Matriz Gestion de La Informacion 15-07-14

VIGENCIA
2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA

Estructurar la metodologa
definida para la deteccin de
necesidades de informacin.
Validar la metodologa para la
deteccin de necesidades de
informacin.
Socializar la metodologa para
la deteccin de necesidades de
informacin.
Implementar la metodologa
para la deteccin de
Realizar monitorizacin de la
implementacin de la
metodologa para la deteccin
de necesidades de informacin.
Consolidar trimestralmente
resultados y analizar los
avances en el comit de
Gerencia de la informacin para
llevar a una segunda instancia al
comit de gerencia.
Humanos: Se
realizarn comit una
vez al mes, de acuerdo
a lo establecido en la
resolucin No. 044 de
2013.
Identificar y dar
respuesta a las
necesidades de
informacin
Humanos: Se
realizarn reuniones, en
las que participan
funcionarios del rea de
planeacin y de grupo
funcional de recursos
de la informacin.
De igual manera se
programarn reuniones
de socializacin con los
diferentes funcionarios
de la institucin.
Reuniones promedio de
1 hora, por grupos
funcionales.
A 31 de diciembre
de 2015 se
garantizar el
90% de
efectividad de
las estrategias y
mecanismos
implementados
en el ao.
A 30 de abril de
2016 se
garantizar el
100% de
efectividad de
las estrategias y
mecanismos
implementados
en el ao.
Efectividad de las
estrategias y
mecanismos
implementados.
(No. De estrategias y
mecanismos implementados
en el perodo que hayan
garantizado seguridad,
confiabilidad, veracidad y
oportunidad de la
informacin / No. De
estrategias y mecanismos
implementados en el
perodo)*100
1
Asegurar el diseo,
implementacin y
seguimiento a
estrategias y
mecanismos que
permitan garantizar
la seguridad y
confidencialidad de
la informacin,
permitiendo el
mejoramiento
continuo del flujo de
la misma.
A 31 de diciembre
de 2013 se
garantizar el
80% de
efectividad de
las estrategias y
mecanismos
implementados
en el ao.
A 31 de diciembre
de 2014 se
garantizar el
85% de
efectividad de las
estrategias y
mecanismos
implementados
en el ao.
No
OBJETIVOS
ESPECFICOS.
METAS INDICADORES
LNEAS DE INTERVENCIN ACTIVIDADES RECURSOS
PROGRAMA Gestin de la informacin y las comunicaciones
FECHA DE
ELABORACIN
Junio de 2013 2013 - 2016
MATRIZ DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS INSTITUCIONALES. Cdigo: GGD-FO-130-010
GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION.
Versin: 1
2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA
No
OBJETIVOS
ESPECFICOS.
METAS INDICADORES
Priorizar las necesidades
halladas en armona con la
metodologa de identificacin y
respuesta a necesidades de
informacin y como parte de lo
establecido en el programa.
Establecer y desarrollar las
actividades para dar respuesta a
las necesidades priorizadas,
acorde al programa y lo
aprobado en el comit de
gerencia.
Evaluar la satisfaccin con la
calidad y oportunidad de
respuesta a las necesidades de
informacin priorizadas.
Planificar la gestin de
la informacin en la
organizacin.
Analizar y evaluar el resultado
de las acciones implementadas
en el presente programa.
Humanos: Se realizar
evaluacin de los
resultados en el comit
de gerencia de la
informacin.
Redefinir las subpoliticas de
gestin de la informacin y las
comunicaciones, dndo un
mayor alcance a garantizar la
seguridad y confidencialidad de
la informacin.
Humanos: Redefinir las
subpoticas, y relaizar
su despliegue.
Desplegar las subpolticas.
Validar adehernecia de
conocimiento y aplicacin de
subpolticas.
Garantizar la calidad,
seguridad y
accesibilidad de los
registros clnicos.
Garantizar que se fortalezca la
operatividad del comit de HC
para el cumplimiento de su rol
de mejoramiento en los
procesos de diligenciamiento y
archivo de HC, a travs del
seguimiento al plan de
mejoramiento del grupo de
estndares asistenciales.
Humanos: Equipo
interdisclipinario
conformado por lderes
servicios, grupo
funcional de recurosos
de la informacin y
oficina Asesora de
palneacin
Conformar el grupo de trabajo
con responsables de cada una
de las reas involucradas en el
plan de contingencia de
sistemas de informacin.
Revisar el plan de contigencia
actual.
Estructurar el plan de
contingencia general de
sistemas de informacin,
incluyendo a cada una de las
reas relacionadas
Estructurar y desplegar
un plan de contingencia,
que garantice el normal
funcionamiento de los
sistemas de
informacin de la
organizacin.
Humanos: se realizarn
mesas de trabajo
interdisciplinarias
conformado por los
lderes de los mdulos
de los sitemas de
informacin, as como
de los lderes de los
grupos funcionales
correspondientes.
Se realizarn sesiones
de trabajo de 2 horas.
Identificar y dar
respuesta a las
necesidades de
informacin
Humanos: Se solicitar
a los diferentes lderes
uso de la metodologa
implementada para
deteccin de
necesidades.
En mesa de trabajo con
el grupo de recursos de
la informacin, se
realizar priorizacin y
ejecucin de acciones.
Esta actividad se
desarrollar una vez al
mes.
Definir mecanismos que
garanticen la seguridad
y confidencialidad de la
informacin. Humanos: Todos los
funcionarios, en
jornadas de
socializacin de
mximo 1 hora, segn
1
Asegurar el diseo,
implementacin y
seguimiento a
estrategias y
mecanismos que
permitan garantizar
la seguridad y
confidencialidad de
la informacin,
permitiendo el
mejoramiento
la misma.
