INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 3 LA PLANIFICACIN .................................................................................................................... 4 LA PLANIFICACIN ESTRATGICA ............................................................................................. 6 POLITICA DE LA PLANIFICACION ............................................................................................... 7 OBJETIVOS Y METAS .................................................................................................................. 8 PLAN, PROGRAMA Y PROYECTO DE LA PLANIFICACION ......................................................... 10 ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA PLANIFICACIN. ............................................................. 12 FASE DE LA PLANIFICACION .................................................................................................... 13 CONCLUSION ........................................................................................................................... 23 BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 25
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INTRODUCCIN La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un arbol imponente, del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas. La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia para la organizacin.
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LA PLANIFICACIN Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan o lgica. Los planes establecen los objetivos de la organizacin y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Adems los planes son la gua para que (1) la organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificacin: los eventos inesperados, la resistencia psicolgica al cambio ya que sta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente informacin, la falta de habilidad en la utilizacin de los mtodos de planificacin, los elevados gastos que implica, entre otros. Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones: "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996). "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organizacin har para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
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"Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan", (Sisk, s/f). "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin", (Goodstein, 1998). "La planificacin... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la accin" (Ackoff,1981). "Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene que hacerlo, y cmo deber hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir. "Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Corts, 1998). "Es el proceso consciente de seleccin y desarrollo del mejor curso de accin para lograr el objetivo." (Jimnez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situacin considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor. "La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jimnez, 1982). "Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,1987). En prcticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la eleccin de los medios ms convenientes para alcanzarlos (planes y programas). Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de
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previsin (anticipacin), visualizacin (representacin del futuro deseado) y de predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.
LA PLANIFICACIN ESTRATGICA Es el proceso de desarrollo e implementacin de planes para alcanzar propsitos u objetivos. La planificacin estratgica se aplica sobre todo en los asuntos militares (donde se llamara estrategia militar) y en actividades de negocios. Dentro de los negocios se usa para proporcionar una direccin general a una compaa (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas, en desarrollos de tecnologa de la informacin y crear estrategias de marketing para enumerar tan slo algunas aplicaciones. Pero tambin puede ser utilizada en una amplia variedad de actividades desde las campaas electorales a competiciones deportivas y juegos de estrategia como el ajedrez. Este artculo considera la planificacin estratgica de una forma genrica de modo que su contenido puede ser aplicado a cualquiera de estas reas. Los propsitos y objetivos consisten en identificar cmo eliminar dicha deficiencia. Algunos escritores distinguen entre propsitos (que estn formulados inexactamente y con poca especificacin) y objetivos (que estn formulados exacta y cuantitativamente como marco de tiempo y magnitud de efecto). No todos los autores realizan esta distincin, prefiriendo utilizar los
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dos trminos indistintamente. Cuando los propsitos son utilizados en el rea financiera, a menudo se denominan objetivos.
POLITICA DE LA PLANIFICACION A continuacin se enumeran diversas polticas de planificacin. Lo habitual es utilizar polticas mixtas. Generalmente, el planificador a corto plazo utiliza round-robin, mientras que el planificador a largo plazo utiliza varias colas FIFO. Cada una de estas colas corresponde a una prioridad diferente. Planificacin Round-robin Round-robin con pesos. Prioridades montonas en frecuencia (RMS (Rate-monotonic scheduling)) Menor tiempo de respuesta primero (EDF (Earliest deadline first scheduling)) FIFO - Tambin conocido como FCFS "First Come, First Served". LIFO. SJF - Shortest Job First. CFS - Completely Fair Scheduler ( Planificador Completamente Justo) SRT - Shortest Remaining Time SPT - Shortest Process Time Planificacin mediante colas multinivel.
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OBJETIVOS Y METAS Roger Kaufman (Planning for Organizational success), nos recuerda, que la organizacin debe demandar de la gerencia aquellas metas que estn en armona con su mundo; los propsitos, los objetivos y las acciones deben ser percibidas por los dems como tiles a la organizacin y, en ltima instancia, a la sociedad, no solamente como tiles a sus propios fines. Deber entonces comparar los resultados que est obteniendo en el presente (en donde uno se encuentra) con los resultados que desea (en donde uno debera encontrarse). La diferencia entre los resultados presente y los resultados deseados- las necesidades- proporciona la informacin necesaria para cambiar el plan o para establecer objetivos nuevos y tiles.
