar potenciais situaes de emergncia e
respectivas medidas de preveno, resposta e minimizao de quaisquer
danos ambientais da resultantes.
Testes peridicos dos procedimentos de emergncia e planos (simulaes) e
garantir que os procedimentos se encontram actualizados, utilizando a
experincia obtida em emergncias anteriores ou outras fontes, com por
exemplo, as simulaes; garantir que se encontram actualizados quanto a
eventuais alteraes de "lay-out", novos materiais, novos riscos, etc.
Muitas vezes, no existem procedimentos para identificar todas as
potenciais situaes de emergncia. As empresas tm tendncia a basear
este seu planeamento em procedimentos de sade e segurana j
existentes como, por exemplo, os utilizados em caso de incndio ou em
caso de derrames. Esta situao pode ser incompleta, pois pode levar a
CONTROLO OPERACIONAL ou X Comentrio/Plano
Existe um formato para os procedimentos de
controlo operacional e, principalmente, um
mecanismo para decidir quando que
necessria a sua criao?
Os procedimentos de controlo operacional de
outros sistemas de gesto (Qualidade,
Segurana), so referidos no SGA?
Os procedimentos de controlo operacional esto
implementados para os aspectos significativos
relevantes?
Esto sujeitos a um controlo de documentos
efectivo e disponveis onde necessrios?
Os procedimentos relevantes foram
comunicados aos fornecedores e
subcontratados?
Se relevante, existe um sistema para
verificao das licenas pertinentes?
uma falha na identificao de todas a potenciais emergncias, como por
exemplo, se determinado equipamento de controlo de poluio falhar em
caso de corte de energia. Isto tambm pode significar que as consequncias
ambientais no esto previstas e, portanto, no existe nenhum plano para
as gerir ou minimizar.
O potencial derrame de qumicos normalmente um assunto na maioria dos
SGA, contudo, muitas empresas no identificam o local mais passvel de
ocorrerem derramamentos, nem equipam ou treinam apropriadamente o seu
pessoal. Em trs empresas, verificou-se que os "kits" de material para
conter os derrames estavam fechados chave! Frequentemente, os "kits"
no esto localizados em pontos estratgicos e onde possam ser mais
necessrios, por exemplo, movimentao dos armazns, reas de
decantao ou reas de recepo. Muitas vezes, as Fichas de Dados de
Segurana dos Produtos no esto facilmente disponveis para fornecer
informaes acerca do modo forma como se deve proceder no caso de um
determinado derrame. Por vezes os "kits" esto no local, mas no foram
novamente completados aps a ltima utilizao.
Se os "kits" esto no seu lugar e operacionais, o problema potencial
seguinte ser a competncia e a confiana do pessoal na sua utilizao.
muito comum verificar que o pessoal desconhece o contedo dum "kit" ou
a forma de o utilizar. A formao e o treino essencial nesta situao,
incluindo a forma de eliminar os resduos, aps a limpeza da rea de
derramamento.
A Norma exige que os planos de emergncia sejam testados periodicamente
(quando praticvel). Isto implica que deve haver uma frequncia de teste
planeada, e que, sempre que possvel, os planos devem ser testados. Nem
sempre existe um plano que indique datas dos testes futuros e, por vezes,
os procedimentos nunca foram testados, mesmo quando essa aco
obviamente praticvel.
Finalmente, as consequncias de todas as emergncias reais e de todos os testes
devem ser revistas para se verificar se tudo decorreu de acordo com o planeado
ou se os planos e procedimentos necessitam de ser alterados. Esta situao deve
ser registada, na forma mais bsica pode ser um registo de no conformidade
devido a um pequeno derrame, ou pode ser uma investigao em grande escala
devido a uma falha ou a uma grande situao de emergncia.
4.5.1 Monitorizao e Medio
A mxima "No consegue gerir o que no consegue medir", aplica-se tanto ao
SGA como a qualquer outro sistema de gesto.
Assim, existem algumas especificaes sobre o que deve ser medido, para
garantir uma actuao e melhoria adequadas.
Requisitos Chave
Monitorar e medir periodicamente as caractersticas chave (principais sob o
ponto de vista ambiental) associadas aos Aspectos Significativos.
Acompanhamento dos Objectivos e Metas.
Calibrao.
