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“Nota del autor: El presente material solo pretende exponer un resumen global tomado de diversos autores y no pretende abarcar todo el temario existente en la actualidad; el lector puede profundizar en cada una de las herramientas presentadas en este documento, con base por ejemplo en la bibliografía sugerida en el programa. Se acompaña otro archivo con los proformas de los talleres a realizar dentro del módulo”

FUNCIÓN FINANCIERA EN LA EMPRESA:

Normalmente en toda Empresa se han identificado cuatro áreas básicas en las cuales se agrupan la totalidad de funciones que se requieren para su manejo. Ellas son: Mercadeo, Producción, Personal y Finanzas. El éxito de una Empresa depende en gran medida de que en las mencionadas áreas funcionales se alcancen unos objetivos básicos y complementarios, por lo que sus directores deben responder y para cuyo cumplimiento toman decisiones apoyadas en una serie de herramientas y técnicas propias de cada área.

MERCADEO - Objetivo básico: “Satisfacción de las necesidades de los consumidores”

Complementarios: “Metas de Ventas, Canales de Distribución, posicionamiento en el mercado”. etc.

Herramientas:

Investigación de Mercados entre otras.

Técnicas de Ventas, Sistemas de distribución y promoción, Publicidad, e

Usuario final: los consumidores.

PRODUCCION - Objetivo básico: “Elaborar la cantidad optima de unidades al menor costo, con la mejor calidad y en el momento oportuno. ”

Complementarios: “ Logro nivel de eficiencia tanto de personas como de maquinas, Niveles mínimos de desperdicio.” etc.

Herramientas:

Estudios de tiempos y movimientos, Programación lineal, Diseño y

desarrollo de productos, Estadísticas, Indicadores de gestión etc.

Usuario final: los consumidores.

PERSONAL (RR.HH.) - Objetivo básico: “Satisfacción necesidades de los trabajadores. ”

Complementarios: “Capacitación, Recreación, Bienestar social.” etc.

Herramientas: Técnicas de motivación, Estudios de salarios, Círculos de Calidad. etc.

Usuario final: los trabajadores, el Recurso Humano.

FINANCIERA - Objetivo Básico.-

debe tender hacia un fin: Maximizar el valor de la empresa como consecuencia de estrategias planificadas. Ese fin corresponde, por lo general, al propósito de los accionistas, inversionistas o dueños, de incrementar su propia riqueza, es decir, su inversión. Por excepción, cuando las acciones están muy diversificadas, el funcionario financiero puede, hasta cierto punto, sentirse con relativa libertad y trabajar para solamente “mantener” la riqueza de los inversionistas, dedicando parte del esfuerzo a otros propósitos personales, de carácter social o de beneficio para los trabajadores.

Todo el esfuerzo desarrollado por la gestión Financiera

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Complementarios: Liquidez vs. Rentabilidad

Usuario final: Los propietarios o accionistas.

(Dilema en el Corto Plazo)

HERRAMIENTAS DE MANEJO FINANCIERO:

Para los

primeros los publicados por la empresa con el fin primordial de atender requerimiento externos y de Ley; respecto a la Contabilidad Ad ministrativa se hace una utilización más racional de la información contable en la medida en que deja de lado la consideración de algunos principios y técnicas contables que a veces impiden aplicar criterios lógicos en los análisis de la información contable con propósitos de evaluación de gestión y toma de decisiones.

1.

Estados

Financieros

Básicos

y

Contabilidad

Administrativa.-

2. Diagnostico Financiero:

2.1 Análisis Vertical y Horizontal

2.2 Indicadores Financieros.-

comparados con medidas ideales de comportamiento financiero de la empresa, permiten, por un lado, formarse una idea acerca de su fortaleza o debilidad Financiera, y por el otro, tomar acciones correctivas para ajustarse a los objetivos.

También llamados Índices Financieros y que al ser

Permite evaluar la calidad de las

decisiones gerenciales, en la medida en que confronta la utilización que se ha dado a los recursos de la empresa, con la forma en que estos fueron proveídos.

3. Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos.-

4. Matemáticas Financieras.- Facilitan al administrador financiero el manejo de un

concepto que está presente en la mayoría de las decisiones que toma: La Tasa de interés. Alrededor de este concepto existen técnicas de análisis que él puede utilizar, por ejemplo entre otras: Calcular rendimientos (o costos) efectivos, determinar formas de amortizar préstamos, tomar decisiones de compra o arrendamiento financiero, calcular el costo de capital, evaluar fusiones y adquisiciones, evaluar el valor de una empresa, etc.

5. Técnicas de Administración del Activo Corriente y el Pasivo Corriente.- Estos

dos bloques conforman la denominada “estructura corriente” de la empresa y son una serie de principios o normas que guían al ejecutivo financiero en el manejo del efectivo, las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar a los proveedores de bienes y servicios.

6. Costos y Presupuestos.-

Su utilización ayuda a determinar por anticipado el

efecto que los planes propuestos tendrán sobre la liquidez y rentabilidad de la empresa. También permiten el control de todas las operaciones y la evaluación de la gestión

administrativa.

Presupuesto de efectivo; la proyección de estados financieros es un método simplificado

de presupuestación que ayuda a la gerencia a evaluar y tomar decisiones en forma ágil y oportuna.

7. Planeación Financiera.- Cuyos pilares son la proyección de estados financieros,

el presupuesto de efectivo y el proceso general de presupuestación. Que son la base de la información necesaria para el adecuado control y toma de decisiones.

8. Evaluación de Proyectos.- : combina los conceptos de matemáticas financieras,

presupuestos y entorno empresarial con el fin de permitir la selección de las alternativas de inversión que mejor contribuyan con el alcance del objetivo básico financiero. Allí se

La planeación y control de la liquidez a corto plazo se hace mediante el

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involucran conceptos que permiten además determinar criterios de inversión por ejemplo el Valor presente neto, Tasa interna de retorno TIR, TIR modificada, Costo anual uniforme equivalente CAUE. etc.

9. Valor económico agregado EVA. -

es un indicador que permite determinar si una

empresa esta creando o por el contrario destruyendo su valor económico a través del tiempo.

10. Costeo basado en actividades (ABC).- (por sus iniciales en ingles Activity Based

Costing), ayuda a los gerentes a identificar oportunidades de reducción de costos mediante el suministro de información más precisa sobre los costos unitarios.

MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD

Definición de Contabilidad. “La contabilidad, como cuerpo de conocimiento, es una ciencia empírica, de naturaleza económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y la evolución económica de una entidad específica, realizada a través de métodos propios de captación, medida, valoración, representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a sus usuarios información, económica y social, objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones”.

Usuarios y sus necesidades de información. Entre los usuarios de los estados financieros se encuentran los inversores presentes y potenciales, los empleados, los prestamistas, los proveedores y otros acreedores comerciales, los clientes, los gobiernos y sus organismos públicos, así como el público en general. Estos usan los estados financieros para satisfacer algunas de sus variadas necesidades de información. Entre las citadas necesidades se encuentran las siguientes:

a) Inversores. Los suministradores de capital-riesgo y sus asesores están preocupados

por el riesgo inherente y por la rentabilidad que van a proporcionar sus inversiones. Necesitan información que les ayuda a determinar si deben comprar, mantener o vender las participaciones. Los accionistas están también interesados en la información que les permita evaluar la capacidad de la empresa para pagar dividendos.

b) Empleados.

acerca de la estabilidad y rentabilidad de sus empleadores. También están interesados en la información que les permita valorar la capacidad de la empresa para afrontar las remuneraciones, los compromisos de jubilación y otras ventajas obtenidas de la empresa.

Los empleados y los sindicatos están interesados en la información

c) Prestamistas. Los proveedores de préstamos están interesados en la información que

les permita determinar si sus préstamos, así como el interés asociado a los mismos, serán pagados al vencimiento.

d) Proveedores y otros acreedores comerciales. Los proveedores y demás

acreedores comerciales, están interesados en la información que les permita determinar si las cantidades que se les adeudan serán pagadas cuando llegue su vencimiento. Probablemente, los acreedores comerciales están interesados en la empresa por períodos más cortos que los prestamistas, a menos que dependan de la continuidad de la empresa por ser un cliente importante.

e) Clientes. Los clientes tienen interés en la información acerca de la continuidad de la

empresa, especialmente cuando tienen compromisos a largo plazo, o dependen comercialmente de ella.

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f) Gobierno y sus organismos públicos. Los gobiernos y sus organismos públicos

están interesados en al distribución de los recursos, y por tanto, en la actividad de las empresas. También recaban información para regular la actividad de las empresas, fijar políticas fiscales y como base para la construcción de las estadísticas de la renta nacional y otras similares.

Finalidad y Usuarios de la Contabilidad. “La finalidad principal de la contabilidad es suministrar información a las partes interesadas, respecto a la naturaleza e importancia de las operaciones económicas. Los usuarios de la información contable necesitan frecuentemente información de diversos tipos para fines distintos. Así, podemos distinguir dos clases de usuarios.

1. Internos (relación directa) y 2. Externos (indirecta) En el primer caso, la información comprende toda la empresa y concierne al consejo de administración de directores, administradores, gerentes, supervisores, jefes de departamento y al personal que cubra alguna responsabilidad en su actividad rutinaria. Por regla general, el responsable de tomar decisiones es quien debe valorar la marcha de las operaciones para decidir, en consecuencia, si debe conservar su inversión o bien retirarla. En el segundo caso, interesa a elementos externos que en forma indirecta tienen relación con la empresa, como las instituciones gubernamentales, autoridades fiscales, profesionales de diversas áreas, instituciones bancarias, proveedores, acreedores, etc.

