Manual de

Procedimientos
Departamento
Administrativo


Xalapa, Ver.
Septiembre de 2009
Instituto Veracruzano
para la Calidad y la
Competitividad
Septiembre
2009

- 2 -









NDICE

- 3 -
NDICE

Pgina
Presentacin 4
Antecedentes 6
Marco Jurdico 8
Atribuciones 10
Estructura Orgnica 13
Simbologa 17
Descripcin de Procedimientos y Diagramas de Flujo 20
Recepcin y revisin de facturas 21
Ministracin y comprobacin de viticos 24
Ministracin y comprobacin de pasajes nacionales 28
Informe de Ingresos 31
Ingreso de personal de nivel operativo 34
Informe de asistencia y puntualidad 38
Nminas ordinarias y extraordinarias 41
Altas, modificaciones y bajas al IMSS 44
Suministro de material de oficina 47
Relacin de inventarios actuales 50
Bitcora e informe de vehculos oficiales 53
Directorio 56
Firmas de Autorizacin 58















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PRESENTACIN

- 5 -
PRESENTACIN



La alta competencia derivada de la globalizacin de la economa
mundial ha provocado que las organizaciones, hoy en da, pongan una
especial atencin a la adopcin de modelos que las hagan ms
eficientes y orientadas a la plena satisfaccin de los clientes que les
corresponde atender.

La administracin pblica no es ajena a este movimiento que requiere
adems directivos altamente responsables, que con actitud de liderazgo
elaboren los planes, establezcan los controles y documenten las
mejoras a los procesos, que generen en los servidores pblicos un
espritu de compromiso, motivacin y lealtad hacia los valores, el bien
social y organizacional.

La clara visin y liderazgo del Mtro. Fidel Herrera Beltrn, quien desde el
Quinto Criterio Bsico del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010,
ha establecido eficiencia y calidad, as como productividad y
competitividad en todas las actividades pblicas y privadas; aunada a la
precisa direccin del Dr. Carlos Garca Mndez, como brazo operador
en la concrecin de acciones destinadas a construir las bases de esta
cultura, nos permiten contar hoy con una administracin pblica
dinmica, eficiente y orientada a la satisfaccin de las necesidades del
sector empresarial veracruzano.

El presente manual es parte de este esfuerzo que busca encaminar a
los organismos de la administracin pblica, a niveles de excelencia que
coadyuven al desarrollo econmico y portuario de nuestro Estado; como
ya lo ha dicho el Mtro. Fidel Herrera Beltrn, Necesitamos
reencontrarnos con nosotros mismos para formar un presente que con
celeridad se transforme en un futuro con calidad.

- 6 -
















ANTECEDENTES

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ANTECEDENTES

El Instituto Veracruzano para la Calidad y la Competitividad tiene su
origen en el Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 que estableci
que para lograr con xito el abatimiento de la pobreza, era preciso
involucrar en su combate a toda la sociedad y que las actividades
productivas de los grupos de atencin especial deberan tender a la
comercializacin de sus productos en trminos de rentabilidad,
propiciando la capacitacin en materia de calidad y competitividad, entre
otras, estableciendo como su tercer eje rector el reactivar la economa,
atraer inversiones y generar empleo buscando que el crecimiento de la
economa popular veracruzana se articule con la economa moderna, a
travs del desarrollo de programas que ayuden en la organizacin y
capacitacin hacia la productividad y la competitividad.

En el Programa Veracruzano de Desarrollo Econmico 1999-2004 se
seal como poltica de fomento impulsar la competitividad industrial
para mejorar la productividad y los esquemas de calidad de las
empresas veracruzanas, que incremente sus oportunidades en los
mercados nacional e internacional y logre la integracin de las cadenas
productivas en el Estado.

En este sentido el 23 de agosto de 2001 se public el Decreto por el que
se crea el Instituto Veracruzano para la Calidad y la Competitividad,
como Organismo Pblico Descentralizado, con personalidad jurdica y
patrimonio propios.

El Instituto ha fortalecido su presencia con la publicacin del Plan
Veracruzano de Desarrollo Econmico 2005-2010 que establece como
su Quinto Criterio Bsico: Eficiencia y calidad, as como productividad y
competitividad en todas las actividades pblicas y privadas, de
conformidad con lo previsto en el Programa de Reingeniera del
Gobierno, que en su Captulo XIII establece Promover la gestin de
calidad en la administracin pblica y Alcanzar certificaciones de
calidad en los procesos administrativos del gobierno.

