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VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y

ADMINISTRATIVA
GERENCIA ADMINISTRATIVA
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REGLAMENTO PARA EL MANEJO
ADMINISTRATIVO
DE LOS ACTIVOS FIJOS DE ECOPETROL
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RELACIN DE VERSIONES


VERSIN

DESCRIPCIN

FECHA

00

Manual para el manejo y control del Activo Fijo

1981


DEPENDENCIA
RESPONSABLE

REVIS

APROB

Vicepresidencia Financiera
Divisin de Finanzas





JOSE FERNANDO ISAZA
Presidente

VERSIN DESCRIPCIN FECHA
01 Emisin del Reglamento para el Manejo Administrativo de
los Activo Fijo
CAPITULO I MANEJO ADMINISTRATIVO


DEPENDENCIA
RESPONSABLE

REVIS

APROB




HCTOR SANABRIA
Coordinador de Gestin
Inmobiliaria y Activos Fijos







ELABOR:



Equipo Interdisciplinario
Unidad de Administracin de
Servicios





MARTN HERNANDO ESCORCIA
Jefe Unidad de Administracin de Servicios



OLGA LUCA ARRIETA
Gerente Administrativo ( e)



CARLOS ALBERTO SANDOVAL
Vicepresidente Financiero y Administrativo



MAURICIO ECHEVERRY
Director Jurdico



RUBN DARIO VELSQUEZ
Jefe de la Unidad de Planeacin Financiera



ALEXANDRA LPEZ
Normativa Corporativa




ISAAC YANOVICH
Presidente








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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO....................................................................................................................................... 4
2. ALCANCE .................................................................................................................................... 4
3. GLOSARIO................................................................................................................................... 4
4. DOCUMENTOS DEROGADOS E INCORPORADOS ................................................................ 6
5. CONDICIONES GENERALES..................................................................................................... 7
5.1 RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS ................................................ 7
5.1.1. Activo de Uso Individual .................................................................................................................. 8
5.1.2. Activos de Uso Comn de una Dependencia.................................................................................... 8
5.1.3. Activo que hace parte de la Actividad del Negocio en su Operacin o Proceso.............................. 8
5.1.4 Mantenimiento de Activos .............................................................................................................. 9
5.2. MARCO DE REFERENCIA.................................................................................................................. 9
6. DESARROLLO........................................................................................................................... 10
6.1BIENES CONSIDERADOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO....................................................... 10
6.1.1 Bienes de beneficio y uso pblico e histricos y culturales............................................................. 11
6.2 ADQUISICION DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO............................................................. 12
6.2.1 Reutilizacin................................................................................................................................... 12
6.2.2 Adquisicin a travs de Apropiacin para Proyectos de Inversin (A.P.I.)................................ 12
6.2.3 Adquisicin por Urgencia Manifiesta o Emergencia o Apremio.................................................... 13
6.2.4 Adquisicin por Reversin de Contratos de Concesin.................................................................. 13
6.2.5. Compra o Recibo de Propiedad, Planta y Equipo en los Contratos de Asociacin u otra modalidad
de colaboracin o participacin............................................................................................................... 14
6.2.6 Adquisicin Mediante la Utilizacin de Leasing Financiero ........................................................ 14
6.2.7. Adquisicin a travs de Permuta o Dacin en Pago ...................................................................... 15
6.2.8. Adquisicin a travs de Donacin.................................................................................................. 16
6.3 PROCEDIMIENTO PARA MARCACIN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO....................... 16
6.3.1. Marcacin de Unidades Completas de Activo Fijo ........................................................................ 17
6.3.2. Marcacin de elementos que conforman un Activo Fijo ................................................................ 17
6.4 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ADICIONES Y MEJORAS SOBRE LA PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO................................................................................................................................... 18
6.5. PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO............... 18
6.6 PROCEDIMIENTO PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPO....................................................................................................................................................... 19
6.7 PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO................................ 21
6.7.1Retiro por Obsolescencia o Inservibilidad....................................................................................... 21
6.7.2 Retiro por Demolicin de inmuebles ............................................................................................... 22
6.7.3 Destruccin Fortuita ....................................................................................................................... 23
6.7.4 Retiro por Prdida o Hurto ............................................................................................................ 24
6.7.5 Aviso de Prdida.............................................................................................................................. 24
6.8 PROCEDIMIENTO PARA SUSPENSION Y REACTIVACION DE LA DEPRECIACION............. 27
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6.9 PROCEDIMIENTO PARA EL AVALO TCNICO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO ...... 27
6.10 PROCEDIMIENTO PARA PRSTAMO Y/O ALQUILER DE PROPIEDADES, PLANTAS Y
EQUIPOS A OTRAS ENTIDADES O A CONTRATISTAS ..................................................................... 28
6.11 TRANSFERENCIA DE RESPONSABILIDADES EN CASO DE RETIRO O TRASLADO DEL
FUNCIONARIO A CARGO DEL ACTIVO............................................................................................... 29
6.12 BAJA DE ACTIVOS RETIRADOS.................................................................................................... 29
6.12.1 Entrega de bienes retirados, a travs de permuta o cambio ......................................................... 30
6.12.2 Entrega de bienes retirados, mediante dacin en pago................................................................. 31
6.12.3 Entrega de bienes retirados mediante donaciones, cesin sin costo y contribuciones.................. 31
6.12.4 Enajenacin de bienes retirados por venta directa. ...................................................................... 32
6.12.5 Enajenacin de bienes retirados mediante remate o pblica subasta, contratado con entidades
financieras autorizadas ............................................................................................................................ 33
6.12.6 Enajenacin de bienes retirados mediante licitacin pblica....................................................... 34
6.13 PAGO DE IMPUESTO PREDIAL Y COMPLEMENTARIOS...................................................... 34
7. TRANSICION............................................................................................................................. 35
8. REGISTROS.............................................................................................................................. 35
9. CONTINGENCIAS. NO APLICA.............................................................................................. 36
10. BIBLIOGRAFA....................................................................................................................... 36
11. ANEXOS................................................................................................................................. 37
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1. OBJETO

Establecer las polticas y procedimientos administrativos para la adquisicin, administracin y
control de los Activos Fijos de la Empresa.


2. ALCANCE

Este Reglamento debe ser aplicado por todos los funcionarios y contratistas que tengan bajo su
responsabilidad la operacin, custodia, administracin y control de Activos Fijos.

En relacin con los aspectos contables, continuar vigente el captulo II del Manual de Activos Fijos
emitido en marzo de 2001.

En este documento no se hace referencia a los siguientes temas, toda vez que su manejo es
netamente contable, y por tanto se encuentran desarrollados en el Captulo II: Manejo Contable y
Tributario del Manual de Activos Fijos, especficamente en los siguientes apartes:

Intangibles, numeral 6.1.1.3, prrafo cinco (5).
Inversiones petrolferas y yacimientos, capitulo 2, numeral 6.4.


3. GLOSARIO

Para una mejor comprensin del contenido del presente Reglamento, se establecen las siguientes
definiciones:


Activo Fijo: Recurso tangible o intangible de naturaleza duradera, no destinado para la venta, que
se utiliza en las operaciones normales de la Empresa.

El Activo Fijo incluye:
Obras en ejecucin,
Propiedad, Planta y Equipo,
Intangibles,
Inversiones Petrolferas y yacimientos.

Activo Intangible: Recurso de naturaleza no material que implica un derecho o privilegio, que se
adquiere con la intencin de que aporte beneficios especficos a la operacin de la Empresa.

Activo Tangible: Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material.

Activos no sujetos a depreciacin: Corresponde a los bienes que por determinadas
circunstancias an no han sido puestos al servicio para el cual se adquirieron; al igual que aquellos
que se encuentran en mantenimiento o no son objeto de uso o explotacin para el desarrollo del
cometido estatal. De igual forma, aquellos excluidos de conformidad con la normatividad vigente,
como es el caso de los terrenos.
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Adiciones: Comprenden la inversin agregada o los elementos nuevos incorporados a un activo
existente, as como las extensiones o ampliaciones del mismo. Una adicin aade fsicamente
algo a un activo.

Agotamiento: Valor correspondiente a la disminucin gradual de los recursos naturales renovables
y no renovables por efecto de su explotacin, extraccin o produccin, como reconocimiento de la
prdida de su capacidad econmica y operacional en el transcurso de su vida til, de acuerdo con
la estimacin efectuada mediante mtodos de reconocido valor tcnico.

Amortizacin: Distribucin sistemtica del costo de un activo durante los aos de vida til o
durante el perodo en que se van a aprovechar sus beneficios.

Avalo: Estimacin que se hace del valor o precio de un bien.

Avalo Comercial: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor
comercial o de reposicin de un activo, entre otros.

Baja de Activos: Corresponde al proceso debidamente documentado, mediante el cual se
excluyen definitivamente los Activos de los libros de la Empresa.

Bien Inmueble: Recurso que no se puede transportar de un lugar a otro, como las tierras y minas,
y el que se adhiere permanentemente a ellas como los edificios y los rboles; algunas cosas -
aunque por su naturaleza no lo sean- pueden considerarse inmuebles por destinacin.

Bienes Muebles: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea movindose ellos por
s mismos, o que solo se muevan por una fuerza externa; se exceptan los que, siendo muebles
por su naturaleza, se consideran inmuebles por destinacin.
Capitalizar: Proceso mediante el cual se contabilizan las inversiones en curso hacia los diferentes
grupos o clases de activos.
Cesin (o Traspaso): Transferencia a un tercero de cualquier derecho o inters en bienes (races
o muebles).

Construcciones: Conjunto de obras de carcter permanente, que se encuentren adheridas al
suelo y que no pueden trasladarse de un lugar a otro sin detrimento.

Construcciones en curso (obras en ejecucin): Costos y dems cargos incurridos en el proceso
de construccin o ampliacin de bienes (muebles e inmuebles), hasta el momento en que sean
capitalizadas.
Costo de adquisicin: Valor de compra de un Activo, ms todas las erogaciones necesarias hasta
colocarlo en condiciones de cumplir el objetivo para el cual fue adquirido, incluidos, entre otros, los
gastos de transporte, instalacin y financieros.
Dependencia Interesada: rea que requiere un determinado servicio.
Dependencia Usuaria: rea a la cual pertenece un Activo.
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Depreciacin: Es el reconocimiento racional y sistemtico del costo de los bienes, distribuido
durante su vida til.
Inventario: Conteo fsico mediante el cual se comparan las existencias fsicas con los registros en
libros y se determinan las diferencias.

Mejora: Inversin que tiene el efecto de aumentar la vida til restante de un activo, incrementando
su rendimiento y reduciendo sus costos de mantenimiento.
Obsolescencia: Prdida en el potencial de uso, debido a diversas causas siendo la principal los
adelantos tecnolgicos.
Prstamo: Acto por el cual una persona entrega temporalmente un Activo a ttulo gratuito a otra
persona, para que se sirva de ella.

Propiedad, Planta y Equipo: Clase de Activo Fijo que comprende los bienes tangibles utilizados
para atender necesidades de la Empresa, siempre que su vida til probable, en condiciones
normales, exceda de un ao.

Reparaciones o mantenimiento: Desembolsos en los cuales incurre la Empresa con el fin
recuperar y conservar la capacidad normal de produccin y utilizacin de la Propiedad, Planta y
Equipo.
Terreno: Extensin superficiaria situada en un mismo municipio, que es propiedad de la Empresa y
se identifica jurdicamente con un nico folio de matrcula inmobiliaria, o que est en posesin de la
Empresa; lo anterior, sin perjuicio del nmero de cdulas catastrales que se presenten.

Unidad Funcional Mnima de Activos Fijos: Activo o grupo de Activos con los que se ejecuta un
proceso u operacin completa. La Unidad funcional mnima requiere de todos los componentes
para cumplir su objetivo operativo. Los componentes y la unidad funcional deben ser estacionarios
para facilitar su control fsico. Ejemplos segn las reas de negocio:

Transporte: Motocompresor: Motor + Compresor
Unidad contraincendio: Motor + Bomba contraincendio
Produccin: Balancn: Estructura metlica + Caja de reduccin + Motor elctrico
Unidad de bombeo: Generador + Motor + Bomba
Usuario: Se denomina as a la persona que tiene asignado un Activo y se constituye en el
custodio o responsable del mismo.


4. DOCUMENTOS DEROGADOS E INCORPORADOS

Manual para el manejo y control del Activo Fijo, 1981. (Derogado)
Procedimiento a seguir en caso de Prdida, Hurto o Destruccin, slo en lo referente a Activos
Fijos y materiales. ECP-CTR-D-00. Diciembre de 2002. (Incorporado)

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5. CONDICIONES GENERALES

De conformidad con lo dispuesto en los numerales 12 y 13 del artculo 90 del Decreto 2394 de
agosto de 2003, corresponde a la Vicepresidencia Financiera y Administrativa: ...Definir los
procedimientos y la normatividad para el control de los bienes muebles e inmuebles y asegurar que las normas y
procedimientos contables y tributarias se ajustan a las disposiciones legales y reglamentarias....

Para cumplir con esta disposicin, se expide este Reglamento y se deja vigente el captulo II del
Manual de Activos Fijos, en relacin con el manejo contable.


5.1 RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS

La proteccin y utilizacin racional de los recursos de la Empresa, es responsabilidad del
representante legal, de los jefes de cada una de las distintas dependencias y de los funcionarios
que las integran. Por lo anterior, en la asignacin de responsabilidades sobre el manejo de los
Activos de la Empresa, deben tenerse presentes los siguientes aspectos:

El manejo y la administracin de los Activos Fijos de ECOPETROL S.A. es una
responsabilidad gerencial indelegable y obliga al fortalecimiento del sistema de control interno
implcito y extendido en todo el ciclo operacional de la Empresa, incluyendo su seguimiento y
evaluacin que permiten una adecuada retroalimentacin de este ciclo. En este orden de
ideas, todos los estamentos de la organizacin participan en el ejercicio del control, ya estn
ubicados en niveles estratgicos, tcticos u operativos.

