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APROBACIN DEL DOCUMENTO:
Firma

ELABOR:


REVIS:


AUTORIZ:


CONTROL DE REVISIONES:
Revisin Fecha de Revisin Consideracin de Cambios en el Documento



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INTRODUCCIO N


GLOSARIO




NORMATIVIDAD
(Acorde a la empresa)
PRINCIPIOS DE EMPRESA:
(agregar)

Actividades previas al Diplomado:
(Actividades pre-operacionales)
Una vez que el Gerente de rea ha dado la instruccin de que se llevar a cabo
un evento de capacitacin, menciona el lugar sede y las caractersticas mnimas


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que debern cubrir todas las actividades que esto implica, es en ese momento
cuando empieza la logstica pre-operacional.
1. Bsqueda de Hoteles acorde a las caractersticas solicitadas por el Gerente
del rea
El Gerente del rea indica el lugar sede del Evento y las caractersticas
mnimas que el hotel debe cumplir.
En la mayora de los casos y acorde a los recursos econmicos de la
empresa organizadora y el pblico objetivo de la capacitacin, el hotel a
buscar siempre ser 5 estrellas mnimo, con todos los alimentos incluidos.
En un buscador en internet se seleccionan los hoteles 5 estrellas en la
ciudad destino y se navega en las pginas de cada hotel.
Cabe mencionar que se deben tomar en cuenta los hoteles con mayor
puntaje y menos comentarios negativos en sus pginas as como en los
blogs de comentarios al respecto.

2. Material para la capacitacin: Al tiempo que se indica las caractersticas del
hotel, se debe preguntar si se entregar material a los participantes que se
deba mandar a hacer y/o material para utilizar en el evento de capacitacin.
a. Mantas
b. Gorras
c. Plumas
d. Usb
e. Carpetas
f. Blocks con membrete
g. Maletines para lap tops

3. Ubicacin de Hoteles y comprobacin del cumplimiento de los requisitos
bsicos exigidos.
En este punto es importante ubicar el hotel respecto al aeropuerto
internacional ms cercano, las posibles rutas para el traslado aeropuerto-
hotel-aeropuerto.
Antes de la cotizacin o durante la solicitud de cotizacin se pueden aclarar
los puntos negativos encontrados durante la investigacin en internet
respecto a los comentarios de huspedes que ya han hecho uso de los


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servicios del hotel en cuestin para despejar cualquier situacin o mal
entendido que pueda afectar la correcta decisin de eleccin de hotel sede.

4. Solicitud de cotizacin de material para el diplomado acorde a las
caractersticas especficas que indique el gerente de rea. Se verificarn:
Colores, tamaos, texturas, calidad y costos. Previendo que los logos sean
adecuados en colores y tamaos para cada material y que
independientemente de que se soliciten a diversos proveedores, todos
tengan una combinacin equilibrada o sean los mismos colores.

5. Solicitud de cotizacin de hospedaje verificando:
a. Capacidad en habitaciones: Cada habitacin doble ser con dos
camas y cada habitacin sencilla con una cama, preguntar la
disponibilidad de ms habitaciones para las fechas seleccionadas y
tomar este punto en cuenta para las observaciones (En caso de que
asistan ms participantes de los que se tena previsto).
Regularmente y por la cantidad de habitaciones a contratar se dan
ciertos beneficios respecto a las habitaciones, los dos ms comunes
son: una habitacin en cortesa extra por el total de habitaciones y/o
un ascenso de categora de habitacin. El ascenso de categora ser
para el Gerente del rea, mientras que la habitacin extra solo se
procurar que sea ocupada a discrecin del gerente y la
coordinacin.

b. Capacidad en salones: Acorde al nmero de invitados que asistirn
al evento ser la capacidad mnima para el saln, el montaje que se
solicita ser en herradura (U) para un nmero nunca menor de 5
participantes ms de los que asisten oficialmente. Se solicitan las
medidas del saln para darse una idea de la ubicacin del montaje.
En el saln en la parte de atrs se solicitarn dos o tres sillones de
descanso para los gerentes de rea que asisten con la coordinacin
de la empresa organizadora y/o asistentes, esta observacin se debe
hacer con anticipacin (con la cotizacin desde un principio) puesto


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que en algunos casos el mobiliario y su montaje podra causar
gastos extra no previstos que influyan en la facturacin final.

