GOBERNACIN DEL VALLE DEL CAUCA Ubeimar Delgado Blandn Gobernador del Valle del Cauca
Fernando Gutierrez Secretario de Salud del Valle
Adriana Rojas Giraldo Subsecretaria de Gestin de Recursos
Luz Nidia Martnez Oliveros Subsecretaria Tcnica
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EL ABC DE LAS ESTADSTICAS VITALES Versin RUAF ND
Publicacin de la Secretara Departamental de Salud Ao 3 - Nmero 003 - Diciembre 2012 Documento elaborado por el Comit Departamental de Estadsticas Vitales del Valle del Cauca: Helmer de Jess Zapata Ossa (coordinador), Secretara Departamental de Salud, hzapata@valledelcauca.gov.co Rosa Ayde Periaez Meja, Secretara Departamental de Salud, Juan Carlos Gutierrez Millan, Secretara Departamental de Salud, Rodolfo Moreno, Secretara Departamental de Salud, Margarita Quintero Lpez, DANE Regional, Mara del Pilar Murillo Cruz, DANE Regional, Erquinovaldo Milln Condado, Secretara de Salud Pblica Municipal de Cali, Silvio Duque Rodrguez, Secretara de Salud Pblica Municipal de Cali, Adriana Andrade E., Secretara de Salud Pblica Municipal de Cali, Jairo Antonio Silva Cadena, Medicina Legal, Jorge Paredes Duque, Medicina Legal, Andrea Efigenia Ramirez, Medicina Legal, Carlos Julio Sandoval, Medicina Legal Niyared Pino Sell, Registradura Nacional del Estado Civil, Daro Chamapuro, Organizacin Regional Indgena del Valle del Cauca ORIVAC, Luis Fernando Becerra Orozco, Clnica Universitaria Rafael Uribe Uribe, Sonia Consuel Londoo- Clnica Universitaria Rafael Uribe Uribe, Camilo Andres Losada Jimenez Hospital Universitario del Valle, Vanessa Ocampo Piraquive - Hospital Universitario del Valle, Ricardo Rojas Holgun- Sanidad Polica Valle, Aura Lucia Torres - Clinica de los Remedios, Paola Andrea Cardenas - Clinica de los Remedios, Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 3
Alexander Jimenez Roman - Fundacion Valle de Lili, Miriam Madrid Madrid- Fundacin Valle del Lili, Vivian Lorena Lopez Torres- Fundacin Valle del Lili Sandra Milena Ruiz Montalvo -Hospital San Juan de Dios, Luz Elena Muoz Garzon- Red de Salud de ladera ESE, Ricardo Gaviria Fernadez- Red de Salud de ladera ESE Edicin: Helmer de Jess Zapata Ossa, Coordinador Comit Departamental de Estadsticas Vitales Diana Ramrez, Comunicadora Social, Secretara Departamental de Salud Diagramacin e impresin: Imprenta Departamental del Valle del Cauca
TABLA DE CONTENIDO
Pg. PRESENTACIN ....................................................................................................................................... 5 I. MARCO CONTEXTUAL Y LEGAL DE LAS ESTADSTICAS VITALES ............................................... 7 II. ORGANIZACIN DEL SISTEMA DE REGISTRO CIVIL Y ESTADSTICAS VITALES .................. 10 III. ASPECTOS TCNICOS DE LOS REGISTROS DE LAS ESTADSTICAS VITALES ..................... 13 IV. PREGUNTAS E INQUIETUDES RELACIONADAS CON EL SUBSISTEMA DE REGISTRO CIVIL Y ESTADSTICAS VITALES ........................................................................................................ 23 V. USO DE LA INFORMACION DE LAS ESTADISTICAS VITALES VI. INTEGRACIN COMITS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA Y ESTADSTICAS VITALES .. 33 GLOSARIO ............................................................................................................................................... 36 BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................................ 37
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PRESENTACIN
El registro de las estadsticas vitales, en particular los procesos de nacimiento y muerte, permite cuantificar y describir las variables de tiempo, lugar y personas de los eventos relacionados con las muertes de los habitantes de todas las regiones de Colombia. Los datos generados tienen gran importancia en el proceso de vigilancia de los principales eventos de salud, en el diseo de planes de salud y en la distribucin de los recursos destinados para la atencin de las personas y el ambiente.
El registro de estos datos presenta problemas relacionados con su calidad, entre los que se pueden identificar la cobertura del registro de la mortalidad y de los nacimientos, incompletitud y la inoportunidad del flujo de datos.
La Secretara Departamental de Salud y las Instituciones que conforman el Comit Departamental, tienen el compromiso de realizar acciones tendientes al mejoramiento del registro de las Estadsticas Vitales, las cuales sirven de base para identificar los principales problemas de salud relacionados con los nacimientos y la mortalidad de la poblacin vallecaucana.
El documento se presenta a toda la comunidad vallecaucana que en el da tienen la responsabilidad de gestionar datos con calidad relacionados con el registro de los nacimientos y defunciones. El ABC de las Estadsticas Vitales versin RUAF (Registro nico de afiliacin), presenta informacin bsica con relacin a la forma en que opera el Comit Departamental de Estadsticas Vitales, los aspectos tcnicos y legales en el manejo del Subsistema de Estadsticas, en l se incluyen aspectos tcnicos para el funcionamiento en WEB de los nuevos certificados de nacido vivo y de defuncin, tambin se incluye un captulo ajustado de preguntas y respuestas ms frecuentes, y el uso de las estadsticas vitales en los sistemas de vigilancia en salud pblica. El ABC de las estadsticas vitales versin RUAF, se entrega a la comunidad y las instituciones responsables en el marco de la poltica pblica en salud para el Valle del Cauca, por un Valle Seguro.
Fernando Gutierrez Secretario Departamental de Salud
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AGRADECIMIENTOS
A los integrantes del Comit Departamental de Estadsticas Vitales y a las directivas de las instituciones que lo integran, que permitieron el logro de esta nueva versin del ABC, documento gua en el mejoramiento de los registros vitales.
A las directivas de la Secretaria Departamental de Salud, que han brindado el apoyo permanente a la gestin realizada por el Comit Departamental de Estadsticas Vitales y el financiamiento de esta cartilla.
A los funcionarios de las Direcciones Locales de Salud, de IPS pblicas y Privadas, de registro civil, de notariado, que asistieron a los talleres de sensibilizacin y capacitacin sobre aspectos tcnicos-legales de los nuevos registro de nacido vivo y defuncin, que con su participacin contribuyeron al captulo de preguntas y respuesta de esta cartilla.
HELMER DE JESS ZAPATA OSSA Coordinador Comit Departamental de Estadsticas Vitales
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I. MARCO CONTEXTUAL Y LEGAL DE LAS ESTADSTICAS VITALES Las Estadsticas Vitales son un sistema de informacin continua que recoge datos provenientes de todos los hechos que ocurren a lo largo de la vida de las personas, como son: nacimientos, matrimonios y defunciones, permitiendo contar con informacin que revela los cambios ocurridos en los niveles y patrones de fecundidad, nupcialidad y mortalidad entre otros usos.
La inscripcin oficial de estos hechos, la preparacin, elaboracin y transmisin de los respectivos informes, el procesamiento, presentacin y difusin de los datos se conoce con el nombre de Sistema de Registro Civil y Estadsticas Vitales. En Colombia, el sistema de Registro Civil y Estadsticas vitales lo conforman dos subsistemas:
REGISTRO CIVIL. Este subsistema registra y almacena la informacin sobre los hechos vitales con fines jurdicos y administrativos. ESTADISTICAS VITALES. Este subsistema se encarga del registro, almacenamiento de los hechos vitales: nacimientos y defunciones. La informacin recolectada es utilizada a travs de cifras estadsticas que alimentan el proceso de toma de decisiones en las diferentes entidades.
