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SAP New General Ledger

Caractersticas y ventajas en la activacin de la funcionalidad SAP New G/L

SAP New GL
Introduccin bsica al New G/L
Principales ventajas y tipos de empresas que deberan abordar el proyecto
Nuevas funcionalidades del New G/L
Caso prctico de conguracin bsica del New G/L
Proyecto de Migracin
Riesgos de un proyecto de migracin
Recomendaciones CUVIV

En los ltimos aos, las empresas necesitan realizar el reporting nanciero de manera
mucho ms precisa, rpida y able.

Adems, las empresas multinacionales deben realizar su reporting nanciero de


acuerdo a diferentes principios contables, como pueden ser criterios locales, IFRS
(International Financial Reporting Standards),

Igualmente, algunas empresas son obligadas a reportar su informacin nanciera a un


nivel de detalle menor que el de sociedad (lnea de negocio, regin). Esto se solventa
de manera mucho ms able en el New GL.

New G/L reduce la complejidad de integrar ledgers que se mantenan en Classic GL


de manera separada como puede ser Cost of Sales o Prot Center. Todo ello provoca
ms transparencia y ahorro de tiempo.

Introduccin bsica a New GL


New GL en mySAP ERP

EC-PCA
Management and Segment Reports
Special Purpose Ledger
Multidimensional
Customer-specic
Reconciliation ledger
Functional area ledger
FI Classic
Legal Requirement
COS
Ledger
A general Ledger for
Legal requirements
Management and segment reports
Fast close
Parallel accounting
International accounting standards
Compliance
Balance sheet for free dimensions
Strong focus on service industry
R/3 mySAP ERP
SAP New GL
Introduccin bsica al New G/L
Principales ventajas y tipos de empresas que deberan abordar el
proyecto
Nuevas funcionalidades del New G/L
Caso prctico de conguracin bsica del New G/L
Proyecto de Migracin
Riesgos de un proyecto de migracin
Recomendaciones CUVIV

Ventajas de implantacin

Integracin de la informacin nanciera y de gestin. La mayora de los ledgers


estn integrados en un nico ledger, lo que conlleva menos tareas de reconciliacin
que en versiones anteriores.

Facilidad en la extensibilidad de ampliacin de funcionalidades. New G/L es


ms fcil de mantener que Classic G/L. Por ejemplo, se pueden aadir nuevos
campos en las tablas e informes estndares de SAP que almacenan informacin
nanciera.

Cierres ms rpidos. Debido a que desaparecen la mayora de ledgers, las tareas


de reconciliacin entre ellos desaparecen.

Document splitting en tiempo real. En el classic GL, por ejemplo, se requeran


ejecutar procesos de cierre mensuales para imputar Centros de Benecio a las
posiciones de AP o AR.

Ventajas de implantacin

Contabilizacin en tiempo real de CO a FI. Ya no es necesario realizarlo a nal de


mes.

Segment reporting. Es necesario que la mayora de empresas deban reportar por


lnea de negocio o por actividad geogrca. En el New G/L se soluciona con la
activacin del campo segmento que permite obtener informacin nanciera a nivel de
detalle del Segmento.

Informacin nanciera segn diferentes principios contables. Es posible


obtener balances o cuentas de resultados segn criterios contables diferentes. Por
ejemplo, a nivel de grupo (IFRS) y a nivel local (pas).

Ms agilidad y exibilidad en la obtencin de informacin, ya que la mayora de


reports permiten obtener informacin a nivel ms detallado (ledger, segmento,
dimensiones,)

Ventajas frente a la versin


clsica
SAP NEW G/L

Empresas tipo

La empresa es una compaa internacional que opera en mltiples pases y


continentes.

La empresa debe reportar segn mltiples mtodos contables: IFRS, locales,


USGAAP,

La empresa requiere reportar por diferentes reas de negocio o el detalle de los


balances por segmento de acuerdo a SEC Guidelines.

