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1.

GENERALIDADES

1.1 Ttulo:
SISTEMA INFORMTICO BAJO PLATAFORMA WEB EN EL PROCESO
DE MATRICULA EN LA I.S.T.P AMAUTA
1.2 Autor:
Santos Moran Jhonny

1.3 Asesor
Mg. Aldo Ral Hilario Espinoza

1.4 Tipo de investigacin
Tipo de investigacin: Experimental Aplicada.
Diseo de Investigacin: Pre-Experimental Aplicada

1.5 Lnea de Investigacin
Sistemas de Informacin

1.6 Lugar de Investigacin
Instituto Superior Tecnolgico Privado Amauta

1.7 Institucin que investiga
Universidad Csar Vallejo Lima-Norte.
Facultad de Ingeniera.
Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera de Sistemas.

1.8 Duracin del proyecto:
Fecha de Inicio: 26 de Agosto de 2013
Fecha de Trmino: 6 de Diciembre de 2013


1. PLAN DE INVESTIGACIN

2.1 Realidad Problemtica

Actualmente en las empresas de educacin tcnica superior tecnolgica hacen
uso de distintas herramientas tecnolgicas, con el fin de mejorar sus procesos
involucrados.

Segn (Rojas, Silva pag.2) la educacin no queda al margen de estas
transformaciones. En la educacin superior, cada vez son ms los institutos que
utilizan y promueven el empleo del software libre entre esta comunidad y la
sociedad. Los institutos, como pieza clave de una sociedad moderna, donde
apuesta por una forma de socializacin del conocimiento y al mismo tiempo
permitan que ese conocimiento generado sea ms accesible y compartido a
travs del Internet.

Se vive en una poca donde todo tiene que ser ms ecolgico, rpido y rentable.
Por lo tanto el desarrollo de sistemas de informacin bajo plataforma web para
los procesos de matrcula, son de esencial importancia.

El proceso que permite a las empresas tcnicas superiores de realizar matriculas
a los alumnos clientes por medio de un sistema de informacin es una
necesidad y una ventaja para cualquier empresa que busca ser competitiva,
reducir costos y disminuir tiempos.

El proceso de matrcula en la empresa tecnolgica educativa superior AMAUTA
SAC, es una de las partes ms importantes, el proceso se encarga de realizar
todas las matriculas por alumno segn el ciclo, carrera y turno que le
corresponda. Actualmente este proceso se realiza de forma manual el registro de
las matriculas, por ende no son llenados correctamente, no son legibles, ni
entendibles, ocasionando la anulacin de la matrcula debido a problemas
mencionados.

El tiempo de registro de los datos del alumno cliente genera una demora de 22
minutos en el proceso de matrcula debido a los inconvenientes mencionados
(ver anexo2, anexo 3, anexo 5).

El tiempo de generacin de reporte de matrcula, genera una demora de 25
minutos debido a que los documentos son archivados en flderes, la mayora no
se encuentra en forma ordenada ya sea por fecha, ciclo, turno o carrera, por ende
esto no facilita la generacin, ocasionando la perdida de los mismos (ver anexo
2, anexo 3 anexo 4, anexo 6).

De persistir estos problemas ya mencionados, pueden generar incomodidad,
insatisfaccin y malestar en los alumnos-clientes, retraso en la entrega de
informacin necesaria para alguna operacin, perdidas tanto materiales como
econmicas para la empresa y por ltimo la falta de optimizacin de los procesos
llevaran a un estancamiento de la empresa.

De todo lo sealado anteriormente surgen las interrogantes de investigacin
Cules son los factores que inciden en el proceso de matrcula de la empresa
AMAUTA SAC?
Cules son las posibles mejoras del proceso de matrcula de la empresa
AMAUTA SAC?
Es factible desarrollar un sistema informtico bajo plataforma web que permita
gestionar la informacin proveniente del proceso de matrcula?

