GESTO DE DOCUMENTOS:

UM MODELO DE NEGCIO PARA ELABORAO DE PLANOS DE CLASSIFICAO

Jacinta Luiza dos Santos Ferreira
Jacqueline de Almeida Netto
Marta Rita Calil








Orientador: Andr Pereira Neto
.


RIO DE JANEIRO, RJ - BRASIL
AGOSTO, 2011
PROJETO FINAL SUBMETIDO AO CORPO
DOCENTE DOS PROGRAMAS DE PS-
GRADUAO EM ENGENHARIA DA
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO
COMO PARTE DOS REQUISITOS NECESSRIOS
PARA OBTENO DO GRAU DE ESPECIALISTA
EM GESTO DO CONHECIMENTO E
INTELIGNCIA EMPRESARIAL.



GESTO DE DOCUMENTOS:
UM MODELO DE NEGCIO PARA ELABORAO DE PLANOS DE CLASSIFICAO


Jacinta Luiza dos Santos Ferreira
Jacqueline de Almeida Netto
Marta Rita Calil


PROJETO FINAL SUBMETIDO AO CORPO DOCENTE DOS PROGRAMAS DE PS-
GRADUAO EM ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO
COMO PARTE DOS REQUISITOS NECESSRIOS PARA OBTENO DO GRAU DE
ESPECIALISTA EM GESTO DO CONHECIMENTO E INTELIGNCIA EMPRESARIAL.


Aprovado por:

__________________________________________
Prof. Marcos do Couto Bezerra Cavalcanti, D. Sc.


__________________________________________
Prof. Andr Pereira Neto,D. Sc.




RIO DE JANEIRO, RJ - BRASIL
AGOSTO, 2011






























F Ferreira, Jacinta Luiza dos Santos
Gesto de documentos: um modelo de negcio para
elaborao de Planos de Classificao / Jacinta Luiza dos Santos
Ferreira, Jacqueline de Almeida Netto, Marta Rita Calil. Rio de
Janeiro : UFRJ/COPPE, 2011.
51 p.: il.; 29,5 cm
Orientador: Andr Pereira Neto.
Especializao (Projeto Final) UFRJ/COPPE/ Programas de
Ps-Graduao em Engenharia.
Referncias: p. 40-43.
1. Gesto de documentos. 2. Plano de classificao. I. Netto,
Jacqueline de Almeida. II. Calil, Marta Rita. III. Universidade
Federal do Rio de Janeiro, COPPE, Programa de Ps-Graduao
em Engenharia. IV.Ttulo.



















Se voc pensa que pode,
ou pensa que no pode, em ambos os casos
voc est certo

Henry Ford







Resumo do Projeto Final apresentado COPPE/UFRJ como parte dos requisitos
necessrios para a obteno do grau de Especialista em Gesto do
Conhecimento e Inteligncia Empresarial

GESTO DE DOCUMENTOS:
UM MODELO DE NEGCIO PARA ELABORAO DE PLANOS DE CLASSIFICAO

Jacinta Luiza dos Santos Ferreira
Jacqueline de Almeida Netto
Marta Rita Calil

Agosto /2011

Orientador: Andr Pereira Neto
Programa: Engenharia de Produo

O presente trabalho prope Plano de Negcio para a criao da empresa JJM, com o
objetivo de atuar como parceira de outras empresas da rea de gesto de documentos, na
elaborao de Planos de Classificao de Documentos de Arquivo e Tabelas de
Temporalidade.
A metodologia de trabalho da JJM tem como diferencial competitivo, junto s empresas
parceiras, o mapeamento dos processos administrativos de negcios das organizaes
pblicas ou privadas, alm de aplicao de conceitos de elaborao de taxonomia para
estruturao do conjunto de termos a ser utilizado na criao de Planos de Classificao
para documentos arquivsticos.
No diagnstico do setor foram avaliados o mercado e a concorrncia, e identificado o
pblico-alvo. A anlise aponta para a viabilidade do empreendimento.

Palavras-chaves: Plano de Negcio, Taxonomia, Mapeamento de Processos, Gesto do
Conhecimento



Abstract of Final Project presented to COPPE/UFRJ as a partial fulfillment of
the requirements for the degree of specialist in Knowledge Management and
Enterprise Intelligence


DOCUMENT MANAGEMENT:
A BUSINESS MODEL FOR DEVELOPMENT OF PLANS FORCLASSIFICATION

Jacinta Luiza dos Santos Ferreira
Jacqueline de Almeida Netto
Marta Rita Calil


August /2011

Advisors: Andr Pereira Neto
Department: Industrial Engineering

This work presents a proposal for a business plan with the goal of creating a company that
will act as a partner for other companies, in the area of document management, development
of Filing System and Records Schedule.
The methodology of JJM has as a competitive, partner with businesses, the mapping of the
administrative business of the public or private organizations, as well as application of
concepts of development of taxonomy for structuring the set of terms to be used in creating
Filing System for archival documents.
In the diagnosis of the sector was rated the market, concurrence and identified the target
audience. The analysis points to the feasibility of the venture.

Key words: Business Plan, Taxonomy, Process Management, Document Management


SUMRIO
1 INTRODUO 9
2 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOLOGIA 13
3 TAXONOMIA COMO INSTRUMENTO DE CLASSIFICAO 16
4 MAPEAMENTO DE PROCESSOS 17
5 DIAGNSTICO 19
5.1 Poltica de Mercado 20
5. 2 Anlise do Mercado 21
5. 3 Parcerias Capital de Relacionamento 23
5. 4 Recursos Humanos Capital Intelectual 24
5. 5 Infraestrutura Capital Estrutural 25
6 PLANO DE NEGCIO PARA CRIAO DA JJM 25
6.1 Objetivo 25
6. 2 Anlise do Setor e Pblico Alvo 25
6. 2.1 Anlise do Setor 25
6. 2. 2 Pblico-Alvo 29
6. 3 A Empresa JJM 29
6. 3. 1 Produtos e Servios 30
6. 3. 2 Vantagem Competitiva 30
6. 3. 3 Estratgia de Entrada e Crescimento 30
6. 4 Plano de Marketing 31
6. 4. 1 Estratgia para Mercado-Alvo 31
6. 4. 2 Estratgia para Produtos e Servios 31
6. 4. 3 Estratgia de Preo 32
6. 4. 4 Publicidade e Promoo 32


6. 4. 5 Estratgia de Vendas 33
6. 4. 6 Previso de Vendas e Marketing 34
6. 5 Plano Operacional 34
6. 5. 1 Estratgia Operacional 34
6. 6 Plano de Desenvolvimento 35
6. 6. 1 Estratgia de Desenvolvimento 35
6. 7 Desembolso Financeiro 35
6. 7. 1 Programao de Investimento, Custos e Pro-Labore dos Scios 35
6. 8 Equipe 36
6. 9 Plano de Avaliao 36
6. 9. 1 Indicadores 36
6.10 Anlise de Riscos 37
6.10.1 Interesse das Potenciais Empresas Parceiras 37
6.10.2 Utilizao do Mtodo por Outras Empresas 38
6.11 Despesas Operacionais / Investimentos e Custos 38
CONSIDERAES FINAIS 38
REFERNCIAS 40
APNDICE A SUMRIO EXECUTIVO PLANO DE NEGCIO PARA CRIAO DA JJM 44
APNDICE B - CONCEITOS E TERMINOLOGIA 47










9

1I NTRODUO
O advento da Revoluo Industrial, a partir do sculo XVIII, produziu impactos nas
organizaes e, de modo geral, na sociedade. Os avanos tecnolgicos provocaram a
substituio da energia e da fora humana pela energia das mquinas. A tecnologia
possibilitou, assim, a conquista de novas fronteiras, a ampliao e a rapidez da
comunicao, proporcionando a propagao de grande volume de informaes.
Com o tempo, o conhecimento assumiu diferentes significados e funes. Durante a
antiguidade clssica, era usado para o crescimento pessoal e para ampliar a satisfao e a
sabedoria individual; j em meados do sculo XVIII, teve seu esforo voltado para a
sociedade. Hoje, vivemos uma nova sociedade - de transio da Sociedade Industrial para a
Sociedade do Conhecimento - marcada pela predominncia da informao e do
conhecimento, aliados ao predomnio dos processos estruturados em rede. Neste momento,
o diferencial passa a ser a capacidade humana de interpretar informaes. (CAVALCANTI;
GOMES; PEREIRA, 2001, p. 24; CARVALHO; TAVARES, 2001; UFRJ, 2011)
Assim, a acessibilidade e a acelerao da produo de informao tm determinado, dia a
dia, a conscientizao dos gestores sobre as prioridades das organizaes, conduzindo-os
implementao de mtodos racionais e a assumir compromissos que eliminem choques
internos decorrentes da ausncia ou do excesso de informaes. Deter, transmitir e acessar
informaes de forma rpida e direcionada no significa ter conhecimento. Para seu
aproveitamento e uso efetivo, necessrio organiz-las de modo lgico, de forma que
permitam a produo de um novo entendimento. Assim, conhecer exige a capacidade
interpretativa do homem. (CARVALHO; TAVARES, 2001)
A passagem da sociedade da antiguidade clssica para uma sociedade baseada em
informao e conhecimento advm da supresso dos obstculos fsicos com o apoio da
tecnologia e do uso intensivo do conhecimento. Destaca-se, assim, a relevncia da inovao
tecnolgica para a abertura de horizontes e ideias. Da mesma forma, abre-se um mercado
para o surgimento de novas habilidades pessoais e profissionais especficas. (RODRIGUES
Y RODRIGUES, 2002)
Nesse trabalho temos: o cenrio atual, desafios e relao com a Informtica dos
profissionais da informao; que motivos levaram a elaborao de um projeto para criao
de uma empresa de elaborao de planos de classificao; a classificao de documentos
dentro da Arquivologia e comentrios sobre as dificuldades para elaborar planos de

10

classificao. Taxonomia e Mapeamento de Processos so apresentados como ferramentas
auxiliares na confeco de planos de classificao. No Diagnstico tem-se a poltica e a
anlise de mercado, alm do olhar sob a tica dos capitais do conhecimento. Por fim
apresentado o Plano de Negcios com a estratgia idealizada para a empresa. Aps a
Concluso seguem as Referncias das obras consultadas e os apndices, um deles
contendo o Sumrio Executivo do Plano de Negcios e o segundo com os Conceitos e
Terminologia usados no texto. Os termos constantes desse tpico so encontrados em
negrito ao longo do texto, para melhor identificao pelo leitor.

