Vous êtes sur la page 1sur 7

Procedimiento Crditos y Cobranza

1. Objetivo

El objetivo del presente documento es definir las funciones y responsabilidades del
personal involucrado en los procesos de Crditos y Cobranzas de OSTIM S.A.

2. Alcance

El procedimiento comprende las siguientes actividades principales:
Coordinacin con el vendedor tanto de mostrador como de campo, para la
aceptacin de un crdito
Coordinacin con el cliente para evaluar el crdito
Coordinacin con el cliente y/o vendedor para ejecutar la cobranza

3. reas involucradas:

Las reas involucradas en el procedimiento son:
Jefatura de Logstica (incluye Almacenes)
Jefatura de Contabilidad
Jefatura de Ventas
Jefatura de Crditos y Cobranzas

4. Sobre la definicin de responsabilidades:

Se detallar a continuacin las actividades que debern realizarse para el ptimo
desarrollo del proceso en mencin (Ver flujo del proceso en el anexo 01):

4.1. Sobre la recepcin de los documentos del cliente

En el sector automotriz es muy comn la venta al crdito, segn el histrico
de las ventas que la empresa ha presentado en el tiempo tenemos un 50%
de ventas al crdito vs. un 50% de contado, por lo que tenemos que hacer
que las ventas al crdito sean cobrables de acuerdo a las condiciones de
venta, caso contrario no generara los beneficios planeados por la empresa.

Es el cliente el principal interesado en obtener una lnea de crdito en la
empresa, por coordinara con el vendedor que lo atiende o con el
departamento de Crditos los documentos necesarios para acceder a dicha
lnea. En las zonas de atencin al cliente se cuenta con una relacin clara de
los documentos que se deben presentar para analizar su posible lnea de
crdito, informacin que tambin puede ser proporcionada y con mayor
detalle por el departamento de crditos y cobranzas (los telfonos de dicho
departamento figura en todos los documentos que la empresa emite: boleta,
factura, nota de crdito, etc).

Una vez que el cliente cuente con todos los documentos necesarios este se
acercar con la solicitud de crdito debidamente llenada y una fotocopia de
los documentos necesarios para solicitar el crdito y se los entregar al
vendedor de mostrador. Los documentos a presentar son:
Copia del registro Sunat RUC
Copia de los tres ltimos pagos de la declaracin jurada del IGV
Estados Financieros de la empresa (EEFF) del ltimo ao y al ltimo mes
(Balance y Estado de Prdidas y Ganancias)
Ultima declaracin jurada de los impuestos a la renta
Licencia de funcionamiento del local
Contrato de alquiler, titulo o autovalo del local de la empresa
Ultimo recibo de luz o agua cancelado del local comercial y domicilio del
titular
LE. DNI del titular y de las personas autorizadas para el pago
Copia de tres facturas de proveedores.
Algn otro documento que el departamento crea necesario

Una vez que el vendedor de mostrador tenga todos los documentos
otorgados por el cliente, estos sern entregados tan pronto como sea
posible al rea de Crditos para su evaluacin, siendo el plazo mximo el
final del da en curso.

En el caso de vendedores de campo o externos, sern ellos los encargados
de remitir las fotocopias fsicas de los documentos al rea de Crditos o por
va courier si son de provincias.

Con el propsito de mantener siempre actualizada la informacin de los
clientes actuales (aumentar o limitar su lnea de crdito), los vendedores
externos sern los encargados de proporcionar informacin de los clientes al
rea de Crditos o los vendedores de mostrador cuando realicen visitas a
sus clientes. Los datos ms relevantes a proporcionar son (es recomendable
actualizar como mnimo cada 3 meses la informacin de los clientes ya que
al ser muchos de los clientes negocios pequeos su permanencia en el
tiempo no est asegurada):
Cambio de razn social del cliente
Variacin de direccin del cliente
Cambio de Telfono o lnea telefnica adicional
Nueva persona de contacto en el caso de una nueva administracin, etc.

