NDICE ANALTICO

CARACTERSTICAS BSICAS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS............................................................3

O QUE UM PROJETO?........................................................................................................................................................3
DEFININDO OS OBJETIVOS DO PROJETO..............................................................................................................................3
PARTES DO PROJETO............................................................................................................................................................3
CONHECENDO O MS- PROJECT..........................................................................................................................6
PORQUE USAR O MS PROJECT? ..........................................................................................................................................6
NOVOS LIMITES DO MS PROJECT 98 E 2000 ......................................................................................................................7
INICIANDO O MS PROJECT...................................................................................................................................8
ABRINDO ARQUIVO DE PROJETO ..........................................................................................................................................8
SALVANDO UM ARQUIVO DE PROJETO...................................................................................................................................9
VISUALIZAES DO MS PROJECT ......................................................................................................................................11
MOVENDO-SE NO GRFICO DE GANTT ...............................................................................................................................11
DEFININDO UM CRONOGRAMA EM UM PROJETO......................................................................................... 11
INICIANDO UM PROJETO.......................................................................................................................................................11
EXEMPLO DE PROJETO .......................................................................................................................................................11
TRABALHANDO COM AS TAREFAS DO PROJETO ........................................................................................ 12
INSERINDO UMA TAREFA .....................................................................................................................................................12
TRABALHANDO COM TAREFAS ............................................................................................................................................12
INSERINDO MARCOS............................................................................................................................................................13
VINCULANDO TAREFAS........................................................................................................................................................13
ESTABELECENDO RELAES ENTRE TAREFAS.......................................................................................... 14
TIPOS DE RELAES ENTRE TAREFAS ...............................................................................................................................14
ESPECIFICANDO AS RELAES ENTRE TAREFAS...............................................................................................................14
FOLGA E ANTECIPAO.......................................................................................................................................................16
TAREFAS RESUMIDAS..........................................................................................................................................................17
RECURSOS .......................................................................................................................................................... 19
CRIANDO E EXCLUINDO RECURSOS ...................................................................................................................................19
EDITANDO UM RECURSO.....................................................................................................................................................19
ATRIBUINDO CUSTOS A UM RECURSO................................................................................................................................20
VINCULANDO RECURSOS ....................................................................................................................................................20
PERFIS DE ALOCAO DE RECURSOS NAS ATIVIDADES ....................................................................................................21
TAXAS DE CUSTO ................................................................................................................................................................22
CRONOGRAMA DE RECURSOS........................................................................................................................ 23
ENTENDENDO A FORMULA DO CRONOGRAMA DE RECURSOS...........................................................................................23
USANDO A FORMULA DO TRABALHO PARA NOVAS ALOCAES ........................................................................................25
USANDO A FORMULA DO TRABALHO PARA ALOCAES EXISTENTES...............................................................................25
ALTERANDO O CRONOGRAMA DE RECURSOS....................................................................................................................25
CALENDRIOS .................................................................................................................................................... 27
CRIANDO CALENDRIOS......................................................................................................................................................27
EDITANDO CALENDRIO......................................................................................................................................................27
OPES AVANADAS DOS CALENDRIOS...........................................................................................................................28
ALOCANDO RECURSOS A UM NOVO CALENDRIO..............................................................................................................28
IMPRIMINDO VISUALIZAES E RELATRIOS .............................................................................................. 30
EXIBINDO RELATRIOS .......................................................................................................................................................30
TIPOS DE RELATRIOS........................................................................................................................................................30
PERSONALIZANDO RELATRIOS .........................................................................................................................................30
ESPECIFICANDO CABEALHOS, RODAPS E LEGENDAS ...................................................................................................31
MODIFICANDO CABEALHO E RODAPS.............................................................................................................................31
GERENCIAMENTO DE CARGA DE TRABALHO DE RECURSOS ................................................................... 33
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
2
RESOLVENDO OS CONFLITOS DE RECURSOS.....................................................................................................................33
BARRA DE FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS........................................................................................33
RESTRIES E PRIORIDADES PARA O NIVELAMENTO ........................................................................................................34
CRIANDO UMA LINHA DE BASE.............................................................................................................................................36
MLTIPLOS PROJETOS ..................................................................................................................................... 38
INSERINDO UM PROJETO NUM PROJETO J EXISTENTE .....................................................................................................38
EXCLUINDO UM SUBPROJETO DE UM PROJETO PRINCIPAL .................................................................................................39
CONSOLIDANDO PROJETOS ................................................................................................................................................39
RELAES DE DEPENDNCIA ENTRE PROJETOS CONSOLIDADOS ....................................................................................39
RECURSOS EM PROJETOS CONSOLIDADOS .......................................................................................................................40
CONTROLANDO O PROJETO............................................................................................................................ 41
CALCULANDO OS CUSTOS...................................................................................................................................................41
VISUALIZANDO INFORMAES.............................................................................................................................................41
ACOMPANHANDO O PROGRESSO................................................................................................................... 42
INSERINDO INFORMAES REAIS ........................................................................................................................................42
ATUALIZANDO TAREFAS ESPECFICAS................................................................................................................................43
COMPARANDO RESULTADOS ..............................................................................................................................................43
TRABALHANDO COM O CAMINHO CRTICO................................................................................................... 43
CAMINHO CRTICO...............................................................................................................................................................44
ULTRAPASSANDO O CAMINHO CRTICO..............................................................................................................................44
UTILIZAO DE REDES PERT........................................................................................................................... 44
CARACTERSTICAS BSICAS ...............................................................................................................................................44
INSERINDO INFORMAES SOBRE TAREFAS ......................................................................................................................45
EXERCCIOS......................................................................................................................................................... 47
EXERCCIO 1........................................................................................................................................................................47
EXERCCIO 2........................................................................................................................................................................48
BIBLIOGRAFIA..................................................................................................................................................... 51

Caractersticas Bsicas do Gerenciamento de Projetos
O Que um Projeto?
Define-se projeto como um conjunto de atividades interdisciplinares, interdependentes, finitas e no repetitivas.
Elas visam a um objetivo com cronograma e oramento preestabelecido, que na verdade entendido como um
conjunto de aes, executadas de forma coordenada por uma organizao transitria, ao qual so alocados os
insumos necessrios para, em um dado prazo, alcanar um objetivo determinado.
Exemplos de projeto:
Construir uma casa
Realizar a mudana para uma nova fbrica
Desenvolver um novo produto
Escrever um livro
Planejar um curso
Definindo os Objetivos do Projeto
O primeiro passo na organizao do projeto definir clara e especificamente os seus objetivos. Para
isso fundamental que se tenha em mente a complexidade e as restries do futuro projeto, ou seja, os
recursos envolvidos, os prazos, etc.
Alguns passos que podem ajudar na definio dos objetivos do projeto:
O projeto complexo e requer muito planejamento?
1. O projeto requer muitas pessoas, novas tecnologias, controle rigoroso de custos, muitas variveis,
etapas que dependem de outras etapas ou vrias fases que requerem coordenao?
2. Quais os parmetros ou restries dentro dos quais voc precisa trabalhar para que o projeto seja bem
sucedido?
Tenha a certeza que o seu objetivo inclua o alcance, quais ou quantas pessoas sero afetadas, e o
cronograma. Considere a possibilidade de identificar critrios que determinaro quando o projeto est completo.
Partes do Projeto
Para o MS-Project Um projeto tpico possui trs componentes bsicos que definiro as suas fases:
Tarefas
Marcos
Recursos
Tarefas
As etapas necessrias para completar um projeto so chamadas tarefas. As tarefas so executadas em uma
seqncia determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqencialmente, uma aps a outra,
ao passo que outras podem ocorrer paralelamente.
Exemplos de tarefas:
Categoria do projeto Tarefas
Construo Fazer a terraplenagem no local
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4
Entregar os materiais para a construo do telhado
Instalar sistema de segurana
Colocar asfalto no estacionamento
Planejamento de eventos Contratar empresas que fornecem refeies
Embalar computadores
Instalar prateleiras
Pintar faixas indicando o caminho a seguir
Desenvolvimento de produto Desenvolver especificaes para os usurios
Escrever manuais
Testar uma receita para o mercado
Marcos
Um marco representa um evento ou condio que marca a execuo de um grupo de tarefas relacionadas ou o
trmino de uma fase do projeto. Quando voc completa um grupo de tarefas relacionadas, alcana um marco
do projeto.
Exemplos de marcos:
Categoria do projeto Exemplos de marcos
Construo Canteiro de obras pronto
Telhado pronto
Sistema de segurana ligado
Estacionamento asfaltado
Planejamento de eventos Prestadores de servios contratados
Equipamentos de escritrio embalados
Inventrio armazenado
Rota de maratona definida
Desenvolvimento de produtos Testes do produto
Especificaes terminadas
Receita para fabricao
Recursos
Para executar uma tarefa, voc precisa de recursos, os quais podem incluir pessoas, equipamentos e
instalaes especiais necessrias execuo da tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponveis
24 horas por dia, sete dias por semana, freqentemente voc ter de levar em conta a sua disponibilidade. No
deixe de levar em conta as variveis, tais como programao de frias, durao da jornada de trabalho e
acesso a prdios e equipamentos.
Importante tambm definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project sero alocados as
atividades. Pelo calculo da formula do cronograma de recursos o MS Project utilizar o custo do recurso
associado tarefa para definir o custo da tarefa.
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5
Exemplos de recursos:
Tipo de recurso Exemplos
Pessoas Vice-presidente
Carpinteiros
Fornecedores de refeies
Programadores
Redatores
Nomes de determinados indivduos
Equipamentos Computadores
Impressoras
Copiadoras
Mquinas de terraplenagem
Caminhes de mudana
Veculos da frota
Instalaes Salas de reunio
Centros de processamento de dados
Salas de inspeo ou seleo
Depsitos