El IVECAD continuar impulsando el desarrollo de las organizaciones
pblicas, privadas y sociales del Estado de Veracruz y de las personas
que las integran, a travs de la coordinacin estratgica de las acciones
que fomenten su calidad, productividad y competitividad.

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MARCO JURDICO

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MARCO JURDICO

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de
Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado.
Ley de Planeacin del Estado de Veracruz-Llave.
Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010 Cap. IV Fraccin IV.I.I.
Programa Sectorial de Desarrollo Econmico 2005-2010 Fraccin 9.25.
Decreto por el que se crea el Instituto Veracruzano para la Calidad y la
Competitividad.
Reglamento Interior del Instituto Veracruzano para la Calidad y la
Competitividad.

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ATRIBUCIONES

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ATRIBUCIONES

De acuerdo al Decreto de Creacin del Instituto Veracruzano para la
Calidad y la Competitividad, en su Artculo 3 se mencionan las
siguientes atribuciones genricas:

I. Promover la cultura de calidad y competitividad en el Estado;
II. Contribuir al desarrollo de las organizaciones pblicas, privadas y
sociales del Estado de Veracruz y de las personas que lo
integran, a travs de la coordinacin estratgica de todas las
acciones que fomenten la participacin, educacin, orientacin,
comunicacin y reconocimiento de la calidad, la productividad y la
competitividad;
III. Desarrollar y divulgar nuevas tcnicas, teoras, modelos y
procesos de mejora en ediciones, textos, videos, audios y medios
electrnicos virtuales por medio de redes;
IV. Establecer y difundir mecanismos de reconocimiento individuales
o grupales para quienes mejoren sus niveles de aseguramiento
de calidad, productividad, competitividad, calidad de vida o
calidad total;
V. Facilitar a las empresas veracruzanas pblicas, privadas,
educativas, de salud y sociales, los elementos necesarios para
competir con xito ante la apertura comercial;
VI. Llevar a cabo por cuenta propia y de terceros, estudios de
capacitacin, educacin, entrenamiento e investigaciones
tecnolgicas que permitan que personas, empresas u
organizaciones, mejoren continuamente la calidad de su vida; de
sus productos y servicios, de sus procesos de trabajo; su
productividad y competitividad, atendiendo las condiciones
culturales, econmicas polticas y sociales de cada grupo;
VII. Establecer y otorgar incentivos relacionados con la calidad y
competitividad a los diversos sectores de la sociedad;
VIII. Otorgar anualmente, a travs del Consejo Directivo, el Premio
Veracruzano de Calidad en diferentes categoras;
IX. Conocer y aprobar el Sistema de Aseguramiento de la Calidad y
la Competitividad para el Estado de Veracruz;
X. Aprobar las Reglas de Operacin del Premio Veracruzano de
Calidad;

- 12 -
XI. Adquirir, arrendar, enajenar y mantener el equipo necesario para
lograr sus objetivos, as como la contratacin de servicios para
estos fines, de acuerdo a las disposiciones aplicables en la
materia;
XII. Establecer y operar programas y actividades dirigidas a los
distintos sectores productivos de la poblacin, que incidan en el
incremento de la calidad, la productividad y la competitividad del
aparato productivo del Estado;
XIII. Realizar las investigaciones necesarias para obtener diagnsticos
que permitan disear los ms adecuados sistemas para aplicar
estrategias, planes, programas, polticas y acciones definidas para
elevar el nivel de calidad y productividad;
XIV. Disear e impartir programas de capacitacin, actualizacin y
desarrollo que contribuyan al mejoramiento continuo y a la
competitividad de los diversos sectores de la sociedad;
XV. Editar, conservar y publicar, de acuerdo a la normatividad
correspondiente, bibliografas, documentos y guas tcnicas
relacionados con la calidad, la competitividad y la productividad,
con el propsito de ofrecer un acervo de informacin actualizada
para proporcionar a las organizaciones modelos para el desarrollo
de sistemas de calidad y competitividad;
XVI. Disear y difundir campaas publicitarias que fomenten la cultura
de calidad, productividad y competitividad en las personas, en las
familias y las organizaciones; y
XVII. Todas aquellas que le encomienden el Titular del Poder Ejecutivo
Estatal y los ordenamientos legales aplicables.








