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NOTAS:
SECCIN 12: PRESUPUESTO
Y CLCULO DE COSTOS
Presupuestar, es el proceso de hacer una aproximacin, muy exacta, de las horas de
mano de obra y de los materiales, equipo y subcontratistas, que se necesitarn para
un trabajo. A este presupuesto se le adicionan los costos jos y las ganancias. Algunos
contratistas preparan presupuestos y dan precios sin antes inspeccionar el sitio de
la obra. Lo que es todava peor, cometen el error de brindarle al cliente, presupuestos
del trabajo, expresados en US $/ft
2
(US $/m
2
), y lo creen necesario porque as lo hace
la competencia. Por el contrario, los precios cotizados al cliente, se deben derivar
de lo que le cuesta, a la empresa, hacer el trabajo; no de lo que las empresas que le
compiten, dicen que debera costar. La competencia se vence con presupuestos
acertados, y siendo ms eciente en el sitio de trabajo, es decir, haciendo un trabajo
de igual o mejor calidad y en menos tiempo, que los competidores.
Por qu no se deben dar presupuestos, a los clientes, en US $/ft
2
(US $/m
2
)? A
diferencia de los productores, los contratistas venden horas de mano de obra de
construccin, no ft
2
(m
2
) de adoquines. No hay dos proyectos que sean idnticos en
consumo de trabajo o de materiales. Un proyecto puede ser un andn frente a una
casa, con fcil acceso desde la calle. Otro puede estar por detrs de la casa, en un
lote connado, al cual hay que llevar todos los materiales por medio de coches. Por
lo tanto, ningn contratista puede suministrar, de manera certera, un precio en US
$/ft
2
(US $/m
2
), y ningn presupuesto se puede desarrollar o se puede dar ninguna
cotizacin, sin antes haber visitado el sito de la obra.
Todo el presupuesto de la mano de obra se hace por horas, y se divide en activi-
dades. Los contratistas realizan varias actividades, siguiendo la secuencia lgica de
construccin de un pavimento de adoquines de concreto. Las actividades pueden
incluir (pero no estar limitadas a) las siguientes:
Demolicin y remocin de asfalto, concreto y otros materiales.
Excavacin de suelo.
Compactacin de suelo e instalacin de un geotextil.
Colocacin y compactacin de la base.
Colocacin y enrasado de la arena de asiento.
Instalacin y compactacin (inicial y fnal, incluyendo la arena de juntas) de
los adoquines.
Corte.
Confnamientos laterales.
Limpieza.
Las horas de mano de obra se calculan segn la secuencia como van llegando y
se van instalando los materiales. Por ejemplo, la arena de asiento se compra por ton
(t). El regarla y enrasarla, con un espesor de 1 in. (25 mm), se presupuesta en tons
(t) por hora. Los connamientos laterales se compran por ft (m), de manera que los
costos se presupuestan por ft (m) por hora.
Una parte esencial del conocimiento de los costos para presupuestos, es llevar
el recuento diario de la mano de obra y de los materiales, a medida que avanza la
obra. Esto puede ayudar a prevenir sobrecostos. Algunos ejemplos de sobrecostos
incluyen los cambios hechos por el dueo, el almacenamiento de agua en el rea
excavada, el retraso en el suministro de material granular para base, la compactacin
insuciente de la base, colocar demasiada arena de asiento, un color equivocado de
adoquines, el dao de la sierra o del vibrocompactador de placa (que se deben revi-
sar cada da). Despus de que se ha terminado el trabajo, ya es demasiado tarde para
regresar y reducir los costos de ciertas actividades y de los errores. Ese dinero ya se
gast.