Cenrio Atual
Atualmente, a diversidade de contedos informacionais, aliada simplicidade na
multiplicao de repositrios oferecidos pelas novas tecnologias, coloca os profissionais da
informao diante do desafio de gerir a informao institucional, permitindo seu acesso e
recuperao com eficincia e agilidade.
Cabe ressaltar a existncia de uma imensa disperso de informaes e de documentos
eletrnicos na rede. As polticas institucionais dependem de dados e informaes contidas
em diversos documentos para gerar diagnsticos operacionais que permitam a tomada de
decises gerenciais adequadas e a alavancagem do negcio. Sendo assim, a gesto
documental pode se inserir como parte do planejamento estratgico empresarial, tendo
papel preponderante nos processos de gesto da informao e do conhecimento.
No entanto, a ausncia de normas e esse acmulo desordenado de documentos dificultam
cada vez mais o acesso e a recuperao de informaes necessrias aos gestores e
administradores de instituies pblicas e privadas.
Junico Antunes, em sua Introduo ao livro Gesto de Processos: pensar, agir e aprender,
afirma que, para empresas pblicas e privadas brasileiras, em particular, e as organizaes,
de forma geral, poderem atuar de maneira eficaz, necessrio aprimorar seus sistemas de
gesto. (PAIM, 2009)
No que diz respeito rea de documentao, a partir da aplicao de conceitos e teorias
difundidas pela Arquivologia
1
, administrar ou gerenciar documentos arquivsticos permite

1Para orientar o leitor as palavras que aparecem em negrito encontram-se reunidas na seo 7: Conceitos e Terminologia.

11

s empresas pblicas e privadas obter maior controle sobre as informaes que produzem
e/ou recebem, racionalizar os espaos de guarda de documentos, desenvolver com mais
eficincia e rapidez suas atividades e atender adequadamente clientes e cidados.

O Profissional da Informao e a Informtica
Hoje, a conjugao da informtica com as telecomunicaes afeta a produo documental,
suas formas de guarda e acessibilidade. Diante da quantidade quase incomensurvel de
informaes, a tarefa de classificar e tornar mais acessveis os documentos tem se
transformado em novo desafio para arquivistas e bibliotecrios. Em pleno sculo XXI, num
mundo cada vez mais informatizado, espera-se que estes profissionais, entre tantas
habilidades inerentes sua especializao, tenham o domnio de algumas habilidades e
competncias, entre elas: a) capacidade de anlise e sntese; b) habilidade para expor suas
ideias, tanto na linguagem escrita, quanto na verbal; c) senso crtico e capacidade de
julgamento; d) sensibilidade para as questes inerentes memria da sociedade e,
consequentemente, aptido para tomada de deciso em relao s mesmas; e) interesse e
abertura para enfrentar os desafios trazidos por novas tecnologias e pelo aprimoramento
crescente dos processos administrativos e da informtica.

O Novo Profissional da Informao
As competncias e habilidades necessrias para dar suporte a empresas e organizaes na
gesto de seus documentos so encontradas nos chamados profissionais da informao. O
perfil exigido para essa atuao vem sofrendo mudanas radicais em razo de processos de
globalizao, avanos tecnolgicos e alteraes do cenrio econmico (FONSECA, 2005).
Uma nova postura profissional cobrada com a utilizao de modernos e cada vez mais
recentes instrumentos de anlise e disseminao das informaes. Uma das caractersticas
dessa mudana que no pode passar despercebida a interdisciplinaridade. A atuao em
conjunto de bibliotecrios, arquivistas, informticos, linguistas, documentalistas,
muselogos, entre outros, tem como objetivos comuns a organizao, o processamento e a
divulgao da informao.
As modificaes propostas no tratamento da informao so sustentadas pelas novas
Tecnologias de Informao e Comunicaes - TICs. Para fazer frente aos desafios e super-

12

los, os profissionais da informao precisam ter habilidade para utilizar e reconhecer essas
tecnologias, alm de outras competncias, como capacidade para entender a estrutura
organizacional em que atuam; relacionar repositrios fsicos a repositrios digitais; conhecer
sistemas informacionais que o apoiem; compreender a informao como seu objeto de
trabalho; pensar sistemicamente; visar necessidade do cliente, seja pessoa fsica ou
jurdica, e perceber que, independente do seu suporte, a informao precisa ser processada
e disponibilizada de forma gil e eficiente. Tudo isso pode ser considerado como requisito
de sobrevivncia da profisso. No novo contexto social, o paradigma deixou de ser o acervo
e passou a ser a informao (VALENTIM, 2002), que o grande ativo da sociedade do
conhecimento.
No exerccio profissional, possvel observar que poucas empresas do importncia ao
gerenciamento das informaes produzidas e recebidas como ao estratgica. Esse
comportamento pode provocar perdas das mais diversas ordens: fiscal, legal, financeira.
A motivao para esse projeto veio da conjugao de dois fatores: a percepo dessa
ausncia de preocupao empresarial com a gesto documental aliada baixa oferta de
elaborao de planos de classificao e tabelas de temporalidade pelas empresas que
atuam no mercado de gesto documental, estabelecidas na cidade do Rio de Janeiro. Esses
instrumentos so bsicos na gesto documental, e sua insero como produto dessas
empresas pode tornar-se um diferencial mercadolgico.
Partiu-se da premissa de que s possvel uma efetiva gesto de documentos com o auxlio
de instrumentos de gesto. Plano de classificao de documentos e a Tabela de
temporalidade documental esto entre os mais usuais dos instrumentos de gesto
arquivstica e so produtos do desempenho das funes arquivsticas.
O plano de classificao o instrumento de gesto arquivstica que organiza, em um plano
intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos conforme os critrios definidos
pela classificao adotada e os organiza de forma hierrquica por meio das unidades de
classificao.
A tabela de temporalidade documental o instrumento de gesto arquivstica que
determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos alm de estabelecer
critrios para a eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente.

13

Portanto, o plano de classificao o instrumento que organiza as informaes para a
recuperao e a tabela de temporalidade faz a depurao do acervo, mantendo os
documentos pelo tempo estritamente necessrio, possibilitando a recuperao das
informaes para a tomada de deciso e a melhor utilizao dos espaos destinados
guarda dessas informaes, sejam esses espaos fsicos ou eletrnicos. (FARIA, 2006)
Algumas aulas no MBKM/CRIE mostraram que o mapeamento de processos e a
taxonomia podem ser ferramentas auxiliares essenciais para a construo de planos de
classificao. A ideia de uma empresa que oferea tais produtos surgiu como oportunidade
mpar para que profissionais da rea de documentao, entre eles, bibliotecrios e
arquivistas, atuem nesse nicho existente no portflio de servios das empresas,
apresentando a elaborao de planos de classificao e Tabelas de Temporalidade
como core business.
H empresas atuando na rea de Gesto Documental em todo o territrio nacional, contudo
optou-se por delimitar o universo geogrfico a empresas instaladas no Rio de Janeiro.
Evidentemente, h empresas que, embora mantenham aqui sua base, exercem suas
atividades em nvel nacional.


2 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOLOGIA
A identificao e a classificao dos documentos de arquivo so o primeiro passo para
organizao, guarda e recuperao adequada. Na identificao, fundamental ter como
referncia os elementos caractersticos dos documentos. Por mais variados que sejam, os
documentos costumam apresentar caractersticas comuns, tais como: suporte material no
qual so registradas as informaes; forma diz respeito ao estgio de preparao e de
transmisso (original, cpia, minuta, rascunho); formato conjunto das caractersticas
fsicas de apresentao, das tcnicas de registro e da estrutura da informao e contedo
(cartaz, mapa, rolo de filme); gnero reunio de espcies documentais (microgrfico,
textual, iconogrfico); espcie diviso do gnero documental (ata, carta, folheto); tipo -
rene caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de
contedo ou tcnica de registro, e ao contexto de produo (decretos-lei, cartas precatrias,
serigrafias). (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

14

A classificao dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um mtodo de
arquivamento a ser definido, considerando a estrutura da instituio, suas funes e a
natureza de seus documentos. Os mtodos mais comuns so os que classificam os
documentos por assunto, seguidos de uma classificao secundria por ordem alfabtica,
cronolgica ou geogrfica. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto, deve
atender s necessidades da instituio, suas caractersticas e prioridades.
A gesto documental compreende ampla pesquisa e estudo da produo documental de seu
organismo produtor, seja ele pblico ou privado. Assim, devem ser identificados os tipos
documentais produzidos, recebidos e acumulados, definidos que documentos podero ser
eliminados, quais devero ser preservados permanentemente ou at quando. A execuo
das atividades de gesto, classificao e avaliao permite a elaborao do Plano de
Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, que so
instrumentos imprescindveis desta atividade. Tais instrumentos so assim definidos por
Bernardes e Delatorre (2008):
A elaborao de um Plano de Classificao assume relevante
destaque como ferramenta de gesto documental, exigindo, para sua
elaborao, profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do
organismo produtor e o comprometimento dos profissionais de todas
as suas reas de atuao. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p.
14)
J a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo:
resulta da atividade de avaliao, que define prazos de guarda para
os documentos em razo de seus valores administrativo, fiscal,
jurdico-legal, tcnico, histrico, autoriza a sua eliminao ou
determina a sua guarda permanente. (BERNARDES; DELATORRE,
2008, p. 11)
A classificao um instrumento relevante para uma efetiva gesto de documentos que
auxilia na recuperao eficaz de documentos e informaes, devendo refletir as funes e
as atividades das instituies.
A prtica da classificao apresenta quatro prerrogativas bsicas: a primeira, a indefinio
e impreciso do objeto de estudo da Arquivstica; a segunda, a necessidade de um
tratamento interdisciplinar da questo; a terceira, o carter positivista das prticas e
intervenes verificado na trajetria da produo do conhecimento na rea, e, por ltimo, a
ausncia de procedimentos metodolgicos para a coleta de dados necessrios construo
de instrumentos de classificao. (SANTOS; INNARELLI; SOUSA, 2009)