Estas incgnitas conducen la finalidad de este estudio en donde las respuestas a
estas interrogantes sern los elementos que propician la factibilidad de
implementar e sistema informtico bajo plataforma web que representa una
alternativa viable para garantizar la flexibilidad y fiabilidad de los datos,
permitiendo de forma dinmica manejar datos e informacin respecto a las
matriculas de la empresa AMAUTA SAC.

En caso de seguir con los procesos no automatizados, la institucin perdera
seriedad debido a que realizan un proceso ineficaz, lo cual causa insatisfaccin
al alumno y padres de familia, esto tambin puede generar que el alumno desee
retirarse de la institucin o los padres de familia decidan retirar a sus hijos de la
institucin, ocasionando prdidas econmicas y generando una mala imagen en
la calidad del servicio que brinda la institucin.


2.2 Formulacin del problema
Ante la problemtica mencionada se plantea las siguientes interrogantes:

2.2.1 Problema Principal:

PP1: Qu influencia tendr el sistema informtico bajo plataforma web en
el proceso de matrcula en el I.S.T.P AMAUTA SAC?





2.2.2 Problema Secundario:

PS1: En qu medida el uso del sistema informtico bajo plataforma web
disminuir el tiempo promedio del proceso de matrcula en el I.S.T.P
AMAUTA SAC?

PS2: En qu medida el uso del sistema informtico bajo plataforma web
disminuir el tiempo promedio de generacin de reportes de matrcula en
el I.S.T.P AMAUTA SAC?

2.3 Justificacin
El propsito de este proyecto de tesis es que la implementacin de un sistema en
plataforma web, permita a la gestin administrativa poder realizar el proceso de
pagos por los alumnos de manera rpida y segura, brindando un mejor servicio.

Este proyecto de tesis har su contribucin en 4 mbitos, que sern explicados a
continuacin:

- Justificacin Institucional

Para Rojas y Silva (2010) con el fin de ayudar a esta prestigiosa Institucin se
tiene como objetivo la innovacin de un Sistema Informtico bajo plataforma
web para el control del proceso de matrcula y bsqueda de matrcula de sus
alumnos obteniendo una ventaja competitiva con respecto a otras Instituciones
Pblicas y Privadas (p. 5).

- Justificacin Tecnolgica

Para Martnez C. y Ypez R. (2011) mediante la E tecnologa de informacin, el
Instituto Superior Privado AMAUTA, podra ser pionero a nivel educacin
superior, en brindar tecnologa web para los estudiantes en el proceso de
matrcula. Todos sabemos que la tecnologa avanza a pasos agigantados y
porque no aprovechar las bondades que nos brinda este tipo de tecnologa,
teniendo consigo una mayor flexibilidad y rapidez en la ejecucin del proceso.
Este sistema utilizar estndares de una metodologa segn su complejidad
(p.27).

- Justificacin Operativa

Segn Vsquez (2007) El desarrollo de un sistema Informtico en el Instituto
Superior Tecnolgico Privado Amauta permitir apoyar en el proceso de
matrcula ya que mediante la automatizacin de este proceso se podr manejar la
informacin de los alumnos de manera ptima con respuestas inmediatas en las
consultas de informacin de matrculas de los alumnos; as mismo reducir el
tiempo de generacin de reporte para la entrega oportuna de las matrculas (p.3).



- Justificacin Econmica

En este proyecto de tesis se pretende llevar automatizado el trabajo acadmico
en un menor tiempo, con menor cantidad de errores y utilizando con eficiencia al
personal, permitiendo as minorar la carga de trabajo de quienes actualmente son
los encargados de llevar el control. Considerando que al usar la aplicacin Web
los alumnos se convertirn en alimentadores directos del sistema.
Con el desarrollo de la aplicacin Web, se podran obtener datos reales y exactos
ingresados por el usuario, los mismo que mediante la Web sern almacenados en
la base de datos del sistema, lo que permitir conocer los reportes
inmediatamente despus de que la informacin sea grabada, evitando as el
tiempo que toma el proceso del control de matrcula en papel y el gasto
econmico o de tiempo del personal que lo va a realizar. (Tubay Luis, 2010, p.
3)