- 13 -






ESTRUCTURA ORGNICA

- 14 -


- 15 -

- 16 -





- 17 -








SIMBOLOGA

- 18 -

Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operacin
Representa la ejecucin de una actividad operativa o
acciones a realizar con excepcin de decisiones o
alternativas.
Decisin y/o alternativa
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles
varios caminos o alternativas (preguntas o verificacin
de condiciones).
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice,
reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales
pueden identificarse anotando en el interior del smbolo
la clave o nombre correspondiente; as como el nmero
de copias.
Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma
permanente. Se usa generalmente combinado con el
smbolo Documento y se le pueden agregar en su
interior las siguientes instrucciones:
A Alfabtico
N Numrico
C Cronolgico
Archivo Provisional
Indica que el documento se guarda en forma eventual o
provisional. Se rige por las mismas condiciones del
archivo permanente.
Conector
Representa una conexin o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de pgina
Representa una conexin o enlace con otra hoja
diferente, en la que contina el diagrama de flujo.
Direccin de flujo o Lneas de unin
Conecta los smbolos sealando el orden en que deben
realizarse las distintas operaciones.

Preparacin o Conector de procedimiento

- 19 -
Indica conexin del procedimiento con otro que se
realiza de principio a fin para poder continuar con el
descrito.
Pasa el tiempo
Representa una interrupcin del proceso.

Sistema Informtico
Indica el uso de un sistema informtico en el
procedimiento.
Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere
o salga del procedimiento
Aclaracin
Se utiliza para hacer una aclaracin correspondiente a
una actividad del procedimiento.
Disquete
Representa la accin de respaldar la informacin
generada en el procedimiento en una unidad magntica.
Direccin de flujo de actividades simultneas
Conecta los smbolos sealando el orden simultneo de
dos o ms actividades que se desarrollan en diferente
direccin de flujo.
Disco compacto
Representa la accin de respaldar la informacin
generada en el procedimiento en una unidad de lectura
ptica.
Objeto
Es la representacin grfica de un objeto tangible
descrito dentro del procedimiento.



- 20 -








DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
Y
DIAGRAMAS DE FLUJO

- 21 -

Procedimiento
Nombre: Recepcin y revisin de facturas
Objetivo: Verificar que las facturas contengan los datos fiscales y
cuenten con la documentacin e informacin soporte

Frecuencia:

Eventual
Normas
La recepcin y revisin de facturas es responsabilidad de la Unidad
Administrativa y se realizarn con base en los Principios de Contabilidad
Gubernamental Generalmente Aceptados y en apego a los
Lineamientos Generales y Especficos de Disciplina. Control y
Austeridad Eficaz que emita la Secretara de Finanzas y Planeacin
para el ejercicio fiscal.

El registro de las operaciones contables se deber realizar de
conformidad con el Catlogo General de Cuentas establecido por la
Secretara de Finanzas y Planeacin.
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 22 -

rea Actividad Descripcin
Departamento
Administrativo






















1


2


3



4



5



6


7


El proveedor presenta factura al
responsable administrativo.

El responsable administrativo recibe y
verifica la factura.

Si la factura no est debidamente
requisitada, el responsable administrativo
se la regresa al proveedor para su
correccin.

Si la factura est elaborada debidamente,
el responsable administrativo elabora
contra-recibo en original y copia.

El responsable administrativo entrega
original del contra-recibo al proveedor,
para el posterior cobro de su factura.

El responsable administrativo anexa copia
de contra-recibo y archiva factura para su
pago.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

- 23 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Recepcin y revisin de facturas


INICIO
FIN
PROVEEDOR
PRESENTA
FACTURA
ES
CORRECTA LA
FACTURA?
DEVOLVER
FACTURA AL
PROVEEDOR
ELABORA
CONTRARECIBO
ARCHIVA
FACTURA PARA
SU PAGO
SI
NO
2
3
1
4

RECEPCION Y
VERIFICACION DE
FACTURA

PROVEEDOR RECIBE
CONTRARECIBO
ANEXA
CONTRARECIBO Y
5
6

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 24 -

Procedimiento
Nombre: Ministracin y comprobacin de viticos
Objetivo: Ministrar oportunamente los viticos y comprobar con
transparencia los gastos realizados en comisin oficial.

