Guia Metodologica para El Seguimiento Al SGC

GRUPO DE PLANEACION
GUIA METODOLOGICA PARA EL SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Y EL DESEMPEO

DE LOS PROCESOS

Departamento Nacional de Planeacin
Bogot, 2011
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP
GUIA METODOLOGICA PARA EL SEGUIMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Y EL
DESEMPEO DE LOS PROCESOS
Cdigo: RD-G01
Fecha: 10-09-2010
Pgina 2 de 19 Versin: 4

GRUPO DE PLANEACION

TABLA DE CONTENIDO

Pg.

1 OBJETIVO ............................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE ................................................................................................................................................ 3
3 REFERENCIAS NORMATIVAS .............................................................................................................. 3
4 DOCUMENTOS ASOCIADOS ................................................................................................................ 3
5 DEFINICIONES ....................................................................................................................................... 3
6 SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ............................ 4
6.1 RESPONSABILIDADES FRENTE A LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO ................................ 4
6.2 APLICACIN DE LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO ............................................................... 5
6.3 REGISTROS GENERADOS POR LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO .................................... 5
6.4 CARACTERISTICAS DE LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO................................................... 5
7 MEDICIN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD................................... 5
7.1 ATRIBUTOS DE UN INDICADOR ........................................................................................................... 6
7.2 INFORMACIN DE ENTRADA ............................................................................................................... 6
7.3 FORMULACIN DE INDICADORES ...................................................................................................... 7
7.3.1 Identificar el objetivo del indicador ..................................................................................................... 7
7.3.2 Identificacin del tipo o naturaleza del indicador ............................................................................... 7
7.3.3 Identificacin de la(s) variable(s) del indicador ................................................................................. 8
7.3.4 Definicin de parmetros de comparacin ........................................................................................ 9
7.3.4.1 Rango ...................................................................................................................................... 9
7.3.4.2 Meta ....................................................................................................................................... 10
7.3.5 Definicin de la periodicidad ............................................................................................................ 10
7.4 FUENTE DE DATOS DE INDICADORES ............................................................................................. 10
8 ESTRUCTURA DE LA HOJA DE VIDA DE INDICADOR ..................................................................... 11
8.1 DEFINICIN DE LOS RESPONSABLES DE LA MEDICIN Y EL ANLISIS .................................... 12
8.1.1 Responsable de la medicin ............................................................................................................ 12
8.1.2 Responsable del anlisis ................................................................................................................. 12
9 SEGUIMIENTO AL DESEMPEO DE LOS PROCESOS .................................................................... 13
9.1 ESTRUCTURA PARA LA MEDICIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ........................... 13
10 SEGUIMIENTO A LA GESTIN A TRAVS DE LA PLANEACIN INSTITUCIONAL ........................ 16
11 REVISIN DE INDICADORES ............................................................................................................. 16
12 PRESENTACIN DE INFORMES ........................................................................................................ 17
13 PUBLICACIN DE INFORMACIN ...................................................................................................... 17
14 HOJA DE VIDA DE INDICADOR .......................................................................................................... 18

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Fecha: 10-09-2010

GRUPO DE PLANEACION

1 OBJETIVO

Proporcionar una herramienta que facilite el seguimiento y medicin del Sistema de Gestin de Calidad y los
procesos.

2 ALCANCE

Esta gua orienta el seguimiento y medicin del Sistema de Gestin de Calidad as como los procesos asociados a
este, mediante indicadores y/o herramientas de seguimiento. Debe ser aplicada por los Lderes de proceso, los
responsables de registrar y actualizar las hojas de vida de indicadores y el Administrador del Sistema.

3 REFERENCIAS NORMATIVAS

Ley 42 de 1993
Ley 872 de 2003
Decreto 4110 de 2004
Resolucin 1601 de 2008
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009
Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2008
Modelo Estndar de Control Interno-MECI

4 DOCUMENTOS ASOCIADOS

Proceso Documentacin de los sistemas de gestin-GC-DS
Proceso Seguimiento a los sistemas de gestin-MC-RD.
Subproceso acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-RD-AP.
Lineamientos para la elaboracin y control de documentos de los sistemas de gestin del DNP-DS-L01
Lineamientos para el control de registros de los sistemas de gestin del DNP-DS-L02.
Proceso Formulacin y seguimiento a la planeacin institucional-DE-PI.
Gua para la formulacin y seguimiento de la Planeacin Institucional-PI-G01

5 DEFINICIONES

Economa: nivel en el que se gestionan los recursos financieros de manera razonable.

Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
1

Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
1

Efectividad: medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el
manejo de los recursos utilizados y disponibles.
1

1
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009

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Herramienta de seguimiento: mtodo, medio o mecanismo a travs del cual se efecta control a los
procesos, con el fin de evaluar su desempeo en un momento determinado e identificar posibles
desviaciones.

Indicador: expresin cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado del objeto a evaluar en un
momento determinado, con relacin a rangos establecidos.

Medicin: actividades desarrolladas para evaluar el Sistema de Gestin de Calidad o los procesos a travs
de indicadores o cualquier otro instrumento que permita establecer el grado de utilizacin de los recursos, el
logro de los objetivos propuestos y su impacto.

Oportunidad: la informacin del desempeo del indicador debe estar disponible y actualizada en forma
inmediata.