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6
Conhecendo o MS-Project
Porque usar o MS Project?
O gerenciamento de projetos envolve muitas etapas. Um gerente de projetos deve poder controlar todos
os estgios do projeto desde o planejamento at a concluso e a criao de relatrios para anlise. O MS-
Project vem preencher este espao atuando como ferramenta de trabalho possibilitando que o gerente consiga
planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar de forma rpida e eficiente.
Um sistema de informaes a projetos deve possuir as seguintes caractersticas bsicas:
Interligao das informaes da WBS, Pert/CPM, cronograma e oramentos, de modo que a alterao
de determinada informao por meio de uma das ferramentas citadas seja mantida tambm nas
demais...
Sumarizao das informaes do nvel operacional para os nveis superiores, gerando relatrios de
controle com detalhamento compatvel com os nveis de deciso a que se destinam.
Armazenamento das informaes referentes aos documentos do projeto.
O MS Project uma ferramenta de planejamento e organizao para gerentes de projetos, ele possui
inmeras ferramentas de uso fcil, mas tambm possui inmeras ferramentas para ajud-lo nas suas tarefas
complexas. O MS Project uma ferramenta de planejamento para:
Organizar o plano e ajud-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos;
Agendar metas que devem ser alcanadas;
Agendar as tarefas nas seqncias corretas;
Alocar recursos e custos e agend-los de forma correta sem sobre aloc-los;
Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o oramento;
Preparar relatrios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e fornecedores.
Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS Project pode ajud-lo em:
Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se tudo ficar dentro
do oramento e tempo;
Revisar o agendamento para acomodar mudanas no previstas;
Testar diversos cenrios antes de mudar o plano;
Comunicar automaticamente os afetados por mudanas feitas no projeto e solicitar feedback sobre os
seus progressos;
Colocar atualizaes instantneas do seu projeto na Internet ou Intranet;
Produzir relatrios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando o mesmo.





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7

Novos Limites do MS Project 98 e 2000
Item Project 4.x Project 98 Project 2000 Notas
Numero de Tarefas 9.999 1.048.575
1.048.575
Numero de Recursos 9.999 1.048.575
1.048.575
Numero de Recursos
alocados na mesma
Tarefa
100 Sem limite Sem limite Limite de 1,048,575 alocaes
num mesmo arquivo de projeto.
Numero de tarefas que
o recurso pode ser
alocado.
1.000 Sem limite Sem limite Limite de 1,048,575 alocaes
num mesmo arquivo de projeto.
Unidades Mximas de
um recurso alocado.
100
unidades
10,000
unidades ou
1.000.000%
60.000.000
unidades ou
60.000.000.000
%

Numero de
predecessores de uma
tarefa
100 Sem limite Sem limite Limite de 1,048,575 links de
tarefa por arquivo de projeto.
Numero de
Sucessores de uma
tarefa
100 Sem limite Sem limite Limite de 1,048,575 links de
tarefa por arquivo de projeto.
Numero de nveis de
projeto
10 65.535
65.535
Numero de Projetos
Numero de Projetos
Consolidados.
255

80
1000 998 No MS-Project 98 sub-projetos e
projetos consolidados so
tratados de maneira similar.
Numero de projetos
abertos
80 1000
998
Numero de arquivos
conectados a um pool
de recurso
79 999
999 N max. De arquivos abertos - 1
para conjunto de recursos
propriamente dito
Numero de janelas
abertas
20 50
50
Numero de excees
de calendrio para
cada calendrio
250 1000
1400
Valor mximo de custo 10
12
1 10
12
1
10
12
1
Valor mximo de
trabalho
10
11
- 1
minutos
10
11
-1
minutos
10
11
-1 minutos
Valor mximo de
trabalho de um
recurso.
8,471,480
minutos
10
11
-1
minutos
10
11
-1 minutos
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
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Iniciando o MS Project

Inicie o MS Project com um duplo clique no cone do Microsoft Project.


Figura 1 - cone do Ms Project

Abrindo Arquivo de Projeto
1. Para abrir um arquivo de projeto existente, voc escolhe o comando Abrir a partir do menu ou d um
clique no boto Abrir na barra de ferramentas Standard.
2. Barra de Ferramentas e Menus do MS Project
3. Na barra de ferramentas Standard, D um clique no boto Abrir;

Figura 2 - Abrindo Projeto existente
1. Abrir Arquivo
2. Escolha o arquivo que voc queira abrir. Arquivos com extenso *.mpp so arquivos do MS Project;
3. Clique no boto OK
4. Pressione ALT+HOME para ir para o incio do projeto.
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Figura 3 - Abrindo arquivo

Salvando um arquivo de projeto
1. Toda vez que voc fizer mudanas no seu projeto importante salv-las. Para salvar um projeto voc
possui 2 maneiras.
Voc pode usar o comando Salvar no menu Arquivo ou dar um clique no boto Salvar da barra de
ferramenta Padro
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
10

Figura 4 - Salvando projeto
2. Salvar Arquivo
3. Voc tambm pode usar o comando Salvar Como no menu Arquivo para salvar uma nova verso do
arquivo de projeto com um nome diferente ou em um local diferente. Quando voc usa o comando
Salvar Como, o Microsoft Project fecha o arquivo original, e o arquivo de projeto com o novo nome se
torna o arquivo atual.

Figura 5 - Salvando arquivo
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11
No momento de salvar o seu projeto o Planning Wizard aparece e pergunta se voc deseja salvar o seu projeto
com uma Linha de Base. Uma Linha de Base um registro instantneo do projeto. Veremos mais tarde o
significado da linha de base.
Visualizaes do MS Project
Uma visualizao uma entre vrias maneiras pelas quais voc pode inserir e exibir informaes sobre
o projeto. As visualizaes se enquadram em 3 tipos bsicos: as visualizaes de planilha, as visualizaes de
tabela e grfico e visualizaes de formulrio.
Movendo-se no Grfico de Gantt
Para mover-se no Grfico de Gantt voc pode utilizar as barras de rolagem verticais e as barras de
rolagem horizontais.
Na barra de tarefas tambm existe a funo Zoom + e Zoom com elas voc pode visualizar o grfico de Gantt
com mais ou menos detalhes. Perceba que o grfico de Gantt possui no alto uma escala do tempo, esta escala
varia conforme voc aumenta ou diminui o Zoom.
muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito grande.
Normalmente ficamos perdidos com o grande nmeros de tarefas que o MS Project nos apresenta. Quando
desejamos olhar uma tarefa especfica do projeto utilizamos a funo ir para a tarefa selecionada.
1. Seleciona-se a tarefa na visualizao de planilha
2. Na barra de ferramentas seleciona-se a funo ir para a tarefa selecionada. Colocar imagem da funo
aqui.
3. Ao clicar na funo o MS Project desloca o grfico de Gantt at a data de incio da tarefa.

