Procedimientos

PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO A BENEFICIO

1 O!"eti#o
Establecer por escrito los pasos a seguir para la organizacin de eventos a
beneficio de la institucin.
$ A%c&nce
Desde que se determina cul ser el evento hasta el cierre financiero del mismo.
' De(iniciones
3.1 Evento a beneficio: suceso de importancia que se encuentra programado y
organizado cuya finalidad es la recaudacin de fondos a favor de lbatros.
) Re(erenci&s
!o aplica.
* Res+ons&!i%id&des
".1. Es responsabilidad de #omunicacin $ocial organizar %untas con la agencia o
responsable de publicidad para obtener la imagen del evento a realizar& el tipo
de campa'a que se mane%ar y las fechas en las que se dar a conocer a la
sociedad y medios de comunicacin el evento.
".( Es responsabilidad de #omunicacin $ocial ser un enlace con los dise'adores de
la imagen del evento para hacer las correcciones que sean necesarias de los
dise'os que se obtengan.
".3 Es responsabilidad de #omunicacin $ocial solicitar convenios con los medios de
comunicacin principales para la difusin del evento.
Albatros Centro de Desarrollo Integral I.A.P. )echa: (*+!,-+(*1*
Edicin: 1era
.o%a: 1 /ef: 0/+#,+**1
Elaborado por: probado por:
#,23!4##45! $,#46 D4/E##45! 7E!E/6

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Procedimientos
".1 Es responsabilidad de #omunicacin $ocial hacer comunicados de prensa en
donde se informe a los medios sobre el evento.
".". Es responsabilidad de #omunicacin $ocial estar actualizando las redes
sociales con la informacin del evento.
".; Es responsabilidad de #omunicacin $ocial elaborar oficios para solicitar
$eguridad& #ruz /o%a& 0roteccin #ivil& apoyo del 7obierno del Estado y al
municipio correspondiente.
".< Es responsabilidad de #omunicacin $ocial buscar personas que apoyen el d=a
del evento como $>)) ?si se requieren@.
".A Es responsabilidad de #omunicacin $ocial hacer acreditaciones de prensa para
que los medios de comunicacin cubran el evento.
, Des&rro%%o de% +rocedimiento
;.1 ,rganizacin con la agencia de publicidad
;.1.1 2andar un correo con la cita de la reunin a los miembros de la agencia de
publicidad. 6as reuniones con ellos deben ser entre semana a partir de las
A:3*pm o los fines de semana.
;.1.( En la reunin anotar los puntos importantes: tipo de campa'a& fechas para
dar a conocer el evento en medios y redes sociales& fechas de entrega de
dise'os& requerimientos de seguridad& personal de apoyo y cules medios
sern los principales para promocionar el evento.
;.1.3 2andar un correo con los puntos que se trataron en la %unta.
;.( $obre la imagen del evento
;.(.1 Dise'os en general
;.(.1.1 Enviar un correo electrnico al dise'ador ?a@ con los
requerimientos de los dise'os de la campa'a del evento ?cartel& volantes&
espectaculares& dise'os para peridico& etc.@ Especificar quB es lo que se
quiere& redactar el contenido del dise'o y enviar los logotipos de los
patrocinadores.
Albatros Centro de Desarrollo Integral I.A.P. )echa: (*+!,-+(*1*
Edicin: 1era
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Elaborado por: probado por:
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Procedimientos
E%emplo:
+#artel del evento
Evento: #hivas vs >ecos
)echa: 1A de Diciembre
#osto del boleto: ;* entrada general& 1(* palcos. !i'os menores de 1
a'os no pagan boleto.
6ugar: Estadio #olima
;.(.1.( En el correo especificar fecha de entrega.
;.(.1.3 #uando se entreguen& se debern reenviar a la Direccin para su
evaluacin y aprobacin.
;.(.1.1 DespuBs de que ellos indiquen las correcciones& enviar un correo a
la dise'adora con Bstas y especificar fecha de entrega.
;.(.1." #uando se entreguen revisar si se hicieron las correcciones y
pedirle los dise'os en #orel.