Justamente, seala Kaufman, cuando usted haya anunciado las necesidades, podr seleccionar las estrategias y procedimientos necesarios para satisfacerlas. Si sus objetivos son precisos y correctos, usted ser capaz de comprobar, en cualquier momento, cmo se dirige hacia el logro de esos objetivos, con que cuenta, si realmente hay una excelente cultura organizacional. Se requiere por tanto de un gerente holstico, que le preocupa el que se elabore un buen plan, que sea un gerente comprensivo y algo ms, que no solo se preocupa de las entradas, los procesos, los productos y las salidas, sino tambin es responsable de los resultados finales, el establecimiento de metas que se desean alcanzar. El gerente holstico considera asimismo el impacto y los efectos sociales para asegurarse que la organizacin es un medio til para llegar a fines sociales.
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Esta es la visin de amplio espectro. Visin que de acuerdo a mi apreciacin la hemos perdido aun en nuestra universidad y en otras instituciones, lo que ha originado la crisis que afrontamos y que se requiere de soluciones para evitar consecuencias mayores. Cuando se estudia el proceso administrativo se hace mucha referencia a que en la etapa de planeacin, el primer paso estriba en seleccionar una meta til y tal como lo seala Kaufman, luego mida su posicin inicial con su meta, identifique las actividades y los resultados especficos, las herramientas y todos aquellos mtodos requeridos para alcanzar las metas, llevarlos a la accin y revisar las actividades y metas tomando como base los resultados intermedios. El xito de una organizacin depende del logro de sus metas y de que sus clientes consideren valiosos sus esfuerzos y salidas. Kaufman, recalca, que los individuos generalmente establecen sus metas de manera informal. No obstante, las organizaciones dedican el tiempo y esfuerzos necesarios a la especificacin de sus metas en un marco formal. Ese marco formal ayuda frecuentemente a la organizacin a determinar si sus logros apuntalan las metas, o si algunas metas- logros- deben modificarse. Lo cierto, que las metas nos permiten planear, evaluar y revisar nuestras actividades, de tal manera que los resultados obtenidos concuerden con los resultados deseados, es decir, podemos modificar, el plan para hacer compatibles los medios y los fines. Los gerentes de cualquier nivel deben poseer la habilidad de establecer metas operativas tiles, puesto que con las metas se tiende a mejorar la comprensin de las contribuciones que hace cada integrante para alcanzar el xito general de la organizacin. Una meta se nos seala, es un enunciado general acerca del lugar a donde queremos ir; en otros trminos, es el propsito acordado y presentado
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en forma escrita, es un resultado previsto. Las metas no son precisas puesto que enuncian las cosas en trminos generales. No nos dicen exactamente dnde estamos y dnde queremos estar en determinado momento. Para lograr esa especificidad, la meta debe convertirse en uno o ms objetivo expresados en trminos medibles, precisos, rigurosos. Hay que tomar muy en cuenta que se diferencian en que: los objetivos proporcionan una base ms confiable para determinar ms tarde y con exactitud como ir de lo que es a lo que debera ser . Los objetivos son ms rigurosos y ms precisos que las metas, que tanto las metas como los objetivos enuncian fundamentalmente su propsito. Tome en consideracin que los objetivos tal como se nos comenta, especifican una norma de desempeo observable que permite a todos saber exactamente lo que debe lograrse y los criterios especficos que se usarn para determinar si se alcanzaron los resultados esperados. Al determinar los objetivos tome en cuenta, que estos enuncian resultados medibles y no procesos o indicadores de cmo hacer algo, enuncian con precisin el resultado especfico que se desea alcanzar y proporciona adems, los criterios para medir adecuadamente el xito. En conclusin, las metas como los objetivos enuncian propsitos y sirven de base para una planeacin, una administracin y una evaluacin exitosa. No lo olvide. PLAN, PROGRAMA Y PROYECTO DE LA PLANIFICACION Aclaremos una serie de conceptos que nos permitirn comprender las distintas fases de la planificacin. Debemos partir de la idea de que la planificacin no puede ser un momento, sino que debe constituir un continuo que debe tener lugar a lo largo de todo el proceso.
