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CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

PARTE N II

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION)

PROYECTO BID-CGR

MANAGUA - NICARAGUA
AGOSTO - 2006

Contralora General de la Republica

Atrs

TABLA DE CONTENIDO

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO...............................................................................................................4


ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION.........................................................4
1.
ASPECTOS BASICOS SOBRE LA NATURALEZA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION.....5
1.1NATURALEZA Y OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION...........................................................5
1.2NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO........................................................................................6

2.

METODOLOGIA PARA AUDITAR LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION....................................12


2.1ETAPA I - OBTENCION DE INFORMACION BASICA..............................................................................................16
2.1.1 ESTUDIO PRELIMINAR..................................................................................................................................18
2.1.2 SISTEMAS DE ADMINISTRACION................................................................................................................19
2.1.3 COMPONENTE INFORMATICO.....................................................................................................................20
2.1.4 EVALUACION DEL RIESGO INHERENTE Y DEFINICION DE CICLOS PARA EL ANALISIS................23
2.2ETAPA II - ANALISIS DEL DISEO Y COMPROBACION DEL FUNCIONAMIENTO...........................................27
2.2.1 PRIMERA FASE: ANALISIS DEL DISEO DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION.........................27
2.2.2 SEGUNDA FASE: COMPROBACION DEL FUNCIONAMIENTO.................................................................40
2.3
ETAPA III : COMUNICACION DE RESULTADOS.............................................................................................61
2.3.1 CARATULA DE PRESENTACION...................................................................................................................61
2.3.2 INDICE DEL CONTENIDO..............................................................................................................................63
2.3.3 INFORME.......................................................................................................................................................... 63
2.3.4 PRESENTACION DE HALLAZGOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.....................................67

3.
ORGANIZACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO...............................................................................68
ANEXO NO. 1..............................................................................................................................................................70
OBTENCION DE INFORMACION BASICA ESTUDIO PRELIMINAR DE LA ENTIDAD........................72
FORMULARIO GUIA............................................................................................................................................72
ANEXO NO. 2..............................................................................................................................................................80
OBTENCION DE INFORMACION BASICA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION Y CONTROL......82
FORMULARIO GUIA............................................................................................................................................82
ANEXO NO. 3..............................................................................................................................................................98
OBTENCION DE INFORMACION BASICA DEL COMPONENTE INFORMATICO.......................................100
FORMULARIO GUIA..........................................................................................................................................100
ANEXO NO. 4............................................................................................................................................................103
TECNICA DE FLUJOGRAMACION.....................................................................................................................105
ANEXO NO. 5............................................................................................................................................................108
PRUEBAS DE RECORRIDO....................................................................................................................................110
ANEXO NO. 6............................................................................................................................................................113
CUESTIONARIO ESPECIFICO PARA EVALUAR EL DISEO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION........115

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TABLA DE ILUSTRACIONES
GRFICO NO. 1
PROCESO DE LA AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION Y CONTROL
INTERNO....................................................................................................................................................... 13
GRFICO NO. 2
OBTENCION DE INFORMACION BASICA............................................................................................... 17
GRFICO NO. 3
PROCESO PARA LA OBTENCION DE INFORMACION BASICA.......................................................... 22
GRFICO NO. 4
PROCESO PARA LA DEFINICION DE CICLOS DE TRANSACCIONES PARA EL ANALISIS............26
GRFICO NO. 5
ANALISIS DEL DISEO.............................................................................................................................. 28
GRFICO NO. 6
PROCESO PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACION SOBRE CICLOS..................................31
GRFICO NO. 7
PROCESO PARA LA IDENTIFICACION DE CONTROLES CLAVE, DEFICIENCIA Y COMUNICACIN DE
RESULTADOS........................................................................................................ ..39
GRFICO NO. 8
COMPROBACION DEL FUNCIONAMIENTO........................................................................................... 41
GRFICO NO. 9
PROCESO DE FORMULACION Y DISEO DE LA ESTRATEGIA DE COMPROBACION................. ..47
GRFICO NO. 10
PROCESAMIENTO DE DATOS DE PRUEBA............................................................................................ 52
GRFICO NO. 11
PROCESO PARA LA PREPARACION, LECTURA Y ENTENDIMIENTO DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA................................................................................................................................................... 54
GRFICO NO. 12
PROCESO DE DESARROLLO Y DOCUMENTACION DE LAS PRUEBAS........................................... 57
GRFICO NO. 13
PROCESO PARA EVALUAR Y DOCUMENTAR LOS RESULTADOS....................................................60

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EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION
La Norma de Auditora Gubernamental 3.1.1 Planeacin Especfica de la Auditora, establece en
su numeral 3) que la planeacin de un examen especfico debe comprender al menos los
procedimientos para evaluar los sistemas de administracin financiera y en general que integren el
control interno, y la evaluacin de la auditora interna de la Entidad u Organismo, el cumplimiento
de las leyes y reglamentaciones aplicables y el seguimiento de recomendaciones provenientes de
informes de auditoras anteriores.
La Norma de Auditora Gubernamental 3.1.3 Comprensin y Evaluacin del Control Interno
dispone que se efectuar una cuidadosa comprensin y evaluacin del control interno de la Entidad
u Organismo, para formular recomendaciones que permitan su fortalecimiento y mejoras; para
determinar las reas que requieren un examen detallado, y para establecer la naturaleza,
oportunidad, alcance y profundidad de las pruebas a aplicar mediante procedimientos de auditora.
Por otra parte, las Normas Tcnicas de Control Interno, se emitieron con el propsito de mejorar la
calidad del control interno institucional de las Entidades Pblicas y coadyuvar al fortalecimiento
de la capacidad administrativa del Estado. Dichas Normas establecen criterios profesionales
mnimos para ser implantados en las distintas reas de administracin financiera, operacionales, de
programas y proyectos, por lo que constituyen guas bsicas de aplicacin general con carcter
obligatorio en las Entidades u Organismos Estatales.
El desarrollo y mantenimiento de adecuados Sistemas de Administracin y de Control Interno por
parte de todas y cada una de las Instituciones, Empresas y Organismos del Estado, cobra vital
importancia para mejorar la programacin, organizacin, direccin, ejecucin y control de las
actividades que les son propias y por ende para lograr un eficiente y eficaz uso de los recursos
pblicos, generando a la vez informacin til, oportuna y confiable para la toma de decisiones y
para cumplir con la consecuente obligacin de rendir cuentas.
A continuacin se define una metodologa general bsica, para ser seguida por los auditores
gubernamentales en el desarrollo de su labor, especficamente en la fase del estudio y evaluacin de
los sistemas de administracin y de control interno a llevarse a cabo en la etapa de planeacin de
cualquier tipo de auditora de las previstas en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGUN),
o bien como un examen especfico sobre esa materia, proveyendo informacin sobre:
a. Aspectos bsicos sobre la naturaleza de los sistemas de administracin y control interno.
b. La metodologa para llevar a cabo la comprensin y evaluacin de los sistemas de
administracin y control interno, en tres etapas:

Obtencin de informacin bsica


Anlisis del diseo de los sistemas y comprobacin del funcionamiento, y
Comunicacin de resultados

c. Forma como se deben organizar los papeles de trabajo elaborados en el desarrollo de esta labor

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d. Formularios gua para evidenciar apropiadamente las fases de obtencin de informacin bsica
y el anlisis del diseo

1.

ASPECTOS BASICOS SOBRE LA NATURALEZA DE LOS SISTEMAS DE


ADMINISTRACION

Conceptualmente, administrar involucra planear, organizar, dirigir y controlar los recursos de una
entidad, bien sean fsicos, humanos, tcnicos, financieros o de cualquier otro tipo. De otra parte, se
entiende por sistema, el arreglo u ordenamiento de conceptos, partes, actividades y/o personas que
estn interrelacionados para lograr un propsito u objetivo. Para efectuar las acciones de planear,
organizar, dirigir y controlar, las Entidades del Estado deben desarrollar sistemas de administracin
que les permita conducir y ejecutar sus actividades u operaciones hacia el logro de los objetivos y
metas propuestas.
De otra parte, un sistema de administracin adecuado debe incluir controles como parte
imprescindible para su buen funcionamiento; la responsabilidad por el establecimiento y
mantenimiento de un adecuado control interno, para que los sistemas de administracin funcionen
apropiadamente, recae en la Direccin Superior de cada Entidad.
1.1

NATURALEZA Y OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION

El Sistema Integrado de Gestin Financiera, Administrativa y de Auditora (SIGFA), surge como


uno de los proyectos contemplados dentro del Programa de Reforma y Modernizacin de la
Administracin Pblica. Las actividades del SIGFA estn orientadas como su nombre lo indica,
hacia el diseo e implantacin de un sistema integrado de informacin financiera, a fin de brindar
una mayor capacidad para planear, ejecutar y evaluar el gasto pblico bajo un marco de eficiencia,
eficacia y transparencia.
Los subsistemas de administracin para la gestin gubernamental contemplados en el proyecto
Sistema Integrado de Gestin Financiera, Administrativa y de Auditora (SIGFA) son los de
Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Crdito Pblico, Contrataciones y
Administracin de Bienes del Estado y Control y Auditora Gubernamental; dichos subsistemas
deben ser desarrollados e implantados tanto a nivel del Gobierno en General, que comprende la
Administracin Central, los entes autnomos, los municipios y los Consejos y Gobiernos
Regionales Autnomos, como a nivel de las Empresas Pblicas No Financieras, con los objetivos
de:
a. Generar las capacidades dentro del Sector Pblico para programar, organizar, ejecutar y
controlar la captacin y uso eficaz y eficiente de los recursos del Estado.
b. Disponer de informacin til, oportuna y confiable para la toma de decisiones a todos los
niveles de la administracin pblica.
c. Lograr que todo servidor pblico, sin distincin de jerarqua, asuma plena responsabilidad por
sus actos rindiendo cuenta no solo del destino de los recursos pblicos, sino tambin de la forma
y resultado de su aplicacin.

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d. Desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo


incorrecto de los recursos del Estado.
e. Realizar la gestin de los recursos pblicos con la mayor transparencia.
f. Interrelacionar los sistemas operacionales y administrativos con los controles internos y externo,
facilitando la vigilancia de la gestin pblica.
Adems de los subsistemas mencionados anteriormente, existen otros como los de Programacin
de Operaciones, Organizacin Administrativa y Administracin de Personal, que interactan en el
normal desenvolvimiento y ejecucin de las operaciones y actividades de la gestin gubernamental
y cuyos controles mnimos tambin fueron normados en las NTCI, no pudindose desligar de los
considerados dentro del SIGFA. Por esta razn, cualquier cambio ocurrido en alguno de los
subsistemas, afecta en mayor o menor grado a los dems, influyendo en todo el conjunto o sistema
de administracin. Cabe precisar que un subsistema o varios de ellos pueden ser ms importantes
que los dems, dependiendo del tipo de nivel en que se desarrollen (Central o Institucional) y el tipo
de operaciones que realicen cada Entidad u Organismo, as como las caractersticas propias de la
misma.
1.2

NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

De acuerdo con lo dispuesto en las NTCI, El control interno de una Entidad u Organismo es un
proceso diseado por la Administracin y otro personal de una Entidad para proporcionar seguridad
razonable con miras al cumplimiento de los objetivos en las categoras de Administracin eficaz,
eficiente y transparente de los recursos del Estado, Confiabilidad de la rendicin de cuentas y
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
La categora de objetivo administracin eficaz, eficiente y transparente de los recursos del Estado
est relacionada con las metas y objetivos as como con el uso de los recursos, lo cual conlleva a la
proteccin de los activos y a la prevencin de errores e irregularidades.
El Control Interno es sinnimo de control gerencial y de sistema de control interno y ayuda al
Sector Pblico a lograr los resultados deseados mediante un efectivo manejo de sus recursos.
Comprende el plan de organizacin y el conjunto de medidas adoptadas para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera, tcnica y administrativa,
promover la eficacia en las operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr
el cumplimiento de las metas y objetivos programados. Ms adelante menciona que En cada
Entidad u Organismo es obligatorio el establecimiento de mtodos y procedimientos propios de
control interno, y define el Control Interno Administrativo y el Control Interno Financiero.
El ordenamiento de funciones administrativas y financieras, la definicin clara de polticas, normas
y procedimientos para ejecutar la gestin pblica y el establecimiento de mecanismos que evalen
permanentemente el funcionamiento de los sistemas y de los procedimientos, constituyen un
atributo bsico de toda buena administracin.
Aun cuando usualmente se ha hecho distincin entre el control interno administrativo y el control
interno financiero, los mismos no son necesariamente excluyentes, ya que algunos de los

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procedimientos y registros incluidos en un control financiero, pueden tambin estar comprendidos


en un control administrativo.
Por ejemplo, los registros de gastos o costos incurridos en un proyecto de inversin, clasificados de
acuerdo a sus diferentes fases (prefactibilidad, factibilidad, diseo, construccin, mantenimiento
etc.), pueden utilizarse para fines contables como para toma de decisiones de la Alta Direccin,
relativas a la ejecucin financiera del proyecto, precios unitarios de las obras u otros aspectos de las
operaciones.
El Control Interno en conclusin, se extiende ms all de las responsabilidades tradicionalmente
asignadas a las reas financiera y de contabilidad, llegando hasta los niveles operativos de toda la
organizacin, convirtindose en el soporte administrativo para desarrollar adecuadamente la gestin.
Sin embargo, es importante tener presente que el Control Interno no constituye una garanta
absoluta para evitar que se cometan errores o irregularidades; ms bien, constituye un filtro que
obstaculiza la comisin de errores o irregularidades o como mnimo permite conocer las
desviaciones oportuna y automticamente. "En el desempeo de la mayora de los procedimientos
de control existen posibilidades de error derivadas de causas tales como falta de entendimiento de
las instrucciones, errores de juicio y descuidos personales voluntarios e involuntarios. Adems, los
procedimientos cuya eficacia depende de la segregacin de funciones, obviamente pueden fallar por
colusin. En cualquier caso, no se debe perder de vista que el Control Interno debe integrarse a los
constantes cambios que se presentan y por tanto es susceptible de mejorarse y de deteriorarse."
Derivado del concepto de Control Interno incluido en las NTCI, descrito anteriormente y de la
NAGUN 1.1. El control interno se define ampliamente como un proceso diseado por la
Administracin y otro personal de una Entidad para proporcionar seguridad razonable con miras al
cumplimiento de los objetivos en las categoras de Administracin eficaz, eficiente y transparente
de los recursos del Estado, Confiabilidad de la rendicin de cuentas y Cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables
1. El titular de la entidad, junta, consejo o comit de direccin, y el resto de personal que administra
recursos pblicos tienen la responsabilidad de disear, implementar y mantener los controles
internos efectivos para proveer de una seguridad razonable en el logro de los objetivos de la
entidad:
a) Eficiencia y eficacia de las operaciones;
b) Confiabilidad de la informacin financiera; y
c) Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.
2. La existencia de un slido sistema de control interno reduce el riesgo de errores e irregularidades
de las operaciones.
La primera categora se orienta a los objetivos bsicos de negocios de una entidad, incluyendo los
objetivos de desempeo y rentabilidad y la salvaguarda de recursos. La segunda se relaciona con la
preparacin de estados financieros publicados, contables, incluyendo estados financieros
intermedios y datos financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias
realizadas, informadas pblicamente. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y
regulaciones a las que est sujeta la entidad. Tales categoras distintas pero interrelacionadas,
orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atencin para satisfacer necesidades separadas.

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Los sistemas de control interno operan a niveles diferentes de eficacia. El control interno puede
juzgarse efectivo en cada una de las tres categoras, respectivamente, si el consejo de directores y la
administracin tienen seguridad razonable sobre que:

Comprenden la extensin en la cual se estn consiguiendo los objetivos de las operaciones de la


entidad.
Los estados financieros publicados se estn preparando confiablemente;
Se est cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.

Puesto que el control interno es un proceso, su eficacia es un estado o condicin del mismo en uno o
ms puntos a travs del tiempo.
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la
administracin realiza los negocios, y estn integrados al proceso de administracin. Aunque los
componentes se aplican a todas las entidades, las compaas pequeas y medianas pueden
implementarlos de forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y
menos estructurados, no obstante lo cual una compaa pequea puede tener un control interno
efectivo. Los componentes son:

Ambiente de control. El ambiente de control da el clima de una organizacin, influenciando la


conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los dems componentes del
control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control
incluyen la integridad, los valores ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa
y el estilo de operacin de la administracin; la manera como la administracin asigna autoridad
y responsabiliza, y cmo organiza y desarrolla a su gente; y la atencin y direccin
proporcionada por el Consejo de Directores.
Valoracin de riesgos. Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e
internas, los cuales deben valorarse. Una condicin previa a la valoracin de riesgos es el
establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente. La
valoracin de riesgos es la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la
consecucin de los objetivos, constituyendo una base para determinar como se deben
administrar los riesgos. Dado que la economa, la industria, las regulaciones y las condiciones
de operacin continuarn cambiando, se requieren mecanismos para identificar y tratar los
riesgos especiales asociados con el cambio.
Actividades de control. Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que
ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se
tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecucin de los objetivos de
la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organizacin, en todos los
niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones,

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autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeo operacional, seguridad


de activos y segregacin de funciones.
Informacin y comunicacin. Debe identificarse, capturarse y comunicarse informacin
pertinente en forma y tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades.
Los sistemas de informacin producen reportes, contienen informacin operacional, financiera y
relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver
no solamente con los datos generados internamente, sino tambin con la informacin sobre
eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de
los negocios y reportes externos. La comunicacin efectiva tambin debe darse en un sentido
amplio, fluyendo vertical y horizontalmente en la organizacin.
Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta gerencia respecto a que las
responsabilidades de control deben tomarse seriamente. Deben entender su propio papel en el
sistema de control interno, lo mismo que la manera como las actividades individuales se
relacionan con el trabajo de otros. Deben tener un medio de comunicar la informacin
significativa. Tambin necesitan comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como
clientes, proveedores, reguladores y accionistas.

Monitoreo. Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad
del desempeo del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de monitoreo
ongoing1 evaluaciones separadas o combinacin de las dos. El monitoreo ongoing ocurre en el
curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administracin y supervisin y otras
acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la
frecuencia de las evaluaciones separadas depender primeramente de la valoracin de riesgos y
de la eficacia de los procedimientos de monitoreo ongoing. Las deficiencias del control interno
debern reportarse a lo largo de la organizacin, informando a la alta gerencia y al consejo
solamente los asuntos serios.
Existe sinergia e interrelacin entre esos componentes, formando un sistema integrado que
reacciona dinmicamente a las condiciones cambiantes. Los sistemas de control interno estn
entrelazados con las actividades de operacin de la entidad y existen por razones fundamentales
de negocios. El control interno es ms efectivo cuando los controles se construyen en la
infraestructura de la entidad y son parte de la esencia de la empresa. Construir en los controles
apoya la calidad y las iniciativas de empoderamiento, evita costos innecesarios y permite
respuestas rpidas a las condiciones cambiantes.
Existe una relacin directa entre las tres categoras de objetivos, los cuales son: qu se esfuerza
una entidad en conseguir, y los componentes, los cuales representan lo requerido para conseguir
los objetivos. Todos los componentes son relevantes para cada categora de objetivos. Cuando
revisamos cualquier categora -la eficacia y eficiencia de las operaciones, por ejemplo- todos los
cinco componentes deben estar presentes y funcionar efectivamente para concluir que el control
interno sobre las operaciones es efectivo.
La definicin de control interno -que es el concepto fundamental subyacente de un proceso,
realizado por la gente, que proporciona una seguridad razonable- junto con la categorizacin de

Es un trmino tcnico ampliamente conocido, que significa: estar actualmente en proceso, que se est moviendo continuamente
hacia delante, crecientemente. Es lo que tambin se denomina como en tiempo real: en la medida en que ocurren los
acontecimientos.

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objetivos, los componentes y criterios para la eficacia y las discusiones asociadas, constituyen
esta estructura conceptual del control Interno.
Qu puede hacer el control interno?
El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeo y rentabilidad, y
prevenir la prdida de recursos. Puede ayudar a asegurar informacin financiera confiable, y a
asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando prdida de reputacin y otras
consecuencias. En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no
reconocidos y sorpresas a lo largo del camino.
Qu no puede hacer el control interno?
Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e irreales. Consideran que:

El control interno puede asegurar el xito de una entidad, esto es, el cumplimiento de los
objetivos bsicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia.
El control interno efectivo solamente puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos. Puede
proporcionar informacin administrativa sobre el progreso de la entidad, o hacia su
consecucin. Pero no puede cambiar una administracin ineficiente por una buena.Y,
transformndolas en polticas o programas de gobierno, acciones de los competidores o
condiciones econmicas pueden ir ms all del control administrativo. El control interno no
asegura xito ni supervivencia.

El control interno puede asegurar la confiabilidad de la informacin financiera y el


cumplimiento de las leyes y regulaciones.

Esta conviccin tambin es equivocada. Un sistema de control interno, no importa qu tan bien ha
sido concebido y operado puede proveer solamente seguridad razonable -no absoluta- a la
administracin y a la junta directiva mirando la consecucin de los objetivos de una entidad. La
probabilidad de conseguirlos est afectada por limitaciones inherentes a todos los sistemas de
control interno, por ejemplo los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos, y las fallas
pueden ocurrir por simples errores o equivocaciones. Adicionalmente los controles pueden estar
circunscritos a dos o ms personas, y la administracin tiene la capacidad de desbordar el sistema.
Otro factor de limitacin es que el diseo de un sistema de control interno puede reflejar estrechez
de recursos, y los beneficios de los controles se deben considerar con relacin a sus costos.
Entonces, aunque el control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus objetivos, no es la
panacea.
Roles y responsabilidades
Cada quin en una organizacin es responsable del control interno.

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Administracin. El director ejecutivo es el responsable ltimo y debe asumir la propiedad del


sistema. Ms que cualquier otro individuo, el director ejecutivo seala el nivel mximo, el cual
afecta 1a integridad y 1a tica as como 1os otros factores de un ambiente de control positivo.
En una compaa grande, el director ejecutivo cumple ste deber proporcionando liderazgo y
direccin a los administradores principales y revisando la manera como ellos estn controlando
el negocio. Los administradores principales, por su parte, asignan responsabilidades por el
establecimiento de polticas y procedimientos de control interno ms especficos al personal
responsable de las funciones de las unidades. En una entidad pequea, la influencia del director
ejecutivo, a menudo un administrador-propietario, usualmente es ms directa. En cualquier caso,
es una responsabilidad que se traslada en cascada, un administrador es efectivamente un director
ejecutivo en su esfera de responsabilidad. Tienen significado particular los directores
financieros y su personal vinculado, cuyas actividades de control cubren a lo ancho, hacia arriba
y hacia abajo, las unidades de operacin y otras dependencias de una empresa.
Consejo de directores. La administracin es responsabilidad del consejo de directores, el cual
proporciona gobierno, gua y supervisin reguladora. Los miembros de un consejo efectivo son
objetivos, competentes e inquisitivos. Tambin tienen un conocimiento de las actividades y del
ambiente de la entidad, y aportan el tiempo necesario para cumplir plenamente sus
responsabilidades como consejo. La administracin puede estar en una posicin de desbordar
los controles e ignorar o extinguir las comunicaciones de los subordinados, estableciendo una
administracin deshonesta que intencionalmente falsifica los resultados para cubrir sus huellas.
Un consejo fuerte, activo, particularmente cuando est acoplado con canales de comunicacin,
hacia arriba, efectivos y con funciones financieras, legales y de auditora interna competentes, a
menudo es ms capaz de identificar y corregir tales problemas.
Auditores Internos. Los auditores internos juegan un papel importante en la evaluacin de la
eficacia de los sistemas de control y contribuyen a la eficacia ongoing. A causa de su posicin
organizacional y su autoridad en una entidad, una funcin de auditora interna juega a menudo
un papel de monitoreo significativo.
Otro personal. El control interno es, en algn grado, responsabilidad de cada quien en una
organizacin y por consiguiente debe ser una parte explcita o implcita de la descripcin del
trabajo de cada uno. Virtualmente todos los empleados producen informacin que se usa en el
sistema de control interno o realiza otras acciones necesarias para efectuar el control. Tambin,
todo el personal debe ser responsable por la comunicacin hacia arriba de los problemas en las
operaciones, del no cumplimiento con el cdigo de conducta, y de otras violaciones de las
polticas o acciones legales.
A menudo, un nmero de partes externas contribuye a la consecucin de los objetivos de una
entidad. Los auditores externos, ofrecen un punto de vista independiente y objetivo, contribuyen
directamente mediante la auditora de estados financieros e indirectamente proporcionando
informacin til para la administracin y para el consejo, en orden a cumplir sus
responsabilidades. Otros proporcionan informacin para uso de la entidad, la cual afecta el
control interno, sobre legisladores y reguladores, clientes y otros que realizan negocios con la
empresa., analistas financieros. Expertos en realizar raitings y medios de comunicacin. Las

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partes externas, sin embargo, no son responsables puesto que no constituyen parte del sistema de
control interno de la entidad.
Presentacin de este informe (COSO)
Este informe tiene cuatro volmenes. El primero es el presente Resumen Ejecutivo, una visin de
alto nivel sobre la estructura conceptual del control interno, dirigido al director ejecutivo y a otros
ejecutivos principales, miembros del consejo, legisladores y reguladores.
El segundo volumen, la Estructura Conceptual, define control interno, describe sus componentes y
proporciona criterios para que administradores, consejeros y otros puedan valorar sus sistemas de
control. Incluye el Resumen Ejecutivo.
El tercer volumen, Informacin a Partes Externas, es un documento suplementario que
proporciona orientacin a aquellas entidades que publican informes sobre control interno adems de
la preparacin de sus estados financieros pblicos o que estn contemplando hacerlo.
El cuarto volumen, Herramientas de Evaluacin, proporciona materiales que se pueden usar en la
realizacin de una evaluacin de un sistema de control interno.

2.

METODOLOGIA PARA AUDITAR LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION

De acuerdo con la NAGUN 3.1.3 Evaluacin del Control Interno, el auditor deber efectuar una
cuidadosa comprensin y evaluacin del control interno.
Como se indic en el captulo anterior, los Sistemas de Administracin estn ntimamente
relacionados con el sistema de control interno; por esta razn, el enfoque general de la auditora de
los Sistemas de Administracin implica examinarlos en funcin del sistema de control interno; esto
quiere decir que para llegar a una conclusin en este tipo de auditora, es necesario verificar que los
Sistemas de Administracin tanto en su diseo como en su funcionamiento han tomado en cuenta y
han dado cumplimiento a las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.
En ese orden de ideas, se puede decir que la Auditora de los Sistemas de Administracin y Control
tiene como objetivo examinar las operaciones y actividades ya realizadas por una Entidad u
Organismo, para determinar la eficacia del diseo y cumplimiento de los sistemas para
programarlas, organizarlas, ejecutarlas y controlarlas.
Con base en lo anterior, el examen de los Sistemas de Administracin y Control debe plantearse en
las siguientes tres etapas consecutivas:
1. Obtencin de informacin bsica.
2. Anlisis del diseo de los Sistemas de Administracin y Control Interno y comprobacin del
funcionamiento.
3. Comunicacin de resultados.
Ver Grfico No. 1 en la siguiente pgina
Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

12

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PROCESO DE LA AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE


ADMINISTRACION Y CONTROL INTERNO

OBTENCIN DE
INFORMACIN
BSICA

ETAPA I

CORRIENT
ES
PERMANE
NTES

ETAPA II

PAPELES
DE
TRABAJO

ANLISIS DEL
DISEO Y
COMPROBACI
N DEL
FUNCIONAMIEN
TO

COMUNICACI
N
DE
RESULTADOS

ETAPA I

ETAPA II

ETAPA III

Grfico No. 1

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

13

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En la primera etapa, el auditor recopilar informacin sobre aspectos generales de la Entidad u


Organismo, relacionados con sus antecedentes, marco legal en que se desenvuelve, organizacin,
operaciones que realiza, sistemas de administracin con que opera, recursos informticos que
emplea etc. Con base en la informacin recopilada y su estudio, el auditor podr adquirir una
comprensin general de las operaciones y actividades que desarrolla la Entidad u Organismo,
iniciar la evaluacin del riesgo de auditora mediante la determinacin de factores de riesgo
inherente, podr percibir de manera preliminar el grado de desarrollo y avance en la
implementacin de los sistemas de administracin y control interno y estar en capacidad de definir
cuales son las actividades y operaciones ms importantes que desarrolla.
En la segunda etapa, siguiendo el mtodo por objetivos y ciclos de transacciones, el auditor
establecer principalmente si los sistemas de administracin desarrollados por la Entidad u
Organismo, al menos en su diseo, cumplen con las Normas Tcnicas de Control Interno Para el
Sector Pblico (NTCI) y si dichas Normas se han adoptado en las actividades institucionales en
forma especfica. Adems, continuar con la evaluacin del riesgo de auditora mediante la
determinacin de riesgos de control y establecer las reas crticas, por deficiencias en el diseo,
que impliquen alcances especiales en la revisin del cumplimiento o la necesidad de una auditora
especial.
Cuando el examen de los sistemas de administracin y control interno forme parte de una auditora,
las deficiencias en el diseo de los sistemas podrn revelar debilidades que entorpecen la
eficiencia y eficacia con que deben operar o riesgos de distorsin en la informacin que se produce,
con posibles consecuencias en la confiabilidad de la misma, coadyuvando siempre a planificar la
estrategia de la auditora.
En esta misma etapa, complementando el anlisis del diseo, el auditor establecer si los controles,
medidas o estndares (normas) que encontr en el diseo de los Sistemas de Administracin y
Control Interno, realmente se cumplieron en la prctica y determinar su eficacia en cuanto al
funcionamiento o cumplimiento, concluyendo sobre la confianza que se puede depositar en los
controles y a la vez, formulando recomendaciones necesarias para mejorarlos. Adems, cuando esta
evaluacin forme parte de una auditora financiera, los resultados servirn para establecer la
naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas sustantivas.
La utilizacin del mtodo por objetivos y ciclos de transacciones no debe desorientar el propsito
de auditar cada subsistema de administracin; por el contrario, el anlisis por ciclos le permitir al
auditor formarse un criterio integral sobre la existencia de controles clave y de riesgo de control,
facilitndole su percepcin sobre la eficacia de cada subsistema y su relacin con los dems. De
esta manera todos los anlisis que se hagan utilizando el concepto de ciclos, como por ejemplo la
flujogramacin y contestacin de cuestionarios para cada ciclo, pruebas de recorrido, etc., sern un
respaldo para que el auditor pueda contestar los cuestionarios establecidos para evaluar en particular
el diseo de cada subsistema de administracin.
Los ciclos de transacciones bsicos son los de ingresos; pagos o desembolsos; produccin, costos de
produccin e inventarios; tesorera; nmina y beneficios al personal, y proyectos de inversin. Por
lo anterior, cuando se hable de relevamiento o levantamiento de informacin, debe entenderse la
recoleccin de datos e ilustracin de la forma de organizacin y operacin que se han dispuesto en
una Entidad u Organismo para el desarrollo de tales ciclos, sin por esto restringir que a criterio del
auditor puedan documentarse otros ciclos existentes, los cuales pueden ser significativos para la
auditora.