A 31 de diciembre
de 2013 se
garantizar el
80% de
efectividad de
las estrategias y
mecanismos
implementados
en el ao.
A 31 de diciembre
de 2014 se
garantizar el
85% de
efectividad de las
estrategias y
mecanismos
implementados
en el ao.
A 31 de diciembre
de 2015 se
garantizar el
90% de
efectividad de
las estrategias y
mecanismos
implementados
en el ao.
A 30 de abril de
2016 se
garantizar el
100% de
efectividad de
las estrategias y
mecanismos
implementados
en el ao.
Efectividad de las
estrategias y
mecanismos
implementados.
oportunidad de la
informacin / No. De
implementados en el
perodo)*100
2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA
No
OBJETIVOS
ESPECFICOS.
METAS INDICADORES
Desplegar el plan de
contingencia de sistemas de la
informacin, a todas las reas
de la institucin.
Humanos: Equipo
conformado y todos los
funcionarios.
Jornadas de despliegue
de 30 min.
Se har uso de la
cartelera y de intranet
para realizar el
Articular el plan de contingencia
general de sistemas de
informacin, al capitulo del
PETIC correspondiente.
Humanos: Grupo
de la informacin
Medir adherencia del plan de
contingencia general de
sistemas de la informacin, a
travs de la realizacin del
simulacro establecido en el plan
de contigencia.
Humanos: Equipo
conformado
Evaluar la aplicacin del plan de
Contingencia y retroalimentar
resultados, con base en los
resultados del simulacro.
Humanos: Equipo
conformado y todos los
funcionarios. Jornada
nica de simulacro.
Verificar y actualizar el listado
de acrnimos existente en la
institucin.
Humanos: Lderes de
los porcesos
correspondientes.
Jornadas de trabajo de
1 hora
Desplegar a todos los niveles
responsables del uso de los
acrnimos el listado definitivo,
articulandolo al programa de
capacitacin institucional.
Humanos: Lderes de
los porcesos
correspondientes.
1 hora
Validar la aplicacin y uso
adecuado de acrnimos, a partir
de los resultados de las
auditorias en todos los niveles
de seguimiento.
Humanos: Lderes de
los porcesos
correspondientes.
1 hora
Definir los mecanismos que
permita realizar evaluacin de
calidad del dato, anlisis del
dato, detecteccin de
necesidades, identificacin de
brechas y generacin de
estrategias de mejoramiento.
Validar los mecanismos de
evalaucin de calidad del dato,
analisis de informacion,
deteccin de variaciones y
generacin de estrategias de
mejoramiento.
Socializar los mecanismos de
evaluacin de calidad del dato,
mejoramiento, Articulado al PIC.
2
Fortalecer la toma
de decisiones
basada en un
sistema de
informacin que
garantice datos
veraces, confiables
y oportunos.
A 31 de diciembre
de 2013 el 60% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
A 31 de diciembre
de 2014 el 80% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
Detectar variaciones no
esperadas, analizar sus
causas e implementar
las acciones de
mejoramiento continuo.
Humanos: Equipo de
trabajo conformado por
representantes del
grupo de recursos de la
informacin y oficina
asesora de planeacin.
A 31 de
diciembre de
2015 el 90% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
A 30 de abril de
2016 el 100% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
% de decisiones tomadas
con base en un sistema
de informacin que
garantice datos veraces,
confiables y oportunos
(No. De decisiones tomadas
con base el sistema de
informacin con datos
veraces, confiables y
oportunos / No. de
decisiones tomadas en
comits. )*100
Efectividad de las
estrategias y
mecanismos
implementados.
1
Asegurar el diseo,
implementacin y
seguimiento a
estrategias y
mecanismos que
permitan garantizar
la seguridad y
confidencialidad de
la informacin,
permitiendo el
mejoramiento
la misma.
A 31 de diciembre
de 2013 se
garantizar el 80%
de efectividad de
las estrategias y
mecanismos
implementados en
el ao.
A 31 de diciembre
de 2014 se
garantizar el 85%
de efectividad de
las estrategias y
mecanismos
implementados en
el ao.
A 31 de diciembre
de 2015 se
garantizar el
90% de
efectividad de las
estrategias y
mecanismos
implementados en
el ao.
A 30 de abril de
2016 se
garantizar el
100% de
efectividad de las
estrategias y
mecanismos
implementados en
el ao.
oportunidad de la
informacin / No. De
implementados en el
perodo)*100
Estructurar y desplegar
un plan de contingencia,
que garantice el normal
sistemas de
informacin de la
organizacin.
Incorporar en los
sistemas de
informacin las listas de
acrnimos de los
procesos de atencin
mdica, gestin de
medicamentos y gestin
administrativa
2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA
No
OBJETIVOS
ESPECFICOS.
METAS INDICADORES
Implementar los mecanismos de
evaluacin de calidad del dato,
mejoramiento
Realizar monitorizacin para
evaluar la aplicacin de los
mecanismos de evaluacin de
calidad del dato, analisis de
informacion, deteccin de
variaciones y generacin de
estrategias de mejoramiento
Consolidar trimestralmente
resultados y analizar los
avances en el comit de
Gerencia de la informacin para
llevar a una segunda instancia al
comit de gerencia.
Humanos: Se
realizarn comit una
vez al mes, de acuerdo
a lo establecido en la
2013.