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NOTAS:
Las Hojas Diarias de Trabajo y las Hojas de Costos de Obra para Materiales y
para Mano de Obra, son herramientas esenciales para seguirle la pista a la mano
de obra y a los materiales, durante el desarrollo de la obra, y permiten controlar
los costos durante el trabajo. Cmo sabe el contratista si se han controlado los
costos, cuando no puede estar en el sitio monitorendolos? Los presupuestos
para los materiales y la mano de obra de las Hojas de Costos de Obra se com-paran
con lo que se registra, a diario, del trabajo ejecutado. A continuacin se ajustan aque-
llos puntos sobre los cuales el contratista tiene control.
Si se sigue este procedimiento, se pueden controlar los costos durante el trabajo,
a travs de una Orden de Cambio, rmada por el dueo, que accede a un aumento
en el precio. Otros, por ejemplo, pueden incluir el alquiler de una bomba para sacar
el agua, encontrar un proveedor de agregado, que lo entregue a tiempo, usar el tama-
o correcto de equipo de compactacin, presupuestar la cantidad correcta de arena
de asiento, uso de la Orden de Compra para vericar el color correcto de los adoqui-
nes, y efectuar el mantenimiento peridico de las sierras y equipo de compactacin.
Cmo sabe, quien presupuesta, que los estimativos de mano de obra en la Hoja
de Costos de Obra, son los razonables que se pueden esperar de un maestro? La
respuesta se da a travs de la denicin de Costos del Trabajo, que es el proceso de
compilar la historia de los costos de mano de obra y de materiales para todos los
trabajos. Los costos promedio de esos trabajos se usan, como base, para presupues-
tar los costos de trabajos futuros. Dichos costos se pueden recoger, a mano o en un
programa de base de datos en una computadora.
El maestro puede sentirse inclinado a anotar las horas de mano de obra, de la
misma manera como aparecen en la Hoja de Costos de Obra. Sin embargo, debe
entender que las Hojas de Costos de Obra no reejan la eciencia del capataz. Por el
contrario, las cantidades que anota el capataz le dicen, a quien presupuesta, qu tan
bien predijo las horas de mano de obra y los materiales para el trabajo.
Las pginas siguientes incluyen hojas desarrolladas por quien presupuesta el
proyecto del patio Anderson. A cada actividad (tem) de material y mano de obra,
se le asigna un cdigo, para que se pueda crear una base de datos para cada uno.
Estos cdigos los puede asignar la empresa y modicarlos cuando sea necesario.
Es conveniente registrarlos primero a mano y luego en el computador. Al hacerlo
a mano, hay un mejor entendimiento de las relaciones entre dichos costos.
Presupuesto de Materiales - Se suma un factor por desperdicio. La Cantidad
Estimada (EST.QTY) incluye cubos o amarres completos de adoquines.
Presupuesto de Mano de Obra - Los costos de mano de obra son los pro-
medios de produccin por hombre - hora. La produccin se expresa como una
unidad de medida, por horas, es decir, ft
2
/hora (m
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/hora), tons/hora, (t/hora).
Hoja Resumen de Costos del Presupuesto - Combina los costos de mate-
rial y de mano de obra, y los del subcontratista. Los costos jos y las ganancias se
incluyen en esta hoja. Esos dos tems importantes se tratan ms adelante.
Se incluye una Orden de Compra, como ejemplo, que documenta los materia-
les pedidos, cundo se van a despachar, y la fecha real del despacho. Una orden de
compra, enviada al proveedor das o semanas antes, o cuando se requieran los bie-
nes, le permite programar los despachos. Esto les ahorrar tiempo, di-nero y frustra-
cin al contratista y al proveedor. Pedir adoquines u otros materiales, la maana que
se necesitan, no ayuda a que los materiales lleguen a tiempo.
La Hoja de Costos de Trabajo, Reales vs. Presupuestados, compara los
costos del trabajo reales con los que fueron presupuestados.
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NOTAS:
Costos Fijos
Los costos jos son los que se pagan para mantener la empresa. La Hoja de
Resumen de Precios Presupuestados incluye un factor de costos jos, sobre la
mano de obra, del 150%. Este factor vara de una empresa a otra. Algunas cargan
costos jos a la mano de obra; otras a la mano de obra y materiales. Pero, la ma-
nera segura de recuperar costos jos, es cargarlos a la mano de obra.