Aprovechando la cercana que la fuerza de ventas externas tiene con el
cliente, se aprovechar para que ellos realicen el recojo/entrega de cheques,
recojo/entrega de letras a clientes, a pesar que no sean los suyos, no
implicando esto que se tenga que descuidar la funcin principal del vendedor
que es el de realizar ventas; es decir el vendedor colaborar con el
departamento de Crditos y Cobranzas, en la medida que esto no ponga en
riesgo la normal realizacin de sus actividades.

Los documentos a presentar debern ser los exigidos por el rea de Crditos
caso contrario no se proceder a analizar el crdito, con lo que se estara
retrasando la aprobacin del crdito. En caso falte algn documento
requerido que no sea imprescindible, el encargado del rea de Crditos
deber coordinar directamente con el cliente a fin que este complete los
documentos a la brevedad posible.

5.1.2. Sobre el anlisis de los documentos

El encargado de Crditos recibir los documentos del cliente y proceder a
revisarlos, para lo cual puede tomar como inputs o referencias los siguientes
contactos:
Informacin del cliente contenida en el sistema de la empresa: tiempo de
antigedad trabajando con nuestra empresa, constatar que no mantenga
deuda vencida con la empresa o es mas que en el pasado se hayan
tenido problemas de tipo judicial con dichos clientes.
Vendedores de campo y de mostrador que estn en contacto directo con
el mercado.
Personal del rea de Cobranzas (cobradores de campo).
Entidades que cuentan con informacin o record de pago de los clientes,
tales como Certicom o Infocorp, verificando en ellas la deuda que
mantenga el cliente con terceras empresas o empresas del sector
financiero
Pginas amarillas y/o pginas blancas para verificar si los nmeros
telefnicos indicados son los correctos (pgina Web)
Sunat para verificar la puntualidad en el pago de sus obligaciones as
como tambin verificar al representante legal, la fecha de funcionamiento
del local.
Realizar llamadas a los telfonos, proveedores, clientes, personas de
contacto sealadas en los documentos y verificar los puestos que estas
ocupan.

Adems, es de vital importancia que el encargado de Crditos realice una
verificacin in situ o de campo para comparar que lo mencionado en los
documentos figure fsicamente, con ello podr:
Evaluar y verificar la ubicacin del inmueble zona comercial o residencial,
as como s es propio o alquilado
Nmero de personas que laboran en la empresa y cumplimiento en el
pago a los mismos
Personas encargadas del retiro y pago de mercadera
Movimiento comercial entrada y salida de mercadera
Mercadera en stock o si tiene otros locales o depsitos

Se verificar en todo momento la veracidad de los documentos as como de
as firmas respectivas, las cuales pueden ser comparadas con documentos
histricos que la empresa mantiene de clientes antiguos, caso contrario
recurrir a una entidad mas confiable como lo es la RENIEC.

De acuerdo a la informacin analizada anteriormente el encargado de
Crditos definir la aprobacin o no del crdito realizando la firma de los
documentos respectivos: firma y sello del rea de Crditos en el
documento respectivo. Incluir adems la fecha de aprobacin del
crdito as como la forma de pago acordada con el cliente letra, cheque,
etc.; para ello es una buena referencia consultar a los funcionarios de
banco con los que la empresa trabaja a fin de verificar que los
documentos de pagos emitidos por dicha empresa son aceptados.
Deber indicar adems la lnea de crdito otorgada, la forma ms usual
de determinarla es el 30% de las ventas mensuales promedio de dicha
empresa (valor venta). Toda esta informacin deber ser registrada en el
sistema Flexline por el encargado de Crditos.

En esta parte del proceso el rea de Crditos deber realizar una
coordinacin bastante cercana con el rea comercial (Vendedores de
mostrador y de campo), ya que de acuerdo a la forma de pago y el
periodo otorgado se debern realizar modificaciones en la aplicacin de
descuentos al momento de realizar al venta y el cliente haga uso de su
lnea de crdito.


