Guia - Proyecto en Extenso

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"Este programa es pblico, ajeno a cualquier partido poltico.
Queda prohibido el uso para fines distintos a los establecidos en el programa".

DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN,
SERVICIOS Y COMERCIO INTERIOR

GUA RAPIDA DE LLENADO DEL FORMATO PROYECTO EN EXTENSO

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Contenido

INTRODUCCIN ...................................................................................................................................................3
Objetivo de la gua .............................................................................................................................................3
Estructura general de la gua ...........................................................................................................................3
Generales ..............................................................................................................................................................4
SECCIONES DEL FORMATO PROYECTO EN EXTENSO ..........................................................................5
1. Datos Generales del Proyecto .................................................................................................................6
2. Alcance del Proyecto .................................................................................................................................8
3. Calendario del Proyecto ......................................................................................................................... 13
4. Supuestos y Premisas ............................................................................................................................ 15
5. Restricciones ............................................................................................................................................ 16
6. Riesgos ....................................................................................................................................................... 17
7. Informacin Complementaria ............................................................................................................... 19
ANEXOS .............................................................................................................................................................. 20
Anexo A ........................................................................................................................................................... 20
Glosario de trminos ......................................................................................................................................... 20
Anexo B ........................................................................................................................................................... 20
Listado de actividades econmicas ............................................................................................................. 21
Anexo C ........................................................................................................................................................... 22
Elementos base a considerar en la elaboracin de un plan de administracin de proyecto .............. 22

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INTRODUCCIN
OBJETIVO DE LA GUA
La presente gua tiene como propsito facilitar el llenado del formato Proyecto en Extenso, documento que
forma parte de la documentacin de soporte de la Solicitud de Apoyo.

ESTRUCTURA GENERAL DE LA GUA
Se ha distribuido el contenido de la gua con base a las secciones del formato Proyecto en Extenso.

As, en la seccin 1. DATOS GENERALES DEL PROYECTO, se describe a alto nivel el alcance, la duracin y el costo
del proyecto, esto es, desde una perspectiva general, as como si el proyecto se ha dividido en etapas y
caractersticas de la etapa que se somete. Por ltimo, los datos del responsable del proyecto.

La seccin 2. ALCANCE DEL PROYECTO, describe el alcance general con base a los Objetivos de Negocio y el
alcance de la etapa especfica que se presenta. Con base a este alcance y los recursos identificados para
lograrlo, se describen los rubros y conceptos de las ROP de los que se solicitar apoyo. Por ltimo, basndose
en los Objetivos de Negocio y el entorno en el que se desenvuelve la organizacin, se detallan los elementos
que el proyecto impactar al llevarse a cabo, as como lo referente al empleo.

La seccin 3. CALENDARIO DEL PROYECTO, detalla el calendario general y el detallado de la etapa que se
presenta, esto a travs de los entregables a generarse y el perodo de tiempo estimado en que esto ocurrir, as
como los montos propuestos a ejercerse.

La seccin 4. SUPUESTOS Y PREMISAS, detalla los elementos que se considera se tendrn a disposicin a lo largo
de todo el Proyecto y que contribuirn al logro de este, as como lo referente a los productos y/o servicios con
los que participa en el mercado.

La seccin 5. RESTRICCIONES, detalla los elementos que se sabe no se dispondrn a lo largo del proyecto o
aquellos elementos que se deben cumplir durante el mismo y que deben contemplarse en su ejecucin.

La seccin 6. RIESGOS, detalla los elementos que al presentarse impactan al Proyecto en su ejecucin,
pudiendo ser de manera positiva o negativa, y que es importante monitorear a lo largo del proyecto.

La seccin 7. Informacin Complementaria, detalla la dems informacin que aunada a la identificada en el
Anexo C Elementos base a considerar en la elaboracin de un plan de administracin de proyecto, no se ha
registrado en alguna de las secciones anteriores y que es de importancia registrar para contribuir a una mejor
evaluacin.

En ANEXOS, se tienen descritos estos que son referenciados a lo largo de la gua, entre estos tenemos: Anexo
A Glosario de Trminos, Anexo B Lista de Actividades Econmicas, Anexo C Elementos base a considerar
en la elaboracin de un plan de administracin de proyecto.

