Manual de instruccin de

Microsoft Excel
2010
1
Manual de instruccin de Microsoft Excel 2010, uso
bsico
Tabla de
contenido
Objetivos
Introduccin
Iniciar Excel 2010
Componentes de la pantalla de Excel
Cinta de opciones o !ibbon"
Entrar datos en una #oja de trabajo
$espla%amiento por la #oja de clculo
Entrar texto
Entrar n&meros
Modi'car la #oja de trabajo
(eleccionar celdas
Cambiar el tama)o las columnas
Cambiar el tama)o las 'las
*ormato de las celdas
*uncin autoformato
Insertar o remover 'las + columnas
,ombrar #ojas de trabajo
-uardar un libro de clculos
Imprimir una #oja de trabajo
Cerrar un libro de clculos
Crear un nuevo libro de clculos
.brir un libro de clculos existente
(alir de Excel
2
Manual de instruccin de Microsoft Excel 2010, uso
bsico
Objetivos
.l terminar este mdulo de instruccin, usted podr/
0 Iniciar Excel
0 $escribir los componentes de una #oja de trabajo de Excel
0 Insertar texto + n&meros en una #oja de trabajo
0 Crear una #oja de clculo simple
0 Editar la #oja de clculo
0 -uardar un libro de clculos
0 .brir un libro de clculos existente
0 Imprimir una #oja de clculo
0 Crear + copiar frmulas de celdas ad+acentes
0 $ise)ar una 1rfica de pie"
0 Cerrar un libro de clculos
0 2erminar el pro1rama
Introduccin
En este mdulo, examinars el pro1rama de #ojas electrnicas de clculo
de Microsoft O3ice 2010/ Excel 20104 Esta aplicacin le permite or1ani%ar
datos en filas + columnas, completar clculos, tomar decisiones, crear
1rficas, desarrollar informes + publicar datos al 5eb4 6as cuatro partes
principales de Excel 2010 son/ #ojas de trabajo para entrar, calcular,
manipular + anali%ar datos tales como n&meros + texto, 1rficas para
representar pictricamente los datos, base de datos para almacenar +
manipular informacin + apo+o al 5eb 7ue permite la publicacin de
#ojas de trabajo en formato 82M6 para Internet4 El propsito de este
manual de instruccin es 7ue el9la estudiante cono%ca las #erramientas
necesarias para la creacin de informes profesionales utili%ando el
pro1rama Microsoft
Excel 20104
Iniciar Excel 2010
14 8a1a clic en el botn de 5indo:s 7ue se encuentra en la barra de
tareas4
24 8a1a clic en All Programs (e mostrar la lista de los pro1ramas
7ue tiene instalados en su computadora4
;4 8a1a clic en Microsoft O!ce + del submen& 7ue le aparecer,
#a1a clic en Microsoft
Excel 2010 para activar el
pro1rama4
;
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bsico
Ilustraci
n 1
Otra forma es creando acceso directo <shortcut= a Excel a trav>s
de un icono desde su ventana principal <Desktop=4 Complete los
si1uientes pasos para crearlo4
a= !ealice los pasos 1 + 24
b= 8a1a clic en Microsoft Office + posteriormente, #a1a right-clic en
Microsoft Excel
20104
c= $el men& corto 7ue se muestre, #a1a clic en "end to + lue1o
en #es$to% &create s'ortcut(4
Ilustraci
n 2
5indo:s pondr en su pantalla principal un icono de acceso directo,
como se muestra en la ilustracin ;, llamado Microsoft Excel4 .#ora
?
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bsico
podr #acer doble clic en icono creado en el Desktop para activar el
pro1rama4
@
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bsico
Ilustraci
n )
*om%onentes de la %antalla de Excel
Ana ve% inicia Excel, aparece el libro de clculo +oo$1 con las
#erramientas necesarias para poder comen%ar a trabajar4
*inta de o%ciones o
,-ibbon.
