CIRCULOS DE CALIDAD

QUE ES UN CIRCULOS DE CALIDAD?

Es un pequeo grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar
en un rea de trabajo comn, y que trabajan para el mismo supervisor,
que se renen voluntaria y peridicamente, y son entrenados para
identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora
relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la
direccin, y, si sta lo aprueba, llevar a cabo su implantacin.
Los crculos de calidad son un instrumento que utiliza la Direccin cuando
su filosofa es participativa y cree en el concepto de "calidad total", es
decir, en la idea de que la calidad se mejora ininterrumpidamente en el
lugar de trabajo.
Los crculos de control de calidad son grupos que se renen
voluntariamente de modo regular, con el fin de identificar y resolver los
problemas relacionados con el trabajo y llevar a la prctica las soluciones
oportunas, con el debido consentimiento de la direccin.
Los Crculos de Calidad funcionan en un contexto cultural en el cual el
concepto de Empresa obedezca a intereses econmicos y sociales que
tengan en cuenta la capacidad creativa humana, la posibilidad del hombre
para participar en objetivos comunes de grupo.
Los Crculos de Calidad nacieron en Japn despus de la II Guerra
Mundial, al final de la cual este pas se encontr con que sus productos se
conocan en el mundo con el sello de bajo precio, pero tambin de muy
baja calidad; y entre 1955-60 empiezan a aplicar de forma sistemtica el
control de la calidad en dos lneas diferentes de investigacin y trabajo:
la gestin de calidad en el mbito de Empresa
Los crculos de calidad.
Por lo tanto la introduccin de los Crculos de Calidad vino como parte de
un proceso de evolucin natural. En 1988, en Japn, ya existan ms de
un milln de Crculos de Calidad en los que participaban ms de 10
millones de trabajadores.
A partir de aqu se van introduciendo stos en otros pases. En U.S.A el
primer Crculo de Calidad se crea en 1973 y en Europa a partir de 1978.
La evaluacin de la viabilidad de un programa de crculos de calidad se
basa en el supuesto de que los crculos de calidad no son aptos para
cualquier organizacin, y por lo tanto, para reducir el riesgo de fracaso
habr que evaluar la compatibilidad de la organizacin con los supuestos
de la tcnica.

Se ha propuesto un mtodo para evaluar la receptividad de la
organizacin basndose en tres niveles:
Nivel de mantenimiento. Hace referencia al grado de satisfaccin de la
direccin con la forma en que la organizacin opera actualmente. Una
organizacin en crisis acepta el cambio en un esfuerzo por encontrar una
solucin a sus problemas, mientras que la organizacin que funciona
satisfactoriamente es ms probable que se resista a los esfuerzos de
cambio que implican los crculos de calidad.
Nivel sinrgico. Se pretende medir la condicin que existe cuando los
individuos han encontrado formas de trabajar en armona. Las actitudes
organizacionales positivas y la existencia de grupos de trabajo
armoniosos facilitarn el cambio.
Nivel ambiental. Hace referencia a la influencia que ejercen las fuerzas
externas a la organizacin cuanto mayores son las presiones ambientales
externas, mayor es la probabilidad del cambio.

Los puntos focales de los crculos de calidad son:
La calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los crculos;
los mercados son cada vez ms competitivos y los clientes tienen un
mayor nivel de educacin y exigencia lo que provoca que la calidad sea
una preocupacin central para la mayor parte de las empresas.
La Productividad. Los crculos pueden colaborar a incrementar la
productividad en un sentido ms amplio y en todas las reas de la
empresa. Viene a ser la resultante de una correcta aplicacin del conjunto
de los recursos de la empresa, un ndice fiable de que todos los recursos
estn bien dirigidos y administrados.
La mejora de costes. El conocimiento de los costes evita el despilfarro
y la mala administracin de los recursos. Los crculos de calidad pueden
colaborar decisivamente a la hora de reducir los costes de todo tipo:
administrativos, comerciales, transportes, etc.
La motivacin. Gracias a los crculos de calidad se puede conseguir
motivar de una forma constante a los trabajadores, ofrecindoles
oportunidades de participar en los objetivos de la empresa, y de sentirse
valorados por el trabajo bien hecho.
La integracin. Los crculos de calidad facilitan la ruptura de los
compartimentos estancos, y hacen que sus integrantes conozcan el
trabajo de los dems y comprendan mejor sus necesidades y problemas.
La reorganizacin. Cuando la reorganizacin puede ser lenta en el
tiempo, y no son necesarias decisiones drsticas y urgentes, es una
buena alternativa encomendar a los crculos el estudio de esta
reorganizacin.

