Responsable:

Mdulo Mantenimiento
Aprueba:
Gerencia General
SILOG - MDN

Referencia

Teniendo en cuenta que
la funcionalidad de cierre
y apertura de perodos
contables ser entregada
a l as Di r ecci ones
Financieras de cada una
de las Fuerzas y sus
equivalentes en el Sector
Def ensa, s e hace
necesario fijar criterios y
polticas para su uso,
administracin y control,
as como, establecer
parmetros e informacin
sobre los cierres de
perodos y auditoras del
uso del sistema SILOG.
Bogot, Base Area CATAM - Telfono 425 50 50

Establecer los parmetros y lineamientos para el control y la administracin de apertura y cierre de los
periodos financieros, logsticos y de mantenimiento, as como la metodologa para el seguimiento del
uso adecuado de la herramienta informtica implementada, como medio que contribuya al cumplimiento
de los criterios definidos por el Comit Directivo del SILOG.

AMBITO DE APLICACIN
Este procedimiento aplica a partir del momento en que se asigne la
transaccin OB52 con el objeto de autorizacin S_TABU_LINE a los
usuarios finales definidos por cada una de las Direcciones Financieras,
para que atiendan los requerimientos asociados con el cierre y apertura de
perodos contables (el usuario final slo tendr acceso a las sociedades
dependientes de la Direccin Financiera correspondiente). El contador de
la sociedad financiera que requiera la apertura o cierre de perodos
financieros deber tramitar dicha solicitud al responsable designado por las
respectivas Direcciones Financieras de cada una de las Fuerzas y sus
equivalentes en el Sector Defensa, quienes tendrn asignada esta
transaccin para la atencin de dichos requerimientos (los cierres financie-
ros se realizarn conforme al calendario anual vigente definido por el
SILOG

1. RUTA: A continuacin se indica la ruta a seguir en el men SILOG
BAJO LA PLATAFORMA SAP:
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE CIERRE Y APERTURA
PERODOS CONTABLES, LOGSTICOS, PRESUPUESTALES Y DE COSTOS
Julio 19 de 2011

Pgina 2
Nmero 19 , julio 19 de 2011


2. PROCEDIMIENTO: Una vez el usuario entra a la transaccin el sistema muestra la
siguiente pantalla:



En la pantalla se reflejan los perodos contables en los cuales le est permitido efectuar
registros financieros a las reas respectivas; activos fijos, deudores, acreedores,
materiales y cuentas de mayor. La estructura de la pantalla est conformada por trece
columnas as:

Variante : Relaciona el cdigo de la Sociedad que opera el sistema, por ejemplo
para los comandos de Fuerza Area y Ejrcito Nacional se crearon los cdigos 5000 y
3000 respectivamente. En esta funcionalidad el usuario final slo tendr acceso a las
unidades a las cuales pertenezca su entidad (UGG, CGFM, FAC, EJC, ARC, PONAL,
etc.)

C : Relaciona las clases de cuentas a utilizar en las reas Logstica y
Financiera, as:











Pgina 3
Nmero 19 , julio 19 de 2011

El usuario puede visualizar las siete opciones que el sistema ofrece para el manejo
contable.
De cuenta A cuenta : No debe ser diligenciada por el usuario
debido a que para el Ministerio de Defensa y Polica Nacional segn el grupo de
cuentas escogido el sistema aplica el plan de cuentas diseado (PGCP).

De perodo : En esta columna el usuario debe digitar el periodo inicial en el
cual se permitirn registros contables (por ejemplo en la tabla la sociedad 3000 podr
efectuar registros en la contabilidad desde el periodo 1 Enero de 2011 para libro
mayor, deudores y acreedores, en el mdulo logstico slo est permitido el registro
en los periodos de abril y mayo).

Ejercicio : El usuario puede observar en la tabla, que existen cuatro (4) columnas
para ejercicio, estas columnas corresponden a la vigencia respectiva.
A perodo : Se debe digitar hasta qu periodo estn permitidas las
contabilizaciones (por ejemplo en la sociedad tomada en el prrafo anterior se estn
permitiendo contabilizaciones hasta el periodo 5 de 2011).

: Estas dos ltimas columnas en trminos normales son utilizadas
para efectuar registros adicionales que apunten a un mismo ao fiscal pero que no hacen
parte del calendario normal establecido de 12 perodos, estos perodos van del 13 al 16
(cierres de fin de ao) y con frecuencia son utilizados para ejecutar operaciones de cierre de
vigencia. La recomendacin es utilizar el periodo 13 para correr las transacciones de cierre
de vigencia y tener separados los datos de los Estados Financieros antes de cierre y despus de
cierre


NOTA: El rea financiera encargada de la ejecucin de esta transaccin, debe estar
totalmente segura que no se efectuarn ms registros en los perodos a cerrar, por
cuanto el sistema bloquea automticamente las contabilizaciones en los periodos
cerrados.