15

Diversas so as dificuldades encontradas para que um plano de classificao seja bem
elaborado. Gonalves (1998) afirma que classificao , antes de tudo, lgica. Isso tem
provocado distores operacionais em que planos de classificao so elaborados de modo
emprico e experimentalista.
Essas constataes do a dimenso da necessidade de se aprofundar o estudo sobre a
questo de Planos de Classificao Documental nas organizaes.
O patrimnio documental de uma organizao contm dados e informaes essenciais ao
seu funcionamento. Esses documentos so fundamentais em atividades de planejamento,
implementao de polticas e diretrizes, coordenao e controle das funes e processos de
trabalho. A definio de uma poltica de gesto de documentos pode assegurar a eficincia
e a qualidade dos processos organizacionais. A implantao e utilizao de um plano de
classificao devem contribuir efetivamente para o aumento da qualidade de servios e/ou
produtos. Seu objetivo o de facilitar o gerenciamento e a recuperao das informaes
produzidas e acumuladas ao longo do desenvolvimento de suas atividades.
A tarefa de classificar e tornar mais acessveis os documentos tem se transformado em
desafio constante para tantos quantos se deparam com essa necessidade. Segundo Sousa
(2009, p. 80), entender o modo como as organizaes se estruturam e como executam
suas funes e atividades compreender como os documentos so gerados e acumulados.
(SANTOS; INNARELLI; SOUSA, 2009). Sobre a lgica orgnico-funcional da instituio,
pode-se conduzir estruturao do seu cenrio documental. Portanto, torna-se necessrio:
Fazer um estudo preliminar da instituio, por meio do levantamento orgnico-
funcional, normas e legislao aplicvel;
Definir as competncias e funes dos servios;
Determinar as funes meio e as funes fim da instituio;
Fazer o levantamento das tipologias documentais.

Um plano de classificao apresenta vantagens como: 1) fornecer um mtodo uniforme de
classificao e codificao; 2) Ordenar a documentao produzida de uma forma lgica e
hierrquica; 3) Facilitar e acelerar a pesquisa dos documentos; 4) Assegurar a continuidade
da gesto em caso de mudana da estrutura organizacional; 5) Diminuir os inconvenientes
de uma mudana de pessoal 6) Dotar a instituio de ferramentas que permitam uma
indexao de qualidade.

16


3 TAXONOMIA COMO FERRAMENTA DE CLASSIFICAO
Para classificar os documentos, as organizaes vm utilizando intensivamente
taxonomias, principalmente em ambientes virtuais, possibilitando a recuperao da
informao atravs da navegao na estrutura taxonmica para, numa base de
documentos, localizar a informao desejada. (NOGUEIRA; NETTO, 2009)
O termo Taxonomia oriundo das Cincias Biolgicas e remonta ao sculo XVIII quando os
estudos de histria natural estavam em plena expanso. Lineu, um dos estudiosos da
poca, desenvolveu a Lei da Classificao de Formas Vivas usando critrios que
possibilitaram a organizao dos seres vivos hierarquicamente, em reinos, filos, classes,
ordens, famlias, gneros e espcies. Os grupos de organismos em qualquer uma destas
classificaes so chamados taxa (singular, taxon), ou phyla, ou grupos taxonmicos.
(NOGUEIRA, NETTO, 2009)
Hoje, a taxonomia um ramo da Cincia da Informao que incorporou esses conceitos e
processos. Neste contexto, so estruturas classificatrias empregadas para a organizao,
a recuperao e o compartilhamento de informaes e, ao contrrio da categorizao de
formas de vida, um documento pode e talvez deva ser classificado em mltiplas categorias
(dependendo do contexto, do ambiente de aplicao ou do nvel de conhecimento de seu
usurio). (NOGUEIRA; NETTO, 2009)
Santos (2009) afirma que estruturas taxonmicas apresentam profunda relao com planos
de classificao, no que diz respeito validao, s atualizaes e aos objetivos.
Taxonomias, como ferramenta em gesto do conhecimento, oferecem benefcios de:
- Estrutura e organizao: fluxo de trabalho mais estvel e eficiente com menos erros.
Melhor reutilizao de informaes e conhecimento nas reas de trabalho;
- Estabelecimento ou desenvolvimento de senso comum: melhor coordenao nos grupos
de trabalho. Rapidez na recuperao dos ativos de informao e conhecimento nos grupos
de trabalho;
- Expanso de fronteiras entre grupos: melhor ocorrncia de duplicaes, conflitos e
retrabalho. Melhor coordenao atravs da organizao;

17

- Coerncia (sense-making): maior confiana nas tomadas de deciso; construo de
consenso e comunicao entre especialistas e gerentes;
- Habilidade para reconhecer oportunidades e riscos. Capacidade reforada de inovao.
(CURRS, 2010; LAMBE, 2007)

O uso da taxonomia se demonstrar efetivo e capaz de aglutinar palavras e expresses
eliminando incoerncias, duplicidades, variao de sentido, entre outros benefcios. Um
plano de classificao, em que essas variveis sejam tratadas preventivamente, ter, em
seu nascedouro, um nvel de confiana e credibilidade que, por si s, ser diferencial
competitivo nesse instrumento de gesto documental.


4 MAPEAMENTO DE PROCESSOS
Neste projeto, o mapeamento de processos como ferramenta ser utilizado, no para
gerenciamento das atividades, e sim para identificao dos documentos gerados por cada
um dos processos corporativos.
Toda organizao desenvolve, no seu cotidiano, inmeras tarefas ou atividades que levam
produo de resultados na forma de produtos e servios. Tais procedimentos, devido sua
natureza e aos resultados que geram, podem ser enquadrados na forma de processos
organizacionais. Os processos, de forma integrada, trabalham para promover a consecuo
dos objetivos principais da organizao, estes diretamente relacionados sua misso.
Conforme Barros (2009), os processos so constitudos de entradas, agregam valor na
execuo de suas atividades e geram, na sada, um resultado concreto (produto ou servio)
para um cliente interno ou externo.
Ao orientar suas aes por processos, as organizaes obtm uma viso sistmica das
atividades, o que auxilia no entendimento da cadeia de valor e no desenvolvimento de um
sistema de avaliao para as reas de negcio. Essa viso sistmica ser a base para
elaborao de um plano de classificao que reflita o encadeamento dos documentos para
cada funo ou atividade desenvolvida.

18

Quando um processo mapeado, h uma descrio detalhada de como ele ocorre, isto , a
sua situao atual. No mapeamento de processos administrativos, fica clara a hierarquia
entre eles e a sequncia lgica de suas atividades. O fluxo de informao mapeado nos
diferentes ambientes da organizao permite identificar os documentos gerados, recebidos
e utilizados para as atividades do negcio, tornando possvel a viso do fluxo das funes
da empresa. O mapeamento facilita a rpida visualizao dos principais elementos de um
processo: os rgos que nele atuam; as atividades que o compem; a sequncia das
atividades e informaes que caminham na organizao; os sistemas e repositrios de
dados utilizados; onde e em que circunstncias o processo acontece; os documentos
produzidos. Em um plano de classificao, o conhecimento de que documentos so
produzidos na sequncia de operaes que culminam num processo de trabalho torna clara
a representao das ligaes - hierrquicas ou no - dentro da instituio.
Os documentos originam-se em processos de trabalho e, atravs do conjunto de processos
de trabalho desenvolvido pelos mais diversos setores, possvel identificar as
caractersticas que lhe so comuns e diferenciadoras, a fim de formar o plano de
classificao
2
.
Este projeto apresenta uma proposta de Plano de Negcio com o objetivo de criar uma
empresa que atuar como parceira de outras empresas, da rea de gesto de
documentos, na elaborao de Planos de Classificao de Documentos de Arquivo e
Tabelas de Temporalidade, tendo como ferramentas mapeamento de processos e
taxonomia. Pela magnitude e competitividade exigidas para a criao de uma empresa com
a inteno de ser uma nova entrante num mercado com diversas empresas consolidadas e
bem conceituadas, foi definida a estratgia de parceria.
Com essa estratgia acredita-se em uma parceria colaborativa que agrega vantagens
competitivas, amplia a aprendizagem organizacional, potencializa o desenvolvimento das
empresas provocando o compartilhamento de conhecimento entre as partes envolvidas.




2
Texto baseado no Portal de Gesto de Estratgica da Cmara dos Deputados. Acesso em 16 de maio de 2011.

19

5 DIAGNSTICO
A gesto das empresas na sociedade do conhecimento deve estar baseada nos capitais do
conhecimento: capital ambiental, capital de relacionamento, capital intelectual e capital
estrutural, e, tambm, na sinergia entre eles. O modelo - capitais do conhecimento - foi
desenvolvido pelo CRIE - Centro de Referncia Empresarial da COPPE/UFRJ.
(CAVALCANTI; GOMES; PEREIRA, 2001).
O capital ambiental representa o contexto onde a organizao encontra-se inserida.
importante observar e monitorar a poltica (governo, concorrentes, legislao), as novas
tecnologias e suas formas, a economia, fornecedores, sindicatos. Destacam-se algumas
ferramentas que podem ser utilizadas para observar o ambiente: benchmarking, prospeco
tecnolgica, anlise de mercado e balano das empresas concorrentes, entre outras.
O capital de relacionamento entendido como a rede de contatos com fornecedores,
clientes, parcerias com outras empresas, sindicatos, instituies financeiras, governo.
Geralmente, o capital de relacionamento subutilizado. Segundo Cavalcanti (2001),
alianas estratgicas que as organizaes estabeleam com seus fornecedores e clientes
podem ampliar sua presena no mercado.
O capital intelectual ou capital humano representado pela capacidade, habilidade,
experincia e conhecimento formal das pessoas e pode ser considerado o mais importante.
O conhecimento desenvolvido somente pelas pessoas, atravs de suas habilidades e
experincias e das informaes analisadas e que podero gerar aes e decises diferentes
de indivduo para indivduo.
Para Cavalcanti, Gomes e Pereira (2001, p. 67), o capital intelectual um ativo intangvel
que pertence ao prprio indivduo, mas pode ser utilizado pela empresa para gerar lucro ou
aumentar seu prestgio e reconhecimento social.
O capital estrutural representa a infraestrutura que permite a empresa funcionar. So seus
processos, sua marca, seus equipamentos, softwares, seus modelos de atendimento. A
franquia a comercializao do capital estrutural. Este capital propriedade da
organizao e pode ser mensurvel, sendo o nico dos quatro capitais do conhecimento
efetivamente possudo pela empresa. (CAVALCANTI; GOMES; PEREIRA, 2001, p. 63).
Em funo das caractersticas de cada empresa, a relao/sinergia entre os capitais do
conhecimento diferenciada.

