ACUERDO 01 DE 2012

(16 de mayo)
Por el cual se establece normas y responsabilidades sobre los tipos y
subtipos documentales: Remisin (Original, 1era copia cliente color
amarillo, 2da copia Trasportador color verde, ra copia Porter!a
"onsecutivo de la Planta color rosado #ta copia $irma del "liente en el
recibido "olor %&ul), Gua de Despachos ($'(622 "ontrol de )espac*os
original y ane+os), FM-647 Control de Devoluciones y FM-648 Control
Roturas por Trasporte ,ue produce el -rea de )espac*o, gestiona y
conserva el -rea de "artera de la organi&aci.n 'anu/acturas de "emento
01%, Tit-n1
En la sala de juntas del Ed. Administrativo de la organizacin Manufacturas
de Cemento S.A en la ciudad de Cota, Cundinamarca a los 16 das del mes
de mayo !1 se reunieron los "irectores del #rea "es$ac%o y Cartera con
sus funcionarios, as como la Auditora &eneral, el Su'gerente Administrativo
y el Arc%ivista encargado de la &estin "ocumental, $ara esta'lecer normas
y res$onsa'ilidades so're la gestin documental del (rea de Cartera y
"es$ac%os, tomando como an#lisis los $rocedimiento internos) PR-AD-002
Procedimiento Estndar de Ventas, PR-AD-005 Procedimiento Estndar
de Facturacin, as como la encuesta documental realizada al #rea de
Cartera, y visita al #rea de "es$ac%os.
Considerando
*ue los ti$os y su'ti$os documentales) Remisin +,riginal, 1era co$ia
cliente -color amarillo., da co$ia /ras$ortador -color verde., 0ra co$ia
1ortera Consecutivo de la 1lanta -color rosado. 2ta co$ia 3irma del
Cliente en el reci'ido -Color Azul.4, !u"a de Des#ac$os +3M56 Control
de "es$ac%os original y ane6os4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones y
F%-&'+ Contro) Roturas #or ,ras#orte, son $roducto de la gestin
administrativa de las #reas de "es$ac%os y Cartera.
*ue #rea de "es$ac%os es el $roductor de estos ti$os y su'ti$os
documentales) Remisin +,riginal, 1era co$ia cliente -color amarillo.,
Auto$ista Medelln, entrada .2 7m al occidente del rio 8ogot#
Cota 9 Cundinamarca
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da co$ia /ras$ortador -color verde., 0ra co$ia 1ortera Consecutivo de
la 1lanta -color rosado. 2ta co$ia 3irma del Cliente en el reci'ido -Color
Azul.4, !u"a de Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os original y
ane6os4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro) Roturas
#or ,ras#orte-
*ue #rea de Cartera es la encargada de gestionar, conservar y trasferir
al Arc%ivo de &estin Sat>lite esto ti$os y su'ti$os documentales)
Remisin +1era co$ia cliente color amarillo, da co$ia /ras$ortador
color verde, 0ra co$ia 1ortera Consecutivo de la 1lanta color rosado,
!u"a de Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os original y ane6os4,
F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro) Roturas #or
,ras#orte.
*ue el Arc%ivo &estin Sat>lite y Central 9 ?istrico, se encarga de la
consulta, conservacin y custodia de los ti$os y su'ti$os documentales)
Remisin +da co$ia /ras$ortador color verde ane+o de los
comprobante de egreso arc*ivo de gesti.n de -rea de Tesorer!a, 0ra
co$ia 1ortera Consecutivo de la 1lanta color rosado ane+o de las
gu!as de despac*o arc*ivo de gesti.n del -rea de "artera, 2ta co$ia
3irma del Cliente en el reci'ido "olor %&ul consecutivo de remisiones
arc*ivo de gesti.n del -rea de )espac*os, !u"a de Des#ac$os +3M56
Control de "es$ac%os original y ane6os4, F%-&'( Contro) de
De*o)uciones y F%-&'+ Contro) Roturas #or ,ras#orte.
*ue la Auditoria @nterna y la Su'gerencia Administrativa velan $or el
cum$limento de dic%o Acuerdo.
*ue el Arc%ivo Central 9 ?istrico, ser# el encargado de dictar, difundir,
controlar y asesorar en los $rocesos arc%ivsticos.
