magine una organizacin que se enfrenta a competido-
res que cambian constantemente. Que siempre es ms pequea y est peor equipada que sus oponentes. Que frecuentemente reduce su podero humano y sus recur- sos. Que cada ao reemplaza a ms de un tercio de sus lderes. Y que, aun as, se las arregla para ganar compe- tencia tras competencia. La Fuerza de Oposicin del Ejrcito de EE.UU. (cono- cida comnmente como OPFOR, por sus siglas en ingls), una brigada de 2.500 miembros cuyo trabajo es preparar a los soldados para el combate, es una de tales organi- zaciones. Creada para ser el enemigo ms malo y duro que alguna vez tengan que enfrentar las tropas, OPFOR combate a las unidades en entrenamiento en una serie de campaas simuladas, que se realizan bajo una amplia variedad de condiciones. Cada mes, una nueva brigada de ms de 4.000 soldados se enfrenta a este enemigo simu- lado, el cual dependiendo del escenario podra asumir el papel de un ejrcito hostil o de insurgentes, unidades paramilitares o terroristas. Los dos bandos combaten a pie, en tanques y en helicpteros, eludiendo fuego de artille- ra, minas terrestres y armas qumicas. 1 harvard business review >>
LA ORGANIZACIN DE ALTO DESEMPEO por Marilyn Darling, Charles Parry y Joseph Moore D O U G
F R A S E R Las revisiones despus de la accin identican los errores pasados, pero rara vez mejoran el desempeo futuro. Las empresas que quieran explotar plenamente esta herramienta deberan mirar a su maestro: la brigada de simulacin del enemigo del Ejrcito estadounidense, donde los soldados aprenden a mejorar incluso en mitad de una batalla. APRENDER EN EL FRAGOR DE LA BATALLA julio 2005 2 APRENDER EN EL FRAGOR DE LA BATALLA Estacionada en un vasto y aislado tramo del desierto de California, OPFOR tiene la ventaja de jugar de local. Pero la fuerza que es entrenada llamada Blue Force o BLUFOR por la duracin del ejercicio es numrica y tecnolgicamente superior. Posee ms recursos dedica- dos e informacin de mejor calidad, ms rpidamente disponible. Est formada por soldados experimentados. Y sabe qu esperar, porque OPFOR comparte los mto- dos de sus campaas anteriores con los comandantes de BLUFOR. En resumen, cada una de estas capacitadas bri- gadas BLUFOR posee prcticamente todas las ventajas. Aun as, OPFOR casi siempre gana. Detrs del consistente xito de OPFOR se encuentra la forma en que usa la revisin despus de la accin (AAR, por sus siglas en ingls), un mtodo para sacar lecciones de un evento o proyecto y aplicarlas a otros. La AAR, que ha evolucionado en las ltimas dos dcadas, se origin en la organizacin matriz de OPFOR, el National Training Center del Ejrcito estadounidense (NTC). Las reuniones AAR se convirtieron en una popular herramienta de ne- gocios luego de que Shell Oil comenzara a experimentar con ellas en 1998, a sugerencia del miembro del consejo Gordon Sullivan, un general retirado. Equipos en empre- sas tales como Colgate-Palmolive, DTE Energy, Harley- Davidson y J.M. Huber usan estas revisiones para identi- car tanto sus mejores prcticas (que quieren difundir) como sus errores (que no quieren repetir). Sin embargo, la mayora de las AAR corporativas son un plido reejo de las rigurosas revisiones que realiza OPFOR. Simplemente es demasiado fcil que las empre- sas conviertan el proceso en una recapitulacin mecnica. Con demasiada frecuencia, los proyectos abortados, las malas inversiones y las medidas de seguridad decientes terminan repitindose. No as los atajos ecaces, las solu- ciones inteligentes y las estrategias slidas. Para las empresas que desean transformar sus AAR, de meras constataciones de los errores pasados a verdaderas ayudas para el xito futuro, no existe mejor maestro que el principal ejecutante de la tcnica. OPFOR trata cada accin como una oportunidad para el aprendizaje sobre qu hacer, pero tambin, y ms importante, sobre cmo pensar. En lugar de generar activos de conocimiento es- tticos para ser archivados en un informe de gestin o en una bodega, las AAR de OPFOR generan la materia prima que la brigada retroalimenta a su ciclo de ejecucin. Y aunque las revisiones de OPFOR arrojan numerosas lecciones, el grupo no considera una leccin como verda- deramente aprendida mientras no haya sido aplicada y validada con xito. Un campo de batalla de tropas, tanques y gas lacrim- geno es muy diferente de un campo de batalla de produc- tos, precios y utilidades. Pero las empresas que adapten los principios de OPFOR a sus propias prcticas sern capaces de integrar liderazgo, aprendizaje y ejecucin para obte- ner una ventaja competitiva rpida y sostenida. Por qu las empresas no aprenden Una apreciacin de lo que OPFOR hace bien comienza con una comprensin de lo que las empresas hacen 3 harvard business review >>