Figura 6 - Barra de Navegao Tarefas

Definindo um Cronograma em um Projeto
Iniciando um projeto
Para criar um cronograma bsico de projeto voc utiliza a caixa de dilogo Informaes sobre o projeto
. Caso voc no insira uma data de incio ou de fim de projeto o MS-Project inicia o seu projeto no dia em que o
relgio do sistema do computador estiver marcando.
Exemplo de Projeto
Definindo uma data de incio
1. No menu Projeto escolha Informaes sobre o Projeto;
2. De um clique na seta para baixo do quadro Agendar a partir de: e selecione Data de incio do Projeto;
3. No quadro Data de incio escolha a data de incio.
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Figura 7 - Informaes sobre projeto
Trabalhando com as Tarefas do Projeto
Ao inserir uma tarefa voc pode ser to detalhista ou generalista quanto quiser. Isso depender do nvel
de controle que voc necessita no seu projeto. Quando voc insere uma tarefa um numero de tarefa atribudo
a ela.
Aps inserir uma tarefa, voc pode inserir uma durao para a tarefa em unidades de dias (d), horas (h)
ou minutos (m).
Inserindo uma Tarefa
1. D um clique na primeira clula na coluna Nome da tarefa para inserir a primeira tarefa do projeto;
2. Digite o nome da sua tarefa;
3. D um clique na coluna Durao para a tarefa 1. Observe que o valor de um dia automaticamente
oferecido pelo MS-Project. A durao de 1 dia o padro do MS-Project;
4. Tecle ENTER.
Trabalhando com Tarefas
Acrescentando tarefas
O MS-Project insere uma linha em branco acima da linha que est selecionada no momento. Caso voc
queira inserir uma tarefa entre duas j existentes proceda da seguinte forma:
1. Selecione a linha que deseja inserir a tarefa;
2. No menu Inserir escolha Inserir tarefa; Ou clique no boto direito do mouse e selecione Inserir tarefa ;
3. Insira a nova tarefa.
Movendo Tarefas
O MS-Project pode mover tarefas de uma localizao para outra. A grande vantagem que o MS-
Project mantm todas as caractersticas da tarefa na sua nova posio.
Para mover uma tarefa:
1. Selecione na extrema esquerda da tabela de Gantt o numero da tarefa a ser movida.
2. Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localizao.
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Excluindo tarefas
1. Selecione a tarefa;
2. No menu Editar escolha Excluir tarefa. Voc tambm pode usar a tecla Delete do teclado.
Desfazendo a excluso
Caso voc tenha errado no momento de fazer a excluso ou voc queira "voltar atrs" sobre alguma
ao cometida clique no boto Desfazer na barra de ferramentas Padro. O Desfazer tambm pode ser
acessado no menu Editar na opo Desfazer

Inserindo Marcos
Um marco um objetivo ou ponto de verificao intermedirio do seu projeto. Para inserir um marco voc
procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa, no entanto a tarefa ter durao 0 (zero).
Para inserir um marco:
1. Digite uma tarefa;
2. Clique na coluna Durao;
3. Digite no campo durao o valor zero.
O grfico de Gantt exibe ento o marco como um diamante preto, com a data do lado.
Vinculando Tarefas
Um projeto mais do que apenas uma lista de tarefas isoladas. Muitas tarefas (ou todas elas) so
relacionadas com outras tarefas. Estas relaes podem ser de fim-para-nicio, fim-para-fim, incio-para-incio ou
incio-para-fim. Veremos todos os tipos de relaes no decorrer do curso. O MS-Project por padro vincula
tarefas de fim-para-incio.
Para vincular tarefas proceda da seguinte forma:
1. Selecione a tarefa 1;
2. Selecione a tarefa 2. Voc pode usar CTRL+Clique do Mouse para selecionar tarefas que no seja
adjacentes;
3. Clique em Vincular Tarefas na barra de ferramentas.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
14

Figura 8 - Vinculando Tarefas

Estabelecendo Relaes entre Tarefas
Tipos de Relaes entre Tarefas
As relaes entre as tarefas tambm podem ser conhecidas como relaes de dependncia ou
precedncia. Uma tarefa que deva comear ou finalizar antes de outra tarefa possa comear chamada tarefa
predecessora. Uma tarefa que dependa do incio ou fim de outra tarefa chamada tarefa sucessora.
Tipos de relaes:
Trmino-para-incio (TI) a relao padro quando voc vincula tarefas. Assim que a primeira tarefa finaliza, a
prxima tarefa tem incio.
Trmino-Trmino (TT) uma em que ambas as tarefas finalizam ao mesmo tempo.
Incio-Incio (II) duas tarefas comeam ao mesmo tempo.
Incio-Trmino (IT) a menos comum. Pode ocorrer quando o fim de uma tarefa depende do incio de uma
tarefa posterior.

Especificando as Relaes entre Tarefas
1. Acrescente 2 tarefas ao seu projeto ;
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
15
2. Selecione as 2 tarefas com o mouse;
3. Na barra de ferramenta escolha Vincular Tarefas.
O MS-Project estabelece uma relao de Trmino-Incio entre as tarefas. A alterao entre os tipos de
tarefas podem ser feitas de 2 formas.
1. Na tabela de Gantt de um clique duplo na tarefa que ser alterada;
2. A caixa de dialogo Informaes sobre a Tarefa aparecera;
3. De um clique na tabulao Predecessoras para ativ-la;
4. Dentro da tabulao Predecessor existem os seguintes campos:
Nome: Nome da tarefa
Durao: Durao
Predecessores: Predecessores
ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt
Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora
Tipo: Tipo (TI,TT,II,IT)
Retardo: Folga ou Antecipao.
5. No campo Tipo especifique o tipo de relao entre as tarefas.

Figura 9 - Relao entre as tarefas
Informaes sobre a Tarefa
1. Voc tambm dar um clique duplo na linha de conexo entre duas tarefas no Grfico de Gantt. Isso
exibe a caixa de dilogo Dependncia entre as tarefas, na qual voc pode especificar o tipo de relao
e um tempo de antecedncia ou folga.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
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Figura 10 - Informaes sobre a tarefa

Folga e Antecipao
Com o MS-Project voc pode especificar um tempo de folga ou antecipao entre as tarefas para que
possa ter um modelo preciso das dependncias que ocorrem na prtica. Um tempo de antecipao quando o
incio de uma tarefa precede o fim da predecessora. Um intervalo entre duas tarefas chamado tempo de folga.
Voc pode inserir a antecipao ou folga entre tarefas em minutos, horas, dias ou semanas; minutos, horas,
dias ou semanas decorridas; ou como porcentagem da durao das tarefas das predecessoras.
Especificando o tempo de folga
Quando voc especifica um tempo de folga voc digita um sinal de + frente da durao. Para especificar um
tempo de folga decorrido em porcentagem, voc pode inserir a letra "e" antes do sinal de porcentagem.
1. Selecione a tarefa que recebera a folga;
2. De um clique duplo na tarefa. A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa aparecer;
3. Selecione a tabulao Predecessores;
4. Clique no campo Retardo;
5. Voc pode agora especificar o tempo de folga em dias (d), semanas(w), horas (h), minutos (m);
6. Digite + antes do tempo de folga;
7. Clique em OK.
Exemplo de uma folga de cinco semanas:
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Figura 11 - Tempo de Folga
Especificando Antecipao
1. De um clique duplo na linha de conexo entre as tarefas;
2. Digite no campo retardo a antecipao.
Exemplo de antecipao: -5d

Figura 12 - Exemplo de antecipao de tarefas.
Tanto a folga ou a antecipao pode ser inseridas da mesma forma. A nica diferena o valor da folga (+) ou
da antecipao (-).