Avaliao peridica do cumprimento da legislao relevante.
PREVENO E CAPACIDADE DE RESPOSTA ou X Comentrio/Plano
A EMERGNCIAS
para identificar os potenciais acidentes e
situaes de emergncia e que defina como
reagir de modo a prevenir, controlar e reduzir
os impactes ambientais associados?
Os procedimentos implementados onde
necessrio, identificam as situaes
relacionadas com:
- Incndio?
- Inundao?
- Tempestade ou outra intemprie?
- Corte de energia?
- Derrames?
Os planos de emergncia so documentos
controlados e as responsabilidades so claras e
conhecidas por todo o pessoal relevante?
Os planos so periodicamente testados, quando
praticvel?
Esto programados futuros testes?
So mantidos registos dos testes, situaes de
emergncia e alarmes falsos?
Os procedimentos e planos so alterados com
base na experincia anterior, se necessrio?
O pessoal foi treinado e tem a competncia
necessria para lidar com as diversas situaes
de emergncia?
Caractersticas Chave - estas incluem muitas vezes valores limite permitidos
ou autorizados. So verificadas cuidadosamente na auditoria e conclui-se
frequentemente que as medies no foram efectuadas com a frequncia
requerida, no local requerido, na data requerida, ou no foram mesmo
efectuadas!
Acompanhamento de Objectivos e Metas - necessrio recolher dados
suficientes para provar e acompanhar os progressos. Esta a chave para
atingir os Objectivos e executar os programas de gesto. Com frequncia,
os dados no so recolhidos, ou no so recolhidos e revistos o suficiente
para garantir que o objectivo est acompanhado e, se necessrio, alterar a
meta para a tornar mais realista.
Calibrao - a norma suave nas palavras que descrevem este requisito
mas, os requisitos na ISO 9001 so um conjunto de critrios efectivos e de
senso-comum relativos gesto da calibrao. No existe sempre a
necessidade duma calibrao no SGA mas, onde existem valores limite
permitidos ou autorizados, h normalmente a necessidade de medir e de o
fazer com instrumentos que tenham um estado de calibrao adequado e
conhecido. Os problemas encontrados tm sido: contadores de gua na
extraco no calibrados, medidores de pH pouco claros, laboratrios de
testes utilizados para verificar nveis de emisso e nenhum conhecimento
das suas capacidades de medio (ao nvel de alcance e de incertezas),
ligaes-terra no testadas.
Avaliao peridica do cumprimento da legislao relevante - Infelizmente,
muito comum ver este requisito falhar. A inteno que, uma vez
identificadas a legislao e a regulamentao relevantes para o negcio,
com uma frequncia determinada deve ser verificado se elas esto a ser
cumpridas. Isto pode ser feito atravs duma auditoria, atravs da
verificao dos registos de monitorizao e medio, reviso dos registos
monitorizados, por uma auditoria de conformidade ou, atravs duma mistura
destes mecanismos. O ideal que cada requisito legal identificado possua o
tipo de uma "declarao de cumprimento" apoiada por registos efectivos.
4.5.2 No Conformidade, Aces Correctiva e Preventiva
Quando as coisas vo mal, antes de mais, precisa de reconhecer esse facto,
descobrir porque que correram mal e, depois, identificar a causa do problema e
os seus efeitos. Este processo de aprendizagem a partir dos erros cometidos
um verdadeiro benefcio para qualquer sistema de gesto.
Requisitos Chave
Identificao, avaliao e investigao da no conformidade
Implementao de aces correctivas e preventivas
MONITORIZAO E MEDIO ou X Comentrio/Plano
que defina:
- As medies a realizar?
- A sua periodicidade?
- Os elementos responsveis por as
efectuar?
- As eventuais calibraes necessrias?
- O acompanhamento de objectivos e metas?
- A avaliao peridica do cumprimento da
legislao ambiental aplicvel?
Os instrumentos utilizados para medir valores
relevantes do SGA encontram-se sujeitos a
controlo de calibrao?
Os procedimentos de calibrao asseguram
que:
- A frequncia da calibrao est
estabelecida e revista se necessrio?
- Os mtodos de calibrao esto definidos e
so rastreveis a padres nacionais ou
internacionais?
- O estado de calibrao dos instrumentos
claro?