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La relacin existente entre los diferentes ciclos de transacciones y los sistemas de administracin
consiste en que los ciclos ilustran sobre la dinmica de las operaciones, llegando a pasar por los
diferentes subsistemas. Por ejemplo, si se analiza el ciclo de adquisiciones y pagos de una Entidad,
el cual en general incluye las etapas de requerimiento de bienes, recopilacin y seleccin de
ofertas, adjudicacin de la compra, recepcin de los bienes adquiridos, pago de la factura y registro
contable de la transaccin en sus diferentes etapas, se encuentra que tiene relacin con los
siguientes sistemas de administracin:

Programacin de operaciones: en cuanto a la planeacin de actividades a realizar.


Organizacin administrativa: en cuanto a la existencia de manuales e instructivos que
indiquen la forma como se deben procesar ese tipo de operaciones y por otra parte en cuanto a la
adecuada segregacin de las funciones de requerimiento de bienes y servicios, obtencin de
ofertas, aprobacin y adjudicacin de la compra, recibo de los bienes y servicios, registro de lo
comprado, autorizacin del pago, preparacin de documentos para el pago, desembolso etc.
Administracin de Personal: en cuanto a la calidad del recurso humano que participa en el
proceso de compras y pagos.
Presupuesto: en cuanto a la existencia del crdito correspondiente, la ejecucin del presupuesto
para el ejercicio y la recopilacin de los documentos de sustento necesarios para efectuar la
transaccin.
Contabilidad gubernamental: en cuanto al registro de la transaccin en sus diferentes
momentos contables (crdito presupuestario, compromiso, devengado y pago), e informacin
financiera sobre todas las cuentas que intervienen en el proceso de compras, pasivos, activo
disponible etc.
Tesorera: en cuanto a la disponibilidad de los recursos para llevar a cabo la transaccin, al
cumplimiento de requisitos para procesar el pago, el manejo de las cuentas bancarias y el
efectivo desembolso a favor del proveedor.
Crdito Pblico: en cuanto al control y registro del endeudamiento adquirido para realizar la
transaccin
Contrataciones y administracin de bienes: en cuanto a la programacin de compras, el
proceso para realizarlas, el cumplimiento de disposiciones y normas legales, la recepcin y
custodia de los bienes comprados etc.

En la tercera y ltima etapa, de comunicacin de resultados, el auditor prepara el informe con


destino a la Entidad u Organismo, donde indica su conclusin acerca de la eficacia en el diseo y
en el funcionamiento de los Sistemas de Administracin y Control Interno y describe las
deficiencias observadas en el diseo y las excepciones o desviaciones encontradas en el
funcionamiento.

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15

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2.1

ETAPA I - OBTENCION DE INFORMACION BASICA

Es la etapa inicial de toda auditora. Se trata de obtener la mayor cantidad de informacin relevante
sobre la Entidad u Organismo y sobre el rea o reas que estarn sujetas al examen, procediendo a
su estudio y anlisis con el propsito de conocer y comprender las actividades que se llevan a cabo.
La importancia de esta etapa radica en que en la medida que se obtenga una adecuada comprensin
de las actividades de la Entidad, el auditor estar en mejor posicin y tendr mayor capacidad para
planear la ejecucin de la auditora, dirigiendo los esfuerzos hacia los aspectos importantes y
reduciendo el riesgo de auditora a niveles aceptables, lo cual redundar favorablemente en la
eficiencia y eficacia con que se ejecute el examen. Por tal motivo, esta etapa es funcin y deber
ser llevada a cabo por los niveles superiores del equipo de auditora, es decir, por el Director
General, el Director Especfico, el Supervisor y el Encargado, quienes son los directos responsables
por la planeacin especfica del examen, definiendo su enfoque, alcance y recursos necesarios para
lograr el objetivo propuesto.
La informacin bsica que se espera obtener en esta etapa es prcticamente comn para cualquier
tipo de auditora, segmentndola en tres temas: estudio preliminar, sistemas de administracin y
componente informtico (ver Grfico No 2, en la siguiente pgina).

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OBTENCION DE INFORMACION BASICA

NIVEL DE
AUDITOR
RESPONSABLE

ANTECEDENTES
MARCO LEGAL
ORGANIZACIN
OPERACIN
FINANCIAMIENTO
CONTROL
INFORMACIN
ADICIONAL
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
TESORERA
CRDITO PBLICO
ADMN. DE BIENES
CONTROL INTERNO
PROGRAMACIN DE
OPERACIONES
ORGANIZACIN
ADMINISTRATIVA
PERSONAL

ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
NATURALEZA DE LA
CONFIGURACIN
NATURALEZA Y
ALCANCE DEL
SISTEMA

ESTUDIO
PRELIMINAR

DIRECTOR
GENERAL

SISTEMAS DE
ADMINISTRACIN

DIRECTOR
ESPECFICO

SUPERVISOR

ENCARGADO

COMPONENTE
INFORMTICO

DEFINICIN DE
CICLOS PARA EL
ANLISIS

GRFICO NO. 2

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2.1.1

ESTUDIO PRELIMINAR

En el estudio preliminar se recopila informacin general de la Entidad cubriendo como mnimo los
siete aspectos que a continuacin se relacionan, siendo objeto de estudio y anlisis para obtener la
comprensin deseada sobre las operaciones y actividades.

Antecedentes y aspectos generales: disposiciones legales y normas de creacin de la Entidad,


as como sus estatutos y reformas que hayan ocurrido; naturaleza de las operaciones y objeto
social para el cual fue creada; bienes que produce o servicios que presta; nombre completo de la
Entidad y sigla utilizada; direccin, nmeros de telfono y fax de la oficina principal y de las
dependencias que geogrficamente se encuentren ubicadas en otros lugares; nombres de los
directivos etc.
Marco legal: principales disposiciones y normas legales que regulan la actividad de la Entidad;
restricciones importantes a la actividad que desarrolla, sean de tipo legal, social o econmico;
convenios o contratos importantes que se hayan celebrado y que se encuentren en vigencia.
Organizacin: estructura organizacional de la Entidad; composicin de la junta directiva,
directorio o consejo de administracin; grado de autonoma y autoridad delegado en los
administradores de las sedes y/o dependencias ubicadas en lugares diferentes a la oficina
principal; existencia de manuales sobre los distintos sistemas de administracin con que opera
la Entidad.
Operaciones e informacin financiera: programacin de las operaciones y seguimiento a su
ejecucin; presupuesto aprobado y ejecutado; procedimientos generales de carcter operativo,
administrativo y contable de las principales operaciones que se llevan a cabo; informes
gerenciales que se emiten y frecuencia de su emisin; volumen de operaciones que se ejecutan
durante un perodo determinado, registros contables que se llevan, cuentas bancarias que se
emplean etc.
Financiamiento: grado de dependencia o autonoma financiera; fuentes regulares de
financiamiento.
Control Posterior: existencia de unidad de auditora interna en la Institucin, conformacin y
recursos humanos que la integran; programa de actividades de la unidad e informes emitidos;
exmenes practicados por firmas privadas de auditora u otras Entidades que ejercen supervisin
sobre las actividades del Ente objeto de auditora.
Informacin adicional: cualquier otro asunto, antecedente o cuestin de importancia que el
auditor considere necesario relevar para obtener una mejor comprensin de las actividades de la
Institucin.

En el Anexo. No. 1 se incluye un formulario gua para recopilar cierta informacin considerada
crucial, referida al estudio preliminar. Dicho formulario gua deber ser adaptado dependiendo del
tipo de Entidad u Organismo donde se pretende aplicar.

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2.1.2

SISTEMAS DE ADMINISTRACION

Como parte de la obtencin de informacin bsica y en el caso de la auditora que nos atae, resulta
particularmente importante conocer y comprender los sistemas de administracin con que opera la
Entidad. En tal sentido, se hace necesario que el auditor logre una visin global de los sistemas en
general y de los subsistemas en particular que lo integran, la forma como se desarrollan e
interactan y la significatividad que algunos de ellos pueden tener para el logro de los objetivos de
la Institucin. Para tal efecto, se debe levantar informacin sobre los siguientes subsistemas:

Presupuesto: bases, parmetros y directrices que se emplean para la formulacin del


presupuesto y preparacin del anteproyecto; procedimientos para llevar a cabo las
modificaciones; procedimientos y requisitos para ejecutar las operaciones; forma como se
controla y evala la ejecucin; informes que se emiten y la frecuencia con que se hace, etc.
Contabilidad gubernamental: procedimientos que se emplean para contabilizar las principales
operaciones; registros auxiliares y libros contables que se emplean; criterios de valuacin,
contabilizacin y clasificacin que se aplican; documentos que se emiten internamente para
sustentar las operaciones; informes que se emiten y frecuencia con que se hace, etc.
Tesorera: mtodos y procedimientos adoptados para preparar el presupuesto de caja;
procedimientos empleados para el recaudo de fondos y su depsito en bancos; procedimientos
empleados para efectuar pagos; manera como se controla la posicin de caja; fuentes habituales
de financiamiento temporal y manera como se controlan los vencimientos; destino que se les da
a los excedentes temporales de liquidez; procedimientos de custodia y control de ttulos y
valores, etc.
Crdito pblico: manera como se determinan las necesidades de financiamiento a largo plazo;
fuentes habituales de financiamiento; control que se ejerce sobre el destino dado a los recursos
obtenidos bajo esa modalidad; cumplimiento de las condiciones pactadas; procedimientos para
controlar los vencimientos etc.
Contrataciones y administracin de bienes: principales contrataciones y adquisiciones que
realiza habitualmente la Entidad; programacin de contrataciones y compras; procedimientos
para la obtencin y seleccin de ofertas; manera como se aprueban las adjudicaciones; garantas
que se exigen; procedimientos para la recepcin de bienes y servicios adquiridos; manera como
se almacenan, resguardan y utilizan los bienes, etc.
Auditora Interna: controles internos previos y posteriores inmersos en los procesos y
procedimientos; posicin de la unidad de auditora interna dentro de la organizacin, estructura
y conformacin; independencia en sus actividades y apoyo recibido de la mxima autoridad;
programacin de actividades e informes que emite; seguimiento a recomendaciones, etc.
Programacin de operaciones: compatibilidad con las polticas, planes y programas
econmicos y sociales del Gobierno; procedimientos para la elaboracin de la programacin,
formulacin de objetivos y determinacin de las operaciones; procedimientos para el
seguimiento y evaluacin de la ejecucin; informes que se emiten y frecuencia con que se hace,
etc.

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19

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Organizacin administrativa: estructura organizacional; conformacin de reas y unidades


funcionales; comunicacin y coordinacin organizacional; relaciones interinstitucionales; diseo
de procesos y procedimientos etc.
Administracin de personal: procedimientos de seleccin y contratacin de personal; pasos
para el nombramiento, posesin e induccin; proceso de evaluacin del desempeo; programas
de capacitacin; manera como se retribuye el trabajo; polticas de promocin, rotacin y
transferencia de personal; registros que se llevan para el control de la gestin de personal, etc.

En el Anexo No 2 se incluye un formulario gua para recopilar informacin general acerca de los
sistemas de administracin, con el fin de conocer y comprender la forma como operan. Al igual que
en el caso anterior, dicho formulario gua deber ser adaptado dependiendo del tipo de Entidad u
Organismo donde se pretende aplicar.
2.1.3

COMPONENTE INFORMATICO

Como ltimo tema a tratar dentro de la primera etapa de la Auditoria de los Sistemas de
Administracin y Control Interno se encuentra el del componente informtico, entendindose este
por la forma como la Entidad u Organismo utiliza medios electrnicos para capturar, procesar,
transferir y comunicar la informacin originada en el SIGFA. Por tal motivo, se requiere que el
auditor se familiarice, entienda y comprenda aspectos como los que se enuncian a continuacin:

Estructura organizativa: estructura y conformacin del rea de informtica; funciones que


desarrolla; recursos humanos que la integran, nivel acadmico y experiencia; ubicacin dentro
de la estructura organizacional de la Entidad, etc.
Naturaleza de la configuracin: cantidad y tipo de equipos que se emplean; interconexin con
otro equipos; centralizacin o descentralizacin del proceso; software utilizado; comunicaciones
empleadas; software para restringir el acceso a los programas y datos etc.
Naturaleza y alcance del componente: objetivo del sistema en general; mdulos que integran
el SIGFA Central o Local; interfases dentro del sistema y con otros sistemas; diseo lgico de
los mdulos; manuales de operacin y del usuario; volumen aproximado de transacciones
procesadas; mtodo de ingreso de los datos; tipo de procesamiento; funciones de procesamiento,
etc.

Al igual que en los dos temas considerados anteriormente, se incluye un formulario gua para
obtener informacin bsica acerca del componente informtico, el cual tambin deber ser adaptado
dependiendo si se trata del SIGFA Central o de un SIGFA Local y de las caractersticas propias de
cada institucin (ver Anexo No 3).
De otra parte, la fuente para la obtencin de la informacin bsica que debe ser consultada en
primer trmino, para cualquiera de los tres temas tratados hasta ahora (estudio preliminar, sistemas
de administracin y componente informtico), est constituida por los archivos de papeles de
trabajo de auditoras realizadas con antelacin por la Contralora General de la Repblica y por el
conocimiento acumulado que puedan tener los auditores que intervinieron en esos trabajos, y en
segundo trmino, se consultara la informacin existente en la propia institucin.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

20

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Cabe mencionar que la informacin y datos a relevar en esta etapa deben corresponder a los
encontrados al momento de realizar la visita a la Entidad, es decir que se encuentren vigentes o en
funcionamiento en esa fecha; la informacin podr ser obtenida mediante:
a. Entrevistas con los directivos y principales funcionarios de la Entidad u Organismo
b. Recopilacin, lectura y estudio de documentos como disposiciones y normas legales, estatutos,
actas, manuales y reglamentos etc.
c. Revisiones analticas preliminares de informacin financiera y otros informes de gestin,
d. Observacin somera de algunos procedimientos, registros y documentos, y recorrido por las
instalaciones de la Entidad.
La informacin y datos recopilados formarn parte de los papeles de trabajo, siendo archivados en
el legajo de Asuntos Permanentes, en la seccin de Informacin Bsica de Carcter Histrico, ya
que por tratarse de informacin general podr ser utilizada en futuras auditorias y aos
subsiguientes. Si se tratase de una auditora recurrente, en esta etapa se debern actualizar los datos
del archivo permanente, especialmente en cuanto a: cambios en la naturaleza de las operaciones y
en el entorno econmico de la Entidad, sistema de informacin gerencial, normas legales,
organizacin, estructura financiera y en general todos aquellos asuntos que impliquen
consideraciones de riesgo inherente para la auditora (ver Grfico No 3, en la siguiente pgina).

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PROCESO PARA LA OBTENCION DE INFORMACION BASICA

SI

Existen
P/T
U OTRA
INFORMACI
N EN LA
CGR?

EXISTEN
MANUALES
DE LOS
SISTEMAS
EN LA
ENTIDAD?

NO
OBTENCION DE
INFORMACION
LA
INFORMACIN
EST
ACTUALIZADA
Y LOS
MANUALES
ESTN EN
EJECUCIN?

NO

VISITA DE
FAMILARIZACIN
ENTREVISTAS

RECOPILACIN DE
DOCUMENTOS Y ESTUDIO
REVISIONES ANALTICAS

OBSERVACIN SOMERA DE
ALGUNOS PROCEDIMIENTOS

SI
SE HA
OBTENIDO
SUFICIENTE
COMPRENSI
N DE LAS
ACTIVIDADES
?

LECTURA, ANLISIS Y
ENTENDIMIENTO

NO

SI

PAPELES DE
TRABAJO

ARCHIVO
PERMANE
NTE

GRFICO NO. 3

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22

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2.1.4

EVALUACION DEL RIESGO INHERENTE Y DEFINICION DE CICLOS PARA EL


ANALISIS

Una vez obtenida la informacin correspondiente a los tres temas considerados en esta etapa y
efectuado el estudio y anlisis que se consider necesario en las circunstancias, el auditor cuenta
con suficiente conocimiento y comprensin de las actividades que desarrolla la Entidad para iniciar
la evaluacin del riesgo de auditora a travs de la identificacin de factores de riesgo inherente, sin
descartar la posibilidad de que tambin haya podido identificar algunos riesgos de control; por lo
tanto, ya se encuentra en capacidad de definir cuales son los ciclos de transacciones ms
significativos dentro de las operaciones que ejecuta y cuales ciclos presentan riesgos de auditora y
de que tipo.
2.1.4.1 Riesgo de auditora
El riesgo de auditora representa la posibilidad de que se emita un informe que no refleje la
situacin real de la Entidad u Organismo auditado.
Por ejemplo, en una auditora financiera, representa la posibilidad de emitir un dictamen u opinin
limpia, sobre unos estados financieros que contengan errores y desviaciones a los Principios Generales
y Normas Bsicas de Contabilidad Gubernamental, en exceso a la importancia relativa. En el caso de
la auditora de los sistemas de administracin y control interno, representa la probabilidad de que se
emita un informe concluyendo que dichos sistemas son eficaces en su diseo y funcionamiento,
cuando realmente presentan deficiencias y desviaciones importantes.
El riesgo se define como la probabilidad de que ocurra un evento no deseado. Por ejemplo la
probabilidad o amenaza de que no se alcance una meta u objetivo. El riesgo de auditora est
integrado por el efecto combinado de tres tipos de riesgo: inherente, de control y de deteccin (o de
descubrimiento).
Riesgo inherente: representa la posibilidad de que ocurran errores, desviaciones o irregularidades
importantes en los estados financieros, o en un tipo especfico de actividad y operacin, en funcin de
las caractersticas o particularidades de las mismas, sin considerar el efecto de los procedimientos de
control interno que pudieran existir.
Riesgo de control: representa la posibilidad de que los errores, desviaciones o irregularidades
importantes que pudieran existir en los estados financieros o en una actividad u operacin cualquiera,
no sean prevenidos o detectados oportunamente por el control interno
Riesgo de deteccin o de descubrimiento: representa la posibilidad de que los procedimientos
aplicados por el auditor no detecten los posibles errores, desviaciones o irregularidades importantes que
hayan escapado a los procedimientos de control interno.
El riesgo inherente puede ser considerado como la susceptibilidad de que los estados financieros o las
operaciones contengan errores o irregularidades importantes, suponiendo que no existe control interno.
Este tipo de riesgo toma en cuenta el hecho de que la probabilidad de que ocurran errores importantes
es mayor en algunos tipos de actividades, o en algunas operaciones o grupos de transacciones, como
por ejemplo:

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23

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El efectivo es ms susceptible a robos o malos manejos que los bienes de dominio privado (activos
fijos).
El inventario de materiales y suministros en la Administracin Central, como ente jurdicocontable, estar distribuido en varias localidades (ministerios, poderes, entes gubernamentales), lo
cual involucrara un mayor riesgo en esa rea que una Entidad que tiene concentrado su inventario
en una sola localidad
Una entidad que procesa su informacin por medios automatizados sofisticados, como el caso del
SIGFA Central, puede presentar mayor riesgo por la falta de indicios de iniciacin de transacciones
y ausencia de pistas de auditora.
Un rubro o una cuenta que incluya clculos complejos es ms susceptible a errores que una cuenta
que incluya slo clculos sencillos.

En s, el riesgo inherente implica predecir donde son ms o menos probables los errores, las
desviaciones o las irregularidades, en los segmentos de los estados financieros o de las operaciones. Su
evaluacin se inicia durante la etapa de obtencin de informacin bsica y continua a lo largo de toda
la auditora. Algunos de los factores a considerar en la evaluacin de riesgo inherente son:

La naturaleza de las actividades y operaciones de la Entidad, lo cual comprende el tipo de servicios


que presta, la complejidad para prestarlos en la mejor forma (variedad, volumen, dispersin), la
situacin general de la economa, restricciones legales, las polticas y prcticas financieras,
susceptibilidad a que ocurran hechos fraudulentos o de corrupcin, la dependencia o relaciones
mantenidas con otras entidades (sistema bancario, organismos internacionales de crdito etc.)
La naturaleza de los componentes o segmentos, lo cual incluye considerar el tipo de transacciones
procesadas, su simplicidad o complejidad, el valor cuantitativo que posee (saldos y /o
movimientos), la susceptibilidad a interpretaciones errneas de normas, la heterogeneidad de las
partidas que los conforman
La naturaleza del sistema de informacin, que involucra la existencia de medios automatizados
para procesar la informacin, la configuracin de dicho sistema, la utilizacin de software
especializado, la oportunidad o extemporaneidad de los informes financieros, tcnicos y
administrativos.

El riesgo inherente, al igual que los otros componentes del riesgo, debe ser evaluado y calificado bien
sea en forma cuantitativa o cualitativa, por ejemplo utilizando porcentajes. Sin embargo, es igualmente
vlido definirlo en trminos de un rango, como por ejemplo riesgo bajo (B), cuando el riesgo es
mnimo; riesgo medio o intermedio (M), cuando el riesgo es moderado o riesgo alto (A), cuando existe
una gran posibilidad de que se presenten errores, desviaciones o irregularidades.
Si el auditor llega a la conclusin que existe una alta probabilidad de errores, al ignorar el control
interno, llegara a la conclusin que el riesgo inherente es alto. El control interno se ignora al evaluar el
riesgo inherente porque se considera en forma separada en el modelo de riesgo de auditora, lo evala
como riesgo de control, y por tal motivo se tratar en la segunda etapa de la Auditora de los Sistemas
de Administracin y Control Interno (Anlisis del Diseo y Comprobacin del Funcionamiento), junto
con el riesgo de deteccin o de descubrimiento.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

24

Contralora General de la Republica

La evaluacin de los factores que conllevan riesgo inherente afecta la cantidad de evidencia que se
tendra que acumular e influye en la forma en que se dispondrn los esfuerzos para reunir dicha
evidencia entre los diferentes segmentos de la auditora. La relacin entre riesgo inherente y la
evidencia a obtener es directa, es decir, entre mayor sea el riesgo, mayor ser la evidencia que habr
que recopilar, adems de considerar otras medidas como la asignacin de personal ms experimentado
al rea o ciclo y dedicar mayores esfuerzos de supervisin del trabajo de auditora.
2.1.4.2 Definicin de ciclos para el anlisis
Normalmente, los ciclos en que se segmentan las operaciones que lleva a cabo una entidad de
servicios y/o empresa productiva son los de ingresos; pagos o desembolsos; produccin, costo de
produccin e inventarios; tesorera; nmina y beneficios al personal y, proyectos de inversin. La
importancia relativa de los ciclos de transacciones y la existencia de riesgos de auditora (inherente
y de control) dentro de ellos, son los factores preponderantes a tomar en cuenta para realizar la
seleccin de los ciclos que se van a analizar y comprobar (ver Grfico No 4, en la siguiente
pgina).
Por ltimo, es muy factible que en el transcurso de la obtencin de informacin bsica se
vislumbren debilidades o deficiencias en los sistemas de administracin y control interno; sin
embargo, el auditor no deber emplear tiempo tratando de recopilar la evidencia vlida y suficiente
para respaldar el hallazgo, ms bien tomar nota para evaluar el riesgo de auditora existente y
consecuentemente se consideren al momento de elegir los ciclos de transacciones a analizar y
comprobar.

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25

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PROCESO PARA LA DEFINICION DE CICLOS DE TRANSACCIONES


PARA EL ANALISIS

SEGMENTACION DE LAS
ACTIVIDADES U OPERACIONES EN
CICLOS DE TRANSACCIONES

INGRESOS
PAGOS O DESEMBOLSOS
PRODUCCIN, COSTOS DE
PRODUCCIN E INVENTARIOS
TESORERA

NMINA Y BENEFICIOS AL
PERSONAL

NO

ALGN(OS) CICLO(S)
ES (SON)
IMPORTANTE(S)
CUALITATIVAMENTE?
CUANTITATIVAMENT
E?

SI

SE
DESCARTA
SU ANLISIS

NO

EXISTE
OTRA
RAZN
VLIDA
PARA
DECIDIR SU
ANLISIS?

NO

ALGN(OS) CICLO(S)
PRESENTA (N)
RIESGO DE
AUDITORA MEDIO Y
ALTO
INHERENTES?
DE CONTROL?
INCUMPLIMIENTO DE
NORMAS?

