Uno de los aspectos de vital importancia en una organizacin, es la comunicacin, por ello, jugar y divertirse se convierte en una herramienta de comunicacin interna que permite fomentar el compaerismo, la creatividad y la motivacin. De acuerdo con esto, se generan opiniones a partir de lo que piensan los miembros internos de la organizacin, este tipo de dinmica comunicativa, se denomina comunicacin interna y tiene vital importancia para el fortalecimiento de la comunicacin entre los diversos miembros de una empresa.
Imagen 1, Fuente: (Freil, 2013)
Los funcionarios de la organizacin se convierten de esta manera en el pblico interno que tiene tanta o ms importancia que los avisos publicitarios. Ser parte de la realidad corporativa, permite desentraar virtudes y defectos de la empresa, mediante estrategias de comunicacin efectiva lo cual permite fortalecer la imagen para contarla a los dems.
Debido a esto, todo plan de comunicacin externa debe tener su correlato es decir, su gua en el frente interno. La importancia y pertinencia de esto, radica en que permite: - Involucrar al personal: para que exista una empresa debe existir un personal que la conforme, este personal es el encargado de transmitir valores y objetivos empresariales. Cada empleado tiene un lugar de vital importancia y es este lo que lo hace sentir como parte de la organizacin. - Ser coherente y coordinar el plan de accin: tener establecido un plan de accin coordinado exige que las estrategias de comunicacin requeridas por las organizaciones sean coherentes y mantengan un flujo constante de comunicacin de acuerdo con los diferentes departamentos que conforman la organizacin. - Participar y seguir el cambio: las transformaciones que se generan a partir de la expansin de la empresa a nivel local, nacional o internacional, que exigen a las organizaciones una gran adaptabilidad y esfuerzo coordinado de comunicacin y capacitacin que los acompae para seguir en el cambio. - Activar la productividad: para optimizar procesos productivos toda empresa necesita no slo de una adecuada comunicacin, adems de esto, es de vital importancia la participacin del personal en los resultados de la organizacin. Debido a esto, es importante que cada empleado, colaborador o usuario de la empresa sepa no slo qu tiene que hacer y cmo, sino por qu y para qu lo hace.
Imagen 2.Fuente: (GOVBA, 2013)
2. Plan de comunicacin interno Toda organizacin es producto de la participacin activa de varias partes de la empresa: objetivos, mecanismos organizativos y estructura econmica. La comunicacin es un mecanismo que transversaliza a la institucin en diversidad de dimensiones. A raz de ello, se pueden reconocer diversos mbitos de la comunicacin en las organizaciones:
- mbito de la informacin: este espacio se compone de normas y datos empleados por la empresa de acuerdo con las funciones y el objetivo definido.
- mbito de divulgacin: se componen de diversos elementos que buscan captar a las personas, convencerlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la organizacin. Para este tipo de objetivo comunicativo, se utilizan boletines, publicaciones y comunicados.
- mbito de formacin y socializacin: Posibilita reforzar de forma explcita la cultura institucional. En este espacio de influencia se insertan todas las actividades de capacitacin, recreacin y eventos institucionales.
- mbito de participacin: expresarse mediante diversos modos de comunicacin en la empresa, es permitir que cada uno de los miembros de esta se exprese, mediante el uso de la palabra. Este tipo de dinmica abre espacio para el reconocimiento y colaboracin de los diversos entes que conforman la empresa. Este tipo de comunicacin involucra el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas, las sugerencias y las propuestas.
Para la ejecucin del plan de comunicacin interno, es pertinente un planeacin previa, esta permite una ejecucin del plan y su posterior evaluacin. Todo plan de comunicacin interna necesita contar con la decisin poltica de la mxima autoridad, por ello, cuando se elabore el plan es preciso que se encuentre respaldado sino todo el esfuerzo uy planeacin habr sido en vano. El plan incluye como objetivos precisos comunicar la visin, misin, poltica de calidad, y valores de la organizacin.
Imagen 3.Fuente: (GOVBA, 2010)
A continuacin se retoma el Declogo de atributos para una Gestin en Comunicacin, 1 el cual se constituye en una serie de consejos para la elaboracin adecuada de este plan.
___________________ 1. Chvez, Norberto La imagen corporativa Teora y prctica de la identificacin institucional. Editorial gili gaya. Mxico. Pg. 42 .2013.
Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organizacin Sinergia: apoyo recproco entre mensajes: Uno corrobora al otro. Una sinergia clsica se da entre la publicidad y la prensa de una empresa Sntesis: concentracin y especificidad: La comunicacin eficaz tiene alto grado de concentracin y especificidad. Concentracin en contenido y especificidad en contenido y en oportunidades. El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significacin. Dinamicidad: Evolucin adaptativa permanente. La comunicacin debe estar adaptndose permanentemente sin perder el estilo.