2.4 Antecedentes

2.4.1 Antecedentes Nacionales

Antecedentes 1: Ronald Alejandro Ruiz Robles (2006) en su tesis
Diseo de una intranet de apoyo a la gestin acadmica para los colegi
os de la ciudad de Piura:
Se requiere contar con promedios anuales a tiempo y exentos de
errores, debido a que esta informacin indica si un alumno es
promocionado al siguiente grado o no.
Los padres de familia necesitan conocer de manera oportuna y
confiable el rendimiento acadmico y comportamiento de sus hijos
para poder intervenir cuando sea necesario a fin de evitar que
obtengan calificaciones finales demasiado bajas o desaprobadas.
Cuando un profesor necesita saber acerca del rendimiento
acadmico de un alumno y comportamiento del mismo, debe
recurrir o a los dems profesores o a un encargado quien posee toda
la informacin.

Dando como objetivo:
Disminuir los retrasos en la entrega de promedios al final de un
periodo acadmico y al final del ao acadmico por parte de los
profesores.
Disminuir el porcentaje de errores en el clculo de promedios.
Ofrecer un medio de comunicacin confiable a travs del cual se
informe a los padres de familia acerca del rendimiento acadmico y
comportamiento de sus hijos.

Permitir la obtencin de reportes que apoyen la toma de decisiones
a todo nivel: autoridades acadmicas, profesores y padres de
familia.

Propone la implementacin de una intranet de apoyo a la gestin
acadmica, la cual permita llevar a cabo todos los procesos
involucrados en dicha gestin de un colegio tipo. Aprovechando las
ventajas ofrecidas por una intranet se busca mejorar los procesos de
clculo y entrega de promedios y ofrecer un medio de
comunicacin confiable hacia los padres de familia.


Antecedentes 2: En el Ao 2011 Alexander Daniel Norabuena Guevara
en su tesis Anlisis, Diseo e Implementacin de un sistema de
informacin para la Gestin Acadmica de un Instituto Superior
Tecnolgico. En su mayora, estos problemas tienen su origen en el
uso de procedimientos manuales para realizar la gestin acadmica.
Esto se puede traducir como la necesidad de implementar
procedimientos eficientes que agilicen el proceso de atencin a los
alumnos e incremente la productividad de los empleados.
Dando como objetivo:
Implementar procedimientos eficientes que agilicen el proceso de
atencin a los alumnos e incremente la productividad de los
empleados

Este Proyecto de fin de Carrera est orientado a apoyar las actividades
del personal del rea de Direccin Acadmica de un Instituto Superior
Tecnolgico Privado, a travs del desarrollo de un software de tipo
Sistema de Informacin, que mediante su uso elimine los problemas
mencionados en los prrafos anteriores de esta seccin y contribuya de
esta manera en agilizar el servicio y atencin al alumno, logrando una
mejora continua en los actividades realizadas por los empleados del
rea en mencin.