Frecuencia: Eventual
Normas
La ministracin y comprobacin de viticos es responsabilidad de la
Unidad Administrativa y se realizarn con base a los Lineamientos
Generales y Especficos de Disciplina. Control y Austeridad Eficaz que
emita la Secretara de Finanzas y Planeacin para el ejercicio fiscal.

El empleado que es comisionado recibe oficio de comisin y viticos
hasta por la cuota que indique la tarifa establecida. Al final de la
comisin, presenta un informe por escrito con su firma y la del servidor
pblico que autoriz la comisin; la comprobacin de los viticos la
realiza el comisionado mediante recibos, facturas o documentos que
renan los requisitos fiscales; la comprobacin de viticos incluye el
desglose de gastos.

El registro de las operaciones contables se deber realizar de
conformidad con el Catlogo General de Cuentas establecido por la
Secretara de Finanzas y Planeacin.
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 25 -

rea Actividad Descripcin

Departamento
Administrativo


































Departamento

1



2






3




4


5



6



7








8

El Responsable del rea autoriza los das
necesarios para el cumplimiento de los
objetivos de la comisin.

El responsable administrativo, elabora
oficio de comisin y recaba firma de
autorizacin del Director General o
Responsable del rea y entrega oficio al
comisionado, quien informa el proyecto y la
actividad en la que se realizar la comisin
oficial.

El responsable administrativo, realiza
trmite de viticos, mediante la elaboracin
del formato de ministracin de viticos y
recaba firma del titular de la Direccin
General y asienta su firma.

El responsable administrativo ministra
viticos al comisionado.

Durante la comisin, el comisionado
recaba las facturas o recibos que renan
los requisitos fiscales.

El comisionado elabora el informe de su
comisin y recaba la firma del servidor
pblico que la autoriz.

El comisionado elabora el desglose de los
gastos y comprueba ante el responsable
administrativo los viticos recibidos en un
plazo no mayor de tres das, concluida la
comisin.




- 26 -
rea Actividad Descripcin
Administrativo


































9






El responsable administrativo recibe
comprobacin de gastos y verifica
documentacin comprobatoria

Fin del Procedimiento

- 27 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Ministracin y comprobacin de viticos


INICIO
FIN
COMISIONADO
RECABA
SI
2
3
4
MINISTRA
VIATICOS
PARA
COMPRUEBA
GASTOS
ANTE
ADMVO
7
5
ELABORA
OFICIO Y RECABA
FIRMA DE AUTORIZACION
ENTREGA OFICIO AL
COMISIONADO
SE REALIZA
TRAMITE DE
VIATICOS
COMPROBANTES
DE GASTOS
SE AUTORIZA
COMISION
COMISIONADO
ELABORA
COMISION
6
INFORME DE
10
ADMVO.
COMPRUEBA
GASTOS
A COMISIONADO
8
ADMVO.
RECIBE
COMPROBACION
DE GASTOS
9
ADMVO.
REGRESA
COMPROBACION
DE GASTOS
NO
PARA
CORRECCION
SI
SI
1

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 28 -

Procedimiento
Nombre: Ministracin y comprobacin de pasajes nacionales
Objetivo: Ministrar oportunamente los viticos y comprobar con
transparencia los gastos realizados en comisin oficial.
Frecuencia: Eventual
Normas

La fortaleza principal del Premio Veracruzano de Calidad, es el selecto
grupo de La ministracin y comprobacin de viticos es responsabilidad
de la Unidad Administrativa y se realizarn con base a los Lineamientos
Generales y Especficos de Disciplina. Control y Austeridad Eficaz que
emita la Secretara de Finanzas y Planeacin para el ejercicio fiscal.

El empleado que es comisionado recibe oficio de comisin y viticos
hasta por la cuota que indique la tarifa establecida. Al final de la
comisin, presenta un informe por escrito con su firma y la del servidor
pblico que autoriz la comisin; la comprobacin de los viticos la
realiza el comisionado mediante recibos, facturas o documentos que
renan los requisitos fiscales; la comprobacin de viticos incluye el
desglose de gastos.

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 29 -

rea Actividad Descripcin
Departamento
Administrativo





























1


2


3




4




5



6




7



8




9
El comisionado solicita al responsable
administrativo el trmite de pasajes.

El responsable administrativo realiza
trmite de pasajes.

