Recursos

Educativos

LNEA CURRICULAR TRANSVERSAL DE GESTIN
REA FORMACIN PARA LA EMPLEABILIDAD

ASIGNATURA: ADMINISTRACIN Y PRODUCTIVIDAD












Docente Elaboradora: Carolina Letelier R Fecha: Enero 2013
Docentes Validadores:


Aprobacin: Macarena Prez Monsalve, Asesora en Gestin y Desarrollo Acadmico
Vicerrectora Acadmica de Pregrado / mperezm@inacap.cl

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ANTECEDENTES ASIGNATURA
ADMINISTRACIN Y PRODUCTIVIDAD

Cdigo GEAP01
Duracin 72 horas pedaggicas
Tipo de Asignatura Prctica

Competencia Transversal
de Gestin

Administra con efectividad y eficiencia actividades, recursos
para el cumplimiento de metas y objetivos, desde una
visin global o sistmica de los procesos, comprendiendo
que su trabajo es parte de una cadena, por tanto su
desempeo afecta positiva o negativamente el desempeo
de toda la organizacin.


Competencias Genricas
(Sello)


Capacidad Emprendedora: Acta identificando
problemticas concretas, oportunidades y riesgos,
abordando nuevas iniciativas que faciliten niveles de
crecimientos en el mbito personal y acadmico.

Compromiso: Acta, identificando las implicancias de sus
decisiones en el bienestar de su entorno.

Autogestin: Gestiona su proceso de formacin,
movilizando y actualizando sus recursos personales,
conocimientos, habilidades y actitudes, para su desarrollo
en el mbito de su profesin.


Unidades

1. Organizaciones y Productividad
2. Ciclo de Administracin








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Apuntes

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UNIDAD 2
CICLO DE ADMINISTRACION

Aprendizajes Esperados


2.1 Planifica actividades y recursos (materiales, humanos y
econmicos) para el logro de objetivos estableciendo
metas a corto, mediano y largo plazo e indicadores de
logros, relacionados con su rea de especialidad.

2.2 Organiza el trabajo, para el cumplimiento con
efectividad y eficiencia, de una planificacin (plan de
trabajo) relacionada con su rea de especialidad.

2.3 Elabora una propuesta de direccin para la ejecucin
efectiva y eficiente de una planificacin (plan de
trabajo) relacionada con su rea de especialidad,
considerando las caractersticas del contexto
organizacional y equipos de trabajo.



Principales Contenidos


1. Planificacin
a. Introduccin
b. Definiciones y Caractersticas Qu es planificar?
c. Como Planificar
d. Elementos que componen la planificacin
e. Herramientas para la planificacin
f. Conclusiones
2. Organizacin
a. Introduccin
b. Definicin
c. Fases del Proceso Organizativo
d. Estilo de Organizacin
3. Direccin
a. Introduccin
b. Definicin
c. Mtodos de Direccin
d. Estilos de Direccin
e. Liderazgo y Motivacin
f. Resolucin de Conflictos
g. Impacto en el Desempeo Laboral
h. Conclusiones
4. Control
a. Introduccin
b. Definiciones

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c. Tipos de Control
d. Herramientas de Control
e. Conceptos Bsicos de Control
f. Supervisin
g. Contexto social
h. Conclusiones












































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LNEA CURRICULAR TRANSVERSAL DE GESTIN
REA DE FORMACIN PARA LA EMPLEABILIDAD
0. Administracin
Para poder ingresar a esta unidad debemos comprender a que se refiere el concepto de
administracin.
______________________________________________________

Por qu aprender de administracin?

Porque en tu futuro desempeo laboral probablemente tendrs que realizar alguna tarea o
actividad relacionada con la administracin, ya sea planificar, organizar, dirigir y/o controlar,
es importante tengas las competencias requeridas.
Porque las herramientas y principios de la administracin se pueden aplicar a la vida diaria, si
los usas te podran ayudar a obtener un mejor desempeo a nivel personal, acadmico y
laboral.
______________________________________

Qu temas revisaremos?

Para aprender de administracin revisaremos ideas centrales sobre:

Qu es la administracin
Qu es el proceso administrativo
Cules son los principios de la administracin
Cmo aplicar las herramientas de la administracin a la vida diaria
______________________________________________________

1.- Qu es la administracin?

Lo primero que debes tener muy claro es que este vocablo tiene numerosas acepciones y usos. Y
es que existen distintos tipos de administracin, generalmente su significado va de acuerdo al
calificativo que lo acompae Por ejemplo existe la: Administracin de Negocios / Administracin
de Empresas / Administracin de Proyectos / Administracin por Objetivos / Administracin
Estratgica / Administracin Pblica / Administracin Hospitalaria/ Administracin Escolar etc Y
as podramos continuar con innumerables tipos de administracin.

Lo que no hay que perder de vista es que el fin del estudio de la administracin es conocer el
fenmeno administrativo en general, los principios y tcnicas que son aplicables a esta actividad
en cualquiera de los mbitos en donde ella ocurre.