SI
SI
DEFINICIN DE CICLOS
PARA ANALIZAR SU DISEO

GRFICO NO. 4

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26

Contralora General de la Republica

2.2

ETAPA II - ANALISIS DEL DISEO Y COMPROBACION DEL FUNCIONAMIENTO

Estudiar la forma en que se ha estructurado un sistema de administracin en funcin del control


requiere un profundo conocimiento, tanto de los objetivos como de los elementos o componentes
del mismo sistema. Adicionalmente, cada Entidad u Organismo segn su objeto social y
caractersticas ir conformando la estructura de sus sistemas de administracin incluyendo las
Normas Tcnicas de Control Interno vigentes.
La importancia de esta etapa radica en que el auditor gubernamental va a obtener la evidencia
necesaria para decidir el enfoque de auditora, es decir, le ayudar a determinar si su examen se
basar en un enfoque de pruebas de cumplimiento o se basar en pruebas sustantivas, en el caso de
una auditora financiera o para determinar reas crticas para ser auditadas, al detectar debilidades
en los sistemas de administracin, tratndose de una auditora operacional.
Consecuentemente, con base en el anlisis del diseo de los sistemas, el auditor gubernamental
podr tomar decisiones en primera instancia, sobre la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditora que aplicar para alcanzar el objetivo general de la auditora, las cuales
podrn ser confirmadas o modificadas considerando el resultado de la comprobacin del
funcionamiento de tales sistemas.
Esta segunda etapa se divide bsicamente en dos sub-etapas o fases: la primera, el anlisis del
diseo de los sistemas propiamente dicho y la segunda, la comprobacin de su funcionamiento.
2.2.1

PRIMERA FASE: ANALISIS DEL DISEO DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION

Para llevar a cabo la primera fase de la Etapa II, se aplica el mtodo por objetivos o ciclos de
transacciones con el propsito de conocer en mayor detalle como se han dispuesto las actividades,
procesos, procedimientos y funciones para cada uno de los ciclos en particular y para los sistemas
de administracin en general, y de esta forma determinar si dentro de los mismos se han adoptado
las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI).
Derivado de lo anterior, el auditor podr identificar los controles que se consideran claves para el
buen funcionamiento de los sistemas y tambin podr identificar las deficiencias que puedan
presentar los mismos. El anlisis del diseo por ser una labor considerada como trabajo de campo
est a cargo principalmente del Encargado y de los Asistentes de Auditora y hacia el final de la
fase requiere mayor participacin del Supervisor y Director Especfico de Auditora, aportando su
criterio y experiencia.
Las labores a realizar en esta fase son: (1) levantamiento de informacin sobre los ciclos, (2)
anlisis del diseo y (3) identificacin de controles clave y deficiencias y documentacin de
resultados (ver Grfico No 5, en la siguiente pgina)

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27

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ANALISIS DEL DISEO

NIVEL DE AUDITOR
RESPONSABLE

REVISIN DE LA
SEGREGACIN DE
FUNCIONES
CONTESTACIN

LEVANTAMIENTO DE
INFORMACIN SOBRE LOS
CICLOS

ENCARGADO Y
ASISTENTES

ANALISIS DEL
DISEO

ENCARGADO Y
ASISTENTES

DE

CUESTIONARIOS

IDENTIFICACIN
DE CONTROLES
CLAVE

IDENTIFICACIN
DE
DEFICIENCIAS

SUPERVISOR,
ENCARGADO Y
ASISTENTES

DOCUMENTACIN DE
RESULTADOS

ENCARGADO Y
ASISTENTES

RECOMENDACIONES

DIRECTOR ESPECFICO
SUPERVISOR Y
ENCARGADO

GRFICO NO. 5

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28

Contralora General de la Republica

2.2.1.1

Levantamiento de informacin sobre los ciclos

Despus de decidir cuales son los ciclos de transacciones que se analizarn y comprobarn, se
procede a levantar la informacin de como funcionan.
Es importante antes de iniciar cualquier relevamiento, tener claro cual es el punto de partida de cada
ciclo, las actividades y procesos que abarca y la culminacin o cierre del mismo. Por ejemplo, el
ciclo de nmina y beneficios al personal rene las actividades y procesos referidos al registro de
asistencia del personal (control de entradas / salidas diaria del trabajo), la acumulacin peridica del
tiempo realmente trabajado, las novedades de nmina que surgen durante el perodo (vacaciones,
licencias, transferencias, retiros), la elaboracin de la nmina del perodo (liquidacin del sueldo
neto a pagar), la revisin y aprobacin de la nmina, el registro contable y presupuestario, el pago al
personal, el pago de retenciones y aportes a las instituciones correspondientes (DGI, INSS, INATEC
etc.) y por ltimo, la constitucin y/o pago de indemnizaciones cuando aplique.
2.2.1.1.1

Recopilacin de informacin

La primera fuente de consulta la constituyen los manuales, instructivos y los diagramas de flujo que
tenga documentados la Entidad u organismo sobre los procedimientos a seguir en cada operacin y
proceso. Como lo que interesa al auditor gubernamental es obtener conocimiento y comprensin
de como operan los sistemas en la actualidad, es decir a la fecha de la visita, es importante que
indague sobre la actualizacin, vigencia y aplicabilidad de dichos documentos. En caso de que no
existan o si los mismos no estuvieran actualizados o no se aplican el auditor tendr que hacer el
levantamiento de la informacin mediante:

Entrevistas con los funcionarios apropiados que conocen y ejecutan las operaciones
Observacin de los procedimientos que se siguen en la prctica
Inspeccin de los documentos que se utilizan o que se emiten
Inspeccin de los registros que se emplean
Revisiones analticas de la informacin que produce el sistema

Para los procesos efectuados a travs de computadora, y dependiendo del grado de sofisticacin y
complejidad que presenten, se deber evaluar la participacin de un especialista que est
familiarizado con el tipo de sistema, a fin de hacer ms gil la obtencin de la informacin y hacer
ms eficiente la ejecucin de esta fase.
2.2.1.1.2

Utilizacin de flujogramas

Una vez obtenida la informacin bsica, se debe proceder a preparar un flujograma que ilustre o
represente grficamente los diferentes componentes del sistema y permita visualizar en l los
elementos del sistema de control. No sobra decir que en caso de que la Entidad disponga de
flujogramas como parte de sus manuales o aisladamente, se deben aprovechar, mejorando la
utilizacin del tiempo.
La preparacin de flujogramas debe entenderse para todos los subsistemas o ciclos de transacciones
que se consideren importantes por la complejidad de los procedimientos y la importancia de las

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

29

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transacciones manejadas en l. Para aquellos ciclos considerados sencillos puede no ser necesario
preparar flujogramas, ilustrndolos mediante descripciones narrativas u otra tcnica vlida. Esta
decisin deber tomarla el Director Especfico, el Supervisor y el Encargado de la auditora.
En el Anexo No 4, se incluye mayor informacin sobre la utilizacin de la tcnica de
flujogramacin.
2.2.1.1.3

Ejecucin de pruebas de recorrido

Posteriormente, para convalidar los diagramas de flujo existentes en la Entidad u Organismo, o los
preparados por el auditor gubernamental, se emplea la tcnica de "Prueba de Recorrido" que
consiste en tomar una pequea muestra de transacciones u operaciones que recientemente se hayan
procesado en un sistema, efectuando un recorrido a travs de las diferentes dependencias, archivos y
registros (bases de datos) y personas que intervinieron en el proceso, para confirmar que el sistema
documentado est vigente y operando. Consecuentemente, esta prueba proporciona seguridad de
que las conclusiones van a orientarse hacia el sistema con que est trabajando la Institucin en ese
momento.
En el Anexo No 5, se comenta ms ampliamente la ejecucin de las pruebas de recorrido.
2.2.1.1.4

Preparacin de cuestionarios de control interno

Con la validacin de la exactitud del diagrama que ilustra el flujo de las operaciones, a travs de la
prueba de recorrido, el auditor ha adquirido un conocimiento ms profundo de como se procesan las
transacciones, proveyndole suficiente informacin para preparar los cuestionarios de control
interno especficos para los ciclos y para los sistemas, que posteriormente servirn para documentar
su anlisis.
Hay que mencionar que los cuestionarios debern ser diseados recogiendo en l las Normas
Tcnicas de Control Interno y las disposiciones y normas legales que le sean aplicables a las
actividades que se desarrollan y a los sistemas que se pretenden analizar. El diseo de las preguntas
que componen un cuestionario de control interno no es tarea fcil, ya que la contestacin incluye
comparar la forma de diseo actual del sistema vs. un modelo deseado, por tal razn debern ser
preparados por el Encargado, con apoyo del Supervisor y del Director Especfico de Auditora.
En el Grfico No 6, incluido en la siguiente pgina, se ilustra el proceso para el levantamiento de
informacin sobre los ciclos, que se acaba de explicar.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

30

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PROCESO PARA EL LEVANTAMIENTO DE


INFORMACION SOBRE CICLOS

EXISTEN
MANUALES
Y/O
FLUJOGRAM
AS DEL
CICLO

NO
LEVANTAMIENTO DE
INFORMACION

SI

SE
ENCUENTRA
N
ACTUALIZA
DOS Y EN
EJECUCIN?

ENTREVISTAS
OBSERVACIN DE PROCEDIMIENTOS
INSPECCIN DE DOCUMENTOS
INSPECCIN DE REGISTROS
REVISIONES ANALTICAS

NO
FLUJOGRAMA
DEL CICLO

SI
PRUEBA DE
RECORRIDO

SE HA
OBTENIDO
SUFICIENTE
COMPRENSI
N DE LOS
SISTEMAS Y
DE LOS
CICLOS?

NORMAS TCNICAS DE
CONTROL INTERNO PARA
EL SECTOR PBLICO

NO

SI

PREPARACIN DE
CUESTIONARIOS DE
CONTROL INTERNO

DISPOSICIONES Y NORMAS
LEGALES QUE REGULAN LA
ACTIVIDAD Y LOS
SISTEMAS

GRFICO NO. 6

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

31

Contralora General de la Republica

2.2.1.2
2.2.1.2.1

Anlisis del diseo


Revisin de la segregacin de funciones

La primera labor que se lleva a cabo en el anlisis del diseo, es la de revisar la segregacin de
funciones, la cual est contemplada como norma especfica considerada dentro de las NTCI,
constituyndose en uno de los controles ms importantes en el Sistema de Organizacin
Administrativa. En ese sentido al definir lo que un funcionario debe hacer o por lo que debe
responder, se debe procurar que dicho funcionario no pueda controlar todas las etapas del
procesamiento de una transaccin ya que ello impedira que otros funcionarios detecten potenciales
errores o irregularidades ocurridas en el sistema. Por consiguiente al apreciar la forma en que se
han asignado las funciones o deberes el auditor debe estar atento a identificar que el trabajo de los
funcionarios sea verificado en lnea por otros funcionarios, sin perjuicio del control interno
posterior.
En la prctica se debe considerar que al menos las funciones de iniciar una transaccin (por
ejemplo: decidir y aprobar la compra de bienes), registrar la transaccin (por ejemplo: contabilizar
el pago, la incorporacin del bien en los libros y el mantenimiento del registro permanente de los
bienes) y custodiar los bienes (manejar fsicamente su entrada y salida y supervisar el inventario de
los mismos), deben estar asignadas a funcionarios diferentes, inclusive dentro de unidades
operativas distintas o partes de un sistema o ciclo de transacciones.
Los cuestionarios de control interno, prevn responder preguntas sobre si el diseo de los sistemas
incluye la segregacin apropiada de funciones; por ello se considera necesario que en el propio
flujograma del ciclo de transacciones se pueda demostrar que se est dando cumplimiento a la
NTCI respectiva, o de lo contrario se deber preparar un papel de trabajo que le permita al auditor
formarse un criterio especfico en tal sentido y contestar dichas preguntas. En este ltimo caso se
debe preparar un cuadro de anlisis de segregacin de funciones, en el cual se establezca una
correspondencia entre la secuencia de las principales operaciones de un sistema y las unidades o los
funcionarios que efectan las operaciones. Al establecer tal relacin se puede visualizar si existen
funciones incompatibles en trminos de lo expuesto en esta seccin, e inclusive detectar indicios de
congestin de labores en una unidad o funcionario, lo cual podra indicar problemas de eficacia y de
eficiencia.
2.2.1.2.2

Contestacin de cuestionarios

La segunda labor dentro del anlisis del diseo es la de contestar los cuestionarios de control
interno. Dichos cuestionarios estn conformados por un grupo de preguntas cuyo objeto es ayudar al
auditor en la evaluacin del diseo de los Sistemas de Administracin y Control Interno. El
desarrollo de los cuestionarios junto con los resultados de las pruebas de recorrido hechas sobre las
descripciones y los flujogramas y el anlisis de la segregacin de funciones, debern usarse como
base para identificar los riesgos de control y determinar la naturaleza y alcance de las pruebas de
transacciones para la comprobacin integral del sistema.

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32

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Como ya se explic anteriormente, para estudiar los sistemas de administracin se debe utilizar
como mtodo el anlisis de las operaciones en ciclos de transacciones homogneas, pudindose
preparar y contestar cuestionarios con preguntas sobre la existencia de controles en cada ciclo. Los
cuestionarios para cada ciclo en general han sido desarrollados por la profesin de contadores
pblicos a nivel internacional. En todo caso los Supervisores y los Encargados de Auditora sern
responsables por adecuarlos a la medida de cada Entidad con la aprobacin de los Directores
Especficos de Auditora.
La contestacin de cuestionarios para cada ciclo constituye una valiosa herramienta para reforzar el
criterio de las respuestas a las preguntas de los cuestionarios especficos para cada sistema de
administracin, los cuales se ilustran en el anexo No 6 y han sido preparados tomando como
modelo de comparacin las Normas Tcnicas de Control Interno relativas a los sistemas de
administracin.
Los cuestionarios se disean de tal manera que las respuestas "SI" evidencien la existencia de algn
tipo de control sobre la operacin definida y las respuestas "NO" indiquen que no existe el control
definido en la pregunta, es decir que existe una deficiencia; tal respuesta por s misma o unida a
otras respuestas "NO" revelan riesgos de inexistencia de control. Cuando la auditora de los
sistemas de administracin y control interno forme parte de una auditora de estados financieros, las
respuestas "NO", directamente deber evaluarse por los riesgos de distorsin de los saldos de las
cuentas y con base en dicha evaluacin, para aquellas cuentas afectadas por la deficiencia se deber
formular la estrategia de pruebas sustantivas.
2.2.1.3 Identificacin de controles clave y deficiencias y documentacin de resultados
2.2.1.3.1

Control clave

Para continuar con el proceso de auditora es necesario definir que es un control clave. En primer
lugar, el concepto de control ha evolucionado notablemente. Si bien se conservan sus propsitos de
prevenir y detectar eventos no deseados, modernamente se ha complementado su significado,
considerando que: un control es cualquier accin dispuesta por una entidad para mejorar la
probabilidad de que los objetivos y metas establecidos sean logrados. La administracin de una
entidad planea, organiza y dirige la realizacin de acciones suficientes para proveer seguridad
razonable de que los objetivos y metas sern cumplidos. En consecuencia el control es el resultado
de una adecuada planeacin, organizacin y direccin.
Partiendo de la anterior definicin podemos decir que un control clave es aquel procedimiento,
tcnica u grupo de tcnicas que siempre que funcionen bien, ayudarn a que el sistema o ciclo de
transacciones produzca informacin confiable y/o ayude a evitar o a detectar oportunamente errores
o irregularidades importantes y que adems, proporcione al auditor satisfaccin de auditora
relevante, en comparacin con otros controles o procedimientos que ejecuta la Entidad.
Dicho de otra forma, el auditor decide que un control es clave, porque considera que si dicho
control no funciona como est previsto, podran producirse errores o irregularidades materiales en
perjuicio de los recursos de la Entidad y del Estado, incluyendo la distorsin de los datos
consignados en la informacin financiera; por tanto, ser aquel control sobre el cual el auditor
deposite un grado importante de confianza sobre su eficacia, antes de someterlo a prueba en la
prctica.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

33

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En tal sentido, las NAGUN prevn la imposibilidad por parte del auditor gubernamental, de
verificar todas las transacciones de un perodo, teniendo en cuenta el costo-beneficio de la auditora,
y por tal razn, normalmente debe estar dispuesto a dar una confianza a los controles clave,
decidiendo examinar parte y no la totalidad de las transacciones ocurridas.
Comprender la relacin de los controles con los objetivos de auditora es esencial para identificar
los controles clave. Los Directivos establecen controles para alcanzar una variedad de objetivos
del ente, muchos de los cuales no estarn relacionados con los objetivos de auditora. Si el auditor
gubernamental intenta identificar los controles clave preguntndose Qu controles existen? Es
muy probable que se seleccionen y prueben ms controles que los necesarios.
Para ello la identificacin de los controles debe encauzarse en funcin de los objetivos que el
auditor quiere alcanzar, es decir preguntndose qu controles tiene el sistema, que se relacionen
con los objetivos de auditora? Por ejemplo, en una auditora financiera, los controles considerados
clave sern aquellos que coadyuven en mejor forma para que las manifestaciones hechas por la
administracin a travs de los estados financieros, que se convierten en objetivos especficos para el
auditor (existencia, integridad, derechos y obligaciones, valuacin y, presentacin y revelacin),
sean vlidas.
La documentacin de los controles clave, usualmente se hace al efectuar el levantamiento de
informacin sobre el ciclo de transacciones y al evaluar el diseo. Resulta muy prctico sealar en
los mismos flujogramas aquellas tcnicas o procedimientos de control que puedan ser catalogados
como clave para el auditor; dicha identificacin se podr realizar marcndolo con una doble C
(CC). Por otra parte, bsicamente cada pregunta de un cuestionario representa un cuestionamiento
sobre la existencia de un control. Por tanto, cada respuesta "SI" del cuestionario indicar que se
est ante un potencial control clave, el cual deber cumplir con las dos condiciones de su definicin
para documentarse como tal y ser sometido a prueba en la prctica.
En el captulo 1, numeral 1.2 Naturaleza y Objetivos del Control Interno se explicaron los
objetivos generales de un sistema de este tipo, partiendo de su propia definicin. Dichos objetivos
en el proceso de diseo de cualquier sistema de controles deben especificarse para las diferentes
clases de transacciones en el flujo de operaciones de una Entidad.
Sin precisar los objetivos especficos no es posible hacer un diseo adecuado de procedimientos o
tcnicas de control interno, ni tener un modelo de comparacin para evaluar su funcionamiento. En
sistemas bastante desarrollados es posible que la misma administracin en sus manuales haya
identificado tanto los objetivos como las tcnicas de control para alcanzarlos; sin embargo esto no
es frecuente y por ello el auditor gubernamental a la vez que subdivide las operaciones de una
Entidad en ciclos de transacciones, tambin debe identificar los objetivos para cada ciclo, teniendo
en cuenta como directriz el conjunto de objetivos generales del control interno.
Para el logro de los objetivos especficos, los sistemas de administracin deben incluir requisitos o
tcnicas de control tambin especfico o a la medida de cada operacin; es decir actividades o
procedimientos ordenados de tal forma que contribuyan a alcanzar los objetivos. Tales tcnicas se
clasifican como tcnicas de validacin, de aseguramiento o perfeccin, de reejecucin y de
especializacin funcional.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

34

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De validacin: comprenden los mecanismos de autorizacin, comparacin y verificacin del


cumplimiento.
De aseguramiento o perfeccin: incluyen la numeracin secuencial, la verificacin aritmtica,
los totales de control, los archivos de pendientes y las listas de recordatorio
De reejecucin: referidas a la doble verificacin y al control previo
De especializacin funcional: dadas por la segregacin de funciones, el acceso restringido, la
supervisin ejercida por la auditora interna

Teniendo en cuenta la relacin entre objetivos y tcnicas de control, se analiza en cada ciclo, si
existen las tcnicas y si todas las tcnicas sern suficientes para atender los objetivos.
El cuadro que a continuacin se incluye a manera de ejemplo, el cual tambin puede servir para
documentar los controles clave, est dividido en dos grandes columnas: la primera, est dedicada a
listar las principales tcnicas de control de un ciclo, las cuales por consiguiente constituyen los
atributos del sistema que se comprobar y la segunda, est dedicada a los objetivos del control
interno.
El punto de cruce entre tcnicas de control y objetivo, indicar la existencia de un potencial control
clave para el logro de los objetivos de la auditora en los cuales se centraliza la atencin o nfasis de
auditora. Se debe recordar que un control clave puede estar contribuyendo al logro de ms de un
objetivo y que ello debe documentarse.

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35

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DOCUMENTACION DE OBJETIVOS DE CONTROL


Y TECNICAS DE CONTROL
(SEGMENTO DE EJEMPLO PARA UN CICLO DE INGRESOS)
Objetivos
TCNICAS DE CONTROL

1. Se cuenta con un presupuesto


aprobado de ingresos por los
diferentes conceptos.
2. Mensualmente se analiza la ejecucin
del presupuesto y se toman medidas.
3. Existen
polticas,
normas
y
procedimientos por escrito para la
liquidacin, recaudo y registro de los
ingresos.
4. La liquidacin de los servicios
prestados se hace con base en el tipo
de servicio y las tarifas aprobadas
para el mismo.
5. Se revisan peridicamente las tarifas y
se aprueban oficialmente.
6. Todas
las
liquidaciones
se
documentan en formularios con
numeracin preimpresa y se someten
a la aprobacin del jefe de la seccin.
7. Para todo ingreso se emite un recibo
oficial debidamente sellado y
registrado en tesorera.
8. Se realizan conciliaciones bancarias
entre las liquidaciones emitidas y los
recibos oficiales de ingreso.
9. Todos los ingresos se depositan en los
bancos al siguiente da hbil.
10. Se verifica por parte de los
funcionarios independientes que todos
los ingresos recaudados en tesorera
fueron oportunamente depositados en
las cuentas bancarias.
11. Se
prepararan
conciliaciones
bancarias
mensualmente,
por
funcionarios independientes de la
custodia y registro del efectivo y se
investigan y ajustan las partidas
conciliatorias.
12. Se practican arqueos de fondos
peridicamente

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

CUMPLIR
METAS

OBSERVAR
POLTICAS

EXACTITUD
INFORMAC.

SALVAGUAR
. RECURSOS

PROMOVER
EFICIENCI
A

36

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2.2.1.3.2

Deficiencias de control interno

De otra parte, en los cuestionarios las respuestas "NO" indicarn que el diseo del sistema no
contempla un mecanismo o norma de control y por lo tanto es muy probable que no se alcancen los
objetivos del control interno o que no se est dando adecuado cumplimiento a las disposiciones y
normas legales que regulan la actividad de la Entidad.
En tales casos, siempre y cuando la deficiencia sea importante, considerando tanto factores
cualitativos (naturaleza del asunto, su incidencia en otros ciclos u operaciones, presencia de
irregularidades etc.) como factores cuantitativos (monto de las posibles prdidas o errores), y si su
efecto no se encuentra mitigado con la ejecucin de otros controles alternos, ser necesario
documentar una deficiencia o hallazgo de auditora. Para tal efecto, a cada pregunta que se deba
responder "NO" se escribe un nmero, para posteriormente documentar en una planilla de
hallazgos las razones de la respuesta "NO". A cada respuesta "NO" le corresponder un nmero
distinto. Al mismo tiempo, en las planillas de hallazgos se dejar evidencia de la referencia al
papel de trabajo de donde se extrajo la respuesta "NO", es decir del ndice que le correspondi al
cuestionario de control donde apareci la respuesta negativa y del nmero de la pregunta
correspondiente.
La documentacin de las deficiencias encontradas en el diseo de los sistemas deber incluir como
mnimo:

Encabezado: identificando el tema o asunto que se va a tratar


Criterio: es decir la norma que deba cumplirse o lo que se esperaba se cumpliera al menos en
el diseo.
Condicin: lo que se encontr en la prctica; en el caso del diseo, ser que se carece de un
determinado mecanismo o se aparta del cumplimiento de la norma.
Causa: las explicaciones de los niveles de responsabilidad (sujetas a verificacin por el auditor)
sobre las razones de no cumplir la norma o no tener el mecanismo de control deseado
Efecto: El riesgo de exposicin por no lograr los objetivos del control, es decir el posible
impacto de la deficiencia en las operaciones de la Entidad
Recomendacin: para evitar las consecuencias mencionadas en el efecto
Comentarios: del auditado en cuanto a la aceptacin o no de la existencia de la deficiencia. o
los compromisos que adquiere para la correccin, citando el cargo del funcionario que se
encargar de ejecutar la recomendacin.

En la Parte IV El informe de Auditora Gubernamental, se dan mayores pautas y lineamientos


para la conformacin y redaccin de las deficiencias. En todo caso, la informacin consignada
como deficiencias en las planillas de hallazgos, deber reunir los requisitos de una buena
comunicacin, redactando claramente las ideas y sin extenderse innecesariamente en detalles
intiles.
2.2.1.3.3

Documentacin de resultados

Todas las deficiencias, documentadas en las planillas de hallazgos, debern someterse a revisin de
calidad por parte del Encargado, Supervisor y Director Especfico de Auditora, ya que ellas son la
base del informe con observaciones, conclusiones y recomendaciones que se deber emitir como
resultado de la auditora.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

37

Contralora General de la Republica

Una vez concluido este paso ya se cuenta con bastante materia prima para emitir un informe parcial
que abarque exclusivamente las deficiencias o debilidades encontradas en los sistemas de
administracin. La decisin de emitir un informe parcial estar a cargo del Director General y del
Director Especfico de Auditora con base en la informacin suministrada por el Supervisor y el
Encargado, teniendo en cuenta la importancia de los asuntos a tratar y la oportunidad de
comunicarlos.
Como culminacin de esta primera fase, dentro de la segunda etapa de la auditora de los sistemas de
administracin, el auditor gubernamental deber formular una conclusin sobre la eficacia del diseo de los
Sistemas de Administracin y Control, de conformidad con las Normas Tcnicas de Control Interno, tal y
como se ilustra a continuacin:

INSTITUTO NICARAGENSE DE SEGURIDAD SOCIAL


CONCLUSION SOBRE EL ANALISIS DEL DISEO DEL SISTEMA DE TESORERIA
Basados en los resultados de las pruebas de auditora documentadas en.......... concluyo que el
sistema de tesorera del Instituto Nicaragense de Seguridad Social es eficaz en su diseo (o
parcialmente eficaz o ineficaz), teniendo en cuenta que las Normas Tcnicas de Control
Interno han sido consideradas (o han sido parcialmente consideradas o no han sido
consideradas) en su estructura. Vase deficiencias del sistema en........ (referencia a P/T)
Firma y fecha

En el Grfico No. 7, que se incluye a continuacin, se ilustra el proceso para la identificacin de


controles clave y deficiencias en el diseo de los sistemas, labor que est a cargo de los mismos
niveles que realizan las pruebas de recorrido, es decir, los Asistentes con experiencia, los
Encargados y los Supervisores de Auditora.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

38

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PROCESO PARA LA IDENTIFICACION DE CONTROLES CLAVE,


DEFICIENCIAS Y COMUNICACION DE RESULTADOS
REVISIN DE SEGREGACIN DE
FUNCIONES

CONTESTACIN DE
CUESTIONARIOS

AYUDA A
OBTENER
INFORMACIN
CONFIABLE O A
EVITAR O
DETECTAR E. O I.
IMPORTANTES?

NO

NO

EL CONTROL
INTERNO CUMPLE
SON SUS
OBJETIVOS?

QUE NO AMERITA
INFORMARLO

NO ES
CONTROL
CLAVE

SI

PROPORCIONA
SATISFACCIN
DE AUDITORA
RELEVANTE?

SE DISPONE EN P/T

NO
SI

NO

NO
LA DEFICIENCIA ES
IMPORTANTE:
CUANTITATIVAMENTE?
CUALITATIVAMENTE?

SI

SE CUMPLE
CON LAS
DISPOSICIONE
S Y NORMAS
LEGALES?

SI
CONTROL
CLAVE

DOCUMENTAR
EN P/T

ARCHIV
O
CORRIEN
TE

SI
SUSTENTAR LA
DEFICIENCIA
CONDICIN
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIN
COMENTARIO DEL
RESPONSABLE

DOCUMENTACIN DE
LOS RESULTADOS

CONCLUSIONES

HALLAZGOS

ARCHIV
O
CORRIEN
TE

GRFICO NO. 7

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

39

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2.2.2

SEGUNDA FASE: COMPROBACION DEL FUNCIONAMIENTO

El proceso de anlisis del diseo de los sistemas de administracin y control proporciona una
primera conclusin referida a la eficacia en el diseo de los sistemas; sin embargo, no constituye
evidencia suficiente para aseverar que su operacin fue efectiva.
Por lo tanto, en esta segunda fase dentro de la misma Etapa II, se requiere que el auditor examine
transacciones efectuadas por la Entidad, en cada uno de los ciclos documentados en el anlisis del
diseo, para establecer si en la prctica los sistemas funcionaron para alcanzar los objetivos del
Sistema de Control Interno, siendo este el propsito de esta fase. Los pasos a seguir comprenden:
1. La formulacin y diseo de la estrategia de comprobacin, referida a la determinacin de la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar, con base en
aspectos tales como la evaluacin del riesgo de auditora (riesgo de control y riesgo de
deteccin) y los objetivos de la auditora, requiriendo de la participacin de los niveles
superiores del equipo de auditora, es decir, del Director Especfico, Supervisor y Encargado de
Auditora.
2. La preparacin, lectura y entendimiento de los programas de auditora, relacionados con la
elaboracin de los programas que han de ejecutarse una vez definidos el tipo de pruebas, la
cantidad y el perodo que abarcan; esta labor estar a cargo del Supervisor y Encargado. Del
mismo modo involucra el entendimiento de tales programas por parte de quienes los ejecutarn,
es decir de los Asistentes.
3. El desarrollo y documentacin de las pruebas llevadas a cabo de conformidad con lo dispuesto
en los programas de auditora, estando esta labor a cargo del Encargado y Asistentes.
4. La evaluacin y documentacin de resultados, referida a la ponderacin que se realiza sobre la
evidencia obtenida como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora y la
conformacin de una conclusin sobre la efectiva operacin de los controles clave durante el
perodo revisado. Esta labor estara a cargo del Supervisor, Encargado y Asistentes que
ejecutaron los procedimientos.
En el Grfico No 8, que incluye en la siguiente pgina, se ilustra los diferentes procesos que se
deben llevar a cabo como parte de la comprobacin del funcionamiento, as como los niveles de
auditor, responsable por cada una de ellas.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

40

Contralora General de la Republica

COMPROBACION DEL FUNCIONAMIENTO

1
PRUEBAS
SUSTANTIVAS

NIVEL DE
AUDITOR
RESPONSABLE

SI
NO

CONTROL
INTERNO
SLIDO?