La compaa debe realizar balances consolidados segn multiple legal entities.

La reconciliacin entre el Clsico General Ledger en SAP FI con CO es compleja y


costosa a nivel de tiempo.

La compaa desea reducir la complejidad de su estructura nanciera.

SAP New GL
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Nuevas funcionalidades del New G/L
Caso prctico de conguracin bsica del New G/L
Proyecto de Migracin
Riesgos de un proyecto de migracin
Recomendaciones CUVIV

Nuevas funcionalidades

La implantacin del New General Ledger conlleva la aplicacin de nuevas


funcionalidades. Estas nuevas funcionalidades llevan implcitas mejoras en el sistema,
pero no son obligatorias de activar. La activacin o no depender de las necesidades
de cada empresa y en caso de proyecto de migracin lo har ms o menos complejo.

Las 3 funcionalidades ms importantes son:


Reporting por Segmento.
Document Splitting.
Ledgers Paralelos.

Todos estos cambios implican que el modelo de datos de las tablas de SAP hayan
sufrido variaciones.

Reporting por segmento

Reportar por segmento es un requerimiento obligatorio en muchos pases. IFRS o


USGAAP requieren que el segmento sea reportado si las ventas externas del
segmento superan el 10% del total de ellas.

El campo Segmento es un nuevo campo que se ha activado en SAP y presente en la


mayora de tablas e informes de la Contabilidad Financiera, lo que facilita la
explotacin y obtencin de informacin.

Al estar el segmento presente a nivel de posicin en el documento, ello supone poder


obtener informacin de l en cualquier momento, sin tener que esperar a ningn
proceso de cierre.

La mayora de los informes estndares de SAP contienen el campo Segmento como


opcin en la pantalla de seleccin. A continuacin, mostramos un claro ejemplo de
ello:

Reporting por segmento

Reporting por segmento

El campo Segmento es un nuevo campo que se ha activado en SAP y presente en la


mayora de tablas e informes de la Contabilidad Financiera, lo que facilita la
explotacin y obtencin de informacin.

Si se activa el document splitting (explicado en la siguiente seccin) a nivel de


Segmento, ello permitira obtener balances a nivel de segmento.

La lgica de SAP en la imputacin del segmento es la siguiente:

En el caso de que la imputacin de Centros de Benecio est activa, a cada Centro de


Benecio se le asignar un Segmento a nivel de datos maestros.

Si la contabilizacin se produce en un documento sin imputacin a Centro de Benecio,


hay una BADI especca que deriva el segmento FAGL_DERIVE_SEGMENT o entrado de
manera manual.

Reporting por segmento

Los pasos bsicos de parametrizacin para reportar por segmento son:

Denicin de Segmentos. Normalmente reas geogrcas o unidades de negocio.

Denir la asignacin de Segmentos a las contabilizaciones. Asociacin de segmentos a


los Centros de Benecio y implementacin de lgica de llenado de segmento para
contabilizaciones manuales.

Document splitting

La funcionalidad de Document Splitting permite a las empresas de obtener un balance


detallado a nivel ms bajo que el de la Sociedad (Centros de Benecio, Segmentos,
Divisiones, etc.)

En versiones antiguas de SAP era posible obtener balances a nivel de Centros de


Benecio, pero requera mucho tiempo y no era posible hacerlo en tiempo real, ya que
por ejemplo, la contabilizacin en cuentas de balance en AP o AR en Centros de
Benecio se efectuaba a nal de mes en los procesos estndares mensuales de
cierre.

Document Splitting estaba disponible en SAP R/3, pero slo a nivel de Ledgers
Especiales (y a nivel de divisin y Centro de Benecio).

Ejemplo de Document Splitting por Centro de Benecio: Contabilizacin de factura de


acreedor a 2 cuentas de Prdidas y Ganancias con Centros de Benecio diferentes.