Ilustracin /
6as fic#as o %esta0as de la *inta de o%ciones muestran los comandos
ms importantes para cada una de las reas de tareas en las
aplicaciones4 Bor ejemplo, en M( Excel 2010, las
C
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pesta)as a1rupan los comandos de actividades, tales como/ insertar
objetos <im1enes + tablas=, crear dise)os de p1ina, trabajar con
frmulas, datos + revisar4 6a pesta)a 1ome <Inicio= proporciona un
acceso fcil a los comandos de uso ms frecuentes4
Ilustraci
n 2
Entrar datos en una 'oja de trabajo
En cada una de las celdas 7ue componen la #oja de trabajo se puede
entrar texto, n&meros + frmulas4 (implemente #a1a clic en la celda
donde va a entrar los datos, la celda ser seleccionada + podr comen%ar
a escribir4 Observe 7ue tanto en la celda activa como en la barra de
frmulas aparece lo 7ue escribe4
Ilustraci
n 3
#es%la4amiento %or la 'oja de c5lculo
Ana #oja de clculo en Excel consta de 1C,;D? columnas + 1,0?D,@EC
filas4 6a ventana slo desplie1a una parte de la #oja de clculo por lo
7ue es importante conocer cmo despla%arse o moverse a trav>s de
ella4
Movimient
o
Teclado
Celda abajo F
Celda arriba G
Celda
derec#a
H
Celda
i%7uierda
I
Bantalla
abajo
J.v
Ba1K
JBa1e
Bantalla
arriba
J!e
Ba1K
JBa1e
Celda .1
JCtrlK L
JInicioK
JCtrlL8om (i la celda no est visible en la #oja de trabajo, utilice las barras de
despla%amiento, #a1a
clic en la pesta)a 1ome + del 1rupo Editing, seleccione 6ind 7 "elect
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+ lue1o seleccione el comando 8o to4
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Ilustraci
n 9
En el cuadro de dilo1o 7ue le aparecer en la #oja, escriba la referencia
de la celda
<Ejemplo: G145=4 $e esta manera el pro1rama rpidamente le llevar +
activar dic#a celda4
Entrar
texto
Ilustracin :
En Excel, cual7uier 1rupo de caracteres 7ue conten1a letra, 1uin o
espacio se considera texto4 Cuando entra texto en una celda, Excel alinea
el mismo al lado i%7uierdo de la celda + si excede el anc#o de la celda, el
sobrante de los caracteres se desplie1a en las celdas de la derec#a
mientras estas otras celdas no ten1an contenido4
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Entrar
n;meros
Ilustracin <
En Excel, un n&mero puede contener solo los
si1uientes caracteres/
0 1 2 ) / 2 3 9 : < = > &
( ? @ E e
(i una celda contiene cual7uier otro caracter, inclu+endo espacios, Excel
lo considera como texto4 Cuando asi1na cantidades num>ricas a una
celda, los caracteres 7uedan alineados a la derec#a de la celda4 Ocurre lo
opuesto a cuando insertamos texto4
Ilustraci
n 10
Modificar la 'oja de
trabajo
"eleccionar
celdas
.ntes de ejecutar cual7uier modificacin en los datos de la #oja de
trabajo, tendremos 7ue seleccionar la celda o el 1rupo de celdas 7ue va
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a ser editado4
Bara seleccionar una celda, simplemente #a1a clic sobre la celda
7ue desee4
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Bara seleccionar un gru%o de celdas adAacentes, #a1a clic
sobre la primera celda, manten1a presionado el botn i%7uierdo
del ratn + arrastre #asta la &ltima celda a seleccionar4
Bara seleccionar un gru%o de celdas dis%ersas, #a1a clic
sobre la primera celda, lue1o manten1a presionada la tecla
B*trlC + #a1a clic sobre las dems celdas4
Bara seleccionar una columna #a1a clic sobre la letra 7ue
identifica la columna4
Bara seleccionar una fila #a1a clic sobre el n&mero 7ue identifica
la fila4
Ilustraci
n 11
Bara seleccionar toda la #oja de trabajo ubi7ue el cursor en el botn
superior i%7uierdo de la #oja, entre la letra . 7ue identifica la columna +
el 1 7ue identifica la fila, + #a1a clic4
*ambiar el tama0o las
columnas
Ilustracin 12
14 Identifi7ue la columna 7ue desea a1randar o reducir <Ejemplo:
Columna A=4
24 Abi7ue el apuntador del mouse en la lMnea 7ue divide las letras de
las columnas