LA ORGANIZACIN DE ALTO DESEMPEO Marilyn Darling (mdarling@signetconsulting.com), Charles Parry (cparry@signetconsulting.com) y el coronel retirado Jo- seph Moore (jmoore@signetconsulting.com) son investigadores y consultores de Signet Consulting Group, con sede en Boston. Moore fue comandante del 11 Regimiento de Caballera Blindada, la Fuerza de Oposicin del National Training Center del Ejrcito de EE.UU., en Fort Irwin, California. APRENDER A SER OPFOR El 11 Regimiento de Caballera Blindada (ACR, por sus siglas en ingls), que desempe el papel de Fuerza de Oposicin (OPFOR) por ms de una dcada, es una brigada de soldados regulares del Ejrcito estadounidense. En el contexto actual, cada unidad del Ejrcito en condiciones de ser desplegada ha sido activada, incluyendo el 11 ACR, que ahora se encuentra en el extranjero. Pero volver. Mientras tanto, una unidad de la Guardia Nacional, que por diez aos ha combatido al lado del 11 ACR, asumi la funcin de OPFOR. Como tal, enfrenta desafos an mayores que los en- frentados por la brigada regular. Es ms pequea. No est compuesta por soldados profesionales, sino por guerreros de n de semana que trabajan en empre- sas tales como UPS y Nextel. Y recientemente debi renunciar a su ventaja de jugar de local, al viajar a la base de BLUFOR cuando la fecha de despliegue de esa unidad en entrenamiento se adelant. Sin embargo, el Ejrcito est satisfecho con el trabajo de la nueva OPFOR que ya lleva un ao en el rol en la preparacin exitosa de unidades de com- bate para su despliegue en el Medio Oriente. Esto ha sido posible, en gran medida, porque ha hecho uso del rgimen de revisin despus de la accin (AAR) que aprendi del 11 ACR. Es difcil imaginar un cambio ms drstico que un reemplazo total de un equipo por otro. El que la nueva OPFOR haya estado a la altura del desafo es una poderosa evidencia de la ecacia de la AAR en ayudar a una organizacin a aprender y adaptarse rpidamente. mal. Para descubrir por qu incluso las organizaciones que se enfocan en el aprendizaje muchas veces repiten los errores, estudiamos las AAR y otros procesos simila- res de lecciones aprendidas en ms de una docena de empresas, organizaciones sin nes de lucro y agencias gubernamentales. Los fundamentos son esencialmente los mismos en cada caso: despus de un proyecto o acontecimiento, los miembros de un equipo se renen para compartir percepciones e identicar errores y xi- tos. Se espera que sus conclusiones uyan a travs de canales formales e informales hacia otros equipos y que nalmente se plasmen en mejores prcticas y es- tndares globales. Pero la mayora de las veces eso no ocurre. Aun- que las empresas que estudiamos buscan activamente lecciones, pocas las aprenden de una manera signica- tiva. La lder de una gran empresa manufacturera nos cont acerca de una revisin despus de la accin para un proyecto fallido que ya haba fracasado en dos opor- tunidades. Tras leer los informes de las AAR realizadas en los intentos previos que consistan bsicamente en entrevistas individuales descubri con horror, al cabo de largas horas, que el equipo estaba descubriendo los mismos errores una y otra vez. Un problema un tanto diferente surgi en una em- presa de telecomunicaciones que visitamos. Un grupo de directores de proyecto condujo rigurosas revisiones de hitos y reuniones AAR para cada uno de sus proyec- tos, identicando problemas y estableciendo arreglos tcnicos para evitarlos en iniciativas futuras. Pero no hizo ningn esfuerzo por aplicar lo que estaba apren- diendo en las acciones y decisiones adoptadas para sus proyectos en curso. Tras varios meses, el equipo haba sobrecargado de tal forma el sistema con nuevos pasos y controles que el proceso en s comenz a ocasionar atrasos. Ms que mejorar el aprendizaje y el desem- peo, las AAR estaban mermando la capacidad del equipo para resolver los problemas. Tambin estudiamos el caso de una agencia guber- namental que ejecutaba simultneamente decenas de proyectos similares. Al nal de cada proyecto, los lderes de equipo deban completar un cuestionario de lecciones aprendidas sobre los mtodos que usa- ran o no usaran nuevamente; sobre la instruccin que el equipo haba necesitado; sobre cun bien se comunicaron los miembros, y sobre si la planicacin haba sido ecaz. Pero los proyectos duraban aos, y la memoria es menos conable que la observacin. En consecuencia, las respuestas de los pocos lderes que se daban la molestia de completar los cuestionarios eran, en su mayora, excesivamente positivas y totalmente intiles. Estas fallas y muchas otras similares surgen de tres nociones equivocadas sobre