Modernizao de Gesto

Baseado no ERP SIECON

Conhecendo o Siecon

Ao clicar duas vezes sobre o cone da sua rea de trabalho a tela
abaixo ser apresentada a tela de login. O padro do Login nome.sobronome e
senha padro 123456, que deve ser alterada logo no primeiro acesso.




A tela inicial ir demonstrar um menu superior(em amarelo)o menu
principal(em verde) e os sub-menus (em vermelho)






No menu destacado em amarelo temos:
1. Relatrios: Prov mais tipos de relatrios do que encontrado no
menu do sistema que voc est acessando. Os relatrios so
baseados em comandos de =, <, > e nas condies e ou
ou.
2. Ferramentas: Menu alterao de senhas, trocar de login,
exportaes de informaes para outros sistemas contbeis.
3. Janela: Tem a mesma funo do que a do pacote office
(organizar janelas), com o adicional de poder alternar entre os
mdulos em aberto. Para alternar entre as janelas, tambm pode
ser usado o comando <CTRL> + <TAB>.
O menu que aparece em verde abre o submenu em vermelho, inicialmente
iremos ver apenas o principal que est em verde:
1. Cadastros Diversos
2. Custos
3. Oramento
4. Suprimentos

5. Controle Bancrio
6. Contas a Pagar
7. Contas a Receber
8. Contabilidade
9.


















































Procedimento de Lanamento de Fundo Fixo.

A operao de Fundo Fixo dever ser feita seguindo esses procedimentos:
Um colaborador operacional ir fazer os lanamentos das Notas ou Cupons
Fiscais e ir colocar com o Status em Aprovao.
O Gestor responsvel pelo contrato ir fazer a alterao do status para
aprovado. de responsabilidade do gestor o que est sendo
comprado com o dinheiro do fundo, caso o gestor encontre alguma
no conformidade, o mesmo dever indicar para ento ser
descontado do colaborador.
O A.P ser gerado pelo Depto. Financeiro.
Procedimento no Siecon
1. Acessar o Mdulo Contas a Pagar
A. Documentos/R.I


2. Acessar o cone Manuteno/Consulta de R.I (em destaque)









3. Informaes bsicas:
A. O primeiro campo a ser preenchido o Histrico, onde dever ser
imputada a informao da seguinte maneira:
I. ATENDIMENTO PREVENTIVO AG: XXX/XX NOME DO
COLABORADOR
II. ATENDIMENTO CORRETIVO OS:XXXXX AG: XXX/XX
NOME DO COLABORADOR
4. Identificar o tipo de documento (em destaque).
A. Em caso de Nota Fiscal ou Cupom Fiscal a espcie de documento ser
Nota Fiscal
B. Para recibos simples, selecionar Recibos & Guias de Impostos.

5. Dados do Documento:
A. N do Documento o nmero da Nota Fiscal ou
COO do cupom fiscal. O COO geralmente est ao
lado direito do cupom fiscal (em destaque)
B. Sempre pedir a N.F ou C.F no CNPJ da DFF.








C. Data de emisso e do e recebimento devem ser a
data da emisso da N.F ou C.F.
D. O campo de Proviso deve estar desmarcado.
Esse campo s ser possvel ser desmarcado
quando a aprovao estiver feita.
E. Caso tenha em mos uma Danfe, preencher
corretamente o campo de Chave de Acesso.