Caractersticas de los Crculos de Calidad
Algunas de las caractersticas ms sobresalientes de los crculos de
calidad son las siguientes:
La participacin en el Crculo de Calidad es voluntaria.
Son grupos pequeos, de 4 a 6 personas en talleres pequeos, de 6 a
10 en talleres medianos y de 8 a 12 en talleres grandes.
Los miembros del Crculo de Calidad realizan el mismo trabajo o
trabajos relacionados lgicamente, es decir, suelen formar parte de un
equipo que tiene objetivos comunes.
Los Crculos de Calidad se renen peridicamente para analizar y
resolver problemas que ellos mismos descubren o que le son propuestos
a su jefe.
Cada Crculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del
funcionamiento del Crculo. Dicho jefe es, por lo general, un supervisor
que recibe formacin especial relativa a las actividades del Crculo.
La junta de gobierno de la direccin establece los objetivos, poltica y
pautas de las actividades de los Crculos de Calidad, y sustenta el sistema
de los Crculos mediante los recursos adecuados y el inters de la
direccin.
Todo aquel que participa en un programa de Crculos de Calidad recibe
formacin o informacin acorde con el grado de participacin que tenga
en el sistema.
Deben participar diversas categoras laborales.
El crculo de calidad no tiene relacin jerrquica de autoridad y
dependencia, los miembros son igualitarios.
El objetivo es el deseo comn de mejorar la tcnica del trabajo,
resolviendo los problemas comunes.
El lder es elegido por los miembros y puede ir cambiando segn el
grupo.
Con respecto a los miembros del grupo, es normal que haya ms
voluntarios de lo necesario, por lo cual se establece normalmente una lista
de espera que se ha de seguir en orden riguroso, para que entren a
participar aquellos que vayan pudiendo incorporarse, debido a las bajas
de los anteriores.
Las primeras sesiones se dedican a preparar a todos los miembros en los
mtodos de trabajo de los crculos de calidad, incidiendo en el carcter
participativo de todos los miembros; no es el trabajo sobresaliente de un
individuo lo que destaca, sino el esfuerzo combinado y acumulativo de
todo el equipo.
Debe empezarse con programas sencillos, que faciliten la familiaridad de
los miembros con las tcnicas y ambiente nuevo del crculo al que no
estn acostumbrados.

Las tcnicas principales y bsicas que se utilizan en este contexto
son:
"Brainstorming" o generacin espontnea de ideas. Esta es una
tcnica donde se procura que los participantes den el mximo nmero de
ideas sobre un tema propuesto, importando no la calidad de las mismas
sino su cantidad, y procurando que las ideas sean originales y creativas.
Tcnicas de registro de la informacin, principalmente usando la
hoja de registro y el muestreo. o Hoja de registro. Este instrumento
permite al crculo organizar la informacin obtenida en un formato que
puede ser fcilmente entendido y analizado. En la parte izquierda se
anotan los elementos, tems, caractersticas o medidas a observar. La
columna siguiente sirve para tabular; esto es, para anotar una marca cada
vez que se contraste el fenmeno correspondiente. La ltima columna se
destina a las frecuencias totales de cada tem.
o Muestreo. Sirve para economizar al trabajar con una muestra
representativa, en lugar de con toda la poblacin de elementos.
Tcnicas de anlisis de la informacin, donde incluimos las tablas
resumen de informacin, diversos tipos de grficas (barras, lineales,
circulares) Y el anlisis de pareto con lo que conseguiremos obtener los
datos en un formato visualmente atractivo. Este marcado nfasis en lo
visual es uno de los principios bsicos del control de calidad.
Tcnicas de anlisis de problemas, donde sobresale el diagrama
causa-efecto. Este diagrama es una representacin grfica de la relacin
que existe entre las causas potenciales de un problema o efecto y el
problema o efecto mismo.
Existen varios arreglos de esquemas, los que saben ser matriciales, los
que se los llaman segn su parecido con las letras del abecedario. El
diagrama tipo L es un cuadro bidimensional que consigna lneas y
columnas. La tipo T es un escenario tridimensional confeccionado por dos
moldes tipo L, con un acopio de agentes semejantes entre ellos.

El papel de los Crculos de Calidad
Ser miembro de un grupo de calidad es algo estrictamente voluntario. El
xito de los Crculos de Calidad radica en el hecho de que los empleados
los consideran suyos, y no algo instituido simplemente para mantener
satisfecha la direccin. Los Crculos de Calidad que han prosperado
nunca se convierten en sesiones de quejas ni en discusiones inoportunas
acerca de injusticias, ni tampoco en sesiones de charla. Se insiste
siempre en la resolucin de problemas y en la confeccin de planes de
accin.
Los Crculos deben centrarse en asuntos prcticos y dejarse de teoras;
deben buscar el obtener resultados positivos y no simplemente mantener
discusiones.