Seguimiento: tiene como propsito controlar que la ejecucin de los procesos y los resultados obtenidos
sean acordes con los requisitos, caractersticas o atributos establecidos.

Validez: debe reflejar y medir de forma precisa el objeto estudiado, con criterios uniformes.

Pertinencia: debe guardar correspondencia con las directrices establecidas para la medicin del Sistema
de Gestin de Calidad, los procesos y/o normativa vigente aplicable a la Entidad.

6 SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

En el marco del diseo e implementacin del SGC en el DNP, de conformidad con lo establecido en el numeral 8.2.3
Seguimiento y medicin de los procesos de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP
1000:2009 y la Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, y con el propsito de garantizar que la ejecucin
de los procesos as como los productos generados por la Entidad cumplan con los requisitos del Sistema de Gestin
de Calidad y las especificaciones definidas se pueden identificar mecanismos que faciliten y apoyen las actividades
de seguimiento y control como medio para identificar, prevenir o controlar las posibles desviaciones que se pudieran
presentar durante la ejecucin de los procesos o la aplicacin de las correcciones correspondientes cuando as se
requiera. Conforme a lo anterior se establece que para el seguimiento de los procesos se aplicarn los siguientes
criterios:

6.1 RESPONSABILIDADES FRENTE A LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO

Los Lderes de proceso tienen la responsabilidad de identificar y velar por el registro de las herramientas de
seguimiento en el descriptor del proceso (Formato descriptor de procesos-F-GP-01) en la celda Seguimiento y/o
medicin, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la elaboracin y control de documentos de
los sistemas de gestin del DNP-DS-L01. Estas herramientas deben estar alineadas con el objetivo del proceso,
guardar coherencia con las incluidas en el Anexo 7. Matriz de productos y servicios del Manual de Calidad, y
proporcionar informacin sobre su desempeo.

Las herramientas deben ser revisadas con una periodicidad anual como mximo, con el fin de establecer su
conveniencia o pertinencia frente al objetivo del proceso o plantear mejoras en las mismas. Esta revisin la debe
realizar el Lider del proceso y solicitar los ajustes correspondientes cuando as se requiera, atendiendo lo establecido
en el Proceso documentacin de los sistemas de gestin-GC-DS. Igualmente, durante la ejecucin de las
auditoras internas se llevar a cabo la verificacin de la aplicacin de las herramientas y la implementacin de
acciones preventivas o correctivas cuando esto fuera necesario.
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6.2 APLICACIN DE LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO

La aplicacin de las herramientas no obedece a una programacin o planeacin especifica. Cada una se aplicar
dependiendo de sus caractersticas y de las caractersticas especficas de cada proceso al que estn asociadas. Por
ejemplo el cronograma utilizado para la elaboracin del Plan Nacional de Desarrollo que se aplicar cada vez que se
ejecute el proceso, es decir cuatrienalmente. Otro ejemplo puede ser el seguimiento que se hace a las solicitudes de
mantenimiento a la planta fsica o equipos que se reciben a travs del aplicativo Altiris. Este seguimiento es
independiente para cada solicitud y no existe una periodicidad especfica definida para efectuarlo.

6.3 REGISTROS GENERADOS POR LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO

Si al aplicar una herramienta de seguimiento se genera algn registro, este depender nica y exclusivamente de las
caractersticas especficas de dicha herramienta, la periodicidad de ejecucin del proceso o la facilidad que
proporcione la herramienta para registrar o mantener evidencias de su aplicacin. Por las caractersticas especficas
de cada registro no es factible estandarizarlos y el control de dichos registros se debe realizar de acuerdo con lo
definido en los Lineamientos para la elaboracin y control de los documentos de los Sistemas de Gestin-DS-
L01. Por ejemplo, para el caso del cronograma utilizado para la elaboracin del Plan Nacional de Desarrollo, los
registros que eventualmente se pueden generar estn relacionados con las observaciones que se realizan en el
mismo respecto al cumplimiento, incumplimiento o modificaciones que se realicen a las actividades programadas.
Respecto al seguimiento que se realiza a las solicitudes de mantenimiento evidencias del seguimiento se generan en
el aplicativo y solo a travs de este se podrn consultar.

6.4 CARACTERISTICAS DE LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO

El objetivo de las herramientas de seguimiento es facilitar el control sobre el proceso en tiempo real para prevenir
desviaciones durante su ejecucin y tomar las acciones correspondientes oportunamente. Por tanto estas
herramientas deben responder a las siguientes preguntas:

Tiene relacin directa con el objetivo del proceso?
Permite detectar desviaciones del proceso durante su ejecucin?
La herramienta es prctica y proporciona informacin para tomar decisiones oportunamente?
La herramienta se utiliza o aplica cada vez que se ejecuta el proceso?

7 MEDICIN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Los indicadores de que trata este documento estn relacionados con los requisitos definidos para el Sistema de
Gestin de Calidad segn lo establecido en el numeral 8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos de la
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 y la Norma Tcnica Colombiana NTC ISO
9001:2008. La Medicin de los procesos se lleva a cabo a travs de los indicadores identificados por los Lderes de
proceso teniendo en cuenta que solo se formularn indicadores cuando las caractersticas de los procesos
(periodicidad de ejecucin, normativa aplicable, requisitos de norma, requisitos del proceso.) lo permitan. Los
indicadores deben ser formulados atendiendo las recomendaciones establecidas en este documento.