- So mantidos os registos e certificados de
calibrao?
Os registos que evidenciam o cumprimento da
legislao aplicvel so guardados?
A frequncia da avaliao do cumprimento da
legislao est definida e cumprida?
Durante uma auditoria de certificao, muito comum ouvir falar de
derrames de qumicos ou de petrleo, de exceder os limites de poluio e
outras no conformidades do tipo. Os auditores externos verificam, ento,
se estes acontecimentos foram registados e se efectuou algum tipo de
aco na tentativa de que eles no voltassem a acontecer. Infelizmente,
nem sempre o caso.
No reconhecer um acontecimento como uma 'no conformidade' um
problema comum.
Se foi reconhecido e registado, pode ento ser introduzido no processo que,
investiga a causa, planeia a soluo e certifica-se de que ela
implementada e eficaz, incluindo quaisquer medidas preventivas
identificadas.
As empresas vo demasiadas vezes das causas para as solues sem
fazerem uma investigao cuidada; isto no s contra os princpios da
ISO 14001, como tambm pode levar repetio do problema, se a sua
verdadeira causa no foi identificada e tratada.
tambm importante que as aces sejam decididas e implementadas
duma forma atempada. Numa ocasio, foram detectados grandes problemas
na auditoria interna duma empresa e foi dado um perodo de 6 meses para
a correco dos problemas, quando o mais apropriado teriam sido 2
semanas.
Por vezes as empresas reagem s situaes de no conformidade atravs
da aco imediata de mitigao ou correco (o que, como primeiro passo,
no inadequado), sem considerarem as aces de fundo necessrias para
eliminar as causas que originaram aquele problema - as verdadeiras aces
correctivas.
Outras vezes as empresas definem a necessidade de implementar
determinadas aces correctivas ou preventivas (sobre potenciais
problemas), mas depois no verificam se foram de facto implementadas e
se foram eficazes.
4.5.3 Registos
Os registos so a prova de que o que foi planeado, aconteceu efectivamente.
So a base das auditorias e, em alguns casos, podem ser exigidos por lei.
Requisitos Chave
Procedimentos para a identificao, manuteno e disposio dos registos.
Os registos devem ser legveis, protegidos e facilmente acessveis (por
quem est autorizado para tal, no caso de registos confidenciais).
Devem ser definidos os tempos de utilizao.
Existem discusses sobre se 'disposio' (na verso inglesa da norma) se refere
'localizao' ou 'eliminao' dos registos mas, qualquer que seja a definio
que escolher, h uma ntida necessidade de saber onde esto localizados os
registos e de se certificar que o seu mecanismo de eliminao est adequado ao
seu mtodo de armazenamento.
Num determinado local, o cliente mandou fazer uma 'limpeza' aos registos
antigos antes da auditoria. Infelizmente, os registos estavam num contentor
NO CONFORMIDADE, ACES CORRECTIVA ou X Comentrio/Plano
E PREVENTIVA
que descreva o processo de gesto de uma no
conformidade que inclua:
- Identificao e registo da no
conformidade?
- Investigao da causa?
- Proposta e avaliao da resoluo?
- Tomada de aces correctivas e
preventivas?
- Responsabilidades?
As pessoas reconhecem e reportam as no
conformidades?
Este processo est a funcionar conforme o
previsto e atempadamente?
As aces correctivas e preventivas so
registadas e eficazes ( avaliada a sua
eficcia)?
fora do arquivo para serem levados para um aterro. Esses registos eram
altamente confidenciais e deviam ter sido sujeitos a uma eliminao segura.
Os dados informatizados so muitas vezes os registos relevantes para o
SGA. Por vezes, os sistemas informatizados no tm cpias de segurana
ou estas encontram-se ao lado do computador. No se pode considerar que
estejam totalmente 'protegidas'.
Os auditores pedem muitas vezes para ver cpias das Fichas de Dados de
Segurana de Produtos (seriam extremamente necessrias em caso de um
derrame). Geralmente no esto disponveis mas, de vez em quando, levam
tanto tempo a aparecer que qualquer derrame se tornaria num incidente
muito srio enquanto se aguardam os dados para escolher o mtodo mais
apropriado para se lidar com o problema.