A continuacin destacamos las siguientes definiciones:

Segn Ordway; La administracin es el conjunto de actividades propias de ciertos individuos
que tienen la misin de ordenar, encaminar y facilitar los esfuerzos colectivos de un grupo de
personas reunidos en una entidad, para la realizacin de objetivos previamente definidos"

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Segn Terry; La administracin es un proceso distintivo que consiste en la planeacin,
organizacin, direccin y control, los cuales se ejecutan para determinar, logrando as los
objetivos, mediante el uso de gente y recursos

Segn Fayol; La administracin es prever, organizar, dirigir y controlar a subordinados
responsables, con el fin de que todos los servicios que se presten sean debidamente
coordinados en el logro del fin de la empresa.

Segn Koontz y Weihreich; La administracin es una actividad esencial; asegura la
coordinacin de esfuerzos individuales para el logro de metas grupales
_______________________________

2.- Qu es el proceso administrativo?

Desde finales del siglo XIX se entiende como el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organizacin con el empleo de todos los dems
recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la
organizacin.

Planificacin: Actividad que responde a las preguntas Qu queremos lograr?, Qu
camino seguiremos? implica la fijacin de objetivos, planes, metas, presupuestos, etc.
Consiste en seleccionar, relacionar hechos para prever y formular actividades para
lograr los resultados deseados.
Organizacin: Actividad que responde a la pregunta cmo lo vamos a hacer?
Ordenamiento y coordinacin de los recursos por medio de la determinacin de
jerarquas y actividades para lograr los objetivos. Incluye la divisin del trabajo,
asignacin de tareas y responsabilidades.
Direccin: Actividad destinada a 'ver que se hagan las cosas'. Implica motivar a los
individuos, ejercer liderazgo, tomar decisiones. Es la funcin ejecutiva que pone en
marcha los planes y la organizacin previamente establecida
Control: Actividad que responde a la interrogante cmo se ha realizado la actividad?,
se han logrado los objetivos propuestos? Es una etapa muy importante que consiste
en la medicin. Conlleva la aplicacin de estndares de control, indicadores de gestin
e implementacin de medidas correctivas.
________________________

3.- Cules son los principales elementos de la administracin?

La administracin est constituida por los siguientes elementos:
Fines u objetivos: estado deseado que motiva y da razn de ser a la administracin
Personas: encargadas de llevar acabo todas las actividades que involucra la
administracin.

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Recursos: utilizados para cumplir con los fines propuestos
Actividad: a travs de la cual las personas pretenden alcanzar los fines establecidos,
utilizando los recursos disponibles
_____________________________________

4.- Cmo aplicar las herramientas de la administracin a la vida diaria?

Los principios bsicos de administracin no slo son aplicables a las empresas, sino que son
vlidos en la vida personal. Por ejemplo:
No se puede hacer nada sin antes planearlo, hasta ir al cine los fines de semana requiere ser
planeado, puesto que se tiene que tener en cuenta variables como el tiempo y el dinero.
Inclusive se tiene que medir el costo de oportunidad,
1
puesto que el hecho de ir al cine impide
que se desarrollen otras actividades que pueden ser ms o menos importantes. Planeacin.
En la vida personal se requiere ser organizado. Aunque seamos uno solo, dependemos e
influimos en ms personas, nuestras decisiones necesitan y tendrn efectos sobre diferentes
recursos, los que en su conjunto deben estar debidamente organizados, de lo contrario ser
ms difcil, como por ejemplo planear, ejecutar lo planeado. Organizacin.
Tan importante como los anteriores, debemos dirigir muy bien nuestras acciones y actitudes,
para poder conseguir el objetivo elegido. Sin direccin no es posible avanzar, como lo dice el
adagio popular: un barco sin timn es un barco sin direccin, sin rumbo y sin destino.
Direccin.
Es absolutamente necesario de vez en cuando (sino siempre) revisar nuestros planes, acciones
y actitudes, para determinar que tan bien estamos haciendo el trabajo. Si no nos
cuestionamos nosotros mismos, difcilmente veremos nuestros propios errores, en
consecuencia los seguiremos repitiendo con su inexorable efecto negativo en el desarrollo de
nuestros planes. Control.
Nuestra vida puede ser abordada como una organizacin, puesto que quizs es precisamente el
desafo ms exigente que hayamos iniciado. Una vida mal enfocada y mal llevada, es
indudablemente un fracaso.
_________________________________________
En sntesis:

La administracin es un proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los
recursos de un grupo social para lograr sus objetivos.

1
Es aquel costo en que se incurre al tomar una decisin y no otra. Es el valor o utilidad que se sacrifica
por elegir una alternativa A y despreciar una alternativa B.

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Las herramientas de la administracin no solo son aplicables a la organizacin, sino que
resultan aplicables a cualquier esfuerzo humano que se lleva a cabo con otros e incluso con
nosotros mismos.
Por lo tanto, ser capaz de aplicar las herramientas de la administracin, es decir, saber
planificar, organizar, dirigir y controlar, favorece tu empleabilidad, tu capacidad de
autogestin y emprendimiento.


Este es un proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo
social para lograr sus objetivos.





