20

5.1 Poltica de Mercado
A partir do incio do sculo XXI, com a busca da competitividade econmica, as empresas
comearam uma conquista das melhores prticas de transparncia na relao com seu
pblico externo. Uma mudana grande foi o fortalecimento do relacionamento dos acionistas
com a empresa como um todo.
Dessa nova filosofia surgiu o conceito de Governana Corporativa, criado para definir as
regras que regem o relacionamento dos interesses dos stakeholders (acionistas, sociedade,
sindicatos e grupos de interesse, clientes e governo). Um dos pontos de vista que a boa
Governana Corporativa deva assegurar equidade, transparncia e responsabilidade pelos
resultados. A Governana Corporativa tem como objetivos:
- promover a transparncia nas relaes entre a empresa e seus acionistas, evitando
conflitos de interesses entre as partes;
- prescrever as regras de conduta dos membros do conselho de administrao e dos
diretores executivos nos processos de tomada de deciso;
- garantir o retorno dos investimentos;
- garantir a excelncia na gesto;
- promover novos mecanismos de monitoramento e controle da gesto dos ativos e
patrimnio da empresa.
O atingimento dos objetivos acima relacionados reflete-se na organizao e na
disponibilizao de documentos para os organismos interessados. A necessidade de
tratamento documental vem ao encontro dos objetivos propostos neste projeto, reforando a
viabilidade de sua implementao
3
.
A modificao do cenrio global tem provocado uma busca pelo mundo corporativo de
certificaes, transparncia nas transaes, conformidade nos produtos, atendimento a
regras legais e preocupao com sustentabilidade. Tudo isso em busca de melhores nveis
de confiana e respeitabilidade diante dos players, do mercado, dos stakeholders e da
sociedade em geral. Para isso necessrio que arquivos estejam organizados, preservados
e facilmente acessveis. Um bom plano de classificao atende a essas demandas.

3
Texto baseado em material do curso a distncia: Governana Corporativa, oferecido pela Fundao Centro de
Cincias e Educao Superior a Distncia do Estado do Rio de Janeiro - CECIERJ, Consrcio CEDERJ - Centro
de Educao Superior a Distncia do Rio de Janeiro entre 31maio a 10 ago. 2010.

21

A relevncia desse instrumento fica evidente quanto verificamos o alto preo pago em
termos financeiros e de imagem por empresas que no deram a devida importncia a um
projeto de gesto documental.

5.2 Anlise do Mercado
No mercado brasileiro existem vrias empresas que atuam h anos em gesto de
documentos. Como amostra, verificaram-se algumas empresas consolidadas, experientes
e com tradio no Rio de Janeiro como possveis parceiras.
Na pesquisa foram encontradas outras informaes sobre o mercado de gesto documental.
Em artigo publicado no Latin American Document Management, o presidente da ABGD
Associao Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos e da Keepers Brasil
- diz que, em 2010, as empresas acordaram para a importncia da gesto da informao
nos negcios. O mercado de gerenciamento de documentos teve um crescimento de 25%,
cujo faturamento foi superior a R$ 1 bilho. A perspectiva para 2011 de um faturamento de
R$ 1,3 bilho.
Para Eduardo Coppola, presidente da ABGD, empresas bem estruturadas na administrao
de suas informaes perceberam ter um potencial competitivo muito maior do que seus
concorrentes. O acesso e velocidade em recuperar informaes, bem como as melhores
prticas na armazenagem (seja fsica ou virtual), so hoje vistos como diferenciais
competitivos no mercado. (SETOR..., 2011)
O segmento passou por notvel processo de profissionalizao. Apesar de o mercado
brasileiro ser relativamente novo na rea de gesto da informao, as mudanas e as novas
tecnologias avanam com enorme velocidade no pas. H cerca de 20 ou 25 anos o setor
era considerado simplesmente um local de guarda fsica de documentos. Isso mudou
drasticamente, seja com o gerenciamento fsico dos documentos ou, mais recentemente, de
toda a gesto da cadeia das informaes de origem fsica (papel) ou digital.
As empresas sabem que, para serem competitivas, precisam ter foco no negcio e nos
clientes. Razo pela qual aumentou a busca de parceiros com excelncia nos servios de
gesto documental, o que fez com que o segmento passe por uma rpida profissionalizao.
Para que os prazos de atendimento e as questes envolvendo segurana da informao
sejam cumpridos, evidente que a profissionalizao do segmento um caminho natural a

22

ser seguido, assinala Eduardo Coppola. Para os prximos anos, acreditamos que todo o
diferencial desse mercado estar fundamentado em novas ferramentas e sistemas de
gesto segura da informao, totalmente integrados aos sistemas dos clientes, sem nos
esquecer da qualidade da mo de obra cada vez mais especializada nos processos
altamente customizados de acordo com as operaes das empresas, observa, ainda,
Coppola.
De acordo com a ABGD (2011), o quadro do setor no mercado brasileiro considera que:
A administrao de arquivos impacta significativamente a gerao de custos e
despesas de uma empresa;
Arquivos tipicamente ativos crescem na proporo de 25% ao ano;
Gestores gastam quatro semanas por ano procurando informaes, devido aos
problemas com o armazenamento inadequado ou com a desorganizao dos seus
arquivos em locais prprios;
Funcionrios podem perder duas horas dirias procurando documentos extraviados
entre os departamentos da sua empresa;
90% das informaes, uma vez arquivadas, nunca sero consultadas novamente;
95% das consultas so de informaes com menos de 3 anos;
No mnimo 2/3 das informaes guardadas pelas empresas em suas dependncias
podem ser removidas de onde esto, ou mesmo destrudas por serem obsoletas ou,
ainda, serem transferidas para outras dependncias ou estabelecimentos que
originem menores custos e despesas;
Entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa so perdidos ou extraviados;
O custo de recriao de um documento de US$ 120;
Empresas desarquivam para consulta de 2% a 7% dos papis e dos dados
eletrnicos;
Usurios gastam 7,5% de seu tempo em um microcomputador procura de
arquivos;

23

67% dos dados perdidos so diretamente relacionados a erros dos usurios, o que
os torna 30 vezes mais ameaados por vrus, fator que lidera a causa da perda de
dados;
30% de toda a papelada so inteis e poderiam ser eliminadas; 37% das fotocpias
impressas so desnecessrias;
Grandes organizaes perdem um documento a cada 12 segundos.

5.3 Parcerias Capital de Relacionamento
O reconhecimento do capital de relacionamento como um ativo intangvel e fundamental tem
como foco, para a JJM, objeto deste projeto, a busca de alianas com empresas da rea de
gesto de documentos. A apresentao do core business plano de classificao
como diferencial competitivo ser um dos pilares da estratgia.
importante destacar o que a JJM busca numa parceira como fatores altamente desejveis
e que podero contribuir para o relacionamento transparente entre as partes: prontido no
atendimento a demandas do mercado e dos clientes; capacidade de avaliao criteriosa
apresentando sugestes e crticas; mecanismos de medio de eficincia e indicadores de
desempenho.
A empresa Documentar o alvo para parceria da JJM e, em seu site, divulga o interesse em
parcerias, o que bastante positivo. Com mais de 20 anos de mercado, oferece servios de
Gesto de Documentos, Gesto da Informao, Gesto do Conhecimento, Consolidao
de Sistemas Normativos e Modelagem de Processos.
Conforme informaes obtidas no site da Documentar, a empresa foi pioneira em se
especializar na consultoria e servios do seu mercado de atuao, tornando-se referncia
no setor. Atualmente a empresa tem atuao em todo o territrio nacional e, mais
recentemente, em outros pases da Amrica do Sul.
Um dado importante que a Documentar a nica empresa que entrega de forma
integrada a Gesto de Documentos, Informao e Conhecimento com base nos processos
organizacionais (viso do negcio) e implementando as tecnologias necessrias...
(DOCUMENTAR, 2011)

24

curioso observar que, muito embora essa informao esteja no site, no possvel
identificar claramente a oferta de elaborao de Planos de Classificao, o que refora a
possibilidade de parceria.
A parceria com a Documentar implica atividade colaborativa, e uma das formas de se
conquistar colaborao com uma forte network. Como forma de ampliao da network, a
proposta da JJM ser apresentada a incubadoras, associaes de classe, associaes e
universidades sediadas no Estado do Rio de Janeiro que tenham, em sua estrutura, cursos
de graduao em Arquivologia, Biblioteconomia e Administrao de Empresas (UFRJ,
UNIRIO, UFF, FGV) e outras que desenvolvam projetos de empreendedorismo, capacitando
pequenas empresas iniciadas por seus graduados, tais como o Instituto Genesis, na PUC-
RJ, UERJ e UFRJ.
Incluem-se, tambm, os centros autnomos que desenvolvem pesquisas nas reas das
Cincias da Informao e mantenham cursos de especializao lato e stricto sensu.
Acrescentam-se, ainda, associaes de classe e conselhos profissionais. Em todas essas
organizaes, a estratgia ser a sensibilizao das empresas para que incluam a gesto
documental em seus planos estratgicos. Outra possibilidade a ativao da network
particular das scias, visando ampliao da divulgao do trabalho.
A explorao do capital de relacionamento, de que so detentoras as scias
individualmente, poder ser realizada com a oferta de palestras e capacitao, permutando
os custos de sua realizao com a iseno de publicidade em stands, teasers e sites.

5.4 Recursos humanos - Capital Intelectual
O trabalho ser desenvolvido pelas scias capital intelectual - que detm formao em
Arquivologia e Biblioteconomia, com experincia profissional em organizaes pblicas e
privadas, ficando a cargo de terceiros toda a gesto administrativo-financeira, a ser
contratada.





25

5.5 Infraestrutura - Capital Estrutural
Como capital estrutural, a consecuo dos trabalhos demandar a utilizao de linha
telefnica, fax, computador e Internet banda larga, sem comprometimento de espao fsico
especfico, haja vista que as atividades sero exercidas no endereo das scias, sem
dispndio de aporte financeiro inicial para essas finalidades.
H ativos intangveis no capital estrutural da JJM: sua marca, seus mtodos e seu modus
operandi, que consolidaro a empresa no mercado ao longo do tempo.