Una vez diligenciada la informacin el usuario debe grabar la transaccin oprimiendo
el cono , luego el sistema le presenta el siguiente aviso en la parte inferior de la
pantalla .




Pgina 4
Nmero 19 , julio 19 de 2011

RECOMANDACIONES PARA LOS CIERRES

LOGSTICO (Almacenes)

Una vez finalizado el periodo contable y de acuerdo con las polticas internas de cada Fuerza
para la administracin y registro de operaciones asociadas a los almacenes (hasta que fecha
pueden realizar entradas, salidas, traspasos de bienes), sin exceder la fecha fijada por el
boletn del SILOG para el cierre contable, se procede a realizar esta actividad la cual es
competencia del Contador de cada Sociedad.

Para verificar el perodo logstico en que se encuentra la Sociedad, se utiliza la transaccin
MMRV (Contabilizacin en periodo anterior permitido):












Digite el cdigo de la Sociedad y de clik en el icono enter, recuerde que el sistema
SILOG bajo la plataforma SAP, solo permite tener dos (2) perodos logsticos abiertos, se
recomienda que la Sociedad este transando en el perodo actual, por lo cual el flag debe
permanecer activo en el campo de Contabilizacin perodo anterior no permitida.





Pgina 5
Nmero 19 , julio 19 de 2011

El desplazamiento del perodo logstico se realiza por la transaccin MMPV (Desplazamiento
de perodo maestro de materiales), en la pantalla digite los datos de sociedad, el perodo al
cual desea desplazar y el ejercicio correspondiente (comprobar que se encuentre en la opcin
verificar y desplazar).




Una vez diligenciada la pantalla ejecute el desplazamiento dando clik en el cono F8, el
sistema generar la siguiente pantalla, en donde se indica que la transaccin fue exitosa.



Este desplazamiento no bloquea las operaciones de compras, es decir, peticiones de oferta,
contratos marco, solicitudes de pedido, pedidos, pero se recomienda que la Sociedad tenga
depurados todos estos procesos, para que aquellos que debieron haberse finalizado se hayan

Pgina 6
Nmero 19 , julio 24 de 2011


Como logsticamente slo pueden haber dos (2) perodos abiertos y una vez se realiza el
desplazamiento de un perodo ya no es posible volverlo a abrir, se debe estar seguro que
todas las operaciones se hayan finalizado.


Las transacciones asociadas al cierre de almacenes son:

Entradas de mercancas por todos los conceptos (compras, remesas, traslados,
donaciones, etc.) para elementos de consumo. Para activos fijos solamente los
relacionados por entradas con referencia a un pedido.
Salidas de almacn por todo concepto para materiales.
Verificacin de factura transaccin MIRO y anulacin de verificacin de factura
transaccin MR8M (estas transacciones se rige tanto por los periodos financieros como
por los periodos logsticos).

Inmediatamente desplazado el perodo logstico transaccin MMPV deber solicitar al rea
Financiera de cada Fuerza el cierre financiero de las clases de cuenta de activos fijos (A) y
logstico (M) y adems, verificar que quede activa la opcin contabilizacin en el perodo
anterior no permitida (transaccin MMRV).


COSTOS


Al finalizar cada periodo en el SILOG se debe tener en cuenta por parte del analista de costos
o quien haga sus veces antes de elaborar el informe mensual para presentarlo al ordenador
del gasto:

Que se haya realizado validacin diaria del comportamiento de Centros de Costos, es decir,
verificar las clases de costo que estn cargando y si alguna no corresponde, solicitar al
responsable de esa informacin para que haga la reclasificacin correspondiente antes de
finalizar el periodo donde ocurri la novedad.

Que se haya realizado la validacin de las afectaciones de las clases de costo mnimas para
la normal operacin segn naturaleza del Centro de Costos, confirmando con el anlisis de los
documentos originales especialmente de los Centros de Costos de las reas estratgicas.

El reporte bsico de la transaccin: S_ALR_87013611 - Centros coste: Real/Plan/Desviacin,
ayuda a las validaciones indicadas (previo aviso de la finalizacin de las actividades logsticas,
financieras, de mantenimiento y de produccin). Sin embargo es fundamental el uso de la di-
versidad de los grupos de reportes disponibles en el sistema (por las diferentes variables que
afectan los procesos y los productos y/o servicios que ofrece la institucin), logrando con ello
el mejoramiento en la capacidad de anlisis, la integralidad de los conceptos alrededor de la
gestin y el desarrollo de los procesos.