c. Alimentos incluidos: Se hace solicitud de cotizacin con todo
incluido, esto es el desayuno, comida y cena para cada asistente y
se verifican todos los beneficios de la tarifa a contratar, esto es, si
hay minibar en las habitaciones con algunos snacks y si stos estn
incluidos o tienen costo extra (mismo que ser cubierto por cada
asistente por no estar dentro de la tarifa y lo contratado), en esta
categora es responsabilidad de la coordinacin de logstica estar
enterados al 100% de los beneficios contratados y hacerles saber a
los participantes todos los derechos y posibles restricciones del plan
hotelero contratado para el grupo. Es importante hacer notar que
algunos hoteles en su plan todo incluido abarcan tambin las
bebidas alcohlicas, no as todas las que maneja el hotel, se debe
tener en claro qu beneficios y restricciones hay al respecto para
poder informarlo aportunamente.
d. Servicio de Audiovisual: Es requisito mnimo que la compaa que se
contrate para el servicio de audiovisual maneje un equipo de sonido
bsico para la cantidad de asistentes al evento, mencionando el
montaje que tendr el saln y si se tienen las medidas del mismo
hacerlas saber al proveedor para que acorde a su experiencia el
equipo sea el idneo. Se pedir cotizacin de por lo menos 4
micrfonos inalmbricos, equipo de sonido, pantalla, proyector, cable
de lap top al sonido (por proyeccin de videos con sonido).

e. Servicio de Coffe Break: Se solicita coffe break contnuo, resurtido,
con servicio bsico (caf, t, refrescos, agua, galletas y lo que
maneje el hotel) adems de bocadillos salados por la maana (que
nada incluya atn y/o pescado) y botana salada o crudits por la
tarde.

f. Servicio de Transporte: En algunos casos el transporte del
Aeropuerto-Hotel-Aeropuerto lo manejan los hoteles como un


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servicio extra, en caso de que no sea as, se busca un transportista
fijo del aeropuerto o alguno que recomiende el hotel.
Al hacer contacto con el transportista se le informan los
requerimientos del servicio y se le solicita cotizacin. Una vez de
acuerdo en el costo se recaban los datos para hacer depsitos al
mismo tiempo que se le hace saber el itinerario de llegada. Cuando
se tiene ya contratado este servicio se informa al Gerente del rea
para que se d la informacin a los participantes mediante las vas
correspondientes.

g. Beneficios extra: En algunos casos, los hoteles por la cantidad de
noches y habitaciones contratadas otorgan beneficios extras, como
uso de gimnasio, algunas reas del spa, amenidades a discrecin
del chef, etc., tener conocimiento al respecto e informar al gerente de
rea y a los participantes para hacer uso apropiado de estos
beneficios.

h. Forma de pago: En las cotizaciones por lo general los hoteles
especifican las formas de pago para bloquear los espacios y
garantizar estancias, en este aspecto se debe considerar qu
servicios contratados sern cubiertos por la Empresa organizadora y
qu pagarn los participantes, hacerle saber al hotel y en el
momento de realizar el contrato especificar punto por punto este
acuerdo.

i. Flexibilidad en negociacin: Cada hotel tiene un margen de movilidad
respecto a las decisiones que se han tomado, incluso las que estn
en contrato, todo es negociable buscando siempre que haya un
arreglo ganar-ganar o por lo menos que implique para ambas partes
la prdida menos considerable, esto se puede ir sondeando desde la
primer pltica con el representante de ventas a grupos.

j. Fechas disponibles: Entre los requisitos que menciona el Gerente de
rea para la contratacin de un hotel sede en los eventos de


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capacitacin, dice la fecha ms probable, que por lo regular es una
semana, contando la entrada el da domingo y la salida el da
sbado, esto es, 6 noches. Independientemente de estas fechas al
hotel se le puede preguntar si se tiene la disponibilidad antes y
despus de estos das, tanto por si llegan algunos participantes con
anticipacin o si se quedan ms tiempo de lo previsto.

k. Costos por eventos extras (cenas, comidas, salidas, gastos de los
participantes VIP y/o gerente): Siempre se especifica en el rooming
list los participantes VIP y el gerente de rea, as como la persona
encargada de coordinar el evento de capacitacin previa autorizacin
del gerente de rea, pueden hacer cargos directos a la cuenta
maestra de la empresa para que sean cobrados al final del evento.

l. Disponibilidad de habitaciones en horarios fuera de los establecidos:
Hay hoteles que dan la posibilidad de hacer uso de las habitaciones
desde horarios ms tempranos que los establecidos en el contrato
debido a su organizacin interna y su disponibilidad por temporada
baja, se debe preguntar y estar consiente adems de preveer la
llegada de participantes importantes y si fuera necesario pagar una
noche ms para tener todo listo en caso de que alguien de extrema
importancia para la empresa llegue en horarios fuera de los
establecidos.