El responsable administrativo entrega
boletos o su importe equivalente al
comisionado Durante la comisin, el
comisionado recaba las facturas o recibos
que renan los requisitos fiscales.

El comisionado elabora el desglose de los
gastos y comprueba ante el responsable
administrativo los pasajes recibidos en un
plazo no mayor a cinco das concluida la
comisin.

El responsable administrativo recibe
comprobacin de gastos y verifica
documentacin comprobatoria.

Si la documentacin comprobatoria no
cumple con la normatividad, el responsable
administrativo regresa comprobantes al
comisionado para su correccin.

Si la documentacin comprobatoria cumple
con la normatividad, el responsable
administrativo comprueba los gastos por
conceptos de pasajes.

El responsable administrativo elabora
recibo y especificacin de gasto y recaba
firma del comisionado, del Director General
y asienta su firma y archiva fotocopia de
comprobacin.


- 30 -
rea Actividad Descripcin
Fin del Procedimiento

- 31 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Ministracin y comprobacin de pasajes nacionales


INICIO
FIN
COMISIONADO
SOLICITA
PASAJES
ARCHIVA
COMPROBACION
1
2
3
COMPRUEBA
GASTOS
5
SE REALIZA
TRAMITE DE
PASAJES
ADMVO. ENTREGA AL
COMISIONADO
BOLETOS O IMPORTE
COMISIONADO
8
ADMVO.
COMPRUEBA
GASTOS
6
ADMVO.
RECIBE
COMPROBACION
DE GASTOS
ADMVO.
REGRESA
COMPROBACION
DE GASTOS
NO
PARA
CORRECCION
SI
SI
7
COMISIONADO RECABA
COMPROBANTES DE
GASTOS
4
9

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin Formacin Direccin

- 32 -
Septiembre
2009
Septiembre
2009
de Gestin
de la
Calidad
para la
Competitividad
General

- 33 -

Procedimiento
Nombre: Informe de Ingresos
Objetivo: Registrar los ingresos del IVECAD por concepto de
derechos y productos.
Frecuencia: Mensual
Normas

Las reas de Formacin para la Competitividad y Promocin de Gestin
de la Calidad envan al responsable de administracin, el reporte
mensual de ingresos del rea que corresponde (cuando aplique).

El responsable de administracin verifica y concilia la informacin
recibida y elabora el informe de ingresos, recaba firma del Director
General, la propia y registra en el reporte y conserva los documentos
soporte.
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 34 -

rea Actividad Descripcin

Departamento
Administrativo





1



2


3



4



5




Los responsables de las reas elaboran y
envan al responsable de administracin el
reporte mensual de ingresos.

El responsable administrativo verifica los
reportes de ingresos mensuales.

El responsable administrativo elabora el
informe de ingresos mensual de la oficina y
recaba firma del Titular y de l mismo.

El responsable de administracin enva
conserva el informe mensual en original
debidamente llenado.

Fin del Procedimiento.


- 35 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Informe de Ingresos


INICIO
FIN
ADMINISTRACION
VERIFICA REPORTE
ELABORAR
INFORME DE
INGRESOS Y
GUARDA INFORME
Y
RESPALDO
2
3
4
ENVIAN A ADMINISTRACION
REPORTE MENSUAL
1
LAS REAS
DE INGRESOS
DE INGRESOS
RECABA FIRMAS

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 36 -

Procedimiento
Nombre: Ingreso de personal de nivel operativo
Objetivo: Lograr que todos los puestos operativos, sean ocupados
por personal con el perfil necesario.

Frecuencia:

Eventual
Normas
El Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece como su quinto
criterio bsico eficiencia y calidad, as como productividad y
competitividad en todas las actividades pblicas y privadas.

El Modelo Veracruzano para la Competitividad seala el establecimiento
de un sistema de competencias que determine los requisitos mnimos en
cuanto a conocimientos, habilidades, actitudes y experiencias
apropiadas para el logro de los propsitos de la organizacin.
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 37 -

rea Actividad Descripcin
Departamento
administrativo


































Departamento
administrativo
1



2


3


4


5


6



7




8


9


10




11

Al generarse vacante de una plaza
operativa, el responsable administrativo
proporcionar al interesado la relacin de
documentos a entregar.