6 PLANO DE NEGCIO PARA CRIAO DA JJM
6.1 Objetivo
Este plano tem como objetivo geral a criao da empresa JJM, para atuar oferecendo
parceria colaborativa para empresas de gesto de documentos, na elaborao de Plano
de Classificao e Tabela de Temporalidade, utilizando mapeamento de processo e
taxonomia.
Os objetivos especficos so:
Identificar os pontos crticos para o mapeamento dos processos administrativos de negcios
das organizaes pblicas ou privadas.
Aplicar os conceitos de elaborao de taxonomia para estruturao do conjunto de termos
a ser utilizado na criao de planos de classificao para documentos arquivsticos.
Aprimorar continuamente o conhecimento de instrumentos, modelos e ferramentas
envolvidos na elaborao de planos de classificao de documentos.

6.2 Anlise do Setor e Pblico-Alvo
6.2.1 Anlise do Setor
Para analisar o setor, foram consideradas empresas que oferecem na mdia servios de
Gesto Documental. Foram identificadas dez empresas. Dessas, duas foram descartadas

26

da anlise por somente atuarem oferecendo servios de digitalizao. Como oferta de
servios, dentro do escopo da Gesto Documental, as outras empresas apresentam:
armazenamento, digitalizao, microfilmagem, tabelas de temporalidade, vocabulrio
controlado e indexao.
A distribuio dos servios bastante diluda, como pode ser verificado no grfico abaixo:
Vocabulrio controlado
Tabela de Temporalidade
Microfilmagem
Indexao
Digitalizao
Armazenamento
Empresas GD - Rio x Servios
Arquivar Datamicro Rio Microfilmagem
Documentar Femade
INDEX-log Iron Mountain
Kangru Self-Storage & Gesto de Documentos Sortie - Gesto Arquivistica

Das oito empresas pesquisadas na cidade do Rio de Janeiro e listadas no grfico, sete
oferecem servio de armazenamento, cinco oferecem digitalizao, quatro delas indexao,
microfilmagem e tabela de temporalidade. Somente duas, das oito, ofertam vocabulrio
controlado. Observa-se que nenhuma delas oferece Plano de Classificao.
Avaliando os servios oferecidos pelas empresas, se podem identificar os seguintes dados
importantes:
Nenhuma empresa inclui em seu portflio Planos de Classificao, embora todas se
coloquem no mercado como empresas de Gesto Documental, e planos de
classificao serem ativo essencial para o gerenciamento de documentos em uma
organizao;
As empresas que oferecem Tabelas de Temporalidade, Arquivar, Documentar,
Femade e a Sortie, observam a legislao civil e comercial, sem base num plano de
classificao que leve em considerao os documentos produzidos pela empresa,

27

ou seja, a documentao no tem seu prazo de guarda previsto em nenhum outro
instrumento;
A Documentar oferece modelagem de processos em seu escopo de trabalho,
contudo, no apresenta essa ferramenta como auxlio na elaborao de um plano de
classificao usado como soluo ou resultado para uso na gesto documental;
As empresas Sortie e Documentar oferecem vocabulrio controlado como parte de
seus servios. A Documentar trata de Estrutura de Assuntos para organizao de
documentos eletrnicos, mas no especifica se essa estrutura ser utilizada para os
documentos fsicos, como tambm no deixa claro o uso do vocabulrio controlado.
A Sortie oferece vocabulrio controlado como linguagem universal para empresa,
sem vincular esse vocabulrio a um instrumento, como o plano de classificao de
documentos.
Com base nessas informaes, podemos concluir que h um mercado promissor na cidade
do Rio de Janeiro para o estabelecimento de parceria em que a elaborao de Planos de
Classificao seja o ponto focal.
Das empresas avaliadas foi definida como alvo a Documentar, empresa consolidada no
mercado, com clientela formada e, que, atravs da parceria com a JJM, poder agregar ao
seu portflio de servios um produto diferenciado. Essa escolha se baseia, em primeiro
lugar, no site da prpria empresa que apresenta um Programa de Parcerias. Outras razes
que motivam a opo pela Documentar so: a preocupao com responsabilidade social
demonstrada pela empresa em suas aes
4
; a capilaridade em seu portflio de clientes; a
preocupao com qualidade e sua atuao tambm no exterior. Embora o cenrio
corporativo da JJM, inicialmente, seja a cidade do Rio de Janeiro, importante idealizar a
associao com uma empresa reconhecida no pas e ampliando seus horizontes, o que
permite planejamentos mais ousados.
Outras empresas foram avaliadas, contudo o perfil empresarial apresentado pela
Documentar identifica-se com a proposta de trabalho da JJM.
Analisando as razes da escolha da Documentar pode-se afirmar que a empresa possui
uma estrutura bem definida, misso e valores com os quais a JJM se coaduna e uma
clientela slida e que poder se beneficiar do produto a ser oferecido.

4
Mais informaes consultar: http://www.documentar.com.br/pt/rsocial.html

28

A JJM acredita que na era do conhecimento o que conta realmente, nas corporaes que
fazem uso intensivo do conhecimento, so redes de parceria que estabeleam relaes de
negcio fortes e valorizem aprendizagem contnua. A trajetria empresarial da Documentar
mostra coerncia com essa perspectiva.
Seu processo de gesto documental corporativa tem como formato: gerir atravs de uma
viso sistmica dos processos dada pelo mapeamento de processos; criar modelo de
taxonomia com identificao dos itens informacionais; criar modelo de GD corporativa e
identificar tecnologias envolvidas. No h oferta de elaborao de plano de classificao, o
que refora a pertinncia de projetos de parceria.

Anlise SWOT
A Anlise SWOT uma ferramenta capaz de promover um confronto, inclusive visual, entre
as variveis externas e internas do negcio, permitindo criar alternativas de escolhas
estratgicas e possveis revises das prticas.
Elementos para a anlise SWOT
FORAS (S)
Experincia de mais de 10 anos das
scias
Oferta de contratao de PJ, reduzindo
custo de contratao direta de PF
Sincronia de esforos no aumento do
market share
FRAQUEZAS (W)
Inexperincia das scias em prestao
de servios na prospeco de clientes
Desconhecimento das scias no
gerenciamento financeiro e administrativo
de uma empresa

OPORTUNIDADES (O)
Atuao integrada s aes de gesto
de documentos das empresas
parceiras, permitindo oferta de soluo
completa
Produto/servio com diferencial
competitivo
Baixa oferta do produto no mercado
Mercado de gesto de documentos
aquecido
MPEs em expanso
AMEAAS (T)
Novos entrantes
Possvel desaquecimento do mercado
Utilizao do mtodo por outras
empresas

Fraquezas X Ameaas: Como plano defensivo contra a ameaa de novos entrantes, as
scias buscaro auxlio em organismos e servios de orientao, como por exemplo, o
SEBRAE, para minorar problemas causados por sua inexperincia. Esse aprendizado

29

tambm trar conhecimentos necessrios para agir proativamente em relao a um possvel
desaquecimento do mercado e plgio de ideias.

Foras X Ameaas: A aliana com empresas j reconhecidas no mercado tem como
estratgias blindar a ameaa de novos entrantes, que tero maior dificuldade em se
estabelecer diante de uma concorrncia forte; incrementar o portflio de produtos a serem
oferecidos e melhoria contnua do core, mantendo sua singularidade. A eliminao de
custos embutidos na contratao de pessoa fsica tambm um diferencial competitivo.

Fraquezas X Oportunidades: A inexperincia das scias em gerenciamento empresarial e
prospeco de clientes sero minimizados nas parcerias com empresas j estabelecidas no
mercado, fator que oportunizar o aprendizado por observao e proximidade.

Foras X Oportunidades: A experincia das scias nas ferramentas de elaborao de
planos de classificao (mapeamento de processos, classificao e taxonomia) ser
estratgica como oferta de um produto com diferencial competitivo em um mercado com
baixa oferta.

A expanso do mercado de micro e pequenas empresas potencializar o aumento do
market share, tanto para a JJM como para as empresas parceiras.

6.2.2 Pblico-Alvo
O pblico-alvo sero empresas pblicas e privadas, que geram, armazenam e necessitam
recuperar seus documentos e informao de forma gil e eficaz.
Em funo das parcerias pretendidas esse pblico-alvo estar fortemente relacionado ao
pblico-alvo das empresas parceiras, que atendem empresas do setor pblico e privado em
diversas reas.

6.3 A Empresa JJM
Com sede no Rio de Janeiro, a JJM ser uma empresa de suporte gesto de
documentos. Seu core business ser a elaborao de Plano de Classificao, com base
em mapeamento de processos e taxonomia e Tabela de Temporalidade. Profissionais
com expertise nessas atividades comporo seu quadro funcional.

30

Em coerncia com o conhecimento das scias e em consonncia com os valores e objetivos
propostos, a JJM atuar em parceria com empresas de gesto de documentos, que j
atuam no mercado, praticando a sinergia do trabalho colaborativo.

6.3.1 Produtos e Servios
A JJM desenvolver Planos de Classificao (PC) a partir a anlise dos processos das
empresas, utilizando taxonomia. Essa estrutura de classificao melhor representar a
documentao produzida a partir das aes, funes e atividades da organizao,
facilitando a classificao/indexao de documentos e permitindo mais agilidade e
preciso na recuperao dos documentos e informao.
A Tabela de Temporalidade (TT) mais um produto a ser oferecido pela JJM, com a
finalidade de garantir maior segurana na deciso dos prazos para guarda, descarte e/ou
destinao dos documentos produzidos pelas empresas.

6.3.2. Vantagem Competitiva
A estruturao de Planos de Classificao ampliar o portflio de servios oferecidos pelas
empresas parceiras. A utilizao de mapeamento de processos e taxonomia elevar o
grau de confiana e credibilidade na ferramenta com a minimizao de redundncias,
duplicidades, alterao de sentido, promovendo o agrupamento lgico de termos segundo
as funes e atividades desenvolvidas pela empresa.
Especialistas nas atividades a serem desenvolvidas na elaborao de PC e TT
classificao, mapeamento de processos e taxonomia so mais um fator que
oportunizar maior visibilidade para o mercado.