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GENERALES
A lo largo de la gua se ha colocado Texto Explicativo en corchetes cuadrados, con texto en azul y todo en
cursiva [Como este ejemplo], este debe ser sustituido por la descripcin del campo en cuestin. Tener
presente que una vez se tenga el formato de Proyecto en Extenso completo, no debe existir estos textos
explicativos, se deben eliminar o sustituir por la descripcin correspondiente en todos ellos.

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SECCIONES DEL FORMATO PROYECTO EN EXTENSO

A continuacin se describen cada una de las secciones que forman parte de formato Proyecto en Extenso.

Empezaremos con el encabezado del formato.

En este, aparecen los Textos Explicativos:

[NOMBRE DE PROYECTO]: Este debe ser sustituido por el nombre del proyecto que se somete. Este nombre debe
coincidir con el descrito en la Seccin I de la Solicitud de Apoyo.

[RAZN SOCIAL DEL SOLICITANTE]: Este debe ser sustituido por el Nombre completo (persona fsica) o Razn
social, (dependiendo del Tipo de Beneficiario - ver Gua de Acceso, Registro y Generacin de Perfil de
Poblacin Objetivo), indicado en la Informacin General del perfil de la Poblacin Objetivo.

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1. DATOS GENERALES DEL PROYECTO
En esta seccin, se describen desde una perspectiva general, las caractersticas del proyecto que se somete a
consideracin del Consejo Directivo de la Instancia Ejecutora. Para su llenado se sugiere consultar el Anexo C
Elementos base a considerar en la elaboracin de un plan de administracin de proyecto.

A continuacin se enlistan los campos a describir en esta seccin.

Objetivo general: El Objetivo general debe brindar una visin completa del proyecto. Cuando el proyecto est
compuesto por ms de una etapa debe incluirse una breve descripcin de las actividades que se realizarn en
cada una de estas etapas.

Total de etapas: No podrn otorgarse apoyos a un mismo proyecto por ms de 3 aos consecutivos.
Considerando que una etapa es equivalente a un ao fiscal, que comprende de la fecha de aprobacin del
proyecto al 31 de diciembre del ao en cuestin, indique el total de etapas (aos), en que se dividi el proyecto
descrito (no mayor a 3).

Etapa que se somete: Si el proyecto se dividi en etapas, se debe indicar el nmero de etapa que corresponde
al proyecto que se somete a consideracin. Si fuera el caso que el Total de etapas, del punto anterior, es uno
(1), colocar uno (1) en este campo para corroborar.

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Objetivo de la etapa que se somete: Este campo describe el alcance de la etapa que se somete a
consideracin. As mismo se detalla, dentro de este alcance, los elementos a generarse conforme a lo
establecido en el Objetivo general del proyecto.

Ubicacin del proyecto: Este campo describe la ubicacin del proyecto con base a lo establecido en el
Domicilio Geogrfico (conforme al Acuerdo por el que aprueba la Norma Tcnica sobre Domicilios Geogrficos
DOF 12/11/2010), detallado en la Seccin VII Ubicacin del Proyecto de la Solicitud de Apoyo.

Duracin de la etapa (semanas): Este campo describe la duracin estimada del Objetivo de la etapa que se
somete, esta duracin debe indicarse en semanas. Cabe mencionar que el mximo son 52 semanas.

Costo de la etapa que se somete: Este campo describe el costo estimado en miles de pesos (con base a la
seccin 2.3 Necesidades y Justificacin de esta gua), de la Etapa que se somete del proyecto descrito. Este
monto debe coincidir con el indicado en la Seccin V Fuente de Aplicacin de Recursos de la Solicitud de
Apoyo.

Responsable del proyecto: Este campo registra el nombre del que funge como responsable del proyecto en
cuestin. Este nombre debe coincidir con el indicado en la Seccin IX Beneficiario de la Solicitud de Apoyo.

Puesto del responsable del proyecto: Este campo describe el puesto dentro de la organizacin solicitante, del
responsable del proyecto indicado en el punto anterior.

Email del responsable: Este campo registra el correo electrnico del responsable del proyecto indicado.

Telfono del responsable: Este campo registra el telfono de contacto del responsable del proyecto indicado.

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2. ALCANCE DEL PROYECTO
En esta seccin, se describen: Alcance del proyecto con base a los Objetivos del Negocio, los Objetivos
especfico a lograr por este proyecto o etapa y el Costo del proyecto o etapa en funcin a lo descrito a los
rubros y conceptos a solicitarse en el proyecto (para su llenado se sugiere consultar el Anexo C Elementos
base a considerar en la elaboracin de un plan de administracin de proyecto).