la naturaleza de una AAR: que es una reunin, que es un informe o que es una constatacin posterior. De hecho, una AAR debera ser ms un verbo que un sustantivo: un proceso vivo y penetrante que conecta explcitamente la experiencia pasada con la accin futura. As fue concebida en 1981, para ayudar a los lderes del Ejrcito a adaptarse rpi- damente a las situaciones dinmicas e impredecibles que con certeza tendran que afrontar. Y as es como OPFOR la practica todos los das. Ms que una reunin Gran parte de la confusin del mundo civil en torno a las AAR comenz cuando los autores de gestin se enfocaron slo en la reunin de revisin. Las AAR que realiza OPFOR, en cambio, son parte de un ciclo que comienza antes y que contina durante cada campaa contra una brigada BLUFOR (las unidades BLUFOR tambin conducen AAR, pero OPFOR ha hecho de ellas un verdadero arte). El rgimen AAR de OPFOR incluye encuentros informativos, sesiones ampliadas de plani- cacin y revisin, una copiosa toma de notas por parte de todos los participantes y una vinculacin explcita entre las lecciones y las acciones futuras. julio 2005 4 Aprender en el f ragor de l a batal l a >>
LA ORGANIZACIN DE ALTO DESEMPEO OPFOR trata cada accin como una oportunidad para el aprendizaje sobre qu hacer, pero tambin, y ms importante, sobre cmo pensar. El ciclo AAR para cada fase de la campaa comienza cuando el comandante superior esboza las rdenes operacionales. Este documento consta de cuatro par- tes: la tarea (qu acciones deben tomar las unidades subordinadas), el propsito (por qu la tarea es impor- tante), la intencin del comandante (lo que el lder est pensando, explicado de manera tal que los subordina- dos puedan perseguir sus metas aun cuando los eventos no se den segn lo esperado), y el estado nal (cul es el resultado deseado). Podra verse as: Tarea: Tomar terreno clave en las cercanas de Tie- fort City Propsito: para que la fuerza principal pueda pasar con seguridad hacia el norte. Intencin del comandante: Quiero encontrar el bastin del enemigo y ubicar fuerzas correctivas en ese lugar, mientras nuestra fuerza de asalto maniobra por su anco para completar la derrota enemiga. El plan presupone que eso ocurrir aqu, pero si no es as, ustedes deben decirme dnde est el enemigo y cul es su anco vulnerable. Estado nal: Al nal, quiero a nuestras fuerzas en control del terreno clave, con todas las unidades del enemigo derrotadas o separadas de sus suministros. El comandante comparte estas rdenes con sus co- mandantes subordinados, los lderes a cargo de la in- fantera, municiones, inteligencia, logstica, artillera, apoyo areo, ingeniera y comunicaciones. Luego, pide a cada uno de ellos un contrarreporte, una descrip- cin verbal de la comprensin que posee la unidad sobre su misin (para asegurar que todos estn alinea- dos) y sobre su papel. Este paso establece con claridad las responsabilidades: Usted lo dijo, yo lo escuch. El contrarreporte sirve como una gua para estos lderes, mientras desarrollan los planes de ejecucin con sus subordinados. Ese mismo da o a la maana siguiente, el ocial ejecutivo del comandante (su segundo en el mando) planica y conduce un ensayo que incorpora a todos los participantes clave. La mayora de los ensayos tiene lugar en una versin a escala del campo de batalla, con colinas esculpidas en arena, caminos pintados y pla- cas que denotan los hitos geogrcos importantes. El ensayo comienza con una recapitulacin de la misin y de la intencin del comandante superior, una actua- lizacin de inteligencia sobre las posiciones y fortaleza enemigas y un repaso de las fases cruciales proyectadas para la batalla. Cada vez que el ocial ejecutivo repasa una fase, los lderes de unidad avanzan hacia el modelo a escala y se sitan en la posicin que esperan ocupar durante esa parte de la accin. Exponen las tareas y pro- psitos de su grupo en el contexto de la misin mayor, las tcnicas que aplicarn en esa fase y los recursos con que esperan contar. Tras una discusin de las tcticas que podra usar el enemigo y de cmo las unidades 5 harvard business review >>