6. Dar seguimiento a las cotizaciones: Una vez que se han solicitado las
cotizaciones se debe tener en cuenta cules hoteles han respondido y
analizar las opciones, aclarar dudas y presentar las opciones al gerente de
rea.

7. Una vez habiendo obtenido las cotizaciones se realizar un cuadro
comparativo de servicio-costo por hotel presentando:

i. Costo hotel
ii. Costo audio


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iii. Costo coffee break
iv. Costo renta lap tops
v. Costo transporte
vi. Costo alimentos extra (para cena cuando se solicita)
vii. Costo materiales que se entregarn a los participantes.

8. Eleccin de hotel: A discrecin del Gerente del rea y con observaciones de
la persona encargada de la logstica se elegir el hotel sede del evento.

9. Eleccin de material para capacitacin: Con base en las muestras obtenidas
y la seleccin de colores y combinaciones hechas se decide cantidad y
proveedor para el material de capacitacin. Previendo:

i. Tiempos de entrega
ii. Cantidades
iii. Colores
iv. Formas de pago
v. Confiabilidad del proveedor
vi. Si es el caso ensamble o armado de paquetes para entregar
en la capacitacin.

10. Solicitud de materiales al proveedor elegido: Se le hace saber al proveedor
la eleccin y se acuerdan los detalles del punto anterior.

11. Solicitud de equipo de audiovisual: Si es el hotel el proveedor se incluir en
el contrato, si no lo es, se debe verificar que se le permita la entrada en las
fechas especficas, algunos hoteles cobran por evento que ellos no cubran
al respecto, este punto se debe negociar y aclarar con anticipacin para
preveer cualquier imprevisto en el momento de llegada.

12. Aviso a hoteles la aceptacin o negacin del servicio: Va correo electrnico
se informa a los hoteles la respuesta a su propuesta de hospedaje y se
procede a solicitar el contrato con el hotel elegido.



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13. Realizacin del contrato con el hotel sede aclarando:

a. Fechas de contratacin
b. Servicios adquiridos
c. Especificaciones de pago respecto a fechas y cantidades
d. Formas de pago
e. Aclaraciones respecto a gastos extra
f. Eventos extra
g. Personas responsables de la coordinacin
h. Listado de huspedes
i. Observaciones adicionales: VIP, trato preferencial y cuentas abiertas
j. El contrato ser firmado por el Gerente de rea, en calidad de ser la
persona con la autoridad para este fin.

14. Pagos: Verificar que los pagos para anticipo de servicios se efecten en las
fechas previstas una vez que se han solicitado los datos para hacerlos, va
depsito y/o transferencia bancaria, y de esta manera garantizar que todo
lo requerido est en tiempo y forma. (Hotel, Audiovisual, Material)

15. Facturacin de pagos: Asegurarse de enviar por correo electrnico el RFC
para la facturacin junto con el comprobante del depsito y/o transferencia
bancaria, se solicita una factura por cada cheque, depsito y/o transferencia
efectuados. En caso de depsitos en efectivo mayores a $ 2,000.00
(dos mil pesos m.n.), se solicita que se fraccionen las facturas para hacer
varias por cantidades menores a este monto.

16. Acordar el horario de montaje con el proveedor del audio para coordinar la
instalacin y revisin un da antes del inicio del evento.

17. Rastreo de confirmaciones de asistencia: Los participantes envan por
correo electrnico al gerente de rea, la confirmacin de su asistencia al
evento y mencionan cuntas personas asistirn de su departamento, esto
servir de gua para preveer el acomodo en habitaciones respecto a su
estatus y lugar de procedencia (a menos que explcitamente alguno de ellos


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mencione de forma clara que ya tiene preferencia de acompaante en
habitacin doble o pagar el costo de una sencilla). El gerente de rea har
la indicacin de aquellas personas que sern tratadas como VIP y se les
asignar habitacin sencilla y trato preferencial.

18. Rastreo de entregas en tiempo, cantidad y calidad de material para evento
de capacitacin: Estar en contacto y pendientes de la entrega en tiempo y
forma del material para la capacitacin, puesto que en algunos casos se
empacan y/o empaquetan acorde a las entregas en el evento.

19. Itinerarios de viaje para programacin de traslados: Cada participante enva
en sus correos de confirmacin (y a quienes no lo hagan hay que
pedrselos va el gerente de rea) su itinerario de llegada y salida al evento,
se les toma en cuenta para ser trasladados al hotel desde el aeropuerto,
con estos datos se programarn las salidas del aeropuerto al hotel acorde
al beneficio de la mayora de los participantes.

