Contedo da

Organizao, Sistemas e
Mtodos

Unidade 1

(Seo A)

Introduo ao Estudo de Organizao, Sistemas e

Mtodos
Denominaes usuais de O S M

Prof. MARCELO DO VALE NETO

O S M ...
Objetivos bsicos de O S M

Unidade 1

Perfil profissional
O ambiente de trabalho
Fatores para ao do rgo de O S M
Posio estrutural

Unidade 1

Contedo da
Unidade 1

Introduo ao Estudo

de O S M

(Seo B)

O Processo de Mudana
Cronograma
A Luta Contra os Desperdcios
Fundamentos de Organizao

O novo conceito de OSM o desenvolvimento organizacional, que envolve a atuao do profissional como
consultor em planos estratgicos, projetos de mudana
organizacional, gesto de negcios, qualidade total e
educao empresarial.
O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamente ao ambiente da TI (Tecnologia da Informao. Neste
ambiente, a Intranet, Internet, GED, sistemas workflow,
CRM, formulrios eletrnicos, B2B e outros, do suporte
a tomada de deciso.

Colaboradores da Administrao
Funes Bsicas da Organizao
Funes Administrativas (Modernas)
Princpios Bsicos de Organizao
Raciocnio Cartesiano
Grupos Estruturais Bsicos
Centralizao / Descentralizao
Tipos de Autoridade
Departamentalizao
Patologias Organizacionais

Unidade 1

Unidade 1

Denominaes usuais

OSM ...

de OSM

Organizao, Mtodos e Qualidade

Organizao e Mtodos
Modernizao Administrativa
Anlise Sistemas e Informaes
Desenvolvimento Organizacional
Organizao, Sistemas, Mtodos e Informaes
Planejamento e Mtodos
Sistemas Administrativos
Anlise Administrativa
Unidade 1

Racionalizao Administrativa e Operacional

Criatividade
Processo de Melhoria Contnua
Luta contra os Desperdcios
Simplificao do fluxo de trabalho
Aumento da produtividade
Ferramenta de competitividade
Mudana de paradigmas
Identificao dos problemas e busca solues
Estudos de ambincia / Estresse
Treinamento de usurios / novas tecnologias
Planejamento Estratgico
Modernidade Organizacional e Sistmica
5

Unidade 1

Objetivos Bsicos

Perfil Profissional

de OSM

Conhecimentos especializados
Pesquisador
Facilidade de relacionamento humano
Versalidade e viso empresarial
Poder de criatividade
Capacidade de anlise e sntese
Pacincia e perseverana
Boa percepo
Reputao profissional

Racionalizar os processos administrativos e operacionais

Processar a anlise funcional/estrutural (downsizing)
Identificar os pontos crticos e falhos da empresa (solues)
Processar a sinergia interdepartamental
Sensibilizar os ativos intelectuais para a importncia dos clientes
Estimular a criao de Crculos de Controle de Qualidade
Buscar a padronizao de mtodos e procedimentos (ISSO
9000/14000)
Minimizar os custos com a documentao
Criar meios para agilizar e eliminar os rudos das comunicaes
Possibilitar a troca de experincias (Benchmarking)
Unidade 1

Unidade 1

Fatores para

O Ambiente

Ao do Analista

de Trabalho

SOBREVIVNCIA
SISTEMAS INTERNOS

NVEL DE DECISO

PLANOS ESTRATGICOS

COORDENAO
ANALISTA DE
OSM

COLETA DADOS
PROCESSAMENTO
(Anlise)

NVEL DE EXECUO

RESULTADOS

BUSCA DE RESULTADOS

Um Analista de OSM
para fazer o que?
EVOLUO
TECNOLGICA

Unidade 1

Posio

A unidade de OSM dever ficar posicionada o mais prximo

possvel da maior autoridade decisria da empresa.

Conceito
Cronograma um grfico que procura demonstrar o incio e
o trmino das diversas fases de um processo operacional, dentro
das faixas de tempo previamente determinadas, possibilitando
acompanhar e controlar a execuo planejada.
Objetivos
Permitir controlar o tempo de execuo de cada atividade;
Permitir visualizar qual a fase que est terminando e qual a que
deve ser iniciada;
Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponvel e
uma diminuio de interrupes.