LA ORGANIZACIN DE ALTO DESEMPEO La brigada de simulacin del enemigo del Ejrcito estadounidense (conocida como OPFOR) aplica el proceso de revisin despus de la accin (AAR) a todo lo que hace, pero eso no sera realista para la mayora de las empresas. Los lderes de negocios deben actuar selectivamente, con la vista puesta en los recursos y en los benecios potenciales. No piense en crear un rgimen AAR sin haber determinado quines apren- dern de l y cmo se beneciarn con ello. Hgalo lentamente, comenzando con actividades en las que el benecio es mayor y donde los lderes se han com- prometido a pasar por varios ciclos AAR. Cntrese en las reas crticas ara la misin del equipo, de ma- nera que sus miembros tengan buenas razones para participar. Y adapte el proceso para ajustarse a cada proyecto y fase del proyecto. Por ejemplo, durante pe- rodos de intensa actividad, breves reuniones diarias de AAR pueden ayudar a los equipos a coordinarse y mejorar las actividades del da siguiente. En otros momentos, las reuniones deberan efectuarse men- sual o trimestralmente y ser usadas para identicar excepciones en los volmenes de informacin ope- racional y entender sus causas. El nivel de actividad siempre debera igualar el valor potencial de las lecciones aprendidas. En la pgina siguiente ver algunas maneras de aplicar la AAR, con base en ejem- plos de empresas que la han usado ecazmente: se comunicarn y coordinarn durante la batalla, el ocial ejecutivo repasa la siguiente fase y el proceso se repite. Como resultado de esta preparacin disciplinada, la accin posterior se vuelve un experimento de apren- dizaje. Cada unidad al interior de OPFOR ha obtenido una comprensin clara de qu pretende hacer y cmo planea hacerlo, y ha compartido esa comprensin con las dems unidades. Individual y colectivamente, las unidades han hecho pronsticos sobre lo que ocurrir, identicado los desafos que pueden surgir e incorpo- rado en sus planes maneras de abordar esos desafos. As, cuando OPFOR entre en accin, estar ejecutando un plan, pero tambin observndolo y ponindolo a prueba. Las reuniones y ensayos iniciales generan una hiptesis que puede ser probada: En esta situacin, dada esta misin, si tomamos esta accin, lograremos CINCO MANERAS DE APLICAR LAS AAR EN EL TRABAJO >> >>
LA ORGANIZACIN DE ALTO DESEMPEO La AAR en la prctica El benecio 3 Entrar a un nuevo negocio o mercado 5
Fusiones y adquisiciones 2 Desarrollo de productos >> Inicie cada fase de desarrollo de productos con una revisin antes de la accin (BAR, por sus siglas en ingls). >> Conduzca AAR para identicar percepciones que traspasar de una fase de desarrollo del producto a la prxima, y luego al siguiente proyecto. >> Conduzca AAR peridicamente en el proceso de planicacin de productos para identicar mejoras potenciales. >> Mejorar la calidad, reducir costos y aminorar el tiempo de llegada al mercado. >> Anticipar las expectativas cambiantes de los clientes. 4 Ventas >> Incorpore AAR en el proceso de ventas, enfocndose en el aprendizaje tanto de los triunfos como de las derrotas. >> Conduzca AAR sobre las deserciones de clientes hacia productos de los competidores. >> Mejorar la relacin triunfos/ derrotas. >> Renar la propuesta de valor para un nuevo producto. >> Inicie la planicacin de negocios con una BAR, para reexionar sobre las lecciones pasadas. >> Conduzca AAR a travs de todo el proceso de lanzamiento, para poner a prueba las lecciones y crear soluciones innovadoras. >> Conduzca una AAR nal, para mejorar el desempeo en el prximo nuevo negocio. >> Aplicar las lecciones de xitos y fracasos pasados, para mejorar los resultados en los nuevos negocios. >> Incorpore las AAR en la estrategia, la ne- gociacin, el due diligence y las fases de ejecucin, para revelar, probar y modicar los supuestos sobre el acuerdo. >> Concluya cada actividad de fusin y adquisicin comparndola con esfuerzos previos, para identicar problemas y bue- nas ideas. >> Asegurar que las transacciones entreguen el valor prometido a los stakeholders. julio 2005 6 Aprender en el f ragor de l a batal l a 1 Respuesta a emergencias >> Revise emergencias pasadas para identicar tipos de eventos y desafos de aprendizaje. >> Pida a los miembros de su equipo que tomen notas durante el proceso de respuesta para facilitar la siguiente AAR. >> Conduzca AAR durante el proceso de res- puesta (si es posible) o inmediatamente despus, para comenzar a establecer pro- cedimientos y soluciones de largo plazo. >> Revise peridicamente las AAR pasadas, para identicar potenciales mejoras en los sistemas. >> Evitar emergencias similares en el futuro. >> Mejorar la velocidad y calidad de sus respuestas y control de daos. >> Mejorar la ecacia a largo plazo de sus soluciones. este resultado. De tal forma, OPFOR est en condicio- nes de seleccionar las lecciones cruciales que quiere aprender con cada accin y enfocar la atencin de los soldados en ellas anticipadamente. Tal planicacin antes de la accin ayuda a establecer la agenda para las reuniones despus de la accin. A la inversa, la rigurosidad en las reuniones AAR mejora el cuidado y la precisin de la planicacin antes de la accin. Segn nos explic un lder de OPFOR: Vivimos en un ambiente donde sabemos que habr una AAR, y donde tendremos que exponer lo que result y lo que