Esta empresa, en particular, usa unos costos jos de 150% sobre el total de la
mano de obra. Cmo se determin este factor? Los costos jos se determinan
haciendo un estimativo razonable, al comienzo del ao, de las ventas para todo
el ao. La pregunta que se debe responder es: Cuntos dlares de mano de obra,
en trabajos, se deben vender al ao para cubrir los costos jos?
En este manual se incluye una hoja llamada Hoja Mensual de Costos Fijos,
que es una lista de la mayora de los tems de los costos jos, es decir, de la mano
de obra o materiales que son necesarios para que funcione la empresa. Con fre-
cuencia se denominan Gastos Generales y Administrativos (G&A). Incluyen los
salarios de los propietarios y de otros, como un administrador de la ocina o un
encargado de presupuestos, que no trabajan, directamente, en las obras. Tambin
incluyen el pago o la amortizacin de los costos de compra de equipos, que
deben tener en cuenta la inacin anual pues, con seguridad, un Bobcat costar
ms en unos pocos aos, de lo que cuesta ahora.
Las preguntas crticas para todos los contratistas son: (1) Cuntas horas de
mano de obra es necesario vender para recuperar (pagar) los costos de funcio-
namiento de la empresa (costos jos)?, y (2) Qu factores de multiplicacin se
debe aplicar al costo bsico de la mano de obra, para recuperar esos costos jos?
A continuacin se presenta un ejemplo, que ayuda a explicar este asunto clave
para la supervivencia nanciera de la empresa.
Se asume que la empresa requiere US $ 180,000 de costos jos, en un
ao entero. Esta cifra se puede calcular de la Hoja Mensual de Costos, de la
pgina 177. Se asume que el costo promedio de la mano de obra, para los
obreros, es US $18/hora, e incluye los impuestos del empleado, seguros, y
benecios (o sobrecarga de la mano de obra). Se asume una cuadrilla de cinco
personas, que trabajan 2,000 horas por ao, o sea 10,000 horas, que costarn
10,000 horas x US $ 18/hora = US $ 180,000 en mano de obra, por ao.
Dado que los costos jos son US $ 180,000, los US $ 18/hora de costos de
mano de obra, deben incrementarse por 2, con el n de recuperar los costos
jos. As, la mano de obra y la rata por costos jos son: US $ 18 por mano de obra
+ US $ 18 por recuperacin de costos jos = US $ 36/hora. Este incremento
de US $ 18/hora para recuperar los costos jos, incluyen los costos de funcio-
namiento y de reemplazo del equipo (ver la Hoja Mensual de Costos). Pero no
incluye los costos jos generados al pedir y manejar materiales y subcontratistas.
Los costos jos por materiales se dicutirn ms adelante.
Este es un ejemplo sencillo, para una empresa con una cuadrilla. Si tiene dos
o ms cuadrillas, ni el dueo ni el maestro pueden estar con todos al tiempo.
Para que la empresa pueda crecer y tener ms de una cuadrilla, se requieren
maestros conables y un sistema de costos del trabajo, que los dirija en el con-
trol de los costos y en la administracin de los proyectos, el cual puede comen-
zar usando las formas que se dan en este Manual. Tambin existen programas de
computador ms sosticados. El sistema de costos de la empresa requerir de
renamiento constante, con base en el enfoque y en la complejidad de los pro-
yectos. Cualquiera que sea el sistema que se utilice, se deben revisar, varias veces
al ao, los costos de los proyectos y de la empresa. En algunos proyectos, es
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NOTAS:
necesario seguirles la pista y revisarlos diariamente, para asegurar que se recupe-
ran los costos jos y que se obtiene una ganancia.