Es obligacin especial de todos los trabajadores de ECOPETROL S.A. conservar y restituir en
buen estado, salvo el deterioro natural, los vehculos, instrumentos, herramientas, implementos
y tiles de trabajo que le suministre la Empresa, as como las materias y elementos sobrantes
o que no hayan sido utilizados (Reglamento Interno de Trabajo, Artculo 76 ordinal 11);
obligacin aplicable, tambin, para los dems elementos que estn clasificados como Activos
Fijos.

Cuando ocurra la prdida o dao de un Activo, salvo cuando dicha prdida o dao provenga
del deterioro natural, caso fortuito, fuerza mayor u otra causa plenamente justificada, el
responsable est en la obligacin de restituir el activo con las mismas caractersticas y
condiciones o cancelar su equivalente segn el valor comercial que se defina tcnicamente al
momento que se determine su responsabilidad.

Cuando con carcter definitivo por retiro o traslado, se produzcan cambios de personal a cuyo
cargo se encuentren asignados activos y otros elementos de carcter devolutivo, es obligacin
del superior jerrquico y del funcionario saliente, recibir y entregar los bienes bajo el cuidado
de este ltimo, para lo cual debe diligenciarse el formato correspondiente. Ver numeral 6.11.

En sntesis, cada uno de los funcionarios de la Empresa es responsable de todos aquellos Activos
que le son entregados para la realizacin de su labor, as como por conservarlos y mantenerlos en
las mejores condiciones posibles.


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5.1.1. Activo de Uso Individual

La responsabilidad del empleado se limita nicamente a aquellos Activos que se le han entregado
o asignado, lo cual implica que cuando se trabajen turnos adicionales la responsabilidad ser por el
periodo de tiempo del turno.

Con el objeto de ejercer un adecuado control sobre los Activos, ser responsabilidad de cada uno
de los trabajadores que laboren en turnos, hacer una entrega y recibo de los bienes que tienen
bajo su custodia durante el turno, la cual se entiende realizada con la suscripcin de las planillas de
control diarias, en las cuales deber dejarse constancia de las novedades pertinentes.


5.1.2. Activos de Uso Comn de una Dependencia

Por ser Activos cuya utilizacin no es exclusiva para un empleado determinado sino que son
utilizados por todo el personal de una dependencia, estarn bajo la responsabilidad del jefe de la
dependencia respectiva y en el caso de ser utilizados por jefaturas de igual grado jerrquico se
debe concertar la responsabilidad en uno de ellos; cada jefatura tendr la autoridad de establecer
en su dependencia, los mtodos y procedimientos que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia
del control interno.


5.1.3. Activo que hace parte de la Actividad del Negocio en su Operacin o Proceso

Cuando el Activo no pueda ser asignado a una dependencia en particular ni a una persona, la
responsabilidad recae sobre el Gerente o Director de dicha actividad o negocio, para lo cual tendr
la autoridad de imponer en su dependencia, los mtodos y procedimientos que garanticen la
calidad, eficiencia y eficacia del control interno.

Cualquiera de las responsabilidades planteadas en los anteriores numerales, se inicia y / o se
materializa en el momento en que se reciben los bienes a cargo, previa elaboracin del acta de
recibo (Anexo 2) y / o del inventario fsico (Anexo 5) y cesa en las siguientes instancias:

Por transferencia entre dependencias del bien objeto de responsabilidad, soportada con
evidencia de aceptacin y traspaso de la misma.

Por movimientos de personal en los que se perfecciona el traslado de responsabilidades entre
el funcionario que entrega y el que recibe.

Por retiro definitivo del funcionario, en cuyo caso debe realizar los trmites necesarios para la
obtencin del paz y salvo correspondiente tanto de carcter administrativo como de tipo fiscal.

La administracin individual de los bienes bajo su custodia, debe desarrollarla cada responsable de
acuerdo con las caractersticas y programaciones particulares que sean del caso, y con base en
los presupuestos establecidos, con el objeto de mantenerlos en las mejores condiciones de uso
para el fin al cual le fueron asignados.


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5.1.4 Mantenimiento de Activos

El jefe de la dependencia a la cual esta asignado un activo es el responsable de liderar los
programas y las labores de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles.

5.2. MARCO DE REFERENCIA

1. El Captulo II: Manejo Contable del Manual de Activos Fijos, el cual contina vigente.

2. El Reglamento Interno de Trabajo en su Artculo 76, Numeral 11, que establece como una de
las obligaciones especiales de los trabajadores la siguiente: Conservar y restituir en buen
estado, salvo el deterioro natural, los vehculos, instrumentos, herramientas, implementos y
tiles de trabajo que le suministre la Empresa y las materias y elementos sobrantes o que no
hayan sido utilizados.

3. La Ley 42 de 1993 en su artculo 4, que establece que la Contralora General de la Repblica
(CGR) ejerce el control fiscal, el cual incluye el control de gestin a los servidores pblicos.

4. Los funcionarios de ECOPETROL S.A. son servidores pblicos, conforme el artculo 123 de la
Constitucin Poltica.

5. La Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad
fiscal de competencia de las Contraloras; que en su Artculo 3, seala qu se entiende por
gestin fiscal, para los efectos de esa Ley, el conjunto de actividades econmicas, jurdicas y
tecnolgicas que realizan los servidores pblicos () que manejen o administren recursos o fondos pblicos,
tendientes a la adecuada y correcta adquisicin, planeacin, conservacin, administracin, custodia () de los
bienes pblicos ().

6. El sistema de control interno de la Empresa debe proteger los recursos de la organizacin
buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afecten (Artculo 2, Literal
a) de la Ley 87 de 1993).

7. El representante legal de la Empresa, conforme el artculo 6 y el literal b), artculo 3 de la Ley
87 de 1993, es el responsable del establecimiento y del perfeccionamiento del sistema de
control interno.

8. El jefe de cada rea de la Empresa, es el responsable por el control interno ante su jefe
inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la Organizacin. (Ley 87
de 1993, artculo 6 y literal c, artculo 3).

9. La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar, en forma independiente, el sistema
de control interno y proponer al representante legal, las recomendaciones para mejorarlo.
(Articulo 3, Literal d) de la Ley 87 de 1993).

10. El control interno debe concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrnseco
al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la Empresa, conforme el ltimo
inciso del artculo 1 de la Ley 87 de 1993.

11. La ley 734 de 2002, por la cual se expide el Cdigo Disciplinario Unico, que en su artculo 34,
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numerales 21 y 22 seala:

Son deberes de todo servidor pblico (...)

...Numeral 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean
utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.

Numeral 22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o
administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.


6. DESARROLLO

Si bien, los Activos Fijos comprenden: a) Obras en construccin, b) Propiedad, Planta y Equipo, c)
Activos Intangibles y d) Inversiones petrolferas y yacimientos; en este documento no se hace
referencia a los activos indicados en los literales c) y d), toda vez que su manejo es netamente
contable, y por tanto se encuentran desarrollados en el Captulo II: Manejo Contable y Tributario
del Manual de Activos Fijos.

En ECOPETROL S.A. la Propiedad, Planta y Equipo representa los activos tangibles adquiridos o
construidos por la Empresa a travs de Apropiacin para Proyectos de Inversin (API) o por
cualquier otro medio debidamente autorizado, con intencin de emplearlos en forma permanente
en los procesos de produccin, distribucin y/o administracin de servicios.

6.1. BIENES CONSIDERADOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Los bienes considerados Propiedad, Planta y Equipo, de conformidad con lo establecido en Plan
General de Contabilidad Pblica - PGCP, se clasifican as:

Terrenos: Urbanos, rurales.

Edificaciones: Edificios y casas; Oficinas; Almacenes; Locales; Fbricas; Mataderos, Salas de
exhibicin, conferencias y ventas; Cafeteras y casinos; Colegios y escuelas; Clnicas y
hospitales; Clubes; Hoteles, hostales y paradores; Silos; Invernaderos; Casetas y
campamentos; Terminales; Parqueaderos y garajes; Bodegas y hangares; Instalaciones
deportivas y recreacionales; Estanques; Presas; Pozos; Tanques de almacenamiento;
Estaciones repetidoras; Aeropuertos; Otras edificaciones.

Vas de comunicacin y acceso internas: Vas de comunicacin interna; Puentes; Helipuertos y
aerdromos; Otras vas de comunicacin y acceso.

Plantas, ductos y tneles: Plantas de generacin; Plantas de tratamiento; Plantas
deshidratadoras; Plantas de transmisin; Plantas de distribucin; Plantas de produccin;
Plantas de conduccin; Plantas de telecomunicaciones; Oleoductos; Gasoductos; Poliductos;
Subestaciones y/o estaciones de regulacin; Acueducto y canalizacin; Estaciones de bombeo;
Otras plantas, ductos y tneles.

Redes, lneas y cables: Redes frreas; Redes de distribucin; Redes de recoleccin de aguas;
Redes de distribucin de vapor; Redes de aire; Redes de alimentacin de gas; Lneas y cables
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de interconexin; Lneas y cables de transmisin; Lneas y cables de conduccin; Lneas y
cables de telecomunicaciones; Otras redes, lneas y cables.

Maquinaria y equipo: Equipo de construccin; Armamento y equipo reservado; Equipo de
perforacin; Maquinaria industrial; Equipo de msica; Equipo de recreacin y deporte; Equipo
agrcola; Equipo de enseanza; Armamento de vigilancia; Herramientas y accesorios; Equipo
para estaciones de bombeo; Equipo de centros de control; Maquinaria y equipo de dragado;
Equipo de ayuda audiovisual; Equipo de aseo; Otras maquinarias y equipos.

Equipo mdico y cientfico: Equipo de investigacin; Equipo de laboratorio; Equipo de
urgencias; Equipo de hospitalizacin; Equipo de quirfanos y salas de parto; Equipo de apoyo
diagnstico; Equipo de apoyo teraputico; Equipo de servicios ambulatorio; Otros equipo
mdico y cientfico.

Muebles, enseres y equipos de oficina: Muebles y enseres; Equipo y mquinas de oficina;
Otros muebles, enseres y equipos de oficina.

Equipos de comunicacin y computacin: Equipo de comunicacin; Equipo de computacin;
Lneas telefnicas; Satlites y antenas; Equipos de radares; Otros equipos de comunicacin y
computacin.

Equipo de transporte, traccin y elevacin: Areo; Terrestre; Frreo; Martimo y fluvial; De
traccin; De elevacin; Otros equipos de transporte, traccin y elevacin.

Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera: Maquinaria y equipo de hotelera;
Maquinaria y equipo de restaurante y cafetera; Maquinaria y equipo de calderas; Maquinaria y
equipo de lavandera; Otros equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera.

6.1.1 Bienes de beneficio y uso pblico e histricos y culturales

Bienes de beneficio y uso pblico en servicio: Vas de comunicacin; Puentes; Tneles; Plazas
pblicas; Parques recreacionales; Otros bienes de beneficio y uso pblico.

Bienes histricos y culturales: Monumentos; Museos; Obras de arte; Parques arqueolgicos;
Bibliotecas; Hemerotecas; Otros bienes histricos y culturales.

Bienes de beneficio y uso pblico entregados en administracin: Vas de comunicacin;
Puentes; Tneles; Plazas pblicas; Parques recreacionales; Parques arqueolgicos;
Monumentos; Museos; Obras de arte; Bibliotecas; Hemerotecas; Otros bienes de beneficio y
uso pblico entregados en administracin.

Cuando exista duda para determinar si un bien es capitalizable o no, o existan elementos que no
estn dentro del listado anteriormente descrito, la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de
Activos establecer, con base en (i) la proyeccin de vida til, (ii) las condiciones en que prestar el
servicio (tales como medios fsicos, utilizacin diaria, mantenimiento, etc), y (iii) las normas y
polticas contables, si se trata de un bien capitalizable o no.

Los bienes consumibles destinados a dotacin, mantenimiento y reparaciones ordinarias, no se
rigen por las normas de este Reglamento.
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6.2 ADQUISICION DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

La adquisicin de activos debe realizarse nicamente por las modalidades que se describen a
continuacin; se aclara que en ningn caso es permitido adquirir Activos Fijos por concepto
de gastos.


6.2.1 Reutilizacin

La reutilizacin de bienes inactivos de propiedad de la Empresa, que se encuentran disponibles
para su uso, debe constituir la primera opcin antes de la adquisicin de nuevos activos. El objetivo
de este procedimiento es cumplir con el principio de economa, considerando la reutilizacin
eficiente de los bienes en desuso en el mbito nacional.

La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos deber llevar un inventario detallado y
verificar la existencia y posibilidad de reutilizar los bienes catalogados como bienes retirados.

La dependencia que desee adquirir un activo deber obtener certificacin de la Coordinacin de
Gestin Inmobiliaria y de Activos, sobre la inexistencia del activo que cumpla con las condiciones
para su utilizacin y las caractersticas del bien requerido.

En caso de reutilizacin de activos la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos deber
seguir el procedimiento para transferencia de activos, descrito en el Numeral 6.5.


6.2.2 Adquisicin a travs de Apropiacin para Proyectos de Inversin (A.P.I.)

Las etapas necesarias para construir o adquirir un activo, con el propsito de mejorar o incrementar
la capacidad instalada de la Empresa, racionalizar los costos de operacin por medio de nuevos
procesos operacionales, as como conservar o aumentar los volmenes de produccin y/o
servicios, se debern realizar mediante el sistema de Proyectos de Inversin (A.P.I).