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7.1 ATRIBUTOS DE UN INDICADOR

Los indicadores deben cumplir con ciertos atributos de modo que garanticen que la informacin generada producto
de su anlisis, sea pertinente y consistente. Estos atributos se deben tener en cuenta al momento de formular o
modificar el indicador.

Claro: debe ser fcil de interpretar por quienes lo evalan, analizan y/o consultan.

Cuantificable: implica que el resultado de la evaluacin se pueda expresar en nmeros, cifras o datos que
contribuyan a la toma de decisiones, evitando subjetividad.

Participativo: en lo posible deben participar en la formulacin, implementacin y evaluacin del indicador
todos los actores que intervienen en la ejecucin del proceso, adems este debe ser divulgado para
garantizar el seguimiento por las partes interesadas (Stakeholders).

Representativo: debe expresar claramente lo que se est evaluando y guardar relacin con las dems
actividades efectuadas por la organizacin.

Verificable: los datos obtenidos a travs del anlisis del indicador deben permitir su verificacin y validacin
a travs de evidencias objetivas, documentos, o cualquier otro medio que admita todo tipo de anlisis.

Temporalidad: debe estar relacionado con un periodo de tiempo a evaluar, previamente definido.

Confiable: las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y representar claramente lo
que se pretende evaluar.

Que agregue valor: debe proporcionar informacin suficiente y confiable para la toma de decisiones.

7.2 INFORMACIN DE ENTRADA

Para la formulacin de indicadores se tiene en cuenta como informacin de entrada, la relacionada con:

Puntos Crticos de Control PCC: definidos en los procesos de acuerdo con lo establecido en los
Lineamientos para la elaboracin y control de los documentos de los sistemas de gestin del DNP-
DS-L01.
Objetivo del proceso: los indicadores formulados a un proceso deben estar alineados con el objetivo, de
manera que facilite evaluar el cumplimiento del mismo.
Mapa de riesgos: documentado para cada proceso. Los indicadores que estn asociados a los Mapas de
Riesgos deben brindar informacin relacionada con la eficacia de los controles aplicados.
Requisitos de la NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008: numerales especficos de la norma que puedan
ser medidos y aporten informacin para la medicin de eficiencia, eficacia y efectividad del SGC, como por
ejemplo: satisfaccin del cliente, auditora interna, seguimiento y medicin del producto y/o servicio.
OBJETIVO DEL PROCESO
Que resultado se espera al ejecutarlo,
para que se lleva a cabo.
PROCESO
Como obtener el resultado esperado.
HERRAMIENTA SEGUIMIENTO /
INDICADOR
Como se controla el proceso o se
establece el nivel de cumplimiento.
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Objetivos de Calidad: definidos para el sistema, se encuentran incluidos en el manual de calidad. Los
indicadores asociados a estos objetivos deben brindar informacin que permita establecer el nivel de
cumplimiento.

7.3 FORMULACIN DE INDICADORES

Para la formulacin de los indicadores se deben surtir las siguientes actividades:

7.3.1 Identificar el objetivo del indicador

Constituye la razn del ser del indicador, establece el propsito o fin ltimo de la medicin. El objetivo debe estar
constituido por los siguientes elementos:

Por ejemplo:

Determinar la oportunidad + en la emisin de los conceptos tcnicos relacionados con modificaciones al
Presupuesto General de la Nacin + de acuerdo con los tiempos establecidos

7.3.2 Identificacin del tipo o naturaleza del indicador

La naturaleza o tipo de indicador depende de los aspectos del proceso a evaluar. Logro de los resultados esperados
(eficacia), manejo de los recursos disponibles (eficiencia), impacto de la gestin adelantada (efectividad) que se
puede hacer por proceso, por conjunto de procesos o en forma global para el Sistema, esto segn lo definido en el
numeral 8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos de las normas tcnicas NTCGP 1000:2009 y NTC ISO
9001:2008.
En el ejemplo anterior, el termino oportunidad est relacionado con la ejecucin de una actividad especfica que
genera un producto determinado en un tiempo mximo establecido, por tanto la naturaleza de este indicador es
eficiencia.

1. Identificar el objetivo
del indicador
2. Identificar el tipo o
naturaleza del indicador
3. Definir las variables
del indicador
4. Definir parametros de
comparacin
5. Definir periodicidad
6. Definir responsable
de medicin
7. Definir responsable
de anlisis
8. Documentar
indicador
Qu se espera
hacer?
(VERBO)
+
En donde se quiere
hacer?
(SUJ ETO)
+
Elementos de
contexto o
descriptivo
(FRASE)
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7.3.3 Identificacin de la(s) variable(s) del indicador

La variable o variables que componen un indicador pueden ser cuantitativas (se expresan en forma numrica) o
cualitativas (asociadas a caractersticas o cualidades del aspecto a medir). Una vez se ha determinado el nmero de
variables que componen el indicador, se procede a construir la frmula de clculo teniendo en cuenta que puede
tener entre otras las siguientes estructuras:

ndice razn: relacin entre dos valores que pueden estar asociados a una misma variable.
Proporciona explcitamente la relacin existente entre el numerador y el denominador.

y
x
= a

Coeficiente: valor numrico obtenido al relacionar las variables de una razn o proporcin, teniendo en
cuenta las unidades de cada variable.
y
x
= K
hr 5
inf 10
= K inf/hr 2 = K

Porcentaje: valor expresado como una fraccin de 100, se obtiene al relacionar dos variables en forma
de cociente, las variables deben tener las mismas unidades.