Muchas instituciones externas precisan obtener información de una empresa también para conocer resultados aunque con finalidades distintas, ya que se sirven de las cifras no para medir realizaciones ocurridas, sino más bien para garantizar el pago correcto de cierto tipo de obligaciones. Los acreedores pueden tener una idea distinta acerca de los beneficios de este servicio puesto que más les interesa que la empresa disponga de suficiente capacidad de pago”

Básicamente existen tres tipos de informes: en el primer tipo se encuentran los que se

presentan a personas e instituciones ajenas a la empresa.

como informes no administrativos y se publican en períodos estandarizados de tiempo:

semestrales, mensuales.

detalle diario de las operaciones del negocio.

organizac ión para un período y se caracterizan por mostrar información de acontecimientos que tuvieron lugar en ese lapso. Este proceso de generación de información se conoce con el nombre de contabilidad Financiera y se ha diseñado para preparar los estados financieros básicos, representados con el numeral 1o. del esquema.

Estos reportes se conocen

Están regidos por las normas contables y no cuentan con el

Son el resumen de las actividades de la

El segundo tipo de informes que presenta la contabilidad, indicados con el numeral 2o., son los más importantes desde el punto de vista administrativo, pues apuntan a satisfacer las necesidades de información internas de la empresa. No están regidos necesariamente por las normas contables, siendo su característica más importante la oportunidad de su presentación. Como se requiere básicamente para tomar decisiones, prima sobre su exactitud la oportunidad en la presentación. Estos reportes se conocen como informes administrativos y los prepara el Departamento Contable , o el área designado para tal fin, por ej. presupuestos, para uso eminentemente interno. A esta rama contable se la conoce como contabilidad administrativa o gerencial.

La contabilidad también elabora otro tipo de informes especiales, señalados con el numeral 3o., los cuales se requieren para desarrollar estudios económicos en las organizaciones o para presentarlos a instituciones gubernamentales o agremiaciones, como cámaras de comercio.

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El

aprovechada para lograr la misión del negocio y para realizar los objetivos, planes y

proyectos de los diferentes usuarios de la misma, tanto internos como externos.

fin

de

la

contabilidad no es tan sólo generar la información, sino que ésta sea

Sólo así se puede dar a la contabilidad un sentido y un uso verdaderamente útil, un uso

estratégico.

inmediatamente que la contabilidad estará apoyando o será de hecho una clara herramienta de competitividad para los negocios. La magnitud del valor de la información es incalculable, ya que aquellas empresas que cuenten con la mayor cantidad y calidad de datos, podrán tomar las mejores decisiones. Es decir, la información es una herramienta de competencia que marca la diferencia, a la hora de realizar acciones que impactarán en la salud Financiera de una organización.

Tan pronto como se le dé este tipo de uso a la contabilidad, se percibirá

CONCEPTO DE CONTABILIDAD FINANCIERA: Ya se ha mencionado que el objetivo general de la contabilidad es generar información útil y oportuna para la toma de decisiones de los diferentes usuarios. Es un sistema de información que expresa, en términos cuantitativos y monetarios, las transacciones financieras que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil, confiable y oportuna a usuarios externos a la organización.

CONCEPTO DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA: Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, destinada a facilitar las funciones de planeación, control y la toma de decisiones. Se basa principalmente en los Costos y Presupuestos ya que sus funciones se basan en planear y controlar.

Principales diferencias existentes entre ambos sistemas:

1) La Contabilidad Administrativa esta enfocada hacia el futuro, a diferencia de la Contabilidad Financiera que genera información del pasado o hechos históricos de la organización; pero claro esta que esta ultima información es utilizada por la primera como punto de referencia o de partida con vistas al futuro.

2)

La

Contabilidad

Administrativa

no

está

regulada

por

los

principios

de

Contabilidad

generalmente

aceptados,

situación

que

si

ocurre

con

la

Contabilidad

Financiera, por que la información que se genere para fines externos tiene que ser producida con los mismos principios o reglas, de tal forma que cualquier usuario esté plenamente seguro de que los estados financieros son uniformes en cuanto a su presentación y, por tanto, puedan ser comparables: por esto la Contabilidad Financiera debe estar regulada. En cambio la información utilizada en la Contabilidad Administrativa se ajusta a las necesidades de cada empresa.

3) La Contabilidad Financiera es obligatoria según leyes y normas legales; mientras que la Contabilidad Administrativa no lo es, es a criterio de las empresas.

4)

mucha precisión, como la Contabilidad Financiera. La primera otorga más relevancia a datos cualitativos y costos necesarios en el análisis de las decisiones que, en algunos casos, son estimaciones que se efectúan para predecir el futuro de la empresa, no siendo necesario preocuparse por la exactitud y precisión que regula la Contabilidad Financiera para determinar correctamente la utilidad.

La Contabilidad

Administrativa no está dirigida a determinar la utilidad con

5)

centros de costos, divisiones, líneas de productos, etc. Para tomar decisiones sobre cada

La Contabilidad Administrativa hace énfasis en las áreas de la empresa como

una de las partes que la componen, más que de toda la empresa vista globalmente, tarea

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que tiene a su cargo la Contabilidad Financiera al informar sobre los eventos ocurridos en la empresa.

6) La Contabilidad Administrativa, como sistema de información administrativo,

recurre a otras disciplinas como la Estadística, la Economía, la investigación de

operaciones, las Finanzas etc

soluciones a los problemas de organización; de ahí que exista una gran relación con otras disciplinas, circunstancia que normalmente no sucede con la Contabilidad Financiera.

Para completar los datos presentados con el fin de aportar

7) Las cifras en la Contabilidad Administrativa se trabajan en miles de pesos; mientras que en la Contabilidad Financiera, por aspectos regulatorios, no se debe hacer.

EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA PLANEACION.-

Esta actividad de planeación ha ganado actualmente gran importancia, originada en el permanente desarrollo de la tecnología, la economía cambiante, el crecimiento acelerado de algunas empresas, la globalización, la competitividad, la productividad, las alianzas estratégicas, el libre comercio, el valor agregado y la reingeniería de procesos administrativos que se posee actualmente en las empresas.

La planeación se hace necesaria por diversos aspectos:

1. Permite prevenir los cambios del medio ambiente, ya que si se anticipan será

más fácil la adaptación de las organizaciones.

2. Con el fin de integrar los objetivos y decisiones de las organizaciones.

3. Como medio de coordinación, comunicación y cooperación de las diversos

áreas que integran la empresa.

Cuando una empresa planea o diseña acciones a corto plazo se denomina planeación de

operación

cuya misión es alcanzar los objetivos que se desean en un período determinado, fundamentalmente en lo referente a la operación de la empresa, usando diversas herramientas y en donde sobresalen los presupuestos y el modelo costo-volumen- actividad. Respecto al presupuesto, es una herramienta que traduce en un lenguaje cuantitativo las acciones que formula la alta administración.

y surge de la Contabilidad Administrativa, y consiste en el diseño de acciones

Cuando se planea o diseña acciones en el largo plazo se inicia el proceso de la planeación estratégica y recurre también a la herramienta costo – volumen - actividad; este modelo permite utilizar el método de simulación sobre las variables: costos - precios y volumen, lo cual facilita la elección de un correcto curso de acción, pues esta técnica permite analizar los posibles efectos en las utilidades al tomar la empresa determinada decisión, y poder realizar proyecciones a largo plazo con modelos econométricos. El hecho de pensar en un incremento o disminución de los precios, o modificar la estructura de costos, o el volumen a producir o vender, implica una análisis profundo de su repercusión en las utilidades futuras

CONCEPTOS BÁSICOS DE INFORMACIÓN FINANCIERA: La estructura básica de la

contabilidad en todos los sistemas es sencilla. Hay varios conceptos, definiciones de términos, clasificaciones, principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones gubernamentales que rigen las partes de un sistema contable y cómo se

relacionan entre sí.

gobiernan una parte de la estructura contable es esencial para comprender las otras y cómo trabajan en conjunto. Elaborar un sistema contable es similar a construir un edificio.

El conocimiento de los conceptos, las definiciones y las reglas que

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Al principio puede ser difícil darse una idea de cómo lucirá ya terminado, pero si se siguen con cuidado los planos y las instrucciones, todas las partes del proyecto quedarán en el lugar correcto. Esto también es cierto en un sistema contable bien elaborado. La estructura contable tiene cinco clasificaciones básicas:

1. Activo

2. Pasivo

3. Patrimonio

4. Ingresos

5. Costos y/o Gastos

Las tres primeras forman la ecuación contable básica: Activo = Pasivo + Patrimonio.

Las dos últimas forman la Ecuación de la Utilidad Neta.

Activo: Es un recurso económico propiedad de una entidad, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina por el costo de adquisición del

artículo, más todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalación y arranque de operación. Los tipos de activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeño negocio de servicio puede tener sólo un camión, materiales y una oficina en la propia casa del dueño. Una gran Empresa puede tener edificios, mobiliario, máquinas y equipos. Algunos ejemplos de activos son:

? El efectivo que una entidad tiene en su poder o depositado en alguna institución bancaria.

? Las cuentas por cobrar que tiene pendientes con sus clientes o con sus empleados.

? Los documentos por cobrar.

? Los productos o mercancías disponibles para su manufactura o comercialización.

(denominados

Inventarios)

? Las instalaciones físicas donde están los almacenes, oficinas y plantas productivas.

? El terreno donde están construidas dichas instalaciones.

? El equipo de transporte para movilizar la mercancía o el personal de la entidad.

? El mobiliario y equipo de las oficinas administrativas, de ventas y productivas.

? La maquinaria del área de producción.

Pasivo: Representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como

acreedores. Tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antecediendo a los dueños, quienes siempre vendrán en un último lugar. En caso de disolución o cierre de un negocio, con el producto de la venta de los activos se debe pagar primero a los trabajadores; en segundo lugar a los acreedores legales, y el remanente queda para los dueños. Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse:

? Las cuentas por pagar a los proveedores, provenientes de compras efectuadas a crédito.