El Coordinador de cada proyecto, responsable del API deber:

a. Coordinar con las respectivas reas de Contratacin y Compras, la compra de los activos
necesarios para el desarrollo de los proyectos, previa certificacin de la Coordinacin de
Gestin Inmobiliaria y de Activos sobre la inexistencia de activos similares en las Bodegas de
bienes no explotados (Ver numeral 6.2.1).

b. Solicitar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos el nmero de identificacin de
los activos y su respectiva marcacin antes de ser entregado al proyecto.

c. Coordinar con las reas contables el cierre parcial o total del proyecto, dando aplicacin a lo
previsto en el numeral 6.1.1.3. del Captulo II del Manual de Activos Fijos (Ver Anexo 3)

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d. Entregar los activos a la dependencia responsable de su administracin y custodia a travs de
acta (Anexo 2). No se debern entregar ni recibir activos sin el correspondiente nmero de
Inventario.

e. Responder por la administracin y custodia de los Activos hasta tanto sean capitalizados y/o
entregados a la dependencia usuaria.

f. Reportar la adquisicin a la Jefatura de Administracin de Riesgos para lo de su competencia.


6.2.3 Adquisicin por Urgencia Manifiesta o Emergencia o Apremio.

En los trminos de la Ley 80 de 1993 o del Manual de Contratacin (numeral 6.1.6.1.1).

El funcionario que adquiera Activos con ocasin de la declaratoria de Urgencia Manifiesta o de
Emergencia o Apremio, segn sea el caso, deber cumplir con lo indicado en el numeral 6.2.2.


6.2.4 Adquisicin por Reversin de Contratos de Concesin

En desarrollo de este procedimiento se reciben Activos Fijos que revirtieron al Estado a la
terminacin de contratos de concesin, y que ste a su vez los transfiere a ECOPETROL S.A..

El Ministerio de Minas y Energa informar a ECOPETROL S.A. la decisin tomada por el Estado
de transferirle los Activos de un contrato de concesin prximo a vencer. Para el recibo de Activos
la Vicepresidencia correspondiente conforma una comisin la cual tendr las siguientes
responsabilidades:

a. Relacionar en un acta los Activos que sern recibidos por la Empresa.

b. Realizar la valoracin tcnica de los Activos, con base en los parmetros fijados por el
Ministerio de Minas y Energa.

c. Solicitar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos el nmero de identificacin de
los Activos y su respectiva marcacin antes de ser entregados a la operacin.

d. Coordinar con las reas Contables la incorporacin de los registros en los libros de la
Empresa.

e. Entregar los Activos a la dependencia responsable de su administracin y custodia a travs de
acta (Anexo 2). No se debern entregar ni recibir activos sin el correspondiente nmero de
inventario.

f. Revisar con el apoyo de la Direccin Jurdica, que la documentacin mediante la cual el Estado
realiza la transferencia de los Activos est correctamente legalizada.

g. Reportar la adquisicin a la Jefatura de Administracin de Riesgos para lo de su competencia.


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6.2.5. Compra o Recibo de Propiedad, Planta y Equipo en los Contratos de Asociacin u otra
modalidad de colaboracin o participacin.

De acuerdo con los trminos del contrato de asociacin u otra modalidad de participacin o
colaboracin, cuando la compaa respectiva decida retirarse y ECOPETROL S.A. decida aceptar
la opcin de compra de Activos, la Vicepresidencia respectiva conformar una comisin, la cual
tendr las siguientes responsabilidades:


6.2.5.1 Cuando ECOPETROL S.A. es operador

a. Relacionar de manera detallada los Activos que sern recibidos por la Empresa a travs de un
acta.

b. Con base en el acta, identificar los Activos que se adquieren y coordinar con las reas
Contables, la incorporacin del mayor valor, de acuerdo con el porcentaje de participacin en
la asociacin u otra modalidad de participacin o colaboracin.


6.2.5.2 Cuando ECOPETROL S.A. no es operador

a. Relacionar de manera detallada los Activos que sern recibidos por la Empresa a travs de un
acta, incluyendo el valor de cada uno de ellos.

b. Solicitar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos el nmero de identificacin de
los activos y su respectiva marcacin, antes de ser entregados a la operacin.

c. Coordinar con las reas Contables la baja de los activos globales vinculados al contrato y la
incorporacin detallada de los registros en los libros de ECOPETROL S.A.

d. Entregar los activos a la dependencia responsable de su administracin y custodia a travs de
acta (Anexo 2). No se podrn ni entregar ni recibir activos sin el correspondiente nmero de
inventario.

e. Reportar la adquisicin a la Jefatura de Administracin de Riesgos para lo de su competencia.


6.2.6 Adquisicin Mediante la Utilizacin de Leasing Financiero

Los Activos Fijos obtenidos por ECOPETROL S.A. como resultado de la utilizacin de este sistema
tendrn el siguiente tratamiento:

Desde el inicio del contrato sern considerados dentro del concepto de Propiedad, Planta y Equipo
de la Empresa. En este tipo de contratos el arrendatario (ECOPETROL S.A.) corre con todos los
gastos y riesgos propios de poseer el Activo, mientras que el arrendador mantiene la propiedad
sobre el mismo (Ley 223/95).

Algunas de las caractersticas de estos contratos son:

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Los Activos en leasing debe recibirlos la Empresa claramente identificados segn la
codificacin particular de la compaa de leasing.

El traslado o movilizacin (transferencia) entre gerencias operativas de los Activos en leasing,
requiere la autorizacin previa de la compaa arrendadora.

Los Activos en leasing pueden sufrir tres tipos de prdida: destruccin fortuita, hurto, y prdida
en poder del personal. El procedimiento a seguir en cada caso es similar a los descritos para la
Propiedad, Planta y Equipo; la diferencia radica en que es la aseguradora contratada por la
compaa de leasing, a solicitud y con el visto bueno de ECOPETROL S.A., la que debe cubrir
totalmente los costos originados para la reposicin del Activo.

El Activo arrendado debe ser cambiado cuando dentro del perodo de garanta se detecta que
no cumple con las condiciones pactadas en el contrato.


La dependencia interesada solicitar a la Unidad de Financiamiento y Tesorera su recomendacin
para determinar la viabilidad de adquirir el Activo a travs de esta modalidad. En caso de adquirir
el Activo se debe aplicar el procedimiento de adquisicin de activos a travs de A.P.I.(numeral
6.2.2).


6.2.7. Adquisicin a travs de Permuta o Dacin en Pago

La permuta o cambio es considerada como una de las formas de adquisicin de Activos en la
Empresa, ya que sta puede obligarse recprocamente con otra persona natural o jurdica a
entregar cualquier objeto a cambio de un Activo. Tambin existe permuta cuando se haya
convenido que el pago de una obligacin a favor de la Empresa se haga parte en dinero y parte en
especie. El objetivo de ste procedimiento es facilitar la adquisicin de Activos, sin modificar la
asignacin presupuestal, aprovechando los beneficios de la permuta.

Para adquirir un activo bajo esta modalidad, la dependencia interesada deber seguir los siguiente
pasos:

a. El Jefe de la dependencia, evala la conveniencia de adquirir el Activo mediante la
celebracin de un contrato de permuta o de aceptar el Activo como parte de pago de una
obligacin, previa recomendacin de la Gerencia Administrativa y de la Gerencia Financiera.

b. Realizar el proyecto de acuerdo de voluntades con la Entidad que va a entregar el Activo a
ECOPETROL S.A., el cual tendr como mnimo la siguiente informacin: (i) valor y relacin de
los activos que sern intercambiados o adquiridos por dacin en pago, (ii) plazo y condiciones
de entrega, (iii) fecha de elevar a escritura pblica el contrato si el mismo involucra bienes
inmuebles o documentos en que conste la propiedad del activo segn el tipo de Activo y, (iv)
responsable del pago de impuestos que puedan ocasionarse.

c. Solicitar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos el nmero de identificacin de
los Activos y su respectiva marcacin antes de ser entregados a la operacin.

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d. Coordinar con las reas contables la incorporacin detallada de los registros en los libros de la
Empresa.

e. Entregar los Activos a la dependencia responsable de su administracin y custodia, a travs
de acta (Anexo 2). No se debern entregar ni recibir activos sin el correspondiente nmero de
Inventario.

f. Reportar la adquisicin a la Jefatura de Administracin de Riesgos para lo de su competencia.


6.2.8. Adquisicin a travs de Donacin

Constituye una de las formas como ECOPETROL S.A. puede adquirir activos, ya que pueden
ingresar a formar parte de su patrimonio aquellos activos que una persona natural o jurdica le
transfiera gratuitamente a su favor.

El objetivo de este procedimiento es incorporar el Activo que se recibe al concepto Propiedad,
Planta y Equipo de la Empresa, para que contribuya al desarrollo de su actividad operacional.

La persona natural o jurdica presentar una insinuacin de donacin (sta deber hacerse ante
notario cuando el Activo donado supere los 50 salarios mnimos legales mensuales vigentes) a
ECOPETROL S.A. para aprobacin de acuerdo con los Niveles de Autorizacin previstos en el
MCA. La insinuacin no ser requerida cuando la donante sea una entidad pblica.

Una vez ECOPETROL S.A. decida aceptar el Activo objeto de donacin, la dependencia interesada
deber seguir los siguiente pasos:

a. Protocolizar el acto de donacin mediante el documento o ttulo que corresponda segn el tipo
de activo, previa revisin del rea jurdica.

b. Solicitar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos el nmero de identificacin de
los Activos y su respectiva marcacin, antes de ser entregados a la operacin.

c. Coordinar con las reas Contables la incorporacin detallada de los registros en los libros de la
Empresa.

d. Entregar los Activos a la dependencia responsable de su administracin y custodia a travs de
acta (Anexo 2). No se debern entregar ni recibir activos sin el correspondiente nmero de
inventario.

e. Reportar la adquisicin a la Jefatura de Administracin de Riesgos para lo de su competencia.


6.3 PROCEDIMIENTO PARA MARCACIN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

A todo Activo catalogado como Propiedad, Planta y Equipo de la Empresa se le debe identificar
plenamente y asignar un cdigo de inventario para constatar la permanencia del Activo y permitir el
apropiado control de los responsables (custodio), mediante la toma peridica de inventarios
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fsicos. El cdigo de inventario es el nmero de orden consecutivo que se asigna automticamente
al Activo, en el momento en que se ingresa al sistema los datos maestros.

Existen tipos de marcacin:

Bajo relieve: Es el sistema en el cual se imprimen sobre el Activo a marcar, los nmeros o letras
determinados, mediante un golpe de martillo dado a una matriz especial denominada nmeros o
letras de golpe.

Pintura: Es la marcacin que se realiza utilizando un alfabeto hecho en lmina, con el cual se
arma el cdigo requerido y posteriormente se aplica con una espuma una capa de pintura.

Placa metlica o prefabricada: Son fabricadas especialmente con el smbolo de la Empresa y el
cdigo asignado. Se fijan al activo utilizando pegante, remaches o tornillos.

Cdigo de barras: Consiste en una serie de tcnicas mediante las cuales se codifican datos en
una imagen formada por combinaciones de barras y espacios. Estas imgenes son ledas por
equipos especiales de escaneo o rayo lser, que permiten comunicar datos al computador.

A continuacin se indican los criterios para la marcacin de los Activos.


6.3.1. Marcacin de Unidades Completas de Activo Fijo

Cuando la Empresa adquiera Activos que no requieran transformacin alguna durante la ejecucin
del proyecto, estos deben ser identificados al momento de su adquisicin, por tal razn se debe
seguir el siguiente procedimiento:

a. La dependencia solicitante de los Activos debe informar a la Coordinacin de Gestin
Inmobiliaria y de Activos, con mnimo cinco (5) das hbiles de anticipacin a la entrega, el
lugar dnde se recibirn los elementos y la descripcin de sus caractersticas (Anexo 2).

b. Esta Coordinacin incorporar los Activos en la herramienta informtica desarrollada para tal
fin y determinar el cdigo de inventario y tipo de marcacin.

c. El funcionario de la bodega de materiales o quien haga sus veces para recibir los elementos,
ser el responsable de la verificacin, marcacin y entrega posterior de los Activos a la
dependencia solicitante (Anexo 2). Igualmente, deber confirmar a la Coordinacin de Gestin
Inmobiliaria y de Activos la finalizacin de esta labor.


6.3.2. Marcacin de elementos que conforman un Activo Fijo

Cuando la Empresa construye o completa Activos durante la ejecucin de sus proyectos, stos
deben ser identificados al momento de su capitalizacin y marcados con base en el siguiente
procedimiento:

a. El Coordinador del Proyecto o la dependencia interesada indicar a la Coordinacin de Gestin
Inmobiliaria y de Activos los Activos que no han sido objeto de marcacin.
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b. Esta Coordinacin incorporar los Activos en la herramienta informtica desarrollada para tal
fin y determinar el cdigo de inventario y el tipo de marcacin.

c. El funcionario responsable del proyecto o quien este delegue, debe asegurar la marcacin y
entrega posterior de los Activos a la dependencia operativa. (Anexo 2). Igualmente, deber
confirmar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos la finalizacin de esta labor.


6.4 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ADICIONES Y MEJORAS SOBRE LA
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Las adiciones y/o mejoras sobre la Propiedad, Planta y Equipo de ECOPETROL S.A., se generan
mediante la planeacin y desarrollo de proyectos, para los cuales se debe disponer de la
respectiva Apropiacin Presupuestal para Inversin (A.P.I.).