6.3.3 Estratgia de Entrada e Crescimento
A JJM entrar, inicialmente, no mercado atravs de parcerias com empresas de gesto de
documentos j consolidadas no mercado, concentrando seus esforos no Rio de Janeiro.
A empresa JJM tambm poder atuar, atravs de seus profissionais, em capacitao e
treinamento, ministrando palestras e cursos promovidos por entidades de classe,

31

universidades e instituies, que tenham interesse sobre os temas: Planos de
Classificao, Taxonomia e Tabela de Temporalidade.
Uma vez solidamente estabelecida no mercado, a JJM aplicar estratgias de crescimento
para atuar na elaborao de Planos de Classificao e Taxonomia da seguinte forma:
- Oferecendo o produto/servio em ambientes virtuais/sites e portais, criando um canal de
comunicao mais eficaz com os clientes, promovendo maior interao em todas as etapas
do negcio e realizando uma ao intensa de marketing;
- criando aes para ampliar o relacionamento e a fidelizao de parceiros e clientes;
- contratando profissionais especializados em administrao para gesto da empresa,
liberando as scias para a atividade-fim;
- incrementando o investimento em pesquisa e desenvolvimento do mercado de gesto
documental.

6.4 Plano de Marketing
6.4.1 Estratgia para o Mercado-Alvo
As parcerias, as aes de publicidade, promoo e rede de relacionamento da prpria JJM
ampliaro a comunicao e a competitividade no mercado.
A empresa contar, ainda, com a fora dos clientes num processo de retroalimentao,
formal ou informal, como forma de indicao dos servios.

6.4.2 Estratgia para Produtos e Servios
O produto apresentado como core business raramente surge como servio ofertado pelos
players da Gesto de Documentos. A JJM, dedicada elaborao de Planos de
Classificao utilizando mapeamento de processos e taxonomia e Tabela de
Temporalidade, incrementar o portflio de servios das empresas com as quais se
associar.
O uso da taxonomia possibilita melhor identificao e recuperao de documentos e
informao tambm em ambientes virtuais, o que uma vantagem a ser explorada na

32

apresentao da empresa. Essa ferramenta tem sido utilizada com sucesso em processos
classificatrios, minimizando erros, agilizando a recuperao e reduzindo duplicidades de
conceitos.
essencial manter um monitoramento constante das empresas concorrentes em termos
comparativos do que estar sendo colocado como oferta para o mercado, como tambm
solicitar retorno de clientes e parceiros para perceber a aceitao do produto, alm de
investir em pesquisa da evoluo na rea de elaborao de Planos de Classificao.

6.4.3 Estratgia de Preo
A estratgia de preo dever ser planejada para que o preo seja competitivo e esteja na
faixa que o mercado pode pagar, considerando, ainda, o benefcio a ser alcanado pelo
produto e pelo servio oferecido.
O preo para elaborao dos produtos e servios propostos pela JJM estar no escopo do
projeto de prestao de servio das empresas parceiras. Para precificao, sero
considerados o porte da empresa (seus processos) e o montante da documentao que
ser analisada e que ir gerar o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade.
Alm desses aspectos, outros itens devero ser includos: homem\hora de trabalho da
equipe tcnica, encargos, locomoo, contratao de especialista em mercado e finanas e
outros itens, de acordo com a especificidade de cada projeto.

6.4.4 Publicidade e Promoo
A JJM entrar no mercado por meio das empresas parceiras. Essas empresas no s
proporcionaro valiosos meios de comunicao, mas tambm promovero a divulgao dos
produtos e servios da JJM, como um diferencial oferecido na Gesto de Documentos.
Alm dessa estratgia, a JJM disponibilizar um site com contedo direcionado para seus
produtos e servios, bem como um demonstrativo de recuperao da informao, utilizando
Plano de Classificao e Taxonomia. Esse site poder oferecer ferramentas de busca e
disponibilizar diferentes canais de comunicao com clientes e parceiros.
medida que se tornar (re)conhecida no mercado, a JJM pretende alavancar suas aes
para ambientes virtuais (sites, portais, empresas de e-commerce).

33

No primeiro ano, a campanha publicitria e de promoo da JJM ser focada em incremento
de sua network, atravs de visitas a potenciais empresas parceiras e contatos com
entidades de classe.
A JJM estar presente tambm em eventos e seminrios tcnicos, em estandes de
Universidades e/ou entidades de classe. Essa participao se dar na forma de permuta,
oferecendo palestras nessas instituies, sobre os temas de domnio da JJM.
Artigos tcnicos de autoria das scias sero disponibilizados no site, promovendo a
divulgao e o compartilhamento para melhor entendimento do tema. O site ter recursos de
interao social, tais como Facebook e Twitter.
O uso de mdias sociais da Internet ser um dos aliados da JJM, que poder contar com um
canal de relacionamento e comunicao imediata com parceiros e clientes e, tambm, um
instrumento a mais para efetiva gerao de negcios.
Atividades e oramento para publicidade para o primeiro ano
Atividades Promocionais Frequncia Oramento ano 1
Site da empresa Preliminar ao projeto R$ 2000,00
Contato/visita a possveis empresas
parceiras
Preliminar ao projeto R$ 500,00
Teaser Incio do projeto R$ 1000,00
Contato/palestras em entidades
empresariais
Anual R$ 500,00
Contato/palestras em entidades de
classe
Anual R$ 500,00
Custos totais R$ 4500,00
Fonte: DORNELAS, 2008 (modelo da tabela)

6.4.5 Estratgia de Vendas
Inicialmente a divulgao ser realizada pelas prprias scias da empresa, haja vista que se
trata de servios a serem executados por elas. Num primeiro momento, no se identificaram
razes para o aumento de despesa operacional com o custo de contratao de uma
empresa de marketing e divulgao.

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Pretende-se apresentar o servio s potenciais empresas parceiras com exposies das
scias sobre o negcio, o mtodo de trabalho e apresentao de seu portflio de trabalhos,
utilizando-se as mesmas ferramentas.

6.4.6 Previso de Vendas e Marketing
A introduo de nova forma de prestao de servios, garantindo mais celeridade aos
processos de classificao, armazenamento e de recuperao das informaes, indica que
haver um substancial aumento de receita porque permitir proporcionar aos parceiros um
diferencial na sua prestao de servios. A sinergia de esforos para a prospeco de novos
clientes poder promover aumento significativo da fatia de mercado para a empresa parceira
da JJM.

6.5 Plano Operacional
6.5.1 Estratgia Operacional
A atividade-fim da empresa ser executada pelas prprias scias.
A JJM trabalhar nas empresas contratantes das instituies parceiras com pequeno aporte
de custos, decorrente de locomoo e alimentao das scias e utilizao de parte do
capital estrutural da contratante, que dever disponibilizar local e recursos para a execuo
dos trabalhos implicando baixo comprometimento do capital estrutural. Oferecer tambm
um servio de reavaliao de planos de classificao e tabelas de temporalidade para
clientes j atendidos pelas empresas parceiras.
Abaixo so destacadas algumas vantagens tcnico-operacionais e de reduo dos custos
por parte das empresas ao contratarem a JJM:
- expertise dos profissionais;
- equipe alinhada com a metodologia a ser utilizada taxonomia, mapeamento de
processos, critrios de classificao;
- eliminao do custo de contratao direta;
- eliminao do custo de capacitao;
- redimensionamento do tempo investido nos projetos.

35

6.6 Plano de Desenvolvimento
6.6.1 Estratgia de Desenvolvimento
O site da JJM ser disponibilizado antes da aproximao com a provvel empresa parceira,
apresentando o portflio da empresa com demonstrativo do recurso de recuperao de
informao, utilizando taxonomia.
Cronograma de Desenvolvimento dos Primeiros Trs Meses
Aes Setembro
1
semana
Setembro
2
semana
Setembro
3
semana
Setembro
4
semana
Outubro e
Novembro
Identificao de empresa-
alvo

Refinamento de perfil de
empresa-alvo

Contato com a empresa-
alvo

Agendamento de visita
Estruturao de
apresentao

Apresentao da JJM

6.7 Desembolso Financeiro
O trabalho e os recursos para incio das atividades sero de responsabilidade das scias da
empresa, sendo uma Arquivista e duas Bibliotecrias, que tero participao igualitria nos
vencimentos, deduzidas as despesas com Contador, Assessoria Jurdica e tributos.

6.7.1 Programao de Investimento, Custos e Pro-Labore dos Scios

1 ano 2 ano 3 ano
Abertura da empresa R$ 1.500,00 - -
Web designer / criao do site R$ 2.000,00 - -
Manuteno/atualizao site R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Contador * R$ 6.720,00 R$ 6.720,00 R$ 6.720,00
Assessoria Jurdica R$ 3.600,00 R$ 3.600,00 R$ 3.960,00
Retirada de scios R$ 72.000,00 R$ 86.400,00 R$ 90.000,00
(*) Acrescido de remunerao extra de 10% em maro para elaborao de imposto de renda

36

6.8 Equipe
Arquivista Uma dcada de atuao em empresas de grande porte. Graduada h 17 anos
em Arquivologia. Formao em Pedagogia. Experincia em critrios de Classificao e
Hierarquia documental e gesto de arquivos.
Bibliotecria (1) Experincia no gerenciamento de processos, superviso de projetos,
coordenao de equipe e acompanhamento de auditorias internas e externas. Formao em
Biblioteconomia e Documentao.
Bibliotecria (2) Formada pela Universidade Federal Fluminense. Experincia em
construo de Taxonomia para comunidades de prticas virtuais. Atua na administrao de
sistemas bibliogrficos.

6.9 Plano de Avaliao
6.9.1 Indicadores
Indicadores so usados para conhecer e medir resultados. Com isso possvel alinhar a
atuao da empresa aos objetivos estratgicos. O quadro abaixo apresenta os indicadores a
serem observados:
Instncia Categoria Indicador
Pblico-alvo Quanto ao objetivo da
atividade
- Quantas propostas se
tornaram parcerias efetivas
Responsveis pela
empresa
Relevncia mercadolgica - Se h clareza na
exposio da proposta de
servio
Viabilidade - Se h identificao clara
de pblico-alvo
Clientela Infraestrutura - Se o atendimento foi
adequado
Qualidade profissional - Se o resultado atendeu
as expectativas


37

- Ao final do terceiro ms de atividade, a JJM computar quantas parcerias foram efetivadas.
- Identificar as dvidas das empresas com as quais a JJM fez contato e melhorar a
exposio, elucidando os pontos obscuros.
- Obter feed back positivo da empresa parceira sobre cada trabalho executado.
- Aps o primeiro trabalho, em quanto tempo a empresa parceira apresentou novos
trabalhos.

