Curso Optimizacin de Procesos

Mdulo A: Que es un Proceso Productivo?

A modo de resumen, un proceso productivo es una planificacin de un conjunto de
elementos que permite la realizacin de un producto o servicio. Hay varios caminos que
pueden tomarse para la realizacin de un proceso productivo.
Elementos de un Proceso
Un proceso productivo tiene ciertos elementos fundamentales para funcionar bien:
Capital.
Mano de bra.
Materia !rima.
Medio Ambiente.
M"todo de trabajo.
Medicin.
Mana#in#$Administracin.
Cmo se puede Graficar un Proceso.
!ara #raficar un proceso debemos tener en cuenta tres fases fundamentales:
.! Entrada: Aprovisionamiento de Materias Primas y Auxiliares.
".! Proceso Productivo: Manipulacin y medios de produccin.
#.! $alidas: Resultado de un producto o servicio.
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Cmo medir las fases de un Proceso.
%l t"rmino &'ndicador( se refiere a datos esencialmente cuantitativos, que nos permite
saber cmo se encuentran las cosas en relacin con al#)n aspecto de la realidad que nos
interesa conocer. *i usted no mide su proceso, no va a saber si anda bien o mal.
Cu%l es la importancia de los indicadores?
!ermite medir cambios en esa condicin o situacin a trav"s del tiempo.
+acilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.
*on instrumentos muy importantes para evaluar y dar sur#imiento al proceso de
desarrollo.
*on instrumentos valiosos para orientarnos de cmo se pueden alcanzar mejores
resultados en proyectos de desarrollo
Cmo construir &uenos indicadores?
Al#unos criterios para la construccin de buenos indicadores son:
Mensura&ilidad: capacidad de medir lo que se pretende conocer.
An%lisis: Capacidad para captar aspectos cualitativos o cuantitativos de las
realidades que pretende medir.
!ara construir indicadores se puede #uiar respondiendo las si#uientes pre#untas:
,-u" se quiere medir. %s tener claridad de lo que se pretende abordar.
,A qu" nivel de profundidad se quiere lle#ar. !ermite determinar la cantidad de
indicadores o el nivel de correlacin entre "stos, al que se quiere lle#ar.
,Con qu" informacin se cuenta. %stablece los l/mites o posibilidades de
construccin de indicadores. 0o se construyen indicadores de los que no se
obtendr1n resultados.
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,2e dnde se obtendr1 la informacin. %s un punto clave, pues la confiabilidad
de la informacin y la rapidez con que se obten#a la misma, son factores que
tienen injerencia en el momento de 3acer el an1lisis. *i la informacin no es
confiable o no se puede tener a tiempo es al#o que retrasa el ejercicio de la
auditor/a.
'enta(as de los )ndicadores
%l uso de indicadores es una #ran ayuda, porque permite:
btener informacin r1pida del desempe4o o evolucin de actividades
correlacionadas.
!ermite 3acer comparaciones entre los distintos per/odos.
!ermite 3acer estimaciones bas1ndose en informacin 3istrica y la evolucin del
indicador.
%s f1cil de visualizar, ya sea en su presentacin num"rica o #r1fica, con un
vistazo se puede observar el comportamiento de lo medido.
*eneficios de conocer los Procesos
*i bien es cierto que la mayor/a de las !ymes fracasan por los altos costos de
financiamiento, tambi"n se a#re#an a "stas: las faltas de controles, as/ como tambi"n la
ne#li#encia, falta de e5periencia y preparacin de fundadores o personas
emprendedoras en cuanto a la administracin se refiere. %s decir, las personas
empresarias centran sus esfuerzos en actividades tales como ventas y comercializacin,
pero tambi"n descuidan y van dejando a un lado los procesos de la empresa.
6os beneficios que se pueden obtener como resultado de aplicar los procesos de
ase#uramiento de calidad son muc3os y variados, al#unos de ellos son:
7. *e detectan problemas r1pidamente: %s posible identificar problemas en
tempranas etapas del desarrollo de productos, ayudando a corre#irlos
inmediatamente y poder avanzar con m1s rapidez.