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Etapa 1 Ciclo de Administracin

LNEA CURRICULAR TRANSVERSAL DE GESTIN
REA DE FORMACIN PARA LA EMPLEABILIDAD
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Por qu aprender de planificacin?

Porque as:
Tendrs claridad tus objetivos, es decir, sabrs dnde te vas a dirigir.
Tendrs un mtodo para definir la va que te permitir alcanzar lo que te propones.
Porque planificar implica construir un futuro deseado, no adivinarlo.
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Qu temas revisaremos?

Para aprender de planificacin revisaremos ideas centrales sobre:

Qu es la planificacin
Cules son los beneficios de planificar
Cules son los principios para lograr una planificacin efectiva
Qu pasos seguir para elaborar una planificacin
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Planificacin

Introduccin
En gestin se menciona habitualmente, el concepto planificacin. Planificar es lo ms importante,
es lo principal, es el ABCpero Qu es realmente planificar?, cul es su definicin?, para qu
sirve? y cules son sus beneficios?

El mundo de los negocios es un mundo voltil, complejo, sin reglas, pero sobre todo es un mundo
incierto. Ante estas caractersticas se necesitan herramientas para minimizar el riesgo y la
planificacin es una de ellas.

Planificar supone reducir el riesgo de una determinada accin, gracias a anticiparse a sus
consecuencias o lo que es lo mismo: planificar supone limitar el riesgo.




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1.- Qu es la planificacin?

Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los
mismos antes de emprender la accin
En la planificacin se decide el curso de accin, los procedimientos para alcanzar los objetivos
y metas.
Consiste en decidir con anticipacin a la accin 1) Qu queremos lograr y 2) Qu camino
seguiremos
Es el puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.
__________________________

Concepto de Planificacin
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1. La planificacin
2. La planeacin o el planeamiento
3. Es el proceso metdico diseado para obtener un objetivo determinado. En el sentido
ms universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones
requeridas para concluirse exitosamente.
4. Otras definiciones, ms precisas, incluyen La planificacin es un proceso de toma de
decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual, los
factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.
5. Va de lo ms simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La accin de
planear en la gestin se refiere a planes, proyectos en sus diferentes mbitos, niveles y
actitudes.

Resumiendo podemos decir que la planificacin es el ejercicio ejecutado con el fin de reducir el
riesgo en la organizacin y organizar los medios productivos de acorde con los objetivos buscados.

La planificacin es algo esencial en el trabajo de un gestor ya que es la que le permitir conseguir
sus objetivos. Planificar supondr crear una herramienta con la que conseguir objetivos, una
herramienta que nos ayuda a obtener resultados.

Si tuvisemos que hacer un smil sobre el concepto de la planificacin diramos que es como la
locomotora de un tren que arrastra las restantes actividades, si esta no estuviese en marcha el
resto de vagones estaran parados.

Planificar supone analizar y estudiar los objetivos propuestos as como la forma en la que vamos a
conseguirlos. La Planificacin es una herramienta de accin para decidir que vamos hacer y
porqu, supone crear un plan. Crear un plan tiene muchos beneficios pero sobre todo clarifica
muchas dudas acerca del trabajo a realizar:
Define necesidad de recursos para conseguir objetivos.
Clarifica las actividades y las dudas respecto a objetivos buscados.
Cuantifica los niveles de desempeo para tener xito.
Establece prioridades.

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Concepto de Planificacin fuente www.wiquipedia.com


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Clarifica debilidades y fortalezas para conseguir objetivos

La Planificacin es la primera funcin de la administracin, consiste en determinar las metas u
objetivos a cumplir. La planificacin incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones
para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de accin
futuros. As la planificacin provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.

Conceptos o aspectos relevantes al momento de planificar
3
pasaremos a revisar algunos de los
componenetes esenciales, que nos permitiran comprender de mejor forma el concepto y el
proceso de planificacion.
Se puede afirmar que la planificacin es bsica para las otras funciones de la
administracin, ya que sin la formulacin de un objetivo no habra para que organizar,
nadie para dirigir y nada que controlar.
Los objetivos son de gran importancia para la administracin, pues le dan un sentido, una
direccin u orientacin a los esfuerzos aplicados. Estos objetivos, bien definidos,
conocidos y planteados de un modo prctico, tienen fuerza motivadora en s, por ellos
mismos. Por eso se dice que la sola formulacin de un objetivo claro implica obtener ya la
mitad de su cumplimiento.
En muchos casos, si bien existen objetivos, estos se formulan de un modo vago o ambiguo,
sin determinar una meta precisa.
En general son preferibles los Objetivos Cuantificados. La fijacin de objetivos no es un
privilegio ni una obligacin exclusiva de los niveles jerrquicos de una organizacin, sino lo
es de todos y cada uno de los que actan en ella. Es posible distinguir entre objetivos de la
organizacin, de los administradores y de los individuos. Lo importante es que tengan una
orientacin comn.
La armonizacin de los objetivos sugiere una cierta jerarqua entre ellos, as hay objetivos
principales y secundarios.
El proceso de Generacin de Objetivos significa que primero se definen los objetivos
generales o principales, luego estos se van extendiendo hacia abajo.
Entonces Planear, consiste en seleccionar, relacionar los hechos, formular y emplear
supuestos respecto al futuro, efectuando una prediccin de actividades necesarias para
alcanzar los objetivos o resultados esperados.
La planificacin eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimadas, pero
no en emociones o deseos.
La labor de planeamientos es permanente. Todos los planes son flexibles, sujetos a
revisin y modificacin, a medida que la realidad va cambiando.
4