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Nos centraremos en este punto en una serie de conceptos bastante complejos en cuanto a sus significados, tanto que los mismos especialistas no estn de acuerdo con lo que significa concretamente cada uno de ellos. Para superar este problema, haremos una descripcin muy sencilla y sobre todo til de cada uno de ellos, de forma que nos pueda servir como orientacin de cara a la prctica. - Plan: El plan define a grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar el resto de niveles de la planificacin para el mismo. Determina prioridades y criterios, cobertura de equipamientos y disposicin de recursos, su previsin presupuestaria y horizonte temporal. Sera el nivel estratgico, con unas metas genricas que dan sentido al resto de los niveles, de forma que no se hagan actuaciones aisladas sino que todas tengan una coherencia, una finalidad. - Programa: El programa concreta los objetivos y los temas que se exponen en el plan, teniendo como marco un tiempo ms reducido. Ordena los recursos disponibles en torno a las acciones y objetivos que mejor contribuyan a la consecucin de las estrategias marcadas. Seala prioridades de intervencin en ese momento. Sera el nivel tctico, situado entre el plan y el proyecto. Intenta acercar uno al otro concretando esas ideas y objetivos ms generales del plan en un lugar y tiempo determinados y a partir de unos recursos concretos disponibles. De esta forma las ideas generales del Plan se llevan a una situacin concreta. - Proyecto: se refiere a una intervencin concreta, individualizada, para hacer realidad algunas de las acciones contempladas en el nivel anterior (el nivel tctico). Define resultados previstos y procesos para conseguirlos, as como el uso concreto de los recursos disponibles. Este es el nivel operativo
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del proceso de planificacin, por lo que no debe ser algo terico, sino una actividad prctica y til de cara a la intervencin. Para aclarar estos tres conceptos, algo complejos desde un punto de vista terico, podramos decir que el plan es la expresin de una voluntad institucional, el programa representa la especificacin de fines y la concrecin de recursos, por lo que corresponde a los responsables concretos de las estructuras, centros o servicios concretos. Y los proyectos deben ser responsabilidad de las personas y equipos que tienen encomendada la intervencin (profesores/formadores). ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA PLANIFICACIN. Actualmente la planificacin se define como, la primera funcin de la administracin y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir, cuyas acciones se quieren lograr o alcanzar por medio de decisiones y diversos cursos de actividades futuras. Cabe sealar que la planificacin como proceso social, es decir, sus antecedentes ocurren en el ao 1918 con en nacimiento de la Unin de Repblicas Socialistas Soviticas (URSS), con la llegada de ese nuevo gobierno se logran concentrar grandes masas de recursos para satisfacer las necesidades sociales y econmicas de los habitantes de ese pas. Surge la planificacin basada en la de justas proporciones; son sin embargo condiciones especficas las que posibilitan y limitan el surgimiento de la planificacin. En la planificacin industrial de la antigua URSS, el gobierno prest una atencin especial a la situacin geogrfica de los grandes complejos industriales. Inicialmente, las empresas manufactureras estaban concentradas en Mosc y San Petersburgo; al mismo tiempo se comenzaron
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trabajos de electrificacin en la regin de los Urales, rica en reservas minerales (en especial de carbn) y se planific tambin la electrificacin de algunas regiones de Siberia. A partir del buen resultado de los planes quinquenales y del progreso de las reas generadoras de energa, se empezaron a instalar nuevos y grandes complejos fabriles, con el fin de sacar el mximo provecho a esos recursos naturales; el resultado de todo ello fue el aumento de la produccin en las regiones orientales. Esta significativa expansin estuvo promovida ms por el desarrollo de nuevas regiones industriales situadas al este, que por la bajada de la produccin de los centros industriales ms antiguos; es ms, las antiguas regiones industriales continuaron aumentando su produccin. FASE DE LA PLANIFICACION Fase 1. Anlisis de la situacin En esta primera etapa debe evaluar el entorno externo e interno de la organizacin que alberga o albergar el centro de informacin. De esta forma, usted podr determinar sus puntos fuertes y dbiles y sus oportunidades y amenazas. Puede hacerlo con un anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
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Fase 2. Definicin de la visin, misin, objetivos y metas
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Los objetivos y las metas Los objetivos y las metas nos dan la base para llevar a cabo el proceso de planificacin del centro de informacin y, posteriormente, nos ayudarn a la evaluacin de sus resultados. A la hora de determinar los objetivos y metas, tenga en cuenta que deben: apoyar la misin del centro; responder a las caractersticas e informacin sobre los/as usuarios/as; considerar la cobertura o falta de recursos del centro de informacin. Por qu son importantes los objetivos y las metas? Los objetivos y las metas son importantes porque: guan la toma de decisiones de las personas encargadas de la planificacin; informan a los/as usuarios/as y al personal del centro sobre las actividades que se van a destacar; ayudan al centro a conseguir sus propsitos; proveen una base para el desarrollo de las actividades y tareas. Objetivo Un objetivo es un propsito a corto plazo. Describe los resultados que deben conseguirse en un periodo de tiempo determinado. Debe ser medible, realizable en un tiempo limitado, y su enunciado debe comenzar con un verbo de accin. Cumplir los objetivos ayuda al centro a alcanzar sus metas, roles y misin. Meta Una meta es un propsito general, amplio y a largo plazo que describe una condicin deseada o futura hacia la cual el centro de informacin avanza durante los prximos tres o cinco aos. Se puede expresar desde el punto de
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vista del centro o del/de la usuario/a, debe estar en armona con la misin, y proporciona la estructura para el establecimiento de los objetivos. Fase 3. Identificacin de actividades y determinacin de recursos necesarios para la puesta en marcha de un centro de informacin virtual En esta etapa usted debe definir las actividades, asignar las tareas y determinar los recursos necesarios para conseguir las metas y los objetivos establecidos.
