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Réussir le choix de son SIRH 1 Pascale Perez - 17/09/2013
Réussir le choix de son SIRH
1
Pascale Perez - 17/09/2013
L’évolution du SI RH 1960 à 1970 : le progiciel de paie. • Le système
L’évolution du SI RH
1960 à 1970 : le progiciel de paie.
• Le système d’information RH apparaît dans les années soixante
avec la construction des calculateurs de paie.
• Les années 70 voient arriver les premiers outils de gestion
administrative.
1990 à 2000 : le progiciel RH.
• La gestion Administrative du Personnel (GA ou GAP) constitue le
moteur du SIRH et se voit complété avec d’autres briques RH
(GTA, Formation, interface avec le module comptable…)
• Les
éditeurs
diversifient
leurs offres en les enrichissant de
processus inédits.
Depuis les années 2000 : l’ère de la e-RH
• La GRH entre véritablement en scène avec l’arrivée des
technologies Intranet et la maturité fonctionnelle des
professionnels RH dans leur utilisation
• Le périmètre fonctionnel s’élargit, les types d’architecture
évoluent : le progiciel unique ou la cohabitation de plusieurs
progiciels dédiés, interfacés entre eux.
• Parler de SIRH comme l’ensemble des outils dédiés à la fonction
RH n’a plus de sens car il intègre nombre d’utilisateurs qui ne
sont plus seulement les fonctionnels RH via les accès self service.
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Qu’est ce que le SIRH ? Définition de Wikipedia : Système d’Information de Ressources Humaines
Qu’est ce que le SIRH ?
Définition de Wikipedia : Système d’Information de Ressources Humaines : interface entre la
gestion des ressources humaines (GRH) et les technologies de l'information et de la
communication (TIC).
Selon Tannenbaum (1990) : le SIRH est un système permettant d’acquérir de stocker, de
manipuler, d’analyser, d’extraire et de distribuer des informations pertinentes au regard des
ressources humaines d’une organisation
En clair, qu’est-ce qu’un SIRH ?
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Qu’est ce que le SIRH ? Un SI RH est un ensemble de fonctionnalités qui
Qu’est ce que le SIRH ?
Un SI RH est un ensemble de fonctionnalités qui couvre les processus du cycle de vie de
l’employé selon les politiques RH d’une entreprise
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Qu’est ce que le SIRH ? Patrick Gilbert (1999) propose une représentation des processus RH
Qu’est ce que le SIRH ?
Patrick
Gilbert
(1999)
propose
une
représentation des processus RH avec au
centre le dossier de l’employé ce qui
démontre le positionnement du dossier
individuel au centre des processus de la GRH
C’est un système homogène (un progiciel) ou
hétérogène (plusieurs modules) qui inclut
des personnes, des politiques, des processus,
des référentiels et des données avec une
interaction entre les composants
opérationnels et décisionnels
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Pourquoi se doter d’un SI RH ? Comment outiller mon nouveau processus RH Mon SI
Pourquoi se doter d’un SI RH ?
Comment outiller mon
nouveau processus RH
Mon SI RH est
obsolescent ou n’est
plus adéquat ?
Comment gérer mes
compétences en interne ?
Comment partager les
informations RH avec les clients
internes ?
Comment permettre à ma fonction
RH de se positionner sur des
actions à valeur ajoutée ?
Mes managers ont besoin d’outils
en support de leurs pratiques
managériales ?
Comment mieux maîtriser les
évolutions d’effectifs et de masse
salariale?
Comment permettre à mes
employés d’être acteurs de leur
carrière ?
Comment piloter mes
pratiques/ processus
RH ?
Si vous vous posez ce type de questions, vous
pouvez vous lancer dans une étude de besoin
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Quelques apports d’un SI RH Automatiser les opérations de gestion RH Accéder plus rapidement à
Quelques apports d’un SI RH
Automatiser les opérations de
gestion RH
Accéder plus rapidement à
l’information et la partager
Faciliter la gestion d’un afflux
d’information, réduire les
erreurs et les délais
Faciliter les prises de décision et
permettre à l’entreprise de réagir
rapidement
Augmenter l’efficacité
managériale
Améliorer le service rendu aux
clients internes
Améliorer l’attractivité RH de
l’entreprise
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Choisir son SIRH, comment ? • Le SI RH doit correspondre à des besoins réels
Choisir son SIRH, comment ?