En este punto y con base a lo establecido en los objetivos de negocio, se describen los entregables a alto nivel
a alcanzar (se acota el alcance del Proyecto), as como la importancia de estos para la organizacin.

En este punto, al hacer la definicin de Alcance, Recursos, Costos y Tiempos del Proyecto (Anexo C), se
describen los componentes identificados. Es caso de que el proyecto est dividido en etapas, los componentes
deben corresponder a la etapa en cuestin.

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En este punto y con base a los recursos (humanos, capacitacin, infraestructura, etc.), identificados como
requeridos para llevar a cabo las actividades del proyecto (Anexo C), se describen los Rubros, Conceptos
aplicables y Entregables sobre los que se solicita apoyo. En la tabla se deben describir los campos:

Nm. Rubro: Nmero del rubro solicitado correspondiente a los establecidos en las ROP vigentes. Por ejemplo,
si se requiere capacitacin para mejorar capacidades tcnicas, el nmero del rubro solicitado con base a las
ROP vigentes es 1 (del rubro Capacitacin y Certificacin).

Rubro: Nombre del rubro solicitado, consistente con el nmero del punto anterior y con las ROP vigentes.
Siguiendo con el ejemplo anterior, el nombre del rubro nmero 1, es Capacitacin y Certificacin.

Concepto aplicable: Nombre del concepto requerido del rubro descrito anteriormente. Siguiendo con el
ejemplo, el concepto correspondiente deber ser Cursos de capacidades tcnicas.

Entregables: Se registra el entregable (unidades y descripcin del entregable, de acuerdo a lo registrado en la
Solicitud de Apoyo) correspondiente al concepto anterior e indicado en los Criterios de Operacin vigentes, as
como el nmero de entregables que corresponda.

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Justificacin de la adquisicin de los bienes y servicios: Se describen las razones por las cuales se solicita
el apoyo para este concepto (para su llenado se sugiere consultar el Anexo C Elementos base a considerar en
la elaboracin de un plan de administracin de proyecto).

Montos propuestos (en miles): Con base al formato Resumen de Cotizaciones, se registra el monto en miles
de pesos del concepto de la cotizacin seleccionada.

TOTAL: En este campo se debe registrar la sumatoria de los montos propuestos de todos los conceptos
descritos. Este total en miles de pesos debe coincidir con lo registrado en Costo total de la etapa que se
somete de la Seccin 1. Datos generales del proyecto, de la presente gua.

En este punto, se describe los beneficios esperados que apliquen al proyecto en mbitos como Empleo,
Crecimiento Econmico, Desarrollo Regional, Inversin, Consumo, Incremento del Valor de la Cadena
Productiva, Vinculacin Academia-Industria, Innovacin, etc. Se pueden considerar ms o menos impactos que
lo mencionados anteriormente. En la tabla se debe describir los campos:

Impacto: mbito en el que se espera el proyecto en cuestin tendr un impacto.

Descripcin: Descripcin detallada de cmo la ejecucin del proyecto lograr impactar el mbito indicado, esto
debe estar acorde a los objetivos de negocio y las estrategias en las que se encuentra inmersa la organizacin.

Meta a alcanzar: Se describe cuantitativamente la meta estimada a alcanzar en el mbito indicado.

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En este punto, se describe el empleo actual de la empresa, el empleo mejorado como resultado del proyecto, el
empleo potencial como resultado del proyecto, el empleo potencial que ser capacitado como resultado del

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proyecto y el empleo potencial de Usuario de TI planeados para la etapa considerada. Con respecto a cmo
catalogar Estudiantes, Tcnicos, Profesionistas y Posgrado, considerar el ltimo grado de estudios
alcanzado y que sea comprobable.

Empleo Actual de la Empresa: Considerar como empleo actual de la empresa, aquel contratado directamente
por el solicitante, o en su caso, la suma de los empleos de las empresas atendidas que participarn en el
proyecto, antes del inicio del mismo. Se deber describir el nmero con base a si son estudiantes, tcnicos,
profesionistas o posgraduados.