El responsable administrativo identifica el
tipo de plaza operativa

Gestiona la justificacin y autorizacin para
ocupar la vacante de confianza

Solicita la emisin de dictamen al Director
General

El candidato entrega la documentacin
requerida al responsable administrativo

El responsable administrativo regresa al
interesado para su correccin o adicin la
documentacin presentada

Si la documentacin est debidamente
requisitada, el responsable administrativo
realiza la toma de filiacin (en caso de ser
necesario) e integra el expediente

El responsable administrativo recibe
dictamen o notificacin para ocupar la
plaza

Si al candidato para ocupar la plaza no es
autorizado, se le reintegra su
documentacin

Si al candidato le favorece el dictamen
para ocupar la plaza, el responsable
administrativo requisita la cdula nica de
movimiento de personal

- 38 -
rea Actividad Descripcin





12



13



14


15




Si se autoriza la ocupacin de la plaza, el
responsable administrativo requisita el
formato de ingreso del candidato

El responsable administrativo resguarda la
documentacin de la plaza debidamente
llenada para su trmite de registro y pago

El responsable administrativo revisa
documentacin debidamente integrada,
para trmites antes otras instancias,
registro y pago

El responsable administrativo archiva copia
de los documentos generados

Fin del Procedimiento

- 39 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Ingreso de personal de nivel operativo

DAM-RH-01
INICIO
FIN

PROPORCIONAR
RELACION DE
DOCUMENTOS
SOLICITA
DICTAMEN
ESCALAFONA-
RIO.
1
5
2
4
IDENTIFICA
PLAZA


PLAZA
DE BASE
NO
SI
RECIBE
DOCUMENTOS
6
CORRECTO?
7
RECIBE
DICTAMEN O
NOTIFICACION
8
TOMA DE
FILIACION
INTEGRA
EXPEDIENTE

REGRESA
DOCUMENTOS
NO
SI
SOLICITA
JUSTIFICACION
Y AUTORIZACION


DICTAMEN O
AUTORIZACION
FAVORABLE
ENTREGA
DOCUMENTOS
PERSONAL
DE CONFIANZA?
REQUISITA
Cdula Y
FIRMA
FIRMA
INTERESADO
VERIFICA
LLENADO.

ARCHIVA
REMITE
DOCUMENTOS
A ARCHIVO
SI
SI
NO
NO
3
9
10
12
11
13
14

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 40 -

Procedimiento
Nombre: Informe de asistencia y puntualidad
Objetivo: Llevar un control eficiente de asistencia y puntualidad
para pagos de sueldos y remuneraciones.

Frecuencia:

Mensual
Normas
El personal operativo debe cumplir con el horario establecido en las
condiciones generales del trabajo, teniendo para ello que checar su hora
de entrada y salida, asimismo en este sistema se capturan las
incapacidades, vacaciones, das econmicos, comisiones, permisos,
licencias con o sin goce de sueldo.
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 41 -

rea Actividad Descripcin
Departamento
Administrativo





1




2




3



4



5



El empleado con nivel de operativo debe
registrar su entrada y salida de labores en
el control establecido por el Jefe del
Departamento Administrativo

El Jefe del Departamento Administrativo
debe capturar diariamente las
justificaciones presentadas por el personal
(das econmicos, licencias mdicas,
comisiones, etc.)

El Jefe del Departamento Administrativo al
finalizar el mes debe enviar el informe
generado al Director General para su
anlisis

El Jefe del Departamento Administrativo
debe integrar el oficio y reporte en el
expediente de asistencia y puntualidad

Fin del Procedimiento

- 42 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Informe de asistencia y puntualidad


INICIO
FIN
REGISTRAR
ENTRADA O
SALIDA
CAPTURAR
JUSTIFICACIONES
1
2
ENVIAR
INFORME
ANEXAR
EXPEDIENTE
3
4

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 43 -


Procedimiento
Nombre: Nminas ordinarias y extraordinarias
Objetivo: Llevar el control de pagos a los trabajadores, que sea
justa y equitativamente compensado mediante sistemas
de remuneracin de acuerdo con el tabulador general de
sueldos en tiempo y forma establecidos por el Consejo
Directivo.