;.(.1.; l obtener los dise'os en #orel& se debern enviar para su
impresin con el proveedor respectivo o a los medios de comunicacin.
;.(.( Dise'os en redes sociales y pgina Ceb.
;.(.(.1 #uando se tenga la imagen del cartel oficial del evento se enviar
al dise'ador ?a@ especificando los dise'os que se requieren en las redes
sociales. E%emplo:
+4magen para Facebook y Twitter
+nimacin para Facebook y Youtube
;.(.(.( Especificar fecha de entrega
;.(.(.3 #uando se entreguen enviar a Direccin para su evaluacin y
aprobacin
;.(.(.1 DespuBs de que ellos indiquen las correcciones& enviar un correo
electrnico al dise'ador ?a@ con Bstas y especificar fecha de entrega.
;.(.(." #uando se entreguen revisar si se hicieron las correcciones y
subirlos a Facebook& Twitter o Youtube.
;.(.(.; 0ara la pgina Ceb oficial se deber enviar correo electrnico al
dise'ador ?a@ para que realice los cambios pertinentes.
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Edicin: 1era
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Elaborado por: probado por:
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Procedimientos
;.(.3 Dise'os en audio y video
;.(.3.1 #uando se tenga la imagen del cartel oficial del evento se enviar
al responsable del material audiovisual especificando los dise'os que se
requieren en audio y video. E%emplo:
+$pot de radio
+$pot de televisin
;.(.3.( Especificar fecha de entrega
;.(.3.3 #uando se entreguen enviar a Direccin para su evaluacin y
aprobacin
;.(.3.1 DespuBs de que se indiquen las correcciones& enviar un correo al
responsable audiovisual con Bstas y especificar fecha de entrega.
;.(.3." #uando se entreguen revisar si se hicieron las correcciones y pedir
los spots en calidad alta.
;.(.3.; Duemar los discos y llevarlos a los medios de comunicacin con
los que se tengan convenio para que los programen.
;.3 #onvenio con medios de comunicacin
;.3.1 $olicitar a los medios principales el apoyo para la publicidad del evento.
;.3.1.1 0rogramar cita con los medios que se esco%a la Direccin y la
gencia de 0ublicidad como los ideales para promocionar el evento para
solicitar el apoyo.
;.3.1.( 4nformar a la direccin sobre la cita.
;.3.1.3 cudir y plantear la idea de la publicidad. 6legar a un acuerdo con
el medio.
;.3.1.1 Enviar el dise'o segEn sea el medio ?para televisin& spot de tvF
para peridico& dise'o en peridicoF etc.@ para su programacin.
;.3.1." $olicitar las fechas de las publicaciones.
;.3.1.; 2onitorear las publicaciones. En caso de los peridicos recortar y
pegar en el lbum lbatros.
;.3.( $olicitar a #omunicacin $ocial del 7obierno del Estado el apoyo para la
publicidad del evento.
;.3.(.1 Enviar un correo a 2ar=a Eugenia de #omunicacin $ocial del
7obierno del Estado& planteando el evento y si es posible el apoyo para la
publicidad en radio y peridico.
;.3.(.( #uando lo apruebe& enviarle el dise'o para peridico y el spot de
radio.
Albatros Centro de Desarrollo Integral I.A.P. )echa: (*+!,-+(*1*
Edicin: 1era
.o%a: 4 /ef: 0/+#,+**1
Elaborado por: probado por:
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Procedimientos
;.3.(.3 $olicitar el plan de medios para darle seguimiento a las
publicaciones.
;.3.(.1 2onitorear las publicaciones. En caso de los peridicos recortar y
pegar en el lbum lbatros
;.1 Elaboracin de oficios para $eguridad& #ruz /o%a& 0roteccin #ivil& 7obierno del
Estado.
;.1.1 DespuBs de haber especificado los requerimientos en organizacin del
evento redactar oficios para $eguridad 0Eblica& 0roteccin #ivil& #ruz /o%a y
7obierno del Estado para informar acerca del evento y solicitar el apoyo.
;.1.( 6levar los oficios a cada dependencia& de%ar el original y pedir que firmen
una copia.
