P R O Y E C T O:

Desarrollo de un sistema de administracin y gestin y datawarehouse

integrados en una plataforma web in house, para la toma de decisiones
en la produccin, procesamiento y comercializacin de caf en
CECOVASA PUNO

Innvate Per
FIDECOM
FONDO DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO
P A R A L A C O M P E T I T I V I D A D

Central de Cooperativas Agrarias

Cafetaleras de los Valles de Sandia Ltda.

BOLETN DE DIFUSIN

PRESENTACIN
El presente boletn tiene como finalidad difundir el Sistema de
administracin y gestin y datawarehouse integrados en una
plataforma web in house, para la toma de decisiones en la
produccin, procesamiento y comercializacin de caf
enCECOVASA PUNO (SIAGCECOVASA).
La implementacin del SIAGCECOVASA busca mejorar los
problemas del manejo de paquetes de informacin en las reas
administrativas y toma de decisiones estratgicas en la Central de
Cooperativas Agrarias Cafetaleras de los Valles de Sanda Puno
(CECOVASA).
El Sistema Integrado se encarga de proporcionar informacin para
el soporte a la toma de decisiones (Datawarehouse) y con esto
lograr que las metas y objetivos de negocio se obtengan de manera
ms eficiente. Puesto que la toma de decisiones no est restringido
a un determinado nivel, se espera que el SIAGCECOVASA apoye a
todos los niveles de gestin en la realizacin de sus diferentes
operaciones.

02

DESCRIPCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

ADMINISTRACIN Y GESTIN
El sistema integrado de administracin y gestin (SIAG)viene a ser la
sistematizacin de la informacin que cubren casi todas las necesidades
operativas de CECOVASA en todas las reas de su actividad. Dichas
operaciones hasta la actualidad son realizadas de forma manual
generando prdidas de tiempo en la ejecucin de cada uno de los
procesos, adems de prdidas econmicas ya que actualmente existe
informacin generada en los ltimos aos los cuales no estn siendo
aprovechados, lo que se pretende es utilizar esta informacin para
ayudar en la toma de decisiones a nivel de produccin, procesamiento y
comercializacin.

Forma de inspeccin al productor hasta la actualidad

El Sistema Integrado de Administracin y Gestin permite que la

informacin sea til, que los datos estn en el lugar preciso, en el
momento oportuno, en la cantidad suficiente y que sean veraces o de

03

calidad. Los datos son ingresados en el momento oportuno desde el

lugar de trabajo ya que funciona a nivel web permitiendo esto que los
datos registrados en la zona de produccin, procesamiento y
comercializacin se puedan visualizar en tiempo real por el personal de
gerencia para tener un mayor conocimiento de lo que se tiene y de los
procesos que se han realizado.

Forma de Inspecciones al productor utilizando el sistema integrado

Con el Sistema Integrado de Administracin y Gestin los datos se

ingresan por nica vez al sistema y se guardan en un nico
almacenamiento al que acceden todos, los cuales estn vinculados. En el
sistema integrado los mdulos comparten archivos e intercambian datos
entre s. Los datos que entren al sistema son consistentes, completos y
precisos siendo estos de inters para el personal y la empresa ya que la
informacin registrada se realiza siguiendo la trazabilidad desde la etapa
de produccin a la etapa de comercializacin.

04

Pantalla principal del sistema integrado

FUNCIONES DEL SISTEMA INTEGRADO

EN LAS DIFERENTES REAS DE CECOVASA
EN EL REA DE PRODUCCIN
EL sistema permite registrar informacin del productor tales como informacin de sus
fincas, productos que cultiva, etc. Adems de que permite hacer un seguimiento en el
proceso de produccin registrando las inspecciones que el equipo tcnico de CECOVASA
realiza a las fincas de cada uno de los productores y posteriormente registrar los acopios
que se realizan en cada uno de los centros de acopio instalados en las diferentes zonas de
produccin.

Formulario de inspeccin a fincas de productores

05

En esta rea la informacin registrada permite controlar el stock de cada

uno de los cafs acopiados por calidades y en cada uno de los centros de
acopio y en los almacenes de CECOVASA, en tiempo real, adems de tener
la informacin actualizada de cada uno de los socios.
EN EL REA DE TRANSPORTE DE CAF

Posterior al acopio de caf realizado en las zonas de produccin el sistema

permite administrar la informacin generada en cada uno de los
transportes de caf que se realizan desde la zona de produccin a la zona
de procesamiento ubicada en la ciudad de Juliaca; permitiendo registrar
los datos de los transportistas, unidades de transporte, los transportes
realizados, las cargar realizadas desde los diferentes centros de acopio y las
guas de remisin generadas.

Formulario de registro de transportes de caf

En esta rea la informacin registrada permite controlar los horarios de

partida y llegada de los transportes, cantidad de caf transportado, etc.

06

EN EL REA DE ALMACN

Posterior al almacenaje de caf El sistema permite administrar las descargas

de transportes de caf, la asignacin a los lotes de ventas respectivos en un
almacn determinado, adems de realizar el control de calidad para ver el
estado en que llega cada saco de caf, posteriormente permite registrar el
envo de caf a planta para ser procesados.

Formulario de ingreso de transportes de caf a almacn

En esta rea se permite tener informacin sobre el stock de caf en los

diferentes almacenes por lotes, calidades de caf, marcas y por
productores.