no. Esto nos lleva a plantear las preguntas difciles durante la fase de planicacin o en los ensayos, de manera de saber que entendemos la situacin tan bien como es posible entenderla. Ningn subordinado de- jar que su jefe divague sobre algo por mucho tiempo antes de desaarlo a expresarse con claridad, porque esto slo aparecer ms tarde en la AAR. Como resul- tado, las reuniones AAR crean un ambiente muy franco y crtico, mucho antes de comenzar. La referencia a las reuniones AAR as, en plural es importante. Mientras un equipo corporativo puede rea- lizar una sola reunin AAR al nal de un proyecto de seis meses, OPFOR realiza decenas de ellas a diferentes niveles en una misma semana. Cada unidad tiene una reunin AAR inmediatamente despus de cada fase signicativa de una accin. Si el tiempo es escaso, tales reuniones pueden no ser ms que un encuentro de 10 minutos alrededor de un Humvee. Es comn que las AAR de OPFOR sean facilitadas por el ocial ejecutivo del lder de la unidad. Prctica- mente todas las reuniones formales de AAR comien- zan con una reiteracin de las reglas de la casa, aun cuando los presentes las hayan escuchado cientos de veces: Participe. Nada de pieles delicadas. Deje sus ga- lones en la puerta. Tome notas. Enfquese en los pro- pios problemas, no en los de quienes estn arriba (los comandantes realizan sus propias AAR para abordar los problemas en su nivel). Una franqueza absoluta es crucial. Para promover un sentido de seguridad, los l- deres superiores se enfocan en mejorar el desempeo, no en asignar culpas, y son los primeros en reconocer sus propios errores. El lder de la AAR inicia a continuacin una compa- racin entre los resultados buscados y los reales. Reitera la misin, la intencin y el estado nal esperado; luego describe el estado nal real, junto a una breve revisin de los hechos y de cualquier indicador relevante para el objetivo. Por ejemplo, si la unidad anticipaba que el mantenimiento de los equipos o la logstica seran un desafo, qu recursos (minas, cables, municiones, vehculos) funcionaron y estuvieron disponibles? Las reuniones AAR abordan cuatro preguntas: Cu- les eran nuestros resultados buscados? Cules fueron nuestros resultados reales? Cules fueron las causas de esos resultados? Y qu debemos mantener o mejorar? Por ejemplo: Mantener: Los chequeos continuos de nuestras co- municaciones por radio aseguraron que pudisemos hablar con todos. Esto fue importante cuando BLUFOR tom una ruta diferente y necesitamos reposicionar gran parte de nuestras fuerzas. Mantener: Escogimos buenas posiciones de batalla. Esto hizo ms fcil identicar a la infantera amiga y enemiga. Mejorar: Al enfrentar a unidades de infantera, ne- cesitamos seguir un mejor rastro de la situacin, de manera que podamos atacar a la infantera antes de que se despliegue. Mejorar: La forma como rastreamos a la infantera. Buscamos camiones, pero necesitamos buscar soldados ya desplegados y comprender cmo tratarn de despis- tarnos. Por cierto, uno de los objetivos de las AAR es deter- minar qu fue lo que funcion y qu no, para ayudar a OPFOR a renar su capacidad de predecir lo que fun- cionar o no en el futuro. Cun bien evaluaron las unidades sus desafos? Hubo dicultades que no antici- paron? Problemas que nunca se materializaron? S, es importante corregir las cosas; pero ms importante an es corregir el razonamiento (OPFOR ha determinado que los supuestos fallidos son la causa ms comn de una ejecucin fallida). Las correcciones tcnicas slo afectan el problema que es corregido. Una correccin del proceso de pensamiento esto es, del aprendizaje afecta la capacidad de la unidad para planicar, adap- tarse y tener xito en futuras batallas. Ms que un informe En la mayora de las organizaciones civiles que estudia- mos, los equipos vean a las AAR principalmente como una herramienta para extraer lecciones y diseminarlas a otros equipos. Las empresas que tratan las AAR de esta manera a veces incluso traducen el acrnimo en ingls como informe despus de la accin, en lugar de revisin despus de la accin. Sugieren as que el obje- tivo es crear un documento dirigido a otras audiencias. A falta de un inters personal, los miembros del equipo podran participar slo porque se les ha ordenado o por su lealtad a la empresa. Como no esperan apren- der algo que sea til para s mismos, por lo general no aprenden. En contraste, las AAR de OPFOR se enfocan en me- jorar el aprendizaje propio de una unidad y, en con- secuencia, su propio desempeo. Una unidad puede generar una leccin durante el proceso AAR, pero segn la denicin de OPFOR, no la habr aprendido mientras sus miembros no hayan cambiado su compor- tamiento como respuesta. Es ms, los soldados nece- 7 harvard business review >>