Tarefas Resumidas
Nveis de Atividades
Para criar nveis em um conjunto de atividades:
1. Digite todas as atividades na tabela de entrada;
2. Selecione as atividades que sero colocadas em um nvel subseqente, isto , as atividades que
estaro diretamente vinculadas atividade da linha superior primeira linha da seleo;
3. Pressione o boto recuo para tornar as atividades selecionadas elementos das atividades resumo.
Para remover uma atividade, isto , para remover a estrutura de tpicos criada, basta pressionar a
ferramenta Recuo para a esquerda.
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Figura 13 - Criando nveis de atividade


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Recursos
Criando e Excluindo Recursos
Os recursos do MS-Project so criados atravs da Planilha de Recursos.
Para criar Recursos:
1. Escolha Planilha de Recursos atravs da Barra de Modos ou do Menu Visualizaes;
2. Preencha os dados para cada recurso, onde:
Recurso: nome do recurso;
Iniciais: iniciais do nome do recurso;
Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localizao na empresa ou espcie);
Unidades Mximas: quantidade mxima de recursos disponveis simultaneamente;
Taxa Padro: custo do recurso por hora de trabalho normal;
Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho;
Custo/uso: custo por utilizao de uma unidade de recurso;
Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, incio e fim);
Calendrio Base: tipo do calendrio que o recurso utiliza;
Cdigo: cdigo do recurso.

Figura 14 - Utilizando planilha de recursos

Editando um Recurso
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
20
1. Na planilha de recursos, d um clique duplo no recurso;
2. Quando o quadro Informaes sobre o recurso estiver disponvel, faa as alteraes necessrias e
pressione OK.

Figura 15 - Informaes sobre recurso
A disponibilidade do recurso utilizada quando o recurso est disponvel em apenas uma parte do
projeto.
Os campos correio eletrnico e Grupo de Trabalho so utilizados quando o recurso estiver vinculado a um
projeto em rede ou Internet.
Atribuindo Custos a um Recurso
Os custos de um recurso podem ser de 3 maneiras distintas.
Custo por Hora: Calcula-se o custo do recurso como a taxa por hora X durao da atividade;
Custo por hora extra: Utilizado para quando o recurso possuir diferenciao de preo de trabalho para
horas extras;
Custo por Uso: O custo uma funo da quantidade solicitada e no do tempo de realizao da
atividade.
Vinculando Recursos
Para vincular um recurso a uma atividade:
1. Clique em Grfico de Gantt na Barra de Modos;
2. No campo nome da tarefa, selecione a tarefa qual deseja atribuir um recurso e, em seguida clique em
Atribuir Recurso;
3. No campo nome, selecione o recurso que deseja atribuir tarefa;
4. Determine a quantidade de recursos a ser alocada;
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
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5. Repita os passos 3 e 4 para os outros recursos a serem inseridos;
6. Clique em atribuir.

Figura 16 - Atribuindo Recursos

Perfis de Alocao de Recursos nas Atividades
O MS-Project possui novos perfis de alocao para os recursos nas atividades. So eles:
Crescente: o trabalho agendado na forma gradativa at que, no ltimo dia, esteja plenamente
utilizado.
Decrescente: o trabalho agendado na atividade de forma decrescente at que, no ltimo dia, no
esteja mais sendo utilizado.
Pico duplo: O trabalho agendado com dois picos de trabalho.
Pico inicial: O trabalho agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho, ocorrendo uma
queda nos valores de trabalho logo aps esse pico. A velocidade de queda mais lenta que a
velocidade de crescimento.
Pico Final: O trabalho realizado em um crescente at que o valor mximo do trabalho atingindo,
ocorrendo uma queda aps este mximo. A velocidade de queda mais rpida do que a velocidade de
crescimento.
Sino: O trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo e cai logo em seguida, mantendo a
velocidade de crescimento e queda na mesma proporo.
Tartaruga: O trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo, permanece nesse mximo de
trabalho por algum perodo e cai, mantendo a queda na mesma proporo.
Para escolher um perfil de alocao de trabalho no recurso:
1. Altere o modo de exibio para Uso da tarefa;
2. D um clique duplo sobre o recurso alocado na atividade que ter seu perfil de alocao de trabalho
definido ou alterado;
3. No campo delimitao do trabalho, escolha o tipo de agendamento de trabalho desejado;
4. Clique OK.
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22

Figura 17 - Tipos de perfis de trabalho

Taxas de Custo
Atravs das Taxas de custo voc pode atribuir custos personalizados. As diferentes tabelas de taxas de
custo disponveis podem ser usadas para dar a um recurso at cinco conjuntos de taxas de custo, para suportar
diferentes encargos para diferentes perodos de projeto.
Cada recurso permite at 25 taxas diferentes em cada uma das cinco tabelas de taxas de custo,
suportando aumentos ou diminuies para diferentes taxas iniciais de recursos.
1. De um clique duplo no recurso que se deseja na Planilha de Recursos;
2. Acesse a guia Custos;
3. Digite a data efetiva, data para qual o custo ir assumir o novo valor em cada uma das guias desejadas.
Cada guia representar um conjunto de datas efetivas.
Para alterar a Tabela de Custo para o recurso
1. Altere o modo de exibio para o Uso da tarefa ou Uso do recurso, clicando na Barra de modos;
2. Selecione o recurso que ter sua tabela de custo alterada;
3. De um clique duplo no recurso ou pressione a ferramenta informaes sobre a atribuio;
4. Escolha a tabela de custos desejada no campo tabela de taxas de custo.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
23

Figura 18 - Informaes sobre custos de um recurso

Cronograma de Recursos
O Microsoft Project calcula a durao de projetos tendo por base ou no a alterao da quantidade de
recursos da atividade. Os tipos de controle que a tarefa pode Ter so:
Unidades fixas: a atribuio de unidades de recursos adicionais encurtar na durao da atividade.
Durao Fixa: a atribuio de recursos adicionais no influenciar a durao da atividade.
Trabalho Fixo: a atribuio de recursos adicionais encurtar a durao da atividade.
Quando voc aloca um recurso a uma tarefa o MS-Project calcula o tempo de trabalho do recurso
baseado em valores de alguns campos.
Normalmente o MS-Project ir agendar o recurso para iniciar o trabalho no mesmo momento do incio
da tarefa, a qual foi alocado. O MS-Project ento ir distribuir de forma uniforme o trabalho agendado
ao recurso ao longo da tarefa.
MS-Project ir somente agendar trabalho durante as datas e horrios definidas como horas de trabalho
do recurso, definidas no calendrio do recurso.
Caso voc defina que as unidades do recurso sero menores que 100%, isto , o recurso no estar
alocado o tempo todo para a tarefa, o MS-Project ir agendar o tempo de uso do recurso de acordo
com o percentual, dividindo de forma uniforme o trabalho. Por exemplo, caso voc tenha uma tarefa
que dure 40 horas e alocar um recurso com 50% (0,5) de unidades, este recurso ir ento trabalhar 20
horas nesta tarefa. O mesmo vale para caso voc aloque mais de 100% de unidades de recurso.
Para entender melhor estes conceitos preciso entender como o MS-Project calcula a alocao de recursos.
Entendendo a Formula do Cronograma de Recursos
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
24
A frmula do calculo de alocao de recursos do MS-Project de vital importncia, pois com ela que
o MS-Project calcula os tempos e os custos do seu projeto.
A formula composta por 3 variveis.
D = durao;
W = trabalho;
U = unidades;
A frmula diz que o trabalho igual s unidades dos recursos alocados multiplicadas pela durao de suas
tarefas.
De maneira matemtica:
W = U x D
Com algebrismo simples pode-se chegar a outras variaes desta formula.
U = W / D
Ou
D = W / U
Quando voc aloca um recurso a uma tarefa voc precisa ao menos fornecer o nome do recurso. Voc
pode opcionalmente informar as unidades de cada recurso e (ou) o trabalho alocado a cada recurso. A durao
da tarefa foi informada quando voc a criou.
O campo unidades do recurso define quanto do recurso em unidades ser alocado a cada tarefa. Este
campo pode ser em valor decimal ou percentual. Para alterar o modo de exibio do campo Unidades faa da
seguinte maneira:
1. Escolha o menu Ferramentas;
2. Entre em Opes;
3. Escolha Agendamento;
4. No campo Mostre as unidades alocadas como;
5. Escolha decimal ou percentual.
Voc pode alocar as unidades do recurso de modo que seja maiores que 100%, o que corresponde a 1
decimal, valores menores que 100% ou valor zero.
Caso voc aloque o recurso com valor igual a 100% (1) o MS-Project ira calcular o trabalho e dividi-lo de
forma uniforme na tarefa.
Caso voc aloque o recurso com valor menor que 100%, por exemplo, o MS-Project ira calcular o trabalho
do recurso e dividi-lo ao longo do tempo da tarefa.
Exemplo: Voc pode Ter uma tarefa que dure 4 dias (32h), voc aloca um recurso a esta tarefa e informa que
as unidades do recurso sero iguais a 50% (0,5). O MS-Project usa ento a formula de alocao de recursos
para calcular o trabalho.
D = 32 horas
U = 0,5
W = D x U
Portanto:
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
25
W= 16 horas.