Identificar los indicadores
institucionales, y sus fuentes de
informacin e inventariarlos.
Analizar y clasificar los
indicadores inventariados, de
acuerdo a su impacto para la
toma de decisiones y el logro del
los objetivos estratgicos
Estructurar el BSC, con la
clasificacin definida.
Validar la estructura del BSC en
el comit de gerencia de la
informacin, para llevarlo a
segunda instancia en el comit
de gerencia, el cual dar su
aprobacin.
Establecer un proceso
para la gestin y
minera de datos, que
permita obtener la
informacin en forma
oportuna, veraz, clara y
conciliada.
Articular el proceso para la
realizacin de la minera
resultante de las diferentes
bases de datos. Darle alcance
a la estructura del BSC, para su
desarrollo.
Humanos: Equipo de
representantes del
Conformar equipo de trabajo
que realice validacin de los
mecanismos de escucha y
retroalimentacin del usuario y
su familia y otros tipos de
clientes.
Analizar los mecanismos de
escucha y retroalimentacin
existentes.
con base en datos
oportunos
con base en datos veraces,
confiables y oportunos / No.
de decisiones tomadas en
comits. )*100
causas e implementar
las acciones de
mejoramiento continuo.
Humanos: Equipo de
representantes del
Humanos: Equipo de
representantes del
grupo funcional de
calidad, oficina asesora
de planeacin y grupo
de la informacin
Definir el mecanismo
para consolidar e
integrar la informacin
asistencial y
administrativa.
Humanos: Equipo de
representantes de
oficina de atencin al
usuario y
comunicaciones
2
Fortalecer la toma
de decisiones
basada en un
sistema de
informacin que
garantice datos
veraces, confiables
y oportunos.
A 31 de diciembre
de 2013 el 60% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
A 31 de diciembre
de 2014 el 80% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
A 31 de
diciembre de
2015 el 90% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
A 30 de abril de
2016 el 100% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA
No
OBJETIVOS
ESPECFICOS.
METAS INDICADORES
Estructurar y validar los
mecanismos de escucha y
retroalimentacin.
Implementar los mecanismos de
escucha y retroalimentacin.
Validar la efectividad de los
mecanismos implementados.
Disear la estructura estndar
para la publicacin de la
informacin procesada en la
oficina Asesora de Planeacin
Definir la informacin
procesada en la oficina Asesora
de Planeacin, a desplegar en
todos los niveles, con el fin de
concientizar sobre su
importancia y uso adecuado en
la toma de decisiones.
Desplegar en forma sistemtica
y peridica la informacin
procesada en la oficina Asesora
de Planeacin, como
herramienta en la toma de
decisiones y definicin de
estrategias de mejoramiento, en
los comits interdisciplinarios de
la institucin.
Hacer seguimiento y
retroalimentacin del despliegue
de la informacin con los
comits institucionales.
Definir el mecanismo
para consolidar e
integrar la informacin
asistencial y
administrativa.
Humanos: Equipo de
representantes de
usuario y
comunicaciones
Fortalecer la toma de
decisiones
fundamentada en la
informacin
recolectada, analizada
validada y procesada a
partir de la gerencia de
la informacin.
Humanos: Equipo de
representantes de
comunicaciones,
gestin pblica y grupo
funcional de calidad.
A 31 de
diciembre de
2015 el 90% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
A 30 de abril de
2016 el 100% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
con base en datos
oportunos
comits. )*100
2
Fortalecer la toma
de decisiones
basada en un
sistema de
informacin que
garantice datos
veraces, confiables
y oportunos.
A 31 de diciembre
de 2013 el 60% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
A 31 de diciembre
de 2014 el 80% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA
No
OBJETIVOS
ESPECFICOS.
METAS INDICADORES
Definir una estrategia que
permita generar concientizacin
sobre la importancia de la
calidad del dato y su control.
Socializar la estrategia, ante
comit de gerencia de la
informacin, para su aprobacin.
Implementar la estrategia que
Verificar y retroalimentat si los
resultados de la implementacin
de la estrategia estn acorde a
lo esperado.
3
Validar la efectividad
de la inclusin de
herramientas
tecnolgicas que
conlleven a la
mejora del
desempeo de la
gestin de la
informacin.
A 31 de diciembre
de 2014 se
garantizar el 75%
de efectividad de
las herramientas
tecnolgicas
implementadas en
el ao.
A 31 de diciembre
de 2015 se
garantizar el
80% de
efectividad de las
herramientas
tecnolgicas
implementadas en
el ao.
A 30 de Abril de
2016 se
garantizar el 90%
de efectividad de
las herramientas
tecnolgicas
implementadas en
el ao.
Efectividad de las
herramientas
tecnolgicas
implementadas en el
perodo.
(No. de herramientas
tecnolgicas implementadas
mejorado el desempeo de
la gestin de la informacin.
/ Herramientas tecnolgicas
implementadas en el
periodo)*100
Adoptar tecnologas de
informacin y
comunicaciones, con
base en las
necesidades
especficas de la
institucin
Hacer seguimiento y
retroalimentacin a la
implementacin de tecnologas
de la informacin.
Humanos: Equipo de
trabajo conformado
lder de presupuesto,
grupo funcional de
recursos de la
informacin.
Econmicos: Para la
adquisiscin de las
herramientas.
Definir una estrategia que
(No de etapas de la
implementacin del proceso
de comunicaciones surtidas
/ No de etapas de la
de comunicaciones
proyectadas) *100
Implementar
mecanismos para la
trasmisin de los datos
y la informacin.