<Ejemplo: la lnea que diide la columna A de la !=4
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;4 8a1a doble clic, sobre la lMnea para ajustar automticamente
el tama)o de la columna4
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Ilustraci
n 1)
2ambi>n puede ampliar o reducir el tama)o de la columna manualmente
#aciendo clic en la divisin de ambas columnas + manteniendo el mouse
oprimido, arrastre #ori%ontalmente #asta lo1rar el anc#o deseado4
*ambiar el tama0o las Dlas
14 Identifi7ue la fila 7ue desea a1randar o reducir <Ejemplo: "ila 1=4
24 Abi7ue el apuntador del mouse en la lMnea 7ue divide los n&meros
de las filas
<Ejemplo: la lnea que diide la #ila 1 de la $=4
;4 8a1a doble clic, sobre la lMnea para ajustar automticamente el
tama)o de la fila4
Ilustraci
n 1/
2ambi>n puede ampliar o reducir el tama)o de una fila manualmente
#aciendo clic en la divisin de ambas filas + manteniendo el mouse
oprimido, arrastre verticalmente #asta lo1rar la altura deseada4
6ormato de las celdas
Bodemos cambiar la apariencia de los datos para resaltar la informacin
ms importante o para editar el contenido de una o varias celdas4
14 (eleccione la celda o 1rupo de celdas 7ue desee modificar4
24 8a1a clic en la pesta)a 1ome4
;4 $el 1rupo *ells, #a1a clic en 6ormat + lue1o en 6ormat *ells4
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.7uM encontrar todas las #erramientas necesarias para editar el
contenido de la<s=
celda<s=4
Ilustraci
n 12
#escri%cin de las %esta0as de la ventana 6ormat *ells
Eumber/ forma en 7ue se desplie1an o visuali%an los n&meros en la
#oja de trabajos4
6os formatos ms comunes son/
o 8eneral/ en la celda se visuali%a exactamente el
valor introducido4
o Eumber/ provee opciones para visuali%ar los n&meros en
formatos enteros +
con decimales4
o *urrencAF similar a la cate1orMa Eumber pero permite
incluir el sMmbolo de dlares &?(4 2ambi>n inte1ra la coma
&G( para cantidades 7ue excedan los miles4
o Percent/ convierte el n&mero en un por ciento, multiplicando
el valor por 100 + le asi1na el sMmbolo de @4
Alignment/ orienta el texto de forma #ori%ontal <con respecto a
la anc#ura de las celdas= o vertical <con respecto a la altura de
las celdas= en la #oja de trabajo4
6ont/ para modificar el tipo, estilo, tama)o + color de las letras4
+order/ se utili%a para crear lMneas en los bordes o lados de las
celdas4 (eleccione entre nin1&n borde, borde alrededor o borde
interior para las celdas4 2ambi>n puede esco1er solamente los
bordes 7ue desee insertar como uno superior +9o inferior,
derec#a +9o i%7uierda o dia1onal4 .dems, puede modificar el
estilo + el color del borde 7ue le asi1nar a estos4
Pattern/ asi1na un color o combinacin de colores al fondo de
las celdas con esta opcin4
Protection/ evita 7ue el contenido de las celdas pueda ser
modificado por error involuntario o por no tener permiso para
#acerlo4 Bara prote1er la #oja de trabajo, active la opcin Hoc$ed
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+ presione OI4 6ue1o #a1a clic en la pesta)a 1ome4 $el
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1rupo *ells, #a1a clic en 6ormat + lue1o en Protect "'eet4
Buede asi1nar una contrase)a para desactivar la proteccin4
2ambi>n puede utili%ar los iconos la *inta de o%ciones de la pesta)a
1ome para llevar a cabo al1uno de estas actividades ms
rpidamente4
6uncin autoformato
. partir de la versin 200E, Excel #a creado una coleccin de estilos de
tabla
preestablecidos 7ue puede aplicar a un 1rupo de celdas4 Estos inclu+en
tipo + color de letra, bordes + orientacin del texto + los n&meros4
14 (eleccione el 1rupo de celdas a las cuales 7uiere aplicar el nuevo
formato4
24 8a1a clic en la pesta)a 1ome + del 1rupo "tAles, seleccione
6ormat as Table4
Ilustraci
n 13
;4 Ana ve% #a+a seleccionado el autoformato, presione OI4
Insertar o remover filas A columnas
En ocasiones es necesario actuali%ar la #oja de trabajo + por consi1uiente