Los objetivos bsicos del subsistema de Estadsticas Vitales son:
La informacin obtenida de los certificados de nacido vivo y defuncin posibilitan la generacin de informacin en trminos de indicadores demogrficos y de situacin de salud: tasas de natalidad, mortalidad general, infantil, materna, por causas de muerte. A su vez, sirven como insumo para la elaboracin de proyecciones de poblacin, por sexo y edad; y a los planificadores les permite tener una visin ms exacta de la realidad demogrfica y de las condiciones de salud a nivel local, regional y nacional. Entre los principales objetivos del Subsistema de Estadsticas Vitales, estn: Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 8
- Mejorar la cobertura, calidad y oportunidad de la informacin de mortalidad y natalidad. - Mantener actualizada la informacin de las estadsticas vitales. - Actualizar y dar continuidad en los procesos de registro, captura y generacin de informacin para la toma de decisiones en los diferentes mbitos regionales. - Generar informacin oportuna y confiable relacionada con las estadsticas vitales. - Realizar coordinacin interinstitucional e intersectorial para el mejoramiento de las estadsticas vitales.
En el mejoramiento tecnolgico del sistema en el marco del RUAF ND Mdulo de Registro nico de Nacimientos y Defunciones
Afiliacin que incluye el registro de las estadsticas vitales, se han adicionado los siguientes objetivos:
Aprovechar la tecnologa y hacer uso del internet existente en el pas, para propender por un proceso Oportuno y de mayor calidad. Ampliar el cubrimiento registrando un mayor nmero de hechos vitales en el Sistema. Garantizar un buen diligenciamiento de los certificados de nacido vivo y de defuncin. Trabajar en conjunto con los sistemas relacionados del Ministerio de la Proteccin Social MPS, Registradura, Notariado y Medicina Legal, en un solo proceso de informacin.
Obligatoriedad del registro de los hechos vitales
La obligatoriedad del registro de un hecho vital es la premisa bsica en todo sistema de informacin. Cuando la Inscripcin no es obligatoria sino voluntaria, los registros y las estadsticas no podrn ser completos ni exactos. Dada la importancia fundamental de la obligatoriedad de los registros de hechos vitales, la OMS OPS y otros organismos internacionales han incorporado como un principio o norma para observar el desarrollo de un pas, tomar la informacin proveniente del Sistema en mencin. Uno de los aspectos ms importantes de la obligatoriedad es su alcance nacional. En virtud de esta disposicin, todo hecho vital que ocurra dentro del territorio nacional debe ser registrado y de ah es posible obtener estadsticas nacionales desagregadas en sus diferentes niveles de composicin poltico administrativa.
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Marco legal de las Estadsticas Vitales El Subsistema de Estadsticas vitales esta normado por la siguiente reglamentacin:
Ver Anexo de Excel. (Normas Estadsticas Vitales, seria para colocarlas en tabla).
Resolucin 1171 de 1997, emanada del Ministerio de Salud la cual Reglamenta la certificacin mdica con la expedicin de los certificados de nacido vivo y de defuncin para lo cual autoriza al personal de salud, como las enfermeras, auxiliares de enfermera y promotores de salud para diligenciar los certificados en aquellas reas del pas donde no exista profesional mdico ni en Servicio Social Obligatorio. Resolucin 1346 de 1997, emanada del Ministerio de Salud por la cual se adopta el Manual de principios y procedimientos nicos para la expedicin de los certificados de nacido vivo y de defuncin.
Resolucin 03114 de agosto de 1998, que crea los Comits de Estadsticas vitales en las direcciones territoriales de salud, con el objetivo de coordinar la distribucin y recoleccin de los certificados; velar por el cumplimiento de las labores de crtica al diligenciamiento de los mismos; mejorar la calidad, cobertura y oportunidad de la certificacin mdica.
Decreto 955 de ao 2002, mediante la cual se crea la Comisin Intersectorial de Gestin de las Estadsticas Vitales como rgano consultivo y asesor, Responsable de la planeacin, ejecucin, implantacin, seguimiento, supervisin y evaluacin del sistema. Realizar las modificaciones y ajustes de los diferentes procesos.
Circular externa conjunta 0081 del 2007, emanada del Ministerio de la Proteccin Social y DANE, por medio de la cual se informa a los ajustes de los certificados de Nacido Vivo y Defuncin como parte del mejoramiento tecnolgico.
Circular Externa No 064 del 2008, emanada del Ministerio de la Proteccin Social por medio de la cual se asignan las responsabilidades en el proceso de implementacin de la automatizacin de los certificados de Nacido Vivo y Defuncin.
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II. ORGANIZACIN DEL SISTEMA DE REGISTRO CIVIL Y ESTADSTICAS VITALES La organizacin del Sistema de Estadsticas Vitales se lleva a cabo mediante la conformacin de Comits Nacionales, Departamentales, Municipales e institucionales que tienen como funcin contribuir al mejoramiento del registro mediante la coordinacin tcnica, el asesoramiento y la capacitacin.
Estos comits en su orden territorial, son: Comisin Intersectorial de Gestin de las Estadsticas Vitales. Comits de Estadsticas Vitales de las Direcciones Territoriales (Departamentales y Municipales). Comits de Estadsticas Vitales de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, IPS.
Comisin Intersectorial de Gestin de las Estadsticas Vitales Es un rgano consultivo y asesor, con el propsito de fortalecer y mantener el Sistema de Registro Civil y Estadsticas Vitales.
Integrantes: La comisin est conformada por:
El Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadstica, DANE, o su delegado, quien la presidir. El Ministro de Salud, o su delegado. El Registrador Nacional del Estado Civil, o su delegado. El Superintendente de Notariado y Registro, o su delegado, El Director del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, INML y CF, o su delegado. El Director del Instituto Nacional de Salud, INS, o su delegado. El Director del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, o su delegado. El Director del Departamento Nacional de Planeacin, DNP, o su delegado. El Director de profamilia, o su delegado. El jefe de cuerpo tcnico de Investigacion CTI de la Fiscalia, o su delegado. Los comits de estsdisticas vitales en las direccione.
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Los Comits de Estadsticas Vitales de las Direcciones Territoriales Son un equipo de trabajo interinstitucional e intersectorial conformados por las diferentes instituciones comprometidas en el sistema de Registro Civil y Estadsticas Vitales. Estn encargados de gestionar la informacin de los certificados de nacido vivo y de defuncin en el mbito territorial, las coberturas y calidad de notificacin mnimas necesarias para el buen registro de estos hechos vitales. Sus objetivos son: Coordinar la entrega, distribucin y recoleccin de certificados de nacido Vivo y de defuncin. Velar por el cumplimiento de las labores crticas al diligenciamiento de los certificados que deben realizar las instituciones Prestadoras del Servicio de Salud y las Direcciones Territoriales de Salud. Mejorar los indicadores de Calidad, Cobertura y Oportunidad de la Certificacin, tanto en nacimientos y Defunciones. Integrantes: Los Comits de Estadsticas Vitales estn conformados por. Un representante del DANE Regional o Subsede si existiere. Un representante de las Oficinas de Registro Civil. Un representante del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Dos representan por las Direcciones Territoriales de Salud: Uno por el Area de Epidemiologia, quien lo presidir, y otro por informacin y Estadistica. La participacin de los representantes del sector salud ser de carcter obligatorio. En el departamento del Valle del Cauca, adicional a los representantes de las instituciones antes mencionadas que tienen delegacin territorial, estn como invitados especiales permanentes la Secretaria de Salud Municipal, Hospital Universitario del Valle, Fundacin Valle del Lili, COMFENALCO-UNILIBRE, POLICLINICA, Clnica de los Remedios; y se invitan aquellas instituciones que el comit considere pertinente, segn sea el caso. Adems se tiene representantes de las comunidades agremiadas atreves de ORIVAC y ACIVA RP. El comite del Municipio de Santiago de Cali comenz articuladamente con el comit Departamental a partir del 2011, por medio de acta de conformacin, el comite comenz a sesionar de manera independiente al comit Departamental. En el resto de los municipios del Departamento se han creado los comits de Estadsticas Vitales, los cuales tienen las mismas funciones del mbito local. A la Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 12
fecha se han creado y tiene diferente grado de desarrollo, est pendiente actualizar esta informacin. Los Comits de Estadsticas Vitales de las IPS. En las diferentes instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, IPS, el Comit de Estadsticas Vitales est conformado por las mismas personas que participan en el Comit de Vigilancia Epidemiolgica. Funciones de los Comits de Estadsticas Vitales 1. Velar por el estricto cumplimiento de los objetivos del Comit.