% de implementacin del
proceso de
comunicaciones a todo
nivel de la institucin.
decisiones
fundamentada en la
informacin
recolectada, analizada
validada y procesada a
partir de la gerencia de
la informacin.
Humanos: Todos los
funcionarios, en
jornadas de
socializacin de
mximo 1 hora, segn
cronogramas
Humanos: Todos los
funcionarios, en
jornadas de
socializacin de
mximo 1 hora, segn
cronogramas
4
Disear e
implementar
acciones que
conlleven a
optimizar, en todos
los niveles de la
institucin, la
divulgacin,
socializacin y
comunicacin de
manera efectiva,
eficiente oportuna y
veraz.
A 31 de diciembre
de 2013 se
garantizar la
implementacin
del 50% del
proceso de
comunicaciones a
todo nivel de la
institucin.
A 31 de diciembre
de 2014 se
garantizar la
implementacin del
95% del proceso
de comunicaciones
a todo nivel de la
institucin.
A 31 de diciembre
de 2015 se
garantizar la
implementacin
del 95% del
proceso de
comunicaciones a
todo nivel de la
institucin.
A 30 de abril de
2016 se
garantizar la
implementacin
del 100% del
proceso de
comunicaciones a
todo nivel de la
institucin.
A 31 de
diciembre de
2015 el 90% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
A 30 de abril de
2016 el 100% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
con base en datos
oportunos
comits. )*100
2
Fortalecer la toma
de decisiones
basada en un
sistema de
informacin que
garantice datos
veraces, confiables
y oportunos.
A 31 de diciembre
de 2013 el 60% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
A 31 de diciembre
de 2014 el 80% de
decisiones
tomadas en
comits, sern
basadas en un
sistema de
informacin con
datos veraces,
confiables y
oportunos.
2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA
No
OBJETIVOS
ESPECFICOS.
METAS INDICADORES
Socializar la estrategia, ante
comit de gerencia de la
Implementar la estrategia que
Verificar y retroalimentar si los
resultados de la implementacin
de la estrategia estn acorde a
lo esperado.
Fortalecer el despliegue e
implementacin del Plan de
comunicaciones
Medir adherencia del plan de
comunicaciones.
Definir e implementar las
estrategias que permitan el
logro de una comunicacin
efectiva. (Definicin de
protocolos, fomento de la cultura
de comunicacin con respeto,
etc).
Realizar seguimiento y
retroalimentacin al
cumplimiento de las subpolticas
de comunicaciones.
Fortalecer, estructurar e
implementar mecanismos que
permitan un proceso sistemtico
para la rendicin de cuentas, de
forma tal que se realice de
manera permanente y con el uso
de los medios de comunicacin
establecidos en la institucin.
Definir los canales de
comunicacin a usar en la
institucin.
Desplegar los canales de
comunicacin definidos,
haciendo nfasis en el uso
adecuado de los mismos y sus
polticas de uso.
Humanos: Todos los
funcionarios, en
jornadas de
socializacin de
mximo 1 hora, segn
cronogramas
Fortalecer los espacios de los
usuarios y su familia.
Lograr a 31 de
diciembre de
2015 el 90% de
mejoramiento de
la imagen
institucional del
Hospital Simn
Bolivar frente a la
Comunidad
Lograr a A 30 de
abril de 2016 el
90% de
mejoramiento de
la imagen
institucional del
Hospital Simn
Bolivar frente a la
Comunidad
Humanos: Equipo de
comunicaciones y
representantes de la
usuario.
(No de etapas de la
de comunicaciones surtidas
/ No de etapas de la
de comunicaciones
proyectadas) *100
Implementar
mecanismos para la
trasmisin de los datos
y la informacin.
5
Fortalecer la imagen
corporativa de la
institucin, ajustada
a los objetivos
Lograr a 31 de
diciembre de 2013
el 85% de
mejoramiento de la
imagen
institucional del
Hospital Simn
Bolivar frente a la
Comunidad
Lograr a 31 de
diciembre de 2014
el 85% de
mejoramiento de la
imagen institucional
del Hospital Simn
Bolivar frente a la
Comunidad
Obtener un espacio
estable y definido en los
canales de
comunicacin conforme
a un plan previo.
Humanos: Funcionarios
de comunicaciones y
calidad, en 2 mesas de
trabajo de 2 horas,
cada una.
Efectividad de las
estrategias de la lnea de
intervencin gestin de
las comunicaciones,
referentes a
mejoramiento de la
imagen corporativa.
(Usuarios con imagen
positiva de la institucin /
Usuarios encuestados)*100
Contribuir a los
objetivos estratgicos
de la Institucin, y
mejorar sus mtodos
internos de trabajo, su
productividad y el
bienestar de los
colaboradores,
apuntando a mejorar la
imagen corporativa
% de implementacin del
proceso de
comunicaciones a todo
nivel de la institucin.
Disear, implementar y
evaluar los procesos de
educacin y
comunicacin
orientados a desplegar
la informacin a todos
los niveles de la
institucin y las partes
interesadas
Humanos: Todos los
funcionarios, en
jornadas de
socializacin de
mximo 1 hora, segn
cronogramas
Humanos: Todos los
funcionarios, en
jornadas de
socializacin de
mximo 1 hora, segn
cronogramas
4
Disear e
implementar
acciones que
conlleven a
optimizar, en todos
los niveles de la
institucin, la
divulgacin,
socializacin y
comunicacin de
manera efectiva,
eficiente oportuna y
veraz.