? Los documentos por pagar (pagarés).

? Los sueldos o salarios pendientes de pago a empleados.

? Los impuestos por pagar.

? Los préstamos bancarios a corto y a largo plazo efectuados para la adquisición de activos.

Patrimonio: Es la aportación de los dueños conocidos como accionistas. Representa la

parte de los activos que pertenece a los dueños del negocio. Es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. La participación de los dueños, o capital contable, puede aumentar en dos formas: (forma tradicional)

1. Por el Capital: Por la aportación en efectivo o por la aportación de otros bienes al

negocio .

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2.

Por las utilidades retenidas provenientes de la operación del negocio y que aún no

han sido repartidas (ganado).

El

Patrimonio puede disminuir en dos formas: (forma tradicional)

1.

Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los accionistas. Dicho

retiro puede ser un reembolso del capital aportado o una repartición de las utilidades

obtenidas, llamándose en este caso dividendos. Es decir, los dividendos representan

la distribución de las utilidades obtenidas por la empresa a los accionistas. Los dividendos no son un gasto, sino repartición de utilidades obtenidas. Las distribuciones suelen tener lugar en la forma de efectivo, o acciones adicionales a favor de los accionistas.

2. Por las pérdidas provenientes de la operación del negocio.

Ingresos:

producto, en efectivo o a crédito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crédito y se conoce como cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como tales en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo. Esto se explicará con más detalle más adelante. Los ingresos aumentan el capital del negocio. algunos ejemplos de ingresos son:

Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o

? Ventas. Ingresos percibidos por la venta de un producto a un cliente.

? Ingresos por honorarios. Los ingresos obtenidos por servicios profesionales que presta un médico, abogado, dentista, arquitecto, contador, ingeniero, etc., o los honorarios percibidos a cambio de proporcionar cualquier otro servicio.

Costos y/o Gastos: Se refieren a partidas que se han usado o consumido en el negocio

con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen el capital del negocio cuando son mayores que los ingresos. Algunos tipos de gastos son:

? Los sueldos, salarios y Prestaciones Sociales, legales y extralegales, que se pagan a los empleados del negocio, junto a los respectivos aportes de Ley (patronales y de Seguridad social)

? Las primas de seguro que se paga para diferentes ramos (incendio, robo, daños eléctricos, etc.)

? Mantenimiento equipos (computo, maquinaria ).

? Los servicios públicos ( teléfono, luz, agua, gas, etc)

? Las comisiones sobre Ventas que se acuerdan con los empleados por vender cierta cantidad de mercancías.

? La publicidad que efectúa la empresa.

Algunas empresas los agrupan como gastos de: venta, administración, financieros y otros. Como consecuencia de enfrentar los ingresos contra los gastos se genera una utilidad o una pérdida. Dichos conceptos se definen a continuación.

La utilidad es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos incurridos en la generación de dichos ingresos. Obviamente, lo anterior implica que los ingresos superen a los gastos para que pueda registrarse una utilidad. Una pérdida es el resultado de que los ingresos obtenidos por un negocio sean inferiores a sus gastos. Otra interpretación a este concepto describe la pérdida como una erogación efectuada que no generó ningún ingreso, transformándose de esa manera de un gasto en una pérdida.

Hasta aquí se han resumido las cinco cuentas o clasificaciones básicas que forman la estructura de todo el sistema contable: el activo, el pasivo, el Patrimonio, los ingresos y los gastos. A continuación, se procederá a definir otros términos que también son importantes para determinar los resultados de operación de un negocio.

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BASE CAUSADA: PIEDRA ANGULAR DE LA TEORÍA CONTABLE - Base causada o devengada vs base efectivo o caja. - La forma más sencilla de mantener el registro de las operaciones mercantiles es anotarlas en el momento en que se produce un cambio de efectivo. Este es el sistema de contabilidad con base en el efectivo. Por ejemplo, cuando un negocio vende servicios a sus clientes, el ingreso que se obtiene debería

registrarse en el momento en que se recibiera el efectivo.

considerar como ingresos del periodo las ventas de contado, mientras que las ventas a crédito se registrarían hasta que el cliente pagase la cuenta. Un método con más sentido y sobre el cual se basa el registro contable de todas las transacciones se denomina sistema

de contabilidad base devengada o causada. En este sistema se reconocen como obtenidos los ingresos en el momento en que se ganan, sin tomar en cuenta cuándo se recibe el pago en efectivo.

Por tanto, sólo se deberían

Periodo contable:

resumen y presentan a los dueños, al final de un periodo determinado que se conoce como periodo contable. El periodo contable más usual es el que abarca doce meses y puede coincidir con el año normal (Dic/9x). También se acostumbra contabilizar un periodo menor que un año, como un mes (mensual) o tres meses (trimestral). Cada entidad determina sus propias necesidades de información Financiera así como su periodicidad.

Los resultados de las operaciones efectuadas por un negocio se

Sistema de partida doble: El sistema de partida doble para registrar las transacciones

del negocio, significa el registro de los dos componentes de la operación mercantil. Por ejemplo, si se compran materiales a crédito en $2’000.000, el negocio posee $2’000.000

de materiales y al mismo tiempo debe

Deben registrarse ambas partes de la operación, para mostrar el aumento de los materiales (activo) y el aumento de las cuentas por pagar (pasivo), originadas por la compra.

LA ECUACIÓN CONTABLE BÁSICA: Hasta este punto ya se han cubierto los diferentes elementos que forman parte de la ecuación contable básica: el activo, el pasivo y el capital contable.

$2’000.000 al proveedor por la compra a crédito.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

Adicionalmente, con los conceptos aprendidos es posible descomponer el Patrimonio en

sus principales elementos (se mencionan los principales): El Capital, las Reservas (

obligatorias y estatutarias), y

anteriores.(denominadas Utilidades Retenidas).

Patrimonio = Capital Social + Reservas + Resultados Ejercicio o anteriores Pérdidas)

Dentro de las reservas mencionaremos la Reserva Legal que en nuestro medio es de carácter obligatoria; equivale al 10% de la Utilidad del Ejercicio después de Impuestos, y su calculo se hace anualmente. La utilidad del período actual esta dado por los ingresos menos los gastos. Utilidad del ejercicio actual antes de impuestos = INGRESOS - COSTOS y/o GASTOS

y

los

Resultados

del

presente

ejercicio

(o

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CONTABILIDAD

POR

PARTIDA DOBLE:

? Para las cuentas de: ACTIVO (reflejadas en el Balance General) y de COSTOS y GASTOS (reflejadas en el Estado de Ganancias y Pérdidas) sus Saldos son de naturaleza DÉBITO; es decir estas cuentas AUMENTAN cuando se DEBITAN y DISMINUYEN cuando se ACREDITAN .-

? Para las cuentas de: PASIVO y PATRIMONIO (reflejadas en el Balance General) y de INGRESOS (reflejados en el Estado de Ganancias y Pérdidas) sus Saldos son de naturaleza CRÉDITO; es decir estas cuentas AUMENTAN cuando se ACREDITAN y DISMINUYEN cuando se DEBITAN.-

Primero se prepara el estado de resultados, pues para determinar el importe del capital final en el estado de situación Financiera o balance general, es necesario tener la cifra de la utilidad neta.

En segundo lugar, después de elaborar el estado de resultados, se debe preparar el estado de situación Financiera o Balance General. Toda la información que se necesita para este estado se encuentra bajo los encabezados de activo, pasivo y capital. En ambos estados financieros se pueden identificar con claridad cada una de las cinco cuentas básicas o clasificaciones de la estructura contable.

Las cifras en pesos se colocan en forma ordenada para facilitar al lector la información deseada. Debemos observar que el signo de pesos se coloca al inicio de cada columna de cifras y en la cantidad final, o sea, el total. El subrayado también es muy importante, ya que una sola línea indica que las cifras que se encuentran arriba de ella se suman o restan, en tanto que la doble línea indica una cantidad final o total.

GENERALIDADES SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Objetivo: Revisar el contenido de los estados financieros, así como de algunos conceptos contables básicos tales como: depreciación amortización reserva y provisión, los cuales deben ser conocidos para comprender y manejar las herramientas financieras.

Concepto de Estado Financiero: En términos generales es una relación de cifras monetarias vinculadas con uno o varios aspectos específicos del negocio y presentados con un ordenamiento determinado. Su objetivo fundamental es presentar información que permita, a quienes la utilizan, tomar decisiones que de alguna manera afecten la Empresa.

Los Estados Financieros deben ser confiables, equitativos y comprensibles. Confiables: Quienes toman decisiones esperan que la información analizada minimice la posibilidad de error.

Equitativos:

respecto a otro(s); sino que

de ellos.

permitan alcanzar los objetivos específicos a cada uno

Es

decir

que

no

permita

poner

en ventaja a un grupo de usuarios

Comprensibles: Ya que no todos los usuarios están en condiciones de descifrar muchos aspectos complejos que involucran los negocios; deben contener aclaraciones completas sobre aquellos hechos que a simple vista las solas cifras no permiten entender con facilidad.

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LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS: El producto final del proceso contable es la información Financiera para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La información Financiera que dichos usuarios requieren se centra primordialmente en:

? Evaluación de la situación Financiera.

? Evaluación de la rentabilidad.

? Evaluación de la liquidez.

Tomando en cuenta las necesidades de información de los usuarios, la contabilidad considera tres informes básicos que debe presentar todo negocio. De tal manera, existe el Estado de situación Financiera o Balance General, cuyo fin es presentar una relación de recursos (activos) de un negocio, así como de las fuentes de financiamiento (pasivo y capital) de dichos recursos; el Estado de Resultados que informa sobre la rentabilidad del mismo negocio, y el Estado de flujo de efectivo , cuyo objetivo es dar información acerca de la liquidez del negocio, es decir, presentar una lista de las fuentes de efectivo y de los desembolsos del mismo. Esto constituye una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.