3
Fuente: Apuntes de Administracin desarrollados por Andrs M. Nez
Parada, Master en Administracin y Direccin de Organizacin s
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_organizacion s/planificacion

4
Fuente: Apuntes de Administracin desarrollados por Andrs M. Nez Parada, Master en Administracin
y Direccin de Organizacin s http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_organizacion
s/planificacin

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2.- Cules son los beneficios de planificar?

Permite organizar los medios acorde con los objetivos buscados.
Facilita el logro de los objetivos y por ende obtener resultados.
Permite ir midiendo nuestros progresos y realizar las acciones correctivas a tiempo para
alcanzar los resultados esperados.
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Cul es la importancia de La Planificacin? b. Definiciones y
Caractersticas
La Planificacin es econmica, al concentrar las acciones en un sentido definido. Otro elemento
por el cual es importante planear, es que se evitan o aminoran riesgos innecesarios. Una siguiente
razn es que permite el control de la organizacin. Finalmente facilita adems la coordinacin de
las distintas funciones de la organizacin.

Principios:

Para que la planificacin sea efectiva, de acuerdo a los mismos conceptos anteriores, es preciso
tener en consideracin los siguientes principios:

1. La inflexibilidad de los planes atenta con su efectividad, ya que si el plan es esttico y no se
adapta a los cambios, la planificacin se rigidiza, pierde validez y se hace
inoperante.( Flexibilidad)
2. Los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos los que intervienen
en el proceso y as favorecer su cumplimiento. (Compromiso)
3. Los planes deben estar debidamente integrados y encaminados hacia un propsito
central. (Contribucin)

La planificacin falla por sus propios errores, por un exceso de planificacin y/o por una
incertidumbre incontrolable del entorno.

Limitaciones:

Aun cuando el planeamiento es esencial para conseguir eficiencia en la accin posterior, tiene
dificultades y limitaciones que son tiles de conocer y considerar.

Una de las crticas que corrientemente se hace a la planificacin, es su poca exactitud en relacin
con los resultados obtenidos. Ante esta observacin, cabe llamar la atencin en que la mayor o
menor exactitud del plan depender de los datos considerados para formularlo. En la medida que
stos sean reales o bien estimados, mejor ser el resultado logrado.


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Cuando se planifica no se pretende adivinar el futuro; el proceso en s contempla ciertos
mrgenes de error. Lo que realmente interesa es que dichos mrgenes se reduzcan a niveles
tolerables y las diferencias que surjan no sean significativas.

La importancia de la planificacin, reside en la prediccin de las variables pertinentes para
alcanzarlo.

Otra crtica que se formula a la planificacin, la constituye las dificultades propias que plantea la
actividad de planificar, esto es efectivo, sobre todo cuando no se dispone de antecedente
estadsticos en que basar el plan.

Concepto de Planificacin

Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones:

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner,
1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organizacin har
para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros
probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan", (Sisk, s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de
los mismos antes de emprender la accin", (Goodstein, 1998).
"La planificacin... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir... antes de
que se requiera la accin" (Ackoff, 1981).
"Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene que hacerlo, y
cmo deber hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos
encontramos y aquel donde queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para alcanzar
los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final
deseado" (Corts, 1998).
"Es el proceso consciente de seleccin y desarrollo del mejor curso de accin para lograr el
objetivo." (Jimnez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situacin considerar
diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.
"La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,
teniendo en cuenta la situacin actual, los factores internos y externos que pueden influir
en el logro de los objetivos" (Jimnez, 1982).
"Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para
formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,
1987).

En prcticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes
importantes: el establecimiento de objetivos o metas, la eleccin de los medios ms
convenientes para alcanzarlos (planes y programas).


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Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin (anticipacin),
visualizacin (representacin del futuro deseado) y de predeterminacin (tomar acciones para
lograr el concepto de adivinar el futuro).


2.- Cules son los principios para lograr una planificacin efectiva?

Flexibilidad: si el plan es esttico y no se adapta a los cambios, la planificacin se rigidiza,
pierde validez y se hace inoperante.
Compromiso: los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos los
que intervienen y favorecer su cumplimiento.
Contribucin: los planes deben estar debidamente integrados y encaminados hacia un
propsito central.

Por qu hay que Planificar?

Esta es una pregunta compleja de contestar si no se explican los orgenes o elementos necesarios
para ello y el impacto que esto tiene en la organizacin.

Hay quienes dicen que la planificacin retarda la accin. Esto es un error, no hay tiempo mejor
invertido que el que se emplea en pensar lo que se har, y como se har.