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8. *e crean y se si#uen est1ndares de trabajo. Con apoyo del proceso de
ase#uramiento de calidad, se pueden establecer est1ndares tan diversos como
son los de codificacin o de documentacin, los cuales apoyan a uniformar y
consolidar el proceso de desarrollo.
9. *e verifica que los objetivos individuales, vayan acorde con los objetivos de la
or#anizacin.
4. *e evita incurrir en costos innecesarios. 6a pr1ctica de procesos de
ase#uramiento de calidad lleva a las or#anizaciones a evitar costos no deseados
como pueden ser todos aquellos ocasionados por mantenimiento correctivo.
Mdulo *: Optimizacin de Procesos
%5isten tres criterios com)nmente utilizados en la evaluacin del desempe4o de un
sistema, los cu1les est1n muy relacionados con la calidad y la productividad:
Eficiencia+ Eficacia e )nnovacin.
Cmo )dentificar pro&lemas en ,uestros Procesos
Cmo sur-e un pro&lema?. !uede sur#ir de una solicitud, es decir, de un deseo
de cambio de la #ente. %sta solicitud puede ser tanto interna como e5terna, ya
sea de la clientela o bien de los trabajadores$as.
!uede sur#ir de la identificacin de una carencia o inco3erencia en la
informacin disponible.
!uede sur#ir de la identificacin de una situacin potencial, es decir de una
oportunidad.
!uede sur#ir de la e5periencia sensible de un observador o actor inmerso en una
realidad determinada, siendo "sta la principal fuente de identificacin de
problemas.
Proceso Productivo . Cadena Productiva. 6a mejor forma de identificar
problemas es mediante la observacin cr/tica y anal/tica de la vida cotidiana. %l
saber identificar los procesos involucrados en una operacin nos puede ayudar
muc3o en situaciones especiales en las que ciertas operaciones cone5iones
ten#an sean causantes de problemas.
Criterios de Medicin. %stablecer los criterios de medicin, tanto de la
actuacin real, como de lo deseado, pasa por la fijacin de cuales son los
objetivos de cada proceso y cuantificarlos y por determinar las 1reas criticas de
la actividad relacionada con las acciones para la consecucin de los objetivos.
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C%lculo de Mano de O&ra necesaria. *irve para descubrir la cantidad de
personas necesarias para la realizacin de determinadas tareas productivas. %s
posible 3acer este c1lculo por que cada :rabajador$a sabe:
Qu/ produce
Cu%nto
Cmo
Qui/n produce
Calendario de Productividad. Cada trabajador debe anotar en un documento la
cantidad producida y en cu1nto tiempo, lue#o ese documento debe quedar
formalizado y #uardado.
0esultados. :omando en cuenta todos los pasos previamente descritos, nos
damos cuenta que los procesos est1n correctos en la produccin.
Medidas Correctivas e )mpactos en ,uestros Procesos.
%n entornos turbulentos, adem1s de controlar y mejorar, es necesario innovar sin
importar el tama4o de los cambios ;peque4os o #randes<, pero con una clara visin del
porqu" y para qu" se 3acen las cosas.
Control de Gestin. Cada elemento ;:rabajador$a m1quinas, etc.< que conforma
un sistema tiene una funcin especifica bien definida y la obli#acin de cumplirla
y contribuir al correcto funcionamiento, y en definitiva, alcanzar el objetivo
determinado.
1imitante del Enfo2ue. 6a principal limitante de este enfoque, radica en que las
acciones correctivas se tomar1n una vez ocurrida la desviacin ;a posteriori<, por
el 3ec3o de no encontrarse previamente informados y preparados para evitar la
posible desviacin.
Errores m%s Comunes. !or lo #eneral se cometen errores como:
Comprar y pa#ar antes de tiempo.
0o tener claras las pol/ticas.
*e descuidan los inventarios y no se cuenta con sistemas de informacin.
*e produce sin pro#ramacin y se promete en la venta lo que no se puede
cumplir.
0e2uisitos para el Control de Gestin. Muc3as veces los cambios e5ternos
e5i#en cambios internos y se 3ace imprescindible conocer cmo y cu1ndo
cambiar. !ara lo#rarlo es necesario que el *istema de Control funcione de tal
forma que permita obtener la informacin necesaria y en el momento preciso.