2. Apoyar la capacitacin permanente del personal de salud y administrativo, en el diligenciamiento y en el cumplimiento de procedimientos de expedicin de los Certificados de Nacido Vivo y de Defuncin.
3. Establecer mecanismos para la revisin y seleccin de los Certificados que presenten problemas en su diligenciamiento, con el fin de evaluar la irregularidad y tomar acciones correctivas del caso.
4. Asumir la investigacin en aquellos casos, en que un Certificado reportado como perdido aparezca posteriormente diligenciado.
5. Solicitar la Enmienda Estadstica de los Certificados de Defuncin, cuando sea del caso.
6. Establecer el mecanismo de bsqueda activa de informacin de nacimientos y defunciones a nivel de las oficinas de Registro Civil, Cementerios y Parroquias, para complementarla a nivel territorial.
Responsabilidades de las instituciones que integran los Comits de estadsticas Vitales: INSTITUCIN RESPONSABILIDADES DANE CENTRAL Edita e imprime certificados, distribuye, consolida, procesa, produce cifras oficiales y divulga la informacin. DANE TERRITORIAL Distribuye, critica, codifica, graba, procesa, retroalimenta y participa en el Comit de Estadsticas Vitales. DIRECCIONES TERRITORIALES DE SALUD Capacita, distribuye, recibe, realiza control administrativo, garantiza la cobertura, la oportunidad y la calidad, preside el Comit de Estadsticas Vitales Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 13
IPS PBLICAS Y PRIVADAS Aseguran el correcto diligenciamiento precrtica y devolucin de los certificados de nacido vivo y de defuncin.
III. ASPECTOS TCNICOS DE LOS REGISTROS DE LAS ESTADSTICAS VITALES Cul es el proceso de distribucin y recoleccin de los certificados de nacido vivo y de defuncin? El siguiente diagrama presenta la forma fsica y automatizada del proceso de recoleccin de la informacin, el cual finaliza en la consolidacin, depuracin y la difusin de las cifras de nacimientos y defunciones. En el anexo No. 3.1 (Se realizo Ajuste al Flujograma, falta organizar las imgenes) se complementan los flujogramas para el proceso de diligenciamientos. Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 14
Cmo se diligencian los certificados? Con el mejoramiento tecnolgico, los certificados de Nacido Vivo y Defuncin sern diligenciados en WEB, para conocer de manera inmediata el hecho vital ocurrido, se espera contar con el 100 % de los certificados diligenciados, y disminuir el subregistro. En aquellas zonas del pas donde no se puedan contar con un registro en lnea los certificados se diligenciarn en fsico.
El certificado de Nacido Vivo y Defuncin antecedente para registro Civil (Anexos No. 1 y No. 2 Son Iguales mejorar imgenes) deben ser diligenciados en letra de imprenta, clara y legible, Con Hora Militar, sin borrones, y enmendaduras. No utilizar nmeros romanos, abreviaturas o siglas, en ninguno de los espacios del Certificado. Es indispensable hacer las indagaciones necesarias para obtener la informacin completa y veraz, pues todos los datos son importantes para las Direcciones Territoriales de Salud y para el Sistema Nacional de Registro Civil.
El certificado de Nacido Vivo debe ser diligenciado en su totalidad, de los numerales 1 al 40. Algunas de las variables tienen respuestas precodificadas que deben ser llenadas nicamente con una equis (X) seleccionando una sola opcin, mientras que otras exigen que se escriba la informacin.
Para el diligenciamiento del Certificado de Defuncin es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: el certificado de defuncin en caso de muerte Natural debe ser diligenciado, en su orden, por el mdico tratante o mdico no Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 15
tratante; Acorde con las circular 0019 del 2007 y ley 23 del 1981, que obliga tanto al mdico como a entidades prestadores de Salud a diligenciar el certificado. Para los casos de muerte No Natural, el Certificado debe ser llenado nicamente por l mdico legista o mdico rural, en las reas del pas donde estos asumen dichas defunciones (Ver Anexos 3.3 a 3.4). El certificado de defuncin est conformado por cinco partes a saber: (1) Informacin general, (2) Defunciones fetales o de menores de un ao (3) Defunciones de mujeres en edad frtil, (4) Muertes violentas y (5) Causas de defuncin para todos los casos. La primera y ltima parte (causa de defuncin) son de diligenciamiento obligatorio en todos los certificados, las tres restantes se diligenciarn en los casos definidos en cada uno de ella. Para efecto de garantizar la calidad, brindar confiabilidad y evitar duplicidades, los certificados se hallan prenumerados con un nmero consecutivo de 8 dgitos ms un ltimo nmero dgito de chequeo (algoritmo).
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Cules son los aspectos tcnicos y requerimientos para que una institucin empiece el proceso en lnea?. 1. Recibir capacitacin por parte de DLS o DDS. 2. Diligenciar la Ficha de Evaluacin Institucional. 3. Enviar Diligenciada la Ficha de Evaluacin Institucional a DDS rea de estadsticas vitales. Quienes enva el Ministerio de la Proteccin Social para su respectiva asignacin de clave. 4. Cada institucin es responsable de asignacionde claves a sus respectivos mdicos. 5. Reclamar Certificados de antecedentes de nacido Vivo y Defuncin en las DLS de su municipio. Mini Manual Inicio Rpido Nuevas Funcionalidades-Versin 9 de Diciembre del 2010, del Ministerio de Salud y Proteccin Social.
En este Documento se encuentra una rpida y sencilla descripcin de las nuevas funcionalidades activas del aplicativo de Nacimiento y Defunciones.
Cmo se registra las causas de muerte en el certificado de defuncin.? Para esta informacin se utiliza el modelo internacional del certificado mdico de defuncin de la OPS/OMS, el cual permite seleccionar la causa bsica de la defuncin y producir estadsticas de mortalidad comparables entre los diferentes pases.
La causa bsica de muerte se define como: La enfermedad o lesin que inici la cadena de acontecimientos patolgicos que condujeron directamente a la muerte y en su caso, las circunstancias del accidente o violencia que produjo la lesin fatal.
Esta informacin slo puede ser diligenciada por un mdico, quien est en mejor posicin que cualquier otra persona para decidir qu causa patolgica condujo directamente a la muerte, y para sealar las enfermedades antecedentes, si existen y dieron lugar a dicha causa.
El modelo utilizado consta de dos partes:
Parte I: Consta de cuatro renglones (a, b, c y d) donde debe aparecer un solo diagnstico o trmino en cada uno de ellos: Causa Directa: Mecanismo o estado fisiopatolgico que produjo la muerte directamente (Renglon a). Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 17
Causas Antecedentes: Estados Morbosos, si existiera alguno, que produjo la causa consignada en el rengln a, mencionndose en el ltimo lugar, la causa bsica o fundamental Rengln b: Se utiliza cuando l mdico considere que la causa informada en a), se debi o fue originada por una causa previa. Rengln c: Se llena cuando l mdico considere que en la defuncin estuvieron involucradas tres causas, de modo que la registrada en rengln a), se debi a la informada en el rengln b), y esta a su vez fue originada por la causa que se escribe en el rengln c). Rengln d: Se llena cuando l mdico considere que en la defuncin estuvieron presentes cuatro causas, de modo que la registrada en rengln a), se debi a la registrada en rengln b), est a su vez fue originada por la que se escribe en rengln c) y esta a su vez fue originada por la que se escribe en el rengln d). De esta manera, la causa bsica, registrada en l ltimo rengln de la parte I, es la que origina a las mencionadas arriba de ella.
No es estrictamente necesario llenar todos los renglones de la parte I. Si la causa que aparece en a), describe por completo la defuncin y no se debi a ninguna otra causa antecedente, en este caso deje en blanco los renglones b), c), y d).
Parte II: Se debe anotar cualquier otro u otros estados patolgicos importantes que en opinin del mdico, pudieron contribuir a la muerte, pero que no estuvieron relacionados con la causa bsica informada en la parte I, renglones a), b), c), y d).
