El libro que les presentamos, La optimizacin del espacio y su rentabilidad en los entornos de oficina, es el cuarto publicado por Ediciones

Ofita.
El enorme esfuerzo que supone para esta empresa su elaboracin se ha
visto compensado con el xito de ediciones precedentes, sin duda el mejor
acicate para todos. Nada tan estimulante para la salida de este libro como
que, al llegar la fecha de su publicacin, sea esperado por los profesionales
del sector y por todas aquellas personas y organizaciones interesadas en
las temticas que aborda Ediciones Ofita. Y nada tan estimulante, adems,
para esta empresa que saber que edicin tras edicin se est cumpliendo
el objetivo que nos anim a poner en marcha esta iniciativa: informar sobre
la importancia de crear entornos humanos para el trabajo, que mejoren la
calidad de vida de las personas y generen beneficios para las empresas.
Al decidir qu tema podra abordar este cuarto libro, pensamos que
nuestro 30 Aniversario, efemrides que conmemoramos este ao, era la
ocasin idnea para transmitir los conocimientos adquiridos por Ofita durante estas tres dcadas sobre planificacin de oficinas. En Ofita entendemos,
y as queremos comunicarlo, que el diseo de una oficina no consiste en la
mera disposicin de mobiliario. Es la conjuncin de una serie de factores
(iluminacin, comunicacin entre las personas, necesidades de archivo,
necesidad de reunin, etc.) que deben ser analizados minuciosamente con
la finalidad de crear espacios humanos, que sean confortables para las per-

sonas, que incrementen su productividad y la de las empresas. Pero adems al

realizar la implantacin de una oficina debemos tener muy presente el elevado precio del metro cuadrado de suelo, y buscar la distribucin que nos
permita optimizar la utilizacin de espacios mediante una gestin rigurosa y
racional de la superficie disponible.
El estudio La optimizacin del espacio y su rentabilidad en los entornos

de oficina ha sido realizado con el know-how de Ofita. En sus pginas se

analizan todos aquellos factores que inciden en el diseo de una oficina, y
se establecen una serie de pautas o soluciones para el aprovechamiento
ptimo del espacio y la creacin de oficinas que permitan que las personas
desarrollen su trabajo en las mejores condiciones.
Esperamos que nuestros conocimientos sobre planificacin de oficinas
le ayuden a mejorar su calidad de vida en el trabajo. Desde estas lneas slo
nos queda, por ltimo, agradecer la excelente acogida que tiene Ediciones
Ofita.

Fernando Iglesias
Director de Marketing de Ofita

I. INTRODUCCIN.
II. IDENTIFICACIN DEL LOCAL.
2.1. FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA ELECCIN.
- El edificio.
- Orientacin del local.
- Cultura y tipo de empresa.
- Nmero de personas.
- Arquitectura interior.
- Otros factores. Normativa.
2.2. AUDITORA DE ESPACIOS.
III. DEFINICIN DEL PUESTO DE TRABAJO.
3.1. SUPERFICIES DE TRABAJO.
- Atencin al cliente.
- Direccin.
- Uso intensivo del ordenador.
- Trabajo en equipo.
- Reunin + Informtica.

3.2. ESTRUCTURAS.
- Estructuras Bsicas.
- Estructuras Sistema.
3.3. EL ARCHIVO.
- Archivo del puesto de trabajo.
- Archivo departamental.
- Archivo corporativo.
3.4. COMPARTIMENTACIN DEL ESPACIO.
- Aislamiento visual.
- Aislamiento sonoro.
- Aprovechamiento de la luz natural.
IV. DISTRIBUCIN DEL ESPACIO.
4.1. MODULACIN DEL EDIFICIO.
4.2. DATOS DE PARTIDA PARA UNA IMPLANTACIN.
- Departamentos.
- Relacin/comunicacin interdepartamental.
- Nmero de personas.
- Zonas comunes.
4.3. DISEO DE LOS DEPARTAMENTOS.
4.4. OTROS FACTORES.
V. NO COMPRE SU OFICINA SIN VERLA ANTES.
VI. ANEXO. NORMATIVA.

Al crear un entorno de oficina es preciso tener presente en todo momento que el factor humano es, y seguir siendo, el elemento ms valioso de
cualquier organizacin. Por lo tanto, el diseo de una oficina debe partir del
anlisis de las necesidades de las personas que van a trabajar en ese espacio. El proyecto debe ser fiel, en todo su proceso y desarrollo, a esta premisa.
Un paso previo a la implantacin en s misma es la eleccin del local que
satisfaga las necesidades de cada empresa y cumpla la normativa vigente.
Resuelta esta cuestin, este estudio define un puesto de trabajo. Es decir,
se establecen diferentes tipos de puestos de trabajo, que se definen en funcin de la actividad que realiza cada persona de la organizacin. Se analizan sus necesidades de archivo, de reunin, de comunicacin; qu nivel de
concentracin necesitan; qu superficie de trabajo es la adecuada para su
actividad, etc.
Definido un puesto de trabajo para una persona concreta, se estudian
una serie de datos que son los puntos de partida para una implantacin. Se
contempla el nmero de personas; qu departamentos forman la empresa;
cul es la relacin / comunicacin que va a existir entre los diferentes departamentos y qu zonas comunes se necesitan. Con estos datos preliminares
podemos proceder a realizar la zonificacin, que es la distribucin en lneas
generales de la oficina, es decir, dnde van a estar situados los departamentos y las zonas comunes.

El siguiente paso consiste en el diseo de cada departamento. Para acometerlo, hay que decidir qu puesto tipo se selecciona para cada miembro
del departamento; si se necesitan despachos cerrados; si se van a celebrar
reuniones dentro del departamento; si ste recibe visitas externas; qu aislamiento necesita cada persona que compone el departamento; sus necesidades de archivo, etc. En definitiva, en el momento de proyectar una oficina hay una serie de conceptos o factores que deben tenerse en cuenta y
que no se limitan a las necesidades actuales. Hay que prever tambin las
futuras.
Como veremos en los diferentes captulos de este libro, los citados son,
a grandes rasgos, los pasos que hay que seguir en la implantacin de una
oficina. El anlisis y la correcta utilizacin de los diferentes conceptos que
se explican en este libro nos permitirn la creacin de entornos humanos,
que incrementen la productividad y calidad de vida de las personas, y el
ptimo aprovechamiento de espacios.

Ya hemos sealado que el proyecto de planificacin de una oficina tiene

un objetivo bsico: mejorar la calidad de vida en el trabajo de las personas,
optimizando los metros cuadrados de superficie, lo que se traduce en una
mayor productividad y en un sustancial ahorro para las empresas. La optimizacin de los metros cuadrados depende de diferentes factores, destacando entre ellos, el edificio en s mismo (que tenga espacios amplios, que
se puedan distribuir de forma flexible, etc.) y el tipo de implantacin que se
realice.
Por lo tanto, los criterios bsicos de planificacin parten de una primera
decisin, que es la eleccin del local donde ser instalada una nueva oficina.
A la hora de determinar cul es el local ms apropiado para este fin es
necesario analizar una serie de elementos, como son: el edificio; la cultura
o filosofa de la empresa; el tipo de compaa y su actividad; el nmero de
personas que van a instalarse en esa oficina; los metros cuadrados necesarios para la actividad que se va a desarrollar; la orientacin del edificio o
local; la distribucin arquitectnica interna y otra serie de factores relacionados con las instalaciones, como son la electricidad, iluminacin, acstica,
acristalamiento y el aire acondicionado, cuyas condiciones estn especificadas en la normativa vigente.

El cliente o empresa que vaya a instalarse en ese local no sabr si ste

es el apropiado hasta que haya visto el plano implantado. No se trata de
alquilar metros cuadrados sino de disponer de un lugar adecuado para su
empresa, eleccin que, como se ha indicado, depende de la suma de diferentes factores.
2.1. FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA ELECCIN
El edificio
Cada edificio tiene sus propias caractersticas y resuelve sus funciones
de forma diferente. Por ejemplo, un edificio con ncleo central de escaleras,
ascensores y aseos, pero con un espacio relativamente pequeo entre ese
ncleo y la fachada, no resulta apropiado para disear amplias reas de oficinas.
Por otra parte, muchos de los edificios ya existentes fueron anteriormente bloques de viviendas, por lo que es frecuente que sean utilizados
como oficinas individuales o grupos de oficinas segn un modelo compartimentado.
Adems los problemas aumentan con la edad del edificio puesto que,
por ejemplo, la construccin tradicional no contemplaba el ruido del trfico
(su falta de aislamiento provoca elevados costes de mantenimiento).
Igualmente, la existencia de una fachada de inters histrico hace que sea
inviable la colocacin de diferentes elementos constructivos.
Otro problema que pueden presentar los edificios ya existentes es que el
gran edificio de oficinas se ha edificado en la mayora de los casos pensando en usuarios annimos y en necesidades generales, lo que no satisface de manera ptima los requisitos especficos de ningn usuario concreto. En definitiva, a la hora de seleccionar un local hay que estudiar hasta qu
punto ese edificio es aprovechable por la empresa.

Igualmente, el entorno en el que est ubicado el edificio puede ser un

factor determinante en la eleccin del local, puesto que las peculiaridades
urbansticas y arquitectnicas de determinadas zonas suelen estar presentes tambin en el interior de los edificios, lo que condiciona un tipo u otro de
oficina. Es decir, en los cascos histricos de las ciudades encontramos locales que, por sus propias caractersticas, son ms apropiados para una distribucin clsica del espacio, es decir, estn compartimentados en despachos, lo que dificulta el diseo de una oficina abierta. Por su parte, en zonas
de reciente edificacin, con modernos edificios de oficinas, es ms fcil
encontrar una estructura ms flexible adecuada a un tipo de implantacin
ms abierta y moderna.
Orientacin del local
Es un aspecto a tener en cuenta especialmente en los lugares con climas extremos, donde -con el objetivo de garantizar que el trabajo en una
oficina pueda desarrollarse en ptimas condiciones- se determinar el tipo
de distribucin ms apropiado para paliar los efectos negativos de la orientacin del edificio o, por el contrario, para aprovechar al mximo los beneficios que reporta, segn sea el caso.
Salvo esta excepcin, la orientacin del edificio o local no es tan importante a la hora de realizar la implantacin de una oficina puesto que las distribuciones se realizan en funcin de su uso, de la zona de entrada, de las
zonas comunes y de los departamentos, y adems la tecnologa y los materiales actuales permiten subsanar los problemas derivados de la orientacin
del edificio (materiales que se adhieren a los cristales, etc).
Cultura y tipo de empresa
La actividad a la que se dedique la empresa y la cultura empresarial de
la organizacin sern determinantes para establecer el tipo de implantacin
y eligir el local.