La dependencia interesada debe realizar el estudio tcnico sobre la necesidad de efectuar la
adicin o mejora y solicitar el presupuesto a travs de un Proyecto de Inversin, API. El
coordinador del proyecto tiene las siguientes responsabilidades:

a. Coordinar con las respectivas reas de Contratacin y Compras, la adquisicin de los activos
necesarios para el desarrollo de los proyectos, previa certificacin de la Coordinacin de
Gestin Inmobiliaria y de Activos sobre la inexistencia de activos similares en las bodegas de
bienes no explotados (Ver numeral 6.2.1.).

b. Informar a las reas Contables para que se suspenda la depreciacin del activo a mejorar, si
aplica, mientras se realiza la ejecucin del proyecto.

c. Una vez entre en operacin el Activo y con el fin de capitalizar las inversiones realizadas,
coordinar con las reas contables siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 6.2.2.
de este Reglamento.

d. Luego de terminado el proyecto se debe informar a las reas Contables para continuar con la
depreciacin del activo. En caso de que la mejora o adicin alargue la vida til estimada,
tambin lo deber informar para que se ajuste la depreciacin.

e. Confrontar el valor total del proyecto con los registros contables, tomando las acciones que
sean del caso.

f. Reportar la adicin o mejora a la Jefatura de Administracin de Riesgos para lo de su
competencia.


6.5. PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Consiste en el traslado de Activos de una dependencia a otra, bien dentro del mismo negocio o
entre negocios. La transferencia puede implicar cambios en localizacin geogrfica, centro de
costo y/o responsable del Activo.

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Una vez los jefes de las dependencias estn de acuerdo en el traslado de un Activo, se debe
seguir el siguiente procedimiento:

a. La dependencia usuaria diligencia el formato de transferencia del Activo (Anexo 4) en original,
de acuerdo con los niveles de autorizacin detallados en el numeral 6.5.1.

b. La dependencia interesada firma el formato de transferencia en constancia de aceptacin del
traslado.

c. La dependencia usuaria debe solicitar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos el
registro de la novedad en el sistema.

d. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos confirma la transferencia.

e. Una vez confirmada la transferencia, la dependencia interesada gestiona ante la coordinacin
de servicios el movimiento fsico del elemento, en caso de que sea necesario.


En el caso de movimiento de activos informticos de hardware, adicional al procedimiento de
transferencia, el custodio o responsable del activo informtico debe:

Informar a HELPDESK antes de realizar el movimiento permanente o temporal.

Garantizar la copia de seguridad (backup) de la informacin, programas y archivos
desarrollados, plantillas de documentos y dems datos que estn residentes en el Activo que
se va a transferir.

Solicitar a HELPDESK la elaboracin de las actas de entrega y recibo de hardware y software
asociados al movimiento que se va a realizar, incluyendo: los datos completos, la identificacin
si el activo es propio o arrendado y las firmas de quien entrega y de quien recibe el activo.
Tanto el usuario que entrega como el que recibe debe conservar copia de estas actas (Anexo
4A).


6.6 PROCEDIMIENTO PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPO

Tiene como objetivo fundamental ejercer control sobre los activos de la Empresa. Este
procedimiento consiste en la verificacin peridica, fsica y real acerca de la existencia y estado de
los activos de propiedad de la Empresa, que se encuentran bajo la responsabilidad y custodia de
cada dependencia y/o funcionario para el cumplimiento de las labores asignadas.

La toma fsica de inventarios, basada en una tcnica de conteo o confrontacin, contribuye a
seleccionar aquellos Activos que cumplen adecuadamente la funcin para la cual fueron
adquiridos, as como los que se encuentran en mal estado y no pueden seguir siendo utilizados
hacindose necesario darlos de baja.

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La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos gestionar la toma fsica del inventario de
Propiedad, Planta y Equipo, como mnimo cada tres (3) aos, de acuerdo con el siguiente
procedimiento:

a. Planear la toma fsica de los inventarios de Propiedad, Planta y Equipo, de acuerdo con la
poltica establecida.

b. Notificar oportunamente a los negocios los recursos requeridos para que se incorporen en el
presupuesto de la vigencia en que se realizar el inventario.

c. Informar a cada una de las dependencias el programa de trabajo con el objeto de asegurar la
logstica requerida.

d. Realizar la inspeccin y conteo fsico de los Activos existentes.

e. Confrontar la informacin recolectada con los registros en libros y determinar sobrantes y
faltantes netos.

f. Informar a cada una de las dependencias el resultado del inventario el detalle de los activos,
as como los sobrantes y faltantes a su cargo.

g. El responsable de cada una de las dependencias donde se presenten sobrantes y/o faltantes,
debe adelantar las acciones administrativas que permitan identificar la procedencia de los
sobrantes y la ubicacin de los faltantes. Para adelantar esta actividad, dispondr de un plazo
de 20 das hbiles incluyendo las aclaraciones a que haya lugar.

h. Para la incorporacin de los sobrantes definitivos, la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de
Activos, deber realizar los avalos correspondientes.

i. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos debe registrar las novedades resultantes
del proceso de la toma fsica del inventario dentro de los 30 das siguientes a la finalizacin del
proceso de avalo. En caso de no requerirse avalo el plazo se empezar a contar a partir de
la fecha de terminacin del plazo previsto en el literal g.


Para los faltantes definitivos es necesario aplicar el procedimiento previsto en el numeral 6.7.3..

La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos, debe registrar las novedades resultantes del
proceso de la toma fsica del inventario.

De conformidad con el artculo 5, pargrafo 2 de la Ley 716 de 2001, Los servidores pblicos
competentes sern responsables administrativa y disciplinariamente en el evento en que la entidad
pblica que representan, no haya utilizado o haya utilizado indebidamente, las facultades
otorgadas por la presente ley para sanear la informacin contable pblica y revelar en forma
fidedigna su realidad econmica y financiera; es decir, los funcionarios sobre quienes recaiga el
incumplimiento de la norma, incurrirn en falta gravsima, de conformidad con lo establecido en Ley
734 de 2002.

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Los Activos que no se encuentren reportados en los sistemas de Activos Fijos, sern incorporados
con base en el siguiente procedimiento, sin perjuicio de las acciones administrativas que deban
adelantarse.

El Jefe de la Dependencia que adquiri el activo deber:

a. Elaborar un informe detallado en el que indique las condiciones de adquisicin de los
activos, as como las caractersticas bsicas de los mismos (fecha de adquisicin, valor,
etc.)

b. Solicitar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos el nmero de identificacin
de los activos y su respectiva marcacin.


6.7 PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Este procedimiento tiene como objetivo hacer que los Activos Fijos que ya no contribuyen a
generar ingresos, salgan de la operacin de la Empresa. Se puede dar por las siguientes causales:

1. Obsolescencia
2. Demolicin de inmuebles
3. Destruccin fortuita:
4. El hurto de Activos Fijos
5. Prdida en poder del personal -Responsabilidad pendiente de fallo-
6. Escisin


6.7.1 Retiro por Obsolescencia o Inservibilidad

Este procedimiento debe ejecutarse cuando uno o varios Activos depreciables deban ser retirados
de operacin como consecuencia de la prdida de utilidad ocasionada por el mejoramiento de las
tcnicas de produccin, o por otras causas externas como por ejemplo, cambios en la demanda del
consumidor, en la legislacin o en la normatividad interna, los cuales pueden conducir a la
reduccin de la produccin. Igualmente aplica para elementos provenientes de la demolicin o el
desmantelamiento de Activos.

Para el retiro por obsolescencia o inservibilidad se implementar el siguiente procedimiento:

a. La dependencia responsable del Activo que se pretende retirar elabora un informe, en el cual
indique la conveniencia tcnica y/o econmica y/o legal que soporte el retiro.

Para definir la vida til remanente probable del equipo se puede recurrir al clculo del factor
de obsolescencia del bien as:

PARA LOS EQUIPOS CON VIDA UTIL DE 25 AOS
VIDA CONSUMIDA / (% Porcentaje de costo histrico)

o 1 a 2 aos / 10%
o 3 a 5 aos / 20%
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o 6 a 10 aos / 35%
o 11 a 15 aos / 65%
o 16 a 20 aos / 75%
o 21 a 25 aos / 90-100%

PARA LOS EQUIPOS CON VIDA UTIL DE 15 AOS

o 1 a 2 aos / 15%
o 3 a 5 aos / 30%
o 6 a 10 aos / 60%
o 11 a 15 aos / 75-100%

PARA LOS EQUIPOS CON VIDA DE 10 AOS

o Hasta un ao / 15%
o 2 a 4 aos / 45%
o 5 a 6 aos / 75%
o Ms de 8 aos / 90-100%

PARA LOS EQUIPOS CON VIDA DE 5 AOS

o Hasta un ao / 25%
o 1 a 2 aos / 45%
o 3 a 4 aos / 75%
o Ms de 5 aos / 90-100%


Se puede determinar estimando la vida restante posible, dependiendo de su estado, y bienes
de similares caractersticas de acuerdo a una evaluacin o investigacin que se realice en
otras empresas.

b. Con fundamento en el informe, el Gerente respectivo debe dar aprobacin para el retiro del
Activo.

c. El responsable del activo implementa el procedimiento previsto para la transferencia de
Activos (numeral 6.5), teniendo en cuenta que la dependencia que recibe es la Coordinacin
de Gestin Inmobiliaria y de Activos.

d. El responsable del Activo debe informar a la Jefatura de Administracin de Riesgos sobre el
retiro, para lo de su competencia.


6.7.2 Retiro por Demolicin de inmuebles

Debe realizarse cuando la Empresa considere necesario demoler en forma voluntaria, total o
parcialmente, un bien inmueble de su propiedad para poder ejecutar nuevas obras, hacer
construcciones o reformas. Igualmente cuando un siniestro (inundacin, sismo, etc.) o un accidente
hayan deteriorado de tal forma el Activo Fijo, que sea ms conveniente su demolicin que su
reparacin.
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El procedimiento es el siguiente:

a. La dependencia responsable del Activo analiza la conveniencia o necesidad de demoler el
Activo en uso ya sea para realizar nuevas obras, o para reconstruirlo y elabora un informe en el
cual indique la conveniencia tcnica y/o econmica y/o legal que soporte el retiro.

b. Con fundamento en el informe, el Gerente respectivo debe dar aprobacin para el retiro del
activo.

c. La dependencia responsable del activo disea y ejecuta la demolicin del activo fijo, solicitando
previamente en Planeacin Municipal la licencia de demarcacin y demolicin, si es
necesaria.

d. Como parte del diseo de la demolicin se establecern los elementos que tienen
potencialidad de ser recuperados (puertas, ventanas, materiales de construccin, etc.), con el
propsito de hacer el seguimiento y control necesarios durante la ejecucin de la demolicin.

e. Los elementos recuperados deben ser reportados a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y
de Activos y remitidos a la bodega de excedentes.

f. Los elementos considerados como inservibles, si son metlicos se enviarn a los patios de
chatarra; en caso contrario, sern dispuestos como desperdicio.

g. Los elementos en condiciones de uso, considerados como obsoletos, sern debidamente
almacenados en espera de definir el proceso de disposicin (venta, cesin sin costo o
reprocesamiento).

h. El responsable del Activo debe informar a la Jefatura de Administracin de Riesgos sobre la
demolicin, para lo de su competencia.


Adicionalmente, para dar de baja el Activo, el funcionario responsable deber seguir el siguiente
procedimiento:

Informar a su Jefe inmediato sobre el suceso.

Elaborar el formato de retiro de activos - APR (Anexo 6) en original y 3 copias y gestionar las
firmas correspondientes.

Enviar el original y copia del APR al rea Contable, junto con los dems documentos soporte,
una copia al funcionario que aprob, y mantiene una copia como soporte de su retiro.


6.7.3 Destruccin Fortuita

El retiro como consecuencia de caso fortuito o fuerza mayor se genera cuando en la Empresa hay
destruccin del Activo Fijo debido a un imprevisto, lo cual excluye de culpabilidad al funcionario en
quien recae la custodia del activo.
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En este caso se deber cumplir con el procedimiento para el reporte e investigacin de accidentes
e incidentes definidos por la Direccin de Responsabilidad Integral (DSA-ECP-D-001).

Adicionalmente, para dar de baja el Activo, el funcionario responsable deber seguir el siguiente
procedimiento:






Informar a su Jefe inmediato sobre el suceso. Si el activo es un bien informtico de Hardware,
informa al rea de informtica o HELPDESK (Ver numeral 6.5.2).

Elaborar el formato de retiro de activos - APR (Anexo 6) en original y 3 copias y gestionar las
firmas correspondientes.

Enviar el original y copia del APR al rea Contable, junto con los dems documentos soporte,
una copia al funcionario que aprob, y mantiene una copia como soporte de su retiro.

Informar a la Jefatura de Administracin de Riesgos, para lo de su competencia.


6.7.4 Retiro por Prdida o Hurto

Este procedimiento se realiza cuando ocurre la prdida de activos en poder de empleados o
trabajadores, a quienes se les hayan entregado para el desarrollo de la labor propia de su cargo,
as como cuando un sujeto se apodera de un activo mueble pretendiendo obtener provecho para s
o para otro, sin que este hecho suceda por culpa o dolo del empleado que tenga bajo su custodia
el activo.

En el caso de prdida o hurto se deber seguir el siguiente procedimiento:




6.7.5 Aviso de Prdida

a. El funcionario o persona a cuyo cargo est el Activo, una vez tenga conocimiento del hecho
(prdida o hurto), debe dar aviso por escrito a su superior inmediato, detallando lo sucedido,
indicando las causas que originaron los hechos y dando cuenta de las acciones tomadas para
evitar la prdida y proteger o recuperar los bienes ( Anexo 7).

b. El jefe de la dependencia, guardar una copia del aviso y remitir copias del mismo as:

Direccin Jurdica.

A la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos, segn sea el caso, para efectuar
los registros contables que correspondan de acuerdo con el avance de las transacciones
ocurridas con los bienes, dando aplicacin a lo establecido en los procedimientos
contables del Manual.