Os registos so necessrios para provar o cumprimento dos valores limite
permitidos ou autorizados. Ocasionalmente, os auditores descobrem que,
apesar de haver limites especificados nos documentos, no existe nenhum
registo que prove que eles so cumpridos - isto est relacionado com a
monitorizao e medio.
4.5.4 Auditoria do Sistema de Gesto Ambiental
A ferramenta chave para garantir que o sistema da sua empresa est a funcionar
de acordo com o planeado e que contribui de facto para a melhoria do
desempenho ambiental, a auditoria interna.
Quando abordado como mecanismo de melhoria em vez de "caa s bruxas",
ser o processo de manuteno do SGA.
Requisitos Chave
O objectivo assegurar que o SGA implementado est de acordo com as suas
intenes ambientais e com os requisitos da ISO 14001.
REGISTOS ou X Comentrio/Plano
que descreva a gesto dos registos e que
inclua:
- A identificao dos que necessitam de ser
retidos?
- Os tempos de reteno (arquivo)?
- As condies e localizao do arquivo?
- A restrio ao acesso e destruio (quando
aplicvel)?
- O controlo de informao em suporte
informtico relevante? (cpias de
segurana, acesso)
A norma procura que:
Seja definido um procedimento que descreva o processo de auditoria.
A frequncia das auditorias esteja relacionada com a importncia ambiental
das actividades.
Os auditores tenham as competncias necessrias.
Os registos das auditorias sejam mantidos.
A frequncia ou periodicidade das auditorias deve estar baseada na
significncia ambiental. Por outro lado tambm importante que todos os
requisitos do SGA sejam auditados regularmente, como por exemplo a
identificao dos aspectos e a avaliao da sua significncia.
muito comum encontrar um plano de auditorias que omite os
procedimentos do 'sistema' e assim, executa um conjunto de 'auditorias
ambientais', em vez de auditar o Sistema de Gesto Ambiental e os seus
controlos sobre as questes ambientais. Por vezes encontra-se previsto
auditar "tudo" uma vez por ano; o que muito dificilmente pode ser
relacionado com a significncia ambiental das actividades ( improvvel que
tudo tenha a mesma importncia em termos ambientais).
Se o plano global das auditorias utilizado como uma ferramenta de
planeamento activo, tambm deve ser sujeito a controlo de documentao e
aprovao. (Se for usado como tal, ser o primeiro ponto de referncia para
o estado de execuo das auditorias e, assim, necessita de ser actualizado).
Um problema muitas vezes encontrado que as auditorias internas da
empresa no testaram todos os procedimentos antes de pedirem um
auditoria externa - isto significa que o primeiro teste real a auditoria de
certificao.
Outro problema comum so as auditorias que foram planeadas mas que
nunca foram executadas, o que muitas vezes sintoma da falta de
recursos.
O mbito da auditoria
Deve haver alguma forma de identificar a tarefa que prope aos seus auditores.
Este ser o mbito da auditoria - as suas fronteiras. Pode ser baseado nas reas
duma empresa, nos procedimentos, ou nas auditorias verticais dos aspectos
significativos apoiados por auditorias de sistema. H muitos regimes de auditorias
aceitveis mas, qualquer um deve permitir-lhe saber atravs do relatrio de
auditoria elaborado pelos auditores, que eles cumpriram a tarefa que lhes foi
pedida que executassem.
Uma regra simples. Se se deu ao trabalho de criar um procedimento para
controlar um processo, deve pelo menos de vez em quando verificar se o
procedimento est a ser utilizado.
Os auditores
O processo de auditoria no funcionar sem auditores competentes e
independentes. Os recursos humanos que efectuam as auditorias necessitam de
ter um bom nvel de conhecimento da ISO 14001, um conhecimento dos
processos a ser auditados e dos seus impactes ambientais e os atributos de um
auditor. Esta informao no precisa de estar toda na mesma cabea! aceitvel
utilizar a formao duma equipa, ou dividir tarefas de acordo com as capacidades
e os conhecimentos. A competncia essencial.
Os problemas tpicos encontrados so:
A gesto dos resduos no cumprida na totalidade e o auditor desconhecer
os requisitos.
Equipamentos de combate a incndio com BFC's e o auditor desconhecedor
de que o Halon um BFC.
De uma forma geral, os auditores no conhecerem suficientemente o
processo para saber se existe algum aspecto que no tenha sido
identificado e que pode at ser significativo.