Pgina 7
Nmero 19 , julio 19 de 2011







































Verificar afectaciones en rdenes de gastos generales, mantenimiento y produccin, previa
validacin que hayan corrido recargos y liquidado las mismas (Tambin debe realizarse en
caso de que las rdenes tengan productos en proceso), lo cual significa que el analista de
costos en los informes de las ordenes debe confrontar la columna de tiempo mes planeado vs.
tiempo real notificado o registrado por el jefe de taller y/o jefe de grupo y/o jefe de divisin y/o
jefe de sala y/o jefe de planta de lo debe quedar incluido en el informe de costos mes que se
debe presentar al ordenador del gasto.

Pgina 8
Nmero 19 , julio 19 de 2011

Antes del cierre de cada periodo y vigencia en el informe de costos mes se debe reportar si
los responsables de mantenimiento y/o produccin presentaron la actualizacin de las tarifas
para la mano de obra y para los recargos o costos indirectos (depreciacin, servicios pblicos,
mantenimiento propio, etc.) de este punto se puede saber si realmente los costos por cada
mantenimiento o por cada producto fabricado es real o no.

Igualmente deben tener en cuenta que las actualizaciones de tarifas se hacen de forma
centralizada, a si como apertura y cierre de para ingresos.

Una vez realizadas las actividades indicadas, verificados los movimientos y los ajustes del
caso se puede indicar al jefe financiero que ya es procedente solicitar el cierre respectivo.

TESORERIA

Para el cierre de tesorera se debe tener en cuenta:

Que se hayan registrado todos los documentos asociados a comprobantes de ingreso, egreso,
traslados de fondos y cargue de extractos bancarios del periodo respecti vo.

Los saldos de las cuentas de bancos y cuentas de gastos de funcionamiento estn de acuerdo con el
Balance de la Unidad.

CONTABLE

La seccin contable debe realizar las siguientes operaciones, antes de verificar el cierre contable de la
unidad:

Que el proceso de la transaccin ZTPIB reclasificacin automtica de ingresos, se haya generado, la
cual permite causar los ingresos, con los recaudos efecti vamente recibidos por concepto de fondo in-
terno.

Efectuar el proceso de Conciliacin Bancaria, en caso de que el periodo se encuentre cerrado y no se
haya realizado el proceso de conciliacin bancaria, como situacin excepcional por qu se debe estar
transando al da y en tiempo real, las Sociedades solicitarn la apertura del periodo. En este caso slo
se abre:
















Pgina 9
Nmero 19 , julio 19 de 2011


La primera lnea en donde est el signo (+) y la clase de cuenta S, que corresponde a
cuentas de mayor, las dems clases no son objeto de modificacin.


La central contable de la unidad es la ltima en cerrar debido a que debe revisar y verificar
las operaciones de las dems dependencias de la Sociedad, as como, registrar los ajustes
que se deriven de este proceso, la recomendacin es que financieramente slo est
abierto el periodo actual.

Al entregar esta funcionalidad a los usuarios designados por cada una de las Direcciones
Financieras o su equivalente en las dems que se encuentran en el sistema, el SILOG no
atender requerimientos asociados a este proceso, todos los requerimientos de cierre y
apertura de perodos debern ser direccionados al usuario final que se coordine previamente
con cada una de las Fuerzas o sus equivalentes. Sin embargo el SILOG har la verificacin
del cumplimiento de las polticas establecidas en el desarrollo del proceso por parte del
usuario final y har las observaciones respectivas cuando haya lugar a ello, mediante oficio
dirigido a la oficina correspondiente.


ACTIVOS FIJOS

Verificar y constatar que las depreciaciones estn efectivamente contabilizadas en el sistema
en el periodo correspondiente.

IMPLICACION DE ABRIR PERIODOS QUE HAN CUMPLIDO EL PROCESO DE CIERRE

Cuando por cualquier circunstancia se abre un periodo cerrado, se corre el riesgo que
cualquier usuario haga movimientos de almacn como bajas, traslados, etc., o registros
financieros, lo cual implica modificacin a los estados financieros a partir de la fecha en que
se realice.


Para el caso de Acti vos Fi jos podra generar la re ejecucin de la depreciacin al cierre de vigencia an-
terior, lo cual obliga a contabilizarla antes de permi tir que se vuelva a cerrar.


MANTENIMIENTO

Para la funcionalidad de manteni miento no tiene implicaciones los cierres logsticos ni financieros. Pero
si debe tener una continua verificacin con el fin de exigir que las rdenes emitidas tengan el control
respecti vo y que los trabajos desarrollados estn registrados en las mismas, no se debe presentar que
al generar un parte de aeronaves estas estn listas cuando en el sistema existen rdenes pendientes.
Estas deben estar completamente cerradas.






Pgina 10
Nmero 19 , julio 19 de 2011

PRODUCCION

En el sistema se debe verificar que las rdenes de produccin generadas estn debidamente
actualizadas, en el entendido de hacerle el seguimiento en la medida en que se desarrolla la produc-
cin de los bienes.