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La Jefatura de Administracin de Riesgos, teniendo en cuenta los trminos y reportes
indicados en los numerales 6.5 y 6.6. del Manual de Seguros de ECOPETROL (hoy
ECOPETROL S.A).

Si el activo es un bien informtico de Hardware, informar al rea de informtica o
HELPDESK.

Si el bien est bajo arriendo o leasing se deber enviar copia a la dependencia encargada
del manejo del respectivo contrato, para que adelante las acciones pertinentes dentro del
marco contractual.

A la Comisin de la Contralora General de la Repblica delegada para la prctica de la
auditoria fiscal integral en la Empresa, Anexo 8.


6.7.5.1 Denuncia Penal

a. Cuando se trate de prdida, extravo o dao de bienes que son Propiedad, Planta y Equipo,
derivados de cualquiera de las conductas de peculado descritas en los Artculos 397, 398, 399
y 400 del Libro II del Ttulo XV, del Cdigo Penal o por hurto de este tipo de bienes, la persona
a cuyo cargo estn los bienes, o en subsidio, el jefe de la dependencia afectada, dentro de las
24 horas siguientes, formular denuncia penal ante la autoridad competente.

b. Cuando se trate de prdida de bienes por incendio, accidente, fallas mecnicas, fuerza mayor
o caso fortuito, se proceder a formular la denuncia penal por parte del Jefe de la
dependencia, cuando a ste le sea imposible establecer claramente que no hubo hechos
delictuosos.

c. Por regla general la denuncia penal se debe formular por escrito (Anexo 9), sin embargo, en
caso de especial urgencia se puede presentar verbalmente, solicitando copia de la diligencia.
En todo caso, bien sea durante la presentacin de la denuncia o como ampliacin o
complementacin de la misma, se deben aportar las pruebas que la Empresa tenga en su
poder sobre el bien, tales como el acta de entrega, la identificacin del funcionario que lo tena
en custodia, etc..


6.7.5.2 Investigacin Administrativa

a. El jefe de la dependencia, una vez sea informado del hecho, har una visita de inspeccin, y
dejar constancia de ello en un acta (Anexo 10), que har parte de la investigacin
administrativa, la cual se adelantar mediante la recopilacin de los informes y documentos
necesarios.

b. El Jefe de la dependencia, desde la categora superior a Coordinador (o su equivalente) podr
designar a otro(s) funcionario(s) para adelantar la investigacin administrativa; dicha
designacin debe constar por escrito; en todo caso, quienes lleven a cabo la investigacin
administrativa, sern personas diferentes de la que formul la denuncia penal y debern tener
como mnimo la categora de coordinadores o su equivalente.

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c. El Jefe de la dependencia o la(s) persona(s) a quien ste designe, reunir(n) los diferentes
informes y practicarn las diligencias que se requieran para determinar lo sucedido respecto de
la prdida del Activo y tambin para determinar la responsabilidad administrativa del
funcionario a cuyo cargo estaba el Activo. Entre los procedimientos a utilizar est la
recopilacin de documentos, la prctica de visitas especiales y la recepcin de declaraciones
(Ver Anexo 11).

Una vez allegados los informes, el (los) encargado(s) de la investigacin, proceder(n) a
analizarlos y evaluarlos (Ver modelo, Anexo 12) con el propsito de generar sus conclusiones
y recomendaciones por escrito. Cuando haya lugar, en la parte considerativa del informe se
debe indicar el deber que le asiste a ECOPETROL S.A. de adelantar las acciones del caso
contra el responsable administrativo.

Las conclusiones y recomendaciones se pondrn en conocimiento del Jefe de la dependencia
correspondiente, quin informar de la decisin a las mismas dependencias a las que envi el
aviso de prdida.

d. Si el jefe de la dependencia correspondiente, segn los resultados de la investigacin
administrativa, considera que, posiblemente, existi culpa, dolo, negligencia, impericia o
violacin de normas por parte del responsable del Activo, o no existe suficiente claridad
respecto de la responsabilidad sobre los hechos, remitir copia de todos los antecedentes del
caso a la Oficina de Control Disciplinario y a la Oficina de Control Interno para lo de su
competencia.

e. Si el jefe de la dependencia correspondiente, segn los resultados de la investigacin
administrativa, no considera que el responsable del Activo haya actuado con culpa, dolo,
negligencia, impericia o violacin de normas, dar traslado de todos los antecedentes del caso
a la Jefatura de Administracin de Riesgos para lo de su competencia.


6.7.5.3 Proceso de Responsabilidad Fiscal

Puede ser iniciado por la Contralora General de la Repblica, de oficio, como consecuencia del
ejercicio de los sistemas de control fiscal o, por solicitud que en tal sentido formule la Empresa o
por denuncias o quejas presentadas por cualquier persona u organizacin ciudadana. Si el
responsable del dao investigado lo resarce totalmente, en cualquier estado de la indagacin
preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, la Contralora General de la Repblica
proceder al archivo del expediente, de conformidad con lo establecido en la Ley.


6.7.5.4 Proceso disciplinario

Este proceso se adelanta por la incursin en cualquiera de las conductas o comportamientos
previstos en la Ley 734 de 2002, o por el incumplimiento de cualquier deber funcional previsto en
los Reglamentos Internos de la Empresa relacionados con el manejo de Activos Fijos.

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La investigacin disciplinaria debe ser iniciada por la Oficina de Control Disciplinario Interno,
Dependencia que informar su apertura a la Procuradura General de la Nacin, Despacho que de
considerarlo procedente y pertinente, la asumir en ejercicio del poder disciplinario preferente.


6.7.5.5 Baja de los Bienes

Si la investigacin administrativa determina que no es posible establecer responsabilidad en
cabeza del usuario del Activo, o si el proceso de responsabilidad fiscal fuere favorable al mismo (en
caso de que se hubiere adelantado), el funcionario autorizado de acuerdo con lo previsto en el
MCA, aprobar y remitir la documentacin y el APR (Anexo 6) a la Coordinacin de Gestin
Inmobiliaria y de Activos.


6.7.5.6 Bienes en poder de terceros

El funcionario de ECOPETROL S.A. que tenga conocimiento del hecho (hurto, prdida o
destruccin) de Activos de la Empresa en poder de terceros, debe comunicar (por escrito)
inmediatamente este hecho a la Dependencia que entreg la custodia del Activo. Una vez recibida
la novedad, el jefe de la dependencia deber solicitar inmediatamente a la persona jurdica o
natural que tena la custodia del bien, su restitucin, conforme al convenio o contrato que se haya
suscrito; si sta restitucin no se realiza, deber coordinar con la Direccin Jurdica las acciones
pertinentes tendientes a la recuperacin del Activo.


6.7.5.7 Retiro en caso de escisin

Con base en el instrumento pblico que ordena la escisin, la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria
y de Activos proceder registrar las novedades de Activos en el sistema y coordinar con la
dependencia que los tena a su cargo la respectiva entrega.


6.8 PROCEDIMIENTO PARA SUSPENSION Y REACTIVACION DE LA DEPRECIACION

El objetivo de este procedimiento es ajustar la depreciacin del activo -a los perodos reales de
uso- , es decir, que el activo sea depreciado nicamente durante el tiempo en que contribuya a la
generacin de ingresos. La depreciacin de un activo se suspende cuando el activo no est
operando.

La dependencia responsable del activo informar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de
Activos cuando se requiera suspender y reactivar la depreciacin mediante informe escrito, en el
cual se debe indicar el motivo.


6.9 PROCEDIMIENTO PARA EL AVALO TCNICO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

El avalo tcnico de los Activos Fijos consiste en la determinacin del valor actual, de realizacin o
presente de los mismos, en los estados contables correspondientes al final del perodo contable,
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realizado por personas naturales o jurdicas que se encuentren inscritas en alguna agremiacin de
lonja.

El avalo debe prepararse de manera neutral y por escrito, de acuerdo con lo establecido en la
normatividad vigente.

El avalo tcnico para actualizar el valor en los estados contables estar a cargo de la Gerencia
Financiera. El avalo tcnico requerido para la enajenacin y/o disposicin de activos estar a
cargo de la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos.

Los avalos de bienes inmuebles deben efectuarse cada dos (2) aos, de acuerdo con lo
establecido en las normas contables vigentes emitidas por la Contadura General de la Nacin.
Para el avalo de los bienes muebles se ha establecido como poltica que se efecte cada tres (3)
aos. Para efectos de agilizar estos procesos, la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos
puede establecer que los avalos se realicen por grupos de activos, de acuerdo con la clasificacin
interna de la Empresa.


6.10 PROCEDIMIENTO PARA PRSTAMO Y/O ALQUILER DE PROPIEDADES, PLANTAS
Y EQUIPOS A OTRAS ENTIDADES O A CONTRATISTAS

El objetivo del prstamo o el alquiler de Activos a otras entidades, es facilitar al tercero elementos
para desarrollar una determinada actividad, la cual es de inters para ECOPETROL S.A..

El procedimiento previsto es el siguiente:

a. El interesado en el Activo debe presentar una solicitud por escrito, indicando las condiciones
del prstamo o alquiler.

b. La dependencia interesada verificar con el responsable del Activo la disponibilidad durante el
periodo de tiempo solicitado.

c. La dependencia interesada determinar las condiciones del prstamo o el alquiler, las cuales
deben estar ajustadas a la legislacin vigente, entre ellas plazo, responsabilidades y
obligaciones para las partes, valor (si aplica), etc.

d. La dependencia interesada en gestionar el prstamo o alquiler elaborar un informe, indicando
la conveniencia para ECOPETROL S.A..

e. El Gerente al cual pertenece la dependencia interesada en gestionar el prstamo o alquiler,
con base en el informe referido, aprobar o no la solicitud.

f. Para el caso de Activos solicitados en Comodato, debe contarse con concepto favorable de la
Direccin Jurdica y de aprobacin de la Junta Directiva.

g. La dependencia interesada elaborar un documento que contenga las condiciones del
prstamo o alquiler, el cual debe ajustarse a las formalidades que la Ley prevea para cada
caso.

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h. El Funcionario Autorizado que de acuerdo con el MCA suscriba el contrato de prstamo o
alquiler debe informar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos, para que sta
proceda a registrar la novedad correspondiente en el sistema.

i. Ser responsabilidad del administrador del contrato de prstamo o arrendamiento reportar a
la referida coordinacin cualquier novedad, modificacin o hecho relevante con el objeto de
mantener actualizada la informacin en los libros de la Empresa.


6.11 TRANSFERENCIA DE RESPONSABILIDADES EN CASO DE RETIRO O TRASLADO DEL
FUNCIONARIO A CARGO DEL ACTIVO

Cuando con carcter definitivo por retiro o traslado, se produzcan cambios de personal a cuyo
cargo se encuentren asignados activos y otros elementos de carcter devolutivo, se implementar
el siguiente procedimiento, el cual ser requisito previo para el otorgamiento de paz y salvos:

a. El jefe de la dependencia designar el nuevo responsable de los activos, quien realizar una
inspeccin conjunta con el funcionario que se trasladar o retirar.

b. En el evento de encontrar faltantes o sobrantes, el funcionario que hasta ese momento tiene la
custodia del activo adelantar las gestiones pertinentes para aclarar la situacin frente al jefe
de la dependencia.

c. De existir prdida, deterioro anormal o destruccin de los activos, el jefe de la dependencia
iniciar el procedimiento previsto en el numeral 6.7.4.

d. Los funcionarios que entregan y reciben los elementos, suscribirn el Acta de entrega de
elementos en custodia (Anexo 2). En el evento que no se haya producido una designacin del
nuevo funcionario responsable de los activos, el acta deber ser suscrita por el jefe de la
dependencia, a cuyo cargo quedarn los activos.

e. El jefe de la dependencia reportar la novedad correspondiente ante la Coordinacin de
Gestin Inmobiliaria y de Activos para que sta proceda de acuerdo con su competencia.


6.12 BAJA DE ACTIVOS RETIRADOS

Este procedimiento tiene como objetivo hacer que los Activos Fijos que ya no contribuyen a
generar ingresos, que previamente hayan sido catalogados como retirados y que la Empresa no
requiere para ser reutilizados, sean excluidos definitivamente de los estados financieros de la
Empresa. Se puede dar por las siguientes causales:

1. Entrega de bienes retirados a travs de:
Permuta o cambio.
Dacin en pago.
Donacin o cesin sin costo.

2. Enajenacin de bienes retirados:
Mediante venta directa.
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A travs de remate o subasta pblica.
Mediante licitacin pblica o concurso.

3. Retiro de bienes inactivos:
Por hurto.
Por destruccin voluntaria.
Por destruccin fortuita.

Los procedimientos indicados en los numerales 1 y 2 sern aplicables tambin a los activos
clasificados como improductivos. Los casos indicados en el numeral 3 fueron desarrollados
anteriormente (numerales 6.7.1, 6.7.2 y 6.7.3).


6.12.1 Entrega de bienes retirados, a travs de permuta o cambio

La permuta o cambio es considerada como una de las formas de disminuir la cantidad de bienes
retirados de la Empresa, ya que sta puede obligarse recprocamente con otra a entregar cualquier
objeto a cambio de un activo. Tambin existe permuta cuando se haya convenido que el pago de
una obligacin se haga parte en dinero y parte en especie (uno o mas activos) y la proporcin en
especie sea superior a la del dinero.

El objetivo de este procedimiento es facilitar la disminucin de bienes no utilizados, obteniendo a
cambio activos que incrementen el patrimonio de la Empresa.