A continuación analizaremos en detalle cada estado financiero básico, principiando por el estado de situación Financiera o Balance General. Dichos estados se presentan a un nivel de desglose tal, que permita al lector conocer detenidamente tanto la forma como el contenido del producto final del ciclo contable: los estados financieros. Lo anterior tiene como objetivo que el lector visualice, desde el inicio, hacia dónde conduce todo el esfuerzo que se realiza para elaborar información Financiera.

Cabe aclarar que sólo se pretende hacer ver la necesidad de elaborar el estado de situación Financiera, el estado de resultados, así como el estado de flujo de efectivo, ya que satisfacen diferentes necesidades de información.

Estado de situación Financiera (Balance General): El estado de situación Financiera, también conocido como Balance General, presenta en un mismo reporte la información necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y de financiamiento. Dicho estado incluye en el mismo informe ambos aspectos, porque parte de la idea de que los recursos con que cuenta el negocio deben estar correspondidos directamente con las fuentes necesarias para adquirirlos. El estado de situación Financiera o Balance General es un estado financiero que muestra el monto del activo, pasivo y capital en una fecha específica. En otras palabras, dicho estado financiero muestra los recursos que posee el negocio, lo que debe y el capital aportado por los dueños.

Las primeras tres clasificaciones de la estructura contable: activo, pasivo y patrimonio forman la ecuación básica. El sistema de partida doble es el resultado directo de la ecuación contable básica. Cuando se anotan ambos aspectos de una operación contable, se mantienen en balance los recursos con las fuentes de los mismos. Esta ecuación muestra cómo se divide la propiedad de los activos entre los derechos de los acreedores, quienes tienen prioridad sobre los activos (estos derechos son los pasivos) y los derechos del dueño, quien va en segundo lugar en el orden de reclamación (estos derechos son el capital).

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Contenido del estado de situación Financiera (Balance General)

Las cuentas de activo se presentan de acuerdo con la disposición para su realización. Las partidas que se presentan en primer término corresponden al activo circulante, que representa todos aquellos activos que se han de convertir en efectivo en un año (o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa), mientras que el activo no circulante no es convertible con facilidad en efectivo. En la práctica, la costumbre es listar, a continuación del circulante, los demás activos que la empresa posee. Con fines didácticos, se utiliza dicho encabezado para separar el activo circulante del no circulante.

Clasificación de los Activos: Se presentan de acuerdo con su grado de liquidez; primero se colocarán aquellos cuya convertibilidad en efectivo es más inmediata hasta terminar con aquellos de lenta realización.

1) Activos Corrientes o Circulantes: Efectivo, Inversiones Temporales, Cuentas por Cobrar, Provisiones de Cartera o de Cuentas por cobrar y los Inventarios

2) Activos Fijos o Propiedad Planta y Equipo:

Que tenga relativa larga duración, Que se utilice en las operaciones de la Empresa y Que no se tenga para la venta

Clasificación:

Tangibles (depreciables, no depreciables y agotables) Intangibles ( Good will pagado, patentes, marcas, étc.)

Características:

Concepto

de

Depreciación:

reconocimiento

de

un

costo o

de

un

gasto como

consecuencia del deterioro u obsolescencia de los Activos Fijos. Para su cálculo se requiere conocer su vida útil.

 

Vida

 

Depreciac.

 

CONCEPTO

útil

C o s t o

Acumulada

Valor Neto

Año

en Libros

Edificios y similares

20

200,000

10,000

190,000

Maquin., muebles y enseres

10

80,000

8,000

72,000

Automotores/Equip. Computo

5

10,000

2,000

8,000

Totales:

 

290,000

20,000

270.000

Existen diversos métodos o sistemas de depreciación: línea recta (utilizado en el cuadro anterior), el de reducción de saldos u otro sistema técnico autorizado por la Dirección de Impuestos Nacionales.

3) Otros Activos: Se agrupan todos los demás activos siempre y cuando no se utilicen en la operación del negocio (Préstamos a socios a Largo plazo; Inversión en un lote con opción de venta etc.)

Efectivo en caja y bancos: Algunas partidas ameritan ciertos comentarios para entender mejor su contenido. La primera partida que enlista la sección de los activos circulantes es el “Efectivo” , ya que es la más líquida. Dicha partida deberá mostrarse bajo un solo rubro en el cuerpo del balance general, y se supone disponible para uso inmediato sin

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restricciones.

depósitos en cuenta corriente, etc., siempre y cuando sean propiedad de la empresa.

Muchas empresas la designan como “Caja y bancos”.

Las existencias en efectivo están constituidas por el total de moneda,

Inversiones temporales: constituyen inversiones de efectivo en exceso que momentáneamente no se requieren para las transacciones normales del negocio. Dicha partida es convertible en efectivo en el instante en que lo requiera la empresa además de ser fácilmente negociable. ejs: CDT”s, acciones etc.

Cuentas por cobrar: representan los derechos del negocio contra deudores, que normalmente surgen de las ventas de mercancía o por la prestación de servicios dentro de las operaciones normales de la empresa. Las cuentas por cobrar a clientes incluyen una provisión para cuentas malas o incobrables para determinar el valor que se espera cobrar:

Cuentas por cobrar

- Provisión de Cartera

= Cuentas por cobrar netas

$ 20,000,00

$

1,800,00

$ 18,200,00

La condición para que sea considerada cuenta por cobrar, consiste en que sea cobrable dentro de un periodo de un año o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa. Los documentos por cobrar, importes por cobrar por la venta de activo no circulante y otras partidas cuyo vencimiento sea mayor de un año o del ciclo de operaciones normales, deberán presentarse inmediatamente después de la sección de activo circulante, dentro de la sección de activo no circulante.

La partida de “Inventarios”, incluye el valor de las mercancías disponibles para venderse directamente o para ser usadas en la prestación de servicios. Es una partida de suma importancia para la administración Financiera de un negocio.

Los “Gastos pagados por anticipado” representan futuras partidas de gastos que ya han sido pagadas, ya que constituyen bienes y/o servicios que se van a consumir dentro de un año ejs.: seguros, arriendos, ints. etc

Dentro de la sección de activo no circulante cabe mencionar los “Activos fijos” (Propiedad, Planta y Equipo). Representan la propiedad de la empresa respecto a

unidades físicamente tangibles, las cuales contribuyen en la producción y/o distribución de los servicios y bienes que se dedican al giro normal de operaciones de la empresa. Todos los activos fijos se presentan al costo original, actualizado por inflación menos su depreciación acumulada, a excepción del terreno que es el único activo fijo que no se

deprecia.

depreciación tanto del pasado como del presente año sobre los activos que actualmente se

poseen.

Entre los activos

encuentra en el estado de resultados, la cual se tratará más adelante.

fijos más relevantes se pueden considerar: terrenos, edificios, maquinaria y equipo, equipos de ofc., equipos de computo y vehículos (equipo de transporte en gral.).

La

“Depreciación acumulada” representa la suma de todos los cargos por

“Gasto por depreciación” que se

No debe confundirse dicha partida con la de

Los “Activos diferidos”, a semejanza de los gastos pagados por anticipado, son bienes que se utilizarán para generar ingresos en periodos futuros. Los cargos diferidos son gastos pagados por anticipado a largo plazo y, en consecuencia, no se les puede clasificar como parte del activo circulante. También se les llama cargos diferidos. ejs. : Costos en etapas de organización, instalación y montaje, estudios de factibilidad etc.

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Dentro de la clasificación de los activos no circulantes cabe mencionar los

Activos

intangibles”, los cuales

“sin ser materiales, son aprovechables en el negocio”.

Como

ejemplos de activos intangibles cabe citar: patentes, derechos de autor, marcas registradas, franquicias, entre otros.

Los activos pueden financiarse ya sea a través de pasivos o a través de capital. El pasivo se clasifica conforme a su fecha de vencimiento en pasivo a corto plazo y en pasivo a largo plazo.

Clasificación de los Pasivos: Se presentan de acuerdo a su grado de exigibilidad. 1) Pasivos Corrientes: Obligaciones Financieras, Proveedores, Cuentas por pagar (dividendos, Retención en la Fuente etc), Impuestos por pagar (Renta, IVA, Industria y Comercio, vehículos, predial etc) , Obligaciones laborales (salarios, Prestac. Sociales etc).

2) Pasivos Largo Plazo: Obligaciones Bancarias, Préstamos de Socios a Compañías Asociadas. Considerando el “Pasivo a largo plazo”, algunas de las partidas que se incluyen dentro de esta categoría son los préstamos bancarios , con el fin de financiar la expansión del negocio, o con el objeto de liquidar alguna otra deuda de corto o largo plazo. Las obligaciones por pagar a largo plazo, como otro ejemplo, representan pagarés a largo plazo emitidos por una empresa y representan la participación individual de los obligacionistas en un crédito colectivo otorgado a dicha empresa.

CLASIFICACIÓN DEL PATRIMONIO: En general cuatro grupos de cuentas conforman el Patrimonio de una Empresa.

CAPITAL Capital: Anónima = autorizado, suscrito y pagado; Limitada = Cuotas partes

SUPERÁVIT DE CAPITAL Prima colocación de acciones Donaciones Valorizaciones (Propiedad, planta y equipos)

UTILIDADES RETENIDAS Reservas (obligatorias/legales, estatutarias y ocasionales) Resultados (presente ejercicio, ejercicios anteriores)

Algunos conceptos claves en un Balance General:

PROVISIÓN: Una provisión es el reconocimiento de un costo o un gasto, que tiene como propósito:

1) La protección de un Activo

2) El registro de una perdida conocida

3) El registro de un pasivo incurrido

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Ejemplo primer caso: establecimiento de provisiones para proteger activos, protección que se hace para aquellos que por su naturaleza son susceptibles de perder valor; tales como las Cuentas por Cobrar e Inventarios.