insertar o eliminar datos de filas o columnas4
14 8a1a clic sobre una celda de la fila o columna 7ue desea a)adir o
eliminar4
24 8a1a clic en la pesta)a 1ome + del 1rupo *ells, #a1a clic en
Insert, Insert "'eet -oJs o Insert "'eet *olumns para
a)adir filas o columnas, respectivamente4 6as columnas se
a)aden a la derec#a de la celda activa + las filas se a)aden
sobre la celda activa4
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Ilustraci
n 19
Bara eliminar filas o columnas,
14 (eleccione la fila o la columna 7ue desea eliminar
24 En la pesta)a 1ome, #a1a clic en #elete 7ue se encuentra en el
1rupo *ells4
(i necesita seleccionar filas o columnas 7ue no estn ad+acentes debe
dejar presionada la tecla B*trlC en su teclado #asta 7ue finalice la
seleccin + lue1o realice el proceso deseado4
Eombrar 'ojas de trabajo
Inicialmente cada libro de clculos contiene tres #ojas de trabajo
llamadas Sheet1, Sheet2 + Sheet34 Bara moverse de una #oja a otra,
simplemente #acemos clic sobre su nombre en la parte inferior i%7uierda
de la ventana de Excel4 Bodemos asi1nar nombres ms si1nificativos a las
#ojas de modo 7ue se puedan identificar de acuerdo a su propsito4
2ambi>n se le puede a)adir color a la pesta)a 7ue identifica la #oja4
Bara esto/
14 8a1a doble clic sobre el nombre de la #oja 7ue desea renombrar
<Ejemplo: %heet1=4
24 Escriba el nombre 7ue identificar la #oja de a#ora en adelante +
presione BEETE-C
para
aceptarlo4
Ilustraci
n 1:
Bara asi1narle color a la pesta)a de la #oja de trabajo/
14 8a1a right-clic sobre la pesta)a 7ue acaba de nombrar4 (eleccione
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bsico
la opcin Tab
*olorK para asi1narle color a la pesta)a4
24 8a1a clic en el color deseado4
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bsico
Ilustraci
n 1<
8uardar un libro de c5lculos
Bara 1uardar un libro de clculos #a1a clic sobre el icono ubicado en el
extremo superior i%7uierdo o #a1a clic en la pesta)a 6ile + seleccione
"ave As o "ave4
Im%rimir una 'oja de trabajo
14 .ntes de imprimir verifi7ue 7ue la impresora est> conectada +
lista para imprimir4
24 Buede seleccionar el 1rupo de columnas + filas de la #oja de
trabajo 7ue desea imprimir4 El 1rupo de celdas 7ue seleccione se
denomina el rea de impresin4 (i no selecciona un rea, Excel
automticamente selecciona el rea basado en las celdas
utili%adas4
;4 8a1a clic en el la pesta)a 6ile + seleccione Print para
modificar las opciones de impresin4
?4 Modifi7ue las opciones de impresin, tales como tipo de
impresora, cantidad de copias entre otras4
@4 *inalmente, #a1a clic en Print para comen%ar la impresin de
la #oja de trabajo4
Ilustraci
n 20
Manual de instruccin de Microsoft Excel 2010, uso
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*errar un libro de c5lculos
Ana ve% #a+amos terminado con un libro de clculos debemos
cerrarlo, +a 7ue liberar memoria de su computadora4
14 8a1a clic en la pesta)a 6ile + lue1o en *lose4
*rear un nuevo libro de c5lculos
(i desea crear un nuevo libro de clculos,
14 8a1a clic en la pesta)a 6ile + lue1o en EeJ4
24 6a pantalla se dividir en ; columnas4 6a columna central
muestra una 1alerMa de plantillas 7ue podemos usar para crear
una nueva #oja de clculos4 6a columna derec#a muestra una
previsuali%acin del template 7ue #a seleccionado4 (i no desea
usar nin1una plantilla, #a1a clic en +lan$ Jor$boo$ + lue1o en
el botn *reate4
Ilustraci
n 21
Abrir un libro de c5lculos existente
Bara abrir un libro de clculos previamente creado,
14 8a1a clic en la pesta)a 6ile + lue1o en O%en4
24 6e aparecer el cuadro de dilo1o O%en4 Nus7ue + seleccione el
arc#ivo 7ue desea abrir + lue1o #a1a clic en el botn O%en4
Manual de instruccin de Microsoft Excel 2010, uso
bsico
Ilustraci
n 22
"alir de Excel
Bara cerrar el pro1rama Excel, #a1a clic sobre el botn *lose o
seleccione el comando Exit
desde la pesta)a 6ile4
Ilustraci
n 2)