La iniciativa no debe constituir un continuo salirse del libreto, sino ms bien en enriquecer el
propio libreto, a travs de planes innovadores y audaces, pero no irreflexivos.

Por ello revisaremos las clases de planes ms comunes, que favorecen el desarrollo de la gestin
efectiva.

Tipologa de los Planes:

Todo plan tiene tres caractersticas:

1. Debe referirse al futuro
2. Debe indicar acciones
3. Existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, accin y
causalidad personal y organizacional son elementos necesarios de todo plan.

Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

Existen muchas clases de planes. Las principales variables de clasificacin son la amplitud del plan,
su especificidad, el plazo que abarca y el nivel de la organizacin a la que se formula.

1. Metas u Objetivos: un objetivo es un tipo bsico de plan. Los objetivos y metas
determinan un punto o nivel que se espera alcanzar dentro del periodo. Las metas u
objetivos por lo comn abarcan periodos no demasiado breves, as se habla de planes de
largo o mediano plazo, significando con ello lapsos superiores a un ao. Los planes de

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largo plazo generalmente se refieren a periodos de tres a cinco aos y ms, mientras que
los planes intermedios varan entre uno a tres aos.
2. Presupuesto: los presupuestos dicen relacin con aspectos financieros de gastos e
ingresos. Son metas o programas expresados en trmino de dinero. Los presupuestos
pueden abarcar periodos cortos y largos, segn se trate de programas o metas. Los
presupuestos de operacin resultan ms tiles para plazos largos, porque nos dan una
idea de la rentabilidad o eficiencia bajo ciertos supuestos. Un presupuesto muy usado en
la moderna administracin de organizacin es el llamado Presupuesto Base Cero, que
pone nfasis en descartar los derechos adquiridos que por lo comn ofrecen los
presupuestos operacionales de un periodo para el siguiente.
3. Programas: son metas distribuidas en el tiempo, de modo que su logro resulte de un
paulatino cumplimiento de metas parciales con una exacta dimensin del tiempo.
4. Polticas: se refieren a las fronteras o lmites dentro de los cuales deber desenvolverse
una accin. Son las reglas del juego. Las polticas pueden ser expresas o implcitas. Las
primeras se basan orientaciones, reglamentos y normas especficas, mientras que las
segundas, por corresponder a cosas obvias suelen entrar en conflicto con las anteriores.
5. Procedimientos: es un plan que describe la secuencia cronolgica de las tareas necesarias
para ejecutar un cierto trabajo u operacin.
6. Mtodos: el mtodo es de menor alcance que el procedimiento, ya que se refiere a una
descripcin detallada de cmo se realizar una labor especfica.

Adems los planes son la gua para que:

1. La organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos
2. Los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen decisiones congruentes
con los objetivos, procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los empleados
sobre los objetivos que generan resultados
3. Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar
prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar los
problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.

Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificacin:

1. Los eventos inesperados.
2. La resistencia psicolgica al cambio, ya que sta acelera el cambio y la inquietud.
3. La existencia de insuficiente informacin.
4. La falta de habilidad en la utilizacin de los mtodos de planificacin.
5. Los elevados gastos que implica, entre otros.

Planificacin Estratgica y Operativa:

1. Un proceso de planificacin a largo plazo, se origina en los niveles gerenciales de la
organizacin, y considera todos los factores externos e internos que inciden en la
formulacin de planes de desarrollo macro.(Planificacin Estratgica)
2. Cuando proporciona lineamientos u orientaciones para la toma de decisiones, y
contribuyen a adoptar medidas que ayuden al cumplimiento. (Planeacin Poltica)
3. La formulacin de compromisos (planes) especficos, para aplicar las polticas que
contribuyen al cumplimiento de los objetivos. (Planeacin Operativa)

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4. los planes deben adaptarse a las condiciones del medio. (Planeacin Adaptativa)

Jerarqua de Objetivos
5
:

1. Son continuos, recurrentes y cuantificables. Aportan la cuota de estabilidad a travs de
metas corrientes. (Objetivos Regulares)
2. Son restauradores, restablecedores. (Objetivos de Resolucin de Problemas)
3. Son los ms difciles, creadores, inventivos de alto rendimientos, cambiar el carcter de la
organizacin, fomentando su crecimiento y desarrollo. (Objetivos Innovadores)