100 *
y
x
= a

Valor absoluto: valor obtenido al relacionar una sola variable.

Ejemplo: a = |a|

Definidas las variables, se establece el nombre del indicador, el cual debe estar directamente relacionado con la
naturaleza del indicador y el objetivo del mismo. Por ejemplo, si se tiene un indicador cuyas variables relacionan el
presupuesto de inversin ejecutado versus el presupuesto de inversin programado, la naturaleza del indicador es
de eficacia y el objetivo es determinar el porcentaje de ejecucin del presupuesto de inversin asignado para la
vigencia; teniendo en cuenta esto, el nombre del indicador seria:

Eficacia en la ejecucin del presupuesto
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7.3.4 Definicin de parmetros de comparacin

El trmino parmetros est relacionado con la meta y el rango del indicador. El fin de establecerlos es tener
referentes que permitan realizar el anlisis o comparacin de los resultados obtenidos por el indicador en el periodo
correspondiente, o histricamente, de manera que se identifiquen desviaciones del proceso y se tomen las acciones
preventivas o correctivas cuando sea necesario.

7.3.4.1 Rango

Establece los intervalos o lmites de calificacin que se toman como referencia para determinar si el resultado
obtenido en un periodo especfico es sobresaliente, satisfactorio o deficiente.

Sobresaliente Satisfactorio Deficiente
Lmite superior Limite intermedio Lmite inferior

Sobresaliente: cuando el resultado obtenido se encuentra ubicado en el lmite superior identificado. Por
ejemplo, si se trata de un indicador de tendencia ascendente, el lmite superior podra ser 90%, esto quiere
decir que cualquier valor superior o igual a este, corresponde a un comportamiento o desempeo
sobresaliente. Si por el contrario se trata de un indicador de tendencia descendente, el lmite superior podra
ser 15%, es decir cualquier resultado igual o inferior a este valor, correspondera a un comportamiento o
desempeo sobresaliente.

Ascendente Igual o mayor a 90%

Descendente Igual o menor a 15%

Satisfactorio: cuando el resultado obtenido est ubicado dentro del lmite intermedio establecido. Por
ejemplo, si se trata de un indicador de tendencia ascendente, el lmite intermedio podra estar comprendido
entre el 89% y el 75%, esto quiere decir que cualquier valor incluido en este intervalo corresponde con un
comportamiento o desempeo satisfactorio. Si por el contrario se trata de un indicador de tendencia
descendente, el lmite intermedio podra estar comprendido entre 16% y 25%, lo que quiere decir que
cualquier valor incluido dentro de este rango, correspondera a un comportamiento o desempeo
satisfactorio.

Ascendente Entre 89% y 75%

Descendente Entre 16% y 25 %

Deficiente: Cuando el resultado obtenido est ubicado en el lmite inferior establecido. Por ejemplo, si se
trata de un indicador de tendencia ascendente, el lmite inferior podra ser 74%, lo que quiere decir que
cualquier valor menor o igual a 75% corresponde a un comportamiento o desempeo deficiente. Por el
contrario, si se trata de un indicador descendente, el lmite inferior seria 26%, es decir que cualquier valor
superior o igual a 26%, correspondera a un comportamiento o desempeo deficiente.

Ascendente Menor que 75%

Descendente Mayor que 25%
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7.3.4.2 Meta

Corresponde al comportamiento o desempeo deseado o esperado del proceso, esta debe ser coherente con el
rango definido para el indicador. Se debe definir teniendo en cuenta que sea posible de cumplir, sin sobrestimarla.
Se determina teniendo en cuenta el comportamiento histrico del indicador, cuando existan datos, o el conocimiento
que se tenga del proceso.

Por ejemplo, si se tiene un indicador de tendencia ascendente, que tiene un lmite superior de 90%, se podra definir
como meta un desempeo deseable del 93%; si por el contrario se tratara de un indicador de tendencia
descendente, la meta deseable podra ser de 12%, es decir, lograr una reduccin por ejemplo en el tiempo de
ejecucin de una tarea respecto al estndar o rango superior.

Meta
Ascendente 93%

Descendente 12%

Tambin se pueden aplicar mtodos estadsticos tomando los datos histricos que se tengan, determinando la
desviacin estndar, la cual se suma al rango superior del indicador.

Para la definicin del estndar y la meta, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Indicador nuevo

Verificar si existen datos histricos.
Revisar si existen indicadores del mismo tipo en otras entidades o dependencias.
Definir los parmetros (rango, meta) usando la informacin histrica, si se tiene, por la experiencia en la
ejecucin del proceso, o a criterio propio del Lider del proceso.

Indicador existente

Revisar los datos histricos del indicador y el anlisis de tendencia de estos frente a los parmetros vigentes.
Revisar indicadores del mismo tipo utilizados por otras entidades o dependencias.
Analizar el comportamiento del proceso o cambios que lo afectan considerablemente y, por consiguiente,
pudieran afectar los resultados obtenidos.
Los rangos establecidos se han alcanzado continuamente durante los periodos analizados.
Los rangos definidos no se han alcanzado durante los periodos analizados.
7.3.5 Definicin de la periodicidad

Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y
generar los datos, la periodicidad de ejecucin del proceso, as como la disponibilidad de los datos. La periodicidad
debe ser definida por el Lder de proceso teniendo en cuenta que como mnimo se debe realizar una medicin al
ao, excepto para procesos que por su naturaleza no pueden ser medidos de esa manera, como por ejemplo el
proceso Elaboracin, publicacin y socializacin del Plan Nacional de Desarrollo.