07

EN EL REA DE PROCESAMIENTO

El sistema permite administrar las rdenes de proceso que son realizadas

por el jefe de planta previa solicitud del rea de comercializacin luego de
ser aprobadas las muestras de pre embarque para los respectivos lotes de
venta. Dentro del cual se registran los controles de calidad respectivos.
Posterior al procesamiento se registra las liquidaciones de proceso y las
muestras de embarque que son elaboradas para cada lote procesado.

Formulario de liquidacin de procesos de caf

En esta rea el sistema permite tener informacin sobre los

procesamientos realizados, la cantidad y calidad de caf procesado por
tiempo, el estado de cada lote de venta, el historial de muestras de pre
embarque y embarque registrados.

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EN EL REA DE COMERCIALIZACIN

El sistema permite administrar informacin sobre los contratos realizados,

registrar los datos del cliente, puertos destino, unidades de embarque.
Adems de administrar cada venta realizada dentro de las cuales permite
registrar el tipo de caf vendido, la cantidad, fechas de embarque as como
realizar las solicitudes de las muestras de pre embarque al rea de
laboratorio para su aprobacin y posterior procesamientos de los lotes de
venta. Posterior a eso registra cada uno de los documentos generados en el
proceso de embarque de caf tales como (matriz de BL, BL, Booking,
instrucciones de embarque, certificados, etc.).

Detalles de embarque de contenedores de caf

En esta rea el sistema permite tener informacin sobre el estado de cada

una de las ventas realizadas, as como tambin se puede realizar el
seguimiento de los lotes de venta (si estn siendo procesados, o ya estn
siendo transportados o ya se encuentran en el punto de embarque),

09

adems de permitir tener un mejor control de los documentos

gestionados y requeridos en el proceso de embarque de contenedores
adems de realizar el seguimiento de estos.

ALMACN DE DATOS (DATAWAREHOUSE)

El almacn de datos (del ingls data warehouse) implementado para
CECOVASA es una coleccin de datos, extrada del sistema integrado
explicado anteriormente, la cual est orientada al mbito de la empresa,
es integrado, no voltil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de
decisiones en la entidad. Se trata, sobre todo, de un expediente completo
de la organizacin dicha informacin es generada a lo largo del tiempo
dentro de la institucin a partir de ahora mediante el uso del sistema
integrado para su posterior manipulacin y uso de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
Al utilizar el datawarehouse se facilita el funcionamiento de las
aplicaciones de los sistemas de apoyo a la decisin tales como informes de
tendencia, por ejemplo: En el rea de produccin se podran obtener
resultados de los acopios de caf segn tipo de producto y por meses.
Para una mejor comprensin el Datawarehouse te permite mostrar los
resultados en modo grfico lo cual facilita mucho mejor la interpretacin
ya que permite identificar los meses segn colores y en pasteles los
diferentes tipos de caf

10

Total bruto qq
8.8%

Multi Chart: Total bruto qq ~ Bola

Mes: 1
Value: 1,573 (7.9%)

8.1%

8.1%

7.6%

8.3%

8%

8.8%

8.7%

8.1%

8.9%

8.5%

Total bruto qq ~ Conversin 1

10

11

12

Total bruto qq ~ Conversin 2

3%

9.1%

8.6%

8.6%

8.6%

7.8%

7.6%

9.2%

9%

8.9%

7.7%

8.2%

7.7%

7.6%

8.3%

7.8%

7.9%

8.1%

9.3%

8.4%

8.6%

8.5%

7.2%

8.8%

Total bruto qq ~ Ecolgico

Total bruto qq ~ Extra

Total bruto qq ~ Normal

8.1%

7.8%

8%

8.3%

8.9%

8%

8.4%

8.4%

8.4%

8.8%

9.3%

7.8%

8.2%

8.5%

7.8%

8.9%

8.4%

8.7%

Vista grfica de resultados en produccin

Otro ejemplo en el rea de ventas se puede mostrar algunas de las posibles

salidas con respecto a ventas realizadas la cuales pueden ser visualizadas
segn clientes, productos ms vendidos y por meses.
Se muestra la representacin en modo grfico lo cual facilita mucho mejor la
interpretacin ya que permite identificar los meses segn colores y en pasteles
los diferentes clientes los cuales realizan las operaciones de compra venta en
determinados meses del ao.
1

Peso ~ American Coffee Corp.

0.4%

Peso ~ Aroma & Cafs del Per

10

11

11.8%

15.8%

32.7%

33.3%

1.2%
5.7%
0..2%
99.6%

Peso ~ BEMBOS S.A.C.

72.4%

Peso ~ Bernhard Rothfos

28.8%

Peso ~ CECOVASA-Tostado Lima

0.5%
22.5%

45.8%

12

Peso ~ Atlantic Specialty Coffee

45.8%

Visualizacin grafica de resultados en comercializacin

11

PROYECTOS

La central de cooperativas agrarias cafetaleras de los valles de

Sandia, organizacin cooperativa de segundo grado y
comprometida con el desarrollo de los agricultores cafetaleros en
las cuencas del alto tambopata e inambari mediante el convenio N
047 FINCyT FIDECOM PIPEI 2012, ha visto de necesidad
reproducir el presente material, Boletn de difusin del sistema de
administracin y gestin y datawarehouse integrados en una
plataforma web in house, para la toma de decisiones en la
produccin, procesamiento y comercializacin de caf en
CECOVASA PUNO; para tener un mayor conocimiento de los
beneficios que ofrece la utilizacin del producto implementado.

Jr. Independencia s/n.

San Pedro de Putina Punco
Telf. 051-816954

iMP. Fama

Parque Industrial Km. 3

Juliaca Puno Per
Telf. 051 321587
E-mail. cecovasa@yahoogroups.com
www.cecovasa.com.pe
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