PRESIDNCIA

OSM
PRODUO

10

Cronograma

Estrutural do rgo

Unidade 1

GLOBALIZAO
(Competitividade)

MEIO AMBIENTE (Poltica, social, Econmico)

Unidade 1

ADMINISTRAO

CLIENTES

SISTEMAS EXTERNOS

NVEL DE GESTO

ADEQUAO DOS MEIOS

SOLITAO

MARKETING

11

Unidade 1

12

Elaborar o Cronograma

Cronograma
ATIVIDADES

LOGO da
Empresa
ATIVIDADES

(ms)
2
3

(ms)
2
3

(ms)
2
3

(ms)
2
3

(ms)
2
3

3. Elaborao do Plano de Estgio

12

Atividade 01

Xx

xx

xx

Atividade 02

xx

xx

Xx

Videos

4. RTE (Relatrio Tcnico de Execuo)

4.1 Estratgia Empresarial
4.2 Levantamento (Identificao dos
problemas existentes)
4.3 Anlise (Avaliao da situao atual /
teoria aplicada prtica)
4,4 Proposta de Soluo (Resultados
obtidos / contribuio efetiva para empresa)
5. Elaborao do Relatrio Final

- Realizado

- Interrupes

Workshop = data limite para entrega do Relatrio Final

Importante: 4.2, 4.3 e 4.4 = Etapas do Plano de Estgio

Estimativa de TEMPO para realizao das atividades: FIXAS:
1 = 4 semanas, 3 = 2 semanas, 5 = 1 semana. VARIAVIS: demais atividades de acordo com a envergadura de cada projeto.

Unidade 1

xx

09

13

X!
X!

13

Unidade 1

excesso de reunies;
utilizao a vontade dos veculos da empresa;
ligaes interurbanas sem controle;
m utilizao de energia eltrica;
em caso de erro a culpa do outro setor;
altos ndices de erros nas operaes;
retorno de garantia;
retardamento nas decises;
conflitos pessoais;
Iluminao inadequada.
Unidade 1

14

A Luta contra os

Desperdcios

Desperdcios Visveis (S no v quem no quer):

xx

Xx = Previsto ! = se necessrio Z = No realizado A = Realizado

\\ = Interompido

A Luta contra os

Desperdcios
Desperdcios Invisveis (Acontecem sem a percepo do

executor, por incompetncia ou preguia mental):

excesso de burocracia;
pagamento de multas e juros por ineficincia dos controles;
demora no atendimento aos clientes;
existncia da central de boatos ;
bitolamento empresarial no ouvindo os colaboradores;
duplicidade de controles;
falta de profissionalismo;
m programao dos itens de estoque;
Mau atendimento e uso indevido do telefone.

15

Unidade 1

A Luta contra os
Algumas Armas (ferramentas) para combater os Desperdcios:

16

Fundamentos Bsicos de Organizao

Reciclagem para o Estudo de OSM

Desperdcios

Colaboradores da Administrao Cientifica

Funes Bsicas da Organizao
Princpios Bsicos de Organizao
Preceitos de Descartes
Grupos Estruturais Bsicos
Centralizao / Descentralizao
Tipos de Autoridade
Departamentalizao
Patologias Organizacionais

Just In Time
Seis Sigmas
Anlise e Distribuio do Trabalho
Programa 5S
Anlise e Distribuio do Espao
call center
Raciocnio Cartesiano
Programa de Qualidade Total
Elaborao de Normas Procedimentais
Anlise Funcional / Estrutural
Estudo das Patologias Administrativas

Unidade 1

08

Xx

Imprimir e entregar

6. Workshop (Data final para entrega do

Relatrio)
- Previsto

11

Leitura Complementar

2. Reciclagem (Reviso Bibliogrfica)

Obs: 17 de Maro - Data limite para entrega do Plano

07

1. Caracterizao do Estgio / Atividades na

Empresa (Orientaes Introdutrios)

Legenda:

10

Leitura Obrigatria

(Responsvel - VOC)
4

06

DATA

(Nome da empresa)
(Nome do Projeto)