OBJETIVOS DE
AUDITORA
CONTROLES
CLAVE
RIESGOS
VOLUMEN DE LAS
OPERACIONES
PROCEDIMIENTOS
DE AUDITORA

OBJETIVOS
PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIONES
LEGALES
TIEMPO
RESPONSABLE

SI

AUDITOR
A
FINANCIER
A?

DIRECTOR
ESPECFICO
SUPERVISOR Y
ENCARGADO

NO

FORMULACIN Y DISEO
DE LA ESTRATEGIA DE
COMPROBACIN

PREPARACIN DEL
PROGRAMA DE
AUDITORA

AUDITORA
ESPECIAL

DIRECTOR
ESPECFICO
SUPERVISOR Y
ENCARGADO

SUPERVISOR Y
ENCARGADO

LECTURA Y
ENTENDIMIENTO DEL
PROGRAMA

DESARROLLO Y
DOCUMENTACIN DE
LAS PRUEBAS

EVALUACIN Y
DOCUMENTACIN DE
RESULTADOS

ASISTENTES

ENCARGADO Y
ASISTENTES

SUPERVISOR,
ENCARGADO
Y ASISTENTES

ARCHIV
O
CORRIEN
TE

GRFICO NO. 8

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

41

Contralora General de la Republica

2.2.2.1

Formulacin y diseo de la estrategia de comprobacin

Con la conclusin de la primera fase de la Etapa II, el auditor gubernamental posee dos tipos de
informacin vitales para continuar con el proceso de la auditora: los controles clave y las
deficiencias que se han encontrado dentro de los ciclos de transacciones y por ende dentro de los
sistemas.
Dichos elementos unidos a los objetivos especficos de la auditora y la evaluacin del riesgo de
auditora en sus tres componentes (inherente, de control y de deteccin) le permiten formular y
disear la estrategia para llevar a cabo la comprobacin, que en otras palabras consiste en definir la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora que se aplicarn para lograr el
objetivo general de la auditora de la manera ms eficiente y eficaz posible.
En ocasiones, los controles clave que se encuentran dentro de un sistema a una fecha determinada,
pueden haber sufrido modificaciones durante el perodo retrospectivo que abarca el examen, por
cambios en los procedimientos que vena siguiendo la Entidad. El auditor durante el levantamiento
de informacin sobre los ciclos y durante el anlisis del diseo deber indagar sobre cualquier
modificacin que se haya presentado y en el caso de que hayan ocurrido deber informarse sobre la
magnitud, caractersticas y fecha en que sucedieron.
2.2.2.1.1

Evaluacin del riesgo de auditora

El siguiente paso consiste en traducir las deficiencias halladas en trminos de riesgo de control y
proceder a calificar el nivel de riesgo, tomando en consideracin el impacto que puedan tener en la
distorsin de la informacin o en la ocurrencia de desviaciones, errores o irregularidades en las
operaciones que se realizan.
Para ello, al igual que en el riesgo inherente, se emplea la siguiente escala: bajo (B) en la que el
riesgo es mnimo; medio o intermedio (M), cuando el riesgo es moderado; alto (A), cuando hay una
gran posibilidad de que se presenten errores, desviaciones o irregularidades que no sean detectadas
y/o corregidas oportunamente por el control interno.
El efecto de la calificacin del riesgo de control en el enfoque de auditora traera como
consecuencia:

Riesgo bajo B, por el cual se haran revisiones analticas y comprobaciones de controles


clave suficientes para confirmar el juicio de riesgo bajo
Riesgo medio o intermedio M, por el cual se efectuaran pruebas de cumplimiento
orientadas a establecer que las deficiencias no ocasionaron errores o irregularidades
importantes.
Riesgo alto A, por el cual se prescindira de hacer pruebas de cumplimiento a los sistemas y
se sugerira efectuar una revisin especial, o en el caso de una auditora financiera se
programaran pruebas sustantivas de amplio alcance.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

42

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El riesgo de control disminuye en la medida en que aumenta la eficacia del diseo y funcionamiento
del control interno y por tanto, alcanza sus objetivos. Sin embargo, el riesgo de control nunca
desaparece totalmente, an cuando se alcancen todos los objetivos del control interno, debido a las
limitaciones inherentes a cualquier sistema de este tipo.
De otro lado, el riesgo de deteccin o de descubrimiento disminuye en la medida en que aumenta la
eficacia de los procedimientos de auditora aplicados por el auditor: Una parte del riesgo de deteccin
se origina entre otros factores, en el hecho de que normalmente no se examina la totalidad de las
operaciones y transacciones que realiza una Entidad u Organismo (riesgo de muestreo), y otra parte se
origina por la posibilidad de seleccionar un procedimiento de auditora inadecuado, aplicar
incorrectamente el procedimiento, o interpretar errneamente los resultados obtenidos.
La determinacin de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora, as como
la evaluacin del resultado de dichos procedimientos deben basarse entre otros aspectos en el concepto
de riesgo de auditora. Para tal efecto se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Los riesgos inherentes y de control existen en forma independiente de la auditora, la funcin del
auditor gubernamental consiste en evaluarlos adecuadamente, lo cual en la prctica puede hacerse
en forma independiente o combinada. En el caso del riesgo de control el auditor debe aplicar las
pruebas de cumplimiento necesarias para probar los controles en los que depositar su confianza.
Por el contrario, el riesgo de deteccin lo establece el auditor gubernamental al determinar la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora, es decir, que este riesgo est
bajo su control, mientras que los otros dos tipos de riesgo no.
El riesgo de deteccin se debe establecer en relacin inversa a los riesgos inherentes y de control.
A menor riesgo inherente y de control, mayor puede ser el riesgo de deteccin que acepte el auditor
(pruebas ms sencillas, alcances menores, etc.). Sin embargo, para las cuentas o grupos
significativos de transacciones, no se pueden eliminar totalmente las pruebas sustantivas an
cuando los riesgos inherentes y de control sean bajos. De otro lado, a mayor riesgo inherente y de
control, menor ser el riesgo de deteccin que acepte el auditor (mayor combinacin de pruebas,
alcances ms extensos, menor rango de error tolerable etc.). A continuacin se muestra una tabla
que ilustra la interrelacin que existe entre los tres componentes del riesgo de auditora
RIESGO
DE
CONTROL
RIESGO
INHERENTE
ALTO
MEDIO
BAJO

ALTO

MEDIO

BAJO

BAJO
BAJO
MEDIO

BAJO
MEDIO
ALTO

MEDIO
ALTO
ALTO

El rea sombreada de la tabla se refiere al riesgo de deteccin. Como puede verse, si el auditor
gubernamental evala los riesgos inherentes y de control como altos, est obligado a establecer
un riesgo de deteccin bajo para que el riesgo total de auditora siga siendo aceptable.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

43

Contralora General de la Republica

La evaluacin del riesgo de auditora puede ir cambiando durante el curso de la misma. Por
ejemplo, en la etapa de planeacin el auditor gubernamental puede estimar que los riesgos
inherentes y de control son bajos. Sin embargo, despus de aplicar los procedimientos de auditora,
puede concluir que dichos riesgos eran en realidad medios o altos. En este caso, tendr que ampliar
el alcance de sus procedimientos, o llevar a cabo procedimientos adicionales, que le permitan
reducir el riesgo de deteccin a niveles aceptables.
2.2.2.1.2

Muestreo de auditora

Cuando el enfoque de la auditora est dirigido a realizar pruebas de cumplimiento durante un


perodo preestablecido, despus de haber evaluado el riesgo de auditora (inherente, de control y de
deteccin), el auditor gubernamental deber definir la estrategia como se efectuarn dichas pruebas,
lo que implica tomar decisiones sobre el mtodo de muestreo y los procedimientos de
comprobacin ms eficientes para lograr el objetivo.
El auditor, debe partir del principio de seleccin de muestras, ya que la auditora del 100% de
transacciones es antieconmica y solo en casos muy especiales habr que desarrollarla.
El muestreo en auditora de cumplimiento debe orientarse a evaluar la calidad del sistema en forma
aleatoria sin considerar la importancia relativa de los montos de las transacciones; se trata de
formarse un juicio sobre la frecuencia con la cual ocurre o no ocurre un control en la totalidad de
transacciones que hayan tenido lugar durante un lapso, basados en la aplicacin de procedimientos
de auditora a menos de la totalidad de dichas transacciones.
El mtodo de muestreo podra ser a criterio o utilizando tcnicas estadsticas. La decisin sobre qu
tipo de muestreo usar depende de varios factores entre los cuales se incluyen: la calificacin
preliminar del nivel de confianza del sistema, el volumen de transacciones procesadas, el
ordenamiento de las unidades de muestreo, etc. La decisin final sobre el mtodo de muestreo
deber ser tomada por el Director Especfico de Auditora. El mtodo de muestreo influir en:
a. La determinacin del tamao de la muestra
b. La seleccin de las unidades de muestreo
c. La interpretacin de los resultados.
Definido el mtodo de muestreo, se deber determinar por uno u otro mtodo el tamao de la
muestra, es decir el nmero de unidades de muestreo sobre las cuales se efectuar la comprobacin,
de tal modo que dicho nmero sea suficiente como para que el auditor se forme un juicio sobre la
totalidad del universo de transacciones.
En la decisin del tamao de una muestra es importante que los responsables por la determinacin
de la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas de cumplimiento, consideren el impacto del
Riesgo de Muestreo el cual es una de las caractersticas del Riesgo de Deteccin y consiste
bsicamente en la probabilidad de que la muestra seleccionada y las conclusiones que de ella se
extraigan al examinarla, no sean representativas del comportamiento del universo, lo cual
conducira a una conclusin incorrecta sobre el universo. El riesgo de muestreo incluye dos
posibilidades:

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44

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El riesgo de concluir que un sistema es confiable cuando en realidad no lo es, y


El riesgo de concluir que el sistema de control no es confiable cuando en realidad lo es.

De otra parte, la seleccin de los procedimientos de comprobacin est ntimamente ligada con los
controles clave que se quiere comprobar, y con los objetivos de auditora para cada prueba. Es
primordial que al escoger los procedimientos para cada ciclo de transacciones, se incluya la
comprobacin de los controles clave que corresponden a cada sistema de administracin.
Una vez definido el tamao de muestra el Auditor decidir que es lo que se debe comprobar en cada
unidad de muestreo. As decidir por ejemplo:

Cerciorarse de la existencia del documento interno que sustenta la transaccin unidad de


muestreo y de los documentos que a su vez lo soportan.
Verificar que las transacciones hayan sido revisadas y aprobadas (control interno previo) y que
tales funciones se llevaron a cabo en forma apropiada.
Comprobar la inclusin de la transaccin en registros contables, en informes operativos y
gerenciales.
Verificar el adecuado proceso de la informacin y el cumplimiento de rutinas de validacin y
actualizacin efectuadas por los programas que conforman las aplicaciones computacionales.

2.2.2.1.3

Documentacin de la estrategia

De otra parte, las decisiones sobre la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de
auditora a ejecutar, para llevar a cabo la comprobacin del cumplimiento de los controles de los
sistemas, se debern resumir en una matriz denominada Estrategia de Auditora como la que se
muestra a continuacin.
Ms adelante, en el Grfico No 9, se ilustra el proceso seguido para la formulacin y diseo de la
estrategia de comprobacin que se ha explicado hasta este punto.

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45

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ESTRATEGIA DE AUDITORIA
(SEGMENTO DE EJEMPLO PARA UN CICLO DE INGRESOS)
CICLO DE

FACTORES DE RIESGO Y

TRANSACCIONES

CONTROLES CLAVE

RIESGO

EVALUACION
DEL RIESGO

Factores De Riesgo
1.

No existe supervisin sobre


los datos recolectados por las
cuadrillas de lectura de
medidores.

a.

Datos
de
consumos
inexactos con
posibles
prdidas
por
facturaciones
menores

ESTRATEGIA DE AUDITORIA

1.

Seleccionar una muestra


de
facturas
por
consumo,
emitidas
durante el periodo para
examinar los atributos
de control consideran do
un nivel de confianza
del 95% un PMDT del
4% y un PCO del 1%.

2.

Con apoyo de un
especialista
en
informtica efectuar la
revisin general de los
controles en el rea
informtica.

3.

Someter a revisin la
aplicacin automatizada
de facturacin con la
colaboracin de un
especialista,
comprobando lo adecuado de
los
programas
de
computo.

4.

Comprobar la gestin de
cobro adelantada para
todas las cuentas con
atraso superior a tres
meses
y para
la
facturacin de enero,
marzo y junio.

Alto

CICLO DE INGRESOS

Los
ingresos
se
originan
en
la 2.
prestacin del servicio
de agua potable y
alcantarillado durante
enero junio ascienden
a C$1.000.000.
Existen 1.000 usuarios:

100 industriales

300 comerciales

600 domsticos.
3.
En el perodo se
han emitido 6.000
facturas

b.
Posibilidad
de
efectuar
modificaciones no autorizadas
a las tablas de tarifas incluidas
en el sistema y a la base de
datos de usuarios.

Alto
volumen
de
transacciones y documentos
emitidos.

El ciclo comprende
los siguientes procesos:

Lectura de
medidores
Anlisis del
consumo y
prefacturacin
facturacin,
cobranza y
recaudo.

4.

Lenta rotacin de cuentas por


cobrar de usuarios, existiendo
atrasos de hasta 6 meses.

c.

d.

Facturacin de
servicios
a
tarifas
incorrectas
y
modificaciones
de datos de
usuarios y de
saldos
adeudados.
Dispersin de
la informacin
y
mayor
dificultad para
seleccionar
muestra
representativa
Insuficiente
capital
de
trabajo
para
atender
las
operaciones y
prdida
de
bienes.

Medio

Bajo

Medio

Controles Clave
1.

El sistema compara las


cantidades
de
consumo
reportadas en los ltimos tres
meses,
estableciendo
su
razonabilidad o incoherencia.

2.

Cada mes se verifica la


inclusin de todas las facturas
en los registros contables y
listados de usuarios.

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46

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PROCESO DE FORMULACION Y DISEO DE LA ESTRATEGIA DE


COMPROBACION

LOS C.C.
ESTUVIERON
VIGENTES
DURANTE EL
PERODO A
AUDITAR?

NO

OBTENER INFORMACIN
SOBRE CAMBIOS

SI
EVALUACIN DEL
RIESGO DE AUDITORA

AUDITORA ESPECIAL
O PRUEBAS
SUSTANTIVAS EN
CASO DE AUDITORA
FINANCIERA

SI

EL RIESGO DE
AUDITORA ES
ALTO?

NO
OBJETIVOS DE
AUDITORA
TIPO DE MUESTREO
DEPENDIENDO DE:

NIVEL DE

CONFIANZA
VOLUMEN DE

TRANSACCIONES
ORDENAMIENTO
DE LAS UNIDADES

DETERMINACIN DE LA
NATURALEZA, ALCANCE
Y OPORTUNIDAD DE LAS
PRUEBAS DE
CUMPLIMIENTO

ESTRATEGIA

GRFICO NO. 9

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47

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2.2.2.1.4

Revisin de sistemas automatizados

En el desarrollo del SIGFA, tanto a nivel CENTRAL como a nivel LOCAL, se ha concebido la
utilizacin de un componente informtico con tcnicas avanzadas de procesamiento y de
comunicacin de datos, que van desde el empleo de computadoras personales dispuestos en red con
acceso en lnea / tiempo real a los programas, archivos y bases de datos, hasta la transmisin de
datos a larga distancia a travs de mdem, con el fin de consolidar la informacin financiera a
nivel de Gobierno Central (ministerios, poderes y entes gubernamentales).
En este sentido, el Auditor debe estar preparado para auditar y evaluar dicho componente y es por
ello que en la obtencin de informacin bsica recopila datos, en forma preliminar, sobre la manera
como est estructurado organizacionalmente, la naturaleza de la configuracin del hardware y
software y la naturaleza y alcance del sistema. Desde luego no se pretende que el auditor sea un
experto en informtica, pero es necesario que posea suficientes conocimientos como para entender
el ambiente en que se desarrolla la informtica en el SIGFA, la forma en que opera, la manera
como se procesa la informacin y las reas sensibles o crticas del proceso.
Clarificados los anteriores aspectos, y considerando los objetivos de la auditora, el Auditor podr
evaluar la conveniencia de contar con un especialista en informtica para estudiar y revisar el
componente, con alguno de los enfoques que a continuacin se mencionan o haciendo una
combinacin de los mismos, dependiendo de las circunstancias:
a. Revisin de los controles generales :
El propsito de esta revisin es establecer si existe un marco de control global en el componente de
informtica y sobre las actividades que desarrolla, que proporcione un nivel razonable de certeza de
que se logran los objetivos de control interno. En este caso se examinan aspectos tales como:

Controles de organizacin y administracin: segregacin adecuada de funciones


(administracin de la base de datos, desarrollo de programas, mantenimiento de programas,
operaciones, transmisin de datos, biblioteca etc.). Existencia de polticas y procedimientos
relativos a funciones de control (manuales, instructivos, reglamentos etc.).
Controles de desarrollo de sistemas en produccin y controles de mantenimiento: diseo,
pruebas, ajustes, implementacin y documentacin de sistemas nuevos o que se hayan revisado.
Cambios a aplicaciones y programas en produccin. Acceso a documentacin de sistemas.
Controles de operacin de computadoras: el sistema es usado para propsitos autorizados
nicamente. El acceso a las operaciones y procesos que realiza la computadora es restringido.
Solamente se usan programas autorizados. Los errores de proceso son detectados y corregidos
oportunamente.
Controles de software: autorizacin, aprobacin, pruebas, implementacin y documentacin de
software de sistemas nuevos y modificaciones. Restriccin de acceso a software y
documentacin de sistemas a personal autorizado.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

48

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Controles de entrada de datos y de programas: estructura de autorizacin sobre las


transacciones que alimentan al sistema. El acceso a datos y programas est restringido a
personal autorizado.
Controles de respaldo: respaldo de datos y programas en otro sitio: procedimientos de
recuperacin para casos de siniestros. Provisin para procesamiento externo en caso de desastre.

b. Revisin de los controles de aplicacin:


Esta revisin tiene como objetivo establecer si existen controles especficos que proporcionen
razonable seguridad de que todas las transacciones fueron autorizadas, registradas y procesadas
completamente, con exactitud y oportunidad. Para tal efecto, se examinan aspectos tales como:

Controles sobre datos de entrada: las transacciones son autorizadas apropiadamente antes de
introducirlas al sistema. Las transacciones son convertidas a una forma legible por la
computadora y registradas en los archivos de datos. Las transacciones no se pierden, duplican o
cambian antes de su inclusin en el sistema. Las transacciones incorrectas son rechazadas,
corregidas y, si es necesario se vuelven a introducir.
Controles sobre el procesamiento y sobre los archivos de datos: las transacciones,
incluyendo aquellas generadas por el sistema, son procesadas apropiadamente. Las
transacciones no se pierden, aaden, duplican o cambian durante el proceso. Los errores de
proceso son identificados y corregidos oportunamente.
Controles sobre los datos de salida: los resultados del procesamiento son exactos. El acceso a
los datos de salida est restringido a personal autorizado. Los datos de salida son distribuidos al
personal autorizado oportunamente.

Los controles generales y los de aplicacin son interdependientes, debido a que la operacin de los
primeros es esencial para la eficacia de los segundos. Por ejemplo, el especialista en informtica, al
revisar los controles de procesamiento, verifica que el diseo de los programas en produccin
incluya rutinas de validacin y edicin tales como controles de campos faltantes, de lmite o
razonabilidad, de balanceo, etc. y comprueba que tales rutinas y programas corren adecuadamente.
Como su verificacin la realiza en el momento en que efecta los procedimientos, obtiene
satisfaccin de auditora nicamente de lo que sucede en esa fecha.
Sin embargo, si los controles generales referidos al acceso restringido al software son dbiles, los
programas pudieron haber sufrido modificaciones durante el perodo bajo revisin, con lo cual
decae la validez de la evidencia. Por lo tanto, se recomienda revisar el diseo de los controles
generales antes de hacer lo propio con los de aplicacin.
c. Ejecucin de datos de prueba
La tcnica de datos de prueba consiste en alimentar datos, por ejemplo una muestra de
transacciones, al sistema con que opera la Entidad, con el fin de comparar los resultados obtenidos
con resultados predeterminados, probando el software para obtener satisfaccin de que los
controles y funciones de procesamiento operan correctamente.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

49

Contralora General de la Republica

Cuando se emplean tcnicas de datos de prueba, las transacciones de prueba son normalmente
procesadas por los programas de la computadora de un modo no productivo, o sea, en forma
separada del procesamiento normal. Las transacciones de prueba son registradas y actualizadas en
archivos simulados o archivos para copia de datos (es decir, no se utilizan los archivos de la
Entidad). Si se llegara a procesar datos de prueba en el procesamiento normal de la Entidad, el
auditor deber asegurarse de que las transacciones de prueba sean posteriormente eliminadas de los
registros y archivos de la Entidad.
La tcnica de datos de prueba fue desarrollada para probar controles y funciones de procesamiento
como los que se indican a continuacin:

Ingreso de transacciones significativas o de otro tipo de informacin, por ejemplo: cantidades,


precios y montos de las facturas de proveedores
Aprobacin de transacciones, por ejemplo: aprobacin interactiva (a travs de una pantalla) de
rdenes de compra o transferencias y desembolsos de fondos por medios electrnicos
Clculos, por ejemplo: sumas, multiplicaciones, amortizaciones
Cotejamientos, por ejemplo: cantidades de informes de recepcin con las facturas. Totales
calculados con totales de control
Extraccin de informacin de los archivos, por ejemplo: obtener cantidades para nuevos
pedidos o costos de determinados tems de existencias.
Actualizacin de archivos, por ejemplo: agregar, modificar o eliminar informacin almacenada
en archivos electrnicos.
Clasificacin de la informacin en un orden determinado
Modificacin del formato de los datos para permitir su transferencia entre sistemas
Impresin de informes o lectura de informacin por pantalla, por ejemplo: transacciones
rechazadas, tales como facturas de proveedores cuyas cantidades no coinciden con las de los
informes de recepcin.

El uso de este procedimiento no requiere de conocimientos tcnicos profundos del procesamiento u


operacin de la computadora pero s requiere que se comprenda el diseo del sistema, incluidos los
controles y funciones de procesamiento. Al emplearse la tcnica debe tenerse en cuenta los siguientes
aspectos:

Las transacciones deben ser diseadas a la medida para cada sistema


Solo es necesario probar una vez cada control y funcin de procesamiento, ya que normalmente
se puede confiar en la consistencia del procesamiento que realiza la computadora, siempre que
existan controles generales satisfactorios.
Una vez desarrollados, los datos de prueba pueden volver a ser usados en auditoras sucesivas,
siempre y cuando los programas de la aplicacin no hayan sufrido modificaciones, de lo
contrario, los datos de prueba tambin tendrn que ser modificados.
Cuando los datos de prueba deban cubrir un amplio alcance, su desarrollo y ejecucin pueden
requerir bastante tiempo. Por lo tanto, el auditor debe ser selectivo y solamente llevar a cabo
pruebas sobre los controles y funciones en los que se desea confiar (controles clave).

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

50

Contralora General de la Republica

Los resultados reflejarn las condiciones del momento en que se ejecutaron los datos de prueba.
Normalmente se requerir obtener evidencia de que los controles y las funciones de
procesamiento fueron protegidas de cambios no autorizados durante el perodo bajo examen.
Es menester asegurarse de que se prueben copias vlidas de los programas en produccin que se
emplearon durante todo el perodo bajo examen.

Si se ha decidido confiar en los controles y funciones de procesamiento que realiza la computadora


en una determinada aplicacin o programa, el uso de tcnicas de datos de prueba puede ser la
manera ms efectiva de probar la continua eficacia de dichos controles u funciones.
Ahora bien, se espera que los miembros del equipo de auditora comprendan el componente de
informtica lo suficientemente bien como para determinar su impacto sobre el SIGFA bien sea
Central o Local. La utilizacin de un especialista en informtica no exime al auditor de la necesidad
de tener suficientes conocimientos en computacin como para poder comunicarle al especialista los
objetivos de su trabajo, participar en la identificacin de los procedimientos de auditora que sern
aplicados por los especialistas y evaluar los resultados de los procedimientos ejecutados.
En el Grfico No 10, que se incluye a continuacin, se ilustra la forma como se utilizan este tipo de
tcnicas:

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51

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PROCESAMIENTO DE DATOS DE PRUEBA

CREACIN
TRASCRIPCI
N

DE

COPIA

ARCHIVO
DE PRUEBA

DEL
PROGRAMA

DATOS DE
PRUEBA

ARCHIVO
DE
PRUEBA

PROGRAM
A QUE
UTILIZA
LA
ENTIDAD

PROGRAM
A DE
PRUEBA

EJECUCIN DEL
PROGRAMA DE PRUEBA

INFORMES
ARCHIVO DE
DATOS
PERMANENT
ES DE
PRUEBA

GRFICO NO. 10

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

52

Contralora General de la Republica

2.2.2.2

Preparacin, lectura y entendimiento del programa de auditora

Teniendo en cuenta las decisiones tomadas en el paso anterior, el Supervisor y el Encargado


elaborarn los programas de auditora en donde se muestre para cada ciclo: los objetivos de
auditora, los procedimientos de comprobacin detallados para alcanzar los objetivos, las
disposiciones y normas legales que se debieron cumplir por parte de la Entidad u Organismo y los
requerimientos de evidencia sobre elaboracin y supervisin del programa.
Los programas de auditora se debern preparar teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

Seguir en lo posible el orden en que ocurren los procesos y procedimientos dentro de la Entidad,
de tal forma que el Asistente de Auditora pueda llevar a cabo su trabajo con mayor eficiencia, al
efectuar sus comprobaciones con la misma lgica en que ocurren las operaciones.
Precisar los documentos, archivos y registros que utiliza la Entidad, as como las
comparaciones, clculos, verificaciones, inspecciones etc. que tendrn que realizarse para cada
transaccin, es decir debern elaborarse a la medida de cada Institucin.
Considerar el grado de experiencia y entrenamiento que posee el Auditor que los ejecutar, ya
que dependiendo de ello podrn contener un mayor o menor grado de detalle.
Establecer el presupuesto de horas requeridas para desarrollar cada programa, indicando en l el
tiempo que est previsto para su desarrollo.
En lo posible adaptar los ya existentes, lo cual redundar en mayor eficiencia para su
preparacin

En todo caso, los programas de auditora deben ser revisados y aprobados por el Director Especfico
de Auditora antes de ser puestos en ejecucin, con el fin de asegurar que concuerdan con la estrategia
de auditora y que adems, el enfoque y alcance de las pruebas son adecuados.
Una vez culminada la preparacin de los programas, los Auditores, Asistentes o ejecutantes,
debern leerlo y asegurarse de que han aclarado las inquietudes sobre los objetivos, el contenido y
el tiempo disponible para la ejecucin. De igual forma el Supervisor y el Encargado deben
asegurarse de que los Asistentes que los ejecutarn se hayan familiarizado suficientemente con el
programa de auditora y con la estructura del sistema que van a someter a prueba.
En el Grfico No 11, que se incluye a continuacin, se ilustra los pasos a seguir durante el proceso
de preparacin, lectura y entendimiento de los programas de auditora.

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53

Contralora General de la Republica

PROCESO PARA LA PREPARACION, LECTURA Y ENTENDIMIENTO DEL


PROGRAMA DE AUDITORIA

EXISTE ALGN
PROGRAMA QUE
PUEDA SER
UTILIZADO CON
MODIFICACIONES
MENORES?