Frecuencia:

Quincenal
Normas

Tener un control de los sueldos y remuneraciones que se dan a los
trabajadores, de acuerdo a los acuerdos del Consejo Directivo y la
Normatividad aplicable.
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 44 -

rea Actividad Descripcin
Departamento
administrativo











1



2



3


4


5





El Jefe del Departamento administrativo
recibe las nminas ordinarias o
extraordinarias, segn el caso

El Jefe del Departamento administrativo
recaba las firmas en nmina y taln
comprobatorio a los beneficiarios

El Jefe del Departamento administrativo
elabora oficio dirigido a la Direccin
General

El Jefe del Departamento administrativo
debe archivar la documentacin en los
expedientes

Fin del Procedimiento

- 45 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Nminas ordinarias y extraordinarias


INICIO
FIN
RECIBIR
NOMINAS
1
3
2
ARCHIVAR EN
EXPEDIENTES
4
5
ELABORAR
OFICIO A
DIRECCIN.
ENTREGAR
COMPROBANTE

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 46 -

Procedimiento
Nombre: Altas, modificaciones y bajas al IMSS
Objetivo: Realizar oportunamente los trmites para que el
empleado pueda disponer de los servicios que presta el
IMSS.

Frecuencia:

Eventual
Normas
En base a las condiciones generales de trabajo, las relaciones laborales
se regirn por la Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 47 -

rea Actividad Descripcin
Departamento
administrativo








1





2


3




4


5


6



7



El Jefe del Departamento Administrativo
realiza el llenado de la forma que
corresponda al movimiento: alta (por nuevo
ingreso), baja (por renuncia o defuncin) y
modificacin (cambio en las percepciones).

El Jefe del Departamento Administrativo
recaba las firmas correspondientes.

El personal autorizado por el Jefe del
Departamento Administrativo presenta la
forma correspondiente en las oficinas
administrativas del IMSS.

Las oficinas administrativas del IMSS,
entregan dos copias selladas con acuse de
recibo.

El Jefe del Departamento Administrativo
entrega al beneficiario su copia sellada.

El Jefe del Departamento Administrativo
debe archivar la copia restante en el
expediente correspondiente

Fin del Procedimiento

- 48 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Altas, modificaciones y bajas al IMSS


INICIO
FIN
LLENAR
FORMATO
IMSS
RECABAR
FIRMAS
IMSS SELLA
CON ACUSE
ENTREGAR AL
BENEFICIARIO
COPIA
1
4
2
3
ARCHIVAR EN
EXPEDIENTE
PRESENTAR
FORMATO AL
IMSS
5 6
DE RECIBIDO

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 49 -

Procedimiento
Nombre: Suministro de material de oficina
Objetivo: Proporcionar en forma y tiempo el material y equipo
necesario para la operacin de las reas del IVECAD.

Frecuencia:

Eventual
Normas
Se analizan los requerimientos de papelera de las reas en el
transcurso del mes, se obtienen las necesidades reales mensuales para
tener un stock de almacn.
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 50 -

rea Actividad Descripcin
Departamento
Administrativo




























1




2




3



4


El Jefe del Departamento Administrativo
programa los suministros de material de
oficina, de acuerdo a las necesidades de
las reas que integran al IVECAD

El Jefe del Departamento Administrativo
realiza los suministros de acuerdo a lo
programado en su presupuesto autorizado,
y a las necesidades de las reas

El Jefe del Departamento Administrativo
debe llevar un control de las entradas y
salidas del material de oficina en el control
de almacn.

Fin del Procedimiento.


- 51 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Suministro de material de oficina


INICIO
PROGRAMAR
SUMINISTROS DE
MATERIAL DE
OFICINA
REALIZAR
SUMINISTROS DE

COMPRAS DE
MATERIAL DE
OFICINA
CONTROL DE
MATERIAL DE
OFICINA
FIN
3
1
2

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 52 -

Procedimiento
Nombre: Relacin de inventarios actuales
Objetivo: Contar con un banco de datos de bienes muebles en su
registro, asignacin, resguardo y baja actualizado.