Si la empresa tiene una cultura jerarquizada la tendencia es ocupar oficinas con una arquitectura interior fuertemente compartimentada, o edificios
que establecen una clara diferenciacin entre plantas operativas y plantas
nobles (comunicacin interna vertical). Si, por el contrario, los altos cargos
de la empresa mantienen un contacto directo con los trabajadores se tiende a superficies abiertas, distribuyndose los despachos en zonas estratgicas cercanas a su departamento o colaboradores (comunicacin horizontal).
En la actualidad existe una clara tendencia hacia estructuras cada vez
ms abiertas y planas; es decir, hacia la comunicacin interna horizontal,
tendencia que se refleja en el diseo de la oficina.
La comunicacin vertical, y cuando unas oficinas constan de varias plantas, no slo responde a criterios de jerarquizacin. En muchos casos, las
salas de ejecutivos y directivos se suelen situar en la planta superior del edificio, por el hecho de que es la parte menos ligada al problema de circulaciones generales y otras actividades del resto del edificio.
Por similares razonamientos, el comedor o el archivo suelen colocarse
en la parte ms baja. El primero, por problemas de entrada de mercancas
y porque se atiende al principio de reservar los espacios que tienen iluminacin natural a las tareas de oficina. El archivo porque puede presentar
problemas de sobrecargas. Adems los sistemas de archivos centrales consumen tanta pared de fachada como pared interior.
Nmero de personas
A la hora de seleccionar un local y realizar su implantacin es imprescindible realizar un clculo bastante aproximado del nmero de personas
que van a instalarse en su interior, es decir, del nmero de empleados que
van a trabajar en esa oficina, teniendo en cuenta el crecimiento de la empresa a medio y largo plazo.

10

Es importante realizar un organigrama de la empresa para definir cuntos puestos estarn en una superficie cerrada (despachos), qu departamentos y nmero de personas los componen y qu funcin desempean.
Debemos tener presente que para lograr la mxima productividad de las
personas y un ptimo aprovechamiento del espacio, la planificacin de una
oficina debe partir tanto de la actividad de la empresa como de la funcin
que desempee cada una de las personas de la organizacin.

S= 2,56 m2

Superficie mnima neta por persona

S= 4,32 m2

Un valor aproximado, pero bastante fiel a la realidad, de la superficie

neta necesaria por persona es el de 2,5 a 3 m2, que puede elevarse a 5 m2
en despachos. Espacio adicional para visitantes: 1,8 m2.
Arquitectura interior
Dentro de una misma planta, histricamente las oficinas han ofrecido dos
tipos de alojamiento: zonas individuales para el personal de Direccin, y

11

amplias reas para trabajo de oficina que implique a un nmero elevado de

personas. Actualmente este sistema est en desuso debido a que es el
modo ms costoso de utilizar el espacio disponible.
La oficina abierta u oficina paisaje fue el medio de minimizar este problema. Se basa en el anlisis del trabajo llevado a cabo por todas las personas de la empresa, colocando juntas a aquellas cuyas tareas estn relacionadas entre s. Con esto se consigue la utilizacin ms econmica del
espacio, e igualmente, las mayores posibilidades de diseo dentro de una
superficie dada.
La necesidad de compartimentacin entre reas de trabajo tiene tres
explicaciones. La primera es que se pretende tener una privacidad visual
entre la persona que trabaja y la persona que atraviesa el espacio de trabajo. La segunda pretende, adems, un aislamiento acstico cuando el
espacio est destinado a entrevistas o conversaciones que exigen cierta
intimidad. Y el tercer argumento que explica esta compartimentacin es el
nivel de concentracin que las personas necesitan para el desarrollo de su
trabajo. Es comprensible que determinadas actividades no pueden llevarse
a cabo en espacios abiertos, y por ello se suele disear una subdivisin
cerrada para ocupaciones que requieran privacidad visual o acstica.
En general a da de hoy se puede hablar de tres modos de organizar los
distintos tipos de oficina: Compartimentada, Abierta y Abierta Zonificada (u
oficinas paisaje). La eleccin adecuada deber analizarse en cada caso en
funcin de la actividad que realice la empresa.
Por ejemplo, la oficina compartimentada no es la ms adecuada para
aquellos centros de trabajo donde sea preciso un alto grado de comunicacin entre diferentes grupos de trabajo, puesto que las dependencias separadas favorecen el aislamiento y la falta de comunicacin. Puede ser adecuada, por ejemplo, para actividades de Alta Direccin donde pueden primar la confidencialidad y privacidad.

12

Para tareas administrativas, por ejemplo, se suele optar por oficinas abiertas o las paisaje puesto que aceptan variaciones en el tamao de los grupos
y permiten una fcil supervisin e interdependencia.
Una subdivisin no significa que haya que crear un paramento vertical de
obra, que tiene el inconveniente de que cuando se van a realizar modificaciones es muy difcil mantener la continuidad del pavimento, enyesado de
paredes, falso techo o del cableado elctrico. Las mamparas divisorias o
paneles tienen muchas ms utilidades y, entre otras, las de servir como
soporte donde colgar elementos o para integrar estanteras o armarios. Por
otra parte, una de sus cualidades es la introduccin de elementos fonoabsorbentes, lo que ayuda a evitar o minimizar la contaminacin acstica.
Otros factores. Normativa
Al decidir cul es el local idneo para la implantacin de nuestra oficina,
debemos examinar si el local cumple la normativa vigente. En primer lugar,
aquella que se refiere a las dotaciones de las que dispondrn los edificios:
abastecimiento de agua potable, energa elctrica, calefaccin, agua caliente sanitaria, servicios higinicos, saneamiento, aparcamiento y evacuacin
de residuos slidos urbanos (Plan General de Ordenacin Urbana de
Madrid). Adems de las dotaciones contra incendios.
A este respecto, la Legislacin sobre Seguridad y Salud en el Trabajo
seala entre sus principios generales que:
- Todos los locales utilizados por los trabajadores debern tener suficiente y adecuada ventilacin, natural o artificial, o ambas a la vez, que provean a dichos locales de aire puro o purificado.
- Todos los locales utilizados por los trabajadores debern estar iluminados de manera suficiente y apropiada. Los lugares de trabajo tendrn, dentro de lo posible, luz natural.

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- Todos los locales de trabajo, as como los puestos de trabajo, estarn

instalados de manera que no se produzca un efecto nocivo para la
salud de los trabajadores.
- Se deber poner a disposicin de los trabajadores, en cantidad suficiente, agua potable o cualquier otra bebida sana.
- Debern existir instalaciones para lavarse e instalaciones sanitarias,
apropiadas y en nmero suficiente, que sern mantenidas en condiciones satisfactorias.
- Se debern poner asientos adecuados y en nmero suficiente a disposicin de los trabajadores.
- Para que los trabajadores puedan cambiarse de ropa, dejar las prendas que no vistan durante el trabajo, debern proporcionarse instalaciones adecuadas (o armarios).
- Debern ser reducidos con medidas apropiadas y practicables, y en
todo lo que sea posible, los ruidos y las vibraciones que puedan producir efectos nocivos en los trabajadores.
- Deber poseer una enfermera o un puesto de enfermera propio o
comn con otros establecimientos, o bien uno o varios botiquines,
cajas o estuches de primeros auxilios, en funcin del nmero de personas.
El local, asimismo, deber cumplir la normativa relativa a las condiciones de acceso y seguridad en los edificios, que seala que:
En los edificios de uso pblico, existir la sealizacin interior correspondiente a salidas y escaleras de uso normal y de emergencia, aparatos
de extincin de incendios, sistemas o mecanismos de evacuacin en caso
de siniestro, posicin de accesos y servicios, sealamiento de peldao en
escaleras... y en general cuantas sealizaciones sean precisas para la
orientacin de las personas en el interior del mismo, y facilitar los procesos
de evacuacin en caso de accidente o siniestro y la accin de los servicios
de proteccin ciudadana.

14

Por su parte, el Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, dispone entre las

condiciones de seguridad en los lugares de trabajo las siguientes generalidades:
Las dimensiones mnimas de los locales de trabajo sern:
a) 3 metros de altura desde el piso hasta el suelo. No obstante, en los
locales comerciales, de servicios, oficinas y despachos, la altura podr
reducirse a 2,5 metros.
b) 2 metros cuadrados de superficie libre por trabajador.
c) 10 metros cbicos, no ocupados, por trabajador.
Altura de los locales

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La separacin entre los elementos materiales existentes en el puesto de

trabajo ser suficiente para que los trabajadores puedan ejecutar su labor
en condiciones de seguridad, salud y bienestar.
El espacio libre (silla + paso) recomendable detrs de cada mesa de trabajo es de 800 mm, (si todas las mesas estn en el pasillo) y de 800 a 1300
mm., si no todas las mesas estn en el pasillo.
Los suelos de los locales de trabajo debern ser fijos, estables y no resbaladizos, sin irregularidades ni pendientes peligrosas.
Los tabiques y las puertas transparentes o translcidas, y en especial los
tabiques acristalados situados en los locales o en las proximidades de los
puestos de trabajo y vas de circulacin debern estar claramente sealizados y fabricados con materiales seguros.
Vas de circulacin
Estas vas son un objeto de anlisis importante, puesto que la forma de
estructuracin de la oficina y su patrn organizativo vienen determinados
por la posicin relativa a los ncleos de servicios, las circulaciones y la propia amplitud del espacio disponible. Respecto a las vas de circulacin la
normativa seala que: La anchura mnima de las puertas exteriores y de los
pasillos ser de 0,8 y 1 m, respectivamente.
Por lo general, para determinar los espacios libres en una oficina, se
pueden establecer las siguientes medidas aproximadas:
- Acceso para una persona: entre 0,55 y 0,80 m.
- Acceso para dos personas: entre 0,80 y 0,90 m.
- Pasillo de comunicaciones: entre 1,20 y 1,40 m.

16

Entre 0,55 y 0,80 cm

Entre 0,80 y 0,90 cm

Entre 1,20 y 1,40 cm

Otro elemento de las vas de circulacin son las escaleras, sobre las que
la normativa dispone lo siguiente:
- Las escaleras tendrn una anchura mnima de 1m, excepto en las
de servicio, que ser de 55 cm.
- Los peldaos de una escalera tendrn las mismas dimensiones. Se
prohiben las escaleras de caracol, excepto si son de servicio.
- Los escalones de las escaleras que no sean de servicio tendrn una
huella comprendida entre 23 y 26 cm, y una contrahuella entre 13 y 20 cm.
- La altura mxima entre los descansos de las escaleras ser de 3,7 m.
La profundidad de los descansos intermedios, medida en direccin a la
escalera, no ser menor que la mitad de la anchura de sta, ni de 1 m.
El espacio libre vertical desde los peldaos no ser inferior a 2,2 m.
Existe, por otra parte, una normativa especfica acerca de las vas y salidas
de evacuacin en caso de emergencia, que dispone que:
- Las vas y salidas de evacuacin debern permanecer expeditas y
desembocar lo ms directamente posible en el exterior o en una zona
de seguridad.
- Las puertas de emergencia debern abrirse hacia el exterior y no
debern estar cerradas.