Empleo Mejorado como resultado del proyecto: Se refiere a aquel que, estando contratado en el sector de TI
antes de la vigencia del proyecto aprobado, recibir una capacitacin o certificacin como parte del alcance del
proyecto. Se deber describir el nmero con base a si son estudiantes, tcnicos, profesionistas o
posgraduados.

Empleo Potencial como resultado del proyecto: Se refiere a aquel que se contratar en el mbito del sector
de TI (Empresa de TI o Proveedor de Usuario de TI) como resultado de la ejecucin de un proyecto. Se deber
describir el nmero con base a si son estudiantes, tcnicos, profesionistas o posgraduados.

Empleo Potencial que ser capacitado como resultado del proyecto: Se refiere a aquel que se contratar
en el mbito del sector de TI y que ser capacitado como resultado de la ejecucin de un proyecto. Se deber
describir el nmero con base a si son estudiantes, tcnicos, profesionistas o posgraduados.

Empleo Potencial de Usuario de TI: Aquel que se contratar por el Usuario de TI como resultado de la
ejecucin del proyecto

Total: Corresponde a la sumatoria de los empleos catalogados en estudiantes, tcnicos, profesionistas o
posgraduados en el empleo descrito correspondiente (Actual, Mejorado o Potencial).

Actividades que realiza o realizar el empleo indicado segn su posicin: Se describe las actividades
asignadas (empleo actual) o por asignar (empleo mejorado o potencial) correspondientes al empleo registrado
(estudiantes, tcnicos, profesionistas o posgraduados).

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3. CALENDARIO DEL PROYECTO
En esta seccin, se detalla el calendario global del proyecto y el detalle de la etapa que se somete.

En este punto, con los alcances totales del proyecto y los tiempos estimados, se describe el Calendario Global
del Proyecto.

Consecutivo: Nmero consecutivo del componente descrito.

Componentes principales: Se registra el componente identificado a alto nivel con base al alcance definido del
proyecto en cuestin.

Ao: Este calendario puede abarcar ms de una etapa (ao), si as fuera el caso, se podrn agrupar los
componentes a generar por etapa (ao) y se marca en qu etapa (ao) se estaran generando dichos
componentes.

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En el caso, en que el proyecto este dividido en etapas, en este punto se describe los componentes a generarse
en la etapa actual, as como los montos a ejercer propuestos correspondiente a cada componente indicado.

Consecutivo: Nmero consecutivo del componente descrito.

Componentes principales: Se registra el componente identificado a alto nivel con base al alcance definido del
proyecto en esta etapa en cuestin.

Monto (en miles) a ejercer propuesto en el trimestre: Se registra el monto propuesto en miles de pesos a
ejercer en el trimestre correspondiente al componente registrado.

Total: En este campo se debe registrar la sumatoria de los montos propuestos de todos los componentes
registrados por trimestre. Este total en miles de pesos debe coincidir con lo registrado en Costo total de la
etapa que se somete de la Seccin 1. Datos generales del proyecto, de la presente gua.

Total-Total: En este campo se registra la sumatoria del rengln de Total por columna.

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4. SUPUESTOS Y PREMISAS
En esta seccin se detallan los Supuestos y Premisas identificados (para su llenado se sugiere consultar el
Anexo C Elementos base a considerar en la elaboracin de un plan de administracin de proyecto).

En este punto, se describen todos los elementos que se considera se tendrn a disposicin a lo largo de todo el
proyecto y que contribuirn al logro de este. Es importante que se describa cada uno de ellos con la suficiente
claridad y detalle para evitar ambigedades, sobre todo para que la organizacin tenga entendido esos
elementos necesarios para llevar a buen trmino la ejecucin del proyecto.

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5. RESTRICCIONES
En esta seccin se detallan las restricciones identificadas (para su llenado se sugiere consultar el Anexo C
Elementos base a considerar en la elaboracin de un plan de administracin de proyecto).

En este punto, se describen todos los elementos que se sabe no se dispondrn o que se deben cumplir durante
la ejecucin del Proyecto.

Id: Consecutivo de la restriccin descrita, con el formato R1, R2,, RN; siendo N el total de restricciones
identificadas.

Restricciones: Elemento identificado que no se dispondr durante el proyecto o elemento que se debe cumplir
a lo largo de este.

Descripcin: Detalles del elemento indicado en el punto anterior, es importante que se describa cada uno de
ellos con la suficiente claridad y detalle para evitar ambigedades.