Ledgers paralelos

Debido a la globalizacin, ha surgido la necesidad en la mayora de las organizaciones


de presentar sus balances y situacin nanciera segn diferentes principios contables.

En las versiones anteriores, existan 2 posibilidades para afrontar esta problemtica:

Cuentas paralelas. Las cuentas se crean y se contabilizan en ellas en funcin del


principio contable al que representan. Por ejemplo, los activos jos suelen tener
vidas tiles diferentes en funcin del principio contable, lo que supone crear
cuentas diferentes para cada principio.

Ledgers Especiales. Un ledger especial se mantiene para reportar segn un


principio contable diferente. Esta aproximacin es til ya que muchos pases tienen
su propio plan de cuentas.

Ledgers paralelos

La funcionalidad de Ledgers Paralelos en SAP ERP mejora ambas aproximaciones.

Se pueden congurar ledgers separados para cada requerimiento de reporting. Las


contabilizaciones que se realizan hacia otros componentes de SAP (AP, AR, SD, MM,
PP) actualizan todos los ledgers de forma simultnea, mientras que se puede
contabilizar a un ledger determinado a travs de las transacciones FB01L / FB50L,
programa de valoracin de la moneda extranjera y reas de valoracin de activos jos.

Ledgers Paralelos

FI-AR
FI-AP
...
SD
MM
PP
PM
...
All
ledgers
updated
simultan
eously
New General Ledger
Non-Leading Ledger
Other Non-Leading Ledger
Only
specied
ledgers
are
updated
Postings via new
transactions FB01L
and FB50L
Foreign currency
valuation program
FAGL_FC_VALUATION
FI-AA Depreciation
areas
Non-Leading Ledger
0L Leading Ledger
IFRS, US GAAP, Local Reporting
Reports are based on the corresponding ledger
IFRS, US GAAP, Local Reporting
Reports are based on the corresponding ledger
Ledgers paralelos

En la conguracin de los diferentes ledgers, suelen existir 2 tipos de ledgers:

Leading Ledger. Se utiliza normalmente para cubrir la contabilidad estndar de la


organizacin y en terminologa sap suele ser 0L. En las multinacionales en Espaa,
suele cubrir la funcionalidad de reporting segn criterios IFRS. El leading ledger
est integrado con la funcionalidad de Controlling.

Non-leading ledger. Se utiliza para cubrir el resto de los principios contables. Se


debe evitar la creacin de non-leading ledgers ya que el volumen de datos puede
aumentar considerablemente.

Ledgers paralelos

Las principales ventajas de esta solucin son:

Se pueden utilizar variantes de periodo diferentes.

Posibilidad de controlar los periodos contables en funcin del criterio contable, por
ejemplo, se puede cerrar IFRS y seguir contabilizando en criterios locales.

La mayora de reports estndares se pueden ejecutar en funcin del ledger, lo que


facilita al usuario la extraccin de la informacin, al mismo tiempo que la convierte
en ms able.

Modelo de datos

Debido a la exibilidad ofrecida por el New G/L, es muy importante disear el New G/
L de manera ptima para cubrir las necesidades de la empresa, al mismo tiempo que
se aprovecha toda la potencialidad que ofrece el New G/L.

El hecho de poder decidir las funcionalidades a activar (segment reporting, document


splitting,), unido a la previsin del nmero de entradas que se prevn en cada ledger
y en la tabla de totales son factores claves para convertir el proyecto en exitoso y
sostenible.

Con la activacin de New G/L, ya no es necesario disponer de diversos ledgers


paralelos con el objetivo de controlar las tablas de totales GLT0, GLFUNCT y GLPCT.
Todas ellas se podrn visualizar desde un nico Ledger en New G/L.