Aunque est por fuera del alcance de este curso, el proceso de determinar los
costos jos, las ventas de mano de obra y las ganancias, se denomina Elaboracin
del Presupuesto de la Empresa. El presupuesto es la primera etapa para organi-
zar y planear un negocio. Se determina al comienzo de cada ao. Consiste en una
lista, rengln por rengln, de todos los gastos y las entradas estimadas. Los gastos
y las entradas, a lo largo del ao, se registran y se agrupan, por categoras. Esta lista
se revisa al nal de cada ao de labor, a partir del primer ao de funcionamiento.
Proporciona una historia y una gua para la elaboracin del presupuesto, para el ao
venidero. Para mayor informacin sobre la preparacin del presupuesto de la empre-
sa, as como de la determinacin de costos del trabajo, se puede consultar el libro
The Complete Business Manual for Concrete Paver Contractor (El Manual Completo
del Negocio para el Contratista de Adoquines de Concreto), del ICPI.
En reas de Norteamrica donde la estacin de construccin es de menos de
12 meses, el costo jo debe pagar los 12 meses de operaciones. Las operaciones
pueden incluir el pago de maestros calicados por 12 meses, para retenerlos
como empleados. La carga salarial usada en el presupuesto, debe reejar este
marco de tiempo de 12 meses.
Qu ocurre si las ventas declinan debido a unas ventas pobres o al mal cli-
ma? En ese caso, los costos jos se deben recortar inmediatamente, para adaptar-
los a las entradas por ventas que puedan soportarlos. Un error comn que come-
ten las empresas cuando el clima esta mal, es trabajar tiempo extra. Slo hay un
determinado nmero de das al ao para trabajar. Por lo tanto, una mayor canti-
dad de dinero se tendr que cargar como costos jos, al cliente, para recobrar, en
unas pocas horas, los retrasos debidos al mal clima. Esta es la razn por la cual,
los costos jos se deben revisar varias veces al ao para asegurarse de que hay
suciente ingreso, por ventas, con qu cubrirlos.
Y qu ocurre si aumentan las ventas? En ese caso, se necesitarn ms cua-
drillas. Esto incrementar los costos jos con la compra de ms herramienta y
maquinaria, o el alquiler de equipo. Los costos jos se incrementarn substan-
cialmente si se contrata un nuevo empleado para la ocina, cuyas horas no se
le pueden cargar directamente al trabajo. Basado en el factor de costos jos del
150%, las ventas necesitan ser, al menos, tres veces mayores que el salario del
nuevo empleado, con el n de recobrar su salario, de los costos jos.
Esta empresa, en particular, le carga un factor de costos jos del 25% a los
materiales. Esto no es un maquillaje para ganancias. Se adiciona para pagar el
manejo, almacenamiento y disposicin de escombros. Por ejemplo, los adoqui-
nes pueden venir atados o no atados. Los cubos de adoquines, no atados, deterio-
rarn ms rpidamente las carretillas que los cubos atados. Estos costos se deben
cubrir en cada obra. Otros costos relacionados con los adoquines, los conna-
mientos laterales, materiales para la base y la arena, se deben seguir con cuidado.
Se deben seleccionar vendedores que ofrecen productos de calidad, servicio en
caso de presentarse problemas, y un empaquetado que permita una instalacin
eciente.
Ganancias
Las ganancias son impulsadas por los objetivos de la empresa, que debe respon-
der preguntas bsicas como Cuntas ganancias se esperan en dos aos? En
cinco? Cunto dinero se necesitar para mercadear y promover la empresa,
y cmo se gastar? Cules son los objetivos de inversin de los dueos de la
empresa? Quieren, ellos, ganar dinero para reinvertirlo en el desarrollo de su
negocio? O comenzar otras inversiones? Cunto ms dinero se necesita para
alcanzar dichos objetivos?
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Video Complementario
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Figura 12-1: Proceso de documentacin y de costeo del trabajo.
Esta empresa aplica una ganancia del 11% a los costos directos de mano de
obra y materiales ms los costos jos. Sobre la ganancia bruta se cobrarn im-
puestos, por lo cual la ganancia neta ser de menos del 11%. Impuestos de ven-
tas, GST, PST y envo se le adicionan al precio del trabajo, despus de impuestos.