Fecha lmite de restriccin: Indica la fecha en la que la restriccin deja de tener impacto o fecha en la que se
dispondr de los elementos antes no disponibles.

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6. RIESGOS
En esta seccin, se detallan los riesgos identificadas (para su llenado se sugiere consultar el Anexo C
Elementos base a considerar en la elaboracin de un plan de administracin de proyecto).

En este punto, se detallan los elementos que al presentarse impactan al Proyecto, pudiendo ser de manera
positiva o negativa.

En la tabla, se deben describir los siguientes campos:

Id: Consecutivo del riesgo descrito, con el formato Ri1, Ri2,, RiN; siendo N el total de riesgos identificados.

Riesgo: Descripcin del riesgo identificado.

Tipo (I/E): El riesgo identificado es Interno (I) o Externo (E)

Detonante: Que circunstancia o actividad podra provocar que el riesgo se presente. Si el riesgo impacta de
manera positiva, lo recomendable es procurar que se presente; si impacta de manera negativa, lo
recomendable es monitorear que el detonante no se presente durante la ejecucin del proyecto.

Prob. (B/M/A): La probabilidad estimada de presentarse el riesgo es Baja (B), Media (M) o Alta (A), esto puede
cambiar con base al entorno del proyecto a lo largo de la ejecucin de este.

Gravedad (B/M/A): La Gravedad del riesgo identificado, esto es, impacto en el alcance, tiempo y costo que
podra provocar si el riesgo se presenta, es Baja (B), Media (M) o Alta (A); esto puede cambiar con base al
entorno del proyecto a lo largo de la ejecucin de este.

Estrategia (A/M/T): En caso de riesgos que impactan de manera negativa, la estrategia a seguir puede ser:
Aceptarlo (A), Mitigarlo (M) o Transferirlo (T). Al aceptarlo se debe considerar un Plan de contingencia que se
lleva a cabo en el momento que se presenta el riesgo; para mitigarlo se debe describir un Plan de accin a
llevar a cabo desde el momento que se identifica el riesgo con el objetivo de minimizar su probabilidad de
ocurrencia atacando los detonantes del riesgo; en caso de transferirlo, en el Plan de accin se detallan las
actividades a realizarse para transferir el riesgo identificado a un tercero.

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Plan de accin: Este plan describe las acciones a llevarse a cabo desde el momento en que se identifica el
riesgo, con el objetivo de minimizar lo ms posible su probabilidad de ocurrencia a travs del control de(l) el(los)
detonante(s) del riesgo. Se recomienda priorizarlos con base a la gravedad identificada del riesgo. Este plan
tambin puede describir, en dado caso, las acciones a realizarse para la trasferencia del riesgo a un tercero.

Plan de contingencia: Este plan describe las acciones a llevar a cabo cuando se presente el riesgo
identificado, este plan est muy relacionado con la aceptacin del riesgo. El plan debe indicar las acciones a
ejecutarse y el responsable de llevarlas a cabo.

Algo importante de esta tabla, es el seguimiento que debe hacerse a los riesgos identificados. Esto porque a lo
largo del proyecto, el entorno en el que se desarrolla cambiar y es necesario dar seguimiento a los riesgos
identificados, controlarlos a travs de los planes indicados y registrar los nuevos riesgos.

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7. INFORMACIN COMPLEMENTARIA
En esta seccin se describe toda la dems informacin identificada, relacionada con el proyecto, con apoyo del
Anexo C Elementos base a considerar en la elaboracin de un plan de administracin de proyecto, y que no
se registr en alguna seccin anterior de este formato.
Cabe recordar que el contar con informacin de apoyo a la descripcin del proyecto, puede contribuir a una
mejor evaluacin por parte de la Instancia Ejecutora del PROSOFT.