SI

NO
PREPARAR PROGRAMA CON BASE EN:

OBJETIVOS DE AUDITORA
PROCEDIMIENTOS SELECCIONADOS Y
COMBINACIN DE PRUEBAS DE OTROS
CICLOS
DISPOSICIONES Y NORMA LEGALES

UBICACIN DE LOS ARCHIVOS


ORDEN DE LOS PROCEDIMIENTOS
BUSCANDO EFICIENCIA
RESPONSABLE DE LA EJECUCIN

REVISIN Y APROBACIN DEL PROGRAMA


ANTES DE SU EJECUCIN

LECTURA, ACLARACIN DE DUDAS Y


ENTENDIMIENTO DEL PROGRAMA

GRFICO NO. 11

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

54

Contralora General de la Republica

2.2.2.3

Desarrollo y documentacin de las pruebas

Durante esta labor se obtiene y analiza el material de prueba y se documentan los resultados. En
ella los auditores irn a las bases de datos, archivos o registros, efectuarn la seleccin de la
muestra segn lo indicado en la estrategia de la auditora y obtendrn la evidencia que les permitir
confirmar o desvirtuar la eficacia del sistema.
El anlisis de cada transaccin consistir en la verificacin del cumplimiento de los controles
internos previos y posteriores diseados para el sistema, catalogados como controles clave; el
auditor inspeccionar los documentos, los comparar con otros, verificar su inclusin en registros,
comprobar autorizaciones, establecer la razonabilidad de la operacin, etc.
Una prueba de auditora tpica de cumplimiento de controles, es verificar la presencia de iniciales que
indican una verificacin independiente (revisin) de algn procedimiento requerido por el personal de
la Entidad (ej. cantidad, precio y fecha de las facturas de venta). La factura puede ser correcta an si la
verificacin independiente no tuvo lugar (iniciales ausentes) porque el empleado que hizo la factura se
desempe correctamente. La factura puede ser incorrecta an en presencia de las iniciales porque el
segundo empleado en realidad no llev a cabo la verificacin. Por esta razn, es importante que el
auditor reconstruya la forma como debi operar el control clave con la documentacin de sustento que
se acompaa, y efecte las recalculaciones y operaciones del caso, para cerciorarse que el control
clave s funcion como estaba previsto, en la transaccin seleccionada.
Si el control que se encuentra bajo examen se aplica a transacciones individuales, el auditor debe
cerciorarse de que la transaccin es veraz, de que se cumplieron con las disposiciones y normas
legales que le eran aplicables, que se registr correctamente y que es razonable de acuerdo con el
conocimiento que tiene de las actividades y operaciones de la Entidad u Organismo. Es por esto que
las pruebas de cumplimiento incluyen generalmente, procedimientos de pruebas sustantivas y
proporcionan tanto evidencia de cumplimiento como evidencia sustantiva.
Si bien la ejecucin de un plan de muestreo para pruebas de cumplimiento por lo general no debera
presentar mayores problemas, existen ciertas dificultades que surgen frecuentemente tales como
documentos anulados, no utilizados o documentos faltantes. Para estos casos se deber proceder de
la siguiente manera:

Documentos anulados: en estas circunstancias, el auditor debe satisfacerse de lo adecuado de


la explicacin dada para haber anulado el documento, cerciorndose que haya sido anulado por
personal autorizado y que los motivos aducidos son legtimos. La preocupacin ms seria es
que haya ocurrido alguna transaccin pero no haya sido registrada porque el documento se
anul. Teniendo en cuenta que muchas veces se sustituye el documento anulado, el auditor
podra examinar la transaccin que la sustituy. Si la transaccin fue anulada adecuadamente y
no se sustituy se deber seleccionar una transaccin adicional para mantener el tamao de la
muestra deseado.
Documentos no utilizados: el auditor debe cerciorarse de que en realidad no haya sido utilizado
y debe sustituir la transaccin por otra. El hecho de que los documentos no se hayan usado en
secuencia correlativa puede indicar que posiblemente el control sobre el uso de documentos no
est funcionando.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

55

Contralora General de la Republica

Documentos faltantes: pueden ser el resultado de errores de archivos o de destruccin o


prdida accidental o deliberada. Las transacciones sin respaldo tienen implicancias de auditora
serias. Lo ideal es que el auditor encontrara respaldo para todas las transacciones de la muestra
aunque sea necesario buscar fuera del sistema normal de archivo. Si finalmente no se pudo
lograr, el auditor supondr que los documentos faltantes son excepciones o desvos a efectos de
evaluar los resultados de la muestra y establecer los indicios de responsabilidad del caso y los
presuntos responsables.

Los papeles de trabajo que documentan las pruebas deben incluir la descripcin de la ejecucin de
los procedimientos llevados a cabo y los resultados de la evaluacin de la muestra. Si se hubiera
utilizado la computadora, la documentacin producida debe incluirse en papeles de trabajo. Los
aspectos a documentar en la ejecucin de un plan de muestreo son los siguientes:

Identificacin del ciclo o sistema que se prob


Objetivos de la prueba
Cmo se llev a cabo la prueba
Definicin del universo y de la unidad de muestreo
Mtodo de seleccin
Definicin de los atributos que se probaron
Factores considerados para la determinacin del tamao de la muestra
Cantidad y clase de excepciones o desvos encontrados

El Grfico No 12, que se incluye a continuacin, ilustra el proceso seguido para el desarrollo y
documentacin de las pruebas de cumplimiento.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

56

Contralora General de la Republica

PROCESO DE DESARROLLO Y DOCUMENTACION DE LAS PRUEBAS

SELECCIN DE LA
MUESTRA

EXAMEN DE LAS TRANSACCIONES


SELECCIONADAS

VERIFICAR QUE SE HAYA

EJECUTADO EL PROCEDIMIENTO DE
CONTROL
VERIFICAR QUE EL MISMO SE
HAYA REALIZADO CORRECTAMENTE

TOMAR DECISIONES FRENTA A:

DOCUMENTOS NO UTILIZADOS
DOCUMENTOS ANULADOS
DOCUMENTOS FALTANTES

DOCUMENTACIN MNIMA DE
LAS PRUEBAS
DEFINICIN DEL UNIVERSO Y DE
LA UNIDAD DE MUESTREO
MTODO DE SELECCIN
DEFINICIN DE LOS ATRIBUTOS
DE CONTROL QUE SE ESTN
PROBANDO
CANTIDAD Y CLASE DE
DESVIOS O EXCEPCIONES
ENCONTRADAS

GRFICO NO. 12

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

57

Contralora General de la Republica

2.2.2.4

Evaluacin y documentacin de resultados

Como se mencion anteriormente el auditor en la comprobacin se ha propuesto formarse un juicio


sobre cumplimiento y eficacia del sistema, examinando menos de la totalidad de las transacciones.
Si utiliz muestreo estadstico, simplemente deber someter sus resultados a la interpretacin de
probabilidad, para concluir el grado de eficacia del sistema, o en su defecto si utiliz muestreo de
criterio deber analizar los resultados para formarse un juicio basado en la importancia relativa de
las desviaciones, las cuales proyectadas a todos los datos, podran evidenciar un alto grado de
incumplimiento e ineficacia.
Los pasos a seguir para la evaluacin de los resultados de la muestra pueden generalizarse en los
siguientes:

Determinar las posibles causas de las excepciones y las implicancias en la auditora: esto se
deber hacer para cualquier desvo encontrado en la muestra, aun cuando los resultados
parezcan aceptables en conjunto. Es posible que alguno de los desvos, tomados
individualmente indique la existencia de operaciones irregulares o incumplimiento de
disposiciones y normas legales que podran acarrear responsabilidades.
Calcular el porcentaje de desvos de la muestra: el porcentaje real de desvos encontrados en
la muestra es la evidencia ms objetiva para el auditor y generalmente es la mejor estimacin
del porcentaje de desvos en el universo. Por lo tanto, al evaluar los resultados de la muestra, se
usa el porcentaje real de desvos que se encontr en la muestra ms un margen por el riesgo de
muestreo para definir la evaluacin. Por ejemplo, una tpica conclusin de evaluacin sera:
existan 2 desvos en una muestra de 100 unidades, un desvo del 2%. Sobre la base de los
resultados de la muestra, a un riesgo de aceptacin incorrecta del 5%, el nivel de desvos del
universo no supera el 5,5%. Este 5,5% es el lmite superior de desvos en el universo.
Determinar si los resultados pueden considerarse aceptables o inaceptables: si el nivel de
desvos es aproximadamente igual o menor que el esperado al disear la estrategia de auditora,
la conclusin ser que los resultados de la muestra respaldan la eficacia del sistema, es decir,
que los controles operaron tal y como se haban concebidos, durante el perodo bajo revisin.
Sin embargo, si el porcentaje de desvos de la muestra es mayor que el esperado, puede existir
una posibilidad importante de que el nivel de desvos en el universo exceda el que se considera
aceptable y el auditor concluir que el sistema no oper efectivamente.

En consecuencia, se preparar una conclusin sobre la eficacia del sistema o su falta de eficacia por
incumplimiento en la prctica, la cual ser confirmada por el Director Especfico de Auditoria, una
vez que haya efectuado su revisin de calidad y se hayan aclarado todas las inquietudes al respecto.
A continuacin se incluye un modelo de lo que podra ser esta conclusin

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

58

Contralora General de la Republica

INSTITUTO NICARAGENSE DE SEGURIDAD SOCIAL


CONCLUSION SOBRE LA COMPROBACION DEL FUNCIONAMIENTO
DEL CICLO DE INGRESOS
Basados en los resultados de las pruebas de auditora documentadas en........., concluyo que
los controles identificados en el ciclo de ingresos del Instituto Nicaragense de Seguridad
Social son eficaces en su funcionamiento (o parcialmente eficaz o ineficaz), teniendo en
cuenta que se cumplieron para las transacciones examinadas (o no se cumplieron en la
totalidad de los casos, o no se cumplieron), durante el perodo comprendido entre el
1/10/9X y el 10/06/9Y. Las excepciones detectadas en el transcurso de la revisin se
describen en........ (referencia a P/T)
Firma y fecha

Como en el caso del anlisis del diseo, el auditor podr encontrar transacciones en las cuales
parte o la totalidad de los atributos del control no se cumplieron. En estas circunstancias,
proceder a documentar sus hallazgos en la misma forma que se sugiri en el numeral 4.2.1.3
Identificacin de controles clave y deficiencias y documentacin de resultados, solo que con
datos adicionales, es decir, con elementos cuantificados sobre los efectos del incumplimiento,
cuando sea aplicable y se pueda estimar razonablemente. A los hallazgos en la fase de
comprobacin del cumplimiento se les llaman excepciones o desviaciones, es decir
incumplimientos de un sistema. El conjunto de excepciones encontradas servirn de base para la
preparacin del informe con recomendaciones para la Entidad con el objeto de mejorar la
eficacia de los Sistemas de Administracin y Control.
En el Grfico No 13, que se incluye a continuacin, se ilustra el proceso para evaluar y
documentar los resultados de la fase de comprobacin del funcionamiento de los sistemas.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

59

Contralora General de la Republica

PROCESO PARA EVALUAR Y DOCUMENTAR LOS RESULTADOS

DETERMINAR LAS POSIBLES


CAUSAS DE LAS DESVIACIONES Y
LAS IMPLICACIONES EN LA
AUDITORA

CALCULAR EL PORCENTAJE DE
DESVO EN LA MUESTRA

DETERMINAR SI LOS RESULTADOS


SE PUEDEN CONSIDERAR
ACEPTABLES O INACEPTABLES

CONCLUIR SOBRE LA

DOCUMENTAR

EFICACIA DEL
CUMPLIMIENTO DEL
SISTEMA

HALLAZGOS

CONDICIN
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIN
COMENTARIO DEL
RESPONSABLE

GRFICO NO. 13

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

60

Contralora General de la Republica

2.3

ETAPA III: COMUNICACION DE RESULTADOS

Esta ltima etapa es la ms importante de todas, sin restar importancia a las anteriores, porque en
ella se elabora y se presenta por escrito el informe con los resultados del examen llevado a cabo, el
cual se espera ayude a la administracin de la Entidad u Organismo en el fortalecimiento y mejora
de sus sistemas para programar, organizar, dirigir y controlar las actividades y operaciones, y por
ende a lograr los objetivos y metas trazadas.
La Norma de Auditora Gubernamental 3.3.1, 4.3.1 y 6.3.1 Informe y Comunicacin de
Resultados, disponen que al finalizar el examen, el Auditor Gubernamental deber presentar por
escrito un informe que describa el alcance y los objetivos de la auditora y contendr los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos relacionados con los objetivos de
la auditora. Adicionalmente, la misma Norma describe los principales componentes que se deben
observar en la estructuracin de los informes. De otra parte, las Normas de Auditora
Gubernamental 3.3.4 y 4.3.3 establecen que los informes de auditora debern elaborarse
completo, exacto, objetivo, claros y concisos.
En el caso de una auditora financiera, el informe sobre el control interno deber considerar la
Norma de Auditora Gubernamental 3.1.3 y por tanto contendr las siguientes afirmaciones:

Que se examinaron los estados financieros (se incluir una descripcin de cualquier desviacin).
Que la auditora se realiz de acuerdo con Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua
(NAGUN).
Que se consider el control interno para determinar los procedimientos de auditora, con el fin
de expresar una opinin sobre los estados financieros y no para proporcionar seguridad sobre el
control interno.
Que el establecimiento y mantenimiento del control interno son responsabilidad de la
administracin.
Explicacin de los objetivos y limitaciones inherentes al control interno.
Descripcin de las polticas y procedimientos importantes del control interno.
Descripcin del alcance del trabajo.
Definicin y descripcin de las condiciones reportables observadas.
Descripcin de las debilidades importantes observadas y las recomendaciones correspondientes.

En la parte F de esta seccin El Informe de auditora Gubernamental, se brindan mayores pautas


sobre este tipo de informe.
En el caso de que la Auditora de los Sistemas de Administracin se lleve a cabo como un examen
por separado de cualquier otro tipo de auditora, de igual manera se deber preparar y presentar un
informe como producto final, el cual se conformar siguiendo las directrices fijadas por la Direccin
General de Auditora de la Contralora General de la Repblica, segn las circunstancias. Dicho
informe podra incluir los siguientes aspectos:
2.3.1

CARATULA DE PRESENTACION

En la parte superior de la cartula se incluir el nombre completo de la unidad que llev a cabo la
auditora, firma de auditores o profesionales independientes, por ejemplo:

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61

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA


DIRECCION GENERAL DE AUDITORIAS
En la parte intermedia, el nombre completo de la Entidad u Organismo auditado, el tipo de auditora
que se efectu y la clase de informe que se acompaa, por ejemplo:
INSTITUTO NICARAGENSE DE SEGURIDAD SOCIAL (INSS)
AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION
POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE...... Y EL......
INFORME CON HALLAZGOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En la parte inferior de la cartula se deber indicar la ciudad y la fecha de emisin del informe, por
ejemplo:
MANAGUA, NICARAGUA, 31 DE JULIO DE 200__

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

62

Contralora General de la Republica


2.3.2

INDICE DEL CONTENIDO

Describir la forma como se estructur el informe por captulos, indicando el nmero de pgina
donde se inicia cada uno de ellos. Adems, se incluirn las diferentes recomendaciones que
conforman los distintos captulos, con su correspondiente nmero de pgina, por ejemplo:

INSTITUTO NICARAGENSE DE SEGURIDAD SOCIAL (INSS)


AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION
INFORME CON HALLAZGOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONTENIDO
Pgina
INFORME
1
SISTEMA DE PRESUPUESTO
3

Formulacin del presupuesto y presentacin del anteproyecto


4

Deficiente evaluacin de la ejecucin presupuestaria


5

Cierre del ejercicio presupuestario sin considerar todas las operaciones


7

SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA


9

Organigrama y manual de funciones incompleto


11

Difusin de normas, reglamentos e instructivos


13

2.3.3

INFORME

El informe de Auditora de los Sistemas de Administracin y Control Interno tendr los siguientes
elementos:

Fecha del informe: corresponde a la fecha


instalaciones de la Entidad u Organismo

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de terminacin del trabajo de campo en las

63

Contralora General de la Republica

Destinatario: funcionario que corresponda en la Entidad u Organismo auditado, generalmente


se dirige a la mxima autoridad o al funcionario de la Institucin que haya solicitado la
auditora.
Prrafo introductorio: afirma que se llev a cabo una Auditora de los Sistemas de
Administracin y Control Interno, identificando la Entidad u Organismo y el perodo que abarc
el examen.
Objetivo de la auditora: se describe el propsito del examen.
Prrafos del alcance y metodologa: indicar que el examen se hizo de conformidad con
Normas de Auditora Gubernamental, mencionando los sistemas de administracin y control
que se examinaron y que el trabajo se hizo en dos etapas (anlisis del diseo y comprobacin del
funcionamiento).
Tambin indicar que el examen solo cubre los aspectos observados, no incluyendo
recomendaciones y comentarios que podran resultar de haberse realizado un examen especfico
y exhaustivo. Por ltimo, en caso de que se hayan presentado limitaciones en el alcance se
mencionar tal situacin, explicando en forma sucinta en que consistieron.
Conclusin: se incluir una sntesis de los resultados, concluyendo sobre la eficacia del diseo y
funcionamiento de los sistemas.
Explicacin de resultados: se refiere a la explicacin previa que se hizo del informe a los
responsables de las reas auditadas, indicando la fecha en que se hizo. Lo anterior no exime de
incluir en cada recomendacin el comentario del responsable del rea auditada.
Firma: el informe ser firmado por el Consejo Superior de la Contralora General de la
Republica.

A continuacin se incluye un posible modelo de informe cuando la Auditora de los Sistemas de


Administracin se ha realizado como un examen por aparte de cualquier otro tipo de auditora.

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64

Contralora General de la Republica

31 de julio de 2005
Seor
Lic.............................
PRESIDENTE
INSTITUTO NICARAGENSE DE SEGURIDAD SOCIAL (INSS)
Presente
Estimado Licenciado:
Hemos realizado la auditora de los sistemas de administracin y evaluado el cumplimiento de los controles
identificados en dichos sistemas, vigentes en el Instituto Nicaragense de Seguridad Social, por el perodo
comprendido entre el 1o de octubre de 200X y el 30 de junio de 200X
El propsito de la auditora fue establecer si los sistemas de administracin fueron desarrollados considerando
las Normas Tcnicas de Control Interno, emitidas por la Contralora General de la Repblica,
El examen se efectu de conformidad con Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua (NAGUN) e
incluyo los siguientes sistemas: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Crdito Pblico,
Contrataciones y Administracin de Bienes, Auditora Interna, Programacin de Operaciones, Organizacin
Administrativa y Administracin de Personal.
El trabajo se realiz en dos (2) etapas:
1.

Se examin el diseo de los sistemas de administracin para verificar si la estructura de dichos sistemas
fue desarrollada considerando las Normas Tcnicas de Control Interno, y

2.

Se comprobaron selectivamente las transacciones ocurridas durante el perodo comprendido entre el 1o de


octubre de 200X y el 30 de junio de 200Y, para verificar el cumplimiento de los controles y la legalidad de
las operaciones examinadas.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

65

Contralora General de la Republica


Cabe sealar que el presente informe contiene nicamente los aspectos importantes que llamaron nuestra
atencin, relacionados con el diseo y funcionamiento de los sistemas de administracin.
De acuerdo con los resultados de la auditora mencionada en los prrafos anteriores, concluimos que:

Los Sistemas de Administracin del Instituto Nicaragense de Seguridad Social han sido
diseados (o han sido diseados parcialmente, o no han sido diseados) considerando las Normas
Tcnicas de Control Interno.

Como resultado de la comprobacin del funcionamiento de los controles identificados,


consideramos que son eficaces en la prctica (o son parcialmente eficaces o son ineficaces),
teniendo en cuenta que se cumplieron para las transacciones examinadas (no se cumplieron en la
totalidad de los casos, o no se cumplieron).

Para una mejor comprensin de este informe, los resultados de la auditora se exponen secuencialmente para
cada uno de los sistemas examinados. Dichos resultados fueron explicados al Lic.........................., Director
Administrativo-Financiero, en reunin llevada a cabo el 15 de junio de 200X, incluyendo a continuacin de
cada recomendacin sus comentarios.

Atentamente,

Presidente Consejo Superior


Contralora General de la Repblica

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66

Contralora General de la Republica


2.3.4

PRESENTACION DE HALLAZGOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como se mencion anteriormente, los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se presentaran


agrupadas por sistemas o subsistemas de administracin, es decir, conformando un captulo para
Presupuesto, otro para Contabilidad Gubernamental, otro para Tesorera y as sucesivamente.
Por otra parte, los hallazgos se ordenarn por orden de importancia, dndole un ttulo a cada uno y
debern contener en lo posible, los elementos que los conforman, es decir, la condicin, el criterio,
el efecto, la causa, la recomendacin y los comentarios del responsable.
En consideracin a que el anlisis, as como la comprobacin de los Sistemas de Administracin y
Control se realiza por el mtodo de objetivos o ciclos de transacciones, los hallazgos que surjan
debern asociarse al sistema o subsistema al que pertenecen; por ejemplo, los hallazgos detectados
en el ciclo de nmina y beneficios al personal se incluirn en el Sistema de Administracin de
Personal; los hallazgos del ciclo de ingresos bien podran incluirse en los Sistemas de Tesorera,
Presupuesto o Contabilidad, dependiendo de la naturaleza del asunto; los hallazgos de pagos o
desembolsos bien podran incluirse en los Sistemas de Tesorera, Contrataciones y Administracin
de Bienes, Presupuesto o Contabilidad, igualmente dependiendo de su naturaleza.
La elaboracin del borrador del informe estar a cargo del Encargado de Auditora. Dicho borrador
ser revisado en una primera instancia por el Supervisor y posteriormente por el Director Especfico
de Auditora. La revisin final y aprobacin del informe, antes de la firma del Consejo Superior de
la Contralora General de la Republica, ser responsabilidad del Director General de Auditora.
En la Parte IV de esta seccin El informe de Auditora Gubernamental, se dan mayores
lineamientos y modelos para la preparacin, conformacin y presentacin de este tipo de informes.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

67

Contralora General de la Republica

3.

ORGANIZACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Como se mencion al inicio del captulo 1, la Auditora de los Sistemas de Administracin y


Control se puede realizar en forma independiente o como parte de otras auditoras. Para mayor
orden y claridad, es pertinente que todos los papeles de trabajo referidos a dicha auditora,
exceptuando los elaborados en la Etapa I de Obtencin de Informacin Bsica, se archiven en un
legajo especfico, de los denominados como archivo corriente. Lo anterior se har sin perjuicio de
las informaciones que se puedan requerir en otros archivos, para lo cual simplemente se utilizarn
referencias cruzadas.
Los formularios guas que se desarrollen en la primera etapa, referidos al estudio preliminar, a los
sistemas de administracin y al componente informtico se incluirn en el archivo permanente en la
seccin de Informacin Bsica de Carcter Histrico.
Debido a que el estudio de los Sistemas de Administracin y Control se hace en funcin del control
interno y considerando la estandarizacin de los ndices empleados en otros tipos de auditora,
todas las cdulas se deben denominar con las letras CI, siguiendo la identificacin o
referenciacin sugerida en la Captulo 3 de la Parte II del Manual, denominada Evidencia de
Auditora y Papeles de Trabajo. De esta forma, se tendran las siguientes secciones dentro del
archivo corriente especfico:
ndice sugerido
Documentos generales:

Copia del informe final de la auditora

CI 1

Conclusin general sobre los Sistemas de Administracin y Control

CI 2

Resumen de hallazgos ordenados por sistemas


(Deficiencias y excepciones)

CI - 3

Fase de comprobacin del funcionamiento:


Conclusiones de la comprobacin del funcionamiento para cada
ciclo de transacciones

CI 4

Hallazgos de la comprobacin del funcionamiento (excepciones)

CI 5

Estrategia de la auditora para la comprobacin

CI 6

Programas de auditora de comprobacin para cada ciclo de


transacciones

CI 7

Cdulas donde se evidencian las pruebas de cumplimiento realizadas

CI - 8

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68

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Fase de anlisis del diseo

Conclusin del diseo para cada sistema de administracin

CI - 9

Hallazgos del anlisis del diseo (deficiencias)

CI 10

Cuestionarios de control interno para cada sistema de administracin

CI 11

Cuestionarios de control interno para cada ciclo de transacciones

CI 12

Revisin de la segregacin de funciones (cuando se haya hecho


por aparte)

CI 13

Pruebas de recorrido para cada ciclo de transacciones

CI 14

Flujogramas para cada ciclo de transacciones

CI 15

A su vez, cuando alguna de las anteriores secciones deba ser desglosada en los sistemas de
administracin o en los ciclos se hara de la siguiente manera:
ndice sugerido
Resumen de hallazgos ordenados por sistema de administracin

Sistema de Presupuesto

CI - 3.1

Sistema de Contabilidad Gubernamental

CI - 3.2

Sistema de Tesorera

CI - 3.3

Sistema de Crdito Pblico

CI - 3.4

Sistema de Contrataciones y Administracin de Bienes

CI - 3.5

Auditora Interna

CI - 3.6

Sistema de Programacin de Operaciones

CI - 3.7

Sistema de Organizacin Administrativa

CI - 3.8

Sistema de Administracin de Personal

CI - 3.9

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69

Contralora General de la Republica

Conclusiones de la comprobacin del funcionamiento para cada ciclo de transacciones

Ciclo de ingresos

CI - 4.1

Ciclo de pagos o desembolsos

CI - 4.2

Ciclo de produccin, costo de produccin e inventarios

CI - 4.3

Ciclo de tesorera

CI - 4.4

Ciclo de nmina y beneficios al personal

CI - 4.5

Ciclo de proyectos de inversin

CI - 4.6

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70

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EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION)

ANEXO No. 1

FORMULARIO GUIA PARA LA OBTENCION DE


INFORMACION BASICA

ESTUDIO PRELIMINAR DE LA ENTIDAD

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

71

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)

ANEXO No. 1
OBTENCION DE INFORMACION BASICA ESTUDIO PRELIMINAR DE
LA ENTIDAD
FORMULARIO GUIA

INSTRUCCIONES
El presente formulario gua podr ser utilizado por el auditor como ayuda para efectuar el estudio
preliminar de la Entidad objeto de auditora. A continuacin se imparten algunas instrucciones que
deben ser tomadas en cuenta para que el formulario cumpla su propsito
a. En el caso de que la Contralora General de la Repblica haya ejecutado con anterioridad algn

tipo de examen en la Entidad u Organismo a auditar, se debe consultar y emplear en primer


trmino la informacin que ya existe y que se encuentra archivada en papeles de trabajo.
b. El formulario gua deber ser adaptado dependiendo de las caractersticas y circunstancias propias

de cada Entidad u Organismo y principalmente se deber considerar si se trata del SIGFA Central
o de un SIGFA Local, o si se trata de un Ente incluido dentro de la Administracin Central o de
una Empresa Pblica no Financiera.
c. Si alguno de los espacios previstos en este formulario fuera insuficiente, se deber preparar las

cdulas necesarias para respaldar cada seccin del mismo.


d. Si se encontrara alguna limitacin o impedimento para desarrollar cualquiera de los puntos del

formulario gua, se deber redactar claramente los inconvenientes que se presentaron y/o los
motivos que restringieron la obtencin de la informacin.
e. Es posible que durante la fase del estudio preliminar y comprensin de las actividades surjan

indicios de hallazgos o debilidades en los sistemas de administracin con que opera la Entidad
u Organismo; en estos casos, el auditor no debe perder tiempo en la bsqueda de mayor
cantidad de evidencia, simplemente deber tomar nota de una posible rea crtica para ser
considerada en las siguientes etapas de la auditora.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

72

Contralora General de la Republica

I.

ANTECEDENTES Y ASPECTOS GENERALES

1.

Nombre completo de la Entidad u Organismo y sigla usada


____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

2.

Direccin, telfonos y fax de la oficina principal y de sus dependencias localizadas en sedes


diferentes
Unidad
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________

3.

Direccin
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________

Fax
________
________
________
________
________

Nombre completo, cargo y antigedad en el cargo de los principales directivos, tanto en la


oficina principal como en dependencias localizadas en sedes diferentes
Nombre
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________

4.

Telfono(s)
______________
______________
______________
______________
______________

Antigedad en el
Cargo (meses)
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________

Disposiciones legales de creacin, estatutos y reformas de la Entidad u Organismo


Tipo
Nmero
Fecha
Denominacin
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

5.

Naturaleza de la Entidad u Organismo


a. Objeto social segn las disposiciones legales de creacin, los estatutos y las reformas si las

hubiere
____________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

73

Contralora General de la Republica

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
b. Descripcin general de los bienes producidos y/o servicios prestados

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
II.

MARCO LEGAL

6.

Principales disposiciones legales que reglamentan las actividades que desarrolla la Entidad u
Organismo
Tipo

Nmero

Fecha

Denominacin

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
7.

Restricciones importantes dentro de la actividad que desarrolla la Entidad u Organismo, bien


sean de tipo legal, social o econmico (estatutarias, limitacin en operaciones, control de
precios, restricciones ambientales, fijacin de tasas de inters, impedimentos de endeudamiento
etc.)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

8.

Convenios o contratos importantes que haya celebrado la Entidad u Organismo y que se


encuentren vigentes, especificando como mnimo la naturaleza, objeto, perodo que abarca,
principales compromisos asumidos por las partes, valor, sanciones previstas por
incumplimiento y fecha de suscripcin
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

III.

ORGANIZACION

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

74

Contralora General de la Republica

9.

Obtenga el organigrama donde se visualice la estructura organizacional vigente. En caso de no


existir, grafquelo a nivel de unidades, con base en informacin obtenida de los directivos de la
Entidad u Organismo.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

10.

Indague sobre la composicin de la Junta Directiva, Directorio, Consejo de Administracin o


cualquier estamento al que reporta la mxima autoridad ejecutiva de la Entidad u Organismo.
Averige sobre la existencia de un libro de actas de reuniones de dicho estamento y resuma las
decisiones ms importantes tomadas durante el perodo bajo revisin, y un lapso anterior que
se considere necesario.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

11.