Saldo de Cuentas por Cobrar (B/G) Menos Provisión de Cartera (B/G) Saldo de Cuentas por cobrar netas

$ 6.000.000

$

600.000

$

5.400.000

Saldo de Inventarios (B/G) Menos Provisión por obsolescencia (B/G) Saldo de Inventarios netos

$ 9.000.000

$

810.000

$ 8.190.000

Ejemplo segundo caso: generalmente se utiliza para disminuir el valor de aquellos activos que como consecuencia de una baja en su valor de mercado producen una perdida para la Empresa. Supongamos el caso de una Empresa que tiene una Inversión de 1.000 acciones de otra Empresa, las cuales adquirió a $2.000 cada una y al final del período contable su valor de mercado es de $1.800.

Inversión en acciones (B/G) Menos Provisión por perdida de valor (B/G) Valor neto Inversión en acciones

$ 2.000.000

$

200.000

$

1.800.000

Ejemplo tercer caso: Caben todos aquellos pasivos que al final del período contable la

Empresa sabe que ha incurrido pero que no se han registrado por no existir documentos al respecto y por lo tanto se deben hacer una estimación de estos, afectando el Estado de Resultados del período, es decir, aumentando los gastos o costos y aumentando también

los

son dos de los casos más

comunes en los que se aplica este criterio.

Pasivos.

Las Prestaciones Sociales y los Impuestos

DEPRECIACIÓN: Es el reconocimiento de un costo o un gasto como consecuencia del deterioro o la obsolescencia de aquellos activos que son depreciables. Por lo tanto, período tras período deberá afectarse o castigarse la utilidad con una parte proporcional del costo de dichos activos, con lo que su valor en libros para efectos de presentación en el Balance General disminuirá. La Contabilidad ha adoptado los términos de duración a los cuales se les denomina vida útil. La depreciación puede ser costo o gasto en la medida en que afecte los activos destinados a la producción o a aquellos que se utilizan en las actividades administrativas y de ventas.

AMORTIZACIÓN: Para comprender este concepto es indispensable mencionar los Activos Diferidos que son erogaciones que hace la Empresa y cuyo efecto cubre más de un periodo, es decir, gastos que la Empresa paga por anticipado y que en algunos casos pueden ser recuperables (ej. intereses trimestrales pagados por anticipado, seguros pagados por anticipado). Como ejemplo en el caso de que los Activos diferidos no sean recuperables tenemos las siguientes situaciones: Organización y gastos preoperativos, Estudios e Investigaciones y Proyectos, Remodelaciones etc.

A la primera clasificación se le denominan Gastos pagados por anticipado (corto plazo)

A la segunda clasificación se le denominan Cargos Diferidos (largo plazo)

RESERVAS : Son apropiaciones de las utilidades retenidas con algún propósito especifica. Dicho propósito puede adoptar tres formas: Legal, Estatutario u ocasional.

Carácter Legal: la denominada Reserva Legal la cual se debe apropiar el 10% anual de las utilidades después de impuestos hasta cubrir como mínimo el 50% del capital aportado.

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Carácter estatutario: son aquellas estipuladas por los socios al momento de crear la empresa y son de obligatorio cumplimiento hasta que la Asamblea General determine lo contrario (debe reformarse escritura de constitución) Por ej. se puede estipular que con el 30% de las utilidades se constituya una reserva para futuros ensanches de fabrica (o ampliación) y

Carácter ocasional: se constituyen en un momento determinado con un fin especial. Por ej. al finalizar el año la asamblea podrá determinar que se apropie el 5% de las utilidades después de impuestos con el fin de patrocinar actos culturales para celebrar el décimo aniversario de creación de la empresa.

ESTADO DE RESULTADOS, O GANANCIAS Y PERDIDAS. El segundo de los estados financ ieros básicos es el estado de resultados. Dicho estado financiero trata de determinar el monto por el cual los ingresos contables superan a los costos y/o gastos contables. Al remanente se le llama resultado, el cual puede ser positivo o negativo. Si es positivo se le llama utilidad, y si es negativo se le denomina pérdida.

Las últimas dos clasificaciones de las cuentas básicas (ingresos y costos y/o gastos) se encuentran en un estado financiero llamado estado de resultados, el cual resume los resultados de las operaciones de la compañía durante un periodo. La diferencia entre los ingresos y los costos y/o gastos se determina en este estado financiero y se refleja

posteriormente en la sección de capital dentro del balance general.

originan partidas de ingresos y de gastos que no corresponden al giro normal de la empresa. algunas ganancias o pérdidas son tan poco usuales que es necesario mostrar en el estado de resultados cuál hubiera sido la utilidad neta del ejercicio de no haberse presentado dichas partidas. Se denominan Ingresos y/o Egresos no operacionales; principalmente están dados por los Ingresos o Rendimientos Financieros y Gastos Financieros respectivamente.

En ocasiones se

La diferencia entre las dos últimas clasificaciones básicas, ingresos y costos y/o gastos, constituye la base de la fórmula de la utilidad neta. Esta combinación da como resultado un aumento o una disminución en la cuenta de capital. Si los ingresos son mayores que los costos y/o gastos, la diferencia se llama utilidad neta, la cual aumenta el capital. Pero si los gastos son mayores que los ingresos, la compañía habría incurrido en una pérdida neta, consecuentemente habrá una disminución en el capital.

Contenido del estado de resultados.- El estado de resultados es el principal medio para medir la rentabilidad de la empresa a través de un periodo, ya sea de un mes, tres meses o un año etc. El estado se muestra en etapas, ya que al restar a los ingresos los costos y/o gastos del periodo se obtienen diferentes utilidades hasta llegar a la utilidad neta. Su formato depende del tipo de Empresa: Servicios, Comercial y Manufacturero.

EMPRESAS

DE

SERVICIOS:

Los Ingresos Operacionales surgen de transacciones

ordinarias del negocio por la venta o prestación de servicios que ofrecen al público ej.:

Honorarios, Servicios (dependiendo del giro de negocios que sea - Médicos, Publicitarios etc).

Los Gastos operacionales se dividen entre Gastos de Administración y Gastos de Ventas; a continuación se mencionan los principales (no todos) gastos que conforman cada uno de estos rubros:

Personal: sueldos, horas extras, comisiones, auxilio transporte, Prestaciones Sociales Legales y extralegales, dotaciones, capacitación, aportes patronales y Ley 100.

Honorarios: Revisoría Fiscal, Auditoria externa, avalúos, asesorías etc.

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Impuestos: Industria y Comercio, Predial, Vehículos, valorización etc.

Arriendos: Terrenos , edificios, bodegas, maquinaria y equipos en general.

Seguros: Manejo, Cumplimiento, Incendio y Terremoto, Sustracc., Transp., Automóviles, corriente débil. etc.

Mantenimiento y Reparaciones: Maquinaria y equipo, equipo de computo, vehículos etc.

Depreciaciones: Edificios, Maquinaria y equipo, Equipo de Ofc., Equipo de computo, vehículos.

La apropiada clasificación de cada gasto entre Administración y Ventas se hace en el momento de cada operación.

Los Ingresos Operacionales menos los Gastos Operacionales dan como resultado la denominada : Utilidad Operativa u Operacional o también llamada Utilidad antes de Intereses e Impuestos U.A.I.I. ( así la abreviaremos de aquí en adelante). Se denomina así porque esta es precisamente la Utilidad que una Empresa genera como negocio y de acuerdo a sus actividades normales de operación, independientemente de su Estructura Financiera.

A la U.A.I.I., cuando aplique, se le adicionan los Ingresos no Operacionales y se le deducen

los Gastos no Operacionales, que normalmente son resultados de operaciones financieras; es decir Ingresos Financieros (producto de rendimientos en Inversiones en CDT’s por ej.) y Gastos Financieros ( producto de los intereses que se generan por prestamos que se obtienen) respectivamente. El resultado es la denominada Utilidad antes de Impuestos - U.A.I. que es la que sirve de base para el calculo del Impuesto sobre la Renta (que actualmente su tarifa es del 35%).

Al restarle a la U.A.I. la provisión de Imporrenta da el resultado final que es la Utilidad Neta que es la base para determinar las Utilidades a distribuir (una vez calculada la Reserva Legal)

EMPRESAS

COMERCIALES :

El primer aspecto a destacar es la forma de obtener el

Costo de la mercancía vendida (que involucra los Inventarios Iniciales y Finales de mercancía con sus respectivas compras). Esta forma de calcular el Costo de Ventas se denomina “juego de inventarios” y supone la elaboración de un inventario físico de las mercancías al final del período contable (Inventario final) cifra que combinada con el valor del inventario al inicio del período y las compras netas, determina el Costo de la Mercancía vendida.

A las Ventas netas del período se les resta o deduce el Costo de la mercancía vendida y da

como resultado la Utilidad Bruta en Ventas . Que se define como la utilidad que queda

disponible para cubrir los gastos de operación y financieros del negocio.

Bruta en Ventas se le restan los Gastos Operacionales (Administración y Ventas vistos anteriormente) y da como resultado la denominada Utilidad Operativa u Operacional, también llamada Utilidad antes de Intereses e Impuestos U.A.I.I.; la depuración de aquí

en adelante es similar a lo explicado anteriormente, para las Empresas de Servicio.

A esta Utilidad

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NOTA: A continuación se presenta un Resumen del Plan Unico de Cuentas (PUC), estructurado por Grupos y por Cuentas Mayores tanto del Balance General, como del Estado de Resultados (Fuente: Régimen Contable Colombiano Legis).

Catalogo de Cuentas según el PUC del Balance General, estructurado por Grupos.