La planificacin operativa, de corto plazo, busca esencialmente la eficiencia y la productividad,
procura hacer las cosas correctamente; la planificacin estratgica orientada al futuro busca la
efectividad y equivale a intentar hacer las cosas.
Existen diversas clasificaciones acerca de la planificacin. Segn Stoner, los gerentes usan dos
tipos bsicos de planificacin. La planificacin estratgica y la planificacin operativa.
La planificacin estratgica est diseada para satisfacer las metas generales de la organizacin,
mientras la planificacin operativa muestra cmo se pueden aplicar los planes estratgicos en el
quehacer diario.
Los planes estratgicos y los planes operativos estn vinculados a la definicin de la misin de
una organizacin, la meta general que justifica la existencia de una organizacin. Los planes
estratgicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado
de detalle.
La planificacin estratgica es planificacin a largo plazo que enfoca a la organizacin como un
todo. Muy vinculados al concepto de planificacin estratgica se encuentran los siguientes
conceptos:
o Estrategia
o Administracin estratgica
o Cmo formular una estrategia.
Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratgicas de una
firma con los desafos del ambiente y se le disea para alcanzar los objetivos de la organizacin a
largo plazo; es la respuesta de la organizacin a su entorno en el transcurso del tiempo, adems es
el resultado final de la planificacin estratgica. Asimismo, para que una estrategia sea til debe
ser consistente con los objetivos organizacionales.
Administracin estratgica: es el proceso que se sigue para que una organizacin realice la
planificacin estratgica y despus acte de acuerdo con dichos planes. En forma general se
piensa que el proceso de administracin estratgica consiste en cuatro pasos secuenciales

5
Aspectos Generales de la Administracin: Ronald,Fernndez,Leidys, Marcano,Quintana.
Venezuela,2006 http://www.monografias.com/trabajos34/planificacion/


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continuos: a) formulacin de la estrategia; b) implantacin de la estrategia; c) medicin de los
resultados de la estrategia y d) evaluacin de la estrategia.
Cmo formular una estrategia: es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas
bsicas. Estas preguntas son las siguientes:
o Cules son el propsito y los objetivos de la organizacin?
o A dnde se dirige actualmente la organizacin?
o En qu tipo de ambiente est la organizacin?
o Qu puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos
organizacionales en el futuro?
La planificacin operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las
diversas partes de la organizacin. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la
organizacin deben hacer para que la organizacin tenga xito a corto plazo.
Segn Wilburg Jimnez Castro la planificacin puede clasificarse, segn sus propsitos en tres
tipos fundamentales no excluyentes, que son:
o Planificacin Operativa
o Planificacin Econmica y Social
o Planificacin Fsica o Territorial.
Segn el perodo que abarque puede ser:
o de corto plazo,
o de Mediano plazo,
o de largo plazo.
Planificacin de corto plazo: el perodo que cubre es de un ao.
Planificacin de mediano plazo: el perodo que cubre es ms de un ao y menos de cinco.
Planificacin de largo plazo: el perodo que cubre es de ms de cinco aos" (W. Jimnez C., 1982).
Segn Corts, los planes se pueden clasificar tambin de acuerdo al rea funcional responsable de
su cumplimiento:
o Plan de Produccin
o Plan de Mantenimiento
o Plan de mercadeo
o Plan de Finanzas
o Plan de Negocios.
Segn el alcance, los planes se pueden clasificar como:
o Interdepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de
mantenimiento mecnico.

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o Interdepartamentales, si afectan a ms de un departamento, ejemplos: plan de
seguridad industrial.
o Para toda la organizacin. Ejemplo: Presupuesto.
o Tambin pueden ser considerados como planes las polticas, los procedimientos,
las normas y los mtodos de trabajo. Las polticas son lneas generales o directivas
amplias que establecen orientacin para la toma de decisiones. Ejemplo:
promocin interna del personal.
Los procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de organizar actividades para
cumplir una meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial.
Los mtodos son formas sistemticas y estructuradas para realizar actividades en forma eficiente.
Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y acciones para realizar
actividades repetitivas.
Pasos del proceso de planificacin.
El proceso de planeacin incluye cinco pasos principales (Corts, 1998)
o Definicin de los objetivos organizacionales
o Determinar donde se est en relacin a los objetivos
o Desarrollar premisas considerando situaciones futuras
o Identificar y escoger entre cursos alternativos de accin
o Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.
Esto esta directamente relacionado con los efectos de estas caracteristicas sobre la vida personal
de los trabajadores que vuelven a integrar su experiencia y retornar al ciclo nuevamente en otras
organizaciones donde son parte de la sociedad o de los que disfrutan de los beneficios de las
mismas.

4.- Qu pasos seguir para elaborar una planificacin?

Los pasos a seguir van a variar dependiendo de la magnitud del proyecto o desafo a enfrentar. A
continuacin se sugieren los pasos bsicos que tendrs que aplicar en la asignatura.

PASO 1: Analizar la situacin inicial

Cualquier planificacin, pretende pasar de un punto A a un punto B. Siendo el punto A o el
punto de inicio, un problema a resolver, una necesidad o requerimiento que tiene que ser
satisfecho. As la planificacin comienza con situacin en estado negativo que se quiere pasar
a un estado positivo.
Por lo tanto antes de elaborar el plan de trabajo es fundamental tener claridad respecto el
problema o la situacin que se enfrenta.




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PASO 2: Elaborar el plan de trabajo general
Definir el objetivo general, que sera la situacin negativa, pero transformada en positiva.
Responde a la pregunta Qu quiero lograr?.
Plantear objetivos especficos que requiero cumplir para lograr el objetivo general.
Definir metas y resultados que permitan cuantificar o medir el logro de los objetivos.
Definir los indicadores de verificacin, que seran los medios para verificar el cumplimiento de
metas.
A nivel general definir recursos requeridos y obstculos posibles de enfrentar.