El procedimiento aplicable es el siguiente:

a. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos mantendr un inventario de los activos
disponibles para disposicin.

b. La dependencia interesada en adquirir un activo evaluar la alternativa de proceder con la
permuta o cambio.

c. La Unidad de Compras y Contratacin al momento de estructurar el proceso de seleccin
incorporar la alternativa de permuta o cambio.

d. Una vez recibidas las ofertas, la Unidad de Compras y Contratacin analiza las ofertas y en
caso de que la permuta sea la mejor opcin, la recomienda.

e. La Unidad de Compras y Contratacin celebra el acuerdo de voluntades con la entidad que va
a entregar el activo a ECOPETROL S.A. respecto de:

a. Los bienes que sern intercambiados.
b. Plazo y condiciones de entrega.
c. Fecha de elevar a escritura publica el contrato si el mismo involucra bienes inmuebles.

f. La Direccin Jurdica revisa el contrato para determinar si cumple con las condiciones legales
establecidas para el efecto.

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g. La dependencia interesada ejecuta el contrato una vez autorizado y revisado.

h. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos procede as:

Entrega el bien retirado a permutar y recibe el bien acordado.

Retira del sistema los datos bsicos (descripcin, costo de adquisicin, cdigo asignado y
localizacin) correspondientes al bien entregado.

Marca el bien recibido y lo entrega al usuario.

i. La dependencia interesada recibe el bien permutado.

j. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos reporta en el sistema de Activos Fijos los
datos bsicos del bien recibido y el responsable del mismo e informa a la Jefatura de
Administracin de Riesgos, para lo de su competencia.


6.12.2 Entrega de bienes retirados, mediante dacin en pago

El procedimiento a implementar por parte de la dependencia que tiene a su cargo el activo es el
siguiente:

a. Una vez recibida la solicitud, remite una copia a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de
Activos para que adelante un avalo comercial.

b. Con base en el avalo comercial y otros elementos de juicio, emitir un concepto sobre la
conveniencia de proceder con la dacin en pago.

c. El Vicepresidente respectivo, previo concepto favorable de la Direccin jurdica, presentar el
tema para aprobacin de la Junta Directiva.

d. Una vez aprobada la dacin en pago, el Funcionario Autorizado que de acuerdo con el MCA
suscriba la dacin en pago debe informar a la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de
Activos, para que sta proceda a registrar la novedad correspondiente en el sistema.

e. La dependencia que tena a su cargo el Activo reporta las novedades al rea contable e
informa a la Jefatura de Administracin de Riesgos, para lo de su competencia


6.12.3 Entrega de bienes retirados mediante donaciones, cesin sin costo y contribuciones

Este procedimiento tiene como objetivo transferir - sin obtener beneficio alguno - los Activos que se
encuentran fuera de servicio y son necesitados por entidades de derecho pblico u otras con las
cuales la Ley permite esta clase de actos.

El procedimiento a implementar es el siguiente:

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a. La Direccin de Responsabilidad Integral de ECOPETROL S.A.:

Recibe solicitud de las entidades interesadas.
Verifica ante la Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos si el Activo se
encuentra en calidad de retirado, es decir, que no es requerido para la operacin.
Solicita concepto de la Direccin Jurdica sobre la viabilidad jurdica de atender
favorablemente la solicitud.
Presenta el tema para aprobacin de la Junta Directiva.

b. Una vez aprobada la solicitud, el Funcionario Autorizado que de acuerdo con el MCA suscriba
la donacin, cesin sin costo o contribucin, debe informar a la Coordinacin de Gestin
Inmobiliaria y de Activos, para que sta proceda a registrar la novedad correspondiente en el
sistema.

c. La dependencia que tena a su cargo el Activo reporta las novedades al rea contable e
informa a la Jefatura de Administracin de Riesgos, para lo de su competencia.

Las cesiones sin costo o donaciones efectuadas por ECOPETROL S.A. a entidades pblicas no
requieren de insinuacin, por cuanto se realizan en desarrollo de los principios de colaboracin y
de coordinacin a que aluden los artculos 113 y 209 de la Constitucin Poltica y 6 de la Ley 489
de 1998, y el acto en ltimas est dirigido a lograr un mayor bienestar de la comunidad, lo cual
constituye una contraprestacin directa o indirecta para todas las entidades pblicas involucradas
por cuanto aquella forma parte del cumplimiento del objeto de toda entidad pblica, en virtud al
artculo 3 de la Carta.

6.12.4 Enajenacin de bienes retirados por venta directa.

Una de las modalidades para enajenar bienes retirados de propiedad de ECOPETROL S.A. es la
venta directa, procedimiento mediante el cual la Empresa vende activos de su propiedad sin
necesidad de tramitar el proceso de licitacin o de concurso.

La enajenacin directa podr aplicarse para Activos que sean avaluados comercialmente dentro de
la menor cuanta de ECOPETROL S.A., es decir aquellos cuyo valor no exceda de 1000 salarios
mnimos legales mensuales vigentes.

El procedimiento a implementar es el siguiente:

a. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos:

Selecciona el activo o grupo de activos que deben ser vendidos.
Ordena y obtiene avalo comercial de los bienes a enajenar.
Expide certificacin de que los bienes no son necesarios para la empresa, o presentan
obsolescencia y/o deterioro que no permiten su uso en la operacin.
Remite la informacin pertinente a la Unidad de Compras y Contratacin para que adelante
el proceso de venta.

b. La Unidad de Compras y Contratacin adelanta el proceso de venta.

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c. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos:

Perfecciona el Contrato, incluyendo las formalidades previstas para el caso de bienes
inmuebles.
Realiza las novedades y reporta la venta al rea contable para lo de su competencia.
Procede con la entrega del activo.
Informa a la Jefatura de Administracin de Riesgos, para lo de su competencia




6.12.5 Enajenacin de bienes retirados mediante remate o pblica subasta, contratado con
entidades financieras autorizadas

La subasta pblica o remate de los bienes que ECOPETROL S.A. tiene retirados de servicio es
una de las formas ms comunes en que se realiza en la prctica una oferta; se trata de ventas
pblicas con acceso ilimitado para todas las personas -ya sean naturales o jurdicas- que tengan
algn inters en el objeto de la subasta. Las preside y dirige un sujeto llamado rematador o
subastador, quien recibe las posturas u ofertas y adjudica el bien al mejor postor, es decir, a aquel
que ofrezca las mejores condiciones econmicas por el bien subastado. La subasta termina al no
ser superada una oferta pese a los requerimientos de quien realiza y dirige la venta.

Cuando la venta de los bienes de la Empresa deba efectuarse por el sistema de martillo, a travs
del procedimiento de subasta que realicen las entidades financieras debidamente autorizadas para
el efecto y vigiladas por la Superintendencia Bancaria, la seleccin de la entidad financiera se
realizar aplicando los procesos de seleccin regulados por el Manual de Contratacin de
ECOPETROL S.A..

El siguiente es el procedimiento previsto:

a. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos:

Realiza el avalo de los bienes a rematar y deja constancia en acta.
Gestiona las autorizaciones pertinentes de acuerdo con el MCA.
Remite a la Unidad de Compras y Contratacin la informacin pertinente para iniciar el
proceso.

b. La Unidad de Compras y Contratacin selecciona el subastador.

c. La Unidad de Contratacin y Compras elabora acta de la diligencia y gestiona las firmas
pertinentes. Copia de la misma se constituye en titulo de propiedad para el comprador.

d. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos:

Elabora acta de entrega de los bienes, firmada por quien corresponda, previa presentacin del
recibo de pago de los bienes adjudicados.
Retira del sistema los datos correspondientes a los bienes enajenados.
Informa a la Jefatura de Administracin de Riesgos, para lo de su competencia
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6.12.6 Enajenacin de bienes retirados mediante licitacin pblica

Es un procedimiento de seleccin realizado por ECOPETROL S.A. con intervencin de los
concurrentes para seleccionar al comprador y celebrar el contrato de venta. Se adjudica el contrato
al que mejores condiciones o garantas ofrece conforme al pliego de condiciones de la licitacin.

El procedimiento a implementar es el siguiente:

a. El funcionario autorizado de acuerdo con el MCA ordena la apertura de licitacin por medio de
acto administrativo.

b. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de activos determina las condiciones generales
para proceder con la venta (avalos, cronogramas, etc.).

c. La Unidad de Compras y Contratacin adelanta el proceso de licitacin pblica.

d. El funcionario autorizado comunica por escrito la decisin al proponente favorecido. A los no
favorecidos se les informa dentro de los siguientes cinco das calendario, la fecha de
devolucin de garantas.

e. El funcionario autorizado suscribe y formaliza el contrato, previa revisin y aprobacin por
parte de la Direccin Jurdica.

f. La Unidad de Financiamiento y Tesorera recibe el pago correspondiente, el cual debe
efectuarse en efectivo o cheque de gerencia.

g. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos:

Entrega el bien mediante acta, en la cual se especifican las caractersticas, cantidad, valor de
venta, firma del comprador. Se adjunta a esta acta copia del recibo oficial de caja o de la
consignacin del banco.
Retira del sistema los bienes vendidos.
Informa a la Jefatura de Administracin de Riesgos, para lo de su competencia


6.13 PAGO DE IMPUESTO PREDIAL Y COMPLEMENTARIOS

Con el objeto que la Empresa pueda acogerse a los beneficios que por pronto pago en materia de
impuesto predial y complementarios otorgan las Administraciones Municipales, el procedimiento
previsto para esta clase de pagos es el siguiente:

a. Los Funcionarios encargados de la administracin y custodia del inmueble, esto es, en las
reas operativas, los Coordinadores de Planta o su equivalente en las reas administrativas,
los Coordinadores Regionales de Servicios, realizarn la solicitud de estado de cuenta ante las
Administraciones Municipales, junto con una fotocopia de la parte pertinente del Estatuto de
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Rentas en donde se determina la tarifa vigente por concepto de impuesto predial y
complementarios.

b. La Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos procede con la revisin de los aspectos
catastrales y otorga el visto bueno sobre la liquidacin.

c. Los funcionarios encargados de la administracin y custodia del inmueble elaboran las
autorizaciones de pago y gestionan la expedicin de los certificados de disponibilidad y registro
presupuestal (CDP y CRP).

d. Se procede con la aprobacin del pago, de conformidad con lo previsto en el MCA.

e. Los funcionarios encargados de la Administracin y custodia del inmueble remiten los
comprobantes de pago, con sello de recibido por la Tesorera Municipal a la Coordinacin de
Gestin Inmobiliaria y de Activos.



7. TRANSICION

Considerando que uno de los productos del proyecto Sensor es la herramienta tecnolgica para la
administracin de los Activos Fijos, es necesario implementar planes de accin que le permitan a la
Coordinacin de Gestin Inmobiliaria y de Activos, realizar de manera integral la labor
encomendada.

Por lo anterior y hasta que entre en productivo esta herramienta, las novedades se seguirn
registrando en el subsistema aditivo y se mantendr el soporte que vienen prestando las reas
Contables a este proceso.



8. REGISTROS

Hace parte de los registros la herramienta informtica en donde se plasma la informacin bsica
de cada activo. As como los formatos que soportan cada uno de los procesos para el manejo y
control de los activos:

Acta de entrega y recibo de herramientas en custodia.
Reporte de cierre y capitalizacin de proyectos.
Formato de transferencia de activos.
Acta de entrega y recibo de hardware.
Inventario de equipo capital.
Formato de retiro de equipo capital.
Aviso de prdida, deterioro o dao de bienes.
Aviso a la comisin delegada de la Contralora General.
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Denuncia penal por el posible delito de hurto.
Acta de visita de inspeccin al lugar de los hechos.
Acta de recepcin de declaraciones.
Informe evaluativo de la investigacin administrativa.
Comunicacin para la Oficina de Control Disciplinario.
Comunicacin para adelantar el proceso de responsabilidad fiscal.



9. CONTINGENCIAS. NO APLICA



10. BIBLIOGRAFA


ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitucin Poltica de Colombia. Imprenta
Nacional. Bogot, 1991.

CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Cdigo Penal, Imprenta Nacional.
Bogot.

CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Ley 42 de 1993. Imprenta Nacional.
Bogot.

CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Ley 87 de 1993. Imprenta Nacional.
Bogot.

CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Ley 200 de 1995. Imprenta Nacional.
Bogot.

CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Ley 223 de 1995. Imprenta Nacional.
Bogot.

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION. Circular Externa 045 de 2001.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. Resolucin 4536 de 1998 de la Contralora
General de la Repblica. Imprenta Nacional Bogot.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. Resolucin Orgnica 3466 de 1994 de la
Contralora General de la Repblica. Imprenta Nacional Bogot.

CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Ley 610 de 2000. Imprenta Nacional.
Bogot.

CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Ley 734 de 2002. Imprenta Nacional.
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Pagina 37 de 37

Bogot.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. Circular Interna 8 de 1999 de la Contralora
General de la Repblica. Imprenta Nacional. Bogot.



CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Ley 80 de 1993. Imprenta Nacional. Bogot.

ECOPETROL. Reglamento Interno de Trabajo. Diciembre de 1985.

ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Manual de Seguros. ECP-VIF-M-01. Mayo de 2002.
ECOPETROL S.A. Manual de Contratacin. ECP-DIJ-M-00. Diciembre de 2003.

ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Cdigo de Control Disciplinario.

ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Manual para el Manejo de Activos Fijos de
ECOPETROL, Captulo II: Manejo Contable y Tributario. ECP-VIF-PGN-M-01. Marzo de 2002.

ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Procedimiento para el reporte e investigacin de
accidentes e incidentes. DSA-ECP-D-001.

ECOPETROL (HOY ECOPETROL S.A. ). Instructivo para disear, elaborar, oficializar y divulgar
documentos normativos ECP-VIP-I-00 Julio de 2002.