Para lo anterior el SILOG ha establecido los siguientes criterios en cada uno de los mdulos que
apoyan a determinar el estatus de cada una de las sociedades y que sern objeto de reporte ante el
Comi t Directivo SILOG.
Solo se tendrn dos estados

ROJO si por lo menos tiene un indicador de los que se relacionan a continuacin es este estado rojo

VERDE se evala en verde si la sociedad en todos y cada uno de los indicadores se desempeo es
satisfactorio y se ha calificado en verde.

CRITERIOS A EVALUAR MODULO LOGISTICO

Se permiten contabi lizaciones en el periodo anterior, hasta el da establecido para cierre del periodo
financiero que se encuentra en el boletn de cierres que se actualiza anualmente.

En las sociedades financieras que manejan la gestin de almacenes (WM-gestin de almacenes por
ubicaciones), no se permite materiales en zonas intermedias por un periodo de tiempo superior a 24
horas.

Los materiales en trnsi to deben ser incorporados en el sistema como fecha lmi te hasta el da
establecido para cierre del periodo financiero establecido en el boletn de cierres que se actualiza
anualmente.

1. Para efectos de actualizar el sistema en compras las unidades debern estar registrando la etapa
precontractual en los procesos de contratacin estatal.

2. As mismo se requiere, que el sistema este actualizado con las peticiones de oferta con los
proveedores seleccionados para cada proceso contractual.

3. Las ofertas que fueron incluidas en el sistema y que no fueron tenidas en cuenta por el comit
evaluador, estas debern quedar actualizadas mediante el flag de RECHAZADA.


CRITERIOS A EVALUAR MODULO FINANCIERO

1. Que la sociedad haya realizado el cierre financiero en las fechas establecidas en el boletn de
cierre 13 A.

2. Que la sociedad haya reali zado las conciliaciones bancarias del periodo inmediatamente anterior
al de la evaluacin.

3. Que la sociedad haya ejecutado la depreciacin del periodo objeto de evaluacin al da.





Pgina 11
Nmero 19 , julio 19 de 2011

CRITERIOS A EVALUAR MODULO MANTENIMIENTO

1. En el caso de que alguna unidad cuente con ms de un sub modulo de Mantenimiento
implementado, se evaluaran todos, ponderndose de manera igual , esto con el fin de
mantener el nivel de calidad y exigencia con respecto al manejo integral de la herramienta
SAP, como por ejemplo:

HCM= 100%
HCM+PM= 50%+50%
HCM+PM+QM= 33%+33%+33%
HCM+PM+QM+PP= 25%+25%+25%+25%

No obstante, la evaluacin total arrojar solo dos alternativas: Verde o Rojo, dado el
criterio de integralidad que debe tener la informacin, es decir por un solo sub-mdulo
en rojo, el resultado final de la unidad ser ROJO

2. Todos los sub- mdulos se evaluarn de acuerdo a los criterios siguientes y considerando
el horizonte de auditora sobre los primeros quince (15) das de cada mes.


MODULO PRO-
DUCCION

TIEMPOS DE EJE-
CUCIN ORDEN
DATOS MAES-
TROS
PLANIFICACIN
Acorde con la Capaci-
dad de la Planta
Actualizados
Saldos actualizados,
que exista Plan de
Compras de Materia
Prima
MODULO GES-
TION DE CALIDAD

LOTES DE INSPECCIN AVISOS DE CALIDAD
Ingreso de Resultados, Valoracin de
Resultados y puntos de Inspeccin e
ingreso de defectos (si aplica)
Asignacin de Causas, Medi-
das, Responsables y cumpli-
miento de medidas
MODULO MANTE-
NIMIENTO
DOCUMEN-
TOS DE MEDI-
DA
AVISOS ORDENES MAN-
TENIMIENTO
PARTE DIA-
RIO
Aeronutico Mnimo 14 Mnimo 3 Mnimo 3 De Aeronaves
Naval / Fluvial Mnimo 14 Mnimo 3 Mnimo 3
ETAA No Aplica No se evala Mnimo 1
Comunicaciones No Aplica No se evala Mnimo 1
Armamento Areo Mnimo 10 Mnimo 1 Mnimo 1
Armamento Terrestre No Aplica No Aplica Mnimo 5
Transportes Terrestres
Y Blindados
Mnimo 14 No Aplica Mnimo 3
De vehculos


Pgina 12
Nmero 19 , julio 19 de 2011



Observaciones:

Todos Partes se evaluara la gestin de mantenimiento planificado.

Del parte de Aeronaves, se evaluar el status versus ordenes liberadas, donde el
parmetro es: si existe una orden de mantenimiento liberada y el status de la
aeronave esta lista, o si el status de la aeronave es no lista y no tiene una orden
de mantenimiento liberada, automticamente la unidad ser evaluada en ROJO.