7.4 FUENTE DE DATOS DE INDICADORES

Hace referencia a documentos, sistemas de informacin, bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen
la informacin necesaria para diligenciar la hoja de vida del indicador segn las variables definidas. Por ejemplo:
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para el caso de un indicador relacionado con el seguimiento a la ejecucin del presupuesto de inversin, la fuente de
datos podra ser el aplicativo SIIF o un archivo de Excel en el que se consolide la ejecucin presupuestal de
inversin mensual. Los datos suministrados por la fuente de informacin deben ser:

Verificables: que la informacin registrada en la hoja de vida pueda ser cotejada contra la fuente de la cual se
obtuvieron los datos.
Confiables: que la informacin suministrada refleje la realidad de la situacin u objeto analizado y permita
tomar decisiones oportunamente.
Pertinentes: es decir que la informacin represente o corresponda con lo que se pretende medir.

8 ESTRUCTURA DE LA HOJA DE VIDA DE INDICADOR

Los indicadores deben ser documentados en el formato hoja de vida de indicadores-F-GP-26 correspondiente, en
el cual se debe registrar la siguiente informacin:

Cdigo: el cdigo del indicador est compuesto por ocho (8) dgitos en mayscula, los cuales son establecidos
por el Administrador del Sistema. Los dos (2) primeros hacen referencia a la Hoja de Vida (HV) seguidos de un
guin, los dos (2) siguientes hacen referencia al macroproceso seguidos de un guin, los dos (2) siguientes
hacen referencia al proceso al cual est asociada la hoja de vida y los dos (2) ltimos hacen referencia al
consecutivo de las hojas de vida de los indicadores asociados a un mismo proceso. Por ejemplo: HV-PM-PN-01.

Versin: identifica la versin vigente del indicador, iniciando desde cero (0).

Proceso: identifica el proceso al cual est asociado el indicador.

Objetivo del indicador: refiere en pocas palabras la razn de ser del indicador, el propsito o fin ltimo de la
medicin; qu se quiere lograr al efectuar el seguimiento.

Responsable Clculo: cargo o rol del responsable de recolectar y registrar los datos peridicamente para
calcular el indicador.

Responsable Anlisis: cargo del responsable de analizar y evaluar el comportamiento del indicador a travs
de todos los periodos evaluados, este debe ser el Lder del proceso.

Nombre del indicador: relaciona el nombre que identifica el indicador, el cual debe guardar correspondencia
con el nombre registrado en el descriptor del proceso.

Frmula de clculo: relaciona la frmula de clculo del indicador de acuerdo con la(s) variable(s) identificadas,
numerador y denominador.

Meta: valor que se desea o espera obtener en cada periodo, en algunas ocasiones puede tener el mismo valor
del rango superior del rango del indicador.

Periodicidad: espacio de tiempo con el cual se deben registrar los datos de medicin del indicador (anual,
mensual, bimestral, semestral, entre otros).

Tipo: clase de indicador seleccionado (eficiencia, eficacia, efectividad, impacto, oportunidad, resultado, entre
otros).

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Rango: intervalos que determinan el comportamiento del indicador (sobresaliente, satisfactorio, deficiente).
Adems permite identificar si el indicador es de tendencia creciente o decreciente.

Fuente datos: origen de los datos o documentos que sirven de base para obtener la informacin relacionada
con un indicador en un periodo determinado.

Periodo: espacio de tiempo o ciclo al cual pertenecen los datos registrados. Est directamente relacionado con
la periodicidad del indicador.

Numerador: permite registrar los datos peridicos de la variable superior que compone el indicador de acuerdo
con la periodicidad definida.

Denominador: permite registrar los datos peridicos de la variable inferior que compone el indicador de
acuerdo con la periodicidad definida. En los casos de indicadores de valor absoluto esta celda no debe ser
diligenciada. En algunas ocasiones, este valor puede ser constante.

Resultado: valor obtenido al relacionar la variable o variables del indicador en un periodo determinado. Este
valor es calculado automticamente.

Observaciones: anlisis breve del comportamiento del indicador durante el periodo registrado, de manera que
se describan las causas que estn originando el comportamiento en el periodo e histricamente.

Acciones tomadas: relaciona el consecutivo de las acciones preventivas, correctivas o de mejora formuladas
que estn asociadas al anlisis del comportamiento del indicador y que es asignado por el administrador del
balance de acciones.

Grfico de tendencia: proporciona informacin grfica relacionada con el comportamiento del indicador a
travs de cada periodo de medicin.

Fecha aprobacin: indica la fecha en la cual el Lder del proceso aprob el indicador. A partir de esta fecha se
debe iniciar el seguimiento del mismo.