*ue a dic%o acuerdo se dar# cum$limiento a ca'alidad $or las #reas de
"es$ac%o y Cartera.
Auto$ista Medelln, entrada .2 7m al occidente del rio 8ogot#
Cota 9 Cundinamarca
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Acuerda
1. *ue el #rea de "es$ac%os es el res$onsa'le de $roducir los siguientes
ti$os y su'ti$os documentales) Remisin +,riginal, 1era co$ia cliente
-color amarillo., da co$ia /ras$ortador -color verde., 0ra co$ia 1ortera
Consecutivo de la 1lanta -color rosado. 2ta co$ia 3irma del Cliente en el
reci'ido -Color Azul.4, !u"a de Des#ac$os +3M56 Control de
"es$ac%os original y ane6os4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-
&'+ Contro) Roturas #or ,ras#orte-
. *ue si el #rea de "es$ac%os anula algunos de estos ti$os y su'ti$os
documentales) Remisin +,riginal, 1era co$ia cliente -color amarillo.,
da co$ia /ras$ortador -color verde., 0ra co$ia 1ortera Consecutivo de
la 1lanta -color rosado. 2ta co$ia 3irma del Cliente en el reci'ido -Color
Azul.4, !u"a de Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os original y
ane6os4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro) Roturas
#or ,ras#orte, $roducido ser# el res$onsa'le de la anulacin conforme
lo dicta el $rocedimiento interno PR-AD-0002 Procedimiento Estndar
de Ventas seccin (-&- Anu)acin de Documentos, dejando evidencia
en los documentos fsicos de dic%o acto.
0. El #rea de "es$ac%os es el res$onsa'le de controlar y garantizar Aue el
consecutivo dado a los ti$os y su'ti$os documentales) Remisin
+,riginal, 1era co$ia cliente color amarillo, da co$ia /ras$ortador
color verde, 0ra co$ia 1ortera Consecutivo de la 1lanta color rosado
2ta co$ia 3irma del Cliente en el reci'ido color %&ul4, !u"a de
Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os original y ane6os4, F%-&'(
Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro) Roturas #or ,ras#orte, no
se $ierda, ni se re$ita o se salteB E.ce#to las !u"as de Des#ac$o no se
conservar# todo el consecutivo, ya Aue no se im$rime la gua Aue no se
des$ac%a, dando como resultado el salto en el consecutivo del
documento im$reso mas no en el sistema de informacin.
2. El #rea de "es$ac%os se encargar# de la clasificacin, organizacin,
descri$cin, $reservacin, conservacin y trasferencia al Arc%ivo de
&estin Sat>lite del ti$o documental) Remisin +2ta co$ia de la remisin
3irma del Cliente en el reci'ido color %&ul) Aue esta'a siendo llevado
$or el #rea de Cartera.
:. El #rea de "es$ac%os es el res$onsa'le Aue todos los ti$os y su'ti$os
documentales) !u"a de Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os
original y ane6os4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro)
Auto$ista Medelln, entrada .2 7m al occidente del rio 8ogot#
Cota 9 Cundinamarca
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Roturas #or ,ras#orte, se les adjunte todos los ane6os necesarios
siguiendo las instrucciones del Arc%ivo Central 9 ?istrico.
/oda remisin Aue viene adjunta a la &ua de "es$ac%os de'e tener
ane6o su 3M56 Control de "es$ac%os, en el caso de Aue el control de
des$ac%os relacione varias remisiones se de'e dejar una nota en la gua
de des$ac%o del numero del control de des$ac%o Aue %aga relacin $ara
de esta forma enlazar las remisiones con el control de des$ac%os.
6. El #rea de "es$ac%os es el res$onsa'le de clasificar y organizar $or el
numero consecutivo en forma ascendente los ti$os y su'ti$os
documentales) Remisin +1era co$ia cliente color amarillo, da co$ia
/ras$ortador color verde, 0ra co$ia 1ortera Consecutivo de la 1lanta
color rosado4, !u"a de Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os
original y ane6os4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro)
Roturas #or ,ras#orte, segCn las instrucciones dadas $or el Arc%ivo
Central 9 ?istrico.