Recursos necesarios para la creacin de un centro de informacin Al crear un centro de informacin, tenga en cuenta cules son los recursos bsicos: recursos de informacin recursos humanos tecnologas de la informacin y de la comunicacin (TIC) recursos virtuales: el sitio web del centro de informacin recursos fsicos recursos financieros Recursos de informacin Son las fuentes de informacin y los materiales que el centro pone a disposicin de los/as usuarios/as. Recursos humanos A continuacin encontrar la conformacin del equipo del centro de informacin. Tome en consideracin que una sola persona puede asumir varios roles.
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Es importante saber cules son los requisitos y funciones de cada puesto. Si, adems, quiere tener ms informacin sobre la evaluacin de los recursos humanos del centro, Recursos de tecnologas de la informacin y de la comunicacin (TIC) Un centro de informacin requiere de una infraestructura tecnolgica con especificaciones mnimas para apoyar el desarrollo de sus funciones. Las puede observar en el siguiente cuadro.
Si desea ms informacin sobre recursos tecnolgicos y otros aspectos relacionados con las tecnologas de la informacin. Recursos virtuales: el sitio web del centro de informacin
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El sitio web es el producto ms visible del centro: permite dar a conocer sus productos y servicios; es el punto de encuentro e interaccin con los/as usuarios/as y la imagen de la institucin de la que forma parte el centro.
Recursos fsicos: espacio y mobiliario Un centro de informacin exige un espacio adecuado a sus necesidades y a los servicios que presta. Se sugiere un espacio fsico mnimo de 60 m2. Esta superficie ir aumentando en funcin del crecimiento del centro. Tambin se puede hacer el clculo sobre la base de 15 m2 por persona, cifras que incluyen el espacio para el equipo y la coleccin (Snchez, 1983). En el siguiente cuadro podr revisar cules son las reas mnimas con las que debe contar un centro de informacin:
Recursos financieros
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Los recursos financieros permiten la creacin, funcionamiento y sostenibilidad de un centro de informacin. La institucin que alberga el centro de informacin asigna a este un presupuesto determinado, en funcin de la planificacin realizada. Asimismo, el centro de informacin puede obtener fondos adicionales presentando proyectos y candidaturas a concursos, entre otros A fin de planificar y controlar los recursos financieros, es necesario preparar un presupuesto. Al elaborar el presupuesto, es conveniente tener en cuenta diversos aspectos. Puede observarlos en el siguiente cuadro.
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Fase 4. Elaboracin del plan de trabajo
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El resultado de la planificacin se plasma en el plan de trabajo: refleja las actividades y los recursos necesarios para su ejecucin. Tenga en cuenta que el plan de trabajo debe ir acompaado de un cronograma y un presupuesto. Fase 5. Evaluacin de los resultados Es la etapa final del ciclo de la planificacin. Durante esta fase se revisa el plan: se han cumplido las metas y objetivos? Recuerde que las metas y objetivos tienen que ir vinculadas a la misin del centro de informacin. El objetivo de la evaluacin es elaborar recomendaciones que puedan ser utilizadas por la persona responsable del centro de informacin y por el resto del personal para mejorar el trabajo del centro.
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CONCLUSION Hoy da las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el desarrollo de la informtica (software y hard), que ha optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y transportar informacin. Sin embargo la tecnologa por s sola no es suficiente: quienes integran el Ceo de las organizaciones y principalmente los Directores de Comunicacin, deben saber utilizarla y la cultura empresaria debe estimular las innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integracin de la tecnologa y el torrente de informacin. En la Venezuela de hoy parece ms que necesario instrumentar este tipo de metodologas. Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con los profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el dicho "una imagen vale ms que mil disculpas" por lo tanto cuidarla se torna imprescindible, claro que no solo para la imagen sino tambin para los negocios. Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la organizacin saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar y/o retirar productos, en sntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado y de la sociedad. Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificacin no se mide por la capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos mentales y la transformacin de las personas implicadas, el desarrollo de sus habilidades para la coordinacin y la concertacin de estrategias, y el estmulo a la instruccin y los procesos cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una accin eficaz, en beneficio de los hombres del maana. Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificacin est comprometida en la fijacin de los objetivos de
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la organizacin y en las formas generales para alcanzarlos. La opcin frente a la planificacin es la actividad aleatoria, no coordinada e intil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes. Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Ms bien es un crculo continuo que nunca debe terminar en una organizacin; debe ser vigilada peridicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.