A 31 de diciembre
de 2013 se
garantizar la
implementacin
del 50% del
proceso de
comunicaciones a
todo nivel de la
institucin.
A 31 de diciembre
de 2014 se
garantizar la
implementacin del
95% del proceso
de comunicaciones
a todo nivel de la
institucin.
A 31 de diciembre
de 2015 se
garantizar la
implementacin
del 95% del
proceso de
comunicaciones a
todo nivel de la
institucin.
A 30 de abril de
2016 se
garantizar la
implementacin
del 100% del
proceso de
comunicaciones a
todo nivel de la
institucin.
2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA
No
OBJETIVOS
ESPECFICOS.
METAS INDICADORES
Promoveer la participacin en
publicaciones o eventos que
sean benficos para la imagen
corporativa y que contribuyan
con el posicionamiento de EL
HOPITAL SIMN BOLIVAR
E.S.E III NIVEL.
Realizar la revisin y
actualizacin anual de la imagen
corporativa y eslogan.
Realizar la capacitacin de
mtodos de comunicacin
verbal y atencin al usuario.
Estructurar el sistema de
seguimiento y Control del
proceso de comunicaciones,
garantizando la validacin de la
percepcin que se tiene del
trabajo de la institucin en la
opinin pblica y de la
valoracin y grado de
conocimiento de sus
responsables.
Definir estrategias para
promover el aprendizaje, cultura
organizacional y sentido de
pertenencia, alineadas al
programa de gestin de talento
Humano y Formacin Cultural
Lograr a 31 de
diciembre de
2015 el 90% de
mejoramiento de
la imagen
institucional del
Hospital Simn
Bolivar frente a la
Comunidad
Lograr a A 30 de
abril de 2016 el
90% de
mejoramiento de
la imagen
institucional del
Hospital Simn
Bolivar frente a la
Comunidad
Humanos: Equipo de
comunicaciones y
usuario.
Implementar una
metodologa que de
alcance a la
comunicacin de
informacin de inters
de manera sistemtica.
Humanos: Equipo de
comunicaciones y
usuario.
5
Fortalecer la imagen
corporativa de la
institucin, ajustada
a los objetivos
Lograr a 31 de
diciembre de 2013
el 85% de
mejoramiento de la
imagen
institucional del
Hospital Simn
Bolivar frente a la
Comunidad
Lograr a 31 de
diciembre de 2014
el 85% de
mejoramiento de la
imagen institucional
del Hospital Simn
Bolivar frente a la
Comunidad
Efectividad de las
estrategias de la lnea de
intervencin gestin de
las comunicaciones,
referentes a
mejoramiento de la
imagen corporativa.
(Usuarios con imagen
positiva de la institucin /
Usuarios encuestados)*100
Contribuir a los
objetivos estratgicos
de la Institucin, y
mejorar sus mtodos
internos de trabajo, su
productividad y el
bienestar de los
colaboradores,
apuntando a mejorar la
imagen corporativa
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacin
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacin
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacin
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacin
De acuerdo a lo
establecido en la
2013.
RESPONSABLE
RESPONSABLE
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacin.
Participacin de todos
los funcionarios.
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacin
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacin
De acuerdo a lo
establecido en la
2013.
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacion
Oficina Asesora de
Planeacin.
Subgerencia
Administrativa.
Subgerencia Financiera
Subgerencia Cientfica
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacion.
Lderes de procesos.
RESPONSABLE
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacion
Oficina Asesora de
Planeacin.
Subgerencia
Administrativa.
Oficina Asesora de
Planeacin.
Subgerencia
Administrativa.
RESPONSABLE
De acuerdo a lo
establecido en la
2013.
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacion
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacion
Oficina Asesora de
Planeacin
Grupo Funcional de
Calidad.
Oficina Asesora de
Planeacin
Oficina de atencin al
usuario y trabajo social.
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacion
RESPONSABLE
Oficina Asesora de
Planeacin
usuario y trabajo social.
Grupo Funcional de
Recursos de la
informacion
Oficina Asesora de
Planeacin.
Oficina de gestin
pblica.
Grupo funcional de
calidad
RESPONSABLE
Oficina asesora de
planeacin.
Grupo fucnional de
recursos de la
informacin.
Oficina asesora de
planeacin.
Grupo funcional de
gestin Humana
Oficina asesora de
planeacin.
Grupo funcional de
gestin Humana
Grupo funcional de
recursos de la
informacin.
RESPONSABLE
Oficina de Planeacin
Profesional de
Comunicaciones.
Grupo funcional de
Calidad.
usuario,
Oficina asesora de
planeacin.
Grupo funcional de
gestin Humana
Profesional de
Comunicaciones.
RESPONSABLE
usuario,
usuario,

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C

Estructurar la metodologa definida para la deteccin de
Validar la metodologa para la deteccin de necesidades de
informacin.
Socializar la metodologa para la deteccin de necesidades de
informacin.
Implementar la metodologa para la deteccin de necesidades
de informacin.
Realizar monitorizacin de la implementacin de la metodologa
para la deteccin de necesidades de informacin.
Consolidar trimestralmente resultados y analizar los avances en
el comit de Gerencia de la informacin para llevar a una
segunda instancia al comit de gerencia.
Humanos: Se realizarn comit una
vez al mes, de acuerdo a lo
establecido en la resolucin No. 044
de 2013.
Priorizar las necesidades halladas en armona con la metodologa
de identificacin y respuesta a necesidades de informacin.