17

Unidade 1

18

Funes Bsicas da

|Funes Administrativas

Organizao

Segurana
Preocupa-se com os bens patrimoniais
Financeira
Gerenciamento de capitais
Tcnica
Capacidade de gerenciar o processo produtivo
Comercial
Escoamento da produo
Contbil
Funo legal e de suporte para a tomada de decises
Administrativa (Fayol)
Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar

Modernas

QUAIS SO AS FUNES
ADMINISTRATIVAS?
ORGANIZAO
PLANEJAMENTO

DIREO
CONTROLE

COMANDAR

Unidade 1

19

Unidade 1

Raciocnio Cartesiano

(Preceitos de Descartes)

21

Princpio da Evidncia
No aceitar nada como verdadeiro, enquanto no for conhecido
como tal.
Princpio da Anlise
Fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem
necessrias, de modo a facilitar a sua compreenso.
Princpio da Sntese
Pensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples at chegar
aos mais complexos.
Princpio da Enumerao
Fazer enumeraes to completas e revises to detalhadas, de
modo a certificar-se de que nada foi omitido.
22
Unidade 1

Grupos Estruturais

Centralizao / Descentralizao

SistemaTradicional
PROCESSO DE TRANSFORMAO

Pedido do Cliente

SADA
Produto ou
Servio

Sistema Atual

ENTRADA
Contato/Pedido
do Cliente

PROCESSO DE TRANSFORMAO

Pedido do Cliente

SADA
Produto ou
Servio

Unidade 1

Bsicos

Concentrao / Desconcentrao

Poder de Deciso
(Autoridade)

DIRETORIA
EXECUTIVA
DEPARTAMENTO
DE
PRODUO

DEPARTAMENTO
DE DISTRIBUIO

DEPARTAMENTO
DE
ADMINISTRAO

(FIM)

(QUASE-FIM)

(MEIO)

- Centralizao

{
{

(DIREO)

Unidade 1

TREINAR

20

Sistemas de Controle
ENTRADA
Contato/Pedido
do Cliente

COORDENAR

rea Geogrfica
(Localizao)

23

Unidade 1

- Descentralizao
- Desconcentrao
- Concentrao
24

Departamentalizao

Departamentalizao

Procedimentos

Procedimentos

Departamentalizao

Coordenao

uma forma de fracionar a estrutura organizacional,

objetivando agrupar atividades homogneas que possuam uma
mesma linha de ao. Visa fortalecer o desempenho funcional.

Agrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.

Enquadramento
Agrupamento das atividades de acordo com seu grupo estrutural
bsico (direo, fim, meio e quase-fim).

Procedimentos
Agregao

Processos

Colocar especialistas numa mesma unidade de trabalho

Atividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.

Controle
Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente
supervisionadas
Unidade 1

25

Unidade 1

26

Departamentalizao

Departamentalizao

Critrios

Critrio da Qualidade

Critrios

Critrio Geogrfico

Atividades ligadas gerao da qualidade.

Visa atender a clientes dispersos geograficamente.

Critrio da Direo Superior

Critrio de Processo ou Equipamento

Atividades que usam o mesmo tipo de mquina, equipamento ou tcnica.

Direcionado gesto dos negcios empresariais.

Critrio Ininterrupto

Critrio Funcional

Destinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia.

Atividades que possuem o mesmo propsito.

Critrio pela Fora de Trabalho

Critrio de Produto e Servio

Destinado normalmente a superviso dos servios terceirizados.

Diretamente relacionada com os produtos e servios.

Critrio Multifuncional

Critrio de Objetividade / Clientela

Objetiva atender vrios rgos independente da vinculao hierrquica.

Atendimento exclusivo ao cliente externo.

Unidade 1

27

Unidade 1

28

Patologias

Patologias

Organizacionais

Coordenao Acumulativa

Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa

apresenta diversos tipos de enfermidades que, se no medicados em tempo
hbil, iro se agravando e prejudicando os demais rgos da empresa.
Empresa Excessivamente Organizada
Problemas (bitolamento empresarial; iniciativa pessoal tolhida;
multiplicao da atividade de staff; estrutura amarrada ...)
Solues (reestudo dos manuais internos; elaborao de normas que
dem abertura para a criatividade; flexibilizao estrutural ...)
Inexistncia de Instrumentos de Formalizao Estrutural
Problemas (conflitos e politicagem; ineficincia e inveja; insegurana e
irresponsabilidade; insatisfao dos clientes...)
Solues (criao de documentos formais de organizao; definio das
linhas de autoridade; elaborao de guias de atribuies ...)