Frecuencia:

Eventual
Normas
Se actualiza el inventario en los siguientes casos:

- Por altas o bajas de personal.
- Cambio de resguardatario.
- Baja por destino final (enajenacin, donacin, traspasos, etc.).
- Altas de bienes muebles (donacin, comodato, etc.).
- Por normatividad, cada seis meses.
Toda actualizacin debe reportarse a la DGRMSG y, previamente, en su
caso, generar el vale de resguardo correspondiente y requerir la firma
del empleado.
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 53 -

rea Actividad Descripcin
Departamento
Administrativo


























1




2





3






4



5




6


7



El Jefe del Departamento Administrativo
identifica los cambios operados en la
ubicacin de los bienes muebles
existentes, as como los cambios de
personal en la Oficina

Si no ha habido cambios de personal y si
los bienes muebles de la oficina no han
sufrido alguna modificacin, el responsable
administrativo enva a impresin cada seis
meses el vale de resguardo

Si los bienes muebles de la oficina han
sufrido alguna modificacin, el responsable
administrativo realiza la actualizacin de
datos de inmediato, pudiendo ser: altas,
bajas, traspasos, donaciones, cambio de
ubicacin fsica o de resguardatario

Una vez capturados los cambios, el Jefe
del Departamento Administrativo enva a
impresin el vale de resguardo

El Jefe del Departamento Administrativo
recaba la firma del resguardatario,
entregndole una copia y archivar el
original en el expediente correspondiente

El Jefe del Departamento Administrativo
enva las bases de datos al Archivo

Fin del Procedimiento

- 54 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Relacin de inventarios actuales

DAM-RM-02 INICIO
IDENTIFICAR
CAMBIOS DE
MUEBLES
SUFRIERON
MODIFICACION
IMPRIMIR VALE
DE RESGUARDO
CADA SEIS
MESES
ACTUALIZAR
DATOS EN
SOCRI
IMPRIMIR VALE
DE RESGUARDO
RECABAR
FIRMA Y
ARCHIVAR
ENVIAR BASE
DE DATOS AL
AREA
NORMATIVA
FIN
1
5
2
3
4
6
SI
NO

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 55 -

Procedimiento
Nombre: Bitcora e informe de vehculos oficiales
Objetivo: Llevar un control del mantenimiento preventivo del
vehculo oficial.

Frecuencia:

Semanal
Normas
Se lleva la bitcora del kilometraje recorrido, el uso que se le da a la
unidad, quin la tiene a su cargo, y mediante la bitcora se programan
los mantenimientos preventivos de la unidad.
Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 56 -

rea Actividad Descripcin
Departamento
Administrativo


























1




2




3


4



El Jefe del Departamento Administrativo
elabora una bitcora por cada uno de los
vehculos oficiales que estn asignados al
IVECAD, para llevar el control del
kilometraje

El Jefe del Departamento Administrativo
lleva un reporte para el mantenimiento
preventivo y correctivo de los vehculos
oficiales, asignados al IVECAD

El Jefe del Departamento Administrativo
archiva el registro de control de uso del
vehculo

Fin del Procedimiento

- 57 -

Diagrama de Flujo
Nombre del
Procedimiento
Bitcora e informe de vehculos oficiales


INICIO
ELABORAR
BITACORA DE
VEHICULOS
REPORTE DE
MANTENIMIENTO
DE VEHICULOS
ARCHIVA
REGISTRO DE
VEHICULOS
FIN
2
3
1

Fecha Elabor Revis Autoriz
Elaboracin Autorizacin
Promocin
de Gestin
de la
Calidad
Formacin
para la
Competitividad
Direccin
General
Septiembre
2009
Septiembre
2009

- 58 -












DIRECTORIO

- 59 -
DIRECTORIO


Director General
Dr. Ren lvarez Montero

Consultor de Promocin de Gestin de la Calidad
M.A. Carlos Alfonso Espinosa Armida

Consultor de Formacin para la Competitividad
Mtro. Marco Antonio Vega estrada

Jefe de la Unidad Administrativa
L.C. Guadalupe Amador Landa

Analista
L.A.E. Carlos Alberto Santiago Carren

Analista
L.A.N.I. Sugey Celeste Castillo Pegueros

Analista
Sr. Alberto Eliud Cobos Rodrguez

Analista
Sr. Nino Navarro Campos

Secretara Ejecutiva
T.H.E. Vernica Flores Arcos



- 60 -









FIRMAS DE
AUTORIZACIN

- 61 -
FIRMAS DE AUTORIZACIN



Autoriz



___________________________
Dr. Ren lvarez Montero
Director General


Revis



___________________________
Mtro. Marco Antonio Vega Estrada
Consultor de Formacin para la Competitividad



Elabor



___________________________
M.A. Carlos Alfonso Espinosa Armida
Consultor de Promocin de Gestin de la Calidad