6.10 Anlise de Riscos
Novos negcios enfrentam uma srie de riscos que podem comprometer o incio da
atividade, a sobrevivncia e o sucesso da empresa.
Identifica-se como pressuposies dos riscos crticos da JJM:
o interesse das potenciais empresas parceiras na contrao dos servios,
a utilizao do mtodo por outras empresas,
as despesas operacionais e investimentos/custos com a contratao de terceiros
(web designer, contador, assessoria jurdica).

6.10.1 Interesse das potenciais empresas parceiras
Empresas que atuam com gesto de documentos h vrios anos podem no apresentar
interesse de parceria imediata com a JJM. No sentido de minimizar esse risco, deve ser
considerado o expertise das scias da JJM com trabalhos j realizados em empresas
pblicas e privadas, bem como no exerccio profissional ao longo de vrios anos. Alm
disso, a oferta dos servios por parte da JJM dever representar um diferencial competitivo
para as empresas que j atuam no mercado de gesto de documentos, podendo ter um
potencial crescimento de mercado. A JJM acredita que esses fatores podero favorecer a
aceitao dos servios propostos.
Caso no seja efetivada nenhuma parceria, a JJM elaborar ajustes em suas estratgias
para atuar de forma independente no mercado.




38

6.10.2 Utilizao do Mtodo por Outras Empresas
O mercado atualmente pautado por novos entrantes e concorrentes. Uma forma de
contrabalanar essa ameaa ser a de responder com novos modelos de negcios/servios
e reposicionamento junto ao mercado.

6.11 Despesas Operacionais / Investimentos e Custos
As despesas sempre crescem alm das expectativas e previses. Entretanto, as despesas,
os investimentos e os custos sero fortemente acompanhados e administrados, conforme
previso no plano de negcios, cuja estrutura apresenta os recursos essenciais para incio
das atividades da empresa.
Pode-se ainda enfatizar a existncia de um fluxo de caixa por parte das scias para o
desembolso financeiro e a sobrevivncia inicial desse novo empreendimento.


CONSIDERAES FINAIS
A ideia original deste projeto era elaborar uma metodologia de trabalho para criao de
Planos de Classificao de Documentos para aes de Gesto Documental.
Pela importncia do tema para a rea e pelo tempo exigido na elaborao de uma
metodologia tempo este que extrapolaria o determinado para a entrega deste projeto ,
optou-se, ento, pela estruturao de um Plano de Negcios para a criao de uma
empresa, com foco na elaborao de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de
Documentos para atuar como parceira junto a empresas de gesto de documentos.
Aps realinhar o tema, o grupo empenhou-se em superar dificuldades encontradas na
soluo de questes apresentadas ao longo do trabalho, como, por exemplo, a elaborao
de um plano financeiro. No havia conhecimento prvio por parte de nenhuma das
participantes sobre este assunto, o que levou a uma pesquisa paralela para sua elaborao.
O levantamento bibliogrfico se mostrou um desafio em funo da escassez de bibliografia
sobre os temas no Brasil, principalmente na rea de Arquivologia. Esta constatao tornou-

39

se ainda mais significativa quando se buscou material bibliogrfico especfico sobre Planos
de Classificao, pois poucos so os autores que se debruam sobre este assunto.
Um plano de negcio, alm de ser uma porta aberta para levantar capital, antes de tudo,
permite que o empreendedor crie oportunidades e teste a viabilidade de um negcio. Este
tambm foi um dos aprendizados do grupo que elaborou este projeto.
Esse plano de negcios poder ser incrementado por profissionais que tenham interesse em
abraar uma oportunidade de trabalho ou aprofundar os estudos nesta rea do
conhecimento.
Acredita-se que o mapeamento de processos e a taxonomia sendo utilizados como
instrumentos auxiliares para programas de Gesto Documental podem se apresentar,
tambm, como possibilidades para pesquisas, trabalhos cientficos ou estudos pautados nas
formas e mtodos de trabalhos aprendidos e adotados, contribuindo, para a diminuio da
lacuna de bibliografia temtica existente na rea.
Com o desenvolvimento de projetos e no dia-a-dia de trabalho da JJM poder ocorrer a
identificao de mtodos de trabalho, produo intelectual, bem como sua aplicabilidade,
que podero estimular a produo de material acadmico capaz de contribuir com o
desenvolvimento desta rea do conhecimento.
Sabe-se que h um longo caminho entre a elaborao de um projeto e sua efetiva
implementao, principalmente, quando essa implementao depende da aceitao por
parte de empresas estabelecidas no mercado e com sua fatia de mercado definida.
Contudo, acredita-se nos estudos sobre a elaborao de planos de classificao
documental. Esta uma ferramenta fundamental para a rea de Documentao e
Informao e que, lamentavelmente tem sido dominada pelo empirismo e pelo senso
comum. Trabalhos e pesquisas nessa rea podero representar a linha divisria entre
experimento e competncia tcnica.

40

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44

APNDICE A

SUMRIO EXECUTIVO
PLANO DE NEGCIO PARA CRIAO DA JJM

A JJM uma empresa criada para estabelecer parcerias com empresas da rea de Gesto
de Documentos, oferecendo a elaborao de Planos de Classificao e Tabelas de
Temporalidade para documentos.
Mercado Atual
A importncia de Planos de Classificao, como instrumento de gesto documental,
evidente pela demanda empresarial do mercado por organizao e estruturao dos
documentos produzidos no decorrer de suas atividades. A ampliao e a potencialidade
desse mercado tm ocorrido de modo consistente e vm sendo provocadas em atendimento
a diversas necessidades: regras legais, fiscalizao, exigncias das esferas
governamentais, tica, transparncia, responsabilidade fiscal, certificao, conformidade,
sustentabilidade. Todos esses aspectos tornam relevante a definio da gesto documental
como estratgia empresarial.
Problemas e Oportunidades
A idealizao da empresa surgiu da observao de uma lacuna existente no mercado de
gesto documental na cidade do Rio de Janeiro, que, em sua esmagadora maioria, no
oferece Planos de Classificao como produto. A JJM traz esse produto como core business
e lhe soma outro, que sua sequncia natural, a Tabela de Temporalidade.
Atuao
Para iniciar suas atividades, a JJM busca como parceira uma empresa localizada no Rio de
Janeiro. Com o amadurecimento natural, seu universo geogrfico se expandir a outras
cidades do pas.
Ameaas
Uma ameaa real a possibilidade de plgio do mtodo de trabalho. Ser sufocada, num
primeiro momento, pelo pioneirismo na utilizao do mapeamento de processos de trabalho
para identificar fluxo documental, aliado a uso de taxonomia. Diversas empresas atuam na

45

rea e podero se apropriar da ideia, porm isso neutralizado pela expertise no assunto
apresentada pelas scias. E essa expertise no passvel de plgio. Alm disso, dentro da
gesto documental, a fase de elaborao do Plano de Negcios mais demorada, exigindo
maior investimento de tempo e de pessoal. Da, muitas empresas optam por no oferecer
esse servio, o que reduz a ameaa a JJM.
Modelo de Negcio
A JJM far parceria com empresas j consolidadas no mercado, o que se apresenta como
meio de tangenciar a magnitude exigida na criao de uma empresa capaz de atender ao
enorme leque de atividades que compem as solues para uma gesto documental
completa.
A estratgia de parceria minimiza possveis fraquezas na prospeco de clientes e de
gerenciamento financeiro e administrativo.
Para a empresa parceira haver a eliminao do custo de contratao direta com todos os
encargos inerentes, alm de permitir sincronia de esforos na ampliao de seu market
share.
Como produto diferenciado do ofertado comumente, a empresa que se aliar JJM poder
se destacar no mercado, apresentando vantagem competitiva diante dos concorrentes.
Fundamento Diferencial
Um Plano de Classificao de documentos deve recuperar o contexto de produo dos
documentos de arquivo de um rgo e agrup-los de maneira coerente e coordenada. Para
que isso ocorra, pressupe-se um profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do
organismo produtor, seja qual for seu porte empresarial.
A frmula encontrada pela JJM para obter o conhecimento da empresa-cliente o
mapeamento de processos de trabalho, que, de modo geral, realizado com um olhar
estratgico gerencial. Contudo, nesse caso especfico, o mapeamento ser realizado com o
olhar estratgico documental.
Aliado a isso, a JJM far uso de taxonomia nos Planos de Classificao como forma de
estruturao e classificao dos documentos, empregadas na organizao, recuperao e
compartilhamento de informaes.


46

Perfil Humano
A estrutura inicial da JJM linear, com responsabilidades e decises compartilhadas pelas 3
scias, cada uma detendo 1/3 da empresa.
Perfil dos Empreendedores
O trabalho ser executado pelas scias: uma arquivista e duas bibliotecrias, com vasta
experincia em empresas pblicas e privadas e com competncias e habilidades nos
principais servios exigidos para a elaborao de um plano de classificao: mapeamento
de processos, estrutura classificatria e taxonomia.
Como caractersticas importantes apresentadas pelas scias, podem ser citadas:
capacidade de planejamento, organizao e monitoramento, independncia e
autoconfiana, persistncia, comprometimento e exigncia de qualidade.
Financeiro
Uma das grandes vantagens da JJM o baixo investimento a ser feito pelas scias,
necessrio para iniciar suas atividades. Como o maior capital empregado o intelectual,
possvel afirmar que o custo de implantao/administrao totalmente previsvel e
gerencivel.
Comercial
A JJM est prevendo atuar em 4 a 5 projetos em seu primeiro ano de atividades, com
incremento gradativo ao longo do tempo de existncia da empresa.
Marketing
A estratgia de marketing utilizada ser atravs de site da JJM, divulgao em incubadoras,
associaes de classe, universidades, network das scias e retroalimentao dos prprios
clientes atendidos.
O uso de indicadores e ferramentas de gesto, como a Anlise SWOT e outras, so
estratgias de trabalho a serem desenvolvidas com vistas a alinhar e corrigir aes.
Sada
Em caso de sada do mercado por dissoluo, venda, fuso ou diversificao da empresa
implicaria em prejuzo pequeno ou nulo para as scias e poderia ser efetuado rapidamente
sem transtornos, principalmente para as empresas parceiras, que podem incluir uma
clusula em seu contrato de servio com a JJM.