1 ACTIVO

2

PASIVO

11 Disponible

21

Obligaciones Financieras

22

Proveedores

12 Inversiones

23

Cuentas por Pagar

24

Impuestos, Gravámenes

13 Deudores

25

Obligaciones Laborales

26

Pasivos estimados y Provisiones

14 Inventarios

27

Diferidos

28

Otros Pasivos

15 Propiedad Planta y Equipo

29

Bonos y papeles Comerciales

16 Intangibles

3

PATRIMONIO

31

Capital Social

17 Diferidos

32

Superávit de Capital

33

Reservas (Utilidades Retenidas)

18 Otros Activos

34

Revalorización Patrimonio

36

Resultados del ejercicio (Utilidades. Retenidas)

19 Valorizaciones

37

Resultados ejercicios anteriores (Utilidades. Retenidas)

38

Superávit por Valorizaciones

 

Catalogo de Cuentas, según el PUC, del Estado de Resultados estructurado por Grupos

4 INGRESOS

 

41

Operacionales (por actividad/sector)

42

No Operacionales

Otras Ventas, Financieros, Arrendamientos Utilidad Venta de Inversiones / P.P.y equipo

Recuperaciones deudas malas,

Diversos

47

Ajustes por Inflación

5 GASTOS

 

51 Operacionales de Administración

52 Operacionales de Ventas

53 No Operacionales Financieros, Perdida Venta Inversiones Perdida Venta P.P. y equipos, Diversos

6 COSTO DE VENTAS Por sectores / actividades

 

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Catalogo de Cuentas Balance General, según el PUC, estructurado por Cuentas Mayores

1 ACTIVO

 

2

PASIVO

11 Disponible Caja - Bancos Cuentas de Ahorro Fondos

21

Obligaciones Financieras Bancos, Corporaciones

22

Proveedores Nacionales; del Exterior

12 Inversiones Acciones, Certificados, Titulos Provisiones

23

Cuentas por Pagar Costos y Gastos por Pagar Retención en la Fuente Aportes de Nomina, Acreedores Varios

13 Deudores Clientes Comerciales Cuentas por Cobrar Empleados Cuentas por Cobrar Socios Anticipos y Avances Anticipos de Impuestos Deudores Varios Provisiones

24

Impuestos, Gravámenes Renta y Complementarios Impuesto de Ventas por Pagar De Vehículos

25

Obligaciones Laborales Salarios por pagar Cesantías Consolidadas; Intereses s/Cesantías Prima de Servicios; Vacaciones

14 Inventarios Materias Primas Productos en Proceso Productos Terminados Provisiones Nota: subcuenta ajustes x inflación

26

Pasivos estimados y Provisiones Para Costos y Gastos Para Obligaciones Laborales / Fiscales

28

Otros Pasivos Anticipos Recibidos de Clientes

15 Propiedad Planta y Equipo Terrenos Construcciones y edificaciones Maquinaria y Equipo Equipo de Oficina Equipo de Computo Nota: subcuenta ajustes x inflación

29

Bonos y papeles Comerciales

 
 

3 PATRIMONIO

31

Capital Social Capital suscrito y pagado Aportes Sociales Capital personas naturales

16 Intangibles Crédito Mercantil Marcas, Patentes, Franquicias Know how Nota: subcuenta ajustes x inflación

32

Superávit de Capital Prima Colocación acciones Donaciones; Crédito mercantil; Know How

33

Reservas ( Utilidades Retenidas) Obligatorias; Estatutarias y Ocasionales

17 Diferidos Gastos pagados por anticipado Cargos Diferidos

34

Revalorización Patrimonio Ajustes por Inflación

18 Otros Activos

36

Resultados del ejercicio (Utilidades Retenidas)

Bienes de Arte, Diversos

37

Resultados ejercicios anteriores (Utilidades Retenidas)

19 Valorizaciones De Inversiones De Propiedad Planta y Equipo

38

Superávit por Valorizaciones De Inversiones De Propiedad Planta y Equipo

Fuente: Régimen Contable Colombiano Legis; se presentan las

mas relevantes

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Catalogo de Cuentas Estado de Resultados, según el PUC, estructurado por Cuentas Mayores

4 INGRESOS

41

Operacionales (por actividad/sector)

42

No Operacionales Otras Ventas, Financieros, Arrendamientos Utilidad Venta de Inversiones / Propied. Planta y equipo Recuperaciones deudas malas, Diversos.

47

Ajustes por Inflación

5 GASTOS

51 Operacionales de Administración Gastos de Personal Honorarios Impuestos (diferentes a Impuesto de Renta) Arrendamientos Seguros Servicios Gastos legales Mantenimiento y Reparaciones Gastos de Viaje Depreciaciones Amortizaciones Diversos ( suscripciones, aseo cafetería, Utiles de papelería, Taxis, Otros) Provisiones

52 Operacionales de Ventas Pueden aplicar (todas o algunas) expuestas para Gastos de Administración

53 No Operacionales Financieros, Perdida Venta Inversiones Perdida Venta P.P. y equipos Diversos

6 COSTO DE VENTAS Por sectores / actividades

Fuente: Régimen Contable Colombiano Legis; se presentan las mas relevantes

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ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO.- Anteriormente se comentó que el proceso de registro contable se hace con base acumulativo (o devengada) y no con base en efectivo. Para entender esta aseveración, es necesario precisar que bajo este punto de vista, un ingreso no es necesariamente una entrada de efectivo ni tampoco un gasto implica forzosamente una salida de efectivo. Por este motivo existen separadamente dos estados financieros adicionales al balance general: el estado de resultados y el estado de flujo

de efectivo. El primero, mencionado anteriormente, es un informe que incluye los ingresos

y los gastos para determinar la utilidad o pérdida del negocio con el fin de evaluar la

rentabilidad del mismo. El estado de flujo de efectivo, a diferencia del estado de resultados es un informe que incluye las entradas y salidas de efectivo para determinar el saldo final o

el flujo neto de efectivo, factor decisivo en la evaluación de la liquidez de un negocio.

Resumiendo, para evaluar la operación de un negocio es necesario analizar conjuntamente los aspectos de rentabilidad (utilidad o pérdida) y la liquidez de resultados como el estado de flujo de efectivo. El estado de flujo de efectivo es un estado financiero básico que , junto con el estado de situación Financiera o balance general y el estado de resultados, proporciona información acerca de la situación Financiera de un negocio.

Las entradas de efectivo, como su nombre lo dice, son recursos en efectivo provenientes de transacciones tales como ventas al contado, cobranza de cuentas por cobrar, venta de equipo al contado y aportaciones de los accionistas.

Las salidas de efectivo, por su parte, son desembolsos que se realizan al efectuar

transacciones tales como compras de mercancía al contado, pago de cuentas por pagar,

adquisición de equipo de contado, pago de gastos y retiro de capital accionistas.

de parte de los

Adicionalmente cuando en este Estado Financiero se clasifican los diversos flujos de efectivo en las siguientes categorías: de OPERACIÓN, de INVERSION y de FINANCIACION, permite a los Inversionistas, acreedores y otros usuarios cumplir con los siguientes objetivos:

1) Examinar la capacidad de la Empresa para generar flujos futuros de efectivo. 2) Evaluar la capacidad del negocio para cumplir con sus obligaciones, pagar dividendos o utilidades y determinar el financiamiento interno o externo necesario. 3) Analizar los cambios experimentados en el efectivo derivados de las actividades de operación, inversión y financiación y 4) Establecer las diferencias entre la Utilidad Neta y los recaudos y desembolsos de efectivo asociados.

Veamos que incluyen cada una de estas categorías:

Los flujos de efectivo de actividades de OPERACIÓN son los efectos del efectivo de las transacciones de ingresos y costos y gastos que están incluidas en el estado de resultados. Los flujos de efectivo de actividades de INVERSION son los efectos de efectivo de comprar y vender activos y Los flujos de efectivo de actividades de FINANCIACION son los efectos del efectivo de los propietarios que invierten en la compañía y los acreedores que prestan dinero, así como el pago de cualquiera o de ambos.

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COSTOS Y PRESUPUESTOS

CONCEPTO DE COSTO.- El concepto de costo es uno de los elementos más importantes para realizar la planeación, el control y la toma de decisiones; por Costo entendemos la suma de erogaciones en que incurre una persona natural o jurídica para la adquisición de un bien o un servicio, con la intención de generar ingresos en el futuro. Un costo puede transformarse en diferentes situaciones, dependiendo del producto que genere:

Costo-Activo. cuando se incurre en un costo cuyo potencial de ingresos va más allá de un periodo (ej. edificio, maquinaria, vehículos, etc.)

Costo-Gasto. es la porción del activo o desembolso de efectivo que ha contribuido en el esfuerzo productivo de un periodo, que comparado con los ingresos que generó da por resultado la utilidad realizada en dicho periodo; por ej. sueldos, prestaciones sociales y aportes correspondientes a personal del área administrativa, o bien, la depreciación del edificio de la empresa correspondiente a ese año. El termino Costo se identifica con la elaboración directa del producto o servicio, mientras el Gasto en aquellas erogaciones que no intervinieron directamente en dicha elaboración.

Costo-Pérdida. es la suma de erogaciones que se efectúo, pero que no genero los ingresos esperados, por lo que no existe un ingreso con el cual se pueda comparar. Por ejemplo, cuando se incendia una maquinaria que no estaba asegurada.

CLASIFICACION DE LOS COSTOS:

Los Costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les de. A continuación se comentaran los mas utilizados.

A. De acuerdo con la Función en la que se incurren:

1. Costos de Producción. Son los que se generan en el proceso de transformar la

materia prima en productos terminados y detallados a continuación:

Materia Prima: es el costo de materiales integrados al producto o servicio; por ej. la malta utilizada para producir cerveza, papel película para producir catálogos, etc.