1a Calidad en los Procesos
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2os de los principales factores que los consumidores$as toman en cuenta para decidir si
comprar o no un producto o servicio, son el precio y la calidad, pero es esta )ltima la
que realmente marca la diferencia.
%ste atributo se 3a convertido en un tema central de la produccin, ya que las personas
prefieren los art/culos y servicios que brinden mejor calidad.
Gestin de Calidad
6a =estin de Calidad supone:
>educir tiempos.
%liminar actividades innecesarias.
*eleccionar actividades para minimizar costos.
Compartir actividades para no duplicar.
>e#istrar los recursos de manera eficiente.
El Proceso Cmo Cadena de 'alor. %s la clientela quien establece las caracter/sticas
que debe tener un producto o servicio en lo que a calidad se refiere. As/ un proceso
tambi"n puede ser visto como una cadena de valor, por medio de su contribucin a la
creacin de un producto o a la entre#a de un servicio. Cada paso a4ade valor al paso
anterior, as/ 3asta el )ltimo paso del mismo. %l comportamiento real del proceso, esto
es, la calidad de la produccin y su eficacia productiva, dependen de la forma en que es
administrado y controlado para impedir que comience a #enerar productos no conformes
con las especificaciones.
Planeacin+ Pro-ramacin . Control.
%5isten causas de variacin in3erentes al proceso. %stas se traducen en una respuesta de
calidad consistente y predecible, aunque no necesariamente buena. %s decir, las causas
comunes sumadas o combinadas producen una baja que impide que se lo#ren
especificaciones requeridas, con la consecuente disminucin en los rendimientos de
ventas, y por lo tanto, financiero.
2ebido a lo anterior, debemos buscar frmulas y 3erramientas que nos ayuden a prever
los futuros inconvenientes. !ara esto se 3ace necesario incorporar la planeacin,
pro#ramacin y control.
Pro-ramacin la pro#ramacin es muc3o m1s inmediata y se realiza por periodos
que oscilan entre uno y tres meses se#)n el producto. %sta actividad es el
resultado de analizar la demanda del per/odo y coordinar las actividades para
cubrirla de manera ordenada bajo un crono#rama.
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Planeacin es el resultado del an1lisis de los objetivos de la semana$mes en
t"rminos de unidades o servicios para que por medio de un crono#rama se cumpla
con las metas, permite conocer que debe fabricar, cuantos servicios debe prestar
para cumplir las metas or#anizacionales.
7. !resupuesto de !roduccin, una buena planeacin se inicia con los presupuestos
de produccin mensuales.
2. Abastecimiento de Materias !rimas, el abastecimiento de materias primas ;donde
y$o quien nos proveer1<.
9. 'nstalacin de la !lanta, la capacidad de instalacin de la planta de trabajo, vale
decir, la or#anizacin e instalacin de maquinaria y 3erramientas de produccin.
?. >ecursos Humanos:
2etermina la capacitacin del personal.
>educir ;sin perder eficiencia< se#)n la estacionalidad ;fines de
semana, verano, invierno etc.<
+actores 3i#i"nicos ;sobre todo de empresa de alimentos
Horarios de lle#ada, salida, etc.
5. :ransporte, los tiempos de transporte o de entre#a se#)n las necesidades:
>educir la distancia
Mejorar el m"todo de ruteo.
Mejorar el equipo de transporte ;triciclo, carros de arrastre,
camioneta etc.<
Control es muc3o m1s racional y eficaz que la planeacin y pro#ramacin. 6o que
se pretende es tener una 3erramienta estad/stica centrada en la recoleccin,
tratamiento y an1lisis de informacin sobre el proceso a fin de que puedan
tomarse medidas en la produccin o eventualmente mejorarlo si fuera necesario,
para que "ste se mejore.
)MPO03A,3E esos datos son fundamentales para planear una produccin a futuro y
poder identificar las necesidades del personal, materiales o maquinaria en un
determinado espacio de tiempo. Al#unas empresas tienen niveles de planeacin tan bien
estructurados que pueden definir cu1ntos operarios$as trabajar1n en la planta en un
determinado mes se#)n la demanda, o determinar las compras de materia prima de
forma variable para disminuir costos por almacenamiento.
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