6. Os ltimos campos so para informaes de pagamento, contratos e etc
A. Empreendimento: Selecionar o contrato correspondente.
B. Empresa: Padro a empresa 1, que a empresa do CNPJ principal.
C. Fornecedor: Seleo do fornecedor, caso o mesmo no esteja
cadastrado, seguir orientao deste documento para cadastrar o
fornecedor corretamente.
D. Conta Corrente: Somente ser apresentada a conta do Fundo Fixo
referente ao contrato.
Todo lanamento do Fundo Fixo, ser feito atravs de digitao rpida.
Reforando que, todo material adquirido pela verba do fundo fixo e
que no tenha sido aplicado em sua totalidade no atendimento
Preventivo ou Corretivo deve ser dada a entrada no almoxarifado.
E. Operao: Sempre selecionar a Operao 812 (Fundo Fixo)
F. Data de Vcto Original: Data da N.F ou C.F
G. Regime Contbil: Est amarrado ao Centro de Custo
H. Centro de Custo: No caso de compra de material devemos
selecionar o Centro de Custo Material Aplicado (2.100.09.01). Caso
os comprovantes sejam de estacionamento selecionamos o Centro de
Custo Estacionamento (2.100.03.10)
I. Insumo: No necessrio Preenchimento.
J. Quantidade: Sempre manter 1.
K. Total lquido: Valor pago efetivamente.
L. Bloco: Caso tenham em mos a Agncia do Banco ou Correios
M.











Os demais itens no precisam ser digitados.


Na aba Livro Fiscal / Frete, no campo em destaque (imagem abaixo), vamos
selecionar o modelo da Nota Fiscal (normal, eletrnica ou servio) ou se o
documento um Cupom Fiscal.


Realizado o lanamento corretamente, o responsvel pelo lanamento ir
anexar a N.F ou C.F na aba de documentos.

Dando um duplo clique em cima do campo Descrio ser possvel abrir o
anexo em seu programa padro, por exemplo, o PDF.
Aps anexar o documento dever ser alterado o Status para Em
Aprovao, onde o Gestor ir fazer a aprovao dos lanamentos.






Importante
Anotar o nmero da R.I na N.F ou C.F

Com o lanamento aprovado, o responsvel pelo lanamento ir entrar no
documento a alterar uma informao no campo Dados do Documento, ser preciso
desmarcar a opo Provisionar (em destaque).













Depois da alterao feita, preciso gerar o A.P, para isso, vamos fazer um
filtro bsico. Na tela Documentos/R.I, no campo R.I digite a R.I que deseja
consultar, como na imagem abaixo:

Clicando no filtrar, teremos o seguinte resultado:
**Novo Procedimento**
As A.P sero geradas pelo Depto. Financeiro, que passa a fazer analise dos lanamentos.
10/07/2014



Agora vamos selecionar o RI e gerar o pagamento. Para gerar o nmero de
pagamento, clicamos no cone em destaque que Gerar A.P dos pagamentos
selecionados (destaque).
Aps clicar no cone ser exibida a mensagem que a A.P foi gerada com
sucesso, da mesma forma que a R.I foi anotada na N.F ou C.F deve ser anotada a
A.P.
















Correo da A.P
Caso a gerao da A.P no tenha sido gerado no mesmo dia da R.I,
preciso fazer a correo da mesma. Para isso seguimos esses passos:
1. Acessar o Siecon no cone e depois no Submenu
AP(Agrupamento de Pagamentos)


2. Fazemos um filtro pelo nmero da AP



3. Duplo clique em cima da AP, uma nova janela ser aberta, ateno ao
destaque em Vermelho e em Verde.

a. Vamos alterar o status da A.P para Reprovado.
b. No destaque em vermelho, a data da AP deve ser igual a data do
pagamento.
c. No item em destaque em verde, a forma de pagamento ser 1
Vista.

d. Aps as alteraes vamos voltar o status para Aprovado para
pagamento.
Relatrio de acompanhamento financeiro
do Fundo Fixo

Para acompanhamento do Fluxo de Caixa do Fundo Fixo do contrato, temos
esses procedimentos.
1. Acessar o Siecon Controle Bancrio e depois no Submenu
Relatrios.
2. Selecione o Relatrio Movimento Analtico Detalhado.

3. Selecionar o perodo dos lanamentos, e depois filtrar.
4. O resultado ser o seguinte relatrio
a. Saldo Inicial
b. Valores das sadas e o saldo gasto no dia.
c. Saldo total em Conta.











