REDACCIN DE

HALLAZGOS
Objetivo
Repaso de la forma cmo se generan y
describen los hallazgos y los aspectos a tener
en cuenta.
Brindar una herramienta facilitadora a la hora
de la redaccin de los hallazgos en una
auditora.
Introduccin
Hallazgo:
Resultados de la evaluacin de la evidencia
objetiva recopilada frente al conjunto de
polticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.
Es registrado en la lista de verificacin como
respuesta a los cuestionamientos que han sido
preparados.
Introduccin
Tipos de Hallazgo
- No conformidad: Incumplimiento de un
requisito especificado. Esta no conformidad
puede ser Mayor o Menor.
- Observacin: Situacin que potencialmente
puede afectar el sistema de gestin de calidad.
Generacin de hallazgos de auditora
Situacin
que
genera
desviacin
No sabe cmo
se hace
No saba,
La informacin
no llega aqu
No se
encuentra el
informe
Faltan recursos
fsicos
No es claro
quien hace las
cosas
No saba que el
procedimiento
cambi
No se analiza la
informacin
La situacin no
haba sido
considerada
No se toman
acciones frente
a las
desviaciones
No se sabe
cuando hay una
desviacin
No tiene los
conocimientos
y habilidades
No conoce la
importancia, ni
las
implicaciones
Redaccin de hallazgos de auditora
Componentes bsicos
Observacin o no conformidad (que incumple).
Numeral, poltica, condicin, documento que
se incumple (contra que se incumple).
Evidencia objetiva que la soporta.
Es conveniente tomar nota de:
- Los hechos observados.
- Los documentos y registros evaluados.
- Los resultados de las entrevistas.
No confe en la memoria: esta puede fallar
Por una descripcin deficiente (sin claridad) se
puede perder una oportunidad de mejora
Descripcin de un Hallazgo
Registros, evidencias objetivas
CMO?
Cmo se identific el hallazgo?
Identificar dnde se evidenci la situacin.
DNDE?
Dnde esta ocurriendo el efecto?
Qu es lo que est mal, qu es lo adverso?
QU?
Cul es el efecto?
Estimar la frecuencia o el tiempo en el que ha
aparecido el problema.
CUNTO?
Con qu frecuencia se viene
presentando el efecto en que tiempo?
Qu se est incumpliendo? : Un requisito, un
principio, una poltica, una directriz, un manual.
POR QU?
Por qu es un problema?
Ejemplo 1 - Redaccin de Hallazgos
En la verificacin del proceso de Gestin
Humana, el programa de capacitacin definido
para el ao 2011, no se ha cumplido en su
totalidad y no existe evidencia de las que se
han realizado, lo cual incumple el requisito
6.2.2 (b) de la norma ISO 9001:2008.
Cmo? Dnde? Qu?
Cunto?
Por
Qu?
Ejemplo 2 - Redaccin de Hallazgos
El registro sobre el trmite del primer reembolso de
dinero del ao 2011 no se encontraba archivado al
momento de la auditora en el archivo de gestin de la
Coordinacin Administrativa, al indagar por este, no se
tena conocimiento sobre su ubicacin; sin embargo el
registro finalmente fue evidenciado pero se encontraba
en la Direccin, lo anterior incumple el procedimiento
6.1 Administracin del Archivo de Gestin (Prstamo de
documentos para trmites internos) del IP-16-01-DIR.
Cmo? Dnde? Qu?
Cunto?
Por
Qu?
Ejemplo 3 - Redaccin de Hallazgos
Se evidencia la falta de actualizacin del instructivo de
procedimiento IP-05-01-BIB, en el procedimiento 5.2,
etapa 1, etapa 3, donde ya no es utilizado el formato
de precatalogacin F-07-IP-05-01BIB y donde existe un
proceso que ya no es realizado por la dependencia .
Incumple con el requisito 4.2.3 b y 4.2.4 de la norma
ISO 9001:2008
Cmo? Dnde? Qu?
Cunto?
Por
Qu?
Recomendaciones finales para la
Redaccin de Hallazgos
Evitar palabras imprecisas:
Determinar
cantidad
Algunos, bastantes
demasiados, pocos,
varios, en ocasiones
Precisar
fecha
En el futuro,
en el
pasado
Trminos
absolutos,
definir
Nadie, ninguno,
todos, siempre,
nunca
Recomendaciones finales para la
Redaccin de Hallazgos
No olvidar el Por qu en la redaccin del hallazgo, para
conocer el incumplimiento de la no conformidad.
Al momento de auditar no slo debe tenerse como
objetivo encontrar aspectos negativos sino tambin
oportunidades de mejora o las fortalezas del proceso.
No emitir juzgamientos, opiniones personales o
suposiciones a la hora de redactar los hallazgos.
Revisar posterior a la redaccin del hallazgo los 5W 2H.
Agrupar los hallazgos que tengan que ver con un mismo
incumplimiento.