Establecer y desarrollar las actividades para dar respuesta a las
necesidades priorizadas, acorde al programa y lo aprobado en el
comit de gerencia.
Evaluar la satisfaccin con la calidad y oportunidad de respuesta
a las necesidades de informacin priorizadas.
Redefinir las subpoliticas de gestin de la informacin y las
comunicaciones, dndo un mayor alcance a garantizar la
seguridad y confidencialidad de la informacin.
Humanos: Redefinir las subpoticas, y
relaizar su despliegue.
Desplegar las subpolticas.
Validar adehernecia de conocimiento y aplicacin de subpolticas.
Conformar el grupo de trabajo con responsables de cada una de
las reas involucradas en el plan de contingencia de sistemas de
informacin.
Revisar el plan de contigencia actual.
3
Estructurar y desplegar un
plan de contingencia, que
garantice el normal
sistemas de informacin de
la organizacin.
Humanos: se realizarn mesas de
trabajo interdisciplinarias conformado
por los lderes de los mdulos de los
sitemas de informacin, as como de
los lderes de los grupos funcionales
correspondientes.
Se realizarn sesiones de trabajo de 2
horas.
2
garanticen la seguridad y
confidencialidad de la
informacin.
Humanos: Todos los funcionarios, en
jornadas de socializacin de mximo 1
hora, segn cronogramas
1
Identificar y dar respuesta a
las necesidades de
informacin
Humanos: Se realizarn reuniones, en
las que participan funcionarios del
rea de planeacin y de grupo
funcional de recursos de la
informacin.
De igual manera se programarn
reuniones de socializacin con los
diferentes funcionarios de la
institucin. Reuniones promedio de 1
hora, por grupos funcionales.
Humanos: Se solicitar a los
diferentes lderes uso de la
metodologa implementada para
deteccin de necesidades.
En mesa de trabajo con el grupo de
recursos de la informacin, se
realizar priorizacin y ejecucin de
acciones. Esta actividad se
desarrollar una vez al mes.
No. LNEA DE INTERVENCIN ACTIVIDADES
CRONOGRAMA
RECURSOS
FECHA DE ELABORACIN Junio de 2013 VIGENCIA
Versin: 1
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CRONOGRAMA
RECURSOS
Estructurar el plan de contingencia general de sistemas de
informacin, incluyendo a cada una de las reas relacionadas
Desplegar el plan de contingencia de sistemas de la informacin,
a todas las reas de la institucin.
Humanos: Equipo conformado y todos
los funcionarios.
Jornadas de despliegue de 30 min.
Se har uso de la cartelera y de
intranet para realizar el despliegue
masivo.
Articular el plan de contingencia general de sistemas de
informacin, al capitulo del PETIC correspondiente.
Humanos: Grupo funcional de
recursos de la informacin
Medir adherencia del plan de contingencia general de sistemas de
la informacin, a travs de la realizacin del simulacro
establecido en el plan de contigencia.
Humanos: Equipo conformado
Evaluar la aplicacin del plan de Contingencia y retroalimentar
resultados, con base en los resultados del simulacro.
Humanos: Equipo conformado y todos
los funcionarios. Jornada nica de
simulacro.
Verificar y actualizar el listado de acrnimos existente en la
institucin.
Humanos: Lderes de los porcesos
correspondientes.
Jornadas de trabajo de 1 hora
Desplegar a todos los niveles responsables del uso de los
acrnimos el listado definitivo, articulandolo al programa de
correspondientes.
Validar la aplicacin y uso adecuado de acrnimos, a partir de los
resultados de las auditorias en todos los niveles de seguimiento.
correspondientes.
Definir los mecanismos que permita realizar evaluacin de
calidad del dato, anlisis del dato, detecteccin de necesidades,
identificacin de brechas y generacin de estrategias de
mejoramiento.
Validar los mecanismos de evalaucin de calidad del dato,
analisis de informacion, deteccin de variaciones y generacin de
Socializar los mecanismos de evaluacin de calidad del dato,
estrategias de mejoramiento, Articulado al PIC.
Implementar los mecanismos de evaluacin de calidad del dato,
estrategias de mejoramiento
Realizar monitorizacin para evaluar la aplicacin de los
mecanismos de evaluacin de calidad del dato, analisis de
informacion, deteccin de variaciones y generacin de estrategias
de mejoramiento
Humanos: Se realizarn comit una
vez al mes, de acuerdo a lo
establecido en la resolucin No. 044
de 2013.
Identificar los indicadores institucionales, y sus fuentes de
informacin e inventariarlos.
Analizar y clasificar los indicadores inventariados, de acuerdo a
su impacto para la toma de decisiones y el logro del los objetivos
estratgicos
Estructurar el BSC, con la clasificacin definida.
Validar la estructura del BSC en el comit de gerencia de la
informacin, para llevarlo a segunda instancia en el comit de
gerencia, el cual dar su aprobacin.
4
Incorporar en los sistemas
de informacin las listas de
acrnimos de los procesos
de atencin mdica, gestin
de medicamentos y gestin
administrativa
5
causas e implementar las
acciones de mejoramiento
continuo.
Humanos: Equipo de trabajo
conformado por representantes del
grupo de recursos de la informacin y
oficina asesora de planeacin.
grupo de recursos de la informacin y
oficina asesora de planeacin.
grupo funcional de calidad, oficina
asesora de planeacin y grupo
funcional de recursos de la
informacin
3
garantice el normal
la organizacin.
Humanos: se realizarn mesas de
trabajo interdisciplinarias conformado
por los lderes de los mdulos de los
sitemas de informacin, as como de
los lderes de los grupos funcionales
correspondientes.