;. El #rea de "es$ac%os es el res$onsa'le de enviar diariamente y de
forma organizada segCn $unto anterior numeral 6 los ti$os y su'ti$os
documentales) Remisin +1era co$ia cliente color amarillo, da co$ia
/ras$ortador color verde, 0ra co$ia 1ortera Consecutivo de la 1lanta
color rosado4, !u"a de Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os
original y ane6os4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro)
Roturas #or ,ras#orte, $ara ser reci'idos $or el #rea de Cartera estos
documentos de'en venir relacionados en orden del nCmero consecutivo
en forma ascendente.
D. El #rea de "es$ac%os es el res$onsa'le de la clasificacin, la
organizacin $or el nCmero de consecutivo ascendente y la descri$cin
del ti$o documental) Remisin +2ta co$ia de la remisin 3irma del
Cliente en el reci'ido color %&ul), para as! realizar la trasferencia en la
fec%a indicada al Arc%ivo de &estin Sat>lite siguiendo instrucciones
dadas $or el Arc%ivo Central 9 ?istrico, dando cum$limiento al numeral
2.
E. El #rea de "es$ac%o es el res$onsa'le de salvaguarda la integridad del
ti$o documental) Remisin +2ta co$ia de la remisin 3irma del Cliente en
el reci'ido color %&ul), mientras es trasferida al Arc%ivo &estin Sat>lite.
1!. El Arc%ivo Central 9 ?istrico, ca$acitar# a los funcionarios del #rea de
"es$ac%o en clasificacin, organizacin, descri$cin, conservacin y
$reservacin documental $ara dar cum$limento a los numerales del : al
E.
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11. El Arc%ivo de &estin Sat>lite entregar# a #rea de "es$ac%os un informe
de los faltantes en el consecutivo del ti$o documental) Remisin +2ta
co$ia de la remisin 3irma del Cliente en el reci'ido color %&ul), $ara
Aue #rea de "es$ac%os los com$lete en el tiem$o acordado.
1. El #rea de Cartera es el res$onsa'le de verificar Aue los ti$os y su'ti$os
documentales) Remisin +1era co$ia cliente color amarillo, da co$ia
/ras$ortador color verde, 0ra co$ia 1ortera Consecutivo de la 1lanta
color rosado4, !u"a de Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os
original y ane6os4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro)
Roturas #or ,ras#orte, entregados $or el #rea de "es$ac%os cum$lan
con las instrucciones dadas $or el Arc%ivo Central 9 ?istrico en la
clasificacin y organizacin, si $resenta alguna inconsistencia de'e
informar al Arc%ivo Central 9 ?istrico, Su'gerencia Administrativa y
Auditoria @nterna.
10. El Arc%ivo Central 9 ?istrico es el res$onsa'le de solucionar, conciliar,
modificar y dictar nuevas instrucciones generadas $or las inconsistencias
informadas $or el #rea de Cartera en la gestin documental de los ti$os y
su'ti$os documentales) Remisin +1era co$ia cliente color amarillo,
da co$ia /ras$ortador color verde, 0ra co$ia 1ortera Consecutivo de
la 1lanta color rosado4, !u"a de Des#ac$os +3M56 Control de
"es$ac%os original y ane6os4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-
&'+ Contro) Roturas #or ,ras#orte con la a$ro'acin de la
Su'gerencia Administrativa y el acom$aFamiento de la Auditoria @nterna.
12. El #rea de Cartera %ar# seguimiento a los consecutivos de los ti$os
documentales) F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro)
Roturas #or ,ras#orte entregados $or el #rea de "es$ac%os $ara Aue
estos no se $ierdan mientras termina su gestin, en el caso de las !u"a
de Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os original y ane6os4 se
manejara la e6ce$cin nom'ra en el numeral 0.
1:. El #rea de Cartera es el res$onsa'le de informar los faltantes al #rea de
"es$ac%os de los ti$os documentales) F%-&'( Contro) de
De*o)uciones y F%-&'+ Contro) Roturas #or ,ras#orte-
16. El #rea de "es$ac%os es el res$onsa'le de com$letar los consecutivos
faltantes en los ti$os documentales) Remisin +2ta co$ia 3irma del
Cliente en el reci'ido color %&ul4 al Arc%ivo &estin Sat>lite y el de los
F%-&'( Contro) de De*o)uciones y F%-&'+ Contro) Roturas #or
,ras#orte al #rea de Cartera, dando cum$limiento al numeral 11 y 1:.