La columna tiempo aproximado entre el comienzo de cada causa y la muerte (minutos, horas, das, semanas, meses o aos), ayuda al mdico a establecer correctamente la cadena de acontecimientos que condujeron a la muerte y facilita al codificador la seleccin de la causa bsica de la defuncin. La causa que aparece en a), tendr menos tiempo que la de b), la de c) y d).
En los casos de muerte fetal, o de menores de 28 das se deben anotar en a) y b) las causas propias del feto o recin nacido y en c) y d) las causas maternas.
Ejemplos para el Buen Diligenciamiento de las Causa De Defuncin.
Ejemplo 1.
Paciente adulto, gnero Femenino con antecedente de Hipertensin Arterial, que presenta de manera sbita cefalea intensa, cifras tensinales 240/140 y posterior hemiparesia izquierda, prdida de conciencia y paro cardiorespiratorio
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Se diligencio de la siguiente Forma: . Mal Diligenciado Bien Diligenciado a: Hipertensin Arterial A: Hipertensin Endocraneana b: Hematoma Intraparenquimatoso Talamico. B:Accidente Cerebrovascular c: Edema Cerebral maligno C: Crisis Hipertensiva D Hipertensin Arterial
Ejemplo 2.
Mal Diligenciado Bien Diligenciado A: Hipoxia B: Hipoperfusion C: hipotensin D: Choque Mixto
En este caso, no es claro cul es la causa bsica o la enfermedad que tena el paciente que lo llevan a un estado de perfusin inadecuada de los rganos.
Ejemplo3 Mujer con 38 semanas de gestacin, quien presenta infeccin urinaria y posterior ruptura prematura de membranas, taquicardia fetal y Fiebre materna. Se atiende parto vaginal obtenindose recin nacido que presenta falla respiratoria y fallece.
Ejemplo 4. Hombre de 66 aos que fue atropellado, probable manera de muerte accidente de trnsito. Sin ms datos. Se realiza Necropsia.
Mal Diligenciado Bien Diligenciado A: Encefalopatia A: Herniacin cerebral B: Trauma craneoencefalico B: Hematoma epidural C: Accidente de Transito C: Trauma craneoenceflico D: Politraumatismo contuso
En este caso, el accidente de trnsito no es causa sino manera de muerte, adems se debe especificar sobre el atropello, si la vctima Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 19
atropellada era peatn, ciclista o motociclista y sobre el atropello si este fue por carro, moto, bicicleta u otro tipo de vehculo, en el numeral 41.
Ejemplo 5. Hombre de 75 aos, probable manera de Muerte accidente de trnsito. Como Ocurri el hecho: Contundente
Mal Diligenciado Bien Diligenciado A: Hipertensin Endocraneana A: Hipertensin Endocraneana B: Hematoma Epidural B: Hematoma Epidural C: TCE Severo C: Trauma craneoenceflico severo. D: Trauma contuso en cabeza
En este caso para las muertes violentas, se debe clarificar sobre el tipo de accidente de trnsito la condicin tanto de la vctima como del victimario, en las causas de muerte, no se deben utilizar abreviaturas.
Ejemplo 6. Hombre de 31 aos, probable manera de muerte. Homicidio Como Ocurri el Hecho: Baleado.
Mal Diligenciado Bien Diligenciado A: Hipovolemia A: Hemotorax Masivo B: Herida de rganos y Vasos B: Herida Cardiaca. C: Herida por Proyectil C: Lesin por proyectil de arma de fuego D: De Arma de Fuego
En este caso se debe especificar los rganos del cuerpo comprometidos
NO SE DEBEN UTILIZAR SIGLAS PARA DESCRIBIR CAUSA DE DEFUNCIN.
TRMINOS DIAGNSTICOS MAL DEFINIDOS ENCONTRADOS EN EL APLICATIVO RUAF ND. Este es un listado de los algunos trminos que NO deben ser utilizados en las causas de defuncin de los certificados. ACTIVIDAD ELCTRICA SIN PULSO BAJO GASTO CARDIACO CAQUEXIA CHOQUE Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 20
CHOQUE CARDIOGENICA CHOQUE DISTRIBUTIVO CHOQUE HIPOVOLEMICO CHOQUE MIXTO CHOQUE REFRACTARIO COMA PROLONGADO CRISIS HIPOXICA DETERIORO NEUROLGICO DISFUNCIN ORGNICA MLTIPLE DISNEA FALLA CELULAR FALLA DE BOMBA FALLA MULTIORGNICA FALLA MULTISISTEMICA FALLA RESPIRATORIA FALLA VENTILATORIA HIPO PERFUSIN CEREBRAL HIPOXEMIA HIPOXIA HIPOXIA TISULAR BITO FETAL PARO CARDIORRESPIRATORIO PARO RESPIRATORIO SNDROME CONSTITUCIONAL SNDROME DE RESPUESTA INFLAMATORIA SNDROME PARANEOPLASICO TRASTORNO ACIDOBASE TRASTORNO QUE AFECTA EL MECANISMO DE LA INMUNIDAD
Cules son los requisitos para el traslado de cadveres (va area, terrestre)? Para el traslado areo fuera del territorio nacional: 1. Oficio dirigido a la Secretara Departamental de Salud en el que la Funeraria solicita permiso para transportar el cadver. 2. Registro Civil de la defuncin. 3. Constancia de embalsamamiento de cadver. 4. Autorizacin de la Embajada. 5. Oficio de la Funeraria dirigida a la Estacin de Polica Antinarcticos. 6. Oficio de la Fiscala General de la Nacin Seccional, dirigido a Medicina Legal en caso de muerte por causa externa. 7. Constancia de la Fiscala General de la Nacin Seccional. 8. Certificacin de Necropsia en los casos requeridos. 9. Licencia de inhumacin expedido por la autoridad municipal. 10. Fotocopia del documento de identidad del fallecido.
Para el traslado terrestre: Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 21
Cuando hay necesidad de trasladar el cadver entre municipios, para ser enterrado se debe diligenciar el formato de traslado de cadveres. El municipio que va a efectuar la inhumacin (entierro), es quien debe expedir la licencia respectiva, previo registro notarial en el municipio donde ocurri el evento.
Qu hacer en caso de prdida de un certificado de nacido vivo o de defuncin para el registro civil del hecho? En caso de prdida de un certificado de nacido vivo o de defuncin, la institucin de salud que conoci del hecho validara la informacin suministrada por el solicitante (Nombre, Cedula de Ciudadana, Fecha del hecho vital, entre otros) y deber imprimir desde el RUAF ND el Antecedente para el registro civil del hecho vital.
Bajo ningn motivo se podr expedir un nuevo certificado por este hecho, con el fin de evitar duplicidad de informacin en el componente estadstico y fraudes en el componente jurdico.
Las personas responsables de firmar la constancia en su orden son: - El mdico que certific el hecho vital. - El estadstico de la institucin - La persona a quien se le haya delegado esta funcin
La constancia es nica y exclusivamente para que se pueda efectuar la inscripcin en el registro civil.
En caso de prdida de un certificado la institucin de salud que conoci del hecho deber expedir una constancia del mismo con base en la historia clnica del paciente fallecido o de la madre en el caso del nacido vivo, en dicho documento se debe escribir el nmero del certificado expedido, bajo ningn motivo se podr expedir un nuevo certificado por este hecho, con el fin de evitar duplicidad de informacin en el componente estadstico y fraudes en el componente jurdico. Las personas responsables de firmar la constancia en su orden son: - El mdico que certific el hecho vital. - El estadstico de la institucin - La persona a quien se le haya delegado esta funcin
La constancia es nica y exclusivamente para que se pueda efectuar la inscripcin en el registro civil.
Qu hacer en caso de prdida de un certificado de nacido vivo o de defuncin por parte de una IPS?
Comment [J1]: Revisar-----------NIYRED PINOHay que realizar denuncio por perdida Comment [J2]: Revison para fiscali- reistraduria Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 22
En caso de que el certificado este en blanco, la IPS deber colocar denuncio por la prdida del certificado.