Usando a Formula do Trabalho para novas Alocaes
Quando voc aloca um recurso a uma tarefa o tempo da tarefa j est definido, campo durao.
Caso voc somente entra como o nome do recurso, mas no informar o valor de unidades nem
trabalho, o MS-Project ir assumir que o valor de unidades 100% (1) e ir calcular o trabalho.
Caso voc informe um valor para o campo unidades, MS-Project usar este valor, e o valor da durao
da tarefa para calcular o trabalho.
Caso voc informe o valor do trabalho, MS-Project ir assumir que o valor da unidades 100% (1) e ir
calcular um novo valor para a durao da atividade.
Voc pode se perguntar porque o MS-Project calcula um novo valor para durao em vez de calcular o
valor de unidades? A razo que o MS-Project no calcula novos valores para unidades, exceto quando no
possui alternativa.
Caso voc entre com os valores de unidades e de trabalho o MS-Project ir calcular a durao da
tarefa.
Usando a Formula do Trabalho para Alocaes Existentes
A aritmtica que vimos anteriormente vale para novas alocaes. Caso voc for alterar um recurso j
existente a uma tarefa ou alterar o valor dos recursos (quantidade) alocados a uma tarefa, o MS-Project sempre
usar a formula do trabalho para manter a equao de formula equilibrada.
De forma geral quando voc muda o valor das unidades ou trabalho o MS-Project mudar o valor da
durao para manter a equao correta. Mudando o valor da durao o MS-Project ir alterar o trabalho antes
de alterar as unidades.
O MS-Project est programado com a seguinte seqncia de calculo. Primeiro alterar a durao ,depois
e trabalho e por ultimo as unidades.
Alterando o Cronograma de Recursos
Na seo anterior vimos como o MS-Project trata o calculo de unidades, trabalho e durao. Veremos
agora como podemos alterar alguns destes parmetros e como trabalhar com eles.
Voc pode precisar que uma tarefa possui a durao fixa, no importando o numero de recursos alocados.
Neste caso a tarefa ser de durao fixa. Voc pode querer que o MS-Project mantenha o trabalho fixo, ou as
unidades. possvel definir estes parmetros de forma a alterar o modo como o MS-Project calcula a forma do
trabalho.
1. D um clique duplo na atividade;
2. Selecione a guia Avanado;
3. Na caixa Tipo de Tarefa, escolha o tipo de Atividade desejado.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
26

Figura 19 - Alterando cronograma de recursos.

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27
Calendrios
O MS-Project trabalha com 2 tipos de calendrios:
Calendrios de projetos;
Calendrios de recursos.
O calendrio de projetos designa a agenda de trabalho padro de todos os recursos atribudos a um
projeto. Os calendrios padro do MS-Project so:
Padro: De Segunda-feira a Sexta-feira das 09:00 s 13:00 e das 14:00 s 18:00;
24 horas: Diariamente de 00:00 s 00:00;
Turno da noite: De Segunda-feira a Sbado, de 23:00 s 03:00 e de 04:00 s 08:00.
O calendrio de recurso o calendrio nico para o recurso. Todo os recursos tem por padro o
calendrio do projeto. Se todos os recursos utilizam o calendrio padro do projeto no ser necessrio
modific-lo.
Criando Calendrios
1. Acesse o menu Ferramentas alterar perodo de trabalho;
2. Pressione o boto Novo e escolha um nome para o calendrio;
3. Escolha se o calendrio ser criado a partir do calendrio padro ou ser criado a partir de uma cpia
de um outro calendrio j criado;
4. Pressione OK para confirmar a criao.
Editando Calendrio
1. Acesse o menu Ferramentas alterar perodo de trabalho;
2. Escolha o calendrio a ser alterado na caixa Para. Se o projeto no possuir recursos. Os nicos
calendrios que iro aparecer sero os calendrios padro do projeto;
3. Clique na data a ser alterada;
4. Na rea Para as Datas Selecionadas, escolha dia de folga ou digite o novo horrio de trabalho;
5. Pressione OK para confirmar as modificaes.
Para selecionar todas as atividades clique em um determinado dia da semana clique sobre a inicial do
dia da semana.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
28

Figura 20 - Alterando perodo de trabalho

Opes avanadas dos calendrios
1. Acesse o menu Ferramentas alterar perodo de trabalho;
2. Pressione Opes;
3. Defina o dia inicial da semana e o ms do incio do ano fiscal;
4. Defina o horrio de trabalho dirio, as horas de trabalho por dia e por semana.
Para tornar essas alteraes permanentes para todos os projetos, clique em Definir como padro.
Alocando Recursos a um Novo Calendrio
1. Acesse o menu Exibir e escolha Planilha de Recursos;
2. De um clique duplo no recurso que ter o calendrio modificado;
3. Selecione a guia Perodo de Trabalho;
4. Na opo calendrio base selecione o novo calendrio para o recurso;
5. Digite OK.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
29

Figura 21 - Alocando recursos a um novo calendrio

Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
30
Imprimindo Visualizaes e Relatrios
Exibindo Relatrios
Para exibir os relatrios predefinidos:
1. Acesse o menu Exibir Relatrios;
2. Escolha o relatrio desejado;
3. Pressione selecionar.
Tipos de Relatrios
Viso Geral Apresenta relatrios Genricos do projeto, tais como calendrios, etapas, atividades
criticas e de primeiro nvel.
Atividades Atuais so relatrios que analisam o acompanhamento e o controle do projeto,
identificando atividades pendentes, atrasadas, concludas e em andamento.
Custos So os relatrios financeiros do projeto, incluindo fluxo de caixa, oramento, valos adquirido,
atividades e recursos com oramento estourado.
Atribuies So relatrios que identificam as atribuies dos recursos nas atividades. Dizem respeito
s funes, aos prazos, lista de atividades pendentes e os recursos super alocados.
Carga de Trabalho So relatrios que distribuem os recursos e as atividades ao longo do tempo, com
suas respectivas cargas de trabalho.

Figura 22 - Relatrios predefinidos

Personalizando Relatrios
O MS-Project inclui mais de 20 relatrios predefinidos de tarefas, recursos e tabelas de referncia cruzada.
Entretanto se nenhum deles for suficiente voc pode criar os seus prprios relatrios personalizados.
Para criar um relatrio personalizado:
1. Acesse o menu Exibir Relatrios;
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31
2. Clique em Personalizado;
3. Clique em Novo;
4. Selecione o tipo do relatrio a ser criado;
5. Preencha as informaes relativas a cada tipo de relatrio, incluindo nomes, filtros e classificao;
6. Pressione OK para criar o relatrio;
7. Para utilizar o relatrio criado, d um clique duplo no relatrio.
Especificando Cabealhos, Rodaps e Legendas
Um cabealho um texto que aparece na extremidade superior de cada pgina; um rodap um texto
que aparece na extremidade inferior de cada pgina. Tanto no cabealho quanto no rodap, voc pode
especificar o tipo de informaes que aparece em cada pgina. Voc pode especificar o alinhamento das
informaes do cabealho e rodap. Alem do texto que voc inserir voc tambm possvel incluir as seguintes
informaes no cabealho ou rodap.

