Guillermo Storti Gladys Ros Gabriel Campodnico Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios (un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro de dilogo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una accin basada en las entradas), informes (un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Ya que puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos de un informe, puede mostrar la informacin como desee verla) y pginas de acceso a datos (es una pgina Web, publicada desde Access, que tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel) .
Las consultas nos permitirn:
1. Recuperar datos de una o ms tablas con los criterios especificados y despus mostrar los datos en el orden que se desee. 2. Ver todos o algunos registros, todos o algunos campos, de una o varias tablas relacionadas. 3. Actualizar registros en una tabla 4. Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. 5. Reunir datos de varias tablas y ordenarlos de una forma concreta. 6. Eliminar un registro o un grupo de registros de una o ms tablas. 7. Realizar cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. 8. Anexar un grupo de registros de una a otra tabla. 9. Crear tablas que pueden exportarse a otras bases de datos 10. Crear formularios, informes y pginas web 11. Crear una copia de seguridad una tabla Consultas
Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.
1.- Consultas de seleccin Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
2.- Consultas de parmetros Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.
3.- Consultas de tabla de referencias cruzadas Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior, es decir, un cuadro de doble entrada.
4. Consultas de accin Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin: 4.1.) Consulta de eliminacin Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, Tipos de Consultas Tipos de Consultas siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. 4.2.) Consulta de actualizacin Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes. 4.3.) Consulta de datos anexados Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes. 4.4.) Consulta de creacin de tabla Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histrica que contenga registros antiguos.
5. Consultas SQL Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL. Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. Cuando se crea una consulta en la vista Diseo de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la mayora de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseo de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista SQL. Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin embargo, despus de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tena en la vista Diseo. Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL, no se pueden crear en la cuadrcula de diseo. En el caso de las consultas de paso a travs, consultas de definicin de datos y consultas de unin, debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas, la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.
Consultas de Seleccin Ejecutar Consultas de Seleccin
Temario: Consulta de totales Temario: Consulta de campo/s calculado Se puede crear un campo en una consulta a partir de: otros campos, funciones de access, operaciones de clculo, condiciones y la combinacin de todas estas alternativas:
Un campo calculado se consigna de la siguiente forma: nombre_del_campo: operacin de clculo
Ejemplo aumentando un 10% los precios de una tabla de productos: Nuevo_precio: [precio]+[precio]*10/100 Consultas de Seleccin Temario: Consulta de campo/s calculado utilizando funciones de Access Temario: Consulta de campo/s calculado utilizando condiciones Da: day([fecha_nacimiento]) Devuelve el da de una fecha Mes: month([fecha_nacimiento]) Devuelve el nmero de mes de una fecha Ao: year([fecha_nacimiento]) Devuelve el ao de una fecha Fecha_actual: ahora() Devuelve la fecha de la PC Mes_en_letras: nombremes(numero_de_mes) Devuelve el nombre del mes Edad: ent((ahora()-[fecha_nacimiento])/365,25) Ent devuelve el entero de un nmero Para fijar condiciones en un campo tenemos la funcin Siinm(condicin; respuesta si; respuesta no)
Ejemplo: cuando la modalidad del curso es EGO (Economa y Gestin de las Organizaciones) la cuota es de 300 pesos, caso contrario es de 350 para el resto de las modalidades.