El precio total para el patio Anderson es de US $ 3,860. El proyecto consiste en
395 ft
2
(36.7 m
2
) de pavimento de adoquines de concreto. Algunos contratistas
pueden cotizarle un trabajo al cliente por US $ 9.77/ft
2
(US $ 105.18/m
2
). Sin
embargo, no hay razn para cotizarle el trabajo al cliente a US $ 9.77/ft
2
, debido
a que se presupuesta, construye y se paga, usando tarifas de mano de obra por
hora, ms materiales, equipo, subcontratistas, gastos jos y ganancias. Esto, sin
duda alguna, ser completamente diferente para el prximo trabajo.
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NOTAS:
Incentivos para el Capataz (Maestro) y para la Cuadrilla
La actitud, el comportamiento, el orden y las dotes de liderazgo frente a la cua-
drilla, por parte del maestro, son claves para la rentabilidad de cada trabajo y
para la de la empresa. A l o a ella, se les debe dar bonicaciones cuando las
obras se terminan, a tiempo y dentro de los costos presupuestados. Estos bonos,
a su vez, deben pasar del capataz a la cuadrilla que trabaja para l o ella. Si bien,
los sistemas de bonos estn por fuera de este curso, los estudiantes y los
instructores pueden querer discutir algunos que hayan funcionado dentro de
sus empresas.
La primera prioridad para el capataz y la cuadrilla, es la calidad del trabajo, sin
saltarse ningn paso del proceso de construccin, para terminar ms rpido
o a unos costos menores. El nombre y la reputacin de la empresa, y el de los
empleados, se juegan en cada obra. La calidad de cada obra se reeja, favorable
o desfavorablemente, en cada uno de ellos, y, al nal, en la prosperidad de la em-
presa. Muchas de las obras de tipo residencial, se consiguen por referencia de
clientes satisfechos y de las referencias de sus trabajos. Por lo tanto, el capataz
debe ser recompensado por crear un trabajo bien ejecutado, que genere ms
negocios hacia el futuro.
Costos Reales vs. Costos Estimados
La Hoja de Costos Reales vs. Costos Estimados, es una herramienta para mane-
jar al maestro y a la empresa. Indica si los costos reales estuvieron por arriba o
por debajo, de los estimados. El maestro y el presupuestador deben discutir la
razn por la cual se presentan diferencias sustanciales, y realizar los ajustes en
el presupuesto de la obra, o la productividad en la obra, segn sea necesario.
Obviamente, habr diferencias de opinin entre el presupuestador de la obra y
el capataz. En estas discusiones debe actuar, como mediador, un miembro de la
administracin de la empresa, o el dueo de la misma. Esta persona debe identi-
car las oportunidades, para que quien presupuesta la obra, rene los montos de
los costos y para que el capataz mejore las habilidades para trabajos futuros.
La Figura 12-1 resume el ujo de informacin para el capataz proveniente del Por-
tafolios de la Obra, los pasos del proceso de presupuesto de la obra y el ujo de
informacin que regresa a quien presupuesta la obra. En realidad, no es tan com-
plejo como en la Figura 12-1. El costeo del trabajo es un renamiento continuo
de los presupuestos de costos, a travs de una base de datos, fruto de muchos
niveles de productividad horaria, provenientes de muchos trabajos. Otra clave
para las ganancias es volverse ms eciente usando mquinas y herramientas,
que ahorren mano de obra. Estas pueden reducir las horas de mano de obra y el
nmero de personas para cada rengln de trabajo, manteniendo la calidad en la
instalacin.