Mano

de

Obra

Directa

(M.O.D.):

es

el

costo

que

interviene

directamente

en

la

 

transformación del producto o servicio; por ej. los salarios, prestaciones y aportes

de

Ley

de los operarios (torneros, soldadores, mecánicos, etc.). los sueldos de los

diseñadores.

2. Costos Indirectos de Fabricación (C.I.F.): son los costos que intervienen indirectamente

en la transformación de los productos o servicios; por ejemplo salarios, prestaciones sociales y aportes de Ley del Supervisor del Taller o del Jefe del Departamento de Diseño Grafico, mantenimientos de equipos, deprec iación de equipos o maquinarias, materiales de consumo, servicios públicos, arriendos de la bodega, seguros del área de producción etc.

3. Gastos de distribución y ventas. Son los que se incurren en el área en que se

encarga de llevar el producto o servicio, hasta el consumidor. Por ej. Salarios, prestaciones y aportes de Ley del personal de esta área (gerente de Ventas, vendedores, etc.), comisiones, Publicidad, papelería, etc.

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4.

Gastos de Administración. son los que se originan en el área administrativa, como

pueden ser: salarios, prestaciones y aportes de Ley del Gerente, del Área Financiero, del Área Contable; gastos financieros, papelería, honorarios, impuestos. etc.

Esta clasificación tiene como finalidad agrupar los costos por funciones lo cual facilita cualquier análisis que se pretenda realizar con ellas.

B. De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto.

1. Costos Directos: son los que se identifican plenamente con una actividad,

departamento o producto; el salario correspondiente a la secretaria del director de ventas es un costo directo para el departamento de ventas; la materia prima es un costo directa para el producto o servicio, etc.

2. Costo Indirecto: son los que no se pueden identificar con una actividad determinada.

Por ej.: la depreciación de la maquinaria, o el salario del Director de Producción, para el producto.

Algunos costos son duales: es decir, son directos e indirectos al mismo tiempo: el salario del Director de Producción es directo para los costos del área de producción, pero es indirecto para el producto. Como se observa todo depende de la actividad que se este analizando. Esta clasificación guarda relación directa con la mencionada anteriormente, como veremos posteriormente.

C. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados.

1. Costos históricos: Son los que se incurrieron en un determinado periodo; los costos

de los productos vendidos por ej. Estos costos son de gran ayuda para predecir el comportamiento de los costos predeterminados.

2. Costos predetermi nados: son los que se estiman con base estadística y cifras

históricas y se utilizan para elaborar presupuestos.

D. De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos.

1. Costos del periodo: son los que se identifican con los intervalos de tiempo y no con

los productos o servicios; por ej.: arriendo de las oficinas, cuyo costo se causa en el periodo en que se utilicen las oficinas, sin importar cuando se venden los productos.

2. Costos del producto: son los que se confrontan contra los ingresos únicamente

cuando han contribuido a generarlos en forma directa; es decir son los costos de los productos que se han vendido, sin importar el tipo de venta (crédito o contado), de tal suerte que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo determinado, quedaran como inventariados.

E. De acuerdo con su comportamiento.

1. Costos variables: son aquellos que cambian o fluctúan en relación directa a una

actividad o volumen dado. Dicha actividad puede ser referida a producción, o ventas: la materia prima cambia de acuerdo con la Función de producción, y las comisiones de acuerdo con las ventas.

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Principales características:

? Son controlables en el corto plazo.

? Son proporcionales a una actividad; es decir fluctúan en proporción a una actividad,

más que a un periodo especifico. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna

medida de actividad.

? Son regulados por la administración: muchos pueden ser modificados por

decisiones de la gerencia.

?

Se expresan en términos unitarios.

2.

Costos fijos: son los que permanecen constantes dentro de un periodo determinado,

sin importar si cambia el volumen de producción o ventas; por ej. los salarios, la depreciación en línea recta, los arrendamientos etc.

Principales características:

? Están relacionados estrechamente con la capacidad instalada: resultan del

establecimiento de la capacidad para producir algo, o para realizar alguna actividad. Lo

importante es que dichos costos no son afectados por cambios de la actividad dentro de rango relevante.

? Deben estar relacionados con un intervalo relevante de actividad. Permanecen

constantes en un amplio intervalo que puede ir desde cero hasta el total de la actividad. para cualquier tipo de análisis sobre el comportamiento, es necesario establecer el nivel adecuado.

? La estimación de muchos costos fijos son fruto de las decisiones de la

administración; pero pueden variar dependiendo de dichas decisiones. Cuando se pueden controlar se denominan fijos discrecionales y cuando no se les llama fijos comprometidos.

? Están relacionados con el factor tiempo: muchos de los costos fijos se

identifican con el transcurso del tiempo y se relacionan con un periodo contable.

F. De acuerdo al control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo:

Costos Controlables: son aquellos sobre los cuales una persona, de determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no. Ej. Sueldos directores de ventas son controlables por el director general de ventas. Observese que a medida que se asciende a niveles altos de la organización, los cos tos son mas controlables. En otras palabras la mayoría de los costos no son controlables en niveles inferiores. Estos costos controlables, son el fundamento para diseñar contabilidad por áreas de responsabilidad.

Costos no Controlables: en ocasiones no se tiene autoridad sobre los costos en que se incurre; tal es el caso de la depreciación.

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G. De acuerdo con su importancia en la toma

de decisiones.

Costos Relevantes: cambian de acuerdo con la opción que se adopte; por ej. Cuando se produce la demanda de un pedido especial y existe capacidad ociosa; en este caso los únicos costos que cambian, si se acepta el pedido son la materia prima, energía.

Costos No Relevantes: son aquellos que permanecen inmutables, sin importar el curso de acción elegido; volviendo al ejemplo anterior la depreciación permanece constante.

H. De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido

Costos Desembolsables: implican una salida de efectivo.

Costos de Oportunidad: se originan al tomar una decisión que provoca la renuncia a otro tipo de alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo la decisión. Ej. Aceptar o no el descuento por pronto pago que conceden los proveedores de materia prima.

Las clasificaciones vistas, que no son todas, son las mas importantes; pero sin duda alguna la mas relevante es la que clasifica los costos en Función de su comportamiento, ya que las funciones de planeación y control administrativo, ni la toma de decisiones podrían realizarse con éxito si se desconoce el comportamiento de los costos.

PROPÓSITOS BÁSICOS DE LOS SISTEMAS DE COSTOS:

1. Determinar el Costo de lo que se vende y valorar los inventarios a efectos de poderlos

presentar en el Estado de P y G y Balance General (Propósito Contable)

2. Permitir evaluar, controlar y tomar decisiones oportunamente y así poder generar

estrategias competitivas que ayuden a la administración en el proceso de mejoramiento continuo, eliminando actividades o procesos que no generan valor.

Dentro de las muchas clasificaciones que tienen los costos,

haremos énfasis solamente en la distinción que existe entre los denominados Costos Directos e Indirectos (Base del Sistema de Costeo Total) y los Costos Variables y Fijos (Base del Sistema de Costeo Variable).

Sistemas de Costeo.-

Costeo Total:

Directa), e Indirectos (MOI, Material Indirecto, y otros costos indirectos relacionados con la producción) se identifican en términos de su relación con el producto.

En este sistema los Costos Directos

(Materia Prima y Mano de Obra

? Bajo este sistema los resultados obtenidos dependen de la producción

? Los Costos Fijos son costos del producto, quiere decir que para diferentes

volúmenes de producción el costo unitario no será siempre el mismo y por lo tanto para un mismo volumen de ventas dichos volúmenes de producción darán como resultado diferentes valores de la utilidad.

? Los costos fijos se capitalizan en los Inventarios

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? Los costos fijos de producción son distribuidos entre las unidades producidas.

? La forma de presentación en el estado de Ganancias y Perdidas difiere al

sistema de costeo variable

Costeo Variable:

volumen de ventas

Bajo éste sistema los costos variables fluctúan en relación directa al

? Los costos fijos permanecen constantes durante un período determinado y para

una escala determinada de Producción.

?

Bajo este sistema los resultados obtenidos dependen de las ventas

?

Los costos fijos no se consideran como costos del producto sino como costos

del período

?

Los costos fijos se confrontan en su totalidad con los ingresos del período y no

se capitalizan en los inventarios evitando que se trasladen o afecten períodos posteriores.

? Tiene diversas aplicaciones, que no tiene el costeo total; ej.:

a) Punto de equilibrio tanto en unidades como valores.

b) Conceptos de margen de contribución e Índice de contribución unitaria.

c) Permite efectuar análisis de sensibilidad

d) Permite calcular grados de apalancamiento: operativo, financiero y total.

Conclusiones

1) El sistema de costeo total cumple con el primer propósito básico (contable), que es el de valorar los inventarios y presentarlos razonablemente en el estado de Pérdidas y Ganancias y en el Balance General. Más no cumple con el segundo objetivo que es permitir evaluar la gestión, controlar operaciones y la planeación en la toma de decisiones.

2) De todas formas este procedimiento de utilizar el sistema de costeo total es universalmente aceptado y en muchos países es el único sistema permitido para dar valor a los inventarios y calcular la utilidad fiscal sobre la cual se pagan impuestos.

3) El sistema de costeo variable cumple con el objetivo de evaluación, control y toma de decisiones; facilitando una adecuada planeación.