Cuota_nueva: siInm(([modalidad]=EGO);(300);(350)) Consultas de Parmetros
Ejecutar Consultas de tablas de Referencia Cruzada Consultas -> Nuevo -> Vista Diseo -> Seleccionamos la tabla del ejemplo: Alumnos y en el men de comandos Consulta -> Consulta de tabla de referencias cruzadas Establecemos el campo asignado a la fila, el campo asignado a la columna, el campo que se calcular en la interseccin de columna / fila y la funcin a calcular (suma, promedio, etc). La columna de Totales la asignamos para sumar los valores de Y al ejecutar la consulta tendremos la siguiente apariencia: Una consulta de eliminacin elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Se puede utilizar una consulta de eliminacin para eliminar registros de una sola tabla, de varias tablas en una relacin uno a uno o de varias tablas en una relacin uno a varios, si est activada la eliminacin en cascada. Por ejemplo, se podra utilizar una consulta de eliminacin para eliminar todos los clientes de Irlanda y todos sus pedidos. No obstante, si necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregar criterios, deber ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede eliminar registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo. Para distinguir una relacin uno a varios en la vista Diseo de la consulta, observe las combinaciones entre las tablas. Si un extremo de una combinacin est marcado con el smbolo de infinito , se trata de una relacin uno a varios. Si ambos extremos estn marcados con un 1, se trata de una relacin uno a uno. Consultas de Accin: de eliminacin Consultas -> Nuevo -> Vista Diseo -> Seleccionamos la/s tablas y Consultas de Accin: de eliminacin Consideraciones importantes al utilizar una consulta de eliminacin
Una vez que se eliminen registros mediante una consulta de eliminacin, no se puede deshacer la operacin. Por tanto, debe ver una vista previa de los datos que la consulta ha seleccio- nado para su eliminacin antes de eje- cutar la consulta. Para ello, haga clic en Vista en la barra de herramientas y muestre la consulta en la vista Hoja de datos. Debe conservar constantemente copias de seguridad de los datos. De esta forma, si elimina registros inco- rrectos, podr recuperarlos a partir de las copias de seguridad. Ejecutar En algunos casos, al ejecutar una consulta de eliminacin, pueden elimi- narse registros de las tablas relaciona- das, aunque no estn incluidas en la consulta. Esto puede suceder cuando la consulta slo contiene la tabla que est en el lado "uno" de una relacin uno a varios y se ha activado la elimi- nacin en cascada para esa relacin. Al eliminar registros de la tabla "uno", tambin se eliminan registros de la ta- bla "varios". Cuando una consulta de elimina- cin contiene ms de una tabla, por ejemplo, una consulta que elimine re- gistros duplicados de una de las tablas, la propiedad Registrosnicos (UniqueRecords) de la consulta se de- be establecer en S. Consultas de Accin: de actualizacin Una consulta de actualizacin realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes. Consultas -> Nuevo -> Vista Diseo -> Seleccionamos la/s tablas -> y en el men de comandos Consulta -> Consulta de actualizacin Consultas de Accin: de datos anexados Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin, desea anexarla a la tabla Clientes.
Las consultas de datos anexados tambin son tiles para: Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar slo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos de un tamao considerable. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la otra tabla. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla Clientes tiene 11 campos. Supongamos que desea anexar registros de otra tabla que tienen campos que coinciden con 9 de los 11 campos de la tabla Clientes. Una consulta de datos anexados anexar los datos de los campos coincidentes y pasar por alto el resto.
Consultas -> Nuevo -> Vista Diseo -> Seleccionamos la tabla que adicionaremos a la principal (ejemplo: Alumnos_nuevos)-> y en el men de comandos Consulta -> Consulta de datos anexados Ejecutar Anexaremos los registros de la tabla Alumnos_nuevos a la tabla maestra Alumnos Consultas de Accin: de creacin de tabla Una consulta de creacin de tabla crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para: Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, es posible que desee crear una tabla que contenga varios campos de la tabla Empleados y, a continuacin, exportar esa tabla a una base de datos utilizada por el departamento de personal. Crear una tabla histrica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual. Consultas -> Nuevo -> Vista Diseo -> Seleccionamos la tabla del ejemplo: Alumnos y en el men de comandos Consulta -> Consulta de creacin de tablas
Seleccionamos los campos y establecemos los criterios para los registros que deseamos enviar a la nueva tabla que se crear a partir del momento de ejecutar la consulta. Se crear la tabla Alumnos de temperley con 4 campos seleccionados y los registros donde el campo c_loca sea igual a 1 (cdigo de temperley) Asignamos el nuevo nombre de tabla que ser creada a travs de este mtodo Consultas Vemos ahora la vista del listado de todas las consultas creadas anteriormente