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- Las vas y salidas de evacuacin, as como las vas de circulacin que

den acceso a ellas, no debern estar obstruidas por ningn objeto de
manera que puedan utilizarse sin trabas en cualquier momento. Las
puertas de emergencia no debern cerrarse con llave.
- En caso de avera de la iluminacin, las vas y salidas de evacuacin
que requieran iluminacin debern estar equipadas con iluminacin de
seguridad de suficiente intensidad. (En el anterior libro publicado por
Ediciones Ofita, La iluminacin en los entornos de oficina, encontrar
informacin sobre iluminacin de emergencia).
Por su parte, la Norma Bsica de la Edificacin CPI-96, establece que un
recinto puede disponer de una nica salida cuando se cumplan las condiciones siguientes:
a) Su ocupacin es menor de 100 personas.
b) No existen recorridos para ms de 50 personas que precisen salvar,
en sentido ascendente, una altura de evacuacin mayor de 2 m.
c) Ningn recorrido de evacuacin hasta la salida tiene una longitud
mayor de 25 m en general, o mayor que 50 m cuando la ocupacin sea
menor que 25 personas y la salida comunique directamente con un
espacio exterior seguro.
Las reas que se destinan a la custodia de documentos y que precisan
ser situadas en lugares difcilmente accesibles desde el exterior (es decir,
aquellos puestos de trabajo cuyos recorridos de evacuacin necesiten salvar, en sentido ascendente, una altura de 6 m hasta las salidas del edificio),
contarn como mnimo con dos salidas de planta y al menos una de ellas
consistir en una puerta que d acceso a otro sector situado en la misma
planta, a una escalera protegida, a un pasillo protegido o a un vestbulo previo.
- Escalera de incendios: al menos una, en edificios que tengan pisos a
ms de 18 m de altura del nivel de la calle. Requisitos: continuidad a

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travs de todo el edificio, salida directa a nivel de la calle, ventanas

practicables en cada plataforma de desembarco, hueco permanente en
la parte superior de seccin no menor que el 5 por 100 de la superficie
en planta del recinto de la escalera, vestbulo aislado y ventilado en
cada planta.
- La anchura libre en puertas, pasos y huecos previstos como salida de
evacuacin ser igual o mayor de 0,80 m. La anchura de la hoja ser
igual o mayor que 1,20 m y en puertas de dos hojas, igual o mayor que
0,60 m.
- La anchura libre de la escalera y de los pasillos previstos como recorridos de evacuacin ser igual o mayor que 1,00 m.
Iluminacin de los lugares de trabajo
El local donde ubicaremos nuestra oficina debe cumplir adems la legislacin relativa a la iluminacin. El Real Decreto 486/1997, de 14 de abril,
seala a este respecto, entre otras disposiciones, que la iluminacin de
cada zona o parte de un lugar de trabajo debe adaptarse a las caractersticas de la actividad que se efecte en ella.
Siempre que sea posible los lugares de trabajo tendrn una iluminacin
natural, que deber complementarse con una iluminacin artificial cuando la
primera no garantice las condiciones de visibilidad adecuadas. En tales
casos, se utilizar preferentemente la iluminacin artificial general, complementada a su vez con una localizada cuando en zonas concretas se requieran niveles de iluminacin elevados.
Los niveles mnimos de iluminacin de los lugares de trabajo sern los
establecidos en la siguiente tabla:

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NIVEL MNIMO DE ILUMINACIN

(LUX)

ZONA DEL LUGAR DE TRABAJO

Zonas donde se ejecutan tareas con:
Bajas exigencias visuales

100

Exigencias visuales moderadas

200

Exigencias visuales altas

500

Exigencias visuales muy altas

1000

reas o locales de uso ocasional

50

reas o locales de uso ocasional

100

Vas de circulacin de uso ocasional

25

Vas de circulacin de uso habitual

50

(El nivel de iluminacin de una zona en la que se ejecuta una tarea se mide a la altura
donde dicha actividad se realiza; en el caso de zonas de uso general a 85 cm del suelo y en
el de las vas de circulacin a nivel del suelo).

La distribucin de los niveles de iluminacin ser lo ms uniforme posible. Adems, se procurar mantener unos niveles y contrastes de luminancia adecuados a las exigencias visuales de la tarea, evitando variaciones
bruscas de luminancia dentro de la zona de operacin y entre sta y sus
alrededores. Se evitarn los deslumbramientos directos producidos por la
luz solar o por fuentes de luz de alta luminancia. Se evitarn asimismo los
deslumbramientos indirectos producidos por superficies reflectantes situadas en la zona de operacin o sus proximidades.

20

Condiciones ambientales
El citado Real Decreto dispone que debern evitarse las temperaturas y
las humedades extremas, los cambios bruscos de temperatura, las corrientes de aire molestas, los olores desagradables, la irradiacin excesiva y, en
particular, la radiacin solar a travs de ventanas, luces o tabiques acristalados.
En los locales de trabajo cerrados debern cumplirse, en particular, las
siguientes condiciones:
a) La temperatura de los locales donde se realicen trabajos sedentarios
propios de oficinas o similares estar comprendida entre 17 y 27 C.
b) La humedad relativa estar comprendida entre el 30 y el 70 por
100, excepto en los locales donde existan riesgos por electricidad esttica en los que el lmite inferior ser el 50 por 100.
c) Los trabajadores no debern estar expuestos de forma frecuente o
continuada a corrientes de aire cuya velocidad exceda de los siguientes lmites:
1. Trabajos en ambientes no calurosos: 0,25 m/s (metro/segundo).
2. Trabajos sedentarios en ambientes calurosos: 0,5 m/s.
3. Trabajos no sedentarios en ambientes calurosos: 0, 75 m/s.
Estos lmites no se aplicarn a las corrientes de aire acondicionado para
las que el lmite ser de 1,25 m/s en el caso de trabajos sedentarios y 0,35
m/s en los dems casos.
La renovacin mnima del aire de los locales de trabajo ser de 30 m3 de
aire limpio por hora y trabajador, en el caso de trabajos sedentarios en
ambientes no calurosos ni contaminados por humo de tabaco, y de 50 m3,
en los casos restantes.

21

Condiciones acsticas
Los edificios deben reunir unas condiciones acsticas mnimas adecuadas al uso y actividad de sus componentes y evitar en su diseo los ruidos
que puedan resultar nocivos. Para fijar el aislamiento acstico exigible a los
edificios es importante conocer las fuentes de ruido exteriores (trfico, aviones, etc.) e interiores (instalaciones de fontanera, saneamiento, ventilacin,
etc.), as como aquellos derivados de las actividades de las personas, principalmente de la conversacin.
Los niveles sonoros medios que produce la conversacin se cifran en 70
dBA*, 76 dBA en los casos en los que se fuerza la voz, pudiendo llegar a
los 100 dBA en el caso de gritos. Su espectro es el siguiente:

a= hombres
b= mujeres

a
b

Espectro medio de la voz en dB/Hz referido al nivel global

*dBa: Decibelio A

22

El Anexo 5 de la norma Bsica de Edificacin, CA-88, establece una

serie de recomendaciones; es decir, se fijan los niveles sonoros equivalentes (Leq), que se recomienda no sobrepasar en los locales:

Nivel de inmisin de ruido producido por instalaciones: Los niveles mximos

de inmisin de ruido producido por las instalaciones que se recomienda no
sobrepasar en los locales son los expresados para el nivel sonoro continuo equivalente (Leq) en la tabla anterior.
Tiempo de reverberacin recomendado en segundos (es decir, de la persistencia de las sensaciones auditivas en un local, despus de haber cesado la emisin de ruido):
Despachos profesionales: menor o igual a 1,0.
Oficinas: menor o igual a 1,0.
Zonas comunes: menor o igual a 1,5.
Acristalamiento
Este elemento constructivo es uno de los factores que intervienen en la
eleccin del local puesto que condiciona el tipo de distribucin que se pueda

23

realizar. En este sentido, habr que tener en cuenta si las ventanas tienen
peto o si, por el contrario, son hasta el suelo; habr que analizar igualmente qu modulacin tienen las ventanas puesto que sta nos podra limitar la
posibilidad de realizar una adecuada modulacin de los parmetros verticales para separar despachos, departamentos e incluso puestos operativos.
Asimismo, la cantidad y tipo de vidrio que tenga un edificio nos condicionar la situacin estratgica de la distribucin de despachos y la orientacin de los puestos de trabajo. Y, lgicamente, el acristalamiento incide
directamente en la climatizacin de la oficina, teniendo que dotarla de distintos elementos para paliar sus efectos, como son equipos de climatizacin, estores o lminas solares.
2.2. AUDITORA DE ESPACIOS
A travs del anlisis de una serie de elementos y factores, este libro aborda
dos cuestiones bsicas: la creacin de entornos humanos para el trabajo, que
incrementen la productividad de las personas, y el aprovechamiento del espacio.
En definitiva, cmo rentabilizar nuestras oficinas.
En este apartado definiremos qu es una auditora de espacios, su finalidad, y estableceremos unos ratios que se irn analizando y nos servirn de
referencia en captulos posteriores de este estudio.
Una auditora de espacios, como su nombre indica, audita el espacio; es
decir, realiza un balance que tiene por objeto reflejar hasta qu punto se ha
aprovechado la superficie disponible.
En toda auditora se establecen unos parmetros, que se traducen en
ratios para poder ser comparados. En una auditora de espacios los tres
parmetros bsicos son:

24

- M2 construidos o brutos: es el total de la superficie, incluyendo

muros exteriores, interiores, pilares, escaleras y zonas comunes del
edificio. Es decir, la cantidad de metros que suele figurar en el contrato de alquiler o compra.
- M2 tiles: son los metros construidos menos los elementos citados en
el prrafo anterior (muros, pilares...). Una buena forma de conocer de
qu metros tiles disponemos es preguntando los metros de moqueta
que hay en una oficina; es decir, la superficie que podemos pisar.
- M2 netos: se definen como los m2 tiles menos las zonas de paso.Este
es un ratio que podemos optimizar en funcin del tipo de implantacin
que se realice, es decir, de la distribucin que se haga del espacio.
Dependiendo de la distribucin arquitectnica del local, unos parmetros
aceptables seran:
M2 construidos o brutos - el 20% = m2 tiles, y menos el 25% = m2 netos.
(Estos porcentajes pueden variar en funcin de la arquitectura del edificio).
Para auditar los m2 netos, a su vez, pueden establecerse los siguientes
ratios:

25

1. reas de Trabajo:
a) Direccin:

m2
---------------------------n personas

Este ratio nos facilita los m2 netos ocupados por directivo de la compaa.

b) Puestos operativos:

m2
----------------------------n de personas

Este ratio nos indica los m2 netos ocupados por empleado.