• Le SI RH doit correspondre à des besoins réels et clairement identifiés, à des processus RH
existants et doit être compatible avec les ressources financières de l’entreprise
• Le SI RH est un choix qui peut s’avérer coûteux et inadapté si aucune analyse des besoins n’est
menée au préalable
• Avant toute prise de décision, il est donc fortement recommandé de procéder à une étude de
cadrage complète allant de l’analyse de la stratégie à la définition de la cible
Attention à ne pas tomber dans le
piège du vieil adage
‘qui peut le plus peut le moins’
dans la décision d’acquérir un SI RH
• Le risque est de donner naissance à un SI RH aux fonctionnalités incomplètes
dont l’effet déceptif ne pourrait venir qu’alimenter la méfiance des utilisateurs
envers leur nouvel outil.
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Solution intégrée ou solution modulaire ? ERP ou PGI Système unique composé de plusieurs lots
Solution intégrée ou solution modulaire ?
ERP ou PGI
Système unique composé de plusieurs lots intégrés
• Pas de développement d’interfaces inter-lots
• Systèmes plus généralistes avec possibilité de
développement spécifique ‘payant’
• Cohérence des informations plus simples à
restituer et à consolider
• Mise en place chevillée au déploiement de
plusieurs lots
• Noyau dur avec une couverture fonctionnelle
minimaliste
• Montée de version impliquant des migrations plus
coûteuses
Progiciel ou solution modulaire
Application développée par un éditeur
• Solutions expertes pour répondre aux besoins de
plusieurs clients
• Solutions de type ‘prêt à porter’
• Paramétrage plus souple et personnalisable
• Nécessité d’acquérir plusieurs solutions expertes
pour constituer un SIRH complet
• Déploiement plus rapide et moins coûteux
• Bénéfice sans surcoût des évolutions de
fonctionnalités
• Obligation de développer des interfaces entre les
solutions afin de garantir la cohérence des
données et d’éviter les doubles saisies
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SIRH : LA BATAILLE ERP installé en interne VS SaaS Les avantages des solutions en
SIRH : LA BATAILLE ERP installé en interne VS SaaS
Les avantages
des solutions
en mode SaaS
Les
inconvénients
Solutions plus alignées sur la stratégie de
la DRH
Mise en œuvre est rapide
Bénéficie de niveaux de service
performants
Solutions ne permettent pas de couvrir des
règles ou spécificités complexes (solution de
prêt-à-porter)
Coûts moindres (l'investissement est faible
voire inexistant)
Des outils différents par processus ne
permettant pas une gestion globale
Problématiques de gestion des interfaces
Support et la maintenance facilitées
Obligation de s’adapter à l’outil
Bénéfice d’évolutions et d’avances entre 2
et 4 fois par an sans surcoût
Pas de pérennisation des investissements
Pas de nécessité d’acquérir le matériel ni
de posséder les compétences techniques
en interne
Société non propriétaire de la solution, pas
de possibilité d’installer sur site (location)
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SIRH : LA BATAILLE ERP installé en interne VS SaaS Solutions complémentaires ? ERP installé
SIRH : LA BATAILLE ERP installé en interne VS SaaS
Solutions
complémentaires ?
ERP installé en interne (GA, Paie, GTA)
+ solutions en mode SaaS pour couvrir
des fonctions complémentaires
(Recrutement, formation, Carrière,
Evaluations…)
‘C'est comme un cœur et des pétales, explique
Arnaud Gauthier. Chaque produit a ses propres
caractéristiques et il faut bien comprendre les besoins
en amont afin de lancer’
Attention toutefois à ne pas complexifier l’architecture
applicative et logique de votre SIRH
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Positionnement du marché des SI Quatre grandes famille d’acteurs se partagent le marché… Les généralistes
Positionnement du marché des SI
Quatre grandes famille d’acteurs se partagent le marché…
Les généralistes :
• les généralistes en paie
• Les généralistes en ressources
humaines hors paie
• Les généralistes paie et RH
Les experts ou solutions Best of
breed :
• les experts de la gestion de la paie,
• les experts de la gestion des temps,
• les experts de la gestion de la
formation,
• ….
Source CXP
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Le marché Le marché des SIRH a progressé de 5% en 2011, de 15% pour
Le marché
Le marché des SIRH a progressé de 5% en 2011, de 15% pour le seul mode SaaS.
• Avec des prix plus abordables et des fonctionnalités adaptées, le marché des SIRH,
historiquement focalisé sur les grands comptes, s’est ajusté aux besoins des PME.
• Au travers de nombreux rachats, fusions, les grands acteurs se positionnent sur un marché de plus
en plus mature.