Antecedentes 3: Karen Aida, Quispe Lpez (2010), Tecnologa web
como soporte al proceso de elaboracin de nminas de matrcula y
actas de evaluacin, aplicado en el rea acadmica de la Johannes
Karl Friedrich Gauss En la Institucin Educativa todas las
operaciones de registro de la documentacin se realizan manualmente
mediante fichas, plantillas, con la presencia de los padres de familia,
que brindan los datos indispensables del educando.
En la elaboracin de Nminas de Matrculas el ingreso de la
informacin del alumnado es manual, plasmadas en plantillas que son
proporcionadas por la Unidad de Gestin Educativa Local UGEL a la
institucin. Este documento se entrega a la UGEL al iniciar el ao
escolar teniendo como fecha limite la ltima semana del mes de mayo,
la Nmina de Matrcula es realizado por el personal administrativo que
desempea diversas funciones en el rea administrativa, el problema se
suscita cuando no se entrega la Nmina de Matrcula en el tiempo
establecido por la UGEL y ello ocasiona el pago de una multa.
En la elaboracin de las Actas de Evaluacin, el personal administrativo
recibe el registro de notas de los profesores, y recibe la responsabilidad
de calcular los promedios de cada alumno segn los tems que figure en
el Acta de Evaluacin, recargando de trabajo al personal administrativo,
as como el incremento de tiempo y costo. Al no presentarse
oportunamente la documentacin a la UGEL genera el pago de una
multa.
Tambin genera malestar en los padres de familia porque la
documentacin solicitada no se encuentra a tiempo. Deteriorando el
prestigio y la imagen de la institucin.
Dando como objetivo principal:
Es de determinar el grado de influencia de la Tecnologa Web
como soporte al Subproceso de elaboracin de Nminas de
Matrcula y Actas de Evaluacin en el rea acadmica de la
Institucin Educativa Pre-Universitaria Johannes Karl Friedrich
Gauss.

Antecedentes 4: Johnny Romero, Alexander Barbosa, Publicado el 12
de Octubre del 2007 en Per Lima Metropolitana en un estudio sobre
SISTEMA WEB PARA LA PUBLICACIN DE NOTAS DE
ALUMNOS refiere en el diseo de su pgina web sobre: registro de
alumnos, registro de profesores, registro de curso, registro de matrcula,
asignacin de cursos para docentes, asignacin de tutor, tomado de
asistencias diario, envi de mensajes a alumnos todo esto implementado
con tecnologa mysql, PHP y AJAX en tres vistas(alumno, profesor,
administrador)

2.4.2 Antecedentes Internacionales

Antecedente5: En el ao 2010, Jos Luis Tubay Vergara en su tesis
desarrollo de una aplicacin web para el control de avances
acadmicos y asistencia de docentes. Al no existir un sistema que
permita llevar un seguimiento y cumplimiento de cada uno de los
programas acadmicos propuestos por los coordinadores ocasiona que
al finalizar el semestre muchas veces los datos estadsticos tarden
mucho tiempo y no sean correctos;

Dando como objetivos principal:
Permitir a los Directores de Escuelas y/o autoridades de la
Universidad tener un control de cada uno de los Docentes (Avances
Acadmicos, asistencia, etc.).
Desarrollar una aplicacin Web que permita llevar el control de
Avances Acadmicos y asistencia de Docentes, acorde con las
necesidades y requerimientos de las autoridades de la Escuela de
Informtica, garantizando la confiabilidad, seguridad e integridad de
datos.
Es por esto que en esta investigacin de tesis se pretende llevar
automatizado del trabajo acadmico en un menor tiempo, con menor
cantidad de errores y utilizando con eficiencia al personal, permitiendo
as minorar la carga de trabajo de quienes actualmente son los
encargados de llevar el control de los avances acadmicos,
Considerando que al usar la aplicacin Web los Docentes se convertirn
en alimentadores directos del sistema. Por ejemplo, podrn registrar los
avances y asistencias de los estudiantes desde cualquier computador
conectado a la red dentro del campus Universitario. Con el desarrollo
de la aplicacin Web, se podran obtener datos reales y exactos, de los
datos ingresados por el usuario, los mismo que mediante la Web sern
almacenados en la base de datos del sistema Acadmico de la
Universidad (SIU), lo que permitir conocer los reportes
inmediatamente despus de que la informacin sea grabada, evitando
as el tiempo que toma el proceso del control del avance Acadmico en
papel y el gasto econmico o de tiempo del personal que lo va a
realizar. La creacin de este sistema Web permitir obtener los archivos
de cualquier ao, que se necesitarn conocer para efecto anlisis o
realizar cualquier toma de decisiones.




