La Auditora porCiclos deTransacciones

Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y

transacciones.
Transaccin: Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que culmina en un
efecto sobre E.F., por adquisicin, gasto o servicio, recepcin de prstamo, adquisicin de una
obligacin, etc.
Su objetivo es analizar grficamente la suficiencia de controles internos para garantizar la
integridad de las cifras resultantes.
Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno
El Control Interno comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas
dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos
contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas.
Esquema a observar paraEstudio de cada Ciclo
Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)
Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin
financiera razonable y oportuna)
Custodia de los activos (proteccin a los activos)
Principales Tipos de Ciclos de Transacciones
Tesorera
Egresos
- Compra (adquisicin) - Nmina (pago)
Conversin
Ingresos
- Ventas- Ingresos de Efectivo
Informacin Financiera
Enlaces de los CiclosTesorera
Ingresos -Informacin - Financiera Egresos Conversin(Lo que se produce)
Flujo de losCiclos de Transacciones
El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos
Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que
se utiliza en el Ciclo de Conversin
El ciclo de Conversin origina Productos y servicios y controla los Inventarios de productos
terminados para venderlosFlujo de los Ciclos de Transacciones
El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de
Tesorera para uso interno o inversiones externas
Todos los Ciclos envan informacincontable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se
resume en Estados Financieros
Ciclo de Tesorera
Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin de
obligaciones de deuda y acciones de capital)
Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluye la
distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolucin a
inversionistas y acreedores.
Funciones Tpicas
Funcin de Ejecucin
-Inversiones
Compra de valores, recibir ingresosperidicos y venta de valores.
-Financiamiento
Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir
obligaciones y readquisicin de acciones.
Funcin de Registro
-Inversiones
Contabilizar las transacciones y pase al mayor
Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
-Financiamiento
Contabilizar las transacciones en diarios y mayor
Actualizacin de los mayores auxiliares
Funcin de Custodia
- Inversiones
Proteccin de valores
Mantener correctos los saldos de las inversiones
-Financiamiento
Asegurarse de la correccin de lossaldo de los pasivos y del capital social
Asientos Comunes
- Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera.
Formas y Documentos Vitales
-Certificados o ttulos de acciones
-Documentos por pagar emisin de obligaciones
-Acciones, bonos y otros de inversin
-Convenios para plan de beneficios
-Cheques de dividendos e intereses
Objetivos del Control Interno
Eficiencia Operativa
Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin
Informacin Financiera Confiable y Oportuna
Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos
Adecuada Custodia de los ActivosCiclo de Egresos - Compras
Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos entre cuentas
de activo y gasto.
Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo
que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.
Ciclo de Egresos Compras
Funciones Tpicas
Funciones de Ejecucin
* Solicitud de compra Solicitud de Cotizacin
*Seleccin del mejor cotizante
*Preparacin de la solicitud de compra
*Autorizacin para adquisicin de bienes/servicios
*Funcin especfica de compra
*Recepcin de mercancas y suministros
*Control de calidad de la adquisicin
*Verificacin y aprobacin de los pagos Ciclo de Egresos Compras
Funciones de Registro
-Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados
-Distribucin de compras y cuentas apropiadas
-Actualizacin de registros de inventario y costos
-Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
Funcin de Custodia
-Proteccin del inventario
-Mantener registros correctos de inventariosCiclo de Egresos - Compras
Asientos Comunes
Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos anticipados
Formas y Documentos Vitales
Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores,
notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos
Objetivos del Control Interno
Eficiencia OperativaAutorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de
documentacin
Informacin Financiera confiable y OportunaSegregacin de funciones, registros contables
y procedimientos, verificacin interna independiente
Custodia de los Activos
Ciclo de Egresos Compras
Errores Potenciales
Compra
-bienes o servicios contabilizados pero no recibidos
-no autorizados
-recibidas, pero no contabilizadas
-factura contabilizada incorrectamente
Pagos
-contabilizados, pero no efectuados o viceversa
-contabilizados en perodo indebido
-pagos no autorizados