Averige sobre el grado de autoridad y autonoma que posee la mxima autoridad de las
dependencias localizadas en sedes diferentes a la de la oficina principal
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

12.

Indague sobre la existencia de manuales (de organizacin, de responsabilidades y funciones, de


procedimientos, de presupuesto, de contabilidad, de auditora interna etc.) y/o reglamentos e
instructivos internos, e inspeccinelos someramente.
Manual y/o instructivo
Fecha
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

13.

Investigue sobre la relacin de dependencia econmica o administrativa con otras Entidades u


Organismos y su injerencia en las actividades que desarrolla la Entidad objeto de auditora
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

IV.

OPERACIONES E INFORMACION FINANCIERA

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

75

Contralora General de la Republica

14.

Indague con la mxima autoridad sobre la existencia de un documento donde se haya


plasmado la "programacin anual de operaciones", para el ejercicio o perodo a auditar, y la
existencia de informes peridicos de actividades y/o la memoria anual correspondiente, donde
se indique los objetivos logrados. Si existen tales documentos, examnelos y tome nota de los
aspectos ms sobresalientes.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

15.

Obtenga el presupuesto aprobado del ejercicio o perodo a auditar, con las modificaciones que
hayan ocurrido y la correspondiente ejecucin presupuestaria. Indague sobre la existencia de un
documento que analice y explique las variaciones presentadas; de existir obtenga copia, de lo
contrario efecte su comparacin y determine las causas de las principales variaciones.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

16.

Con base en la ejecucin presupuestaria de la gestin o perodo a auditar, extracte la siguiente


informacin, partiendo del rubro ms importante al menos importante
EJERCICIO: ______________
Ingresos
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________

Monto en miles de C$
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________

___________
___________
___________
___________
___________
___________
100

Ingresos
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________

Monto en miles de C$
%
__________________ ___________
__________________ ___________
__________________ ___________
__________________ ___________
__________________ ___________
100

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

76

Contralora General de la Republica

17.

Con base en el anterior anlisis, determine los conceptos ms importantes que se incluyen en
las cuentas ms significativas, reflejadas en la anterior ejecucin presupuestaria, e indague en
forma general sobre los procedimientos operativos, administrativos y contables que se emplean
para procesarlos.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

18.

Indague sobre la frecuencia (mensual, trimestral, semestral, anual) con que se prepararon y
presentaron estados de ejecucin presupuestaria durante el ejercicio o perodo a auditar.
Inspeccione superficialmente su archivo.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

19.

Indague sobre los registros de ejecucin presupuestaria (auxiliares y libros contables), que se
llevaron para acumular todas las operaciones en forma sistemtica y cronolgica.
Inspeccinelos superficialmente y verifique en forma rpida y selectiva que los saldos
concuerden con los mostrados en el estado de ejecucin presupuestaria emitido.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

20.

Cuantifque el volumen de comprobantes internos que se emitieron durante el ejercicio o


perodo a auditar, tomando en consideracin los ms importantes que emplea la Entidad u
Organismo para documentar y sustentar sus habituales operaciones. De no ser posible lo
anterior, explique las limitaciones que se encontraron para no hacerlo.
Tipo de comprobante
Cantidad
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

21.

Inspeccione rpidamente el archivo de los anteriores comprobantes, a fin de percibir si el


mismo es ntegro, ordenado y de fcil acceso. Explique cualquier limitacin encontrada.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

77

Contralora General de la Republica

22.

Relacione las cuentas bancarias con que oper la entidad durante el perodo a auditar.
Banco
_______________
_______________
_______________
_______________

23.

Nmero de cuenta
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________

Uso que se le dio


______________
______________
______________
______________

Establezca el nmero promedio de empleados durante el perodo a auditar y el valor


aproximado de la nmina mensual en ese mismo perodo.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

24.

Tratndose de una Entidad u Organismo que no est incluida dentro de la Administracin


Central y que estuviese obligada a presentar estados financieros (balance general, estado de
resultados, estado de variacin en el patrimonio, estado de flujos de efectivo y notas a los
estados financieros), solicite los correspondientes al ejercicio o perodo a auditar y los del
ejercicio anterior y lleve a cabo la comparacin determinando la causa de las principales
variaciones ocurridas.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

25.

Con base en los estados financieros del ejercicio o perodo objeto de la auditora extracte la
siguiente informacin, a nivel de rubros, partiendo del ms importante, al menos importante:
Activos
______________________
______________________
______________________

Monto en miles de C$
____________________
____________________
____________________
____________________

%
_________
_________
_________
_________

____________________
____________________
____________________
____________________

_________
_________
_________
_________

Monto en miles de C$
____________________

%
_________

100
Pasivos y Patrimonio
______________________
______________________
______________________
100
Ingresos
______________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

78

Contralora General de la Republica

______________________
______________________

____________________
____________________
____________________

_________
_________
_________

____________________
____________________
____________________
____________________

_________
_________
_________
_________

100
Egresos
______________________
______________________
______________________
100
Utilidad o (prdida) del ejercicio
26.

Indague sobre la frecuencia (mensual, trimestral, semestral, anual) con que se prepararon y
presentaron los estados financieros durante el ejercicio a auditar. Inspeccione superficialmente
su archivo.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

27.

Indague sobre los registros de contabilidad (auxiliares y libros contables), que se llevaron para
acumular todas las operaciones en forma sistemtica y cronolgica. Inspeccinelos
superficialmente y verifique en forma rpida y selectiva que los saldos concuerdan con los
mostrados en los estados financieros.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

V.

FINANCIAMIENTO

28.

Grado de dependencia o autonoma financiera. Indique si se financia total o parcialmente con


recursos de naturaleza gubernamental (fondos del Presupuesto General de la Repblica) o si se
autofinancia con recursos provenientes de la venta de bienes y/o servicios. Determine en que
proporcin ocurre para cada caso, con base en la informacin financiera del ltimo ejercicio.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

VI.

CONTROL POSTERIOR

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

79

Contralora General de la Republica

Auditora interna
29.

Si existe unidad de auditora interna en la Entidad a auditar, indague con el jefe sobre el nmero
de auditores con que cuenta la unidad, la forma como se encuentra estructurada, el nivel de
estudios y la experiencia profesional de cada uno.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

30.

Solicite el programa anual de auditora al jefe de la unidad de auditora interna y establezca si


se planific y ejecut alguna revisin o examen que tenga que ver con la auditora que se
tiene previsto realizar.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

31.

En el caso de que se haya efectuado alguna revisin o examen de los mencionados en el


numeral anterior, obtenga copia del (los) informe(s) correspondiente(s), lalo(s) rpidamente y
extracte los principales aspectos considerados all.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Auditora externa

32.

Averige en la CGR e indague con la mxima autoridad de la Entidad, sobre la ejecucin de


auditoras externas de ejercicios anteriores, por parte de entidades diferentes a la Contralora
General de la Repblica (firmas consultoras, Entidad que ejerce supervisin, etc.). En caso de
que se hayan presentado, obtenga copia del (los) informe(s) correspondiente(s), lalo y resalte
los aspectos ms sobresalientes.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

VII.

INFORMACION ADICIONAL

Con base en los datos revelados en el desarrollo de este formulario gua, las entrevistas realizadas con
personal de la Entidad u Organismo y la inspeccin de documentacin, determine cualquier tipo de
informacin adicional importante que se puede requerir para lograr una mejor comprensin de las
actividades de la Entidad u Organismo y obtngala.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

80

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
VIII. REVISION Y APROBACION
Realizado por: __________________________________
Encargado

____________________
Fecha

Revisado por: __________________________________


Supervisor

_____________________
Fecha

Aprobado por: __________________________________


Director Especfico

____________________
Fecha

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION)

ANEXO No. 2

FORMULARIO GUIA PARA LA OBTENCION DE


INFORMACION BASICA

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

81

Contralora General de la Republica

DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
ANEXO No. 2
OBTENCION DE INFORMACION BASICA DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION Y CONTROL
FORMULARIO GUIA

INSTRUCCIONES
El presente formulario gua podr ser utilizado por el auditor como ayuda para obtener informacin
bsica sobre la forma como funcionan los sistemas de administracin y control dentro de la Entidad
u Organismo. Para tal efecto, se contemplan los siguientes subsistemas: Presupuesto, Contabilidad
Gubernamental, Tesorera, Crdito Pblico, Contrataciones y Administracin de Bienes del Estado,
Control Interno Posterior (Auditora Interna), Programacin de Operaciones, Organizacin
Administrativa y Administracin del Personal. A continuacin se imparten algunas instrucciones
que deben ser tomadas en cuenta para que el formulario cumpla con su propsito:
a. La informacin deber ser obtenida en primera instancia a travs de la lectura de manuales,

instructivos o reglamentos que tenga instaurados la Entidad u Organismo sobre sus sistemas de
administracin, cuidando de que efectivamente se encuentren en aplicacin. Si no existieran
documentos de ese tipo, o an cuando existiendo los mismos estuviesen desactualizados, el

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

82

Contralora General de la Republica

auditor tendr que proceder a recopilar la informacin correspondiente, vigente en ese


momento, con el fin de conocer y familiarizarse con la forma como operan los sistemas de
administracin.
b. El formulario gua deber ser adaptado dependiendo de las caractersticas y circunstancias

propias de cada Entidad u Organismo y principalmente se deber tener en cuenta si los sistemas
de administracin objeto del levantamiento de informacin corresponden al SIGFA Central o a
un SIGFA Local si se trata de un Ente incluido dentro de la Administracin Central o de una
Empresa Pblica no Financiera.
c. Las preguntas que se incluyen en este formulario son consideradas bsicas para entender la

forma como operan los sistemas; sin embargo, como parte de su contestacin, pueden surgir
otras preguntas, no incluidas, necesarias para complementar la primera. Por lo tanto, el auditor
no debe limitarse a contestar nicamente los cuestionamientos aqu considerados.
d. El formulario no prev espacio suficiente para contestar la mayora de las preguntas; por tal

motivo, se tendr que hacer uso de cdulas adicionales, cuidando la adecuada identificacin de
cada pregunta con su respectiva respuesta.
I.

PRESUPUESTO

Formulacin
1.

Qu unidad o dependencia dentro de la Entidad u Organismo est encargada de la


formulacin anual del presupuesto y de la preparacin del anteproyecto correspondiente?
Cul es el nombre del jefe o director de dicha unidad y que tiempo lleva ejerciendo dichas
funciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

2.

Qu bases, parmetros, directrices y datos se utilizan para la formulacin del presupuesto y


cul es el origen o procedencia de cada una de las fuentes de informacin utilizadas para
realizar la presupuestacin?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

3.

Qu procedimientos sigue la Entidad u Organismo para la formulacin anual del


presupuesto y la preparacin del anteproyecto?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

83

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4.

Qu procedimientos se realizan para cerciorarse que todos los posibles ingresos y egresos
del ejercicio han sido considerados en la formulacin del presupuesto y se han incluido
dentro del anteproyecto?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

5.

Qu comprobaciones y verificaciones se llevan a cabo para asegurar que los tems y


valores incluidos en el anteproyecto no se encuentren sub. o sobre estimados? De qu
forma se controla que solo se estimen egresos para conceptos contemplados dentro de las
actividades a realizar en la gestin y que adems se encuentren enmarcados dentro del
objeto social de la Entidad u Organismo?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

6.

Qu procedimientos se siguen para garantizar que los clculos y en s la determinacin del


anteproyecto ha sido correcta antes de su envo a la Direccin General del Presupuesto?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

7.

Qu pasos y procedimientos se siguen cuando se presentan discrepancias en el


anteproyecto, derivadas de la revisin que efecta la Direccin General del Presupuesto?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Ejecucin
8.

Qu procedimientos se siguen para verificar que todo egreso es real, cumple con las
disposiciones y normas legales que le son aplicables y cuenta con su respectivo crdito
presupuestario?
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

84

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
9.

Qu personas (nombre y cargo) son las responsables por la revisin, autorizacin y


aprobacin para que se ejecuten los desembolsos de la Entidad u Organismo? Considere los
conceptos de egreso ms importantes.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

10.

Qu pasos y procedimientos se siguen para modificar el presupuesto y ajustar el respectivo


crdito presupuestario cuando se requiere?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

11.

Qu documentos o formularios internos son preparados en la Entidad u Organismo para


documentar y soportar tanto los ingresos como los gastos? De qu forma se asegura que
toda la documentacin de sustento se conserva por el tiempo requerido legalmente?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Control y evaluacin
12.

Qu informes se emiten para el control de la ejecucin presupuestaria y con qu


periodicidad se emiten? A quines se dirigen dichos informes y qu accin toman sobre
ellos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

13.

Qu procedimientos se siguen para analizar la ejecucin presupuestaria fsica-financiera vs


el presupuesto aprobado y/o modificado?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

85

Contralora General de la Republica

14.

Qu procedimientos se siguen para la liquidacin del presupuesto a fin de ao? Qu


procedimientos de control se ejecutan para asegurarse que todas las operaciones realizadas
se incluyeron en los registros presupuestarios?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

II.

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

15.

Qu unidad o dependencia dentro de la Entidad u Organismo est encargada de producir los


estados financieros bsicos y complementarios (balance general, estado de resultados,
cuenta ahorro-inversin-financiamiento, estado de variaciones del patrimonio, estado de
ejecucin del presupuesto de recursos y gastos)? Cul es el nombre del jefe o director de
dicha unidad y que tiempo lleva ejerciendo dichas funciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

16.

Qu etapas secuenciales y procedimientos se siguen para el registro y contabilizacin de los


ingresos y gastos desde el momento en que se produce el hecho econmico? Describa
adems los registros (auxiliares y libros contables) que se utilizan para asentar sistemtica y
cronolgicamente las transacciones presupuestarias, patrimoniales y financieras.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

17.

Qu criterios se siguen para la valuacin, contabilizacin, clasificacin y presentacin de


las diferentes transacciones dentro del sistema de contabilidad gubernamental?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

18.

Qu documentos o formularios internos son preparados en la Entidad u Organismo para


documentar y soportar las contabilizaciones que no involucran movimiento de recursos
(depreciaciones, ajustes, asientos de apertura, asientos de cierre etc.)? Qu procedimientos
se siguen para la preparacin, revisin y aprobacin de tales documentos? Quin los revisa
y aprueba?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

86

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
19.

Qu controles existen para asegurar que las transacciones presupuestarias, patrimoniales y


financieras se registran en su totalidad y que adems se hace en forma oportuna?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

20.

Qu informes se emiten para el control de la situacin financiera y patrimonial de la


Entidad u Organismo y con qu periodicidad se emiten? A quines se dirigen dichos
informes y qu accin toman sobre ellos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

21.

Qu procedimientos se siguen para analizar y validar la informacin financiera y


patrimonial antes de transmitirla o enviarla a la Direccin General de Contabilidad
Gubernamental?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

22.

En el caso de que el sistema no sea integrado para asentar con un solo registro las
transacciones presupuestarias, patrimoniales y financieras Cmo operan los sistemas de
presupuestos y contabilidad independientemente? Describa en trminos generales el sistema
que se emplea en uno y otro caso y los registros (auxiliares y libros oficiales) que se utilizan.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

III.

TESORERIA

23.

Qu unidad o dependencia dentro de la Entidad u Organismo est encargada de elaborar la


programacin de caja, recaudar los recursos necesarios para las actividades, establecer las
necesidades de financiamiento, efectuar los pagos que demanda la operacin, invertir los
excesos temporales de fondos y en general administrar los recursos? Cul es el nombre del
jefe o director de dicha unidad y que tiempo lleva ejerciendo tales funciones?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

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Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
24.

Qu procedimientos se siguen para proyectar las necesidades de caja a corto y largo plazo?
Cada cunto se realizan o se revisan tales proyecciones y que perodos abarcan?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

25.

Cmo se interrelacionan los anteriores pronsticos con el presupuesto general de la Entidad


u Organismo?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

26.

Qu procedimientos se siguen para el recaudo y depsito en bancos de los conceptos ms


importantes de ingreso que habitualmente capta la Entidad u Organismo? (impuestos,
transferencias de la TGR, ingresos por servicios o venta de productos, financiamiento,
donaciones etc.)
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

27.

Qu procedimientos se siguen para realizar los desembolsos o pagos ms importantes que


habitualmente ejecuta la Entidad u Organismo? Tenga en cuenta conceptos tales como
fondos en avance, adquisicin de bienes, gastos de funcionamiento, fondos destinados a
inversin y pago de obligaciones.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

28.

Qu procedimientos se siguen para determinar y controlar la posicin de caja (dficit o


supervit)? Qu informacin y datos se utiliza para establecer la posicin y cul es su

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

88

Contralora General de la Republica

origen? Cada cunto se efecta dicho anlisis? De qu forma se documentan y se deja


evidencia de haberlos realizado?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
29.

En caso de determinar dficit temporal de recursos Cules son las fuentes habituales de
financiamiento? Qu procedimientos se siguen para negociar las condiciones en que se
tomar? Quin o quines revisan y aprueban tales condiciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

30.

De qu forma se controlan los vencimientos y pago tanto del capital como del costo de la
financiacin cuando se han adquirido obligaciones temporales? Qu tipo de registros
contables o extra-contables se llevan para cumplir con esa funcin?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

31.

En caso de determinar excedentes temporales de liquidez Qu se hace con ellos? Quin


toma la decisin del destino que debe drsele a tales excesos? Quin aprueba las
condiciones en qu se realizan tales transacciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

32.

De qu forma se resguardan y controlan los ttulos y valores representativos de inversiones


y cualquier otro documento que represente medios de pago o valores negociables? Qu tipo
de registros se llevan para cumplir con esa funcin?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

33.

Qu informes se emiten para el control de la ejecucin del presupuesto de caja y con qu


periodicidad se emiten? A quines se dirigen dichos informes y qu accin toman sobre
ellos?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

89

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
IV.

CREDITO PBLICO

34.

De qu manera se determina cuando es necesario gestionar la consecucin de


financiamiento de largo plazo? Quin autoriza y aprueba el inicio de las gestiones
correspondientes?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

35.

Cules son las fuentes habituales de financiamiento a largo plazo? Qu procedimientos se


siguen para la consecucin de la financiacin y la negociacin de las condiciones en que se
tomar? Quin o quines revisan y aprueban tales condiciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

36.

Qu persona o personas estn autorizadas para suscribir los correspondientes contratos?


Indicar el nombre y el cargo.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

37.

Qu procedimientos se siguen para la recepcin de los recursos correspondientes y de qu


manera se controla los diferentes desembolsos que realiza la entidad financiadora? A cargo
de qu unidad, dependencia o empleado recae la responsabilidad por ejecutar dicho control?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

38.

De qu manera se cercioran que los recursos estn siendo destinados en el objetivo para el
cual se obtuvieron? Qu unidad tiene a su cargo dicha labor?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

90

Contralora General de la Republica

39.

De qu manera se supervisa el cumplimiento de las condiciones pactadas en el contrato de


financiamiento? Sobre qu rea o empleado recae tal responsabilidad?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

40.

De qu forma se controlan los vencimientos y pago tanto del capital como del costo de la
financiacin sobre las obligaciones a largo plazo? Qu tipo de registros se llevan para
cumplir con esa funcin?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

41.

Qu informes se emiten para el control de las obligaciones que constituyen el crdito


pblico y para el control de las obras o proyectos de inversin que se financian con dichos
recursos? Con qu periodicidad se emiten? A quines se dirigen dichos informes y qu
accin toman sobre ellos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

V.

CONTRATACIONES Y ADMINISTRACION DE BIENES

42.

Cules son las adquisiciones y/o contrataciones ms importantes que habitualmente realiza
la Entidad u Organismo? Enumrelas por orden de importancia en cuanto a montos
involucrados.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

43.

Qu unidad(es) o dependencia(s) dentro de la Entidad u Organismo est(n) encargada(s) del


proceso de las compras y/o contrataciones? Cul es el nombre del jefe o director de
dicha(s) unidad(es) y que tiempo lleva ejerciendo dichas funciones? Efecte la descripcin
para los conceptos mencionados en el numeral anterior.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

44.

De qu manera se determinan las necesidades de adquisicin de bienes o la contratacin de


servicios y/o obras y las fechas en que deben realizarse?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

91

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
45.

Qu pasos y procedimientos se siguen para la obtencin de ofertas? Describa la forma


cmo opera el proceso en la Entidad u Organismo considerando las compras o
contrataciones ms importantes que habitualmente realiza, el monto de la adquisicin y el
tipo de bienes o servicios que se adquiere.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

46.

Qu requisitos se exige a los ofertantes para que sean admitidos como potenciales
proveedores de los bienes a adquirir o los servicios a contratar?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

47.

Qu pasos y procedimientos se llevan a cabo para la seleccin de la oferta ms conveniente


a los intereses de la Entidad u Organismo? Quin o quines efectan la escogencia y cules
son los criterios que se emplean para hacer la seleccin? De qu forma se deja evidencia de
los anlisis efectuados y los resultados obtenidos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

48.

Quin aprueba la adjudicacin de la adquisicin y/o contratacin y mediante que


documento se deja evidencia de tal aprobacin?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

49.

Qu tipo de fianzas o garantas se exigen durante los procesos de obtencin de ofertas,


seleccin de la ms favorable y provisin de los bienes y/o ejecucin de las obras? Cmo
se estima o determina el valor de tales fianzas o garantas y el perodo que deben cubrir?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

92

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
50.

Quines preparan, revisan y aprueban los contratos a suscribir por la provisin de bienes o
la contratacin de servicios y quin est autorizado para su suscripcin final?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

51.

De qu manera se supervisa el cumplimiento de las condiciones pactadas en el contrato de


provisin de bienes y/o contratacin de servicios, en cuanto a cantidad y calidad de los
bienes o trabajos? Sobre qu rea o empleado recae tal responsabilidad? Tenga en cuenta
las adquisiciones y/o contrataciones ms importantes que realiza habitualmente la Entidad u
Organismo.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

52.

De qu manera se documenta o se deja evidencia de la recepcin efectiva de los bienes


adquiridos o servicios contratados?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

53.

En el caso de que los bienes adquiridos no se utilicen inmediatamente, Cmo se almacenan


y resguardan? Qu unidad, rea o funcionario supervisa la existencia fsica de esos bienes
y con qu periodicidad lo hace?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

54.

Tratndose de activos fijos o bienes de dominio privado (o de uso institucional), Qu


medidas se toman para su administracin, conservacin, salvaguarda y mantenimiento?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

93

Contralora General de la Republica

55.

Qu procedimientos se emplean para disponer de los activos fijos o bienes de uso


institucional?, Quin autoriza y aprueba dicha disposicin y de qu manera se deja
evidencia? Describa el proceso que se sigue en caso de arrendamiento, enajenacin o baja.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

56.

Qu informes se emiten para el control de las adquisiciones de bienes o servicios, y el


control de sus existencia, consumo o ejecucin? Con qu periodicidad se emiten? A
quienes se dirigen dichos informes y qu accin toman sobre ellos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

VI.

AUDITORIA INTERNA

57.

Cul es el nombre del jefe o director de la unidad de auditora interna y qu tiempo lleva
ejerciendo dichas funciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

58.

Dentro de la estructura organizacional de la Entidad De quin depende la unidad de


auditora interna? Describa cmo se desarrolla en la prctica la relacin de instruccin /
reporte entre el nivel del cual depende y la unidad, por ejemplo, apoyo, forma de reportar y
resolver los asuntos que se presentan, forma como se imparten las instrucciones etc.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

59.

Qu procedimientos tiene establecidos la unidad para asegurar la independencia de cada


uno de sus integrantes frente al tipo de actividades que audta y las personas responsables de
las reas que examinan?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

94

Contralora General de la Republica

60.

Con qu periodicidad se capacitan los integrantes que conforman la unidad? Sobre qu


temas se han capacitado los auditores en los ltimos dos aos y cuntas horas ha invertido
cada integrante en capacitacin durante los mismos dos aos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

61.

Cmo se determinan las labores que debe desarrollar la unidad de auditora interna durante
un perodo determinado? Quin lo hace y cmo lo hace? Quin aprueba internamente las
labores a desarrollar?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

62.

De qu manera se efecta el seguimiento al cumplimiento de las actividades o labores que


debe llevar a cabo la unidad? Quin lo hace? Qu informes se emiten al respecto y a quin
se dirigen? Los receptores de tal informacin qu accin toman?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

63.

De qu forma se asegura el jefe o director de la unidad de que los trabajos de auditora


cumplieron o estn dando cumplimiento a las NAGUN y se realizan bajo adecuados
parmetros de calidad?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

64.

A cargo de quin o de quines est la labor de revisin de los papeles de trabajo y de los
informes antes de su emisin definitiva? De qu manera se deja evidencia de dicha labor?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

65.

Cmo enfrenta la unidad aquellas auditoras que requieren de conocimientos tcnicos


especficos en reas o mbitos ajenos al dominio de los auditores?
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

95

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
66.

Qu procedimientos sigue el jefe o director de la unidad para asegurarse que las


recomendaciones incluidas en los informes estn siendo implementadas en la prctica por
los responsables?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

VII.

PROGRAMACION DE OPERACIONES

67.

Qu unidad o dependencia dentro de la Entidad u Organismo est encargada de coordinar


las funciones de elaboracin, seguimiento y evaluacin del programa de operaciones? Cul
es el nombre del jefe o director de dicha unidad y qu tiempo lleva ejerciendo dichas
funciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

68.

Qu marco de referencia, polticas, parmetros y directrices se utilizan para la formulacin


de la programacin de operaciones? Cul es el origen o procedencia de cada uno de tales
factores utilizados para realizar la programacin?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

69.

Qu procedimientos se siguen para la definicin de la misin de la Entidad, el plan


estratgico, las metas y objetivos institucionales y la determinacin de las operaciones que
se deben llevar a cabo para lograrlos? A cargo de quin o de quines est esa
responsabilidad?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

70.

De qu manera se determinan los recursos (humanos, financieros, tcnicos, etc.) para


desarrollar las operaciones que se programan ejecutar?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

96

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
71.

Qu procedimientos se emplean para llevar a cabo el seguimiento de la programacin de


operaciones? Con qu periodicidad se realiza?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

72.

Qu informes se emiten sobre el seguimiento y evaluacin de la ejecucin de la


programacin de operaciones? Con qu periodicidad se emiten? A quines se dirigen
dichos informes y qu accin toman sobre ellos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

VIII. ORGANIZACION ADMINISTRATIVA


73.

Qu unidad o dependencia dentro de la Entidad u Organismo est encargada del diseo o


rediseo de la estructura organizacional, de los canales de comunicacin y de los procesos y
procedimientos? Cul es el nombre del jefe o director de dicha unidad y qu tiempo lleva
ejerciendo dichas funciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

74.

Quin determina y bajo que circunstancias se inicia un proceso de diseo o rediseo


organizacional, de comunicaciones, de procesos o de procedimientos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

75.

Qu procedimientos se emplean para el anlisis, diseo e implantacin de cambios


organizacionales, operativos, administrativos o contables dentro de la Entidad?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

97

Contralora General de la Republica

76.

De qu manera se dan a conocer y se difunden las responsabilidades y funciones de cada


rea, unidad funcional o dependencia y cmo se asegura la cooperacin entre las diferentes
unidades, an siendo de distintas reas?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

77.

De qu forma se garantiza que toda la correspondencia, documentos, libros, formularios,


etc. relacionados con las operaciones y actividades que desarrolla la Entidad, son
conservados y resguardados por el tiempo previsto en las disposiciones legales? A cargo de
qu unidad o funcionario est dicha responsabilidad y de quin depende?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

IX.

ADMINISTRACION DE PERSONAL

78.

Qu unidad o dependencia dentro de la Entidad u Organismo est encargada de llevar a


cabo las distintas funciones de personal (seleccin, contratacin, evaluacin del desempeo,
nmina, liquidacin prestaciones sociales, registros de personal etc.) Cul es el nombre del
jefe o director de dicha unidad y qu tiempo lleva ejerciendo dichas funciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

79.

De qu manera se identifica cuando se requiere crear un cargo nuevo o llenar uno ya


existente? Quin autoriza y aprueba el inicio del proceso de consecucin y dotacin de
personal para suplir las necesidades y cmo se determina el perfil que deben poseer los
aspirantes?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

80.

Qu polticas se aplican en la Entidad para llenar una vacante? (contratacin de personal


temporal, interinato, promocin interna, convocatoria pblica)
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

98

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

81.

Cules son los procedimientos que se siguen para la seleccin de aspirantes o postulantes?,
De qu manera se evalan las capacidades personales y tcnicas y se verifica la trayectoria
acadmica y experiencia laboral? Cmo se documenta o se deja evidencia del proceso de
seleccin?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

82.

De qu forma se entera el personal que es contratado en forma permanente o eventual de


las reglamentaciones sobre trabajo que existen internamente en la Entidad y las
disposiciones y normas legales que deben observar y acatar los empleados pblicos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

83.

De qu manera se lleva a cabo el proceso de evaluacin del desempeo? Con qu


periodicidad se lleva a cabo? Qu acciones se realizan de acuerdo con los resultados
obtenidos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

84.

Qu persona o unidad es responsable por las actividades de capacitacin? Cmo se


determinan las necesidades del personal en este aspecto? De qu manera se dispone la
ejecucin de cursos de capacitacin?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

85.

Cmo se lleva a cabo el proceso de recopilacin de datos de tiempo trabajado, liquidacin


de nmina y pago de la misma? Qu funcionarios (nombre y cargo) revisan y aprueban las
planillas de nmina?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

99

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
86.

Qu registros se llevan para el control de los diferentes procesos de personal?


(capacitacin, pago de nmina, prestaciones sociales, carpetas o carpetas personales etc.)
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

87.

Qu procedimientos se siguen para la liquidacin, revisin, aprobacin y pago de


prestaciones sociales al retiro de un empleado?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

88.

Qu informes se emiten sobre los diferentes procesos de administracin de personal? Con


qu periodicidad se emiten? A quines se dirigen dichos informes y qu accin toman sobre
ellos?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

X.

REVISION Y APROBACION

Realizado por: __________________________________


Encargado

____________________
Fecha

Revisado por: __________________________________


Supervisor

_____________________
Fecha

Aprobado por: __________________________________


Director Especfico

____________________
Fecha

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

100

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EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION)

ANEXO No. 3

FORMULARIO GUIA PARA LA OBTENCION DE


INFORMACION BASICA
DEL COMPONENTE INFORMATICO

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

101

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EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
ANEXO No. 3
OBTENCION DE INFORMACION BASICA DEL COMPONENTE
INFORMATICO
FORMULARIO GUIA
INSTRUCCIONES
El presente formulario gua podr ser utilizado por el auditor como ayuda para obtener informacin
bsica sobre el componente informtico que utiliza la Entidad u Organismo para procesar y
producir la informacin que se genera en el SIGFA. Los aspectos que abarca se refieren a la
estructura organizativa, a la naturaleza de la configuracin y a la naturaleza y alcance del sistema de
dicho componente. A continuacin se imparten algunas instrucciones que deben ser tomadas en
cuenta para que el formulario cumpla con su propsito:
a. La informacin deber ser obtenida en primera instancia a travs de la lectura de manuales, que

tenga instaurados la Entidad u Organismo sobre el componente informtico, cuidando de que


efectivamente se encuentren en aplicacin. Si no existieran documentos de ese tipo, o an
cuando existiendo los mismos estuviesen desactualizados, el auditor tendr que proceder a
recopilar la informacin correspondiente, vigente en ese momento, con el fin de conocer y
comprender la manera como se captura, procesa, produce y transmite la informacin.
b. El formulario gua deber ser adaptado dependiendo de las caractersticas y circunstancias

propias de cada

Entidad u Organismo y principalmente se deber tener en cuenta si el

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

102

Contralora General de la Republica

componente informtico objeto del levantamiento de informacin corresponde al SIGFA Central


o a un SIGFA Local, si las funciones de captura, procesamiento, produccin y transmisin de
la informacin es centralizado o descentralizado.
c. Las preguntas que se incluyen en este formulario son consideradas bsicas para entender la

forma como opera el componente; sin embargo, como parte de su contestacin, pueden surgir
otras preguntas no incluidas, necesarias para complementar la primera. Por lo tanto, el auditor
no debe limitarse a contestar nicamente los cuestionamientos aqu considerados.
d. El formulario no prev espacio suficiente para contestar la mayora de las preguntas; por tal

motivo, se tendr que hacer uso de cdulas adicionales, cuidando la adecuada identificacin de
cada pregunta con su respectiva respuesta.

I.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL AREA O UNIDAD

La obtencin de informacin y comprensin del componente informtico debe comenzar con la


estructura organizativa del rea o unidad, o cual facilitar percibir preliminarmente la complejidad
de los sistemas computarizados de la Entidad u organismo y el probable grado de participacin de
especialistas en informtica.
1.

Cmo est conformada organizacionalmente el rea de informtica? Obtenga el


organigrama vigente donde se identifiquen las reas funcionales y operativas. En caso de no
existir, grafquelo con base en informacin obtenida del responsable del rea.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

2.

Cuntas personas conforman el rea de informtica y cmo estn distribuidas por


actividades o funciones?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

3.

A nivel institucional de quin depende el rea de informtica?


__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

4.

Cul es el nombre del jefe o director del rea y qu tiempo lleva ejerciendo dichas
funciones?
__________________________________________________________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

103

Contralora General de la Republica

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
II.

NATURALEZA DE LA CONFIGURACION

Este acpite est orientado a obtener informacin a cerca del tipo de equipos de cmputo con que
cuenta la Entidad para procesar la informacin y el software que utiliza para tales propsitos, lo cual
ayuda a considerar la magnitud y complejidad de los sistemas computarizados.
5.

Relacione las caractersticas fsicas y tcnicas (marca, tipo, versin, capacidad, velocidad,
etc.) de los equipos de cmputo con que cuenta la Entidad para procesar la informacin del
SIGFA y el lugar donde se encuentran ubicados. Haga especial nfasis en la descripcin de
las unidades de procesamiento (CPU) y de existir varias, indague si las mismas se
encuentran interconectadas.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

6.

Obtenga del jefe o director del rea de informtica un esquema o grfico donde se visualice
la forma como se captura, procesa, produce y transmite la informacin del SIGFA.
Asegrese de que el esquema describa como se ingresan los datos (por ejemplo, en los
lugares de procesamiento, en forma remota etc.) y si el proceso es centralizado o
descentralizado.
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

7.

Coordine y realice una visita al rea de informtica y a los principales puntos donde se
llevan a cabo las funciones de captura, procesamiento, produccin y transmisin de la
informacin y observe los procedimientos que se siguen para llevar a cabo el proceso.
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

8.

Indague sobre el tipo de software de sistemas utilizado para el procesamiento de la


informacin (en la computadora principal, para la administracin de la base de datos, en los
microcomputadores, para administrar la red de comunicacin etc.), y el software utilizado
para restringir el acceso a los programas y datos de las unidades de procesamiento
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

III.

NATURALEZA Y ALCANCE DEL SISTEMA

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

104

Contralora General de la Republica

Los aspectos a relevar y comprender en este captulo se refieren al grado en que la Entidad u
Organismo ha computarizado el procesamiento de las transacciones e informacin. Tal aspecto ser
til para tener una percepcin inicial del riesgo inherente y de control existente.
9.

Con apoyo del jefe o director del rea de informtica y los manuales (tcnicos, del operador
del usuario etc.), determine los mdulos que conforman el sistema (techos presupuestarios,
formulacin presupuestaria, inicializacin del ejercicio presupuestario, modificaciones
presupuestarias, programacin financiera de la ejecucin, programacin y ejecucin fsica,
ejecucin de gastos e ingresos, contabilidad general, pagos e informes)
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
____________________________________________________________

10.

Para cada uno de los mdulos con que cuenta la Entidad de los enunciados en el punto
anterior u otros que existan adicionales, determine con apoyo del jefe o director del rea de
informtica: (a) el objetivo del mdulo, (b) las interfaces que hace con otros mdulos, (c) el
volumen aproximado de transacciones que procesa, (d) el mtodo de ingreso de datos
(interactivo o no interactivo), (e) el tipo de procesamiento que se realiza (independiente,
distribuido etc.) y (f) las funciones de procesamiento que involucran (clculos, registros en
archivo, comparaciones, acumulaciones de la informacin, validaciones etc.), es decir, el
diseo lgico a nivel general del programa.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

IV.

REVISION Y APROBACION

Realizado por: ____________________________


Encargado

____________________
Fecha

Revisado por:

____________________________
Supervisor

____________________
Fecha

Aprobado por:

____________________________
Director Especfico

____________________
Fecha

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

105

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION)

ANEXO No. 4

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

106

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TECNICA DE FLUJOGRAMACION

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
ANEXO No. 4
TECNICA DE FLUJOGRAMACION
La tcnica de flujogramacin tambin conocida como diagramacin, cursogramacin, curso
diagramacin, es una herramienta valiosa para el entendimiento e identificacin de reas dbiles
(deficiencias) y fuertes (controles clave) en la estructura de un sistema de controles. El propsito de
un flujograma es ilustrar en forma grfica la forma como se tramita un conjunto de operaciones y
procedimientos dados, en un sistema.
Para efectos de las aplicaciones en Auditora Gubernamental, y especialmente por los
requerimientos de la Auditora de los Sistemas de Administracin y Control Interno, se recomienda
preparar flujogramas de tipo columnario, combinando smbolos y descripciones; Los grficos de

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

107

Contralora General de la Republica

este tipo proporcionan informacin abundante sobre el funcionamiento y permiten un anlisis


sistemtico ms fundamentado. Bsicamente para prepararlos se deber tener en cuenta:

Usar lpiz de grafito negro y papel cuadriculado


Explicar en primer trmino las convenciones y simbologa que se utilizarn, esto facilitar un
rpido entendimiento de los grficos a cualquier lector.
Comprender bien el sistema antes de iniciar el flujograma, planeando mentalmente la
diagramacin. Los flujogramas deben reflejar paso a paso el flujo de los documentos y el orden en
que se procesan las diversas operaciones.
Evitar al mximo el cruzamiento de lneas. Cuando esto no sea posible se debe utilizar siempre el
smbolo de cruzamiento.
Tener en cuenta que al utilizar ms de una hoja de papel para elaborar el flujograma, se estar
perdiendo parte importante de la visin global del sistema que el flujograma ofrece, pero tambin
se debe considerar que al recargarse de informacin en una sola hoja se perder claridad y facilidad
para la comprensin.
Cuando el sistema es muy extenso, se aconseja preparar dos flujogramas: uno condensado o
resumido que ilustre en una sola hoja como ocurre el proceso de manera general reflejando
solamente las operaciones mayores que se realizan a nivel de reas o de departamentos, y el
segundo que ilustre de manera detallada los pasos que se ejecutan.
Considerando que la segregacin de funciones es uno de los aspectos fundamentales en el anlisis
del diseo de los sistemas, resulta ilustrativo indicar el nombre del cargo del responsable que
ejecuta las operaciones importantes.
Dentro de la hoja del flujograma, normalmente en la parte inferior, se deber dejar espacio para
evidenciar las iniciales de quienes intervinieron en su elaboracin y revisin y la fecha en que se
efectuaron tales labores, previendo espacio adicional para las mismas evidencias de actualizacin
en auditoras subsiguientes.

Cabe destacar que de la claridad e integridad del flujograma depende buena parte la facilidad para
calificar la eficacia en el diseo. Por ello se debe asegurar de disponer de todos los datos sobre el
funcionamiento de un sistema antes de proceder a realizar el diagrama.
En una auditora inicial, si la Entidad no los tiene, el presupuesto de horas se aumenta, puesto que la
preparacin de flujogramas conlleva una cantidad importante de tiempo, especialmente en el
enfoque de Auditora Gubernamental, el cual no se limita a los sectores de administracin
relacionados con la informacin financiera, sino que se analizan todos los sistemas, inclusive
dejando suficiente evidencia para que pueda efectuarse la auditora operacional. En los aos
subsiguientes el trabajo ser ms eficiente, puesto que excepto que haya ocurrido una modificacin
integral en los sistemas de administracin, solamente se harn cambios sencillos en los flujogramas,
convalidndolos mediante las Pruebas de Recorrido.
A continuacin se incluyen ejemplos de la simbologa utilizada normalmente para elaborar
flujogramas y un aparte tomado de un flujograma de un sistema, utilizando el tipo columnario con
descripcin breve del procedimiento.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

108

Contralora General de la Republica

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

109

Contralora General de la Republica

SIMBOLOGIA UTILIZADA PARA LA ELABORACION DE FLUJOGRAMAS

DOCUMENTO

LISTADO

ARCHIVO

DISPLAY

DISQUETE

DISCO MAGNETICO

INICIACION O TERMINACION

ACCION U OPERACION

PROCESO

DECISION

ENLACE O CONECTORES

TRAYECTORIA DEL
PROCESO

TRANSMISION DE DATOS

BASE DE DATOS

INGRESO MANUAL DE
DATOS

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

110

Contralora General de la Republica

EJEMPLO DE UN FLUJOGRAMA
(APARTE DE UN PROCESO DE SELECCIN DE PERSONAL)
DESCRIPCION

PERSONAL

El dpto. de personal recibe de


cada dpto. el requerimiento
(forma 225), especificando:
cargo nuevo, vacante, perfil,
responsabilidades
y
funciones.

Director
requerimiento
bsqueda.

TESORERIA

F 225

1. Jefe comprueba vacante


con base en planilla y
revisa
existencia
de
presupuesto.
2.

DAF

aprueba
inicio

F 225

DP
T
O.

3.

Asistente
consulta
candidatos que renan
perfil y puedan ser
promovidos

3
PE
R
S.
EXISTE
N
CANDI
DA?

4. Asistente examina ltima


evaluacin de desempeo

5. Asistente prepara aviso


para publicacin en prensa
local y hace revisar del
jefe.
6.

Director
aprueba
publicacin y firma.

AVISO
PRENSA

7. Secretaria procesa pago


por
caja
menor
y
mensajero procede a pagar
la publicacin.

HOJAS DE
VIDA

Se reciben hojas de vida (no


se grafica)

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

111

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION)

ANEXO No. 5

PRUEBAS DE RECORRIDO

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

112

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
ANEXO No. 5
PRUEBAS DE RECORRIDO
La prueba de recorrido consiste en tomar una pequea muestra de transacciones u operaciones que
recientemente se hayan procesado en un sistema, efectuando su comprobacin mediante el recorrido
a travs de las diferentes dependencias, archivos, registros (bases de datos) y personas que
intervinieron en el proceso, para confirmar que el sistema documentado est vigente y operando.
La ejecucin de pruebas de recorrido en una auditora de los sistemas de administracin aporta los
siguientes beneficios:
1. Proporciona un nivel aumentado de comprensin acerca del flujo de las transacciones, la forma
como est conformado el sistema de control interno, el mtodo de procesamiento de datos
utilizado y los controles que se encuentran vigentes.
2. Suministra una imagen mental clara de la forma en que encajan los diversos procedimientos en
la prctica.
3. Permiten una comparacin con los procedimientos que estn documentados en la Entidad u
Organismo o en papeles de trabajo.
4. Ayudan a dar un mejor cumplimiento a la NAGUN sobre evaluacin del control interno, como
resultado de la generacin de recomendaciones que permitan su fortalecimiento y mejora, con
base en una verdadera comprensin de los sistemas.
5. Evitan malentendidos entre los miembros del equipo de auditora gubernamental y entre ellos y
los funcionarios de la Entidad auditada.
Para efectuar la Prueba de Recorrido se deber:
1. Revisar los flujogramas, las narrativas u otra documentacin del sistema antes de llevar a cabo
la prueba. Esto ayudar a comprender mejor el sistema y provee de antecedentes para hacer
preguntas dirigidas.
2. Definir claramente que todos los conceptos identificables en un ciclo dado, tengan un
tratamiento homogneo o en caso contrario, se hayan documentado los diferentes tratamientos.
Por ejemplo: en el ciclo de ingresos a nivel SIGFA Central existen ingresos tributarios, ingresos
no tributarios, ingresos por donaciones, ingresos por venta de bienes del Estado etc. Para ello el
auditor siempre debe asegurarse de haber preguntado por todos los conceptos tpicos que se
procesan dentro del ciclo y la forma en que se ejecutan, adems de los conceptos no usuales,

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

113

Contralora General de la Republica

tales como la venta de bienes que normalmente no estn disponibles para la venta (activos
fijos).
3. Seleccionar un nmero no mayor a cinco (5) transacciones recientemente procesadas o
tramitadas a la fecha del examen. Si se hiciese una seleccin mayor, la prueba perdera su
propsito de verificacin del diseo del sistema. En caso de que el proceso para iniciar y
concluir una transaccin se dilate demasiado en el tiempo, haciendo imprctico su recorrido
total, se pueda segmentar el proceso en subprocesos y seleccionar para cada uno de ellos las
cinco (5) transacciones aludidas anteriormente.
4. Verificar el trmite de las transacciones, partiendo del inicio de la operacin, para seguidamente
y siguiendo las instrucciones documentadas, verificar que se cumplieron todos los trmites que
estaban previstos.
5. Tratndose de la auditora de un perodo determinado, el auditor deber asegurarse que durante
ese perodo no se produjeron variaciones substanciales en el diseo del sistema, o en su defecto
tendr que documentarlas para considerarlas al momento de formular y disear la estrategia de
comprobacin del funcionamiento.
6. La prueba deber hacerse en forma inquisitiva. Es necesario hacer preguntas pertinentes a los
funcionarios que intervienen en la ejecucin de las operaciones, especialmente acerca de los
procedimientos que siguen en los casos excepcionales en las rutinas normales, indagando la
frecuencia con que ocurren y la razn para que suceda de esa forma.
Los responsables de hacer la prueba de recorrido en ciclos u operaciones sencillas son los Asistentes
de Auditora experimentados con la debida supervisin, mientras que en ciclos u operaciones
complejas son los Encargados y en casos extremadamente complejos o crticos los Supervisores de
Auditora.
Para documentar esta prueba se deber preparar un memorando que contenga: localidades,
dependencias, departamentos o secciones visitadas; funcionarios entrevistados y cargo; conceptos
de transacciones seleccionados; operaciones o transacciones verificadas; controles clave
comprobados; descripcin del recorrido (donde empez y donde culmin) y conclusin sobre el
resultado. A continuacin se incluye un ejemplo sobre la manera de documentar las pruebas de
recorrido.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

114

Contralora General de la Republica

INSTITUTO NICARAGENSE DE SEGURIDAD SOCIAL


PRUEBA DE RECORRIDO PARA EL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

1. FECHA DE LA PRUEBA
9 y 10 de junio de 2004

2. CONCEPTOS TOMADOS PARA LA PRUEBA

Adquisicin de materiales mdicos

3. SECCIONES VISITADAS Y FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Departamento de compras:

Roxana Villalobos (Jefe)


Federico Caedo (Analista)

Direccin Administrativa Financiera: Ricardo Snchez (Director)

Departamento de Presupuesto:

Maximiliano Hernndez (jefe)

Direccin Jurdica:

Miguel Angel Castillo (Abogado)

Almacn:

Pedro Sarmiento (jefe)

Tesorera:

Hilda Marques (jefe)


Henry Martnez (cajero)

4. TRANSACCIONES SELECCIONADAS

C.E. No 2530 del 15/05/04 por valor de C$2.090 (Medylab.)

C.E. No 2565 del 17/05/04 por valor de C$10.000 (Frech de Nicaragua S.A.)

C.E. No 2595 del 21/05/04 por valor de C$ 60.000 (Laboratorios Nacionales, S.A.)

C.E. No 2650 del 1/06/04 por valor de C$3.000 (Tecnologa Electromecnica S.A.)

C.E. No 2700 del 5/06/04 por valor de C$ 8.500 (Fisher Scientific.)

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

115

Contralora General de la Republica

5. CONTROLES CLAVE VERIFICADOS

Aprobacin del requerimiento de materiales mdicos, con base en programa de compras, previa
consulta del nivel de stock mnimo en el almacn y existencia de crdito presupuestario.

Obtencin de mnimo tres cotizaciones para cada transaccin, de ofertantes incluidos en el registro
(base de datos) de proveedores

.Aprobacin de la adjudicacin de la compra, por parte del comit de compras, con base en el anlisis
de condiciones de oferta, plazos de entrega, calidad, precios, trayectoria del proveedor etc.

Recepcin de los materiales en el almacn verificando cumplimiento de condiciones pactadas e ingreso


al sistema de los materiales, comprobando oportunidad y exactitud en la captura de datos.

Registro de la transaccin en cada uno de los momentos contables (crdito, compromiso, devengado y
pago), comprobando oportunidad y exactitud.

Aprobacin y emisin del pago (C.E.), revisando clculos y pertinencia de documentacin de sustento.

6. RECORRIDO EFECTUADO
Se llev a cabo el recorrido de la transaccin, tomando como punto de partida el Requerimiento de
Materiales Mdicos, hasta el pago al proveedor, efectuado por Tesorera, mediante Comprobante de Egreso.
Se cubri sistemticamente todo el proceso descrito en el flujograma del ciclo, incluido en el legajo
corriente en............... (Referencia a los P/T).
7. CONCLUSION
Con base en la anterior prueba de recorrido, concluyo que el sistema descrito en el flujograma incluido
en...... (Referencia a P/T), correspondiente al ciclo de adquisiciones y pagos del Instituto Nicaragense de
Seguridad Social, se encuentra vigente y operando, sin que se hayan presentado cambios de importancia
durante el perodo comprendido entre el 1/10/0X y el 10/06/0X. Durante el desarrollo de la prueba se
determinaron algunas deficiencias en el sistema de control interno que se describen en.... (Referencia a
P/T).

Firma y fecha

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

116

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION)

ANEXO No. 6

CUESTIONARIOS ESPECIFICOS PARA


EVALUAR EL DISEO DE
LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

117

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
ANEXO No. 6
CUESTIONARIO ESPECFICO PARA EVALUAR EL DISEO DEL
SISTEMA DE PRESUPUESTO
I.

INSTRUCCIONES:

Este cuestionario deber contestarse para establecer de manera general, si la Entidad u Organismo
ha diseado su Sistema de Presupuesto de conformidad con normas vigentes. Para contestar este
cuestionario es necesario conocer y estar familiarizado con la Ley del Rgimen Presupuestario y sus
modificaciones, las Normas de Ejecucin y Control Presupuestario y dems normas dictadas por la
Direccin General del Presupuesto (DGP), del Ministerio de Finanzas (MIFIN).
Las respuestas debern basarse en la informacin bsica obtenida de la Entidad, en sus manuales y
flujogramas y en el conocimiento y comprensin que el auditor posea sobre la forma como se
desarrollan y ejecutan los ciclos de transacciones de la Entidad.
Este cuestionario debe ser adaptado, modificado y complementado en la medida en que cambien
las normas tcnicas y procedimientos que reglamentan la formulacin, modificacin, ejecucin y
evaluacin del presupuesto; tambin se deber considerar si se trata del SIGFA Central o un SIGFA
Local y del tipo de Entidad u Organismo a auditar.
CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

1. Existe una unidad de presupuesto que cuente con las normas


tcnicas sobre el proceso presupuestario, impartidas por la DGP?
2. El presupuesto se formul
considerando la Poltica
Presupuestaria para el Ejercicio, fijada por el Gobierno, y los
objetivos y metas Institucionales consideradas en la programacin
de operaciones para el mismo ejercicio?
3. La formulacin del presupuesto contempla la discriminacin de
las distintas fuentes de ingreso (tributarios, no tributarios, rentas
con destino especfico, transferencias, prstamos, donaciones etc.),
as como la discriminacin de los egresos expresados en
proyectos, programas, subprogramas etc.?
4.

La Direccin Administrativa - Financiera de la Entidad revis el


anteproyecto antes de someterlo a consideracin de la Mxima
Autoridad? Se dej evidencia de dicha revisin?
CUESTIONARIO

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

CONTESTE
SI O NO

FIRMA EL
AUDITOR
118

Contralora General de la Republica

5. Se aprob el anteproyecto de presupuesto por la Mxima


Autoridad antes de enviarlo al MHyCP/DGP? Existe evidencia
de tal aprobacin?
6. Se present el anteproyecto dentro de los plazos establecidos por
la DGP? Se adjunt toda la informacin requerida por la DGP
para su anlisis?
7. Se presenta oportunamente a la DGP la programacin
trimestral de la ejecucin, detallada por mes? Se cumple con los
requisitos de informacin establecidos por la DGP para tales
efectos?
8. Se ha implantado un sistema de registro lo suficientemente
detallado para el control presupuestario?
9. Se han acreditado ante la DGP y la Tesorera General de la
Repblica los funcionarios encargados de autorizar y ordenar el
trmite de los pagos ante el MHyCP?
10. Los gastos solamente son tramitados cuando: (a) se cuenta con
crdito presupuestario? (b) corresponden a las actividades de la
Entidad conforme al presupuesto, planes y programas? (c) existe
la autorizacin del caso (ej. Orden Ministerial)? (d) se ha
cumplido con las disposiciones y normas legales (ej. Ley y
Reglamento General de Contrataciones Administrativas del
Estado)?
11. Se evala peridicamente la ejecucin fsica financiera del
presupuesto? Se deja evidencia de tal evaluacin?
12. Toda modificacin presupuestaria fue previamente aprobada en
primera instancia por la Mxima Autoridad de la Entidad y en
segunda instancia por la DGP? Se justific adecuadamente los
motivos para hacerla?
13. Existen mecanismos de control que garanticen la inclusin de
todos ingresos y egresos dentro de la ejecucin presupuestaria
para efectos del cierre y liquidacin del presupuesto?
14. Se prepara un informe al cierre del ejercicio sobre la
liquidacin del presupuesto dentro de los plazos establecidos?
Dicho informe es remitido oportunamente a la DGP?

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119

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EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
CUESTIONARIO
ESPECIFICO PARA EVALUAR EL DISEO
DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
I.

INSTRUCCIONES:

Este cuestionario deber contestarse para establecer de manera general, si la Entidad u Organismo
ha diseado su Sistema de Contabilidad Gubernamental de conformidad con normas vigentes. Para
contestar este cuestionario es necesario conocer y estar familiarizadas con los Principios Generales
y Normas Bsicas de la Contabilidad Gubernamental, Gubernamental, con las Normas de Ejecucin
y Control Presupuestario y dems normas dictadas por la Direccin General de Contabilidad
Gubernamental (DGCG) y la Direccin General del Presupuesto (DGP), del Ministerio de
Hacienda y Crdito Publico (MHyCP).
Las respuestas debern basarse en la informacin bsica obtenida de la Entidad, en sus manuales y
flujogramas y en el conocimiento y comprensin que el auditor posea sobre la forma como se
desarrollan y ejecutan los ciclos de transacciones de la Entidad.
Este cuestionario debe ser adaptado, modificado y complementado en la medida en que cambien
las normas tcnicas y procedimientos; tambin se deber considerar si se trata del SIGFA Central o
un SIGFA Local y del tipo de Entidad u Organismo a auditar.
CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

1. El sistema contable de la Entidad ha sido diseado para


integrar las transacciones presupuestarias, financieras y
patrimoniales?
2. La Entidad tiene y actualiza un plan de cuentas que incluya
el anlisis de cada cuenta en particular, indicando qu
representa cada una de ellas, cul es su saldo, cundo se
debita o se acredita etc.?
3. Se ha establecido un registro contable de carcter
presupuestario, donde se acumule en materia de ingresos la
estimacin presupuestaria, la liquidacin, la recaudacin y el
depsito en bancos, y por otra parte acumule en materia de
gastos los techos presupuestarios, los compromisos, el
devengado y el pago?
4. Los procedimientos establecidos en la Entidad aseguran
que se registren todas las transacciones en forma sistemtica y
cronolgica, tan pronto como hayan ocurrido?
5. Las funciones de captura, registro, proceso, emisin y
anlisis de la informacin financiera estn segregadas de

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

120

Contralora General de la Republica

funciones tales como custodia de bienes y autorizacin y


aprobacin de operaciones?

6. Los registros contables se han diseado con el grado de


disgregacin y compatibilidad necesario para la
consolidacin de la informacin de todo el sector pblico, de
acuerdo con las instrucciones impartidas por la DGCG?
7. Se analizan mensualmente los saldos de las cuentas del
balance general y la conformacin particular de cada una, con
el fin de determinar su razonabilidad, antigedad, necesidad
de previsiones, castigo etc.?
8. El sistema emite peridicamente los estados financieros de:
(a) Ejecucin de ingresos? (b) Ejecucin de gastos? (c) de
resultados? (d) de origen y aplicacin de fondos? (e) balance
general? (f) Ejecucin de caja? (g) cuenta ahorro, inversin ,
financiamiento? (h) cuentas nacionales? (y) estadsticas de
las finanzas pblicas?
9. La periodicidad con qu se emiten los anteriores estados
financieros es adecuada para el control de las operaciones y
la toma de decisiones y para cumplir con los plazos
establecidos por la DGCG?
10. Se han establecido controles para restringir el acceso de
personal no autorizado a la informacin presupuestaria,
financiera y patrimonial (dispositivos de seguridad en
terminales, claves de acceso, mens, identificadores de
usuarios etc.)?
11. Se han establecido controles para validar la informacin
que es ingresada al sistema para su procesamiento tales
como controles de edicin y validacin, controles de lote,
doble digitacin de campos crticos etc.?
12. Se controla la correccin ntegra y oportuna de datos e
informacin rechazada o en suspenso?
13. Se han establecido controles para asegurar que el proceso
de la informacin se haga en forma completa y consistente,
tales como rutinas de control de secuencia, totales de valores
crticos antes y despus del proceso, conciliacin de
movimientos y modificaciones de datos, validez de los datos
generados etc.?