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ANEXOS
ANEXO A
GLOSARIO DE TRMINOS
Beneficiario: Aquellos que forman parte de la poblacin objetivo, que cumplen los requisitos de la normativa
correspondiente y que reciben beneficios a travs de proyectos aprobados por el Consejo Directivo.
Consejo Directivo (CD): El Consejo Directivo del PROSOFT.
Instancia Ejecutora (IE): La Direccin General de Innovacin, Servicios y Comercio Interior de la Secretara
(DGISCI).
Organismo Empresarial (OE): Cmara o asociacin empresarial del sector de TI.
Organismo Promotor (OP): Entidad federativa u organismo empresarial autorizado por el Consejo Directivo,
mediante el cual la poblacin objetivo puede solicitar apoyos al PROSOFT. El listado de organismos promotores
autorizados para el ejercicio fiscal vigente estar disponible en la pgina http://www.prosoft.economia.gob.mx
Poblacin Objetivo: Est definida por el nmero de unidades econmicas y no econmicas del sector de TI
establecidas como poblacin potencial que se pretende atender en funcin del presupuesto anual con que
cuente el Programa.
Proyecto: Conjunto de lneas de accin asociadas a recursos humanos, materiales y financieros para lograr
uno o varios objetivos as como entregables e impacto especfico.
Proyecto en Extenso: El documento que contiene la descripcin a detalle de al menos, la informacin del
solicitante, alcances del proyecto, as como sus objetivos generales y especficos, metas, etapas, necesidades,
requerimientos, e impacto social y econmico.
PROSOFT: Programa para el Desarrollo de la Industria del Software.
Reglas de Operacin (ROP): Reglas de Operacin del PROSOFT vigentes.
SE: Secretara de Economa.
Sector de TI: Conjunto de unidades econmicas; es decir, las personas fsicas con actividad empresarial y las
personas morales constituidas conforme a la legislacin mexicana, cuya actividad econmica principal consiste
en el diseo, desarrollo, produccin y/o comercializacin de productos, tecnologas y servicios asociados al
procesamiento de datos y administracin de informacin. Este sector incluye el desarrollo de software, servicios
de TI, Business Process Outsourcing (BPO) y de medios creativos digitales (consultar Anexo B Listado de
Actividades Econmicas).
Solicitud de Apoyo: El formato de presentacin de proyectos para solicitar el apoyo del PROSOFT, conforme
al Anexo B de las Reglas de Operacin.
Texto Explicativo: Texto en corchetes cuadrados, con texto en azul y todo en cursiva [Como este ejemplo],
este debe ser sustituido por la descripcin del campo en cuestin.
TI: Tecnologas de la informacin.
Usuario de TI: Persona fsica o moral establecida en el territorio nacional que desee adquirir, implantar o
subcontratar un producto, servicio de TI, servicio basado en TI o medio interactivo.
ANEXO B

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LISTADO DE ACTIVIDADES ECONMICAS
a) Las personas fsicas con actividad empresarial y personas morales constituidas conforme a la
legislacin mexicana, que realizan actividades clasificadas en las siguientes sub ramas de actividad
econmica previstas en el SCIAN:
511210 Edicin de software y edicin de software integrada con la reproduccin;

512190 Servicios de postproduccin y otros servicios para la industria flmica y del
video;

512111 Produccin de pelculas (animacin);

512113 Produccin de videoclips, comerciales y otros materiales audiovisuales
(efectos especiales).
518210 Procesamiento electrnico de informacin, hospedaje y otros servicios
relacionados;

541510 Servicios de diseo de sistemas de cmputo y servicios relacionados, y

561422 Servicios de recepcin de llamadas telefnicas y promocin por telfono.
b) Los organismos, agrupamientos empresariales, empresas integradoras y asociaciones civiles, as como
la cmara del sector de TI;
c) Las instituciones acadmicas con carreras afines del sector de TI;
d) Los organismos pblicos descentralizados, privados o mixtos entre cuyos objetivos se encuentre el
fomento del sector de TI;
e) Las personas fsicas con actividad empresarial y personas morales constituidas conforme a la
legislacin mexicana que pretendan adoptar o facilitar la produccin de productos y/o servicios de TI
generados en el pas por empresas del sector de TI conforme a lo previsto en el numeral 4.5.5.1 del de
las Reglas de Operacin, con el fin de apoyar al sector de forma indirecta
f) Cualquiera otra actividad que permita desarrollar al sector de TI que el Consejo Directivo determine.