20. Oficio para el traslado va terrestre de personal, material y equipo para la
capacitacin: Es necesario elaborar un oficio manifestando el traslado de
material y equipo desde el lugar de origen (Empresa) hasta el destino del
evento (hotel sede), donde se especifique quin es la persona responsable
del traslado del material y el vehculo que lleva a su cargo. Esto, con el fin
de justificar la carga que en un momento dado pueda ser revisada por
autoridades competentes en carreteras federales o estatales durante el
traslado. Este oficio es firmado por el Directivo ms alto de la Empresa, o
en su defecto, por el Gerente de rea en su calidad de responsable del
evento.

21. Una vez recibida la facturacin por todos los anticipos hechos, se
verificarn los procedimientos antes de salir al evento.

22. Revisar el material que se llevar va terrestre para la capacitacin y
empaquetar acorde a la entrega si es posible, y asegurarse que todo se
embarque antes de salir.


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23. Si se requiere, llevar la impresora, (asegurarse de agregar los insumos que
utiliza, cartuchos, papel), pizarrn, marcadores, borrador, diurex,
engrapadora, sealador lser, el oficio de traslado terrestre, maletas de
personal.

24. Verificar estar en contacto continuo con el transportista y hotel para resolver
cualquier contratiempo que se pueda presentar.

25. Ponerse de acuerdo en el horario de salida de la empresa hacia el
aeropuerto o por va terrestre hasta el lugar destino.

Durante el Diplomado
Actividades Operacionales

El inicio del evento de capacitacin en el rea de logstica es a partir del momento
en que se deja la empresa para dirigirse al lugar sede.
Los eventos que se han llevado a cabo en la empresa, han sido en dos etapas, en
la primera se realiza la apertura, en la segunda el cierre ha sido mediante cena y
entrega de diplomas. En la segunda etapa por lo general se solicita la toma de una
fotografa oficial correspondiente al evento, la cena se verifica con el hotel antes
del evento y la fotografa se verifica durante el evento para contactar al proveedor
correspondiente.
Las actividades que se llevan a cabo durante la capacitacin se enlistan en las
siguientes pginas.



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1. Es importante que desde el inicio de las actividades operacionales y
durante todo el evento se tenga comunicacin tanto con el hotel como con
todos y cada uno de los participantes y proveedores.
2. Lo preferible es siempre llegar antes que los participantes para prever
cualquier contratiempo a su arribo.
3. A la llegada al hotel, se debe registrar la entrada y acto seguido,
presentarse con la persona asignada del hotel que apoyar en la
coordinacin del evento. Mencionar nombre del Gerente de rea para que
sea atendido con privilegios y se le otorgue cualquier cosa que requiera sin
necesidad de pedir autorizacin de nadie.
4. Se solicita la revisin del montaje del saln, revisando espacios, que el
mobiliario extra solicitado est en el lugar adecuado, y en cuanto el Gerente
de rea llegue al hotel se le invita a dar el punto de vista por cualquier
modificacin.
5. Verificacin de informacin con el/la coordinadora del hotel respecto a
horarios y lugares para desayunos, comidas y cenas. Si es posible, una
visita para localizarlos fsicamente.
6. Tener presente de manera primordial los itinerarios de llegada de todos los
participantes, en primer lugar los ms importantes para, de preferencia,
esperarlos a su llegada, asegurar el pronto registro y que el personal del
hotel tenga conocimiento de que deben ser tratados con el mayor respeto y
cordialidad, sin negarles ninguna peticin o solicitud y atendiendo cualquier
duda, queja o sugerencia que pudieran tener.
7. Hacer la indicacin a los participantes, que dejen en recepcin sus RFC
para la facturacin correspondiente, indicando cuntas noches se
hospedarn y su fecha de salida para que los datos en las facturas sean los
correctos. Ser responsabilidad de cada uno de ellos verificar que
cantidades pagadas y facturadas coincidan, apoyndolos en caso de tener
algn contratiempo en el trmite.
8. Recibir al proveedor del audio y verificar que todo quede instalado desde un
da antes del inicio del evento, haciendo la indicacin del horario de trabajo
del tcnico que apoyar. Estar presente en las pruebas que se realicen
para detectar cualquier falla posible.