4) Este sistema de costeo variable no ha tenido mucha aceptación por los siguientes motivos principalmente:

a) En muchos países las leyes tributarias lo prohiben

b) En Empresas cuyos ingresos están sometidos al factor estacional, las utilidades

presentaran grandes fluctuaciones que no reflejan necesariamente la realidad, pues en los

meses de baja estación presentará grandes pérdidas, a cambio de mostrar desproporcionadas utilidades en los meses de alta temporada (hoteles, fábricas de juguetes)

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c)

Excluir los costos fijos del inventario puede implicar una reducción sustancial de los

activos corrientes presentados en el Balance General, lo cual puede limitar las conclusiones que las entidades de crédito o propietarios tomen a efectos de decidir posibles otorgamientos de créditos o aportes de capital

d) Los costos variables no siempre son perfectamente variables (ej. M.P. a > volumen

comprado normalmente otorgan descuentos) y los fijos no siempre son perfectamente fijos (ej. costo de energía varía dependiendo niveles de consumo, hora día, etc.). Ocasionalmente la separación de costos en variables y fijos es una tarea compleja

CONCEPTOS CLAVES DEL SISTEMA DE COSTEO VARIAB LE

Margen de contribución: porción de los ingresos que queda disponible para cubrir los costos y gastos fijos y producir una utilidad. Expresado por unidad, da una idea clara de la aportación de cada unidad vendida al cubrimiento de los costos y gastos fijos totales y se denomina Margen de contribución unitaria y se calcula así:

1.

Vender

Margen de Contribución Unitaria = Margen de Contribución / Nro. Unidades a

Expresado como un índice, significa la contribución de cada peso vendido, al cubrimiento de los mencionados costos y gastos fijos (Índice de contribución) y se expresa:

2. Índice de Contribución Unitaria

Margen de Contribución Unitaria

=

Precio Venta Unitario

Punto de Equilibrio: Se define como aquel punto o nivel de actividad en el cual los ingresos igualan a los Costos y Gastos, es decir aquel punto en el que la U.A.I.I. es igual a cero (0). Se calcula tanto en unidades como en valores:

3. Punto Equilibrio ( en Unidades )

4. Punto Equilibrio ( en Valores )

=

=

Costos y Gastos Fijos totales

Margen de Contribución Unitaria

Costos y Gastos Fijos Totales

Índice de Contribución

5. Margen de Seguridad: Muestra el % de disminución de las ventas presupuestadas

que podría soportar la Empresa sin incurrir en pérdidas, y se calcula así:

Margen de Seguridad

Ventas Punto Referencia – Ventas Punto Equilibrio

=

Ventas o Ingresos en Punto Referencia

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A medida que este índice es más estrecho, el riesgo es mayor y si esa estrechez se da

como consecuencia de un alto nivel de costos y gastos fijos, quiere decir que el punto de

equilibrio y el margen de seguridad son el reflejo del riesgo operativo.

6. Apalancamiento Operativo: Capacidad de una Empresa de utilizar costos y gastos

fijos de operación, con el fin de incrementar al máximo el efecto que un incremento en las ventas pueda tener sobre las U.A.I.I. Como medida muestra el impacto de un cambio en las ventas sobre las U.A.I.I. - La medida del apalancamiento operativo se denomina “Grado de Apalancamiento Operativo” ( o AO) y muestra la relación de cambio de las U.A.I.I. frente a un cambio determinado en ventas y para un determinado volumen de referencia (o presupuesto).

% Cambio en las U.A.I.I

.

o AO =

% Cambio en las Ventas o Ingresos

Otra manera simplificada de calcularlo: Margen de Contribución / U.A.I.I.

7. Apalancamiento Financiero: Surge de la existencia de las cargas financieras que

genera el endeudamiento y se define como la capacidad que tiene una Empresa de utilizar dichas cargas financieras con el fin de incrementar al máximo el efecto que un incremento en las U.A.I.I. pueda tener sobre la U.P.A. (Utilidad por Acción).

Por lo tanto el apalancamiento financiero como medida, muestra el impacto de un cambio

en las U.A.I.I. sobre la

“Grado de Apalancamiento Financiero” ( o AF) y muestra la relación de cambio de la U.P.A. frente a un cambio determinado en la U.A.I.I., para un determinado volumen de referencia (presupuesto).

U.P.A.

- La medida del apalancamiento financiero se denomina

o AF

=

%

Cambio en la

U.P.A.

 

%

Cambio en las U.A.I.I.

Otra manera simplificada de calcularlo es: U.A.I.I. / U.A.I.

8. Apalancamiento Total: el apalancamiento total como medida, muestra el impacto de

un cambio en las Ventas o Ingresos sobre la U.P.A.- La medida del apalancamiento total se denomina “Grado de Apalancamiento Total” ( o AT) y muestra la relación de cambio de la U.P.A. frente a un cambio determinado en los Ingresos o Ventas, para un determinado volumen de referencia (presupuesto).

o AT = o AO x o AF

DESARROLLO DEL PRESUPUESTO ANUAL (OPERACIÓN Y FINANCIERO)

Presupuesto de Ventas o Ingresos: La primera etapa que enfrentará la organización, será

la de determinar el comportamiento de su demanda, es decir, conocer lo que se espera

que haga el mercado, de tal manera que una vez concluida esta etapa, se esté capacitado

para elaborar un presupuesto de producción propio. Esto es lo que normalmente se hace, ya que la mayoría de empresas tienen capacidad ociosa, es decir, la demanda es menor

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que la capacidad instalada para producir, existen empresas que lo primero que hacen es su presupuesto de producción debido a que la demanda es mayor que su capacidad instalada; esto último es la excepción: lo normal es que se inicie por el presupuesto de ventas.

Para desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia:

a) Determinar claramente en lugar en que desea posicionarse la empresa, respecto al

nivel de ventas en un período determinado, así como las estrategias que se desarrollarán

para lograrlo.

b) Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos que generen

objetividad en los datos, tales como análisis de regresión y correlación, análisis de la

industria, análisis de la economía, etc.

c) Basándose en los datos deseados para el futuro que genero el pronostico del inciso b),

y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, se elabora el presupuesto de éstas tratando de dividirlo por zonas, divisiones, líneas, etc. de tal forma que se facilite la

ejecución del mismo.

El Presupuesto de Producción. Una vez que el presupuesto de ventas está determinado, se debe elaborar el plan de producción; éste es el más importante ya que de él dependerá todo el plan de requerimientos respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo.

Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las líneas que vende la organización, hay que considerar las siguientes variables: las ventas presupuestadas de cada línea; los inventarios finales deseados para cada tipo de línea (que pueden ser determinados en Función de rotaciones que se deseen de los inventarios por línea; dicha rotación deberá ser la óptima para el caso específico de que se trate) y los inventarios iniciales con que se cuente para cada línea.

Ppto. de Pcción por línea = Ventas Pptadas. + Inv. Final deseado - Inv. Inicial de artículos.

La

significativos.

fórmula

anterior

supone

que

los

Inventarios

en

proceso

tienen

cambios

poco

Una situación ideal es tener una producción flexible, ajustada con los ciclos de ventas y a los niveles de inventarios predeterminados.

El presupuesto de

producción, una vez concluido, nos proporciona el marco de referencia para diagnosticar las necesidades de los diferentes insumos. Bajo condiciones normales, cuando no se espera escasez de materia prima, la cantidad estará en Función del estándar que se haya determinado para cada tipo de ellas en cada producto, así como la cantidad presupuestada para producir en cada línea, indicando a la vez, el tiempo en que se requerirá.

Presupuesto de requerimiento de materia prima y de compras.

En este presupuesto se incluye únicamente el material directo, ya que los materiales indirectos (lubricantes, herramientas fungibles, accesorios, etc.), se incorporan en el presupuesto de costos indirectos de fabricación. Junto con las políticas de inventario que se establezcan para cada materia prima, se determinará el número de unidades y el tiempo en que habrán de llevarse a cabo las compras y el costo en que se incurrirá en realizar dichas operaciones.

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Presupuesto de Mano de Obra Directa. Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos y como actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico, para satisfacer los requerimientos de la producción planeada. La metodología a emplear debe ser idónea para determinar el estándar en horas mano de obra para cada tipo de línea que produce la Empresa, así como por la calidad de mano de obra que se requiere; con lo anterior podemos detectar si se necesitan más recursos humanos, o si los actuales son suficientes.

Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación CIF: Este presupuesto debe elaborarse con la participación de todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúan cualquier costo productivo indirecto. Es importante que al elaborar dicho presupuesto, se detecte perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de costos indirectos, de tal manera que los variables se presupuesten en Función del volumen de producción previamente determinado y los costos de fabricación fijos, se planeen dentro de un rango determinado de capacidad, independientemente del volumen de producción presupuestado

Ejemplos de costos indirectos de fabricación: Materias primas indirectas, Costo de mano de obra indirecta (supervisores, gerente planta, personal de mantenimiento maquinaria, personal de diseño etc.), gastos indirectos de fabricación que no pueden identificarsen fácilmente a cada producto elaborado, depreciaciones de la maquinaria.

Presupuesto de Gastos de Operación (administración y de ventas): Este presupuesto tiene como misión planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa, para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza, de igual manera que los costos indirectos de fabricación, ambos gastos, de admón. y ventas, deben ser separados en todas las partidas en variables y fijos, para la aplicación del presupuesto flexible a estas áreas.

El volumen al cual cambiarán las partidas variables no será el de producción, sino el adecuado a su Función, que en el caso concreto de la de ventas, será el volumen de estas últimas lo que determinara la cantidad presupuestada por ejemplo, comisiones a los vendedores. En el área administrativa es importante que sus costos variables se determinen en Función de las horas trabajadas por el personal de oficinas.

Con la anterior información puede elaborarse en principio el presupuesto de Operación (o de resultados); sin embargo quedan pendientes la elaboración de:

? Las tablas de amortización, detalladas por mes y resumidas por

prestamos solicitados a entidades bancarias.

? Los cuadros resúmenes de depreciación método línea recta.

? El Estado de Costos Variables de productos vendidos .

año, para

? Por ultimo el calculo de ingresos financieros por excedentes de Caja y/o los gastos

financieros por faltantes de Caja, los cuales se determinan cuando se elabore el

Presupuesto de efectivo o Caja.

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