MS PROJECT LE PERMITIR:

Organizar la lista de actividades en una estructura jerrquica.

Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.
Obtener la grfica de red del proyecto.
Imprimir una gran variedad de informes
Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto: Si no
cumplimos con el tiempo necesario, hay daos lquidos, pero si se
presenta una excusa no habr cargos en contra.
Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cundo voy a
empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los
recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo).
Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya que el
responsable podr conocer cunto le afecta el proyecto en costos y
en das si ocurre un cambio de una actividad.



QUE ES MICROSOFT PROJECT?
Es una herramienta que permite
planear sistemticamente las
fases y tareas de un proyecto
Definiciones
Proyecto
Es simplemente un conjunto de actividades que se realizan segn
una programacin y que producen algn tipo de resultado. Es un
esfuerzo que se realiza en un periodo con el objetivo de crear un
producto u ofrecer un servicio.
El proyecto tendr un alcance que debe definirse antes de
comenzar el proyecto aunque puede variar a lo largo de la ejecucin
del proyecto.
Ejemplo: Cada edificio es nico, el proyecto se realiza por etapas,
aadiendo cada vez ms detalles

Ejercicio: Analizar las razones por las que disear un puente s es
un proyecto y pagar la nmina mensual de los empleados no lo es.
El alcance es el que marca los trabajos necesarios realizar para
dar por finalizado el proyecto.
El tiempo es parmetro fundamental antes de cargar se realiza una
planificacin con fecha de inicio y final del proyecto.
Gestin de Proyectos (GP): es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas para proyectar actividades
destinadas a satisfacer las necesidades y expectativas de los
beneficiarios de un proyecto


Esto supone buscar un equilibrio entre demandas contrapuestas en
- alcance, tiempo, costo y calidad.
- beneficiarios con diferentes necesidades y expectativas.
- Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no
identificados (expectativas).

Algunos proyectos son independientes, no tienen ninguna relacin
con otro trabajo que se lleva a cabo en una organizacin. Por otro
lado, algunos proyectos forman parte de iniciativas ms grandes,
como las fases, procesos, programas y carteras.
FASES
Los proyectos se pueden programar en fases para que puedan
administrarse juntos varios proyectos relacionados con el mismo
objetivo.
Ejemplo
Una organizacin benfica celebra una funcin anual para recaudar
fondos. Para administrar todos los proyectos asociados con la
funcin, los proyectos se agrupan en tres fases: planeacin, da del
evento y seguimiento. Cada fase contiene varios proyectos.




FASE PROYECTOS RESULTADOS
DE LA FASE

Planeacin
Reservar las instalaciones
Identificar a los oradores invitados y
organizar las tareas relacionadas
Invitar a los asistentes
Documento de plan
del evento
completado
Da del
evento
Preparar las instalaciones
Ayudar al orador invitado
Proporcionar servicios a los
asistentes
El evento transcurre
tal como se plane
Seguimiento
Encuestar a los asistentes
Compilar las notas de seguimiento
Documento de
anlisis al final del
proyecto completado
PROCESOS
Las actividades de dos proyectos diferentes pueden estar
relacionadas entre s para formar un proceso.
Ejemplo
Supongamos que tiene dos proyectos: uno contiene las actividades
necesarias para producir un sistema de vales para el centro de
llamadas, y el otro proyecto contiene las actividades necesarias
para contratar y entrenar al personal de soporte tcnico de un
centro de llamadas.



Proyecto 1 Proyecto 2
Actividades:
Desarrollar el
sistema de vales
Probar el sistema
de vales
Lanzar el sistema
de vales
Actividades:
Entrevistar al personal de soporte
tcnico
Contratar personal de soporte
tcnico
Entrenar al personal de soporte
tcnico
Resultado:
sistema de vales del centro
de llamadas
Resultado:
personal de soporte del centro de llamadas
El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forman
un proceso para establecer un centro de llamadas. El proceso tiene
como resultado un centro de llamadas completamente funcional.
PROGRAMAS
Es un grupo de proyectos que se administran juntos, para
aprovechar al mximo su estado interrelacionado y obtener
beneficios que no seran posibles si se gestionan individualmente.
- Muchos programas incluyen elementos de operaciones continuas.
- Tambin pueden incluir una serie de tareas repetitivas o cclicas.