LA ORGANIZACIN DE ALTO DESEMPEO sitan comprobar que realmente funcione. Los lderes de OPFOR saben que la mayora de las lecciones que emergen durante la primera ronda son incompletas o derechamente errneas, y que representan lo que la unidad cree que podra funcionar, no lo que realmente funciona. Saben que hacen falta mltiples iteraciones para generar soluciones dinmicas que se mantengan bajo cualquier condicin. Por ejemplo, en un enfrentamiento contra una pe- quea y gil unidad de infantera, OPFOR deba prote- ger un complejo en una cueva que contena una gran reserva de municiones. La infantera de BLUFOR es- cogi la ruta de ataque menos anticipada por los co- mandantes de OPFOR. Debido a que los exploradores tardaron en observar y comunicar el cambio en los mo- vimientos de BLUFOR, OPFOR no pudo prevenir un ataque que penetr su permetro de defensa. OPFOR se vio obligada a reposicionar prontamente sus unidades de reserva y de avanzada. Parte importante de su poder de fuego no lleg a la batalla crucial o lleg demasiado tarde para afectar el resultado. Los lderes de unidad de OPFOR saban que podan sacar muchas lecciones distintas de esta situacin. La primera y ms elemental era: Para pelear contra una unidad de infantera gil, debemos localizarla y atacarla antes de que sus soldados puedan bajarse de los camio- nes. Pero tambin saban que ese conocimiento no era suciente para asegurar xitos futuros. Por ejemplo, los exploradores tendran que aprender cmo escoger rutas de patrullaje y puntos de ob- servacin que les permitieran localizar con rpi- dez y exactitud a la infantera de BLUFOR, antes que sta penetrara las defensas. Luego, el equipo necesitara determinar cmo usar la informacin de los puntos de observacin para planicar mi- siones de artillera ecaces, a oscuras y contra un blanco mvil. El siguiente desafo sera poner a prueba sus supuestos para ver, primero, si podan localizar y atacar antes a la infantera y, segundo, si esta capacidad hara una diferencia en el logro de su misin. La necesidad de OPFOR de poner a prueba sus teoras es otra razn por la cual la brigada realiza frecuentes reuniones AAR breves, en lugar de una gran revisin nal. Cuanto antes identique una uni- dad que detectar a la infantera es una habilidad que debe desarrollar, ms oportunidades tiene de probar di- ferentes supuestos y estrategias durante una rotacin, y menos probable que esas lecciones pierdan validez. As, las unidades disean numerosos experimentos pe- queos ciclos cortos de planicacin, preparacin, ejecucin, AAR dentro de campaas ms largas. Esto les permite validar lecciones para su propio uso y ase- gurar que aquellas que compartan con otros equipos sean completas, es decir, que puedan ser aplicadas en una variedad de situaciones futuras. Ms importante an, los soldados ven mejorar su desempeo a medida que aplican estas lecciones, lo que sostiene la cultura de aprendizaje. No todos los experimentos de OPFOR implican co- rregir lo que sali mal. Muchos involucran averiguar si lo que sali bien seguir saliendo bien bajo diferentes circunstancias. As, por ejemplo, si OPFOR ha validado las tcnicas que us para completar una misin, podra intentar la misma misin de noche o contra un enemigo equipado con tecnologa de vigilancia de punta. Un aviso publicitario de una rma consultora muestra a Tiger Woods mirando a travs de la lluvia para dar un golpe, y la frase: Las condiciones cambian. Los resulta- dos no deberan. Tal podra ser el lema de OPFOR. julio 2005 8 Aprender en el f ragor de l a batal l a >>
LA ORGANIZACIN DE ALTO DESEMPEO En lugar de generar activos de conocimiento estticos para ser archivados en un informe de gestin o en una bodega, las AAR de OPFOR generan la materia prima que la brigada retroalimenta a su ciclo de ejecucin. 9 harvard business review De hecho, ms que descartar las situaciones extremas como excepciones nicas, OPFOR las ve como oportu- nidades de aprendizaje. Los lderes de OPFOR preeren enfrentarse a enemigos o situaciones inusuales, por- que les permiten engrosar su repertorio. Es una opor- tunidad para medir cun buenos somos, en lugar de cun buenos creemos ser, explica un comandante de OPFOR. Tal actitud podra parecer ilgica a las empre- sas que no pueden concebir ponerse deliberadamente en desventaja en cualquier iniciativa. Pero OPFOR sabe que, cuanto ms desaante es el juego, ms fuerte y gil se volver un competidor. Ms que una constatacin posterior Las AAR corporativas muchas veces se realizan en torno a proyectos fallidos. El paciente pronunciado muerto, y todos dan su opinin sobre los errores que contribuyeron a su deceso. La palabra responsabili- zacin