2. Zonas de Reunin:

m2
---------------------------n de personas

(que pueden reunirse simultneamente)

El resultado de este ratio nos indica los m2 netos que se utilizan por persona reunida.

3. Zonas de espera:

m2
-----------------------------n de personas

(que pueden estar esperando simultneamente)

Este ratio nos facilita cuntos m2 netos utiliza cada persona que permanece en una zona
de espera.

4. Archivo:

m2 de ocupacin
----------------------------------------metros lineales de archivo

Con este ltimo ratio se calcula la superficie que ocupa el archivo por metro lineal de archivo.

26

Estos ratios no se pueden analizar de forma independiente a la actividad

de la empresa, pero con ellos podremos conocer si cada una de estas
zonas tiene el tamao adecuado al nmero de personas que las van a utilizar; es decir, si el espacio se ha aprovechado de forma idnea. Por ejemplo, la Biblioteca Nacional tendr una gran superficie reservada al archivo;
una Delegacin de Informacin de Hacienda dispondr de amplias zonas de
espera, etc. Es decir, hay que optimizar el espacio en funcin de la actividad de la empresa y de las personas.
El diseo de una oficina es algo ms que la mera disposicin de mobiliario. Es un minucioso estudio de las necesidades y de la superficie disponible, que genera valor para las empresas mediante la optimizacin de la
productividad de los usuarios y el mejor aprovechamiento del espacio de
una oficina.

M2 brutos

27

M2 tiles

M2 netos

28

La definicin de un puesto de trabajo parte del estudio pormenorizado de

los cuatro elementos bsicos que lo componen: las superficies de trabajo (o
tableros), las estructuras que las soportan, el archivo y la compartimentacin del espacio (o paneles). La correcta eleccin de estos cuatro elementos determina la idoneidad de un puesto de trabajo para una persona concreta.
3.1. SUPERFICIES DE TRABAJO
Seleccionar las superficies de trabajo es la primera decisin que se debe
adoptar en el momento de adquirir el mobiliario que equipar una oficina.
Hasta hace poco tiempo el diseo de las mesas no distingua entre las
diferentes actividades que se realizaban en una oficina, predominando el
clsico tablero rectangular que se empleaba para todo tipo de trabajo y
usuario.
Sin embargo, recientemente Ofita, analizando las nuevas tecnologas
presentes en las oficinas y estudiando las nuevas actividades que se desarrollan en las empresas, ha creado un nuevo concepto, revolucionario por
su manera de interpretar el mobiliario de oficina, al que denomina "Una
superficie para cada funcin".
Significa que las superficies de trabajo o tableros deben ser diseadas
en funcin de la actividad que se realice en cada puesto de trabajo. Es decir,

29

el diseo del tablero de la mesa de una persona que trabaje en un puesto

informtico debe ser diferente al de un trabajador que atienda al pblico, por
ejemplo.
Si definimos ergonoma como la relacin de las personas con su entorno durante una determinada actividad laboral, un puesto de trabajo ser
ergonmico para una persona concreta en unas circunstancias especficas,
y si esto es as, el puesto de trabajo logra una mayor eficiencia en el desarrollo de la actividad laboral, una mayor motivacin en el trabajo y un mayor
bienestar general. Adems, disminuye la fatiga y previene diferentes enfermedades asociadas al trabajo de oficina.
Si tenemos que elegir qu dos variables son las que ms afectan al
diseo de las superficies de trabajo, seleccionamos las siguientes: la necesidad de reunin en el puesto de trabajo y la necesidad de utilizar equipos
informticos, tal y como se ilustra en el siguiente grfico,

Una SUPERFICIE para cada FUNCIN

+

Reunin

IV
II

III

- Informatico

30

Cada uno de los cuadrantes representa un grupo de tableros:

I. Superficies que permiten un alto grado de reunin/comunicacin en el
puesto de trabajo, pero con un nivel bajo de utilizacin de equipos informticos.
II. Alto grado de utilizacin informtica y bajo grado de reunin/comunicacin en el puesto de trabajo.
III. Aquellos tableros que ni estn pensados para la reunin/comunicacin entre varias personas ni para que el usuario utilice el ordenador de
forma frecuente o intensiva. Estos tableros difcilmente se pueden adaptar
a las actuales necesidades de trabajo.
IV. Alto grado de reunin/comunicacin con otras personas en el puesto
de trabajo y, adems, son tableros apropiados para el uso frecuente de
equipos informticos.
Algunos ejemplos:
CUADRANTE I
ATENCIN AL CLIENTE
Tablero Compacto 135
Es un tablero especialmente diseado para un puesto de Atencin al
Cliente. En su diseo prima esta finalidad sobre cualquier otra consideracin. Se emplear en aquellos puestos que reciban visitas constantemente.
Su principal cualidad es que el ordenador no interfiere entre el usuario y las
visitas que atiende; es decir, el equipo informtico no est situado entre las
dos personas que estn hablando, una enfrente de la otra, y por lo tanto no
impide su visin. Al concebir este tablero se han diseado dos reas de trabajo claramente diferenciadas; una para que la persona que atiende al pblico consulte el ordenador, y otra donde atiende a las personas que recibe.

31

Este tablero, como se muestra en la ilustracin siguiente, tiene dos formas idneas de configuracin cuando se concatena o une a otros similares:
en lnea o en zigzag.
En la segunda configuracin los clientes estn ms distanciados entre s,
y por lo tanto, disfrutan de un mayor grado de confidencialidad. Por contra,
los usuarios del puesto (los empleados) estn ms separados unos de los
otros. Adems los ordenadores crean una barrera entre ellos, que les aisla,
lo que dificulta su comunicacin.
En el otro supuesto, es decir cuando los tableros se han concatenado en
lnea, los empleados pueden comunicarse fcilmente con sus compaeros;
sin embargo, los clientes tienen un menor grado de confidencialidad, por lo
que esta configuracin se emplear cuando esa privacidad no sea necesaria.
Atencin al Cliente
Compacto 135 Configuraciones

Atencin al Cliente
Compacto 135

DIRECCIN
Tablero Integrado
El tablero "Integrado" se enmarca dentro de las superficies que han sido
diseadas para aquellos puestos en los que el usuario necesite reunirse con

32

otras personas. Su diseo permite que hasta cuatro personas estn reunidas cmodamente en el mismo puesto de trabajo. Es un tablero pensado
para puestos de Direccin, cuyos usuarios reciben visitas y acostumbran a
celebrar reuniones. En cuanto a sus posibles configuraciones, este tablero
puede emplearse como puesto individual o en una concatenacin mxima
de dos puestos de trabajo, como se muestra en la figura siguiente:

Reunin
Integrado

Reunin
Integrado-Configuraciones

CUADRANTE II
USO INTENSIVO DEL ORDENADOR
Tableros Boomerang y Elptico
La superficie "Boomerang" es un tablero simtrico que ofrece las ms
altas prestaciones para uso informtico. Es la solucin idnea para aquellos
puestos operativos que necesiten utilizar el ordenador de forma continuada
y que precisen, adems, tener toda la superficie de trabajo muy accesible,
sin desplazamientos del usuario.
Presenta una zona diseada especialmente para el ordenador, con una
distancia superior a los 70 cm. entre los ojos del usuario y la pantalla, que

33

es la medida recomendada para garantizar la salud de quien permanece su

jornada laboral ante un equipo informtico. Asimismo, este tablero permite
que al teclear las personas apoyen los brazos correctamente sobre el tablero, lo que evita posturas no saludables.
Se configura formando conjuntos en isla, generalmente de tres puestos
de trabajo. La utilizacin del tablero suelto, como mesa independiente, hace
que el aprovechamiento del espacio sea bajo porque quedaran zonas
muertas.

Uso intensivo del ordenador

Boomerang

Uso intensivo del ordenador

Boomerang-Configuraciones

Tambin el tablero "Elptico" es muy apropiado para puestos operativos

que precisen de una utilizacin intensiva del ordenador. Permite, asimismo,
que su usuario pueda reunirse con otras dos personas en su mismo puesto
de trabajo, aunque sta no es la finalidad principal de este tablero.
Cumple con las recomendaciones ergonmicas relativas a la distancia
que debe existir entre la persona y el ordenador, y las relativas al modo de
apoyar los brazos sobre el tablero al teclear.
Se puede concatenar (o unir) con otros tableros similares en mltiples
combinaciones. Est pensado para hacer concatenaciones de 4 o mayor
nmero de tableros ya que sus partes externas son rectas.

34

Uso intensivo del ordenador

Elptico-Configuraciones

Uso intensivo del ordenador

Elptico

Ambas superficies, Boomerang y Elptico, son apropiadas para un uso

intensivo del ordenador, ahora bien, hay un matiz que las distingue. El tablero Boomerang, est pensado para un usuario cuyo trabajo se centra en el
ordenador. Esta es su actividad principal; prcticamente no utiliza el papel,
salvo para comentar documentos e introducir su contenido en el ordenador.
Sera el caso, por ejemplo, de un operario informtico o de un maquetador
de una revista. Por el contrario, el tablero Elptico, presenta dos reas de
trabajo: una para el trabajo con el ordenador y otra que le permite trabajar
tambin con documentos impresos, papel, etc.

TRABAJO EN EQUIPO
Tableros Duna y Duna 2
Los tableros "Duna" y "Duna 2" han sido diseados para reas de trabajo en equipo. Por lo tanto, encuentran su razn de ser en la unin con otros
tableros. Su unin genera un rea en la que dos personas pueden compartir y comentar documentacin una al lado de la otra, y no una enfrente de la
otra (* 1).

35

Asimismo, se pueden colocar mesas nmadas (con ruedas) para celebrar reuniones de hasta tres personas en ese mismo puesto de trabajo, sin
que los usuarios tengan que desplazarse a otras salas para reunirse, lo que
facilita la comunicacin y evita la necesidad de disponer de varias salas de
reunin (* 3). Con esta solucin, por lo tanto, se optimiza el ratio m2/reunin,
definido en el captulo anterior.
Por otra parte estos tableros son muy adecuados para los usuarios que
utilicen de forma intensiva el ordenador puesto que mantienen las medidas
recomendadas por la Ergonoma para este tipo de puesto (* 2). Adems el
tablero "Duna 2" permite utilizar simultneamente dos pantallas de ordenador en un mismo puesto de trabajo.