Ejemplo
La compaa de construccin que est trabajando en una
subdivisin nueva administra cada casa de la subdivisin como un
proyecto independiente. Al agrupar los proyectos en un
programa para toda la subdivisin, la compaa puede ver
fcilmente el progreso de la subdivisin en su totalidad y






planear el aporte de recursos de terceros, como camiones de
cemento o paisajistas.
Subproyecto: es un componente de un proyecto, que resulta ms
fcil de gestionar. Es frecuente que se contrate a una empresa
externa o, dentro de la misma organizacin, a otra unidad funcional
diferente.

- Gestin de la Cartera de Proyectos (Project Portfolio
Management): Seleccin y soporte de proyectos o programas.

Fases y Ciclo de Vida de un proyecto
Cada proyecto suele descomponerse temporalmente en fases o
etapas. Con ello se busca:
Mejor control de la gestin,
Adecuados enlaces con las operaciones habituales de la
organizacin.
Cada fase supone la realizacin completa de uno o varios
entregables (informes)
entregable es un producto tangible y comprobable; por ejemplo,
un estudio de viabilidad, un diseo detallado o un prototipo.
La conclusin de una fase supone revisar el entregable y la
ejecucin del proyecto con el fin de determinar si el proyecto debe
continuar y detectar y corregir errores con un costo asumible.
o Ciclo de Vida de un Proyecto: define el comienzo, el final y las
fases de que consta un proyecto.
- Para cada fase se define:
- Su secuenciacin temporal respecto de las dems fases.
- El trabajo que debe realizarse (incluidos entregables), y los
participantes.

Ejercicio: Pensar un ejemplo de programa, proyecto y subproyecto
para un centro universitario.
CARTERAS
Algunos jefes de proyecto pueden usar carteras para emparejar
proyectos y programas con sus objetivos empresariales estratgicos
correspondientes.
Por ejemplo, una compaa de desarrollo de software ha
identificado tres objetivos empresariales estratgicos: "innovar en la
industria", "desarrollar software seguro " y "proporcionar soporte al
los proyectos y los programas actuales dentro de estas carteras
cliente de la mxima calidad". La organizacin configura carteras
para cada uno de estos objetivos (innovacin, seguridad y soporte
al cliente) y alinea
Cartera Proyectos y programas
Innovacin
Proyecto: anlisis competitivo
Programa: aprendizaje industrial
(incluye tres proyectos: "Identificar recursos
externos", "Entrenar a los administradores de
proyecto" y "Asistir a conferencias").
Seguridad
Proyecto: pruebas de seguridad
Programa: implementar el sistema de registro
basado en el servidor
(incluye dos proyectos: "Crear una granja de
servidores" y "Desarrollar el cdigo de registro").
Soporte al
cliente
Proyecto: implementar el sistema de vales del
centro de llamadas
Proyecto: contratar y entrenar al personal del
centro de llamadas
Programa: recursos en lnea para clientes
(incluye dos proyectos: "Crear una interfaz de
cliente para el sistema de vales" y "Desarrollar y
publicar recursos de aprendizaje electrnico").
El resultado: las entregas del proyecto
Los proyectos, las fases y los procesos producen algn tipo de
resultado, denominado entrega. Normalmente, una entrega es
algn tipo de elemento tangible, como un documento o un producto
completado. Las entregas pueden ser productos o bienes, pero
tambin pueden ser resultados o servicios. En la siguiente tabla, se
proporcionan algunos ejemplos de estos tipos de entrega.
Tipo de
entrega Descripcin Ejemplos
Producto Un elemento tangible que es
el resultado de un proyecto,
una fase o un proceso. Los
productos pueden ser
entregas independientes, o
bien, pueden ser un
componente de una entrega
Documento,
programa de
software, casa
mayor.
Resultado El resultado de un proyecto,
una fase o un proceso
completado.
Proceso de pruebas
de errores revisado,
nueva estructura
organizativa,
directrices para una
construccin
ecolgica
Servicio Resultado de un proyecto,
una fase o un proceso que
permite que una organizacin
realice una funcin
empresarial.
Centro de llamadas
totalmente
funcional, mesa con
personal en una
conferencia, servicio
de distribucin de
radio