O processo de auditoria
No muitas vezes directamente auditado pelos auditores externos,
normalmente, confiam na reviso dos registos e na entrevista com os auditores. Os
auditores externos procuram ver os registos de formao adequada, conhecimento
e treino dos auditores internos, seleco dos auditores de acordo com as
necessidades de determinada auditoria, registos para comprovar o processo e
controlo das datas de auditoria, aces implementadas e sua verificao.
Os resultados de uma auditoria (o relatrio), so muitas vezes indicativos da
"qualidade" dos auditores e da profundidade do processo de auditoria.
Os registos
Precisam de estar disponveis para comprovarem que o processo est de acordo com o
procedimento. Devero existir listas de verificao no s para demonstrar o planeamento
e preparaomas, tambm para registar as reas auditadas e a amostragemefectuada.
Se se usam listas de verificao,elas precisam de ser arquivadas. Algumas vezes os
auditores descobrem registos de auditorias que, sem as listas de verificao, no
poderiam corroboraro processo, que pode dizer basicamenteque 'Os ProcedimentosE1
at E7 foram auditados numa determinada data e estavam OK'.
Os relatrios de auditorias e de no conformidade so os resultados recebidos
pelo auditado, so documentos que servem de base s aces correctivas e
preventivas. Precisam de ser claros, concisos e com as datas de fecho para as
aces a implementar acordadas e documentadas.
til ter uma orientao no seu procedimento, geralmente para definir as no
conformidades que podero ser Maiores ou Menores, com as datas para o seu
fecho adequadas.
4.6 Reviso pela Direco
Aps a auditoria vem a reviso. a altura para os elementos da Direco de topo
da empresa reflectirem e ocuparem-se do SGA, verificando as suas orientaes,
o seu desempenho, os seus resultados e ponderarem se o sistema ainda reflecte
na totalidade a forma como a empresa pretende enderear as suas questes
ambientais.
Requisitos Chave
Reviso do SGA pela Direco de topo a intervalos pr-determinados.
Relatrios por parte do Representante da Direco.
Verificao da eventual necessidade de alteraes Poltica, Objectivos e
outros elementos do SGA. Pelo menos, uma reviso pela Direco deve ser
realizada antes da certificao por uma terceira parte.
normal que esta reviso seja materializada atravs de uma reunio onde
participam os elementos da Direco de topo ou seus representantes, seniores da
empresa, e outros, conforme adequado.
AUDITORIA DO SISTEMA DE GESTO AMBIENTAL ou X Comentrio/Plano
que descreva o processo e que inclua:
- Elaborao de um plano/calendrio para as
auditorias baseado na significncia
ambiental das actividades?
- Formao e competncias dos auditores
(requisitos)?
- Processo de execuo da auditoria?
- Modo como so registados e reportados os
seus resultados?
- Reporte das no conformidades e seu
fecho (verificao da implementao e
eficcia das aces correctivas)?
O plano cobre todas as reas/procedimentos
num determinado perodo de tempo?
Est claramente baseado na significncia?
As auditorias planeadas tm sido realizadas?
O tratamento das no conformidades e tomada
das aces correctivas tem sido efectuado
atempadamente?
As aces resultantes da reunio no terem sido executadas dentro das
datas programadas, por ex.: pode muito bem haver trabalho urgente e
importante a ser executado que no vai ser revisto at prxima reunio de
reviso pela Direco, dentro de 6 ou 12 meses.
Numa determinada ocasio a reviso foi feita por e-mail. Pelos resultados,
conclui-se ser aceitvel, apesar de pouco convencional.
Algumas vezes as minutas ou as notas tiradas numa reunio no do uma
indicao clara do que aconteceu; isto um problema se o Representante
da Direco no apresenta um relatrio por escrito para discusso.
As reunies raramente acontecem na data programada, normalmente
porque no h disponibilidade do pessoal estratgico - possivelmente, um
indicador de falta de compromisso.
REVISO PELA DIRECO ou X Comentrio/Plano
Encontra-se documentada a frequncia e modo
como so realizadas as reunies de reviso?
Est definido quais os elementos que devem
estar presentes?
(por exemplo, o Representante da Direco, os
Directores das vrias reas, etc.)