Trabajo en Equipo
Duna y Duna 2

*1

Trabajo en Equipo
Duna y Duna 2-Configuraciones

*3

*2

CUADRANTE IV
REUNIN MS INFORMTICA
Cada da son ms los usuarios que necesitan este tipo de tablero porque
vivimos en una poca en la que la comunicacin y el trabajo conjunto entre
las personas es un factor clave en la gestin empresarial. Pero adems, las

36

personas que en una oficina habitualmente celebran reuniones e intercambian impresiones con otras personas en su puesto de trabajo tambin son
usuarios habituales de los equipos informticos.
Tableros Mltiple e Inru
El tablero "Mltiple", con altas prestaciones informticas, por su
diseo y medidas, ofrece una amplia gama de posibilidades de utilizacin. Es adecuado para aquellos puestos operativos que necesiten utilizar el ordenador de una forma continua e intensiva y que, adems,
reciban visitas o necesiten un rea para la celebracin de reuniones o
para desarrollar trabajos en equipo. Este tablero permite que hasta cuatro personas se reunan de forma cmoda y saludable, por lo tanto como
mesa individual permite celebrar reuniones y tener un rea de trabajo
en equipo. Igualmente se pueden crear grupos de trabajo de hasta cuatro puestos. En este caso se pierde la facilidad de reunin, pero se
mantiene el rea de trabajo en equipo lo que permite a los usuarios
comentar papeles entre ellos de una forma correcta y ergonmica.

Reunin + Informtica
Mltiple

Reunin + Informtica
Mltiple-Configuraciones

37

Este tablero genera en s mismo un rea de trabajo en equipo.

La configuracin tpica de este tablero es que sea el puesto del lder dentro de un rea de trabajo en equipo (zona sombreada en la ilustracin).
Por su parte, el tablero "Inru" es muy apropiado para puestos de
Direccin. Tiene unas prestaciones informticas medias, es decir, es apropiado para quienes utilicen el ordenador habitualmente, pero no de forma
intensiva. Esto se debe a que aunque la distancia entre el usuario y la pantalla del ordenador es la adecuada, no puede apoyar los brazos de forma
simtrica cuando teclea. Esta superficie resulta idnea para trabajos que
necesiten recibir visitas y celebrar reuniones de hasta cuatro personas.

Reunin + Informtica
Inru-Configuraciones

Reunin + Informtica
Inru

38

Para ilustrar este apartado hemos explicado slo varios tableros, y no la

totalidad, de las superficies diseadas por Ofita.
Por ltimo, destacar que la aplicacin del concepto "Una superficie para
cada funcin" adems de favorecer la salud de sus usuarios, dota a cada
actividad del espacio preciso que necesita, optimizando los metros cuadrados del puesto.
Por ejemplo, los tableros que se caracterizan por su capacidad de reunin elevada permiten que la oficina disponga de menos salas de reunin,
lo que se traduce en un significativo ahorro de metros cuadrados. Por su
parte, con las superficies que nos permiten crear grandes concatenaciones
se consigue mejorar el aprovechamiento del espacio debido a que se evitan
pasillos. Es decir, se optimiza el ratio m2 netos / m2 tiles, definido en el captulo anterior.
A este respecto es necesario precisar que adems de la correcta eleccin de la superficie para cada puesto de trabajo, tambin el uso que se
haga de la misma ser determinante en el aprovechamiento del espacio.
3.2. ESTRUCTURAS
Las estructuras son aquellos elementos que soportan el tablero, comnmente conocidos como las patas de la mesa.
Las estructuras pueden clasificarse en dos tipos: Bsicas y Sistema, que
se definen en funcin de las prestaciones que aporta cada una. La eleccin
de la estructura es independiente de las superficies; es decir, los tableros
anteriormente citados pueden colocarse indistintamente sobre los dos tipos
de estructura.

39

Estructuras Bsicas
La principal cualidad de estas estructuras es su extremada sencillez. Son
estructuras pensadas para aquellas empresas en las que la movilidad de los
puestos de trabajo, la facilidad de montaje y el almacenamiento del mobiliario son necesidades de mayor peso que las prestaciones que ste aporta.
Sus propiedades especiales otorgan una serie de ventajas diferenciales
en el diseo y disposicin de una oficina:
- Facilidad de montaje, que adems se realiza con una sola herramienta.
- Sencillez de concatenacin.
- Facilidad de transporte y almacenamiento.
- Diversidad esttica y funcional.
- Permiten la electrificacin del puesto (entendida como subida del
cableado).

Empresas con alta movilidad de puestos

40

Sencillez de montaje y desmontaje

Facilidad de almacenamiento
Mnimo nmero de piezas
Mnimo nmero de herramientas

Estructuras Sistema
Al contrario que las anteriores, las estructuras Sistema son muy recomendables para aquellas empresas que necesiten que el soporte de la
mesa posea un alto grado de prestaciones, como son: la gestin del cableado, crecimientos horizontales y verticales, y el soporte de accesorios.

Empresas que necesitan alto grado de

prestaciones
Gestin de cableado
Soportan accesorios
Crecimientos verticales
y horizontales

3.3. EL ARCHIVO
Definir qu se va a archivar en una oficina y cmo hacerlo es determinante para un mejor aprovechamiento del espacio. Por poner un ejemplo: si
en un armario de 700 x 800 mm, se archivan carpetas AZ, obtenemos un
nivel de ocupacin del 58%; es decir, estamos desaprovechando gran capacidad de archivo. Por contra, si en ese miso armario archivamos carpetas
suspendidas, su nivel de ocupacin sera del 97%. Por lo tanto, la correcta
utilizacin de los armarios ahorra m2 de oficina.
A modo ilustrativo incluimos a continuacin el anlisis ocupacional de
una serie de armarios concretos:

41

Capacidades de Armarios:
Longitud

800

1000

1200

1600

Altura

700

1300

1600

1
1,50

1
1,90

1
2,30

2
4,50

N EST
ML.

GRAL.

1
10
58%

1
12
58%

1
15
58%

2
20
58%

N EST.
CTD
OCUPACION

AZ.

1
82
97%

1
106
97%

1
128
97%

2
164
97%

N EST.
CTD
OCUPACION

CPS.

3
3,00

3
3,80

3
4,60

6
6,00

N EST
ML.

GRAL.

2
30
88%

2
36
88%

2
45
88%

4
60
88%

N EST.
CTD
OCUPACION

AZ.

3
164
98%

3
212
98%

3
256
98%

6
328
98%

N EST.
CTD
OCUPACION

CPS.

4
3,75

4
4,75

4
5,75

8
7,50

N EST
ML.

GRAL.

3
40
93%

3
48
93%

3
60
93%

6
80
93%

N EST.
CTD
OCUPACION

AZ.

4
205
97%

4
256
97%

4
320
97%

8
410
97%

N EST.
CTD
OCUPACION

CPS.

Nota: Dimensiones consideradas

- GRAL: General. Capacidad de archivo para elementos de diversos tamaos usuales en la
oficina.
- AZ: Carpeta AZ. 290 x 320 mm. de altura.
- CPS: Carpeta suspendida, 348 x 272 mm. de altura.

42

CLASIFICACIN DEL ARCHIVO

Podemos clasificar el archivo en tres tipos claramente diferenciados:
Archivo del Puesto de Trabajo, Archivo Departamental y Archivo
Corporativo.
Archivo del Puesto de Trabajo
Es el archivo para la documentacin que tiene que estar al alcance de la
mano. Lo integran todos aquellos archivos de acceso continuo y directo
desde el puesto de trabajo: bloques de cajones, armarios bajos y de media
altura, elementos colocados en los paneles, etc.
El archivo del puesto evita movimientos innecesarios por parte de las
personas, lo que aporta dos ventajas: en primer lugar, incrementa la productividad de las personas al no perder tiempo en desplazamientos, y en
segundo, es beneficioso para su salud puesto que no se ven obligadas a
transportar peso.
Veamos un ejemplo de un puesto operativo y su archivo, donde se puede
observar los metros cuadrados que ocupa el puesto y cuntos metros lineales de archivo hay en esa superficie dada.

M2 del puesto: 4,77 m2

Metros lineales de armario: 4,38 m/l

43

Archivo Departamental
Es el archivo del departamento, con acceso continuo por parte de una o
varias personas. Sus cualidades principales son: accesibilidad y gran capacidad. Es decir, permite, por una parte, archivar una gran cantidad de documentacin, y por otra, que esa documentacin est accesible.
Adems estos archivos suelen utilizarse como elementos de compartimentacin (en muchas ocasiones, se utilizan para separar distintos departamentos).
Por lo tanto, es un elemento de ahorro cuando se emplea como separador.
Su correcta ubicacin y organizacin mejora el rendimiento de los equipos
humanos de la oficina y optimiza el espacio.
Archivo Corporativo
Se caracteriza por el ptimo aprovechamiento de espacios y por su gran
capacidad de archivo, optimizando los metros lineales de archivo por m2.
Los archivos corporativos permiten rentabilizar al mximo el espacio de la
oficina, aumentando en casi un 50% la capacidad de archivo con respecto a los
sistemas tradicionales.
Lo componen los archivos de la organizacin que no son de acceso continuo: Estanteras y los Grandes Archivos Compactos. El segundo es el archivo
que permite una mxima optimizacin. Veamos un ejemplo:
Observamos como en una misma superficie la capacidad de archivo del
compacto duplica la de la estantera.

ESTANTERA: 6 niveles de carga, 21 m2 de superficie, 96 m. lineales de archivo.

ARCHIVO COMPACTO: 6 niveles de carga, 21 m2 de

superficie, 192 m lineales de archivo.

44

Veamos ahora un supuesto concreto que demuestra la rentabilidad de

archivo compacto:
Partimos de los siguientes datos: una empresa tiene unas necesidades
de archivo de 200 m. lineales. Para archivar esos metros lineales en estantera necesitaramos 42 m2 de superficie. Para archivarlos en un compacto,
21m2.
Una estantera cuesta, por ejemplo, 600.000 pesetas, un archivo compacto 1.500.000 y el precio del alquiler del suelo es de 2.000 ptas el m2.
Por lo tanto, si colocamos estanteras necesitamos 21 m2 ms de superficie que si ponemos un compacto, lo que implica pagar al mes 21 m2 ms de
alquiler. Como el alquiler de cada metro cuadrado de suelo cuesta 2.000
ptas, cada mes gastamos 2.000 x 21= 42.000 ptas de ms en alquiler.
Como la diferencia de precio entre la estantera y el compacto es de
900.000 ptas, si dividimos 900.000 entre esas 42.000 ptas, resulta que en 22
meses hemos amortizado esa diferencia.
Si la empresa funciona 10 aos (120 meses), ahorramos 42.000 ptas. de
alquiler al mes durante 98 meses (120 menos los 22 de la amortizacin), es
decir, 4.116.000 ptas (98 x 42.000).
A diferencia del resto de elementos de archivo, los Grandes Archivos
Compactos se realizan a medida, para cuya instalacin hay que tener en
cuenta los siguientes datos preliminares:
- Dimensiones exactas del local donde vaya a realizarse la instalacin.
- Peso mximo por m2 que admite el suelo.
- Dimensiones, peso y cantidad de los materiales a archivar, as como
una previsin de su posible crecimiento.
- Frecuencia con la que va a ser utilizado y/o consultado el archivo.
La correcta utilizacin y combinacin de los tres tipos de archivos analizados (Archivo del Puesto, Departamental y Corporativo) genera, por una
parte, valor para las empresas mediante la optimizacin de la productividad
de las personas y el correcto aprovechamiento del espacio de una oficina, y
por otra, contribuye a mejorar la calidad de vida en el trabajo.

45

46

47

3.4 COMPARTIMENTACIN DEL ESPACIO

Como se ha explicado en el captulo anterior, la creacin de oficinas
ergonmicas depende del anlisis conjunto de una serie de factores, como
pueden ser la iluminacin o la contaminacin acstica, por ejemplo. La disposicin de elementos de compartimentacin (paneles) contribuye a que
estos valores sean los ms adecuados para crear entornos de trabajo saludables. Adems, estos elementos o piezas del mobiliario desempean un
papel primordial en la planificacin de una oficina puesto que gracias a la
implantacin de las soluciones de compartimentacin adecuadas se consigue un ahorro de espacio significativo y una mayor flexibilidad. La correcta
utilizacin de los paneles permite disear oficinas abiertas y asegura la
desaparicin de espacios intiles, incrementando la superficie til en ms
de un 20% frente a la separacin por medio de tabiques, habitual en oficinas cerradas.
Al definir el tipo de panel ms apropiado para cada espacio se analizan
tres aspectos bsicos: el nivel de aislamiento visual, el nivel de aislamiento
sonoro y el aprovechamiento de la luz natural.

48

Aislamiento visual
Existen diferentes alturas de paneles:
- Altura 1.100 cm: el contacto visual entre las personas se mantiene
tanto cuando estn sentadas como cuando stas estn de pie. Este
panel es apto para aquellas personas que necesiten una comunicacin
constante con aquellas que estn cerca suyo. La altura del panel evita
que las personas tengan que estirar el cuello o levantarse para comunicarse con sus compaeros.

- Altura entre 1.300 cm y 1.400 cm: cuando la persona est sentada est
concentrada en su trabajo, pero este panel le permite comunicarse con
otras personas cuando est de pie, y disfrutar de un campo visual tan
amplio como la oficina lo permita. Por ello, es una de las alturas ms
recomendadas.

49

- Altura 1.800 cm: crea un aislamiento total, tanto si la persona est de

pie como si est sentada, y disminuye el tamao aparente de la oficina.
Este tipo de panel se suele emplear para crear despachos totalmente
aislados y cerrados. En una oficina abierta difcilmente se puede justificar la necesidad de aislamiento cuando las personas estn de pie.

En este punto conviene no confundir el tamao real de los espacios con

la sensacin de que stos son pequeos o amplios. Si colocamos paneles
muy altos, la oficina parece ms pequea de lo que realmente es, lo que
puede afectar negativamente al estado anmico de las personas.
En una implantacin debemos tratar de optimizar la superficie, aprovechndola al mximo, pero a su vez diseando oficinas que permitan que
los usuarios tengan la sensacin de trabajar en un espacio amplio.
Aislamiento sonoro
Es evidente que los paneles no son el nico elemento de absorcin del
sonido, tambin lo son los suelos, techos y paredes, pero si tiene la forma
o disposicin apropiada, por un lado, y si est realizado con materiales fonoabsorbentes, por otro, el panel desempea un papel determinante en la eliminacin de ruidos en una oficina.

50

La absorcin del sonido es especialmente importante en los puestos

denominados "call centers", que concentran a un gran nmero de personas
por metro cuadrado y todas ellas conversan por telfono durante prcticamente toda su jornada laboral. Pensando en este tipo de puesto, existen
paneles con alto nivel de fonoabsorbencia. Los materiales absorbentes lo
son para unas frecuencias determinadas. Las frecuencias habituales en una
oficina estn entre los 500 y 2.000 hertzios, y para estas frecuencias los
paneles de gran absorcin deben tener un nivel de absorcin de 0,8.

Puestos de call-centers

Aprovechamiento de la luz natural

A la hora de implantar una oficina debemos colocar aquellos elementos
que favorezcan las salud de las personas, teniendo en cuenta aquellos factores que inciden en su calidad de vida, entre ellos, la iluminacin.
Es importante evitar en la medida de lo posible la existencia de barreras
entre los usuarios y las fuentes de luz natural. Por ejemplo, un panel de altura
1.800 puede ocultarlas, creando sombras, mientras que si lo reemplazamos por
otro de altura inferior podemos aprovechar este don de la Naturaleza.

51

En el siguiente ejemplo se observa como en el primer supuesto slo una persona disfruta de la luz natural. Para solucionarlo podemos optar por la solucin
del segundo dibujo, bajar el tamao de los paneles, o por la solucin del tercero,
es decir, utilizar materiales transparentes o translcidos (stos permiten una
mayor concentracin).

Dibujo 1

Dibujo 2

Dibujo 3

52

En los dos captulos anteriores hemos explicado la importancia de la

eleccin del local; hemos establecido las bases de una auditora de espacios y hemos definido un puesto de trabajo con los elementos que lo integran. En este tercer captulo abordaremos el tema de la implantacin o distribucin propiamente dicha, que se basa en dos cuestiones bsicas: el
diseo de un puesto de trabajo para una persona concreta y el diseo de la
planta, que afecta a dos factores: la relacin entre las personas cuando se
renen y el aprovechamiento de la oficina.
Recordamos adems que el diseo de una oficina parte del conocimiento previo de una serie de condicionantes: la cultura de la empresa que va a
ocupar esa oficina, es decir, el tipo de oficina que desea el cliente; el nmero de personas que van a trabajar en esa oficina, en qu departamentos;
qu comunicacin va a existir entre esos departamentos, qu zonas comunes se necesitan, etc. Los edificios deben ser adecuados para la empresa
y sus ocupantes, pues pasan en ellos una gran parte de su vida.
4.1 MODULACIN DEL EDIFICIO
La implantacin de una oficina toma como punto de referencia la modulacin del propio edificio, es decir, la malla cuadriculada o retcula construc-

53

tiva. Los edificios nuevos se proyectan generalmente con unas retculas

compuestas por mdulos de 60 cm (aunque hay edificios que toman como
norma retculas de, por ejemplo, 120 cm).

Caja electrificacin
Pantalla de iluminacin
Retcula modular de edificio

En funcin de esa retcula se va diseando la oficina como si se tratase

de un mecano. Por otra parte, como podemos apreciar en el dibujo anterior,
esta retcula nos indica la posicin de las ventanas -elementos que condicionan la implantacin de la oficina y que se colocan en funcin del suelo y
el techo-, la electrificacin del local y la iluminacin artificial, cuya instalacin
se realiza sobre esa retcula.
No podemos colocar una mampara divisoria, por ejemplo, que arranque
de la mitad de una ventana, porque sta no tendra acceso. Podramos colocarla en el montante central de la ventana (si ste nos lo permitiese) o bien
tendramos que ir al siguiente mdulo, que sera una pared.

54

La principal ventaja que se deriva de distribuir el espacio tomando como

referencia la retcula constructiva es la reorganizacin futura de la oficina,
aspecto de gran valor teniendo en cuenta que las oficinas estn vivas, es
decir, deben evolucionar con la propia empresa. Por lo tanto, si seguimos
esa retcula la oficina queda ordenada por mdulos y si se producen modificaciones en una zona, stas no afectan al resto de las reas.
Como desventaja puede citarse que en algunos casos al tomar como
referencia esa retcula se producen pequeas prdidas de espacio. No obstante, en grandes plantas de oficinas priman la reconfiguracin y el orden
sobre esas pequeas prdidas.

Caso-1

Caso-2

En este ejemplo se puede observar cmo una configuracin determinada de puestos operativos (caso 1) se puede reconfigurar para otras funciones (jefe de departamento, rea de visitas, etc.) ocupando el mismo espacio (caso 2).

55

4.2. DATOS DE PARTIDA PARA UNA IMPLANTACIN

Una implantacin no consiste en colocar una serie de despachos, puestos y mobiliario de forma, digamos, arbitraria. Se trata de solucionar unas
necesidades especficas para una empresa determinada, teniendo muy presente a cada una de las personas que componen la organizacin y buscando el mximo aprovechamiento del espacio. Para realizar una implantacin
es necesario conocer y analizar previamente una serie de datos, a saber: el
nmero de departamentos, el nmero de personas, la relacin/comunicacin entre los departamentos y las zonas comunes.
Departamentos
Es decir, el nmero de departamentos que componen la organizacin y
cul es su actividad. Este ser uno de los puntos de partida de la implantacin y es uno de los anlisis bsicos para realizar la zonificacin de la oficina, que es, a grandes rasgos, definir en qu lugar va a estar ubicado cada
departamento.
Relacin interdepartamental

A: ALTA
M: MEDIA
B: BAJA

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Frecuencia alta, es decir, que esos dos departamentos se renen asiduamente, requiere que haya proximidad entre ellos, puesto que de lo contrario las personas perderan mucho tiempo en desplazamientos, lo que disminuira su productividad.
Duracin alta, es decir, que cuando los dos departamentos se renen
mantienen encuentros duraderos, exige salas de reunin para que puedan
reunirse de forma confortable. En el supuesto anterior, no son necesarias
porque si son reuniones cortas pueden reunirse en los propios puestos de
trabajo, que ya han sido diseados para este fin.
Un tercer supuesto sera que existiese alta frecuencia y alta duracin. En
este caso, los departamentos tendran que estar cerca y adems debe existir una sala de reunin comn (que est, por ejemplo, situada entre ambos
departamentos).
Si las reuniones se producen con poca frecuencia pero responden a alta
duracin, las personas pueden utilizar cualquier sala de reunin del edificio
para sus encuentros, puesto que como esto ocurre pocas veces el tiempo
que se pierde en sus desplazamientos no es relevante.
Obviamente, si son bajas tanto la frecuencia como la duracin, esos
departamentos ni tienen porque estar prximos ni necesitan espacio para
reunirse, por lo tanto, este supuesto no influye en la zonificacin.
En definitiva, la frecuencia est relacionada con la distancia entre los
departamentos, y la duracin con la zona donde stos van a reunirse.
Normalmente los departamentos se suelen separar unos de otros con
paneles, o con armarios altos (de 1.300 a 1.600) si necesitan archivo. Este
archivo puede servir a uno o a otro departamento. Para seleccionar la altura
del panel que separa los departamentos es necesario conocer qu tipo de
confidencialidad y concentracin requiere cada uno. Igualmente hay que analizar cul es la solucin adecuada para aprovechar las fuentes de luz natural.

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Nmero de personas
El nmero de personas que lo componen ser determinante a la hora de
disear cada departamento, puesto que en funcin de la cantidad, variar el
tamao del mismo as como la disposicin de sus puestos de trabajo.
Zonas comunes
Deberemos conocer qu zonas comunes se necesitan, cul va a ser su
uso, quin las va a utilizar, con qu frecuencia, etc.
Como zonas comunes podemos citar, por ejemplo, el office, las zonas de
servidores (si se necesitan), las salas de reunin, el archivo corporativo y la
recepcin.

El office
El office, generalmente, se sita lo ms prximo posible a las instalaciones de evacuacin y acometida de aguas. En el caso de grandes oficinas
que cuenten con cocina y restaurante habr que analizar las posibilidades
de entrega de mercancas. La disposicin de la cocina y el restaurante en
un nivel bajo, aunque complique la ventilacin, puede ser la solucin, puesto que as se encuentran bastante independientes de la zona de trabajo.
La recepcin
La zona destinada a recepcin es una parte esencial en la red y control
de circulaciones en un edificio de oficinas. Existen una serie de movimientos circulatorios que suceden al mismo tiempo: personal permanente, visitantes, entregas... Todos ellos deben ser identificables y controlables desde
el punto de vista de la entrada, circulacin y salida.
La prctica suele ser disponer de un rea de recepcin y una o varias
pequeas salas de visita cercanas a sta, que adems de espera sirven
como lugar donde el personal de la empresa celebra breves reuniones, por
ejemplo, con proveedores.

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Lgicamente, la recepcin se sita prxima a la entrada, y su diseo y

tamao varan en funcin de la cultura de la empresa y de su actividad (si
en la oficina se reciben muchas o pocas visitas, etc).

Salas de reunin
Podemos diferenciar dos tipos: Salas Operativas y Salas de Alta
Direccin o de Consejo. Las segundas, se suelen ubicar cerca de los despachos de Alta Direccin, y si stos no existiesen, cerca de los despachos
de los directivos.
Las salas de reunin operativas, como hemos visto, se sitan prximas
o dentro de los departamentos a fin de evitar desplazamientos de las personas.
La superficie que debe ocupar una sala de reunin depende del nmero
de personas que vayan a reunirse en la misma. Las dimensiones de las
mesas de reunin nos indican la superficie necesaria para cada sala. Si la
medida ptima de estas mesas oscila entre los 0, 60 y 0, 80 m por persona,
conociendo el nmero de personas que vayan a reunirse, podremos calcular la superficie necesaria para cada sala de reunin. Veamos dos ejemplos:

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El Archivo
En el captulo anterior ya se han definido los tres tipos de archivo: del
puesto, departamental y corporativo.
El archivo corporativo es una zona comn, y se pueden distinguir a su
vez dos tipos: archivo vivo e histrico. El primero lo suelen utilizar generalmente dentro de una organizacin departamentos muy concretos (como
puede ser por ejemplo el de Administracin); por lo tanto, se intentar situar
este archivo prximo a los departamentos que lo utilicen.
Un archivo vivo normalmente es un nico archivo rodante puesto que en
l generalmente se suele archivar slo la documentacin del ltimo ao.
El archivo histrico, por su parte, como se utiliza espordicamente, se
coloca en una zona con poco trnsito de personas y en la que la iluminacin
no sea apropiada para situar puestos operativos. En las oficinas de varias
plantas, se suele colocar en los stanos; primero porque por su iluminacin
no es un lugar adecuado para puestos, y segundo, por el tema de las cargas y la resistencia del forjado. Cuando es un archivo histrico la documentacin que almacena es muy extensa puesto que se archivan documentos
generados durante varios aos. Se estima que el peso de un archivo compacto cargado con papel sea de unos 35 kilos por estante. En una instalacin grande la resistencia al forjado debe ser bastante alta porque hablaramos de 600 700 kilos por metro cuadrado; de ah que se suela optar por
ubicarlos en los stanos, aunque el resto de las plantas suelen tener una
resistencia suficiente.
Con el estudio de los factores citados: departamentos, nmero de personas, comunicacin interdepartamental y zonas comunes, podemos obtener la zonificacin de la oficina, que es su distribucin a grandes rasgos.
Veamos un ejemplo:

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Jefatura
Dpto. Operativo

Sala
de
Reunin
Dpto. Operativo 2

Despachos
de
Direccin
Dpto. Operativo 3

rea 1
rea 2

Archivo
Corporativo
Dpto. Operativo 1
Recepcin
y espera

Por razones de espacio, ilustramos slo una oficina tipo, pero si se tratase de unas oficinas de varias plantas, esos desplazamientos de las personas a los que hacamos referencia
seran ms importantes puesto que la distancia que tendran que recorrer sera mayor.

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4.3. DISEO DE LOS DEPARTAMENTOS

Una vez realizada la zonificacin, diseamos cada uno de los departamentos. Para ello, debemos conocer y estudiar: la actividad del departamento, el nmero de personas que compone cada departamento, qu actividad realiza cada una de ellas; los puestos tipo para estas personas (en
funcin de su actividad); la jerarqua; los metros cuadrados de archivo
departamental que necesita el departamento; su relacin con el exterior (es
decir, si recibe visitas) y su relacin/comunicacin con otros departamentos.
Ya hemos explicado cmo estos dos ltimos aspectos inciden en la zonificacin, pero tambin afectan al diseo de cada departamento puesto que
si, como hemos visto, un departamento necesita un rea donde celebrar
reuniones o recibir visitas, uno o varios de sus puestos de trabajo deben
estar diseados para este fin.
Con estos datos preliminares conoceremos cuntos metros cuadrados
ocupa cada departamento y su implantacin.
A la hora de analizar el diseo de un departamento, y concretamente
cmo debe ser el puesto de cada persona, debemos recordar el concepto
"Una superficie para cada funcin", explicado en el captulo anterior; es
decir, segn la actividad que realice cada persona del departamento se
colocar uno de los puestos tipo explicados. Para ello, recordamos, hay que
analizar si las personas van a utilizar el ordenador de forma intensiva, si
necesitan reunirse / comunicarse con otras en su puesto de trabajo, si necesitan reas de trabajo en equipo, si van a recibir visitas, etc.
A continuacin, se determinar cul es el modo de configuracin adecuado, es decir, si los puestos se pueden concatenar, qu tipo de concatenacin, con cuntos puestos, etc. Para determinar cul es la configuracin
de puestos adecuada tendremos presente dos cuestiones bsicas: cul es

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la idnea para que las personas desarrollen su actividad en condiciones

ptimas, que mejoren su calidad de vida en el trabajo e incrementen su productividad, y con qu configuracin se obtiene el mximo aprovechamiento
del espacio.
Con la concatenacin de puestos se ahorran metros cuadrados netos.
Se eliminan zonas muertas y se logra que varias personas compartan un
mismo acceso. Si evitamos disponer de ms zonas de acceso que las
estrictamente necesarias logramos optimizar la superficie neta disponible.
Recordamos las siguientes medidas aproximadas: Acceso para una persona, entre 0,55 y 0,80 m; para dos, entre 0,80 y 0,90 m; pasillo de comunicaciones, entre 1,20 y 1,40 m.

Ejemplos de diferentes puestos concatenados

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Por otra parte, como se ha indicado, al disear un departamento hay que

conocer si las personas que lo componen necesitan privacidad, qu grado
de concentracin requieren en su trabajo, etc., lo que determina la eleccin
de los paneles. Si se necesitan separaciones entre los puestos, pero las
personas no requieren un alto grado de privacidad y concentracin se suelen colocar armarios bajos o paneles bajos (de altura entre 700 y 1300 cm).
Si, por el contrario, necesitan un alto grado de privacidad/concentracin, se
colocan paneles de altura entre 1.300 y 1.800 cm.
Dentro del puesto, para aprovechar al mximo el espacio, es necesario
estudiar las necesidades de archivo de cada persona. Si stas son elevadas, se eligen armarios como apoyo de mesa, bloques de cajones, arcones,
bandejas o estantes que se colocan en los paneles, etc.
Sobre la jerarqua, podemos sealar que hoy en da las empresas
requieren un alto nivel de comunicacin vertical, es decir, entre los lderes y
sus colaboradores, adems de la horizontal. Por lo tanto, los puestos operativos irn prximos a sus jefes de departamento, en el caso de que stos
estn en despachos cerrados. Si hay otros jefes de jerarqua inferior hay
que conocer si necesitan reunirse con sus colaboradores en su puesto de
trabajo y disear ste de forma que sirva para celebrar reuniones.
Los despachos se sitan siempre en una zona de acceso rpido y claramente definido. Es importante que en stos exista alguna pared, bien de
mampara bien de obra, puesto que en ellos normalmente se suelen colocar
armarios altos, tipo libreras (altura 1.600 a 2.000 cm). En el supuesto de
que el despacho sea acristalado se colocan armarios bajos o credenzas
(armario bajo que sirve para la descarga de documentos).
La mesa debe colocarse siempre en la pared contraria a la puerta de
acceso para que la circulacin hacia la zona de trabajo dentro del despacho
tenga una direccin lgica y sea lo ms corta posible; es decir, que una persona para llegar a su mesa no tenga que bordearla. Por lo tanto, la entrada

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marca la ubicacin de la mesa. En principio, hoy en da, la ventana ya no

condiciona la posicin de la mesa ya que los monitores de los ordenadores
ahora estn preparados para evitar reflejos, y adems existen soluciones
(estores, materiales adherentes, etc.) que evitan el impacto directo del sol.

Implantacin correcta

Implantacin incorrecta

A este respecto, puede sealarse que en lo que se refiere a la Alta

Direccin de la empresa, hay dos tendencias: empresas que prefieren que
exista una zona noble, donde se sitan todos los despachos de direccin, y
otras que, por el contrario, optan porque estos despachos estn distribuidos
por el edificio. En este segundo caso, estos despachos se contemplaran
dentro de los departamentos, quedando slo como zona de Alta Direccin
el rea ocupada por el Director General o Consejero Delegado y sus servicios directos.
Hoy en da se impone la segunda tendencia puesto que es un modo de
evitar la conocida Torre de Marfil, que creaba un total aislamiento y falta de
comunicacin entre los directivos y el resto del personal de la organizacin.

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A continuacin, vemos un ejemplo de cmo quedara implantado un

determinado departamento:

4.4 OTROS FACTORES

Adems de los citados, existen otros factores que pueden condicionar la
implantacin de una oficina, a saber:
Iluminacin
A la hora de implantar se intentar situar los puestos operativos donde
se disfrute de iluminacin natural, y destinar las zonas que no dispongan de
ella para otras funciones, como por ejemplo el archivo corporativo.
Por otra parte, la iluminacin del local ser determinante en la eleccin
de los paneles separadores, puesto que su altura puede permitir o impedir
el paso de la luz natural.

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Instalaciones
Hoy en da debido al uso generalizado de la informtica y las comunicaciones todos los puestos deben estar dotados de toma de fuerza y tomas de
voz (telfonos) y datos (conexiones de red). En un edifico nuevo, con falso
suelo o techo, estas instalaciones se pueden sacar en cualquier punto de la
oficina, lo nico que hay que hacer es preverlo en la implantacin, es decir,
antes de colocar fsicamente los muebles el instalador tendr que sacar
esas tomas segn disponga la implantacin. Esto no ocurre con los edificios
antiguos, donde las tomas normalmente estn en las paredes y en las
columnas, lo que obliga a tomar como punto de partida de los puestos estos
elementos constructivos.
Es decir, existen varias soluciones para proporcionar a un puesto de trabajo el equipo adecuado, que estn estrechamente relacionadas con la
capacidad que ofrecen el suelo, el techo y las paredes para albergar o modificar las instalaciones. Entre estas soluciones se pueden citar por ejemplo:
suelos con red de canales empotrada; utilizar el plenum del falso techo
como espacio de distribucin del cableado; cable plano; suelos sobreelevados; mamparas que integran zcalos electrificados y zcalos elctricos perimetrales, etc.
Las estructuras Sistema, citadas en el captulo III, como permiten la gestin del cableado, pueden subsanar deficiencias de las instalaciones del edificio.
Climatizacin
No afecta a la implantacin de una oficina, puesto que se supone que
est perfectamente climatizada, a no ser que se decida colocar un despacho donde no exista aire acondicionado. En ese caso, habr que instalar
una salida y un retorno de aire, lo que no entraa ninguna dificultad en el
caso de que el edificio est reticulado, ahora bien, si no es as, habra que
realizar una obra complicada.

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Contaminacin acstica
Como indica la normativa, una oficina debe cumplir unas normas relativas a la contaminacin acstica y evitar en la medida de lo posible los ruidos en el lugar de trabajo. Este tema influye en la implantacin al decidir
dnde se colocan determinados departamentos, como puede ser uno de
telemarketing, a fin de que no moleste a los otros.
Es un factor que tambin se tiene en cuenta en la seleccin de los paneles, puesto que para aislar este tipo de departamentos se colocan aquellos
que estn revestidos con materiales de alta fonoabsorbencia.
Esttica
Cuando diseamos una oficina debemos pensar en las personas que
van a desarrollar su actividad laboral en ese entorno. Hay factores y elementos que afectan al estado anmico de las personas, como pueden ser el
color, la luz, la percepcin del espacio, las texturas, etc. y, por lo tanto, estos
factores deben estar muy presentes en el diseo de una oficina para lograr
el bienestar de las personas.
De todo proyecto debe resultar un espacio confortable, pero que adems
resulte agradable, homogneo y ordenado desde un punto de vista esttico.
De ah que en una implantacin bien realizada no quedan mesas aisladas, sino agrupaciones de puestos que se van repitiendo. Igualmente, se
crean espacios homogneos en las alturas, para que las personas perciban
o sientan que se encuentran en un espacio amplio y saludable. Asimismo,
se eligen aquellos colores que fomenten la productividad de las personas y
resulten beneficiosos para su salud...

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Ejemplo de oficina ya implantada

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Una vez realizada la implantacin de una oficina, el cliente puede ver

cmo quedar antes de comprarla, con todos los elementos que la integran
y con un grado de realismo sorprendente. Los grandes avances desarrollados en el campo de la tecnologa de la imagen e infografa nos permiten ver
en todas sus dimensiones un objeto o plano que no existe. Es lo que conocemos como tcnicas de realidad virtual.
En cualquier proceso de creacin, poder anticiparse al futuro y prever el
resultado final de un proyecto con total claridad, mientras se encuentra slo
en la cabeza del creador, resulta algo casi mgico. Sin embargo, hoy en da
ya es posible anticiparse al resultado final de cualquier trabajo. La visualizacin infogrfica permite plasmar en imgenes totalmente reales cualquier
idea.
Bajo este planteamiento, las posibilidades creativas se multiplican pudiendo introducir sobre la marcha nuevas ideas; mejorando cada detalle, corrigiendo deficiencias, contemplando la creacin en su entorno para obtener
una autntica visin global de la misma.
Realidad virtual en los edificios
La realidad virtual es una tcnica de gran utilidad en el entorno de los
edificios de oficinas para arquitectos, promotores, constructores y paisajistas. Permite ver el aspecto del entorno una vez ya introducido el edificio, de
tal manera que se armonizan no slo los distintos planos y materiales del
edificio, sino tambin su ubicacin en el entorno.

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Normalmente cuando se desarrolla un proyecto arquitectnico se empieza por un vaco, un espacio que, tras aplicarse un concepto o idea, se convierte en un espacio arquitectnico. Este proceso puede instrumentalizarse,
no ya segn el procedimiento tradicional, sino utilizando ntegramente un
sistema informtico, ya desde el preciso momento en el que surge la necesidad de representar sobre un soporte ese modelo mental mediante un croquis a mano alzada.
Aunque ese croquis sea la primera aproximacin al espacio arquitectnico, es en el mundo tridimensional donde debe evolucionar el proyecto. Por
este motivo, al igual que el escultor moldea su obra esculpindola con su
cincel, un arquitecto da forma al espacio manejando elementos como el
volumen, la luz o el color. Es en este proceso cuando la utilizacin de un
equipo infogrfico se convierte en una valiosa ayuda, puesto que podemos
someter el diseo a apreciaciones de tipo volumtrico, formal, de iluminacin, de materiales, etc., en cualquier momento y durante todo el proceso.
Estas herramientas son de gran utilidad para el profesional, puesto que
le ayudan a decidir sobre su propio proyecto, validando o desestimando las
distintas soluciones que se le plantean. Posteriormente toda esa informacin le ser de gran ayuda para vender su producto al cliente con mayor
conviccin puesto que ste podr captar con mayor facilidad el modelo
mental que el profesional plasma en los planos.
Pero la realidad virtual no es slo de gran ayuda en la conformacin
externa de los edificios. Es una herramienta casi ilimitada para concebir,
visualizar y desarrollar cualquier proyecto de interiorismo en los mismos y
es un medio de conseguir transmitir los valores subjetivos que componen
una oficina. Es decir, nos posibilita captar y plasmar la atmsfera real que
ha sido diseada para ese espacio.
Esto es importante porque no podemos olvidar que la oficina se est
convirtiendo en "parte del hogar" de mucha gente, donde pasa la mayor

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parte de su tiempo. Y, en contraposicin a la alta tecnologa que invade las

empresas, las personas necesitan una atmsfera apropiada, identidad y
contacto humano.
Cmo lograr efectos realistas
En primer lugar hay que sealar que el empleo de la realidad virtual comporta los mismos procesos fsicos que en fotografa o pintura. Esto nos obliga a conocer el comportamiento de la luz para llegar a producir "rendering"
de calidad.
Los fotgrafos profesionales saben que la luz es el factor ms importante que decide la calidad de una imagen. Todo depende de cmo la superficie refleja la luz: reflexin difusa, especular... o si la luz se transmite a travs
de esa superficie: refraccin.
Aclarado este punto, indicar que para trabajar en este campo los profesionales disponen de herramientas informticas, que se pueden dividir fcilmente en dos grandes grupos: software y hardware.
El software, a su vez, presenta diversas categoras que corresponden a
los distintos niveles de realismo. En primer lugar, estn los ya tradicionales
sistemas de CAD, Computer Aided Design, programa con el que se reproducen las arquitecturas y los modelos tanto en dos como en tres dimensiones.
Como siguiente paso se aplican los materiales y se coloca la iluminacin.
La aplicacin de materiales se realiza mediante texturas que contienen
informacin de las caractersticas necesarias para conseguir niveles de realismo elevados, tales como color, nivel de reflexin, rugosidad, etc. Para instalar la iluminacin disponemos de distintos tipos de luz e intensidad, tal y
como se hace en la realidad. Y, llegado a este punto, se obtienen ya imgenes virtuales para ser procesadas.
Las imgenes procesadas se pasan por programas de tratamiento de

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imagen con el objeto de conseguir un efecto fotorrealista. Para realizar este

proceso se necesitan estaciones de trabajo de muy alta gama, as como
servidores con mltiples procesadores en paralelo.
Se necesitan tambin otros elementos, como son: impresoras y plotters
de alta resolucin, escner y tabletas digitalizadoras.
Una inversin elevada, que puede llegar a ser muy rentable si se hace
un buen uso de ella.

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Ejemplo un Puesto de Direccin generado con tcnicas de realidad virtual

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ANEXO
Normativa
Normativa citada en el presente estudio:
- Legislacin sobre seguridad y salud en el trabajo. Convenio de la OIT de
8 de julio de 1964, nmero 120, ratificado por instrumento de 18 de mayo
de 1970, sobre higiene en comercio y oficinas (BOE de 30 de septiembre de
1971).
- Real Decreto 486/1997, de 14 de abril. BOE n 97, de 23 de abril, sobre
disposiciones mnimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo
(www.mtas.es).
- Norma Bsica de la Edificacin, CA-88, sobre condiciones acsticas en los
edificios (www.mfomento.tsai.es).
- Norma Bsica de la Edificacin, CPI-96, relativa a las condiciones de proteccin contra incendios en los edificios (www.mfomento.tsai.es).
- Plan General de Ordenacin Urbana de Madrid 1997. Normas
Urbansticas.

http://www.ofita.com

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