Antecedente 6:En el Ao 2009, Afonso R., Mariela A. Segnini R.,
Jess E, en su tesis Desarrollo De Un Sistema Automatizado Bajo
Entorno Web Para El Control De La Programacin Acadmica En La
Universidad De Oriente Ncleo De Anzotegui

Dando como objetivos:

Desarrollar un sistema basado en tecnologa Web, para el control de
la programacin acadmica de los estudiantes regulares de la
Universidad de Oriente, Ncleo de Anzotegui.
Diagnosticar la situacin actual del proceso de la programacin
acadmica de estudiantes regulares del ncleo de Anzotegui en la
Universidad de Oriente.

Desde el punto de vista prctico el desarrollo del sistema se orienta a la
a mejora del servicio prestado por el Centro de servicios de
computacin Acadmica para el proceso de inscripcin de alumnos
regulares y sirve de soporte informtico a las actividades realizadas
dentro de la institucin relacionadas con este proceso, logrando de esta
manera la eficiencia en el manejo de la informacin.

Con la innovacin del sistema en plataforma web, los departamentos
pueden realizar la carga de la informacin relacionada con la
programacin acadmica de la universidad de oriente del ncleo de
Anzotegui, facilitando el acceso a los usuarios. Cada departamento es
responsable de su programacin debido a que tendr control total sobre
el sistema, ingresando data, realizando consultas entre ellas la del mapa
de aulas que les ser de mucha ayuda al momento de planificar la
programacin.

Para el centro de servicios de computacin acadmica el proyecto de
investigacin se presenta como una alternativa a objeto de elevar su
calidad de gestin en beneficio de la comunidad universitaria.


2.5 Objetivos
2.5.1 General
Determinar la influencia del sistema informtico bajo plataforma
web en el proceso de matrcula en el I.S.T.P AMAUTA SAC

2.5.2 Especficos
Determinar la influencia de un sistema informtico bajo
plataforma web en la disminucin del tiempo promedio en el
proceso de matrcula en el I.S.T.P AMAUTA SAC.
Determinar la influencia de un sistema informtico bajo
plataforma web en la disminucin de tiempo de generacin
de reportes de matrculas en el I.S.T.P AMAUTA SAC.
Implementar un sistema informtico bajo plataforma web en
el proceso de matrcula en el I.S.T.P AMAUTA SAC.


2.6 Marco Terico

2.6.1 Sistema Informtico

Cristbal Pareja (1994, p17) La informtica es la ciencia que estudia el
procesamiento automtico de la informacin. Aunque la necesidad de
razonar sobre este tipo de procesos existe desde tiempo atrs, la
consolidacin de la informtica como ciencia solo se produce con el
desarrollo de los computadores, a partir de los aos cuarenta. Se trata, por
lo tanto, de una ciencia muy joven, pero que ha evolucionado a gran
velocidad. Un sistema informtico es un conjunto de partes que funcionan
y estn relacionadas entre s y tienen un objetivo preciso, las partes que
componen un sistema informtico son el software, hardware y las personas
que la usan. Este sistema permite almacenar y procesar informacin.

Como se verifica el sistema informtico se basan en tres partes
importantes. El hardware es un dispositivo electrnico inteligente que
consiste en procesadores memorias sistemas de almacenamiento externo,
etc. El software incluye el sistema operativo, aplicaciones siendo
importante el sistema de base de datos. Y el ltimo el soporte humano que
es el personal que disean y crea el sistema le da mantenimiento y los que
utilizan este sistema.

Joaqun (2006, p. 10) El hardware son los elementos fsicos que
constituyen los ordenadores, tanto los elementos materiales como los
elementos acoplamiento entre ellos.
EL HARDWARE, est compuesto por cuatro bloques fundamentales,
conectados mediante CANALES de informacin o BUSES, y que reciben
los nombres:
Unidad de control.
Unidad aritmtico-lgica.
Memoria central.
Unidades de entrada y salida.