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9. En cuanto el vehculo oficial de la empresa llegue con el equipo y material
para el evento, se instalar todo aquello que se utiliza en el saln, el
material para los participantes tambin se quedar ah, a menos que haya
otra instruccin, algunos hoteles ofrecen el prstamo de un espacio privado
cercano al saln o en el mismo para resguardo de material y equipo.
10. Si han quedado facturas pendientes, buscar al proveedor indicado,
recuperarlas.
11. Indicar al coordinador (a) del hotel la hora de inicio de las actividades al da
siguiente, para alistar en tiempo y forma tanto el coffee break como las
instalaciones.
12. Verificar que cada uno de los participantes confirme su llegada en tiempo y
asegurarse que las reservaciones sean respetadas, en espacios y
compaeros de cuarto.
13. Estar pendiente por asistentes de ltimo momento para que les sea
asignado espacio acorde a espacios respecto a contrato y disponibilidad del
hotel.
14. Verificar con el Gerente del rea el horario de la Inauguracin del evento,
para solicitar pdium acorde al nmero de personas que presidirn.
15. Asistir a cada actividad con minutos de anticipacin para verificar que todo
est acorde a lo solicitado.
16. Si se requiri el servicio de internet, hacer saber a los participantes la clave
de acceso.
17. Informar a los asistentes respecto a horarios, espacios y opciones respecto
a los alimentos durante el evento.
18. Hacer la recomendacin de proporcionar datos para facturacin y pago
respectivo a su estancia, verificar que recojan con antelacin los
documentos respectivos a la comprobacin fiscal de manera oportuna.
19. Verificar diariamente que la asistencia y los servicios en general sean los
que han sido pactados previamente por contrato, e ir haciendo ajustes para
prever el cierre de cuentas el da mircoles o jueves para hacer depsito a
ms tardar el da jueves; esto con el fin de que para el da viernes se haya
saldado la totalidad de los gastos con el hotel.
20. En caso de que hubiera saldo a favor o en contra, se aclarar con el hotel el
da sbado antes de la salida o va telefnica y correo electrnico,


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enviando, recibiendo, solicitando y mencionando toda la documentacin
necesaria para las aclaraciones. Una vez que se llegue a un acuerdo, se
proceder al finiquito o devolucin del saldo.
21. El da jueves, se solicita a todos los asistentes que anoten en una lista sus
itinerarios de salida para programar el transporte Hotel-aeropuerto.
22. Las aerolneas solicitan que los usuarios se presenten en el aeropuerto con
lo menos dos horas de anticipacin, tomando esto en cuenta, las salidas de
los asistentes se programarn con entre dos horas y media y tres horas de
anticipacin a la salida de su vuelo.
23. Una vez que se tienen los itinerarios de vuelo, se agrupar a los asistentes
acorde al transporte y horarios, avisando a todos y cada uno de los
participantes su hora de salida. Tomando en cuenta a invitados y asistentes
compaeros de trabajo.
24. Confirmar con el Gerente de rea el horario de clausura del evento para
solicitar el pdium correspondiente al nmero de invitados que presidirn.
25. Una vez terminado el evento, verificar que no queden equipos ni material en
el saln y posteriormente, entregar el saln al coordinador (a) del hotel.
26. Estar pendiente de la salida de los participantes en tiempo y forma,
confirmando que todos y cada uno de ellos parta acorde al itinerario.
27. Antes de la salida del hotel verificar que sea proporcionada la factura
correspondiente al depsito, cheque y/o transferencia realizada para el
cierre de la cuenta.
28. Verificar que todos y cada uno de los proveedores hayan recibido la
liquidacin correspondiente por el servicio proporcionado y que las facturas
recibidas sean correctas respecto a los datos fiscales.
29. Tener constante comunicacin con el hotel por cualquier objeto olvidado de
los participantes.
30. En algunas ocasiones quedan pendientes las facturas de los asistentes
VIP, las cuales se tramitarn y conseguirn de forma directa, mismas que
se harn llegar a los interesados tan pronto como sea posible.
31. Al regreso del Evento de Capacitacin, se recopilarn todas las facturas y
comprobantes de gastos, as como cantidades de gastos no comprobados.
Cada gasto, ser capturado en un formato de gastos en Excel.


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Posteriormente se escanearn a PDF los comprobantes de gastos y se
guardarn en la misma carpeta donde se guardar la relacin de gastos.
32. Se hace saber al Gerente de rea respecto al total de gastos que implic el
evento de capacitacin.
33. En caso de que el hotel reporte algn saldo pendiente (a favor o en contra),
se harn las aclaraciones pertinentes y en cuanto ambas partes estn de
acuerdo se procede al pago o la devolucin correspondiente con el
respaldo fiscal.