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ANEXO C
ELEMENTOS BASE A CONSIDERAR EN LA ELABORACIN DE UN PLAN DE ADMINISTRACIN DE
PROYECTO
A continuacin se describe de manera breve y general, los elementos y secuencia sugerida de actividades para
generar un plan para administrar un Proyecto, con el objetivo de facilitar el llenado del formato Proyecto en
Extenso.
El punto de partida es contar con el Plan Estratgico de la organizacin o con los Objetivos Estratgicos o de
Negocio a alto nivel, a partir de los cuales la organizacin da direccin a sus esfuerzos (que pueden estar
enfocados a: incrementar ventas anuales, llegar a nuevos nichos de negocio, incrementar la calidad de sus
productos, mejorar servicios, etc.).
Estos Objetivos (en general son enunciados que establecen la direccin que debe tomar la organizacin y que
clarifican la brecha entre dnde est y dnde desea estar), son alcanzados con Estrategias (acciones que en
general responden la pregunta: Qu debe hacer la organizacin para lograr los objetivos?), y con Proyectos.
As, si tuviramos una Estrategia (por ejemplo: iniciar un proceso para incrementar la calidad, iniciar un proceso
de incrementar las competencias para ingresar a nuevos nichos, implantar un modelo de calidad, etc.), es a
travs de un Proyecto como se lograr alcanzar lo descrito en sta y por consiguiente en los Objetivos de
Negocio de la organizacin.
Con base a esto se inicia la definicin y planeacin del Proyecto, lo que permite poner en claro:
el Alcance.
el estimado de Recursos requeridos para lograrlo (recursos humanos, financiero, de infraestructura,
etc.).
el estimado de Tiempo para lograr este Alcance definido con base a los Recursos disponibles.
el estimado en Costo para lograr este Alcance definido.
los elementos que se considera se tendrn a disposicin y que contribuirn al logro del Proyecto
(Supuestos y Premisas).
los elementos que se sabe no se dispondrn durante la ejecucin del Proyecto y que implican una
limitante (Restricciones).
los elementos que de presentarse impactarn la ejecucin del Proyecto (Riesgos).
y dems informacin que sea considerada importante para la ejecucin del Proyecto.
Los elementos identificados, permiten aterrizar el Proyecto en un documento para llevar el seguimiento de su
avance y los pasos o actividades an pendientes para lograr los Objetivos de Negocio establecidos.

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ALCANCE
Definicin del Alcance del Proyecto
Con base a lo descrito anteriormente, se genera la definicin del Alcance del Proyecto. Esta definicin debe
establecer sus fronteras (acotar el Proyecto), as como los entregables a alto nivel a alcanzar. Se deben
considerar todos los entregables para lograr el total de lo establecido en los Objetivos de Negocio de la
organizacin y/o estrategias.
Para cada uno de estos entregables, se describen las actividades a realizar para generarlo o alcanzarlo. El
detalle a alcanzar con respecto a la descripcin de las actividades, debe ser lo suficiente como para asignar
dicha actividad (descrita con el detalle suficiente de qu se debe lograr), a la persona responsable de llevarla a
cabo.
Adems de las actividades anteriores, se debe considerar aquellas a realizarse como consecuencia de
presentarse los riesgos identificados, as como las actividades para realizar el seguimiento y generacin de
reportes que se solicitan a lo largo del Proyecto.

RECURSOS Y COSTOS
Estimado de recursos y costos del Proyecto
Una vez definido el Alcance del Proyecto, se realiza la estimacin de los recursos (humanos, infraestructura,
capacitacin, etc.), requeridos para llevar a cabo la actividad correspondiente. Esta identificacin de recursos se
realiza para todas las actividades identificadas del Proyecto, de manera que permita generar un estimado a alto
o medio nivel, de los recursos requeridos y que al asignarles un costo, permitir generar un estimado del costo
del Proyecto para la organizacin.

TIEMPOS
Estimado de tiempos del Proyecto
Con base a las actividades descritas en el Alcance, se elabora el estimado en tiempo para la realizacin de
cada una de ellas. En general la duracin del proyecto se expresa en semanas y/o meses.

FASES O ETAPAS DE REALIZACIN DEL PROYECTO

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A partir de esta informacin, y con base a la duracin estimada del Proyecto (que puede durar ms de un ao
su ejecucin), por facilidad en la administracin del mismo, podra dividirse el proyecto en fases o etapas de
realizacin. Es recomendable dividir el proyecto en funcin del tamao, complejidad, los riesgos identificados y
las restricciones existentes al momento de la descripcin del proyecto.

Una vez se han generado los elementos anteriores, es posible utilizarlos como base para el llenado del formato
Proyecto en Extenso.

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