En caso de que el certificado ya este diligenciado en la IPS, se deber imprimir desde el RUAF ND el Antecedente para el registro civil del hecho vital, sin necesidad de realizar denuncio por perdida segn el artculo 30, del decreto 0019 de 2012 ( Ley Antitramite) En el evento que fuese diligenciado expedir una constancia del mismo con todas las variables, incluyendo el nmero serial, basndose en la historia clnica del fallecido o de la madre para el caso del nacido vivo. En ningn momento podr expedir un nuevo certificado por este hecho, con el fin de evitar duplicidad de informacin en el componente estadstico, y fraudes en el componente jurdico.
Una vez realizado este trmite enviar toda la documentacin al nivel respectivo en el rea de salud.
Est determinada por ley la entrega de copias de los certificados de nacido vivo o de defuncin a quien lo requiera?
Solo la institucin de salud que conoci del hecho podr expedir copia del certificado de antecedente para el registro civil. Bajo ninguna circunstancia, los Secretarios Municipales, Empresa Social del Estado, la Secretara de Salud Departamental y el DANE estn autorizados para expedir copias de los certificados de Defuncin y Nacido Vivo (Certificado Estadstico o Parte larga), de acuerdo con la ley 79 de octubre de 1993, articulo 5 y Decreto 1633 de junio 11 de 1960, Artculo 75.
Segn lo citado en este Artculo, la informacin recolectada mediante el Sistema de Estadsticas Vitales no tiene ningn valor judicial o fiscal y no est autorizada la expedicin de copias u originales de los Certificados de Defuncin o de Nacido Vivo, como tampoco certificados sobre datos en particular, lo anterior por tener carcter confidencial. En caso de requerir informacin particular sobre el hecho vital, se sugiere acudir a las instancias responsables del sistema de registro civil tales como la Registradura o Notaras, que segn lo establecido en el Decreto 1260/70, son las entidades responsables de suministrar documentos vlidos para cualquier trmite de ndole legal. Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 23
IV. PREGUNTAS E INQUIETUDES RELACIONADAS CON EL SUBSISTEMA DE REGISTRO CIVIL Y ESTADSTICAS VITALES.
PREGUNTAS Y RESPUESTAS 1. Definir qu es persona? Dentro del marco jurdico-legal. R// La existencia legal de toda persona principia al nacer, esto es, al separarse completamente de su madre (Art. 90 Cdigo Civil).
2. Cul de los nmeros que aparece en el Registro Civil es el que identifica a la persona, el que aparece a la izquierda que viene con letras o el de la derecha?.
R//Se toman en cuenta los nmeros que figuran en la parte derecha que consta de 11 dgitos para los antiguos y se conoce como NIP y a partir de 1998 los nuevos NUIP que constan de 10 dgitos y se asignan desde el nacimiento, este nmero est ubicado en la parte superior izquierda del documento de Registro Civil. Por lo tanto no se debe considerar el nmero del serial del Registro Civil ubicado en la parte superior derecha como el nmero de identificacin personal.
3. Qu debemos hacer cuando la persona estando registrada, no aparece en los archivos de las oficinas de registro civil?
R/ a) Cuando el ciudadano presenta una copia del Registro Civil, la oficina de Registro Civil debe reconstruir este folio. b) Cuando la persona no dispone de una copia de Registro Civil, debe proceder a registrarse en cualquier oficina de registro Civil ( Notaria o Registraduria), previa presentacin de los requisitos.
4. Por solicitud escrita se pueden corregir los errores ortogrficos o los errores que saltan a la vista ejemplo: Markos Marcos; Olga Olag ; Mara Mra?
R/ Cuando es error mecanogrfico del funcionario del Registro Civil de Notara o Registradura, previa verificacin de los antecedentes, se hace sustitucin de folio. Comment [J3]: Revision de Niyared Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 24
Si en el momento de elaborar el registro, se identifica el error se procede a anularlo y realizar un nuevo folio.
5. NUIP - aplica para registro civil? Tarjeta de identidad? Cdula?.
R/ El NUIP o nmero nico de identificacin personal inicia su aplicacin en todo el pas a partir del 1 de marzo de 2004, y aplica para registro civil, tarjeta de identidad y cdula de ciudadana, acorde con la edad del inscrito.
6. Qu es la licencia de inhumacin o cremacin?
R/. La licencia es un permiso sanitario de carcter obligatorio, requerido para inhumar o cremar un cadver.
7. Cmo se har la conversin progresiva de los 10 dgitos de la cdula y registro civil? R/ Esta conversin es en forma progresiva, en la actualidad se hace con respecto a los Registros que se inscribieron desde 1998 y que era alfanumrico. En la actualidad la gran mayora de menores ya cuentan con esta conversin.
8. En el certificado de nacido vivo, cules son los datos esenciales y sobre los cuales no debe haber tachaduras o enmendaduras para que estos no se rechacen?
R/ Para efectos de la inscripcin en el registro civil, los datos bsicos son: Da, Mes, Ao nacimiento, lugar nacimiento, sexo del menor, entidad que atendi el parto, nombre de la madre en lo posible la identificacin de la misma. Para efecto de informacin estadstica, se requiere el diligenciamiento total del certificado de nacido vivo.
9. Qu pasa con los apellidos de un nio que su padre falleci antes de registrarlo, pero la madre aporta la Partida de Bautismo donde aparece hijo de ...... y de ...., es decir los datos del padre (nombre y apellidos) y adems nos aportan fotocopia del certificado de defuncin? Lleva o no el apellido del padre?
R/ Para que el menor lleve el apellido del padre fallecido, la madre debe aportar la partida o registro civil de matrimonio, adjuntando la partida de bautismo del menor. No es necesario adjuntar documentos adicionales. Si no son casados, se debe realizar un proceso judicial.
10. Cundo las bases de datos son devueltas a la Secretara de Salud Municipal, no est la informacin completa, qu hacer? Es decir, la base de datos del DANE anexa los registros sin nombres y apellidos del fallecido.
R/ La razn es que la informacin est amparada por la Ley 79 de 1993, Artculo 5, sobre reserva estadstica.
Comment [J4]: El grupo considera que esta pregunta no es pertinente, ya que se encuentra digitalizado por el aplicativo Comment [J5]: EL grupo considera que esta pregunta no es viable. Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 25
11. Persona adulta se registra por primera vez y tiene cdula cul es su nmero de NUIP? R/ Es el nmero de su cdula de ciudadana.
12. La partida de bautismo es antecedente para Registro Civil?
R/ Este documento es vlido siempre y cuando est certificado por la Cancillera de la Iglesia que presenta el documento.
13. Cuando la madre registra el nio con el padre y despus ella hace otro registro como madre soltera sin informar que existe este registro, cul de los dos es vlido? y qu hacer para anular el otro.
R/ Jurdicamente se debe solicitar la vigencia del registro civil correspondiente al padre que reconoce al menor y solicitar la anulacin del otro registro.
14. Los fines de semana, quin elabora los certificados de traslado de cadveres? R/ En cada uno de los municipios, las Alcaldas deben garantizar la prestacin de este servicio de manera continua.
XX La Fiscala puede solicitar la exhumacin de un cadver?
R/. Existe licencia de exhumacin y la expide Salud Pblica. En caso de muerte natural puede ser solicitada por los familiares del fallecido o a quien hayan delegado cuando no hay claridad sobre la causa de la muerte, luego de esto la Fiscala la ordena y la practica la Polica Judicial. Art. 217 Ley 906 de 2004.
15. Un fallecido por causa externa residente en un municipio donde no existe unidad local de Medicina Legal, por ejemplo Pradera y Medicina Legal Palmira le expide el certificado de defuncin, qu oficina debe expedir el formato traslado de cadveres para que se expida la licencia de inhumacin por parte del Municipio de Pradera?