FAGLFLEXT

Clasic General Ledger


Totals Table GLT0
Fields available
Field ... Description
... ... ...
BUKRS ... Company Code
RYEAR ... Fiscal Year
RACCT ... Account Number
RBUSA ... Business Area
... ... ...
... ... ...
... ... ...
... ... ...
New General Ledger
Totals Table FAGLFLEXT
Fields available
Field ... Description
... ... ...
RYEAR ... Fiscal Year
RACCT ... Account Number
COST_ELEM ... Cost Element
BUKRS ... Company Code
RCNTR
...
Cost Center
RBUSA ... Business Area
SEGMENT
... Segment f. Seg.Report
RFAREA
...
Functional Area
Modelo de datos

Las tablas BKPF y BSEG para la cabecera y posicin de documento estn tambin
disponibles en New G/L, aunque con ligeras modicaciones. En ellas existen nuevos
campos:

BKPF: Incluye el campo Grupo de ledgers.

BSEG: Incluye Segmento + Dimensiones de cliente.

La tabla BSEG contiene todas las contabilizaciones realizadas contra el ledger


principal. Para las contabilizaciones contra ledgers adicionales se ha creado la tabla
BSEG_ADD.

Modelo de datos

BKPF
BSEG
GLT0
BKPF
BSEG
BSEG_ADD
FAGLFLEXA (dynamic)
FAGLFLEXT (dynamic)
SAP New GL
Introduccin bsica al New G/L
Principales ventajas y tipos de empresas que deberan abordar el proyecto
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Caso prctico de conguracin bsica del New G/L
Proyecto de Migracin
Riesgos de un proyecto de migracin
Recomendaciones CUVIV

Caso prctico de conguracin

Caractersticas de empresa.

Multinacional que debe reportar por segmento a nivel de balance y debe presentar
su balance por lnea de negocio (Alimentos, Bebidas y Productos de Higiene).

Reporting de grupo de todas las empresas a travs de IFRS, adems de la


necesidad de que pas realice reporting local.

La compaa tiene presencia en 4 pases: Francia, Grecia, Espaa y Portugal.

Adems, la empresa quiere disponer en los documentos nancieros informacin


de la regin del cliente y del sector de actividad del cliente para poder extraer
informacin adicional.

Pasos bsicos de conguracin

Creacin de Ledger principal: I1 para reporting IFRS.

Creacin de Ledger no principal: 1 por pas. Francia (F1), Grecia (G1), Espaa (S1) y
Portugal (P1).

Denicin de segmentos: Alimentos, Bebidas y Productos de Higiene.

Denicin de campos de cliente Z en las tablas de Finanzas para almacenar regin y


sector del cliente.

Denir lgica para derivar imputacin segmento y campos de cliente.

Pasos bsicos de conguracin

Activar document splitting por segmento.

Creacin de cuentas (Plan de Cuentas Operativo, Local y Grupo).

Creacin de reas de valoracin para Grupo y para cada pas.

Determinacin de cuentas por rea de valoracin de activos jos.

Creacin de estructuras de balance para adecuarse a los diferentes principios.

SAP New GL
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Caso prctico de conguracin bsica del New G/L
Proyecto de Migracin
Riesgos de un proyecto de migracin
Recomendaciones CUVIV

Proyecto de migracin

Si se debe afrontar conjuntamente con un proyecto de migracin de SAP R/3 a


mySAP ERP, debe considerarse como proyecto separado debido a la complejidad de
la migracin al New G/L.

Las fases con las que se debe afrontar un proyecto de migracin New G/L:

Upgrade completo de R/3 a mySAP ERP (en caso de no haberse realizado).

Proyecto de Implementacin al New G/L. (Business BluePrint de New G/L,


Parametrizacin e implementacin del New G/L).

Migracin. Parametrizacin de Migracin, Ejecucin Migracin y Resolucin


Incidencias al Post Go-Live.

Proyecto de migracin

La principal complejidad de un proyecto de migracin es la comprensin de las


nuevas funcionalidades del New G/L, olvidndose del funcionamiento del Classic G/L.
Es muy importante tener claros los requerimientos de la empresa y plasmarlos desde
el instante inicial en el Business BluePrint. Algunos puntos a considerar para denir el
escenario de migracin:

Necesidad de usar document splitting o segment reporting.