8.1 DEFINICIN DE LOS RESPONSABLES DE LA MEDICIN Y EL ANLISIS
8.1.1 Responsable de la medicin

Generalmente es el Representante del Equipo MECI-SGC de la dependencia, o es designado por el Lder de
Proceso. Tiene las siguientes responsabilidades:

Recolectar, tabular, registrar y presentar peridicamente la informacin de los indicadores al Lder de
Proceso para su anlisis.
Informar al Administrador de los indicadores acerca de la actualizacin de la hoja de vida correspondiente.
Apoyar la formulacin de acciones preventivas, correctivas o de mejora cuando se requiera.
Apoyar el anlisis y revisin de los indicadores as como su mejora.
Apoyar la aplicacin de las herramientas de seguimiento definidas en los procesos, asi como su revisin y
ajuste cuando sea requerido.
8.1.2 Responsable del anlisis

Es el Lder del proceso, adems tiene bajo su responsabilidad realizar las siguientes actividades:
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Revisar y analizar los datos registrados para el indicador en cada periodo.
Formular y velar por la implementacin de las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se deriven
del anlisis del indicador de acuerdo con lo establecido en el subproceso Acciones preventivas,
correctivas y de mejora-MC-RD-AP.
Revisar y ajustar los parmetros del indicador (meta y rango), cuando se requiera.
Solicitar la creacin, modificacin o eliminacin de los indicadores de los procesos que estn bajo su
responsabilidad segn lo establecido en el Proceso Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad-
GC-DC.
Velar por la aplicacin de las herramientas de seguimiento definidas en los procesos y por la revisin y
ajuste de estas cuando as se requiera.

9 SEGUIMIENTO AL DESEMPEO DE LOS PROCESOS

El seguimiento al desempeo de los procesos se realizar a partir de los indicadores y las herramientas de
seguimiento definidas. Esta labor la debe realizar el responsable de la medicin o Lider del equipo MECI-SGC de la
dependencia correspondiente, quien recolecta la informacin necesaria para registrar en la hoja de vida cuando se
trate de indicadores o de apoyar y velar por la aplicacin de las herramientas de seguimiento.

Una vez actualizada esta informacin, debe presentarla al Lder del proceso para que efecte el anlisis de los datos
y establezca las acciones a seguir:

Reportar el indicador al Administrador.
Formular acciones preventivas, correctivas o de mejora para corregir desviaciones que se hayan presentado
en el indicador.
Ajustar la meta o rango.
Solicitar la eliminacin, o modificacin del indicador o la creacin de uno nuevo.

El reporte de los indicadores se debe realizar de acuerdo con los plazos establecidos por el Administrador de los
Indicadores y teniendo en cuenta la periodicidad especfica de cada indicador. Dependiendo del resultado obtenido
por el indicador, se deben formular acciones preventivas si el indicador tuvo un desempeo satisfactorio o una accin
correctiva si el indicador tuvo desempeo insuficiente. Esto acorde con lo establecido en el numeral 8.2.3
Seguimiento y medicin de los procesos de la Norma Tcnica en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009;
Como resultado del seguimiento de la medicin y seguimiento de los procesos, deben llevarse a cabo
correcciones, acciones preventivas y/o correctivas, segn sea conveniente

El seguimiento a travs de las herramientas identificadas se debe realizar dependiendo de la naturaleza y
caractersticas de cada herramienta en forma independiente y la evaluacin de la eficacia de estas herramientas
para determinar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados y el buen uso de los recursos
existentes, se realizar durante las auditoras internas o revisiones que se realicen exclusivamente para evaluar este
tema. Es responsabilidad del Lider de proceso evaluar las herramientas y realizar los ajustes correspondientes o
incluir las que considere indispensables.

9.1 ESTRUCTURA PARA LA MEDICIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

La medicin del Sistema de Gestin de Calidad, se realizar a travs del despliegue de los objetivos de calidad, a los
cuales se asocian estrategias (focos estratgicos) que permitan llegar al resultado esperado. El cumplimiento de
estas estrategias se evala a travs del seguimiento a la ejecucin de las actividades asociadas a cada estrategia,
de acuerdo con las fechas establecidas para su inicio y finalizacin.

Cdigo: RD-G01
Fecha: 10-09-2010

GRUPO DE PLANEACION

Las estrategias son tomadas de los planes de accin de las dependencias que tengan definidos focos y actividades
que aporten al logro de los objetivos. La ponderacin de las estrategias es responsabilidad de la Alta Direccin, a
quienes se presenta una propuesta para revisin y aprobacin. El seguimiento al cumplimiento de las actividades
incluidas, se realizar trimestralmente de acuerdo con lo definido para el seguimiento a la planeacin institucional en
el proceso Formulacin y seguimiento a la planeacin institucional-DE-PI.

La consolidacin y presentacin de la medicin del Sistema ante la Alta Direccin o su Representante es
responsabilidad del Grupo de Planeacin como Administrador del Sistema de Gestin de Calidad, para esto se utiliza
el Formato Matriz de seguimiento al Sistema de Gestin de Calidad-F-GP-30.

El Grupo de Planeacin conjuntamente con las dependencias involucradas identifica y elabora una propuesta de la
ponderacin estrategias seleccionadas. Esta propuesta se presenta a consideracin de la Alta Direccin para su
aprobacin.

La informacin se registra en el Formato Matriz de seguimiento al Sistema de Gestin de Calidad-F-GP-30,
incluyendo:
Las estrategias asociadas a cada objetivo de calidad: se obtienen de la Planeacin estratgica,
seleccionando los focos que contribuyen al logro de los objetivos de calidad o son definidas por el Lder de
Proceso o la Alta Direccin cuando no se encuentran incluidas en la Planeacin Institucional.