R/ En Pradera no se realizan necropsias, por esto los cadveres son llevados a Palmira, sitio en el cual se realiza necropsia y el cuerpo es devuelto a Pradera, para el traslado de cuerpos se requiere la respectiva cadena de custodia como evidencia probatoria que es el cuerpo. El certificado defuncin es expedido en Palmira dado que en esta unidad local se practican las necropsias del municipio de Pradera, los documentos de traslado intermunicipal del occiso son diligenciados por la Secretaria de Salud de cada municipio, en este caso le correspondera a la Secretaria de Salud Municipal de Palmira y la licencia de inhumacin se expedir en Pradera, municipio donde se va a sepultar.
16. Cul es el control para las casas funerarias y qu pasa con los rganos internos derivados de la preparacin de los cadveres? Comment [J6]: OJO organizar enumeracin y revisin de FISCALIA Comment [J7]: En gurpo considera que esta pregunta se debe eliminar, por ser casos particular, adems hay nuevas preguntas Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 26
R/ las casas funerarias son controladas por las Secretaras de Salud Pblica Municipal, para los requisitos formales se tiene como norma la Ley 9/79. Los cuerpos al ser preparados se les introducen sus propios rganos, lo anterior por la facilidad para el cierre de los cuerpos. Es de anotar que Medicina Legal no prepara cuerpos, slo realiza el cierre esttico, las preparaciones son hechas en las funerarias.
17. Cul es el trmite para inhumar una parte anatmica de una persona? R/ El mdico debe diligenciar solicitud escrita a la secretara de salud correspondiente, especificando la parte del cuerpo a inhumar, aclarando la causa de la amputacin con los datos de identificacin del paciente.
18. Con referencia a las muertes naturales Domiciliarias Quien debe certificar la Defuncin?
R/ El mdico deber previa inspeccin fsica de cadver y con el apoyo de Historia Clnica, Pruebas de laboratorio o Interrogatorio a Familiares certificar todos los casos de muertes naturales, segn Decreto 1171 de 1997 de Minsalud, Circular 0019 del 2007 del Ministerio de la Proteccin Social, ley 23 del 1981 Cdigo de tica Medica y la ley 9 de 1979 cdigo Sanitario Nacional. Con excepcin de las muertes Sbitas contempladas en el decreto 786 de 1990
19. Cuando la causa de la muerte es en estudio, cunto tiempo hay que esperar para obtener el diagnstico final por parte de Medicina Legal y cmo codificamos estas causas?
R/ En muchos casos es necesario esperar los estudios toxicolgicos, los cuales por cuestiones logsticas pueden tardar hasta ms de seis meses. Una vez conocido el resultado, Medicina Legal debe realizar un documento de enmienda estadstica determinando la causa y enviarla a la entidad de Salud correspondiente.
20. Cuando la fecha de defuncin de Fiscala y Medicina Legal no coinciden, cul se toma? y si esto se presenta para algn problema posterior?
R/ En los casos de no coincidencia se debe verificar la informacin, pues se puede tratar de un error del forense o del fiscal, el dato aportado por el forense es generalmente ms exacto, pues determina la fecha basado en los cambios post- mortem. Es de anotar que hay muchos casos de muertes en los cuales la fecha de defuncin es una aproximacin.
21. Por qu hay Municipios que exigen la licencia de inhumacin y el traslado de cadaver a la vez, se debe unificar?
R/ Dentro del Departamento del Valle, solo se exige la licencia de traslado, y fuera del departamento se pueden exigir ambos documento Son dos procesos diferentes, uno para inhumar y otro para trasladar. Comment [J8]: Considera que se debe eliminar Comment [J9]: El comit considera que se debe Eliminar, ya que se encuentra en el al abc y las paguinas del MPs Comment [J10]: EL comit considera que se debe eliminar. Comment [J11]: En el capitulo # 3 esta las instrucciones para traslado de cadveres terrestre y areos, por lo cual consideramos que se debe elimnar Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 27
22. No est claro qu es primero: Cual es el paso a seguir despus de tener el certificado de defuncin? el registro en Notara o la licencia de inhumacin expedida por el nivel local?.
R/ Se solicita la licencia de inhumacin, cremacin o traslado, dado que al realizarla se pueden encontrar algunos errores en nombres, lugar, fecha de muerte, entre otros; si se encuentran errores se proceder a solicitar las correspondientes correcciones a la entidad que diligencio el certificado de defuncin y luego va a Registradura o notara (Ver anexo 3.3 y 3.4)
23. Qu mecanismos se pueden establecer para que los sepultureros no entierren cadveres sin la respectiva licencia de inhumacin? R/ Establecer controles por los entes responsables, en este caso Registradura y Salud Pblica.
24. Qu se debe hacer o tramite a seguir cuando el certificado antecedente de nacido vivo no corresponde con la madre del menor por suplantacin de identidad?
R/ Al tener conocimiento de este hecho la IPS o quien atendi el evento, de oficio debe denunciar esta suplantacin de carcter averiguatorio (Fiscala), y no se puede realizar el registro civil de nacimiento hasta que se haya proferido el fallo y se determine quin es el titular del documento, para realizar la modificacin en el certificado de antecedente de nacido vivo
24.1 Qu se debe hacer o tramite a seguir cuando el certificado antecedente de defuncin no corresponde con la persona fallecida?
R/ Al tener conocimiento de este hecho la IPS o quien atendi el evento, de oficio debe denunciar esta suplantacin de carcter averiguatorio (Fiscala), HAY QUE TENER EN CUENTA QUE LAS MUERTES NATURALES SOLO TIENEN 48 HORAS PARA SU INSCRIPCION EN EL REGISTRO CIVIL DE DEFUNCION!!!. De lo contario debern acudir ante la autoridad competente para solicitar permiso de inscripcin.
25. Las funerarias estn autorizadas para elaborar certificados de defuncin? R/ No, este procedimiento es competencia del sector salud.
26. Qu se debe hacer cuando un nio nace y poco despus muere? R/ Se deben diligenciar los certificados de nacido vivo y de defuncin, para proceder posteriormente a la inscripcin en el registro civil. No se debe considerar este caso como muerte fetal. (Ver definiciones).
27. Con relacin a los certificados de nacido vivo diligenciados desde el ao 2000 que no han sido entregados, cunto tiempo se deben guardar en la Institucin, Comment [J12]: Se debe eliminar segn el comite Comment [J13]: Elminar segn EE..EE deptal Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 28
se deben enviar a la Secretara de Salud? (Este caso es slo para los certificados que se encuentran guardados). R/ Todos los certificados deben fluir al DANE a travs de las secretaras de salud con una periodicidad mensual, la demora en el envo constituye falta disciplinaria.
28. Por qu hay diferentes instituciones que solicitan copias del CNV o CD para los diferentes trmites administrativos legales (pensiones seguros liquidaciones)?. R/ Los documentos requeridos deben ser el registro civil de nacimiento o de defuncin.
29. Paciente que es referido a un nivel de superior complejidad y fallece en ese centro asistencial, posteriormente es trasladado a la ciudad de origen, quin debe diligenciar el certificado de defuncin y expedir la licencia de inhumacin? R/ El certificado de defuncin es expedido por la institucin donde muere la persona. La licencia de inhumacin donde ser sepultado el cadver.
30. Las autoridades no tienen control estricto sobre los traslados de cadveres o no conocen qu documentacin deben exigir en carretera para el traslado? R/ El control sobre esta situacin es competencia de las alcaldas.
31. Cules son las variables sujetas a enmienda? R/ Las variables contenidas en el documento de enmienda estadstica. Ver anexo.
32. Una mujer embarazada que vive en Pradera y realiz sus controles prenatales en Pradera, pero naci en Palmira dnde se le diligencia el certificado de nacido vivo?. Para datos estadsticos sobre la natalidad de los Municipios y el DANE, a qu Municipio se le anota este nacimiento?. R/ El certificado se diligencia donde fue atendido el parto. El formulario dispone de las variables para identificar sitio de residencia y sitio de ocurrencia.
33. Es necesario registrar en la colilla de nacido vivo las variables talla y peso? R/ Esta informacin es necesaria para la parte de vigilancia en salud pblica y se consigna en el certificado de nacido vivo. En el caso del certificado antecedente de nacido vivo para el registro civil, estos datos no son necesarios.