;.1.3 0edir un nEmero de telBfono para comunicarse y preguntar cundo se
obtendr=a respuesta.
;.1.1 6lamar en la fecha que especifiquen sobre la respuesta y ver a quB acuerdo
llegaron.
;.1." 4nformar a direccin sobre los acuerdos.
;." ctualizacin de redes sociales.
;.".1 En el manual de procedimiento de facebook y twitter se especifica el
mane%o de las actualizaciones en redes para eventos.
;.; ,rganizacin del $>))
;.;.1 $olicitar alumnos de distintas universidades para que participen como
$>)).
;.;.( -er si en las redes sociales personas se ofrecen para ayudar.
;.;.3 -er en la institucin cules maestras ayudarn como $>)) el d=a del
evento
;.;.1 .acer una lista de las personas.
;.;.< #itarlos en d=a del evento con anticipacin para darles sus camisas de
$>)) y eGplicarles el mecanismo.
;.< creditaciones de prensa
;.<.1 $olicitar al dise'ador un dise'o tama'o gafete para la acreditacin de los
medios de comunicacin.
;.<.( 4mprimir& firmar& sellar y enmicar las acreditaciones.
Albatros Centro de Desarrollo Integral I.A.P. )echa: (*+!,-+(*1*
Edicin: 1era
.o%a: 5 /ef: 0/+#,+**1
Elaborado por: probado por:
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Procedimientos
;.<.( Enviar correo a todos los medios para pedirles que env=en ( nombres de
las personas que cubrirn el evento y que pasen por su acreditacin de prensa.
;.<.3 notar a los medios que reco%an la acreditacin en una ho%a.
;.<.1 notar por detrs de la acreditacin con plumn de aceite el medio al que
representa la persona a la que se le entrega la acreditacin.
;.<.1 El d=a del evento revisar que las acreditaciones cuenten con sello& firma y
nombre del medio.
- Form&tos
!o aplica
. Act/&%i0&ciones
El presente procedimiento deber revisarse como m=nimo cada a'o para su
actualizacin& o antes si se as= se requiere.
1 A+ro!&ciones
El procedimiento debe ser aprobado por:
H.(. Direccin 7eneral.
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Edicin: 1era
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Elaborado por: probado por:
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Procedimientos
12 Di&3r&m& de (%/"o
NO
4I
NO
4I
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Edicin: 1era
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Elaborado por: probado por:
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6#.62 6E8!D/ 7/#9 ##4, 4!7. 2. 634$ 76E:. !D/E
#onvocar reunin con
la agencia de
publicidad
Definir requerimientos en medios de
comunicacin& dise'o y log=stica para el
evento
Enviar informacin al dise'ador para
que Bste realice los dise'os pertinentes
Especificar fecha de entrega
4!4#4,
Enviar a direccin propuestas
$e aprueba la
imagen del
eventoI
Enviar dise'o a impresin
6levarlo a los medios de comunicacin
Enviar informacin al responsable de
material audiovisual especificando
dise'o de audio y video
Especificar fecha de entrega
Enviar a direccin propuestas
J$e aprueba la
imagen
audiovisual del
eventoI
$olicitar el material en alta calidad
6levarlo a los medios de
comunicacin acordados
2onitorear los
medios de
comunicacin
?prensa& radio y
televisin@.
)4!
/ealizar
correcciones e
identificar paso
/ealizar
correcciones e
identificar paso
Procedimientos
11 Ane5os
!o aplica.
Albatros Centro de Desarrollo Integral I.A.P. )echa: (*+!,-+(*1*
Edicin: 1era
.o%a: 8 /ef: 0/+#,+**1
Elaborado por: probado por:
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6#.62 6E8!D/ 7/#9 ##4, 4!7. 2. 634$ 76E:. !D/E
Procedimientos
Albatros Centro de Desarrollo Integral I.A.P. )echa: (*+!,-+(*1*
Edicin: 1era
.o%a: 9 /ef: 0/+#,+**1
Elaborado por: probado por:
#,23!4##45! $,#46 D4/E##45! 7E!E/6

6#.62 6E8!D/ 7/#9 ##4, 4!7. 2. 634$ 76E:. !D/E