Se realizarn sesiones de trabajo de 2
horas.
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CRONOGRAMA
RECURSOS
Conformar equipo de trabajo que realice validacin de los
mecanismos de escucha y retroalimentacin del usuario y su
familia y otros tipos de clientes.
Analizar los mecanismos de escucha y retroalimentacin
existentes.
Estructurar y validar los mecanismos de escucha y
retroalimentacin.
Implementar los mecanismos de escucha y retroalimentacin.
Validar la efectividad de los mecanismos implementados;
Disear la estructura estndar para la publicacin de la
informacin procesada en la oficina Asesora de Planeacin
Definir la informacin procesada en la oficina Asesora de
Planeacin, a desplegar en todos los niveles, con el fin de
concientizar sobre su importancia y uso adecuado en la toma de
decisiones.
Desplegar en forma sistemtica y peridica la informacin
procesada en la oficina Asesora de Planeacin, como
herramienta en la toma de decisiones y definicin de estrategias
de mejoramiento, en los comits interdisciplinarios de la
institucin.
Hacer seguimiento y retroalimentacin del despliegue de la
informacin con los comits institucionales.
Definir una estrategia que permita generar concientizacin sobre
la importancia de la calidad del dato y su control.
Socializar la estrategia, ante comit de gerencia de la
Implementar la estrategia que permita generar concientizacin
sobre la importancia de la calidad del dato y su control.
Verificar y retroalimentat si los resultados de la implementacin
de la estrategia estn acorde a lo esperado.
Definir una estrategia que permita generar concientizacin sobre
la importancia de la calidad del dato, su control y trasmisin.
Socializar la estrategia, ante comit de gerencia de la
Verificar y retroalimentar si los resultados de la implementacin
Fortalecer el despliegue e implementacin del Plan de
comunicaciones
Medir adherencia del plan de comunicaciones.
Definir e implementar las estrategias que permitan el logro de una
comunicacin efectiva. (Definicin de protocolos, fomento de la
cultura de comunicacin con respeto, etc).
9
8
Implementar mecanismos
para la trasmisin de los
datos y la informacin.
7
decisiones fundamentada en
la informacin recolectada,
analizada validada y
procesada a partir de la
gerencia de la informacin.
conformado por representantes de
comunicaciones, gestin pblica y
grupo funcional de calidad.
comunicaciones, gestin pblica y
grupo funcional de calidad.
6
Definir el mecanismo para
consolidar e integrar la
informacin asistencial y
administrativa.
oficina de atencin al usuario y
comunicaciones
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CRONOGRAMA
RECURSOS
Realizar seguimiento y retroalimentacin al cumplimiento de las
subpolticas de comunicaciones.
Fortalecer, estructurar e implementar mecanismos que permitan
un proceso sistemtico para la rendicin de cuentas, de forma tal
que se realice de manera permanente y con el uso de los medios
de comunicacin establecidos en la institucin.
Definir los canales de comunicacin a usar en la institucin.
Desplegar los canales de comunicacin definidos, haciendo
nfasis en el uso adecuado de los mismos y sus polticas de uso.
Fortalecer los espacios de los usuarios y su familia.
Promoveer la participacin en publicaciones o eventos que sean
benficos para la imagen corporativa y que contribuyan con el
posicionamiento de EL HOPITAL SIMN BOLIVAR E.S.E III
NIVEL.
Realizar la revisin y actualizacin anual de la imagen corporativa
y eslogan.
Realizar la capacitacin de mtodos de comunicacin verbal y
atencin al usuario.
Estructurar el sistema de seguimiento y Control del proceso de
comunicaciones, garantizando la validacin de la percepcin que
se tiene del trabajo de la institucin en la opinin pblica y de la
valoracin y grado de conocimiento de sus responsables.
Definir y desplegar estrategias para promover el aprendizaje,
cultura organizacional y sentido de pertenencia, alineadas al
programa de gestin de talento Humano y Formacin Cultural
36
56.4516129
44.4
12
Implementar una
metodologa que de alcance
a la comunicacin de
informacin de inters de
manera sistemtica.
conformado por comunicaciones y
representantes de la oficina de
atencin al usuario.
11
Contribuir a los objetivos
estratgicos de la
Institucin, y mejorar sus
mtodos internos de trabajo,
su productividad y el
bienestar de los
colaboradores, apuntando a
mejorar la imagen
corporativa
conformado por comunicaciones y
representantes de la oficina de
atencin al usuario.
10
Obtener un espacio estable
y definido en los canales de
comunicacin conforme a
un plan previo.
Humanos: Funcionarios de
comunicaciones y calidad, en 2 mesas
de trabajo de 2 horas, cada una.
9
PAGINA 2
2013
Oficina Asesora de Planeacin
Grupo Funcional de Recursos de la
informacin
informacin
informacin
informacin
informacin
De acuerdo a lo establecido en la
resolucin No. 044 de 2013.
informacin.
informacin
informacin
Oficina Asesora de Planeacin.
Subgerencia Administrativa.
informacion.
Lderes de procesos.
RESPONSABLE
PAGINA 2
RESPONSABLE
De acuerdo a lo establecido en la
resolucin No. 044 de 2013.
Grupo Funcional de Calidad.
informacion
informacion
PAGINA 2
RESPONSABLE
Profesional de Comunicaciones.
Oficina asesora de planeacin.
Grupo funcional de gestin Humana
Oficina de gestin pblica.
Grupo funcional de calidad
Oficina asesora de planeacin.
Grupo funcional de gestin Humana
Oficina de atencin al usuario y trabajo
social.
informacion
PAGINA 2
RESPONSABLE
Oficina de atencin al usuario,
Oficina de atencin al usuario,
Grupo funcional de Calidad.
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Identificar y dar respuesta a
las necesidades de
informacin
Socializar la metodologa para la deteccin de necesidades de
informacin.
X X X Humanos: Equipo conformado
Implementar la metodologa para la deteccin de necesidades
de informacin.
X X Humanos: Equipo conformado
Realizar monitorizacin de la implementacin de la metodologa
para la deteccin de necesidades de informacin.
X Humanos: Equipo conformado
Priorizar las necesidades halladas en armona con la metodologa
de identificacin y respuesta a necesidades de informacin.
Establecer y desarrollar las actividades para dar respuesta a las
necesidades priorizadas, acorde al programa y lo aprobado en el
comit de gerencia.
Evaluar la satisfaccin con la calidad y oportunidad de respuesta
a las necesidades de informacin priorizadas.
2
garanticen la seguridad y
confidencialidad de la
informacin.
garantizar la seguridad y confidencialidad de la informacin. x x Humanos: Equipo conformado
Conformar el grupo de trabajo con responsables de cada una de
las reas involucradas en el plan de contingencia de sistemas de
informacin.
x Humanos: Equipo conformado
Revisar el plan de contigencia actual. x Humanos: Equipo conformado
Desplegar el plan de contingencia de sistemas de la informacin,
a todas las reas de la institucin.
X X X Humanos: Equipo conformado
Medir adherencia del plan de contingencia general de sistemas de
la informacin, a travs de la realizacin del simulacro
establecido en el plan de contigencia.
Retroalimentar resultados, con base en los resultados del
simulacro.
Verificar y actualizar el listado de acrnimos existente en la
institucin.
Versin: 1
FECHA DE ELABORACIN ENERO DE 2014 VIGENCIA
CRONOGRAMA
RECURSOS
3
garantice el normal
la organizacin.
4
administrativa
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CRONOGRAMA
RECURSOS
Desplegar a todos los niveles responsables del uso de los
acrnimos el listado definitivo, articulandolo al programa de
Validar la aplicacin y uso adecuado de acrnimos, a partir de los
resultados de las auditorias en todos los niveles de seguimiento.
Evaluar la calidad del dato, anlisis del dato, detecteccin de
necesidades, identificacin de brechas y generacin de
x x x x x x Humanos: Equipo conformado
Socializar los resultados de la evaluacin de calidad del dato,
analisis de informacion, deteccin de variaciones.
x x Humanos: Equipo conformado
Estructurar el BSC, con la clasificacin definida. X Humanos: Equipo conformado
Validar la estructura del BSC en el comit de gerencia de la
informacin, para llevarlo a segunda instancia en el comit de
gerencia, el cual dar su aprobacin.
Implementar los mecanismos de escucha y retroalimentacin. x x x x x x Humanos: Equipo conformado
Validar la efectividad de los mecanismos implementados; x Humanos: Equipo conformado
Disear la estructura estndar para la publicacin de la
informacin procesada en la oficina Asesora de Planeacin
Desplegar en forma sistemtica y peridica la informacin
procesada en la oficina Asesora de Planeacin, como
herramienta en la toma de decisiones y definicin de estrategias
de mejoramiento, en los comits interdisciplinarios de la
institucin.
x x x x x x Humanos: Equipo conformado
Socializar la estrategiaque permita generar concientizacin sobre
la importancia de la calidad del dato, su control y trasmisin. ante
comit de gerencia de la informacin, para su aprobacin.
Verificar y retroalimentar si los resultados de la implementacin
Fortalecer el despliegue e implementacin del Plan de
comunicaciones
x x x x Humanos: Equipo conformado
Medir adherencia del plan de comunicaciones. Humanos: Equipo conformado
Definir e implementar las estrategias que permitan el logro de una
comunicacin efectiva. (Definicin de protocolos, fomento de la
cultura de comunicacin con respeto, etc).
Realizar seguimiento y retroalimentacin al cumplimiento de las
subpolticas de comunicaciones.
Implementar mecanismos que permitan un proceso sistemtico
para la rendicin de cuentas, de forma tal que se realice de
manera permanente y con el uso de los medios de comunicacin
establecidos en la institucin.
4
administrativa
5
causas e implementar las
acciones de mejoramiento
continuo.
7
decisiones fundamentada en
la informacin recolectada,
analizada validada y
procesada a partir de la
gerencia de la informacin.
10
un plan previo.
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CRONOGRAMA
RECURSOS
Documentar los canales de comunicacin a usar en la institucin. x x Humanos: Equipo conformado
Desplegar los canales de comunicacin definidos, haciendo
nfasis en el uso adecuado de los mismos y sus polticas de uso.
Realizar la revisin y actualizacin anual de la imagen corporativa
y eslogan.
Definir y desplegar estrategias para promover el aprendizaje,
cultura organizacional y sentido de pertenencia, alineadas al
programa de gestin de talento Humano y Formacin Cultural
3 3 8 11 14 18
Completo 3 3 8 9 9 9
En desarrollo 0 0 0 0 0
No cumplido 0 0 0 3 5 9
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO 100 100 100 81.8 64% 50%
83%
10
un plan previo.
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2014
informacin
informacin
informacin
informacin
informacin
informacin
informacin
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informacin
informacion
informacin
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Matriz Gestion de La Informacion 15-07-14

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