Actualizacin de informacin de clientes
En caso el cliente haya presentado variaciones en sus datos (ventas,
apertura de nuevos locales, etc.) se redefinir la lnea de crdito del cliente si
el caso as lo amerita. Es responsabilidad del rea de Crditos el realizar
peridicamente visitas a clientes que antiguamente compraban a crdito y a
la fecha no lo hacen, y ofrecerle una lnea de crdito en los casos que
despus de haber realizado una revisin minuciosa de los datos del cliente
as lo amerita. Los documentos a presentar son los mismos de un cliente
nuevo o se puede excluir aquellos que el encargado de Crditos as lo
determine.

Nota:
El proceso de evaluacin de clientes nuevos o actualizacin de la lnea
de crdito de un cliente ya existente no debe exceder los 5 das hbiles.
En el caso de aceptacin de un cliente para ventas al crdito, la
encargada de crditos enviar una comunicacin escrita al cliente, tal
como la que aparece en el anexo 2.

5.1.3. Sobre la coordinacin de cobranza con el cliente

En caso el rea de Crditos haya aprobado la procedencia del crdito, entonces se
coordinar con el rea de Cobranzas para gestionar al cliente a la fecha de su
vencimiento, para ello el encargado de Cobranzas coordinar con las siguientes
personas el recojo o entrega de ttulos valores (cheques, letras, etc.):
Visitas del propio encargado de Cobranzas al cliente
Vendedores de campo o externos
Personal de la empresa responsable de realizar el despacho de mercadera a
los dems locales de la empresa o a clientes o usuarios finales.
Alguna persona de la empresa que pueda apoyar en ese momento

Diariamente el encargado del rea de Cobranzas har entrega de los reportes de
las cobranzas a realizar por los cobradores de campo de acuerdo a:
Vencimiento de la deuda del cliente
Cobertura o zona geogrfica
Otro (refinanciamiento, etc)

Al final del da los cobradores entregarn al departamento de Cobranzas con copia
al gerente general la planilla de cobranzas realizadas en el da; esta informacin
ser ingresada al sistema Flexline para actualizar el estado de cuenta corriente de
los clientes.

De acuerdo a las cobranzas realizadas por el encargado de Cobranzas en el
tiempo, este deber realizar peridicamente (cada 15 das) un reporte para la
gerencia general o administrativa en el que consten las cobranzas realizadas as
como las que a la fecha estn vencidas, sustentando dicha informacin con toda la
documentacin que el caso amerite; asimismo y de manera mensual se calcular el
ndice de morosidad del mes en curso. Un grfico comparativo acumulado de
meses anteriores permitir un mejor entendimiento del desempeo de dicha rea.

El encargado de Cobranzas mantendr contacto con clientes de lima y provincias a
travs de llamadas telefnicas, envo de estados de cuenta corriente del cliente por
fax o correo electrnico en los siguientes momentos:
La primera comunicacin se realizar una semana antes que se venza su
deuda, en este momento el tenor ser de recordacin; ya que existen clientes
que realizan el pago de su deuda antes de la fecha de su vencimiento,
depositando el dinero en las cuentas corrientes que aparecen en los
documentos de pago de Ostim. Ello permitir que la encargada de Cobranzas
pueda actualizar el estado de cuenta corriente del cliente.
La segunda comunicacin se realizar apenas el cliente no haya cumplido con
el plazo establecido para el pago el tenor ser de exigir lo acordado. Si la
encargada lo considera necesario se acompaara de una carta en la que se
indique que de no realizar el pago correspondiente la empresa informar a las
principales entidades recaudadoras de informacin financiera.
La tercera comunicacin y agotados los pasos anteriores, la empresa a travs
del encargado de Cobranzas comunicar al cliente que su deuda ha pasado a
nuestros abogados quienes realizarn la cobranza coactiva correspondiente.

Tratamiento documentario de Cobranzas

Una vez que las letras de los clientes hayan sido aceptadas por la empresa, se
derivar a los bancos con los cuales tenemos relacin comercial (planilla), para lo
cual el encargado del rea de Crditos realizar las coordinaciones necesarias.