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HOJA DE RESUMEN DE COSTOS DE PRESUPUESTO 21-Abr-94
Nombre de la obra: RESIDENCIA ANDERSON - PATIO
Por: JET T0030 PRECIO UNITARIO $9.77
TOTAL, EN PIES
2
(m
2
) 395
Adoquines $605.16
Base $60.00
Otros $242.50
COSTO DE MATERIALES $907.66
MANO DE OBRA Y CARGA:
Cantidad Costo Unitario
Adoquines 19 x $18.00 = $342.00
Base 8 x $18.00 = $144.00
Otros 21 x $18.00 = $378.00
MANO DE OBRA Y CARGA TOTAL MANO DE OBRA $864.00
Cantidad Factor
SUBCONTRATISTA: x = $0.00
EQUIPO: x = $0.00
OTROS: x = $0.00
OTROS COSTOS DE CONSTRUCCIN $0.00
TOTAL COSTOS DIRECTOS $1,771.66
APLICACIN DE LOS COSTOS FIJOS
Cantidad Multiplicador
Mano de Obra: $864.00 x 150.00 % = $1.296.00
Materiales: $907.66 x 25.00 % = $226.92
TOTAL DE COSTOS FIJOS APLICADOS $1,522.92
COSTOS DE EQUILIBRIO $3,294.58
APLICACIN DE GANANCIAS:
Costos/OH Multiplicador
$3.294.58 x 11.00 % = $362.40
TEMS VARIOS:
Cantidad
Impuesto Ventas $63.54
Transp./Varios $135.00
Otros $0.00
TOTAL TEMS VARIOS $198.54
AJUSTE PARA REDONDEO DE CIFRA $4.48
PRECIO DE COTIZACIN INDICADO $3,860.00
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2/01/96
TRABAJO NMERO: 3140 RESIDENCIA ANDERSON - PATIO
COSTOS DEL TRABAJO, REALES VS PRESUPUESTADOS
CDIGO DESCRIPCIN UNIDAD ESTIMADO REAL VARIACIN PORCENTAJE
341M ALQUILER DE EQUIPO DIA 1.00 1.00 0.00 100 %
TOTALES: 1.00 1.00 0.00 100 %
120L INSTALACIN DE ADOQUINES HORA 11.00 9.00 2.00 82 %
121L CORTE DE ADOQUINES CON SIERRA HORA 3.00 3.00 0.00 100 %
140L CAMA SE ASIENTO DE ARENA ENRASADA HORA 5.00 5.00 0.00 100 %
200L COLOCACIN DE LA BASE GRANULAR HORA 3.00 6.00 (3.00) 200 %
230L RENIVELACIN / COMPACTACIN DE CAPA
DE BASE HORA 5.00 2.00 3.00 40 %
310L INSTALACIN DE BORDILLO DE PVC HORA 2.00 2.00 0.00 100 %
320L EXCAVACIN/CARGUE DE SUELO HORA 3.00 0.00 3.00 0 %
321L DEMOLICIN/CARGUE DE CONCRETO HORA 16.00 21.00 (5.00) 131 %
TOTALES: 48.00 48.00 0.00 100 %
110M TRANSPORTE CARGA 1.00 1.00 0.00 100 %
310M BOTADURA CARGA 2.00 2.00 0.00 100 %
TOTALES: 3.00 3.00 0.00 100 %
310M CONFINAMIENTO LATERAL PIE (m) 70.00 70.00 0.00 100 %
TOTALES: 70.00 70.00 0.00 100 %
311M CLAVOS DE 12 in UNIDAD 70.00 70.00 0.00 100 %
TOTALES: 70.00 70.00 0.00 100 %
B14AA ADOQUINES COBBLE CUADRADOS PIE
2
(m
2
) 156.00 155.00 1.00 99 %
B15AA ADOQUINES COBBLE RECTANGULARES PIE
2
(m
2
) 312.00 312.00 0.00 100 %
TOTALES: 468.00 467.00 1.00 100 %
140M CAMA DE ARENA TONNE (t) 4.00 4.00 0.00 100 %
200M BASE GRANULAR TONNE (t) 6.00 7.00 (1.00) 117 %
TOTALES: 10.00 11.00 (1.00) 110 %
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