Numero da pgina;
Numero total de pginas;
Ttulo do Projeto;
Nome da Empresa;
Nome do Gerente;
Data de Incio do Projeto;
Data de Trmino do Projeto;
Data Atual do Projeto;
Data de Status do Projeto;
Nome do modo de exibio;
Nome do filtro;
Nome do relatrio;
Nome do filtro;
Data da ultima Gravao;
Data do sistema;
Hora do sistema;
Assunto;
Autor;
palavra-chave.

Modificando Cabealho e Rodaps
1. No menu Arquivo selecione Configurar Pgina;
2. Escolha a guia cabealho ou rodap;
3. Escolha o alinhamento;
4. Escolha as informaes para colocar no cabealho ou rodap;
5. Visualize o seu cabealho ou rodap na janela Exemplo.
Utilize SHITH+ENTER para pular de linha na janela Alinhamento. Se voc digitar somente ENTER ser
o mesmo que clicar em OK.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
32

Figura 23 - Personalizando um Relatrio

Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
33
Gerenciamento de Carga de Trabalho de Recursos
O nivelamento de recursos tem como objetivo re-agendar a atividade para um momento em que o
recurso esteja disponvel.
Resolvendo os Conflitos de Recursos
Quando voc mesmo precisa resolver os conflitos, pode usar qualquer uma das estratgias que se seguem
ou uma combinao delas.
Aumentar o nmero mximo de unidades disponveis de um recurso. Se voc realmente possui
recursos adicionais disponveis, insira um nmero grande de unidades na caixa de dilogo Informaes
do Recurso ou na Tabela de Recursos.
Aloque um recurso diferente tarefa com excesso de alocao. Determine se voc tem ou no outro
recurso disponvel que pode fazer o trabalho.
Ajuste relaes ou restries de tarefas. Quando duas tarefas que se sobrepem causam um conflito
de alocao, voc pode ser capaz de re-programar uma tarefa de modo que uma tarefa comece mais
tarde.
Deixe um espao para horas extras. Voc pode inserir o trabalho em regime de horas extras para o
recurso no campo trabalho hora extra.
Estenda os dias e horas de trabalho no calendrio de recurso. Use este mtodo se voc quiser que o
trabalho adicional seja pago como horas extras e que nenhum trabalho adicional seja includo no
cronograma da tarefa.
Barra de ferramentas de Gerenciamento de Recursos
Para acessar a barra de ferramentas:
1. Clique em qualquer parte de qualquer ferramenta disponvel na tela com o boto direito do mouse;
2. Clique em Gerenciamento de Recursos na caixa de seleo exibida.

Figura 24 - Barra de Gerenciamento de Recursos

Nivelando Recursos
Verifique atravs do modo de exibio Uso do recurso, se algum recurso est super alocado. Caso
algum recurso estiver super alocado ele ser apresentado na cor vermelha.
1. Acesse o menu Exibir Mais modos de visualizao e escolha o modo de exibio Gantt de
redistribuiro. Esta visualizao permite o acompanhamento do projeto antes e depois do nivelamento,
bem como a defasagem de cada atividade atravs do campo Atraso de redistribuio;
2. Acesse o menu Ferramentas Redistribuir Recursos;
3. Determine se o nivelamento ser manual ou automtico;
4. Escolha a forma de procura por super alocaes (preciso). A procura poder ser realizada minuto a
minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou ms a ms;
5. Determine o intervalo em que o nivelamento ser realizado;
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
34
6. Escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuio. Existem 3 ordens de nivelamento:
Somente identificao: determina como critrio de desempate entre duas atividades super alocadas, o
numero de identificao.
Padro: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de
deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o critrio passa a ser o ID da
atividade.
Prioridade Padro: utiliza inicialmente o critrio de prioridade da atividade como critrio de desempate.
Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do
nivelamento passa a ser a Padro.

Redistribuindo Recursos
1. Defina os outros parmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser dentro da folga
permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocao de recursos e se o
trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente;
2. Clique em Redistribuir agora;
3. Compare as situaes antes e depois do nivelamento atravs do modo de exibio Gantt de
Distribuio.

Figura 25 - Redistribuio de Recursos

Restries e Prioridades para o Nivelamento
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
35
tes que o MS-Project pode fazer ao determinar quais atividades devem ser
distribudas.
Os principais tipos de restrio so:
ossvel A Atividade deve se iniciar o mais breve possvel
el, no permitindo folga entra as
atividades;
Deve iniciar em A atividade deve iniciar em uma data especfica;
Deve terminar em A atividade terminar em uma data especfica;
No iniciar antes de: A atividade somente se inicia aps uma determinada data;
No iniciar depois de atividade tem um limite mximo de data para se iniciar;
No terminar antes de A atividade somente concluda aps uma determinada data;
No terminar depois de A atividade tem um limite mximo de data para ser concluda.
Para atribuir uma restrio:
1. Selecione a atividade que ser alterada suas restries;
2. D um clique duplo para abrir o formulrio de informao da tarefa;
3. Clique em guia Avanado;
4. No campo restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK.
As restries limitam os ajus
mais breve p
mais tarde possvel A atividade deve se iniciar o mais tarde possv

Figura 26 - Atribuindo restries s tarefas
cia de uma atividade e a disponibilidade para o nivelamento. As tarefas
com prioridade mais baixa so atrasadas ou divididas primeiro.
Os principais tipos de prioridade so:
No redistribuir A atividade no ser nivelada em nenhuma hiptese.
Mxima A atividade ser nivelada somente em casos extremos.

A prioridade indica a importn
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
36
atividades de prioridade mais elevada.
ser a primeira a ser nivelada caso algum conflito ocorra e a envolva.
Para
ra abrir o formulrio de informaes da tarefa;
4. No campo Prioridade, selecione o tipo desejado e clique OK.
Muito Alta A Atividade ser nivelada em casos especiais e estratgicos.
Alta A atividade ser nivelada se em conflito com
Mdia a configurao padro do MS-Project
Baixa A atividade ser nivelada com grande facilidade e freqncia.
Muito Baixa A Atividade ser nivelada na maioria absoluta dos casos.
Mnima A atividade
atribuir uma prioridade:
1. Selecione a atividade;
2. D um clique duplo pa
3. Clique na guia Geral;

Figura 27 - Definindo prioridades das tarefas
Criand
om o acompanhamento, pode-se
determinar as atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram o oramento
tempo do que o previsto e assim por diante.
Par

o uma linha de base
Para se obter um melhor resultado possvel durante a execuo do projeto, deve-se criar um plano de
linha de base (base-line) representando o que foi planejado para o projeto. C
original, as que demoraram mais
a gravar uma linha de base:
1. Alterne o modo de exibio Gantt de Controle;
2. Acesse o menu Ferramentas Controle Salvar Linha de Base;
3. No formulrio Salvar Linha de Base escolha Salvar Linha de Base e defina se a gravao da linha de
base ser para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
37

Figura 28 - Salvando a linha de base

Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
38
Mltiplos Projetos
Os mltiplos projetos So utilizados em diversas reas, a saber:
Um nico coordenador precisa analisar globalmente vrios projetos diferentes;
gerente de projeto precisa trabalhar com vrios projetos de lideranas diferentes, e h necessidade de
consolidados;
projeto tem predecessores e sucessores externos.
Inserindo um Projeto num Projeto j existente
1. Abra o projeto que funcionar como projeto principal;
2. Na barra de modos, clique em Grfico de Gantt;
3. Clique na linha imediatamente inferior linha que se deseja inserir o projeto;
4. No menu Inserir selecione Projeto;
5. Escolha o arquivo de projeto a ser inserido;
6. Determine se o projeto ser vinculado ao projeto de origem;
7. Caso no se deseja que as alteraes no projeto inserido sejam feitas no projeto de origem, marque a
caixa somente leitura;
8. Desmarque a caixa de seleo Ocultar sub-tarefas se desejar que as atividades do projeto inserido
sejam mostradas imediatamente no projeto principal;
9. Clique em Inserir.