La ponderacin de cada estrategia se establece de la siguiente manera: se tiene en cuenta la ponderacin
establecida en el plan Institucional para cada Foco y se registra en la celda Ponderacin estrategias del
formato Matriz de seguimiento al Sistema de Gestin de Calidad-F-GP-30. Cuando se trate de Focos
que estn bajo responsabilidad de diferentes dependencias se realizar de la siguiente manera:

Identificar los focos (estrategias) asociados a cada objetivo de calidad.
Sumar las ponderaciones asignadas a los focos seleccionados, por ejemplo: (foco A = 35%, foco B
= 20%, foco C = 40%, foco D = 30%). La sumatoria de A + B + C + D es igual a 125%.
Determinar la proporcin que representa cada foco respecto al total de los Focos seleccionados de
la siguiente manera:
focos n ponderaci Sumatoria
n Foco n Ponderaci

Por ejemplo:
focos n ponderaci Sumatoria
A Foco n Ponderaci
, entonces % 28 =
125%
35%

De la misma manera se realiza el clculo para los dems focos, con lo cual se tendran los
siguientes resultados: Foco B = 16%, Foco c = 32%, Foco D = 24%. Estos valores obtenidos son
registrados en la celda Ponderacin estrategias del formato Matriz de seguimiento al Sistema
de Gestin de Calidad-F-GP-30.

Cuando las estrategias no estn incluidas en la planeacin Institucional, la ponderacin debe ser
definida por el Lder del proceso o la Alta Direccin segn corresponda.

Identificacin y registro de las actividades incluidas en la Planeacin institucional asociadas a cada Foco
(estrategia) seleccionado. Cuando estas estrategias sean definidas por el Lder de Proceso o la Alta
Direccin, deben tambin definir la ponderacin de las estrategias.

Identificacin y registro del nombre de la dependencia responsable de ejecutar la actividad (cargo del
responsable).
Cdigo: RD-G01
Fecha: 10-09-2010

GRUPO DE PLANEACION

Seguimiento al estado de cada actividad (No Ejecutada = 0; En ejecucin = 1, Ejecutada = 2; No Aplica).
Esta celda se va diligenciando a medida que se inicia la ejecucin de las actividades definidas. Las
actividades que no estn programadas para ejecutar en la fecha de corte, no se deben tener en cuenta al
verificar el estado de avance en su ejecucin.

Relacin del porcentaje de ejecucin de cada actividad de acuerdo con lo registrado en la Planeacin
Institucional asociadas a cada foco.

Resultado actividades, se obtiene automticamente al actualizar la informacin del estado de cada
actividad. Se relaciona la suma del estado de las actividades sobre el valor total que debe obtenerse en el
periodo analizado. Por ejemplo, si en el periodo se deben haber ejecutado cuatro (4) actividades, el valor
mximo esperado es ocho (8), este se compara frente al resultado obtenido en el periodo.

Nota: Cualquier cambio en las actividades (eliminacin, adicin, modificacin de fechas, responsables,
entre otros) asociadas a cada foco deben ser actualizadas en el formato Matriz de seguimiento al Sistema
de Gestin de Calidad-F-GP-30 de manera que la informacin registrada en la Planeacin estratgica sea
coherente con la registrada en el formato F-GP-30.

El siguiente cuadro presenta un ejemplo de la estructura del formato Matriz de seguimiento al Sistema de Gestin
de Calidad-F-GP-30 diligenciada.

MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

OBJETIVO
DE CALIDAD
CALIFICACIN
OBJETIVO
ESTRATEGIAS
PONDERACIN
ESTRATEGIAS
(PE)
ACTIVIDADES RESPONSABLE
ESTADO
ACTIVIDAD
PORCENTAJE
EJECUCIN
ACTIVIDAD
RESULTADO
ACTIVIDADES (RA)
RESULTADO
ESTRATEGIAS
(RE)
Objetivo 1 (RE1+RE2+RE3+REn)
Estrategia 1 XX%
Actividad a Responsable 1 Estado a % Act - a
s actividade de N
s actividade RE1=PE 1 *
RA
Actividad b Responsable 2 Estado b % Act - b
Actividad c Responsable 3 Estado c % Act - c
Actividad n Responsable 4 Estado n % Act - n
Estrategia 2 XX%
s actividade de N
s actividade
RE2=PE 2 *
RA Actividad b Responsable 2 Estado b % Act - b
Estrategia 3 XX%
s actividade de N
s actividade
RE3=PE 3 *
RA
Actividad b Responsable 2 Estado b % Act - b
Actividad c Responsable 3 Estado c % Act - c
Estrategia n XX%
s actividade de N
s actividade
REn=PE n *
RA Actividad n Responsable n Estado n % Act - n

Una vez ejecutada cada una de las actividades se actualiza la celda estado actividad; aqu solo se deben tener en
cuenta las actividades de acuerdo con la fecha de inicio y terminacin establecidas. Para las actividades que no se
deban tener en cuenta se diligencia la celda estado como No Aplica. Trimestralmente se obtiene el resultado para
cada una de las estrategias, tomando el resultado de las actividades multiplicado por la ponderacin dada a cada
estrategia. El resultado final de cumplimiento de cada objetivo se visualiza en la celda calificacin objetivo del
formato Matriz de seguimiento al Sistema de Gestin de Calidad-F-GP-30. El valor de la calificacin de cada
objetivo se obtiene de la siguiente manera:

Se suman los resultados de cada estrategia, y se divide en el nmero de estrategias asociadas a cada objetivo; este
valor se compara contra los rangos establecidos para cada resultado (sobresaliente, satisfactorio, deficiente),
incluidos en la siguiente tabla.