El papel de los Crculos de Calidad es:
Identificar problemas.
Seleccionar el problema de mayor importancia.
Hacer que el Crculo investigue dichos problemas.
Encontrar las soluciones.
Tomar medidas, en caso de que el Crculo este autorizado a hacerlo.
Hacer una exposicin de los problemas y posibles soluciones ante la
direccin.

La caracterstica esencial es el esfuerzo creativo del grupo para
solventar problemas, lo cual requiere:
Identificacin del problema.
Seleccin del problema. Debe escogerlo, entre el universo de posibles
problemas.
Anlisis del problema.
Solucin del problema, para lo cual a veces se habr de recurrir a
ayudas externas si el grupo no cuenta con los medios necesarios.
Presentacin en direccin, previa experimentacin de la solucin. Es
muy importante, aqu que el grupo tenga la seguridad de que sus ideas y
trabajo llegan a la direccin y de que sta tenga en cuenta y reconozca su
valor creativo.
En el caso que la direccin no decida aceptar su propuesta deber
explicar claramente l por qu.

Propsitos de los Crculos de Calidad
Sus propsitos pueden ser resumidos en los siguientes puntos:
Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata
nicamente de aumentar la cifra de ventas sino de crecer en calidad,
innovacin, productividad y servicio al cliente, crecer cualitativamente, en
definitiva, es la nica forma de asentar el futuro de la empresa sobre
bases slidas.
Lograr que el lugar de trabajo sea cmodo y rico en contenido. Los
Crculos aspiran a lograr que el lugar de trabajo sea ms apto para el
desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador.
Aprovechar y potenciar al mximo todas las capacidades del
individuo. El factor humano es el activo ms importante y decisivo con
que cuenta la empresa. Su potenciacin constante provoca un efecto
multiplicador cuyos resultados suelen sobrepasar los clculos y
estimaciones ms optimistas.
Es conveniente que el grupo se rena cada 2 o 3 semanas. La duracin
de cada sesin debe oscilar entre los 45 y 90 minutos aproximadamente.
Es conveniente establecer un programa de reuniones.

El lder debe tener en cuenta para la buena marcha de las reuniones:
Que ha de seleccionar miembros con experiencia profesional y que sean
comunicativos.
Que todos hablen con libertad.
Debern reprimir a los charlatanes.
Conseguir que hablen los tmidos.
Evitar discusiones de principio.
Procurar sacar conclusiones finales.
Tomar notas de cada sesin.

Principios de los Crculos de Calidad
As pues, en la filosofa de los Crculos de Calidad se encuentran estos
principios:
La participacin de las personas a todos los niveles.
Voluntariedad en la participacin.
Inters y espritu de superacin constante que hace sensibilizarse de las
cosas que no van bien, que podran ir mejor, o que crean problemas.
Capacidad para analizar los problemas e identificar sus causas
(formando al personal para ello).
Formacin para resolver los problemas poniendo los remedios
oportunos.
Mantener los resultados obtenidos. Reconocimiento a todos los niveles
de que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que aquel
que lo realiza cotidianamente.
Respeto al individuo, a su inteligencia y a su libertad.
Potenciacin de las capacidades individuales a travs del trabajo en
grupo.
Referencia a temas relacionados con el trabajo.

Otros aspectos que se deben tener en cuenta son:
El tiempo de las reuniones: se aconseja que las reuniones sean en
horario de trabajo, aprovechando los tiempos muertos si es posible; hay
quienes pagan las horas extras.
Seleccin de miembros y lderes: es esencial la competencia tcnica y
simpata del lder, es decir, que debe ser una persona comunicativa con
buenas relaciones con el grupo y en otros departamentos; con gran
sentido comn, integridad, entusiasmo; sano y positivo.
Recompensas e incentivos: son muy variadas y van desde la
recompensa en efectivo en relacin con la mejora obtenida, hasta un
simple reconocimiento simblico.
Actitud de los mandos: deben estar bien informados, bien enterados del
programa con el que deben colaborar. Para ello el coordinador debe
ganarse previamente sus voluntades.
Gastos de implantacin del programa: los materiales de formacin y el
pago del tiempo cuestan dinero, as como las recompensas. Adems de lo
que es cuantificable, hay lo que no se puede cuantificar, como son los
cambios positivos de actitudes y la motivacin en los grupos de la
organizacin.