34. Qu hacer con las defunciones de extranjeros no nacionalizados? R/ A los residentes no nacionalizados se les puede realizar el procedimiento establecido. En el caso de extranjeros indocumentados se realiza el mismo procedimiento, sin embargo, lo que puede suceder es que se presenten vacos legales frente a sucesiones o compromisos con los pases de origen. Todas las defunciones en el territorio nacional se deben registrar en el sitio donde ocurrieron los hechos.
35. En el certificado de defuncin tem 22 y en el tem 31 de nacimiento, relacionados con el tipo y nombre de la entidad administradora de salud, cmo se puede verificar los tems respectivos de las entidades?. R/ Se debe solicitar al familiar, el respectivo carn de afiliacin de la persona registrada. Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 29
36. En el nuevo sistema de estadsticas vitales RUAF, la informacin que se registra a travs de la WEB puede consultarse a travs de archivos en Excel? R/ S se puede consultar generando archivos en el Excel, pero slo de la informacin a la cual tenga permiso el usuario. Por ejemplo: La IPS slo podr consultar informacin de su institucin; La DLS slo la informacin del municipio y as sucesivamente.
37. Por qu en el certificado de nacido vivo, no figura en la casilla del usuario el nombre de la institucin que lo atendi? R/ Las instrucciones que se han impartido a las personas del estado civil, llmense notariado o registradura es la fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, en lo posible la hora, el sexo y los nombres y apellidos de la madre con su identificacin completa en el certificado de nacido vivo.
38. En el nuevo sistema RUAF para el manejo de las Estadsticas Vitales, la muerte fetal se va a considerar independientemente de la edad gestacional? R/. S. Esta definicin no ha cambiado desde que se implement el uso de la Codificacin Internacional de Enfermedades CIE X para Colombia en el ao 1997, concepto que se aclara en el volumen II, pgina 130.
39. La enmienda estadstica va a seguir funcionando? R/ S. La enmienda estadstica es el documento que sirve para corregir o aclarar inconsistencias del certificado de defuncin.
40. Las secretaras aun estn entregando certificados antiguos. Se van a seguir utilizando los dos? R/ S. Se est dando aplicabilidad a la circular externa conjunta del Ministerio de Proteccin Social-DANE, N 0081 de noviembre 13 de 2007, la cual dice no obstante lo anterior, las instituciones que cuenten con los formatos anteriores, debern agotar sus existencias.
41. En el nuevo certificado de defuncin quin codificar las causas bsicas de muerte? R/ Esta funcin sigue siendo responsabilidad del DANE.
42. Estar disponible el aplicativo RUAF para ser instalado en las IPSs privadas? R/ S. Ser un proceso gradual que empezar con las IPS pblicas y terminar con las IPS privadas en el perodo comprendido entre el 2008 y el 2011.
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V. USO E IMPORTANCIA DE LA ESTADSTICAS VITALES
El anlisis de la situacin de salud en una localidad es un proceso dinmico a travs del cual, se logran aproximaciones cada vez ms cercanas al conocimiento y la comprensin del perfil epidemiolgico local, siempre y cuando involucre a los actores sociales durante su desarrollo.
La elaboracin de planes para intervenir los problemas especficos en los cuales se quieran establecer resultados a alcanzar, requiere una mayor profundizacin en el conocimiento y anlisis de ellos: sus relaciones causales, sus determinantes, sus consecuencias e implicaciones, sus alternativas de solucin, etc., para lo cual se utilizan diversos tipos de informacin como herramientas para documentar el anlisis.
La informacin puede ser obtenida de diferentes fuentes que son cada vez ms accesibles culturalmente a las comunidades. Esta informacin de carcter cuali- cuantitativo requiere para analizarla, del manejo y conocimiento de algunas herramientas consideradas bsicas para tal propsito, de ah que: La informacin permite valorar los problemas de salud, mediante la utilizacin de medidas que describen la situacin inicial y hacen posible la determinacin de metas a las que se quiere llegar (situacin final o situacin deseada). Estas medidas permiten realizar evaluaciones parciales o finales para identificar los avances en el tiempo, de acuerdo a las estrategias de intervencin ejecutadas.
Objetivos 1. Estandarizar la informacin de estadsticas vitales nivel nacional 2. Servir como documento antecedente para el registro civil de nacimiento o defuncin 3. Disponer de informacin estadstica en: Insumo demogrfico (Natalidad, Mortalidad x Sexo x rea geogrfica) Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 31
Construccin de indicadores de natalidad/fecundidad, tasas de mortalidad general/especfica Clculo de proyecciones de poblacin Denominador para clculo de cobertura de servicios Poblacin de base para planeacin territorial/sectorial Insumo para elaborar perfil epidemiolgico Clculo de proyecciones de poblacin 4. Insumo para evaluar programas de salud pblica
Adems, suministrar informacin base para: 5. Proporcionar conocimientos acerca de las herramientas bsicas tiles en el anlisis epidemiolgico. 6. Desarrollar habilidades para hacer una lectura crtica de los indicadores de salud y bienestar. 7. Motivar a los responsables de los procesos de las estadsticas vitales para que apliquen los conocimientos adquiridos y de esta manera contribuir en la transformacin de la realidad de sus servicios de salud. 8. Proveer algunas tcnicas y procedimientos que permitan realizar el diagnstico de salud, que sirva de sustento tcnico en la toma de decisiones
Fuentes de informacin. Dado el concepto integral de la salud, son muchas las fuentes de informacin de que disponen los servicios con el fin de conocer la problemtica de su rea de influencia; merecen especial importancia los datos censales, los registros de estadsticas vitales como la natalidad, mortalidad, morbilidad y las generadas a travs de las actividades de las instituciones de salud. El conocimiento de los problemas y necesidades implica un esfuerzo institucional necesario para una adecuada orientacin de las instituciones.
Cuando se quieren medir los problemas de salud, uno de los principales aspectos a definir es: de dnde se obtendr la informacin? El conocimiento oportuno, veraz y completo de las caractersticas de poblacin, depende de la informacin estadstica que se tenga, lo que genera un mayor o menor conocimiento de la situacin de salud de la comunidad. Adicionalmente, es necesario tener en cuenta la calidad de la informacin pues de ella dependen la validez y confiabilidad de los indicadores que se construyan.
Registro de hechos vitales La importancia de las estadsticas vitales est en la visin dinmica de la poblacin que complementa la visin esttica del CENSO, adems son la principal fuente de datos para la elaboracin de tasas e ndices demogrficos y la base para otros estudios socioeconmicos, culturales, biolgicos y de salud pblica. Est constituido bsicamente por el Registro de Nacidos Vivos, Matrimonios, Divorcios y Defunciones, los cuales deberan funcionar siempre, muy ligados al sistema sanitario, de tal manera, que esta informacin estuviera fcilmente disponible para el anlisis epidemiolgico. Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 32
En algunas localidades se han logrado avances importantes, de tal manera que todos los certificados de defuncin de las muertes ocurridas dentro de sus lmites, pasan por la institucin sanitaria respectiva y sta a su vez, cuenta con los mecanismos adecuados para su procesamiento y anlisis.
Cuando esto ocurre, se dispone de un reporte de mortalidad oportuno, muy til como instrumento de negociacin con otros sectores y para ejecutar adecuadas medidas de vigilancia epidemiolgica.
Con la informacin de nacidos vivos, generalmente se presentaban dificultades, debido a que el registro de nacimientos se realizaba en las notarias, hoy en da esta situacin ha cambiado significativamente y se tiene un mayor control, ms del 95% de los nacimientos son atendidos en instituciones de salud por personal calificado. El nmero de nacidos vivos es necesario para el clculo de indicadores como las tasas de fertilidad, fecundidad, mortalidad materna e infantil, muy importantes para la administracin de la salud pblica. El registro de defunciones con frecuencia funciona centralizadamente en las cabeceras municipales o en los organismos de carcter oficial, la informacin es disponible de acuerdo a las variables de los certificados de defuncin.
Aspectos demogrficos Las estadsticas vitales le proporcionan a La demografa insumos necesarios para analizar la composicin y distribucin de la poblacin, los cambios en sus componentes y las proyecciones de cambios en el futuro, todos estos elementos son necesarios para orientar la administracin de los servicios de salud, pues muchos de las variables relacionados con la fecundidad, mortalidad y morbilidad se relacionan con la estructura de la poblacin.