Cdigo: RD-G01
Fecha: 10-09-2010

GRUPO DE PLANEACION

Al finalizar la vigencia, con base en los resultados se debe realizar un anlisis y en caso de ser necesario, formular
acciones preventivas, correctivas o de mejora, de acuerdo con lo establecido en el subproceso Acciones
preventivas, correctivas y de mejora-MC-RD-AP.

10 SEGUIMIENTO A LA GESTIN A TRAVS DE LA PLANEACIN INSTITUCIONAL

Los resultados de eficiencia, eficacia y economa, se relacionan en el formato N 6 Indicadores de Gestin de la
Contralora General de la Republica, que debe contener la siguiente informacin: Tipo de indicador, descripcin del
indicador, indicador (variables), clculo del indicador (resultado o desempeo), anlisis.

TIPO DE
INDICADOR
DESCRIPCIN DEL
INDICADOR
INDICADOR
CLCULO DEL
INDICADOR
ANLISIS
Eficiencia

%

Eficacia

%

Economa

%

La informacin registrada en este formato est relacionada con lo establecido en la Ley 42 de 1993 y el articulo
4.2.1.3 de la Resolucin 5970 de 2008, respecto a los Principios de Gestin Fiscal, a los cuales se debe hacer
seguimiento. Adicionalmente se realiza el anlisis del comportamiento histrico de estos indicadores para establecer
la tendencia y tomar acciones preventivas o correctivas de acuerdo con lo establecido en el subproceso Acciones
preventivas, correctivas y de mejora-MC-RD-AP, si fuera necesario.

11 REVISIN DE INDICADORES

La revisin de los indicadores se hace con el fin de validar los siguientes aspectos:

La pertinencia del indicador frente al objetivo del proceso o el Sistema de Gestin de Calidad.
La adecuada seleccin de la fuente de informacin.
La necesidad de ajustar los parmetros establecidos: periodicidad, meta y ponderacin para el caso de
seguimiento a los objetivos de calidad en los casos que aplique.
El aporte de informacin para la mejora de los procesos del sistema y la toma de decisiones.
Cambios que afectan la ejecucin de los procesos y por consiguiente pueden afectar las variables del indicador.

Para el caso de los procesos transversales, los ajustes o modificaciones generados por la revisin, deben ser
efectuados por el Lder del proceso. Una vez aprobados, se actualiza la hoja de vida del indicador y los documentos
en los cuales se haga referencia al mismo, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la elaboracin
y control de los documentos de los sistemas de gestin del DNP-DS-L01.

Del anlisis realizado a cada indicador se pueden establecer conclusiones como las siguientes:

Se deben ajustar los parmetros establecidos (rango, meta) debido a que fueron sobrestimados.
El rango y/o meta pueden ser ajustados debido a que se han alcanzado peridicamente y se ha mantenido
dicho comportamiento.
RANGO DESCRIPCIN
Sobresaliente
Si la calificacin del objetivo es superior a
90%.
Satisfactorio
Si la calificacin del objetivo est entre 90% y
85%.
Deficiente
Si la calificacin del objetivo es menor a 85%.
Cdigo: RD-G01
Fecha: 10-09-2010

GRUPO DE PLANEACION

El indicador no permite medir el desempeo del proceso o las variables no pueden ser controladas por el
DNP.
La fuente de datos no se identific adecuadamente.
No se continuar realizando la medicin del proceso a travs de indicadores y se optar por una
herramienta de seguimiento.

12 PRESENTACIN DE INFORMES

El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad es el encargado de preparar y presentar a la Alta Direccin los
informes de seguimiento al SGC y el desempeo de los procesos, esta informacin se debe presentar segn lo
establecido en el proceso Seguimiento a los sistemas de gestin-MC-RD o cuando el Administrador del sistema,
la Alta Direccin o su Representante lo soliciten.

13 PUBLICACIN DE INFORMACIN

La informacin relacionada con el desempeo del Sistema de Gestin de Calidad se publica en la pgina web del
DNP en el link: http://www.dnp.gov.co/PortalWeb/Qui%C3%A9nesSomos/SistemadeGesti%C3%B3ndeCalidad.aspx.
De igual manera, las hojas de vida estn publicadas en la Intranet, con el propsito de facilitar la consulta y reporte
peridico de los indicadores.

GUIA METODOLGICA PARA EL SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Y EL
Cdigo: RD-G01
Fecha: 10-09-2010

GRUPO DE PLANEACION

14 HOJA DE VIDA DE INDICADOR

F-GP-26 (VERSIN 1) Grupo de Planeacin DNP
GUIA METODOLGICA PARA EL SEGUIMIENTO
DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Y EL
Cdigo: RD-G01
Fecha: 10-09-2010

GRUPO DE PLANEACION

Fecha de aprobacin:

Revis: ______________________________
Giselle Johanna Castelblanco
Coordinadora Grupo de Planeacin

Aprob: ______________________________
Tatiana Mendoza Lara
Secretaria General


Guia Metodologica para El Seguimiento Al SGC

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