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1;. El #rea de Cartera es res$onsa'le de la clasificacin, organizacin y
descri$cin de los ti$os y su'ti$os documentales) F%-&'( Contro) de
De*o)uciones, F%-&'+ Contro) Roturas #or ,ras#orte, !u"a de
Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os original y ane6os4 como lo
esta'le el @nstructivo de &estin "ocumental $ara as ser transferidos en
la fec%a indicada al Arc%ivo de &estin Sat>lite.
1D. Gas #reas de "es$ac%o y Cartera son res$onsa'le de la custodia y
consulta de los ti$os y su'ti$os documentos Aue tengan en su $oder
antes de ser trasferido al Arc%ivo de &estin Sat>lite. +ver ane+o 1
$lu2ograma )ocumental, donde se indica en Aue #rea y momento del
$rocedimiento se encuentra el documento $ara conocer a Auien le
corres$onde esta res$onsa'ilidad4
1E. El Arc%ivo de &estin Sat>lite tendr# la res$onsa'ilidad de custodiar
durante el aFo de vigencia y un aFo des$u>s del cierre conta'le
+a$ro6imadamente aFos de la creacin del documento4 los ti$os y su'
ti$os documentales) Remisin +2ta co$ia 3irma del Cliente en el reci'ido
color %&ul4 trasferida $or el #rea de "es$ac%os, los F%-&'( Contro) de
De*o)uciones, F%-&'+ Contro) Roturas #or ,ras#orte y !u"a de
Des#ac$os +3M56 Control de "es$ac%os original y ane6os4
trasferidos $or el #rea de Cartera, 'rindando consultas y asesoras a las
#reas de "es$ac%os y Cartera.
!. El Arc%ivo Central 9 ?istrico, Custodiara los ti$os y su' ti$os
documentales) Remisin +la 2ta co$ia 3irma del Cliente en el reci'ido
color %&ul4, F%-&'( Contro) de De*o)uciones, F%-&'+ Contro)
Roturas #or ,ras#orte y !u"a de Des#ac$os +3M56 Control de
"es$ac%os original y ane6os4 Aue fueron trasferidos del Arc%ivo &estin
Sat>lite, al terminar su retencin es decir des$u>s del 1 aFo de cierre
conta'le y se retendr#n %asta Aue las normas arc%ivsticas, /H" u otros
acuerdos determine el fin del tiem$o de retencin y su dis$osicin final.
1. El Arc%ivo de &estin Sat>lite no reci'ir# ninguna trasferencia fuera de la
fec%a indicada o lo Aue esta'lece el cronograma de trasferencias.
. El Arc%ivo de &estin Sat>lite y Central 9 ?istrico, no reci'ir# los
documentos Aue no cum$lan con los reAuerimientos esta'lecidos en el
@nstructivo &estin "ocumental de la (rea de Cartera, en las
instrucciones dadas $or el arc%ivista o en lo acordado en este
documento.
0. El Arc%ivo de &estin Sat>lite y Central 9 ?istrico, reci'ir# de forma
$arcial la trasferencia $ara su verificacin, si se encuentra una
Auto$ista Medelln, entrada .2 7m al occidente del rio 8ogot#
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inconsistencia se devolver# la trasferencia $ara Aue sea corregida y se
esta'lecer# una nueva fec%a $ara su entrega.
2. El Arc%ivo Central 5 ?istrico realizar# control documental a los $rocesos
de gestin documental llevados $or las #reas de "es$ac%o y Cartera,
$ara diagnosticar si e6isten inconsistencia, se informar# a la Su'gerencia
Administrativa de la cual de$enden y a la Auditoria @nterna, $ara si
corregir estas falencias.
PU/012UE3E, CO%U412UE3E 5 C6%P0A3E.
"ado en Cota, Cundinamarca, a los diecis>is +164 das del mes de Mayo de
dos mil doce +!14.
E)a7orado #or Die8o 0#e9 R-
Au6iliar de Arc%ivo
Arc%ivo Central 9 ?istrico.
A#ro7ado #or
:n8- ;airo %art"ne9. 0ester !arnica-
Su'gerente Administrativo. "irector (rea Cartera.
:n8- ;os< Antonio !ar9n Dr- 0ida 3isa-
"irector (rea "es$ac%os. Auditora &eneral.
Auto$ista Medelln, entrada .2 7m al occidente del rio 8ogot#
Cota 9 Cundinamarca
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