PASO 3: Elaborar una carta Gantt:
Definir tareas o actividades a ejecutar para lograr cada objetivo especfico.
Definir plazos para el cumplimiento de las actividades a realizar.
_______________________________________________
Etapas que Componen la Planificacin
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Etapas de la Planificacin
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:

1. Determinacin de Objetivos: el primer paso de la planificacin es la fijacin de las metas u
objetivos.
2. Recopilacin de Antecedentes: el segundo paso consiste en reunir los antecedentes y
estadsticas necesarias para la formulacin del plan.
3. Anlisis y Clasificacin de los Antecedentes: una vez recopilados, los antecedentes se
examinan para establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan. Se clasifican,
ordenan, lo que permite un uso posterior ms eficiente.
4. Formulacin de Supuestos: en todo plan se determinan ciertos supuestos o premisas.
Conviene analizar estos supuestos desde el punto de vista de su concordancia con la
realidad, descartando o replanteando aquellos que por diversas razones puedan no ser
reales y sufrir cambios de importancia.
5. Formulacin de Planes Alternativos: generalmente existen varias posibilidades o planes
alternativos para lograr el objetivo planteado. Es conveniente formular distintos planes
que consideran mltiples cambios en las condiciones.
6. Determinacin del Plan Definitivo: es necesario evaluar las alternativas y definir una de
ellas como plan definitivo, sobre la base de la ms probable. Tener como orientacin
fundamental un plan que sea el que realmente dirija la accin.
7. Control de Avance del Plan: el control consiste en comparar lo programado con lo
realizado, determinar las diferencias que existen y analizar sus causas, de modo que
cualquier problema se pueda corregir con el debido tiempo.






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Apuntes de Administracin desarrollados por Andrs M. Nez Parada, Master en Administracin y
Direccin de Organizacin s http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_organizacion
s/planificacin

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g. Cmo Planificar? Qu pasos Seguir?

A continuacin se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una Planificacin:

1. ETAPA 1 El "promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por
diversos medios. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es
aprobado por la direccin o el comit correspondiente.
2. ETAPA 2 El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el
proyecto, los plazos y costos previstos, los medios a emplear.
3. ETAPA 3 El jefe de proyecto define en detalle, con el apoyo de los especialistas tcnicos de
su equipo, el contenido del proyecto, su anlisis funcional, las cargas de trabajo previstas y
la metodologa a desarrollar.
4. ETAPA 4 A partir del anlisis funcional se determinan en forma definitiva los volmenes,
cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal o informal
entre cliente, usuarios y especialistas, frecuentemente conocido con el nombre de
cuaderno de cargas o, ms concretamente, "pliego de especificaciones".
5. ETAPA 5 Los especialistas tcnicos realizan el anlisis orgnico y las especificaciones
para la ejecucin o puesta en marcha.
6. ETAPA 6 Se realiza la puesta en marcha del proyecto y los anlisis iniciales necesarios para
poder evitar errores.
7. ETAPA 7 Al resultar satisfactorios los anlisis iniciales, se da comienzo al proyecto y
provisional, dando lugar a los Cartas de avance o Gantt.
8. ETAPA 8 La puesta en marcha del proyecto es una fase delicada que requiere una estricta
vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuacin se realiza un
balance de los resultados del proyecto.
9. ETAPA 9 Despus de varios meses de funcionamiento del proyecto, se debe realizar un
balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la organizacin
a las personas que participan en l.
10. ETAPA 10 Transcurridos uno o dos aos, debe efectuarse una auditoria evaluacin del
proyecto que permita comprobar si sigue siendo adecuado o si es necesario introducir
modificaciones.

Desde el punto de vista de la metodologa de gestin de proyectos, tambin pueden identificarse
varias fases que generalmente debern darse en todo tipo de proyectos:

Decisin de acometer el proyecto.
Nombramiento del jefe de proyecto.
Negociacin de objetivos.
Preparacin.
Ejecucin.
Informacin.
Control.



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h. Por qu es importante?

Hoy da las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el
desarrollo de la informtica (software y hardware), que ha optimizado la capacidad para generar,
almacenar, procesar y transportar informacin. Sin embargo la tecnologa por s sola no es
suficiente: quienes integran la organizacin, ya sea el Gerente y principalmente los Directores
de Comunicacin, deben saber utilizarla. La cultura de la organizacin debera estimular las
innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integracin de la tecnologa, el torrente
de informacin.

En la actualidad parece ms que necesario implementar este tipo de metodologas. Cierto es que
no son muchas las organizaciones o consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con
los profesionales preparados para tales fines.

Pero como dice el dicho "una imagen vale ms que mil palabras" por lo tanto cuidarla se torna
imprescindible, claro que no solo para la imagen sino tambin para los negocios.

Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la organizacin,
saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar y/o retirar productos,
en sntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado de la sociedad.

Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificacin no se mide por la
capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos mentales y
la transformacin de las personas implicadas, el desarrollo de sus habilidades para la coordinacin,
la concertacin de estrategias, el estmulo a la instruccin, los procesos cognitivos que ayuden a
comprender y conducir una accin eficaz, en beneficio de los hombres del maana.

Cmo se relaciona la Planificacin con el proceso de direccin?

Los administradores de nivel superior generalmente invierten ms tiempo en la planificacin que
los administradores de nivel Inferior. Los administradores de nivel inferior se encuentran
altamente implicados en las operaciones diarias de la organizacin, por lo tanto, tienen menos
tiempo para contribuir a la planificacin que la alta direccin. Los administradores de nivel medio
usualmente invierten ms tiempo en la planeacin que los administradores de nivel inferior, pero
menos que los administradores de nivel superior.
El tipo de planificacin realizada por los administradores tambin cambia a medida que stos
ascienden en la organizacin. Tpicamente, los administradores de nivel inferior planean a corto
plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo un tanto ms prolongado; y los
administradores de nivel superior planean a un plazo ms prolongado.
La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte
en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los
objetivos organizacionales. Los administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor
visin de la situacin organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados
para planificar a largo plazo.

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Cmo se relacionan la Planificacin y el Control?

La planificacin proporciona estndares (indicadores) de control contra los cuales puede medirse
el desempeo. Si existe una desviacin significativa entre el desempeo real y el planeado, puede
tomarse una accin correctiva. Un ejemplo claro de los planes empleados como estndares de
control se puede encontrar en los presupuestos.

Estos presupuestos proporcionan la base para estndares continuos de control durante todo el
ao de operaciones. Si el desempeo real no corresponde estrictamente al desempeo planeado y
presupuestado, hace que se aplique una accin correctiva.

Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes
etapas:

1. Se trata de establecer cmo el equipo de trabajo deber satisfacer las restricciones
de prestaciones, planificacin temporal y coste. Una planificacin detallada da
consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas. Fase de
planificacin.
2. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realizacin propiamente
dicha del proyecto, la ejecucin de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las
caractersticas tcnicas especficas de cada tipo de proyecto, supone poner en juego y
gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestin. Cada tipo
de proyecto responde en este punto a su tecnologa propia, que es generalmente bien
conocida por los tcnicos en la materia. Fase de ejecucin.
3. Como ya se ha dicho, todo proyecto est destinado a finalizarse en un plazo
predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha
del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las
especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es tambin muy importante no slo
por representar la culminacin de la operacin sino por las dificultades que suele
presentar en la prctica, alargndose excesivamente provocando retrasos y costes
imprevistos. Fase de entrega o puesta en marcha.
A estas tres grandes etapas es conveniente aadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya
mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de
actividades que resultan bsicas para el desarrollo del proyecto:
4. Definicin de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecucin. Las
caractersticas del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la
preparacin del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del
proyecto y que deber ser especialmente cuidada. Una gran parte del xito o el fracaso del
mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que junto con una buena
etapa de planificacin, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver
resultados excesivamente pronto. Fase de iniciacin.
5. Monitorizacin del trabajo realizado analizando cmo el progreso difiere de lo planificado
e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye tambin el liderazgo,

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proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso
subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo. Fase de control.
Los periodos generales de duracin los podemos ver a continuacin:


Estas etapas citadas presentan, sin embargo, caractersticas bastante diferentes segn se trate
de proyectos internos o de proyectos externos.
Las principales diferencias aparecen en la etapa de planificacin.
En el proyecto externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de
presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicacin del contrato en competencia con
otras organizaciones o personas.
Si, por la razn que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse
comenzado y carece de sentido preocuparse de cmo debe ser gestionado. La exigencia comercial
tiene un carcter prioritario para las organizacin, siendo la consecucin del contrato paso
imprescindible para poder acometer un proyecto concreto con una perspectiva ms amplia,
condicin esencial para la supervivencia de la organizacin .

Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la diferencia
entre ambos tipos de proyectos:


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Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecucin del resultado final depende de
la realizacin armnica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los
medios materiales y humanos requeridos en cada momento.
La concepcin de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lgico de las
mismas, la estimacin de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento,
precisan de un conocimiento profundo de las tecnologas que concurren en el proyecto, de una
experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la prctica suelen aparecer.

5.- Conclusin

Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificacin
est comprometida en la fijacin de los objetivos de la organizacin y en las formas generales para
alcanzarlos. La opcin frente a la planificacin es la actividad aleatoria, no coordinada e intil. Los
planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.

Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es un esfuerzo ocasional
si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Ms bien es un crculo continuo que
nunca debe terminar en una organizacin; debe ser vigilada peridicamente, revisada, modificada
de acuerdo con los resultados internos, externos y los eventos.
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En sntesis:

Una planificacin es una carta de navegacin, que a pesar de poder tener variaciones, nos
orienta cotidianamente y facilita no perder de vista el norte.
La planificacin es una herramienta til para lograr los objetivos que te planteas, emprender
nuevos proyectos o desafos, gestionar tu propio desempeo y facilitar as tu crecimiento en el
mbito personal, acadmico y laboral.


















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