Joaqun (2006, p. 15) El SOFTWARE es el conjunto de programas,
documentos, procedimientos, y rutinas asociados con la operacin de
procesamiento de la informacin del ordenador. Adems, para que el
HARDWARE pueda cumplir algunas de sus funciones, es imprescindible,
que el ordenador contenga algn software que le permita funcionar.
El SOFTWARE lo podemos clasificar en: Sistemas Operativos, Lenguajes
de Programacin y Software de uso general y de aplicacin.

2.6.2 Plataforma web
SEGN (Antonio Lucas Marn, 2012) indica que el concepto de la web
como plataforma nos sugiere la idea de una web no solo como plataforma
tecnolgica, sino como plataforma comunicativa, es, decir, un lugar de
excepcin para el encuentro entre individuos que buscan el intercambio de
ideas e informacin que se plasman en la red misma, con lo cual la red
adquiere un carcter meditico.(p.524)
2.6.3 Procesos
Segn (Garca, Quispe, & Raez, 2003) Indican que segn la NTP-ISO
9000:2001 Sistemas de gestin de la calidad - Fundamentos y
Vocabulario, un proceso se define como "conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados, y en el caso de un producto la misma
norma lo define como resultado de un conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas.
Los Insumos y productos terminados pueden ser tangibles e intangibles.
Para mayor detalle ver la Figura 1.




Figura 1









Representacin de un proceso


Segn (Perugachi, 2004) menciona lo siguiente:
Donde define procesos como: actividades claves que se requieren para
manejar y/o dirigir una organizacin; accin que describe un conjunto de
pasos a seguirse para lograr una determinada accin; conjunto de
actividades que convierten insumos (inputs) en productos (outputs) de
mayor valor para el cliente.
Los procesos tiene una jerarqua: macro-procesos, procesos, sub-procesos,
actividades y tareas, cada uno de los cuales puede ser diferenciado de
acuerdo al tamao, tanto los macro procesos y subprocesos estn
compuestos por actividades, cada actividad consta de un determinado
nmero de tareas.

Caractersticas de un proceso:

Son independientes de la localidad o del grupo de personas que lo
ejecutan.
Se describe que se hace, no como se hace
Son sinnimos con actividades o tareas.
Se descomponen en una jerarqua, donde los componentes del proceso
estn construidos por ms elementos del mismo.



2.6.4 Concepto de matrcula
Segn (Vlez White, Daz Tafur, Rivera Caicedo, & Castao Guiza, 2006)
Manifiestan que Matricular es el trmite de solicitudes de cupos escolares


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y la formalizacin del ingreso de los estudiantes a los establecimientos
oficiales. Es un proceso bsico de las instituciones.
2.6.5 Proceso de matricula
Es el manejo que se dan en las diferentes instituciones educativas
escolares, institutos y/o universidades, la cual consta de alcanzar un cupo
para realizar los estudios correspondientes al alumno.
El valor que se le puede adjudicar a este proceso depende de la institucin
en la cual se implante. Existen por ejemplo lugares donde la asistencia y
puntualidad es muy importante como son los centros de atencin al cliente,
mientras que otros como en las grandes empresas de produccin en masa
la puntualidad no es tan importante como lo puede ser la asistencia.

Variables
Los indicadores utilizados para el proceso de matrcula y generacin de
reportes del alumno son los siguientes:

Calculo del tiempo de atencin.
Taha (2004), define la siguiente frmula para determinar el tiempo de
atencin:
T = Ws(i) Wq(i)
Dnde:
T= Tiempo de atencin.
Ws (i) = Tiempo donde termina el proceso de registro de matrcula.
Wq (i) = Tiempo cuando comienza el proceso de atencin
Clculo del Tiempo de generacin del reporte
Segn Martos et al (2004, p. 369), nos dice que los reportes son
fundamentales para el cierre de toda incidencia, el cual se puede
obtener a travs de:


Dnde:
TGR= Tiempo de generacin de reporte
Treportes = Tiempo que genera cada reporte
N = Tamao de la muestra.