Cmo se adapta Microsoft Project al sistema de administracin
de proyectos?
Recordando un "sistema" de administracin de proyectos hace
referencia al conjunto integrado de procesos, tcnicas,
metodologas y herramientas que se usan para programar
proyectos y realizar un seguimiento de ellos.
Con Microsoft Project 2010 se aplica este concepto. Los proyectos,
tambin denominados planes del proyecto, se guardan como
archivos separados dentro de Project 2010 y pueden agruparse en
iniciativas ms grandes, tales como fases, procesos, programas y
carteras.


USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTO
Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto:
Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay daos lquidos,
pero si se presenta una excusa no habr cargos en contra.
Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando
voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener
los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo).
Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya que el
responsable podr conocer cunto le afecta el proyecto en
costos y en das si ocurre un cambio de una actividad.

Procesos en la Gestin de Proyectos
Los proyectos estn compuestos de procesos
Un proceso es una serie de acciones que producen un resultado
Los procesos estn realizados por personas.
Hay dos categoras de procesos
Procesos de gestin de proyectos: relacionados con la
descripcin y la organizacin del trabajo del proyecto
Procesos orientados al producto: relacionados con especificar y
crear el producto del proyecto. (Varan segn el campo de
aplicacin)
Ejemplo: En Desarrollo del Software vienen definidos en ISO
12207+15504


Grupos de Procesos
Los procesos de la primera categora (de GP) pueden
organizarse en cinco grupos:
Iniciacin: reconocimiento de que un proyecto o una fase de un
proyecto deben comenzar; y compromiso de su puesta en marcha.

Planificacin: inventar y mantener un esquema de trabajo para
conseguir los objetivos del negocio que motivaron la realizacin del
proyecto.

Ejecucin: coordinar a las personas y dems recursos para la
puesta en marcha del plan del proyecto

Control: asegurar que los objetivos del proyecto estn
cumplindose, mediante la supervisin y medicin de los progresos
y tomando acciones correctivas cuando es necesario.

Finalizacin: aceptacin formal de los resultados de un proyecto o
fase y realizacin ordenada de su cierre

Los grupos estn enlazados por sus resultados: las salidas de uno
son las entradas de otros
Los grupos centrales (planificacin, ejecucin y control) son
iterativos



INTERFAZ PROJECT

La cinta de opciones sustituye los mens y barras de herramientas
como la ubicacin principal para encontrar las funcionalidades de
manera organizada y as ayudarle a realizar las tareas.
La ficha de Tareas le da acceso a los comandos asociados con
tareas, adems de los comandos que estn constantemente en la
primera ficha en otras aplicaciones de Office.

La ficha de recursos es donde usted puede acceder a los comandos
asociados a los recursos

La ficha Proyecto incluye comandos que afectan a todo el proyecto

La ficha Vista, es donde puede cambiar la vista en que se
encuentre, editar qu datos ve y cmo se organizan, as como
configurar vistas combinadas


Adems, cada vista tiene su propia ficha contextual, Formato, que
contiene comandos utilizados para dar formato al contenido de las
vistas.
Ejemplo: La ficha contextual Diagrama de Gantt contiene comandos
relacionados con estilos de barra, adems de comandos de formato
de vista ms genricos, tales como estilos de texto y configuracin
de columnas; mientras que la ficha contextual Uso de tareas,
contiene los comandos para la edicin de los detalles mostrados en
la vista.