Ciclo de Egresos - Nmina
Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados
Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores,
premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades, vacaciones pagadas,
prestaciones a empleados (p.e., seguro mdico)
Funciones Tpicas
Funciones de Ejecucin
-Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal
-Capacitacin y evaluacin de personal
-Preparacin de informes de asistencia
-Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas
-Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios
Funciones de registro
Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor
Actualizar registro de empleados
Determinar costo de mano de obra
Funciones de custodia
Proteccin de fondos de nmina
Proteccin de registros de nmina
Mantener correccin de cuentas bancarias
Asientos comunes:
Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina,
pagos anticipados
Formas y documentos vitales
Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de
trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidacin al
personal
Objetivos del Control Interno
Eficiencia operativa:
Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna independiente
Informacin financiera razonable y oportuna:
Segregacin de funciones, registros contables yprocedimientos y verificacin interna
independiente
Errores Potenciales
Planillas infladas con personal no existente
Pagos por trabajo no realizado
Apropiacin de salarios no reclamados
Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
Errores en clculos o sumas
Ciclo de Conversin
Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables,
RecursosNaturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no
monetarios
En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la produccin de
un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos
Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta
almacenar los productos terminados
Es ms extenso en las industrias de manufactura
En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles
Funciones Tpicas
Funciones de ejecucin
-Expedicin de rdenes de produccin
-Requisicin de materias primas
-Procesamiento de materias primas
-Transferencia de productos terminados para almacenamiento
-Depreciacin y amortizacin de
Activos
Funciones de Registro
-Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado)
-Aplicacin de costo de mano de obra
-Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin
-Depreciacin y amortizacin de activos fijos
-Determinacin de variaciones en precios y calidad
Funciones de Custodia
-Proteger productos en proceso y terminados
-Guardar adecuadamente registros de manufactura
Asientos Comunes
-Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades,
transferencia de inventarios, gastos de fabricacin
Formas y Documentos Vitales
-Orden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas
de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano
deobra)
Objetivos de Control Interno
Eficiencia Operativa
-Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin
Informacin Financiera Adecuada y Oportuna
-Autorizaciones, Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos
Custodia de Inventarios
Errores Potenciales
Inventarios
-Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas
incorrectamente
Produccin
-Transferencias interdepartamentales incorrectas
Produccin en Proceso
-Mano de obra o gasto indirecto incorrectos
-Gastos clasificados incorrectamente
-Produccin terminada, NO descargada
Ciclo de Ingresos
Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o
servicios
Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar
cuentas y recibir efectivo
La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu

Funciones Tpicas
Funciones de Ejecucin
-Ventas
*Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho del pedido, prestacin del
servicio, facturacin
-Ingresos de Efectivo
*recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de
entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinacin de cuentas incobrables
Funciones de Registro
-Ventas
Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, contabilizar garantas otorgadas por ventas, emitir
notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas
-Ingresos de Efectivo
Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar
transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas)
Funciones de Custodia
-Venta
Proteger el Mayor Auxiliar de ClientesMantener actualizados los saldos
-Ingresos de Efectivo
Llevar el control correcto de los saldos de efectivo
Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes
Asientos Comunes
Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para
cuentas dudosas
Formas y Documentos Vitales
-Ventas
Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos
-Ingresos de Efectivo
Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras, depsitos bancarios

Objetivos de Control Interno
Eficiencia Operativa
Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin
Informacin Financiera Razonable y Oportuna
Asignacin de Responsabilidades para cada funcin
Adecuada Custodia de Activos
Errores Potenciales
Ventas
-Facturada, NO despachada
-Despachada, NO facturada
-Facturada, NO contabilizada
-Importe contabilizado incorrectamente
Cobros
-Cobrado, NO depositado
-Cobrado, No contabilizado
-Depositado, NO contabilizado
Ciclo Informacin Financiera
No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros
Ciclos
Analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la
Gerencia y otros
Aqu ocurre la recopilacin dedatos para su exposicin en los Estados Financieros
Informacin
Asientos Contables
-Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)
-Eliminaciones y reclasificaciones
Formas y Documentos Vitales
-Plizas de Diario
-Diario General y Subsidiarias
-Mayor General
-Auxiliares de Mayores
-Estados e Informes Financieros
Funciones Tpicas
Incluye las actividades bsicas:
-Originar y preparar plizas de Diario
-Registrar operaciones en el Diario
-Mayorizar operaciones
-Agrupar informacin de revelacin suplementaria
-Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros
-Conversin monetaria
-Obtener informacin de otros Ciclos
-Custodia de formularios y Libros de Ciclo Informacin FinancieraObjetivos de Control Interno
Autorizacin
Clasificacin y Procesamiento de Transacciones
Documentacin y Evaluacin
Salvaguarda Fsica


Tipos de Informes
Balance de Comprobacin
Estados Financieros Bsicos
Estados y Anexos gerenciales
Declaraciones Fiscales
Errores Potenciales
Se incluyen:
-Asientos No Autorizados
-Asientos e Informacin Omitidos
-Asientos con Errores de Anotacin o Suma
-Asientos o Plizas de Diario incorrectos
-Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa
-Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente