Anlisis y Estrategia de la Industria Diagnstico

Ing. FERNANDO ZELAYA 1

DIAGNSTICO DIAGNSTICO DIAGNSTICO DIAGNSTICO
Ing. FERNANDO ZELAYA
Segn el diccionario de la Real Academia
Espaola, la palabra diagnstico proviene
del griego "Diagnosis", que significa
"Conocimiento".
En el mundo de las empresas, cuando se
habla de diagnstico se hace referencia a
aquellas actividades tendientes a conocer
el estado actual de una empresa y los
obstculos que impiden obtener los
resultados deseados.
PASOS BSICOS
Los 4 pasos para desarrollar un
diagnstico conciso, completo y con
resultados innovadores:
El primero consiste en establecer el
parmetro de evaluacin.
Para ello se debe prestar atencin a los
mercados o clientes que resultan de
inters para los responsables de la
empresa.
El segundo paso es obtener una visin
clara y detallada sobre el estado actual
del sistema de produccin de la empresa.
Para lograr esto, se utilizan recursos como
las entrevistas con registro (escrito o
grabaciones), fotografas, filmaciones,
observacin directa, etc.
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El tercero es determinar el grado de
alcance del parmetro establecido, y, si es
posible, establecer un porcentaje de
alcance.
El cuarto paso debe realizarse una
pregunta clave: Por qu no se pueden
alcanzar los parmetros de referencia
establecidos en la empresa?
En muchos casos las causas (respuestas) a
esta pregunta se encuentran alejadas en
el espacio o en el tiempo.
Para encontrar las respuestas, se
considera apropiado utilizar el enfoque
donde se visualiza a la empresa desde
cuatro perspectivas integradas:
1.- Perspectiva financiera.
2.- Perspectiva de los clientes.
3.- Perspectiva de los procesos internos.
4.- Perspectiva de las capacidades del
personal y la organizacin.
1.- Perspectiva financiera.
Es la visin de los nmeros y la situacin
financiera de la empresa, estudiando los
niveles de inversin, las polticas de
financiacin, los resultados econmicos, el
uso y aplicacin de los fondos del negocio,
etc.
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2.- Perspectiva de los clientes.
Desde esta visin se enfocan los aspectos
relacionados con los clientes a los cuales
est dirigida la organizacin.
3.- Perspectiva de los procesos internos:
Es el momento de analizar los procesos
productivos de la organizacin, estudiando
su eficiencia y correspondencia con el
resto de la organizacin.
4.- Perspectiva de las capacidades del
personal y la organizacin:
Finalmente se analizan las capacidades del
personal y la brecha que puede existir
entre las capacidades requeridas para un
funcionamiento eficiente de los procesos
productivos y la capacidad actual del
personal.
METODOLOGA PARA EL
DIAGNSTICO EMPRESARIAL
I.1 Conceptos Bsicos del
Diagnstico Empresarial.
Para comprender adecuadamente lo que
el diagnstico empresarial, es necesario
comprender la diferencia que existe
entre las auditorias: Financiera,
Operacional y Administrativa.
La Auditoria Financiera
Consiste en evaluar las operaciones,
transacciones y registros financieros, con
la finalidad de determinar la situacin
financiera de un organismo y verificar si la
informacin que se genera es efectiva.
Es un dictamen sobre estados financieros.
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La Auditoria Operacional
Se refiere a la evaluacin del seguimiento
operacional desde su inicio hasta el fin de
la misma y es su flujo a travs de los
diferentes rganos de la empresa, se dice
que el enfoque de este proceso es
horizontal.
La Auditoria Administrativa
Esta auditora es elemental en el
diagnstico empresarial, pues comprende
el estudio general de la empresa, el
entorno en que opera, sus objetivos
econmicos y sociales, la administracin
del personal y los recursos, sus mtodos
de operacin y control, y la cantidad y
calidad de informacin para la acertada
toma de decisiones
El Diagnstico Empresarial es una
metodologa aplicada en la cual se
estudian, analizan y evalan las Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas
de las empresas.
Se considera que la participacin de la
directiva y la alta gerencia de la
empresa durante el proceso es de vital
importancia, ya que son quienes
conocen mejor la empresa.
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El alcance de la Evaluacin es la definicin
de las reas o funciones especficas que
se van a evaluar y de los estudios tcnicos
y criterios de medicin que se usarn
durante la revisin, y estar en funcin de
la naturaleza, magnitud y complejidad de
la empresa; en cuanto a profundidad y
precisin, abarcara una parte o la
totalidad de las reas o procesos.
Dentro de la evaluacin integral de la
empresa, es necesario considerar los
siguientes factores.
Fundamentos legales, objetivos, metas,
programas, sistemas y controles
El estado del entorno tanto interno
como externo.
El rea geogrfica que abarca.
Su estructura y funciones
Normas y polticas generales
Los resultados esperados, dependen en
gran parte de la informacin prestada por
el empresario y sus colaboradores.
Existen formas distintas de obtener
ventajas y beneficios del diagnostico
empresarial; en gran parte dependen de la
problemtica y caractersticas
particulares de la empresa
Una vez determinados los principales
objetivos de la empresa, se realizan una
serie de cuestionarios tanto para el
personal de gerencia como para los
empleados, as como tambin a los clientes
de la empresa.
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Esto es con la finalidad de contar con un
gran apoyo para la determinacin de
resultados, en donde se pueden obtener
algunas ventajas y beneficios como lo son:
Determinar si la empresa est operando
con las utilidades que debiera o, en su
caso, si est cumpliendo con los objetivos
que se plante.
Identifica reas especificas que puedan
mejorarse y en donde la aplicacin del
diagnostico empresarial pueda rendir
resultados favorables.
Comprueba la eficacia en el
cumplimiento de los objetivos y metas
planteados, y detecta la existencia de
algunas oportunidades para mejorar.
Califica la eficiencia del personal.
Determina la oportunidad, congruencia y
calidad con que se toman las decisiones.
Compara el logro de las metas en
relacin con los planes, pronsticos y
presupuestos asignados.
Verifica la valides y congruencia de la
estructura organizativa.
Revisar la planeacin, organizacin,
programacin, integracin y direccin de la
empresa.
Verifica el Cumplimento de polticas,
normas y procedimientos establecidos.
Examina la utilizacin de las capacidades
de la empresa.
Seala Fallas en mtodos y desempeo
operacionales.
Identifica cargas de trabajo, definiendo
con claridad funciones, responsabilidades y
relaciones entre los rganos para evitar
duplicidad o trabajo innecesario
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Genera opiniones y recomendaciones que
permiten reducir costos y aumentar el
rendimiento del capital.
Identificar el clima laboral en el que se
desenvuelve la empresa.
PLANEACIN DEL
DIAGNSTICO EMPRESARIAL
Previo a la etapa de ejecucin se planean y
determinan:
a) Los objetivos de la planeacin.
b) El alcance general y los particulares.
c) Los estudios, los procedimientos y la
viabilidad de los trabajos a desarrollar.
d) Las tcnicas y mtodos de apoyo a
utilizar.
a) Los Objetivos
Se debern definir con claridad porque
son la base de la planeacin y dan
sentido y orientacin desde el comienzo
del anlisis, hasta el fin del mismo.
b) El Alcance
Este se define con ms exactitud con el
responsable o el dueo de la empresa o
bien el alcance puede estar dirigido en si a
la empresa en general, en donde de
acuerdo a los estudios que se realicen nos
permitirn conocer las problemticas de
organizacin, administracin y personal,
pudiendo utilizar la informacin para sus
anlisis y tener as un alcance lo ms
favorable posible
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c) Los Estudios:
1.- Del entorno:
Es un anlisis que nos permite conocer los factores
del medio y tiene como principales objetivos:
Identificar aspectos de importancia potencial
externos: Sociales, Econmicos, Polticos,
tecnolgicos y legales.
Conocer el perfil y la fuerzas de los competidores
en el mercado.
Analizar los fenmenos y tendencias del entorno
para derivar Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas.
2.- De la base legal
Se analiza las actas y la escritura de
constitucin de la empresa y de las
modificaciones que haya tenido a la fecha,
as como el aumento o disminucin de
socios y capital, con el objetivo de
determinar la congruencia del acta con la
realidad operacional.
3.- Del marco geogrfico:
Se examina los aspectos del medio en que
se desarrolla fsicamente la empresa.
La facilidad de obtencin de recursos
humanos y materias primas.
La facilidad de transporte.
Tener acceso a los servicios pblicos y
privados como agua, telfono, energa
elctrica, drenaje, internet, combustibles,
etc.
La cercana de los clientes.
4.- Del marco econmico
Su objetivo es determinar la situacin
econmica de la empresa a fin de definir:
Las probabilidades econmicas de
participar en el mercado.
El lugar que ocupa dentro del sector
econmico al que pertenece.
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5.- De los objetivos de la empresa:
Se determinan con respecto a los
objetivos de la empresa:
La vigencia.
La compatibilidad con la estructura
orgnica, los programas y recursos.
El conocimiento por parte de todos los
empleados.
La forma y grado de su cumplimento.
La forma de cuantificarlos de ser
posible.
6.- De la planeacin:
Se investiga si la empresa cuenta con un
plan estratgico, si funciona como directriz
y si lo conocen y lo aplican todos los niveles
de la empresa.
Objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Las estrategias.
Las prioridades y secuencias de las
acciones.
La asignacin de recursos.
7.- De la organizacin:
Se analiza la organizacin general de la
empresa y la organizacin de cada rea.
Las formas de control para medir los
alcances en los programas.
Los planes y programas estratgicos por
rea.
La estructura orgnica y su planeacin.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
8.- De la direccin:
La definicin, comunicacin y seguimiento de
objetivos y polticas.
La coordinacin con las junta directiva.
La planeacin estratgica y aplicacin.
El enfoque de calidad total y Productividad.
Los informes al consejo de administracin.
Las relaciones tanto internas como externas.
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9.- De control:
Los controles bsicamente se refieren a la
bsqueda de la optimizacin de recursos,
humanos, materiales y financieros, por lo
que ser necesario evaluar:
La suficiencia y efectividad de los
sistemas de control.
Evaluaciones de programas internos.
Los objetivos, medios y formas de
control.
Cumplimento de normas y
lineamientos.
Existencia del rea de control interno.
El sistema de prevencin de errores e
irregularidades.
10.- Sistema de procedimientos:
En este punto se pretende investigar el
grado de desarrollo de los sistemas y
procedimientos existentes en la empresa
y la interrelacin entre ellos, as como:
Su funcionalidad, actualidad y
aplicabilidad.
El grado de conocimiento del personal
relacionado con los sistemas y
procedimientos.
Formas o medios de evaluacin y
actualizacin.
La observancia de las polticas y
procedimientos preestablecidos.
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11.- Del personal:
Abarca los aspectos relacionados, como:
Anlisis de los sistemas implantados en
los procesos de reclutamiento,
seleccin, contratacin, induccin y
desarrollo.
Administracin y organizacin.
ndice de rotacin.
Ambiente laboral.
Prestaciones.
12.- Desarrollo organizacional:
Respecto a este punto, se analizara:
Relaciones entre el personal.
Confianza, creencia,
interdependencia, y responsabilidad y
participacin compartida.
Existencia y valides de polticas,
sistemas y procedimientos.
13.- De los recursos fsicos:
Si los recursos son suficientes y
adecuados para operacin.
Si el rea es suficiente y est
distribuida adecuadamente.
14.- De la produccin:
Tipo de sistema de produccin est
aplicando dentro de la empresa.
Que caracterstica le otorgan o
pretende otorgar la empresa como
ventaja competitiva.
Valores que entrega la empresa con lo
que fabrica.
Capacidad de produccin de la empresa.
Manejo de la demanda.
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15.- De la comercializacin:
Que estrategia de comercializacin est
utilizando.
Segmentacin del mercado.
Capacidad del equipo de comercializacin
(humano y logstico).
16. De la informacin:
Forma del manejo de la informacin y su
eficiencia.
La contabilidad de la misma.
Su oportunidad en la toma de decisiones.
El sistema de informacin contable y
financiero.
El funcionamiento de la cultura
informtica en la empresa.
17.- De los recursos financieros:
En cuanto a este rubro, la informacin que
se requerir es la siguiente:
Anlisis de los estados financieros.
A LIS IS DE LIQ UID EZ
1 .1 Capi ta l d e T rab a jo Neto = activo s c ir cula n te s - p as ivo s cir c ulan tes
1 .2 Raz n Cir cula n te = a cti vos ci rc u la ntes
p asiv os c ir cu lante s
1 .3 R a z n R p id a ( p ru eba de l cid o) = ac tiv os cir c u lantes - i nv en tar ios
pa s ivo s c irc u la nt e s
AALI SIS DE A CTI VI DAD
2 .1 R ota ci n d e I nv enta r io s = Cos to d e v enta s
in ventar io s
2 .2 P er o do Pro me d io d e C ob ro = C uen tas po r co br ar
Vt as pr om p o r d a
2 .3 Pe r od o Pr om edio de Pago = C uen tas po r co br ar
Co mp ra s p r om p or da
2 .4 Ro tac in de A ctivo s T ota le s = Ven tas
Ac t ivo s To tale s
AALI SIS DE D EUDA
3 .1 R a z n d e D eu da = Pasiv os T o tale s
Ac t ivo s To tale s
3. 2 Ra z n de la Cap ac i da d d e P ag o d e I nter e ses
= U t an tes in t i mp tos
in tere s es
AALI SIS DE R ET AB IL IDAD
4 .1 M arg en de U tilid ad Br u ta = Ve ntas - Co sto V.
Ven tas
4 .2 M a r ge n d e Ut ilidad Oper a tiva = U tili dad O p e rati va
Ven tas
4 .3 M arg en d e U til idad N eta = Util n eta desp imp tos
Ven tas
4 .4 Ren dim ient o so br e los Activ os ( RS A) = Util n eta desp imp tos
Ac t ivo s To tale s
4 .5 Ren dim iento sob r e e l Cap Con ta bl e ( RSC ) = Util n eta desp imp tos
Ca p ita l Co nta b le
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5.- LAS TCNICAS:
Las tcnicas son los mtodos prcticos de
investigacin para lograr obtener la
informacin necesaria para poder realizar
propuestas y recomendaciones precisas y
objetivas.
Entre las tcnicas utilizadas estn:
Anlisis de informacin documental.
La Entrevista.
Observacin directa en el rea de
trabajo.
Anlisis de informacin documental:
El anlisis de una situacin o un problema
consiste en separar los elementos de la
informacin con el fin de examinarlos, es
decir, formular de manera sistemtica una
serie de preguntas que al ser contestadas
puedan resumir los aspectos de una
situacin.
La Entrevista:
Las entrevistas son muy valiosas para
obtener informacin clave para el
diagnstico. Las entrevistas aplicadas
pueden ser:
1. Entrevista preliminar:
Consiste en hacer algunas preguntas
relacionadas con la empresa en
trminos generales en donde obtuvo
informacin amplia y variada.
2.- Entrevista estructurada:
Est tcnica produce datos ordenados
fciles de administrar. Combinndolos
con informacin obtenida con
anterioridad, son generadores
importantes de datos valiosos en el
diagnstico.
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Observacin directa de reas de
trabajo:
Esta tcnica nos permite observar en
diversas ocasiones, el comportamiento del
personal, familiarizarse con ellos para que
en la aplicacin posterior de cuestionarios
contestaran sin falsear la informacin
adems de que esta tcnica nos permite
traer una visin objetiva.
La presencia fsica es la que permite
observar como se efectan ciertas
operaciones o hechos y asimismo
analizar directamente las conductas en
el trabajo, para as compararlas con un
patrn de conducta esperado.