surge con frecuencia; por lo general signica culpa, que los participantes gastan considerable energa tratando de evadir. Hay un sentido de termi- nacin en estas sesiones: el equipo est dejando atrs una mala experiencia. Responsabilizacin tambin surge a menudo en las AAR de OPFOR, pero lo hace en un contexto que mira hacia adelante, no hacia atrs. Las unidades son respon- sables de aprender sus propias lecciones, y los lderes de OPFOR son responsables de extraer las lecciones de una situacin y aplicarlas a otras; de forjar vnculos explcitos entre la experiencia pasada y el desempeo futuro. Al trmino de una reunin AAR, el comandante su- perior ofrece su propia evaluacin de las principales lecciones del da y de cmo se relacionan con lo apren- dido y validado en acciones previas. Tambin identi- ca las dos o tres lecciones que l espera sern las ms relevantes para la siguiente batalla o rotacin. Si las unidades se enfocan en ms de unas cuantas lecciones a la vez, corren el riesgo de verse sobrepasadas. Si se enfocan en lecciones que difcilmente sern aplicadas sino hasta un futuro lejano, los soldados podran olvi- darlas. Por ejemplo, en la reunin que sigui a la batalla de infantera descrita anteriormente, el comandante supe- rior hizo el siguiente resumen: Para m, este conjunto de batallas fue un buen ensayo para algo que veremos a mayor escala en unas pocas semanas. Realmente necesi- tamos sacar lecciones de estas batallas, y darnos cuenta de que enfrentaremos a una unidad de ataque mucho ms mvil. La distraccin ser un problema. Las ml- tiples rutas tambin. Nuestro trabajo es dilucidar los blancos comunes. Necesitamos repensar cmo rastrear el movimiento. Cuntos exploradores necesitaremos cerca del rea objetivo para detectar a los soldados? Ellos estarn extremadamente bien equipados. As que les pido a todos que estn preparados para descartar sus normas el mes que viene. Es tiempo de sentarse y conversar con sus sargentos sobre cmo se combate a una unidad con una infantera bien entrenada. Inmediatamente despus de concluir la reunin AAR, los comandantes convocaron a sus unidades para realizar sus propias AAR. Cada grupo aplica las lecciones de estas sesiones para planicar sus acciones futuras; por ejemplo, reposicionar a los exploradores para rastrear mejor los movimientos de infantera en la prxima batalla. OPFOR tambin comparte sus lecciones con BLU- >>
LA ORGANIZACIN DE ALTO DESEMPEO DOCTRINA Y TCTICAS Las lecciones producidas y validadas por la Fuerza de Oposicin del Ejrcito estadounidense (OPFOR) y por las unidades que entrena en el National Trai- ning Center (NTC) en Fort Irwin, California, contri- buyen a las dos clases de conocimiento organizacio- nal del Ejrcito. Una clase, conocida como Tcticas, Tcnicas y Procedimientos (TTP), se enfoca en cmo desempear tareas especcas bajo condiciones es- peccas. Es responsabilidad de cada lder de unidad construir su propia biblioteca de TTP, aprendiendo de otros lderes as como recogiendo las buenas ideas de sus subordinados. Dos lderes de unidad en la misma brigada podran necesitar diferentes TTP para abordar diferentes condiciones. TTP contundentes, ampliamente aplicables y rigurosamente probados pueden nalmente dar forma a la otra clase de conocimiento organizacio- nal del Ejrcito: la doctrina. La doctrina que rara vez cambia y es compartida por todo el Ejrcito es- tablece estndares de desempeo para los tipos de acciones y condiciones que las unidades militares comnmente enfrentan. Por ejemplo, muchos de los pasos en la doctrina para un ataque al nivel de brigada (como la planicacin para la movilidad, la supervivencia y la defensa area) nacieron como lecciones en el NTC y otros centros de entrena- miento del Ejrcito. La diferencia entre doctrina y TTP es til para las empresas, algunas de las cuales trazan pocas distin- ciones entre los tipos de conocimiento generados por los empleados y sobre cun ampliamente debe- ran aplicarse y diseminarse las diversas lecciones. FOR: los comandantes de grupo se renen antes de las rotaciones, y el comandante de OPFOR se deja captu- rar por BLUFOR al trmino de las batallas para asistir a sus AAR. En esos encuentros, el comandante OPFOR explica los supuestos y tcticas de planicacin de su brigada y responde las preguntas de sus oponentes. Ms all de esas conferencias con BLUFOR, difundir formalmente las lecciones a otras unidades para su aplicacin posterior el principal foco de muchas AAR corporativas no gura en las funciones de OPFOR. El Ejrcito de EE.UU. emplea sistemas de conocimiento formales para reunir y diseminar lecciones importan- tes a audiencias numerosas y dispersas, y el National Training Center