• Les solutions RH développées pour le mode SaaS côtoient voire se regroupent avec des offreurs
présents de plus longue date sur le marché pour offrir une couverture fonctionnelle plus large.
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Positionnement du marché des SI Des positionnements par taille de clients et/ou par secteurs d’activités
Positionnement du marché des SI
Des positionnements par taille de clients et/ou par secteurs d’activités (secteur
public, industrie…)
Spécialiste du Secteur Public
Grands comptes
Moyennes
Entreprises
Source CXP
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8 conseils pour réussir son projet SI RH Anticiper son projet SI RH très en
8 conseils pour réussir son projet SI RH
Anticiper son projet SI RH très
en amont
Neutraliser l’effet ‘big-bang’
Impliquer tous les acteurs de
l’organisation, pas
uniquement RH
Empiler les briques
fonctionnelles RH avec
précaution
Anticiper sur la disponibilité
des compétences internes
Mener des actions de
communication et de
conduite du changement
Bien coordonner ses équipes
MOA/MOE
Se méfier des solutions
miracles tout-en un
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L’étude de cadrage, étape clé pour choisir son SIRH La déclinaison des enjeux stratégiques de
L’étude de cadrage, étape clé pour choisir son SIRH
La déclinaison des enjeux stratégiques de l’entreprise
, le recueil des attentes des clients internes et la description des processus
métiers constituent deux points d’entrée essentiels de l’analyse
REVUE DE LA
STRATEGIE
Métier
ETUDE DE
ETUDE DE
CADRAGE
L’EXISTANT
Fonctionnel
Applicatif
DEFINITION DE
LA CIBLE
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La déclinaison des enjeux stratégiques de l’entreprise & le recueil des attentes des clients internes
La déclinaison des enjeux stratégiques de l’entreprise
& le recueil des attentes des clients internes
Déclinaison des objectifs stratégiques en matière de GRH à Court et Moyen
Termes
REVUE DE LA
STRATEGIE
Recueil de la vision des clients internes par rapport aux processus RH existants
et leurs attentes en termes d’amélioration de services RH
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L’étude de l’existant doit être une analyse de risques et d’améliorations souhaitées ANALYSE DE Analyse
L’étude de l’existant doit être une analyse de risques et
d’améliorations souhaitées
ANALYSE DE
Analyse des processus métier actuels avec identification des
dysfonctionnements et des améliorations souhaitées (stratégie et attentes
clients internes)
L’EXISTANT
Formalisation des cartographies applicatives et logiques actuelles
1 er constat : go ou no go ?
La cartographie fonctionnelle des
processus RH vous permettra d’avoir
une vision globale et fonctionnelle
de vos processus et de la manière
dont ils sont outillés
Les cartographies applicatives et
logiques globales et détaillées vous
permettront d’identifier les risques en
termes d’architecture, d’obsolescence de
solutions, de criticité en termes de
gestion d’interface
Métier
Technique
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La cible et la trajectoire permet de prendre sa décision Formalisation des processus métier cibles
La cible et la trajectoire permet de prendre sa décision
Formalisation des processus métier cibles / des cartographies applicatives et
logiques sur la base des améliorations/évolutions identifiées
DEFINITION
DE LA CIBLE
ET DE LA
TRAJECTOIRE
Analyse du marché en termes de couverture fonctionnelle, technique,
financière & organisation de démonstrations / Visites clients
Formalisation du plan de mise en œuvre en lien avec le planning RH &
Identification des besoins en ressources internes (organisation projet)
2 ème prise de décision : go ou no go ?