11. ANEXOS



Nmero Ttulo
1 Circular conjunta de la Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de
la Repblica.
2 Acta de entrega y recibo de herramientas en custodia.
3 Reporte de cierre y capitalizacin de proyectos.
4 Formato de transferencia de activos.
4a Acta de entrega y recibo de hardware.
5 Inventario de equipo capital.
6 Formato de retiro de equipo capital.
7 Aviso de perdida, deterioro o dao de bienes.
8 Aviso a la comisin delegada de la Contralora General.
9 Denuncia penal por el posible delito de hurto.
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10 Acta de visita de Inspeccin al lugar de los hechos.
11 Acta de recepcin de declaraciones.
12 Informe evaluativo de la investigacin administrativa.
13 Carta para la oficina de control disciplinario.
14 Carta para adelantar el proceso de responsabilidad fiscal.

















Para mayor informacin sobre este Reglamento, dirigirse a quien la elabor en nombre de la Dependencia Responsable:


Nombre de la Persona que la elabor: HECTOR SANABRIA
Tel: 2343434
Nombre de la Dependencia: COORDINACION DE GESTIN INMOBILIARIA Y ACTIVOS FIJOS



DEPENDENCIA
RESPONSABLE



HECTOR SANABRIA
Coordinador de Gestin Inmobiliaria y Activos



MARTN ESCORCIA
Jefe Unidad de Administracin de
Servicios
OLGA LUCA ARRIETA
Gerente Administrativa ( e)


CARLOS A. SANDOVAL
Vicepresidente Financiero y
Administrativo

REVIS



MAURICIO ECHEVERRY
Director Jurdico



RUBN DARIO VELSQUEZ
Jefe de la Unidad de Planeacin
Financiera



ALEXANDRA LPEZ
Normativa Corporativa
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APROB



ISAAC YANOVICH
Presidente

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ANEXO 1. CIRCULAR CONJUNTA DE LA PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN Y LA
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

DIARIO OFICIAL 45.429
MARTES 13 DE ENERO DE 2004

Contralora General de la Repblica
Procuradura General de la Nacin
Circulares conjuntas

CIRCULAR CONJUNTA DE 2003
(diciembre 16)

Para: Presidentes honorables Senado y Cmara de Representantes; Ministerios; Fiscala
General de la Nacin; Consejo Superior de la Judicatura; Defensora del Pueblo;
Departamentos Administrativos; Unidades Administrativas Especiales; Corporaciones
Autnomas Regionales; Empresas Industriales y Comerciales del Estado; Institutos
Descentralizados; Superintendencias; Registradura Nacional del Estado Civil; Fondos
Rotatorios; Sociedades de Economa Mixta; Contadura General de la Nacin;
Comisionado Naciona l para la Polica; dems entidades descentralizadas territorialmente y
por servicios y particulares que manejen recursos pblicos.

De: Contralor General de la Repblica y Procurador General de la Nacin.

Asunto: Deberes de las entidades en la administracin y cuidado de los bienes;
responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios pblicos por prdida o dao de los
bienes a su cargo.

Bogot, D. C., 16 de diciembre de 2003.

El Contralor General de la Repblica y el Procurador General de la Nacin, en el ejercicio
de las funciones constitucionales previstas en los artculos 267, 268 y 277, que establecen
bajo su direccin el ejercicio de las funciones fiscal y disciplinaria, desarrolladas en las
Leyes 42 de 1993 y 610 de 2000, Decreto-ley 262 de 2000 y Ley 734 de 2002,
respectivamente, previenen a los servidores pblicos sobre la responsabilidad que se
derivara en su contra por detrimento del patrimonio pblico como consecuencia de la
prdida, dao o deterioro de bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus
funciones, por causas diferentes del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en
servicio o inservibles no dados de baja.

Con la finalidad especfica de obtener el resarcimiento del bien o su valor equivalente por
causas de prdida, dao o deterioro cuya responsabilidad se impute al funcionario que lo
tena legalmente a su cargo, se exige a los rganos encargados de adelantar el proceso
disciplinario (por omisin o extralimitacin de los numerales 21 y 22 del artculo 34 de la
Ley 734 de 2002), que en la parte considerativa de la providencia se indique el deber que
le asiste a la entidad correspondiente de adelantar las acciones del caso contra el
responsable, a fin de obtener la compensacin a que haya lugar y al funcionario
involucrado, la devolucin, reparacin o restitucin del bien, no a ttulo de sancin, la cual
produce efectos atenuantes en la graduacin de la sancin disciplinaria.
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Todas las entidades pblicas, en desarrollo de su gestin fiscal, tienen la obligacin legal
de implementar mecanismos idneos que permitan cumplir con la funcin de vigilancia y
control de los fondos y bienes pblicos asignados, sin perjuicio de la competencia del
rgano de control fiscal, a fin de prever el dao o prdida patrimonial, por accin u omisin.
En ese orden de ideas, resulta prioritario el establecimiento de controles internos
necesarios que impidan o por lo menos minimicen los riesgos sobre sus activos. Se debe
por tanto establecer entre otros, un sistema efectivo de control de inventarios, el cual
peridicamente debe ser revisado; exigir a quienes tienen a cargo el manejo de bienes o
fondos la constitucin de plizas de acuerdo con el artculo 107 de la ley 42 de 1993, as
como la actualizacin de la informacin sobre el estado de los activos que conforman su
patrimonio personal. Igualmente el diseo de actas de entrega de bienes que constituyan
verdaderos soportes para la ejecucin de la reclamacin, las cuales deben contener, entre
otras:

- La identificacin completa de los bienes.

- El valor en libros, y

- La persona que est a cargo de los mismos.

- Clusula de responsabilidad en caso de prdida o extravo distinto a causas naturales.

De igual manera, para amortizar el impacto econmico contra el patrimonio pblico por el
asunto antes referido, se solicita a todos los destinatarios de la presente circular mantener
vigentes las plizas de seguro que amparan los bienes estatales por su valor real. Los
rganos de control fiscal estarn atentos con el cumplimiento de la presente disposicin,
cuya omisin constituye falta gravsima sancionable con destitucin, al tenor de lo
dispuesto en el numeral 63 del artculo 48 de la Ley 734 de 2002, ello sin perjuicio de las
acciones fiscales a que haya lugar.

La actuacin de los servidores pblicos que tienen entre sus funciones la de ser
ordenadores del gasto o representantes legales debe enmarcarse dentro de los postulados
de la "Gestin Fiscal" descrita en la Ley 610 de 2000, entendida como el conjunto de
actividades econmicas, jurdicas y tecnolgicas, realizadas por los servidores pblicos y
las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos pblicos,
cuyo fin sea la adecuada y correcta adquisicin, planeacin, conservacin, administracin,
custodia, explotacin, enajenacin, consumo, adjudicacin, gasto, inversin y disposicin
de tales haberes; de igual manera, comprende la recaudacin, manejo e inversin de sus
rentas a fin de cumplir los fines esenciales del Estado, observando permanentemente
los principios de eficiencia, eficacia, equidad, economa, imparcialidad, moralidad,
transparencia, publicidad y valoracin de los costos ambientales.

Los organismos de control tienen como atribucin constitucional y legal aplicar a quienes
manejan fondos y bienes pblicos, los sistemas de control fiscal financiero, de legalidad, de
gestin, de resultados y revisin de cuentas.

Por motivos de la funcin, los servidores pblicos pueden verse involucrados en acciones
de tipo fiscal, disciplinario y penal. Por ser autnomas las responsabilidades en cada una
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de las rbitas sealadas, contra una misma persona pueden imponerse diferentes
sanciones.

Es as como en los casos de irregularidades de orden fiscal, la Contralora General de la
Repblica proceder a la apertura correspondiente del proceso de responsabilidad fiscal
con la finalidad de lograr resarcir el dao causado.

En igual forma, tratndose de las conductas de los servidores pblicos que por accin u
omisin hayan dado lugar a prdidas de bienes o fondos, la Procuradura General de la
Nacin o la dependencia que tenga a cargo el Control Disciplinario interno de la
organizacin, segn el caso, iniciar la respectiva investigacin disciplinaria, que a la luz
de lo dispuesto en los numerales 3 y 27 del artculo 48 del Cdigo Unico Disciplinario
puede dar lugar a calificar la conducta como falta gravsima y como tal ser sancionada con
destitucin e inhabilidades hasta por veinte aos para ejercer cargos pblicos.

La Contralora General de la Repblica, la Procuradura General de la Nacin y las oficinas
de control interno y disciplinario, veeduras o quien haga sus veces, de las entidades
destinatarias de esta Circular, estarn atentas al cumplimiento de la misma.

Cordialmente,

El Contralor General de la Repblica,
Antonio Hernndez Gamarra.

El Procurador General de la Nacin,
Edgardo Jos Maya Villazn.
ANEXO 2. ACTA DE ENTREGA Y RECIBO DE HERRAMIENTAS EN CUSTODIA
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R-01

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Pro
c
Depen
Ite
yecto Centro de Costos
Fe ha de Entrega
dencia
m Inventario ecripcin Mod Se Marca Localizaci Valor en libr Estado
Funcionario que recibe Funcionario que entrega
Registro Registro
En la fecha he recibido los activos relacionados en la presente acta y he sido advertido sobre la responsabilidad que se derivara en mi contra por
detrimento del patrimonio pblico como consecuencia de la prdida, dao o deterioro de bienes que se me han asignado para el ejercicio de mis
funciones, por causas diferentes del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio y en consecuencia, asumo la responsabilidad sobre
los mismos.
ACTA DE ENTREGA DE ELEMENTOS EN CUSTODIA
os n rie lo e D
No. de



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ANEXO 3. FORMATO DE EJECUCIN Y CIERRE DE PROYECTOS
INFORME DE EJECUCION Y CIERRE DE PROYECTOS
Nombre del Proyecto : No. De Proyecto
Centro de Responsabilidad
Alcance Original :
Alcance Final :
Costo del Proyecto Fechas Original Real
Costo Estimado K$
Sumas Aprobadas K$
Valor Ejecutado K$
Diferencia K$
Ao Apropiado Diferencia % Ejec. Observaciones
Descripcin Valor
Adquisicin Propiedad Planta y Equipo (*)
Mejoras a Propiedad Planta y Equipo (*)
Adiciones a Propiedad Planta y Equipo (*)
Inversiones Petrolferas
Gastos Diferidos
(*) Diligenciar el anexo detallado de Equipo Capital
Preparado: Revisado:
Nombre, registro y firma Nombre, registro y firma
Ordenador: Interventor:
Nombre, registro y firma Nombre, registro y firma
Iniciacin
Terminacin
Tiempo Total
Desface
RESUMEN DE EJECUCION
Ejecutado


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ANEXO 4. FORMATO DE TRANSFERENCIA DE ACTIVOS



E COPETROL S.A.
TRANSFERENCIA DE EQUIPO No.

CODIGO EQUIPO DESCRIPCION REGISTRO
NOMBRE CUSTODIO
No. Sticker
No. de Activo CUSTODIO

TRANSFERIDO DE: A:
Vo. Bo. _____________________________ Nueva Localizacin
CUSTODIOS
NUEVO CENTRO DE COSTO Entregado Por: Reg. No.
Firma: __________________________
Centro de Responsab.

Area Op.

Fecha Transferencia Ao Mes Recibido por:
Reg. No.
Firma: __________________________
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ANEXO 4A. ACTA DE ENTREGA Y RECIBO DE HARDWARE

ACTA No. FECHA
1. Descripcin General CPU:
Marca Modelo Procesador/Velocidad Memoria RAM Capacidad Disco
2. Descripcin otro Hardware:
Descripcin Elemento
3. Datos del Proveedor (Marcar con una X la casilla que corresponda):
Orden de Compra Alquiler Proveedor
No. de Contrato o Convenio
4. Informacin general del usuario que entrega y recibe:
Entregado por: Recibido por:
Nombre Nombre
Registro ECP o C.C. Registro ECP o C.C.
Dependencia Dependencia
Localizacin Localizacin
Extensin Extensin
Firma Firma
5. Datos del cliente donde se reubicar el equipo: 6. Observaciones:
Nombre
Registro ECP o C.C.
Dependencia
Localizacin
Extensin
Firma
Con mi firma certifico que he revisado que toda mi informacin residente en mi PC con Serie No.
fue pasada a mi nuevo PC, y por lo tanto autorizo borrar o formatear el disco duro de mi anterior PC, a partir del
da del mes del Ao 2001.2002
Nombre Legible Registro Firma
Cualquier cambio o traslado de los mismos deber ser informado a SchlumbergerSema: Grupo de Helpdesk y al Grupo de Apoyo
Operativo con el objetivo de realizar las actualizaciones correspondientes.
Cantidad No. de Serie No. Inventario ECP No. Control ECP
Nota: Los elementos entregados por medio de esta Acta son responsabilidad del usuario que recibe, quien se compromete a darles
un uso adecuado.
ECOPETROL S.A.
ACTA DE ENTREGA Y RECIBO
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ANEXO 5. INVENTARIO DE EQUIPO CAPITAL


INVENTARIO EQUIPO CAPITAL
CENTRODE RESPONSABILIDAD:_______________ LOCALIZACION_________________ EDIFICIO:__________ PISO: _________
NOMBRE FUNCIONARIO ___________________________________________ REGISTRO:__________
REALIZADOPOR:_________________________________ FECHA:_____________ PAGINA No. ____ de ____
No.
Control
DESCRIPCION
CODIGO
INVENTARIO MARCA MODELO SERIE ESTADO OBSERVACIONES
(Sticker) B M R O
"B" Bueno; "R" Regular; "M" Malo; "O" Obsoleto
FIRMADEL FUNCIONARIO FIRMAJEFE DEPENDENCIA

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ANEXO 6. FORMATO DE RETIRO DE EQUIPO CAPITAL




APR No.