Cada vez que se emita facturas al crdito con condicin de Letra, tanto en Lima
como en provincias, se especificar de manera clara en una carta las facturas que
incluyen dichas letras. Si el pedido es para provincias se adjuntar copia de la gua
de remisin del transportista, en la cual se incluya el sello de la agencia de
transporte, nombre y firma de la persona que recibi la mercadera.

En cuanto a las facturas al crdito generadas en el da, el encargado de Cobranzas
coordinar con el Departamento de Almacn y Caja para que al final del da en
curso se hagan llegar al rea de Crditos dichos documentos, de acuerdo a los
requerimientos siguientes, caso contrario al responsable se le penalizar con una
multa de 5.00 nuevos soles:
Las facturas de provincias debern tener adjuntas las guas de despacho y la
confirmacin de recepcin de la mercadera por parte del cliente (VB de la
empresa de transporte).
En el caso de la recepcin de mercadera de clientes de Lima, las facturas
debern contar con la firma y DNI de la persona que recibe la mercadera, si
personal de la empresa deja mercadera al cliente, las facturas debern contar
con el sello de la empresa receptora, nombre y firma de dicha persona.

Falta detallar el caso de cheques.

5.1.4. Sobre la comunicacin con el cliente sobre el rechazo del crdito

En caso la peticin de crdito haya sido desaprobada por el rea de Crditos y el
vendedor no desee avalar al cliente por no tener seguridad en dicha venta, este
proceder a comunicar al cliente sobre su rechazo (personalmente, por telfono o
fax), indicndole de manera clara las razones del rechazo las cuales pueden ser
entre otras razones (Ver formato 3):
No cuenta con los documentos necesarios
Fraudulencia de los documentos
Tiene deuda vencida con la empresa o excede la lnea de crdito otorgada por
la empresa, etc.

5.1.4. Sobre la coordinacin de cobranza con el cliente

En el caso que el crdito haya sido rechazado por el rea de Crditos y dada la gran
confianza existente entre el vendedor y el cliente, e1 vendedor puede hacerse
responsable de la cobranza de dicha venta, para lo cual realizar la firma de los
documentos respectivos.
En el caso de los vendedores de mostrador la venta que avalarn no puede ser
mayor al sueldo que perciben en el periodo de 02 meses.
En el caso de vendedores externos o de campo la venta que avalarn no puede
ser mayor a la comisin promedio que recibieron en los 02 meses pasados.
Si despus de haber gestionado la cobranza al cliente y este no paga; entonces
la deuda vencida se le descontar al vendedor de acuerdo a las negociaciones
a las que llegue con la empresa (nmero de partes a descontar) y se le repondr
tan pronto el vendedor haga que el cliente pague. En el caso de vendedores de
mostrador el descuento podr ser realizado a travs de planilla y en partes
fraccionadas, en el caso de los vendedores de campo o externos esto se
realizar reteniendo las liquidaciones a pagar.



5. VIGEENCIA

El presente procedimiento tiene vigencia desde la fecha en que se realice la
aprobacin de la misma, hasta el momento en que se efecte un cambio o
modificacin de versin, la cual deber ser comunicada oportunamente a los
involucrados.

Los encargados de cada una de las reas involucradas tienen la responsabilidad de
comunicar y hacer cumplir el procedimiento entre sus subordinados, una vez que
ste haya sido aprobado.

NOMBRE CARGO FIRMA
WALTER
MARTINEZ/MARITZA
VSQUEZ
COORDINADOR DE ALMACN

CARLOS TORRE
COORDINADOR DE
CONTABILIDAD

MAGDALENA
HUIDOBRO
COORDINADOR DE CRDITOS
Y COBRANZAS

JULIA ORTIZ/MARIELA
PEA
COORDINADOR DE VENTAS DE
MOSTRADOR

DARO CNDOR
COORDINADOR DE SISTEMAS
DE INFORMACIN

AUGUSTO NOVOA
CHVEZ
GERENTE DE
ADMINISTRACIN Y FINANZAS

OSCAR TICACALA M. GERENTE GENERAL