3. Herramientas de gestin La generacin de distintos Soportes de Comunicacin Interna agilizan la gestin y contribuyen para que sea ms rica la comunicacin. Los soportes pueden abarcar desde formatos orales, escritos, audiovisuales o digitales. El aprovechamiento de las Nuevas Tecnologas de la Informacin y Comunicacin abren el abanico de posibilidades e integran distintas modalidades, algunas de ellas son: - Carta al Personal: este tipo de formato exige brevedad y legibilidad. La funcin de este tipo de formato es la de servir para difundir informacin importante tales como resultados, cambios en la organizacin, etc. La ventaja principal se refiere a la rapidez de su llegada y la impresin emocional que despierta en el remitente. Debido a esto, se recomienda no realizar una carta para mltiples destinatarios comunes sino de manera personalizada. - Carteleras: Debido a su formato, la efectividad como medio de comunicacin es contundente. Las recomendaciones para que una cartelera logre comunicar un mensaje es que se debe colocar en un lugar de trnsito seguro del personal. Con respecto as u contenido, esta puede contener informacin general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal. Para lograr que su contenido sea bien interpretado debe seguir un orden debido que esto brinda al usuario la posibilidad de visualizar su contenido de forma rpida. Por ltimo, para evitar malos
entendidos, se debe consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha. - Cuadernillo de Bienvenida: Este tipo de formato responde a la necesidad de servir como gua para cualquier persona que ingresa a prestar sus servicios a una Institucin nueva necesita saber a dnde se ha incorporado. Debido a loa anterior, algunas organizaciones disean este material que tentativamente puede incluir: una sntesis histrica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc. - Manuales de estilo: Se denominan manuales, sin embargo son guas sistematizadas de procedimientos institucionales. Su estructura, se encuentra establecida a partir de un orden que va desde la informacin tcnica, organizativa e histrica de la empresa. Ayudan a organizar y coordinar las actividades. Adems, como la dimensin de la comunicacin es amplia colabora indirectamente en la imagen creando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando contradicciones. - Folletos: Su estructura facilita la cobertura de temas particulares como las coberturas de las Aseguradoras de riesgos de trabajo (ART) o Qu hacer frente a un accidente laboral? se pueden disear sencillos y prcticos trpticos para el personal en el contexto de campaas de concientizacin interna. - Publicacin Institucional: Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes reas. As, se produce una comunicacin ascendente, descendente y lateral. Adems, la identificacin de los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la valoracin como persona y por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas publicaciones se adecuan a los hbitos de lectura de cada cual y crea una cita peridica entre la redaccin y el personal. - Reuniones: Las reuniones son un espacio de comunicacin para: informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la debida antelacin. - Lnea abierta o Lnea directa: Es una lnea telefnica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organizacin y es obligatorio que, junto al
mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes sern revisados por el responsable y a los pocos das se deben contestar los mensajes. - Buzn de Comunicaciones: Permiten que todos los integrantes de la organizacin se expresen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organizacin su planteo. No deben tenerse en cuenta los mensajes annimos. - Medios electrnicos: Las relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el contexto de la Revolucin Cientfico Tecnolgico, cada vez se producen menos frente a frente. Un nmero creciente de redes se intercalan y organizan la interaccin. A partir de ello resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, no slo de individuo a individuo, sino tambin de los individuos con la organizacin como espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puede poner en marcha una empresa se puede citar: - E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusin, facilidad de fijacin del destinatario. - Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rpido e instantneo. Slo se necesita colocar las computadoras en red. - Listas de distribucin y foros de discusin por Internet: puede servir para motivar a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes seran institucionales. - En la pgina web institucional se puede prever un rea restringida slo para los integrantes de la institucin e implementar los foros. - Evaluar: La evaluacin del proceso peridica es necesaria para analizar la posibilidad de realizar ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darn lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan ser difcil mantener una estructura de comunicacin interna. Los mtodos ms difundidos son las encuestas y sondeos de opinin interno. Tambin hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan, durante su ejecucin y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los objetivos fijados, las metas y los resultados esperados.
Referencias
Chvez, Norberto. La imagen corporativa Teora y prctica de la identificacin institucional. Editorial gili gaya. Mxico.2013.
Solano Castro Adrin. Administracin de la educacin. Promai-uned. San Jos de Costa Rica,.2008
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Autores Nombre Cargo Dependencia Fecha Expertos temticos Diana Carmona Milian Experta Temtica
Sena - Centro Agroindustrial Regional Quindo Noviembre 28 de 2013 Revisin John Jairo Alvarado Gonzlez Guionista Sena - Centro de Diseo e Innovacin Tecnolgica Industrial Regional Risaralda.
Diciembre 06 de 2013 Andrs Felipe Valencia Pimienta Lder lnea de produccin Sena - Centro de Diseo e Innovacin Tecnolgica Industrial Regional Risaralda Diciembre 10 de 2013