Figura 29 - Inserindo Projetos

Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
39
Excluindo um subprojeto de um projeto principal
1. Selecione a linha do projeto inserido;
2. Pressione a tecla Delete;
3. Se o quadro Assistente de Planejamento aparecer, pressione OK.
Consolidando Projetos
A melhor maneira de organizar projetos grandes ou complexos consolidar projetos. Os projetos
consolidados permitem manter o nmero de tarefas visualizadas e acompanhadas em um nvel gerencivel.
Para consolidar projetos:
1. Abras os projetos que sero consolidados;
2. Acesse o menu Janela Nova Janela;
3. Pressione e mantenha pressione a tecla CTRL, clicando nos projetos que sero consolidados
temporariamente;
4. Clique em OK.

Figura 30 - Consolidando projetos

Relaes de Dependncia entre Projetos Consolidados
Projetos consolidados podem possuir tarefas com relacionamento entre si. Ao vincular as tarefas, o MS-
Project exibe uma barra externa em cada um dos projetos com a qual a dependncia entre as atividades ser
exibida.
1. Consolide os projetos que tero atividades interdependentes, como visto anteriormente;
2. Clique e mantenha o mouse pressionado na barra de atividades predecessora;
3. Arraste at a barra da atividade sucessora no outro projeto, uma relao trmino para incio
automaticamente criada.
Quando se abre um projeto que possua predecessoras ou sucessoras externas observa-se que uma
tarefa predecessora externa adicionada ao projeto que contm as tarefas sucessoras, e uma tarefa sucessora
externa adicionada ao projeto que contm a tarefa predecessora.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
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Recursos em Projetos Consolidados
Abra o projeto que contm o pool de recursos ou crie um novo projeto e coloque todos os recursos que
constituiro o pool nesse novo projeto;
1. Acesse o menu Ferramentas Recursos Compartilhar Recursos;
2. Clique no item Usar Recursos;
3. Na caixa De, clique no projeto que contm o pool de recurso;
4. Clique em OK.
O pool de recursos passa a ficar disponvel no projeto ativo, podendo-se atribuir os recursos s
atividades normalmente. Caso o projeto ativo j tenha seus prprios recursos, os recursos de ambos os projetos
sero combinados e exibidos.
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Controlando o Projeto
Calculando os Custos
O custo de uma tarefa a soma do custo fixo, se houver, mais o custo das suas alocaes de recursos. O custo
do recurso calculado a partir das informaes de custo unitrio do recurso custo normal, custo de hora
extra, custo por utilizao e mtodo de acmulo que voc define para o recurso.
Visualizando informaes
Oramento atual e a linha de base
1. Na menu Projeto escolha Informaes sobre projeto e d um clique no boto Estatsticas;
2. Clique no boto Fechar.

Figura 31 - Estatsticas do Projeto

Informaes de Custo na Tabela de Custos
1. No menu Exibir escolha Tabela: e em seguida escolha Custo.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
42

Figura 32 - Planilha de Custos

Acompanhando o Progresso
Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho do seu projeto assim que o projeto
est em andamento. Antes de o projeto comear, voc cria uma linha de base que uma cpia do cronograma
original que permanece inalterado.
Ao acompanhar o projeto voc trabalha com trs tipos de informaes:
Linha de Base: o modelo fixo de como o projeto deveria prosseguir. Tambm pode se chamar informaes
planejadas. Essa informao no muda a menos que voc especifique que deseja mudar a linha de base.
Atual: Este um modelo funcional, que est sempre mudando, para as tarefas que vo ocorrer, depois que o
projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar medida que voc recebe novas informaes e
faz ajustes.
Real: As informaes reais so tarefas que j esto em andamento ou que j foram finalizadas. medida que
voc insere datas reais para as tarefas completadas, as datas de incio e fim para as tarefas programadas
remanescentes so finalizadas.
Inserindo informaes reais
Voc insere informaes reais medida que as tarefas ocorrem.
1. Com o boto direito do Mouse, d um clique em uma barra de ferramentas para exibir o atalho Barra de
Tarefas e em seguida escolha Controle;
2. Selecione as tarefas que sero atualizadas;
3. Na barra de ferramentas Controle, de um clique no boto Atualizar como agendado.
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
43

Figura 33 - Barra de ferramentas de controle

Atualizando Tarefas Especficas
1. Selecione a tarefa;
2. Na barra Controle selecione Atualizar Tarefas;
3. Selecione o modo de atualizar a Tarefa;
Em percentual;
Indicando a data de incio e trmino;

Figura 34 - Atualizao de Tarefas

Comparando Resultados
Quando voc salva uma linha de base, o MS-Project proporciona formas para voc comparar o seu
cronograma atual e os dados reais com a linha de base.
1. No menu Exibir, escolha Tabela e em seguida escolha Variao. D um clique duplo nas bordas das
colunas, se necessrio, para ajustar as larguras das colunas.
Alem da tabela Variao, a visualizao Gantt de Acompanhamento permite comparar visualmente o
progresso planejado com o progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha
de base quanto para o cronograma real.
1. No menu Exibir escolha Mais modos de Exibio;
2. Na lista Exibir escolha Gantt de Acompanhamento;
3. De um clique no boto Aplicar.
Trabalhando com o Caminho Crtico
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
44
O caminho crtico a srie de atividades que precisam ser concludas de acordo com o previsto no
cronograma para que o projeto seja concludo dentro do prazo determinado.
Caminho Crtico
o caminho crtico nico do projeto. A determinao do caminho crtico simples realizada atravs do
Assistente de grficos de Gantt.
1. Pressione a ferramenta Assistente de Grfico de Gantt;
2. Pressione Avanar;
3. Selecione a caixa Caminho Crtico no campo tipo de informaes;
4. Pressione Concluir;
5. Pressione Formatar;
6. Pressione Sair do Assistente.
Ultrapassando o Caminho Crtico
A reduo da durao do caminho crtico geralmente mencionada como estouro do caminho crtico.
Como as tarefas crticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratgias para estourar o
caminho crtico so focalizadas na reduo da durao das tarefas.
Mudana nas relaes das tarefas: Esta estratgia encurta o caminho crtico sem acrescentar recursos
ou estender o nmero de horas de trabalho.
Programao de Horas Extras: Esta estratgia encurta a durao.
Acrscimo de mais Recursos: Esta estratgia encurta a durao das tarefas orientadas a recurso.
Removendo predecessoras desnecessrias. Esta estratgia elimina os atrasos causados pelas tarefas
predecessoras que no afetam a tarefa.
Utilizao de Redes PERT
Caractersticas Bsicas
Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
45

Figura 35 - Rede de diagrama Pert



O MS-Project no trabalha com o PERT/CPM da mesma maneira com que a literatura apresenta e
define o PERT/CPM. O MS-Project faz algumas mudanas, conhecedores da teoria PERT iro sentir a
diferena.
Uma rede PERT pode representar cada tarefa como uma caixa, conhecida como n. No n, voc
poder ver at cinco campos de informaes. Embora voc possa mudar facilmente os campos exibidos nos
ns, os campos padres dos ns so nome da tarefa, nmero ID da tarefa, durao, data programada para
incio e data programada para o fim. O MS-Project utiliza a rede do tipo caixas para montar um diagrama
PERT/CPM.
As linhas que ligam os ns refletem as relaes das tarefas. Voc pode visualizar a Rede PERT usando
o comando PERT no menu Exibir.
As bordas em torno de cada n indicam se um n uma tarefa resumida, uma sub-tarefa ou um marco,
e se est no caminho crtico.
Como padro, os ns no caminho crtico possuem uma borda espessa, vermelha ou hachurada; as
tarefas no crticas possuem uma borda fina e preta; as tarefas resumidas possuem uma borda em forma de
caixa sombreada; e os marcos possuem uma borda dupla ou tipo moldura.
Inserindo Informaes sobre Tarefas
H duas maneiras pelas quais voc pode inserir informaes sobre tarefas em uma Rede PERT. Voc
pode digitar diretamente nos campos dos ns, ou pode arrastar para criar e mover tarefas diretamente na Rede
PERT. Voc pode tambm dar um clique duplo em um n para exibir a caixa de dilogo Informaes sobre a
Tarefa. Use esta tcnica quando quiser inserir informaes sobre tarefas se voc tiver afastado a visualizao e
o tamanho da fonte estiver pequeno demais.