ECOPETROL S.A.
AUTORIZACION PARA RETIRO DE EQUIPO CAPITAL
LUGAR :

Dependencia:

Centro de responsabilidad Fecha Preparacin:

Localizacin:

Item

No de Inventario

DESCRIPCION
COSTO DEL
ACTIVO
DEPRECIACION
ACUMULADA
VALOR NETO

EN LIBROS

AVALUO

VALOR VENTA O
SALVAMENTO
RAZONES PARA EL RETIRO:

SOLICITADO POR:

AUTORIZADO : APROBADO:

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ANEXO 7. AVISO DE PERDIDA, DETERIORO O DAO DE BIENES


AVISO DE PERDIDA, DETERIORO O DESTRUCCION DE BIENES DE LA EMPRESA

Dependencia:
Lugar:
Fecha:
Seor: (Jefe inmediato del funcionario que avisa)
Descripcin de lo sucedido:
Con el fin de adelantar la investigacin correspondiente, me permito informar a usted la (prdida,
hurto, deterioro, destruccin o dao) del bien de la Empresa que a continuacin se describe y en las
circunstancias que se anotan:


Vicepresidencia o Direccin: Gerencia:
Unidad (o Superintendencia): Departamento:
Regional: Coordinacin:
Elemento: Nmero de inventario:
Equipo, conjunto o instalacin al cual
perteneca:
Localizacin o lugar donde se encontraba el
bien:
Fecha y hora en que se tuvo conocimiento de
los hechos:
Fecha en que sucedi el hecho:
Valor comercial del bien en pesos: Otros valores calculados por daos y
perjuicios en pesos:
Al cuidado de quienes se encontraba el elemento:
Relato de los hechos: (Relatar en forma detallada el hecho)

Actividades desarrolladas para evitar la prdida y proteger o recuperar los bienes:

Firma:
Nombre: Cargo:
Cdula: Registro:
Con copias para: Direccin Jurdica, Oficina Control Disciplinario, Coordinacin Contable,
Dependencia encargada del contrato y archivo investigacin.

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ANEXO 8. AVISO A LA COMISIN DELEGADA DE LA CONTRALORA GENERAL



ECOPETROL S.A.



VICEPRESIDENCIA, DIRECCIN, GERENCIA ___________________________


Seores
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Comisin Delegada para la Auditoria Fiscal
______________________________________(Direccin)
_________________ (Ciudad)

Apreciados seores:

_______________________________ identificado con cdula de ciudadana nmero
__________________ expedida en ____________________, en mi calidad de
_________________________ (cargo), me permito enviar a ese Despacho para los fines
pertinentes, los siguientes documentos relacionados con la prdida, deterioro o dao de los
siguientes bienes de ECOPETROL S.A.:




Los hechos ocurrieron en ______________________ de la Vicepresidencia, Direccin, Gerencia
___________________, de la siguiente manera (narrar lo que conoce de los hechos).

Atentamente,


__________________________________
Firma
Nombre
Cargo
Anexo: ____ folios
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ANEXO 9. DENUNCIA POR PERDIDA (DETERIORO O DAO) DE ACTIVOS DE ECOPETROL
S.A.



DENUNCIA POR PERDIDA (DETERIORO O DAO) DE BIENES DE LA EMPRESA

Ciudad y fecha:
Seor:
Ciudad:
Referencia: Denuncia por prdida (deterioro o dao)
________________________ , mayor de edad, vecino de esta ciudad, residente en
________________________ , identificado con la cdula de ciudadana nmero
________________________ , expedida en ____________________ , de estado civil, servidor
pblico al servicio de la Vicepresidencia __________________ , de ECOPETROL S.A., con el cargo
de _________________________ , ante usted formulo denuncia por prdida (deterioro o dao) e
Activos de ECOPETROL S.A., con el objeto que su Despacho, si lo considera pertinente, proceda a
establecer si se configur un delito previsto en el Cdigo Penal, por los hechos que paso a relatar a
continuacin:
El da _____________ a las ______, en la (planta, oficinas, instalaciones, etc.) de la Gerencia
__________________ de ECOPETROL S.A. , advert la falta de (equipo o elemento).
El equipo o elemento fue buscado infructuosamente mediante las siguientes diligencias:
______________________________________________________ , estaba destinado a
______________________________________________________ .
Relacin de los hechos:
El equipo perdido tiene un valor comercial de $ ________________ y est identificado con el nmero
de inventario de ECOPETROL S.A. ________________________ y nmero impreso del fabricante o
distribuidor (si lo tuviere) ______________________ .

Son testigos de los hechos los seores ________________________ que se consiguen en
_______________________________ . Testigos de propiedad y preexistencia son los seores
______________________________ .
Manifiesto al seor _________________ que estoy dispuesto a ratificarme en lo afirmado bajo la
gravedad de juramento y a ampliar la denuncia en el momento en que me sea solicitada.
Atentamente,
Firma
NOMBRES Y APELLIDOS
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ANEXO 10. ACTA DE VISITA DE INSPECCIN AL LUGAR DE LOS HECHOS


ACTA DE VISITA DE INSPECCION AL LUGAR DE LOS HECHOS

Vicepresidencia o Direccin:
Gerencia:
Unidad (o Superintendencia)
Departamento:
Regional:
Coordinacin:

En __________________ a los __________________ das del mes de ___________ del ao
_____________ , se procede a realizar la visita de inspeccin a ________________ con el fin de
verificar el estado (o la prdida) de los siguientes bienes
___________________________________________________________________ (Se deben
identificar claramente, mediante una descripcin detallada, indicando clase, nmero de inventario y
numero de fabricacin correspondiente al fabricante o proveedor).

En el sitio de los hechos se comprob lo siguiente:
(Se debe hacer una descripcin de los hechos teniendo en cuenta su ubicacin, las condiciones de
acceso al lugar, lo relativo a vigilancia y seguridad y lo manifestado por las personas presentes en
relacin con los bienes y con los hechos.
Se debe dejar constancia de todo cuanto pueda ser de utilidad para la recuperacin de los bienes y
para evitar que se repitan los hechos).

Para constancia firmamos como aparece,
Funcionario que practica la visita: Secretaria (o):
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Registro: Registro:

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ANEXO 11. ACTA DE RECEPCIN DE VERSIONES

ECP-VIP-F-04
ACTA DE RECEPCION DE VERSIONES

Vicepresidencia (Direccin)
Gerencia:
Unidad (Superintendencia)
Departamento:
Regional:
Coordinacin:
En ______ (Ciudad) a los __________________ das del mes de ___________ del ao
_____________ , se presento en _____________ (lugar de la diligencia), el Seor (a)
_________________________ (Nombre de quien rinde la versin) con el fin de rendir versin en el
asunto ______________________ (descripcin breve del asunto).

Preguntado sobre sus condiciones civiles y laborales, dice: Mi nombre es ____, identificado con la
cdula de ciudadana nmero _____ expedida en _____, residente en ______, Barrio o urbanizacin
_____, del Municipio de _______ , estado civil ______ , edad ___ aos, de profesin _____ ,
vinculado mediante contrato ____ (civil o de trabajo), con la ECOPETROL S.A. , Gerencia _________
, desde _______ (da, mes y ao) y por el trmino de ________.

Preguntado: (Ej.: Que conoce del hecho, que personas estaban en el lugar, que agrega).
Contesto:
Funcionario o trabajador que rinde la versin: Funcionario receptor de la versin:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: (Jefe de la dependencia)
Registro: Registro:

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ANEXO 12. INFORME EVALUATIVO DE LA INVESTIGACIN ADMINISTRATIVA

INFORME EVALUATIVO DE LA INVESTIGACION ADMINISTRATIVA

Vicepresidencia (Direccin) Gerencia:
Unidad (Superintendencia) Departamento:
Regional: Coordinacin:
Ciudad: Fecha:
Antecedentes:
Mediante informe u oficio de fecha _________, del seor ______ (nombre y cargo del funcionario) de
la _______ (dependencia), en relacin con (breve descripcin de los hechos), se procede a presentar
las conclusiones de la investigacin administrativa, por el hecho aludido.
Anlisis probatorio:
Adelantadas las diligencias administrativas pertinentes, se recopil el siguiente material probatorio:
1. Informe de la ________________ . Este informe consta de los siguientes documentos en __
(folios), as: _________________________________________________________ .
2. Versin del seor _______________ , quien manifest que ___________________ .
3. Ampliacin de la versin del seor ____________ , quien manifest que ________ .
4. Denuncia presentada por el seor _______ en donde pone en conocimiento de (designar el
nombre de la autoridad y ciudad) el siguiente hecho (descripcin breve del hecho).
5. Certificado de la empresa seor (indicar nombre y cdula), en el cual se hace constar que
___________ (descripcin de la constancia).
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Anlisis y considerandos:
De acuerdo con las pruebas recaudadas tenemos que efectivamente se encuentra demostrada la
existencia de los hechos que motivaron la presente investigacin administrativa, tal como se puede
colegir por (explicar hechos ms relevantes) _________ .
El responsable del Activo reconoce en su versin que ________ . Argumenta que _____________ .
De las versiones allegadas se observa que estas coinciden en afirmar que __________.
De acuerdo con ______________ . Pero tal como lo registra la ___________. Esto fue corroborado
con la versin de ___________ .

(OPCION A)
De lo hasta aqu esbozado y analizado se establece que existen elementos de juicio suficientes para
considerar que pudo haber existido una trasgresin al reglamento interno de trabajo pues se
considera que el funcionario que tena a su cargo el Activo no fue lo suficientemente diligente en la
custodia de los bienes y observacin de los reglamentos, etc.; por consiguiente se recomienda poner
en conocimiento estos hechos a la Oficina de Control Disciplinario Interno y a la Contralora General
de la Repblica para lo de su competencia.
(OPCION B)
De lo hasta aqu esbozado y analizado se considera que NO existi violacin al reglamento interno de
trabajo, pues el funcionario que tena a su cargo el Activo fue lo suficientemente diligente en la
custodia de los bienes y observacin de los reglamentos, etc.

Atentamente,
Firma:
Nombre: Cargo:
Anexo __________ folios
VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Versin: 01 ECP-VFA-R-01

REGLAMENTO PARA EL MANEJO
ADMINISTRATIVO
DE LOS ACTIVOS FIJOS DE ECOPETROL
Fecha de divulgacin:

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ANEXO 13. CARTA PARA LA OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO




COMUNICACIN A OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
DE:
Vicepresidencia (Direccin): Gerencia:
Unidad (Superintendencia): Departamento:
Regional: Coordinacin:
Ciudad: Fecha:
PARA:
OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
Doctor (a) _____________________

Referencia: ___________________

Respetados seor(a):

_____________ (nombre), identificado con la cdula de ciudadana nmero ________ expedida en
__________, en mi calidad de __________________ (cargo), de conformidad con la Ley 734 de
2002, me permito informar a ese despacho de la prdida (hurto, deterioro o destruccin) de los
siguientes bienes de propiedad de ECOPETROL S.A. ,
as:__________________________________________ (descripcin de los bienes).

(OPCION A)
De acuerdo con los resultados de la Investigacin Administrativa, los cuales comparto, el funcionario
que tena a su cargo el Activo fue lo suficientemente diligente en la custodia de los bienes y
observacin de los reglamentos, y su prdida sucedi por hechos ajenos a su voluntad.

(OPCION B)
De acuerdo con los resultados de la Investigacin Administrativa, los cuales comparto, con ocasin de
la prdida (hurto, deterioro o destruccin) de los bienes pudo haber existido una trasgresin al
reglamento interno de trabajo pues se considera que el funcionario que tena a su cargo el Activo no
fue lo suficientemente diligente en la custodia de los bienes y observacin de los reglamentos, etc.,
por tal motivo, remito copia de todos los documentos y antecedentes del caso para lo de su
competencia.

Atentamente,
VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Versin: 01 ECP-VFA-R-01

REGLAMENTO PARA EL MANEJO
ADMINISTRATIVO
DE LOS ACTIVOS FIJOS DE ECOPETROL
Fecha de divulgacin:

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Firma:
Nombre: Cargo:
Anexo __________ folios
ANEXO 14. CARTA PARA ADELANTAR EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL



COMUNICACION A CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

Vicepresidencia o Direccin: Gerencia:
Unidad (Superintendencia): Departamento:
Regional: Coordinacin:
Ciudad: Fecha:
VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Versin: 01 ECP-VFA-R-01

REGLAMENTO PARA EL MANEJO
ADMINISTRATIVO
DE LOS ACTIVOS FIJOS DE ECOPETROL
Fecha de divulgacin:

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Seores
Contralora General de la Repblica
Comisin Delegada para la prctica de la auditora fiscal integral en ECOPETROL S.A.
Atencin Doctor (a) _____________________
_______ (Ciudad)
Respetados seores:
_____________ (nombre), identificado con la cdula de ciudadana nmero ________ expedida en
__________, en mi calidad de __________________ (cargo), de conformidad con la Ley 610 de
2000, me permito informar a ese despacho de la prdida de los siguientes bienes de propiedad de
ECOPETROL S.A. , as:
__________________________________________ (descripcin de los bienes).
El responsable de los bienes, seor ___________ , identificado con la cdula de ciudadana nmero
________ de _______ , servidor pblico de ECOPETROL S.A. , en el cargo de __________ , de la
Coordinacin o Seccin _______________ , del Departamento o Divisin ________ de la Gerencia
_____ de la Vicepresidencia _________ , de acuerdo con los resultados de la Investigacin
Administrativa, los cuales comparto, pudo haber trasgredido el reglamento interno de trabajo pues se
considera que l no fue lo suficientemente diligente en la custodia de los bienes y observacin de los
reglamentos, etc..

En consecuencia, respetuosamente solicito adelantar el correspondiente proceso de responsabilidad
fiscal de conformidad con la ley en mencin.
Atentamente,
Para los fines pertinentes remitimos copia de todos los documentos y antecedentes del caso ,
contenidos en _____ folios.

Firma:
Nombre: Cargo:
Con copia para: Oficina de Control Disciplinario Interno
Anexo __________ folios