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La conduite du changement, intégrée tout au long de la démarche d’urbanisation prépare le déploiement
La conduite du changement, intégrée tout au long de la démarche
d’urbanisation prépare le déploiement
REVUE DE LA
STRATEGIE
Mobilisation des
directions et clients
internes
Capture des enjeux du
projet
et attentes
ANALYSE DE
L’EXISTANT
Identification des
changements majeurs
Capture des zones
d’amélioration (gains)
DEFINITION DE
LA CIBLE
Identification des
impacts majeurs par
population et des
nouvelles pratiques
émergentes
Capture des résistances
TRAJECTOIRE
Construction d’une
trajectoire de
déploiement réaliste
tenant compte du facteur
humain
Formalisation du plan
d’accompagnement
Réaliser son choix : La rédaction du cahier des charges & la méthodologie de choix
Réaliser son choix :
La rédaction du cahier des charges & la méthodologie de choix
Présente l’entreprise, sa culture, son organisation, son plan d’évolution
Formalise les besoins ‘métier’ par processus fonctionnel
La cible et la trajectoire permette de prendre sa décision
Décrit l’architecture cible et les contraintes techniques
Le Cahier des
charges
Précise les aspects de reprise de données (source cible), les interfaces avec
le SI existant, les attentes en accompagnement au changement
Indique la répartition des rôles des acteurs du projet et des instances de
pilotage : MOA, MOE, utilisateurs, acteurs AMOE, AMOA, intégrateur,
éditeurs
Précise les exigences contractuelles et le planning de déploiement souhaité
Le cahier des charges donne
un cadre directeur au projet
et prépare un éventuel appel
d’offres
Il sert à élaborer les grilles
d’analyse des réponses pour
‘aide au choix’
Il sera le document de
référence pour vérifier si les
objectifs définis et précisés
sont atteints
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Réaliser son choix : la méthodologie de choix Les grilles d’évaluation des offres se construisent
Réaliser son choix :
la méthodologie de choix
Les grilles d’évaluation des offres se construisent en parallèle du cahier des
charges
L’évaluation
des offres
La cible et la trajectoire permette de prendre sa décision
Chaque axe doit faire l’objet d’une grille d’analyse : fonctionnel, technique,
projet, financiers et aspects contractuels (licences, réversibilité, SLA…)
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Réaliser son choix : la méthodologie de choix Le dépouillement des réponses n’est pas suffisant
Réaliser son choix :
la méthodologie de choix
Le dépouillement des réponses n’est pas suffisant pour réaliser son choix
Analyser les aspects juridiques des éditeurs : rachats, projets de
regroupement, santé financière, typologie des clients, éditeur/intégrateur…
La cible et la trajectoire permette de prendre sa décision
L’évaluation des
offres
Exiger la présentation de prototypages (Proof of Concept) sur des
fonctionnalités majeures
Réaliser des visites d’entreprises clientes : bilan sur les conditions de
déploiement, facilité d’appropriation, difficultés rencontrées…
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Les acteurs AMOE et AMOA Se faire accompagner ou non par des acteurs AMOE et/ou
Les acteurs AMOE et AMOA
Se faire accompagner ou non par des acteurs AMOE et/ou AMOA ?
• Se faire accompagner par des acteurs AMOA, spécialistes en GRH et SI RH, et AMOE,
spécialistes en urbanisation des SI, est un des facteurs-clés de réussite de l’étude de cadrage
• Ces deux acteurs doivent être indépendants de tout éditeur. Ils ne peuvent être juge et
partie.
AMOA & AMOE : un binôme d’experts
pour vous accompagner dans l’étude
de cadrage
La valeur ajoutée d’une AMOA
La valeur ajoutée d’une AMOE
• Apport en analyse de la stratégie
RH
Métier
• Apport en urbanisation et en
architecture de SI
• Apport et conseil en méthodologie
d’ingénierie des processus RH
• Apport et retours d’expérience sur
les solutions du marché
Technique
• Apport et retours d’expérience sur
les solutions du marché sur les
aspects techniques
• Apport en analyse des impacts des
changements
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En synthèse, comment réussir le choix de son SI RH • Vous avez des besoins
En synthèse, comment réussir le choix de son SI RH
• Vous avez des besoins réels et clairement identifiés
• Vous maîtrisez les attentes de vos clients internes
• Vos processus RH à ‘outiller’ sont formalisés
• Vous avez anticipé et mené une étude de cadrage dans les règles de l’art
• Vous avez analysé, sondé le marché et les solutions existantes (benchmark)
• Vous avez anticipé sur l’équipe projet et les compétences internes et externes si besoin à
mobiliser en fonction de votre trajectoire d’évolutions
• Vous avez défini une trajectoire de déploiement du SI RH en lien avec votre planning métier
RH
• Vous avez mené une étude sur les impacts liés aux changements induits et pré-identifié les
actions en accompagnement
• Vous avez élaboré un cahier des charges intégrant toutes vos exigences
• Vous avez mené une qualification des offres dans les règles (grilles d’analyse et de cotation sur
les critères majeurs, visite d’entreprises, POC…)
= réussite de votre choix SI RH
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Pour aller plus loin, contactez-nous Pascale Perez Gaëlle Falcon • pperez@rh4u.fr • gfalcon@rh4u.fr • 06
Pour aller plus loin, contactez-nous
Pascale Perez
Gaëlle Falcon
• pperez@rh4u.fr
• gfalcon@rh4u.fr
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