47

APNDICE B
CONCEITOS E TERMINOLOGIA

ARQUIVO: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,
pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte. (ARQUIVO NACIONAL, 2005)
A funo de um arquivo guardar a documentao e principalmente fornecer aos
interessados as informaes contidas em seu acervo de maneira rpida e segura.
(ROCANGLIO; SZVARA; BOJANOSKI, 2004, p. 3)
ARQUIVOLOGIA: A Arquivologia, tambm chamada Arquivstica, segundo o Dicionrio de
Terminologia Arquivstica, (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 37) a disciplina que estuda as
funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo,
organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos. As funes, princpios e
tcnicas aplicadas aos arquivos so, em conjunto, a gesto de documentos de arquivo.
CLASSIFICAO: Para Piedade (1983), classificar dividir em grupos ou classes,
segundo as diferenas e semelhanas. dispor os conceitos, segundo suas semelhanas e
diferenas, em certo nmero de grupos metodicamente distribudos. (PIEDADE,1983, p. 16)
No Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, a classificao definida como a
organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano de
classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. (ARQUIVO NACIONAL, 2005,
p. 48)
J Campos (2001, p. 19), citando o Comit Tcnico de Pesquisa de Classificao da FID
(International Federation for Information and Documentation, 1973), apresenta a seguinte
definio:
qualquer mtodo de reconhecimento de relaes, genricas ou
outras, entre itens de informao, no importa o grau de hierarquia
usada, nem se aqueles mtodos so aplicados em conexo com
sistemas tradicionais ou computadorizados de informao. (FID,
1973)
Para Sousa (2009), a classificao em arquivos tem como resultado um produto: o
instrumento de classificao (plano de classificao). E nele que devero estar
representadas as equivalncias e as hierarquias. (SANTOS; INNARELLI; SOUSA, 2009, p.
116)

48

DOCUMENTO: Genericamente, compreendemos o termo documento como qualquer
suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos
gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos
arquelogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e
socilogos, ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos que so
pesquisadas pelos historiadores. Paes (1991) faz uma distino entre documento e
documento de arquivo. O primeiro seria o registro de uma informao independente da
natureza do suporte que a contm, enquanto o outro seria o produzido e/ou recebido por
uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades. Neste caso o
documento de arquivo constitui elemento de prova ou de informao. (PAES, 1991, p. 8)
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Os documentos de arquivo podem variar na forma como se
apresentam, e/ou no suporte em que a informao est registrada. No entanto, apresentam
algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter
informaes de valor cientfico, histrico e cultural. Em primeiro lugar, so documentos
produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa,
famlia, instituio pblica ou privada. Os documentos so criados uns aps os outros, em
decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento
da vida pessoal ou institucional. So produzidos com finalidades especficas para atender
vrias demandas de informaes.
GESTO DE DOCUMENTOS: A identificao, organizao e guarda de documentos
integram uma atividade denominada gesto de documentos. De acordo com o artigo 3 da
Lei Federal n 8.159, promulgada em janeiro de 1991, a gesto de documentos o conjunto
de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. (BRASIL, 1991)
A gesto documental deve definir normas e procedimentos tcnicos referentes produo,
tramitao, classificao, avaliao, uso e arquivamento dos documentos durante todo o
seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediria e idade permanente), com a definio
de seus prazos de guarda e de sua destinao final.
Para Esteban Navarro (1995), a gesto documental consiste em uma:
disciplina dedicada investigao dos fundamentos cientficos e ao
desenvolvimento das tcnicas de planejamento, construo, uso,
gesto e avaliao das habilidades e ferramentas empregadas nos
sistemas documentais, para o armazenamento, tratamento e

49

recuperao dos documentos criados pela humanidade, para
testemunhar seus atos e conservar e transmitir seu saber, com o fim
de garantir sua converso em informao capaz de gerar novo
conhecimento e de auxiliar o homem na tomada de decises.
(ESTEBAN NAVARRO, 1995, p. 66)

INDEXAO (1): A operao denominada indexao definida como a traduo de um
documento em termos documentrios, isto , em descritores, cabealhos de assunto,
termos-chave, que tm por funo expressar o contedo do documento (CINTRA, 1983,
p.5)
INDEXAO (2): Processo de atribuir termos ou cdigos de indexao a um registro ou
documento, termos ou cdigos esses que sero teis posteriormente na recuperao da
informao (ROWLEY, 2002, p. 12).
MAPEAMENTO DE PROCESSOS: Processo um conjunto de tarefas correlatas que
podem agregar algum valor a um consumidor. Dispe de entradas (insumos), sadas
(resultados), tempo, espao, ordenao, objetivos e valores que, combinados logicamente,
oferecero uma estrutura capaz de prover produtos ou servios ao cliente. J o
mapeamento dos processos constitui uma ferramenta gerencial e de comunicao
imprescindvel para gestores e organizaes inovadoras que almejam promover melhorias
ou implantar uma estrutura voltada para novos processos. (VILLELA, 2000)
PLANO DE CLASSIFICAO: O Plano de Classificao resulta da atividade de
classificao, que recupera o contexto de produo dos documentos de arquivo,
agrupando-os de acordo com o rgo produtor, a funo, a subfuno e a atividade
responsvel por sua produo ou acumulao. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 11)
TABELA DE TEMPORALIDADE: A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo
resulta da atividade de avaliao, que define prazos de guarda para os documentos em
razo de seus valores administrativo, fiscal, jurdico-legal, tcnico, histrico, autoriza a sua
eliminao ou determina a sua guarda permanente. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p.
11)
TAXONOMIA: O termo Taxonomia
5
oriundo das Cincias Biolgicas e remonta ao sculo
XVIII, quando os estudos de Histria Natural estavam em plena expanso. Lineu, um dos

5
Taxonomia (do Grego verbo ou tassein = "para classificar" e ou nomos = lei, cincia, administrar)

50

estudiosos da poca, desenvolveu a Lei da Classificao de Formas Vivas, usando
critrios que possibilitaram a organizao dos seres vivos hierarquicamente, em reinos,
filos, classes, ordens, famlias, gneros e espcies. Os grupos de organismos, em qualquer
uma destas classificaes, so chamados taxa (singular, taxon), ou phyla, ou grupos
taxonmicos. (NOGUEIRA; NETTO, 2009) Segundo Currs (2010), em meados do sculo
XX, j havia referncias sobre o uso das tcnicas taxonmicas de classificao no campo
da informtica. Entretanto, a partir das dcadas de 70 e 80 e at hoje, as referncias
aplicao da taxonomia no desenvolvimento de aplicaes informticas so abundantes.
Assim, Taxonomia um conceito emprestado das Cincias Biolgicas, pela rea da
informao, para designar o conjunto de termos estruturados hierarquicamente,
representativo das reas de atuao da empresa, instituio ou ambiente em questo.
Classifica e facilita o acesso informao, permite alocar, recuperar informaes dentro de
um sistema, de forma lgica. A classificao hierrquica pode auxiliar os usurios a
entender como o conhecimento explcito pode ser agrupado e categorizado.
Representa conceitos, agiliza a comunicao entre produtores e pblicos da informao,
controla a diversidade de expresso do conhecimento, oferece um mapa da rea
trabalhada, servindo, assim, como um guia em processos de conhecimento. Vemos, desta
forma, sua funo tambm educativa onde o usurio aprende como a rea ou assunto est
organizado. (NOGUEIRA; NETTO, 2009)
Patrick Lambe autor de Organising Knowledge (2007), o primeiro livro a colocar o a
construo de Taxonomias firmemente entre os temas principais da Gesto do
Conhecimento e da Informao. Fundador da Straits Knowledge, empresa de consultoria e
pesquisa focada em Gesto do Conhecimento e Taxonomias. Duas vezes Presidente da
Information and Knowledge Management Society (www.ikms.org) e Professor Adjunto na
Hong Kong Polytechnic University. Palestrante assduo em conferncias internacionais, seu
weblog : www.greenchameleon.com
Segundo Patrick Lambe (2007), para que uma taxonomia seja efetiva em Gesto do
Conhecimento ela deve ser:
- Um esquema de classificao:
Esquemas de classificao so construdos para reunir coisas afins, que estejam
relacionadas. Assim, se encontramos algo em uma categoria, ser fcil encontrar outras
coisas relacionadas nesta categoria. Tal conceito no deve ser de difcil compreenso. Por

51

exemplo, quando vamos ao supermercado e procuramos por laranjas, sabemos que
estamos no caminho certo para encontrar tambm outros vegetais. O mesmo se dar com
materiais de higiene, carnes e enlatados.
- Semntica:
Uma Taxonomia principalmente semntica, pois oferece um vocabulrio fixo para
descrever o conhecimento, os ativos de informao, expressando o relacionamento entre os
termos. No mbito da Biblioteconomia e da Cincia da Informao, diz-se, tambm, que
prov um vocabulrio controlado, como anteriormente mencionado. Assim, se reunimos
todas as categorias de uma taxonomia e as colocamos em ordem alfabtica, temos um
vocabulrio controlado um tipo de dicionrio de sua taxonomia. Por outro lado, se
pegamos cada termo deste vocabulrio controlado e descrevemos as relaes entre eles,
temos, ento, um thesaurus. Em outras palavras, um thesaurus simplesmente uma
taxonomia em formato de dicionrio. E uma taxonomia, por sua vez, um thesaurus com
todos os termos organizados por assunto.
- Um mapa de conhecimento:
Em francs existe uma expresso muito interessante coup doeuil ou seja, aquela
olhadela que nos permite rapidamente mapear uma situao, ambiente ou, popularmente
falando, sentir o clima da situao e rapidamente antecipar uma reao. E esta a
analogia feita por Lambe (2007). Afirma ele que taxonomias devem oferecer ao usurio uma
viso geral da estrutura do domnio do conhecimento coberto por ela e antecipar os recursos
que podem ali ser encontrados.
THESAURUS: um instrumento que rene termos escolhidos a partir de uma estrutura
conceitual previamente estabelecida e destinados indexao e recuperao de
documentos e informaes num determinado campo do saber. No simplesmente um
dicionrio, mas um instrumento que garante aos documentalistas e aos pesquisadores o
processamento e a busca destas informaes.