Unidade 1

Organizacionais

Chefe
F

Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rpido e soluo correta a

todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e
diferentes problemas existentes na empresa ...)
Solues (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias,
segundo sua rea de responsabilidade; aplicar a frmula de Graicunas, na qual
se tenta estabelecer o nmero ideal de subordinados para cada chefia,
empregando a formula abaixo: ...)
Nt = N (2n/2 + N 1)
29

Unidade 1

30

Patologias

Patologias

Organizacionais
. Multicomando

Organizacionais

Falta ou Excesso de Delegao de Autoridade

Problemas (engarrafamento do poder de deciso, excesso de problemas
insignificantes na mesa da alta administrao; estmulo criao de
unidades organizacionais independentes no seio da organizao;
emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqentemente,
prejuzos aos clientes ...)

Problemas (multicomando; excessiva proliferao da autoridade funcional;

m definio da autoridade de linha; dvidas com relao a quem obedecer
primeiramente ...)
Solues (fazer com que cada funcionrio seja responsvel apenas perante a
um superior hierrquico; utilizar a autoridade funcional com moderao,
zelando para que seus titulares tenham as respectivas reas de atuao
perfeitamente delineadas ...)

Unidade 1

Solues (criar um ponto de equilbrio entre a centralizao e a

descentralizao administrativa de forma que o trabalho flua
normalmente sem que os entraves decisrios possam prejudic-lo...)

31

Unidade 1

Patologias

Patologias

Organizacionais
. Conjugao de Atividades Divergentes

Organizacionais

Excesso de Nveis Hierrquicos

Departamento de
Contabilidade

Fiscalizado e
Auditor sob a
mesma chefia

Lanamentos
Contbeis

Auditoria
Interna

Problemas (uma das atividades ser preterida; as duas atividades sero

prejudicadas; insatisfao e conflito entre as reas ...)
Solues (processar a diviso do trabalho por meio da redepartamentalizao
das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias especficas ...)

Unidade 1

33

Problemas (aumento do nvel de rudo

nas comunicaes; demora excessiva na
tomada de deciso, muitas vezes quando
chega ao interessado j estourou o
prazo para a ao; alto custo com
pessoal, em virtude do grande nmero
de chefias...)
Solues (processar a anlise funcional /
estrutural, enxugar a estrutura
aplicando o downsizing, eliminando as
unidades / chefias desnecessrias ...)

Unidade 1

Patologias

Insegurana Executiva ou Trincheira de Assessores

Unidade 1

34

Patologias

Organizacionais

Problemas (alerta contra a

incapacidade do executivo; demora
nas decises; conflito entre os rgos
de linha e assessorias; indefinio das
funes e ociosidade da maioria dos
assessores ...)
Solues (rever quais assessorias so
realmente necessrias ao desempenho
da funo; agrupar as assessorias com
objetivos comuns; eliminar as
assessorias desnecessrias...)

32

Organizacionais
.

O Chefe do Chefe

Presidente

R. Pblicas

Jurdico

Marketing

Imprensa

Secretaria

Auditoria

Consultor

Gabinete

Comercial

Operacional
35

Problemas (uma da chefias fica

ociosa; briga pelo poder;
despesa desnecessria com uma
das chefias ...)
Solues (eliminar uma das duas
chefias, aps a verificao de qual
delas a mais importante para os
objetivos da empresa ...)

Unidade 1

Departamento
de Recursos
Humanos
Diviso de
Servios
Sociais

36

Patologias

Organizacionais

Outros Problemas de Natureza Diversa

Estrutura organizacional obsoleta e antiquada
Indefinio dos objetivos e das metas e obscuridade das polticas e diretrizes
Tolerncia a incompetncia
Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexveis
Incoerncia entre o que foi planejado e o que est sendo executado
Ausncia de agregao de valor na execuo dos servios
Uso inadequado da tecnologia da informao
nfase nas aparncias, ignorando e/ou prejudicando as substncias
Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros ...
Falta de integrao e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros

Unidade 1

37