Denicin de ledgers para adaptarse a las necesidades legales de reporting.

Anterior uso de SPL (Special Purpose Ledgers) y cmo plasmarlos en New G/L.

Volumen de datos a migrar,

Adaptacin de reports / interfases y programas a medida.

FY 201X + 1 (New GL) FY 201X + 1 (Classic GL) FY 201X (Classic GL)


New G/L is live
Desactivacin de Classic G/L
Deteccin y resolucin de
incidencias (PGLS).
Testing & Activacin
Customizing de migracin
Testing de New G/L y migracin
datos.
Go-Live
Realizar migracin
Validar migracin
Activacin New G/L
Planicacin &
Customizing
BBP de New G/L
Customizing de New G/L
Denir Escenario de migracin
Planicacin de Migracin
Adaptacin de reports a medida

Classic GL Classic GL New GL


SAP New GL
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Principales ventajas y tipos de empresas que deberan abordar el proyecto
Nuevas funcionalidades del New G/L
Caso prctico de conguracin bsica del New G/L
Proyecto de Migracin
Riesgos de un proyecto de migracin
Recomendaciones CUVIV

Entre los principales riesgos de un proyecto de migracin cabe destacar:

No pensar en trminos de las nuevas funcionalidades de New G/L, siguiendo


pensando en las funcionalidades del Classic. Esto nos puede conducir a
inconsistencias con los datos o problemas posteriores debidos a una inicial toma
de requerimientos ineciente. Los principales puntos de confusin son los
siguientes:

Asegurarse si es necesario usar segmentos y qu tipo de informacin


almacenar en este campo.

No entender el concepto del uso de ledgers paralelos y document splitting.

Creacin de demasiados ledgers no principales.

Riesgos asociados a la migracin

Otro riesgo importante viene derivado del volumen de datos de las nuevas tablas que
puede provocar lentitud en la extraccin de informacin y migraciones muy lentas. Por
ejemplo, activacin del document splitting puede provocar una migracin ms
costosa de tiempo.

Identicar los desarrollos a medida que usan funciones o tablas exclusivas del Classic
G/L, ya que deben adaptarse a las nuevas tablas y estructuras de New G/L. Si la
instalacin tiene muchos programas a medida, la adaptacin de los programas a
medida puede llevar mucho tiempo.

Training al usuario adecuado. Servir para evitar errores y poder analizar la informacin
nanciera de manera ptima e incrementando su abilidad.

Riesgos asociados a la migracin


SAP New GL
Introduccin bsica al New G/L
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Proyecto de Migracin
Riesgos de un proyecto de migracin
Recomendaciones CUVIV

Nuestra recomendacin

El proyecto de migracin al New G/L es un proyecto en s mismo y en caso de que se


efecte de manera conjunta con un proyecto de upgrade, debe afrontarse de manera
separada.

Desde el primer momento de la toma de requerimientos, se debe tener bien claro las
nuevas funcionalidades del New G/L para poder transmitrselas al usuario clave y
tomar decisiones sobre qu funcionalidades adoptar: segment reporting / document
splitting / denicin de ledgers.

Nuestra recomendacin

Realizar y adaptar los programas a medida mediante el uso de BAPIs estndares de


SAP (intentando evitar en la medida de lo posible el acceso directo a tablas), ya que la
adaptacin de programas delante de cualquier cambio de tablas de SAP (como
sucede en New G/L) es mucho ms rpida y able.

Realizar previsin de nmero de entradas que se van a migrar y que van a existir en el
futuro en cada ledger.

Validar profundamente la migracin de datos en entornos de test.

Preguntas y comentarios
?

Datos de contacto
David Vives Saumell
Gerente y consultor SAP
dvives@cuviv.com
645789225