As reunies tm lugar com uma frequncia
definida?
verificado se houve alteraes de
circunstncias que influam com o SGA?
As revises incluem:
- A poltica ambiental?
- A alterao em procedimentos?
- O acompanhamento de Objectivos e
Metas?
- As no conformidades?
- Os resultados das auditorias?
verificado se o SGA continua orientado e
adequado melhoria contnua?
So conservados os registos/actas relevantes?
So definidas aces concretas na sequncia
da reviso, bem como as responsabilidades pela
sua execuo e acompanhamento dentro de um
perodo de tempo determinado e adequado?
As Auditorias de Terceira Parte
(tambm chamadas auditorias Externas ou de Certificao)
As experincias relatadas nas pginas anteriores so experincias relativas a
requisitos especficos da ISO 14001. O processo para a realizao de auditorias
de Terceira Parte, efectuadas por Organismos de Certificao Acreditados,
encontra-se definido em documentos do IAF - International Accreditation Forum
(em particular e actualmente, pelo ISO Guide 66), que definem como os
organismos de certificao devem funcionar e clarificam algumas interpretaes
da norma a ter em conta por esses organismos.
O processo de certificao tem em ateno as seguintes fases:
Pr-auditoria e Reviso do sistema documentado de acordo com a norma e
com o mbito da certificao (1 Fase)
Auditoria de certificao (2 Fase)
Certificao
1 FASE
A Auditoria de 1 fase
Esta auditoria inclui a visita pormenorizada do local pela equipa de auditoria, de
forma a identificar os aspectos mais significativos e verificar que o SGA inclui
uma avaliao de todos os aspectos relevantes. O processo da empresa para
identificao e avaliao dos aspectos ento testado.
Uma reviso da legislao aplicvel e das questes fundamentais do SGA
tambm so executadas, de modo a garantir que os controlos operacionais esto
definidos para as actividades relevantes e que existe um processo preparado para
resultar na melhoria contnua.
Finalmente, a auditoria interna verificada para garantir que eficaz e confivel
e que a sua frequncia baseada na significncia ambiental.
O estudo da documentao
Este uma reviso completa do sistema documentado, para garantir que vai ao
encontro dos requisitos da ISO 14001, do mbito da certificao e das
necessidades da empresa. Quaisquer falhas so reportadas empresa auditada,
para considerao, antes da auditoria de certificao.
2 FASE
A auditoria de Certificao
baseada nos passos anteriores e verifica o cumprimento de todos os Requisitos
da ISO 14001, bem como dos procedimentos documentados da prpria empresa.
Pretende verificar se o SGA est concebido para atingir e, capaz de atingir, a
Melhoria do Desempenho Ambiental e a Conformidade com a Legislao (tendo
por base os requisitos da ISO 14001).
A auditoria comea com uma reunio entre a equipa auditora e os responsveis
da empresa para estabelecer o "cenrio" do processo. Depois so revistos os
resultados da 1 fase, normalmente antes de se proceder a uma volta pelo local e
de se iniciar com a auditoria propriamente dita.
Os requisitos da ISO 14001 so ento confirmados em detalhe (apesar de uma
auditoria ser um processo de amostragem), atravs de entrevistas s pessoas
relevantes e a verificao de registos e de operaes. A auditoria normalmente
conclui com a auditoria ao processo de auditorias internas e Reviso pela
Direco e termina com uma reunio privada com os auditores para
estabelecerem as suas opinies, antes da reunio de fecho, onde os auditores
apresentam os resultados Direco de topo da empresa.
Claro que ser uma apresentao com boas notcias se voc implementou e
auditou o seu SGA com as devidas diligncias!
Ento, para terminar, alguns conselhos que podero ajudar uma empresa a ser
certificada:
Certifique-se de que o sistema est totalmente implementado.
Execute pelo menos um ciclo completo de auditorias internas e execute
todas as aces correctivas e preventivas da resultantes.
Certifique-se de que todo o seu pessoal compreende o Sistema, a Poltica e
os Objectivos.
Realize uma reviso ao sistema para a introduo de eventuais alteraes
necessrias.
Tenha sempre provas disponveis para mostrar que o processo de melhoria
contnua acontece realmente.
No pea a auditoria de certificao sem ter a certeza de que est pronto para
ela!
BOA SORTE!

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