Procedimento de Adiantamento ao Fornecedor

Havendo necessidade de um adiantamento (parcial ou integral) para um
determinado fornecedor, dever ser executado o seguinte procedimento.
1. Compras:
a. OF deve estar com condio de pagamento Vista.
b. A OF deve estar com o Status de Confirmada com Fornecedor ou
Confirmado com Fornecedor Direto.
c. Ateno: Prestar ateno redobrada aos Impostos, cada
imposto tem dia certo para o pagamento e no deve ser
confundido com a Antecipao de pagamento ao fornecedor.
2. Financeiro:
a. Em posse da OF, deve fazer uma RI de Antecipao e Pr-fixada.
b. O Histrico deve ser preenchido da seguinte forma: REF.
REQ<<NUM_REQ>> EMP <<NUM_EMP>>




e. Preencher corretamente o campo do Empreendimento, Empresa e
Fornecedor e Conta Corrente do Dbito.
f. No caso de um adiantamento para apenas um empreendimento,
utilizar a digitao rpida.
g. A Operao deve estar como Adiantamento ao Fornecedor
(ATENO: AO SELECIONAR A ESPCIE DE DOCUMENTO
COMO ANTECIPAO E PRFIXADA ELE SELECIONA POR
PADRO A MESMA OPERAO DA ESPCIE, PRECISO
ALTERAR)

c. No campo nmero
de documento, deve ser
adotada a seguinte
numerao
<<VL_INT>>/AAAAMMDD

d. Os campos
Contabilizar e
Proviso devem estar
desmarcados





h. O Regime Contbil deve ser alterado de Despesa para Custo
i. O Centro de Custo obrigatoriamente precisa ser Adiantamento
ao Fornecedor 2.100.05.01
j. No necessrio identificar insumo;
k. Preencher o valor;
l. Aps conferncias, o responsvel pelo lanamento deve Aprovar a
R.I.

m.








Feito esses procedimentos o Depto. financeiro dever imprimir a R.I para ser
anexada junto a O.F.


Procedimento de Baixa com adiantamento
ao Fornecedor
Como dito anteriormente, fica sobre a responsabilidade do depto. de
compras fazer o envio das O.F para os almoxarifados, e caso haja adiantamento
para o fornecedor, o mesmo dever encaminhar a R.I para os almoxarifados.
A nica alterao que existe para uma baixa com adiantamento o campo
abaixo destacado em vermelho.

Aquele campo indica que, existe um adiantamento no valor de R$
1.200,00(neste caso). Pode acontecer que para um mesmo fornecedor, exista um
saldo maior, ou seja, pode existir mais de um adiantamento que de outras O.F.
importante que junto a O.F esteja anexado o relatrio da R.I para
conhecimento do almoxarifado, e alterar o valor para o correto.
**PARTE CRITICA**
Ao preencher todos os campos e anexar a nota fiscal e boletos, o
procedimento de baixa ir abrir uma nova janela, aonde dever ser corrigido o
lanamento.
Essa a tela da retificao dos pagamentos:

O almoxarifado ento ir reprogramar os pagamentos conforme orientao
do Depto. de Compras ou descrio da Nota Fiscal.
Para os lanamentos estarem de acordo, dever ser pego o valor bruto da
Nota Fiscal e dividido pela quantidade de parcelas. (VL/PARC). No caso do nosso
exemplo o valor da Nota de R$ 2790,00. Vamos pagar em duas parcelas, uma
com vencimento dia 02/07/14 e a segunda com vencimento para o dia 04/08/14.
Ento temos duas parcelas no valor de R$ 1395,00.













Confirmada a baixa. Carimbar o nmero da R.I e despachar o documento
para o financeiro.
Para efeito de conhecimento, o Financeiro, ao analisar o lanamento ir ver
da forma abaixo.

O financeiro ir basear-se sempre pelo valor atual do documento para fazer
o pagamento da mesma forma que no relatrio ir aparecer.


Dicionrio
A.P: Agrupamento de Pagamento a quitao da R.I.
R.I: Recebimento de Insumo, nmero de controle interno do sistema, usado para
referncias de lanamentos financeiros.
O.F: Ordem de Fornecimento, o mesmo que Pedido de Compra.
N.F: Nota Fiscal.
C.F: Cupom Fiscal.
DANFE: Documento Auxiliar a Nota Fiscal Eletrnica.