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121

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CUESTIONARIO

CONTESTE FIRMA DEL


SI O NO
AUDITOR

14. Se protegen adecuadamente los programas que conforman


la aplicacin sistematizada de contabilidad gubernamental,
contra modificaciones no autorizadas?
15. Se tienen implementados procedimientos de conciliacin
para la informacin financiera de bancos, cuentas por cobrar,
pasivos y obligaciones, operaciones a regularizar y registros
auxiliares vs. Libros contables, entre otros?
16. Las conciliaciones se preparan dentro de los primeros diez
(10) das hbiles del mes siguiente?
17. Se realizan peridicamente confirmacin de los saldos de
bancos, cuentas por cobrar, cuentas y documentos por pagar y
obligaciones financieras, con el fin de conciliarlos con la
informacin contable?
18. Se realizan constataciones fsicas peridicas de los
documentos representativos de inversin y ttulos valores,
inventarios y activos fijos, por personal independiente del
registro y custodia, para ser conciliados con la informacin
contable?
19. Se tienen implantados formularios especficos para
documentar las operaciones y transacciones normales de la
Entidad y los mismos son prenumerados?
20. Se controla el uso secuencial y correlativo de los anteriores
formularios y los que permanecen sin ser utilizados (en
blanco) se resguardan y custodian adecuadamente?
21. Los procedimientos adoptados en la Entidad aseguran que
toda transaccin u operacin realizada est suficientemente
documentada y respaldada?
22. Existe un archivo de la documentacin contable y
presupuestaria que respalda las transacciones registradas y de
la informacin que produce el sistema, que garantice su
conservacin, orden y fcil acceso?

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122

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EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
CUESTIONARIO ESPECFICO PARA EVALUAR EL DISEO
DEL SISTEMA DE TESORERIA
I.

INSTRUCCIONES:

Este cuestionario deber contestarse para establecer de manera general, si la Entidad u Organismo
ha diseado su Sistema de Tesorera de conformidad con normas vigentes. Para contestar este
cuestionario es necesario conocer y estar familiarizado con la normatividad dictada por la
Tesorera General de la Repblica (TGR), del Ministerio de Finanzas (MIFIN).
Las respuestas debern basarse en la informacin bsica obtenida de la Entidad, en sus manuales y
flujogramas y en el conocimiento y comprensin que el auditor posea sobre la forma como se
desarrollan y ejecutan los ciclos de transacciones de la Entidad.
Este cuestionario debe ser adaptado, modificado y complementado en la medida en que cambien
las normas tcnicas y procedimientos; tambin se deber considerar si se trata del SIGFA Central o
un SIGFA Local y del tipo de Entidad u Organismo a auditar.
CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

1. Se ha constituido una unidad o dependencia con nivel


jerrquico y autoridad suficiente para la administracin
financiera de los recursos de la Entidad? Las funciones que
all se realizan son independientes de las de registro contable
y autorizacin y aprobacin de pagos?
2. Los funcionarios responsables del manejo del efectivo y las
que firman cheques estn debidamente afianzados? Las
fianzas son razonables en relacin con le volumen de
recursos que manejan?
3. En el caso de los ingresos (a) se emite el respectivo recibo
oficial prenumerado al momento de recibirlo? (b) se deposita
inmediatamente en el banco? (c) se registra oportunamente
en el sistema de contabilidad gubernamental?
4. En el caso de los desembolsos: (a) solo se tramitan cuando
rene toda la documentacin necesaria? (b) se efectan
mediante cheque excepto los pagos por caja menor? (c) se
tramitan cuando han sido previamente autorizados por el
funcionario designado para tal fin y cuentan con el
respectivo crdito presupuestario? (d) se registran
oportunamente en el sistema de contabilidad gubernamental?

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123

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

5. Se preparan regularmente presupuestos de caja, que integren


las necesidades de recursos de toda la Entidad y considere
los diferentes conceptos (transferencias, ingresos por venta
de bienes o servicios, donaciones etc.)?
6. Se analiza peridicamente la ejecucin del presupuesto de
caja? Se deja evidencia de tales anlisis?
7. Se cuenta con registros e informacin suficientemente
detallada para el control de las operaciones relacionadas con
el manejo de los recursos de la Entidad?
8. Se practican arqueos peridicos sorpresivos a los fondos y
valores manejados por el rea de tesorera? Dichos arqueos
son practicados por funcionarios independientes de quienes
tienen la responsabilidad por su manejo, registro y custodia?
Se deja evidencia de los resultados obtenidos en los arqueos
y se concilian con los registros contables?
9. Estn todas las cuentas bancarias abiertas a nombre
exclusivo de la Entidad? Toda apertura de una cuenta
bancaria requiere autorizacin previa de la Mxima
Autoridad?
10. Los bancos tienen instrucciones de pagar los cheques
nicamente cuando estn firmados mancomunadamente por
funcionarios acreditados legalmente ante ellos?
11. La Entidad cancela oportunamente ante los bancos las
firmas de funcionarios retirados o trasladados?
12. Se ha asignado la responsabilidad por el manejo de fondos
fijos de caja chica a funcionarios independientes del cajero
principal y de otros funcionarios que lleven a cabo funciones
contables o financieras?
13. Los fondos de caja chica se utilizan para atender gastos
menores y se respaldan y autorizan apropiadamente?
14. Las transacciones de financiamiento, as como las de
inversin temporal, son autorizadas previamente por la
Mxima Autoridad o por un funcionario de nivel apropiado
al que le ha sido delegada dicha funcin? Dichas
operaciones se realizan conforme a disposiciones y normas
legales?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

124

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

15. Se deja evidencia de la evaluacin que se realiza para


escoger la alternativa de financiamiento o inversin
temporal, ms favorable?
16. Se han dispuestos registros detallados que reflejen el
movimiento de obligaciones y/o inversiones temporales,
que faciliten el control de vencimientos, clculos del costo
de financiamiento y/ o rendimientos?
17. Se han diseado e implantado procedimientos de manejo
y custodia de los ttulos y valores representativos de
inversin que los proteja de prdidas?
18. Se realizan constataciones peridicas de los ttulos y
valores representativos de inversin por servidores
independientes de las funciones de registro y custodia de las
mismas?
19. Si la Entidad otorga crdito: (a) se han definido polticas
en cuanto a montos, plazos y condiciones de crdito, (b) se
hace un estudio de la capacidad de pago del cliente antes de
concederle el crdito? (c) se cuenta con registros detallados
para controlar los vencimientos? (d) se realiza la gestin de
cobro oportunamente? (e) se analiza peridicamente la
antigedad de los saldos y se constituyen las previsiones
del caso?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

125

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
CUESTIONARIO ESPECFICO PARA EVALUAR EL DISEO
DEL SISTEMA DE CREDITO PBLICO
I.

INSTRUCCIONES:

Este cuestionario deber contestarse para establecer de manera general, si la Entidad u Organismo
ha diseado su Sistema de Crdito Pblico de conformidad con normas vigentes. Para contestar este
cuestionario es necesario conocer y estar familiarizado la normatividad dictada por la Direccin
General de Crdito Pblico (DGCP), del Ministerio de Finanzas (MIFIN). Las respuestas debern
basarse en la informacin bsica obtenida de la Entidad, en sus manuales y flujogramas y en el
conocimiento y comprensin que el auditor posea sobre la forma como se desarrollan y ejecutan los
ciclos de transacciones de la Entidad.
Este cuestionario debe ser adaptado, modificado y complementado en la medida en que cambien
las normas tcnicas y procedimientos; tambin se deber considerar si se trata del SIGFA Central o
un SIGFA Local y del tipo de Entidad u Organismo a auditar.
CUESTIONARIO

CONTESTE FIRMA DEL


SI O NO
AUDITOR

1. Existe una Entidad o Dependencia del Estado que se encarga de


canalizar, administrar y controlar todo lo relacionado con el
financiamiento a largo plazo del pas, emitiendo informacin
peridica sobre el desenvolvimiento de la deuda interna y
externa, proyecciones, vencimientos etc.?
2. Existen disposiciones y normas legales, plenamente difundidas,
que reglamenten la consecucin de financiamiento a largo
plazo por parte de las Entidades del Estado, las limitaciones o
restricciones para gestionar su consecucin, las modalidades de
financiamiento (consecucin de prstamos o emisin de ttulos
de deuda pblica), los trmites o procedimientos a seguir por
parte de los Entes que tienen facultades para hacerlo, las
autorizaciones requeridas, el destino que debe drsele a los
recursos, etc. ?
3. Se estudia y se deja documentacin de los anlisis realizados
para justificar la consecucin de recursos a travs de crdito
pblico? Dichos estudios contemplan aspectos cruciales tales
como destino que se le dar a los recursos, importancia del
proyecto que se llevar a cabo y/o problemas
macroeconmicos que se pretenden solucionar, alternativas de
financiamiento, costo de financiamiento, garantas que se
otorgaran, forma de pago y origen de los recursos para su
pago, etc.

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

126

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

4. La solicitud de financiamiento a travs de crdito pblico es


autorizada en todos los casos por el Gabinete Econmico, con
informe favorable del Ministerio de Finanzas, cumplidos los
trmites legales del caso?
5. La consecucin de financiamiento a largo plazo ha sido
incluida en forma previa en el Anteproyecto del Presupuesto
General de la Repblica, identificando claramente la
justificacin y destino que se dar a los recursos y las
condiciones en que se tomara, para que sea aprobado por la
Asamblea Nacional?
6. El contrato de financiamiento a largo plazo es suscrito por
funcionarios habilitados legalmente para ello, con la
aprobacin previa del Ministerio de Finanzas y dems trmites
legales requeridos?
7. Se controla la recepcin efectiva de los recursos y su
utilizacin en el objetivo para el cual se contrataron?
8. Se emiten informes peridicos sobre el desarrollo del proyecto
o ejecucin de los recursos de crdito pblico y se compara con
el presupuesto correspondiente, analizando las causas de las
variaciones fsicas financieras de la ejecucin?
9. Se efecta seguimiento peridico al cumplimiento de las
clusulas del contrato de crdito pblico para asegurar su
adecuado cumplimiento?
10. Se ejerce control sobre los vencimientos de las amortizaciones
de capital y costos de financiacin y se incluyen
oportunamente en la programacin de pagos para efectivizar su
desembolso?Se emiten informes peridicos al respecto y los
mismos son remitidos a los niveles apropiados para su
conocimiento y toma de decisiones?
11. Toda reestructuracin, refinanciamiento o renegociacin
parcial o total de las obligaciones de crdito pblico son
previamente autorizadas por las instancias designadas para
ello?
12. Se efectan confirmaciones peridicas con las entidades
prestamistas sobre los saldos adeudados, por parte de
funcionarios independientes del manejo y control del crdito
pblico y dicha informacin es conciliada con los registros
contables?
Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

127

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
CUESTIONARIO ESPECFICO PARA EVALUAR EL DISEO
DEL SISTEMA DE CONTRATACIONES Y ADMINISTRACION
DE BIENES DEL ESTADO
I.

INSTRUCCIONES:

Este cuestionario deber contestarse para establecer de manera general, si la Entidad u Organismo
ha diseado su Sistema de Contrataciones y Administracin de Bienes del Estado, de conformidad
con normas vigentes. Para contestar este cuestionario es necesario conocer y estar familiarizado con
la Ley de Contrataciones Administrativas del Estado, Entes Descentralizados o Autnomos y
Municipales, con el Reglamento General de la Ley de Contrataciones Administrativas del Gobierno
Central y dems normas dictadas por la Direccin General de Contrataciones y Administracin de
Bienes del Estado (DGCA), del Ministerio de Finanzas (MIFIN).
Las respuestas debern basarse en la informacin bsica obtenida de la Entidad, en sus manuales y
flujogramas y en el conocimiento y comprensin que el auditor posea sobre la forma como se
desarrollan y ejecutan los ciclos de transacciones de la Entidad.
Este cuestionario debe ser adaptado, modificado y complementado en la medida en que cambien
las normas tcnicas y procedimientos que reglamentan la formulacin, modificacin, ejecucin y
evaluacin del presupuesto; tambin se deber considerar si se trata del SIGFA Central o un SIGFA
Local y del tipo de Entidad u Organismo a auditar.
CUESTIONARIO

CONTESTE FIRMA EL
SI O NO
AUDITOR

1. Se tienen establecidos procedimientos para la contratacin y


adquisicin de bienes y servicios? Dichos procedimientos se
condensan en un manual debidamente aprobado?
2. Tales procedimientos son concordantes con las disposiciones y
normas legales vigentes? (ej. Ley de Contrataciones
Administrativas del Estado, Reglamento General de la Ley de
Contrataciones Administrativas del Gobierno Central etc.)
3. Los procedimientos diferencian claramente las atribuciones
para: solicitar, autorizar se inicie el proceso, seleccionar la oferta
ms conveniente, llevar a cabo la adquisicin o contratacin,
recepcionar los bienes o servicios y registrar contablemente la
transaccin?
4. Se efecta una programacin de adquisiciones y/o contrataciones
que prevea las necesidades de la Entidad y la misma es
concordante con el presupuesto para el ejercicio?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

128

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA EL
AUDITOR

5. Los procedimientos contemplan que para toda adquisicin o


contratacin haya una solicitud previa al inicio del proceso y
que la misma: (a) este fundamentada en una necesidad o pedido
justificado del responsable del rea o unidad respectiva? (b) que
solo se apruebe cuando exista crdito presupuestario y se haya
definido las condiciones de financiamiento requerido?
6. Se ha establecido un sistema de registro permanente de
existencias (inventarios) para controlar los movimientos de
entrada / salida, por unidades de idnticas caractersticas? Para
todo movimiento de existencias se prepara un documento que lo
respalde y refleje los funcionarios que intervinieron?
7. Se tiene establecido un programa de cantidades mximas y
mnimas de existencias de inventario?
8.

Se ha asignado un espacio fsico adecuado, segn el tipo de


existencias, para su almacenamiento adecuado y control?

9.

Se han tomado medidas para la conservacin, seguridad y


manejo apropiado de las existencias almacenadas? Dichas
medidas incluyen entre otras, la suscripcin de una pliza de
seguro, la fianza de los funcionarios encargados de su custodia y
el acceso restringido a los lugares de almacenamiento?

10. Se tiene implantado la realizacin de verificaciones peridicas


de la existencia fsica de los bienes? Dichas verificaciones son
llevadas a cabo por funcionarios independientes de las funciones
de manejo, custodia y registro de las existencias? Los
resultados de tales inspecciones se concilian con los registros
contables y se analizan y aclaran las diferencias?
11. Participa auditoria interna en la planificacin y observacin de
la toma fsica de existencias?
12. Se tiene previstos y se cumplen procedimientos para
determinar, informar y disponer fsica y contablemente de los
bienes obsoletos, daados o perdidos? Tales procedimientos
son concordantes con las disposiciones y normas legales?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

129

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA
DEL
AUDITOR

13. Se han establecido registros permanentes de los activos fijos,


donde se muestren las compras, retiros, traspasos, mejoras y en
los casos que aplique la correspondiente depreciacin?
14. Se han dado instrucciones precisas para que toda adquisicin
y/o reparacin de activos fijos se realice previa autorizacin de
la Mxima Autoridad o del funcionario delegado para ello,
teniendo en cuenta la programacin de operaciones y la
existencia de crdito presupuestario?
15. Se ha formalizado en cada unidad o dependencia de la
Entidad su responsabilidad por los bienes que le han asignado,
entregndole una lista de inventario y firmando en seal de
aceptacin, o cualquier otro mecanismo equivalente?
16. Se tiene instaurado un programa de mantenimiento
preventivo para los activos fijos? Se cuenta con un programa
de seguros para su proteccin?
17. Se prctica por lo menos una vez al ao la verificacin fsica
de los activos fijos, por parte de personal independiente de la
custodia y registro y se concilian los resultados contra la
informacin de la contabilidad?
18. Se han dado instrucciones precisas sobre la utilizacin de los
bienes y servicios del Estado exclusivamente para los fines y
actividades propias de la Entidad u Organismo?
19. Se ha establecido un sistema de codificacin para identificar
los activos fijos?
20. Se tienen previstos y se cumplen procedimientos para
enajenar, transferir y dar de baja fsica y contablemente los
activos fijos? Tales procedimientos son concordantes con las
disposiciones y normas legales?

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

130

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO ESPECIFICO PARA EVALUAR LA


AUDITORIA INTERNA
I.

INSTRUCCIONES:

Este cuestionario deber contestarse para establecer de manera general, si la Entidad u Organismo
ha diseado la funcin de Auditora Interna de conformidad con normas vigentes.
Las respuestas debern basarse en la informacin bsica obtenida de la Entidad, en sus manuales y
flujogramas y en el conocimiento y comprensin que el auditor posea sobre la forma como se
desarrollan y ejecutan los ciclos de transacciones de la Entidad.
Este cuestionario debe ser adaptado, modificado y complementado en la medida en que cambien
las normas tcnicas y procedimientos que reglamentan al sistema y considerando si se trata del
SIGFA Central o un SIGFA Local.
CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

1. Se ha establecido una unidad de auditora interna en la


Entidad? Dicha unidad depende del ms alto nivel de mando
ejecutivo?
2. Se ha nombrado a cargo de esa unidad a un profesional
idneo para llevar a cabo su funcin, teniendo en cuenta su
formacin acadmica y trayectoria profesional y laboral?
3. La auditoria interna prepara un plan de trabajo para cada
ejercicio que cubra todas las reas y operaciones o
actividades de la Entidad y lo enva a la Contralora General
de la Repblica dentro de los plazos establecidos?
4. La unidad de auditora interna se encuentra dotada con los
recursos humanos y materiales necesarios para llevar a cabo
su funcin en forma satisfactoria? Se conforman equipos
multidisciplinarios con profesionales de otras reas para
auditar las operaciones especializadas de la Entidad?
5. Dentro de las actividades de la auditora interna se contempla
la evaluacin peridica de la estructura de control interno y se
descarta la ejecucin de controles previos, as como la
participacin en los procesos administrativos u operativos?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

131

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

6. En los exmenes y auditoras llevadas a cabo por la auditora


interna se han observado y acatado las NAGUN?
7. La unidad de auditora interna cuenta con un manual que
incluya la descripcin de las tcnicas y procedimientos de
auditora particularmente aplicables a la Entidad? Dichos
manuales fueron aprobados por la Contralora General de la
repblica?
8. Se remiten a la Contralora general de la Repblica todos los
informes que contengan hechos que puedan generar
responsabilidad civil o hechos delictivos y todos aquellos que
considere necesarios poner en conocimiento del rgano
Superior de Auditoria?
9. Se denota apoyo del Mximo Ejecutivo hacia la funcin de
auditora interna, por ejemplo, instruyendo el acceso
irrestricto a todas las reas y actividades de la Entidad,
dotndola de los recursos necesarios para llevar a cabo su
labor, atendiendo los informes de auditora e instruyendo las
acciones para corregir los hallazgos etc.?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

132

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
CUESTIONARIO ESPECFICO PARA EVALUAR EL DISEO
DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES
I.

INSTRUCCIONES:

Este cuestionario deber contestarse para establecer de manera general la forma como la Entidad u
Organismo programa sus operaciones. Las respuestas debern basarse en la informacin bsica
obtenida de la Entidad, en sus manuales y flujogramas y en el conocimiento y comprensin que el
auditor posea sobre la forma como se desarrollan y ejecutan los ciclos de transacciones de la
Entidad.
Este cuestionario debe ser adaptado, modificado y complementado en la medida en que cambien
las normas y procedimientos que influyan sobre el sistema, adems de considerar si se trata del
SIGFA Central o un SIGFA Local.
CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

1. La Entidad ha definido su misin, plan estratgico a mediano


y largo plazo, objetivos de gestin, reas funcionales y
polticas para ser aplicadas en el desarrollo de las
actividades? Tales factores han sido difundidos a nivel
institucional?
2. Se ha analizado la situacin y entorno que enmarca el
desarrollo de las actividades de la Entidad (anlisis de los
resultados logrados, desvos de la programacin anterior,
identificacin de recursos existentes, variables econmicas,
sociales, tecnolgicas y legales que afectan y condicionan las
operaciones)? Se ha documentado dicho anlisis?
3. Cada rea funcional prepara su programacin de operaciones,
definiendo las operaciones necesarias para lograr los
objetivos de gestin, estimando el tiempo de ejecucin,
determinando los recursos necesarios, designando
responsables para el desarrollo de las operaciones y
estableciendo indicadores de resultados a obtenerse (de
eficiencia y eficacia)? Dicha programacin se documenta
por escrito?
4. La programacin de operaciones incluye la programacin de
operaciones de funcionamiento y de inversin?
5. La programacin de inversiones guarda relacin con los
objetivos de la Entidad? Es compatible con las polticas
sectoriales dictadas por el Gobierno?
Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

133

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

6. Peridicamente se efecta seguimiento a la ejecucin de la


programacin de operaciones por parte de cada responsable
de rea, analizando los resultados alcanzados, los bienes o
servicios producidos, los recursos utilizados y el tiempo
invertido?
7. Al final del ejercicio se evalan los resultados de la
programacin de operaciones a nivel institucional,
contemplando aspectos cuantitativos y cualitativos, midiendo
el grado de cumplimiento de las operaciones y el logro de los
objetivos propuestos?
8. Con base en la anterior evaluacin se establecen y se toman
medidas correctivas para ser consideradas dentro de la
siguiente programacin de operaciones?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

134

Contralora General de la Republica

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
CUESTIONARIO ESPECFICO PARA EVALUAR EL DISEO
DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA
O DE ESTRUCTURACION ORGANIZACIONAL
I.

INSTRUCCIONES:

Este cuestionario deber contestarse para establecer de manera general la forma como la Entidad u
Organismo se ha organizado administrativamente o se ha estructurado organizacionalmente. Las
respuestas debern basarse en la informacin bsica obtenida de la Entidad, en sus manuales y
flujogramas y en el conocimiento y comprensin que el auditor posea sobre la forma como se
desarrollan y ejecutan los ciclos de transacciones de la Entidad.
Este cuestionario debe ser adaptado, modificado y complementado en la medida en que cambien
las normas y procedimientos que influyan sobre el sistema, adems de considerar si se trata del
SIGFA Central o un SIGFA Local.
CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA
DEL
AUDITOR

1. Existe un manual o gua de organizacin por escrito,


debidamente autorizado y difundido a todos los niveles de la
organizacin?
2. Dicho manual o gua incluye un organigrama que ilustre los
niveles de autoridad y las lneas de comunicacin, la
descripcin clara de las atribuciones, responsabilidades y
funciones para cada nivel del organigrama y el perfil de cada
cargo?
3. Se encuentra actualizado y en vigencia el manual o gua
anterior?
4. Cada unidad organizacional (gerencia, subgerencia, rea,
departamento etc.) tiene claramente definido sus objetivos y
metas?
5. El proceso de direccin y supervisin incluye polticas y
guas de accin que motiven al personal para ejecutar
eficiente y eficazmente los planes y programas?
6. Se utilizan por parte de los funcionarios con unidad de mando
mtodos para controlar directamente la ejecucin vs. Los
planes y programas?
7. Los procedimientos diseados para cada unidad contemplan
independencia y separacin para autorizar, ejecutar, registrar,
custodiar recursos y controlar operaciones, segn sea el caso?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

135

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

8. Existen manuales o guas escritas, autorizados por la Mxima


Autoridad, que ilustren los procedimientos de autorizacin,
control y registro oportuno de todas las operaciones
financieras y administrativas de la Entidad? Se han
divulgado dichos manuales o guas a todo los funcionarios
que ejecutan las operaciones?
9. Los procedimientos prevn que toda operacin financiera o
administrativa cuente con la documentacin necesaria de
respaldo? A su vez la documentacin permite identificar la
naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin?
10. Existe un sistema de formularios prenumerados al momento
de su impresin para todas las operaciones habituales de la
entidad? Dicho sistema prev el nmero de copias, el destino
de cada una y los requisitos de forma y de fondo para
completarlos?
11. Est claramente asignada la responsabilidad por la custodia,
recibo y entrega de los formularios sin uso?
12. Existe un sistema de archivo donde se conserven los
documentos de respaldo en orden lgico, de fcil acceso y
utilizacin? Los archivos estn debidamente protegidos de
cualquier contingencia? Se mantienen los documentos por el
tiempo mnimo legal?
13. Si la Entidad ejerce supervisin sobre otras entidades, existe
evidencia de que promueva y vigile la implantacin y
funcionamiento del sistema de control interno sobre su
subordinada?
14. Si la Entidad mantiene direccin y administracin
descentralizada se han establecido mecanismos y
procedimientos adecuados para el cumplimiento de las
normas de control en las unidades geogrficamente distantes?
15. Para el proceso de informacin electrnico a travs de
computadoras: (a) Se tienen documentados las aplicaciones y
programas? (b) Las aplicaciones y programas han sido
probadas y autorizadas antes de ponerlos en produccin? ( c)
Se tienen previstos mecanismos de validacin de la
informacin que procesa el sistema? (d) existe restriccin al
proceso de la informacin? (e) existen medidas de proteccin
fsica de las instalaciones de cmputo, incluyendo las
aplicaciones y programas? (f) existen planes de contingencia
para proteger los archivos de destruccin o prdida total o

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

136

Contralora General de la Republica

parcial?
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
(ENFOQUE DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION)
CUESTIONARIO ESPECFICO PARA EVALUAR EL DISEO
DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
I.

INSTRUCCIONES:

Este cuestionario deber contestarse para establecer de manera general la forma como la Entidad u
Organismo administra su recurso humano. Para contestar este cuestionario es necesario conocer y
estar familiarizado con la normatividad existentes en materia del servicio civil. Las respuestas
debern basarse en la informacin bsica obtenida de la Entidad, en sus manuales y flujogramas y
en el conocimiento y comprensin que el auditor posea sobre la forma como se desarrollan y
ejecutan los ciclos de transacciones de la Entidad.
Este cuestionario debe ser adaptado, modificado y complementado en la medida en que cambien
las normas y procedimientos que influyan sobre el sistema, adems de considerar si se trata del
SIGFA Central o un SIGFA Local.
CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

1. Existe una clasificacin de cargos con los requisitos mnimos


para el desempeo del cargo y su correspondiente nivel de
remuneracin,
debidamente autorizada por la Mxima
Autoridad?
2. Los requerimientos de personal guardan concordancia con la
programacin de operaciones y el presupuesto para el
ejercicio?
3. Se ha establecido una unidad organizacional responsable por
la administracin de los asuntos de personal?
4. Se ha establecido procedimientos formales y consistentes
para efectuar la seleccin y dotacin de personal?
5. Se deja constancia de que durante el proceso de seleccin se
verific la inexistencia de impedimentos legales para el
desempeo del cargo y que se constat el grado de estudios y
experiencia laboral del postulante?
6. Se han establecido programas de capacitacin en diferentes
campos que ayuden a un mejor desempeo de los
funcionarios?
7. Existe un programa de evaluacin peridica del desempeo
de los funcionarios, que permita medir los niveles de
eficiencia y eficacia en le cumplimiento de sus labores y
Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

137

Contralora General de la Republica

ayude en la superacin constante de esos niveles?

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

138

Contralora General de la Republica

CUESTIONARIO

CONTESTE
SI O NO

FIRMA DEL
AUDITOR

8. Los reglamentos de la Entidad sealan plazos para el


cumplimiento de las labores encomendadas?
9. Se han previsto mecanismos que aseguren el pago de
remuneraciones nicamente a cada cargo efectivamente
desempeado?
10. Se ha divulgado claramente a los funcionarios la prohibicin
de buscar o recibir otros beneficios personales derivados de
sus funciones y distintos a los provenientes de la
remuneracin pactada?
11. Se han establecido procedimientos para el control de
asistencia de los funcionarios? Dicho control es ejercido por
la unidad de personal y el jefe inmediato superior de los
funcionarios?
12. Se preparan y cumplen programas de vacaciones para que
todo funcionario tome sin excepcin el descanso
reglamentado en las disposiciones laborales?
13. Se cuenta con un plan de rotacin sistemtica de aquellos
funcionarios que tienen a su cargo funciones sensibles como
la custodia de ttulos y valores o de bienes?
14. Se han definido las funciones y cargos que deben ser
afianzados y los montos por cuales se debe obtener la fianza?
15. Se han establecido registros y un sistema de expedientes que
recopilen y guarden toda la informacin originada en la
relacin laboral de cada funcionario con la Entidad?
Elaborado por: _________________________ Fecha: ________________________
Revisado por: _________________________ Fecha: _________________________

Actualizacin del MAG y Guas Sectoriales

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