Curso Gerenciamento de Projetos com Ms-Project
46



Figura 36 - Exemplo de Rede Pert no MS Project










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Exerccios
Exerccio 1
Uma empresa de desenvolvimento de softwares, ciente da lacuna existente em um determinado segmento de
sua rea de atuao, resolveu investir no desenvolvimento de um sistema que estivesse em conformidade com
os requisitos esperados por sua potencial clientela. Sabe-se que uma outra empresa j vem concentrando
esforos para atingir este objetivo pois o ganho desta fatia de mercado abriria novas portas. O que faz deste
projeto uma ao estratgica para aumentar o portiflio de negcios da empresa.
Assim a administrao requisitou ao gerente de projetos para "ontem" a primeira fase deste projeto que
consistiria do planejamento dos requisitos do software.
De acordo com sua experincia de projetos passados, o gerente de projeto identificou as seguintes tarefas.

Identificao

Durao (dias)
1 Planejamento de Requisitos

2 Revisar sistemas existentes 3
3 Processo de modelagem 7
4 Desenvolver anlise do fluxo de trabalho 2
5 Desenvolver cronograma das atividades 2
6 Calcular oramento 2
7 Identificar requisitos do usurio 3
8 Identificar requisitos de performance 3
9 Identificar requisitos de interface 3
10 Preparar Especificaes de requisitos do software 1
11 Planejamento dos requisitos prontos


A tarefa "3" s poder ser iniciada depois da tarefa "2".
A tarefa "6" s pode iniciar depois de terminada a tarefa "5" e esta por sua vez dever esperar o trmino da
tarefa "4".
As tarefas "7", "8" e "9" s devem iniciar depois de terminada a tarefa "2".
A tarefa "10" deve esperar o trmino das tarefas "7", "8" e "9".
Considerando que iniciaremos o projeto na data de hoje, qual ser a data de trmino?
Visualize o caminho crtico.
Quais as folgas que poderemos ter nas tarefas, sem alterarmos a data final?
Fomos informados de ultima hora que o analista que ficar responsvel pela tarefa "7" realizar uma viagem e
ficara ausente durante 3 dias, qual a nova data de final?
Qual o novo caminho crtico?
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Mostre esta tarefa na barra de tarefa resumida.
Remova a restrio da tarefa "7".
Foi percebido que a tarefa 9 necessita de alguns dados da tarefa 8 para se iniciar, ou seja, 50% da tarefa 8
deve estar concluda para que a 9 se inicie.


Exerccio 2
Uma empresa de revendas, devido a diversos fatores, decidiu se mudar para um novo local mais apropriado
para o seu momento atual. Para no atrapalhar em demasiado o funcionamento normal da empresa durante a
mudana, o gerente de projetos elaborou a seqncia de tarefas necessrias, tentando causar o menor
transtorno possvel, pois sabe-se que quanto mais rpido for a mudana, mais rapidamente a empresa poder
voltar a trabalhar normalmente. Devido ser uma mudana, uma atividade fora da rotina da empresa os recursos
disponveis so limitados, e tambm pela crise que a mesma vem enfrentando, foi optado pela administrao,
que todas as tarefas sero realizadas pelos prprios funcionrios da empresa.
Tarefa

Horas de Trabalho
1 Reforma

2 Instalar prateleiras do depsito 120 h
3 Reformar Sala de Reunies

4 Eletricidade 8 h
5 Pintar 16 h
6 Instalar carpete 8 h
7 Sala Reunies Completa 0h
8 Reformar Sala do CPD

9 Eletricidade 16 h
10 Sistema de Incndio 8 h
11 Pintar 16 h
12 Sala de CPD Completa

13 Reforma completa

14 Mudana

15 Fazer Mudana do Escritrio

16 Desconectar Computadores 16 h
17 Desmontar Mveis 16 h
18 Transportar Mveis e Computadores 24 h
19 Remontar Mveis 16 h
20 Reconectar os computadores 24 h
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21 Instalar o Software de rede 16 h
22 Mudana do escritrio pronta

23 Mudar o depsito 80 h
24 Mudana completa

Na reforma da sala de reunies, deve-se pintar somente depois de pronta a instalao eltrica, e colocar o
carpete somente depois de pintado.
Na reforma da sala de CPD, deve-se pintar somente depois dos sistemas de eletricidade e incndio tiverem
sido instalados.
A mudana do depsito deve se iniciar depois que as prateleiras tiverem sido instaladas.
O mveis devem comear a ser desmontados depois que os computadores estiverem sido desconectados.
O transporte dos mveis e computadores deve se iniciar assim que comearem a desmontar os mveis.
Deve-se remontar os mveis depois que os mveis e computadores forem transportados.
Deve-se iniciar a reconectar os computadores depois que os mveis forem montados.
Deve-se iniciar a instalao dos softwares depois que os computadores forem reconectados.
As tarefas de mudar o depsito e transportar os mveis necessitam do recurso transporte.
O recurso transporte constitudo por um caminho da empresa do tipo ba, estando apto para a mudana. O
custo deste recurso envolve somente o custo com combustvel e depreciao. Para usar este recurso
necessrio alocar recursos humanos para carregar e descarregar o caminho assim como dirigir o mesmo, ou
seja, este recurso no poder ser alocado sozinho.
A sala de reunies receber uma pintura de decorao onde se utilizar uma tinta especial em duas cores,
devido ao tipo de pintura, deve-se esperar um dia parado esperando secar as primeiras 8 horas de pintura, para
somente depois terminar as 8 horas que faltam.
Todas as pessoas envolvidas esto aptas a fazerem o trabalho de transporte, mudana e desmontagem e
remontagem dos mveis.
Somente os funcionrios do depsito sabem instalar as prateleiras.
Para o trabalho de pintura, sistema de incndio, eletricidade e instalao do carpete, cabe aos funcionrios da
manuteno.
Desconectar os computadores, Reconectar os Computadores e instalar software de rede, cabe aos funcionrios
de suporte a pc.
Os recursos disponveis so:
Recurso Quantidade Custo/hora
Manuteno 2 5,00
Depsito 3 3,00
Suporte 2 8,00
Transporte 1 10,00
Motorista 1 2,00
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Os custos fixos com pintura foram orados:
Sala de reunies: 600,00
Sala de CPD: 400,00
Os custos fixos com instalaes eltricas
Sala de reunies: 200,00
Sala de CPD: 1100,00
Os custos fixos com instalao de carpete: 1200,00
Os custos fixos com instalao do sistema de incndio: 2100,00
Fica liberado o uso de horas-extras, obedecendo as normas da empresa que d direito ao dobro do salrio
normal, por hora-extra trabalhada.
Determine:
Data de trmino do projeto:
Custo do projeto:
Durao em horas do projeto:
Quais so as tarefas criticas do projeto?

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Bibliografia
1. VARGAS, Ricardo Viana.Gerenciamento de Projetos com MS-Project 98: estratgia, planejamento e
controle.Rio de Janeiro: Brasport, 1998
2. CASAROTTO FILHO, Nelson. Gerncia de Projetos/ engenharia simultnea. Nelson Casarotto Filho,
Severino Fvero, Joo Ernesto Escosteguy Castro. So Paulo: Atlas. 1999.
3. VALERIANO, Dalton L. Gerncia em Projetos Pesquisa, Desenvolvimento e Engenharia. Dalton l
Valeriano So Paulo: Makron Books, 1998
4. CATAPULT, INC. Microsoft Project 4 for Windows: passo a passo. So Paulo: Makron Books, 1995
5. PYRON, Tim. Special Edition Using Microsoft Project 98. QUE, 1998
6. VIEIRA, Newton Lemos. PERT-CPM. Rio de Janeiro: Manuais CNI, 1984
7. Gerencia de Projetos. Disciplina do curso de Engenharia de Produo e Sistemas da Universidade
Federal de Santa Catarina.
8. Guia do usurio do Microsoft Project 2000 Gerenciamento de Projetos para obter resultados
comerciais Microsoft Corporation 1984 1999.