Transicin demogrfica Mediante la generalizacin de principios por medio de los cuales se analizaban cambios sucesivos de la fecundidad y la mortalidad se ha desarrollado una tipologa o modelo de las etapas o estadios de crecimiento de la poblacin.
La transicin de la economa agrcola a una industrial ha favorecido el desarrollo de los niveles de vida de la poblacin, generando cambios en los niveles de fecundidad y mortalidad que a su vez han afectado la estructura de la poblacin. En este proceso de cambio, casi todas las naciones han pasado por un estado intermedio de duracin variable en el cual los niveles de mortalidad son inferiores a los de la fecundidad, dando origen a marcados aumentos y cambios en las cifras de poblacin. Un alto nivel de fecundidad asociado a una disminucin de la mortalidad genera poblaciones jvenes con ndices de dependencia altos (pases subdesarrollados), al disminuir la fecundidad y la mortalidad se produce un aumento de la poblacin en edad adulta disminuyendo los ndices de dependencia (pases desarrollados).
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VI. INTEGRACIN COMITS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA Y ESTADSTICAS VITALES 1
Caso Probable de Meningitis Bacteriana por Meningococo en Palmira Valle del Cauca, Mayo de 2006
RESUMEN
Segn las recomendaciones de los organismos internacionales, OPS y OMS, la accin de los Comits de Estadsticas Vitales y Vigilancia Epidemiolgica se debe integrar para sumar esfuerzos en los procesos de obtencin del dato y su anlisis, de esta forma obtener una informacin de calidad que facilite la planeacin de las actividades en salud.
Los Comits de Estadsticas Vitales fueron creados en las Direcciones Territoriales de Salud e incorporados a los Comits de Vigilancia Epidemiolgica mediante la Resolucin del Ministerio de la Proteccin Social 03114 de 1998; como resultado de este trabajo conjunto entre el Comit de Estadsticas Vitales del Departamento del Valle del Cauca y el Comit de Vigilancia Epidemiolgica de la Empresa Social del Estado Antonio Nario presentamos el siguiente caso clnico, que deja una experiencia de gran valor para la accin en salud, en nuestra regin.
El municipio de Palmira Valle del Cauca es una regin endemoepidmica para meningitis; de varios aos atrs, se vienen presentando casos espordicos de meningitis viral y bacteriana, los cuales no se han podido caracterizar debido a la carencia del recurso de laboratorio diagnstico especializado; estos brotes se definen como espordicos al no existir la evidencia de un nexo epidemiolgico. La distribucin de los casos en el grupo de edad 5 a 20 aos, es un indicador predictivo de epidemia y es til al futuro para reconocer estos eventos en su comienzo.
En el mes de mayo de 2006 un joven escolar de 15 aos presenta signos y sntomas de probable meningitis bacteriana por meningococo, con dos contactos sintomticos de 17 y 7 aos de edad tratados con xito en la Clnica Santa Isabel de Hungra de Palmira y Rafael Uribe Uribe de Cali; 51 contactos no sintomticos entre profesionales de la salud, familiares, escolares y poblacin en general, situacin emergente de alto riesgo para la comunidad urbana de esta ciudad, y las Unidades Hospitalarias mencionadas.
Paciente atendido inicialmente en la Clnica Santa Isabel de Hungra en Palmira en donde se presentaron fallas en el proceso de Notificacin Obligatoria y manejo, siendo remitido posteriormente a la Clnica Rafael Uribe Uribe donde fallece, inmediatamente despus de su ingreso.
1 Comit de Vigilancia Epidemiolgica Empresa Social del Estado Antonio Nario. Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 34
La accin de los diferentes actores fue cuestionada: Medicina Legal no realiza necropsia Mdico-legal siendo solicitada, se encontraba en paro laboral. La Secretaras de Educacin y Salud Municipales en Palmira, en donde se encontraron varios establecimientos escolares en deficientes condiciones sanitarias, foco de estas epidemias.
RECOMENDACIONES
En los casos sospechosos o probables de meningitis bacteriana la investigacin de campo debe realizarse en las primeras 48 horas de diagnosticado el caso, para identificar la presencia de sintomticos y sus contactos. En el control de la meningitis bacteriana, especialmente la enfermedad meningocccica se requiere un alto nivel de sospecha en el personal de salud, para realizar el diagnstico y manejo oportuno de estos casos. La quimiprofilaxis para el segundo grupo, no debe ser masiva, puesto que tiene criterios definidos exclusivamente para los contactos estrechos. En el caso de domicilios colectivos como internados, cuarteles, guarderas, cuando comparten un mismo cuarto, debe realizarse con rifampicina o ciprofloxacina. La profilaxis antibitica se indica para el personal de salud que haya tenido contacto con secreciones del paciente, como es el caso de las maniobras de resucitacin. Lograr la accin conjunta interinstitucional para sumar esfuerzos, especialmente en el estudio oportuno de los casos, para lograr la identificacin del agente, su serotipificacin y as orientar las acciones pertinentes, como la vacunacin en la poblacin a riesgo, segn el caso. En los diferentes planes de mejoramiento inherentes al caso, se solicita la revisin de los Protocolos y Guas de atencin como la notificacin oportuna a las Secretaras de Salud y entidades administradoras a travs del diligenciamiento completo de la ficha epidemiolgica por parte del mdico, como la realizacin de auditoras para su cumplimiento Flujograma en Notificacin Obligatoria Anexo. Fuente de Informacin: Comit Vigilancia Epidemiolgica ESE AN
Notacin: UPDG: Unidad Primaria Generadora de Datos SSPD: Secretara de Salud Pblica Departamental INS: Instituto Nacional de Salud MPS: Ministerio de la Proteccin Social OPS: Organizacin Panamericana de la Salud OMS: Organizacin Mundial de la Salud CDC: Centro para el Control de Enfermedades
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GLOSARIO
1. NACIDO VIVO: Producto de la concepcin, que independientemente de la duracin del embarazo, respira o da cualquier otra seal de vida. No importa si el producto es o no viable, si hubo o no intento de aborto o si su peso es menor o mayor de 500 gr. 2. DEFUNCION FETAL: Muerte de un producto de la concepcin antes de la expulsin o extraccin completa del cuerpo de su madre, independiente de la duracin del embarazo. Toda defuncin fetal debe registrarse en el Certificado de Defuncin. 3. ABORTO: Terminacin del embarazo con la expulsin o extraccin de un embrin o feto muerto, es decir que no respira ni da otra seal de vida, antes de las 22 semanas de gestacin y que pese menos de 500 gramos. 4. MORTINATO: Incluye las muertes fetales de los productos del embarazo de ms de 500gramos y ms de 22 semanas de gestacin hasta el nacimiento. 5. MORTALIDAD PERINATAL: Muerte que ocurre entre las 22 semanas (500 gramos) a los 7 das post-parto. 6. PERIODO NEONATAL: Perodo que comienza en el nacimiento y termina a los 28 das despus del nacimiento. 7. NEONATAL PRECOZ: Defunciones que ocurren durante los primeros 7 das completos de vida. 8. NEONATAL TARDIO: Muertes que ocurren a partir del octavo da, hasta 28 das completos. 9. MORTALIDAD MATERNA: Defuncin de una mujer durante el embarazo, el parto o durante los 42 das siguientes a la terminacin del embarazo, independiente del sitio o del tiempo de duracin de este. Excluye de esta clasificacin las muertes ocasionadas por accidentes, envenenamientos y homicidios. 10. MORTALIDAD MATERNA TARDIA: Muerte materna que ocurre entre los 43 das siguientes a la terminacin del embarazo, hasta los 365 das del mismo, por causas obsttricas directas o indirectas. 11. MORTALIDAD MATERNA GLOBAL: Incluye la mortalidad materna y la mortalidad materna tarda.
ABC ESTADSTICAS VITALES Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 37
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ABC ESTADSTICAS VITALES Gobernacin del Valle del Cauca Secretara Departamental de Salud 40
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