Actividades de un Crculo de Calidad
Fundamentalmente el Crculo de Calidad es un grupo solucionador de
problemas. El proceso de solucin de problemas se convierte en una
secuencia integrada de acciones y empleo de tcnicas. Para solucionar
dichos problemas hay que pasar por unas etapas:
Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear
la tcnica de "brainstorming" para obtener un listado lo suficientemente
amplio que permita dar una visin ajustada del estado actual del rea de
trabajo.
Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada
el Crculo elige un problema que tratar de solucionar; se puede
comenzar reduciendo la lista previa llegando a un consenso sobre los
problemas ms importantes. La evaluacin de los problemas muchas
veces requiere que previamente se realice una recogida y anlisis de
informacin y el empleo de algunas tcnicas como el anlisis de Pareto.
Clarificar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan
por igual el significado e implicaciones del problema seleccionado. Con tal
fin puede ser til responder a cul es el problema, y dnde y cundo se
produce.
Identificar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de ste; dirigido
a eliminar la causa que lo produca. Las posibles causas se organizan en
un diagrama causa-efecto. Esta tcnica permite ver grficamente de qu
modo y desde qu rea del trabajo pueden actuar las posibles causas.
Para evaluar la probabilidad de que una de stas sea la responsable del
problema se necesitar informacin adicional. Toda esta informacin
ayudar al Crculo a llegar a un consenso sobre cul es la causa ms
probable del problema.
Identificar y evaluar soluciones. El Crculo tratar de confeccionar un
listado de soluciones potenciales que, posteriormente, sern evaluadas
por el grupo en funcin de determinados criterios.
Decidir una solucin. Con todos los datos disponibles, el Crculo inicia
una discusin para llegar a un consenso sobre qu solucin parece en
principio mejor que las dems.
Desarrollar un plan de implantacin de la solucin. Este plan debe
explicar cmo ser ejecutada la solucin elegida.
Presentar el plan a la direccin. Es recomendable incluir un clculo
aproximado de los beneficios que se esperan conseguir con el plan
propuesto.
Implantar el plan. Si la direccin aprueba el plan presentado, los
miembros del Crculo se responsabilizarn de su implantacin en su rea
de trabajo.
Evaluar los resultados de la solucin propuesta. Desde su implantacin
el Crculo recoge y analiza informacin sobre los resultados que el plan de
implantacin de la solucin depara. No se trata de averiguar si a corto
plazo la solucin funciona, sino que es conveniente realizar un
seguimiento a largo plazo de sus efectos.
Optimizar los resultados de la solucin. No se trata de nicamente de
solucionar problemas, sino de prever su ocurrencia en zonas que an no
los han sufrido.
Vuelta a identificar una lista de problemas. Con la solucin de un
problema previo se da paso a un nuevo ciclo de actividades encaminadas
hacia el mismo fin.

BENEFICIOS DE LOS CIRCULOS DE CALIDAD
Los Crculos de Calidad generan en las personas un sentimiento de
satisfaccin y pueden proporcionarles el reconocimiento de sus logros.
Estos se deben a tres razones:
Una mayor conciencia del trabajo en equipo.
En aumento en la participacin de los individuos.
Mejoras en el modo de realizar tareas y, por lo tanto, el aumento de la
calidad.
El fomento del espritu de equipo mediante los Crculos de Calidad
pueden tener un efecto extraordinario en el ambiente de toda la
organizacin.
La comunicacin tambin mejora enormemente con los Crculos de
Calidad. Naturalmente la comunicacin entre ambos miembros del grupo
mejora, pero tambin se beneficia la comunicacin horizontal entre
crculos dedicados a campos de trabajo diferentes y la comunicacin
vertical entre la fbrica y la direccin.
Al nivel de trabajadores, los Crculos de Calidad pueden juntar a personas
que, aunque hayan estado trabajando en la misma rama, apenas se
hayan llegado a conocer; con la ayuda del Crculo, no slo discuten cosas
juntos, sino que tambin obran de comn acuerdo.
Y en cuanto a la comunicacin vertical, los Crculos de Calidad hacen una
gran aportacin a favor de la compensacin por parte de la direccin del
propio personal. Los directores quedan muchas veces sorprendidos ante
el entusiasmo y conocimientos de sus empleados, y los empleados
disfrutan de la oportunidad de emplear sus capacidades y ver que se hace
buen uso de ellas.
Los elementos decisivos para el xito de los crculos de calidad son:
La participacin voluntaria
La formacin de los miembros en:
Anlisis estadstico.
Dinmicas de grupo.
Tcnicas de resolucin de problemas.




La eleccin libre de los temas a tratar por los miembros del grupo, sin
imposicin jerrquica que ahogue la colaboracin creativa del grupo.
Las reuniones deben celebrarse regularmente en tiempo pagado por la
empresa, y que sta asuma el coste de la puesta en marcha.