contribuye indirectamente a ello (vea el recuadro Doctrina y tcticas). Sin embargo, el in- tercambio informal de conocimiento entre pares es muy comn. Los lderes de OPFOR, por ejemplo, usan el correo electrnico e Internet para mantenerse en contacto con lderes en servicio de combate. El equipo OPFOR comparte conocimientos y tcticas recin adquiridos con ociales en Afganistn e Irak; estos ociales, a su vez, describen situaciones nuevas e ines- peradas surgidas de batallas reales. Y, desde luego, los lderes de OPFOR no permanecen en el Desierto de Mojave para siempre. Todos los aos, como parte de la rotacin normal del Ejrcito, un tercio es trasladado a otras unidades, que inseminan con la mentalidad OPFOR. Los lderes que se van dejan tras ellos carpe- tas de continuidad, llenas de lecciones y notas de AAR para sus sucesores. En un ambiente donde las condiciones cambian cons- tantemente, el conocimiento es siempre una tarea en curso. Por lo que crear, recolectar y compartir el co- nocimiento es responsabilidad de la gente que puede aplicarlo. El conocimiento no es una funcin del staff. La versin corporativa Para las empresas sera poco prctico adoptar los pro- cesos de OPFOR en su totalidad. Aun as, muchas se beneciaran de asemejar sus propias revisiones des- pus de la accin a las de OPFOR. El paisaje de los negocios, despus de todo, es competitivo, multiforme y a menudo peligroso. Una organizacin que no so- lamente extrae lecciones de la experiencia, sino que realmente las aprende, puede adaptarse ms rpida y ecazmente que sus rivales. Y es menos probable que repita los tipos de errores que destruyen valor para los stakeholders. La mayora de las prcticas que hemos descrito pue- den ser adaptadas a entornos corporativos. Formas ms simples de rdenes operacionales y contrarreportes, por ejemplo, pueden asegurar que un proyecto sea visto de la misma forma por todo el equipo y que cada miembro comprenda el papel que juega en l. Una ver- sin corporativa, llamada revisin antes de la accin (BAR, por sus siglas en ingls), requiere que los equipos respondan cuatro preguntas antes de embarcarse en una accin importante: Cules son nuestros resulta- dos e indicadores esperados? Qu desafos podemos anticipar? Qu hemos nosotros u otros aprendido de situaciones similares? Qu nos har tener xito esta vez? Las respuestas a estas preguntas alinean los obje- tivos del equipo y sientan las bases para una reunin AAR ecaz despus de la accin. Adicionalmente, des- componer los proyectos en secciones ms pequeas, apoyadas por breves reuniones BAR y AAR dentro de grupos enfocados en tareas, establece circuitos de feed- back que pueden ayudar a un equipo de proyecto a maximizar su desempeo y desarrollar una cultura de aprendizaje en el tiempo. Cada organizacin, cada equipo y cada proyecto pro- bablemente requerirn distintos niveles de prepara- cin, ejecucin y revisin. Sin embargo, hemos extrado algunas mejores prcticas de las pocas empresas que estudiamos que emplean las AAR bien. Por ejemplo, los lderes deberan introducir gradualmente un rgi- men AAR, comenzando con el trabajo ms importante y complejo que realizan sus unidades de negocios. Los equipos deberan comprometerse a sostener breves reuniones BAR y AAR sobre la marcha, manteniendo las cosas simples al comienzo y desarrollando el pro- ceso lentamente: incorporando ensayos, actividades y sistemas de intercambio de conocimiento, indicadores ms ricos y otros aspectos dictados por la prctica par- ticular. Aunque las empresas diferirn en los aspectos espe- ccos que adopten, cuatro fundamentos del proceso OPFOR son obligatorios. Las lecciones deben bene- ciar primero y por sobre todo al equipo que las extrae. El proceso AAR debe partir al comienzo de la activi- dad. Las lecciones deben vincularse explcitamente con acciones futuras. Y los lderes deben responsabilizar a todos, especialmente a s mismos, del aprendizaje. Al crear ciclos de feedback estrechos entre el pensa- miento y la accin, las AAR desarrollan la capacidad de una organizacin para tener xito en una variedad de condiciones. Las antiguas brigadas BLUFOR que hoy estn siendo desplegadas en el Medio Oriente se llevan consigo no slo un conjunto de lecciones, sino tambin un curso de actualizacin sobre cmo extraer lecciones nuevas de situaciones para las cuales no fueron entre- nadas; situaciones que tal vez ni siguiera imaginaron. En un entorno rpidamente cambiante, la capacidad de aprender de las lecciones es ms valiosa que cual- quier leccin puntual que se haya aprendido. Tal capa- cidad es lo que las empresas pueden ganar estudiando a OPFOR. Reimpresin r0507g-e julio 2005 8 Aprender en el f ragor de l a batal l a